Bedrijfsplan RBG 2015

Bedrijfsplan RBG 2015 Bedrijfsplan opgesteld in het kader van de mogelijke toetreding van de gemeente Schiedam tot de gemeenschappelijke regeling RBG per 1 januari 2015

Ter vaststelling DB RBG 23 juli 2014

1 van 32

Inhoud 1

Inleiding

2 Missie en visie 2.1 Voordeel samenwerking 2.2 Missie 2.2.1 Doelstellingen 2.2.2 Missie 2.2.3 Visie 2.3 Sturing 2.4 Identiteit

4 6 6 6 6 7 7 9 9

3 Samenwerkingsvorm 3.1 Juridische structuur 3.1.1 Wijziging en toetreding 3.1.2 Zeggenschap binnen de gemeenschappelijke regeling RBG 3.1.3 Overdracht van bevoegdheden 3.2 Harmonisatie 3.3 Relatiebeheer en accounthouder 3.4 Governance 3.5 Kwaliteit 3.6 Prestatiecontract

10 10 10 11 12 14 14 15 17 17

4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.2.1 4.3 4.3.1 4.3.2

18 18 18 20 20 20 21 21 23 23 23

Organisatie en personeel De organisatie Hoofdstructuur Management Ondersteunende taken Klantencontact Formatie Formatie Rechtspositionele aspecten Cao Personele overgang

5 ICT en huisvesting 5.1 ICT voorzieningen 5.1.1 Belastingsysteem 5.1.2 Informatievoorziening 5.2 Huisvesting

24 24 24 24 25

6 Financiën 6.1 Begroting 2015 6.2 Verdeelsleutel en bijdrage per deelnemer 6.2.1 Verdeelsleutel 6.2.2 Bijdragen deelnemers in begroting

26 26 27 27 27

2 van 32

6.3 7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.1.5 7.1.6 7.1.7 7.2

Fiscaliteit Implementatie Globale uitwerking implementatiefase Nieuwe belastingtaken Nieuwe medewerkers Opstellen werkafspraken Harmonisatie ICT-voorzieningen Ontvlechting binnen de gemeente Schiedam Externe Communicatie Begroting implementatiefase

29 30 30 30 30 31 31 31 31 32 32

3 van 32

1

Inleiding

De Regionale Belasting Groep (RBG) is een samenwerkingsverband van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard, het hoogheemraadschap van Delfland en de gemeenten Delft en Vlaardingen, in de vorm van een gemeenschappelijke regeling. De RBG is in eerste instantie in het leven geroepen voor de heffing en invordering van de waterschapsbelastingen en is sinds 1 januari 2010 operationeel. Vanaf de start van de RBG is ingezet op uitbreiding met gemeenten in het verzorgingsgebied, omdat dat mogelijkheden biedt voor het realiseren van verdergaande (schaal)voordelen in combinatie met een kwalitatief beter belastingproduct richting burgers en bedrijven (in de vorm van een gecombineerde aanslag). Per 1 januari 2013 is de gemeente Delft tot de gemeenschappelijke regeling toegetreden; op 1 januari 2014 trad de gemeente Vlaardingen toe. De RBG streeft een gecontroleerde groei na met gemeenten die liggen in het beheersgebeid van de beide waterschappen. De RBG zorgt ervoordat deze groei niet ten koste gaat van de kwaliteit van dienstverlening aan de bestaande deelnemers. Uitgangspunt voor de gemeente Schiedam - zoals aangegeven in de Programmabegroting 2014-2017 is dat zij wil toegroeien naar een flexibele, slanke en moderne regiegemeente waarin de taken efficiënt en effectief worden uitgevoerd. Daarom wordt ingezet op een slagvaardige en compacte organisatie die haar taken adequaat uitvoert met een kwalitatief goede dienstverlening. Daarin hoort ook een geleidelijke en zorgvuldig begeleide outsourcing van uitvoering- en beheertaken Op basis hiervan heeft de gemeente Schiedam zich georiënteerd op de mogelijkheden om de belastingtaken uit te besteden. Dit heeft er toe geleid dat er gesprekken zijn gevoerd met de RBG om na te gaan of samenwerking in dat verband zinvol zou kunnen zijn. In december 2013 hebben de gemeente Schiedam en de RBG een intentieverklaring ondertekend waarin is afgesproken om in juni 2014 - op basis van een daartoe strekkend voorstel - te besluiten of de toetredingsprocedure in werking zal worden gesteld zodat de samenwerking per 1 januari 2015 van start kan gaan. Dit bedrijfsplan belicht alle relevante aspecten die samenhangen met de uitvoering van de aan de RBG opgedragen taken. Het bouwt voort op de bestaande uitgangspunten en doelstellingen van de organisatie en de daarmee samenhangende organisatiestructuur en inrichting van de werkprocessen. In het bedrijfsplan 2015 wordt aangegeven op welke concrete onderdelen zaken veranderen onder invloed van een eventuele toetreding van de gemeente Schiedam tot de RBG. Daarbij moet vooral gedacht worden aan: de over te dragen taken (paragraaf 3.1.2); de bestuurssamenstelling (paragraaf 3.1.3); de formatieomvang (paragraaf 4.2.1) en de begroting 2015 inclusief de afzonderlijke bijdragen van de deelnemers daarin (hoofdstuk 6). Binnen het samenwerkingsproject wordt ook aandacht besteed aan de mogelijkheden voor de uitbesteding van de BAG-werkzaamheden. Dit zal gebeuren in het tweede halfjaar van 2014. In beeld zal gebracht worden wat de voor- en nadelen van een dergelijke taakoverdracht zouden kunnen zijn met name op het grensvlak van WOZ en BAG (kwaliteit- en efficiency voordeel). Een eventuele taakoverheveling van de BAG-werkzaamheden zal overigens niet eerder plaats vinden dan per 1 januari 2016.

4 van 32

Dit bedrijfsplan dient als onderbouwing voor de besluitvorming over de eventuele toetreding van de gemeente Schiedam tot de Gemeenschappelijke regeling RBG. Daarmee wordt de eerste fase van het samenwerkingsproject afgesloten. Fase twee start direct na de besluitvorming en loopt tot 1 januari 2015. In deze periode zal de implementatie van de belastingtaken van de gemeente Schiedam binnen de RBG, vorm krijgen.

5 van 32

2

Missie en visie

2.1

Voordeel samenwerking

Samenwerking tussen waterschappen en gemeenten heeft naast de voordelen van schaalvergroting ook de voordelen van ‘het ontdubbelen van de klant’. Immers: de ingezetenen en de bedrijven van het waterschap zijn dezelfden als van de inliggende gemeenten. Waterschap en gemeente beschikken als zelfstandige decentrale overheden ieder voor zich over een eigen belastinggebied met eigen decentrale belastingen voor dezelfde burger en dezelfde bedrijven. Anders gezegd: waterschap en gemeente bedienen dezelfde brievenbus. Dit gegeven en het feit dat het waterschap en de gemeente veelal dezelfde belastingprocessen kennen en ook gebruikmaken van dezelfde gegevens en gegevensbronnen, maakt de belastingsamenwerking tussen waterschap en gemeente tot een ideale combinatie. Er is dus sprake van een grote overlap in werkzaamheden ten aanzien van belastingen die op de gecombineerde aanslag kunnen. Processen kunnen daarom worden geïntegreerd en bepaalde werkzaamheden behoeven slechts eenmaal te worden uitgevoerd (ontdubbeling). Voorbeelden van deze ontdubbeling zijn: 

beheer van dezelfde gegevens (onder andere muteren);



kosten kadaster, porti- en drukkosten aanslagen, aanmaningen en dergelijke;



afhandeling kwijtscheldingsverzoeken; minnelijke en wettelijke schuldhulpverlening



afhandeling plichtbezwaarschriften en beroepszaken;



(dwang)invorderingsacties;



betalingsverwerking;



klantencontacten, balie en kas.

Het is evident dat deze ontdubbeling in werkzaamheden (naast de schaalwinst) niet alleen een kostenbesparing oplevert, maar ook de dienstverlening naar de burger ten goede komt. De één loket gedachte komt hiermee heel praktisch een stap dichterbij: de burger heeft met één uitvoeringsinstantie te maken voor al zijn lokale belastingzaken. Voor de burger betekent dit heel concreet dat veel van zijn inspanningen die te maken hebben met de lokale belastingen ook ontdubbeld worden. Hij hoeft in de meeste gevallen: eenmaal te betalen, eenmaal kwijtschelding aan te vragen, eenmaal bezwaar te maken en eenmaal te bellen.

2.2

Missie

2.2.1

Doelstellingen

De beschreven voordelen van de samenwerking komen ook tot uitdrukking in de belangrijkste doelstellingen die met de RBG worden beoogd: 

het neerzetten van een efficiënte organisatie waardoor de uitvoeringskosten voor de deelnemers in de samenwerking ten opzichte van de oude situatie worden verlaagd;

6 van 32



het vergroten van de klantgerichtheid naar de burgers en bedrijven.



het beperken van de kwetsbaarheid van de organisatie en het beter waarborgen van de continuïteit door schaalvergroting;



het borgen van de kwaliteit van de uitvoering op minimaal hetzelfde niveau als het geval was bij de deelnemers met de ambitie deze voortdurend te verbeteren;



het bereiken van een zodanige performance op het gebied van heffing en inning van belastinggelden en de uitvoering van de Wet WOZ, waardoor deze taakuitvoering ook voor andere partijen aantrekkelijk is.

Op welke wijze de RBG invulling geeft aan het verwezenlijken van deze doelstellingen, wordt in dit bedrijfsplan beschreven. Startpunt daarbij is de missie en de uitwerking daarvan in de visie.

2.2.2

Missie

De missie verwoordt de reden van bestaan van de RBG en de belangrijkste ambitie die zij nastreeft in de uitvoering van haar taken op het gebied van het heffen en innen van de lokale belastingen en de uitvoering van de Wet WOZ. De missie van de RBG luidt als volgt: De RBG maakt het mogelijk om het heffen en innen van de lokale belastingen en waardering van objecten op een betrouwbare, doelmatige en klantgerichte wijze uit te voeren. De medewerkers van de RBG werken daarbij servicegericht en hebben oog voor vernieuwing.

