Praktikum Sistem Informasi, Edisi 3 : Distributor
5
BAGIAN II STRUKTUR ORGANISASI DAN DESKRIPSI KERJA A. STRUKTUR ORGANISASI DAN DEKSKRIPSI KERJA Sebenarnya CV. Suju Lapan Sembilan belum memilki struktur organisasi dan deskripsi kerja secara tertulis, namun oleh analis senior struktur ini dibuat berdasarkan dari wawancara dengan Ny. Ashanti
General Manajer
Kesekretariatan dan Personalia
M. Operasional
M. Keuangan
Akuntansi dan Keuangan
Penjualan
Logistik dan Pengiriman
Pramuniaga dan Marketing
B. DESKRIPSI KERJA Deskripsi kerja untuk masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 1. General Manajer bertugas : a. Membuat keputusan strategi perusahaan pada seluruh operasional perusahaan. b. Bertindak sebagai pemberi otoritas atas pembelian, tarif diskon dan harga jual barang, nilai gaji dan otorisasi atas pengeluaran kas. c. Menentukan kebijakan manajemen atas kegiatan operasional perusahaan.
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi CV. Suju Lapan Sembilan
Praktikum Sistem Informasi, Edisi 3 : Distributor
6
2. Keseketarian dan Personalia a. Bertanggungjawab atas surat menyurat perusahaan. b. Bertanggungjawab atas jadwal kegiatan general manajer. c. Bertindak sebagai tangan kanan general manager dan dapat menggantikan general manager bila diminta oleh general manager. 3. Menejer Operasional Bertanggungjawab atas segala kegiatan operasional perusahaan 4. Penjualan a. Bertanggung jawab atas penjualan. b. Bertanggung jawab atas persediaan barang di toko. 5. Logistik dan Pengiriman a. Bertugas meminta pengajuan pembelian persediaan. b. Bertugas melakukan pengecekan persediaan yang datang atas pembelian. c. Bertugas melakukan stok opname atas persediaan. d. Bertugas melakukan klasifikasi persediaan. 6. Pramuniaga dan Marketing a. Bertanggung jawab atas persediaan di toko. b. Bertugas membantu bagian logistik dan pengiriman untuk melakukan stok opname dan penerimaan barang. 7. Menejer Keuangan Bertugas memeriksa dan mengotorisasi seluruh keuangan dan pencatatan keuangan. 8. Keuangan dan Akuntansi a. Bertugas menerima kas dan melakukan pencatatan baik buku kas hingga posting ke buku besar atas siklus penerimaan kas. b. Bertugas dKatty pencatatan seluruh kegiatan operasional
pencatatan baik buku kas hingga posting ke buku besar atas siklus penerimaan kas. d. Bertugas membuat laporan keuangan dan laporan manajerial yang dibutuhkan oleh pemilik.
C. INFORMASI PENTING Berikut adalah informasi penting yang didapat dari hasil wawancara analis senior dengan beberapa karyawan di CV. Suju Lapan Sembilan!
Struktur Organisasi
c. Bertugas mengeluarkan kas, membuat bukti pengeluaran kas dan melakukan
Praktikum Sistem Informasi, Edisi 3 : Distributor
7
1. Agnezmo menjabat sebagai bagian kesekretariatan dan personalia, Agnezmo merupakan orang kepercayaan dari Ny. Ashanti. Jika bagian general manager tidak dapat hadir di kantor, maka Agnezmo dapat menggantikan tugas dan fungsinya. Agnezmo juga dapat menjadi Manajer Keuangan dan Operasional ketika Ny. Ashanti tidak di kantor. 2. Ny. Ashanti merangkap sebagai general manajer, manajer operasional dan manajer keuangan. Ny. Ashanti masih bingung atas pertimbangan posisinya yang merangkap jabatan jika terdapat perubahan badan hukum dari CV menjadi PT 2 tahun lagi. 3. Suleman dari bagian keuangan dan akuntansi adalah sepupu dari Agnezmo, dKatty kesehariaannya Suleman dibantu oleh Sity. Sity merupakan sahabat dari Agnezmo. 4. Terdapat tiga orang dibagian penjualan yaitu Lady, Katty, dan Perryh. Lady dan Katty adalah keponakan dari Sity (pembantu di bagian keuangan dan akuntansi) dan Perryh adalah keponakan dari general manajer.
D. TUGAS MAHASISWA 1. Perhatikan dan bacalah struktur organisasi dan deskripsi kerja CV. Suju Lapan Sembilan di atas! 2. Analisa struktur organisasi dan deskripsi kerja CV. Suju Lapan Sembilan dari segi pengendalian kemudian sebutkan dan jelaskan hal-hal yang sudah memenuhi persyaratan SPI (Struktur Pengendalian Internal)! 3. Analisa struktur organisasi dan deskripsi kerja CV. Suju Lapan Sembilan dari segi pengendalian kemudian sebutkan dan jelaskan kelemahannya sehingga tidak memenuhi persyaratan SPI! 4. Apakah menurut anda, struktur organisasi dan deskripsi kerja tersebut perlu disempurnakan? 5. Jika jawaban tugas 4 adalah ”ya”, maka buatlah usulan struktur organisasi dan Struktur Organisasi
deskripsi kerja CV. Suju Lapan Sembilan saat ini!
Praktikum Sistem Informasi, Edisi 3 : Distributor
8
Kertas Kerja II.1 Departemen/Unit Kerja apa saja yang terdapat pada CV. Suju Lapan Sembilan?
Siapa saja yang mempunyai hubungan keluarga pada struktur organisasi di atas?
Siapa yang menduduki posisi Keuangan dan Akuntansi?
Siapa yang menduduki posisi Kesekretariatan dan Personalia?
Dikerjakan Oleh
Tanggal
Diperiksa Ttd
Oleh
Tanggal
Nilai : Ttd
Struktur Organisasi
Apakah keinginan kedepan pemilik CV. Suju Lapan Sembilan ?
Praktikum Sistem Informasi, Edisi 3 : Distributor
9
Kertas Kerja II.2 Hal-hal yang sudah memenuhi persyaratan Sistem Pengendalian Intenal:
Dikerjakan Oleh
Tanggal
Diperiksa Ttd
Oleh
Tanggal
Nilai : Ttd
Kertas Kerja II.3
Struktur Organisasi
Kelemahan Struktur Organisasi CV. Suju Lapan Sembilan :
Praktikum Sistem Informasi, Edisi 3 : Distributor
10
Kelemahan Deskripsi Kerja CV. Suju Lapan Sembilan
Oleh
Tanggal
Diperiksa Ttd
Oleh
Tanggal
Nilai : Ttd
Kertas Kerja II.4 Ya/Tidak (Coret yang bukan jawaban anda) Dikerjakan Oleh
Tanggal
Ttd
Oleh
Diperiksa Tanggal
Nilai : Ttd
Struktur Organisasi
Dikerjakan
Praktikum Sistem Informasi, Edisi 3 : Distributor
11
Kertas Kerja II.5
Struktur Organisasi
Usulan deskripsi kerja CV. Suju Lapan Sembilan :
Praktikum Sistem Informasi, Edisi 3 : Distributor
12
Dikerjakan Oleh
Tanggal
Diperiksa Ttd
Oleh
Tanggal
Nilai : Ttd
Struktur Organisasi
Usulan Struktur Organisasi saat ini:
Praktikum Sistem Informasi, Edisi 3 : Distributor
13
Dikerjakan Oleh
Tanggal
Diperiksa Ttd
Oleh
Tanggal
Nilai : Ttd
Struktur Organisasi
Usulan Struktur Organisasi 2 tahun kedepan:
