BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

www.bpkp.go.id

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN PERATURAN KEPALA BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN NOMOR 10 TAHUN 2013 TENTANG PEDOMAN BIMBINGAN TEKNIS PENYELENGGARAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH BAGI FASILITATOR DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN, Menimbang

: bahwa

untuk

melaksanakan

ketentuan

Pasal

59

Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), pelu menetapkan Keuangan

Peraturan dan

Bimbingan

Kepala

Badan

Pembangunan

Teknis

Pengawasan

tentang

Penyelenggaraan

Pedoman

SPIP

Bagi

Fasilitator; Mengingat

: 1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun

2004

Nomor

5

Tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355); 2. Peraturan

Pemerintah

Nomor

60

Tahun

2008

tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 127, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4890); 3. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah NonDepartemen,

sebagaimana

telah

beberapa

kali

www.bpkp.go.id -2-

diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005; MEMUTUSKAN: Menetapkan

: PERATURAN

KEPALA

BADAN

PENGAWASAN

KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN TENTANG PEDOMAN BIMBINGAN

TEKNIS

PENGENDALIAN

PENYELENGGARAAN

INTERN

SISTEM

PEMERINTAH

BAGI

FASILITATOR. Pasal 1 Dalam Peraturan Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan ini yang dimaksud dengan: 1. Sistem Pengendalian Intern adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh

pegawai

untuk

memberikan

keyakinan

memadai

atas

tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. 2. Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, yang selanjutnya disingkat SPIP, adalah

Sistem

Pengendalian

Intern

yang

diselenggarakan

secara

menyeluruh di lingkungan pemerintah pusat dan pemerintah daerah. 3. Pembinaan Penyelenggaraan SPIP adalah kegiatan yang dilakukan oleh Badan

Pengawasan

pembina

SPIP,

penyelenggaraan,

Keuangan

yang

dan

meliputi

sosialisasi,

Pembangunan penyusunan

pendidikan

dan

(BPKP)

sebagai

pedoman

teknis

pelatihan,

dan

pembimbingan dan konsultansi SPIP, serta peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern pemerintah. 4. Bimbingan

teknis

penyelenggaraan

SPIP

adalah

bimbingan

dan

konsultasi oleh fasilitator dalam membantu instansi pemerintah dalam melaksanakan seluruh siklus penyelenggaraan SPIP yang meliputi analisis tujuan, perumusan lingkungan pengendalian yang diharapkan, identifikasi resiko, analisis resiko, evaluasi pengendalian terpasang, serta penyusunan rencana tindak pengendalian yang berisikan rencana revisi kebijakan dan prosedur, pengomunikasian revisi pengendalian, dan monitoring evaluasi hasil revisi pengendalian.

www.bpkp.go.id -3-

Pasal 2 Penyusunan pedoman bimbingan teknis penyelenggaraan SPIP merupakan salah satu bentuk pembinaan penyelenggaraan SPIP yang ditujukan untuk membantu Instansi Pemerintah dalam menerapkan SPIP di lingkungannya, sesuai dengan karakteristik fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas masingmasing instansi. Pasal 3 Tujuan

penyusunan

pedoman

penyelenggaraan

SPIP

adalah

untuk

memberikan pedoman bagi fasilitator dalam melaksanakan bimbingan teknis penyelenggaraan sistem pengendalian intern pemerintah dalam hal: 1. menjamin mutu pelaksanaan kegiatan bimtek penyelenggaraan SPIP 2. menjaga konsistensi dalam melaksanakan langkah-langkah bimtek 3. mencapai hasil kerja sesuai dengan kualitas yang diharapkan. Pasal 4 (1) Pedoman

bimbingan

teknis

penyelenggaraan

SPIP

sebagaimana

dimaksud dalam pasal 2 terdiri dari: a. Uraian langkah-langkah yang harus dilakukan fasilitator dalam melakukan bimbingan teknis penyelenggaraan SPIP; dan b. Formulir-formulir yang digunakan untuk melaksanakan langkahlangkah bimbingan teknis. (2) Pedoman dimaksud

bimbingan

teknis

pada

(1)

ayat

penyelenggaraan

tercantum

dalam

SPIP

sebagaimana

lampiran

yang

tidak

terpisahkan dari Peraturan Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan. Pasal 5 (1) Pedoman bimbingan teknis ini memberikan acuan secara umum bagi para fasilitator dalam memberikan bimtek sedangkan tindakan lebih rinci yang perlu diambil fasilitator

untuk kebutuhan bimtek, perlu

disesuaikan dengan kondisi di lapangan sesungguhnya. (2) Pedoman

bimbingan

penggunaannya

harus

teknis

ini

tidak

memperhatikan

berdiri

sendiri,

Peraturan

sehingga

Kepala

BPKP

sebelumnya terkait pedoman teknis SPIP untuk dijadikan sebagai acuan dan referensi.

www.bpkp.go.id -4-

(3) Pedoman bimbingan teknis ini berlaku di lingkungan BPKP dalam rangka bimtek baik di Pusat maupun di Perwakilan. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah lainnya dapat menggunakan Pedoman ini pada saat memberikan bimbingan teknis penyelenggaraan SPIP di lingkungan kerjanya. Pasal 6 Peraturan Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan ini mulai sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 13 Februari 2013 KEPALA, ttd, MARDIASMO

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN BIMBINGAN TEKNIS PENYELENGGARAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH BAGI FASILITATOR BPKP

PERATURAN KEPALA BPKP NOMOR: 10 Tahun 2013 TANGGAL 13 Februari 2013

KATA PENGANTAR

S

esuai dengan pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Penyelenggaraan Intern Pemerintah (SPIP), Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan mempunyai mandat untuk

melaksanakan

pembinaan

penyelenggaraan

Sistem

Pengendalian

Intern

Pemerintah. Pembinaan SPIP merupakan salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas sistem pengendalian intern tetapi tidak berarti mengambil alih tanggung jawab menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota, sebagai penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-masing. Salah satu bentuk pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan tanggung jawab BPKP adalah pembimbingan SPIP. Pedoman bimbingan teknis (bimtek) ditujukan untuk menjadi panduan pelaksanaan kegiatan bimtek penyelenggaraan SPIP agar langkah-langkah terarah, konsisten dan tepat sasaran dan hasil kerja yang kualitas serta panduan pengendalian mutu atas pelaksanaan bimtek SPIP. Secara

khusus,

penyelenggaraan

SPIP

pedoman di

ini

diperuntukan

lingkungan

BPKP.

bagi

fasilitator

bimtek

Namun

demikian,

Aparat

Pengawasan Intern Pemerintah lainnya dapat juga menggunakan pedoman ini untuk melakukan bimtek penyelenggaraan SPIP di lingkungan kerjanya. Untuk kebutuhan bimbingan teknis, pedoman ini tidak berdiri sendiri melainkan memiliki hubungan dengan pedoman teknis lainnya. Pedoman ini akan senantiasa dievaluasi kecukupan dan kesesuaiannya. Oleh sebab itu, masukan dan saran perbaikan atas pedoman ini, sangat diharapkan sebagai bahan penyempurnaan pedoman di masa yang akan datang. Jakarta, 13 Februari 2013 Kepala BPKP, ttd Mardiasmo NIP 19580510 198303 1 004

1 | PEDOMAN BIMTEK PENYELENGGARAAN SPIP BAGI FASILITATOR BPKP

DAFTAR ISI Hal KATA PENGANTAR

1

DAFTAR ISI

2

BAB I

BAB II

BAB III

PENDAHULUAN

4

A

Umum

4

B

Tujuan dan Manfaat Pedoman

6

C

Siklus Penyelenggaraan SPIP

6

D

Ruang Lingkup Pedoman

7

E

Hubungan Antar Pedoman

8

F

Sistematika

11

MANAJEMEN BIMTEK

13

A

Peran dan Fungsi Fasilitator

13

B

Kualifikasi Fasilitator

13

C

Susunan Tim Fasilitator

14

D

Uraian Tugas Tim Fasilitator

14

E

Pelaksanaan Penjaminan Mutu

14

F

Manajemen Waktu Pelaksanaan

15

TAHAPAN BIMTEK PENYELENGGARAAN SPIP

16

A

Tahap Bimtek Penyelenggaraan SPIP

16

B

Tahap Persiapan

16

1

Melakukan Survei Pendahuluan

17

2

Menyusun Program Kerja

17

3

Membahas Program Kerja

18

C

D 20BAB IV

Tahap Pelaksanaan

19

1

Penjelasan Konsep/Gambaran Penyelenggaraan SPIP

19

2

Penyusunan Profil Risiko

20

3

Penyusunan RTP

20

Tahap Pelaporan

TAHAP PENJELASAN KONSEP/GAMBARAN PENYELENGGARAAN SPIP


20 23

BAB V

TAHAP PENYUSUNAN PROFIL RISIKO

25

A

Mengidentifikasi Tujuan dan Sasaran dari Unit/ Kegiatan

25

1

Persiapan identifikasi tujuan dan sasaran dari Unit/ Kegiatan

26

2

Mengidentifikasi tujuan/sasaran

27

3

Memvalidasi Hasil identifikasi tujuan aktual

27

4

Mengklarifikasi/konfirmasi tujuan/sasaran yang akan dicapai

27

dengan pimpinan instansi B

C

BAB VI

BAB VII

Merumuskan Lingkungan Pengendalian yang Diharapkan

28

1

Persiapan Indentifikasi Lingkungan Pengendalian yang Diharapkan

29

2

Asesmen Awal atas Kerentanan Lingkungan Pengendalian

30

3

Asesmen terhadap Lingkungan Pengendalian yang Ada

31

4

Merumuskan Rencana Penguatan Lingkungan Pengendalian

33

Menilai Risiko yang Dihadapi dalam Pencapaian Tujuan

33

1

Persiapan Penilaian Risiko

34

2

Pemilihan Tujuan yang Relevan

35

3

Penilaian Risiko

35

TAHAP PENYUSUNAN RTP

39

A

Menyusun Rencana Tindak Perbaikan Lingkungan Pengendalian

40

B

Menyusun Rencana Tindak (Kegiatan Pengendalian)

40

untuk

Mengendalikan

Risiko

1

Mengenali Pengendalian yang Ada/ Terpasang

41

2

Mengevaluasi Pengendalian yang Ada/ Terpasang

41

3

Membahas Celah Pengendalian (Identifikasi Perbaikan Kegiatan Pengendalian)

43

C

Penetapan Bagaimana Dikomunikasikan

Informasi

Mengenai

D

Penetapan Pemantauan Pengendalian

46

E

Finalisasi RTP

47

PENUTUP

Lampiran


Pengendalian

44

50

PENDAHULUAN

1

A. UMUM Penyelenggaraan sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP) harus disesuaikan dengan karakteristik setiap instansi, yang meliputi tugas dan fungsi utama instansi, sifat, tujuan, dan kompleksitas, serta risiko-risiko yang dihadapi oleh masing-masing instansi. Agar sistem pengendalian intern yang dibangun dapat efektif seperti yang diharapkan, perlu dibuat suatu rencana tindak pengendalian intern. Berdasarkan

Peraturan/Kebijakan

Pimpinan

Instansi

Pemerintah

(Kementerian atau Lembaga/ K/L) atau Peraturan Kepala Daerah (Perkada), Instansi Pemerintah menyusun Rencana Penyelenggaraan SPIP. Rencana Penyelenggaraan SPIP menggambarkan rencana penerapan SPIP ke depan, terutama rencana tahunan dan jangka menengah, sekaligus berisi kerangka acuan kerja dan strategi penerapannya. Rencana ini antara lain memuat jadwal pelaksanaan kegiatan, waktu yang dibutuhkan, penyediaan dana/anggaran, sumber daya manusia (SDM), metode yang akan digunakan, sarana dan prasarana, serta peralatan yang diperlukan guna penerapan SPIP yang direncanakan, dan pihak-pihak terkait. Selanjutnya Pimpinan Instansi Pemerintah perlu menyusun Rencana Tindak Pengendalian (RTP), Rencana tindak pengendalian intern merupakan uraian tentang bagaimana instansi pemerintah diharapkan dapat mencapai berbagai tujuan dan sasaran dengan menggunakan kebijakan dan prosedur untuk meminimalkan risiko. Secara umum, RTP meliputi: (1) pernyataan tujuan dan sasaran unit kerja dan tingkatan kegiatan yang terkonfirmasi, (2) penguatan lingkungan pengendalian,


-2-

(3) pemetaan risiko yang dihadapi dalam pencapaian tujuan dan sasaran, (4) penguatan struktur, kebijakan, dan prosedur organisasi bertindak untuk mengendalikan risiko, (5) pengkomunikasian informasi keseluruhan unsure pengendalian termasuk hasil penguatannya, dan (6) pemantauan

keseluruhan

unsur

pengendalian

termasuk

hasil

penguatannya. Penyusunan rencana tindak mengacu kepada lima unsur pengendalian intern. Informasi untuk mempersiapkan rencana tindak pengendalian intern diperoleh dari hasil pemetaan, penilaian, atau evaluasi atas sistem pengendalian intern yang ada. Rencana tindak pengendalian intern dapat disesuaikan dengan bentuk dan kebutuhan instansi, misalnya struktur organisasi dan praktik bisnis organisasi. Rencana tindak pengendalian intern juga mencakup kepada siapa rencana tersebut didistribusikan. Dalam siklus penyelenggaraan sistem pengendalian intern, penyusunan dan pemanfaatan RTP merupakan rangkaian beberapa tahapan sebagai bagian dari siklus penyelenggaraan sistem pengendalian intern yang utuh. Siklus lengkap penyelenggaraan sistem pengendalian intern terlihat pada ilustrasi Gambar 1. Dalam pelaksanaan bimbingan teknis sesuai pedoman ini, output yang diharapkan dihasilkan adalah dokumen Rencana Tindak Pengendalian (RTP) dan laporan pelaksanaan bimtek. Dokumen RTP ini merupakan salah satu dokumen penyelenggaraan sistem pengendalian intern yang akan menjadi titik tolak dalam pengembangan SPIP pada suatu instansi pemerintah. Dokumen lain yang sebaiknya dihasilkan dalam penyelenggaraan sistem pengendalian intern dalam suatu siklus yang utuh adalah: (1) Bukti pelaksanaan rencana tindak pengendalian berupa revisi kebijakan dan prosedur. (2) Realisasi pelaksanaan pengkomunikasian informasi pengendalian.


-3-

(3) Realisasi pelaksanaan pemantauan dan evaluasi atas rencana tindak pengendalian.

B. TUJUAN DAN MANFAAT PEDOMAN Pedoman ini ditujukan untuk memberikan Pedoman bagi fasilitator dalam rangka melaksanakan bimtek penyelenggaraan sistem pengendalian intern pemerintah dalam hal: (1) menjamin mutu pelaksanaan kegiatan bimtek penyelenggaraan SPIP; (2) menjaga konsistensi dalam melaksanakan langkah-langkah bimtek; (3) menjaga kesinambungan layanan pembinaan penyelenggaraan SPIP; dan (4) mencapai hasil kerja yang sesuai dengan kualitas yang diharapkan Selain itu, pedoman ini juga diharapkan menjadi panduan agar kegiatan bimtek penyelenggaraan SPIP dapat dilaksanakan: (1) secara terencana dengan baik. (2) terarah dan tepat sasaran. (3) efisien dalam pembiayaan dan penggunaan waktu. Fungsi pedoman Bimtek adalah sebagai alat bantu yang menjadi acuan bagi fasiltator dalam memberikan fasiltasi pembinaan penyelenggaraan SPIP dalam berbagai kondisi dan situasi. Formulir-formulir/ instrumen yang dilampirkan merupakan contoh-contoh yang ditujukan untuk mempermudah dalam pemahaman pola pikir pelaksanaan bimtek.

C. SIKLUS PENYELENGGARAAN SPIP Pola pikir pelaksanaan bimtek dalam pedoman ini mendasarkan kerangka pemikiran pada pendekatan siklus penyelenggaraan SPIP yaitu pelaksanaan bimtek tidak secara kaku harus selalu mulai dari satu tahapan tertentu. Pendekatan siklus dipakai untuk memberikan keluwesan sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintah. Hal ini akan berbeda dengan pendekatan urutan (sequential) yang mengharuskan setiap tahapan yang harus dimulai dan


-4-

diikuti secara urutan. Siklus Penyelenggaraan SPIP sebagaimana terlihat di gambar 1.

Evaluasi Pengendalian Terpasang (Kebijakan dan Prosedur)

Gambar 1. Siklus Penyelenggaraan SPIP

Kerangka

pemikiran

siklus

penyelenggaraan

SPIP

ini

juga

akan

memudahkan fasilitator dalam menentukan kebutuhan bimtek. Fasilitator tidak mengalami kebingungan harus mulai melakukan bimtek dari tahap mana. Argumennya adalah karena dengan siklus penyelenggaraan SPIP maka tahapan akan selalu berputar dan kembali pada suatu tahapan yang sama secara terus menerus dengan mendasarkan seluruh siklus pada dokumen yang disebut rencana tindak pengendalian (RTP). Siklus penyelenggaraan SPIP, diharapkan secara kontinyu akan dapat mengintegrasikan SPIP ke dalam proses-proses penyelenggaraan pemerintahan.

D. RUANG LINGKUP PEDOMAN Pedoman ini berlaku di lingkungan BPKP dalam rangka bimtek penyelenggaraan SPIP baik di kantor pusat maupun di kantor perwakilan.


-5-

Namun demikian, Aparat Pengawasan Intern Pemerintah lainnya dapat pula menggunakan

pedoman

ini

pada

saat

melakukan

bimbingan

teknis

penyelenggaraan SPIP di lingkungan kerjanya. Ruang lingkup pedoman ini mencakup bimtek yang akan dilakukan untuk Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untuk: (1) menyusun rencana tindak pengendalian oleh Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah, baik untuk instansi pemerintah yang belum ataupun sudah dilakukan Diagnostic Assessment (DA) SPIP. Keduanya akan berbeda pada tahapan yang dilakukan untuk menyusun rencana tindak pengendalian. (2) menyusun rencana tindak pengendalian baik di tingkat manajemen puncak, menengah, dan bawah. Teknik dan pendekatan yang digunakan untuk ketiga tingkatan manajemen tersebut adalah sama untuk setiap tingkatan manajemen. Pedoman ini memberikan acuan langkah-langkah bagi para fasilitator dalam memberikan bimtek sedangkan tindakan lebih spesifik dan rinci yang perlu diambil fasilitator disesuaikan dengan kondisi sesungguhnya pada saat pelaksanaan bimtek. Metode, cara, dan instrument (tools), antara lain dalam bentuk formulir-formulir, yang dikembangkan dalam pedoman ini bersifat sebagai referensi yang dapat dikembangkan kemudian sesuai kebutuhan bimtek penyelenggaraan SPIP.