2.2.3

Visie

Bij de uitvoering van het proces van heffen en innen van de lokale belastingen en de uitvoering van de Wet WOZ, dient de RBG zich te onderscheiden om daarmee een aantrekkelijke partij te zijn voor nieuwe deelnemers. Om deze aantrekkelijke partner te zijn staan vier begrippen centraal bij de uitvoering: betrouwbaar, doelmatig, klantgericht en vernieuwend. Betrouwbaar Belastingen vormen een belangrijk onderdeel van de begrotingen van de deelnemers. Wanneer de heffing en/of de inning niet goed lopen, komt de financiering van de deelnemers min of meer onder druk te staan. De RBG moet dus op tijd de juiste prestaties (in termen van belastinginkomsten) leveren. Bovendien is het zeer schadelijk voor het aanzien van de deelnemers wanneer de aanslagen niet juist worden opgelegd. Betrouwbaarheid betreft de juistheid, volledigheid en controleerbaarheid van de uitvoering. Zaken die ook in het kader van ‘good public governance’ een belangrijke rol spelen. Zie ook paragraaf 3.4. Betrouwbaarheid wordt binnen de organisatie geborgd door bedrijfszekerheid en wordt bereikt door gebruik te maken van beproefde methoden en technieken, vooral op het vlak van ICT. Daarnaast wordt bedrijfszekerheid vergroot door schaalvergroting waardoor kwetsbare posities zoveel mogelijk voorkomen worden. Een derde aspect hierin is een transparante en controleerbare procesgang waarbij het onderdeel interne controle volop aandacht krijgt.

7 van 32

Doelmatig Een belangrijke doelstelling bij de oprichting van de RBG is het kostenniveau omlaag te brengen en laag te houden door te sturen op een doelmatige (efficiënte) organisatie. Een doelmatige organisatie ontstaat indien er op alle terreinen kostenbewustzijn aanwezig is. Hierbij staat de verhouding tussen de prijs en de vereiste kwaliteit voorop en wordt niet alleen het minimaliseren van kosten beoogd. Dit betekent dat voor de deelnemers met het beschikbaar gestelde budget het best mogelijke resultaat wordt bereikt. Daar waar doelmatigheid een belangrijke doelstelling voor de organisatie is kan dit uitstekend hand in hand gaan met de doelstelling van klantgerichtheid. Goed voorbeeld hiervan is de digitale dienstverlening die beide doelstellingen ondersteunt. In de uitvoering wordt kostenbewust gewerkt doordat de organisatie effectief en efficiënt wordt ingericht en prestaties afrekenbaar worden vastgelegd voor de deelnemers. De benodigde middelen worden doelmatig ingezet, gericht op het realiseren van de prestaties voor de deelnemers. Vanuit het uitgangspunt van de lerende organisatie wordt de efficiëntie van de uitvoering verder verbeterd door het verwerken van feedback en het kijken naar en leren van andere organisaties (o.a. door benchmarking). Klantgericht De RBG wil klantgericht werken zowel voor de belastingbetalers als voor de deelnemers. Als basis voor klantgericht werken geldt dat de RBG haar afspraken nakomt. Ook betekent klantgericht werken goed kijken waar onnodige bureaucratie kan worden voorkomen, zodat de RBG de belastingbetaler bijvoorbeeld niet twee keer om dezelfde gegevens vraagt. Klantgerichtheid betekent ook dat de klant kan rekenen op korte responstijden als het gaat om reactie op bezwaar, afhandeling van kwijtscheldingsverzoeken en het versturen van gevraagde informatie of formulieren. Bij afwijkingen van een aanvaardbare responstijd moet de klant daarvan bericht ontvangen. De dienstverleningseisen zijn opgenomen in het prestatiecontract. Voor de klanten is vertrouwen in de RBG het hoogste goed. Voorkomen moet worden dat door (de schijn van) willekeur of een negatieve beeldvorming de klanten (en de deelnemers) het vertrouwen in de organisatie verliezen. Dit levert direct imagoschade op voor de RBG en doet tevens afbreuk aan de reputatie van de deelnemers. Integer werken is het werken conform de waarden, wetten, regels en beginselen van behoorlijk bestuur die gelden bij de belastingheffing en -inning. Integriteit is vanzelfsprekend. Klantgerichtheid wordt concreet vorm gegeven in de benaderbaarheid van de RBG. Daarbij zal prioriteit gegeven worden aan het aanbieden van digitale diensten. Op die manier moet het voor de klant makkelijk worden om vanuit huis zijn zaken met de RBG te regelen zoals het afgeven van een machtiging voor automatische incasso, het maken van bezwaar, het invullen van een kwijtscheldingsformulier en het raadplegen van zijn persoonlijk dossier (taxatieverslag, betaalsituatie ed). Daarnaast staan medewerkers van de frontoffices de klanten snel en deskundig te woord via de telefoon en bij de balie. Vernieuwend Een belangrijk kenmerk van de organisatie is de aandacht voor vernieuwing. De organisatie zal steeds kijken naar nieuwe methoden en technieken die de uitvoering voor de deelnemers en de klanten kunnen verbeteren met betrekking tot kwaliteit en efficiëntie. ICT is hierin een belangrijk middel. Als uitgangspunt bij de toepassing van ICT geldt dat de RBG geen koploper hoeft te zijn, echter wel bij de snelste volgers wil horen. Betrouwbaarheid en continuïteit van gegevens en systemen zijn zeer belangrijk bij de uitvoering van het belastingproces. Bij vernieuwing moet dus wel worden gewerkt met technologie die zichzelf reeds bewezen heeft en waarmee eerder ervaring is opgedaan in een vergelijkbaar proces.

8 van 32

Vernieuwing betekent ook: kritisch kijken naar de wijze waarop gewerkt wordt. Elke medewerker heeft een eigen verantwoordelijkheid om procedures en werkwijzen tegen het licht te houden en zich af te vragen of deze nog steeds voldoen aan de uitgangspunten van doelmatigheid, betrouwbaarheid en klantgerichtheid. Procesverbetering is in die zin onderdeel van de taakuitvoering van iedere medewerker.

2.3

Sturing

De doelen die de organisatie nastreeft, de daarbij behorende missie en de uitwerking daarvan in de visie vormen de basis voor de sturing binnen de organisatie, daarbij zijn de volgende richtingen van belang: 

De RBG is een platte, procesgerichte organisatie, waar effectiviteit en efficiency hoog in het vaandel staan. De sturing is gericht op een optimale balans tussen lage perceptiekosten en hoge kwaliteit.



De RBG zorgt voor een goede product- en proceskwaliteit met bijzondere aandacht voor de klant en werkt daarbij conform wettelijke regels en kaders. De organisatie benut hierbij optimaal de mogelijkheden van automatisering en digitalisering en zoekt in de uitvoering samenwerking met relevante partners.



De RBG wil een aantrekkelijke partner voor gemeenten zijn. Gestuurd wordt op een gecontroleerde uitbreiding van de RBG met gemeenten.



De RBG is een aantrekkelijke werkgever die medewerkers een uitdagende werkomgeving biedt. Medewerkers van de RBG hebben veel eigen verantwoordelijkheid: zij zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van het werk, voor het vragen van hulp/meedenken bij ingewikkelde(re) zaken en voor het doen van verbetervoorstellen. De RBG stelt medewerkers in staat om die verantwoordelijkheid ook te kunnen nemen, door te investeren in opleiding, coaching en ontwikkeling van medewerkers en door feedback en verbetervoorstellen uit de organisatie serieus te nemen. Daarnaast creëert RBG mogelijkheden voor doorstroming en specialisatie binnen de organisatie.

De sturing zal in operationele zin in eerste instantie vanuit het management plaats vinden. In strategische zin zullen de bestuursorganen van de RBG richting en koers bepalen. In hoofdstuk 3 wordt daarop verder ingegaan.

2.4

Identiteit

De RBG als zelfstandige uitvoeringsorganisatie heeft een eigen identiteit om de samenhang van de organisatie en het organisatorische ‘wij’-gevoel vorm te kunnen geven. Daarnaast is het belangrijk dat de RBG zich profileert als zelfstandige marktpartij en vanuit die hoedanigheid partijen aan zich weet te binden. Om die reden voert de RBG een eigen naam en merkteken (logo). Omdat de RBG ook herkenbaar wil zijn als samenwerkingsverband dat optreedt namens een aantal lokale overheden, zal de eigen identiteit van deze deelnemers in het opereren van de RBG zichtbaar blijven. In de communicatie naar buiten toe wordt altijd aangegeven namens welke deelnemers de RBG haar werk verricht. Zo vermeldt de RBG op de aanslagen altijd de naam van de deelnemer(s) namens wie de aanslag wordt opgelegd, zodat het voor de belastingplichtige helder is voor welke deelnemer(s) hij belasting betaalt. Bovendien kunnen deelnemers een bijsluiter meesturen met de aanslag.

9 van 32

3

Samenwerkingsvorm

Het herkenbaar optreden als deelnemende lokale overheden is cruciaal voor het samenwerkingsverband RBG. Een gemeenschappelijke regeling in de vorm van een openbaar lichaam biedt goede mogelijkheden voor participatie van deelnemers en brengt de samenwerkingsgedachte sterk tot uitdrukking. Bovendien heeft deze juridische vorm zich elders bij belastingsamenwerking bewezen. Met de vorm van een gemeenschappelijke regeling kiest de RBG tevens voor een werkwijze waarbij geen afbreuk wordt gedaan aan de wettelijke beleidsvrijheid van de deelnemers.

3.1

Juridische structuur

De RBG heeft de juridische vorm van een gemeenschappelijke regeling (openbaar lichaam) volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). In een openbaar lichaam zijn onder andere de bevoegdheidsverdeling, de besluitvormingsstructuur, het toezicht, de begroting en jaarrekening, toetreding en uittreding en openbaarheid goed gewaarborgd; zeker voor een publiekrechtelijke taak als belastingheffing en –inning en de uitvoering van de Wet WOZ. Kenmerkend voor het openbaar lichaam is dat het een rechtspersoon is en dat het daardoor zelfstandig kan deelnemen aan het rechtsverkeer en zelfstandig personeel kan aannemen. De gezagsverhouding en aansturing is geregeld in een algemeen bestuur (AB), dat bestaat uit leden van de colleges van de deelnemende organisaties. Het AB kiest uit haar midden een dagelijks bestuur (DB) en een voorzitter. De deelnemers dragen alle bevoegdheden, die samenhangen met de uitvoering van het heffen en innen van de lokale belastingen en de uitvoering van de Wet WOZ, over aan het samenwerkingsverband. Het betreft uitdrukkelijk de uitvoerende bevoegdheden, omdat de beleidsmatige bevoegdheden het domein blijven van de respectievelijke bestuursorganen van de deelnemers. Zij blijven autonoom verantwoordelijk voor de vaststelling van hun eigen belastingverordeningen en tariefstelling.

3.1.1

Wijziging en toetreding

Om de gemeente Schiedam toe te kunnen laten treden tot de gemeenschappelijke regeling RBG moeten er twee procedures doorlopen worden. 1. Wijzigingsprocedure van de gemeenschappelijke regeling RBG (artikel 44 van de regeling) 2. Toetredingsprocedure van de gemeente Schiedam (artikel 42 van de regeling) De beide procedures worden parallel doorlopen en de besluitvorming over beide zaken vindt gelijktijdig plaats. Het tijdschema daarvoor is als volgt: Data (periode) 2014 Juni/juli 23 juli September (nog geen datum bekend) 22 September

Bestuursorgaan B&W Schiedam

Onderwerp Besluit om toe te treden tot de RBG en hiervoor toestemming te vragen aan de raad

Dagelijks bestuur RBG Gemeenteraad Schiedam

Beoordeling toetredingsverzoek Schiedam en opstellen advies t.b.v. algemeen bestuur RBG Toestemming verlenen aan B&W om verzoek tot toetreding te doen

Algemeen bestuur RBG

Behandeling advies dagelijks bestuur RBG over toetreding Schiedam

10 van 32

Oktober

27 nov (Delft) 27 nov (Vlaardingen) 20 nov (HHD) 26 nov (HHSK)

Colleges van B&W van beide gemeenten en dagelijks besturen van beide waterschappen

Besluiten over het verzoek tot toetreding van Schiedam.

Gemeenteraden en VV’s van de deelnemers

Instemmen met besluit van de colleges respectievelijk de dagelijks besturen over het verzoek tot toetreding van Schiedam

De uitvoerende belastingtaken waarop de samenwerking betrekking heeft, betreffen uitsluitend de uitvoerende bevoegdheden van het dagelijks bestuur van de waterschappen en de college’s van B&W van de gemeenten. Daarom gaan deze bestuursorganen de regeling aan. Bij het aangaan van de gemeenschappelijke regeling en de wijzigingen daarvan hebben ook het algemeen bestuur van de waterschappen en de gemeenteraden een bevoegdheid. De Wet gemeenschappelijke regelingen vereist dat de gemeenteraden respectievelijk de algemeen besturen van de waterschappen hun toestemming geven tot het aangaan en wijzigen van de gemeenschappelijke regeling. Deze toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. De wijze van uittreding uit de gemeenschappelijke regeling wordt bepaald in artikel 43 van de regeling. Er geldt een opzegtermijn van een jaar en gedurende de eerste 3 jaar, na datum van toetreding, is het niet mogelijk om uit te treden.

3.1.2

Zeggenschap binnen de gemeenschappelijke regeling RBG

Stemverhouding Zeggenschap in het kader van de deelname aan de gemeenschappelijke regeling heeft betrekking op de invloed die de deelnemers binnen de bestuurorganen kunnen uitoefenen op de besluitvorming. Daarbij is de invloed binnen het hoogste bestuursorgaan, zijnde het algemeen bestuur, het meest relevant. Bij het bepalen van de stemverhouding is de kostenverdeelsleutel voor de begroting uitgangspunt en tevens de afspraak dat de beide waterschappen evenveel zeggenschap hebben. Op deze wijze wordt tegemoet gekomen aan het belang van ieder van de deelnemers in de RBG, uitgedrukt in hun bijdrage aan de begroting. In de begroting 2015 na toetreding van de gemeente Schiedam zijn de aandelen van de deelnemers in de begroting 2015 als volgt:  De beide waterschappen samen 71,9%  De gemeente Delft 11,8%  De gemeente Vlaardingen 8,1%  De gemeente Schiedam 8,2% De berekening van deze aandelen treft u aan op blz. 28 van dit bedrijfsplan. Voor de bepaling van de zeggenschap - tot uitdrukking gebracht in het aantal stemmen dat een vertegenwoordiger namens zijn college heeft - zijn de percentages van de kostenaandelen afgerond. Daarmee krijgen we de volgende verdeling van de stemmen over de leden van het AB:  Het lid namens het dagelijks bestuur van het waterschap heeft 18 stemmen (samen hebben de waterschappen 72 stemmen, elk waterschap heeft 36 stemmen)  Het lid namens het college van B&W van de gemeente Delft heeft 12 stemmen  Het lid namens het college van B&W van de gemeente Vlaardingen heeft 8 stemmen  Het lid namens het college van B&W van de gemeente Schiedam heeft 8 stemmen

11 van 32

Samenstelling bestuursorganen Algemeen bestuur Omdat wettelijk is bepaald dat het dagelijks bestuur moet bestaan uit minimaal drie leden (inclusief de voorzitter) is er voor gekozen om het algemeen bestuur in ieder geval te laten bestaan uit meer dan zes leden, om te voorkomen dat het dagelijks bestuur ‘de meerderheid’ heeft in het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur bestaat daarom uit 7 leden; te weten:  2 leden namens het dagelijks bestuur van het hoogheemraadschap van Delfland  2 leden namens het dagelijks bestuur van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard  1 lid namens het college van B&W van de gemeente Delft  1 lid namens het college van B&W van de gemeente Vlaardingen  1 lid namens het college van B&W van de gemeente Schiedam De bestuurssamenstelling en stemverhouding binnen het algemeen bestuur is opgenomen in artikel 7 respectievelijk artikel 11 van de aangepaste gemeenschappelijke regeling. Als in de toekomst de kostenverdeling substantieel wijzigt bijvoorbeeld door toetreding van een nieuwe gemeente, dan zal de stemverhouding daarop worden aangepast en de gemeenschappelijke regeling op dit punt worden gewijzigd. Dagelijks bestuur Het wettelijke minimum voor het aantal leden van het dagelijks bestuur is bepaald op 3 leden inclusief de voorzitter. Een groter aantal bestuurzetels is gezien de omvang van het algemeen bestuur ook niet noodzakelijk. De leden van het dagelijks bestuur en de voorzitter worden gekozen door en uit het midden van het algemeen bestuur. Het aantal leden van het dagelijks bestuur blijft gehandhaafd op 3 leden, waarbij 2 leden gekozen worden uit het midden van de beide waterschappen en 1 lid uit het midden van de gemeenten. Het is aan het nieuwe algemeen bestuur om in januari 2015, de leden van het dagelijks bestuur aan te wijzen. Besluitvorming op basis van unanimiteit Er zijn een aantal onderwerpen waarbij bestuurlijke belangen een rol van betekenis spelen: 

Vaststelling van de begroting, de financiële bijdrage van de deelnemers en de jaarrekening



Toetreding van nieuwe deelnemers tot de gemeenschappelijke regeling



Wijziging van de gemeenschappelijke regeling



Opheffing van de gemeenschappelijke regeling

Gezien het bestuurlijk belang van deze onderwerpen worden besluiten daarover genomen op basis van unanimiteit. De zeggenschapverdeling zoals die tot uitdrukking komt in de hierboven beschreven stemverhouding moet in samenhang gezien worden met de besluitvorming op basis van unanimiteit bij genoemde bestuurlijk relevante onderwerpen.

3.1.3

Overdracht van bevoegdheden

De overdracht van bevoegdheden van de drie deelnemende partijen aan de RBG hebben betrekking op de uitvoerende taken op het gebied van het heffen en innen van de gemeentelijke- en waterschapsbelastingen en op de uitvoering van de Wet WOZ. De deelnemers blijven zelf verantwoordelijk voor het beleid, zoals de vaststelling van de belastingverordeningen en de tariefstelling.

12 van 32

De bevoegdheden hebben betrekking op de uitvoering van de belastingtaken vanaf het belastingjaar 2015. De belastbare feiten in de belastingjaren voor 2015 zullen door de gemeente Schiedam worden afgehandeld. Aan de RBG zijn (en blijven) de bevoegdheid tot heffing en invordering van de volgende waterschapsbelastingen, overgedragen:      

Watersysteemheffing Wegenheffing Zuiveringsheffing Verontreinigingsheffing Precariobelasting Leges

De uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken wordt door de drie gemeenten aan de RBG overgedragen. Daarnaast dragen de drie gemeenten de bevoegdheid tot heffing en invordering van de volgende gemeentelijke belastingen over: Belastingsoort Onroerende-zaakbelastingen

Schiedam

Delft

Vlaardingen

ja

ja

ja

ja ja

ja ja

ja ja

ja

ja

ja

Precariobelasting Marktgelden Leges Lijkbezorgingsrechten Reclamebelasting

ja ja ja nee

ja ja ja ja

ja ja ja ja

ja

ja

nee

Kadegelden Toeristenbelasting Naheffingsaanslagen parkeerbelasting Havengelden (diverse soorten)

nee nee nee

ja ja ja

nee ja nee

nee

nee

ja

ja ja ja ja

nee nee nee nee

ja ja nee nee

Afvalstoffenheffing Rioolheffing Reinigingsrechten

Hondenbelasting Bedrijfsinvesteringzone Woonwagenrechten Woonschepenrechten

De uitvoering van de belastingtaken door de RBG heeft betrekking op de belastingen die een fiscale grondslag hebben (en dus geen privaatrechtelijke) en bij aparte aanslag worden opgelegd en niet contant (bijvoorbeeld bij de publieksbalies) worden afgerekend. De over te dragen bevoegdheden zijn opgenomen in een apart register dat onderdeel uitmaakt van de gemeenschappelijke regeling.

13 van 32

3.2

Harmonisatie

Het heffen en innen van de lokale belastingen door de RBG is gebaseerd op het werken met een gecombineerde aanslag. Dit betekent dat de belastingbetaler één biljet ontvangt met daarop zowel de gemeentelijke belastingen als de waterschapsbelastingen. Om een gecombineerde aanslag mogelijk te maken zullen werkwijzen en sommige aspecten van beleid op elkaar moeten worden afgestemd. Vanuit het perspectief van een efficiënte bedrijfsvoering bij RBG speelt de schaal van harmonisatie een rol. Harmonisatie is nu nodig voor het overlappende grondgebied van de gemeenten Delft, Vlaardingen en Schiedam met dat van het hoogheemraadschap van Delfland. Voor de gemeenten Delft en Vlaardingen heeft harmonisatie reeds plaats gevonden. In het kader van harmonisatie voor het grondgebied van Schiedam, wordt aan de gemeenteraad van Schiedam gevraagd om in te stemmen met het voorstel (tevens wijziging verordeningen) om automatische incasso open te stellen voor particulieren en bedrijven tot een bedrag van € 5.000,- (is nu € 2000) en daarbij 10 betaaltermijnen te hanteren (is nu 8 termijnen). Vanwege de combinatie-aanslag waterschapsbelastingen en gemeentelijke belastingen zal het bedrag van de aanslag over het algemeen hoger zijn dan op dit moment bij de gemeente het geval is. Het optrekken van het maximum bedrag van de automatische incasso naar € 5000 en de standaard van 10 betalingstermijnen sluiten goed aan op het hogere aanslagbedrag. Daarnaast leidt harmonisatie van een aantal uitvoeringsregels tot kleine aanpassingen in de belastingverordeningen van de gemeente Schiedam. Ingeval van de bepaling over uitstel van betaling past de RBG haar uitvoeringsregels aan, ook ter verbetering van het eigen proces. Op dit moment werkt de RBG de mogelijkheden uit voor het toepassen van boetebeleid, bijvoorbeeld ten aanzien van de aangifte hondenbelasting. Indien de RBG hiertoe besluit zal dit gaan gelden voor inwoners van alle deelnemende gemeenten. Met betrekking tot het kwijtscheldingsbeleid zijn er kleine verschillen tussen het hoogheemraadschap van Delfland en de gemeente Schiedam. Zo houdt de gemeente Schiedam bij het bepalen van de kwijtscheldingsnorm geen rekening met de AOW-norm en de kosten voor kinderopvang, en doet het hoogheemraadschap van Delfland dat wel. Overigens gaat het hier om hele kleine aantallen belastingplichtigen waarop dit van toepassing is. Het harmoniseren op dit beleidsonderdeel zal aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

3.3

Relatiebeheer en accounthouder

Het goed functioneren van de RBG is mede afhankelijk van de goede relatie die de RBG heeft met haar deelnemers. Deze relatie wordt in belangrijke mate beïnvloed door de toegankelijkheid over en weer en het vertrouwen in de onderling gemaakte afspraken. Naast het jaarlijks overleg tussen de gemeentesecretaris van Schiedam en de directeur RBG over strategische onderwerpen en de algemene voortgang is het van belang om accounthouders aan te wijzen die op basis van regelmatig contact het relatiebeheer inhoud geven. De accounthouders van de deelnemers hebben daarmee een spilfunctie in het relatiebeheer. Zij zijn ogen en oor in de eigen organisatie als het gaat om al die zaken die een relatie hebben met de RBG. Belangrijkste taken van de accounthouder zijn:

14 van 32



coördinatie en afstemming binnen de eigen organisatie van zaken die de relatie met de RBG raken;



intermediaire rol tussen eigen organisatie en de RBG: regievoerder;



geïnformeerd zijn en blijven over de ontwikkelingen binnen de RBG en ontwikkelingen op het gebied van belastingregelgeving (VNG, Unie);



adviseur en aanspreekpunt voor de eigen bestuurders die zitting hebben in de bestuursorganen van de RBG.

Om deze taken goed uit te kunnen voeren is het belangrijk dat de accounthouder een goede en makkelijke entree heeft in alle lagen van zijn organisatie. Daarom verdient het aanbeveling om een accounthouder aan te wijzen die een brede kijk en ervaring heeft en een makkelijke entree heeft bij de verschillende gemeentelijke organisatie-onderdelen. De accounthouder zal zich in het algemeen laten bijstaan door een aantal deskundige mensen binnen zijn eigen organisatie op deelgebieden als financiën, juridische zaken en belastingverordeningen. De accounthouder speelt een centrale rol (ambtelijk verantwoordelijk) bij het vormgeven, uitvoeren en controleren van de afspraken die gemaakt worden in het kader van good public governance. Naar de RBG treedt de accounthouder (of een functionaris namens de accounthouder) op als ‘extern controller’. Niet om feitelijk controle uit te oefenen, maar om informatie te verzamelen op basis waarvan hij zich een oordeel kan vormen over het ‘in control’ zijn van de RBG. De voorstellen voor de nieuwe of te wijzigen belastingverordeningen dienen door de deelnemers te worden voorbereid. De uiteindelijke beslissingsbevoegdheid blijft immers bij de deelnemers die zorg dragen voor de vaststelling en verdere formele afhandeling. Concreet betekent dit voor de deelnemers dat kennis en capaciteit binnen de organisatie aanwezig moet zijn voor de jaarlijkse voorbereiding van de voorstellen tot vaststelling van de belastingverordeningen c.a. en de formele afhandeling daarvan. De betrokkenheid van de RBG bij de voorbereiding van de besluitvorming over de belastingverordeningen is tweeërlei: 

Advisering van de RBG in de fase van het tot stand komen van de verordeningen, om op die manier harmonisatie (daar waar nodig) te bewerkstelligen en ook om eventuele problemen bij de uitvoering van de verordeningen te signaleren.



Op verzoek van de deelnemer inhoudelijke ondersteuning bieden bij het opstellen van de verordeningen. Dat laat onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de deelnemer voor de kwaliteit van de voorstellen en de te volgen bestuurlijke procedures.

De accounthouder van de deelnemer en die van de RBG zorgen er voor dat over deze betrokkenheid goede afspraken worden gemaakt.

3.4

Governance

Ging het in de vorige paragraaf vooral om het creëren van toegankelijkheid en vertrouwen door de inzet van accounthouders en over hun rol; bij governance gaat het vooral om regels en gedragingen die van invloed zijn op de manier waarop bevoegdheden worden uitgeoefend, daarbij gaat het om openheid, betrokkenheid en participatie, verantwoordingsplicht en doeltreffendheid.

15 van 32

Uit een oogpunt van ‘good public governance’ dient een onderscheid gemaakt te worden in de rollen van: 

eigenaar (de dagelijks besturen respectievelijk de colleges van de deelnemers);



opdrachtgever (de ambtelijke top van de deelnemers) en



opdrachtnemer (het samenwerkingsverband, de RBG).

De verhouding tussen eigenaar en opdrachtnemer wordt eenzijdig geregeld in de tekst van de gemeenschappelijke regeling. Het eigenaarschap wordt verankerd en ingevuld door zitting te nemen in het algemeen en dagelijks bestuur van de RBG. In de rol van eigenaar wordt vooral gestuurd op behoud van continuïteit van het samenwerkingsverband en de financiële robuustheid daarvan, evenals op de leiding van het samenwerkingsverband. In de rol van opdrachtgever heeft vooral het toezicht op de inhoudelijke uitvoering de aandacht. De relatie tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer wordt verankerd in een prestatiecontract; een overeenkomst tussen enerzijds de ambtelijke representanten van de deelnemers als opdrachtgever en anderzijds de directeur van de RBG als opdrachtnemer. In het prestatiecontract zijn de voor alle deelnemers uniform geldende uitvoeringskaders, afspraken over dienstverlening en de daarvoor geldende kwaliteitseisen en prestatie-indicatoren vastgelegd. Ook is vastgelegd waarover, op welke wijze en met welke frequentie aan de deelnemers wordt gerapporteerd. Om toe te zien op de kwaliteit van de samenwerking en om de communicatie tussen de deelnemers te waarborgen, zal door iedere deelnemer een accounthouder worden aangewezen. Er is dus een drietal belangrijke instrumenten die borg moeten staan voor het goed besturen van het samenwerkingsverband: 

de bepalingen in de gemeenschappelijke regeling;



de inhoud van het prestatiecontract en



het relatiebeheer door de accounthouders.

‘Good public governance’ is overigens alleen dan verzekerd indien alle betrokkenen bovenstaande instrumenten weten te benutten en op die wijze invulling geven aan hun regievoering. Voor wat betreft de gemeenschappelijke regeling moet niet alleen gekeken worden naar de bepalingen die daarin zijn opgenomen en die betrekking hebben op het aspect governance, maar ook naar de daarmee verbandhoudende onderliggende documenten. Zo kent de RBG een eigen verordening Beleids- en verantwoordingsfunctie, een controle verordening en een treasurystatuut alles conform de bepalingen uit het Besluit Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen (BBVW, vergelijkbaar met de BBV). Het algemeen bestuur van de RBG stelt de accountant aan en stelt het controleprotocol vast. Elk jaar verschijnt er naast de accountantsverklaring bij de jaarrekening, ook een aparte accountantsverklaring over de belastingopbrengsten per deelnemer. De jaarlijkse boardletter (managementletter) van de accountant wordt ter kennis van het algemeen bestuur gebracht. Ook kan de rekeningcommissie van een deelnemer de accountant dan wel een vertegenwoordiger van de RBG uitnodigen om informatie te verstrekken over de financiële gang van zaken bij de RBG. Tenslotte is in de gemeenschappelijke regeling een bepaling opgenomen waarin verwezen wordt naar een door het dagelijks bestuur op te stellen escalatie-regeling. In deze regeling wordt de procedure beschreven voor het aan de orde stellen van misstanden bij de leiding van de organisatie, tussen leiding

16 van 32

en het dagelijks bestuur en binnen het dagelijks bestuur. De op te stellen procedure voorziet er in dat wordt aangegeven op welke wijze het naast-hoger gelegen niveau wordt geïnformeerd. In de loop van 2014 zal deze regeling worden vastgesteld.

3.5

Kwaliteit

De meerwaarde van belastingsamenwerking hangt in belangrijke mate af van de prijskwaliteitverhouding van de door RBG te leveren diensten. De geprognosticeerde kostenbesparingen zullen niet ten koste mogen gaan van de kwaliteit van de dienstverlening. De gemeente Schiedam verlangt dat de dienstverlening van de RBG minimaal even goed zal zijn als de dienstverlening die op dit moment door de gemeente zelf wordt geleverd en de huidige deelnemers eisen dat de RBG na toetreding van de gemeente Schiedam dezelfde kwaliteit levert als daarvoor. Afspraken over borging van de kwaliteit van de dienstverlening zullen hun basis moeten vinden in de vastgelegde kwaliteitseisen zoals die terug te vinden zijn in het prestatiecontract. De gemeente Schiedam en de RBG hebben in principe overeenstemming over de kwaliteitseisen en de wijze waarop daarover gerapporteerd wordt. In de komende periode (fase 2 van het project) kunnen nog aanvullende afspraken worden gemaakt over prestatieindicatoren, die dan terug te vinden zullen zijn in het prestatiecontract 2015.

3.6

Prestatiecontract

Door de deelnemers worden eisen gesteld aan de door de RBG te leveren prestaties/dienstverlening. Deze zijn opgenomen in het prestatiecontract. Het doel van het prestatiecontract is om de afspraken tussen de deelnemers en de uitvoeringsorganisatie vast te leggen voor wat betreft de te leveren prestaties aan de deelnemers, de afbakening van de dienstverlening, het kwaliteitsniveau, de onderlinge informatievoorziening en de wederzijdse verantwoordelijkheden. Het prestatiecontract met de deelnemers bestaat uit een standaard dienstenpakket met de mogelijkheid om ook afspraken te maken over maatwerk. Bijvoorbeeld over het wegwerken van achterstanden van nieuw toetredende deelnemers in het kader van ‘schoon over’ of over de mogelijkheid tot het meesturen van bijsluiters bij aanslagen. Bij het monitoren van de uitvoering aan de hand van het prestatiecontract spelen kritieke succesfactoren en prestatie-indicatoren een belangrijke rol. De deelnemers worden door middel van een vast rapportageschema op de hoogte gehouden van de dienstverlening door de RBG. Met deze rapportages wordt beoogd om op transparante wijze inzage te geven in de kwaliteit en kwantiteit van de verrichte werkzaamheden voor de deelnemers. Het prestatiecontract is een overeenkomst die de RBG met alle deelnemers afsluit en wordt verwoord in één document. Eventueel maatwerk voor één van de deelnemers wordt in dit document apart aangegeven. De overeenkomst is van onbepaalde duur en kan op elk moment op verzoek en na bespreking tussen partijen, worden gewijzigd.

17 van 32

4

Organisatie en personeel

In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten en de contouren van de ambtelijke organisatie beschreven en bevat daarnaast de hoofdlijnen voor de inrichting van de organisatie, het functiehuis en de daarop gebaseerde formatieomvang.

4.1

De organisatie

De RBG is een organisatie gericht op groei, die zich staande moet houden in een concurrerende markt en die klantengericht werken zeer belangrijk vindt. De RBG zet grote volumes om, die leiden tot een constante werkstroom binnen alle hoofdprocessen. De RBG heeft twee grote steden (Den Haag en Rotterdam) binnen haar beheersgebied met een specifieke sociale structuur met de daarbij behorende specifieke betalings/invorderingsactiviteiten (ook grote volumes). Mede vanuit deze omgevingsfactoren hebben er bij de inrichting van de organisatie een aantal uitgangspunten een belangrijke rol gespeeld:  Kwaliteit van dienstverlening naar de klant en de deelnemers heeft prioriteit;  Op het bereiken van verdere efficiency wordt nadrukkelijk gestuurd;  Werkprocessen zoveel mogelijk binnen één organisatie-eenheid onderbrengen;  Evenwichtige span of control;  Organisatiestructuur die toekomst vast is en  Een uitdagende organisatie voor medewerkers om in te werken.

4.1.1 Hoofdstructuur De organisatiestructuur van de RBG ziet er als volgt uit:

DIRECTEUR

CONTROLLER/PLV. DIRECTEUR - staf

GEGEGEVENSBEHEER en WOZ + clustermanager

WOZ

+ teamleider

+ teamleider

INCASSO + clustermanager

ONDERSTEUNING

Flexwerkers

GEGEVENSBEHEER

KLANTEN + clustermanager

HEFFEN, BEZWAAR en BEROEP + teamleider

BETALINGSVERWERKING +FA

KLANTENINFO

ADMIN. INVORDERING

+ coördinator/supervisor

+ teamleider

DWANGINVORDERING

18 van 32

Aandachtspunt in een procesgerichte indeling is de klantoriëntatie die niet vanzelfsprekend in de structuur tot uiting komt. Daarom is het klantencontact zo veel mogelijk georganiseerd binnen één cluster. Dit cluster klanten verzorgt de afhandeling van het eerstelijns klantencontact en een zeer groot deel van het tweedelijns klantencontact. Het cluster klanten heeft de taak om op grond van signalen die voortkomen uit het klantencontact input te geven aan alle clusters voor verbetering van processen en producten. De medewerkers hebben een breed werkpakket (waterschaps- en gemeentelijke belastingen, particulieren en bedrijven als klant) en er zijn mogelijkheden voor specialisatie en doorgroei binnen specifieke vakgebieden en competenties (gegevensbeheer, heffen, bezwaar en beroep, incasso). De hoofdstructuur is gebaseerd op een drietal clusters. Binnen deze drie clusters vindt de afhandeling van alle primaire werkprocessen plaats. Voor de verdeling van taken en processen over de clusters is bepalend welk cluster in aanmerking komt als eigenaar voor het betreffende proces. Daarbij is het uitgangspunt dat het proces integraal wordt belegd bij één cluster. Van dat uitgangspunt kan worden afgeweken als het echt noodzakelijk of gewenst is om deelprocessen elders in de organisatie te organiseren. Cluster Gegevensbeheer en WOZ Het cluster gegevensbeheer en WOZ is verantwoordelijk voor de kwaliteit en volledigheid van de gegevensbestanden en een goede en juiste uitvoering van de wet WOZ (tijdige en juiste waardebepaling van objecten en het afdoen van bezwaar en beroep). Daarmee is dit cluster verantwoordelijk voor het fundament van de organisatie. De gegevens die hier verzameld en beheerd worden, vormen immers de basis voor de aanslagoplegging en de invorderingsactiviteiten en het klantencontact dat als gevolg daarvan ontstaat. Als de kwaliteit van het gegevensbeheer niet op orde is, dan hebben de overige clusters daar last van. Cluster Klanten Het cluster klanten legt o.a. de waterschapsaanslagen voor de bedrijven op en behandelt alle bezwaarschriften en onderhoudt het contact met de klanten dat naar aanleiding daarvan ontstaat, behoudens de contacten die te maken hebben met het niet (kunnen) nakomen van de betalingsverplichting. Cluster Incasso Het cluster Incasso is verantwoordelijk om het totaal aan uitstaande vorderingen zo maximaal mogelijk te innen. De werkprocessen in dit cluster vergen specifieke (specialistische) deskundigheid en vaardigheden en vereisen een daarop gerichte aansturing. De focus is gericht op de betalingspositie van de klant en de daarmee verband houdende gegevens(bronnen). Kwijtschelding is in dit cluster belegd; het vormt de eerste fase van de beoordeling van de betalingsverplichting, waarvoor gebruik gemaakt wordt van de gegevens over de betalingspositie van de klant die ook t.b.v. andere incassoprocessen worden gebruikt (vermogensbezit, autobezit). Ook het proces van de geldmiddelenadministratie (betalingsverwerking) is in dit cluster belegd. Het werkaanbod binnen dit cluster is omvangrijk, hetgeen o.a. samenhangt met het verzorgingsgebied van de RBG in de steden Den Haag en Rotterdam die een relatief grote groep mensen kennen die problemen hebben met betalen

19 van 32

Staf De processen control, kwaliteitszorg, data-analyse, klachtencoördinatie, bestuursondersteuning, managementondersteuning en ondersteuning/secretariaat OR zijn in de staf belegd. De staf wordt aangestuurd door de plaatsvervangend directeur (tevens controller).

4.1.2

Management

De RBG kent twee hiërarchische managementlagen: een directeur en clustermanagers. Daarnaast is er een controller die tevens optreedt als plaatsvervangend directeur. De directeur, clustermanagers en de controller zijn integraal manager. De directeur heeft, binnen de door het bestuur van de RBG gestelde algemene kaders, een integrale verantwoordelijkheid voor het functioneren van de RBG, voor de inzet en beheer van middelen, voor de inhoudelijke kwaliteit van de dienstverlening en voor het realiseren van gestelde doelen. Daarnaast is de directeur verantwoordelijk voor het relatiebeheer. De directeur geeft leiding aan de clustermanagers en de controller, is bestuurder in de zin van de WOR en secretaris van de bestuursorganen. De clustermanagers zijn binnen de door de directeur gestelde kaders integraal verantwoordelijk voor de taken die zijn opgedragen aan hun cluster en geven leiding aan de teamleiders en medewerkers die rechtstreeks onder hen gesteld zijn. Samen met de directeur en de controller vormen zij het MT. De controller geeft leiding aan de staf. De teamleiders geven leiding aan de teams en zijn daarnaast meewerkend voorman. De teamleider heeft een volwaardig pakket aan functionele en operationele P-taken die te maken hebben met de dagelijkse aansturing van medewerkers in het team. Hiertoe behoort ook het voeren van gesprekken in het kader van de PVB-cyclus (planning, voortgang, beoordeling) met medewerkers, in aanwezigheid van de clustermanager. De clustermanager is eindverantwoordelijk voor de beoordeling van de medewerkers. Directeur, clustermanagers en teamleiders dragen actief bij aan een goede samenhang tussen de verschillende processen en organisatieonderdelen. Zij zijn zich vanuit affiniteit met de inhoud bewust van de interne afhankelijkheden tussen de verschillende processen en de eisen die gesteld zijn vanuit het centrale beleid van de deelnemers, en zetten zich in voor een goede procesgang in de uitvoering. Het vragen naar en reageren op feedback en evaluatie vanuit de deelnemers én vanuit de organisatie (medewerkers) is hierbij van essentieel belang om verder te kunnen ontwikkelen.

