Balatoni TDM füzetek Új lehetôségek a turisztikai együttmûködésekben

Bevezet

9/17/07

10:34 PM

Page 3

Balatoni TDM füzetek Új lehetôségek a turisztikai együttmûködésekben

Szerkesztette: Nyirádi Ágnes és Semsei Sándor

Balatoni Integrációs és Fejlesztési Ügynökség Kht. Siófok, 2007

3

Bevezet

9/17/07

10:34 PM

Page 4

Balatoni Integrációs és Fejlesztési Ügynökség Kht. © 2007

Jelen dokumentum a Balatoni Integrációs és Fejlesztési Ügynökség Kht. tulajdona, bármilyen jellegû felhasználása csak a tulajdonos írásbeli engedélyével lehetséges.

4

Bevezet

9/17/07

11:29 PM

Page 5

TARTALOMJEGYZÉK

Elôszó . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6. old. I. Füzet - A TDM szervezeti modell – Alapok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9. old. II. Füzet - A helyi szintû TDM-szervezet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29. old. III. Füzet - A mikro-régiós TDM-szervezet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41. old. IV. Füzet - A regionális TDM-szervezet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53. old. Mellékletek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67. old.

5

Bevezet

9/17/07

10:34 PM

Page 6

Elôszó A Balatoni Integrációs Kht. által kezdeményezett „Fenntartható Balatoni turizmus helyi együttmûködésre épülô, gazdasági-, társadalmi modelljének megvalósítása” projekt keretében került kidolgozásra a Turisztikai Desztináció Menedzsment Szervezeti Modell. A szervezeti modell célja a Turisztikai Desztináció Menedzsment (a továbbiakban: TDM) szervezetek gyors és hatékony kialakításának, valamint fenntartható mûködésének az elôsegítése. A szervezeti modell a már mûködô TDM-modellt követô szervezetek, valamint az elterjesztésben közremûködô Balatoni Integrációs Kht. tapasztalatainak felhasználásával készült, ezek dokumentumaira épül, kialakítását széles körben készített interjúk, mûhelymunka és számtalan véleményezés támogatta. A TDM-modell létrehozásában egyrészt a már eredményesen mûködô - TDM-modellt követô - szervezetek tagjai, munkatársai, másrészt TDM-ismeretekben jártas szakemberek, valamint egyéb turisztikai szervezetek munkatársai vettek részt konzultációs partnerként. Ismereteik, tapasztalataik alapozták meg a modell összeállítását. Önzetlen munkájukkal nagyban hozzájárultak a szervezeti modell dokumentációjának elkészítéséhez. A modell kialakításához szükséges szakmai szempontok az alábbi szervezetek munkatársai és konzultációs partnerei részérôl kerültek megfogalmazásra: Szervezetek: Gyenesdiási Turisztikai Egyesület – Gyenesdiás; Nyugat-Balatoni Térségmarketing Kht. – Keszthely; Balatonfüredi Turisztikai Egyesület – Balatonfüred; Balatoni Integrációs és Fejlesztési Ügynökség Kht. – Siófok; Chrome Kreatív Munkák Kft. – Budapest Konzultációs partnerek: Szalóky Jenô Ferincz József Kovács Judit Semsei Sándor Nyirádi Ágnes Tar László Antal Bernadett Pókos Katalin Szabó Éva

Gyenesdiási Turisztikai Egyesület; Gyenesdiási Turisztikai Egyesület; Gyenesdiási Turisztikai Egyesület; Chrome Kreatív Munkák Kft; Balatoni Integrációs Kht. képviseletében; Nyugat – Balatoni Térségmarketing Kht.; Balatonfüredi Turisztikai Egyesület; Magyar Turizmus Zrt. Balatoni RTPI; Zánkai Gyermek és Ifjúsági Centrum Kht;

A kiadvány alapjául szolgáló „Turisztikai Desztináció Menedzsment Szervezeti Modell” tanulmány összeállítását a konzultációs partnerek iránymutatásai alapján a Szinergia Kft. szervezetfejlesztési tanácsadói és szakértôi végezték: Czimbalmos Béla Szilvási István Kropf Hajnalka Tamok Zoltán Dr. Jakab János jogi konzulens Szakmai projektvezetô: Nyirádi Ágnes

A kiadvány alapjául szolgáló tanulmányt lektorálta: Semsei Sándor, Chrome Kreatív Munkák Kft.; Szakály Szabolcs, Heller Farkas Fôiskola; (I. és II. füzet) Szalóky Jenô, Gyenesdiási Turisztikai Egyesület. A Füzeteket szerkesztette: Nyirádi Ágnes és Semsei Sándor

6

Bevezet

9/17/07

10:34 PM

Page 7

A szervezeti modell célja A TDM füzetek (a továbbiakban: füzetek) azon szervezetfejlesztési lépéseket, szervezeti struktúrákat, feladatokat és szerepköröket, illetve azok viszonyrendszerét mutatják be, amelyek a desztináció menedzsment szervezetek gyors és hatékony kialakításának és fenntartható mûködésének szakmai-pénzügyi-társadalmi alapját jelentik. A szerzôk és konzulensek (nemzetközi és hazai) tapasztalatai azt mutatják, hogy a füzetekben felvázolt szervezetfejlesztési modelltôl való eltérések a megszületô desztináció menedzsment szervezetek (a továbbiakban: DMSZ) mûködésében komoly fennakadásokat, kommunikációs és (együtt)mûködési anomáliákat okozhatnak. Azokon a helyeken, ahol nem az ún. „tiszta modell” valósul(t) meg – és ilyenbôl igen sok van -, a DMSZ-ek tagsága máris szembesült e nehézségek legtöbbjével. A füzetekben bemutatott modellt a „Fenntartható Balatoni turizmus helyi együttmûködésre épülô, gazdasági-, társadalmi modelljének megvalósítása” projekt keretében, egy pilot-projekt során több településen teszteltük, s a modell megfogalmazásaiba a pilot-szakasz tapasztalatait is beépítettük. A pilot-szakasz eredményeként létrejött DMSZ-ek strukturális és mûködési sajátosságai és problémái mindenki számára komoly tanulságokkal szolgálhatnak, aki DMSZ kialakításába szeretne fogni. A modell kifejezetten és kizárólag szervezetfejlesztési kérdéseket tárgyal, nem célja általános turizmusszakmai kérdések taglalása. Azokat csak közvetve érinti, amennyiben az az adott helyen elengedhetetlennek tûnik. A szervezeti modellnek ezen felül nem célja és nem is lehet célja „elôírásszerûen” definiálni a DMSZ-ek által nyújtott konkrét turisztikai, szakmai szolgáltatásokat és termékeket, valamint a TDM-hálózat területi (helyi, mikro-régiós) lehatárolását sem. A TDM Szervezeti Modell leírását tartalmazó dokumentum nem más, mint ajánlás azok számára, akik DMSZ-t kívánnak létrehozni, mûködtetni, illetve TDM-hálózatba próbálnak szervezôdni. Célja, hogy az érintettek minél gyorsabban és hatékonyabban tudják megalakítani és mûködtetni a szervezeteket, valamint a létrejött szervezetek könnyen illeszkedhessenek egymáshoz. A szervezeti modell ajánlást ad az alkalmazható szervezeti formákra, támogatást nyújt az átfogó, általános és részletes pénzügyi tervezéshez, ismerteti a szervezetek kialakításának minimális feltételeit, bemutatja a javasolt turisztikai informatikai alkalmazás funkcióit és mintadokumentumokat, sablonokat biztosít a szervezetek kialakításához.

7

Bevezet

9/17/07

8

10:34 PM

Page 8

1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 9

Balatoni TDM füzetek / I. Füzet - Alapok

Turisztikai Desztináció Menedzsment I. Füzet Alapok

1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 10


TARTALOMJEGYZÉK

Bevezetés 1. A turisztikai desztináció menedzsment (TDM) szükségessége . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11. old. 2. A desztináció fogalma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12. old. 3. A desztináció menedzsment fogalma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14. old. 4. DMSZ struktúra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16. old. 5. Szervezeti formák . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18. old. 6. Finanszírozás, pénzügyi modellek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19. old. 7. Mûködési feltételrendszer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20. old. 8. Informatikai támogató rendszer funkcionális követelményei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24. old. 9. Kialakítási és mûködési kockázatok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27. old. 10. Mellékletek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28. old.

10


1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 11

Balatoni TDM-füzetek / I. Füzet - Alapok

Bevezetés 1. A turisztikai desztináció menedzsment (TDM)1 szükségessége „Új igényekkel jelentkezô, ún. „multiopcionális” üdülôvendégek, globális méretûre tágult piac, egyfajta monopoli-játék a versenytársak között, belsô szervezeti és management-problémák (a turizmus-management költségollója), a szabadidôs infrastruktúra folyamatos fenntartásának és megújításának terhei, illetve a meglévô természeti és szociális adottságokból kiinduló, fenntartható fejlôdés biztosítása – nagyjából így jellemezhetô az a feszültségmezô, amiben a mai turisztikai szervezetek mozognak. Számtalan felelôsségteljesen gondolkozó régió dolgozik a megoldáson. Közülük jó néhánynak tudomásul kell vennie, hogy a megújult kihívásokra képtelen adekvát válaszokat adni. Mert ahhoz, hogy sikeresen mûködjön, nem elegendô ezt vagy azt a részproblémát megoldania. Sikeresnek csakis azok a régiók bizonyulnak, amelyek elegendô minôségi szálláshellyel, a legmodernebb infrastruktúrával és vállalkozói szemléletû managementtel rendelkeznek. Piacra szabott, minôségileg kifogástalan ajánlati csomagok, sokrétû piaci tevékenység, rugalmas piaci megjelenés és márkatudatosság - röviden: a desztináció-management-koncepció a megoldás”.2 Felkészült-e a Balaton Régió, felkészült-e Magyarország a fenti kihívásokra? Egyáltalán: tudatosodott-e a turizmussal foglalkozókban a kérdés: mibôl fogunk megélni holnap? Feltettük-e kíméletlenül önmagunknak azokat a kérdéseket, amelyek feltárhatják annak okát, hogy a Balaton Régió turizmusa hanyatlik?3 S ha igen, a válasz során vajon a rajtunk kívül álló (gazdasági, politikai, emberi) okok mellett találtunk-e olyanokat, amelyek bennünket érintenek, amelyek felvetik a személyes felelôsség kérdését? Egyszerûbben: megkérdeztük-e önmagunkat, vajon mit tehetünk mi azért, hogy a dolgok megváltozzanak? Nos, egyre többen gondoljuk úgy, legfôbb ideje egy asztalhoz ülni, és feltárni annak okait, amirôl szezon végén mindenki panaszkodni szokott: kevés a vendég, és az is olyan, hogy abból nem lehet megélni. Pedig a desztináció management elsô törvénye: a világnak számtalan olyan helye van, ahol az emberek a turizmusból (is) (meg)élnek. Méghozzá jól. Jövôre is. Ezt nem árt tudni. Az UNWTO adatai szerint a globális turisztikai piac a tavalyi évben átvette a vezetô szerepet a világgazdaságban. A Balaton Régió, hagyományait, kultúráját, természeti és szociális adottságait tekintve igencsak kivehetné a részét ebbôl a sikerbôl. Mégsem teszi. Legalábbis nem az elvárható mértékben. Ennek okai igen szerteágazóak, ám ez nem az a hely, ahol errôl részletesen értekeznünk kéne. Összefoglalóan annyit mondhatunk talán: egyre nyilvánvalóbb, hogy gyökeresen kell megváltoztatni a dolgokat, a felületi kezelés többször csôdöt mondott már. Hol kezdjük? Hol vannak a gyökerek? Ismerünk Európában tartományt, ahol 475.000 lakos évente 100.000 vagon almát ad el – étkezési almaként. Ugyanott, ugyanaz a 475.000 ember 26 millió vendégéjszakát produkál. A Balaton Régió lakosainak száma kb. 250.000. A vendégéjszakáké 3-4 millió. A tények magukért beszélnek. Valamit nem tudunk eléggé. Fôként, ha meggondoljuk, hogy annak a 100.000 eladott vagon almának egy része Szabolcsban terem. Minek kell tehát változnia? A válasz kézenfekvô: nekünk, egymáshoz és környezetünkhöz való viszonyunknak elsôsorban. Azaz annak a perspektívának, amibôl a dolgokat szemléljük. Szemléletváltásra van szükség mindenekelôtt. És persze, mint már annyiszor a történelem során, a sok szerencsétlenségbe szerencse is vegyült: a Balaton Régió, 40 éves, politikai álkonjunktúrával tarkított Csipkerózsika-álmából ébredvén olyan helyzetben találja a nemzetközi turizmust, hogy – kis erôltetéssel – kihagyva néhány fejlôdési lépcsôt, közvetlenül kapcsolódhat be a nemzetközi élvonal gondolkodásába.4 Csak erôsen kell figyelnünk, és nem szabad azt hinnünk, hogy mindent (jobban) tudunk. Mert nem tudunk jobban semmit. Legalábbis a tények ezt mutatják. Tehát tanulnunk kell. Tanulnunk azoktól, akiket saját, mindennapi gyakorlatuk tanított meg arra, hogy mit kell tenniük. És fôként arra, hogy hogyan. Desztináció menedzsment… Az is ott kezdôdik, ahol a 26 millió vendégéjszaka. Az embereknél. Azoknak az embereknek önmagukhoz, egymáshoz és környezetükhöz való viszonyánál, akik „csinálják”. Ha eléggé figyelünk, eleget tanulunk, és hozzátesszük azt, amit magunktól tudunk, képesek leszünk, akár a sci-fi regények hôsei, a nagy idô-ugrásra. A német változás-management szakirodalomban ezt „Zeitfenster”nek (idô-ablaknak) hívják.

1

2 3 4

A szó a Tourism Destination Management angol kifejezés kényszerû „magyar” megfelelôje. Jelen füzet szerzôi évek óta gondolkodnak a kifejezés használható magyar nyelvû megfelelôjén, de ezidáig egyetlen felmerült javaslat sem állta meg a helyét. Hubert Bratl, Franz Schmidt: Handbuch Destinationsmanagement, Wien, 1998 LT Consorg Kft.: A Balatoni turizmus fejlesztési koncepciója és programja, 2005 Survey of Destination Management Organisations Report, World Tourism Organization, April 2004


11

1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 12


Az minden alkalommal megnyílik, ha: a) a helyzet elviselhetetlenségének mértéke elér egy szintet (drasztikusan csökken az érkezések, a vendégéjszakák száma, a forgalmi mutatók zuhannak). Abban a pillanatban, amint a „szenvedés” kényszerítô ereje a „bázis” változtatási hajlandóságába és akaratába csap át, hatékonyan segítheti a desztináció kialakulását; b) fontos, stratégiai vagy operatív pozícióban lévô vezetôk személye változik vagy ereje gyengül, vagy generációs váltás van folyamatban, és a régi és új vezetô réteg megegyezik a változtatás szükségességében, mert belôlük alakulhat ki az ún. „Change-Team” (változás elôkészítô csapat); c) a térség közvetlen közelében található olyan desztináció, amelyben a desztinációvá fejlôdés sikereket hozott. A minta hihetetlen ösztönzô erôt jelent. d) a jelenlegi rendszer gyengeségeit csak a vak nem látja.5 Nos, a Balatonra vonatkoztatva, azt gondoljuk, a feltételek adottak. Minden együtt áll. A változtatáshoz. Ahhoz, hogy kitartó munkával és tanulással a Balaton Régió vonzó európai úticéllá váljon. A szó korszerû értelmében desztinációvá fejlôdjön.

2. A desztináció fogalma A desztináció latin eredetû szó, jelentése valamilyen irányú elrendeltség, rendeltetés. A turizmusban az (elrendelt) úti célként értelmezhetô. A turisztikai desztináció legtágabb definíciója: „Olyan földrajzi térség, amelyet a mindenkori utazó úti célként kiválaszt magának. A desztináció tartalmazza az összes szükséges intézményt/létesítményt, amely az elszállásoláshoz, ellátáshoz, szórakozáshoz/tevékenységhez szükséges”. 6 Fenti meghatározásból több kérdés is adódik: az elsô a desztináció földrajzi körülhatárolása. Ez történhet a turista, de nyilvánvalóan az azonos térségben mûködô szolgáltatók felôl is.7 A Balaton Régió esetében a földrajzi körülhatárolás viszonylag egyszerû kérdés, mindamellett hangsúlyozni kell a nem part-menti települések szerepét a desztináció egészének mûködésében. A kisebb – nem regionális szintû – desztinációk, mikro-régiók, települések esetében a helyzet ennél jóval bonyolultabb. Ahhoz, hogy milyen feltételei vannak ezeken a szinteken a desztináció-képzésnek, a füzetek további fejezetei adnak támpontokat. Megjegyzendô még, hogy a turisztikai márka és a desztináció fogalmát gyakran igen nehéz elválasztani egymástól, sôt a desztináció-menedzsment egyik fô célja a desztinációnak mint márkának a piaci menedzsmentje kell legyen. Ami viszont biztos, az az, hogy súlyos hibát követ el, aki a desztinációt politikai vagy közigazgatási határok mentén akarja létrehozni, hiszen azok a turista szemével nézve nem, vagy csak ritkán észlelhetôk. A desztinációk kialakítása sokkal inkább szerves, tájegységi, kínálati, illetve turisztikai potenciálban rejlô, hasonló viszonyokat kell, hogy tükrözzön. A területi megközelítés mellett a desztináció fogalmának meghatározására a szolgáltatók/intézmények irányából való megfogalmazás még közelebb visz a lényeg megértéséhez: „A desztináció a tulajdonképpeni turisztikai termék. Az ügyfél szemével nézve a turisztikai termék nem más, mint egy szolgáltatási láncolat, melynek elemei az oda- illetve visszautazást kivéve egy bizonyos térségben lokalizálódnak.” 8 A piaci mûködés szemszögébôl nézve egy modern desztináció a következô alkotó-elemekre épül: 1. Az adott területen található szolgáltatók, létesítmények együttmûködési készsége A turisztikai desztinációk felépítésével mindig párhuzamos az a törekvés, hogy a kisebb szolgáltatók a hálózatba szervezôdés révén a „nagyobb” versenytársaknak egyenrangú partnereivé válhassanak a piacon. Az összefogás egyúttal megteremti - a marketing irányultságától függôen – a szakmán kívüli vállalkozásokkal, intézményekkel való együttmûködés lehetôségét is.

5 6 7 8

Destinationsmanagement - Lehren und Impulse aus der Praxis, Daniel Fischer, in: Jahrbuch für Tourismuswirtschaft 2002/2003 alapján Dr. Knut Scherhag: Touristische Destinations-Marken, el_adás ITB, 2004 idézi: Th. Bieger 2002-es meghatározását A kérdéssel kacsolatosan érdekes felmérések készültek Németország északi részén: ETI: Ostfriesland Infoletter, Trier 2003 Prof. Dr. Hartmut Luft: Organisation und Vermarktung von Tourismusorten und Tourismusregionen Destination Management, Gmeiner-Verlag GmbH, Meßried, 2004

12


1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 13


2. Szolgáltatási láncolatok/hálózatok A professzionálisan menedzselt desztináció fontos vonása a jól mûködô, a megfelelô részpiacokra (kerékpározás, kalandtúra, kulturális turizmus, wellness, stb.) és az ennek megfelelôen kiválasztott célcsoportokra irányuló szolgáltatási hálózatok megléte. A szolgáltatási hálózatok kialakításánál különösen fontos a régi mondás figyelembe vétele: A fogyasztód cipôjében kell járnod! A minôségi differenciálás mint verseny-stratégia kötelezôen feltételezi, hogy a szolgáltatói hálózatok a desztinációba érkezô vendég fogadásától a távozó vendég teljes elégedettségéig mûködôképesek legyenek. Ennek feltétele viszont a megfelelô misôség-menedzsment megléte. 3. Management- és marketing-kompetenciák A desztinációnak rendelkeznie kell egy minden tagja számára elkötelezô érvényû desztinációs stratégiával. Méghozzá úgy, hogy annak hordozói maguk a szolgáltatók legyenek. Az ilyen stratégiák kidolgozásába tehát be kell vonni magukat a partnereket is. 4. Eszközök A hatékonyan mûködô desztináció számára elengedhetetlen egy elektronikus infromációs- és foglalási rendszer mûködtetése. 5. Professzionális struktúra A sikeres desztinációs mûködés feltételezi azoknak a szakmai szervezeteknek a meglétét, amelyeket a szakirodalom „Destination Management Company”-nak nevez. Ezek, a füzetek megfogalmazásában a különbözô szinteken mûködô DMSZ-ek által létrehozott munkaszervezetek. A mennyiségi és minôségi személyi feltételek megléte az a tényezô, ami a legdöntôbben befolyásolja a desztináció sikerét. 6. A vendég perspektívája A desztináció kialakításának perspektívája kétséget kizáróan a vendég szemszöge. A politikai vagy közigazgatási határokról leválasztva, a desztináció az a terület kell legyen, amit a turista mint egységet érzékel. 7. Márka(név) Minden desztináció kell, hogy valamelyes márka-jelleggel rendelkezzen. A márkának tisztán definiált, egyértelmûen hozzárendelhetô és lehetôleg egyedi tartalommal kell asszociálhatónak lennie. A „Balatoni TDM füzetek” célja azon társadalmi változásoknak a segítése, amelyek egy térség desztinációvá szervezésének köszönhetô három legnagyobb elônnyel szolgálnak: - A Balaton Régió turizmusának végre lesz gazdája. Méghozzá – amennyiben a füzetekben javasolt struktúra a települések szintjétôl a régióig kiépül – legitim gazdája lesz: azok a vállalkozók/szolgáltatók, intézmények, vállalatok és önkormányzatok, akik a turizmust tulajdonképpen „csinálják”; - Az egyes desztinációs szervezetek olyan szakmai kompetenciát (munkaszervezeteket) rendelnek mûködésük mellé, amely a turizmus ügyét hozzáértéssel, a helyi viszonyok, a kínálat, a kereslet, a piaci trendek ismeretében szakmai alapon menedzseli; - A szolgáltatói-települési-mikro-régiós-regionális térségi és szakmai hálózatok kialakulása olyan forrásokhoz segít(het)i a menedzsment-tevékenységgel foglalkozó szervezeteket, amelyek lehetôvé teszik a minôségi munkavégzést. A turisztikai desztináció modern értelemben véve tehát nem más, mint egy olyan (földrajzilag többékevésbé behatárolható) fogadóterület, amely a benne található (turisztikai) szolgáltatások és intézmények professzionális struktúrába (hálózatba) szervezése, a hálózatok magas színvonalú szakmai menedzsmentje és a rendelkezésére álló eszközök révén képes vonzó úti célként (márkaként) megjelenni a turisztikai piacon, illetve az odaérkezô vendégeknek mindennemû, az ott-tartózkodással kapcsolatos igényét maradéktalanul kielégíteni.


13

1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 14


3. A desztináció menedzsment fogalma Mint azt a desztináció fogalmának magyarázatánál említettük, a 90-es években a turisták szokásainak változásai és a technológiai fejlôdés olyan, lényeges hangsúlyeltolódásokat okoztak a turisztikai piacon, amelyek mindmáig meghatározzák mind a keresleti, mind pedig a kínálati oldalon ható trendeket. Ezek közül kiemelkedô fontossága van a települések, térségek, tájegységek márkanévvé alakítására való törekvéseknek, az élményközpontú marketing-kommunikáció térhódításának, valamint az ezeket támogató társadalmi struktúrák kialakításának. A piacon megjelenô turisztikai termék - a mai turisztikai marketingkommunikáció szóhasználatában - tulajdonképpen nem más, mint élmények ígérete és „fogyaszthatóságuk” feltételrendszere. Ebben az értelemben termék nem csak, sôt egyre kevésbé, az elszigetelten megjelenô egyes szolgáltatás (pl. gyógyfürdô, szálloda, vízipark), hanem sokkal inkább az egyes szolgáltatásokat/élményeket egységes termék/élménykínálatként reprezentáló település, tájegység, régió, ország vagy kontinens. Az elmondottakból következik, hogy az egyes települések, tájegységek turizmusa piaci értelemben akkor mûködik manapság sikeresen, ha a térségben található vonzerôket sikerül termékké alakítani, a termékeket desztinációba ágyazottan piacra juttatni, végül a piacon értékesíteni. A felsorolás sorrendje nem véletlenszerû, sokkal inkább azt mutatja, mennyire egymásra épülô, organikusan szervezôdô szintekrôl van szó. A láncolat legalsó szintjén a vonzerô található. Ahhoz, hogy egy vonzerô jó eséllyel induljon harcba a hazai és nemzetközi turisztikai piacon, elsô lépésben termékképessé kell fejleszteni. Önmagában a táj gyönyörû ugyan, de turisztikai értelemben hasznosítható vonzerôvé csak fejlesztések révén válik (turista-útvonalak kialakítása, tûzrakóhelyek létesítése, források karbantartása stb.). Szépen példázza ezt a folyamatot a hévízi gyógyfürdô története, melynek során a földtani képzôdmény egyszerû melegvizû tóból fürdô- és gyógykomplexummá nôtte ki magát. A termékképessé fejlesztett vonzerô önmagában és önmagától is „értékesülhet” ugyan, de értékesítésének esélyei roppant alacsonyak (a hazai erdôk szépségébe puszta vonzerôként egy Európában autózó német turista nagyon kis eséllyel fog belebotlani), fôként, ha figyelembe vesszük a termékkínálat és a piaci tevékenység oldalán jelentkezô hihetetlen konkurenciát. Ahhoz tehát, hogy a termékképes vonzerô megjelenjen a piacon, elsô lépésben termékké kell fejlesztenünk. A termékké fejlesztés folyamata nem azonos a termékfejlesztés fogalmával. A termékké fejlesztés lényege az összehasonlíthatóvá formálás. Más szóval: ahhoz, hogy egy vonzerô termékké válhasson, a vásárló számára érthetôen meg kell határozni lényeges jegyeit, illetve fogyaszthatóságának feltételeit. (Ha részesülni akar valaki az érintetlen természet szépségébôl, nyugodt sétákat tenni az erdôségekben, közben forrásvizet inni, akkor el kell mondjuk neki: így és így juthat ide, ilyen és ilyen helyen szállhat meg, ennyit és ennyit kell fizetnie ezért, és így tovább). Más szóval: olyan attribútumokkal kell felruházni az egyszerû vonzerôt, amely megragadhatóvá, leírhatóvá, végsô soron összehasonlíthatóvá és megszerezhetôvé, „fogyaszthatóvá” teszi a benne rejlô élményt, természetesen mindvégig szem elôtt tartva azokat a pozitív különbségeket, amelyek kiemelhetik a hasonló vonzerôvel bíró konkurens termékek közül. Ha a termékképes vonzerô piacképes termékké alakítását elvégeztük, megtettük az elsô lépést a sikeres piaci mûködés irányában. A fent elmondottak érvényesek az egyes desztinációs szintekre is, jóllehet, azok esetében termék-csoportokról kell beszélnünk. Ebben az értelemben a turisztikai piacon minden település, minden tájegység/mikro-régió, minden régió, egyszóval minden térség mint termék jelenik meg. (Például Hévíz: Azt a gyógyvízre mint vonzerôre épülô, többé-kevésbé piacképes desztinációt, azaz települési szintû turisztikai terméket jelenti, amely települési szinten rendelkezik egy sokszínû, ám egységes termékkínálati rendszerrel, amelynek alapelemei a gyógyfürdô, a szálláshelyek, a kikapcsolódási és wellness-lehetôségek, az éttermek, hogy csak a legfontosabbakat említsük. A folyamat következô lépése a turisztikai piacra jutás. Ennek eszközei közismertek, a vásárokon való megjelenéstôl az Internet alapú informatikai rendszerekig terjednek. A folyamat záró eleme az értékesítés mozzanata, amely a közeljövôben várhatóan eltolódik az online-értékesítés irányába, bár a hagyományos értékesítési módok és csatornák szerepe jelenleg még meghatározó. Az értékesítés folyamata nyilvánvalóan nem zárul le a vásárlással, végsô mozzanata akkor következik el, amikor a várakozásait minden szinten kielégítô élményekkel gazdagodott turista hazaérkezik. A turisztikai desztináció számára az ügyfélmegtartás és -gondozás folyamata itt veszi kezdetét.

14


1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 15


A jól mûködtetett desztináció-menedzsment ismétlôdô körfolyamatokat hoz létre a turistákra vetítve, mely folyamatosan fenntartható fejlôdést indukál az adott térség egészére nézve, fôként, ha figyelembe vesszük a turizmus multiplikatív gazdasági és egyéb hatását is. A fentiekben részletezett folyamatot egyszerûsítve: 1. Vonzerôk (értékek) felkutatása 2. Vonzerôk termékképessé fejlesztése 3. Termékek, termékcsoportok kialakítása 4. A fejlesztett termékek desztinációba ágyazása 5. A desztinációk és a beléjük ágyazott termékek piacra vitele 6. A termékek értékesítése 7. A látogatók-vendégek maradéktalan élményének biztosítása 8. Az elégedett ügyfelek megtartása Fenti folyamat egyes lépcsôit az egyszerûség kedvéért elkülönítve mutattuk ugyan be, ám a valóságban ezek a lépcsôfokok szüntelenül kiegészítik és feltételezik egymást. A folyamatból bármely elemet elhagyjuk, az gátolni fogja az adott térség turizmusának sikeres mûködését. Ez egyben jelenti azt is, hogy az adott térség turizmusának sikeressége elsôsorban azon múlik, sikerül-e a térségnek a folyamat egészét és egyes lépéseit megtervezni, illetve a terveknek megfelelôen menedzselni. A folyamat-menedzsment sikere pedig alapvetôen három kérdésen dôl el: 1. Sikerül-e megteremteni a térségben azokat a társadalmi kereteket, amelyek hosszú távon biztosítják a turizmus mûködésében érdekeltek együttmûködését, felismertetik velük közös érdekeiket, illetve biztosítják számukra a beleszólást a térségi szintû desztinációt alakító kérdésekbe. Azaz: tudatosítják és hozzáférhetôvé teszik számukra a Nyugat-Európában évtizedek óta sikeresen mûködô, társadalmi (települési, térségi, regionális, stb) szintû együttmûködések eszköztárát. 2. Sikerül-e megteremteni azt az információ- és tudásbázist, azaz azt a hatékonyan mûködô szakmai kompetenciaszintet, amely a folyamat egészét menedzselve, magas szintû szakmai hozzáértésénél fogva képes megtervezni és megvalósítani a folyamat egyes lépcsôit. 3. Sikerül-e elôteremteni a folyamat egészének menedzseléséhez szükséges forrásokat, illetve - az elsô pontban leírt társadalmi bázisra támaszkodva - sikerül-e a turizmusban érdekeltek között olyan érdekeltségi rendszert kialakítani, amely képes mozgósítani és a mûködésbe bevonni – még a forráshiányos idôszakokban is - a térségben rejlô egyéb, vállalkozói, szponzorációs stb., illetve térségen kívüli regionális, valamint központi állami és EU-s forrásokat. A desztináció menedzsment tulajdonképpen nem más, mit a fent felvázolt (valójában hihetetlenül összetett és bonyolult) folyamat tervezôje és szabályozója. A tevékenység összetettsége regionális szinten megköveteli a desztináció menedzsment szervezetek tovább strukturálását, ami egyfajta munkamegosztást is jelent a desztinációs szintek között. Maga a regionális szintû desztináció - hasonlattal élve – nem más, mint az ôt alkotó elemekbôl álló mozaik. A legalsó, ám a tulajdonképpeni „hordozó” szintjén az egyes szolgáltatások és intézmények találhatóak. A belôlük kialakított hálózat alkotja a helyi (települési szintû) desztinációt. A helyi szintû desztinációk természetes térségi tömörülése a mikro-régió, a mikro-régiók és a települések pedig együttesen alkotják a regionális desztinációt. Az egyes desztinációs szintek – elsôsorban piaci lehetôségeik és forrásaik függvényében – más és más kompetenciákkal rendelkeznek. A kompetencia szintek definitív elválasztása az egyik záloga a hatékony mûködésnek. E szerint a szolgáltatók elsôsorban saját szolgáltatásukért mint turisztikai termékért felelnek. A helyi (települési) szintû desztináció menedzsment feladata és felelôssége elsôsorban a települési szolgáltatások hálózatának mint terméknek a fejlesztése, ápolása a turista informálásától, a helyi szolgáltatók képzésén át egészen a panaszkezelésig. A mikro-régiós szint a helyi szintek által „beszállított” termékek piacra juttatásáért és értékesítéséért felel, míg a regionális szintû desztináció menedzsment mindenekelôtt a régió egészének „márkázását” végzi. Ez az alulról épülô, minden szintjén a megfelelô (szakmai) kompetenciával felruházott rendszer számtalan elônyt kínál, melyek közül mégis talán a legfontosabb, hogy a turizmus ügyeinek intézése a leginkább érintettek kezébe kerül: azokéba, akik „csinálják”.


15

1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 16


A rendszer alapegységei a DMSZ-ek. A DMSZ-ek alapvetôen az alábbi feladatokat látják el: • • • • • • • • • • • • • •

Partnerség ápolása Kutatás Tervezés Fejlesztés Projekt menedzsment Attrakció menedzsment Minôségbiztosítás Monitoring Desztinációs marketing Pályázatírás, pályáztatás Adminisztráció Koordináció Szakmai képzés Tanácsadás

Fenti feladatok hatékony ellátására - az európai tapasztalatoknak megfelelôen - (regionálisan) egy több (három) szintû, alulról felfelé építkezô szervezeti rendszer, DMSZ-hálózat bizonyul a legalkalmasabbnak.

A TDM rendszerben a szervezeti struktúra különbözô szintjein létrejövô szervezetek alapvetôen mind ugyanazt a komplex turisztikai feladatot látják el (a hozzájuk tartozó desztináció menedzselése), de az egymásra épülô szervezeti struktúrában az ésszerû munkamegosztás, a költséghatékony mûködtetés és a célorientált, eredményes és fenntartható turizmusfejlesztés érdekében az egyes feladatok hangsúlya (így az elvégzendô résztevékenységek) a különbözô szinteknek a szervezeti struktúrában betöltött funkciójához rendelhetôen más és más. A következôkben a DMSZ-struktúra egyes szintjeinek funkcióját vázoljuk, illetve az elvégzendô feladatokat soroljuk fel a teljesség igénye nélkül.

4. DMSZ struktúra 4.1. A teljes TDM-hálózat alapját jelentô helyi szintû DMSZ-t általában egy település hozza létre, ha a hatékony és gazdaságos mûködés feltételei biztosítottak. Amennyiben egy településen a jelenlegi lehetôségek nem teszik lehetôvé önálló DMSZ létrehozását, akkor az adott településnek több településsel összefogva lehetôsége van mégis egy helyi szintû DMSZ-t létrehozni, vagy javasolt a település és vállalkozóinak csatlakozása a földrajzilag legközelebbi helyi (esetleg mikro-régiós) DMSZ-hez. A helyi szintû DMSZ-ek alapvetô célja, hogy a turizmus környezeti tényezôinek, kínálati oldalának és a már meglévô turisztikai keresletnek a felmérése és a piaci trendek ismerete alapján a helyi turizmus egész rendszerét tervezzék, fejlesszék és mûködtessék, annak érdekében, hogy a látogatónak/turistának tökéletes utazási élményben lehessen része. A látogatókkal közvetlenül csak a helyi szintû DMSZ van kapcsolatban, ezért kiemelt feladata azok tájékoztatása, mindennemû szükségletük kielégítése, panaszaik kezelése. A tájékoztatási feladat kiterjed a helyi turisztikai kínálat teljes palettájára (programkínálat, látnivalók, közlekedés, vásárlási lehetôségek, orvosi ellátás, egyéb helyi tudnivalók, stb.) A látogatóknak bármilyen egyéb kérdésben való maradéktalan segítése, panaszaik kezelése teljes körûen ellátandó feladat. Ezt a feladatot a gyakorlatban rendszerint a szervezet munkaszervezete által mûködtetett turisztikai információs iroda látja el. A helyi szintû DMSZ munkaszervezetének gondoskodnia kell a térségben járt vendégek megelégedettségének mérésérôl (pl. tagjai szálláshelyén és/vagy vendéglátó egységében), és a vendég jellemzôinek megismerésérôl (pl. érdeklôdési kör, stb.) annak érdekében, hogy szolgáltatásainak minôségét – célzott vendégköre minél nagyobb megelégedettségére – folyamatosan fejleszteni tudja, a keresletnek megfelelô, új termékeket hozhasson létre, és így megújuló kínálatával ismételten meg tudja nyerni a látogatókat. A TDM-rendszerben tehát a helyi szintû DMSZ-ek alapvetôen a település(ek)ért mint „termékért” felelnek, ezért ezek a szervezetek alkotják a TDM-struktúra alapját, bázisát.