E. HUBUNGAN ANTAR PEDOMAN Untuk kebutuhan bimtek penyelenggaraan SPIP, pedoman ini tidak berdiri sendiri melainkan memiliki hubungan dengan pedoman teknis SPIP lainnya. Pedoman dipergunakan bersama dengan seluruh peraturan, pedoman, petunjuk lainnya yang akan terkait dengan pelaksanaan kegiatan bimtek penyelenggaraan SPIP. Hubungan tersebut terlihat pada Gambar 2. Penyusunan RTP dapat dilakukan setelah K/L/P memiliki Peraturan Juklak SPIP. Pada kondisi tertentu, penyusunan RTP tetap dapat dilakukan


-6-

meskipun belum tersedia peraturan Juklak SPIP, misalnya penyusunan RTP dilakukan pada tingkat kegiatan.

Gambar 2. Hubungan dengan Pedoman Lain Dikaitkan dengan kegiatan pemetaan yang telah dilakukan pada suatu instansi pemerintah, bimtek yang akan dilakukan oleh tim BPKP harus memanfaatkan hasil-hasil pemetaan tersebut. Pemetaan yang dilakukan sesuai dengan Peraturan Kepala BPKP Nomor 500 Tahun 2010 dan menghasilkan area of improvement khususnya pada lingkungan pengendalian, oleh sebab itu sebagai langkah lanjutan adalah bimtek penyusunan Rencana Tindak Pengendalian dilakukan sesuai pedoman ini tidak harus melakukan analisis atas kondisi lingkungan pengendalian. Hasil pemetaan unsur lingkungan pengendalian dimanfaatkan untuk menyusun Rencana Tindak Pengendalian. Apabila atas suatu instansi pemerintah telah dilakukan pemetaan sesuai dengan Peraturan Kepala BPKP Nomor 853 Tahun 2011, langkah lanjutan adalah melakukan monitoring pelaksanaan rencana tindak anggaran. Atas


-7-

Rencana tindak pengendalian dan rencana tindak anggaran dilakukan monitoring. Penjelasan tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.

PERKA 500

GUNAKAN AOI LIPENG

SUDAH PEMETAAN PERKA 853

PENYUSUNAN RTP (TANPA ANALISIS LIPENG)

PENYUSUNAN RENCANA TINDAK ANGGARAN

LAKUKAN MONITORING SESUAI PERKA 852

Gambar 3. Kaitan Penggunaan Pedoman dengan Pemetaan yang Sudah Dilakukan

Untuk periode-periode berikutnya, penyelenggaraan SPIP hendaknya mengikuti pola siklus lengkap sebagaimana diuraikan di muka (lihat Gambar 1 Siklus Penyelenggaraan SPIP). Metodologi (urutan langkah kerja) dan pendekatan (metode dan teknik) yang digunakan sebagai kerangka kerja bimbingan teknis dalam pedoman mengacu kepada peraturan, pedoman, dan petunjuk yang telah diterbitkan. Sehingga secara substansi Pedoman Bimtek Penyelenggaraan SPIP bagi Fasilitator ini tetap sejalan dengan pedoman sebelumnya. Pedoman ini disusun untuk memperjelas tahapan pembimbingan teknis dalam rangka pembinaan SPIP, sehingga juga dapat dipandang sebagai ringkasan atas berbagai pedoman yang ada sehingga dapat dimanfaatkan dalam lingkup cakupan yang luas. Pedoman Bimtek Penyelenggaraan SPIP bagi Fasilitator tidak memberikan contoh, ukuran kinerja, jumlah anggaran, dan lain-lain yang spesifik atas K/L/Pemda atau atas kegiatan dan/atau keluaran kegiatan bimbingan teknis.


-8-

F. SISTEMATIKA PEDOMAN Sistematika penyajian Pedoman adalah sebagai berikut: BAB I

PENDAHULUAN Bab ini memuat latar belakang perlunya pedoman bimtek, tujuan dan manfaat pedoman bagi bimtek oleh fasilitator, ruang lingkup, dan sistematika penyajian pedoman.

BAB II

MANAJEMEN BIMTEK Bab ini memuat peran dan fungsi serta tanggung jawab fasilitator, pola penugasannya, kualifikasi fasilitator, susunan tim dan pembagian pelaksanaan

tugasnya.

Terakhir

penjaminan

mutu

diuraikan dan

pula

mengenai

manajemen

waktu

pelaksanaan bimtek BAB III

TAHAPAN BIMTEK PENYELENGGARAAN SPIP Bab ini menguraikan langkah-langkah bimtek, yang meliputi tahap persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan. Tahap pelaksanaan lebih lanjut diuraikan dalam bab IV s.d. VII.

BAB IV

TAHAP

PENJELASAN

GAMBARAN

PENYELENGGARAAN

SPIP Bab

ini

menguraikan

langkah-langkah

penjelasan

konsep/gambaran penyelenggaraan SPIP BAB V

TAHAP PENYUSUNAN PROFIL RISIKO Bab ini menguraikan langkah-langkah penyusunan profil risiko, yang meliputi tahap pendiskusikan tujuan dan sasaran dari unit/ kegiatan, perumusan lingkungan pengendalian yang diharapkan, dan penilaian atas

risiko yang dihadapi

dalam pencapaian

tujuan dan sasaran BAB VI

TAHAP PENYUSUNAN RTP Bab ini memuat langkah-langkah penyusunan dokumen RTP, yang meliputi tahap mengenali pengendalian yang ada, evaluasi


-9-

pengendalian menjelaskan

terpasang, bagaimana

membahas informasi

celah

mengenai

pengendalian, pengendalian

dikomunikasikan, dan menjelaskan bagaimana keseluruhan perbaikan pengendalian dipantau, serta menuangkan butir-butir tersebut ke dalam suatu dokumen rencana tindak pengendalian intern. BAB VII

PENUTUP Bagian ini menjelaskan bahwa penggunaan Pedoman bimtek harus

secara

bersama-sama

dengan

penyelenggaraan SPIP lainnya.


pedoman

teknis

- 10 -

MANAJEMEN BIMTEK

2

A. PERAN DAN FUNGSI FASILITATOR Pemberian jasa bimtek penyelenggaraan SPIP harus dilaksanakan secara profesional agar dapat mencapai tujuan dengan lebih efektif dan optimal. Dalam pelaksanaan bimtek, peran dan fungsi fasilitator tidak mengambil alih fungsi pengambilan keputusan oleh manajemen instansi pemerintah. Peran dan fungsi fasilitator tersebut adalah: (1) Sebagai narasumber Fasilitator berperan menjadi rujukan dalam melaksanakan langkah penerapan SPIP. Jika diperlukan, dapat berperan sebagai pemberi saran untuk menyelesaikan permasalahan dalam proses penyusunan rencana tindak pengendalian yang dihadapi oleh instansi pemerintah. (2) Sebagai fasilitator Fasilitator berperan: a. memandu instansi pemerintah dalam melaksanakan langkah demi langkah

penyelenggaraan/penerapan

SPIP

serta

memilih

dan

menentukan kriteria pengendalian yang akan diterapkan; b. bertindak sebagai public speaker yang harus memaparkan tentang apa yang harus dilakukan dan dapat menyampaikan dengan jelas pengetahuannya kepada instansi pemerintah.

B. KUALIFIKASI FASILITATOR Kriteria kualifikasi fasilitator ditentukan agar pemberian jasa bimtek penyelenggaraan SPIP dapat dilaksanakan secara professional. Kualifikasi fasilitator diutamakan bagi yang telah pernah mengikuti diklat SPIP.


- 11 -

Persyaratan-persyaratan lainnya mengikuti sebagaimana yang telah ditetapkan dalam Peraturan Kepala BPKP Nomor PER-148 /K/2012 Tanggal 22 Februari 2012 tentang Pedoman Bimbingan dan Konsultasi.

C. SUSUNAN TIM FASILITATOR Susunan tim fasilitator yang dibentuk dalam rangka bimtek mengikuti pengaturan sebagaimana yang telah ditetapkan dalam Peraturan Kepala BPKP Nomor PER-148/K/2012 Tanggal 22 Februari 2012 tentang Pedoman Bimbingan dan Konsultasi. Hal yang perlu dipertimbangkan dalam membentuk Tim Fasilitator antara lain: (1) kualifikasi, pengalaman dan kemampuan yang cukup dari personil tim yang

akan melaksanakan bimtek. (2) disesuaikan dengan kebutuhan dan lingkup penugasan. (3) pelaksanaan persiapan administratif mengacu pada SOP yang berlaku di masing-masing unit kerja.

D. URAIAN TUGAS TIM FASILITATOR Setelah dibentuk susunan tim bimtek, harus ditetapkan dengan jelas tugas dan tanggung jawab masing-masing personil tim agar kegiatan bimtek berjalan sebagaimana mestinya yaitu sesuai rencana kegiatan dan jadwal waktunya. Jabatan dan uraian tugas tim secara umum sebagaimana yang telah ditetapkan dalam Peraturan Kepala BPKP Nomor PER-148/K/2012 Tanggal 22 Februari 2012 tentang Pedoman Bimbingan dan Konsultasi.

E. PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU Hubungan kerja antara fasilitator dan satuan kerja pembina dengan satuan kerja pengendali mutu (Satgas PP SPIP dan Deputi rendal) adalah dalam bentuk penjaminan mutu (quality assurance) atas pelaksanaan bimtek penyelenggaraan SPIP, meliputi:


- 12 -

(1) Penetapan media komunikasi (email atau forum) yang dapat digunakan untuk

mengomunikasikan

draft

program

kerja,

rencana

tindak

pengendalian, dan laporan hasil bimtek untuk direviu oleh tim penjaminan mutu. (2) Penetapan mekanisme kerja penjaminan mutu, termasuk adanya petugas penjamin mutu untuk tiap Kedeputian dan atau Perwakilan BPKP.

F. MANAJEMEN WAKTU PELAKSANAAN Untuk meningkatkan ketepatan waktu dan pencapaian target PKP2T, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut: (1) Rencana pelaksanaan dan penyelesaian bimtek sebaiknya dicantumkan dalam Program Kerja Pengawasan Pembinaan Tahunan (PKP2T) dan telah dibicarakan kepada instansi pemerintah yang akan dibina. (2) Jika merupakan permintaan (non PKP2T) maka dapat dipenuhi sepanjang tidak mengganggu pelaksanaan kegiatan yang masuk PKP2T. (3) Untuk memudahkan pengendalian, sebaiknya pada setiap tahapan bimtek dibuatkan surat penugasan bimtek dan lamanya waktu penugasan tiap tahapan tersebut.


- 13 -

TAHAPAN BIMTEK

3

PENYELENGGARAAN SPIP

A. TAHAPAN BIMTEK PENYELENGGARAAN SPIP Tahapan bimtek penyelenggaraan SPIP secara umum terbagi tiga yaitu persiapan, pelaksanaan dan pelaporan, dengan detil tahapan sebagai berikut:

B. TAHAP PERSIAPAN

Tahap persiapan adalah tahapan yang dilakukan sebelum langkah-langkah bimtek dilaksanakan. Tim Fasilitator melakukan persiapan teknis bimtek, mencakup: No

Tahapan Kerja Persiapan Bimtek

Pihak Terlibat Output Fasilitator

Mitra Kerja

1

Melakukan Survei Pendahuluan

√

--

2

Menyusun Program Kerja

√

--


- 14 -

3

Pihak Terlibat

Tahapan Kerja

No

Output

Persiapan Bimtek

Fasilitator

Mitra Kerja

√

√

Membahas Program Kerja

Program Kerja yang disepakati

1. Melakukan Survei Pendahuluan Tim Fasilitator melakukan survei pendahuluan untuk mengetahui kondisi dan

karakteristik

Instansi

Pemerintah

(K/L

dan

Pemda).

Survei

pendahuluan dapat dilakukan dengan mencari informasi melalui personil penghubung di instansi pemerintah yang bersangkutan, situs internet atau sumber informasi lainnya. Dari hasil survei pendahuluan ini diharapkan diperoleh informasi mengenai, lingkup pekerjaan dan keluaran yang diharapkan, jangka waktu pelaksanaan setiap tahap, jumlah SDM yang dibutuhkan, rincian pekerjaan yang dilakukan, struktur organisasi dan job description, proses bisnis instansi, serta laporan kegiatan.

2. Menyusun Program Kerja Program kerja disusun agar bimtek dapat berjalan dengan lebih terarah. Tim Fasilitator menyusun program kerja bimtek yang mencakup: (1) Ruang lingkup bimtek Terdapat beberapa kemungkinan ruang lingkup yaitu: a. Bagi instansi pemerintah yang telah dilakukan pemetaan yang menghasilkan Daftar Permasalahan dan Solusi (DPS), tahapan yang dilakukan adalah penyusunan dokumen RTP. Hal ini disebabkan DPS sudah memuat daftar permasalahan/risiko dan rencana perbaikan kegiatan pengendalian. b. Jika Tim Fasilitator menilai DPS yang dihasilkan belum cukup memberikan informasi lengkap, tim mempertimbangkan untuk melakukan

penilaian

risiko

(dan/atau

langkah

diperlukan) dalam rangka melengkapi DPS yang ada.


lainnya

yang

- 15 -

c. Jika pemetaan (Diagnostic Assessment), penilaian, atau evaluasi belum dilaksanakan, instansi pemerintah terlebih dahulu perlu melakukan penilaian atas sistem pengendalian intern yang ada mengikuti tahapan sesuai pedoman bimtek penyelenggaraan SPIP ini. d. Dalam hal K/L/P belum melakukan pemetaan dan evaluasi, K/L/P dapat terlebih dahulu menentukan prioritas unit kerja/kegiatan dan rencana kerja Penyelenggaraan SPIP sebagaimana diatur dalam pedoman teknis penyelenggaraan SPIP. (2) Langkah-langkah Langkah-langkah yang akan dilakukan disusun

untuk setiap tahap

kegiatan bimtek (sesuai dengan yang diuraikan dalam Pedoman ini). (3) Jadwal/waktu Jadwal/waktu disusun untuk untuk setiap tahapan bimtek, disarankan dalam bentuk tabel gantchart. (4) Personil Berisi uraian personil dan uraian tugas masing-masing personil bimtek. (5) Kriteria peserta bimtek. Peserta bimtek adalah pegawai/ pejabat yang terkait langsung dan memahami proses bisnis pada unit/kegiatan yang akan dibimtek. (6) Sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Contoh langkah-langkah kerja penyusunan dan formulir program kerja terlampir (Lampiran 1).

3. Membahas Program Kerja Tahap persiapan diakhiri dengan pembahasan program kerja yang telah disiapkan bersama-sama dengan mitra kerja dari instansi pemerintah yang akan diberi bimbingan untuk mendapat persetujuan/disepakati bersama.


- 16 -

Dalam pembahasan program kerja agar dijelaskan juga mengenai prasyarat yang harus dipenuhi dalam penyelenggaraan bimtek, risiko yang menghambat pencapaian tujuan/pelaksanaan bimtek, dan keterbatasan bimtek.

C. TAHAP PELAKSANAAN

Tahap pelaksanaan adalah tahap untuk menilai penyelenggaraan SPIP. Bagi instansi pemerintah yang telah dilakukan pemetaan yang menghasilkan Daftar Permasalahan dan Solusi (DPS), dimungkinkan untuk tidak melalui tahapan penyusunan profil risiko dan dapat langsung masuk pada tahap penyusunan dokumen RTP. Hal ini disebabkan DPS sudah memuat daftar permasalahan/risiko dan rencana perbaikan kegiatan pengendalian. Namun dekikian, jika Tim Fasilitator menilai DPS yang dihasilkan belum cukup lengkap atas ruang lingkup bimtek yang akan dilaksanakan (disepakati), tim dapat mempertimbangkan

untuk

melakukan

penilaian

risiko

dalam

rangka

melengkapi DPS yang ada. Pelaksanaan bimtek meliputi langkah-langkah sebagai berikut:

No

Tahapan Kerja Pelaksanaan Bimtek

Pihak Terlibat Output Fasilitator

Partisipan

1

Penjelasan konsep/gambaran penyelenggaraan SPIP

√

√

2

Penyusunan Profil Risiko

√

√

Peta Risiko

3

Penyusunan RTP

√

√

Rencana Tindak Pengendalian

1. Penjelasan Konsep/Gambaran Penyelenggaraan SPIP Tahap Penjelasan Konsep/Gambaran Penyelenggaraan SPIP adalah tahap knowledge building yaitu sesi untuk memberikan penjelasan dan pemaparan tentang gambaran/konsep penyelenggaraan SPIP kepada para


- 17 -

peserta diskusi (bimtek). Tim fasilitator melakukan tahap ini sebelum melaksanakan diskusi kelompok atau workshop dalam rangka bimtek penyelenggaraan

SPIP.

Selain

memberikan

pemahaman,

sesi

ini

bermanfaat untuk warming up sebelum masuk pada diskusi secara spesifik tentang SPIP di lingkungan kerja peserta bimtek.