4.1.3

Ondersteunende taken

De RBG heeft met het hoogheemraadschap van Delfland een dienstverleningsovereenkomst m.b.t. de ondersteunende functie op het gebied van personeelszaken, omdat de RBG de cao van de waterschappen volgt en hiervoor specifieke deskundigheid vereist is. De financiële administratie voert de RBG in eigen beheer uit. De informatie- en communicatie technologie is uitbesteed aan commerciële partijen evenals de meeste facilitaire zaken.

4.1.4

Klantencontact

De bulk van het klantencontact vindt plaats in de front offices. De frontoffice kent drie loketten: een fysiek loket (balie), een telefonisch loket en een digitaal loket. Uitgangspunten voor de inrichting van de frontoffice zijn:

20 van 32



In de frontoffice wordt het eerstelijns klantencontact afgehandeld. Het tweedelijns klantencontact wordt afgehandeld door de backoffice bij de RBG.



Het klantencontact voor de beide waterschappen en de gemeenten Vlaardingen en Schiedam, wordt door het team Klanteninformatie van de RBG verzorgd. Het klantencontact voor de gemeente Delft verloopt via het KCC van deze gemeente zelf.



De RBG kent vanaf 1 juni 2014 een centrale publieksbalie aan het Stationsplein in Schiedam. De publieksbalies bij de beide waterschappen zullen dan gesloten worden. In overleg met de deelnemers kunnen er afspraken gemaakt worden over dienstverlening op locatie (bijvoorbeeld spreekuur na het versturen van aanslagen).



De RBG heeft één digitaal loket, vanaf de internetsites van de deelnemers worden klanten daar automatisch naar toe geleid.

De RBG zal ook voor de gemeente Schiedam alle klantencontacten verzorgen. Als gespecialiseerde belastingorganisatie is de RBG specifiek ingericht op het afhandelen van grote volumen door medewerkers met veel ervaring en belastingkennis. De RBG beschikt over een goed - specifiek op belastingvragen - ingericht telefonieplatform, waardoor zij inzicht heeft in kwantiteit en kwaliteit van gesprekken. Tevens wordt ieder gesprek gelabeld met een onderwerp, wat RBG weer inhoudelijke informatie geeft over de processen. Hierdoor kan de RBG zijn processen blijven optimaliseren. De RBG is in staat haar digitale diensten uit te breiden via het telefonieplatform waardoor telefoongesprekken effectiever kunnen worden afgehandeld door middel van klantherkenning en de schakeling naar de klantenkaart in de belasting-portal. De gemeente Schiedam hecht er aan dat de kwaliteit van de dienstverlening naar de klant minimaal hetzelfde is als nu het geval is bij de gemeente. De gemeente blijft daarop aanspreekbaar en zal in de implementatiefase met de RBG goede afspraken maken op welke wijze dat geborgd zal worden. Uitgangspunt daarbij is het dienstverleningsconcept zoals dat nu binnen de gemeente geldt.

4.2

Formatie

4.2.1

Formatie

De formatieomvang van de RBG is - uitgaande van het overnemen van de belastingtaken van de gemeente Schiedam - opnieuw berekend en komt uit op bijna 110. Daarbij is rekening gehouden met: 



De bestaande personele inzet bij de gemeente Schiedam ten behoeve van het uitvoeren van de belastingzaken en uitvoering van de Wet WOZ; Ervaringscijfers met de toetreding van de gemeente Delft en Vlaardingen;



De stijging van de volumes binnen de werkprocessen als gevolg van de toetreding door Schiedam (bijvoorbeeld: aantal aanslagen; aantal te taxeren objecten; aantal kwijtscheldingsverzoeken ed);



De mogelijkheden van het ontdubbelen (vanwege de gecombineerde aanslag voor waterschaps- en gemeentelijke belastingen) en het optreden van schaalvoordelen (met name bij management- en staffuncties).

Dit heeft geleid tot het volgende formatieoverzicht. Tussen haakjes is aangegeven de uitbreiding van de formatie als gevolg van het overnemen van de belastingtaken van de gemeente Schiedam:

21 van 32

Onderdeel

Functienaam

Formatie 2015

Cluster gegevensbeheer en WOZ

Clustermanager

1

Teamleider

1

Specialist belastingen

2

Consulent gegevensbeheer

4

Medewerker gegevensbeheer

5,2

Medewerker belastingen

1,7

Teamleider

1

Consulent WOZ

2

Taxateur A

1,8

Taxateur B

3

Waarde-analist

2

(2)

Technisch consulent

4,5

(2)

Allround medewerker belastingen

5

(1)

Medewerker DIV

1

Clustermanager

1

Teamleider

1

Specialist belastingen

2,8

Belastingconsulent

13,9

Juridisch adviseur

2

Medewerker belastingen

3

Coördinator klantencontacten

1

Medewerker klantencontacten

7,3

Communicatieadviseur

0,8

Functioneel applicatiebeheerder

3

Senior applicatiebeheerder

0,9

Medewerker work-flow

0,5

Clustermanager

1

Teamleider

0,9

Specialist belastingen

1

Medew. administratieve invordering

9,3

Specialist belastingen

1

Deurwaarder

4,5

Incassoconsulent

5

Financieel consulent

0,9

Medewerker financiële administratie

3

Medewerker belastingen

0,9

Directeur

1

Controller

1

Medewerker kwaliteitszorg

2,5

Data analist

3

Ambt. ondersteuner ondern.raad

0,2

Bestuursadviseur

1

Facilitair medewerker

1

P&O adviseur (via waterschappen)

0,7

Managementassistent

1,8

Team gegevensbeheer

Team WOZ

Ondersteuning Cluster klanten Team heffen, bezwaar en beroep

Team klanteninformatie Ondersteuning

Cluster incasso Team administratieve invordering

Team dwanginvordering

Financiële administratie

Staf en management

Totaal

112,1

(1)

(0,5)

(1)

(7,5)

22 van 32

4.3

Rechtspositionele aspecten

4.3.1

Cao

De RBG volgt de cao van de waterschappen (SAW). De medewerkers van de gemeente Schiedam die in dienst komen bij de RBG volgen de arbeidsvoorwaardenregeling van de RBG. Een pakketvergelijking tussen CAR (Schiedam) en de SAW incl. uitvoeringsregelingen (RBG) laat zien dat er minimale verschillen zijn en daar waar er wel verschillen zijn vallen deze over het algemeen in het voordeel van de SAW.

4.3.2

Personele overgang

Omdat op landelijk niveau de vakbonden alle overleg met de gemeenten hebben opgeschort in afwachting van een akkoord over de nieuwe Cao, heeft er nog geen overleg tussen de commissie voor georganiseerd overleg en de gemeente Schiedam over het sociaal plan plaats gevonden. In dit sociaal plan zullen onder andere afspraken gemaakt worden over de wijze waarop een deel van het personeel van het team belastingen van de gemeente Schiedam zal overgaan naar de RBG. De RBG staat garant voor het exclusief openstellen van de vacatures (7,5 fte) - die ontstaan vanwege de taakoverheveling voor de medewerkers van het team belastingen van de gemeente Schiedam. De aanstelling bij de nieuwe werkgever betreft een vaste aanstelling. De medewerker kan op grond van de Algemene wet bestuursrecht bezwaar en beroep instellen tegen het aanstelling- en/of ontslagbesluit bij het betreffende bestuursorgaan.

23 van 32

5

ICT en huisvesting

5.1

ICT voorzieningen

5.1.1

Belastingsysteem

De RBG werkt vanaf augustus 2013 met een nieuw belastingsysteem van Centric dat naast de waterschaps- ook de gemeentelijke belastingen op geïntegreerde wijze kan uitvoeren. In dit belastingsysteem is tevens de functionaliteit opgenomen voor de waardering van onroerende zaken in het kader van de wet WOZ. De gemeente Schiedam werkt op dit moment zowel voor de aanslagoplegging als de waardring onroerende zaken met een ander systeem (Gouw IT). Na definitieve besluitvorming over toetreding zal in de implementatiefase extra aandacht besteed moeten worden aan de migratie van de belastinggegevens van de gemeente Schiedam in het belastingsysteem van de RBG. Omdat geen sprake is van een conversie van belastinggegevens van voor 2015 (oude jaren worden door de gemeente Schiedam zelf afgedaan), worden er geen problemen voorzien bij de data-migratie vanuit het bestaande systeem van Schiedam naar het nieuwe belastingsysteem van de RBG. Nauw gerelateerd aan het belastingsysteem en de bijbehorende koppelingen is de ontsluiting van informatie ten behoeve van het eerstelijns klantencontact in de frontoffice. Medewerkers van de frontoffice krijgen via een portal toegang tot de informatie die nodig is om het eerstelijns klantencontact af te handelen. De kosten die verbonden zijn aan de data-migratie zijn opgenomen in de projectkosten van de implementatiefase, zie paragraaf 7.2. Daar zijn ook de kosten opgenomen voor de aanpassing van de digitale dienstverlening (zie paragraaf 5.1.2) en het ontkoppelen van het belastingsysteem van Schiedam uit hun informatie-architectuur.

