BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN (B P K P) MANAGEMENT LETTER ATAS

r l

'

,, n ( ' n '

;

r l

r l

'

'

rl ;

78657 v1 BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

(B P K P)

Public Disclosure Authorized

l ;

Public Disclosure Authorized

r"'

r-

l

n '

'

n '

;

Public Disclosure Authorized

MANAGEMENT LETTER ATAS LAPORAN KEUANGAN SCHOLARSHIP PROGRAM FOR STRENGTHENING PROGRAM INSTITUTIONS (SPIRIT) PROJECT (LOAN IBRD 8010-ID)

r\

r'

r r

r(

''

'

Public Disclosure Authorized

TAHUN ANGGARAN YANG BERAKHIR 31 DESEMBER 2012

NOMOR TANG GAL

s -27/0104/01/2013 13 JUNI 2013

,...., I

,

r l

'

r DAFTARISI

rl

Halaman

l. '

,-

''

r

r '

rl ,.-,

I

~

i

r-'

I

1 . Dasar Audit

1

2. Tujuan Audit dan Lingkup Audit

1

3. Penilaian atas Sistem Pengendalian Intern

2

4. Penilaian alas Ketaatan pada Ketentuan Loan/Grant Agreement

5

5. Pencapaian Target Keuangan dan Hambatannya

6

6. Temuan Audit

8

7. Hal-hal Penting Lainnya yang Perlu Mendapat Perhatian

10

8. Tindak Lanjut Hasil Audit Tahun-Tahun Sebelumnya

13

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN DEPUTI PENGAWASAN INSTANSI PEMERINTAH BIDANG PEREKONOMIAN DIREKTORAT PENGAWASAN PINJAMAN DAN BANTUAN LUAR NEGERI

r

Jl. Pramuka No. 33 Lantai 5, Jakarta Timur 13120 ,Telp: (021) 85910031 Pes. 0507, Fax. (021) 85903713

'

Nom or Lampi ran Perihal

~­

'·

:'

r .r;'

S-271010410112013

13 Juni 2013

Management Letter atas Audit Laporan Keuangan Scholarship Program for Strengthening Program Institutions (SPIRIT) Project Loan IBRD 8010-ID Tahun Anggaran yang berakhir 31 Oesember 2012

Yth. 1. Sekretaris Menteri Perencanaan Pembangunan Nasionall Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Selaku Excuting Agency Scholarship Program for Strengthening Program Institutions (SPIRIT) Project di Jakarta 2. Oirektur Jenderal Pengelolaan Utang, Kementerian Keuangan. Sehubungan

dengan

audit

kami

atas

Laporan

Keuangan

Scholarship Program

for

Strengthening Program Institutions (SPIRIT) Project Loan IBRD 8010-ID untuk tahun anggaran yang berakhir tanggal 31 Oesember 2012, berikut ini kami sampaikan hasil audit alas laporan keuangan proyek untuk mendapatkan perhatian manajemen proyek. Opini hasil audit atas Laporan Keuangan proyek disajikan secara terpisah dalam Laporan Auditor lndependen Nomor: LHA-2210104101/2013 tanggal13 Juni 2013. r~ '·

'~­ '·

1.

J

Dasar Audit a. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah b. Loan Agreement IBRO No. 8010-10 c. Sural Tugas Oirektur Pengawasan Pinjaman dan Bantuan Luar Negeri, BPKP Nomor: ST-421010410112013 tanggal30 Apri12013.

2.

Tujuan Audit dan Lingkup Audit Tujuan audit adalah sebagai berikut : a. Memberikan opini (pernyataan pendapat) alas kewajaran penyajian laporan keuangan berbasis Interim Financial Reports (IFR); b. Memberikan penilaian dan rekomendasi alas pelaksanaan sistem manajemen keuangan dan prosedur-prosedur keuangan, termasuk pelaksanaan sistem pengendalian intern, dan meyakini bahwa seluruh dana pinjaman yang telah dicairkan telah dimanfaatkan

1

n l '

n

untuk pos-pos pengeluaran sesuai Loan Agreement, dan telah dipergunakan untuk tujuan yang telah ditetapkan;

c: Melakukan penilaian alas keandalan informasi manajemen keuangan yang disajikan dalam Laporan Triwulan Pemantauan Keuangan (Quartely IFR); d. Melakukan penilaian alas pencapaian tujuan proyek berdasarkan indikator-indikator yang telah ditetapkan; e. Melakukan penilaian alas ketaatan proyek terhadap berbagai ketentuan keuangan (financial covenants) yang telah disepakati dalam Loan Agreement.

Lingkup audit mencakup pengujian terhadap terhadap kewajaran penyajian laporan keuangan, penilaian terhadap kecukupan dan efektivitas sistem pengendalian intern proyek, serta ketaatan terhadap ketentuan pada peraturan yang

berlaku dalam

pelaksanaan proyek untuk tahun anggaran yang berakhir tanggal31 Desember 2012.

rl

Penilaian kewajaran laporan keuangan mencakup pengujian keakuratan penyajian jumlahjumlah

yang

disajikan

dalam

laporan

keuangan,

penilaian

kecukupan

sistem

pencatatan/pembukuan, serta kecukupan bukti-bukti pendukung pengeluaran proyek padp Project Coordinator Unit (PCU).

~

Penilaian terhadap kecukupan dan efektivitas sistem pengendalian intern proyek mencakup

~

penilaian terhadap kecukupan rancangan (desain) sistem pengendalian intern proyek serta efektivitas implementasinya di lapangan.

rl

Penilaian ketaatan (compliance) pada peraturan yang berlaku dalam pelaksanaan proyek

l

mencakup penilaian terhadap ketaatan program yang mencakup: a. Ketaatan pada ketentuan tertentu dalam Loan Agreement untuk aspek: porsi pembiayaan dan penyediaan dana pendamping, prosedur pengadaan, dan peruntukan penggunaan dana loan; b. Ketaatan terhadap mekanisme dan ketentuan internal yang ditetapkan proyek. Audit lapangan (field work) berakhir pada tanggal 31 Mei 2013.

~

I

3.

Penilaian atas Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern dalam pengelolaan proyek SPIRIT ini terintegrasi dalam sistem pengendalian intern yang diterapkan pada Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan Perencana (Pusbindiklatren), Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional I Badan Perencanaan Pembangunan Nasional dan Badan Pendidikan Pelatihan Keuangan (BPPK), Kementerian Keuangan. Pihak PMU memandang tidak perlu membuat desain sistem pengendalian intern yang khusus dalam melaksanakan proyek SPIRIT ini karena kegiatan

nI t

n r n

pokok proyek ini merupakan salah satu tugas pokok dan fungsi Pusbindiklatren dan BPPK.

2

~

I

Oleh karena itu, sistem pengendalian intern yang diterapkan pada Pusbindiklatren dan

I

BPPK dirasakan sudah cukup memadai untuk memastikan bahwa kegiatan proyek ini

'

dilaksanakan sesuai dengan Loan Agreement. Secara umum Sistem Pengendalian Intern yang diterapkan pada proyek SPIRIT sudah cukup memadai untuk memberi keyakinan bahwa aktivitas telah dijalan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku. Hal tersebut terlihat dari adanya hal-hal sebagai berikut: ~

I

a. Lingkungan Pengendalian.

[; [;

Menurut penilaian kami, secara umum lingkungan pengendalian telah memadai. Hal ini terlihat dari: 1) Pemimpin dan seluruh staf yang terlibat mengelola kegiatan telah memiliki sikap perilaku yang positif yang mendukung sistem pengendalian intern yang kuat; 2) Pemimpin telah menyampaikan pesan nilai-nilai integritas dan etika; 3) Pemimpin

telah

sepenuhnya

menunjukkan

komitmen

terhadap

peningkatan

kompetensi/kemampuan staf dan menggunakan kebijakan dan praktik pembinaan sumber daya man usia yang baik; 4) Pemimpin

telah

memiliki

kepemimpinan

yang

kondusif

yang

mendukung

pengendalian intern yang efektif; 5) Struktur organisasi dan metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab telah memberikan kontribusi terhadap efektivitas pengendalian intern; ~

L

6) Semua unit kerja selaku pengelola kegiatan proyek telah berupaya menjalin komunikasi yang baik dengan seluruh stakeholder. b. Penilaian Risiko.

Menu rut penilaian kami pengendalian intern terkait dengan identifikasi risiko dan analisis risiko belum memadai. Hal ini terlihat dari: 1) Pemimpin belum sepenuhnya secara terstruktur melakukan identifikasi risiko secara menyeluruh, mulai dari sumber internal maupun eksternal, yang dapat mempengaruhi kemampuan instansi dalam mencapai tujuannya. 2) Analisis

risiko

belum

dilaksanakan

secara

formal,

namun

instansi

telah

mengembangkan pendekatan yang memadai untuk mengelola risiko. 3) Belum adanya mekanisme yang memadai untuk mengidentifikasi perubahan yang ~

I

dapat mempengaruhi kemampuan instansi dalam mencapai visi, misi, dan tujuannya.

c. Aktivitas Pengendalian. Menurut penilaian kami pengendalian intern terkait dengan aktivitas pengendalian memadai. Hal ini terlihat dari:

3

r r r r

1) Setiap Participating Agencies (PA) telah menyusun Human Capital Development Plan (HCDP) dengan mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan untuk setiap level dan

kelompok jabatan guna mengetahui jumlah pegawai yang akan ditingkatkan r-

i

kompetensinya.

2) Setiap PA telah melakukan proses seleksi peserta program dengan memperhatikan HCDP. 3) Manajemen

telah

membuat

kebijakan,

prosedur,

teknik,

dan

mekanisme

pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa peserta program telah memenuhi persyaratan yang telah ditentukan dalam Project Operation Manual (POM).

Namun demikian kami juga menemukan sejumlah kelemahEln minor terkait dengan aktivitas pengendalian, antara lain:

r-

r

1) Mekanisme untuk memastikan bahwa pelaporan keuangan proyek telah disusun sesuai ketentuan dalam Loan Agreement belum sepenuhnya diterapkan secara efektif. 2) Sistem pengendalian atas bukti pertanggungjawaban pengeluaran proyek belum

r

didokumentasikan secara terstruktur dan sistematis serta belum ada mekanisme pengendalian realisasi pembayaran untuk setiap peserta overseas and domestic degree.

r-

Kelemahan minor tersebut telah diupayakan perbaikannya oleh pihak manajemen proyek dalam tahun 2013, antara lain dengan merekrut seorang konsultan keuangan yang antara lain bertugas menyusun laporan keuangan proyek secara akuntabel.

,•

d. Komunikasi dan lnformasi.

Menurut penilaian kami pengendalian intern terkait dengan komunikasi dan informasi, umumnya telah memadai. Hal ini terlihat dari: 1) Pemimpin instansi telah memastikan bahwa komunikasi internal telah terjalin dengan efektif, dimana Steering Committe secara berkala melakukan rapat untuk membahas perkembangan progress Human Capital Development Plan (HCDP) untuk setiap Participating Agencies (PA) serta memberikan arahan kepada Project Coordinator Unit (PCU) dan Participating Agencies (PA) agar program berjalan secara efektif,

efisien, transparan dan akuntabel. 2) Pemimpin instansi telah memastikan bahwa komunikasi eksternal (terutama dengan pihak lender) telah berjalan secara efektif, terutama

terkait dengan pemenuhan

ketentuan dan kewajiban sebagaimana yang dipersyaratkan dalam Loan Agreement dan Project Operation Manual (POM).

r-

•

4

'"""

l

~

'

'

'

,....., 3) Proyek telah membuat sistem informasi manajemen yang dibutuhkan dalam rangka ~

!

mengelola dan meningkatkan efektivitas komunikasi diantara peserta karyasiswa, PA,

r-:

dan PCU. Namun demikian pemanfaatan sistem informasi tersebut belum optimal.

[i

e. Monitoring

r-: r-:

Menurut penilaian kami pengendalian intern terkait dengan monitoring belum memadai. Hal ini terlihat dari:

r

1) Pemantauan pengendalian intern untuk menilai kualitas kinerja pengendalian intern

I.

r-:

instansi pemerintah telah dilakukan secara terus-menerus sebagai bagian dari proses pelaksanaan kegiatan sehari-hari, antara lain dengan membuat sistem informasi

r

TRANSPAR.

r

2) Evaluasi terpisah terhadap pengendalian intern telah dilakukan secara berkala dan

'

r

kelemahan yang ditemukan telah diteliti lebih lanjut.

'

r-: r-:

Namun demikian kami menemukan kelemahan terkait dengan monitoring, yaitu belum, optimalnya pemanfaatan sistem informasi TRANSPAR untuk kegiatan monitoring kemajuan peserta program maupun memantau kinerja proyek secara keseluruhan.

r-:

Jika dibandingkan dengan hasil penilaian atas sistem pengendalian intern tahun 2011,

r-:

maka dalam tahun 2012 hal-hal yang telah mengalami perbaikan terkait dengan sistem

~

I

pengendalian intern antara lain:

~

I

a. Lingkungan pengendalian semakin baik yang ditunjukkan dengan tingginya komitmen

ri

PMU untuk memperbaiki kualitas proses kegiatan, antara lain: penyusunan pedoman

,..,

teknis pelaksanaan kegiatan, pemantauan kemajuan kinerja PA secara berkala, dan

I

r-

''

pemanfaatan dana untuk setiap kegiatan secara efektif dan efisien. b. Pembuatan sistem monitoring kinerja proyek dengan menggunakan basis Teknologi

r-

I

lnformasi. Sistem informasi tersebut diharapkan akan menjadi embrio lahirnya Sistem

r-: r-:

lnformasi Pengembangan Pendidikan SDM Aparatur.

n r

c. PCU sangat aktif dalam melakukan monitoring capaian peserta program untuk setiap PA sebagaimana tercantum dalam HCDP dan bila dipandang perlu mengusulkan realokasi peserta program untuk PA yang tidak mampu memenuhi target peserta program ke PA lain yarig dinilai mempunyai kinerja baik.

'

r

' n '

4. Penilaian atas Ketaatan pada Ketentuan Loan Agreement !

'""'

I

r-: r 1: r '

Hasil penilaian kami terhadap ketaatan (compliance) dalam pelaksanaan proyek adalah sebagai berikut:

5

~

I

' a. Secara umum Project Coordinator Unit (PCU) telah mematuhi ketentuan dalam Loan n l

Agreement, khususnya untuk aspek: porsi pembiayaan, prosedur pengadaan, dan

'

peruntukan penggunaan dana loan. b. Secara umum, mekanisme dan prosedur kegiatan proyek telah mengikuti ketentuan internal yang ditetapkan proyek. Namun demikian kami menemukan adanya kelemahan terkait hal tersebut, dirnana terdapat realisasi pengeluaran untuk kategori schoolarships senilai Rp 2.093.824.851,00 ekuivalen US$ 221.444,91 yang didalam Interim Financial Report (IFR) Triwulan II, Ill, dan IV 2012 dilaporkan sebagai realisasi pengeluaran untuk kategori Goods, Non-consulting

~

I

services, Consultants' services, Training, and Operating Costs for the Project.

rl 5.

Pencapaian Target Keuangan dan Hambatannya

Pencapaian target keuangan berdasarkan alokasi dana dalarh Daftar !sian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) tahun anggaran 2012 yaitu sebagai berikut:

n n n

No.

SumberDana Loan IBRD No. 8010-ID

1

Goods, Non-consulting Services, Consultants' services, Training, and Operating Costs for the Project

2

Scholarships

Jumlah

Anggaran (Rp)

Realisasi (Rp)

% Realisasi

4.342.879.843,00

75,38

85.773.414.000,00 71.840.389.279,61

83,76

91.534.787.000,00 76.183.269.122,61

83,23

5.761.373.000,00

Belum optimalnya pencapaian target keuangan disebabkan adanya hal-hal sebagai tierikut: a.

Tidak dapat direalisasikannya dua paket pengadaan konsultan yaitu: Placement, Payment Service and Student Monitoring (PPM) dan Alumni and PA Staf Survey

r-

1 ;

Consultant. Kedua paket jasa konsultan tersebut tidak dapat direalisasikan karena

adanya alasan sebagai berikut: 1) Placement, Payment Service and Student Monitoring (PPM). Berdasarkan Bid Evaluation Report (BER) dari Placement, Payment, and Student Monitoring (PPM),

r r I

Panitia Pengadaan Bappenas menjelaskan bahwa hanya ada dua penawar '

r-1

mengajukan tawaran mereka, PT lrekha Selinda in association with Training and Technology Transfer (TTT) dan Indonesia International Education Foundation (liEF) pada tanggal 26 September 2012. Panitia Pengadaan Barang telah

mengevaluasi aspek administratif dari dua tawaran sesuai dengan ketentuan yang

n n

berlaku, tapi mereka tidak melakukan ke tahap berikutnya (evaluasi biaya) karena mereka menemukan bahwa dua penawar tidak memenuhi kualifikasi teknis sebagaimana tercantum pada Ketentuan Acuan dan kedua penawar dinyatakan

r n

6

gagal, sehingga Panitia Pengadaan menyimpulkan bahwa pengadaan paket PPM yang dilakukan melalui International Competitive Bidding (ICB) dinyatakan gagal. Kapusbinlatren menyampaikan permohonan pembatalan pelelangan paket PPM ke Bank Dunia dengan Surat Nomor: 0440/P.01/01/2013 tertanggal 25 Januari

[:

2013 dan kemudian menyetujui pembatalan tersebut dengan NOL Bank Dunia i

tanggal12 Februari 2013.

'

2) Alumni and PA Stat SuNey Consultant. Paket ini tidak dapat direalisasikan karena Terms of Reference masih dalam proses pembahasan.

b.

Program Consultant, Technical Review Consultant dan Financial Management

~

'

Keterlambatan proses penandatangan kontrak untuk paket pengadaan Re-entry

.

Consultant. Keterlambatan tersebut terjadi karena alasan sebagai berikut:

1) Re-entry Program

Realisasi

Consultant.

paket

konsultan

ini

mengalami

keterlambatan disebabkan pengunduran diri PT Ernst and Young Indonesia sesuai surat

no.

620/EYI-ASI2013

tanggal

27

Desember

2013.

Selanjutnya

Kapusbinlatren memberitahukan hal ini ke Bank Dunia dan mengajukan

n '

permohonan NOL untuk menunjuk PT Sucofindo Advisory Utama in association with PT AIDA lnfini Maksima yang merupakan pemenang paket tersebut dengan

peringkat kedua sebagai konsultan Re-entry Program dengan surat nomor: 0087P.01/01/2013 tanggal 7 Januari 2013. Bank Dunia menyetujui menunjuk PT Sucofindo Advisory Utama in association with PT AIDA lnfini Maksima sebagai

~

''

konsultan Re-entry Program dengan NOL Bank Dunia tanggal11 Januari 2013. 2) Technical

Review

Realisasi

Consultant.

paket

konsultan

ini

mengalami

keterlambatan disebabkan pengunduran diri PT Ernst and Young Indonesia sesuai surat no. 011/EYI-AS/2013 tanggal 8 Januari 2013. Selanjutnya Kapusbinlatren memberitahukan hal ini ke Bank Dunia dan mengajukan permohonan NOL untuk menunjuk PT GML Performance Consulting yang merupakan pemenang paket tersebut dengan peringkat kedua sebagai konsultan Technical Review dengan surat nomor: 0349/P.01/01/2013 tanggal 21 Januari 2013. Bank Dunia menyetujui menunjuk PT GML Performance Consulting sebagai konsultan Technical Review Consultantdengan NOL Bank Dunia tanggal23 Januari 2013.

3) Financial Management Consultant. Realisasi penandatangan kontrak Financial Management Consultant baru dapat dilaksanakan sejak tanggal1 Januari 2013. ,-... I

c.

Tidak terserapnya Man Month kontrak Project Management Consultant dan Education dan Placement Consultant sebagaimana yang direncanakan dalam

dokumen anggaran. Paket ini hanya terserap 6 bulan dari 12 bulan yang direncanakan. Hal ini dikarenakan keterlambatan proses pengadaaan. '"""""''

;

7 '

l

'

·~

..... '

d.

Tidak tercapainya target rekruitmen peserta untuk kegiatan: Degree Program pada Kementerian Keuangan (dari target peserta sebanyak 72 orang yang terealisasi sebanyak 65 orang), Domestic Non Degree Program (target 40 orang yang terealisasi

-, :-• '

32 orang atau 80%) dan Program Magangl/nternship (target 10 peserta sam a sekali tidak dapat direalisasikan). Tidak optimalnya rekruitmen kedua program tersebut dikarenakan adanya kebijakan dari

Steering

Committe

yang

memerintahkan

agar Non

Degrae

Program

dilaksanakan secara hati-hati dan disesuaikan dengan HCDP. Pada tahun 2012 belum semua PA (Participating Agencies) memfinalkan HCDP dan baru ditetapkan oleh Pimpinan K!L pada bulan Januari 2013.

6. Temuan audit.

r:

1) Realisasi Untuk Kategori 2 dilaporkan sebagai Realisasi Untuk Kategori 1 dalam Interim Financial Report Q2, Q3 dan Q4 Senilai Rp 2.093.824.851 ,00 ekuivalen US$221.444,91. Dari hasil pengujian terhadap bukti pertanggungjawaban kegiatan, ditemukan adanya realisasi pengeluaran berdasarkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang

ci

dipergunakan untuk membiayai kategori 2 (schoolarships) senilai Rp 2.093.824.851,00 ekuivalen US$ 221.444,91, namun oleh pihak proyek didalam Interim Financial Report

,..-.,

(IFR) Triwulan II, Ill, dan IV 2012 dilaporkan sebagai realisasi pengeluaran untuk kategori Goods, Non-consulting seNices, Consultants' seNices, Training, and Operating Costs for the Project.

Seharusnya sesuai Schedule I Loan Agraement IBRD No. 801 0-ID, seluruh pengeluaran untuk membiayai Degree Scholarships for Ministry of Finance dan Degree and Non Degree Schoolarships for Other Participating Agencies dibukukan dan dilaporkan dalam

IFR sebagai realisasi untuk kategori 2 (scholarships). Kondisi tersebut terjadi karena belum efektifnya implementasi sistem pengendalian intern, antara lain tidak adanya mekanisme kontrol terhadap Interim Financial Report (IFR) dan tidak adanya staf yang kompeten yang bertugas menyusun IFR tersebut. Akibatnya realisasi pengeluaran per kategori yang disajikan didalam Interim Financial Report (IFR) Triwulan II, Ill, dan IV tahun 2012 tidak sesuai dengan realisasi yang

sebenarnya yang kemudian berdampak kepada penggantian uang muka (reimbursement) dari Bank Dunia untuk kategori 1 (Goods, Non-consulting seNices, Consultants' seNices, Training, and Operating Costs for the Project) dibukukan lebih tinggi dan untuk kategori 2 (scholarships) dibukukan lebih rendah, masing-masing senilai US$ 221.444,91. Selain itu

terdapat risiko pengeluaran tersebut dinyatakan ineligible.

8

n

'

'

r Atas permasalahan tersebut, kami merekomendasikan kepada Sekretaris Utama Menteri Perencanaan Pembangunan Nasionai/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional supaya memerintahkan Kepala Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan Perencana selaku Project Coordinator Unit (PCU) melakukan revisi Interim Financial Report (/FR)

I

Triwulan II, Ill, dan IV tahun 2012 setelah terlebih dahulu melakukan konsultasi dengan

I

bagian Financial Bank Dunia Jakarta,

r-

Untuk penyajian laporan keuangan per 31 Desember 2012 pihak Project Coordinator Unit

1

(PCU) telah melakukan koreksi Interim Financial Report (IFR) sejumlah tersebut.

Selanjutnya koreksi tersebut agar di informasikan ke pihak Bank Dunia untuk diperhitungkan dengan proses replenishment berikutnya.

2) Terdapat Pembebanan Dua Kali untuk Kegiatan Tes Potensi Akademik dan Test of English as a Foreign Leaguage sebesar Rp. 409.370.000,00.

Dari hasil audit atas pengeluaran yang dilakukan proyek ditemukan adanya pembebanan rekening khusus sebanyak dua kali alas kegiatan TPA dan TOEFL yang oleh pihak

r

'

proyek baru diketahui setelah rekonsiliasi antara rekening khusus dengan Daftar SP2D, dimana untuk pembayaran kegiatan TPA dan TOEFL terdapat pembebanan dua kali rekening khusus yaitu SP2D nomor 237172Y (Bendahara Umum Negara) dan SP2D nomor 237180Y (Sub RKUN Kuasa BUN Pusat) masing-masing tanggal 29 Juni 2012 sebesar Rp. 409.370.000,00. Seharusnya pembebanan atas suatu kegiatan hanya dilakukan satu kali saja pada Rekening Khusus. Hal ini disebabkan ketidaktelitian pengelola proyek dan Pejabat Penandatangan SPM pada saat mengajukan pembayaran ke KPPN.

r1

Akibatnya terjadi kelebihan pembebanan ke Rekening Khusus SPIRIT pada Bank Indonesia sebesar Rp. 409.370.000,00. Kami rekomendasikan kepada Kepala Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan Perencana selaku Project Coordinator Unit (PCU) untuk mengirim surat kepada Direktur Pengelolaan Kas Negara Diijen Perbendaharaan untuk melakukan pembetulan alas pembebanan rekening khusus. Alas .rekomendasi tersebut, Kepala Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan Perencana selaku Project Coordinator Unit (PCU) telah menindaklanjuti dengan mengirim sural kepada Direktur Pengelolaan Kas Negara Ditjen Perbendaharaan untuk melakukan pembetulan alas pembebanan rekening khusus dengan sural Nomor: 35111P.0110612013 tanggal11 Juni 2013. 9

r I

~

1:

n [!

3) Peserta Non Degree Program belum menyampaikan laporan kegiatan danlatau format laporan kegiatan tidak seragam.

['

Dari hasil pengujian terhadap kegiatan Non Degree Program ditemukan adanya kondisi sebagai berikut:

['

a. Karyasiswa yang telah menyampaikan laporan kegiatan pelatihan sebanyak 56 orang

r' l

j

atau 29,47% dari total 190 orang peserta Non Degree Program yang direalisasi

n

dalam tahun 2012, yang terdiri atas 158 orang Overseas Non Degree Program dan

r

32 orang Domestic Non Degree Program.

'

b. Dari 56 orang peserta yang telah menyerahkan laporan kegiatan tersebut, sebanyak

l

18 orang peserta atau 32,14% (seluruhnya berasal dari BPKP) menuliskan follow up

n

yang perlu dilaksanakan setelah mengikuti kegiatan training berupa action plan yang

l

perlu diimplementasikan di unit kerja masing-masing sebagai bagian dari upaya

l

memperbaiki sistem dan kebijakan organisasi dalam kerangka reformasi birokrasi.

r

c. Dari 56 orang peserta yang telah menyerahkan laporan kegiatan tersebut, tidak satu pun peserta menyampaikan evaluasi secara jelas dan tegas atas tingkat pencapaian

" L

tujuan dan sasaran pelaksanaan non degree training tersebut, termasuk apakah telah

r n

mampu mengurangi kesenjangan (gap) yang menjadi latar belakang perlunya pelaksanaan non degree training terse but.

r--'

Kondisi tersebut terjadi karena belum efektifnya implementasi sistem pengendalian intern,

c-

terutama tidak adanya monitoring progress laporan non degree training per Parlicipating

r L

Agency di dalam pembahasan rapat di tingkat Steering Committe. ;

Akibatnya tingkat pencapaian tujuan kegiatan non degree training tidak dapat dimonitor

r '

dan dievaluasi secara memadai, termasuk pengaruhnya terhadap upaya mengurangi

,.-. I

kesenjangan (gap) kompetensi pegawai sebagaimana tercantum dalam Human Capital Development Plan (HCDP).

~

i

r '

Atas permasalahan tersebut, kami merekomendasikan kepada Sekretaris Utama Menteri Perencanaan Pembangunan Nasionai/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional

I

supaya menyampaikan usulan kepada Steering Committe, agar didalam setiap rapat

l

berkala terkait monitoring dan evaluasi program, antara lain membahas tingkat kepatuhan

n

peserta non degree training per PA dalam menyampaikan laporan kegiatan.

l ~

7.

Hal-hal Penting Lainnya yang Perlu Mendapat Perhatian

l

n

1) Pemanfaatan Sistem lnformasi TRANSPAR belum Optimal

r

Dari hasil pengujian terhadap Sistem lnformasi TRANSPAR ditemukan adanya sejumlah

,....,

kelemahan antara lain:

'

n !'

10

~

I.

,'

n n

a. Sistem informasi TRANSPAR belum mendesain pemenuhan kebutuhan HCDP, berupa data kebutuhan kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM) instansi dengan

n

pemenuhan degree dan non degree prografT! yang telah/sedang dilakukan. Dengan demikian sistem TRANSPAR belum menginformasikan secara real time, gap antara kebutuhan dan pemenuhan kompetensi sesuai HCDP instansi. b. Sistem informasi TRANSPAR belum menyediakan menu yang dapat mencegah

r'

adanya kemungkinan ketidaksesuaian antara kompetensi bidang studi yang akan diikuti oleh peserta karyasiswa dengan kompetensi yang menjadi kebutuhan

n n

organisasi didalam HCDP. c. Sistem TRANSPAR belum menyediakan lnformasi terkait dengan kemajuan studi untuk setiap semester (misalnya jumlah Satuan Kredit Semester (SKS) yang sudah ditempuh dan lndeks Prestasi (IP)). Didalam sistem informasi TRANSPAR hanya terdapat fasilitas menu up-load transkrip nilai, sehingga informasi terse but tidak dapat langsung diolah dan dianalisis oleh sistem aplikasi. Untuk memantau tingkat kemajuan studi, proyek harus terlebih dahulu melakukan down load transkrip dan

r•,

keinudian melakukan pemetaan dan analisis secara manual. d. Sebagian besar karyasiswa degree program tidak melakukan pemutakhiran (up date) data yang terdapat dalam sistem informasi TRANS PAR. e. Belum terdapat data yang menginformasi nilai total beasiswa dan realisasi pembayaran untuk setiap karyasiswa per waktu tertentu.

n

'

Seharusnya a. Data

HCDP

didalam

Sistem

lnformasi

TRANSPAR

bersifat

dinamis

dan

dimutakhirkan (up date) secara otomatis pada saat dilakukan pemutakhiran data keberangkatan peserta mengikuti kegiatan schoolarships. b. Sistem informasi TRANSPAR menyediakan menu kompetensi yang akan diikuti oleh peserta karyasiswa, dimana menu kompetensi yang tersedia didalam sistem aplikasi disesuaikan kebutuhan kompetensi yang tercantum dalam HCDP.

n

c. Didalam sistem informasi TRANSPAR dibuat menu tersendiri tentang informasi kemajuan studi setiap karyasiswa degree program untuk setiap semester, kemudian ditambahkan fasilitas menu up-load transkrip nilai (sebagai pendukung bukti informasi tersebut).

n r.

'

d. Data didalam sistem informasi TRANSPAR harus mempunyai nilai validitas yang tinggi agar menghasilkan informasi yang berkualitas. e. Sistem informasi menyediakan fasilitas yang dapat digunakan oleh proyek untuk mengendalikan realisasi pembayaran dibandingkan dengan anggaran beasiswa. Kondisi tersebut terjadi karena belum efektifnya sistem pengendalian intern, terutama belum adanya: 11

~

' '

'

'

:-;·

a. Sosialisasi dan diseminasi sistem informasi TRANSPAR kepada karyasiswa belum optimal. Berdasarkan hasil konfirmasi kami, sebanyak 8 dari 9 orang karyasiswa di Universitas Gajah Mada tidak mengetahui adanya sistem informasi TRANSPAR dan adanya kewajiban untuk melakukan up-dated data profil dan kemajuan studi ~

I .

karyasiswa.

,

b. Evaluasi dan analisis terhadap efektivitas sistem informasi TRANSPAR belum

L

dilaksanakan secara optimal. c. Belum memadainya komitmen bersama untuk memanfaatkan sistem informasi '·

TRANSPAR sebagai sarana untuk monitoring dan pengendalian kegiatan proyek.

'

Akibatnya

n ' .

a. Sistem lnformasi TRANSPAR belum dapat dimanfaatkan sebagai sarana bagi

r-

manajemen proyek dalam melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pemenuhan

1

HCDP untuk setiap kelompok kompetensi pada masing-masing PA termasuk mencegah kemungkinan adanya risiko kelebihan kuota untuk setiap kelompok ~

kompetensi pada masing-masing PA.

''

,.....,, I

b. Adanya risiko bidang kompetensi yang diminati oleh karyasiswa tidak sesuai dengan kompetensi yang menjadi kebutuhan organisasi. c. Proyek tidak dapat mamantau kemajuan studi karyasiswa per semester secara real time dan mendapatkan informasi risiko adanya kemungkinan karyasiswa yang

~

I

berpotensi gaga! dalam menempuh studi. d. Adanya potensi jika terjadi kelebihan pembayaran untuk setiap karyasiswa tidak akan

~

terdeteksi oleh sistem informasi TRANSPAR.

i r-

l

;

Atas permasalahan tersebut, kami merekomendasikan kepada Sekretaris Utama Menteri Perencanaan Pembangunan Nasionai/Badan Perencanaan Pembangunan Nas.ional

r-

1

supaya:

r l

'

a. Melakukan evaluasi dan analisis secara komprehensif terhadap efektivitas sistem informasi TRANSPAR dalam pengelolaan kegiatan proyek. b. Merancang sistem informasi yang dapat mendorong kepatuhan karyasiswa untuk melakukan pembaruan data, antara lain mendesain sistem dimana karyasiswa tidak

n ' .

dapat mengajukan klaim (reimburse) pembayaran sebelum menyelesaikan pengisian "data requirement".

n

2) Proyek belum membuat Buku Pengendalian Pembayaran Untuk Peserta Degree Program Dari hasil pengujian terhadap realisasi pembayaran untuk peserta degree program dijumpai bahwa pihak proyek tidak membuat buku pengendalian pembayaran beasiswa untuk setiap setiap karyasiswa. Sesuai Project Operation Manual, setiap karyasiswa

ri

'

12

n '

'

mendapatkan beasiswa antara lain berupa: Tuition Fee, Application Fee, Living r-:

Allowance, Book Allowance, Typing Allowace, Settling Allowance, Research Allowance, Seminar Cost, Shipping Allowance, Health Insurance, International Travel, Visa dan Medical Check-up. Dengan tidak adanya buku pengendalian pembayaran tersebut

menyebabkan tidak adanya informasi jumlah pembayaran

beasiswa yang telah

direalisasikan dan belum dibayarkan kepada karyasiswa. Kondisi tersebut terjadi karena belum efektifnya implementasi sistem pengendalian intern, terutama tidak adanya monitoring progress pembayaran degree program per Participating Agency. ~-

i

Akibatnya terdapat potensi risiko informasi realisasi pembayaran beasiswa untuk degree program tidak diketahui secara cepat.

Alas permasalahan tersebut, kami merekomendasikan kepada Sekretaris Utama Menteri Perencanaan Pembangunan Nasionai/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional untuk memperbaiki sistem pengendalian pembayaran untuk peserta Degree Program dengan memanfaatkan secara optimal sistem informasi TRANSPAR.

,..--, l

:

r··

8.

Tindak Lanjut Hasil Audit Tahun-Tahun Sebelumnya

~

'

Tidak terdapat temuan audit tahun sebelumnya yang perlu ditindaklanjuti. Demikian Management Letter ini kami sampaikan untuk mendapat perhatian dan ditindaklanjuti

r. r-, 1.

sesuai dengan rekomendasi yang kami sampaikan pada masing-masing permasalahan. Alas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.

,-

r1

r-1

c-·

I

.-~

'

Tembusan: 1. Deputi Kepala BPKP Bidang Pengawasan lnstansi Pemerintah Bidang Perekonomian 2. Jnspektur Utama Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasionai/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional.

13

r