2. Penyusunan Profil Risiko Tahap kedua pada pelaksanaan bimtek adalah tahap penyusunan profil risiko terdiri dari kegiatan: (1) Mengidentifikasi tujuan/sasaran instansi pemerintah. (2) Merumuskan lingkungan pengendalian yang diharapkan (3) Menilai risiko yang dihadapi dalam pencapaian tujuan/ sasaran

3. Penyusunan RTP Tahap penyusunan RTP adalah tahap menuangkan rencana tindak dalam suatu dokumen yang memperlihatkan prioritas pelaksanaannya. Tahapan ini terdiri dari kegiatan: (1) menyusun rencana tindak perbaikan lingkungan pengendalian (2) menyusun rencana tindak untuk mengendalikan risiko yang meliputi (i) mengenali

instrument

pengendalian

yang

ada/

terpasang,

(ii)

mengevaluasi pengendalian yang ada/ terpasang dan (iii) membahas celah pengendalian (3) menetapkan

rencana

pengkomunikasian

informasi

mengenai

pengendalian (4) menetapkan rencana pemantauan atas perbaikan pengendalian (5) finalisasi RTP, yaitu penuangan hasil tahapan-tahapan tersebut ke dalam suatu dokumen rencana tindak pengendalian intern


- 18 -

Uraian lengkap mengenai langkah-langkah bimtek penyusunan rencana tindak pengendalian intern dijelaskan dalam bab-bab selanjutnya di pedoman ini.

D. TAHAP PELAPORAN

Setiap penugasan bimtek harus diakhiri dengan pelaporan bimtek yang dilakukan oleh Tim Fasilitator. Pelaporan bimtek sebagai berikut:

1

Pihak Terlibat

Tahapan Kerja

No

Pelaporan Bimtek

Fasilitator

Partisipan

√

--

Penyusunan Laporan

Output Laporan Bimtek

Pelaksanaan bimtek penyelenggaraan SPIP dilaporkan kepada Deputi Rendal BPKP dan Satgas PP SPIP Pusat dalam perannya sebagai Pembina SPIP. Pembuatan laporan pelaksanaan bimtek merupakan tanggung jawab tim bimtek dengan substansi laporan berisi kegiatan bimtek yang dilakukan sejak tahap persiapan sampai dengan output dihasilkan. Isi Laporan sekurangkurangnya memuat: (1) dasar penugasan (2) lingkup penugasan (3) waktu pelaksanaan (4) kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan (5) hasil-hasil yang telah dicapai (6) hal-hal lain yang relevan. Laporan bimtek ditandatangani oleh Kepala Perwakilan BPKP/Direktur dan ditujukan

kepada

pimpinan

instansi

pemerintah

daerah/K/L

yang

menandatangani kesepakatan kerja sama. Peserta diskusi membuat dokumen keluaran hasil bimtek (misalnya: dokumen RTP) tersendiri untuk disampaikan kepada pimpinan instansinya.


- 19 -

Apabila

diperlukan, fasilitator dapat

memberikan

asistensi pembuatan

dokumen tersebut untuk selanjutnya divalidasi oleh peserta sebelum disampaikan kepada pimpinan instansi. Keluaran yang dihasilkan oleh peserta bimtek sebaiknya direviu kembali baik oleh fasilitator dan kemudian dijadikan sebagai lampiran Laporan Bimtek.


- 20 -

TAHAP PENJELASAN KONSEP/GAMBARAN PENYELENGGARAAN SPIP

4

Sebelum melaksanakan diskusi kelompok dalam rangka penyusunan RTP, tim fasilitator perlu melakukan sesi penjelasan yang disampaikan kepada para peserta bimtek (partisipan) mengenai hal-hal berikut: (1) Gambaran mengenai kegiatan pelaksanaan bimtek, termasuk di dalamnya mengenai: - maksud dan tujuan kegiatan - tahapan lengkap pelaksanaan bimtek - hasil yang diinginkan (2) Pendekatan yang akan digunakan selama pelaksanaan bimtek. Tahapan pendekatan yang digunakan, dijelaskan sesuai dengan tahapan Pedoman ini. Pada penjelasan bagian ini perlu ditekankan tentang pentingnya keikutsertaan setiap peserta secara aktif dalam diskusi, peran fasilitator, serta tanggung jawab peserta bimtek dan tanggung jawab tim fasilitator. (3) Sistem Pengendalian Intern Pemerintah dengan penekanan pada pengelolaan risiko termasuk penjelasan mengenai tujuan dan risiko (risk briefing). Tim fasilitator harus dapat memperoleh keyakinan bahwa para peserta diskusi bimtek memahami hal-hal yang disampaikan. Jika diperlukan, fasilitator dapat memberikan contoh-contoh nyata yang berhubungan dengan tugas dan fungsi atau kegiatan yang ada pada instasni yang dibimbing. Pemahaman tentang hal-hal tersebut penting untuk kelancaran diskusi dan keefektifan kegiatan bimtek. (4) Penjelasan/kesepakatan mekanisme dan aturan main selama diskusi dalam rangka pelaksanaan bimtek antara lain: a. Pembagian kelompok b. Tata cara diskusi kelompok c. Tugas kelompok d. Keluaran kelompok


- 21 -

Tools yang dapat digunakan dalam penjelasan konsep/gambaran adalah check list butir-butir yang perlu disampaikan kepada partisipan

sebagaimana contoh

terlampir (Lampiran 2). Setelah sesi penjelasan di atas, tim fasilitator dapat melanjutkan tahapan pelaksanaan

bimtek

penyusunan

rencana

tindak

pengendalian

sebagaimana diuraikan pada bab-bab selanjutnya dalam pedoman ini.


intern

- 22 -

TAHAP PENYUSUNAN PROFIL RISIKO

5

Tahap penyusunan profil risiko terdiri dari tiga kegiatan yaitu (i) mengidentifikasi tujuan/sasaran instansi pemerintah, (ii) merumuskan lingkungan pengendalian yang diharapkan dan (iii) menilai risiko yang dihadapi dalam pencapaian

tujuan/

sasaran.

Tahap

penyusunan

profil

risiko

terutama

dilaksanakan melalui metode workshop atau diskusi kelompok. Detil kegiatan penyusunan profil risiko sebagai berikut:

A. MENGIDENTIFIKASI TUJUAN DAN SASARAN DARI UNIT/ KEGIATAN Tujuan dan sasaran dari unit/kegiatan/proses adalah gambaran hasil yang harus dicapai sebagai bentuk pertanggungjawaban dalam pelaksanaan


- 23 -

mandat. Langkah-langkah dalam mendiskusikan tujuan dan sasaran adalah sebagai berikut:

No

Tahapan Kerja

Pihak Terlibat

Output

Idenfitikasi Tujuan dan Sasaran Fasilitator Partisipan

1

Persiapan identifikasi tujuan dan sasaran dari unit/kegiatan

√

√

2

Mengidentifikasi tujuan/sasaran

√

√

Daftar tujuan/ sasaran unit kerja dan tingkatan kegiatan aktual

3

Memvalidasi hasil identifikasi tujuan aktual

√

√

Daftar tujuan/ sasaran unit kerja dan tingkatan kegiatan yg tervalidasi

4

Mengklarifikasi/konfirmasi tujuan/sasaran yang akan dicapai dengan pimpinan instansi

√

√

Daftar tujuan/ sasaran unit kerja dan tingkatan kegiatan yg terkonfirmasi

1. Persiapan Identifikasi Tujuan dan Sasaran dari Unit/ Kegiatan Tim

fasilitator

mengumpulkan

data

dalam

rangka

memperoleh

gambaran tentang berbagai hal yang terkait dengan instansi yang dibimbing, sebagai bahan untuk mendiskusikan dan mengidentifikasi tujuan dan sasaran dari unit/ kegiatan. Data yang dikumpulkan antara lain: (1) dokumen dokumen yang terkait dengan perencanaan, misalnya: rencana stratejik dan rencana kinerja (2) uraian tugas dan jabatan (3) dokumen yang terkait dengan penganggaran (4) peraturan perundang-undangan yang terkait dengan pelaksanaan tugas (5) kebijakan, prosedur, dan manual operasi. Selain itu tim fasilitator meminta peserta diskusi yang telah ditetapkan untuk mempelajari data yang dikumpulkan tersebut di atas.


- 24 -

2. Mengidentifikasi Tujuan/Sasaran Peserta

diskusi

melakukan

identifikasi

tujuan/sasaran

aktual

berdasarkan pandangan dari peserta bimtek. Tujuan aktual tersebut dapat diperoleh dari pemahaman peserta terhadap peran unit/ aktivitas yang sesungguhnya dijalankan saat ini, bukan semata-mata dari dokumen formal yang ada. Tim fasilitator melakukan bimtek untuk mengidentifikasi tujuan/sasaran aktual berdasarkan pandangan dari peserta bimtek. Tim fasilitator diharapkan

mampu

mengarahkan

perumusan

tujuan/sasaran

oleh

dan

mempertajam

peserta

sehingga

(challenge) terumuskan

tujuan/sasaran aktual unit kerja yang tepat, tanpa melakukan intervensi. Untuk itu, tim fasilitator dapat, misalnya, mengarahkan peserta untuk menghubungkan dilakukan

tujuan/sasaran

dengan

cara

dengan

melihat

tingkatannya,

penanggung

jawab

yang

dapat

pencapaian

tujuan/sasaran.

3. Memvalidasi Hasil Identifikasi Tujuan/Sasaran Aktual Hasil identifikasi tujuan aktual selanjutnya divalidasi dengan tujuan menurut dokumen formal yang ada dengan cara tim fasilitator menanyakan kepada peserta bimtek tentang kesesuaian tujuan/sasaran dari kedua sumber tersebut. Jika terdapat ketidaksamaan antara tujuan/sasaran tersebut, tim fasilitator melakukan klarifikasi terhadap peserta bimtek untuk menentukan tujuan mana yang paling sesuai dengan kondisi sebenarnya.

4. Mengklarifikasi/Konfirmasi Tujuan/Sasaran yang Akan Dicapai Tim fasilitator melakukan klarifikasi kepada pimpinan instansi

untuk

meyakinkan bahwa tujuan dan sasaran yang telah teridentifikasi adalah benar tujuan/ sasaran yang ingin dicapai pada tingkat unit/ kegiatan.

Output dari tahapan ini adalah daftar tujuan/ sasaran unit kerja dan


- 25 -

tingkatan kegiatan yang sudah dikonfirmasikan. Apabila terdapat perbedaan tujuan/sasaran

antara

aktual

dan

formal,

tim

fasilitator

menginformasikan/menyarankan kepada pimpinan untuk menjadi bahan masukan perbaikan renstra, baik dalam proses pembahasan maupun laporan bimtek. Tools yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah daftar butir-butir yang perlu didiskusikan dan formulir daftar tujuan sebagaimana contoh terlampir (Lampiran 3 dan 4).

B. MERUMUSKAN LINGKUNGAN PENGENDALIAN YANG DIHARAPKAN Lingkungan pengendalian yang kuat ditujukan untuk membentuk perilaku yang positif dan aktif melekat dalam melaksanakan pengendalian sesuai dengan kondisi dan aktivitas keseharian setiap unit organisasi pemerintah. Instansi pemerintah harus memiliki lingkungan pengendalian yang kuat oleh sebab itu diperlukan reviu untuk mengidentifikasi area-area lingkungan pengendalian yang masih lemah dan membutuhkan penguatan lebih lanjut. Reviu atas lingkungan pengendalian dapat dilakukan melalui penilaian pengendalian sendiri/ Control Self-Assessment (CSA). Metode proses CSA yang diaplikasikan secara spesifik pada lingkungan pengendalian disebut adalah “Penilaian Lingkungan Pengendalian/ Control Environment Evaluation (CEE)”. Langkah-langkah proses penilaian lingkungan pengendalian adalah sebagai berikut: Tahapan Kerja

Pihak Terlibat

No

Merumuskan Lingkungan Pengendalian yg Diharapkan

Fasilitator Partisipan

1

Persiapan identifikasi lingkungan pengendalian yang diharapkan

√

2

Asesmen Awal atas Kerentanan Lingkungan Pengendalian

√

√


Output

Kesepakatan ruang lingkup, peserta, dan waktu pelaksanaan

- 26 -

No

Tahapan Kerja

Pihak Terlibat

Merumuskan Lingkungan Pengendalian yg Diharapkan


Output

3

Asesmen terhadap Lingkungan Pengendalian yang Ada (hard control dan soft control)

√

√

Peta kondisi lingkungan pengendalian yang ada beserta area perbaikannya

4

Merumuskan Rencana Penguatan Lingkungan Pengendalian

√

√

Rencana tindak penguatan lingkungan pengendalian untuk dituangkan dalam RTP

Mengingat sensitifitas dari penilaian atas lingkungan pengendalian memungkinkan timbulnya reaksi kurang baik/ resistensi dari pihak-pihak tertentu dalam jajaran manajemen, fasilitator harus dapat menilai sampai sejauh mana penilaian ini dapat menghambat/ menghalangi perbaikan sistem pengendalian intern di tahap-tahap berikutnya. Jika tahap penilaian lingkungan pengendalian tidak memungkinkan untuk dilakukan di tahap awal, fasilitator harus terlebih dahulu menanamkan kepercayaan pihak manajemen terhadap manfaat perbaikan sistem pengendalian intern. Untuk itu, fasilitator dapat melakukan penilaian risiko terlebih dahulu sebelum melakukan penilaian atas lingkungan pengendalian. 1. Persiapan Identifikasi Lingkungan Pengendalian yang Diharapkan Dukungan dari pimpinan instansi pemerintah sangat diperlukan dalam proses penilaian Lingkungan Pengendalian/CEE, oleh sebab itu sebelum memulai proses CEE, fasilitator perlu melakukan diskusi terperinci dengan pihak manajemen untuk memperoleh komitmen dan mengkonfirmasikan hal-hal berikut: (1) Tujuan kegiatan CEE. Pada bagian ini, kepada pihak manajemen perlu dijelaskan tentang perlunya keterbukaan sebagai prasyarat untuk tercapainya tujuan CEE.


- 27 -

(2) Area/ ruang lingkup CEE, apakah mencakup keseluruhan instansi atau pada bagian/ kegiatan tertentu (3) Peserta. Perlu ditetapkan jumlah responden yang akan berpartisipasi dalam CEE, apakah seluruh pegawai instansi yang dievaluasi atau hanya sebagian pegawai saja sebagai sampel.Responden yang dipilih harus benar-benar pegawai yang dapat merepresentasikan instansi pemerintah yang dievaluasi. (4) Tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak, baik fasilitator maupun peserta bimtek (5) Waktu dari proses pelaksanaan CEE (6) Dokumen-dokumen terkait yang dibutuhkan Setiap pembatasan terhadap ruang lingkup harus didiskusikan dan diungkapkan secara jelas. Selain itu tugas dan tanggungjawab masingmasing pihak yang terlibat dalam proses CEE juga harus didefinisikan secara jelas. Hal-hal yang telah disetujui, dituangkan dalam suatu dokumen kesepakatan yang ditandatangani kedua belah pihak untuk memastikan komitmen yang telah dibuat. Contoh tools yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah daftar butirbutir bahan pembahasan persiapan CEE. (Lampiran 5). 2. Asesmen Awal atas Kerentanan Lingkungan Pengendalian Asesmen awal terhadap kerentanan lingkungan pengendalian dalam suatu organisasi dapat dilakukan pada tingkat entitas dengan mendasarkan pada perspektif risiko (risk-based perspective). Asesmen ini akan menghasilkan gambaran tentang kerentanan instansi terhadap risiko yang mungkin timbul dari lingkungan pengendalian yang dihadapi. Dalam rangka asesmen awal ini, fasilitator perlu memiliki pemahaman yang memadai tentang kondisi instansi agar dapat membantu membimtek peserta diskusi dalam mengidentifikasi tingkat potensi risiko dalam setiap komponen

dari

kedelapan

komponen

lingkungan

Pemahaman diperoleh fasilitator melalui:


pengendalian.

- 28 -

(1) melakukan kajian, reviu atas kondisi dan kultur instansi secara umum baik dari dokumen, diskusi dengan manajemen, pegawai dan para pemangku kepentingan, publikasi dan pendapat-pendapat tentang adanya potensi isu-isu terkait dengan lingkungan pengendalian. (2) meneliti kecocokan hasil kajian/reviu tersebut dengan hasil-hasil audit eksternal maupun internal sebelumnya Pemahaman di atas dapat membantu mengenali atau menentukan tingkat/besaran potensi risiko lingkungan pengendalian yang ada. Potensi risiko lingkungan pengendalian yang tinggi di dalam organisasi memerlukan perhatian yang lebih besar dari organisasi. 3. Asesmen terhadap Lingkungan Pengendalian yang Ada Lingkungan pengendalian dalam suatu organisasi akan terdiri dari kombinasi hard dan soft controls. Hard control diantaranya adalah pembentukan pendelegasian

struktur

organisasi

wewenang dan

yang

sesuai

tanggung jawab

dengan

kebutuhan,

yang tepat,

serta

penyusunan dan penerapan kebijakan yang sehat tentang pembinaan sumberdaya

manusia.

Sedangkan

soft

control

diantaranya

adalah

penegakan integritas dan nilai etika, kepemimpinan yang kondusif, peran internal auditor yang efektif, serta hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah terkait. Pendekatan dalam menilai hard dan soft controls berbeda. Langkah asesmen meliputi: (1) Asesmen atas hard controls Tim fasilitator memfasilitasi peserta bimtek untuk melakukan asesmen terhadap hard controls lingkungan pengendalian yang ada. Tujuan dari asesmen atas hard control adalah untuk memberikan informasi tingkat konsistensi instansi pemerintah dalam mengerjakan segala sesuatu dengan benar/baik. Penilaian hard controls lingkungan pengendalian dapat dilakukan sebagaimana lazimnya proses audit, seperti reviu terhadap dokumen. Pelaksanaannya dapat dibimtek oleh tim fasilitator dengan memberdayakan tim internal audit. Disamping teknik penilaian di atas, tim fasilitator dapat mendorong peserta bimtek


- 29 -

untuk

menggunakan

penilaian

pengendalian

sendiri/Control

Self

Assessment. Asesmen atas lingkungan pengendalian dilakukan dengan menggunakan Daftar Uji sesuai PP 60 Tahun 2008 yang terkait dengan hard control. (2) Asesmen atas soft controls Tim fasilitator memberikan bimbingan teknis kepada peserta untuk melakukan asesmen terhadap soft controls lingkungan pengendalian yang ada, yang dilakukan dengan cara: a. lakukan survei persepsi, melalui kelompok diskusi atau survei menggunakan kuesioner b. sedapat mungkin, lakukan validasi hasil survey melalui metode lainnya

seperti

reviu

dokumen,

wawancara,

Focus

Groups

Discussions/FGD. Tujuan dari asesmen atas soft control adalah untuk memberikan informasi tingkat konsistensi instansi pemerintah dalam mencapai segala hasil yang benar. (3) Analisis terhadap hasil asesmen Hasil asesmen lingkungan pengendalian, baik hard dan soft controls selanjutnya dianalisis dan disimpulkan untuk mendapatkan peta kondisi lingkungan pengendalian yang ada serta area untuk perbaikan di dalam instansi pemerintah. Tim fasilitator mendampingi tim bimtek dalam melakukan analisis dan penyimpulan kondisi, serta area untuk perbaikan di dalam instansi pemerintah. lingkungan

Jika

simpulan

pengendalian

hasil

masih

asesmen belum

menunjukkan

memadai,

tim

bahwa

fasilitator

membimbing peserta bimtek menyusun disain pengendalian yang diperlukan. Mengingat pentingnya suatu lingkungan pengandalian yang baik, pada tahap ini, sedapat mungkin pimpinan instansi ikut dalam diskusi. Contoh tools yang dapat digunakan untuk melakukan asesmen terhadap lingkungan pengendalian (hard dan soft control) terlampir (Lampiran 6).


- 30 -

4. Merumuskan Rencana Penguatan Lingkungan Pengendalian Penilaian Lingkungan Pengendalian/Control Environment Evaluation diperlukan sebagai asesmen sendiri, sehingga, dengan melakukan asesmen pada Lingkungan Pengendalian yang ada dan mengidentifikasi area

peningkatan

lingkungan

pengendalian,

manajemen

harus

merencanakan tindakan yang tepat untuk mengatasi kelemahan dari lingkungan pengendalian tersebut. Tim Fasilitator membimtek manajemen merumuskan

tindakan

didokumentasikan

dalam

yang

akan

rencana

diambil. tindakan

Tindakan-tindakan yang

disepakati

ini

untuk

ditindaklanjuti oleh manajemen. Tindakan-tindakan yang telah disepakati itu haruslah dicatat dalam rencana tindakan dengan perincian kelemahannya, tindakan yang diajukan, pemilik/ penanggung jawab dan target waktu penyelesaian. Rencana tindak untuk penguatan lingkungan pengendalian dituangkan dalam dokumen RTP. Jika perbaikan lingkungan pengendalian dapat dilakukan sebagai tindak lanjut dari penilaian risiko, maka rencana perbaikan lingkungan pengendalian yang terkait tidak perlu dimasukkan dalam rencana perbaikan, atau sebaliknya. Tools yang dapat digunakan untuk tahap ini adalah berupa formulir yang berisi perincian kelemahannya, tindakan yang akan diambil, pemilik/ penanggung jawab tindakan, dan target waktu penyelesaian. Contoh formulir dapat dilihat pada Lampiran 7.

Pelaksanaan lebih rinci dari asesmen lingkungan pengendalian, mengacu pada pedoman teknis yang terkait penilaian lingkungan pengendalian.

C. MENILAI RISIKO YANG DIHADAPI DALAM PENCAPAIAN TUJUAN DAN SASARAN Penilaian risiko direncanakan dilakukan untuk setiap tingkatan, baik tingkat unit kerja, atau kegiatan. Untuk dapat menggambarkan risiko yang dihadapi dalam pencapaian tujuan dan sasaran, dilakukan langkah-langkah berikut:


- 31 -

Tahapan Kerja No

Menilai Risiko yang Dihadapi dalam Pencapaian Tujuan dan Sasaran

Pihak Terlibat Output Fasilitator Partisipan

1

Persiapan Penilaian Risiko

√

√

Kesepakatan lingkup, peserta, peran internal auditor, skala dampak/ kemungkinan risiko, selera risiko

2

Pemilihan tujuan kegiatan yang relevan

√

√

Daftar tujuan relevan yang akan direviu

3

Penilaian Risiko

√

√

Kriteria dan skala dampak dan kemungkinan

• Menetapkan kriteria dan skala dampak dan kemungkinan

Daftar risiko

• Mengenali/identifikasi risiko

Peta risiko

• Menganalisis risiko tersebut

Daftar risiko tervalidasi

• Memvalidasi risiko • Memutuskan cara menanggapi risiko

1. Persiapan Penilaian Risiko Sebelum proses penilaian risiko dimulai, perlu dilaksanakan diskusi mendalam

antara

fasilitator

dan

manajemen,

untuk

mendapatkan

komitmen, dan sekaligus menegaskan hal-hal berikut: (1) Ruang lingkup/bagian yang akan disertakan dalam reviu (2) Peserta/hadirin (3) Peran Aparat Pengawasan Internal Pemerintah dalam proses penilaian risiko (terutama jika bimtek dilakukan untuk juga membantu APIP menjalankan peran penguatan efektivitas penyelenggaraan SPIP)


- 32 -

(4) Waktu proses penilaian risiko (5) Kriteria dan skala Dampak dan Kemungkinan yang akan digunakan. Fasilitator dapat mengajukan rumusan tentang kriteria ini, dan meminta masukan kepada pihak manajemen untuk menyempurnakannya, atau merumuskan keseluruhannya secara bersama-sama dengan pihak manajemen sesuai dengan kebutuhan instansi yang direviu. Sangat dianjurkan menggunakan tingkatan skala genap untuk menghindarkan kecenderungan dipilihnya nilai tengah, yang membuat pemrioritasan risiko nantinya menjadi lebih sulit. (6) Selera Risiko (risk appetite) manajemen, yaitu tingkat risiko yang dapat diterima oleh suatu organisasi dalam mengejar nilai yang ditetapkan Masalah yang disepakati perlu dituangkan dalam suatu dokumen kesepakatan. Tools yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah daftar butir-butir bahan pembahasan persiapan penilaian risiko. Lihat contoh tools pada Lampiran 8a, 8b dan 9. 2. Pemilihan Tujuan yang Relevan Titik awal dari setiap proses memahami risiko adalah untuk terlebih dahulu memahami tujuan dari bagian yang direviu. Tujuan yang dipertimbangkan harus diselaraskan dengan ruang lingkup yang disepakati untuk direviu, apakah itu keseluruhan entitas, bagian dari unit kegiatan, fungsi tunggal, aktivitas, atau proses. Untuk itu, sebelum penilaian risiko dilakukan, fasilitator meminta manajemen untuk menetapkan tujuan relevan yang akan direviu dari tujuan-tujuan yang telah teridentifikasi. Identifikasi/ inventarisasi tujuan dilakukan sebagaimana diuraikan di muka. Daftar tujuan yang akan dievaluasi mengacu kepada daftar tujuan yang telah teridentifikasi dalam Lampiran 4. 3. Penilaian Risiko Kegiatan penilaian risiko terdiri dari kegiatan rinci untuk mengenali, menganalisis, memvalidasi dan memutuskan cara menanggapi risiko dengan rincian kegiatan sebagai berikut:


- 33 -

(1) Mengenali/identifikasi

risiko

(berdasarkan

tujuan

yang

terkonfirmasi) Tahapan ini dilaksanakan untuk mengenali berbagai risiko yang mengancam pencapaian tujuan. Risiko yang dikenali merupakan kejadian yang tidak pasti, yang mungkin terjadi atau tidak terjadi di masa depan.

Bisa

saja

pengenalan

risiko

tersebut

berangkat

dari

permasalahan yang terjadi saat ini, yang tingkat keterjadiannya tetap dapat berlanjut pada masa yang akan datang. Apabila proses identifikasi risiko dilakukan secara mandiri dengan difasilitasi oleh fasilitator yang independen, maka metode kelompok diskusi terfokus merupakan cara yang dapat digunakan. Dalam pelaksanaan diskusi ini, tim fasilitator mengarahkan peserta untuk mengenali kemungkinan-kemungkinan risiko yang dapat terjadi pada unit atau kegiatan yang mereka kelola sesuai dengan ruang lingkup yang telah disepakati sebelumnya. Tim fasilitator dapat mengarahkan peserta untuk mengenali kemungkinan-kemungkinan tersebut, dengan meminta mereka untuk mengurai setiap proses yang dilaksanakan dalam rangkaian aktivitas yang berjalan saat ini. Berdasarkan hal tersebut, kepada

peserta diminta untuk

mengidentifikasi kejadian-

kejadian negatif yang mungkin timbul dalam suatu proses, dan mendiskusikan apakah kejadian itu memenuhi kriteria sebagai risiko atau bukan. Pada tahap identifikasi risiko, juga menggali informasi mengenai atribut terkait risiko, yaitu pemilik risiko, penerima dampak risiko, penyebab risiko, dan dampak risiko. Hasil diskusi adalah kesepakatan tentang sejumlah risiko, untuk kemudian dianalisis pada tahap berikutnya. Apabila pada tahap identifikasi

risiko

ditemukan

risiko-risiko

yang

berada

di

luar

pengendalian unit yang dibimbing, fasilitator agar mengarahkan peserta untuk membuat daftar risiko tersebut untuk kemudian meminta pimpinan unit yang dibimbing menyampaikan daftar tersebut kepada pihak/ unit yang lebih tinggi.


- 34 -

Tools yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah daftar butir-butir yang perlu didiskusikan/ digali dan formulir identifikasi risiko (Lampiran 10 dan 11). (2) Menganalisis risiko (terkait dengan dampak dan kemungkinan) Setelah sejumlah risiko dikenali dan disepakati, langkah berikutnya adalah menganalisis risiko-risiko tersebut dalam kaitan dengan dampak dan kemungkinan terjadinya. Proses penilaian mandiri melalui kelompok diskusi terfokus dapat dilanjutkan untuk menganailisis risiko. Pada tahapan ini fasilitator mengarahkan peserta untuk memberikan nilai terhadap

dampak

dan

kemungkinan

atas

risiko-risiko

teridentifikasi. Penilaian ini mengikuti kriteria dan

yang

skala penilaian

terhadap dampak dan kemungkinan yang telah disepakati sebelumnya. Selanjutnya fasilitator membimtek peserta untuk melakukan pemberian skor atas setiap risiko yang teridentifikasi berdasarkan dampak dan kemungkinannya atau dengan menggambarkan risiko-risiko tersebut dalam peta risiko. Skor untuk setiap dampak dan kemungkinan pada masing-masing risiko merupakan rata-rata penilaian yang diberikan dari seluruh peserta. Yang perlu diperhatikan oleh fasilitator adalah, bahwa meskipun

metode

ini

bersifat

kualitatif,

namun

penting

untuk

mengingatkan peserta agar memberikan penilaian seobjektif mungkin berdasarkan pemahaman mereka terhadap proses dan aktivitas yang dikelola, dikaitkan dengan urgensitas dari risiko yang dikenali. Terhadap risiko yang teridentifikasi yang berada di luar pengendalian unit yang dibimbing, mintakan peserta diskusi untuk tetap melakukan antisipasi dampak yang mungkin timbul. Tools yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah formulir kriteria dan skala kemungkinan dan dampak, formulir analisis risiko, serta bagan peta risiko (Lihat Lampiran 12, 13, dan 14). (3) Memvalidasi risiko (berdasarkan hasil analisis) Setelah setiap risiko yang dikenali diskor dampak dan kemungkinannya, fasilitator

memngarahkan

peserta

bimtek

untuk


melakukan

- 35 -

pemeringkatan risiko berdasarkan perkalian antara skor dampak dan kemungkinan, atau berdasarkan gambaran risiko-risiko tersebut dalam peta/matriks risiko. Fasilitator dan peserta diskusi terfokus kemudian mengomunikasikan hasil penilaian risiko ini kepada pimpinan instansi untuk memperoleh perspektif pimpinan sekaligus validasi terhadap risiko yang telah diidentifikasi dan diperingkatkan. Pandangan pimpinan menjadi penting karena posisinya sebagai pemilik risiko, dan hal ini merupakan unsur yang menentukan risiko akhir yang disepakati. Tools yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah peta risiko dan lembar validasi (Lihat Lampiran 14). (4) Memutuskan cara menanggapi risiko (Respon terhadap risiko) Tahap berikutnya adalah menentukan respon terhadap risiko sesuai selera risiko pihak manajemen. Risiko yang besarannya berada diluar selera risiko, per definisi akan memerlukan aktivitas mitigasi risiko yang cukup. Jika risiko diprioritaskan dengan menggunakan skor risiko, selera risiko harus ditetapkan sebagai besaran dimana skor risiko diatas besaran tersebut tidak dapat diterima. Jika risiko diprioritaskan dengan menggunakan peta risiko, selera risiko digambarkan sebagai sebuah garis diagonal dimana risiko yang berada di atas dan kanan garis, akan dipertimbangkan sebagai risiko yang tidak dapat diterima. Fasilitator dapat memfasilitasi suatu diskusi diantara unsur pimpinan untuk menetapkan suatu keputusan respon yang tepat terhadap suatu risiko. Pada setiap risiko/ permasalahan, tindakan akan diperlukan baik untuk menurunkan kemungkinan (ex-ante) atau dampak (ex-post measure), atau keduanya, sehingga skor risikonya menurun, atau posisi risiko di peta risiko bergeser ke bawah garis selera risiko. Tools yang digunakan dalam tahap ini adalah peta risiko tervalidasi dan kesepakatan mengenai selera risiko manajemen (Lampiran 14).


- 36 -

TAHAP PENYUSUNAN RTP

6

Rencana Tindak Pengendalian (RTP) merupakan dokumen hasil kegiatan bimtek yang berisi gambaran dari efektifitas struktur, kebijakan dan prosedur organisasi

dalam

ada/terpasang

mengendalikan

serta

risiko,

pengkomunikasian

perbaikan dan

pengendalian

pemantauan

yang

pelaksanaan

perbaikannya. Efektifitas struktur, kebijakan dan prosedur organisasi dalam mengendalikan risiko dapat diperoleh antara lain dengan cara mengenali, mengevaluasi

dan

mencari

celah/kekurangan

atas

pengendalian

yang

ada/terpasang. Dokumen RTP akhir yang disusun berasal dari dua rencana tindak yaitu rencana tindak perbaikan lingkungan pengendalian dan rencana tindak perbaikan

kegiatan

pengendalian.

Kemungkinan

terdapat

rencana

tindak

perbaikan yang berhubungan diantara keduanya atau duplikasi, oleh sebab itu rencana tindak perbaikan harus diselaraskan pada saat finalisasi dokumen RTP.


- 37 -

A. MENYUSUN

RENCANA

TINDAK

PERBAIKAN

LINGKUNGAN

PENGENDALIAN Rencana tindak perbaikan lingkungan pengendalian yang telah dirumuskan sebelumnya

kemudian

dituangkan

dalam

dokumen

Rencana

Tindak

Pengendalian. Tim fasilitator menyelaraskan antara rencana tindak perbaikan lingkungan pengendalian tersebut dengan rencana tindak perbaikan kegiatan pengendalian.

B. MENYUSUN RENCANA TINDAK UNTUK MENGENDALIKAN RISIKO (KEGIATAN PENGENDALIAN) Untuk dapat mengembangkan rencana tindak untuk mengendalikan risiko (Kegiatan Pengendalian) Tim Fasilitator dan peserta bimtek harus memiliki pemahaman/gambaran kondisi struktur, kebijakan, dan prosedur organisasi yang ada dan yang dibutuhkan dalam pencapaian tujuan dan sasaran. Langkah-langkah yang dilakukan sebagai berikut:

No

Tahapan Kerja

Pihak Terlibat

Menyusun Rencana Tindak untuk Mengendalikan Resiko


Output

1

Mengenali Pengendalian yang ada (terpasang)

√

√

Daftar pengendalian terpasang untuk masing-masing risiko

2

Mengevaluasi Pengendalian yang ada (terpasang)

√

√

Hasil identifikasi celah pengendalian

√

√

Daftar kegiatan pengendalian yang dibutuhkan untuk mengatasi risiko

• Kecukupan rancangan pengendalian-pengendalian • Efektivitas Pengendalian • Celah Pengendalian 3

Membahas Celah Pengendalian (identifikasi perbaikan kegiatan pengendalian)


- 38 -

1. Mengenali Pengendalian yang Ada/ Terpasang Tahapan mengenali pengendalian dilakukan dengan berdasarkan urutan prioritas risiko yang dihasilkan dari tahap penilaian risiko. Tahapan ini bertujuan mendokumentasikan apa yang telah dibuat oleh instansi pemerintah. Tim fasilitator mengarahkan tim bimtek untuk mengidentifikasi dan mencatat pengendalian apa yang sudah ada (terpasang) yang melindungi organisasi dari risiko-risiko tersebut dan membantu dalam pencapaian tujuan/sasaran organisasi. Langkah mengenali pengendalian ini dilakukan melalui diskusi kelompok terarah, dan dapat dilengkapi wawancara kepada manajemen terkait, dengan penekanan pada pembahasan pengendalian yang dikenali untuk setiap risiko sesuai prioritas risiko. Tim fasilitator harus mengarahkan agar diskusi mengenali pengendalian tetap dalam konteks dan fokus pada risiko dan prioritas risiko yang dihadapi instansi pemerintah. Tools yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah formulir risiko dan pengendaliannya (Lampiran 15). 2. Mengevaluasi Pengendalian yang Ada/ Terpasang Langkah

selanjutnya

setelah

mengenali

pengendalian

yang

ada/terpasang adalah mengevaluasi apakah pengendalian yang terpasang untuk mengelola risiko tertentu sudah cukup dan efektif. Tim fasilitator mengarahkan tim bimtek untuk mengevaluasi apakah pengendalian cukup dan efektif yang ditandai dengan: (1) Kecukupan rancangan pengendalian-pengendalian Secara umum, pengendalian yang dirancang dengan baik adalah: a. Tepat waktu – yaitu pengendalian mampu mengenali masalah sesegera mungkin untuk membatasi paparan yang mahal, b. Seimbang – yaitu pengendalian mampu meyakinkan secara wajar ketercapaian hasil yang diinginkan dengan biaya serendahrendahnya dan sedikit mungkin akibat sampingan yang tidak diinginkan,