5.1.2

Informatievoorziening

De RBG maakt gebruik van technieken die een belangrijke bijdrage leveren aan de klantgerichtheid van de dienstverlening en de doelmatigheid en effectiviteit van de bedrijfsvoering. Veel van de documenten worden gedigitaliseerd en waar mogelijk geautomatiseerd binnen de systemen verwerkt. De processen worden zoveel mogelijk met behulp van workflow toepassingen ondersteund. Klanten van de RBG hebben de mogelijkheid om digitaal informatie te verstrekken en te verkrijgen, elektronisch te betalen en digitaal te reageren. Denk aan: het inzien van eigen gegevens, het afgeven/wijzigen/intrekken van automatische incasso, duplicaat aanslaggegevens printen, digitaal indienen van bezwaar, het digitaal bezwaar maken of een kwijtscheldingsverzoekschrift indienen, het raadplegen van de (status van de) aanslag en betalingen, etc. Deze digitale mogelijkheden dragen niet alleen bij aan openheid en transparantie, maar ook aan klantvriendelijkheid en efficiëntie. De RBG blijft de ontwikkelingen met betrekking tot de elektronische overheid (o.a. aansluiting op ‘mijnoverheid.nl’) van zeer nabij volgen en streeft naar een optimale samenwerking met andere overheden (niet zijnde deelnemers in de RBG) op het gebied van automatisering en de uitwisseling en verstrekking van gegevens.

24 van 32

5.2

Huisvesting

De RBG is per 26 mei 2014 gehuisvest in het pand aan het Stationsplein in Schiedam, waar ook een de de deel van de gemeente Schiedam gehuisvest is. De RBG heeft 3 verdiepingen (3 t/m 5 ) tot haar beschikking, die opnieuw zijn ingericht volgens een eigentijds interieurontwerp waardoor bespaard wordt op de ruimtelijke bezetting (geen vaste werkplekken). de De RBG maakt voor haar publieksbalies gebruik van de 2 etage waar ook het Werkplein van de gemeente Schiedam is gevestigd.

25 van 32

6

Financiën

In dit hoofdstuk komen de financiële aspecten aan de orde die spelen bij de toetreding van de gemeente Schiedam tot de gemeenschappelijke regeling RBG. Gestart wordt met de structurele exploitatiekosten in de vorm van de begroting 2015 zoals die eruit komt te zien als de gemeente Schiedam zou toetreden. Daarna volgt de wijze waarop deze kosten tussen de deelnemers verdeeld worden (kostenverdeelsleutel en bijdrage per deelnemer).

6.1

Begroting 2015

De raming van de begroting 2015 van de RBG , waarin de kosten voor de uitvoering van de belastingtaken van de gemeente Schiedam zijn meegenomen, is inclusief btw en gebaseerd op: 

De begrotingscijfers 2015 van de RBG zoals opgenomen in de ontwerpbegroting die op 25 juni 2014 door het algemeen bestuur van de RBG zal worden vastgesteld. Deze begroting is exclusief de taakuitvoering t.b.v. de gemeente Schiedam.



De gemiddelde loonsom per fte voor het over te nemen personeel van de gemeente Schiedam (7,5 fte) is gesteld op € 70.000



De gemiddelde stijging van de overhead per medewerker is gesteld op € 8.000



De benodigde formatie-omvang zoals in paragraaf 4.2.1 is aangegeven (109,6 fte).





Geraamd wordt € 80.000 aan meer opbrengsten uit dwanginvordering. Dat is minder dan de opbrengsten bij de gemeente Schiedam op dit moment. Dit wordt veroorzaakt door het versturen van gecombineerde aanslagen voor waterschaps- en gemeentelijke belastingen. Een stijging van de materiële kosten met € 227.000, o.a. als gevolg van meerkosten voor service&onderhoud belasting-applicatie, controle hondenbelasting, luchtfoto’s en accountant- en bankkosten etc.

De begroting 2015 RBG (incl. btw) op hoofdlijnen, zonder de gemeente Schiedam (kolom A) en met de gemeente Schiedam (kolom B), ziet er als volgt uit: Onderdelen uit de begroting Eigen personeelskosten Inhuur derden

A

B

Ontwerp begroting 2015 (excl. Schiedam)

Raming begroting 2015 (incl. Schiedam)

€ 7.220.400 € 700.200

€ 7.766.300 €

800.200

Materiële kosten

€ 4.752.900

€ 4.967.900

WOZ-kosten waterschappen

€ 2.834.900

€ 2.834.900

Indirecte kosten

€ 1.411.200

€ 1.475.200

Subtotaal

€ 16.919.600

€ 17.844.500

Netto-invorderingsopbrengst

€ 2.795.500 -

€ 2.875.500 -

Totaal

€ 14.124.100

€ 14.969.000

26 van 32

6.2

Verdeelsleutel en bijdrage per deelnemer

6.2.1

Verdeelsleutel

De bijdrage van de afzonderlijke deelnemers in de begroting is gebaseerd op een kostenverdeelsleutel, waarin elke deelnemer wordt belast met het aandeel van de werkzaamheden die de RBG voor die deelnemer verricht in de vijf hoofdprocessen. De verdeelsleutel is gebaseerd op: Kosten WOZ:

Aantal WOZ-objecten

Kosten Heffen:

Aantal aanslagregels

Kosten Innen:

Aantal aanslagbiljetten

Kosten Kwijtschelding:

Aantal kwijtscheldingsverzoeken

Kosten Klanteninformatie:

Aantal aanslagbiljetten

Verder is ten behoeve van de kostenverdeling het uitgangspunt dat de kosten voor klanteninformatie volledig worden toegerekend aan de waterschappen en de gemeenten Vlaardingen en Schiedam, omdat Delft gebruik maakt van het eigen KCC. Daarnaast zullen de kosten voor de WOZ worden toegerekend aan de gemeenten, behalve de kosten die de waterschappen dienen te betalen voor het gebruik van de WOZ-waarde voor hun watersysteemheffing gebouwd. Deze kosten worden alleen aan de waterschappen toegerekend. 6.2.2

Bijdragen deelnemers in begroting

Op basis van deze methode is het aandeel in de bijdrage aan de begroting 2015 voor de gemeente Schiedam 8,2%, voor de gemeente Delft 11,8%, voor de gemeente Vlaardingen 8,1% en voor de waterschappen 71,9%. De onderbouwing daarvan treft u aan in de beide onderstaande tabellen. In de eerste tabel staan de aantallen en percentages van de te verwerken eenheden in de vijf hoofdprocessen. In de tweede tabel zijn de geraamde kosten van de begroting 2015 op basis van de percentages uit de eerste tabel verdeeld over de hoofdprocessen, op grond waarvan tenslotte de totaal verdeling af te leiden is. Kostenaandelen op basis van te verwerken aantallen Hoofdprocessen WOZ, aantal objecten

Totaal

Kwijtschelding, aantal aanvragen

38,74%

30,15%

31,11%

330.464

159.453

162.754

2.638.315

10,04%

4,85%

4,95%

80,17%%

89.296

40.595

40.339

948.665

7,98%

3,63%

3,61%

84,79%

1.118.895 96.159

% van totaal Klanteninfo, aantal aanslagbiljetten

Waterschappen

3.290.986

% van totaal

1.029.599

39.074

Schiedam

50.215

% van totaal Innen, aantal aanslagbiljetten

Vlaardingen

129.608

% van totaal Heffen, aantal aanslagregels

Delft

40.319

5.501

3.783

3.151

83.724

5,72%

3,93%

3,28%

87,07%

40.595

40.339

948.665

3.94%

3.92%

92,14%

27 van 32

Bijdrage deelnemers in begroting 2015 RBG (incl. btw) Hoofdprocessen

WOZ Heffen

€

Delft

Vlaardingen

991.646

€

38,74 % €

771.634

Schiedam €

30,15 %

632.704

€

10,04 %

305.288

796.220

Kwijtschelding

€

4,85 %

311.608

Compensatie loonkosten Totaal

€

4,95 %

€

2.559.500

5.051.300

€

6.300.900

€

2.834.900

€

1.025.800

€

801.800

€

1.331.000

80,17 % €

2.834.900 100 %

€

81.866

€

7,98 % €

37.217

€

3,63 %

45.869

€

5,72 %

31.544

€

52.479

36.983

€

3,61 % €

3,93 %

Klanteninfo Subtotaal

Totaal

31,11 %

Heffen-WOZ Innen

Waterschappen

84,79 %

26.274

€

3,28% €

869.734 698.114 87,07 %

52.148

€

1.226.374

3,94 %

3,92%

92,14 %

€ 1.752.100

€ 1.198.200

€ 1.223.200

€ 10.680.400

11,8 %

8,1 %

8,2 %

71,9 %

€ 16.600

€ 98.500

€ 1.768.700

€ 1.296.700

€ 14.853.900

€ 115.100 € 1.223.200

€ 10.680.400

€ 14.969.000

Ten opzichte van de ontwerp begroting 2015 (vaststelling 25 juni 2014 door algemeen bestuur RBG; zonder daarin opgenomen de taakuitvoering voor de gemeente Schiedam), treden m.b.t. de bijdragen van de deelnemers (incl. btw), de volgende verschillen op: Deelnemers

Bijdrage in ontwerp begroting 2015

Bijdrage in begroting 2015 inclusief Schiedam

Verschil

Gemeente Delft

€ 1.831.100

€ 1.768.700

-/- € 62.400

Gemeente Vlaardingen

€ 1.337.900

€ 1.296.700

-/- € 41.200

Waterschappen

€ 10.955.100

€ 10.680.400

-/- € 274.600

€ 1.223.200

Gemeente Schiedam Totaal

€ 14.124.100

€ 14.969.000

De prognose van dit besparingspotentieel (verschil laatste kolom) is een logisch gevolg van de toenemende efficiency door schaalvergroting en ontdubbeling bij toetreding van nieuwe gemeenten. De bijdrage van de gemeente Schiedam in de begroting 2015 van de RBG wordt geraamd op € 1.223.200. In deze berekening is niet betrokken het bedrag dat de gemeente aan door te schuiven btw kan compenseren bij het BTW-compensatiefonds. Dit bedrag wordt geraamd op € 73.000 (zie verder paragraaf 6.4), waarmee de netto bijdrage van de gemeente op € 1.150.200 komt. Deze bijdrage zal - bij een gelijkblijvend takenpakket - in meerjarig perspectief alleen stijgen op basis van de loon- en prijsindex.