16


1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 17


4.2. A helyi szintû DMSZ-ek természetes térségi tömörülése alkotja a mikro-régiós DMSZ-eket. Az adott térségi szinten érdekelt vállalkozások és egyéb szervezetek (pl.: szakmai szövetségek, más civil szervezetek) indokolt esetben közvetlenül is kapcsolódhatnak a mikro-régiós DMSZ-hez. A mikrorégiós DMSZ-ek feladata a helyi szintû DMSZ-ek kutatási, tervezési, fejlesztési munkájának koordinálása és szintetizálása révén a mikrorégió egyedi, sajátos turisztikai arculatának kialakítása, kínálati elemeinek integrálása, egységes megjelenítése és piacra juttatása (elsôsorban a belföldi turisztikai piacon). A koordinációs feladat kiterjed többek között a desztináció specializálódását megalapozó, döntés elôkészítô kutatásokra és elemzésekre, turizmus-fejlesztési tervek készítésére; a desztináció önálló kínálati profiljának és arculatának kialakítására (márkaépítés), valamint a menedzsment-tevékenységre. A piacra juttatási tevékenységet segíti többek között a kiadványok és egyéb értékesítés támogató eszközök készítése, mûködtetése, a turisztikai vásárokon való részvétel (külföldön régióval együtt javasolt) és ez egyéb marketingkommunikációs kampányok, illetôleg turisztikai információs rendszer mûködtetése (on-line marketing, e-commerce). Tevékenységét akkor tudja hatékonyan ellátni, ha folyamatosan kapcsolatot tart tagságával (a helyi szintû DMSZ-ekkel), valamint a régió más szakmai és térségi szervezeteivel, illetve ha tagjai számára érdekképviseletet nyújt regionális és országos szinteken, és az eredményekrôl folyamatosan tájékoztatja tagságát és a közvéleményt. 4.3. A helyi és mikro-régiós szintû DMSZ-ek együttesen alkotják a (Balaton) turisztikai régiót teljesen magába foglaló balatoni regionális DMSZ-t. A (Balaton szintû) regionális DMSZ alapító tagjai a helyiés mikro-régiós szintû DMSZ-ek, valamint egyéb regionális szervezetek, nonprofit intézmények, melyeknek mûködése az egész régió turizmusára kihat (mint pl. nemzeti parkok, közlekedési vállalatok, erdészetek, stb.). A regionális DMSZ ilyen módon történô létrehozása megteremti a régió turizmusában érdekeltek – egyenrangú partnerségén alapuló – közös platformját, amely minden érdekelt bevonásával lehetôvé teszi a turizmus irányításának európai szintû modernizálását a hosszú távon fenntartható versenyképes turizmus kialakításának érdekében. A (balatoni) regionális DMSZ célja a régió (Balaton) ismertségét és imázsát javítani, elôsegíteni belföldi és külföldi piacokon történô értékesítését, marketing feladatait összefogni, a régió komplex kínálati adatmenedzsmentjét, annak informatikai hátterét biztosítani. Feladata a komplex turisztikai desztináció menedzselése, szereplôinek összefogása, szakmai munkájuk támogatása folyamatos képzéssel, a szakmai know-how átadásával, valamint érdekeik képviselete és érvényesítése révén. Az egyes szintekhez kapcsolódó legfontosabb, kiemelten kezelendô feladatokat a következô ábra szemlélteti:

A Turisztikai Desztináció Menedzsment hálózat szintjei és fôbb kompetenciáik (ábra) 3. Regionális DMSZ Régiós termékfejlesztés, legitim „Balaton” arculat megteremtése, „Balaton márka” fejlesztés, regionális tudásbázis kialakítása, képzés, érdekérvényesítés 2. Mikro-régiós DMSZ-ek Koordinálás, közös attrakciófejlesztés, sajátos arculat kialakítás, piacra juttatás 1. Települési Turisztikai Egyesületek (Helyi DMSZ-ek) Szolgáltatások rendszerbe szervezése, a „település mint termék”, tájékoztatás, ügyfélgondozás, IT tartalomfejlesztés

Regionális Szövetség

Mikro-régiós Turisztikai Szövetségek

Települési Turisztikai Egyesületek


17

1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 18


5. Szervezeti formák Az önkormányzatok és a helyi turizmusban résztvevô vállalkozások, magánszemélyek és civil szervezetek tevékenységük összehangolására és érdekeik képviseletére többféle szervezetet hozhatnak létre. Ezen szervezetek a mûködési céljaikból következôen, valamint a támogatásokhoz való hozzáférés és a befolyó bevételek kedvezô felhasználása érdekében célszerû, ha közhasznú szervezetként végzik tevékenységüket, melynek elônyei: - a közhasznú szervezetet megilleti az alaptevékenysége utáni társasági adómentesség, a vállalkozási tevékenysége után (ha ilyet is végez) adókedvezmény, helyi adó kedvezmény, illeték kedvezmény és vámkedvezmény; - az alapcél szerint nyújtott juttatás a szolgáltatás igénybevevôje részére személyi jövedelemadó-mentes; - a közhasznú szervezet támogatóját a közhasznú szervezet létesítô okiratában rögzített céljaira adott támogatás után személyi- vagy társasági adókedvezmény illeti meg. A közhasznú szervezeteken belül is megkülönböztethetünk további két fokozatot, ezek közül az alsóbb szintû minôsítést a közhasznú szervezet, míg a felsôbb minôsítést a kiemelten közhasznú szervezet jelenti. A közhasznúsági státus elnyeréséhez szükséges, hogy az alapszabály az egyesületekre, illetve a gazdasági társaságokra vonatkozó szabályokon kívül megfeleljen a közhasznú szervezetekrôl szóló 1997. évi CLVI. törvényben meghatározottaknak is. A kiemelten közhasznú szervezet létrehozásához szükséges, hogy valamilyen önkormányzati, vagy állami feladatot lásson el, ami jelen esetben nem áll fenn, így a létrehozott szervezetek valószínûleg csak a közhasznú társaság státus elnyerésére képesek. A közhasznú szervezetek közül a meghatározott célok elérése érdekében egyesület alapítása javasolt. Az egyesület alapvetôen a magán és jogi személyek által létrehozott társadalmi szervezet, amely bármely célra alapítható, egyetlen korlátja, hogy elsôdlegesen gazdasági tevékenység végzésére nem alapítható egyesület. Fontosabb szabályok: - Az egyesület létrehozásához 10 alapító tag és általuk alakuló közgyûlés megtartása szükséges, ahol alapszabályt fogadnak el, amely alapszabályban meg kell határozni az egyesület célját. Minimum tôke befizetése nem szükséges. - Az egyesület legfôbb szerve a közgyûlés, ahol minden tagnak egy szavazata van. - Az egyesületi tagsághoz tagdíj fizetési kötelezettség is tartozik, illetve az egyesület részére egyéb adományok is nyújthatóak. - Az egyesület vezetésére választmányt és/vagy elnökséget kell választani. - Az egyesület bankszámlája fölött csak két képviselô együttes aláírásával lehet rendelkezni (célszerû ha az elnökség/választmány 2 választott tisztségviselôje az aláíró). Tagság: Megkülönböztethetünk rendes és pártoló tagságot: - a rendes tag választó és választható, míg; - a pártoló tagot ezek a jogok nem illetik meg. Az egyesület tagsága bármikor rugalmasan bôvülhet, „nyitott”, célja a mind szélesebb tagság toborzása, befogadása. Új tag belépése nem igényel alapító okirat módosítást. Az egyesület önálló jogi személy, tartozásaiért saját vagyonával felel, tartozásaiért a tagok nem felelnek, az velük szemben nem érvényesíthetô.

18


1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 19


Az egyesületek létrehozására az 1989. évi II. tv. rendelkezései az irányadóak. Az egyesület a nyilvántartásba vétellel jön létre. Az egyesület nyilvántartásba vétele a székhely szerinti megyei bíróságon történik. Az eljárás teljes egészében illeték, valamint díjmentes és jogi közremûködést sem igényel. A már bejegyzett egyesületek közös érdekeik képviseletére létrehozhatnak önálló jogi személyiséggel bíró szövetségeket. A szövetségi forma javasolt a mikró-regiós és a regionális (Balaton szintû) DMSZ-ek létrehozásakor is.

6. Finanszírozás, pénzügyi modellek A szervezetek alapvetôen az alábbi finanszírozási forrásokra támaszkodhatnak: tagdíjak; pályázatok; szponzorok támogatása; vállalkozási tevékenységek bevétele (programokhoz, rendezvényekhez és tagoknak nyújtott egyéb szolgáltatásokhoz kapcsolódóan); • hitelek. • • • •

A szervezetek kiadásainak fô tételei: • beruházási költségek (fôleg a szervezetek indulásánál jelentôs); • operatív/mûködési költségek (bérjellegû költségek és irodafenntartás, telekommunikáció és informá-

ciótechnológia alkalmazás költségei stb.); • turisztikai szakmai munkához kapcsolódó (pl. kutatás, tervezés, marketing stb.) költségek; • fejlesztési költségek.

A mellékletként letölthetô pénzügyi modell két szinten nyújt segítséget a DMSZ-ek pénzügyi tervezéséhez: - átfogó tervezés – a szervezetek induló pénzügyi tervének kialakításához, valamint az éves pénzügyi tervezéshez; - részletes tervezés - a szervezetek mûködtetéséhez szükséges pontos pénzügyi terv kialakításához. 6.1. Átfogó pénzügyi tervezés felépítése Az átfogó, általános pénzügyi tervezô alkalmazás segítségével kialakíthatóak az induló szervezetek pénzügyi tervének sarokszámai. Bevételek: • • • •

tagdíj bevételek (önkormányzati, vállalkozói, szolgáltatói tagdíjak); önkormányzati támogatás (pl.: infrastruktúra, bértámogatás, stb.); vállalkozási tevékenység bevételei; egyéb bevételek (szponzorok támogatása, pályázatok, stb.).

Ráfordítások: • • • •

mûködési költségek; turisztikai szakmai munkához (pl.: programok, rendezvények, marketing anyagok) kapcsolódó kiadások; egyéb költségek; költségtérítések (az összes ráfordítást csökkenti, pl.: önkormányzat által fizetett bérkiegészítés stb.).

Az induláshoz szükséges beruházások: • informatika (hardver, szoftver); • irodai infrastruktúra; • egyéb.


19

1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 20


6.2. Részletes pénzügyi tervezés felépítése A részletes pénzügyi tervezési alkalmazás segítségével pontosan megtervezhetô a szervezetek mûködtetésének éves pénzügyi terve. Az alkalmazás az alábbi funkcionalitásokat biztosítja:

FUNKCIÓ

LEÍRÁS

KITÖLTÉS MÓDJA

Megtérülés számítás, részletes tervezés

Itt kerülnek tervezésre a bevételek és ráfordítások részletes bontásban

Kitöltendô

Tagdíj kalkuláció

Itt tervezhetôek típusonként a tagdíjbevételek, az esetleges kedvezmények figyelembe vételével

Kitöltendô

Beruházás kalkuláció

Itt adhatóak meg a tervezett beruházások, automatikus értékcsökkenés számítással

Kitöltendô

Eredmény-kimutatás

A számviteli szabályoknak megfelelô formában

Automatikusan kalkulálódik

Mérleg

A számviteli szabályoknak megfelelô formában


Pénzforgalmi terv

Cash Flow számítás


Finanszírozási terv

Finanszírozási igények kalkulációja

Opcionálisan kitölthetô

Hitel kalkulátor a finanszírozáshoz

Hitelek tervezése különbözô paraméterek megadásával (pl. futamidô, türelmi idô, kamat)

Opcionálisan használható

Fôkönyvi kivonat

Fôkönyv a mérleg és a Cash Flow meghatározásához


A pénzügyi tervezést egy dinamikusan mûködô, automatizmusokkal felszerelt excel tábla segíti (1 és 2 sz. elektronikus melléklet), amelyek az alábbi web-címen letölthetôk az internetrôl: www.balatonregion.hu /tdm_fuzetek

7. Mûködési feltételrendszer 7.1. Helyi szintû DMSZ-ek mûködési feltételrendszere Az egyesület (társadalmi-pénzügyi) vezetését az egyesületi tagok által megválasztott egyesületi elnök és választmány végzi. A DMSZ-ek hatékony mûködésének alapvetô feltétele a szervezet által létrehozott munkaszervezet. A DMSZ mûködésén belül a munkaszervezet biztosítja a magas színvonalú szakmaiságot. Különösen fontos már most megjegyezni, hogy az egyesület sikeres mûködése jórészt a munkaszervezet vezetôjén, a desztináció menedzser személyiségén, szakmai felkészültségén, illetve a választmány vele szemben megnyilvánuló bizalmán múlik. Amennyiben a választmány és az elnök folyamatosan döntéseket hoznak szakmai kérdésekben, ahelyett hogy azokat az általuk kiválasztott és alkalmazott menedzserre bíznák, meggátolhatják a szakmai kompetencia érvényesülését a DMSZ mûködésében, ez pedig akár rövidtávon is a kényszerû bukás egyik legfontosabb tényezôje lehet. A kompetenciák elsô pillanattól fogva történô egyértelmû meghatározása és következetes tiszteletben tartása ezzel szemben záloga lehet a már rövidtávon is felmutatható sikereknek. A szakmai mûködés minôségének biztosításához szükséges minimális és optimális feltételeket a következô táblázat tartalmazza:

20


1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 21


MINIMÁLIS

OPTIMÁLIS

1 fô több idegen nyelven beszélô (helyi) turisztikai menedzser. Szakmai követelmény: egyetemi vagy fôiskolai TDM szakirányú diploma és min. 5 év szakmai gyakorlat,

HR IGÉNY

1 fô (helyi) turisztikai menedzser Szakmai követelmény: felsôfokú idegenforgalmi végzettség, min. 2 év szakmai gyakorlat és legalább egy idegen nyelv min. középfokú ismerete Javasolt: továbbképzés TDM kurzusokon, vagy felsôoktatásban. Emberi követelmények alapvetôen: hitelesség, helyismeret, elhivatottság, rátermettség, szervezôkészség, kommunikációs készség, konfliktuskezelési készség.

HR IGÉNY

1 fô legalább 2 idegen nyelven beszélô Front- és Back Office munkaköröket is ellátó ügyintézô irodánként. Szakmai követelmény: középfokú pénzügyi ismeretek, 2 év pénzügyi vagy turisztikai jellegû területen eltöltött szakmai gyakorlat.

1 – 1 fô legalább 2 idegen nyelven beszélô Front Office- és külön Back Office ügyintézô. Szakmai követelmény: egyetemi vagy fôiskolai turizmus szakirányú diploma és legalább 4 év szakmai gyakorlat.

1 fô gyakornok, vagy megbízásos szerzôdéssel munkáltatott munkatárs, fôidényben, a meghosszabbított nyitvatartás biztosításához. Elvárt készségek, képességek: - kulturált magatartás, - megfelelô kommunikációs készség - MS Office felhasználói szintû ismerete.

1 fô - gyakornok, vagy megbízásos szerzôdéssel munkáltatott munkatárs, fôidényben, a meghosszabbított nyitva tartás biztosításához. Elvárt készségek, képességek: - kulturált magatartás, - megfelelô kommunikációs és elôadói készség; - MS Office, Excel és Power point felhasználói szintû ismerete.

Az állandó munkatársak kényelmes elhelyezését-, valamint az ügyfelek kényelmes és gyors kiszolgálását biztosító iroda, amely: - frekventált helyen legyen; - független legyen bármely vállalkozó tag tulajdonától

Mint a minimum-, továbbá: - parkolási lehetôség legyen az iroda elôtt; - földszinti, utcára nyíló iroda helyiség legyen; - igényeknek megfelelô rugalmas nyitva tartás biztosítása; - minden településen legyen információs iroda/pont, ott is, ahol nincs önálló települési (helyi) DMSZ - az ügyfélszolgálati tér legyen elkülönítve a back office feladatok végzési helyétôl; - legyen külön tárgyalásra és irat-, kiadvány tárolásra alkalmas tér.

HR IGÉNY

IRODA IGÉNY

MÛSZAKI, TECHNIKAI, INFORMATIKAI IGÉNY

Telefon, fax, széles sávú internet hozzáférés Megfelelô bútorzat Minden irodai dolgozónak számítógép Minden DMSZ-hez tartozó településen legyen informatikai végpont - MS Office szoftvercsomag - Turisztikai IT alkalmazás - 1 db nyomtató

- Mint a minimum, plusz: - touch info terminál településenként; - minden tagnak legyen IT /Internet kapcsolata; - légkondicionálás az irodában (legalább az ügyféltérben).


21

1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 22


7.2. Mikro-régiós DMSZ mûködési feltételrendszere A mikro-régiós szint, fô feladatának megfelelôen – a térség turisztikai kínálatának integrálása és piacra vitele/értékesítése –, csakis a térséget alkotó helyi szintû munkaszervezetek legszorosabb együttmûködésében lehet sikeres. Az együttmûködés feltételezi az egyes helyi szintek és az ôket integráló, mikro-régiós szervezet teljesen egyenrangú, partneri viszonyát, illetve a két szint kompetenciáinak egyértelmû körülhatárolását. A helyi szintek tulajdonképpen beszállítói és minôségbiztosítói azoknak a termékeknek, amelyeknek integrált piacra juttatása a mikro-régiós szintû szakmai szervezet feladata. A mikro-régiós munkaszervezetben ellátandó feladatok ennek megfelelôen differenciálódnak. A mikro-régiós DMSZ munkaszervezetének minimális feltételrendszerét az alábbi táblázat tartalmazza:

HR IGÉNY

HR IGÉNY

HR IGÉNY

MINIMÁLIS

OPTIMÁLIS

1 fô (mikro-régiós) turisztikai menedzser Szakmai követelmény: egyetemi vagy fôiskolai turisztikai diploma és min. 5 év turizmus (tervezési vagy marketing) területen eltöltött szakmai gyakorlat, egy idegen nyelv felsôfokú ismerete, javasolt 3 éven belül a TDM szakirányú felsôfokú diploma megszerzése. Emberi követelmények alapvetôen: hitelesség, helyismeret, elhivatottság, stratégiai készség.

1 fô - több idegen nyelven beszélô (mikro-régiós) turisztikai menedzser. Szakmai követelmény: egyetemi vagy fôiskolai TDM szakirányú diploma és legalább 6-8 év turisztikai területen (marketing és tervezési, esetleg TDM témában) eltöltött szakmai gyakorlat

1 fô - Back Office ügyintézô és Call Center munkatárs. Szakmai követelmény: egyetemi vagy fôiskolai turisztikai diploma és min. 4 év turizmus gazdasági vagy marketing területen eltöltött szakmai gyakorlat, legalább 2 idegen nyelv középszintû ismerete.

1 fô - PR/Marketing menedzser. Szakmai követelmény: egyetemi vagy fôiskolai turisztikai diploma és min. 5-8 év turizmus gazdasági marketing, PR területen eltöltött szakmai gyakorlat, legalább 2 idegen nyelv felsôfokú ismerete. 1 fô - Back Office ügyintézô. Szakmai követelmény: egyetemi vagy fôiskolai turisztikai diploma és min. 5-8 év turizmus gazdasági, pénzügyi területen eltöltött szakmai gyakorlat, legalább 1 idegen nyelv középszintû- és 1 idegen nyelv felsôfokú ismerete.

1 fô – legalább 2 idegen nyelven középszinten beszélô gyakornok, vagy megbízásos szerzôdéssel alkalmazott munkatárs fôidényben, a meghosszabbított Call Center biztosításához. Elvárt készségek, képességek: - kulturált magatartás, - megfelelô kommunikációs készség; - MS Office felhasználói szintû ismerete.

3 fô - Call Center munkatárs/PR/marketing asszisztens, legalább 2 idegen nyelv felsôfokú ismerete. Elvárt készségek, képességek: - kulturált magatartás, - megfelelô kommunikációs készség és elôadói készség; - MS Office, Excel és Power point felhasználói szintû ismerete. - PR/Marketing gyakorlat

- Telefon, fax, széles sávú internet hozzáférés MÛSZAKI, - Megfelelô bútorzat TECHNIKAI, - Minden irodai dolgozónak számítógép INFORMA- - Minden (DMSZ tartozó településen TIKAI legyen informatikai végpont) FELTÉTELEK - MS Office szoftvercsomag - Turisztikai IT alkalmazás - 1 db nyomtató

22


Mint a minimum, plusz: - touch info terminál településenként; - minden tagnak legyen IT /Internet kapcsolata; - légkondicionálás az irodában; - a Call Centert mûködtetô munkatársak ne zavarhassák munkájukkal egymást, illetve a tárgyalókat (hangcsökkentô térelválasztó megoldások)

1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 23


7.3. Regionális (Balaton szintû) DMSZ mûködésének minimális feltételrendszere A regionális szintû DMSZ munkaszervezetének létszáma a régió méretével, a turisztikai potenciállal, feladataival és pénzügyi lehetôségeivel összhangban nyilvánvalóan nagyobb, mint a mikro-régiós és helyi szintû szervezeteké. A regionális szinten jelentkezô számos és sokrétû feladat hatékony ellátása strukturáltabb és differenciáltabb szervezeti felépítést igényel az alsóbb szintek munkaszervezeteinek felépítésénél. A regionális szervezet munkaszervezetének kialakításához javasolt minimális feltételrendszert az alábbi táblázat tartalmazza: MINIMÁLIS FELTÉTELRENDSZER HR IGÉNY

1 fô regionális turisztikai menedzser, (a munkaszervezet vezetôje, gyakorlatban ügyvezetô elnöke) Szakmai követelmény: egyetemi vagy fôiskolai turizmus (lehetôleg TDM) szakirányú diploma, min. 5 év szakmai gyakorlat, valamint két felsôfokú nyelvvizsga, irányítási készségek és tapasztalat. A régió sikeres turisztikai vezetôjének optimális kompetenciái és készségei: - Stratégiai gondolkodás - erôs jövôkép, stratégiai képességek - Vezetôi képesség - a szervezet és a munkatársak vonatkozásában egyaránt - Csapatmunkára való képesség - érdekérvényesítô készség, türelem - Kooperációs készség - külsô és belsô együttmûködésben - Tárgyalási készség - jó kommunikációs képesség - Szakmai kompetencia - irányításban, munkaszervezésben, jogi ismeretekben, gazdálkodásban és marketingben való jártasság - Szociális kompetencia - különbözô származású és foglalkozású emberekkel való kommunikációs képesség - Integrációs képesség - harmadik személyek-, ill. személyek és csoportok közötti kapcsolatok és konszenzus megteremtésének képessége - Frusztrációtûrô képesség - konfliktuskezelési kritika- és idônként sikertelenség tûrô képesség - Magabiztosság és visszafogottság - háttérben maradás és mások elôtérbe helyezésének képessége 1 fô Marketing, PR és értékesítési vezetô Szakmai követelmény: egyetemi vagy fôiskolai turizmus szakirányú diploma, min. 5 év a turizmus érintett területein eltöltött szakmai gyakorlat, valamint két felsôfokú nyelvvizsga. 1 fô Termék- és kínálatfejlesztési vezetô Szakmai követelmény: egyetemi vagy fôiskolai turizmus szakirányú diploma, min. 5 év turizmus tervezési-, fejlesztési-, projektmenedzseri területen eltöltött szakmai gyakorlat, valamint két felsôfokú nyelvvizsga. 1 fô Pénzügyi és adminisztrációs vezetô Szakmai követelmény: egyetemi vagy fôiskolai fenti szakirányú diploma, min. 5 év gazdasági területen eltöltött szakmai gyakorlat, valamint két felsôfokú nyelvvizsga. 1 fô eCommerce és IT vezetô Szakmai vezetô: egyetemi vagy fôiskolai fenti szakirányú diploma, min. 5 év turisztikai IT területen eltöltött szakmai gyakorlat, turizmus IT alkalmazásokban való jártasság, valamint egy felsôfokú- és egy középfokú nyelvvizsga. 1 fô irodavezetô – felsôfokú végzettség és pénzügyi ismeretek, 2 nyelv középfokú ismerete 1 fô TDM irodai munkatárs – felsôfokú turisztikai marketing ismeretekkel 1 fô TDM irodai munkatárs – középfokú projektmenedzsment ismeretekkel 1 fô TDM irodai munkatárs – középfokú 1 fô TDM irodai munkatárs – középfokú IT ismeretekkel Balatoni TDM füzetek / I. Füzet - Alapok

23

1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 24


MINIMÁLIS FELTÉTELRENDSZER IRODA IGÉNY Az állandó munkatársak kényelmes elhelyezését-, valamint a tárgyaló-partnerek

kényelmes fogadását biztosító iroda, amely könnyen megközelíthetô, a régió rangjának megfelelô központi helyen és környezetben található. Elônyös, ha tartozik hozzá vagy a közelében található egy nagyobb rendezvény befogadására is alkalmas terem. MÛSZAKI, TECHNIKAI, INFORMATIKAI FELTÉTELEK

Telefon, fax, szélessávú internet hozzáférés Megfelelô bútorzat Minden irodai dolgozónak számítógép Turisztikai IT alkalmazás - Informatikai végpont MS Office szoftvercsomag 1 db Nyomtató és igényes minôségû fénymásoló Légkondicionálás

Optimális esetben a munkaszervezet, feladatainak növekedésével tovább fejleszthetô, a szükségletekkel összhangban az egyes osztályok munkaszervezete tovább differenciálható.

8. Informatikai támogató rendszer funkcionális követelményei Az informatikai támogató rendszer funkcionális követelményeit a DMSZ-ek kialakításának és mûködtetésének folyamatára, feladatainak sorozatára határoztuk meg, feltüntetve a szükséges funkciót, illetve a javasolt informatikai eszközt, alkalmazást. FUNKCIÓ

JAVASOLT ESZKÖZ/ALKALMAZÁS

DMSZ kialakítása 1

DMSZ kialakítását támogató elektronikus dokumentumok (szöveges és képfájlok) kezelése (írása, fogadása, mentése, tárolása), honlapról történô letöltése

MS Office; PDF; Internet

2

Elektronikus levelek küldése, fogadása

Elektronikus levelezô rendszer; Internet

3

Elôzetes pénzügyi tervezés támogatása

MS Office

4

Turisztikai IT alkalmazás bemutató

Internet; DESTOUR

DMSZ mûködtetése Szakmai mûködés

24

5

DMSZ mûködtetését támogató elektronikus dokumentumok (szöveges és képfájlok) kezelése (írása, fogadása, mentése, tárolása); Honlapról történô letöltése

MS Office; PDF; Internet; DESTOUR

6



7

Szakmai tervezés támogatása

MS Office

8

Elektronikus könyvtárstruktúra alkalmazása MS Office

9

Jogosultságok és feladatkezelés meghatározása


MS Office; DESTOUR

1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 25


FUNKCIÓ


10

Ügyfélkapcsolati rendszer, általános szolgáltatások (CRM), partnerkapcsolatok kezelése

DESTOUR

11

Lekérdezések, szolgáltatások paraméterezése (pl.: címek, körlevelek, marketing akciók, stb.)

DESTOUR

12

Automatikus és manuális megkeresések kezelése

DESTOUR; Internet; Elektronikus levelezô rendszer; MS Office; PDF

13

Marketing anyagok és információk kezelése, szolgáltatási csomagok, programok összeállítása


14

Turisztikai szolgáltatások kezelése (nyilván- DESTOUR; Internet; Elektronikus levelezô tartás, karbantartás, feltöltés, aktualizálás, rendszer; MS Office; PDF foglalás, nyilvántartás)

15

Turisztikai szolgáltatások kiajánlása, szolgáltatásnyújtás támogatása (ajánlat, megrendelés, árak-kedvezmények kezelése, ügyfél utánkövetés, on-line kiszolgálás, különbözô fizetési formák támogatása

DESTOUR; Internet; Elektronikus levelezô rendszer; MS Office; PDF, Elektronikus Bank

16

Ajánlatok, marketing anyagok, visszaigazolások idegen nyelvû megjelenítése


17

Szakmai statisztikák, vendégelégedettség elemzése, reklamációk értékelése

DESTOUR, MS Office

18

Vendégkövetés, kapcsolattartás


19

Tagok turisztikai szolgáltatásainak támoDESTOUR; Internet; Elektronikus levelezô gatása (információ, adat, marketing, termék) rendszer; MS Office; PDF

20

Egységes és integrált balatoni turisztikai információs adatbázis használata

DESTOUR alkalmazása

21

Desztinációs Menedzserek információ szolgáltató feladatainak támogatása

DESTOUR; Internet, Elektronikus levelezô rendszer

Mûködés, fejlesztés 22

DMSZ mûködtetését támogató elektronikus dokumentumok (szöveges és képfájlok) kezelése (írása, fogadása, mentése, tárolása); Honlapról történô letöltése


23



24


MS Office

25



25

1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 26


FUNKCIÓ


26

Humánerôforrás feladatok ellátása (munkaügy, munkaszerzôdések, munkaköri leírások)

MS Office

27

Szervezet irányítási, adminisztratív, jelentési feladatok ellátása

MS Office; Elektronikus levelezô rendszer

28

Honlap karbantartás, adatfeltöltés


29

Mûködés értékelése, elemzése, beszámolók MS Office készítése Együttmûködés tagokkal, más szervezetekkel

26

30

DMSZ mûködését támogató elektronikus dokumentumok (szöveges és képfájlok) kezelése (írása, fogadása, mentése, tárolása); Honlapról történô letöltése


31



32


MS Office

33


34

Információ nyújtás tagok és potenciális tagok, valamint együttmûködô szervezetek részére

Internet; Elektronikus levelezô rendszer; DESTOUR

35

Internetes fórum tagok és együttmûködô szervezetek részére

Internet; Elektronikus levelezô rendszer

36

Együttmûködés értékelése (termékekre és vendégekre rendezett statisztikák)

DESTOUR; MS Office

37

Internetes portálok generálása (települési, tematikus, stb.)

DESTOUR; Internet


1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 27


9. Kialakítási és mûködési kockázatok A DMSZ-modell kidolgozása során meghatároztuk a szervezetek kialakításakor és mûködtetésekor jelentkezô kockázatokat. Az induló kockázatok a már mûködô helyi szintû DMSZ-ek tapasztalatai alapján kerültek meghatározásra. A kockázatok beazonosítása és kezelése folyamatos tevékenység kell, hogy legyen a munka során, amely folyamatosan segítheti a DMSZ-ek kialakítását és mûködtetését. A továbbiakban a beazonosított induló kockázatokat ismertetjük. A beazonosított kockázatokat a már mûködô - TDM-módszert követô - szervezetek munkatársai a tapasztalataik alapján három szempont szerint értékelték: 1. Bekövetkezés valószínûsége. 2. Következmény hatása, jelentôsége, a súlyosság mértéke. 3. Kockázati elem felfedhetetlenségének, felismerhetetlenségének a mértéke. A három szempont szorzata adta meg a kockázatok súlyosságát. A kockázatokat három kategóriába soroltuk: A = kiemelt kockázat; kockázati felelôst kell kijelölni, és kockázatkezelési akciót kell kidolgozni B = jelentôs kockázat; további információkat kell gyûjteni, azok alapján kockázatkezelési akciókat kell kidolgozni. C = alacsony kockázat; nem indokolt kockázatkezelési akció kidolgozása, de folyamatosan figyelni kell ezeket a kockázati tényezôket. KOCKÁZAT MEGNEVEZÉSE

PONTSZÁM

KATEGÓRIA

JAVASOLT INTÉZKEDÔ

Finanszírozás, kiemelten az állami szerepvállalás hiánya (helyi, mikro-régiós, regionális)

324

A

Nem megfelelô szemlélet

281

A

Balatoni Integrációs Kht.

Alacsony taglétszám

274

A

Elôkészítô team

Önkormányzatok nem támogató hozzáállása

264

A

Elôkészítô team

Rossz finanszírozási rendszer kialakítása a DMSZ-en belül

208

A

Elôkészítô team

Balatoni Integrációs Kht.


27

1füzet_new

9/17/07

10:40 PM

Page 28


KOCKÁZAT MEGNEVEZÉSE

PONTSZÁM

KATEGÓRIA

Nem 100%-os modell megvalósítás

194

B

Térségi lobby hiánya

192

B

Nem azonnali megtérülés

183

B

Az együttmûködés hiánya

172

B

Jelenleg mûködô turisztikai struktúra ellenállása

163

B

Tagok jogtalan elônyöket érvényesítenek más tagokkal szemben

156

B

Külsô gazdasági környezet kedvezôtlen változása

146

B

Diktatórikus mûködésirányítás

128

B

Hitelesség hiánya (személyek, tervek)

126

B

Szakképzettség hiánya

120

B

Gazdasági eredményességi példák hiánya

117

B

KOCKÁZAT MEGNEVEZÉSE

PONTSZÁM

KATEGÓRIA

Eddigi negatív tapasztalatok ("gitt egylet"), bizalom hiánya

94

C

Alkalmazás alacsony turisztikai potenciál esetén

73

C

Jó (hazai) példák hiánya

52

C

Infrastrukturális feltételek hiánya

35

C

10. Mellékletek A mellékletek mindegyike a www.balatonregion.hu/tdm_fuzetek honlapról letölthetô dokumentum. Azokat a dokumentumokat, amelyek jelen papíralapú dokumentumban is szerepelnek a Füzetek utolsó fejezetében olvasható formában, „(P-dok)” jelzéssel láttuk el az alábbi felsorolásban.

Az I. sz. füzethez az alábbi mellékletek tartoznak: 1. sz. melléklet: Felsôszintû pénzügyi tervezô alkalmazás (elektronikus) 2. sz. melléklet: Részletes pénzügyi tervezô alkalmazás (elektronikus) 3. sz. melléklet: Kockázatelemzési módszertan (letölthetô dokumentum) 13. sz. melléklet: Hibás gyakorlatok az alapításnál, melyek megnehezítik az indulást és ellehetetlenítik a mûködést! (P-dok)

28


2füzet

9/17/07

10:42 PM

Page 29

Balatoni TDM füzetek / II. Füzet - A helyi szintû TDM-szervezet

Turisztikai Desztináció Menedzsment II. Füzet A helyi szintû TDM-szervezet

2füzet

9/17/07

10:42 PM

Page 30


TARTALOMJEGYZÉK

1. A helyi DMSZ szolgáltatásai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31. old. 2. Helyi szintû DMSZ-ek létrehozásának és mûködtetésének folyamata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33. old. 3. A helyi szintû DMSZ szerepkörei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35. old. 4. Mellékletek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40. old.