- 39 -

c. Akuntabel

–

pengendalian

mampu

membantu

menunjukkan

tanggung jawab terhadap penugasan yang dibebankan, d. Diletakkan benar – pengendalian ditempatkan pada posisi yang memungkinkan dapat bekerja/berjalan dengan efektif/berhasil guna (idealnya ex-ante dari pada ex-post), e. Alat mencapai hasil – pengendalian mampu membantu (tidak boleh menghalangi)

pencapaian

tujuan

atau

menjadi

alat

bagi

pengendalian itu sendiri, f. Membahas sebab dan dampak – pengendalian mampu mengenali sebab kegagalan, misalnya kesalahan proses sering disebabkan kurangnya pelatihan, dan mengurangi dampak (2) Efektifvitas pengendalian Ada kemungkinan bahwa pengendalian yang sudah dirancang dengan baik namun tidak dapat berjalan/bekerja efektif sebagaimana tujuan yang diinginkan. Evaluasi atas efektifitas pengendalian perlu dilakukan

untuk

disebabkan

menentukan

kecocokan

atau

apakah

ketidakefektifan

kecukupan

tersebut

rancangannya

atau

permasalahan pada saat pelaksanannya. Jika

efektivitas

operasionalnya

tidak

dapat

ditegaskan/diukur

(keberhasilan pencapaian tujuan sulit untuk diukur), maka pengendalian dapat dianggap bekerja efektif. Namun demikian hal ini perlu dituangkan dalam RTP untuk menjadi perhatian untuk dievaluasi oleh auditor internal. (3) Celah pengendalian Celah pengendalian adalah kondisi yang terjadi apabila risiko sesuai prioritas tidak memiliki pengendalian atau pengendalian yang ada tidak mencukupi untuk membawa risiko pada tingkat sisa risiko (residual risk) yang berada dalam tingkat selera risiko manajemen. Fasilitator mengarahkan diskusi kelompok untuk menilai ketepatan rancangan pengendalian, efektivitas pengendalian, dan ada tidaknya celah


- 40 -

pengendalian. Dalam tahapan ini akan ada 6 kemungkinan celah yang teridentifikasi : (1) Pengendalian sudah ada namun tidak sesuai dengan peraturan di atasnya. (2) Pengendalian sudah ada namun belum memiliki/dijabarkan ke dalam prosedur baku. (3) Pengendalian sudah ada dan telah memiliki/dijabarkan ke dalam prosedur baku namun prosedur baku belum sesuai dengan peraturan yang berlaku. (4) Pengendalian belum ada sama sekali maka perlu dibuat/disusun Pengendalian terkait. (5) Pengendalian sudah ada, telah memiliki/dijabarkan ke dalam prosedur baku, namun belum dilaksanakan (6) Pengendalian sudah ada, telah memiliki/dijabarkan ke dalam prosedur baku dan sudah dilaksanakan namun belum ada prosedur palaporan/ monitoringnya maka dibuat sistem pelaporan dan pemantauannya. Tools yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah tools sebagaimana Lampiran 15. 3. Membahas Celah Pengendalian (Identifikasi Perbaikan Kegiatan Pengendalian) Langkah selanjutnya setelah celah pengendalian yang ada dapat diidentifikasi adalah mengidentifikasi kegiatan pengendalian yang cocok dalam rangka perbaikan pengendalian. Fasilitator melakukan bimtek dalam diskusi untuk mengidentifikasi kegiatan pengendalian yang cocok dalam rangka perbaikan pengendalian. Fasilitator mengarahkan/membimbing peserta diskusi agar identifikasi kegiatan pengendalian mengarah kepada kegiatan pengendalian yang diharapkan mampu menangkal sejumlah risiko penting. Fasilitator mengarahkan agar identifikasi kegiatan pengendalian untuk

perbaikan

(kegiatan

pengendalian

yang

akan

dibangun)

mempertimbangkan cost and benefit dan tidak menimbulkan proses


- 41 -

kegiatan tambahan yang memberatkan (pengendalian harus melekat di dalam proses bisnis). Pada tahap ini, bimtek baru sebatas identifikasi kegiatan pengendalian yang dibutuhkan dalam rangka mengatasi risiko dan poin-poin penting terkait kegiatan pengendalian yang akan dibangun. Bimtek yang dilakukan fasilitator belum sampai kepada perancangan dan pembangunan kegiatan pengendalian secara rinci (masih sebatas nomenklatur kebijakan dan prosedur yang dibutuhkan). Setelah mengetahui celah dan kekurangan pengendalian serta kegiatan pengendalian yang dibutuhkan untuk memperbaiki kekurangan tersebut, tim fasilitator perlu melakukan pembicaraan dengan pihak manajemen untuk menyampaikan hal-hal tersebut. Dapatkan kesepakatan pihak manajemen mengenai celah dan kekurangan pengendalian yang ada serta kegiatan pengendalian

yang

akan

dibangun

untuk

mengurangi

celah

dan

kekurangan tersebut. Kesepakatan manajemen terhadap tindakan dan prioritas yang akan dilaksanakan

untuk

memperbaiki

kekurangan

atau

ketidakcukupan

pengendalian akan menjadi dasar dalam rangka mengelola risiko. Rumusan RTP memuat rencana pembangunan kegiatan pengendalian, pemilik/penanggung jawab dan rencana waktu yang ditargetkan. Tools yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah tools sebagaimana Lampiran 15.

C. PENETAPAN BAGAIMANA INFORMASI MENGENAI PENGENDALIAN DIKOMUNIKASIKAN Setelah manajemen sepakat dengan perbaikan yang akan dilaksanakan untuk mengatasi kekurangan pengendalian yang ada, langkah-langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah:


- 42 -

Tahapan Kerja

Pihak Terlibat

No

Penetapan Pengkomunikasian Informasi Pengendalian


1

Mempelajari/mengevaluasi mekanisme pengkomunikasian informasi pengendalian yang ada, termasuk mengidentifikasi bentuk dan sarana komunikasi yang tersedia

√

√

Daftar bentuk dan sarana komunikasi yang dapat dimanfaatkan

2

Memutuskan bentuk dan sarana komunikasi yang akan digunakan untuk menyampaikan informasi pengendalian

√

√

Daftar bentuk dan sarana komunikasi yang akan digunakan

Output

(1) Tim fasilitator meminta peserta bimbingan menginventarisasi sarana komunikasi yang ada yang dapat digunakan untuk menyampaikan risiko, keberadaan dan implementasi revisi kebijakan dan prosedur sebagai pengendalian yang baru. (2) Tim fasilitator meminta peserta bimbingan merumuskan bagaimana komunikasi yang paling efektif tentang pengendalian yang baru, akan dilakukan. Komunikasi yang efektif sangat dibutuhkan agar pihak-pihak yang terlibat dapat menjalankan pengendalian secara efektif. Cara pengomunikasian dapat berbeda-beda sesuai dengan sifat pengendalian baru yang dibangun. (3) Rencana

pengomunikasian

adanya

perubahan/

perbaikan

dalam

pengendalian intern akan dituangkan ke dalam dokumen RTP Jika dipandang perlu, fasilitator dapat mendorong peserta untuk merencanakan pengomunikasian aspek-aspek lain dari pengendalian, seperti kebijakan dan prosedur yang tidak termasuk lingkup asistensi. Tools yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah formulir bentuk dan sarana komunikasi dan informasi pengendalian (Lampiran 16).


- 43 -

D. PENETAPAN PEMANTAUAN PENGENDALIAN Pada dokumen RTP juga dimuat mekanisme pemantauan yang bertujuan untuk memastikan bahwa rencana tindak pengendalian yang telah dirancang dapat dilaksanakan dan berjalan secara efektif. Tahapan Kerja No

1

2

Penetapan Pemantauan Pengendalian

Pihak Terlibat Output Fasilitator Partisipan

Mengidentifikasi mekanisme pemantauan yang ada

Menentukan mekanisme pemantauan pengendalian yang akan digunakan

√

√

√

Daftar metode pemantauan yang dapat digunakan

√

Daftar metode pemantauan yang akan digunakan

Fasilitator mengarahkan agar pemantauan dapat memberikan informasi mengenai beberapa hal sebagai berikut: (1) realisasi pelaksanaan perbaikan/penyempurnaan kebijakan, prosedur atau infrastruktur lainnya (2) kegiatan/ proses manajemen yang masih bermasalah meskipun telah dirancang mekanisme pengendalian di dalamnya. (3) infrastruktur pengendalian yang tidak dapat berjalan dengan baik (4) penyebab dan akibat permasalahan Untuk itu, tim fasilitator meminta peserta untuk menentukan: (1) metode pemantauan yang ada (2) metode pemantauan yang akan digunakan, Metode pemantauan yang dapat dilakukan antara lain pemantauan oleh atasan, pemantauan oleh tim khusus, atau meminta pihak aparat pengawasan intern untuk melakukan evaluasi (3) pihak/pejabat yang melakukan pemantauan, (4) waktu dan frekuensi pemantauan, serta


- 44 -

(5) tindakan yang diperlukan jika berdasarkan hasil pemantauan diperoleh kesimpulan bahwa diperlukan penyempurnaan lebih lanjut Contoh tools yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah formulir pemantauan pengendalian (Lampiran 17). Di samping pemantauan atas perbaikan sistem pengendalian yang telah dilakukan, pemantauan perlu dilakukan pula terhadap bagian lainnya dari sistem pengendalian intern. Dengan demikian, pemantauan dilakukan terhadap sistem pengendalian intern secara keseluruhan. Untuk itu, langkah-langkah bimtek penyusunan rencana pemantauan terhadap bagian lainnya dari sistem pengendalian intern, dilakukan sama seperti halnya langkah-langkah di atas. Rencana pemantauan juga agar memasukan rencana penilaian efektifias sistem pengendalian secara keseluruhan dan pelaporan atas keefektifan tersebut.

E. FINALISASI RTP Finalisasi RTP adalah menuangkan hasil dari seluruh tahapan ke dalam suatu dokumen Rencana Tindak Pengendalian Intern. Setelah semua tahapan di atas selesai dan diperoleh hasilnya, tim fasilitator melakukan bimbingan untuk menuangkan hal-hal tersebut ke dalam dokumen Rencana Tindak Pengendalian

Intern.

Pada

tahap

ini

fasilitator

perlu

memperhatikan

kemungkinan adanya kebutuhan terhadap pengendalian yang sama atau berhubungan antara rencana perbaikan lingkungan pengendalian dan rencana pengendalian risiko. Hal ini dibutuhkan untuk menghindari adanya duplikasi rencana perbaikan pengendalian yang berlebihan. Tools yang dapat digunakan dalam finalisasi ini adalah contoh formulirformulir atau kertas kerja yang digunakan pada tahap-tahap sebelumnya. Berikut ini adalah contoh outline dokumen Rencana Tindak Pengendalian Intern yang dapat disesuaikan dengan kondisi sebenarnya.


- 45 -

Contoh Outline Rencana Tindak Pengendalian Intern Pendahuluan .......................................................................................... Latar Belakang ................................................................... Dasar Hukum .................................................................... Maksud dan Tujuan ............................................................... Ruang Lingkup ................................................................. Sekilas tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah............... Pengertian SPIP ................................................................ Tujuan SPIP ...................................................................... Unsur-unsur SPIP ...............................................................

X X X X X X X X X

Lingkungan Pengendalian yang Diharapkan................................... Tujuan Umum ..................................................................... Tujuan Khusus ................................................................... Rencana Perbaikan ............................................................... Pengendalian Tingkat Unit Kerja xxxxxx........................................ Tujuan ............................................................................. Risiko xxxxxxxx ................................................................ Pengendalian terpasang ........................................................... Pengendalian yang dibutuhkan ................................................. Risiko xxxxxxxx ............................................................... Pengendalian terpasang .......................................................... Pengendalian yang dibutuhkan ................................................. Pengendalian Tingkat Unit Kerja xxxxxx........................................ Proses XXX ................................................................................... Tujuan ............................................................................... Risiko xxxxxxxx ................................................................. Pengendalian terpasang ...................................................... Pengendalian yang dibutuhkan ................................................ Risiko xxxxxxxx ................................................................. Pengendalian terpasang ...................................................... Pengendalian yang dibutuhkan ................................................. Pengendalian Administratif dan Keuangan.................................... Proses Pengangaran ...................................................................... Tujuan ...............................................................................

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X


- 46 -

Risiko xxxxxxxx ................................................................. Pengendalian terpasang ........................................................ Pengendalian yang dibutuhkan ............................................... Risiko xxxxxxxx ................................................................. Pengendalian terpasang .......................................................... Pengendalian yang dibutuhkan ................................................ Pengelolaan Kas ............................................................................ Tujuan ................................................................................ ... Risiko xxxxxxxx ................................................................. Pengendalian terpasang ................................................ Pengendalian yang dibutuhkan ........................................ Risiko xxxxxxxx ................................................................. Pengendalian terpasang ..................................................... Pengendalian yang dibutuhkan .............................................. Penerimaan Uang .......................................................................... Tujuan ................................................................................ Risiko xxxxxxxx ................................................................. Pengendalian terpasang .......................................................... Pengendalian yang dibutuhkan ............................................ Pengadaan Barang/ Jasa ............................................................... xxxxxxx ............................................................................. Pengelolaan Aset ........................................................................... Xxxxxxx ............................................................................. Pembayaran Gaji ............................................................................. Xxxxxxx .............................................................................. Implementasi, Informasi, dan Komunikasi...................................... Monitoring...................................................................................... Evaluasi.......................................................................................... Lampiran-lampiran: Aturan Perilaku........................................................................


X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

- 47 -

PENUTUP

7

Pedoman Bimtek Penyelenggaraan SPIP ini merupakan salah satu Pedoman bagi fasilitator BPKP untuk melaksanakan pembinaan SPIP sesuai amanat pasal 59 ayat 1.d Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008. Pedoman ini diharapkan akan dapat menjaga konsistensi dan keseragaman dalam prosedur, metode kerja, serta teknis pelaksanaan bimtek penyelenggaraan SPIP kepada instansi-instansi pemerintah. Dengan demikian, kualitas hasil bimtek diharapkan dapat terjaga dan ditingkatkan. Apabila dalam pelaksanaan bimtek penyelenggaraan SPIP dijumpai kondisi yang belum jelas pengaturannya dan pedoman/petunjuk yang ada juga belum mencakup penjelasan/penjabaran tentang kondisi tersebut, maka hal ini diserahkan

kepada

satuan

kerja

eselon

II

pembina

untuk

mengambil

kebijaksanaan teknis di lapangan dan meminta persetujuan/melaporkan kepada deputi rendal masing-masing. SPIP dan pelaksanaannya dipengauhi oleh faktor internal dan eksternal pemerintah yang mempengaruhi perubahan-perubahan. Pedoman ini akan ditinjau dan dievaluasi untuk menjaga kesesuaiannya dengan kondisi dan perubahan yang terjadi. Pedoman ini akan disesuaikan dan diperbaiki sesuai kebutuhan, terutama jika perkembangan penyelenggaraan SPIP memiliki pengaruh signifikan terhadap pelaksanaan bimtek di lapangan.


Lampiran 1 - 48 -

LANGKAH FASILITASI PENYELENGGARAAN SPIP No

A 1.

2.

3.

4.

5.

Uraian Langkah Kerja dan Rincian Langkah Kerja Tujuan Langkah Kerja Merancang disain fasilitasi pembimbingan teknis berbasis teknik Control Self Assesment yang fit guna mendorong percepatan penerapan SPIP pada Instansi Pemerintah dengan memberikan pembimbingan teknis pembuatan Rencana Tindak Pengendalian/RTP (Internal Control Plan/ICP) . Ruang Lingkup Langkah Kerja Langkah kerja di bawah digunakan hanya untuk instansi pemerintah (atau tingkat manajemen pada instansi pemerintah) yang belum membuat RTP/ICP. Bagi tingkatan manajemen yang sudah pernah melakukan pemetaan atau asesmen diagnostik tetapi belum menetapkan RTP/ICP maka tindakan yang diambil adalah penambahan langkah-langkah yang belum dilakukan guna validasi perancangan instrumen pengendalian1. Pengumpulan Informasi Untuk Kepentingan Penetapan Hasil Utama Bimbingan Teknis Dapatkan informasi apakah Instansi Pemerintah yang akan difasilitasi telah mempunyai Peraturan Menteri/Kepala/Kepala Daerah mengenai instruksi umum untuk menerapkan Kebijakan SPIP di lingkungan instansi pemerintah tersebut. Dapatkan informasi Instansi Pemerintah yang akan difasilitasi telah mempunyai Peraturan Menteri/Kepala/Kepala Daerah mengenai tata laksana untuk menyelenggarakan Kebijakan SPIP di lingkungan instansi pemerintah tersebut. Dapatkan informasi pada Instansi Pemerintah yang akan difasilitasi telah dibentuk dan ditetapkan satuan tugas/kelompok kerja/tim yang secara khusus diberi tugas untuk melakukan pelaksanaan pembangunan dan pengembangan SPIP di lingkungan instansi pemerintah tersebut Dapatkan informasi pada Instansi Pemerintah yang akan difasilitasi telah merencanakan dan mengalokasikan sumber daya secara khusus untuk pembangunan SPIP. Simpulkan

Referensi Instrumen Fasilitasi

Kertas kerja dibuat sendiri oleh fasilitator Kertas kerja dibuat sendiri oleh fasilitator

Kertas kerja dibuat sendiri oleh fasilitator



Formulir Disain Fasilitasi Pembingan Teknis Penyelenggaraan SPIP a. Simpulan diharapkan menjelaskan hasil utama dari fasilitasi Kertas kerja dibuat sendiri oleh bimbingan teknis, yaitu RTP/ICP. fasilitator b. Jika simpulan menunjukkan tidak adanya salah satu atau Kertas kerja dibuat sendiri oleh lebih dari informasi pada langkah 1 s.d 4 di atas maka disain fasilitator fasilitasi yang dirancang sebaiknya juga memasukkan kekurangan tersebut sebagai hasil yang sebaiknya dibangun oleh Instansi Pemerintah yang akan difasilitasi. c. Jika simpulan menunjukkan bahwa keempat informasi pada Kertas kerja dibuat sendiri oleh langkah 1 s.d 4 di atas telah lengkap maka rancangan disain fasilitator fasilitasi dibuat sepenuhnya untuk menerapkan SPIP.

Lampiran 1 - 49 -

No B 6. 7. 8.

9.

10.

C 11.

12. 13. 14.

D

E

Uraian Langkah Kerja dan Rincian Langkah Kerja Pengumpulan Informasi Untuk Kepentingan Penetapan Ruang Lingkup Penerapan Yang Akan Difasilitasi Dapatkan informasi mengenai tingkat manajemen yang diharapkan menjadi penekanan lingkup fasilitasi. Lakukan analisis terhadap hasil langkah nomor 6 di atas dengan alokasi waktu dan sumber daya yang disediakan. Lakukan analisis terhadap hasil langkah nomor 6 di atas dengan rincian kegiatan yang direncanakan sesuai dengan DIPA/DPA Instansi Pemerintah yang akan difasilitasi. Lakukan analisis terhadap hasil langkah nomor 6 di atas dengan calon peserta fasilitasi yang direncanakan akan mengikuti fasilitasi.. Simpulkan Simpulan diharapkan memberikan uraian penjelasan mengenai konsekuensi atas pilihan tingkat manajemen dengan alokasi waktu dan sumber daya yang dibuat. Penetapan Jadwal Pelaksanaan Dapatkan informasi mengenai model yang diinginkan dalam pelaksanaan fasilitasi. a. Alternatif pertama dari model fasilitasi adalah: 1) workshop untuk satu atau lebih tahapan, 2) biarkan mereka meneruskan dan melengkapi, kunjungi untuk reviu dan paparkan hasil reviu lalu mereka perbaiki, 3) lanjutakan tahapan melalui wrokshop begitu seterusnya sampai seluruh tahapan pembuatan RTP/ICP selesai dibuat. b. Alternatif kedua dari model fasilitasi adalah: 1) Workshop untuk seluruh tahapan, 2) biarkan mereka mengerjakan seluruhnya, 3) reviu, paparkan hasil reviu melalui pertemuan, 4) ulangi dari angka 2) sampai RTP/ICP dapat dibuat. c. Alternatif lain dapat dibuat sesuai dengan kondisi dan melanggar ketentuan/kebijakan yang ditetapkan. Tetapkan jadwal dan jumlah jam serta hari kunjungan fasilitator. Tetapkan jadwal dan jumlah jam serta hari pertemuan, Simpulkan

Penetapan Kriteria Peserta Fasilitasi 15. Berdasarkan langkah kerja pada huruf A s.d C di atas tetapkan kriteria ideal yang dikenakan pada calon peserta fasilitasi. 16. Tetapkan juga kriteria minimal yang dikenakan pada calon peserta fasilitasi. 17. Simpulkan

Referensi Instrumen Fasilitasi Kertas kerja dibuat sendiri oleh fasilitator Kertas kerja dibuat sendiri oleh fasilitator Kertas kerja dibuat sendiri oleh fasilitator Kertas kerja dibuat sendiri oleh fasilitator Kertas kerja dibuat sendiri oleh fasilitator Formulir Disain Fasilitasi Pembingan Teknis Penyelenggaraan SPIP

Formulir Disain Fasilitasi Pembingan Teknis Penyelenggaraan SPIP Kertas kerja dibuat sendiri oleh fasilitator Kertas kerja dibuat sendiri oleh fasilitator Formulir Disain Fasilitasi Pembingan Teknis Penyelenggaraan SPIP

Pengisian Formulir Program Kerja Fasilitasi 18. Isikan hasil pelaksanaan langkah-langkah kerja di atas dalam Bentuk Proposal Disain Fasilitasi Formulir Program Kerja Fasilitasi dibebaskan selama memuat simpulan langkah kerja

Lampiran 2

- 50 -

LEMBAR KERJA TAHAP PENJELASAN KONSEP/ GAMBARAN UMUM PENYELENGGARAAN SPIP A. Checklist Butir-butir yang Perlu Disampaikan kepada Partisipan: 1. Pendahuluan:

10-15 menit

- maksud dan tujuan kegiatan - tahapan lengkap pelaksanaan bimtek penyelenggaraan SPIP - hasil yang diinginkan 2. Penjelasan tentang SPIP:

30-60 menit

- Unsur-unsur dan keintegrasian - Berikan penekanan terhadap penilaian risiko dan contohcontoh nyata sesuai instansi yang dibimbing terkait penilaian risiko 3. Penjelasan tentang pendekatan CSA untuk pelaksanaan

15-30 menit

penyusunan RTP 4. Penjelasan Aturan Main dalam CSA

10-30 menit

B. Checklist Tips untuk Fasilitator: 1. Menjaga tetap dalam topik pembahasan. 2. Mendorong setiap peserta untuk aktif, dan jangan abaikan peserta

yang tidak aktif 3. Jangan membiarkan seorang peserta mendominasi (mengarah pada

pikiran kelompok) 4. Perhatikan jawaban yang tidak umum (bukan pikiran kelompok/

groupthink) 5. Fasilitator tidak membahas/menjawab sendiri atas pertanyaan yang

diajukan 6. Ajukan pertanyaan terbuka 7. Bersikap kritis terhadap pernyataan peserta

- 51 -

Lampiran 3 BUTIR-BUTIR DISKUSI PENETAPAN TUJUAN/SASARAN KEGIATAN UTAMA A. Penilaian Proses Penetapan Tujuan/Sasaran yang Tertuang dalam Dokumen Perencanaan (Renstra, Renja, Dan DIPA/DPA) BUTIR-BUTIR DISKUSI Seberapa sering tujuan/sasaran kegiatan utama dievaluasi? Apakah tujuan/sasaran tersebut telah cukup spesifik bagi bidang/bagian tertentu dari instansi pemerintah? Apakah sasaran tersebut telah mencakup juga kriteria pengukuran? Apakah tujuan/sasaran tersebut telah dikomunikasikan kepada seluruh pegawai? Apakah sumber daya untuk mencapai tujuan/sasaran tersebut telah tersedia? Jika tidak, apakah pimpinan memiliki rencana untuk mendapatkan sumber daya tersebut? Apakah tujuan/sasaran kegiatan utama memiliki keterkaitan dengan tujuan/sasaran program dan unit kerja? Apakah personil yang terlibat dalam penetapan tujuan/sasaran yang tertuang dalam dokumen perencanaan adalah orang yang kompeten dan sesuai dengan kewenangannya?

Catatan bagi Fasilitator: Apabila

jawaban

tujuan/sasaran

peserta

telah

diskusi

dievaluasi

menunjukkan

secara

simpulan

triwulanan,

spesifik

bahwa bagi

bagian/bidang, memiliki kriteria pengukuran, telah dikomunikasikan kepada

seluruh

pegawai,

ada

sumber

daya

untuk

mencapai

tujuan/sasaran, memiliki keterkaitan, dan personil yang menetapkan adalah kompeten dan berwenang, maka tujuan/sasaran yang tertuang dalam dokumen perencanaan dapat digunakan sebagai dasar melakukan proses identifikasi risiko dengan terlebih dahulu menanyakan kepada peserta diskusi tentang kesesuaiannya dengan kondisi aktual.

- 52 -

Jika hasil validasi menunjukkan tidak terpenuhinya kriteria SMART, maka dilakukan brainstorming dengan peserta diskusi untuk merumuskan tujuan/sasaran kegiatan utama. Tim pembimbing melakukan fasilitasi untuk mengidentifikasi tujuan aktual berdasarkan pandangan dari peserta pembimbingan. Tim fasilitator diharapkan mampu mengarahkan dan mempertajam (challenge) perumusan tujuan oleh peserta sehingga terumuskan

tujuan

aktual

unit

kerja

yang

tepat.

Tim

fasilitator

mengarahkan peserta untuk menghubungkan tujuan/sasaran dengan tingkatannya, yang dapat dilakukan dengan cara melihat penanggung jawab pencapaian tujuan/ sasaran. B. Perumusan Tujuan/Sasaran Aktual Butir-butir diskusi yang dapat digunakan oleh tim fasilitator dalam mengarahkan peserta diskusi adalah sebagai berikut:

BUTIR-BUTIR DISKUSI Uraian proses bisnis dari kegiatan utama yang akan dinilai risikonya Ouput dari kegiatan utama Fungsi dari output tersebut (outcome) Tujuan/sasaran yang terkait dengan outcome Keterkaitan dengan tujuan/sasaran program atau entitas Gambarkan bagaimana mengkuantifikasi tujuan/sasaran dan tenggat waktu pencapaian tujuan/sasaran Rumuskan tujuan/sasaran tersebut

- 53 -

Lampiran 4

FORMULIR TUJUAN/ SASARAN KEGIATAN FAKTUAL YANG TERKONFIRMASI Nama Instansi Pemerintah: No

Nama Kegiatan 1

Uraian Tujuan/ Sasaran 2

Konfirmasi Penjelasan Pimpinan

3

4

1. diisi sesuai kegiatan faktual yang dikerjakan sehari-hari dari hasil diskusi/brainstorming 2. diisi sesuai hasil diskusi/brainstorming 3. diisi dengan setuju atau tidak setuju 4. diisi dengan alasan setuju atau tidak setuju 5. diisi dengan revisi rumusan sasaran menurut pimpinan

Revisi Tujuan/ Sasaran 5

Formulir 5

- 54 -

FORMULIR PEMBAHASAN PERSIAPAN CEE No

Materi Pembahasan

1

Ruang lingkup pelaksanaan CEE a. Apakah mencakup keseluruhan bagian/bidang unit kerja b. Apakah hanya pada bagian/bidang tertentu

2

Peserta yang terlibat dalam pelaksanaan CEE a. Apakah melibatkan seluruh pegawai unit kerja/bagian unit kerja b. Apakah hanya melibatkan pegawai kunci tertentu Alternatif pilihan di atas didasarkan beberapa pertimbangan terkait efektivitas CEE. Antara lain, jika dari pengamatan fasilitator pada tahapan sebelumnya, disimpulkan bahwa unit kerja yang dibimbing memperlihatkan budaya keterbukaan, maka pilihan untuk melibatkan seluruh pegawai dapat dijalankan. Apabila ditetapkan hanya pegawai tertentu yang menjadi partisipan CEE, maka tentukan kriteria dari pegawai yang terpilih.

3

Tugas dan tanggung jawab pelaksanaan CEE. Terkait hal ini, maka poin-poin yang dibahas dan ditegaskan adalah sebagai berikut: a. Tugas dari fasilitator, mencakup: - Menyediakan instrumen CEE - Memberikan penjelasan kepada partisipan tentang tujuan dan mekanisme pelaksanaan CEE - Mengarahkan pelaksanaan CEE - Menganalisis dan menyimpulkan hasil pelaksanaan CEE b. Tanggung jawab instansi yang dibimbing/partisipan - Menetapkan partisipan yang akan mengikuti CEE - Terlibat aktif dalam setiap rangkaian kegiatan CEE - Memberikan pandangan secara terbuka dan objektif.

4

Penetapan waktu pelaksanaan CEE a. Jangka waktu kegiatan b. Pola waktu pelaksanaan, apakah seluruh rangkaian kegiatan dilaksanakan secara langsung, atau dipecah dalam beberapa bagian waktu Keterlibatan internal auditor: a. Apakah internal audit akan dilibatkan dalam penilaian lingkungan pengendalian b. Jika ya, apakah peran internal auditor

5

Hasil Pembahasan

Lampiran 6a : 1/10 - 55 -

KUESIONER CONTROL ENVIRONMENT EVALUATION (CEE) A. IDENTITAS RESPONDEN Berilah tanda silang untuk posisi anda saat ini? 1.

Pejabat Struktural

2.

Pejabat Fungsional

3.

Staf

Unit kerja: ………………………………………………………

B. KUESIONER EVALUASI LINGKUNGAN PENGENDALIAN Berikan tanda silang (X) pada kotak jawaban yang paling tepat menurut Saudara atas kondisi unit kerja Saudara

KUESIONER EVALUASI LINGKUNGAN PENGENDALIAN NO. A. 1

2 3

4

5

PERTANYAAN /KUESIONER

PILIHAN JAWABAN

PENEGAKAN INTEGRITAS DAN NILAI ETIKA Apakah Para pegawai mendapatkan pesan integritas & nilai 1. Tidak Pernah etika secara rutin dari pimpinan instansi? (Misalnya 2. Jarang keteladanan, pesan moral dan lain-lain) 3. Sering 4. Rutin Apakah Kode etik telah disusun? 1. Tidak 4. Ya 1. 2. 3. 4. Apakah Pendapatan pegawai disesuaikan dengan kinerjanya? 1. 2. 3. 4. Apakah Sistem Penggajian/Remunerasi pejabat yang telah ada 1. sekarang mendorong peningkatan integritas & nilai? 2. 3. 4. Apakah Kode etik secara rutin dimutakhirkan?

1

Tidak Pernah Jarang Sering Rutin Tidak Pernah Jarang Sering Rutin Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Setuju Sangat Setuju

Lampiran 6a : 2/10 - 56 -

NO. 6

7

8

9

10

11


PILIHAN JAWABAN

Apakah dokumen Pernyataan Kode etik telah disampaikan 1. Tidak Pernah kepada seluruh pegawai? 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin Apakah di dalam sosialisasi kode etik dijelaskan tentang 1. Tidak Pernah bagaimana prakteknya dalam situasi sehari-hari? 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin Apakah Kebijakan organisasi dan aturan perilaku setiap tahun 1. Tidak Pernah telah diinformasikan kepada pihak ketiga? 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin Apakah Media organisasi (majalah/buletin internal, papan 1. Tidak Pernah pengumuman, situs resmi, dan lain-lain ) menginformasikan 2. Jarang pelaksanaan kode etik? 3. Sering 4. Rutin Apakah seluruh pegawai secara rutin telah menandatangani 1. Tidak Pernah pernyataan kode etik/aturan perilaku? 2. Jarang, Sebagian Pegawai 3. Rutin, Sebagian Pegawai 4. Rutin, Seluruh Pegawai Apakah Pernyataan Kode etik telah dibaca oleh semua pegawai? 1. Tidak Pernah 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin

12

Apakah Pernyataan Kode etik telah dipahami oleh semua 1. pegawai? 2. 3. 4.

13

Apakah sosialisasi kode etik dan aturan perilaku organisasi 1. diikuti oleh semua pegawai? 2. 3. 4. Apakah Terdapat fungsi khusus yang melayani pengaduan 1. masyarakat? 2.

14

Tidak Pernah Jarang Sering Rutin

Tidak Pernah Sebagian Kecil Sebagian Besar Semua Tidak Ada Ada, tapi tidak berfungsi 3. Ada, tapi tdk optimal 4. Ada

2

Lampiran 6a : 3/10 - 57 -

NO. 15

16

17

B 18

19

20

21

22

23


PILIHAN JAWABAN

Apakah pimpinan instansi mendapat informasi atas kepatuhan 1. Tidak Pernah etika organisasi? 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin Apakah Pelanggaran kode etik ditindaklanjuti sesuai ketentuan 1. Tidak Pernah yang berlaku? 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin Apakah Tindak lanjut atas pelanggaran kode etik dilakukan oleh 1. Tidak Pernah petugas yang kompeten dan independen? 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin KOMITMEN TERHADAP KOMPETENSI pegawai 1. 2. 3. 4. Apakah SDM yang memadai tersedia untuk melaksanakan 1. strategi dan perencanaaan organisasi? 2. 3. 4. Apakah pegawai yang kompeten secara tepat mengisi struktur 1. organisasi? 2. 3. 4. Apakah Strategi dan perencanaan dikomunikasikan secara memadai?

kompetensi

1. 2. 3. 4. Apakah Anda setuju bahwa Pimpinan memiliki pemahaman 1. yang luas tidak sekedar tupoksi saja? 2. 3. 4. Apakah Kompetensi SDM dipantau secara efektif? 1. 2. 3. 4. Apakah Proses seleksi pegawai dilakukan dengan mempertimbangkan kompetensi yang tepat untuk jabatan yang diisi?

3

Tidak Pernah Jarang Sering Rutin Sangat Kurang Kurang Memadai Cukup Memadai Memadai Tidak Ada Yang Kompeten Sedikit Sebagian Besar Seluruh Pegawai Kompeten Tidak Pernah Jarang Sering Rutin Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Setuju Sangat Setuju Tidak Pernah Jarang Sering Rutin

Lampiran 6a : 4/10 - 58 -

NO. 24

25

26

27

28

29

C 30

31


PILIHAN JAWABAN

Apakah Strategi perencanaan pelatihan meliputi pelatihan lintas 1. Tidak bagian? 2. Sedikit 3. Sebagian Besar 4. Seluruhnya Apakah Pelatihan yang memadai selalu dilakukan sebelum 1. Tidak Pernah pegawai menduduki posisi penting ? 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin Apakah Anda Setuju bahwa Prosedur akuntansi dilaksanakan 1. Sangat Tidak dengan baik oleh staf keuangan? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa Prosedur untuk menilai kompetensi 1. Sangat Tidak Setuju pegawai telah didokumentasikan secara memadai? 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa assessment/penilaian kompetensi 1. Sangat Tidak dari individu kunci telah didokumentasikan secara lengkap? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah terjadi kelemahan operasi yang disebabkan oleh 1. Sangat Tidak rendahnya kompetensi Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju KEPEMIMPINAN YANG KONDUSIF Apakah Anda Setuju bahwa Keahlian yang diperlukan sesuai 1. Sangat Tidak uraian tugas telah diperhitungkan dalam penilaian kinerja setiap Setuju 2. Tidak Setuju pegawai? 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa Pegawai dapat diandalkan untuk 1. Sangat Tidak mencapai tujuan pengendalian intern? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju

4

Lampiran 6a : 5/10 - 59 -

NO. 32

33

34

35

36

D 37

38

39


PILIHAN JAWABAN

Apakah Anda Setuju bahwa Gaya dan "tone" kepemimpinan 1. Sangat Tidak yang kondusif dirasakan baik di dalam maupun di luar Setuju organisasi? 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Risiko, pengendalian dan ketaatan didiskusikan secara 1. Sangat Tidak memadai dalam rapat? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa kepemimpinan organisasi sangat 1. Sangat Tidak memadai? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa setiap pegawai memahami tujuan 1. Sangat Tidak pengendalian intern? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa setiap pegawai turut serta dalam 1. Sangat Tidak menetapkan tujuan pengendalian intern? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju PEMBENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI YANG SESUAI DENGAN KEBUTUHAN Apakah Anda Setuju bahwa Desain struktur organisasi sudah 1. Sangat Tidak sesuai dengan ukuran dan karakternya? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa pejabat yang ditunjuk mengerti dan 1. Sangat Tidak taat pada tanggung jawab pelaporan yang ada? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Risiko yang muncul dari keberadaan struktur organisasi 1. Tidak Pernah diperhitungkan pimpinan instansi? 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin 5

Lampiran 6a : 6/10 - 60 -

NO. 40

41

42

43

E 44

45

46

47


PILIHAN JAWABAN

Apakah Anda Setuju bahwa Struktur organisasi yang ada 1. Sangat Tidak mempermudah melihat risiko? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa pejabat yang ditunjuk dalam 1. Sangat Tidak struktur pengendalian internal mengerti peran dan Setuju tanggungjawab mereka? 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa pejabat yang ditunjuk dalam 1. Sangat Tidak struktur pengendalian internal mengerti uraian pekerjaannya? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Proses validasi atas tingkat kehandalan, keakuratan, 1. Tidak Pernah kelengkapan, ketepatan waktu sistem informasi dilakukan 2. Jarang secara berkala? 3. Sering 4. Rutin PENDELEGASIAN WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB YANG TEPAT telah 1. Sangat Tidak Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah diskusi pengawasan yang tepat selalu dilakukan pada 1. Tidak Pernah saat rapat pimpinan? 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin Apakah Anda Setuju bahwa pendelegasian wewenang dan 1. Sangat Tidak tanggung jawab dilaksanakan secara tepat? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa Kriteria pendelegasian wewenang 1. Sangat Tidak telah tepat? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa peran dilaksanakan secara tepat oleh pimpinan?

6

pengawasan

Lampiran 6a : 7/10 - 61 -

NO. 48

49

50

51

52

F 53

54

55


PILIHAN JAWABAN

Apakah Anda Setuju bahwa Pimpinan mengerti tanggung jawab 1. Sangat Tidak dan kewenangannya? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Kewenangan direviu secara periodik? 1. Tidak Pernah 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin Apakah Kewenangan dan tanggung jawab dimengerti secara 1. Tidak Pernah jelas? 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin Apakah Pembatasan kewenangan diverifikasi dan diuji? 1. Tidak Pernah 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin Apakah Proses dan tingkatan otorisasi dilaksanakan sesuai 1. Tidak Pernah ketentuan? 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin PENYUSUNAN DAN PENERAPAN KEBIJAKAN YANG SEHAT TENTANG PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA Apakah Anda Setuju bahwa Prosedur dan Kebijakan SDM 1. Sangat Tidak lengkap, mutakhir, dan disetujui dengan tepat? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa Kebijakan SDM secara efektif 1. Sangat Tidak dipahami oleh para pegawai? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa Prosedur rekruitmen dan retensi, 1. Sangat Tidak maupun Prosedur penyaringan SDM telah tersedia? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju

7

Lampiran 6a : 8/10 - 62 -

NO. 56

57

58

59

60

61

62

63


PILIHAN JAWABAN

Apakah Anda Setuju bahwa Setiap SDM yang direkrut 1. Sangat Tidak memenuhi kebutuhan posisi yang ada? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa Proses pergantian jabatan untuk 1. Sangat Tidak posisi kunci memadai? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa tingkat pengunduran diri pegawai 1. Sangat Tidak rendah? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa program pengembangan SDM yang 1. Sangat Tidak ada dapat meningkatkan pengendalian intern? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa Program perencanaan pelatihan 1. Sangat Tidak memadai? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa Anggaran yang tersedia untuk 1. Sangat Tidak pengembangan SDM memadai? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Tersedia program pendidikan tambahan di organisasi? 1. Tidak Pernah 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin Apakah Evaluasi kinerja manajemen tersedia?

8

1. 2. 3. 4.

Tidak Pernah Jarang Sering Rutin

Lampiran 6a : 9/10 - 63 -

NO. 64

65

G 66

67

68

69

70

H 71


PILIHAN JAWABAN

Apakah Anda Setuju bahwa Proses evaluasi kinerja manajemen 1. Sangat Tidak dilakukan sesuai ketentuan berlaku? Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju Apakah Anda Setuju bahwa pendapatan/honor pegawai sesuai 1. Sangat Tidak dengan ketentuan yang berlaku Setuju 2. Tidak Setuju 3. Setuju 4. Sangat Setuju PERWUJUDAN PERAN APARAT PENGAWASAN INTERN PEMERINTAH YANG EFEKTIF atas 1. 2. 3. 4. Apakah Anda Setuju bahwa Internal Auditor memiliki 1. pengetahuan akan area pengendalian risiko dan aktivitas yang diperlukan untuk mengendalikan risiko? 2. 3. 4. Apakah Internal Auditor melakukan efisiensi/efektivitas secara periodik?

reviu

Tidak Pernah Jarang Sering Rutin Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Setuju Sangat Setuju

Apakah Internal Auditor melakukan pengujian keuangan secara 1. Tidak Pernah periodik? 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin Apakah Internal Auditor melakukan evaluasi pelaksanaan 1. Tidak Pernah pengendalian internal secara periodik? 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin Apakah Internal Auditor melakukan reviu atas kepatuhan 1. Tidak Pernah hukum dan aturan lainnya? 2. Jarang 3. Sering 4. Rutin HUBUNGAN KERJA YANG BAIK DENGAN INSTANSI PEMERINTAH TERKAIT Apakah pimpinan instansi membina hubungan kerja yang baik 1. Tidak Pernah dengan instansi/organisasi lain yang memiliki keterkaitan 2. Jarang operasional? 3. Sering 4. Rutin

9

Lampiran 6a : 10/10 - 64 -

NO. 72


PILIHAN JAWABAN

Apakah pimpinan instansi membina hubungan kerja yang baik 1. Tidak Pernah dengan instansi yang terkait atas fungsi pengawasan 2. Jarang (inspektorat, BPKP, dan BPK)? 3. Sering 4. Rutin

10

Lampiran 6b: 1/10

REKAP JAWABAN ATAS KUESIONER EVALUASI LINGKUNGAN PENGENDALIAN

NO. 1 A. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

PERTANYAAN /KUESIONER 2 PENEGAKAN INTEGRITAS DAN NILAI ETIKA Apakah Para pegawai mendapatkan pesan integritas & nilai etika secara rutin dari pimpinan instansi? (Misalnya keteladanan, pesan moral dan lain-lain) Apakah Kode etik telah disusun? Apakah Kode etik secara rutin dimutakhirkan? Apakah Pendapatan pegawai disesuaikan dengan kinerjanya? Apakah Sistem Penggajian/Remunerasi pejabat yang telah ada sekarang mendorong peningkatan integritas & nilai? Apakah dokumen Pernyataan Kode etik telah disampaikan kepada seluruh pegawai? Apakah di dalam sosialisasi kode etik dijelaskan tentang bagaimana prakteknya dalam situasi sehari-hari? Apakah Kebijakan organisasi dan aturan perilaku setiap tahun telah diinformasikan kepada pihak ketiga? Apakah Media organisasi (majalah/buletin internal, papan pengumuman, situs resmi, dan lainlain ) menginformasikan pelaksanaan kode etik? Apakah seluruh pegawai secara rutin telah menandatangani pernyataan kode etik/aturan perilaku? Apakah Pernyataan Kode etik telah dibaca oleh semua pegawai? Apakah Pernyataan Kode etik telah dipahami oleh semua pegawai? Apakah sosialisasi kode etik dan aturan perilaku organisasi diikuti oleh semua pegawai? Apakah Terdapat fungsi khusus yang melayani pengaduan masyarakat? Apakah pimpinan instansi mendapat informasi atas kepatuhan etika organisasi? Apakah Pelanggaran kode etik ditindaklanjuti sesuai ketentuan yang berlaku? Apakah Tindak lanjut atas pelanggaran kode etik dilakukan oleh petugas yang kompeten dan independen?

- 65 -JAWABAN KUESIONER 1

2

3 3

……

Modus Jawaban 4

HASIL PENILAIAN CEE (MEMADAI, CUKUP MEMADAI, BELUM MEMADAI)

5

Lampiran 6b: 2/10

JAWABAN KUESIONER NO. 1 B 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

C 30 31 32 33 34 35 36

PERTANYAAN /KUESIONER 2 PENEGAKAN INTEGRITAS DAN NILAI ETIKA KOMITMEN TERHADAP KOMPETENSI Apakah Strategi dan perencanaan kompetensi pegawai dikomunikasikan secara memadai? Apakah SDM yang memadai tersedia untuk melaksanakan strategi dan perencanaaan organisasi? Apakah pegawai yang kompeten secara tepat mengisi struktur organisasi? Apakah Proses seleksi pegawai dilakukan dengan mempertimbangkan kompetensi yang tepat untuk jabatan yang diisi? Apakah Anda setuju bahwa Pimpinan memiliki pemahaman yang luas tidak sekedar tupoksi saja? Apakah Kompetensi SDM dipantau secara efektif? Apakah Strategi perencanaan pelatihan meliputi pelatihan lintas bagian? Apakah Pelatihan yang memadai selalu dilakukan sebelum pegawai menduduki posisi penting ? Apakah Anda Setuju bahwa Prosedur akuntansi dilaksanakan dengan baik oleh staf keuangan? Apakah Anda Setuju bahwa Prosedur untuk menilai kompetensi pegawai telah didokumentasikan secara memadai? Apakah Anda Setuju bahwa assessment /penilaian kompetensi dari individu kunci telah didokumentasikan secara lengkap? Apakah terjadi kelemahan operasi yang disebabkan oleh rendahnya kompetensi KEPEMIMPINAN YANG KONDUSIF Apakah Anda Setuju bahwa Keahlian yang diperlukan sesuai uraian tugas telah diperhitungkan dalam penilaian kinerja setiap pegawai? Apakah Anda Setuju bahwa Pegawai dapat diandalkan untuk mencapai tujuan pengendalian intern? Apakah Anda Setuju bahwa Gaya dan "tone " kepemimpinan yang kondusif dirasakan baik di dalam maupun di luar organisasi? Apakah Risiko, pengendalian dan ketaatan didiskusikan secara memadai dalam rapat? Apakah Anda Setuju bahwa kepemimpinan organisasi sangat memadai? Apakah Anda Setuju bahwa setiap pegawai memahami tujuan pengendalian intern? Apakah Anda Setuju bahwa setiap pegawai turut serta dalam menetapkan tujuan pengendalian intern?

-166 - 2

3 3

……

Modus Jawaban 4


5

Lampiran 6b: 3/10

JAWABAN KUESIONER NO. 1 D 37 38 39 40 41 42 43

E 44 45 46 47 48 49 50 51 52

PERTANYAAN /KUESIONER 2 PENEGAKAN INTEGRITAS DAN NILAI ETIKA PEMBENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI YANG SESUAI DENGAN KEBUTUHAN Apakah Anda Setuju bahwa Desain struktur organisasi sudah sesuai dengan ukuran dan karakternya? Apakah Anda Setuju bahwa pejabat yang ditunjuk mengerti dan taat pada tanggung jawab pelaporan yang ada? Apakah Risiko yang muncul dari keberadaan struktur organisasi diperhitungkan pimpinan instansi? Apakah Anda Setuju bahwa Struktur organisasi yang ada mempermudah melihat risiko? Apakah Anda Setuju bahwa pejabat yang ditunjuk dalam struktur pengendalian internal mengerti peran dan tanggungjawab mereka? Apakah Anda Setuju bahwa pejabat yang ditunjuk dalam struktur pengendalian internal mengerti uraian pekerjaannya? Apakah Proses validasi atas tingkat kehandalan, keakuratan, kelengkapan, ketepatan waktu sistem informasi dilakukan secara berkala? PENDELEGASIAN WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB YANG TEPAT Apakah Anda Setuju bahwa peran pengawasan telah dilaksanakan secara tepat oleh pimpinan? Apakah diskusi pengawasan yang tepat selalu dilakukan pada saat rapat pimpinan? Apakah Anda Setuju bahwa pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dilaksanakan secara tepat? Apakah Anda Setuju bahwa Kriteria pendelegasian wewenang telah tepat? Apakah Anda Setuju bahwa Pimpinan mengerti tanggung jawab dan kewenangannya? Apakah Kewenangan direviu secara periodik? Apakah Kewenangan dan tanggung jawab dimengerti secara jelas? Apakah Pembatasan kewenangan diverifikasi dan diuji? Apakah Proses dan tingkatan otorisasi dilaksanakan sesuai ketentuan?

-167 - 2

3 3

……

Modus Jawaban 4


5

Lampiran 6b: 4/10

JAWABAN KUESIONER NO. 1 F 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65

G 66 67 68 69 70

H 71 72

-168 - 2

PERTANYAAN /KUESIONER 2 PENEGAKAN DAN NILAI ETIKA YANG SEHAT TENTANG PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA PENYUSUNANINTEGRITAS DAN PENERAPAN KEBIJAKAN Apakah Anda Setuju bahwa Prosedur dan Kebijakan SDM lengkap, mutakhir, dan disetujui dengan tepat? Apakah Anda Setuju bahwa Kebijakan SDM secara efektif dipahami oleh para pegawai? Apakah Anda Setuju bahwa Prosedur rekruitmen dan retensi, maupun Prosedur penyaringan SDM telah tersedia? Apakah Anda Setuju bahwa Setiap SDM yang direkrut memenuhi kebutuhan posisi yang ada? Apakah Anda Setuju bahwa Proses pergantian jabatan untuk posisi kunci memadai? Apakah Anda Setuju bahwa tingkat pengunduran diri pegawai rendah? Apakah Anda Setuju bahwa program pengembangan SDM yang ada dapat meningkatkan pengendalian intern? Apakah Anda Setuju bahwa Program perencanaan pelatihan memadai? Apakah Anda Setuju bahwa Anggaran yang tersedia untuk pengembangan SDM memadai? Apakah Tersedia program pendidikan tambahan di organisasi? Apakah Evaluasi kinerja manajemen tersedia? Apakah Anda Setuju bahwa Proses evaluasi kinerja manajemen dilakukan sesuai ketentuan berlaku? Apakah Anda Setuju bahwa pendapatan/honor pegawai sesuai dengan ketentuan yang berlaku PERWUJUDAN PERAN APARAT PENGAWASAN INTERN PEMERINTAH YANG EFEKTIF Apakah Internal Auditor melakukan reviu atas efisiensi/efektivitas secara periodik? Apakah Anda Setuju bahwa Internal Auditor memiliki pengetahuan akan area pengendalian risiko dan aktivitas yang diperlukan untuk mengendalikan risiko? Apakah Internal Auditor melakukan pengujian keuangan secara periodik? Apakah Internal Auditor melakukan evaluasi pelaksanaan pengendalian internal secara periodik? Apakah Internal Auditor melakukan reviu atas kepatuhan hukum dan aturan lainnya? HUBUNGAN KERJA YANG BAIK DENGAN INSTANSI PEMERINTAH TERKAIT Apakah pimpinan instansi membina hubungan kerja yang baik dengan instansi/organisasi lain yang memiliki keterkaitan operasional? Apakah pimpinan instansi membina hubungan kerja yang baik dengan instansi yang terkait atas fungsi pengawasan (inspektorat, BPKP, dan BPK)?

3 3

……

Modus Jawaban 4


5

Lampiran 6b: 5/10

JAWABAN KUESIONER NO. 1

-169 - 2

Modus Jawaban 4


3 …… PERTANYAAN /KUESIONER 2 3 PENEGAKAN INTEGRITAS DAN NILAI ETIKA Petunjuk Pengisian: Kolom 3: Diisi dengan jawaban dari responden sesuai banyaknya jumlah responden Kolom 4: Diisi dengan modus jawaban. Jika terdapat dua modus jawaban atau lebih, pilih angka jawaban yang terrendah (angka paling konservatif) Kolom 5: Diisi dengan Memadai bila modus jawaban 4, dengan Cukup Memadai bila modus jawaban 3, dan dengan Belum Memadai bila modus jawaban 1 dan 2

5

CATATAN: MENDESAIN UJI LINGKUNGAN PENGENDALIAN Dalam mengevaluasi desain dan efektivitas operasi dari lingkungan pengendalian, pengujian auditor terdiri dari kombinasi prosedur, termasuk: - Reviu dari dokumen yang relevan, misalnya Aturan-aturan institusi

- Interview Pimpinan Instansi, Kepala Bagian, Kepala Seksi dan Pegawai, secara verbal, tulisan atau keduanya - Observasi langsung

Berikut beberapa TIPs desain prosedur UJI PENGENDALIAN √ Mulai dengan reviu dokumentasi yang berhubungan dengan Lingkungan Pengendalian. Sumber informasi termasuk: - Aturan Kebijakan / Code of Conduct - Kebijakan Kepegawaian - Piagam Komite Audit dan Manajemen - Piagam Pengawasan √ Komunikasi informal dari Manajemen Senior tentang Lingkungan Pengendalian (Etika & Filosofi Manajemen). √ Dokumentasi hanya permulaan. Tanyakan Manajemen pertanyaan langsung tentang tindakan yang diambil dalam menilai apakah manajemen atau pegawai menuruti,

atau tidak standar kelakuan atau filosofi manajemen yang ditetapkan. Contoh pertanyaannya sbb.: - Apakah anda menemukan kelakuan yang tidak dapat diterima pada pekerjaan? Jika ada, jelaskan. diambil manajemen ? √ Nilai pengertian dan kesadaran pegawai. Apakah Manajemen dan pegawai lainnya mengetahui relevansi dan pentingnya aktivitas yang berhubungan dengan

pengendalian ? Apakah Komite Audit dan Manajemen memiliki penghargaan penuh akan tanggung jawab pengawasan mereka? √ Coba mengerti sikap institusi terhadap pengendalian internal. Apakah “perlu menakutkan,” atau dipandang sebagai bagian integral dari manajemen? Anda dapat

tanyakan manajemen senior pertanyaan berikut tentang aturan institusi/code of conduct. - Apakah alasan utama untuk mengembangkan aturan institusi/code of conduct? - Berapa seringkah Aturan direviu dan diperbaiki? √ Lakukan penilaian sendiri/self-assessment. Pertanyaan langsung dapat lebih efektip. Tanyakan Manajemen atau personel operasi tentang bagaimana berbagai

elemen pengendalian bekerja: - Apakah anda percaya bahwa institusi telah menetapkan standar kelakuan yang menciptakan penghargaan dan compliance dengan kebijakan pengendalian dan prosedur yang tepat dan memadai? - Bagaimana anda deskripsikan style operasi dan folosofi manajemen? - Aspek-aspek budaya institusi dan kebijakan manajemen apa saja berkontribusi pada kemampuan anda menjalankan tanggung jawab anda secara efektip?