28 van 32

6.3

Fiscaliteit

De werkzaamheden van de RBG worden fiscaal technisch zo gestructureerd en vormgegeven dat de kosten van btw en andere belastingen op dienstverlening zoveel als mogelijk worden beperkt. De RBG is een btw-ondernemer die diensten verleent welke op grond van artikel 11, eerste lid, onderdeel u van de Wet op de omzetbelasting zijn vrijgesteld van heffing van btw. De gemeentelijke deelnemers kunnen gebruik maken van de btw-transparantiemethode als vermeld in onderdeel 3.2. van het Besluit ‘ Omzetbelasting en compensatie van omzetbelasting bij publiekrechtelijke lichamen’ van 25 januari 2012, met nr. BLKB 2012/175M. Op basis van de btw-transparantiemethode kan de RBG de btw die is betaald ter uitvoering van werkzaamheden voor de gemeentelijke deelnemers doorschuiven naar de gemeenten. De gemeenten kunnen deze doorgeschoven btw vervolgens compenseren bij het BTW-compensatiefonds. De jaarlijkse vast te stellen procentuele omvang van de door te schuiven btw per deelnemer is gelijk aan het procentuele aandeel in de kosten per deelnemer (zie paragraaf 6.2). Voor de gemeente Schiedam wordt dit bedrag geraamd op € 73.000 voor de gemeente Delft op € 105.000 en voor de gemeente Vlaardingen op € 72.000. Deze berekening is gebaseerd op de btw die berekend is over de directe kosten (dus exclusief overheadkosten).

29 van 32

7

Implementatie

De implementatiefase begint formeel nadat de besluitvorming over de toetreding van de gemeente Schiedam en de wijziging van de gemeenschappelijke regeling, heeft plaats gevonden. Dat zal in de loopt van de herfst 2014 het geval zijn. Om goed voorbereid van start te kunnen gaan met de uitvoering van de belastingtaken en de uitvoering van de Wet WOZ op 1 januari 2015, zal een aantal implementatie-activiteiten eerder moeten worden gestart. In dit hoofdstuk gaan we globaal in op de onderwerpen die in de implementatiefase aan de orde zijn. Vóór 1 augustus 2014 zal er een uitgewerkte projectplanning voor de implementatiefase worden gemaakt.

7.1

Globale uitwerking implementatiefase

7.1.1

Nieuwe belastingtaken

De nieuwe belastingsoorten die de RBG overgedragen krijgt van de gemeente Schiedam moeten in de bestaande bedrijfsprocessen van de RBG worden ondergebracht. Om alle medewerkers op dezelfde wijze te laten werken conform de nieuw ingerichte processen, worden deze processen uitgewerkt op het niveau van werkafspraken (protocollen). De uitwerking verloopt in nauwe afstemming met de implementatie ervan in het belastingsysteem omdat de processen ook in het systeem moeten worden ingeregeld. De medewerkers van de RBG krijgen werkinstructies om vanaf 1 januari 2015 de nieuwe belastingtaken goed uit te kunnen voeren. De medewerkers van het team klantencontact RBG (eerste lijns) moeten worden geïnstrueerd op het beantwoorden van vragen over de nieuwe belastingsoorten en de inrichting van onderdelen van de centrale moet worden aangepast. 7.1.2

Nieuwe medewerkers

Op basis van de afspraken uit het sociaal plan Schiedam zullen gesprekken over de overgang naar de RBG gevoerd worden met de medewerkers van de gemeente Schiedam die hun belangstelling getoond hebben voor de bij de RBG beschikbare functies. Nadat de medewerkers een aanstelling bij de RBG hebben gekregen zullen ze - in overleg met de gemeente - voor 1 januari 2015 een training krijgen voor de uitvoering van de belastingtaken die voor hen nieuw zijn; dat zullen vooral de waterschapsbelastingen zijn. Daar waar medewerkers geplaatst worden op een voor hen nieuwe functie, zal zo snel mogelijk worden geïnventariseerd welke andere vormen van bijscholing of opleiding noodzakelijk zijn. Het team belastingen van de gemeente Schiedam en de RBG hebben elk hun eigen werkpraktijk en cultuur. Dat leidt onvermijdelijk tot verschillende ervaringen en verwachtingen over het werken bij de RBG. In de implementatiefase zullen er kennismakingsbijeenkomsten georganiseerd worden om de wederzijdse verwachtingen op elkaar af te stemmen en de medewerkers van de gemeente Schiedam te informeren over hun mogelijk toekomstige werkgever. .

30 van 32

7.1.3

Opstellen werkafspraken

Over de samenwerking tussen de gemeente Schiedam en de RBG na 1 januari 2015 moeten in de implementatiefase een aantal werkafspraken vastgelegd worden. Deze afspraken hebben o.a. betrekking op: 

de wijze van aanlevering van gegevens door de gemeente t.b.v. het heffen, innen en afdoen van bezwaren van leges, precario en andere specifieke gemeentelijke belastingen waar de RBG afhankelijk is van aanlevering van gegevens door de gemeente;



de wijze van aanlevering van informatie door de RBG aan de gemeenten ten behoeve van mutaties in gemeentelijke bestanden, voor zover dat niet via geautomatiseerde koppelingen gebeurd, of ten behoeve van het bijhouden van gemeentelijke statistieken;



wederzijdse informatie-uitwisseling ten behoeve van de afstemming BAG-WOZ;



de wensen van de gemeente Schiedam op het gebied van het klantencontact (zie paragraaf 4.1.4.).

Afspraken over de aanlevering van informatie vanuit de RBG over de voortgang van de uitvoering van de belastingtaken en de financiële gegevens die daarmee verband houden, worden vastgelegd in het prestatiecontract. 7.1.4

Harmonisatie

In de implementatiefase wordt uitvoering gegeven aan de harmonisatieafspraken m.b.t. de uitvoeringsen beleidsregels. Ook zal de gemeente een aantal verordeningen moeten aanpassen. Bekeken wordt nog of er mogelijkheden zijn om op het gebied van kwijtschelding (doelgroepenbeleid) meer uniformiteit tussen de deelnemers te bereiken. 7.1.5

ICT-voorzieningen

In de implementatiefase wordt aandacht besteed aan het realiseren van een betrouwbare en veilige informatievoorziening tussen Schiedam en de RBG, het tot stand brengen van een WOZ-BAG koppeling, het inrichten van koppelvlakken tussen diverse systemen en de inrichting van de digitale dienstverlening. Deze activiteiten hebben belangrijke raakvlakken met de ontvlechting binnen de gemeente Schiedam. Hierover zal dan ook afstemming plaatsvinden. 7.1.6

Ontvlechting binnen de gemeente Schiedam

In situaties waarin, door taakoverheveling, onderdelen uit een organisatie worden gehaald en elders worden gesitueerd, is vaak sprake van zogeheten ‘ontvlechting’. Het weghalen van organisatieonderdelen heeft altijd gevolgen voor de achterblijvende organisatie. In de implementatiefase is het belangrijk dat de gemeente Schiedam nagaat hoe vergaand de gevolgen zijn van het vertrek van het team belastingen uit de gemeentelijke organisatie. Een essentieel element daarin is de informatie die vanuit het belastingproces gebruikt wordt in andere gemeentelijke werkprocessen. Daarnaast moet worden nagedacht over de wijze waarop binnen de gemeente vorm gegeven wordt aan de invulling van de autonome taak op het gebied van het belastingbeleid (verordeningen) en de invulling van het accounthouderschap (zie paragraaf 3.3).

31 van 32

7.1.7

Externe Communicatie

Aan het einde van de implementatiefase, december 2014, zal de gemeente Schiedam met burgers en bedrijven moeten communiceren over het feit dat de RBG in het vervolg de belastingtaken uitvoert en wat dat voor hen betekent. Daarbij zal ook een aanpassing op de website van Schiedam noodzakelijk zijn en moeten de medewerkers klantencontact van de gemeente burgers doorverwijzen naar de RBG.

7.2

Begroting implementatiefase

Projectkosten betreffen de kosten die - na positieve besluitvorming over de toetreding - gemaakt moeten worden voor de implementatie van de toetreding van Schiedam, in het tweede halfjaar van 2014. Voor deze kosten wordt een bedrag geraamd van € 95.000. De projectkosten zullen gelijkelijk over partijen worden verdeeld. Een eventuele overschrijding van projectkosten zal voor rekening van de RBG komen. In de projectkosten zijn niet meegenomen: 

De kosten t.b.v. “schoon over”. Uitgangspunt is dat Schiedam “schoon” over komt: achterstanden in de aanslagoplegging en de invordering zijn weggewerkt en de bestanden zijn kwalitatief op orde. Aan het eind van het jaar zal bepaald worden of, en zo ja welke achterstanden er bij de gemeente Schiedam zijn. Voor de eventuele afwikkeling hiervan zal een aparte begroting worden opgesteld die ten laste van de gemeente Schiedam komt.



De communicatie van de gemeente Schiedam naar inwoners en bedrijven over het feit dat de RBG vanaf 2015 de belastingtaken namens de gemeente zal uitvoeren. Deze externe communicatie zal door de gemeente Schiedam verzorgd worden.



Kosten voor de eventuele externe inhuur door één van beide organisaties bedoeld om gebrek aan eigen capaciteit voor de uitvoering van de implementatie, te compenseren. Dit zijn kosten die de deelnemers zelf dragen.

Voor de uitvoering van de implementatiefase die loopt van 1 juli 2014 tot 31 december 2014 worden de volgende kosten geraamd: Begeleiding data-migratie belastinggegevens Schiedam in belastingsysteem Key2GH RBG en aanpassing van de digitale diensten en de ontkoppeling van het belastingsysteem Schiedam uit de informatie-architectuur

€ 60.000*

Opleiding, training en interne communicatie

€

Extern projectleider uitvoering implementatiefase, gedurende 6 maanden

€ 20.000

Onvoorzien

€ 10.000

Totaal projectkosten (exclusief btw)

€ 95.000

5.000

*definitieve offerte zal ter goedkeuring aan projectgroep worden voorgelegd

32 van 32