30


2füzet

9/17/07

10:42 PM

Page 31


Helyi szintû TDM-szervezetek A teljes DMSZ-hálózat alapját jelentô helyi DMSZ-t általában egy település is létrehozhatja, amennyiben: • a településen kialakítható a köz (helyi önkormányzat) és a magán (turisztikai szolgáltatók,

civil szervezetek) szféra képviselôi között az együttmûködésen alapuló partnerségi viszony; • a településen biztosítható legalább egy szakképzett turisztikai menedzser a helyi DMSZ

szakmai munkájának irányítására; • a település turizmusának szereplôi a partnerségi viszonynak köszönhetôen biztosítani tudják

a folyamatos mûködéshez szükséges (saját) erôforrásokat (infrastruktúra költségei, bérköltségek, marketing munka költségei, pályázati saját erô, stb). Amennyiben egy településen az adottságok nem teszik lehetôvé a saját DMSZ létrehozását, akkor az adott településnek több településsel összefogva célszerû helyi szintû DMSZ-t kialakítania (pl. Riviéra Turisztikai Egyesület, amelyet Alsóörs, Felsôörs, Lovas, Paloznak és Csopak önkormányzatai és néhány vállalkozója együtt alapított). Ha egy település nem rendelkezik önálló helyi DMSZ-szel, javasolt és indokolt a földrajzilag hozzá legközelebb esô DMSZ munkájában részt vennie, akár csak pl. megfigyelôként vagy pártoló tagként, szavazati jog nélkül. Fontos és célszerû (lenne), hogy azon települések is, amelyek nem rendelkeznek jelentôs turisztikai potenciállal, részt vegyenek valamely környezetükben mûködô DMSZ munkájában, hozzájáruljanak szemléletük és egyben környezetük jövôbeni alakításához. A helyi szintû DMSZ-ek alapvetô célja, hogy a látogatóknak tökéletes utazási élményben legyen része, és a turizmus a helyi közösség egésze, valamint a környezet számára hosszú távon hasznos legyen. Ehhez elengedhetetlen, hogy a helyi turizmus egész rendszerét megtervezzék a turizmus környezeti tényezôinek, kínálati oldalának és a már meglévô turisztikai keresletnek a felmérése, valamint a piaci trendek ismerete alapján. Mivel a látogatókkal közvetlenül csak a helyi szintû DMSZ van kapcsolatban, ezért kiemelt feladata azok tájékoztatása, mindennemû szükségletük kielégítése, esetleges panaszaik kezelése.

1. A helyi DMSZ szolgáltatásai A helyi DMSZ-ek által nyújtott fô szolgáltatások a célcsoportok tekintetében három típusba sorolhatóak: 1. szolgáltatások látogatók / turisták részére 2. szolgáltatások a helyi DMSZ tagjai számára és 3. szolgáltatások a helyi DMSZ-ekkel együttmûködô külsô szervezetek számára (más helyi, mikro-régiós és regionális DMSZ, szakmai szervezetek, civil szervezetek, vállalkozások, stb.) 1.1. Szolgáltatások látogatók / turisták részére A helyi DMSZ az alábbi szolgáltatásokat biztosítja a látogatók / turisták számára: • Információs irodát (Tourinform) szolgáltató központot (visitor center) alakít ki és mûködtet; • Fogadja a beérkezô turista megkereséseket, tájékoztatja az érdeklôdôket , tájékoztató anyagokat,

marketing kiadványokat küld és ad át az utasoknak, turisztikai szolgáltatásokat közvetít számukra; • Ajánlatkéréseket fogad, ajánlatokat, ajánlati csomagokat állít össze, ajánlatot készít az érdeklôdôk

részére; • Turisztikai Információs technológiai (IT) alkalmazás mûködtetése révén gyors és hatékony

elérhetôséget és tartalmas információkat biztosít a potenciális és tényleges látogatók / vendégek részére; • A térségben bármely látogató számára különbözô turisztikai szolgáltatásokat biztosít (pl. animáció, rendezvények, programok); • Ügyfélkövetési (follow up) feladatokat lát el (pl. utólagos promóciós információk küldése, hírlevél, DM levelek); • Koordinálja a turisták számára a helyi szinten nyújtott turisztikai kedvezményeket (pl. kedvezmény kártyák); • Fogadja a látogatók / turisták esetleges reklamációit, panaszait, kivizsgálja és rendezi azokat.


31

2füzet

9/17/07

10:42 PM

Page 32


1.2. Szolgáltatások a helyi DMSZ tagjai számára A helyi DMSZ az alábbi szolgáltatásokat nyújtja tagjai számára: • A tagok számára folyamatosan biztosítja a DMSZ munkájába és döntéshozatalába való bekapcsolódás

lehetôségét; • Biztosítja a helyi DMSZ folyamatos mûködtetését, szolgáltatásainak elérhetôségét a tagok számára; • Rendszeres tájékoztatást ad a tagok részére a helyi DMSZ mûködésének eredményességérôl; • Érdekképviseleti feladatokat lát el a helyi önkormányzat, valamint a helyi és magasabb szintû közigaz-

gatási szervezetek, állami szervezetek, valamint a szakmai (turisztikai) szervezetek irányában; • Ellátja a tagok képviseletét külsô együttmûködô szervezetek irányában (más helyi, mikro-régiós és

regiós DMSZ-ek, beszállítók, alvállalkozók, civil szervezetek, stb.); • Szakmai (turisztikai) kompetenciákat koncentrál a helyi DMSZ-en belül a tagok hatékony támogatása

érdekében; • Hosszú távú stratégiát és éves terve(ke)t készít a kompetenciájába tartozó térség (település-ek) turiz-

musának mûködtetésére / fejlesztésére a tagok érdekeltségének megfelelôen. • Kialakítja a helyi marketing stratégiát és közremûködik a mikro-régiós és regionális marketing straté-

gia kialakításában; • Turisztikai szempontból fontos rendezvényeket, programokat kezdeményez, valósít meg; • Turisztikai kiadványokat, promóciós termékeket készít, terjeszt; • Folyamatosan tájékoztatja a tagokat a tervezett és megvalósuló programokról, akciókról, ren-

dezvényekrôl (tartalma, idôpontja, csatlakozás lehetôsége, feltételei); • Tagok kezdeményezéseit fogadja, értékeli és beilleszti a programtervbe, a kezdeményezésrôl tájékoz-

tatja a többi érintett tagot; • Felméri a helyi képzési igényeket, megszervezi és megvalósítja az igényelt képzéseket; • Felméri és értékeli a látogatók / turisták / vendégek elégedettségét, s annak eredményeit átadja a

tagok részére; • Felméri és értékeli a tagok elégedettségét, s a felmérés eredményeit megosztja és közösen értékeli a

tagokkal; • Közremûködik a helyi turisztikai értékek karbantartásában; • Turisztikai IT alkalmazást mûködtet, ezzel biztosítva a tagok szolgáltatásinak rendszerbe szervezését,

helyi (települési) turisztikai termékké formálását és információinak hatékony elérhetôségét, valamint a szervezeten belüli eredményes kommunikációt; • Támogatást nyújt a tagok számára a turisztikai IT alkalmazás kezelésében; • Az IT rendszer segítségével statisztikailag folyamatosan feldolgozza a helyi turisztikai szolgáltatásokat, és az eredményekrôl rendszeresen tájékoztatja a tagokat; • Tájékoztatja a tagokat az együttmûködô szervezetekkel közösen végzett kutatások (piac, technológia, termékek, stb.) eredményeirôl is. • Beszámolót készít a szervezet mûködésérôl a tagok által igényelt rendszerességgel. 1.3. Szolgáltatások külsô szervezetek irányába A helyi DMSZ az alábbi szolgáltatásokat nyújtja külsô szervezetek felé: • Részvétel a mikro-régiós és a regionális közös marketing stratégia kialakításában, megvalósításában; • Részvétel a közös kutatások elôkészítésében, végrehajtásában és értékelésében; • Együttmûködés a helyi, mikro-régiós, regionális (balatoni) programok, rendezvények, akciók kidolgo-

zásában, megvalósításában, értékelésében; • Tájékoztatás külsô szervezeteket is érintô attrakciókról, programokról; • Együttmûködés a helyi, mikro-régiós és regionális kiadványok, promóciós anyagok elôkészítésében,

valamint igény szerint terjesztésében; • Turisztikai adatokat (látogatószám, vendégéjszaka szám, termékek, stb.) szolgáltat a mikro-régió és

régió felé, illetve fogadja a nagyobb térségi összevont adatokat, statisztikai eredményeket; • Közös fejlesztési projekt ötleteket ajánl, fejlesztéseket javasol, kezdeményez (a mikro-régiós és/vagy

regionális szervezetnek, helyi vállalkozásoknak, stb.); • Folyamatosan figyeli a pályázati lehetôségeket, közös pályázatokat kezdeményez külsô partnerekkel,

mikro-régióval, stb. (esetenként elkészíti és megvalósítja, projektmenedzseli, értékeli a pályázatokat). • Pályázati kiírásokat kezdeményez különbözô támogató szervezeteknél (érintett RFÜ, turisztikai

államtitkárság, stb.)

32


2füzet

9/17/07

10:42 PM

Page 33


• A helyi önkormányzat számára infrastrukturális beruházásokat / fejlesztéseket javasol, illetve

véleményezi a helyi fejlesztési / rendezési terveket. • Továbbá minden olyan tevékenységben együttmûködik külsô szervezetekkel, amely a tagok és a

közösség érdekeit szolgálja és az egyesület / DMSZ döntési kompetenciával bíró testülete elvállal. A helyi szintû DMSZ-ek a nagyobb desztináció mûködését is befolyásoló feladataikat a mikro-régiós és a balatoni regionális DMSZ-ekkel összhangban végzik. A helyi szintû DMSZ az I. FÜZETBEN és fentebb részletezett szolgáltatásokon, feladatokon belül, a sajátosságoknak megfelelôen, elméleti síkon a „A helyi szintû DMSZ-ek feladatai” címû mellékletben felsorolt részfeladatokat látja el.

2. Helyi szintû DMSZ-ek létrehozásának és mûködtetésének folyamata A DMSZ-ek létrehozását és mûködtetését célszerûen külön mutatjuk be, mivel a szervezet építése más eszközöket, módszereket, más menedzsment készségeket igényel, mint a már létrejött szervezetek mûködtetése. A továbbiakban a folyamatok, a szerepkörök és tevékenységi területek ismertetésénél megkülönböztetést teszünk a két szakasz között. 2.1. A szervezet létrehozási folyamatának lépései A szervezetek létrehozásához a következô táblázatban bemutatott tevékenységek tartoznak:

Helyi szintû DMSZ létrehozásának lépései 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 3. 3.1 3.2 3.3 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

Mellékletek

Új helyi szintû DMSZ létrehozásának kezdeményezése Workshop szakértôk bevonásával érdekelteknek Elôkészítô team megalakítása Tájékoztató anyagok összegyûjtése, összeállítása Önkormányzatok, polgármesterek, vállalkozók megkeresése és tájékoztatása; 4 Önkormányzati támogatási tervek egyeztetése Szándéknyilatkozatok alapján vállalkozási és önkormányzati adatok összesítése 1, 2, 3 Helyi szintû DMSZ létrehozásának elôkészítése Induló éves terv összeállítása (szakmai-, pénzügyi-, humán-, infrastruktúra terv) 1, 2, 3 Önkormányzati határozattervezetek elkészítése Alapítók részére véglegesített elôkészítô csomag összeállítása (szándéknyi4, 5 latkozat, vállalakozások adatai, önkormányzati adatok) Döntés az alapításról Helyi szintû DMSZ alapítása Alapító okirat elôkészítése 4, 5, 6, 7 Tagdíj rendszer elôkészítése (kalkuláció, javaslat) 1 Alapító taggyûlés lebonyolítása (forgatókönyv) 11 Helyi szintû DMSZ bejegyzése Alapító okirat benyújtása Tisztségviselôk felkérése, megválasztása 10 Alapító dokumentumok bejegyzése Alkalmazottak kiválasztása, felvétele Véglegesített munkaszerzôdések, munkaköri leírások 14, 15, 16, 17 Irodabérleti szerzôdés, szolgáltatói szerzôdések (telefon, IT, közmûvek) megkötése Szabályzatok elkészítése, életbe léptetése


33

2füzet

9/17/07

10:42 PM

Page 34


2.2. A mûködtetési folyamat lépései A szervezetek mûködtetéséhez a következô táblázatban bemutatott tevékenységek tartoznak: Helyi szintû DMSZ mûködtetésének lépései 5.

Éves tervezés

5.1

Éves terv összeállítása (kutatási, marketing, attrakció, interpretatív, eszközbeszerzési, rendezvényszervezési, környezetvédelmi, szakmai-, partnerkapcsolatok-, pénzügyi-, humán-, infrastruktúra, képzési terv)

5.2 6.

Éves tervek elfogadása Szakmai megvalósítás

6.1 6.2

A desztináció turizmusának kutatásával kapcsolatos teendôk ellátása A desztináció tervezésével, fejlesztésével kapcsolatos teendôk ellátása

6.3

A desztinációs információ-, attrakció-menedzsmenttel, minôségbiztosítással kapcsolatos teendôk ellátása

6.4 6.5 7.

7.5 8. 8.1 8.2

Tag beléptetés, kiléptetés elôkészítése, végrehajtása Tagok kezdeményezéseinek fogadása, értékelése, folyamatos informálásuk

8.3

Együttmûködési, kapcsolattartási feladatok megvalósítása (más DMSZ-ek, egyéb érintett szervezetek)

9.

Idôszakos, rendszeres értékelés, elemzés

9.1

A tervek (kutatási, marketing, attrakció, interpretatív, eszközbeszerzési, rendezvényszervezési, környezetvédelmi, szakmai-, partnerkapcsolatok-, pénzügyi-, humán-, infrastruktúra, oktatási terv) megvalósulásának nyomon követése

9.2 9.3 9.4 9.5 9.6

Szervezet pénzügyi értékelése (rendszeres) Vendégelégedettség mérése Tagok értékelése a DMSZ-rôl Együttmûködések értékelése, felülvizsgálata Beszállítók értékelése

7.2 7.3 7.4

1, 2, 3

Desztinációs marketinggel kapcsolatos feladatok ellátása DMSZ tagsággal kapcsolatos feladatok (érdekérvényesítés, oktatás, szemléletformálás) ellátása Mûködés, fejlesztés megvalósítása Szervezeti adminisztrációs és jelentési feladatok ellátása (munkaügyi, adóügyi, stb.) Közgyûlések, elnökségi ülések lebonyolítása HR feladatok ellátása Információ Technológia infrastruktúrájának üzemeltetése, karbantartása (honlap karbantartás, adatfeltöltés) Beszállítókkal kapcsolatos feladatok Helyi szintû DMSZ bôvítése és együttmûködés más DMSZ-ekkel

7.1

Mellékletek

8, 9

4, 5

1, 2 18

10. Éves értékelés A tervek (kutatási, marketing, attrakció, interpretatív, eszközbeszerzési, ren10.1 dezvényszervezési, környezetvédelmi, szakmai-, partnerkapcsolatok-, pénzügyi-, humán-, infrastruktúra, oktatási terv) megvalósulásának értékelése 10.2 Éves beszámoló elkészítése 10.3 Éves beszámoló értékelése 10.4 Éves beszámoló elfogadása

34


2

2füzet

9/17/07

10:42 PM

Page 35


3. A helyi szintû DMSZ szerepkörei 3.1. A létrehozás folyamatának szereplôi Az eddigi – Balatoni Partnerségi Programban összegyûjtött - tapasztalatok alapján a DMSZ-ek létrehozásának elôkészítésekor szükség van külsô szakértôk támogatására. A külsô szakértôk lépésrôl lépésre egyre több helyi szereplôt nyernek meg az ügy érdekében. Mivel egy település életében a polgármesternek kiemelten fontos szerepe van, ezért az elsô körben az ô támogatását kell megszerezni. Ezek után önkormányzati támogatással meg kell szólítani a település turisztikai vállalkozóit, amelyre egy fórum keretében kerülhet sor. A fórumon az önkormányzat és a külsô szakértô tájékoztatja a résztvevôket a DMSZ lényegérôl, annak szükségességérôl. Ezek után a kezdeményezô szerepet egy – a hallgatóság részérôl legitimált - Elôkészítô Csoport (vagy Elôkészítô Bizottság) veszi át. 3.1.1 Az Elôkészítô Csoport Az Elôkészítô Csoport tagjainak javasolt összetétele: • 6-7 fô a helyi turisztikai vállalkozók közül; • 1-2 fô a helyi önkormányzatból (pl. polgármester, turisztikai referens); • ha van, akkor a Tourinform iroda vezetôje; • és a külsô szakértôk. Az Elôkészítô Csoport tagjai további helyi szereplôk bevonásával az alábbi fô feladatokat látják el: • a már mûködô DMSZ-ekkel kapcsolatos tájékoztató anyagok összegyûjtése és összeállítása

(a DMSZ-modell megismerése, a mûködô DMSZ-ek tevékenységének eredményei, gazdálkodási adataik, pilot referenciák, jogszabályi háttér); • önkormányzatok, polgármesterek, helyi vállalkozók, egyéb érintett szervezetek (civil szervezetek, turisztikai szervezetek, térségi fejlesztési szervezetek) felkeresése és tájékoztatása; • szándéknyilatkozatok alapján a vállalkozási és az önkormányzati adatok összesítése (vállalkozások száma, mérete, típusa, önkormányzati részvétel mértéke, stb.); • indulóéves szakmai terv összeállítása, szervezet fizikai feltételeinek megtervezése (iroda, információ technológia, berendezés), humán feltételek megtervezése (létszám, képzettség,stb.), induló pénzügyi feltételek megtervezése (költségvetés, cash-flow készítése); • alapítók részére elôkészítô csomag összeállítása (szándéknyilatkozat, vállalkozások adatai, önkormányzati adatok, tervek); • mintadokumentumok, sablonok összeállítása; • alapító okirat elôkészítése; • a DMSZ munkaköri leírások elkészítése, munkaszervezet kialakításának megtervezése; Amennyiben létezik már mikro-régiós szintû szervezet, akkor : - a mikró-régiós DMSZ-be való belépést lehetôvé tevô szándéknyilatkozatok összegyûjtése; 3.2. A mûködtetés folyamatának szereplôi A helyi szintû DMSZ-ek mûködtetésének feladatait az alábbi szereplôk látják el: DMSZ vezetô, (az egyesület elnöke) – feladata a szervezet képviselete és irányítása. Helyi Turisztikai Menedzser, (az egyesület titkára) – feladata a szervezet szakmai tevékenységének irányítása. Front Office ügyintézô, (az egyesület alkalmazottja, vagy megbízással dolgozó munkatársa) – fontosabb feladatai: ügyfélkezelés, ajánlatadás, szakmai tevékenység támogatása, stb. Back Office ügyintézô, (az egyesület alkalmazottja, vagy megbízással dolgozó munkatársa) – feladata a szervezet adminisztratív feladatainak ellátása. (Ehhez a szerepkörhöz nem mindig tartozik külön munkatárs, sok esetben a front office ügyintézô kapja meg ezt a feladatot is.) Az egyes szereplôk (kivéve a választott, társadalmi tisztségviselôket, mint pl. az elnök) részletezett feladatait a mellékletben található minta munkaköri leírások tartalmazzák. 3.3. A helyi szintû DMSZ tevékenység – szerepkör mátrixa A következô tevékenység – szerepkör mátrix bemutatja, hogy az egyes szereplôk milyen tevékenységek ellátásáéért felelôsek a kialakítás és mûködtetés folyamata során.


35

36


V

V V

V

V V

V

V V V

V

V

V

V Végrehajt – D Dönt – T Közremûködik, támogatást nyújt – I Információt nyújt

Helyi szintû DMSZ alapítása Döntés az alapításról Alapító okirat elôkészítése DMSZ munkaköri leírások elkészítése Kitöltött szerzôdések, belépési szándéknyilatkozatok, érvényes önkormányzati határozatok összegyûjtése

Szervezet fizikai feltételeinek megtervezése (irodahelyiség, információ technológia, irodai berendezés) Humán feltételek megtervezése (létszám, képzettség, stb.) Induló pénzügyi tervezés, költségvetés, cash-flow készítése Önkormányzati támogatási tervek egyeztetése Szándéknyilatkozatok alapján vállalkozási és önkormányzati adatok összesítése Mintaszerzôdések, belépési nyilatkozatok összeállítása Önkormányzati határozattervezetek elkészítése Alapítók részére elôkészítô csomag összeállítása (szándéknyilatkozatok, vállalakozások adatai, önkormányzati adatok)

Helyi szintû DMSZ létrehozásának elôkészítése Induló éves szakmai terv összeállítása (marketing terv, programok, rendezvények, vásárok, stb.)

Egyéb érintett szervezetek megkeresése, tájékoztatása (civil szervezetek, turisztikai szervezetek, térségi fejlesztési szervezetek)

V V

D

Szervezeti Helyi Turisztikai Front Office Back Office Választmány Közgyûlés vezetô Menedzser ügyintézô ügyintézô

10:42 PM

V

V V

Elôkészítô team

9/17/07

LÉTREHOZÁS Új helyi szintû DMSZ létrehozásának kezdeményezése Workshop szakértôk bevonásával érdekelteknek Elôkészítô team megalakulása Tájékoztató anyagok összegyûjtése, összeállítása (TDM modell megismerése, mûködô DMSZ termékei, eredményei, gazdálkodási adatai, pilot referenciák, jogszabályi háttér) Önkormányzatok, polgármesterek megkeresése, tájékoztatása Vállalkozók megkeresése, tájékoztatása

TEVÉKENYSÉG

2füzet Page 36



37


Szakmai megvalósítás Szakmai tervek (kutatási, marketing, attrakció, interpretatív, rendezvényszervezési, környezetvédelmi, képzési) megvalósítása („A Helyi szintû TDM szakmai feladatai” c. mellékletbôl néhány kiemelt feladat:) • Tájékoztatás, ajánlatadás a potenciális vendégek részére • Panaszok, reklamációk, visszajelzések kezelése • Komplex turisztikai termékkínálat kialakítása, összehangolása (szállás, étkezés, programok, egészségügyi szolgáltatás, posta, bank, stb., minden, amire a turistának szüksége lehet) • Tervezett események, rendezvények lebonyolítása • Szakmai programok követése

Éves szakmai tervek összeállítása (kutatási, marketing, attrakció, interpretatív, rendezvényszervezési, környezetvédelmi, képzési) Éves humánerôforrás fejlesztési terv összeállítása Éves pénzügyi terv összeállítása Éves infrastruktúra fejlesztési terv összeállítása Éves IT szoftverfejlesztési terv összeállítása Éves partnerkapcsolatok tervezése

Helyi szintû DMSZ mûködésének éves tervezése

MÛKÖDTETÉS

D D

T

T T

T

V V V

V V

T T

I I I

T

T T T V V

V, D V, D V, D D D

T

V

V

D

V

Szabályzatok elkészítése, életbe léptetése

V V V V V

V V

T T

I

I

I T T I

I

D

D

D D

D D

D D


10:42 PM

Irodabérleti szerzôdés, szolgáltatói szerzôdések (telefon, IT, közmûvek) megkötése

Helyi szintû DMSZ bejegyzése Alapító okirat, társasági szerzôdés megkötése Tisztségviselôk felkérése, megválasztása Jegyzôkönyvek, mintadokumentumok kitöltése Alapító dokumentumok bejegyzése Alkalmazottak kiválasztása, felvétele Munkaszerzôdések, munkaköri leírások véglegesítése

Elôkészítô team

9/17/07

TEVÉKENYSÉG

2füzet Page 37


38



T T T

Döntés új tag belépésérôl Tag beléptetés, kiléptetés elôkészítése, végrehajtása Tagok kezdeményezéseinek fogadása, értékelése

I I V

V

T T V V V

V, D V D V V, D

V

V

T

D

V, D

V V V D V, D

I I I I T

V V

T T

D

V

V

V

T

Folyamatos tájékoztatás potenciális tagok részére, promóciós tevékenység

Helyi szintû DMSZ bôvítése és együttmûködés más DMSZ-ekkel

Turisztikai IT alkalmazás mûködtetése, kiterjesztése, fejlesztése (honlap karbantartás, feltöltés) Beszállítói feladatok meghatározása Beszállítók kiválasztása Beszállítói szerzôdés megkötése Beszállítók termékeinek ellenôrzése Beszállítói kapcsolattartás

Elôre nem tervezett tevékenység végrehajtása

Tevékenység

Elnökségi, választmányi ülések lebonyolítása Közgyûlések lebonyolítása Elnökség, választmány megújítása HR feladatok ellátása IT, infrastruktúra üzemeltetése, karbantartása

Szervezeti adminisztrációs és jelentési feladatok ellátása (munkaügyi, adóügyi, stb.)

Mûködés, fejlesztés megvalósítása

kezdeményezése, követése • Promóciós kiadványok elôkészítése, kivitelezése, terjesztése • Sajtókapcsolatok kezelése

D

T

T

I I T T T

T

I

T T

T

T

T

V V

T

T T I T T

T

I

T T T V T

V

I I

I

I

D D D

D

D

D T T T

D D

D

D

D D


10:42 PM

• Helyi turisztikai szolgáltatások elemzése, fejlesztések

(marketing, információ, adatok, termékfejlesztés)

• Tagok szakmai támogatása

Elôkészítô team

9/17/07

• Szakmai információáramlás szervezeten belüli koordinálása

TEVÉKENYSÉG

2füzet Page 38



Éves értékelés Szakmai tervek (kutatási, marketing, attrakció, interpretatív, rendezvényszervezési, környezetvédelmi, képzési) megvalósulásának értékelése Éves beszámoló elkészítése Éves beszámoló értékelése Éves beszámolók elfogadása

T T T T

V T V

V T V V T T I I

D V V V V V T V

T

T

V

T V

V T T

V

V

V

V

V

I I I

I

V I T T I I

T

I

V

I

T

T T T

T

I T I T T T V I

I

T

T I

I

T

D V T

V

D D D D D D D

D

D

D

D

D

D D

D


10:42 PM

Idôszakos, rendszeres értékelés, elemzés Idôszakos beszámolók elfogadása Szakmai tervek (kutatási, marketing, attrakció, interpretatív, rendezvényszervezési, környezetvédelmi, képzési) megvalósulásának nyomon követése Szakmai statisztikák, elemzések készítése Tagok értékelése a DMSZ-rôl Együttmûködések értékelése, felülvizsgálata Beszállítók értékelése Szervezet pénzügyi értékelése (rendszeres) Mûködtetés értékelése az éves tervhez képest (rendszeres) Statisztikai elemzések készítése a gazdálkodásról Javaslat a szükséges korrekciós tevékenységekre

Tagok folyamatos informálása Együttmûködési, kapcsolattartási feladatok megvalósítása (más TDM és egyéb érintett szervezetekkel)(marketing, információ, adatok, termékfejlesztés) Döntés együttmûködési megállapodásról Kölcsönös adatszolgáltatás az együttmûködô szervezetekkel

Elôkészítô team

9/17/07

TEVÉKENYSÉG

2füzet Page 39



39

2füzet

9/17/07

10:42 PM

Page 40



A II. füzethez az alábbi mellékletek tartoznak: 1. sz. melléklet: 2. sz. melléklet: 3. sz. melléklet: 4. sz. melléklet: 5. sz. melléklet: 6. sz. melléklet: 7. sz. melléklet: 8. sz. melléklet: 9. sz. melléklet: 10. sz. melléklet: 11. sz. melléklet: 12. sz. melléklet: 13. sz. melléklet: 14. sz. melléklet: 15. sz. melléklet: 16. sz. melléklet: 17. sz. melléklet: 18. sz. melléklet:

40

Átfogó pénzügyi tervezô alkalmazás (elektronikus) Részletes pénzügyi tervezô alkalmazás (elektronikus) Kockázatelemzési módszertan Települési /Helyi DMSZ létrehozásának elônyei (P-dok) Belépési szándéknyilatkozat Egyesület Alapszabály minta Közhasznú Egyesület Alapszabály minta (P-dok) Közgyûlési jegyzôkönyv minta Választmányi ülés jegyzôkönyv minta Nyilatkozat tisztség elfogadására minta Alakuló közgyûlés forgatókönyve (P-dok) Megállapodás az Egyesület és Önkormányzat között (P-dok) Hibás gyakorlatok az alapításnál, melyek megnehezítik az indulást és ellehetetlenítik a mûködést! (P-dok) Helyi / Települési Turisztikai Menedzser munkaköri leírás minta Helyi Front Office ügyintézô munkaköri leírás minta Helyi Back Office ügyintézô munkaköri leírás minta A helyi szintû DMSZ-ek szakmai feladatai (P-dok) Tagi elégedettségi kérdôív


3füzet

9/17/07

10:44 PM

Page 41

Balatoni TDM füzetek / III. Füzet - A mikro-régiós TDM-szervezet

Turisztikai Desztináció Menedzsment III. Füzet A mikro-régiós TDM-szervezet

3füzet

9/17/07

10:44 PM

Page 42


TARTALOMJEGYZÉK

1. A mikro-régiós DMSZ-ek szolgáltatásai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43. old. 2. A mikro-régiós DMSZ-ek kialakításának és mûködtetésének fôfolyamata . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45. old. 3. A mikro-régiós DMSZ szerepkörei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47. old. 4. Mellékletek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52. old.

42


3füzet

9/17/07

10:44 PM

Page 43


A MIKRO-RÉGIÓS TDM-SZERVEZET A helyi szintû TDM-szervezetek természetes mikro-régiós tömörülése /szövetsége alkotja a mikro-régiós DMSZ-eket. A mikro-régiós DMSZ-ek célja alapvetôen az adott térség (turisztikai termékei, szolgáltatásai) piacra juttatásának és értékesítésének biztosítása. Ehhez feltétlenül szükséges a mikro-régió turisztikai szolgáltatásainak koordinálása, rendszerbe szervezése, közös termékek fejlesztése, a mikrorégió sajátos, egyedi arculatának kialakítása és megjelenítése.

1. A mikro-régiós DMSZ-ek szolgáltatásai A mikro-régiós DMSZ-ek a látogatók / turisták számára nem nyújtanak személyesen szolgáltatást, legfeljebb call-centeren keresztül. Amennyiben egy mikro-régiós DMSZ látja el a helyi szintû DMSZekhez rendelt feladatokat (azaz több település közösen hoz létre un. helyi DMSZ-t), úgy a helyi szintû DMSZ-modellben leírtakat javasolt figyelembe venni a mûködés kialakításakor. A mikro-régiós DMSZ-ek által nyújtott fôszolgáltatások a célcsoportok tekintetében két típusba sorolhatóak: • szolgáltatások a mikro-régiós DMSZ tagjai számára és • szolgáltatások a mikro-régiós DMSZ-ekkel együttmûködô külsô szervezetek

számára (más helyi, mikro-régiós szervezetek, vagy a balatoni regionális DMSZ, szakmai szervezetek, civil szervezetek) 1.1. Szolgáltatások a mikro-régiós DMSZ tagjai számára A mikro-régiós DMSZ az alábbi szolgáltatásokat nyújtja a tagjai számára: Biztosítja a mikro-régiós DMSZ folyamatos mûködését: • Érdekképviseleti feladatokat lát el az önkormányzatok és a közigazgatási szervezetek, állami

szervezetek, valamint a szakmai (turisztikai) szervezetek irányában; • Ellátja a tagok képviseletét külsô együttmûködô szervezetek irányában (más helyi, mikro-régiós és

balatoni DMSZ-ek, beszállítók, alvállalkozók, civil szervezetek, stb.); • A tagok számára biztosítja a mikro-régiós DMSZ munkájába és döntéshozatalába való bekapcsolódás

lehetôségét az alapszabály alapján; • Biztosítja a mikro-régiós DMSZ és munkaszervezetének mûködtetését, szolgáltatásainak folyamatos

elérhetôségét a tagok számára; • Rendszeres tájékoztatást ad a tagok részére a mikro-régiós DMSZ mûködésének eredményességérôl; • Szakmai (turisztikai) kompetenciákat koncentrál a mikro-régiós DMSZen belül a tagok hatékony támo-

gatása érdekében; • Szponzorok felkutatása (turisztikában érdekelt szponzorok és turisztikában nem érdekelt egyéb szponzorok);

Kialakítja és megvalósítja a mikro-régiós marketing stratégiát és közremûködik a balatoni regionális marketing stratégia kialakításában; • Közvetlen munka-kapcsolatot tart a mikro-régiós szövetségbe szervezôdött helyi szintû DMSZ-

szervezetek desztináció menedzsereivel, akikkel együtt döntenek szakmai kérdésekben. Mikro-régiós szolgáltatási csomagokat állít össze és ajánl ki; Turisztikai szempontból fontos rendezvényeket, programokat kezdeményez, a megvalósítást koordinálja; Kialakítja a mikro-régió egységes, ám egyedi sajátságokat mutató turisztikai arculatát; Különbözô csatornákon keresztül szervezetten piacra juttatja a mikro-régió turisztikai kínálatát; Turisztikai kiadványokat, promóciós termékeket készít, terjeszt, és azokat követi; Koordinálja a mikro-régiós szintû turisztikai kedvezményeket (pl. kedvezmény kártyák a látogatók számára); Fogadja a tagok kezdeményezéseit, azokat értékeli, beilleszti a programtervbe, a kezdeményezésekrôl tájékoztatás ad a többi érintett tag részére; • A tagokat folyamatosan tájékoztatja a tervezett és megvalósuló marketing akciókról, programokról, rendezvényekrôl (tartalma, idôpontja, csatlakozás lehetôsége, feltételei); • Kézben tartja és koordinálja a sajtókapcsolatokat; • Piackutatásokat kezdeményez és végez; • • • • • • •


43

3füzet

9/17/07

10:44 PM

Page 44


• Összesíti és értékeli a helyi szintû DMSZ-ek vendég elégedettség felméréseit, eredményeit visz-

szacsatolja a tagok felé; • Összesíti és értékeli a helyi szintû DMSZ-ek vendég-reklamációit, a panaszok kezelésének ered-

ményeit és a leszûrt tapasztalatokat visszacsatolja a tagok irányába; Figyeli a pályázati lehetôségeket, pályázatokat készít, illetve támogatást nyújt pályázatok elkészítéséhez a tagoknak. Felméri a mikro-régiós szakmai (turisztikai) képzési igényeket, megszervezi és megvalósítja a képzéseket; • Felméri a tagi elégedettséget, és közösen értékeli azt a tagokkal; • Közremûködik a mikro-régiós turisztikai értékek karbantartásában (pl. bicikli utak, stb.); • Összesíti az azonos típusú tagi beszerzési igényeket és a beszerzéseket megvalósítja;

- Turisztikai IT alkalmazást mûködtet: • Ezzel biztosítja a tagok és a DMSZ szolgáltatásinak rendszerbe szervezését, turisztikai termékké for-

málását és információinak hatékony elérhetôségét, valamint a szervezeten belüli eredményes kommunikációt; • Támogatást nyújt a tagok számára a turisztikai IT alkalmazás kezelésében; • Informatikai alkalmazások segítségével statisztikailag folyamatosan feldolgozza a mikro-régiós turisztikai szolgáltatásokat és eredményeket; • Mikro-régiós internetes portált mûködtet; • Egységes mikro-régiós IT arculatot alakít ki; - A tagokat tájékoztatja az együttmûködô szervezetekkel közösen végzett kutatások (piac, technológia, termékek, stb.) eredményeirôl. 1.2. Szolgáltatások külsô szervezetek irányában A mikro-régiós DMSZ az alábbi szolgáltatásokat nyújtja külsô szervezetek részére: - Részt vesz a regionális szervezet közös marketing stratégiájának kialakításában, megvalósításában; - Részt vesz a közös kutatások elôkészítésében, végrehajtásában és értékelésében; - Tájékoztatást ad a külsô szervezeteket is érintô programokról, fejlesztésekrôl, projektekrôl; - Együttmûködik a helyi, mikro-régiós és balatoni programok, rendezvények, marketing akciók kidolgozásában, megvalósításában, értékelésében; - Együttmûködik a helyi, mikro-régiós és balatoni regionális kiadványok, promóciós anyagok elôkészítésében, kiadásában, terjesztésében; - Mikro-régiós turisztikai adatokat (vendég, termék) gyûjt, szolgáltat a regionális szervezetnek, valamint érdekeltségi körébe tartozó más külsô szervezeteknek; - Közös projekt ötleteket, fejlesztéseket ajánl, javasol, generál; - Figyeli a mikro-régiós szintû pályázati lehetôségeket, közös pályázatokat kezdeményez, készít, megvalósít, értékel; - Együttmûködik a térségben mûködô egyéb szakmai szervezetekkel; - Együttmûködik a térségben lévô önkormányzatokkal és más önkormányzati szervezetekkel (pl. Többcélú Kistérségi Társulás, stb.); - Kapcsolatot tart a kistérségi és régiós Területfejlesztési Tanácsokkal, (információ csere, fejlesztési javaslatok készítése, infrastrukturális beruházási javaslatok továbbítása számukra, lobbi, stb.).

44


3füzet

9/17/07

10:44 PM

Page 45


2. A mikro-régiós DMSZ-ek kialakításának és mûködtetésének fôfolyamata 2.1. A mikro-régiós DMSZ kialakításának lépései A szervezetek kialakítása fôfolyamatának lépéseit a következô táblázatban bemutatott tevékenységek alkotják:

Mikro-régiós DMSZ kialakításának lépései 1.

Új mikro-régiós DMSZ létrehozásának kezdeményezése

1.1

Elôkészítô team megalakítása

1.2

Tájékoztató anyagok összegyûjtése, összeállítása Helyi szintû DMSZ-ek és mikro-régiós szinten érdekelt vállalkozók megkeresése, tájékoztatása;

1.3 1.4 1.5

Helyi szintû DMSZ-ek támogatási terveinek egyeztetése Szándéknyilatkozatok alapján vállalkozási és helyi szintû DMSZ-ek adatainak összesítése

2. 2.1

Mikro-régiós DMSZ létrehozásának elôkészítése Induló éves terv összeállítása (marketing-, pénzügyi-, humán-, infrastruktúra terv)

2.2 2.3

Munkaszervezet felállításának tervezése, beépítése a hosszútávú / induló tervbe Helyi szintû DMSZ-ek tagsági határozattervezeteinek elkészítése

2.4 2.5 3. 3.1 3.2

Alapítók részére véglegesített elôkészítô csomag összeállítása (szándéknyilatkozatok, helyi szintû DMSZ-ek adatai, közvetlenül kapcsolódó vállalkozások adatai, esetlegesen egyéb csatlakozók adatai) Döntés az alapításról

4.

Mikro-régiós DMSZ alapítása Alapító okirat elôkészítése Mikro-régiós DMSZ tisztségviselôi választásának elôkészítése Mikro-régiós DMSZ vezetô feladatainak definiálása, kiválasztásának elôkészítése, megválasztása Mikro-régiós DMSZ munkaszervezetének megtervezése, döntés az alkalmazottak számáról és munkakörérôl Mikro-régiós DMSZ bejegyzése

4.1

Alapító okirat beadása

4.2 4.3 4.4

Tisztségviselôk felkérése, megválasztása Alapító dokumentumok bejegyzése Alkalmazottak kiválasztása, felvétele

4.5

A mikro-régiós DMSZ munkaszervezete alkalmazottai számára munkaköri leírások elkészítése

3.3 3.4

4.6 4.7

Mellékletek

5, 3

1, 2, 3 1, 2, 3

2, 5

11, 19 10, 11 10, 11

19 10, 11 20

Irodabérleti szerzôdés, szolgáltatói szerzôdések (telefon, IT, közmûvek) megkötése Szabályzatok elkészítése, életbeléptetése


45

3füzet

9/17/07

10:44 PM

Page 46


2.2. A mikro-régiós DMSZ mûködtetésének lépései A szervezetek mûködtetése fôfolyamatának lépéseit a következô táblázatban bemutatott tevékenységek alkotják:

Mikro-régiós DMSZ mûködtetésének lépései 5.

Éves tervezés

5.2 6.

Éves terv összeállítása (marketing-, partnerkapcsolatok-, pénzügyi-, humán-, infrastruktúra terv) Éves terv elfogadása Marketing tevékenység megvalósítása

6.1 6.2

Mikro-régiós szolgáltatás csomagok összeállítása, megszervezése és kiajánlása Tervezett események, rendezvények lebonyolításának koordinálása

6.3

Tagok szakmai támogatása a megvalósításban (marketing, információ, adatok, termékfejlesztés)

5.1

7.5

Mikro-régiós turisztikai szolgáltatások elemzése, fejlesztések kezdeményezése, követése Marketing eszközök elôkészítése, kivitelezése, terjesztése Mûködés, fejlesztés megvalósítása Szervezeti adminisztrációs és jelentési feladatok ellátása (munkaügyi, adóügyi, stb.) Közgyûlések, elnökségi ülések lebonyolítása HR feladatok ellátása Információ Technológia infrastruktúrájának üzemeltetése, karbantartása (honlap karbantartás, adatfeltöltés) Beszállítókkal kapcsolatos feladatok

8.

Mikro-régiós DMSZ bôvítése és együttmûködés más DMSZ-ekkel

8.1 8.2

Tag beléptetés, kiléptetés elôkészítése, végrehajtása Tagok kezdeményezéseinek fogadása, értékelése, folyamatos informálásuk

8.3


9. 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6

Idôszakos, rendszeres értékelés, elemzés Szervezet pénzügyi értékelése (rendszeres) Mûködtetés értékelése az éves tervhez képest (rendszeres) Marketing munka értékelése (rendszeres) Tagok értékelése a mikro-régiós DMSZ-rôl Együttmûködések értékelése, felülvizsgálata Beszállítók értékelése

10. 10.1 10.2 10.3

Éves értékelés Éves beszámoló elkészítése Éves beszámoló értékelése Éves beszámoló elfogadása

6.4 6.5 7. 7.1 7.2 7.3 7.4

46

Mellékletek


1, 2, 3

2 8, 9

4, 5

2 2 18

2

3füzet

9/17/07

10:44 PM

Page 47


3. A mikro-régiós DMSZ szerepkörei 3.1. A kialakítás szerepkörei A mikro-régiós DMSZ-ek kialakításának feladatai egy kezdeményezô csoporthoz mint szerepkörhöz kötôdnek. A szerepkör elnevezése Elôkészítô Team. Az Elôkészítô Team fô feladata a DMSZ-ek létrehozásának kezdeményezése és a megalakítás irányítása a DMSZ hivatalos megalapításáig. A Team magja 3-6 fô, a térségben meghatározó szerepet játszó település(ek) helyi DMSZ-einek elnöke(i), jelentôs települési önkormányzatok polgármesterei, mikrorégiós szintû tevékenységben érdekelt vállalkozók és a már mûködô vagy éppen alakuló helyi szintû DMSZ-ek vezetôi, akik további helyi szereplôk bevonásával az alábbi fô feladatokat látják el: - Már mûködô (nemzetközi tapasztalatok) mikro-régiós DMSZ-ekkel kapcsolatos tájékoztató anyagok összegyûjtése, összeállítása (mikro-régiós DMSZ-modell áttanulmányozása, mûködô DMSZ-ek termékei, eredményei, gazdálkodási adatai, pilot referenciák, jogszabályi háttér); - Helyi szintû DMSZ-ek, esetleg további önkormányzatok, polgármesterek, mikro-régiós vállalkozók, egyéb érintett szervezetek (civil szervezetek, turisztikai szervezetek, mikro-régiós fejlesztési szervezetek) felkeresése, tájékoztatása; - Szándéknyilatkozatok alapján a helyi szintû DMSZ-ek vállalkozási és önkormányzati adatainak (stb.) összesítése (DMSZ-ek száma, mérete, vállalkozások száma, mérete, típusa, vendégéjszaka hotelben, panzióban, IFA bevétel, önkormányzati részvétel mértéke a szervezetekben, pénzügyi hozzájárulása a feladatokhoz, stb.); - Induló éves marketing terv összeállítása, a munkaszervezet fizikai feltételeinek megtervezése (iroda, információtechnológia – IT, berendezés), humán feltételek megtervezése (létszám, képzettség, stb.), induló pénzügyi tervezés, költségvetés, cash-flow készítése; - Alapítók részére elôkészítô csomag összeállítása (szándéknyilatkozatok, összegyûjtött DMSZszervezeti, vállalkozási és önkormányzati adatok, fejlesztési és marketing elképzelések, tervek); - Minta dokumentumok, sablonok összeállítása; - Alapító okirat, társasági szerzôdés elôkészítése; - Mikro-régiós DMSZ munkaszervezete kialakításának megtervezése, alkalmazottak létszámának és munkaterületüknek döntés-elôkészítése, számukra munkaköri leírások elkészítése. 3.2. A mûködtetés szerepkörei A mikro-régiós DMSZ-ek mûködtetésének feladatai három szerepkörben definiálhatóak. Ezek: • Mikro-régiós DMSZ vezetô (az egyesület választott elnöke, rendszerint társadalmi megbízatásban) –

DMSZ képviselete (külsô partnerek felé elsôként) és irányítása • Mikro-régiós turisztikai menedzser, (az egyesület választott fôtitkára rendszerint egyben a munka-

szervezet vezetôje, amit a szervezet alkalmazottjaként lát el) – szervezet belsô képviselete, szakmai tevékenységének irányítása; • Mikro-régiós Back Office ügyintézô, (az egyesület munkaszervezetének alkalmazottja vagy megbízással

dolgozó munkatársa) – szervezet adminisztratív feladatainak ellátása

3.3. A mikro-régiós DMSZ tevékenység – szerepkör mátrixa Az egyes fôfolyamat lépéseken belüli tevékenységeket a korábban ismertetett szerepkörökhöz rendelve a tevékenység – szerepkör mátrix mutatja be.


47

48

V V V V

Helyi szintû DMSZ-ek megkeresése, tájékoztatása

Helyi szervezetben nem tevékenykedô, jelentôsebb települési önkormányzatok, polgármesterek megkeresése, tájékoztatása

Mikro-régiós szinten érdekelt vállalkozók megkeresése, tájékoztatása

Egyéb érintett szervezetek megkeresése, tájékoztatása (civil szervezetek, turisztikai szervezetek, mikro-régiós fejlesztési szervezetek)


V V

Mikro-régiós DMSZ vezetô munkaköri leírásának, munkaszerzôdésének elkészítése

Mikro-régiós DMSZ munkatársak munkaköri leírások elkészítése


V V

V

V V

V

V V V V

Döntés az alapításról Alapító okirat, társasági szerzôdés elôkészítése

Mikro-régiós DMSZ alapítása

Alapítók részére elôkészítô csomag összeállítása (szándéknyilatkozat, helyi szintû DMSZ-ek, vállalakozások, önkormányzatok adatai)

Szervezet fizikai feltételeinek megtervezése (iroda, IT, berendezés) Humán feltételek megtervezése (létszám, képzettség, stb.) Induló pénzügyi tervezés, költségvetés, cash-flow készítése Helyi szintû DMSZ-ek és önkormányzatok támogatási terveinek egyeztetése Szándéknyilatkozatok alapján helyi szintû DMSZ-ek, érintett vállalkozások és önkormányzatok adatainak összesítése Mintaszerzôdések, belépési nyilatkozatok összeállítása Helyi szintû DMSZ-ek határozattervezeteinek elkészítése

Induló éves marketing terv összeállítása (programok, rendezvények, vásárok, stb.) V

V

Tájékoztató anyagok összegyûjtése, összeállítása (TDM-modell áttanulmányozása, mûködô DMSZ-ek termékei, eredményei, gazdálkodási adatai, pilot referenciák, jogszabályi háttér)

Szervezeti vezetô

Desztináció Menedzser

Back Office ügyintézô Elnökség

Közgyûlés

10:44 PM

Mikro-régiós DMSZ létrehozásának elôkészítése

V

Elôkészítô team megalakulása

Elôkészítô team

9/17/07

Új mikro-régiós DMSZ létrehozásának kezdeményezése

TEVÉKENYSÉG

3füzet Page 48


T T D D

Piackutatás kezdeményezése és végrehajtása

Mikro-régiós szintû turisztikai kedvezmények koordinálása

Tervezett események, rendezvények lebonyolításának koordinálása

Elôre nem tervezett események, rendezvények lebonyolításának koordinálása


49

D

Éves partnerkapcsolatok tervezése


Marketing tevékenység megvalósítása

Éves DMSZ terv elfogadása (marketing, mûködési)

D

V, D

Éves infrastruktúra fejlesztési terv összeállítása

Éves IT szoftverfejlesztési terv összeállítása

T

V, D

Éves pénzügyi terv összeállítása

V

V

V

T

D

Éves marketing terv összeállítása (programok,rendezvények, vásárok, stb.)

Mikro-régiós DMSZ mûködésének éves tervezése

D

V

Szabályzatok elkészítése, életbe léptetése

Látogatói / vendég elégedettségi felmérések mikro-régiós szintû összesítése, elemzése, visszacsatolása tagok felé

V

Irodabérleti szerzôdés, szolgáltatói szerzôdések (telefon, IT, közmûvek) megkötése

D

V

Véglegesített munkaszerzôdések, munkaköri leírások

Látogatói / vendég panaszok, reklamációk, visszajelzések mikro-régió szintû feldolgozása, értékelése

V

Alkalmazottak kiválasztása, felvétele

D

V

Alapító dokumentumok bejegyzése

Ajánlati csomagok összeállítása, kiajánlása

V

V

Tisztségviselôk felkérése, megválasztása

Jegyzôkönyvek, mintadokumentumok kitöltése

V

Alapító okirat beadása

V

Szervezeti vezetô

V

V

V

V

V

V

V

T

I

T

T

V


T

T

T

I

Back Office ügyintézô

D

D

T

D

D

D

D

D

Elnökség

D

D

D

D

Közgyûlés

10:44 PM

Mikro-régiós DMSZ bejegyzése

Kitöltött szerzôdések, belépési szándéknyilatkozatok, érvényes helyi szintû DMSZ és önkormányzati határozatok

Elôkészítô team

9/17/07

TEVÉKENYSÉG

3füzet Page 49


50

T T T T

Tagok szakmai támogatása (marketing, információ, adatok, termékfejlesztés)

Mikro-régiós turisztikai szolgáltatások elemzése, fejlesztések kezdeményezése, követése

Marketing kiadványok elôkészítése, kivitelezése, terjesztése, követése Sajtókapcsolatok kézben tartása és koordinálása


V D V V, D

Beszállítók kiválasztása Beszállítói szerzôdés megkötése Beszállítók termékeinek ellenôrzése Beszállítói kapcsolattartás

T T T V

Döntés új tag belépésérôl

Tag beléptetés, kiléptetés elôkészítése, végrehajtása Tagok kezdeményezéseinek fogadása, értékelése Tagok folyamatos informálása


V

Folyamatos tájékoztatás potenciális tagok részére, promóciós tevékenység

Mikro-régiós DMSZ bôvítése és együttmûködés más DMSZ-ekkel

D, V

Beszállítói feladatok meghatározása

D

V, D

Elôre nem tervezett tevékenység(ek) végrehajtása

Turisztikai IT alkalmazás mûködtetése, kiterjesztése, fejlesztése (honlap karbantartás, feltöltés)

V, D

IT, infrastruktúra üzemeltetése, karbantartása

V

Elnökség, választmány megújítása V, D

V

Közgyûlések lebonyolítása

HR feladatok ellátása

D V

Szervezeti adminisztrációs és jelentési feladatok ellátása (munkaügyi, adóügyi, stb.) Elnökségi, választmányi ülések lebonyolítása

I V V

I

V

T V V V

T

V

T

I

I

I

I

V V

V

V

V

V V


T

V

V

T

I I T T

I

T

I

V

T

T

V T

I I

I

I

T T


D D D

T

D

D

T

T

T

T

D

D D

D

D

D

Elnökség

D

D

D

Közgyûlés

10:44 PM


T

Képzések szervezése, lebonyolítása

Szervezeti vezetô

D D

Elôkészítô team

9/17/07

Marketing programok követése Szakmai információáramlás szervezeten belüli koordinálása

TEVÉKENYSÉG

3füzet Page 50


V T

Döntés együttmûködési megállapodásról

Kölcsönös adatszolgáltatás az együttmûködô szervezetekkel

V V T V

Szervezet pénzügyi értékelése (rendszeres)

Mûködtetés értékelése az éves tervhez képest (rendszeres)

Statisztikai elemzések készítése a gazdálkodásról

Javaslat a szükséges korrekciós tevékenységekre

V

Éves beszámolók elfogadása


V T

Éves beszámoló elkészítése Éves beszámoló értékelése

Éves értékelés

V V D V V V

Idôszakos beszámolók elfogadása Szakmai munka értékelése Szakmai statisztikák, elemzések készítése Tagok értékelésének feldolgozása, elemzése a DMSZ-rôl Együttmûködések értékelése, felülvizsgálata Beszállítók értékelése

T

T T

I

I

T

T

T T V T V V

V

T

V


T

T T

I

V

T

T

T I I T I T

I

T

I


T

D V

D

D

D

D

D D D

D D

D

D

Elnökség

D

D

Közgyûlés

10:44 PM


V

Szervezeti vezetô


Elôkészítô team

9/17/07

TEVÉKENYSÉG

3füzet Page 51



51

3füzet

9/17/07

10:44 PM

Page 52



A III. füzethez az alábbi mellékletek tartoznak: 1. sz. melléklet: 2. sz. melléklet: 3. sz. melléklet: 5. sz. melléklet: 7. sz. melléklet: 8. sz. melléklet: 9. sz. melléklet: 10. sz. melléklet: 11. sz. melléklet: 18. sz. melléklet: 19. sz. melléklet: 20. sz. melléklet:

52

Átfogó pénzügyi tervezô alkalmazás (elektronikus) Részletes pénzügyi tervezô alkalmazás (elektronikus) Kockázatelemzési módszertan Belépési szándéknyilatkozat Közhasznú Egyesület Alapszabály minta (P-dok) Közgyûlési jegyzôkönyv minta Választmányi ülés jegyzôkönyv minta Nyilatkozat tisztség elfogadására minta Alakuló közgyûlés forgatókönyve (P-dok) Tagi elégedettségi kérdôív Szövetség Alapszabály minta (P-dok) Mikro-régiós turisztikai menedzser munkaköri leírás minta


4füzet

9/17/07

10:45 PM

Page 53

Balatoni TDM füzetek / IV. Füzet - A regionális szintû TDM-szervezet

Turisztikai Desztináció Menedzsment

IV. Füzet A regionális szintû TDM-szervezet

4füzet

9/17/07

10:45 PM

Page 54


TARTALOMJEGYZÉK

1. A regionális DMSZ szolgáltatásai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55. old. 2. A Balaton DMSZ létrehozásának és mûködtetésének fôfolyamata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57. old. 3. A regionális DMSZ mûködési rendje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60. old. 4. Mellékletek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65. old.

54


4füzet

9/17/07

10:45 PM

Page 55


A regionális szintû TDM-szervezet A helyi és mikro-régiós szintû DMSZ-ek együttesen alkotják a Balaton turisztikai régiót teljesen magába foglaló balatoni regionális DMSZ-t. A Balaton szintû regionális DMSZ alapító tagjai a mikro-régiós és a helyi szintû DMSZ, valamint egyéb, turizmusban érdekelt regionális szervezetek, nonprofit intézmények, stb. A regionális DMSZ ilyen módon történô létrehozása megteremti a régió turizmusában érdekeltek – egyenrangú partnerségén alapuló – közös platformját, amely minden érdekelt bevonásával lehetôvé teszi a turizmus irányításának európai szintû modernizálását a hosszú távon fenntartható versenyképes turizmus kialakításának érdekében. A Balaton szintû regionális DMSZ célja a tagszervezetek/tagok együttmûködésének támogatása, valamint magasabb szintû érdekképviselete hazai és nemzetközi szervezetek (és piacok) irányában, melynek keretében feladata a nagyobb desztináció kínálatának összehangolt, egységes megjelenítése, a desztináció márkává fejlesztése, s ennek érdekében a tagok marketing-, szakmai munkájának szintetizálása, koordinálása, minôségi fejlesztése. A bevezetôben leírtak alapján a regionális DMSZ létrehozásához a szövetségi szervezeti forma (jogilag egyesület) alkalmazását javasoljuk, amely a jelentôs feladatokhoz definiált munkaszervezettel rendelkezik. Javasolt, hogy a Balaton DMSZ szolgáltatásainak minél eredményesebb, hatékonyabb elvégzése érdekében (és gazdasági lehetôségeinek függvényében) szükség szerint gazdasági társaságot mûködtessen munkaszervezetként. Ugyancsak javasolt megvizsgálni a közhasznú tevékenységek indokoltságát. A regionális DMSZ egy szakmai kompetenciákkal jól felkészült szervezet, mely az önálló mûködéshez szükséges minden erôforrással (humán, infrastruktúra egyaránt) kell rendelkezzen. Az alapszabály szerint az elnökség tagjai közül határozott idôre (például 3-4 évre) választja meg elnökét, és egyúttal gondoskodik az operatív feladatok magas színvonalú irányításához megfelelô felkészültséggel és kapacitással rendelkezô desztináció menedzserrôl (ügyvezetô elnökrôl) is, aki egyben a munkaszervezet vezetôje. A napi operatív munkát egy professzionálisan mûködô csapat, a munkaszervezet/központi iroda munkatársai látják el. Az önálló munkaszervezet mûködtetésének elônye, hogy állandó munkatársakkal, folyamatosan fejlôdve, tapasztalataikat évrôl-évre hasznosítva látják el feladataikat. A magas szakmai felkészültség, a szervezeti kompetenciák már a kiválasztásnál érvényesíthetôk. Az állandó apparátus a Balaton szintû regionális DMSZ presztízsét emeli, kapcsolatait, képviseletet külsô szereplôkkel, partnereivel itthon és külföldön hatékonyabban építi, támogatja. Ennek a modellnek a kialakítása, mûködése költséges, a tagszervezetek hozzájárulása mellett állami források is szükségesek. Érdemes a kormányzati szakmai vezetésnek megfontolni, hogy az állami költségvetésbôl mûködtetett regionális turisztikai marketing szervezetek váljanak a regionális DMSZ szervezet munkaszervezetévé, ahol a szakirányú tevékenység jelenleg felülrôl dedikált. Ez a megoldás megkönnyítené a közös platform – a regionális szintû köz- és privátszféra partnerségének – kialakítását (a civil szervezetek összefogását az állami szereplôkkel), a regionális DMSZ mûködésének beindulását, ugyanakkor nem jelentene további költségvetési terheket a szakállamtitkárság számára sem. A jelenlegi marketing szervezet szerzôdéses átadásával egyidejûleg természetesen az állami partner is mindenkori vezetô tagként részt venne a DMSZ -ben, képviselôje útján munkájában és döntéseiben.

1. A regionális DMSZ szolgáltatásai A Balaton szintû DMSZ elsôdlegesen a tagszervezetek/tagok érdekében nyújt szolgáltatásokat. Komplex szolgáltatásai az alábbi típusokba sorolhatóak: 1. Külsô szervezetekkel való együttmûködés 2. Marketing, PR szolgáltatások 3. Szakmai támogató szolgáltatások 4. Kiegészítô szolgáltatások


55

4füzet

9/17/07

10:45 PM

Page 56


- A Balaton szintû DMSZ szorosan együttmûködik külsô szervezetekkel: • Tagszervezetek érdekképviselete külsô szervezetek irányában • Kapcsolattartás hazai és nemzetközi szakmai szervezetekkel • Együttmûködés a Magyar Turizmus Zrt-vel, annak belföldi és külföldi képviseleteivel • Együttmûködés a Balaton szinten érintett jelentôs üzleti vállalkozásokkal • Együttmûködés a Turisztikai Szakállamtitkársággal - A Balaton DMSZ az alábbi marketing és PR szolgáltatásokat nyújtja tagszervezetei részére: • Balaton térség turisztikai stratégiájának, átfogó fejlesztési koncepciójának kidolgozása • Balaton térség szintû marketingterv összeállítása, összehangolása • „Balatoni-márka” kialakítása, arculatépítés, image javítása, egységes megjelenés támogatása • Balaton ismertségének növelése belföldön és külföldön • Turisztikai szolgáltatások helyzetének elemzése, értékelése; • Piackutatás és értékelés elvégzése • Promóciós és PR tevékenység végzése belföldön és külföldön • Balaton térség szintû kommunikáció tervezése, megvalósítása (belsô és külsô egyaránt) • Balaton térség szintû média kapcsolatok kézbentartása • Sajtófigyelés, információk értékelése • A tagszervezetek együttmûködésének támogatása a turizmus marketing területén - A Balaton DMSZ szakmai támogató szolgáltatásai tagszervezetei, tagjai részére: • Szakmai (turisztikai) tanácsadás, támogatás nyújtása • Oktatási és továbbképzési tevékenység ellátása, tanulmányutak szervezése, oktatási anyagok elkészítése • Regionális honlap mûködtetése • Informatikai támogatás nyújtása tagoknak (egységes arculat, közös alkalmazás feltételeinek megteremtése) • Turisztikai pályázatok figyelése, pályázatok elôkészítésének támogatása a tagszervezetek számára, önálló pályázatok készítése • Szakmai pályázatok kiírásának indítványozása, elôterjesztése, elkészítése, véleményezése • Idegenforgalmat/turizmust érintô jogszabályok, rendelkezések tervezeteinek megvitatása, véleményezése, jogszabályalkotás kezdeményezése, szakmai befolyásolása • Turizmust érintô jogszabályok változásainak követése • Tagszervezetek közötti információáramlás támogatása (hírlevél, intranet, stb.) • Szakmai (tematikus) munkacsoportok mûködtetése • A Balaton térség és szolgáltatóinak képviselete belföldi és külföldi turisztikai kiállításokon, vásárokon - A Balaton szintû regionális DMSZ kiegészítô szolgáltatásokat is végez, amelyek egyrészt a DMSZ-ek mûködését, másrészt a TDM-filozófia terjesztését erôsítik: • A TDM filozófiájának elterjesztése, népszerûsítése • Közhasznú tevékenység, közfeladatok ellátása • Pártoló tagok, szponzorok felkutatása • A tagszervezetek által meghatározott szolgáltatás minôsítési, besorolási eljárásban való részvétel • Azoknak a feladatoknak az ellátása, amelyekre a térségi szervezetek felhatalmazzák, vagy megbízást adnak

56


4füzet

9/17/07

10:45 PM

Page 57


2. A Balaton DMSZ létrehozásának és mûködtetésének fôfolyamata A Balaton szintû regionális DMSZ szervezeti modelljében csupán a szervezet mûködtetésének fôfolyamatát és tevékenységeit mutatjuk be, mivel a kialakítás folyamata, tevékenységek lépései alapvetôen megegyeznek a mikro-régiós szintével. A mikro-régiós szint kialakítási folyamatának részletes leírása a III. füzetben található. 2.1. Regionális DMSZ mûködésének fôfolyamat ábrája A Balaton szintû DMSZ mûködtetésének fô lépéseit, fô szerepköreit és fô dokumentumait a következô folyamatábra mutatja be: START

Balaton DMSZ elnök

Balaton DMSZ Desztináció menedzser

Balaton DMSZ Marketing menedzser

BalatonDMSZ Termék menedzser

Pénzügyi tervezô tábla

Marketing programterv

Balaton DMSZ Pénzügyi vezetô

Balaton DMSZ ECommerce menedzser

Szakmai támogatási terv

Mûködési terv IT, infrastruktúra



Balaton DMSZ Termék menedzser

Módosított, követett marketing terv






Balaton DMSZ iroda munkatárs

Balaton TDM ECommerce menedzser

Éves tervezés (pénzügyi, marketing, egyéb)

Marketing megvalósítás

Változás van-e?

Igen

Folyamatos marketing tervezés

Nem

Módosított, követett szakmai támogatás terv

Szakmai támogatás folyamatos tervezése

Mûködés fejlesztés megvalósítása

Kézbentartott, aktualizált mûködési terv (terv-tény összehasonlítás)

Változás van-e?

Együttmûködés külsô szervezetekkel Nem Igen

Igen

Változás van-e?

Nem

Ügyviteli nyilvántartások (szerzôdések, számlák, teljesítés igazolások, stb.)

Változás van-e?

Szakmai támogatás tagszervezeteknek

Döntés elôkészítés új partnerségrôl

1.

Igen








Megállapodások külsô szervezetekkel

Megállapodások pártoló tagokkal, szponzorokkal


Folyamatos mûködés korrekció



57

4füzet

9/17/07

10:45 PM

Page 58


Regionális DMSZ fôfolyamat ábra (folytatás)

1.




Érdekképviseleti tevékenység értékelése

Marketing tevékenység értékelése



Gazdálkodás értékelés, elemzés (bevétel - kiadás, finanszírozás)

Szakmai támogatás értékelése

Külsô szervezetekkel való együttmûködés értékelése

Pártoló tagokkal, szponzorokkal való együttmûködés értékelése

IT mûködés értékelése, fejlesztése

Mûködés értékelése

Balaton DMSZ elnök



Balaton DMSZ elnök




Éves beszámoló




Éves értékelés (marketing, pénzügyi, egyéb)

Jelmagyarázat Elfogadás

Folyamatlépés

Döntés Igen

Dokumentum

Szerepkör STOP

58


4füzet

9/17/07

10:45 PM

Page 59


2.2. Regionális DMSZ mûködtetése fôfolyamatának lépései A Balaton szintû DMSZ mûködtetésének lépéseihez a következô táblázatban bemutatott tevékenységek tartoznak: Balaton DMSZ mûködtetésének lépései 1. 1.1 1.2 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Mellékletek

Éves tervezés Éves terv összeállítása (marketing-, szakmai támogató szolgáltatások-, partnerkapcsolatok-, kommunikációs-, pénzügyi-, humán-, mûködési terv) Éves terv elfogadása Marketing tevékenység megvalósítása

1, 2, 3

Balaton régió turisztikai stratégiájának, átfogó fejlesztési koncepciójának kidolgozása, követése Balaton térség szintû marketingterv összeállítása, összehangolása Turisztikai szolgáltatások helyzetének elemzése, értékelése; piackutatás és értékelés elvégzése Promóciós és PR tevékenység végzése belföldön és külföldön Média kapcsolatok kézbentartása Sajtófigyelés, információk értékelése Külsô kommunikáció tervezése, megvalósítása Térségi tagszervezetek együttmûködésének támogatása a turizmus marketing területén

3. 3.1 3.2 3.3 3.4

Tagszervezetek, tagok szakmai támogatása Szakmai tanácsadás, támogatás nyújtása Oktatási és továbbképzési tevékenység ellátása Regionális honlap mûködtetése Informatikai támogatás nyújtása tagoknak Pályázat figyelés, pályázatok elôkészítésének támogatása, önálló pályázatok 3.5 készítése Pályázatok kiírásának indítványozása, elkészítése, véleményezése 3.6 (szakmai tanácsadás a kiírók felé) 3.7 Turizmust érintô jogszabályok változásainak követése 3.8 Térségi tagszervezetek közötti információáramlás támogatása 3.9 Szakmai munkacsoportok mûködésének támogatása Jogi támogatás nyújtása tagszervezetek, tagok felé (pl.: szerzôdés tervezetek, 3.10 szponzorálási megállapodások, stb.) 4.

Mûködtetés, fejlesztés megvalósítása

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Szervezeti adminisztrációs és jelentési feladatok ellátása (munkaügyi, adóügyi, stb.) Közgyûlések, elnökségi ülések lebonyolítása HR feladatok ellátása IT, infrastruktúra üzemeltetése, karbantartása Beszállítókkal kapcsolatos feladatok ellátása

5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Együttmûködés külsô szervezetekkel Érdekképviselet külsô szervezetek irányában Kapcsolattartás hazai és nemzetközi szakmai szervezetekkel Együttmûködés a Magyar Turizmus ZRT-vel, a turisztikai szakállamtitkársággal Együttmûködés a Balaton szinten érintett jelentôs üzleti vállalkozásokkal Pártoló tagok, szponzorok felkutatása, megállapodások megkötése

5.6

Jogszabályok, rendelkezések tervezeteinek megvitatása, véleményezése, jogszabályalkotás kezdeményezése, szakmai befolyásolása

2 8, 9


59

4füzet

9/17/07

10:45 PM

Page 60


6.


6.1

Szakmai támogató tevékenység értékelése

18

6.2 6.3

Érdekképviseleti tevékenység értékelése Marketing munka értékelése

18

6.4

Együttmûködések értékelése, felülvizsgálata

18

6.5

Szervezet pénzügyi értékelése (rendszeres)

2

6.6 6.7

Mûködtetés értékelése az éves tervhez képest (rendszeres) Beszállítók értékelése

2

7. 7.1

Éves értékelés Éves beszámoló elkészítése

7.2

Éves beszámoló értékelése

7.3

Éves beszámoló elfogadása

2

3. A regionális DMSZ mûködési rendje Az alábbiakban kerül bemutatásra a Balaton szintû DMSZ javasolt mûködési rendje. 3.1. A regionális DMSZ fôbb irányító testületei, tisztviselôi A Balaton regionális DMSZ (Szövetség) fô döntéshozó szerve a Közgyûlés, amely legalább évente egyszer összeül . - A Közgyûlés fôbb hatáskörei: • Az Alapszabály elfogadása, módosítása • Az éves stratégia, munkaterv és költségvetés jóváhagyása • Az éves beszámoló jóváhagyása • Tisztségviselôk megválasztása, felmentése • Tagdíj megállapítása • Más társadalmi szervezetekkel való egyesülés kimondása • Döntés a szövetség által vagy részvételével gazdasági társaság, alapítvány létrehozásáról • Döntés a szervezet megszûnésérôl, feloszlatásáról - A Közgyûlés által választott tisztségviselôk: 3.1.1. Az Elnökséget és/vagy Választmányt a Közgyûlés 4 évre választja meg. Az Elnökség és/vagy Választmány a tagszervezetek vezetôibôl, illetve az általuk jelölt személyekbôl, valamint a Szövetség elnökébôl és a Desztináció Menedzserbôl (ügyvezetô elnökébôl) áll. (Javasolt maximális létszám: 9-11 fô). Amennyiben a Szövetség tagszervezetei nem csak a Balaton térség DMSZ szervezetei, hanem a régió meghatározó vállalkozásai, országos, regionális szakmai- és civil szervezetek is, akkor azokat is javasolt szerepeltetni az elnökségben/választmányban, megfelelô arányban, figyelembe véve a Szövetség elsôdleges céljait. Az elnökség/választmány legalább negyedévente ülésezik. Az elnökség/választmány fôbb hatáskörei: • • • • • • • •

Éves munkaterv és éves költségvetés elôkészítése Stratégiai kérdésekben döntés a közgyûlések között Érdekképviseleti feladatok ellátása Külsô kommunikáció, média kapcsolatok tekintetében stratégiai szintû döntések meghozatala A Közgyûlés két ülése között a szervezet irányítása, ügyvezetô elnök munkájának értékelése Döntés tagfelvételrôl Tagdíjrendszer elôkészítése A Szövetség alkalmazottaival kötött munkaszerzôdések jóváhagyása

3.1.2. A Szövetség Elnökét a Közgyûlés választja meg az elnökség/választmány tagjai közül, az alapítók szándéka szerinti (alapító okiratban foglalt) idôtartamra. Javasolt: 3-4 év.

60


4füzet

9/17/07

10:45 PM

Page 61


Az Elnök fôbb hatáskörei: • Képviseli a Szövetséget állami, társadalmi, gazdasági szervek, szervezetek elôtt és a külföldi kapcsolatokban • Felsô szintû kapcsolattartás és érdekképviseleti tevékenység ellátása • Vezeti és szervezi az Elnökség/Választmány munkáját, felelôs a Szövetség munkáját meghatározó

stratégiai döntések elôkészítéséért. • Az Elnökség/Választmány bármely tagját eseti megbízással felruházhatja az elnök feladatainak

ellátásához szükséges jogkörrel • Az Elnök gyakorolja a munkáltatói jogkört az ügyvezetô elnök felett.

