Bata Industrials rekent af met ‘eilandautomatisering’
Werden productieprocessen ooit in losse Excel sheets bijgehouden, nu alle bedrijfsprocessen in Microsoft Dynamics AX geïntegreerd is niet alleen de efficiency verbeterd, de nieuwe omgeving levert ook besparingen op.
De IT-omgeving van de Bata-divisie Bata Industrials werd tot 2005 gekenmerkt door een grote verzameling niet-geïntegreerde applicaties. Om hier een eind aan te maken en een beter inzicht in de eigen bedrijfsprocessen te krijgen werd gezocht naar een passend geïntegreerd ERP-systeem. Samen met Microsoft-partner Pulse Business Solutions werd in 2005 met succes Microsoft Dynamics AX 3.0 geïmplementeerd. Vóór het zover kwam ging hier echter wel een grondige herdefiniëring van de eigen bedrijfsprocessen aan vooraf. Elk primair proces werd opnieuw beschreven. Het in gebruik nemen van Dynamics AX was de laatste succesvolle stap.
Oorsprong in Tsjecho-Slowakije Bata Shoe Organization heeft zijn oorsprong in het toenmalige Tsjecho-Slowakije en is opgericht in 1894. Een van de landenorganisaties, Bata Nederland B.V., werd opgericht in de jaren twintig en heeft zich vanaf de jaren zeventig erop gericht om aan de industriële vraag naar veiligheidsschoeisel en -sokken te voldoen, onder de naam Bata Industrials. Met veiligheidsschoeisel wordt beschermend schoeisel bedoeld, dat speciaal gemaakt wordt voor de werkende mens in uiteenlopende omstandigheden zoals productie, logistiek, bouw, beveiliging et cetera. Met een fabriek in Nederland en een distributienetwerk in meer dan 10 Europese landen heeft Bata Industrials in Nederland meer dan 175 mensen in dienst. Bata Industrials heeft verder vestigingen in Frankrijk, Zuid-Afrika, Australië, Nieuw Zeeland, en Chili. Het hoofdkantoor is gevestigd in Best bij Eindhoven.
Gebrek aan samenhang De ICT-infrastructuur van Bata-Industrials had tot 2005 dezelfde kenmerken als die van het
moederbedrijf: er werd veel zelf ontwikkeld en er was een cultuur van „sub-optimale eilandoplossingen‟. Harry Anton Bloem, CFO Bata industrials Europe: "Bata Industrials erfde de ICT-structuur van de Bataorganisatie. Deze situatie was niet optimaal. Zo werden op de kantoren zeer veel Excel-toepassingen gebruikt; voor de winkelformule werd gewerkt met Exact programmatuur en daarnaast was er nog een op Oracle gebaseerd systeem voor verkoop en productie alsmede een administratief-financieel systeem, eveneens op Oracle gebaseerd. Van enige integratie tussen al die systemen was geen sprake, het was een zeer onsamenhangend geheel." In 2004 rees de behoefte om meer samenhang en structuur in de ICTorganisatie te brengen.
Vaste patronen doorbreken met Business Process Redesign Bij veel bedrijven die aan de vooravond van een IT-reorganisatie staan is besparing op beheerkosten het uitgangspunt. Hier was het Bata Industrials in eerste instantie niet om te doen. Het ging er vooral om de wildgroei aan (sub)oplossingen te beteugelen, oplossingen te integreren en informatie te centraliseren in een modern ERP-achtig systeem. Harry Anton Bloem: "Het was niet de bedoeling om al onze processen klakkeloos naar een nieuw systeem over te zetten. Toen we eenmaal groen licht kregen zijn we allereerst kritisch naar de bedrijfsprocessen gaan kijken: Lopen die processen goed? Kan het wellicht efficiënter?” Uit de verkregen informatie ontwierpen Harry Anton Bloem en Bata Industrials ICT-support engineer, Jan van den Munckhof in samenwerking met alle key-users binnen de organisatie hun Business Process
Redesign: van elk primair bedrijfsproces is een blauwdruk gemaakt, dat het proces tot in detail beschrijft, en dat als leidraad moest dienen om het proces succesvol in de nieuwe ERP-omgeving te integreren. De overgang naar een nieuwe ERP-structuur en nieuwe programmatuur bracht nog een uitdaging met zich mee. Bij elke migratie moeten de gebruikers "mee" naar de nieuwe situatie. Bloem: "Bij Bata Industrials hebben we een gemêleerde groep gebruikers. Een aantal van hen zit al heel lang bij onze organisatie en is gewend aan vaste patronen en gevestigde gebruiken. Het is daarom een uitdaging deze gebruikers te overtuigen van de voordelen van een nieuwe oplossing"
Keuze uit drie oplossingen
Bata Industrials stelde een long-list samen van ICT-bedrijven. Daaruit werd een shortlist samengesteld van geselecteerde partijen, die aantoonbare ervaring hadden in bedrijfssectoren die dicht aansloten bij die van Bata Industrials. Bata Industrials werd hierbij geholpen door haar accountantsbureau/adviesbureau, dat hierover een rapport opstelde, waarin ook de eerder genoemde blauwdruk werd opgenomen. Uiteindelijk werden drie leveranciers naar voren geschoven, die ieder een technische presentatie verzorgden bij Bata Industrials. Uit die drie werd gekozen voor Microsoft en het product Dynamics AX, toen nog Axapta. De overweging om hiervoor te kiezen was dat er vrijwel geen complex maatwerk nodig was en dat Microsoft Dynamics AX bij uitstek geschikt is voor een (internationale) productieomgeving. Bata Industrials ging in zee met Microsoft partner Pulse Business Solutions.
Uitrol meerfasenproject De implementatie van Microsoft Dynamics AX startte in de zomer van 2004. Harry Anton Bloem: "We hebben de nieuwe programmatuur bedrijfsbreed uitgerold. Wel was er sprake van een meerfasenproject. Op 1 januari 2005 zijn we "live" gegaan en gedurende dat jaar hebben we onze gebruikers getraind en de tijd gegeven rustig aan het nieuwe systeem te wennen. In een latere fase hebben we ook onze winkel, de Superstore, die naast onze fabriek in Best staat, bij de implementatie betrokken."
"Het is in de Bata-organisatie altijd gebruikelijk geweest de systemen zelf te ontwikkelen, te implementeren en te onderhouden. Er was in de loop der tijd een wildgroei aan subsystemen ontstaan, waardoor er bijna geen overzicht meer was. Met Microsoft Dynamics AX hebben we een geïntegreerde omgeving gebouwd, die met deze nadelen afrekent en daarvoor een hoge mate van efficiency, overzicht en beheereenvoud teruggeeft." Harry Anton Bloem, CFO bij Bata industrials Europe
De voordelen Na de uitrol kon afscheid worden genomen van de verzameling suboplossingen die de medewerkers tot dan toe gebruikten. De voordelen van één geïntegreerd ERP-pakket tekenden zich meteen af, vooral
omdat een groot efficiencyvoordeel werd behaald. Bloem: "We hebben nu één centraal klantenbestand in plaats van voorheen twee tot drie verschillende databases, waarin klantgegevens bijgehouden moesten worden.” De hiermee geboekte winst komt al meteen tot uiting, als Bloem het huidige orderproces vergelijkt met vroeger: “Vroeger werd de productieadministratie in Excel gevoerd, nu is het een integraal onderdeel van Microsoft Dynamics AX. Het orderproces verloopt daardoor veel efficiënter. Zodra de klant een order plaatst, wordt met een paar klikken zijn „klantenkaart‟ gelicht, en zijn de meeste gegevens voor het uitvoeren van de order al beschikbaar. Voor zover zijn bestelling op voorraad ligt, wordt die meteen gereserveerd. Dit reserveren konden we vroeger niet, en daardoor kon het gebeuren dat we een artikel „dubbel‟ verkochten, als twee klanten hetzelfde product tegelijkertijd bestelden. Zulke fouten zijn nu uitgesloten. De order wordt vervolgens als picklijst “doorgestuurd” naar het magazijn, waar de bestelling wordt verzameld en daarna gereed wordt gemeld voor verzending. Zodra die melding binnenkomt, worden automatisch de pakbon en daarna de factuur gegenereerd. Alle facetten van het orderproces zijn nu zo mooi met elkaar gekoppeld, dat we in vergelijking met vroeger veel minder handmatig administratief werk hoeven te doen, terwijl de kans op fouten heel klein is." Microsoft Dynamics AX bewijst zich volgens Bloem als een onderhouds- en vooral ook gebruikersvriendelijke oplossing: “De gebruikers, die traditioneel al veel met Excel werkten, waren vertrouwd met de „look and feel‟ van Microsoft-applicaties en dat werkt drempelverlagend. Zij hebben vlot de overstap naar de nieuwe omgeving gemaakt en zijn nu in staat om de in huis zijnde informatie beter te delen en te verspreiden over de organisatie. Dat geeft ons onder meer een veel beter inzicht in onze bedrijfsprocessen.” Doordat de processen nu veel efficiënter zijn ingericht, kan het werk door minder mensen worden gedaan. Hoewel kostenbesparing niet het uitgangspunt van de ICT-herstructurering was, zijn 3 FTE‟s komen te vervallen; via natuurlijk verloop zijn een full-time databasebeheerder uit het Oracle tijdperk, een medewerker van de logistieke afdeling en een medewerker van de financiële afdeling afgevloeid. Hun functies zijn niet een-op-een vervangen maar in de rest van de organisatie geïntegreerd.
Toekomstige activiteiten De volgende fase is volgens Harry Anton Bloem de ontwikkeling van de webportal. Bloem: "Het is onze
bedoeling ook onze klanten te linken aan ons ERP-system, zodat zij bijvoorbeeld on-line bestellingen kunnen plaatsen en het ordertraject zelf kunnen volgen. Ook zie ik veel in de toepassing van Business Intelligence. Daarmee krijgt niet alleen het management, maar krijgen ook onze afdelingshoofden meer inzicht in hoe de processen lopen, zodat zij die verder kunnen optimaliseren.”
Eisen Functionele integratie van subsystemen Gemakkelijk te onderhouden Gebruikersvriendelijkheid, vooral om gebruikers in het migratieproject "mee te krijgen"
Voordelen Beter inzicht in productieproces Verbeterde efficiency Mogelijkheid om als vervolgstap via het web klanten en prospects te linken met het ERP systeem Besparing van 3 FTE's via natuurlijk verloop
Producten Microsoft Dynamics AX – www.microsoft.nl/ax
Links Bata Industrials - www.bataindustrials.nl/welkom Pulse Business Solutions - www.pulse.nl