3.1.3. A Szövetség Desztináció Menedzserét (Ügyvezetô Elnökét) az Elnökség/Választmány választja, javasoltan határozatlan idôre kötött munkaszerzôdéssel (a Szövetség alkalmazottja fôállásban). Az Ügyvezetô Elnöknek/Desztináció Menedzsernek a turisztikai szakmai felkészültség mellett, az operatív munka irányításához is megfelelô felkészültséggel kell rendelkeznie (ô a munkaszervezet vezetôje). A Desztináció Menedzser/ügyvezetô elnök fôbb hatáskörei: Képviseli a Szövetséget állami, társadalmi, gazdasági szervek, szervezetek elôtt és a külföldi kapcsolatokban Operatívan koordinálja a tagszervezetek tevékenységét Irányítja a munkaszervezet szakmai munkáját Elôkészíti és összehívja az Elnökség/Választmány üléseit, gondoskodik a Közgyûlés és az Elnökség/Választmány határozatainak végrehajtásáról • Irányítja és szervezi a Szövetség operatív tevékenységét • A Szövetség alkalmazottai felett munkáltató jogkört gyakorol • Irányítja a Szövetség gazdálkodását, felelôs a gazdasági, pénzügyi kérdésekben hozott határozatokért és a határozatok végrehajtásáért • Közremûködik a Szövetség mûködésének értékelésében • Gondoskodik a Szövetség mûködésének, szolgáltatásai igénybevételi módjának, beszámolói közlésének nyilvánosságáról • • • •

3.2. Balaton DMSZ mûködtetésének fôbb szerepkörei A regionális balatoni DMSZ mûködtetésének feladatai öt szerepkörben definiálhatóak: 1. Regionális DMSZ elnöke – szervezet képviselete, stratégiai irányítása, érdekképviselet ellátása 2. Desztináció Menedzser/ügyvezetô elnök – szervezet mûködésének és szakmai tevékenységének operatív irányítása, érdekképviselet ellátása 3. Marketing, PR és Értékesítési menedzser – szervezet szakirányú feladatainak irányítása, ellátása 4. Termék- és kínálat-fejlesztési menedzser – szervezet szakirányú feladatainak irányítása, ellátása 5. eCommerce menedzser – szakmai tevékenység ellátása 6. Pénzügyi és adminisztrációs vezetô - szervezet szakirányú feladatainak irányítása, ellátása 7. Irodai beosztott munkatársak - 1 fô titkárságvezetô, s minimálisan 1-1 fô szakterületenként /osztályonként

3.3. Balaton regionális DMSZ tevékenység – szerepkör mátrix Az egyes fôfolyamat lépéseken belüli tevékenységeket a korábban ismertetett szerepkörökhöz rendelve a tevékenység – szerepkör mátrix mutatja be.

Jelmagyarázat a tevékenység – szerepkör mátrixhoz: Elnök

MM

Marketing, PR menedzser

DM

Desztináció menedzser/ügyvezetô elnök

CM

ECommerce és IT menedzser

TM

Termék- és kínálatfejlesztési menedzser

PV

Pénzügyi és adminisztrációs vezetô

E


61

62


D T T T T T T T T T T T

Balaton régió turisztikai stratégiájának követése Balaton régió szintû marketing terv összeállítása, összehangolása Balaton régió szintû marketing terv követése

Turisztikai szolgáltatások elemzése, értékelése Piackutatások, kapcsolódó értékelések elvégzése Promóciós és PR tevékenység végzése belföldön és külföldön

Média kapcsolatok kézbentartása

Sajtókapcsolatok kézbentartása és koordinálása Sajtófigyelés végrehajtása, információk értékelése Külsô kommunikáció tervezése, megvalósítása

Balaton szintû marketing kiadványok elôkészítése, kivitelezése, terjesztése, követése

Térségi tagszervezetek együttmûködésének támogatása a turizmus marketing területén


Szakmai tanácsadás, támogatás nyújtása DMSZ-ek közötti szakmai információáramlás koordinálása

T T

V

Balaton régió turisztikai stratégiájának elfogadása

Tagszervezetek, tagok szakmai támogatása

T

Balaton régió turisztikai stratégiájának kialakítása

D D D D D D D V

D D

D

D

D D D

D

D D D

V D D

T

V

V V V T T T V T

DM

V V

V

T

T T T

T

V V T

T T T

T

T T T V I I I

TM

V V

V

V

V V V

V

T T V

T V V

T

T T T T V I I

MM

V V

T

T

T I I

I

I I I

I I I

I

I I I I I I I

CM

T T

I

I

I I I

I

I I I

I I I

I

I I I I I V T

PV

T T

T

T

T I T

T

T T T

T T T

T

D, T

T T T I I I I T

D

D

Elnökség Közgyûlés

10:45 PM

Marketing tevékenység megvalósítása

Éves marketing terv összeállítása Éves érdekképviseleti tevékenységek megtervezése Éves partnerkapcsolatok tervezése Éves szakmai támogatási terv összeállítása Éves kommunikációs terv összeállítása Éves pénzügyi terv összeállítása Éves mûködési terv összeállítása Éves komplex DMSZ terv elfogadása

E

9/17/07

Balaton DMSZ mûködtetésének éves tervezése

TEVÉKENYSÉG

4füzet Page 62


T T T T T T T T

Képzések, továbbképzések szervezése, lebonyolítása

Központi honlap mûködtetése

Informatikai támogatás nyújtása tagoknak

Pályázatok figyelése, tájékoztatás tagszervezeteknek

Tagszervezetek pályázatai elôkészítésének támogatása

Önálló pályázatok készítése

Turizmust érintô jogszabályok változásainak követése

Jogi támogatás nyújtása tagszervezetek, tagok felé

V V T T T T T T T T T V V

Közgyûlések lebonyolítása

Elnökség megújítása

HR feladatok ellátása

IT infrastruktúra üzemeltetése, karbantartása

Elôre nem tervezett mûködési, fejlesztési tevékenységek tervezése

Elôre nem tervezett tevékenység végrehajtása

Beszállítói feladatok meghatározása

Beszállítók kiválasztása

Beszállítói szerzôdés megkötése Beszállítók termékeinek ellenôrzése Beszállítói kapcsolattartás

Együttmûködés külsô szervezetekkel Érdekképviselet külsô szervezetek irányában Kapcsolattartás hazai és külföldi szakmai szervezetekkel


63


V

T

Elnökségi ülések lebonyolítása

Együttmûködés a Magyar Turizmus ZRt-vel, turisztikai szakállamtitkársággal

T

Szervezeti adminisztrációs és jelentési feladatok ellátása (munkaügyi, adóügyi, stb.)

V

V V

D, V D D

V

D

D

D

D

D, V

T

T

V

D

D

D

D

D

D

D

D

D

D

DM

T

T T

I T V

I

V, I

V, T

V, T

I

I

T

V

V

V

V

V

T

T

V

V

TM

T

T T

I T V

I

V, T

V, T

V, T

I

I

T

T

T

T

T

T

T

T

T

V

MM

T

T T

I T V

I

V, T

V, T

V, T

V

I

I

I

I

I

I

I

I

V

V

T

V

CM

I

I I

V I T

I

V, T

V, T

V, T

I

T

I

I

T

V

T

T

T

T

I

I

I

I

T

PV

D, V

D, V D, V

T T

D

T

T

T

D

I

I

I

I

I

I

I

I

T

D

D


10:45 PM


T

Szakmai munkacsoportok mûködésének támogatása

E

9/17/07

TEVÉKENYSÉG

4füzet Page 63


64

V V V V

Együttmûködés a Balaton szinten érintett jelentôs üzleti vállalkozásokkal

Pártoló tagok, szponzorok felkutatása, megállapodások megkötése

Jogszabályok, rendelkezések tervezeteinek megvitatása, véleményezése, jogszabályalkotás kezdeményezése

Tagszervezetek kezdeményezéseinek fogadása, értékelése

V V V V V V V T T V

Érdekképviseleti tevékenység értékelése

Marketing munka értékelése

Együttmûködések értékelése, felülvizsgálata

Kommunikáció értékelése Szervezet pénzügyi értékelése (rendszeres) Mûködtetés értékelése az éves tervhez képest (rendszeres)

Beszállítók értékelése

Szakmai statisztikák, elemzések készítése

Statisztikai elemzések készítése a gazdálkodásról

Javaslat a szükséges korrekciós tevékenységekre


T T

Éves beszámoló értékelése

Éves beszámolók elfogadása


V

Éves beszámoló elkészítése

Éves értékelés

V

Szakmai támogató tevékenység értékelése

T

T

V

V

T

D

V

V V V

V

V

V

V

V

T

T

T

T

T

V

T

T T T

T

T

T

T

T

T

T

T

TM

T

T

T

T

T

V

T

T T T

T

T

T

T

T

T

T

T

MM

T

T

T

T

T

V

T

T T T

T

T

I

T

T

T

T

T

CM

T

T

T

I

V

I

T

I V T

I

I

I

I

I

I

I

I

PV

V

V

D

D

D

T

D

D D D

D

D

D

D

D

D, V

D, V

D, V

D

D


10:45 PM

V

V

V

DM

9/17/07


E

TEVÉKENYSÉG

4füzet Page 64


4füzet

9/17/07

10:45 PM

Page 65



A IV. füzethez az alábbi mellékletek tartoznak: 1. sz. melléklet: 2. sz. melléklet: 3. sz. melléklet: 5. sz. melléklet: 8. sz. melléklet: 9. sz. melléklet: 10. sz. melléklet: 11. sz. melléklet: 21. sz. melléklet: 22. sz. melléklet: 23. sz. melléklet: 24. sz. melléklet: 25. sz. melléklet: 26. sz. melléklet:

Átfogó pénzügyi tervezô alkalmazás (elektronikus) Részletes pénzügyi tervezô alkalmazás (elektronikus) Kockázatelemzési módszertan Belépési szándéknyilatkozat Közgyûlési jegyzôkönyv minta Választmányi ülés jegyzôkönyv minta Nyilatkozat tisztség elfogadására minta Alakuló közgyûlés forgatókönyve (P-dok) Regionális TDM-szövetség - Alapszabály (P-dok) Regionális Desztináció Menedzser-ügyvezetô - munkaköri leírás Marketing, PR-, Értékesítési menedzser - munkaköri leírás minta Termék- és kínálat-fejlesztési menedzser - munkaköri leírás minta eCommerce és IT menedzser - munkaköri leírás minta Pénzügyi- és adminisztrációs vezetô - munkaköri leírás minta


65

4füzet

9/17/07

66

10:45 PM

Page 66

4_melléklet

9/17/07

10:46 PM

Page 67

Turisztikai Desztináció Menedzsment

Mellékletek

4_melléklet

9/17/07

10:46 PM

Page 68

Mellékletek A mellékletek mindegyike a www.balatonregion.hu honlapról letölthetô dokumentum. Azokat a dokumentumokat, amelyek jelen papíralapú dokumentumban is szerepelnek a Füzetek utolsó fejezetében olvasható formában, „(P-dok)” jelzéssel láttunk el az alábbi felsorolásban.

1. sz. melléklet: 2. sz. melléklet: 3. sz. melléklet: 4. sz. melléklet: 5. sz. melléklet: 6. sz. melléklet: 7. sz. melléklet: 8. sz. melléklet: 9. sz. melléklet: 10. sz. melléklet: 11. sz. melléklet: 12. sz. melléklet: 13. sz. melléklet: 14. sz. melléklet: 15. sz. melléklet: 16. sz. melléklet: 17. sz. melléklet: 18. sz. melléklet: 19. sz. melléklet: 20. sz. melléklet: 21. sz. melléklet: 22. sz. melléklet: 23. sz. melléklet: 24. sz. melléklet: 25. sz. melléklet: 26. sz. melléklet:

68

Átfogó pénzügyi tervezô alkalmazás (elektronikus) Részletes pénzügyi tervezô alkalmazás (elektronikus) Kockázatelemzési módszertan Települési/Helyi DMSZ létrehozásának elônyei (P-dok) Belépési szándéknyilatkozat Egyesület Alapszabály minta Közhasznú Egyesület Alapszabály minta (P-dok) Közgyûlési jegyzôkönyv minta Választmányi ülés jegyzôkönyv minta Nyilatkozat tisztség elfogadására minta Alakuló közgyûlés forgatókönyve (P-dok) Megállapodás az Egyesület és Önkormányzat között (P-dok) Hibás gyakorlatok az alapításnál, melyek megnehezítik az indulást és ellehetetlenítik a mûködést! (P-dok) Helyi/Települési Turisztikai Menedzser munkaköri leírás minta Helyi Front Office ügyintézô munkaköri leírás minta Helyi Back Office ügyintézô munkaköri leírás minta A helyi szintû DMSZ-ek szakmai feladatai Tagi elégedettségi kérdôív Szövetség Alapszabály minta (P-dok) Mikro-régiós turisztikai menedzser – munkaköri leírás minta Regionális TDM-szövetség - Alapszabály (P-dok) Regionális Desztináció Menedzser-ügyvezetô - munkaköri leírás Marketing, PR-, Értékesítési menedzser - munkaköri leírás minta Termék- és kínálat-fejlesztési menedzser - munkaköri leírás minta eCommerce és IT menedzser - munkaköri leírás minta Pénzügyi- és adminisztrációs vezetô - munkaköri leírás minta

4_melléklet

9/17/07

10:46 PM

Page 69

4. sz. Melléklet A települési /helyi Turisztikai Desztináció Menedzsment szervezet elônyei A Balaton Integrációs Kht. által kezdeményezett a „Fenntartható Balatoni turizmus helyi együttmûködésre épülô, gazdasági-, társadalmi modelljének megvalósítása” projekt keretében eredményesen mûködô TDM szervezetek tapasztalatai alapján került kidolgozásra a Turisztikai Desztináció Menedzsment Szervezeti Modell. A modell célja a TDM szervezetek gyors, hatékony kialakításának és fenntartható mûködésüknek támogatása. Milyen elônyöket nyújthat a TDM szervezeti modell a vállalkozó tagok számára: 1. A szervezeteket turisztikai szolgáltatók, vállalkozók és az önkormányzat kölcsönös elônyök alapján közösen hozzák létre a térség turizmusának fejlesztése érdekében; maguk határozzák meg céljaikat, mûködésük formáját, döntenek a fontos kérdésekben; 2. A többszintû modell „alulról” építkezô, ezzel biztosított, hogy a turisztikai szolgáltatók / tagok érdekeit a modell összes szintje képviselje; 3. A turisztikai szolgáltatók/tagok érdekeiket egységesen képviselik a helyi önkormányzatnál (aki szintén tag) és további szinteken is, ugyanakkor ezen érdekek egyúttal a közösség érdekei is; 4. Minden tag részt vehet/vesz a térséget átfogó közösségi fejlesztések javaslattételében, új turisztikai termékek kialakításában, azokról szóló döntésekben, megvalósításban; 5. Minden tag adatai szerepelnek egy közös adatbázisban, mely alapját képezi a szervezet által mûködtetett önálló portállal rendelkezô informatikai TDM rendszernek, amelyben minden tag az igényeinek megfelelô szintû kiépítettségben szerepeltetheti az adatait, illetve használhatja a rendszer nyújtotta szolgáltatásokat; 6. Minden tag szerepel(het) a közös marketing megjelenésekben, s a közös arculat kialakításnak és megjelenésnek köszönhetôen vonzóbbá teszi a települést, térséget, ezáltal növeli a tagok forgalmát; 7. A modell folyamatosan nyitott új turisztikai szolgáltatók befogadására, ezáltal nagyobb turisztikai potenciált képvisel a település vagy térség; 8. Lehetôséget teremt azon települések összefogására, bekapcsolódására is, ahol a turisztikai szolgáltatók száma kevés ahhoz, hogy önállóan fenn tudjon tartani egy szervezetet; 9. A szervezetek általános mûködési költsége arányos a szervezet méretével, valamint az általános tagi szolgáltatásokon felül biztosított egyéb konkrét programok, marketing termékek költségeihez csak az járul hozzá, aki érdekelt annak várható eredményeiben; 10. A turisztikai vállalkozó pénzét (tagdíját) a település kiegészíti a szervezetben, ezáltal „visszakerül hozzá az adója egy része”, amellyel nagymértékben megnövel(het)i saját marketingre fordítható keretét; 11. A TDM szervezet által egy kompetencia központ jön létre, amelyben a tagok a tagdíjukkal olyan szaktudást vásárolnak, amellyel önállóan nem rendelkeznek; 12. A turisztikai szolgáltató tag szolgáltatása a TDM szervezetben kiegészül a többi tag szolgáltatásával, azaz a település/térség gyakorlatilag egy „nagy szolgáltató (élmény) centrummá változik”, amelynek komplex szolgáltatásait könnyebb értékesíteni; 13. A tagok a TDM szervezet számára kiépített informatikai rendszerbôl folyamatos naprakész statisztikákat kapnak, amely a tervezéshez alapvetô fontosságú, s a tagok tudatos termékfejlesztését is elôsegíti. Milyen elônyöket nyújthat a TDM szervezeti modell az önkormányzati tagok számára: 1. Az önkormányzat megfelelô kompetencia szintre delegálhatja a turisztikai marketingben vállalt feladatait, egyúttal „megszabadul” annak felelôsségétôl; 2. Az önkormányzat egyenrangú tagként részt vesz a helyi turisztikai döntésekben, tehát „beleszólása” és rálátása változatlanul megmarad az eseményekre, de a piaci és közösségi érdekek érvényesülhetnek a döntésekben a „közigazgatási szükségszerûség” helyett; 3. Az önkormányzat számára a feladat megfelelô szintre delegálása – hosszabb távon – pénzügyi megtakarítást jelent, hiszen a TDM szervezet létrejöttét követôen nem neki kell a Tourinform iroda mûködését finanszírozni. (Igaz, kezdetben jelentôsebb tagdíjjal kell hozzájárulnia a kompetencia központ mûködésének „beindításához”.); 4. Az önkormányzat aktív szerepvállalásával támogatja az összes érintett vállalkozást, ezáltal erôsödik a támogatottsága, javulhat mûködésének megítélése; 5. Hatékony TDM szervezet mûködése révén növekszik a turisztikai szolgáltatók forgalma, ezáltal az önkormányzat adóbevétele is; 6. Hatékonyabban tudja támogatni a helyi vállalkozásokat a turisztikai fejlesztésekre fordított eszközeivel.

4.sz. Melléklet / Települési TDM-szervezet létrehozásának elônyei

69

4_melléklet

9/17/07

70

10:46 PM

Page 70

7_melléklet

9/17/07

10:47 PM

Page 71

7. sz. Melléklet (NÉV) KÖZHASZNÚ EGYESÜLET ALAPSZABÁLYA Alulírott Alapítók az egyesülési jogról szóló 1989. évi II. törvény 12. § (1) bekezdése, valamint a közhasznú szervezetekrôl szóló 1997. évi CLVI. törvényben foglalt követelmények szerint elhatározták a (Név) Egyesület létrehozását. A (Név) Egyesület Közgyûlése ……………………..-én az alábbi alapszabályt fogadta el.

I. AZ EGYESÜLET ADATAI 1. Az Egyesület neve: (Név) Egyesület Az Egyesület rövidített neve: ……….. Az Egyesület székhelye: ……… (irányítószám) ………………… (város)…………………………… (utca) ….. (hsz.) 2. Az Egyesület jogállása Az Egyesület önálló jogi személy, képviseletére az elnök és a titkár jogosult. 3. Az Egyesület célja Javasat Az Egyesület célja a magán és közszféra partnerségén, közös érdekeltségén alapuló turizmusfejlesztés. A cél elérése érdekében az Egyesület az alábbi feladatokat látja el (javaslat): • A turisztikában érdekelt vállalkozások, szolgáltatók tevékenységének összehangolása, támogatása, érdekképviselete; • Önkormányzati és vállalkozói turisztikai tevékenységek összehangolása; • Az érintettek széles bevonásával a marketing stratégia kialakítása; • Összehangolt turisztikai termékfejlesztés; • A helyi turizmus fejlesztése érdekében települési beruházások kezdeményezése a helyi önkormányzatnál; • Turisztikai információs iroda mûködtetése; • Turisztikai szolgáltatások közvetítése; • Turisztikai informatikai rendszer mûködtetése, hozzáférés biztosítása a tagok részére; • A helyi turisztikai szolgáltatásokról, eredményekrôl, turista elégedettségrôl adatok folyamatos gyûjtése, statisztikák készítése; • Turisztikai szempontból fontos rendezvények, programok kezdeményezése, megvalósítása; • Tagság folyamatos informálása a tervezett programokról, az egyesület eredményeirôl; • Képzési igények felmérése, képzések megszervezése; • Szakmai szervezetekkel és a környezô térség más turisztikai egyesületeivel való együttmûködés; • Turisztikai célú pályázatok figyelése, pályázatok kiírásának kezdeményezése, pályázatokon való részvétel

Az Egyesület biztosítja, hogy közhasznú szolgáltatásaiból a tagjain kívül más is részesülhessen. Az Egyesület céljai megvalósítása, gazdasági feltételeinek biztosítása érdekében gazdasági-vállalkozási tevékenységet is folytathat, amely azonban nem lehet az Egyesület fô tevékenysége. Az Egyesület vállalkozási tevékenységet csak közhasznú céljainak megvalósítása érdekében, azokat nem veszélyeztetve végez. Gazdálkodása során elért eredményét nem oszthatja fel, azt az egyesületi célokban megfogalmazott tevékenységekre használja fel. Amennyiben az Egyesület befektetési tevékenységet végezne, Közgyûlése köteles befektetési szabályzatot készíteni és elfogadni. Az Egyesület bármely cél szerinti juttatását pályázathoz kötheti. A pályázat nem tartalmazhat olyan feltételeket, amelyekbôl – az eset összes körülményeinek mérlegelésével – megállapítható, hogy a pályázatnak elôre

7.sz. Melléklet / Közhasznú Egyesületek Alapszabály minta

71

7_melléklet

9/17/07

10:47 PM

Page 72

meghatározott nyertese van (színlelt pályázat). Színlelt pályázat a cél szerinti juttatás alapjául nem szolgálhat. Az Egyesület ösztöndíjat és egyszeri támogatást is nyújthat, valamint az egyesületi célok mind hatékonyabb megvalósítása érdekében fô- és mellékállású alkalmazottat is foglalkoztathat. Az Egyesület közvetlen politikai tevékenységet nem folytat, szervezete pártoktól független és azoknak anyagi támogatást nem nyújt, illetve azoktól támogatást nem kap, továbbá országgyûlési és megyei, valamint fôvárosi önkormányzati képviselôjelöltet nem állít, és nem támogat. Az Egyesület besorolási kategóriája: közhasznú szervezet. Az Egyesület által végzendô közhasznú tevékenység az 1997. évi CLVI. tv. 26. § c. bekezdése alapján: (Példák) „3. tudományos tevékenység, kutatás 4. nevelés és oktatás, képességfejlesztés, ismeretterjesztés 5. kulturális tevékenység”. II. A TAGSÁGI VISZONY 4. Az Egyesületbe felvételüket kérhetik azok a természetes és jogi személyek, amelyek az Egyesület célkitûzéseit elfogadják. Az egyesületi tagság formái: a. rendes tagság, b. tiszteletbeli tagság, c. pártoló tagság. 5. Az Egyesület rendes tagjává választható az a jogi személy és magánszemély, aki a belépési nyilatkozatban az Egyesület alapszabályát elfogadja és a tagsági viszonyból származó kötelezettségek teljesítését vállalja. Az Egyesület tagjává választást a jelölt – a megfelelôen kitöltött és aláírt belépési nyilatkozat benyújtásával – kérelmezheti. A nyilatkozathoz – amennyiben jogi személy kéri felvételét – mellékelni kell a jogi személy igazolását arról, hogy nevében ki járhat el képviselôként az Egyesület tagságában. Az ajánlásokkal ellátott belépési nyilatkozatot az Egyesület Titkárságára kell benyújtani. A kérelmet a Választmáy/Elnökség javaslatára a titkár terjeszti a Közgyûlés elé, és az Egyesület rendes tagjává választásról a Közgyûlés egyszerû szótöbbséggel dönt. Az Egyesület tagjait egyenlô jogok illetik meg, jogaikat a tagok személyes aktivitás útján gyakorolják. Az Egyesület rendes tagjainak jogai: a. részt vehetnek az Egyesület Közgyûlésén; b. tanácskozási, indítványozási és szavazati jogot gyakorolhatnak a Közgyûlésen; c. bármely társasági tisztségre választhatnak és megválaszthatók; d. jogosultak részt venni az Egyesület rendezvényein; e. igénybe vehetik az Egyesület által nyújtott kedvezményeket, f. a testületi szervek vezetôitôl, valamint a tisztségviselôktôl tájékoztatást kaphatnak. Az Egyesület rendes tagjainak kötelességei: a. kötelesek megtartani az Alapszabály és egyéb egyesületi szabályzatok rendelkezéseit, illetôleg az Egyesület szerveinek határozatait; b. kötelesek teljesíteni az Egyesület tevékenységével kapcsolatosan önként elvállalt feladataikat, és tôlük elvárható módon elôsegíteni az Egyesület célkitûzéseinek megvalósítását; c. kötelesek a tagdíjat késedelem nélkül befizetni; d. rendes tag felvételérôl elsô fokon a Választmány dönt, fellebbezéssel élni a Közgyûlés felé lehetséges. A Közgyûlés a tagfelvétel kérdésében másodfokon járhat el. 6. Az Egyesület tiszteletbeli tagja lehet – a Választmány felkérése alapján – az a személy, aki ……………………………… területén az Egyesület érdekében végzett kimagasló tevékenységével az

72


7_melléklet

9/17/07

10:47 PM

Page 73

Egyesület célkitûzéseit támogatja, segíti. A tiszteletbeli tagok az Egyesület rendezvényeire meghívhatók. A tiszteletbeli tag tisztségre nem választható, szavazati joga nincs, egyebekben jogai és kötelezettségei megegyeznek a rendes tagokéval. Tiszteletbeli tag felvételérôl elsô fokon a Választmány dönt, fellebbezéssel élni a Közgyûlés felé lehetséges. A Közgyûlés a tagfelvétel kérdésében másodfokon járhat el. Az Egyesület keretében hosszabb idôn át kiemelkedô tevékenységet kifejtett személyek tiszteletbeli tisztségre választhatók (tiszteletbeli elnök, tiszteletbeli társelnök). 7. Az Egyesület pártoló tagja lehet az a jogi személy, társadalmi vagy gazdálkodó szervezet (Ptk. 685. §), aki, illetôleg amely készségét fejezi ki az Egyesület tevékenységének rendszeres és folyamatos támogatására. A jogi személy pártoló tag jogait képviselôje útján gyakorolja. A pártoló tag képviselôje részt vehet az Egyesület testületi ülésein, nincs szavazata, tisztség viselésére nem választható, egyebekben jogai és kötelezettségei megegyeznek a rendes tagokéval. A pártoló tag felvételérôl elsô fokon a Választmány dönt, fellebbezéssel élni a Közgyûlés felé lehetséges. A Közgyûlés a tagfelvétel kérdésében másodfokon járhat el. 8. A tagsági viszony megszûnik: a. a tag kilépésével, amelyet a Választmányhoz kell írásban bejelenteni; b. a tagdíjbefizetés egy éves elmulasztása miatt (a felszólítás után a kitûzött 90 napos határidô eltelte után, a tagsági viszonyt megszüntetô választmányi határozattal); c. a jogi személy tag felszámolásával. III. AZ EGYESÜLET SZERVEZETE ÉS TISZTSÉGVISELÔI 9. Az Egyesület szervei Az Egyesület testületi szervei: a. Közgyûlés, b. Választmány és/vagy Elnökség, c. Ellenôrzô Bizottság. Az Egyesület tisztségviselôi: a. elnök, b. titkár, c. pénztáros, d. tiszteletbeli elnök, e. ellenôrzô bizottsági tagok, f. választmányi tagok. 10. A Közgyûlés A Közgyûlés a tagok összessége, az Egyesület legfelsôbb szerve. A Közgyûlésen a jogi személy tagok képviselôjük útján vesznek részt. A Közgyûlés rendes és rendkívüli lehet. Rendes Közgyûlést az Egyesület évente egyszer tart. Rendkívüli Közgyûlést kell összehívni a tagok legalább egyharmada által aláírt kérelemre, melyben megjelölik az összehívás okát és célját. A Közgyûlést össze kell hívni, ha azt az illetékes Bíróság elrendeli. A Választmány bármikor dönthet a Közgyûlés összehívásáról, ha azt bármilyen okból fontosnak ítéli meg. A Közgyûlést a titkár írásban hívja össze. Szabályszerûnek az összehívás akkor minôsül, ha a tagok az ülésrôl legalább nyolc nappal az ülés idôpontját megelôzôen írásban értesülnek, és az ülés tárgysorozatáról leírást kapnak. A Közgyûlés ülései nyilvánosak.


73

7_melléklet

9/17/07

10:47 PM

Page 74

A Közgyûlés határozatképes, ha azon a szavazásra jogosultaknak 50%+1 fô jelen van. Ha az egyébként szabályszerûen összehívott Közgyûlés a megjelent tagoknak az elôírtnál alacsonyabb száma miatt határozatképtelen, legkésôbb egy hónapon belüli idôpontra ugyanazon tárgysorozattal új Közgyûlést kell kitûzni, amely a megjelent tagok számára tekintet nélkül határozatképes. A határozatképtelen Közgyûlés az eddig megjelölt feltételek esetén is csak akkor válik határozatképessé, ha erre a tagok figyelmét a meghívóban elôre felhívják. A Közgyûlésen az elnök, akadályoztatása esetén a titkár elnököl. A Közgyûlésen olyan indítványok tárgyalhatók, amelyek a Közgyûlés elôtt legalább egy nappal az Egyesület titkárához beérkeztek. A Közgyûlésen résztvevôk egyszerû szótöbbséggel további indítványok napirendre tûzését határozhatják el. A Közgyûlésrôl jegyzôkönyvet kell felvenni, amelyet a Közgyûlés elnöke és a Közgyûlésen az elnök által 2 felkért tag hitelesít. A Közgyûlés határozatait általában nyílt szavazással, egyszerû szótöbbséggel hozza. Szavazategyenlôség esetén a levezetô elnök szavazata dönt. Titkos szavazást rendelhet el a Közgyûlés az elnök elôterjesztésére vagy a tagok egyharmadának kezdeményezésére. Személyi kérdésekben a szavazás minden esetben titkosan történik. A Közgyûlés határozathozatalában nem vehet részt az a személy, aki vagy akinek közeli hozzátartozója [Ptk. 685. § b) pont], élettársa (a továbbiakban együtt: hozzátartozó) a határozat alapján • kötelezettség vagy felelôsség alól mentesül, vagy • bármilyen más elônyben részesül, illetve a megkötendô jogügyletben egyébként érdekelt. Nem minôsül elônynek az Egyesület cél szerinti juttatásai keretében a bárki által megkötés nélkül igénybe vehetô nem pénzbeli szolgáltatás, illetve az Egyesület által tagjának, a tagsági jogviszony alapján nyújtott, alapszabálynak megfelelô cél szerinti juttatás. Valamely közhasznú szervezet megszûntét követô két évig nem lehet az Egyesület Közgyûlésének vezetô tisztségviselôje az a személy, aki olyan közhasznú szervezetnél töltött be – annak megszûntét megelôzô két évben legalább egy évig – vezetô tisztséget, amely az adózás rendjérôl szóló törvény szerinti köztartozását nem egyenlítette ki. A vezetô tisztségviselô, illetve az ennek jelölt személy köteles valamennyi érintett közhasznú szervezetet elôzetesen tájékoztatni arról, hogy ilyen tisztséget egyidejûleg más közhasznú szervezetnél is betölt. A Közgyûlés, Elnökség üléseirôl minden esetben jegyzôkönyv és nyilvántartás készül, amelybôl megállapítható döntéseinek tartalma, idôpontja és hatálya, illetve a döntést támogatók és ellenzôk számaránya (ha lehetséges személye). A jegyzôkönyvet és a nyilvántartást, mint a határozatok nyilvántartását szolgáló okiratot, lefûzve és sorszámozva kell az Egyesület iratai között megôrizni. Folyamatos kezelését az Egyesület titkára látja el. A Közgyûlés és a Választmány döntéseit a döntés idôpontját követô két héten belül írásban – igazolható módon – közli az érintettekkel, valamint kifüggeszti az Egyesület székhelyén. Az Egyesület mûködésével kapcsolatosan keletkezett iratokba az Egyesület székhelyén – az Egyesület képviselôjével elôzetesen egyeztetett idôpontban – bárki betekinthet, azokról saját költségre másolatot készíthet. Az Egyesület ……………………………………………………… keresztül nyilvánosságra hozza az Egyesület szolgáltatásainak igénybevételi módját, a támogatási lehetôségeket, mûködés módját, illetve azok mértékét és feltételeit, valamint a mûködésrôl készült szakmai-pénzügyi beszámolót. Az Egyesület által nyújtott cél szerinti juttatások bárki által megismerhetôk. A Közgyûlés kizárólagos hatásköre: a. megválasztja az Egyesület vezetô testületeit: a Választmányt (és/vagy Elnökséget), valamint tisztségviselôit: az elnököt, tiszteletbeli elnököt, titkárt, pénztárost, választmányi tagot, az Ellenôrzô Bizottságot, valamint az ellenôrzô bizottsági tagokat;

74


7_melléklet

9/17/07

10:47 PM

Page 75

b. határoz a Választmány által elôterjesztett fontos, az Egyesületet érintô ügyekben, és kialakítja az Egyesület álláspontját az aktuális kérdésekben, melyet a Választmány köteles képviselni; c. jóváhagyja vagy módosítja az alapszabályt, illetôleg az Egyesület egyéb szabályzatait; d. a Választmány javaslata szerint, a titkár elôterjesztése alapján dönt a tagfelvételi kérelmekrôl; e. meghatározza a következô naptári évre esedékes tagdíjak mértékét; f. elbírálja a Választmány kizárást kimondó határozata ellen benyújtott fellebbezést; g. tárgyalja a tagok által elôterjesztett indítványokat; h. a Választmány javaslata alapján dönt a tiszteletbeli tagságra jelölt személyek megválasztása ügyében; i. elfogadja az ügyintézô szervek éves beszámolóját. Az Egyesület köteles az éves beszámoló jóváhagyásával egyidejûleg közhasznúsági jelentést készíteni. A közhasznúsági jelentés elfogadása a Közgyûlés kizárólagos hatáskörébe tartozik. Az Egyesület – az Ellenôrzô Bizottság által már elôzôleg jóváhagyott - éves beszámolójának jóváhagyása a közhasznúsági jelentés elfogadásával egyidejûleg, tárgyévet követô év ………… (pl.150. vagy május 31.) napjáig a Közgyûlés egyhangú döntése alapján történik; j. éves költségvetés megállapítása; k. Egyesülés más társadalmi szervezettel, valamint a feloszlás kimondása; l. a tisztségviselôk visszahívása és lemondásuk elfogadása. 11. A Választmány és/vagy Elnökség Az Egyesület operatív vezetésével kapcsolatos feladatokat az …… (javasolt: 9 és 15 között) tagú Választmány látja el. A Választmány tagjai az elnök, a tiszteletbeli elnök, a titkár, a pénztáros, a választmányi tag. A választmányi ülésre – annak tárgykörére figyelemmel – esetenként további tagok hívhatók meg. A Választmány határozathozatalában nem vehet részt az a személy, aki vagy akinek közeli hozzátartozója [Ptk. 685. § b. pont], élettársa (a továbbiakban együtt: hozzátartozó) a határozat alapján • kötelezettség vagy felelôsség alól mentesül, vagy • bármilyen más elônyben részesül, illetve a megkötendô jogügyletben egyébként érdekelt. Nem minôsül elônynek az Egyesület cél szerinti juttatásai keretében a bárki által megkötés nélkül igénybe vehetô nem pénzbeli szolgáltatás, illetve az Egyesület által tagjának, a tagsági jogviszony alapján nyújtott, alapszabálynak megfelelô cél szerinti juttatás. Valamely közhasznú szervezet megszûntét követô két évig nem lehet a Választmány vezetô tisztségviselôje az a személy, aki olyan közhasznú szervezetnél töltött be – annak megszûntét megelôzô két évben legalább egy évig – vezetô tisztséget, amely az adózás rendjérôl szóló törvény szerinti köztartozását nem egyenlítette ki. A vezetô tisztségviselô, illetve az ennek jelölt személy köteles valamennyi érintett közhasznú szervezetet elôzetesen tájékoztatni arról, hogy ilyen tisztséget egyidejûleg más közhasznú szervezetnél is betölt. A Választmány üléseit szükség szerinti gyakorisággal, de legalább félévenként tartja. A Választmány üléseit az elnök hívja össze írásban. Szabályszerûnek az összehívás akkor minôsül, ha a tagok legalább nyolc nappal az ülés idôpontját megelôzôen írásban értesülnek, és az ülés tárgysorozatáról leírást kapnak. A választmányi ülés határozatképes, ha a szavazásra jogosult elnökségi tagoknak legalább …/...-a (javasolt: 2/3-a, vagy fele) jelen van. Határozatait nyílt szavazással, egyszerû szótöbbséggel hozza. Szavazategyenlôség esetén a levezetô elnök szavazata dönt. A Választmány ülései nyilvánosak. Határozatképtelenség esetén – legkésôbb 18 napon belül – a Választmányt ismételten össze kell hívni. Határozatképtelenség miatt ismételten összehívott ülések is csak akkor határozatképesek, ha azokon a Választmány tagjainak …/…-e (lehet konkrét létszámot meghatározni) jelen van. A Választmány dönt minden olyan kérdésben, amelyet az Alapszabály nem utal a Közgyûlés kizárólagos hatáskörébe. A Választmány feladatai: a. ellátja az Egyesület operatív vezetésével kapcsolatos feladatokat; b. az Egyesületet érintô ügyekben, fontos kérdésekben elôterjesztést fogalmaz meg a Közgyûlés számára; c. tagfelvételi kérdésekben dönt elsô fokon; d. befogadja a tag írásbeli bejelentését annak kilépési szándéka esetén;


75

7_melléklet

9/17/07

10:47 PM

Page 76

e. a tagsági viszonyt megszüntetô választmányi határozatot hoz; f. javaslatot dolgoz ki a tiszteletbeli tagságra jelölt személy megválasztására. A Választmány a két Közgyûlés közötti idôszakban végzett tevékenységérôl a Közgyûlés elôtt beszámol, és intézkedéseit a Közgyûlés hagyja jóvá. A Választmány döntéseirôl két közgyûlés között tájékoztatja az Egyesület tagjait. A Választmány dönt elsô fokon a tagkizárás ügyében, másodfokon az Egyesület Közgyûlése jár el. A kizárás okai: • a tag tevékenységével vagy magatartásával az Egyesület céljainak megvalósulását veszélyezteti; • a tagdíjbefizetés egy éves elmulasztása esetén a felszólítás után kitûzött 90 napos határidô eltelte után. 12. Az Egyesület tisztségviselôi Az Egyesület tisztségviselôi: a Választmány összes tagja, az elnök, a tiszteletbeli elnök, a titkár, a pénztáros, az ellenôrzô bizottság tagjai. A tisztségviselôket a Közgyûlés választja. Az elnök megbízatása a megválasztás napjától …… évre szól. A mandátum lejárta után az elnök e tisztségre egy alkalommal újra megválasztható. A titkár és a pénztáros megbízatása visszavonásig, illetve lemondásig tart. Az elnök feladatai: a. a Közgyûlés és az elnökségi ülések levezetése, b. konferenciák és más rendezvények szervezése, c. a Közgyûlésrôl felvett jegyzôkönyv hitelesítésére felkérés, d. az Egyesület mûködésének irányítása, e. utalványozási jog gyakorlása a fôtitkárral vagy bármelyik elnökségi taggal együttesen, f. képviseli az Egyesületet. A titkár feladatai: a. képviseli az Egyesületet, b. az elnök konzultánsaként mûködik, c. az elnök akadályoztatása esetén vezeti a Közgyûlést és/vagy a Választmány ülését; d. az elnök távollétében a választmányi ülések levezetése; e. tájékoztatja a tagokat az Egyesület munkájáról; f. a titkár elôkészíti a vezetô szerv üléseit, biztosítja mûködését és gondoskodik a határozatok végrehajtásáról, azok nyilvántartását folyamatosan kezeli.

IV. ELLENÔRZÔ BIZOTTSÁG Az Egyesület felügyelô szerve az Ellenôrzô Bizottság, amely …. (javasolt: min. 3 vagy 5) fôbôl áll. Az Ellenôrzô Bizottság tagjai indokolt esetben visszahívhatóak. Az Ellenôrzô Bizottság ügyrendjét maga állapítja meg. Nem lehet a felügyelô szerv elnöke vagy tagja, illetve könyvvizsgálója az a személy, aki a. a Választmány elnöke vagy tagja; b. a közhasznú szervezettel a megbízatásán kívül más tevékenység kifejtésére irányuló munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban áll, ha jogszabály másképp nem rendelkezik; c. a közhasznú szervezet cél szerinti juttatásából részesül – kivéve a bárki által megkötés nélkül igénybe vehetô nem pénzbeli szolgáltatásokat –; illetve d. az a.–c. pontban meghatározott személyek hozzátartozója; e. a közhasznú szervezetekrôl szóló törvény 9. § (1) bekezdésében foglaltak alapján ki van zárva. Az Ellenôrzô Bizottság tagjai tiszteletdíjban, illetve költségtérítésben részesülhetnek. Az Ellenôrzô Bizottság tagjai megbízásukat az alapszabályhoz csatolt nyilatkozatuk értelmében vállalják.

76


7_melléklet

9/17/07

10:47 PM

Page 77

Az Ellenôrzô Bizottság szükség szerint, de évente legalább egy alkalommal ülésezik, mûködésére a Választmány mûködésének szabályait kell alkalmazni. Az Ellenôrzô Bizottság tagjait egyenlô jogok és azonos kötelezettségek illetik meg, így különösen: jogosult az Egyesület mûködését és gazdálkodását ellenôrizni, jelentést, tájékoztatást, illetve felvilágosítást kérni az Egyesület Közgyûlésétôl, illetve munkavállalóitól, az Egyesület könyveibe és irataiba betekinthet, azokat megvizsgálhatja. A Közgyûlés ülésén tanácskozási joggal részt vehet, jogszabálysértés vagy súlyos mulasztás esetén köteles a Közgyûlést tájékoztatni, és annak összehívását kezdeményezni. Az Ellenôrzô Bizottság ülései nyilvánosak, sorszámozott jegyzôkönyvet készít, határozatait ugyancsak sorszámozza. A jegyzôkönyv tartalmazza: az ülés helyét, idejét, a jelenlévô tagok, meghívott személyek és a jegyzôkönyvvezetô nevét, a napirendet, a hozzászólásokat, az érdemi határozatokat és azok hatályát. A jegyzôkönyvet úgy kell vezetni, hogy abból az érdemi döntést támogatók és ellenzôk számaránya megállapítható legyen. Az Ellenôrzô Bizottság bármely tagja jogosult jegyzôkönyvbe foglaltatni neve feltüntetése mellett a döntésre leadott szavazatát. A jegyzôkönyvet az Ellenôrzô Bizottság ülésén a résztvevô tagok aláírják. Az 1997. évi CLVI. törvény 11. §-a alapján: a. a felügyelô szerv ellenôrzi a közhasznú szervezet mûködését és gazdálkodását, melynek során a vezetô tisztségviselôktôl jelentést, a szervezet munkavállalóitól pedig tájékoztatást vagy felvilágosítást kérhet, továbbá a közhasznú szervezet könyveibe és irataiba betekinthet, azokat megvizsgálhatja; b. a felügyelô szerv tagja a közhasznú szervezet vezetô szervének ülésén tanácskozási joggal részt vehet, illetve részt vesz, ha a jogszabály vagy a létesítô okirat így rendelkezik; c. a felügyelô szerv köteles az intézkedésre jogosult Választmányt tájékoztatni, és annak összehívását kezdeményezni, ha arról szerez tudomást, hogy a szervezet mûködése során olyan jogszabálysértés vagy a szervezet érdekeit egyébként súlyosan sértô esemény (mulasztás) történt, amelynek megszüntetése vagy következményeinek elhárítása, illetve enyhítése az intézkedésre jogosult Választmány döntését teszi szükségessé; a vezetô tisztségviselôk felelôsségét megalapozó tény merült fel; d. az intézkedésre jogosult Választmányt a felügyelô szerv indítványára – annak megtételétôl számított harminc napon belül – össze kell hívni, mely határidô eredménytelen eltelte esetén a Választmány összehívására a felügyelô szerv is jogosult; e. ha az arra jogosult szerv a törvényes mûködés helyreállítása érdekében szükséges intézkedéseket nem teszi meg, a felügyelô szerv köteles haladéktalanul értesíteni a törvényességi felügyeletet ellátó szervet. V. AZ EGYESÜLET GAZDÁLKODÁSA 13. Az Egyesület vagyoni eszközei Az Egyesület bevételei: a. tagdíjak, b. az Egyesület rendezvényeinek bevételei, c. önkormányzati és/vagy állami támogatások, d. egyéb szponzori vagy más támogatások, e. pályázásból származó bevételek. Az Egyesület rendes tagjai évenként tagdíjat fizetnek, melynek mértékét a Közgyûlés állapítja meg. 14. Az Egyesület pénzeszközeinek felhasználása Az Egyesület pénzeszközeinek célszerû felhasználására éves költségvetést készít. A következô évre szóló költségvetést és az elôzô év gazdálkodásáról szóló beszámolót az elnök / vagy alelnök terjeszti a Közgyûlés elé jóváhagyás végett. A kifizetések két utalványozásra jogosult választmányi tag együttes aláírása alapján teljesíthetôk. Az Egyesület tartozásaiért saját vagyonával felel.


77

7_melléklet

9/17/07

10:47 PM

Page 78

Az Egyesület megszûnése esetén vagyonáról a Közgyûlés rendelkezik. Az Egyesület megszûnik, amennyiben a Közgyûlés 2/3-os többséggel kimondja a feloszlást vagy más társadalmi szervezettel való egyesülést. Az Egyesület megszûnik akkor is, ha a Bíróság feloszlatja, vagy a megszûnését megállapítja. VI. AZ EGYESÜLET FELÜGYELETE 15. Az Egyesület mûködése felett a törvényességi felügyeletet – az egyesülési jogról szóló 1989. évi II. törvény 14. § (1) bekezdése alapján – az ügyészség gyakorolja. VII. VEGYES ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 16. Ezt az alapszabályt az Egyesület Közgyûlése ……………………………………-én fogadta el.

Kelt, ………………………………………………………

……………………………………… Egyesület elnöke

……………………………………… Egyesület titkára

………………………………………………………… jegyzôkönyvvezetô

78


11_melléklet

9/17/07

10:48 PM

Page 79

11. sz. Melléklet Egyesület (Szövetség) alakuló közgyûlés forgatókönyve Az Egyesületek és Szövetségek alakuló közgyûlésének menete azonos, a különbség csak abban van, hogy a Szövetségnek egyesületek vagy más jogi személyek a tagjai, akiknek a Szövetség az érdekképviseleti szervük. Az alakuló közgyûlésen az alábbi napirendi pontokat minden esetben meg kell tárgyalni, és ezekrôl döntenie kell a közgyûlésnek:

1. Az Egyesület Alapszabályának megtárgyalása, elfogadása és az Egyesület megalakulásának kimondása 2. Az Egyesület vezetô tisztségviselôinek megválasztása 3. Az egyesületi tagdíj meghatározása Az alakuló közgyûlés fontos sorrendisége, hogy elôször a megalakulást kell kimondani és csak azt követôen lehet elfogadni az Alapszabályt, mivel az alapszabályról csak a tagok dönthetnek. (Természetesen elôzetesen – u.n. toborzó elôadás(ok)on - tájékoztatni kell az összehívottakat az alakítandó szervezet céljáról, terveirôl és az alapvetô feltételekrôl, tervezett szabályokról, hiszen ez alapján fognak csatlakozni azok, akik ezekkel egyetértenek.) Az alakuló közgyûlésrôl jegyzôkönyvet kell készíteni, amelyben rögzítik a közgyûlés határozatait. A következôkben egy minta alakuló közgyûlés forgatókönyvét mutatjuk be. Napirendi pontok: 1. 1. Beszámoló az Elôkészítô Bizottság munkájáról 2. Az Egyesület Alapszabályának megtárgyalása, elfogadása és az Egyesület megalakulásának kimondása 3. Az Egyesület vezetô tisztségviselôinek megválasztása 4. Az egyesületi tagdíj meghatározása 5. Döntés, arról hogy az Egyesület (Szövetség) alapszabályát benyújtják az illetékes Bíróságra nyilvántartásba vétel céljából Alakuló közgyûlés javasolt menete Alakuló közgyûlés megnyitása • Levezetô elnök megválasztása (jelenlevôk nyílt szavazása) • Jegyzôkönyvezetô megválasztása (jelenlevôk nyílt szavazása) 1. napirendi pont: Beszámoló az Elôkészítô Bizottság munkájáról 2. napirendi pont: Az Egyesület Alapszabályának megtárgyalása, elfogadása és az Egyesület megalakulásának kimondása • egyzôkönyv hitelesítôk megválasztása 2 fô (jelenlevôk nyílt szavazása) • Szavazatszámláló bizottság megválasztása 3 fô (jelenlevôk nyílt szavazása) • Megalakulás megszavazása nyílt szavazással (azok vehetnek részt rajta, akik elôzetesen aláírták a belépési szándékot igazoló jelenléti ívet, vagy belépési szándéknyilatkozatot, amelyben nyilatkoznak a csatlakozási szándékukról). Minden aláíró kap sorszámozott szavazócédulát. • Alapító okirat javaslat megvitatása (esetleges pontosítások, módosítások, megszavaztatása nyílt szavazással) • JAlapító Okirat elfogadása (nyílt szavazás) 3. napirendi pont: Az Egyesület vezetô tisztségviselôinek megválasztása • Javasolt választmányi (elnökségi) tagok bemutatása • Más választmányi (elnökségi) tagokra javaslat a közgyûlés résztvevôi részérôl • Választmányi (elnökségi) tagjelöltek bemutatkozása • Szavazás a választmányi (elnökségi) tagokról (nyílt, vagy tikos szavazás az Alapszabálynak megfelelôen) • Szavazatok megszámolása • Eredmény ismertetése • Javasolt elnökjelöltek és elnökhelyettes jelöltek bemutatása

11.sz. Melléklet / Egyesület (Szövetség) alakuló közgyûlés forgatókönyve

79

11_melléklet

9/17/07

10:48 PM

Page 80

• Más javaslatok fogadása az elnök és helyettese személyére a közgyûlés résztvevôi részérôl • Elnökjelöltek és elnökhelyettes jelöltek bemutatkozása • Szavazás az elnök és helyettese(i) személyére (nyílt, vagy tikos szavazás az Alapszabálynak • • • • • • • • • • • •

megfelelôen) Szavazatok megszámolása Eredmény ismertetése Egyéb tisztségviselôkre javaslatok Egyéb tisztségviselôk bemutatkozása Szavazás egyéb tisztségviselôkre (nyílt, vagy tikos szavazás az Alapszabálynak megfelelôen) Szavazatszámlálás Eredmény kihirdetése Felügyelô bizottsági tagokra javaslatok Felügyelô bizottsági tagjelöltek bemutatkozása Szavazás a felügyelô bizottsági tagokra (nyílt, vagy tikos szavazás az Alapszabálynak megfelelôen) Szavazatszámlálás Eredmény kihirdetése

4. napirendi pont: A tagdíjrendszer meghatározása • Az elôkészítô bizottság által javasolt tagdíjrendszer bemutatása • Tagdíjrendszer megvitatása • Szavazás a tagdíjrendszer esetleges módosításairól (nyílt szavazás) 5. napirendi pont: Döntés arról, hogy az Egyesület (Szövetség) alapszabályát benyújtják az illetékes Bíróságra nyilvántartásba vétel céljából. (nyílt szavazás) Döntés arról, hogy a vezetô tisztségviselôk mikor tartják elsô ülésüket. Ezt az idôpontot a tagság számára is nyilvánosságra hozzák, hiszen az ülések nyitottak, ha a tagok részérôl bárki részt kíván venni, megteheti (a választmányi ülésen szavazati jog nélkül). A közgyûlés bezárása

80

11.sz. Melléklet / Egyesület (Szövetség) alakuló közgyûlés forgatókönyve

12_melléklet

9/17/07

10:48 PM

Page 81

12. sz. Melléklet MEGÁLLAPODÁS A TELEPÜLÉSI ÖNKORMÁNYZAT ÉS CIVIL TÁRSADALMI SZERVEZET, MINT EGYESÜLET EGYÜTTMÛKÖDÉSÉRE amely létrejött egyfelôl ……………………………………………… (település) Önkormányzata (cím, polgármester neve) (továbbiakban Önkormányzat), másfelôl a ………………………………………………………………Turisztikai Egyesület (………………………cím, képviselô neve) ) (továbbiakban Egyesület) az alulírott helyen és idôben a következô feltételek szerint: I. ALAPELVEK 1. Az 1989. évi II. tv., valamint az 1990. évi LXV. tv. normatartalmát figyelembe véve, betekintve ……………………………………… (település) Önkormányzata Szervezeti és Mûködési Szabályzatának …… §-a tartalmát (lásd melléklet) is felek az egymás közötti kapcsolatrendszert e jelen megállapodás további pontjaiban meghatározottak szerint szabályozzák: 2. E jelen megállapodás érvényes létrejöttének elôfeltétele az, hogy a törvényes képviselôk testületeik felhatalmazó határozata alapján, azaz az Önkormányzat Képviselôtestületének, ill. az Egyesület Választmányának jóváhagyó határozata alapján látják el kézjegyükkel. II. AZ ÖNKORMÁNYZAT KÖTELMEI 3. Az Önkormányzat évente pénztámogatást biztosít az Egyesület részére, akként hogy tárgyévben az elôzô évi IFA bevételnek állami támogatással megnövelt összegének 10 %-át átadja az Egyesület részére /éves támogatás mértéke: 0,1x(1+2 Ft)/ A támogatást az Önkormányzat havonta utalja át az Egyesület részére, az éves támogatás 1/12-ed részének erejéig. 4. Az Önkormányzat az Egyesület rendelkezésére bocsátja meghatározatlan idôre, a jelen megállapodás hatályosságának idôtartamára a …………………………………………… (Pontos cím: település,u.hsz.) található un. Tourinform irodát. A Tourinform iroda mûködtetése körébôl a fûtés, világítás és takarítás költségei továbbra is az Önkormányzatot terhelik, ellenben az egyéb irodai költségek, így különösen a telefon, irodagép karbantartások, nyomtatvány és papírszükséglet az Egyesület költséggazdálkodásában szerepel. 5. Az Önkormányzat jegyzôje, mint munkáltató idegenforgalmi referens köztisztviselôt bíz meg arra, hogy az Egyesület tevékenységét elôsegítse. A megbízás meghatározatlan idôre szól a jelen megállapodás hatályosságának idôtartamára azzal, hogy az idegenforgalmi referens feladatának ellátásáról a Jegyzô és az Egyesület elnöke külön megállapodásban rendelkeznek. 6. Az Önkormányzat hivatal útján megkeresi és kikéri az Egyesület véleményét minden - a település idegenforgalmát érintô - önkormányzati döntéséhez. Ennek keretében az Önkormányzat tanácskozási jogot biztosít az Egyesület elnökének a képviselôtestületi és idegenforgalmi bizottsági ülésein. Az ülésekre az Egyesület állandó meghívót kap. 7. A Tourinform iroda mûködtetése kapcsolatában a budapesti székhelyû Magyar Turizmus Zrt-vel történô megállapodás az Önkormányzat felmondja, de ezzel egyidejûleg tájékoztatja a szerzôdô felet, hogy az iroda mûködtetésének jogát átadja a kötelmekkel együtt az Egyesületnek. Az új szerzôdés megkötése és gondozása már az Egyesület feladata, illetve jogköre. Az önkormányzati felmondással egyidejûleg az új szerzôdés – Egyesület által hitelesített példányait - a felek megküldik a Zrt.-nek. III. AZ EGYESÜLET JOGAI ÉS KÖTELEZETTSÉGEI 8. Az Egyesület – különösen a biztosított szakember munkája során – kezeli a …………………………(települési) turizmus szakmai feladatait. Ennek során az Egyesület alapszabálya szerint jár el, de természetesen betartja a vonatkozó jogszabályok rendelkezéseit is. 9. A jelen megállapodás idôtartama alatt, tehát meghatározatlan ideig mûködteti a ……………… ………………………………… (cím) található un. Tourinform irodát. Az Egyesület viseli az iroda mûködtetésével kapcsolatosan felmerülô rá háruló költségeket. (4. pont 2. mondat) Az iroda fenntartása során az Egyesület második személyt, szakembert alkalmaz saját költségén. 10. Az Egyesület a saját szervezeti keretein belül felvilágosító és meggyôzô munkát végez annak érdekében, hogy ………………………………………………… (település)-en az idegenforgalmi adó bevételek

12.sz. Melléklet / Megállapodás az Egyesület és Önkormányzat között

81

12_melléklet

9/17/07

10:48 PM

Page 82

növekedjenek. Az Egyesület szervezete az IFA bevételek alakulását figyelemmel kíséri és arra vonatkozóan elemzéseket készít, valamint javaslatokat terjeszt elô az adófizetési morál javítása és az adó összegének növelése céljából. 11. Az Egyesület önálló on-line foglalási-közvetítôi rendszert mûködtet. (A rendszer kompatíbilis vagy azonos kell legyen a mikro-régióban és régióban használatos hálózatos desztináció menedzsment rendszert mûködtetô informatikai alkalmazással.) 12. Az Egyesület vállalt feladatai során használja a ……… Nagyközség (helyettesítendô) címerét és logóját. 13. Az Egyesület különös hangsúllyal vállalja azt, hogy az Önkormányzattól kapott támogatási összegeket az alapszabályában meghatározott célhoz kötött meghatározott feladatokra fordítja. A támogatási összegek felhasználása során egyéni, egyedi támogatás nyújtására nincs mód. Az Egyesület vállalja a képviselô tisztségviselôinek mûködése vonatkozásában, hogy az egyéni érdekérvényesítést visszaszorítja az általa nyújtott szolgáltatások biztosítása során, azaz az Egyesület tagjait és turizmus többi szereplôit kifejezetten normatív módon kezeli. 14. Az Egyesület alapító okiratában biztosítja Választmánya személyi összetételében az Önkormányzat képviselôjének teljes jogú tagságát. 15. Az Egyesület szakapparátusa un. marketingtervet és éves feladattervet készít, melyet véleményezésre tárgyévben az Önkormányzat Képviselôtestületének benyújt. 16. Az Egyesület szakapparátusa kiegészítô elôterjesztést készít a Képviselôtestület Idegenforgalmi Bizottsága évente 2 alkalommal történô ülésére is. (idényfelkészülés, idényelemzés) IV: ZÁRÓRENDELKEZÉSEK Felek megállapodnak abban, hogy a jelen megállapodás tartalmát az aláírást követôen (……………………………)-ig felülvizsgálják. Ezt a megállapodást az Önkormányzat Képviselôtestületének ………………………… sz. határozata, valamint az Egyesület alakuló közgyûlésének …………………… számú határozata hagyta jóvá.

Kelt: ……………………………………………………

82

12.sz. Melléklet / Megállapodás az Egyesület és Önkormányzat között

13_melléklet

9/17/07

10:49 PM

Page 83

13. sz. Melléklet Hibás gyakorlatok az egyesület alapításnál, amelyek megnehezítik az indulást és ellehetetlenítik a mûködést! Az alulról szervezôdô települési/ térségi összefogás az egyik elengedhetetlen feltétele a Turisztikai Desztináció Menedzsment rendszer bevezetésének és hatékony mûködtetésének. Világszerte a tapasztalatok azt mutatják, hogy a leghatékonyabban ott mûködik a módszer, ahol az összefogás kellôen széleskörû és u.n. PPP alapú, azaz a privát- és közszféra egyenrangú partnerségén nyugszik. Ezért rendkívül fontos, hogy az alapításnál a lehetô legkörültekintôbben járjunk el, minél szélesebb kört szólítsunk meg a lehetôséggel, kellô türelemmel lehetôleg minden felmerült lényegi- és részletkérdést tisztázzunk ki az elôkészítés során (közösen találjuk ki, hogy „mit, hogyan, kikkel és mibôl” fogunk csinálni az alapítást követôen). Mert a partnerség és együttmûködés alapja a bizalom, s anélkül nem fog mûködni a dolog, hiába hozunk létre egy hangzatos nevû egyesületet. Az alábbiakban felhívjuk a figyelmet néhány hibás jelenségre / gyakorlatra, amelyeket a Balatoni TDM projektben az eddigi tanácsadási, mentori tevékenységünk során helyi szintû TDM egyesület alapításánál tapasztaltunk. 1. Kezdetben gyakorta hiányzik a bizalom, elsôsorban az önkormányzat iránt, de sokszor a vállalkozók között egymás iránt is. Vélhetôen a múltból hozott negatív tapasztalatok arra késztetnek embereket, hogy gyanakodva figyeljék a résztvevôket, a polgármestert, a másik vállalkozót, s nem hiszik el, hogy egyenrangú partnerséget ajánlanak. A „csak magának akar pénzt szerezni…”, „persze ô akar lenni az elnök…” fajta gondolatokat el kellene vetni bárkinek is, s megpróbálni pozitív megközelítéssel „lehetôséget adni” az ügynek, mindenkinek, feltételezni a jó szándékot, mert ez a helyi közösség minden tagjának egyformán érdeke. 2. Elôfordul, hogy egy valaki (legrosszabb, ha ez esetleg épp egy települési vezetô…) rá akarja erôltetni az akaratát a többségre (pl. hozzunk létre egyesületet, s majd „én majd megmondom, hogy mit is kell csinálni”) Türelmetlen a többséggel, mindent elôre szépen elkészíttet, „dönt”, kész tényként tálalja, s nem ütközteti a véleményét a többséggel. Ez nagyon helytelen gyakorlat, mert a bizalmat nem erôsíti, hanem gyengíti, s az igazi együttmûködést gátolja. Azt fogja eredményezni, hogy a többség „lassan elhallgat”, érdektelenné válik, esetleg kiszáll, vagy már be sem lép. A polgármesternek természetesen hatványozottan figyelni kell arra, hogy ebben az együttmûködésben ô, mint az önkormányzat képviselôje egy egyenrangú tagja lesz az egyesületnek, nem irányítója. Akkor teszi jól, ha ezt komolyan veszi és ügyel rá, hogy ennek megfelelôen kommunikáljon és türelmesen „háttérbe húzodjon”. Nagyon fontos, hogy tisztán, hitelesen kiderüljön a vállalkozók, szolgáltatók számára, hogy a polgármester komolyan gondolja a partnerséget, s nincs „fölérendeltségi” viszony. 3. Megesik az is, hogy az elôkészítô team nem beszéli meg az egyesület kialakításának részletes feltételeit vagy felvetik ugyan (pl. elnöki vagy titkári kompetenciák), beszélnek is róla, sok vélemény elhangzik, de nem szavaztatják meg, s nem jutnak konszenzusra, (vagy többségi döntésre). Így az alapszabályt író személyen, vagy esetleg a jogi tanácsadón fog múlni, hogy az érintett ügyben mi kerül a dokumentumba. Ez késôbb vitát szülhet, „ki –mit –javasolt”, s miért pont ez került a szabályzatba… Még rosszabb a helyzet, ha valamely lényeges kérdésben (az alapító okirattal kapcsolatban) ugyanígy figyelmetlenül járnak el az elôkészítô team tagjai a közgyûlésen a tagsággal is. Minden lényeges információról tájékoztatást kell adni, ráadásul célszerûen indoklással együtt, s errôl meg kell kérdezni a tagságot is. (Ha nem ezt teszik, ez késôbb bizalmatlanságot szül, s az amúgy is kényes „egyensúly” meggyengül, szûk körû lesz az egyesület. S úgy pedig nem tudja elérni az eredeti célját.) 4. Elôfordult, hogy az egyesület alapítása elôtt nem történt meg az önkormányzat képviselôtestületi jóváhagyása a turisztikai marketing feladatok, turisztikai kompetenciák és az ehhez tartozó infrastruktúra kiszervezésére az egyesületbe. Megtartásra került az alapító közgyûlés, megalakult az egyesület, s még nem voltak biztosítottak a feltételek az együttmûködésre, elindulásra. Ez nagyon kockázatos gyakorlat, mert ha történetesen nem szavazza meg a belépést és eszközátadást a

13.sz. Melléklet / Hibás gyakorlatok az egyesület alapításnál,..

83

13_melléklet

9/17/07

10:49 PM

Page 84

képviselôtestület, akkor: - egyrészt az ígért / javasolt forrás- és infrastruktúra átadás híján nem tud elindulni az egyesület vagy csak nagyon nehezen és akadozva; - másrészt hiteltelenné válhat az önkormányzati vezetô, mert támogatást és kompetenciát ígért, s nem tudta betartani. Ha pedig mégsem kerülnek át végül a kompetenciák és a szükséges minimális források az egyesületbe, az egész együttmûködés meghiúsul, az egyesület lassan kiürül és a célok nem valósulnak meg. Ilyen történések után késôbb esetleg újraszervezni egy egyesületet jóval nehezebb feladat, mint eredetileg volt, hitelét veszti az ügy. 5. Megeshet, hogy a képviselô testület felelôsségtudatból és túlzott féltésbôl „nem szívesen” bízza a közpénzek felhasználását bármely civil szervezetre, tekintettel arra, hogy ennek nincs még elterjedt gyakorlata, illetve több volt eddig a negatív példa, mint a siker. Sokszor talán nehezen érthetô, hogy az önkormányzat által vállalt feladatot – természetesen az elvégzéséhez szükséges forrásokkal együtt - jobb arra hivatott szakemberekre bízni, mert a szaktudás és az érdekeltség együttesen hatékonyabb mûködtetést és jobb eredményt hozhat. Azt gondolják, hogy nagyobb biztonság az, ha elôször csak kevés forrást biztosítanak az egyesület részére, s „majd meglátják hogyan boldogulnak, mit nyújtanak”, s majd a következô évben emelik az összeget, ha „eredményesen dolgoztak”. (Ilyenkor gyakorta az önkormányzatnál marad a feladat „fele” minimum a ráesô forrással együtt!) Így aztán az egyesület mindjárt az elején mûködésképtelen lesz; nincs súlya, cselekvési területe igazán, ezután tekintélye sem, eredménye sem lesz. Eleinte küszködik, vegetál, aztán szépen lassan kilépnek a tagok, s hamvába holt az egész kezdeményezés, esetleg párak „hobbijává” válik, de a célt nem éri el. Nagyon téves ez a szemlélet, mert a képviselôk valójában reménytelen helyzetbe sodorják a vállalkozóikkal közös egyesületüket. Meg kell érteni, hogy az Önkormányzat érdeke azonos az egyesület érdekeivel, a település fejlôdése a turizmus fejlesztése által, az életminôség javítása. Az önkormányzat is tag az egyesületben, jelen van a választmányban, részt vesz a döntésekben – a felelôsség közös. Egyébként pedig fel kell állítatni egy felügyelô bizottságot, aminek elnökévé pl. az Idegenforgalmi bizottság elnökét kell megválasztani, s az ellenôrzés totálisan biztosított. 6. Ugyanilyen káros az ügyre nézve és helytelen gyakorlat, ha a Tourinform irodát, vagy annak munkatársát nem helyezik át az Egyesület irányítása alá – mindjárt az induláskor. Ez két okból is lehetetlenné teszi az egyesületet: - Az egyesületnek nem lesz irodai infrastruktúrája, s nem lesz az induláskor még munkaszervezete, ami nélkül valójában nem lehet dolgozni. Normális esetben lesznek választmányi döntések, de ki fogja végrehajtani és hol?! - Ráadásul az iroda a helyszíne az ügyfelekkel, látogatókkal, utasokkal való találkozásnak… Az egyesület ezt hol fogja gyakorolni? Milyen kompetenciája lesz a célcsoport meghatározásnál, ügyfél adatbázis építésében, akár csak a vendégelégedettség befolyásolásában? És mire, milyen ügyfél igényekre fogja alapozni a termékfejlesztését? Hogy fog felmérést készteni? Gyakorlatilag csak a szálláshelyekre építhet. - Az iroda az egyéb közösségi ügyek elintézésének a helyszíne is, a tagok egyesülettel való „napi” kapcsolatának, a munka látható menetének helyszíne is lenne. Irodára mindenképpen szüksége van a létrejövô egyesületnek, különös tekintettel egy információs irodára (Tourinform) a látogatók tájékoztatása érdekében, ami alapvetô feladata egy helyi szintû TDM szervezetnek. 7. A Tourinform iroda önkormányzati kezelésben való megtartása gyakran összefügg az ott dolgozó alkalmazott foglalkoztatási problematikájával. Jellemzôen a közalkalmazotti és / vagy köztisztviselôi státuszukat az alkalmazottak nem szívesen adják fel, tartanak a megváltozó függelmi helyzettôl is. Emberileg teljesen érthetô, s az önkormányzatnak kell megoldania a helyzetet. Ez humánpolitikai kérdés, s az önkormányzat gyakran a legjobb szándékkal a „kisebb ellenállás” irányába megy e kérdésben, s nehezen találja meg a jó megoldást. Tudni kell, hogy van legális jó gyakorlat a probléma feloldására és megoldására úgy, hogy ne sérüljenek a jogosítványok és mégis egyesületi kompetenciába kerüljön az iroda. A munkatárs pedig – ha az Önkormányzat vállalja – megmaradhat eredeti munkáltatójánál, ugyanakkor az Önkormányzat kirendeli ôt munkavégzésre a Tourinform irodába, szakmai felettesének pedig az egyesület elnökét jelöli meg.

84

13.sz. Melléklet / Hibás gyakorlatok az egyesület alapításnál,...

13_melléklet

9/17/07

10:49 PM

Page 85

8. A Tourinform iroda mûködtetése tekintetében több változat is elôfordul; pl. hogy az iroda önkormányzati kezelésben marad, a személyzettel együtt, ugyanakkor felajánlanak egy munkahelyet az egyesület alkalmazottjának. Ez a megoldás a gyakorlatban a legritkább esetben mûködik jól, a „közös ló” effektus lép életbe, mert nem tisztázottak egyértelmûen a kompetenciák. 9. A felsorolt gondok legtöbbje az Önkormányzat és az Egyesület együttmûködésének feltételeivel van összefüggésben. Éppen ezek vagy kapcsolódó gondok elkerülése érdekében azt javasoljuk, hogy a helyi önkormányzattal való együttmûködésrôl szülessen egy írásos megállapodás, amelyben teljesen tisztán rögzítsék az együttmûködés feltételeit; anyagi források juttatása, ütemezése, felelôsség, kompetenciák, infrastruktúra, kötelezettségek, jogosultságok. Ezeket még az egyesület létrejötte elôtt tisztázzák a képviselôtestülettel, a megalapítás után pedig haladéktalanul rögzítsék írásban. 10. Gyakori probléma, hogy egy egyesület úgy kezdi meg munkáját, vagy akarja folytatni azt, hogy nincs kiválasztott, alkalmazásában álló szakképzett Turisztikai Menedzsere, aki a szakmai munkát elvégzi, döntés-elôkészítésre elkészíti az alternatívákat, javaslatot tesz a döntésre, elmagyaráz szakmai kérdéseket a választmánynak, stb. Ez sokszor az elôbbiekben jelzett probléma egyikébôl adódik (nem kerül átadásra az információs iroda és alkalmazottai, vagy nem a delegált munkaerô nem szakképzett, nem alkalmas a feladatra, vagy nem tudnak felvenni embert forrás hiányában), de sokszor hónapokig „erôlködik így” az egyesület, próbálja a szakmai munkát ellátni, eredménytelenül. Fontos tudni, hogy a desztináció menedzsment mûködtetésének elengedhetetlen feltétele a szakismeret, professzionalizmus! Szakképzett turisztikai menedzser nélkül nem mûködik!!! Ez alapvetô, elsôdleges szükséglet.

13.sz. Melléklet / Hibás gyakorlatok az egyesület alapításnál,...

85

13_melléklet

86

9/17/07

10:49 PM

Page 86

17_melléklet

9/17/07

10:50 PM

Page 87

17. sz. Melléklet A helyi szintû TDM szervezetek szakmai feladatai A helyi szintû TDM szervezetek a nagyobb desztináció mûködését is befolyásoló feladataikat a mikro-régiós és a (balatoni) regionális TDM szervezetekkel összhangban végzik. A helyi szintû TDM szervezet az - I. FÜZET-ben részletezett szolgáltatásokon, tevékenységeken belül a helyi sajátosságoknak megfelelôen, elméleti síkon az alábbiakban felsorolt feladatokat látják el. a. Kutatás 1. Helyi kutatási terv elkészítése, amely számol a magasabb szintû szervezetekben közösen meghatározott feladatokkal és a saját kezdeményezésûekkel egyaránt. 2. Kutatás elvégzése/elvégeztetése a kutatási terv szerint. 3. Elôrejelzések, piaci prognózisok, jövôképek, szcenáriók stb. készítése a helyi desztináció turizmusára vonatkozóan és azok továbbítása a mikro-régiós TDM szervezetnek. 4. A kutatási tervek megvalósulásának nyomon követése. 5. Visszacsatolás – korrekciók, a tapasztalatok beépítése a következô kutatási-, valamint a fejlesztési tervekbe. b. Integrált turizmus tervezés 1. Helyi turizmusfejlesztési terv (koncepció, stratégia, program) készítése, a helyi településfejlesztési terv figyelembevételével. 2. Lobbi tevékenység annak érdekében, hogy a turizmusfejlesztési tervet integrálják a helyi településfejlesztési tervbe. 3. A helyi turizmusfejlesztési terv továbbítása a mikró-régiós szint turizmusfejlesztési tervébe. 4. Lobbi tevékenység annak érdekében, hogy az integrált helyi településfejlesztési terv - kiemelten annak turizmussal foglakozó részei - beillesztésre kerüljön a magasabb szint (kistérség) területfejlesztési tervébe. 5. A helyi turizmusfejlesztési terv megvalósulásának nyomon követése. 6. Visszacsatolás – korrekciók, a tapasztalatok beépítése a következô tervekbe. c. Versenyképes fejlesztés a tervekben meghatározott céloknak megfelelôen A fejlesztéseket projektmenedzsment szemlélettel kell megvalósítani, ennek fôbb feladatai: 1. A helyi turizmusfejlesztési programban meghatározottaknak megfelelôen projekt ötletgenerálás. 2. Helyi szintû projektek kidolgozása. 3. Helyi befektetés ösztönzô rendszer kialakítása. 4. Erôforrások biztosítása a következô lehetséges módokon: • saját erôbôl. • pályázat útján: 1. Pályázatfigyelés; 2. Pályázati tanácsadás a tagoknak; 3. Pályázatírás • befektetôk útján. 5. A helyi projektek megvalósulásának nyomon követése. 6. Visszacsatolás, korrekciók, a tapasztalatok beépítése a következô projektekbe. d. Mûködtetés - Operatív feladatok 1. Mûködtetés – a tervezés-fejlesztés kiszélesítése • A turisztikai termék kínálatnak hagyományosan nem turisztikai szolgáltatásnak tekintett, de a turisták

számára fontos szolgáltatáselemek (pl. egészségügyi, postai, banki, stb.) összegyûjtése, a turisták informálása és a turisták igény szerinti szolgáltatás módosításának elôsegítése. • A létrehozott új létesítmények és szolgáltatások lehetôség szerinti bevonása a helyi szintû TDM szervezetbe és a közös tevékenységekbe (tervezés, marketing, operatív együttmûködés stb.). 2. Egyéb, általános operatív feladatok

17.sz. Melléklet / A helyi szintû TDM szervezetek szakmai feladatai

87

17_melléklet

9/17/07

10:50 PM

Page 88

2.1. Együttmûködés és koordináció. • Minden fontosabb terv és akció egyeztetése a helyi TDM tagsággal. • Együttmûködés a helyi partner szervezetekkel (különösen a környezetvédô és kulturális szervezetekkel). • Koordináció a helyi hatóságokkal, társszervekkel, különös tekintetben a turisták panaszainak érdemi kezelésével kapcsolatos szervekkel (pl. rendôrség stb.). • Együttmûködés a sajtóval. • Együttélés a lakossággal (pl. helyi fórumok szervezése, a lakosság bevonása a rendezvényekbe). 2.2 Információ menedzsment • Helyi információs iroda (Tourinform) létrehozása, mûködtetése. • Turisztikai Információs Technológia telepítése, mûködtetése. • Információk gyûjtése. • Információk feldolgozása. • Információk rendszerezése. • Információk szolgáltatása. 2.3 Attrakció és látogatómenedzsment. • Attrakció fejlesztési tervek készítése. • A meglévô és kialakított bel és kültéri attrakciók karbantartása. • Interpretatív tervek készítése az egyes attrakciókra (pl. animáció, stb.). • Az attrakció és interpretatív tervek megvalósulásának nyomon követése. • Visszacsatolás, korrekciók, illetve a tapasztalatok beépítése a következô attrakció és interpretatív tervekbe. 2.4 Minôségbiztosítás • A desztináció minôségbiztosítási rendszerének kialakítása és mûködtetése (folyamatos ellenôrzés, minôség díjak nyújtása, turisztikai kártyák, látogatók panaszkezelése stb.), és együttmûködés a regionális és országos rendszerekkel. 2.5 Éves mûködési/fejlesztési operatív tervek készítése (pénzügyi, humán, infrastrukturális, eszköz beszerzési, rendezvényszervezési, környezetvédelmi stb.). 2.6 Mûködési/fejlesztési tervek megvalósulásának nyomon követése. 2.7 Visszacsatolás – korrekciók, a tapasztalatok beépítése a következô operatív tervekbe. 2.8 A folyamatos adminisztrációs feladatok ellátása

e. Desztinációs marketing 1. Helyi marketingterv (koncepció, stratégia) készítés. 2. A tervnek megfelelô marketingeszközök alkalmazása. • A helyi desztinációs termékpolitika megvalósítása. - Az adott marketingterv idôtartamára (általában 1 év) értelmezhetô desztinációs programok/ események/fesztiválok tervezése, szervezése, koordinálása. - A termékelemek összehangolása és a tájékoztató anyagok elkészítése. • A helyi desztinációs árpolitika megvalósítása (pl. kombinált belépôk, turisztikai kártyák, desztinációs szinten a kedvezmények rendszerbe foglalása és kialakítása). • Az elosztási csatornák kialakításának, megszervezésének és közös desztinációs felhasználásának kezdeményezése, rendszerbe foglalása (pl. desztinációs honlap, on-line foglalási rendszer, beutaztató utazási iroda). • Marketingkommunikációs eszközök alkalmazása pl.: - helyi desztinációs honlap készíttetés és fenntartás; - közönségkapcsolati – PR – feladatok ellátása (folyamatos kapcsolattartás, kommunikáció és együttmûködés a helyi TDM tagjaival, szakmai szervezetekkel, közigazgatási egységekkel, a desztináció egyéb szereplôivel, oktatási intézményekkel és potenciális befektetôkkel);

88


17_melléklet

9/17/07

10:50 PM

Page 89

- vásárló (látogató) kapcsolati menedzsment (Customer Relation Management – a látogató távozása utáni ügyfélkövetés, ügyfélkezelés) feladatok ellátása; - értékesítés ösztönzési (Sales Promotion) feladatok ellátása (pl. on-line foglalási és értékesítési rendszer kiépítése révén). A helyi szintû TDM szervezetek elsôsorban a mikró-regióis TDM szervezet által koordinált marketingkommunikációs kampányokban vesznek részt. Egyéb marketing eszközöket a helyi szintû TDM szerv önállóan csak abban az esetben alkalmaz, ha a település vonzereje (egyediség, hatókör stb. alapján) azt indokolja (Pl. Hévíz esetében helyi invitatív kiadványok, prospektusok, készítése, belföldi kiállításon való részvétel a mikro-régiós TDM által, sajtóhirdetés, plakát, rádió és tv-reklám eszközök alkalmazása, stb.). 3. A helyi marketing koncepció/stratégia/kampány megvalósulásának nyomon követése. 4. Visszacsatolás – korrekciók és a tapasztalatok beépítése a következô marketingtervekbe.

f. Szemléletformálás és érdekérvényesítés 1. Szakmai érdekképviselet, lobbizás a helyi TDM tagjai (és a helyi desztináció egésze) számára 2. Oktatás, képzés és tanácsadás. • Helyi éves képzési terv készítése. • Tanfolyamok szervezése és lebonyolítása a tagság számára • Helyi képzési tervek megvalósulásának nyomon követése. • Szakmai tanácsadás a helyi TDM tagjai számára. • Visszacsatolás – korrekciók, a tapasztalatok beépítése a következô képzési tervekbe. A fentebb felsorolt feladatok szakszerû ellátásával a helyi szintû TDM szervezet a látogatók, a helyi TDM tagság és külsô szervezetek felé – a teljesség igénye nélkül – a következô szolgáltatásokat lesz képes nyújtani: • információs iroda, ahol a vendég számára teljes körû információszolgáltatást nyújt a település látnivalóiról, szállás és étkezési lehetôségeirôl, programokról, illetve mindenrôl, amire a látogatónak szüksége lehet (pl. orvos, posta, bank, stb.); • egységes és széles körû információs technika, amely biztosítja a tagok számára, a település honlapján való megjelenést, a különféle informatikai adatbázisokban való jelenlétet. Ezen technikai lehetôségek révén a leendô vendég mindig naprakész tájékoztatást kaphat - többek között - a településen elérhetô szabad szálláshely kapacitásról; • közvetítés az ajánlatokról, ajánlati csomagokról az érdeklôdôk részére, illetve megkeresésekrôl, ajánlatkérésekrôl a szolgáltatók felé; • egységes, rendszerbe szervezett, állandó települési szintû turisztikai szolgáltatások, amely a vendégek részére folyamatos rendezvényeket, programokat, animációt kínál. Az állandó és kiszámítható események a szolgáltatók számára is biztosítják a csatlakozás lehetôségét. • egységes, települési szintû marketing tevékenység, amely révén - többek között - a vállalkozók megjelenhetnek a különbözô promóciós kiadványokban, részt vehetnek balatoni szintû marketing kampányokban; • látogatói panaszkezelés, ügyfélkövetés és vendégelégedettség mérés. Ezen tevékenységek eredménye révén a vendég bizalommal fordulhat az információs irodához, mert ott mindig fogadják reklamációit, panaszait, kivizsgálják és megoldják problémáit. A helyi TDM szerv összegyûjti és elemzi a problémákat, melynek eredményeirôl tájékoztatja a szolgáltatókat; • ügyfélkövetési /ügyfélkapcsolati menedzsment/ feladatok; pl. promóciós információk küldése, hírlevelek, direct mail akciók, stb. • koordinált - helyi szolgáltatók által nyújtott – kedvezmények, amely a vendég számára átláthatóságot, a szolgáltató számára pedig hatékonyságot jelent; • szervezeti munka hatékonyság mérés, tagi elégedettség mérés, amely lehetôséget termet a TDM szervezet tagjai által jelzett problémák kezelésére; • továbbá pályázat figyelés és írás, szakmai tanácsadás, oktatás és képzés a tagjai számára


89

17_melléklet

90

9/17/07

10:50 PM

Page 90

19_melléklet

9/17/07

10:53 PM

Page 91

19. sz. Melléklet (NÉV) EGYESÜLET ALAPSZABÁLYA Alulírott Alapítók az egyesülési jogról szóló 1989. évi II. törvény 12. § (1) bekezdésben foglalt követelmények szerint elhatározták a (Név) Szövetség létrehozását. A (Név) Egyesület Közgyûlése ……………………..-én az alábbi alapszabályt fogadta el. I. AZ EGYESÜLET ADATAI 1. A Szövetség neve: (Név) Szövetség A Szövetség rövidített neve: ……………… A Szövetség székhelye: ……… (irányítószám) ……………………… (város) …………………………… (utca) ….. (hsz.) 2. A Szövetség jogállása A Szövetség önálló jogi személy, képviseletére az elnök és az ügyvezetô elnök jogosult. 3. A Szövetség célja A Szövetség célja a helyi szintû TDM szervezetek kutatási, tervezési, fejlesztési munkájának koordinálása és szintetizálása révén a mikró-régió egyedi sajátos turisztikai arculatának kialakítása és egységes megjelenítése, piacra juttatása A fenti cél érdekében a Szövetség az alábbi feladatokat látja el (javaslat): Szolgáltatások a mikro-régiós TDM szervezet tagjai számára A mikro-régiós TDM szervezet az alábbi szolgáltatásokat nyújtja a tagjai számára: a. Biztosítja a mikro-régiós TDM szervezet folyamatos mûködését: • Érdekképviseleti feladatokat lát el az önkormányzatok és a közigazgatási szervezetek, állami szervezetek, valamint a szakmai (turisztikai) szervezetek irányában; • Ellátja a tagok képviseletét külsô együttmûködô szervezetek irányában (más helyi, mikro-régiós és balatoni TDM szervezetek, beszállítók, alvállalkozók, civil szervezetek, stb.); • A tagok számára biztosítja a mikro-régiós TDM szervezet munkájába és döntéshozatalába való bekapcsolódás lehetôségét az alapszabály alapján; • Biztosítja a mikro-régiós TDM szervezet és munkaszervezetének mûködtetését, szolgáltatásainak folyamatos elérhetôségét a tagok számára; • Rendszeres tájékoztatást ad a tagok részére a mikro-régiós TDM szervezet mûködésének eredményességérôl; • Szakmai (turisztikai) kompetenciákat koncentrál a mikro-régiós TDM szervezeten belül a tagok hatékony támogatása érdekében; • Szponzorok felkutatása (turisztikában érdekelt szponzorok és turisztikában nem érdekelt egyéb szponzorok); b. Kialakítja és megvalósítja a mikro-régiós marketing stratégiát és közremûködik a balatoni regionális marketing stratégia kialakításában; • Közvetlen munka-kapcsolatot tart a mikro-régiós szövetségbe szervezôdött helyi szintû TDM szervezetek Desztináció Menedzsereivel, akikkel együtt döntenek szakmai kérdésekben. • Mikro-régiós szolgáltatási csomagokat állít össze és ajánl ki; • Turisztikai szempontból fontos rendezvényeket, programokat kezdeményez, a megvalósítást koordinálja; • Kialakítja a mikro-térség egységes, ám egyedi sajátságokat mutató turisztikai arculatát • Különbözô csatornákon keresztül szervezetten piacra juttatja a mikro-régió turisztikai kínálatát • Turisztikai kiadványokat, promóciós termékeket készít, terjeszt, és azokat követi;

19.sz. Melléklet / Mikro-régiós TDM-Szövetség alapszabály minta

91

19_melléklet

9/17/07

10:53 PM

Page 92

• Koordinálja a mikro-régiós szintû t turisztikai kedvezményeket (pl. kedvezmény kártyák a látogatók

számára); • Fogadja a tagok kezdeményezéseit, azokat értékeli, beilleszti a programtervbe, kezdeményezésrôl

tájékoztatás ad a többi érintett tag részére; • Tagokat folyamatos tájékoztatja a tervezett és megvalósuló marketing akciókról, programokról, ren-

dezvényekrôl (tartalma, idôpontja, csatlakozás lehetôsége, feltételei); • Kézben tartja és koordinálja a sajtókapcsolatokat; • Piackutatásokat kezdeményez és végez; • Összesíti és értékeli a helyi szintû TDM szervezetek vendég elégedettség felméréseit, eredményeit

visszacsatolja a tagok felé; • Összesíti és értékeli a helyi szintû TDM szervezetek vendég reklamációit, a panaszok kezelésének

eredményeit, és a leszûrt tapasztalatokat visszacsatolja a tagok irányába; c. Figyeli a pályázati lehetôségeket, pályázatokat készít, illetve támogatást nyújt pályázatok elkészítéséhez a tagoknak. d. Felméri a mikro-régiós szakmai (turisztikai) képzési igényeket, a képzéseket megszervezi, a képzéseket megvalósítja; e. Felméri a tagi elégedettséget, és közösen értékeli azt a tagokkal; f. Közremûködik a mikro-régiós turisztikai értékek karbantartásában (pl. bicikli utak, stb.); g. Összesíti az azonos típusú tagi beszerzési igényeket, és a beszerzéseket megvalósítja; h. Turisztikai IT alkalmazást mûködtet: • Ezzel biztosítja a tagok és a TDM szervezet szolgáltatásinak rendszerbe szervezését, turisztikai termékké formálását és információinak hatékony elérhetôségét, valamint a szervezeten belüli eredményes kommunikációt; • Támogatást nyújt a tagok számára a turisztikai IT alkalmazás kezelésében; • Informatikai alkalmazások segítségével statisztikailag folyamatosan feldolgozza a mikro-régiós turisztikai szolgáltatásokat és eredményeket; • Mikro-régiós internetes portált mûködtet; • Egységes mikro-régiós IT arculatot alakít ki; i. Tagokat tájékoztatja az együttmûködô szervezetekkel közösen végzett kutatások (piac, technológia, termékek, stb.) eredményeirôl. Szolgáltatások külsô szervezetek irányában A mikro-régiós TDM szervezet az alábbi szolgáltatásokat nyújtja külsô szervezetek részére: a. Részt vesz a regionális szervezet közös marketing stratégiájának kialakításában, megvalósításában; b. Részt vesz a közös kutatások elôkészítésében, végrehajtásában és értékelésében; c. Tájékoztatást ad a külsô szervezeteket is érintô programokról, fejlesztésekrôl, projektekrôl; d. Együttmûködik a helyi, mikro-régiós és balatoni programok, rendezvények, marketing akciók kidolgozásában, megvalósításában, értékelésében; e. Együttmûködik a helyi, mikro-régiós és balatoni regionális kiadványok, promóciós anyagok elôkészítésében, kiadásában, terjesztésében; f. Mikro-régiós turisztikai adatokat (vendég, termék) gyûjt, szolgáltat a regionális szervezetnek, valamint érdekeltségi körébe tartozó más külsô szervezeteknek; g. Közös projekt ötleteket, fejlesztéseket ajánl, javasol, generál; h. Figyeli a mikro-régiós szintû pályázati lehetôségeket, közös pályázatokat kezdeményez, készít, megvalósít, értékel. i. Együttmûködik a térségben mûködô egyéb szakmai szervezetekkel j. Együttmûködik a térségben lévô önkormányzatokkal és más önkormányzati szervezetekkel (pl. Többcélú Kistérségi Társulás, stb.) k. Kapcsolatot tart a kistérségi és régiós Területfejlesztési Tanácsokkal, (információ csere, fejlesztési javaslatok készítése, infrastrukturális beruházási javaslatok továbbítása számukra, lobbi, stb.) A Szövetség bármely cél szerinti juttatását pályázathoz kötheti. A pályázat nem tartalmazhat olyan feltételeket, amelyekbôl – az eset összes körülményeinek mérlegelésével – megállapítható, hogy a pályázatnak elôre meghatározott nyertese van (színlelt pályázat). Színlelt pályázat a cél szerinti juttatás alapjául nem szolgálhat.

92


19_melléklet

9/17/07

10:53 PM

Page 93

A Szövetség ösztöndíjat és egyszeri támogatást is nyújthat, valamint a szövetségi célok mind hatékonyabb megvalósítása érdekében fô- és mellékállású alkalmazottat is foglalkoztathat. A Szövetség közvetlen politikai tevékenységet nem folytat, szervezete pártoktól független, és azoknak anyagi támogatást nem nyújt, illetve azoktól támogatást nem kap, továbbá országgyûlési és megyei, valamint fôvárosi önkormányzati képviselôjelöltet nem állít, és nem támogat. I. AZ EGYESÜLET ADATAI 4. A Szövetségbe felvételüket kérhetik azok a természetes és jogi személyek, amelyek a Szövetség célkitûzéseit elfogadják. A szövetségi tagság formái: a. rendes tagság, b. tiszteletbeli tagság, c. pártoló tagság. 5. A Szövetség rendes tagjává választható az a jogi személy és magánszemély, aki a belépési nyilatkozatban a Szövetség alapszabályát elfogadja és a tagsági viszonyból származó kötelezettségek teljesítését vállalja. A Szövetség tagjává választást a jelölt – a megfelelôen kitöltött és aláírt belépési nyilatkozat benyújtásával – kérelmezheti. A nyilatkozathoz – amennyiben jogi személy kéri felvételét – mellékelni kell a jogi személy igazolását arról, hogy nevében ki járhat el képviselôként a Szövetség tagságában. A belépési nyilatkozatot a Szövetség Titkárságára kell benyújtani. A kérelmet az Elnök terjeszti az Elnökség elé, és a Szövetség rendes tagjává választásról az Elnökség egyszerû szótöbbséggel dönt. A Szövetség tagjait egyenlô jogok illetik meg, jogaikat a tagok személyes aktivitás útján gyakorolják. A Szövetség rendes tagjainak jogai: a. részt vehetnek a Szövetség Közgyûlésén; b. tanácskozási, indítványozási és szavazati jogot gyakorolhatnak a Közgyûlésen; c. bármely szövetségi tisztségre választhatnak és megválaszthatók; d. jogosultak részt venni a Szövetség rendezvényein; e. igénybe vehetik a Szövetség által nyújtott kedvezményeket; f. a testületi szervek vezetôitôl, valamint a tisztségviselôktôl tájékoztatást kaphatnak. A Szövetség rendes tagjainak kötelességei: a. kötelesek megtartani az Alapszabály és egyéb szövetségi szabályzatok rendelkezéseit, illetôleg a Szövetség szerveinek határozatait; b. kötelesek teljesíteni a Szövetség tevékenységével kapcsolatosan önként elvállalt feladataikat, és tôlük elvárható módon elôsegíteni a Szövetség célkitûzéseinek megvalósítását; c. kötelesek a tagdíjat késedelem nélkül befizetni; d. rendes tag felvételérôl elsô fokon az Elnökség dönt, fellebbezéssel élni a Közgyûlés felé lehetséges. A Közgyûlés a tagfelvétel kérdésében másodfokon járhat el. 6. A Szövetség tiszteletbeli tagja lehet – az Elnökség felkérése alapján – az a személy, aki ……………………………………… területén a Szövetség érdekében végzett kimagasló tevékenységével a Szövetség célkitûzéseit támogatja, segíti. A tiszteletbeli tagok a Szövetség rendezvényeire meghívhatóak. A tiszteletbeli tag tisztségre nem választható, szavazati joga nincs, egyebekben jogai és kötelezettségei megegyeznek a rendes tagokéval. A tiszteletbeli tag felvételérôl elsô fokon az Elnökség dönt, fellebbezéssel élni a Közgyûlés felé lehetséges. A Közgyûlés a tagfelvétel kérdésében másodfokon járhat el.


93

19_melléklet

9/17/07

10:53 PM

Page 94

A Szövetség keretében hosszabb idôn át kiemelkedô tevékenységet kifejtett személyek tiszteletbeli tisztségre választhatók (tiszteletbeli elnök, tiszteletbeli társelnök). 7. A Szövetség pártoló tagja lehet az jogi személy, társadalmi vagy gazdálkodó szervezet (Ptk. 685. §), aki, illetôleg amely készségét fejezi ki a Szövetség tevékenységének rendszeres és folyamatos támogatására. A jogi személy pártoló tag jogait képviselôje útján gyakorolja. A pártoló tag képviselôje részt vehet a Szövetség testületi ülésein, nincs szavazata, tisztség viselésére nem választható, egyebekben jogai és kötelezettségei megegyeznek a rendes tagokéval. Pártoló tag felvételérôl elsô fokon az Elnökség dönt, fellebbezéssel élni a Közgyûlés felé lehetséges. A Közgyûlés a tagfelvétel kérdésében másodfokon járhat el. 8. A tagsági viszony megszûnik: a. a tag kilépésével, amelyet az Elnökséghez kell írásban bejelenteni; b. a tagdíjbefizetés egy éves elmulasztása miatt (a felszólítás után a kitûzött 90 napos határidô eltelte után, a tagsági viszonyt megszüntetô elnökségi határozattal); c. a jogi személy tag felszámolásával. III. A SZÖVETSÉG SZERVEZETE ÉS TISZTSÉGVISELôI 9. A Szövetség szervei A Szövetség testületi szervei: a. Közgyûlés, b. Elnökség, c. Felügyelô Bizottság. A Szövetség tisztségviselôi: a. elnök, b. fôtitkár 10. A Közgyûlés A Közgyûlés a tagok összessége, a Szövetség legfelsôbb szerve. A Közgyûlésen a jogi személy tagok képviselôjük útján vesznek részt. A Közgyûlés rendes és rendkívüli lehet. Rendes Közgyûlést a Szövetség évente egyszer tart. Rendkívüli Közgyûlést kell összehívni a tagok legalább egyharmada által aláírt kérelemre, melyben megjelölik az összehívás okát és célját. A Közgyûlést össze kell hívni, ha azt az illetékes Bíróság elrendeli. A Közgyûlést az ügyvezetô elnök írásban hívja össze. Szabályszerûnek az összehívás akkor minôsül, ha a tagok az ülésrôl legalább nyolc nappal az ülés idôpontját megelôzôen írásban értesülnek, és az ülés tárgysorozatáról leírást kapnak. A Közgyûlés ülései nyilvánosak. A Közgyûlés határozatképes, ha azon a szavazásra jogosultaknak 50%+1 fô jelen van. Ha az egyébként szabályszerûen összehívott Közgyûlés a megjelent tagoknak az elôírtnál alacsonyabb száma miatt határozatképtelen, legkésôbb 1 hónapon belüli idôpontra ugyanazon tárgysorozattal új Közgyûlést kell kitûzni, amely a megjelent tagok számára tekintet nélkül határozatképes. A határozatképtelen Közgyûlés az eddig megjelölt feltételek esetén is csak akkor válik határozatképessé, ha erre a tagok figyelmét a meghívóban elôre felhívják. A Közgyûlésen az elnök, akadályoztatása esetén az ügyvezetô elnök elnököl. A Közgyûlésen olyan indítványok tárgyalhatók, amelyek a Közgyûlés elôtt legalább egy nappal a Szövetség ügyvezetô elnökéhez beérkeztek. A Közgyûlésen résztvevôk egyszerû szótöbbséggel további indítványok napirendre tûzését határozhatják el.

94


19_melléklet

9/17/07

10:53 PM

Page 95

A Közgyûlésrôl jegyzôkönyvet kell felvenni, amelyet a Közgyûlés elnöke és a Közgyûlésen az elnök által 2 felkért tag hitelesít. A Közgyûlés határozatait általában nyílt szavazással, egyszerû szótöbbséggel hozza. Szavazategyenlôség esetén a levezetô elnök szavazata dönt. Titkos szavazást rendelhet el a Közgyûlés az elnök elôterjesztésére vagy a tagok egyharmadának kezdeményezésére. Személyi kérdésekben a szavazás minden esetben titkosan történik. A Közgyûlés határozathozatalában nem vehet részt az a személy, aki vagy akinek közeli hozzátartozója [Ptk. 685. § b) pont], élettársa (a továbbiakban együtt: hozzátartozó) a határozat alapján • kötelezettség vagy felelôsség alól mentesül, vagy • bármilyen más elônyben részesül, illetve a megkötendô jogügyletben egyébként érdekelt. Nem minôsül elônynek a Szövetség cél szerinti juttatásai keretében a bárki által megkötés nélkül igénybe vehetô nem pénzbeli szolgáltatás, illetve a Szövetség által tagjának, a tagsági jogviszony alapján nyújtott, alapszabálynak megfelelô cél szerinti juttatás. Valamely közhasznú szervezet megszûntét követô két évig nem lehet a Szövetség Közgyûlésének vezetô tisztségviselôje az a személy, aki olyan közhasznú szervezetnél töltött be – annak megszûntét megelôzô két évben legalább egy évig – vezetô tisztséget, amely az adózás rendjérôl szóló törvény szerinti köztartozását nem egyenlítette ki. A vezetô tisztségviselô, illetve az ennek jelölt személy köteles valamennyi érintett közhasznú szervezetet elôzetesen tájékoztatni arról, hogy ilyen tisztséget egyidejûleg más közhasznú szervezetnél is betölt. A Közgyûlés, Elnökség üléseirôl minden esetben jegyzôkönyv és nyilvántartás készül, amelybôl megállapítható döntéseinek tartalma, idôpontja és hatálya, illetve a döntést támogatók és ellenzôk számaránya (ha lehetséges személye). A jegyzôkönyvet és a nyilvántartást, mint a határozatok nyilvántartását szolgáló okiratot, lefûzve és sorszámozva kell a Szövetség iratai között megôrizni. Folyamatos kezelését a Szövetség fôtitkára látja el. A Közgyûlés, Elnökség döntéseit a döntés idôpontját követô két héten belül írásban – igazolható módon – közli az érintettekkel, valamint a Szövetség székhelyén kifüggeszti. A Szövetség mûködésével kapcsolatosan keletkezett iratokba a Szövetség székhelyén – a Szövetség képviselôjével elôzetesen egyeztetett idôpontban – bárki betekinthet, azokról saját költségre másolatot készíthet. A Szövetség …………………………………………………………………… keresztül nyilvánosságra hozza a Szövetség szolgáltatásainak igénybevételi módját, a támogatási lehetôségeket, mûködés módját, illetve azok mértékét és feltételeit, valamint a mûködésrôl készült szakmai-pénzügyi beszámolót. A Szövetség által nyújtott cél szerinti juttatások bárki által megismerhetôk. A Közgyûlés kizárólagos hatásköre: a. Megválasztja a Szövetség vezetô testületeit: az Elnökséget, valamint tisztségviselôit: az elnököt, elnökségi tagot, fôtitkárt, a Felügyelô Bizottságot, valamint a felügyelô bizottsági tagokat; b. határoz az Elnökség által elôterjesztett fontos, a Szövetséget érintô ügyekben, és kialakítja a Szövetség álláspontját az aktuális kérdésekben, melyet az Elnökség köteles képviselni; c. Jóváhagyja vagy módosítja az alapszabályt, illetôleg a Szövetség egyéb szabályzatait; d. Az Elnökség javaslata szerint, a ügyvezetô elnök elôterjesztése alapján dönt a tagfelvételi kérelmekrôl másodfokon; e. Meghatározza a következô naptári évre esedékes tagdíjak mértékét; f. Elbírálja az Elnökség kizárást kimondó határozata ellen benyújtott fellebbezést; g. Tárgyalja a tagok által elôterjesztett indítványokat; h. az Elnökség javaslata alapján dönt a tiszteletbeli tagságra jelölt személyek megválasztása ügyében; i. Elfogadja az ügyintézô szervek éves beszámolóját. A Szövetség éves beszámolójának jóváhagyása a tárgyévet követô év május 31. napjáig a Közgyûlés egyhangú döntése alapján történik. j. Éves költségvetés megállapítása; k. Az éves, stratégia, munkaterv jóváhagyása


95

19_melléklet

9/17/07

10:53 PM

Page 96

l. Egyesülés más társadalmi szervezettel, valamint a feloszlás kimondása; m. Tisztségviselôk visszahívása és lemondásuk elfogadása. 11. Az Elnökség A Szövetség operatív vezetésével kapcsolatos feladatokat az …… tagú Elnökség látja el. Az Elnökség tagjai az elnök, ……………………………………… Az elnökségi ülésre – annak tárgykörére figyelemmel – esetenként további tagok hívhatók meg. Az Elnökség határozathozatalában nem vehet részt az a személy, aki vagy akinek közeli hozzátartozója [Ptk. 685. § b) pont], élettársa (a továbbiakban együtt: hozzátartozó) a határozat alapján • kötelezettség vagy felelôsség alól mentesül, vagy • bármilyen más elônyben részesül, illetve a megkötendô jogügyletben egyébként érdekelt. Nem minôsül elônynek a Szövetség cél szerinti juttatásai keretében a bárki által megkötés nélkül igénybe vehetô nem pénzbeli szolgáltatás, illetve a Szövetség által tagjának, a tagsági jogviszony alapján nyújtott, alapszabálynak megfelelô cél szerinti juttatás. Valamely közhasznú szervezet megszûntét követô két évig nem lehet az Elnökség vezetô tisztségviselôje az a személy, aki olyan közhasznú szervezetnél töltött be – annak megszûntét megelôzô két évben legalább egy évig – vezetô tisztséget, amely az adózás rendjérôl szóló törvény szerinti köztartozását nem egyenlítette ki. A vezetô tisztségviselô, illetve az ennek jelölt személy köteles valamennyi érintett közhasznú szervezetet elôzetesen tájékoztatni arról, hogy ilyen tisztséget egyidejûleg más közhasznú szervezetnél is betölt. Az Elnökség üléseit szükség szerinti gyakorisággal, de legalább negyedévente / havonta tartja. Az Elnökség üléseit az ügyvezetô elnök hívja össze írásban. Szabályszerûnek az összehívás akkor minôsül, ha a tagok legalább nyolc nappal az ülés idôpontját megelôzôen írásban értesülnek, és az ülés tárgysorozatáról leírást kapnak. Az elnökségi ülés határozatképes, ha a szavazásra jogosult elnökségi tagoknak legalább …/...(javasolt: 2/3-ad) része jelen van. Határozatait nyílt szavazással, egyszerû szótöbbséggel hozza. Szavazategyenlôség esetén a levezetô elnök szavazata dönt. Az Elnökség ülései nyilvánosak. Határozatképtelenség esetén a legkésôbb 18 napon belül az Elnökséget ismételten össze kell hívni. Határozatképtelenség miatt ismételten összehívott ülések is csak akkor határozatképesek, ha azokon az Elnökség tagjainak …/… (javasolt: 1/2-ed) része jelen van. Az Elnökség dönt minden olyan kérdésben, amelyet az Alapszabály nem utal a Közgyûlés kizárólagos hatáskörébe. Az Elnökség feladatai: a. Éves munkaterv és éves költségvetés elôkészítés b. Stratégiai kérdésekben döntés a közgyûlések között c. Érdekképviseleti feladatok ellátása d. Külsô kommunikáció, média kapcsolatok tekintetében stratégiai szintû döntések meghozatala e. A Küldöttgyûlés két ülése között a szervezet irányítása, ügyvezetô elnök munkájának értékelése f. Tagdíjrendszer elôkészítése g. A Szövetség alkalmazottaival kötött munkaszerzôdések jóváhagyása h. A Szövetséget érintô ügyekben, fontos kérdésekben elôterjesztést fogalmaz meg a Közgyûlés számára; i. Tagfelvételi kérdésekben dönt elsô fokon; j. Befogadja a tag írásbeli bejelentését annak kilépési szándéka esetén; k. A tagsági viszonyt megszüntetô elnökségi határozatot hoz; l. Javaslatot dolgoz ki a tiszteletbeli tagságra jelölt személy megválasztására. Az Elnökség a két Közgyûlés közötti idôszakban végzett tevékenységérôl a Közgyûlés elôtt beszámol, és intézkedéseit a Közgyûlés hagyja jóvá. Az Elnökség döntéseirôl két közgyûlés között tájékoztatja a Szövetség tagjait.

96


19_melléklet

9/17/07

10:53 PM

Page 97

Az Elnökség dönt elsô fokon a tagkizárás ügyében, másodfokon a Szövetség Közgyûlése jár el. A kizárás okai: • a tag tevékenységével vagy magatartásával a Szövetség céljainak megvalósulását veszélyezteti, • a tagdíjbefizetés egy éves elmulasztása esetén a felszólítás után kitûzött 90 napos határidô eltelte után. 12. A Szövetség tisztségviselôi A Szövetség tisztségviselôi: az Elnökség összes tagja, az elnök, fôtitkár ,a Felügyelô bizottság tagjai. A tisztségviselôket a Közgyûlés választja. Az elnök megbízatása a megválasztás napjától ……(javasolt: 3-5) évre szól. A mandátum lejárta után az elnök e tisztségre egy alkalommal újra megválasztható. Az ügyvezetô elnök megbízatása visszavonásig, illetve lemondásig tart. Az elnök feladatai: a. Képviselni a Szövetséget állami, társadalmi, gazdasági szervek, szervezetek elôtt és a külföldi kapcsolatokban; b. Felsô szintû kapcsolattartás és érdekképviseleti tevékenység ellátása; c. Vezeti és szervezi az Elnökség munkáját, felelôs a Szövetség munkáját meghatározó stratégiai döntések elôkészítéséért; d. Az Elnökség bármely tagját eseti megbízással felruházhatja az elnök feladatainak ellátásához szükséges jogkörrel; e. Szükség esetén koordinálja a feladatok végrehajtását a soros TDM szervezet és Szövetség között; f. A Közgyûlés és az elnökségi ülések levezetése; g. A Közgyûlésrôl felvett jegyzôkönyv hitelesítésére felkérés; h. Utalványozási jog gyakorlása s fôtitkárral vagy bármelyik elnökségi taggal együttesen; A fôtitkár feladatai: a. képviseli az Egyesületet, b. az elnök konzultánsaként mûködik, c. az elnök akadályoztatása esetén vezeti a Közgyûlést és/vagy a Választmány ülését; d. az elnök távollétében az elnökségi ülések levezetése; e. tájékoztatja a tagokat az Egyesület munkájáról; f. a fôtitkár elôkészíti a vezetô szerv üléseit, biztosítja mûködését és gondoskodik a határozatok végrehajtásáról, azok nyilvántartását folyamatosan kezeli. IV. FELÜGYELÔ BIZOTTSÁG Az Szövetség felügyelô szerve a Felügyelô Bizottság, amely …. fôbôl áll. A Felügyelô Bizottság tagjai indokolt esetben visszahívhatóak. A Felügyelô Bizottság ügyrendjét maga állapítja meg. Nem lehet a felügyelô szerv elnöke vagy tagja, illetve könyvvizsgálója az a személy, aki a. a vezetô szerv elnöke vagy tagja; b. a szervezettel a megbízatásán kívül más tevékenység kifejtésére irányuló munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban áll, ha jogszabály másképp nem rendelkezik; c. szervezet cél szerinti juttatásából részesül – kivéve a bárki által megkötés nélkül igénybe vehetô nem pénzbeli szolgáltatásokat –; illetve d. az a.–c. pontban meghatározott személyek hozzátartozója; A Felügyelô Bizottság tagjai tiszteletdíjban, illetve költségtérítésben részesülhetnek. A Felügyelô Bizottság tagjai megbízásukat az alapszabályhoz csatolt nyilatkozatuk értelmében vállalják. A Felügyelô Bizottság szükség szerint, de évente legalább egy alkalommal ülésezik, mûködésére az Elnökség mûködésének szabályait kell alkalmazni. A Felügyelô Bizottság tagjait egyenlô jogok és azonos kötelezettségek illetik meg, így különösen: jogosult a Szövetség mûködését és gazdálkodását ellenôrizni, jelentést, tájékoztatást, illetve felvilágosítást kérni a Szövetség Közgyûlésétôl, illetve munkavállalóitól, a Szövetség könyveibe és irataiba betekinthet, azokat


97

19_melléklet

9/17/07

10:53 PM

Page 98

megvizsgálhatja. A Közgyûlés ülésén tanácskozási joggal részt vehet, jogszabálysértés vagy súlyos mulasztás esetén köteles a Közgyûlést tájékoztatni, és annak összehívását kezdeményezni. A Felügyelô Bizottság ülései nyilvánosak, üléseirôl sorszámozott jegyzôkönyvet készít, határozatait ugyancsak sorszámozza. A jegyzôkönyv tartalmazza: az ülés helyét, idejét, a jelenlévô tagok, meghívott személyek és a jegyzôkönyvvezetô nevét, a napirendet, a hozzászólásokat, az érdemi határozatokat és azok hatályát. A jegyzôkönyvet úgy kell vezetni, hogy abból az érdemi döntést támogatók és ellenzôk számaránya megállapítható legyen. A Felügyelô Bizottság bármely tagja jogosult jegyzôkönyvbe foglaltatni neve feltüntetése mellett a döntésre leadott szavazatát. A jegyzôkönyvet a Felügyelô Bizottság ülésén a résztvevô tagok aláírják. Az 1997. évi CLVI. törvény 11. §-a alapján: a. a felügyelô szerv ellenôrzi a szervezet mûködését és gazdálkodását, melynek során a vezetô tisztségviselôktôl jelentést, a szervezet munkavállalóitól pedig tájékoztatást vagy felvilágosítást kérhet, továbbá a közhasznú szervezet könyveibe és irataiba betekinthet, azokat megvizsgálhatja; b. a felügyelô szerv tagja a szervezet vezetô szervének ülésén tanácskozási joggal részt vehet, illetve részt vesz, ha a jogszabály vagy a létesítô okirat így rendelkezik; c. a felügyelô szerv köteles az intézkedésre jogosult vezetô szervet tájékoztatni, és annak összehívását kezdeményezni, ha arról szerez tudomást, hogy • a szervezet mûködése során olyan jogszabálysértés vagy a szervezet érdekeit egyébként súlyosan sértô esemény (mulasztás) történt, amelynek megszüntetése vagy következményeinek elhárítása, illetve enyhítése az intézkedésre jogosult vezetô szerv döntését teszi szükségessé; • a vezetô tisztségviselôk felelôsségét megalapozó tény merült fel; d. az intézkedésre jogosult vezetô szervet a felügyelô szerv indítványára – annak megtételétôl számított harminc napon belül – össze kell hívni, mely határidô eredménytelen eltelte esetén a vezetô szerv összehívására a felügyelô szerv is jogosult; e. ha az arra jogosult szerv a törvényes mûködés helyreállítása érdekében szükséges intézkedéseket nem teszi meg, a felügyelô szerv köteles haladéktalanul értesíteni a törvényességi felügyeletet ellátó szervet. V. A SZÖVETSÉG GAZDÁLKODÁSA 13. A Szövetség vagyoni eszközei A Szövetség bevételei: a. tagdíjak, b. a Szövetség rendezvényeinek bevételei, c. A Szövetség rendes tagjai évenként tagdíjat fizetnek, melynek mértékét a Közgyûlés állapítja meg. 14. A Szövetség pénzeszközeinek felhasználása A Szövetség pénzeszközeinek célszerû felhasználására éves költségvetést készít. A következô évre szóló költségvetést és az elôzô év gazdálkodásáról szóló beszámolót az alelnök terjeszti a Közgyûlés elé jóváhagyás végett. Kifizetések két utalványozásra jogosult elnökségi tag együttes aláírása alapján teljesíthetôk. A Szövetség tartozásaiért saját vagyonával felel. A Szövetség megszûnése esetén vagyonáról a Közgyûlés rendelkezik. A Szövetség megszûnik, amennyiben a Közgyûlés 2/3-os többséggel kimondja a feloszlást vagy más társadalmi szervezettel való egyesülést. A Szövetség megszûnik akkor is, ha a Bíróság feloszlatja, vagy a megszûnését megállapítja.

98


19_melléklet

9/17/07

10:53 PM

Page 99

VI. A SZÖVETSÉG FELÜGYELETE 15. A Szövetség mûködése felett a törvényességi felügyeletet – az egyesülési jogról szóló 1989. évi II. törvény 14. § (1) bekezdése alapján – az ügyészség gyakorolja.

VII. VEGYES ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 16. Ezt az alapszabályt az Egyesület Közgyûlése ……………………………………-én fogadta el.

Kelt, ………………………………………………………





99

19_melléklet

9/17/07

100

10:53 PM

Page 100

21_melléklet

9/17/07

10:54 PM

Page 101

21. sz. Melléklet (NÉV) EGYESÜLET ALAPSZABÁLYA Alulírott Alapítók az egyesülési jogról szóló 1989. évi II. törvény 12. § (1) bekezdésben foglalt követelmények szerint elhatározták a (Név) Szövetség létrehozását. A (Név) Egyesület Közgyûlése ……………………..-én az alábbi alapszabályt fogadta el. I. AZ EGYESÜLET ADATAI 1. A Szövetség neve: (Név) ……… Regionális Turisztikai Szövetség A Szövetség rövidített neve: ………………. A Szövetség székhelye: ………… (irányítószám) ………………………… (város) ……………………… (utca) ….. (hsz.) 2. A Szövetség jogállása A Szövetség önálló jogi személy, képviseletére az elnök és az ügyvezetô elnök jogosult. 3. A Szövetség célja A Szövetség célja a tagszervezetek / tagok együttmûködésének támogatása, valamint magasabb szintû érdekképviselete hazai és nemzetközi szervezetek (és piacok) irányában, melynek keretében a nagyobb desztináció kínálatának összehangolt, egységes megjelenítése / a desztináció márkává fejlesztése, s ennek érdekében a tagok marketing-, szakmai munkájának szintetizálása, koordinálása, minôségi fejlesztése. A fenti cél érdekében a Szövetség az alábbi feladatokat látja el: A (Balatoni) Regionális Turisztikai Szövetség szorosan együttmûködik külsô szervezetekkel: • Tagszervezetek érdekképviselete külsô szervezetek irányába • Kapcsolattartás hazai és nemzetközi szakmai szervezetekkel • Együttmûködés a Magyar Turizmus Zrt-vel, annak belföldi és külföldi képviseleteivel • Együttmûködés a Balaton szinten érintett jelentôs üzleti vállalkozásokkal • Együttmûködés a Turisztikai Szakállamtitkársággal, Regionális Idegenforgalmi Bizottsággal A (Balatoni) Regionális Turisztikai Szövetség az alábbi marketing és PR szolgáltatásokat nyújtja tagszervezetei részére: • Balaton térség stratégiájának, átfogó fejlesztési koncepciójának kidolgozása • Balaton térség szintû marketingterv összeállítása, összehangolása • Balatoni „Márka” kialakítása, arculatépítés, image javítása, egységes megjelenés támogatása • Balaton ismertségének növelése belföldön és külföldön • Turisztikai szolgáltatások helyzetének elemzése, értékelése; • piackutatás és értékelés elvégzése • Promóciós és PR tevékenység (kiadványok) végzése belföldön és külföldön • Balaton térség szintû média kapcsolatok kézbentartása • Sajtófigyelés, információk értékelése • Balaton térség szintû kommunikáció tervezése, megvalósítása • Térségi tagszervezetek együttmûködésének támogatása a turizmus marketing területén A (Balatoni) Regionális Turisztikai Szövetség szakmai támogató szolgáltatásai tagszervezetei, tagok részére: • Szakmai (turisztikai) tanácsadás, támogatás nyújtása • Oktatási és továbbképzési tevékenység ellátása, tanulmányutak szervezése, oktatási anyagok elkészítése • Regionális honlap mûködtetése • Informatikai támogatás nyújtása tagoknak (egységes arculat, közös alkalmazás feltételeinek megteremtése)

21.sz. Melléklet / Regionális TDM-Szövetség alapszabály minta

101

21_melléklet

9/17/07

10:54 PM

Page 102

• Turisztikai pályázatok figyelése, pályázatok elôkészítésének támogatása a tagszervezetek számára, • • • •

önálló pályázatok készítése Turizmust érintô jogszabályok változásainak követése Tagszervezetek közötti információáramlás támogatása (hírlevél, intranet, stb.) Szakmai (tematikus) munkacsoportok mûködtetése Képviseli a Balaton térséget és annak szolgáltatóit belföldi és külföldi turisztikai kiállításokon, vásárokon

A (Balatoni) Regionális Turisztikai Szövetség kiegészítô szolgáltatásokat is végez, amelyek egyrészt a TDM szervezetek mûködését, másrészt a TDM filozófia terjesztését erôsítik: • TDM filozófiájának elterjesztése, népszerûsítése • Idegenforgalmat érintô jogszabályok, rendelkezések tervezeteinek megvitatása, véleményezése, jogszabályalkotás kezdeményezése • Közhasznú tevékenység, közfeladatok ellátása • Pártoló tagok, szponzorok felkutatása • Részt vesz a tagszervezetek által meghatározott szolgáltatás minôsítési, besorolási eljárásban • Azoknak a feladatoknak az ellátása, amelyekre a térségi szervezetek felhatalmazzák, vagy megbízást adnak • Szakmai pályázatok kiírásának indítványozása, elôterjesztése, elkészítése, véleményezése A Szövetség bármely cél szerinti juttatását pályázathoz kötheti. A pályázat nem tartalmazhat olyan feltételeket, amelyekbôl – az eset összes körülményeinek mérlegelésével – megállapítható, hogy a pályázatnak elôre meghatározott nyertese van (színlelt pályázat). Színlelt pályázat a cél szerinti juttatás alapjául nem szolgálhat. A Szövetség ösztöndíjat és egyszeri támogatást is nyújthat, valamint a szövetségi célok mind hatékonyabb megvalósítása érdekében fô- és mellékállású alkalmazottat is foglalkoztathat. A Szövetség közvetlen politikai tevékenységet nem folytat, szervezete pártoktól független, és azoknak anyagi támogatást nem nyújt, illetve azoktól támogatást nem kap, továbbá országgyûlési és megyei, valamint fôvárosi önkormányzati képviselôjelöltet nem állít, és nem támogat. II. A TAGSÁGI VISZONY 1. A Szövetségbe felvételüket kérhetik azok a természetes és jogi személyek, amelyek a Szövetség célkitûzéseit elfogadják. A szövetségi tagság formái: a. rendes tagság, b. tiszteletbeli tagság, c. pártoló tagság. 5. A Szövetség rendes tagjává választható az a jogi személy és magánszemély, aki a belépési nyilatkozatban a Szövetség alapszabályát elfogadja és a tagsági viszonyból származó kötelezettségek teljesítését vállalja. A Szövetség tagjává választást a jelölt – a megfelelôen kitöltött és aláírt belépési nyilatkozat benyújtásával – kérelmezheti. A nyilatkozathoz – amennyiben jogi személy kéri felvételét – mellékelni kell a jogi személy igazolását arról, hogy nevében ki járhat el képviselôként a Szövetség tagságában. A belépési nyilatkozatot a Szövetség Titkárságára kell benyújtani. A kérelmet az Ügyvezetô Elnök terjeszti az Elnökség elé, és a Szövetség rendes tagjává választásról az Elnökség egyszerû szótöbbséggel dönt. A Szövetség tagjait egyenlô jogok illetik meg, jogaikat a tagok személyes aktivitás útján gyakorolják. A Szövetség rendes tagjainak jogai: a. részt vehetnek a Szövetség Közgyûlésén; b. tanácskozási, indítványozási és szavazati jogot gyakorolhatnak a Közgyûlésen;

102


21_melléklet

9/17/07

10:54 PM

Page 103

c. bármely szövetségi tisztségre választhatnak és megválaszthatók; d. jogosultak részt venni a Szövetség rendezvényein; e. igénybe vehetik a Szövetség által nyújtott kedvezményeket; f. a testületi szervek vezetôitôl, valamint a tisztségviselôktôl tájékoztatást kaphatnak. A Szövetség rendes tagjainak kötelességei: a. kötelesek megtartani az Alapszabály és egyéb szövetségi szabályzatok rendelkezéseit, illetôleg a Szövetség szerveinek határozatait; b. kötelesek teljesíteni a Szövetség tevékenységével kapcsolatosan önként elvállalt feladataikat, és tôlük elvárható módon elôsegíteni a Szövetség célkitûzéseinek megvalósítását; c. kötelesek a tagdíjat késedelem nélkül befizetni; rendes tag felvételérôl elsô fokon az Elnökség dönt, fellebbezéssel élni a Közgyûlés felé lehetséges. A Közgyûlés a tagfelvétel kérdésében másodfokon járhat el. 6. A Szövetség tiszteletbeli tagja lehet – az Elnökség felkérése alapján – az a személy, aki ………………………… területén a Szövetség érdekében végzett kimagasló tevékenységével a Szövetség célkitûzéseit támogatja, segíti. A tiszteletbeli tagok a Szövetség rendezvényeire meghívhatóak. A tiszteletbeli tag tisztségre nem választható, szavazati joga nincs, egyebekben jogai és kötelezettségei megegyeznek a rendes tagokéval. A tiszteletbeli tag felvételérôl elsô fokon az Elnökség dönt, fellebbezéssel élni a Közgyûlés felé lehetséges. A Közgyûlés a tagfelvétel kérdésében másodfokon járhat el. A Szövetség keretében hosszabb idôn át kiemelkedô tevékenységet kifejtett személyek tiszteletbeli tisztségre választhatók (tiszteletbeli elnök, tiszteletbeli társelnök). 7. A Szövetség pártoló tagja lehet az jogi személy, társadalmi vagy gazdálkodó szervezet (Ptk. 685. §), aki, illetôleg amely készségét fejezi ki a Szövetség tevékenységének rendszeres és folyamatos támogatására. A jogi személy pártoló tag jogait képviselôje útján gyakorolja. A pártoló tag képviselôje részt vehet a Szövetség testületi ülésein, nincs szavazata, tisztség viselésére nem választható, egyebekben jogai és kötelezettségei megegyeznek a rendes tagokéval. Pártoló tag felvételérôl elsô fokon az Elnökség dönt, fellebbezéssel élni a Közgyûlés felé lehetséges. A Közgyûlés a tagfelvétel kérdésében másodfokon járhat el. 8. A tagsági viszony megszûnik: a. a tag kilépésével, amelyet az Elnökséghez kell írásban bejelenteni; b. a tagdíjbefizetés egy éves elmulasztása miatt (a felszólítás után a kitûzött 90 napos határidô eltelte után, c. a tagsági viszonyt megszüntetô elnökségi határozattal); d. a jogi személy tag felszámolásával. III. A SZÖVETSÉG SZERVEZETE ÉS TISZTSÉGVISELÔI 9. A Szövetség szervei A Szövetség testületi szervei: a. Közgyûlés, b. Elnökség, c. Felügyelô Bizottság. A Szövetség tisztségviselôi: a. Elnök, b. Ügyvezetô elnök


103

21_melléklet

9/17/07

10:54 PM

Page 104

10. A Közgyûlés A Közgyûlés a tagok összessége, a Szövetség legfelsôbb szerve. A Közgyûlésen a jogi személy tagok képviselôjük útján vesznek részt. A Közgyûlés rendes és rendkívüli lehet. Rendes Közgyûlést a Szövetség évente egyszer tart. Rendkívüli Közgyûlést kell összehívni a tagok legalább egyharmada által aláírt kérelemre, melyben megjelölik az összehívás okát és célját. A Közgyûlést össze kell hívni, ha azt az illetékes Bíróság elrendeli. A Közgyûlést az ügyvezetô elnök írásban hívja össze. Szabályszerûnek az összehívás akkor minôsül, ha a tagok az ülésrôl legalább nyolc nappal az ülés idôpontját megelôzôen írásban értesülnek, és az ülés tárgysorozatáról leírást kapnak. A Közgyûlés ülései nyilvánosak. A Közgyûlés határozatképes, ha azon a szavazásra jogosultaknak 50%+1 fô jelen van. Ha az egyébként szabályszerûen összehívott Közgyûlés a megjelent tagoknak az elôírtnál alacsonyabb száma miatt határozatképtelen, legkésôbb 1 hónapon belüli idôpontra ugyanazon tárgysorozattal új Közgyûlést kell kitûzni, amely a megjelent tagok számára tekintet nélkül határozatképes. A határozatképtelen Közgyûlés az eddig megjelölt feltételek esetén is csak akkor válik határozatképessé, ha erre a tagok figyelmét a meghívóban elôre felhívják. A Közgyûlésen az elnök, akadályoztatása esetén az ügyvezetô elnök elnököl. A Közgyûlésen olyan indítványok tárgyalhatók, amelyek a Közgyûlés elôtt legalább egy nappal a Szövetség ügyvezetô elnökéhez beérkeztek. A Közgyûlésen résztvevôk egyszerû szótöbbséggel további indítványok napirendre tûzését határozhatják el. A Közgyûlésrôl jegyzôkönyvet kell felvenni, amelyet a Közgyûlés elnöke és a Közgyûlésen az elnök által 2 felkért tag hitelesít. A Közgyûlés határozatait általában nyílt szavazással, egyszerû szótöbbséggel hozza. Szavazategyenlôség esetén a levezetô elnök szavazata dönt. Titkos szavazást rendelhet el a Közgyûlés az elnök elôterjesztésére vagy a tagok egyharmadának kezdeményezésére. Személyi kérdésekben a szavazás minden esetben titkosan történik. A Közgyûlés határozathozatalában nem vehet részt az a személy, aki vagy akinek közeli hozzátartozója [Ptk. 685. § b) pont], élettársa (a továbbiakban együtt: hozzátartozó) a határozat alapján • kötelezettség vagy felelôsség alól mentesül, vagy • bármilyen más elônyben részesül, illetve a megkötendô jogügyletben egyébként érdekelt. Nem minôsül elônynek a Szövetség cél szerinti juttatásai keretében a bárki által megkötés nélkül igénybevehetô nem pénzbeli szolgáltatás, illetve a Szövetség által tagjának, a tagsági jogviszony alapján nyújtott, alapszabálynak megfelelô cél szerinti juttatás. Valamely közhasznú szervezet megszûntét követô két évig nem lehet a Szövetség Közgyûlésének vezetô tisztségviselôje az a személy, aki olyan közhasznú szervezetnél töltött be – annak megszûntét megelôzô két évben legalább egy évig – vezetô tisztséget, amely az adózás rendjérôl szóló törvény szerinti köztartozását nem egyenlítette ki. A vezetô tisztségviselô, illetve az ennek jelölt személy köteles valamennyi érintett közhasznú szervezetet elôzetesen tájékoztatni arról, hogy ilyen tisztséget egyidejûleg más közhasznú szervezetnél is betölt. A Közgyûlés, Elnökség üléseirôl minden esetben jegyzôkönyv és nyilvántartás készül, amelybôl megállapítható döntéseinek tartalma, idôpontja és hatálya, illetve a döntést támogatók és ellenzôk számaránya (ha lehetséges személye). A jegyzôkönyvet és a nyilvántartást, mint a határozatok nyilvántartását szolgáló okiratot, lefûzve és sorszámozva kell a Szövetség iratai között megôrizni. Folyamatos kezelését a Szövetség fôtitkára látja el. A Közgyûlés, Elnökség döntéseit a döntés idôpontját követô két héten belül írásban – igazolható módon – közli az érintettekkel, valamint a Szövetség székhelyén kifüggeszti.

104


21_melléklet

9/17/07

10:54 PM

Page 105

A Szövetség mûködésével kapcsolatosan keletkezett iratokba a Szövetség székhelyén – a Szövetség képviselôjével elôzetesen egyeztetett idôpontban – bárki betekinthet, azokról saját költségre másolatot készíthet. A Szövetség …………………………………………………………………… keresztül nyilvánosságra hozza a Szövetség szolgáltatásainak igénybevételi módját, a támogatási lehetôségeket, mûködés módját, illetve azok mértékét és feltételeit, valamint a mûködésrôl készült szakmai-pénzügyi beszámolót. A Szövetség által nyújtott cél szerinti juttatások bárki által megismerhetôk. A Közgyûlés kizárólagos hatásköre: a. Megválasztja a Szövetség vezetô testületeit: az Elnökséget, valamint tisztségviselôit: az elnököt, ügyvezetô elnököt, elnökségi tagot, a Felügyelô Bizottságot, valamint a felügyelô bizottsági tagokat; b. határoz az Elnökség által elôterjesztett fontos, a Szövetséget érintô ügyekben, és kialakítja a Szövetség álláspontját az aktuális kérdésekben, melyet az Elnökség köteles képviselni; c. Jóváhagyja vagy módosítja az alapszabályt, illetôleg a Szövetség egyéb szabályzatait; d. Az Elnökség javaslata szerint, a ügyvezetô elnök elôterjesztése alapján dönt a tagfelvételi kérelmekrôl másodfokon; e. Meghatározza a következô naptári évre esedékes tagdíjak mértékét; f. Elbírálja az Elnökség kizárást kimondó határozata ellen benyújtott fellebbezést; g. Tárgyalja a tagok által elôterjesztett indítványokat; h. az Elnökség javaslata alapján dönt a tiszteletbeli tagságra jelölt személyek megválasztása ügyében; i. Elfogadja az ügyintézô szervek éves beszámolóját. A Szövetség éves beszámolójának jóváhagyása a tárgyévet követô év május 31. napjáig a Közgyûlés egyhangú döntése alapján történik. j. Éves költségvetés megállapítása; k. Az éves, stratégia, munkaterv jóváhagyása l. Egyesülés más társadalmi szervezettel, valamint a feloszlás kimondása; m. Tisztségviselôk visszahívása és lemondásuk elfogadása. 11. Az Elnökség A Szövetség operatív vezetésével kapcsolatos feladatokat az …… (javasolt: 9-15) tagú Elnökség látja el. Az Elnökség tagjai az elnök, …………………………………………………………… Az elnökségi ülésre – annak tárgykörére figyelemmel – esetenként további tagok hívhatók meg. Az Elnökség határozathozatalában nem vehet részt az a személy, aki vagy akinek közeli hozzátartozója [Ptk. 685. § b) pont], élettársa (a továbbiakban együtt: hozzátartozó) a határozat alapján • kötelezettség vagy felelôsség alól mentesül, vagy • bármilyen más elônyben részesül, illetve a megkötendô jogügyletben egyébként érdekelt. Nem minôsül elônynek a Szövetség cél szerinti juttatásai keretében a bárki által megkötés nélkül igénybe vehetô nem pénzbeli szolgáltatás, illetve a Szövetség által tagjának, a tagsági jogviszony alapján nyújtott, alapszabálynak megfelelô cél szerinti juttatás. Valamely közhasznú szervezet megszûntét követô két évig nem lehet az Elnökség vezetô tisztségviselôje az a személy, aki olyan közhasznú szervezetnél töltött be – annak megszûntét megelôzô két évben legalább egy évig – vezetô tisztséget, amely az adózás rendjérôl szóló törvény szerinti köztartozását nem egyenlítette ki. A vezetô tisztségviselô, illetve az ennek jelölt személy köteles valamennyi érintett közhasznú szervezetet elôzetesen tájékoztatni arról, hogy ilyen tisztséget egyidejûleg más közhasznú szervezetnél is betölt. Az Elnökség üléseit szükség szerinti gyakorisággal, de legalább negyedévente / havonta tartja. Az Elnökség üléseit az ügyvezetô elnök hívja össze írásban. Szabályszerûnek az összehívás akkor minôsül, ha a tagok legalább nyolc nappal az ülés idôpontját megelôzôen írásban értesülnek, és az ülés tárgysorozatáról leírást kapnak. Az elnökségi ülés határozatképes, ha a szavazásra jogosult elnökségi tagoknak legalább …/... (javasolt: 2/3-ad) része jelen van. Határozatait nyílt szavazással, egyszerû szótöbbséggel hozza. Szavazategyenlôség esetén a levezetô elnök szavazata dönt. Az Elnökség ülései nyilvánosak.


105

21_melléklet

9/17/07

10:54 PM

Page 106

Határozatképtelenség esetén a legkésôbb 18 napon belül az Elnökséget ismételten össze kell hívni. Határozatképtelenség miatt ismételten összehívott ülések is csak akkor határozatképesek, ha azokon az Elnökség tagjainak …/… (javasolt: 1/2-ed) része jelen van. Az Elnökség dönt minden olyan kérdésben, amelyet az Alapszabály nem utal a Közgyûlés kizárólagos hatáskörébe. Az Elnökség feladatai: a. Éves munkaterv és éves költségvetés elôkészítés b. Stratégiai kérdésekben döntés a közgyûlések között c. Érdekképviseleti feladatok ellátása d. Külsô kommunikáció, média kapcsolatok tekintetében stratégiai szintû döntések meghozatala e. A Küldöttgyûlés két ülése között a szervezet irányítása, ügyvezetô elnök munkájának értékelése f. Tagdíjrendszer elôkészítése g. A Szövetség alkalmazottaival kötött munkaszerzôdések jóváhagyása h. A Szövetséget érintô ügyekben, fontos kérdésekben elôterjesztést fogalmaz meg a Közgyûlés számára; i. Tagfelvételi kérdésekben dönt elsô fokon; j. Befogadja a tag írásbeli bejelentését annak kilépési szándéka esetén; k. A tagsági viszonyt megszüntetô elnökségi határozatot hoz; l. Javaslatot dolgoz ki a tiszteletbeli tagságra jelölt személy megválasztására. Az Elnökség a két Közgyûlés közötti idôszakban végzett tevékenységérôl a Közgyûlés elôtt beszámol, és intézkedéseit a Közgyûlés hagyja jóvá. Az Elnökség döntéseirôl két közgyûlés között tájékoztatja a Szövetség tagjait. Az Elnökség dönt elsô fokon a tagkizárás ügyében, másodfokon a Szövetség Közgyûlése jár el. A kizárás okai: • a tag tevékenységével vagy magatartásával a Szövetség céljainak megvalósulását veszélyezteti, • a tagdíjbefizetés egy éves elmulasztása esetén a felszólítás után kitûzött 90 napos határidô eltelte után. 12. A Szövetség tisztségviselôi A Szövetség tisztségviselôi: az Elnökség összes tagja, az elnök, az ügyvezetô elnök,a Felügyelô bizottság tagjai. A tisztségviselôket a Közgyûlés választja. Az elnök megbízatása a megválasztás napjától …. (javasolt: 3-5) évre szól. A mandátum lejárta után az elnök e tisztségre egy alkalommal újra megválasztható. Az ügyvezetô elnök megbízatása visszavonásig, illetve lemondásig tart. Az elnök feladatai: a. Képviselni a Szövetséget állami, társadalmi, gazdasági szervek, szervezetek elôtt és a külföldi kapcsolatokban; b. Felsô szintû kapcsolattartás és érdekképviseleti tevékenység ellátása; c. Vezeti és szervezi az Elnökség munkáját, felelôs a Szövetség munkáját meghatározó stratégiai döntések elôkészítéséért; d. Az Elnökség bármely tagját eseti megbízással felruházhatja az elnök feladatainak ellátásához szükséges jogkörrel; e. Szükség esetén koordinálja a feladatok végrehajtását a soros TDM szervezet és Szövetség között; f. Az Elnök gyakorolja a munkáltatói jogkört az ügyvezetô elnök felett; g. A Közgyûlés és az elnökségi ülések levezetése; h. A Közgyûlésrôl felvett jegyzôkönyv hitelesítésére felkérés; i. Utalványozási jog gyakorlása az ügyvezetô elnökkel vagy bármelyik elnökségi taggal együttesen; Az ügyvezetô elnök feladatai: a. Képviselni a Szövetséget állami, társadalmi, gazdasági szervek, szervezetek elôtt és a külföldi kapcsolatokban; b. Operatívan irányítja, koordinálja a tagszervezetek tevékenységét; c. Elôkészíti és összehívja az Elnökség üléseit, gondoskodik a Közgyûlés és az Elnökség határozatainak

106


21_melléklet

9/17/07

10:54 PM

Page 107

végrehajtásáról; d. Irányítja és szervezi a Szövetség operatív tevékenységét, a Szövetség alkalmazottjai felett munkáltató jogkört gyakorol; e. Irányítja a Szövetség gazdálkodását, felelôs a gazdasági, pénzügyi kérdésekben hozott határozatokért és a határozatok végrehajtásáért; f. Közremûködik a Szövetség mûködésének értékelésében; g. Gondoskodik a Szövetség mûködésének, szolgáltatásai igénybevételi módjának, beszámolói közlésének nyilvánosságáról; h. Az elnök akadályoztatása esetén vezeti a Közgyûlést és/vagy az Elnökség ülését; i. Tájékoztatja a tagokat a Szövetség munkájáról; IV. FELÜGYELÔ BIZOTTSÁG Az Szövetség felügyelô szerve a Felügyelô Bizottság, amely …. (javasolt: 5-7) fôbôl áll. A Felügyelô Bizottság tagjai indokolt esetben visszahívhatóak. A Felügyelô Bizottság ügyrendjét maga állapítja meg. Nem lehet a felügyelô szerv elnöke vagy tagja, illetve könyvvizsgálója az a személy, aki a. a vezetô szerv elnöke vagy tagja; b. a szervezettel a megbízatásán kívül más tevékenység kifejtésére irányuló munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban áll, ha jogszabály másképp nem rendelkezik; c. szervezet cél szerinti juttatásából részesül – kivéve a bárki által megkötés nélkül igénybe vehetô nem pénzbeli szolgáltatásokat –; illetve d. az a.–c. pontban meghatározott személyek hozzátartozója; A Felügyelô Bizottság tagjai tiszteletdíjban, illetve költségtérítésben részesülhetnek. A Felügyelô Bizottság tagjai megbízásukat az alapszabályhoz csatolt nyilatkozatuk értelmében vállalják. A Felügyelô Bizottság szükség szerint, de évente legalább egy alkalommal ülésezik, mûködésére az Elnökség mûködésének szabályait kell alkalmazni. A Felügyelô Bizottság tagjait egyenlô jogok és azonos kötelezettségek illetik meg, így különösen: jogosult a Szövetség mûködését és gazdálkodását ellenôrizni, jelentést, tájékoztatást, illetve felvilágosítást kérni a Szövetség Közgyûlésétôl, illetve munkavállalóitól, a Szövetség könyveibe és irataiba betekinthet, azokat megvizsgálhatja. A Közgyûlés ülésén tanácskozási joggal részt vehet, jogszabálysértés vagy súlyos mulasztás esetén köteles a Közgyûlést tájékoztatni, és annak összehívását kezdeményezni. A Felügyelô Bizottság ülései nyilvánosak, üléseirôl sorszámozott jegyzôkönyvet készít, határozatait ugyancsak sorszámozza. A jegyzôkönyv tartalmazza: az ülés helyét, idejét, a jelenlévô tagok, meghívott személyek és a jegyzôkönyvvezetô nevét, a napirendet, a hozzászólásokat, az érdemi határozatokat és azok hatályát. A jegyzôkönyvet úgy kell vezetni, hogy abból az érdemi döntést támogatók és ellenzôk számaránya megállapítható legyen. A Felügyelô Bizottság bármely tagja jogosult jegyzôkönyvbe foglaltatni neve feltüntetése mellett a döntésre leadott szavazatát. A jegyzôkönyvet a Felügyelô Bizottság ülésén a résztvevô tagok aláírják. Az 1997. évi CLVI. törvény 11. §-a alapján: a. a felügyelô szerv ellenôrzi a szervezet mûködését és gazdálkodását, melynek során a vezetô tisztségviselôktôl jelentést, a szervezet munkavállalóitól pedig tájékoztatást vagy felvilágosítást kérhet, továbbá a közhasznú szervezet könyveibe és irataiba betekinthet, azokat megvizsgálhatja; b. a felügyelô szerv tagja a szervezet vezetô szervének ülésén tanácskozási joggal részt vehet, illetve részt vesz, ha a jogszabály vagy a létesítô okirat így rendelkezik; a felügyelô szerv köteles az intézkedésre jogosult vezetô szervet tájékoztatni, és annak összehívását kezdeményezni, ha arról szerez tudomást, hogy • a szervezet mûködése során olyan jogszabálysértés vagy a szervezet érdekeit egyébként súlyosan sértô esemény (mulasztás) történt, amelynek megszüntetése vagy következményeinek elhárítása, illetve enyhítése az intézkedésre jogosult vezetô szerv döntését teszi szükségessé; • a vezetô tisztségviselôk felelôsségét megalapozó tény merült fel;


107

21_melléklet

9/17/07

10:54 PM

Page 108

d. az intézkedésre jogosult vezetô szervet a felügyelô szerv indítványára – annak megtételétôl számított harminc napon belül – össze kell hívni, mely határidô eredménytelen eltelte esetén a vezetô szerv összehívására a felügyelô szerv is jogosult; e. ha az arra jogosult szerv a törvényes mûködés helyreállítása érdekében szükséges intézkedéseket nem teszi meg, a felügyelô szerv köteles haladéktalanul értesíteni a törvényességi felügyeletet ellátó szervet. V. A SZÖVETSÉG GAZDÁLKODÁSA 13. A Szövetség vagyoni eszközei A Szövetség bevételei: a. tagdíjak, b. a Szövetség rendezvényeinek bevételei, A Szövetség rendes tagjai évenként tagdíjat fizetnek, melynek mértékét a Közgyûlés állapítja meg. 14. A Szövetség pénzeszközeinek felhasználása A Szövetség pénzeszközeinek célszerû felhasználására éves költségvetést készít. A következô évre szóló költségvetést és az elôzô év gazdálkodásáról szóló beszámolót az alelnök terjeszti a Közgyûlés elé jóváhagyás végett. Kifizetések két utalványozásra jogosult elnökségi tag együttes aláírása alapján teljesíthetôk. A Szövetség tartozásaiért saját vagyonával felel. A Szövetség megszûnése esetén vagyonáról a Közgyûlés rendelkezik. A Szövetség megszûnik, amennyiben a Közgyûlés 2/3-os többséggel kimondja a feloszlást vagy más társadalmi szervezettel való egyesülést. A Szövetség megszûnik akkor is, ha a Bíróság feloszlatja, vagy a megszûnését megállapítja. VI. A SZÖVETSÉG FELÜGYELETE 15. A Szövetség mûködése felett a törvényességi felügyeletet – az egyesülési jogról szóló 1989. évi II. törvény 14. § (1) bekezdése alapján – az ügyészség gyakorolja. VII. VEGYES ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

16. Ezt az alapszabályt az Egyesület Közgyûlése ……………………………………-én fogadta el.

Kelt, ………………………………………………………




108


Balatoni TDM füzetek Új lehetôségek a turisztikai együttmûködésekben

Recommend Documents