Lampiran 6b: 6/10

- 70 PILIHAN JAWABAN 3 1. Tidak Pernah 2. Jarang 1. Tidak 1. Tidak Pernah 1. Tidak Pernah 1. Sangat Tidak Setuju 2. Tidak Setuju 1. Tidak Pernah 1. Tidak Pernah 2. Jarang 1. Tidak Pernah 2. Jarang 1. Tidak Pernah 2. Jarang 1. Tidak Pernah 2. Jarang, Sebagian Pegawai 1. Tidak Pernah 1. Tidak Pernah 1. Tidak Pernah 1. Tidak Ada 1. Tidak Pernah 1. Tidak Pernah 1. Tidak Pernah 2. Jarang

Lampiran 6b: 7/10

- 71 PILIHAN JAWABAN 3 1. 1. 2. 1. 1. 2. 1. 2. 1. 1. 1. 1. 1. 2. 1. 2. 1.

Tidak Pernah Sangat Kurang Kurang Memadai Tidak Ada Yang Kompeten Tidak Pernah Jarang Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Tidak Pernah Tidak Tidak Pernah Sangat Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju

1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 1. 1. 1. 2.

Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju

Lampiran 6b: 8/10

- 72 PILIHAN JAWABAN 3 1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 1. 2. 1. 2. 1. 2.

Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Tidak Pernah Jarang Sangat Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Tidak Pernah Jarang

1. 2. 1. 1. 2. 1. 1. 1. 1. 1. 1.

Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Tidak Pernah Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Pernah Tidak Pernah Tidak Pernah Tidak Pernah

Lampiran 6b: 9/10

- 73 PILIHAN JAWABAN 3 1. 2. 1. 1. 2. 1. 1. 1. 1. 2. 1. 1. 1. 1. 1. 2. 1.

Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak Pernah Tidak Pernah Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Sangat Tidak Setuju

1. 1. 2. 1. 1. 2. 1.

Tidak Pernah Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Tidak Pernah Tidak Pernah Jarang Tidak Pernah

1. 2. 1. 2.

Tidak Pernah Jarang Tidak Pernah Jarang

Lampiran 6b: 10/10

- 74 PILIHAN JAWABAN 3

Lampiran 7

Rencana Penguatan Lingkungan Pengendalian - 75 No

ATRIBUT/ELEMEN LINGKUNGAN PENGENDALIAN YANG BELUM MEMADAI

RENCANA TINDAK PERBAIKAN

Pemilik/ Penanggung Jawab

Tenggat Waktu Penyelesaian

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

- 76 -

Lampiran 8a DAFTAR BUTIR BUTIR BAHAN PEMBAHASAN PERSIAPAN PENILAIAN RISKO No

Butir-Butir/Item

A.

Lingkup/ Bagian yang akan disertakan dalam riviu 1. Apakah lingkup penilaian risiko meliputi seluruh bagian 2. Jika tidak, bahas dan jelaskan pembatasan ruang lingkup tersebut Peserta 1. Apakah seluruh pegawai dalam bagian akan dilibatkan 2. Jika tidak, Apakah kriteria yang digunakan untuk penunjukkan peserta 3. Berapa jumlah pegawai yang akan diikutsertakan Peran Internal audit 1. Apakah Internal audit akan diperankan sebagai partisipan atau fasilitator 2. Jika diberperankan sebagai fasilitator, hal-hal/materi apa saja yang perlu dipersiapkan oleh auditor internal 3. Apakah Internal audit berperan untuk menyediakan data hasil audit/reviu eksternal/internal auditor 4. Jika ya, apakah internal audit juga berperan untuk melakukan analisis untuk mendapatkann Data awal kelemahan SPIP Skala dampak/kemungkinan 1. Kriteria dan skala Dampak dan Kemungkinan yang akan digunakan Bahan Tayang Fasilitator 1. Bahan tayang untuk memberikan pemahaman yang sama tentang risiko antara fasilitator dan partisipan/manajemen SKPD

B.

C.

D.

E.

Keterangan

Catatan: Hasil dari pembahasan butir-butir kesepakatan

di atas dituangkan dalam dokumen

- 77 -

Lampiran 9b

DAFTAR PERTANYAAN PERSIAPAN WORKSHOP 1. Jelaskan secara singkat bagaimana Anda terlibat dengan atau memiliki kepentingan dalam proses, misalnya apa peran Anda dan apa tanggung jawab Anda? 2. Apakah terdapat pihak eksternal di luar instansi K/L/P yang terlibat, dan apa kepentingan mereka? 3. Apakah terdapat pihak stakeholder internal lainnya yang terlibat, dan apa kepentingan mereka? 4. Dari perspektif Anda, bagaimana proses bisnis yang ada? (Apa outcome-nya? Apa pemicu prosesnya? Apa input dan outputnya? Keputusan apa yang merupakan bagian dari respon terhadap pemicu proses tersebut? Darimana proses dimulai? Mana kegiatan atau sub-proses yang menambah nilai, dan kapan proses berakhir?) 5. Dari perspektif Anda, apa tujuan dari proses tersebut? Misalnya nilai apa yang ditambahkan selama proses, bagaimana kita tahu bahwa kita telah mencapai tujuan, dan apa ukuran/indikatornya? 6. Apa saja risiko untuk memenuhi tujuan yang telah diidentifikasi? Apa kemungkinan risiko yang dapat terjadi? Apa dampak jika risiko tersebut benarbenar terjadi? 7. Menurut pendapat Anda, pengendalian/tindakan apa yang telah ada untuk mengelola risiko? 8. Menurut pendapat Anda, Apakah pengendalian/tindakan tersebut memadai? Jika tidak, apa pengendalian/tindakan tambahan yang diperlukan? 9. Mengenai lingkungan pengendalian yang mempengaruhi proses (apakah terdapat pemahaman yang jelas tentang tujuan, pengukuran, risiko, pengendalian), apakah seluruh stakeholder memiliki informasi yang tepat, pelatihan, dan alat-alat untuk mendukung dan melaksanakan proses secara efisien dan efektif? 10. Apa yang akan Anda lakukan secara spesifik untuk mengelola risiko secara lebih efektif atau efisien? Apakah ada sumber daya tambahan yang mungkin diperlukan? (pihak ketiga, solusi teknologi, dll) 11. Apakah ada hal-hal yang akan menghambat kemampuan K/L/P untuk menangani dan memantau risiko? 12. Apakah ada sesuatu yang Anda pikirkan namun belum kami tanyakan, tetapi penting untuk disampaikan? 13. Dari daftar pejabat/pegawai K/L/P yang kami rencanakan, apakah menurut Anda masih terdapat pejabat/pegawai yang sebaiknya akan ikut dalam FGD/workshop untuk memperoleh hasil terbaik?

- 78 -

Lampiran 9b

Keterangan: Sebelum dilakukan FGD/workshop, fasilitator terlebih dahulu dapat melakukan wawancara terhadap beberapa pejabat kunci K/L/Pemda untuk menggali data/informasi awal mengenai risiko. Dengan demikian dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan FGD/workshop yang akan dilakukan.

- 79 -

Lampiran 9 CARA MEMAHAMI PROSES BISNIS Pemahaman atas proses manajemen memudahkan dalam kegiatan penilaian risiko dalam kegiatan CSA. Pengidentifikasian proses dapat dilakukan antara lain dengan model Porter’s value chain atau Process Classification Framework oleh American Productivity and Quality Center (APQC) 1. The Process Classification Framework/ Kerangka Klasifikasi Proses (PCF) adalah pendekatan yang dikembangkan oleh APQC yang dapat digunakan oleh organisasi sebagai sarana benchmarking untuk perbaikan prosesnya. Organisasi dapat memilih kerangka yang paling relevan dengan kebutuhan perbaikan proses tertentu dari proses manajemen sebagai prioritas/fokus perbaikan. PCF membagi proses bisnis menjadi tingkatan:

Dasar pemikiran APQC adalah Kerangka Klasifikasi Proses (PCF) memungkinkan organisasi untuk melihat dan mendiskusikan aktivitas mereka dari sudut pandang yang netral. Terlepas dari ukuran ataupun karakteristik organisasi, PCF dapat digunakan untuk benchmark dan meningkatkan proses. PCF mengatur proses operasi dan manajemen menjadi 12 tingkat kategori organisasi, termasuk kelompok proses dan lebih dari 1.500 proses dan kegiatan yang terkait. Organisasi kemudian dapat mendiskusikan suatu kegiatan dan mengetahui parameter pastinya. Contoh PCF untuk: − Menetapkan kebijakan pengendalian internal dan prosedur (8.8.1), − Mengoperasikan kontrol dan memonitor kepatuhan terhadap kebijakan pengendalian internal dan prosedur (8.8.2) dan − Pelaporan kepatuhan pengendalian internal (8.8.3). Proses Aktivitas

8.8.1 Penetapan kebijakan dan prosedur pengendalian intern 8.8.1.1 Penetapan pimpinan organisasi 8.8.1.2 Pendefisian dan pengomunikasian kode etik 8.8.1.3 Pembagian tugas dan tanggung jawab pengendalian intern 8.8.1.4 Pendefisian tujuan dan risiko proses bisnis 8.8.1.5 Pendefisian toleransi risiko entitas

Proses Aktivitas

8.8.2 Penerapan kebijakan dan prosedur pengendalian dan pemantauan kepatuhannya 8.8.2.1 Perancangan dan penerapan kegiatan pengendalian 8.8.2.2 Pemantuan efektifitas pengendalian 8.8.2.3 Perbaikan atas kelemahan pengendalian 8.8.2.4 Pembentukan fungsi kepatuhan 8.8.2.5 Pelaksanaan fungsi kepatuhan 8.8.2.6 Penerapan dan pemeliharaan teknologi dan tools pengendalian

- 80 -

Proses Aktivitas

1)

8.8.3 Pelaporan kepatuhan atas ketaatan pengendalian intern 8.8.3.1 Pelaporan kepada auditor eksternal 8.8.3.2 Pelaporan kepada regulator 8.8.3.3 Pelaporan kepada pihak ketiga 8.8.3.4 Pelaporan kepada manajemen internal

APQC adalah organisasi nirlaba yang membantu organisasi anggotanya mengembangkan insiatif perbaikan produktivitas, knowledge management, benchmarking, dan kualitas

- 81 -

Lampiran 10 Butir-butir yang Perlu Didiskusikan/Digali dalam Menetapkan Risiko

Beberapa kriteria/pertanyaan yang sedapat mungkin harus dapat dijawab oleh partisipan dalam menetapkan risiko : BUTIR-BUTIR DISKUSI •

Rumusan peristiwa yang merupakan risiko terkait tujuan

•

Penyebab atau sumber risikonya.

•

Konsekuensi yang mungkin terjadi: a. Apakah meningkatkan atau menurunkan efektivitas pencapaian tujuan? b. Apakan Dana, SDM, atau Waktu membuat pencapaian tujuan lebih atau kurang efisien? c. Apa yang membuat stakeholder mempengaruhi pencapaian tujuan? d. Adakah mengarah pada manfaat tambahan?

•

Apa pengaruh risiko terhadap pencapaian tujuan?

•

Kapan, di mana, mengapa dan bagaimana kemungkinan terjadinya risiko?

•

Siapa pihak yang terlibat atau yang mendapat dampak risiko?

Formulir Identifikasi Risiko Departemen/Direktorat ................................ Visi : Misi : Tujuan : Risiko No Kegiatan Uraian Pemilik 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6

Lampiran 11

- 82 -

Penyebab Uraian Sumber 5 6

C/UC 7

Uraian 8

Disusun oleh : Direview oleh :

Petunjuk Pengisian: Tujuan kolom (1) kolom (2) kolom (3) kolom (4) kolom (5) kolom (6) kolom (7) kolom (8) kolom (9)

diisi untuk masing-masing tujuan yang telah diidentifikasi cukup jelas diisi kegiatan terkait tujuan Uraikan peristiwa yang merupakan risiko Sebutkan pihak yang bertanggung jawab mengelola risiko Uraikan penyebab timbulnya risiko Sebutkan pihak/ unit yang merupakan asal muasal timbulnya risiko diisi dengan controlled(C) atau undercontrolled(UC) dari penyebab risiko bagi unit tersebut Uraikan akibat yang ditimbulkan jika risiko benar-benar terjadi Sebutkan pihak/ unit yang menderita jika risiko benar-benar terjadi

Dampak Pihak yang Terkena 9

Lampiran 12a

CONTOH KRITERIA DAN SKALA KEMUNGKINAN TERJADINYA RISIKO - 83 Kriteria No Kemungki Definisi Kriteria Kemungkinan nan Kecil kemungkinan tetapi tidak diabaikan Jarang 1 Probabilitas rendah, tetapi lebih besar dari pada nol Sekali Mungkin terjadi sekali dalam 25 tahun Probabilitas kurang dari pada 50%, tetapi masih cukup tinggi 2 Jarang Mungkin terjadisekali dalam 10 tahun Mungkin tidak terjadi atau peluang 50/50 3 Sering Mungkin terjadi kira-kira sekali dalam setahun Sangat Kemungkinan terjadi > 50% 4 Sering Dapat terjadi beberapa kali dalam setahun

Skala Nilai

1 2 3 4

Lampiran 12a

CONTOH KRITERIA DAN SKALA DAMPAK TERJADINYA RISIKO - 84 Kriteria No Definisi Kriteria Dampak Dampak No

Kriteria Dampak

1

Rendah Sekali

2

Rendah

3

Tinggi

4

Tinggi Sekali

Definisi Kriteria Dampak Cukup mengganggu jalannya pelayanan Menimbulkan kerusakan kecil Kerugian diatas Rp.25.000.000,- sampai Rp.50.000.000,Terjadi penambahan anggaran yang tidak diprogramkan namun tidak lebih dari Rp.100.000.000,Menggangu pencapaian tujuan organisasi meskipun tidak signifikan Berdampak pada pandangan negatif terhadap institusi dalam skala lokal (telah masuk dalam pemberitaan media lokal) Adanya kerusakan kecil terhadap lingkungan Mengganggu kegiatan pelayanan secara signifikan Adanya kekerasan, ancaman dan menimbulkan kerusakan yang serius Kerugian yang terjadi diatas Rp.100.000.000,- sampai Rp.500.000.000,Terjadi penambahan anggaran yang tidak diprogramkan namun tidak lebih dari Rp.500.000.000,Menggangu pencapaian tujuan organisasi secara signifikan Berdampak pada pandangan negatif terhadap institusi dalam skala nasional (telah masuk dalam pemberitaan media lokal dan nasional) Adanya kerusakan cukup besar terhadap lingkungan Terganggunya pelayanan lebih dari 2 hari tetapi kurang dari 1 minggu Adanya kekerasan, ancaman dan menimbulkan kerusakan yang serius dan membutuhkan perbaikan yang cukup lama Kerugian yang terjadi diatas Rp.500.000.000,- sampai Rp.1.000.000.000,Terjadi penambahan anggaran yang tidak diprogramkan namun tidak lebih dari Rp.1.000.000.000,Sebagian tujuan organisasi gagal dilaksanakan Merusak citra institusi dalam skala nasional (telah masuk dalam pemberitaan media lokal dan nasional) Adanya kerusakan besar terhadap lingkungan Terganggunya pelayanan lebih dari 1 minggu Kerusakan Fatal Kerugian yang terjadi diatas Rp.1.000.000.000,Terjadi penambahan anggaran yang tidak diprogramkan namun tidak lebih dari Rp.2.000.000.000,Sebagian besar tujuan organisasi gagal dilaksanakan Merusak citra institusi dalam skala nasional, penggantian pucuk pimpinan instansi secara mendadak Terjadinya KKN dan diproses secara hukum

Skala Nilai Skala Nilai

1

2

3

4

Formulir Perhitungan Rata-rata Skala Kemungkinan Departemen/Direktorat ................................ Tujuan :

Lampiran 12 b

- 85 -

Skor Skala Rata-rata

Skala Kemungkinan Menurut Peserta No

Kegiatan

Uraian Risiko A

1 1 2 3 4 5 6

2

3

B

C

D

E

4


Petunjuk Pengisian: Tujuan kolom (1) kolom (2) kolom (3) kolom (4) kolom (5)

diisi untuk masing-masing tujuan yang telah diidentifikasi cukup jelas diisi kegiatan terkait tujuan Uraikan peristiwa yang merupakan risiko sesuai hasil identifikasi Diisi skala kemungkinan menurut peserta diskusi cukup jelas

….

5

Formulir Perhitungan Rata-rata Skala Dampak Departemen/Direktorat ................................ Tujuan :

Lampiran 12 c

- 86 -

Skor Skala Rata-rata

Skala Dampak Menurut Peserta No

Kegiatan

Uraian Risiko A

1 1 2 3 4 5 6

2

3

B

C

D

E

4


Petunjuk Pengisian: Tujuan kolom (1) kolom (2) kolom (3) kolom (4) kolom (5)

diisi untuk masing-masing tujuan yang telah diidentifikasi cukup jelas diisi kegiatan terkait tujuan Uraikan peristiwa yang merupakan risiko sesuai hasil identifikasi Diisi skala dampak menurut peserta diskusi cukup jelas

….

5

Lampiran 13

- 87 -

Formulir Analisis Risiko Departemen/Direktorat ................................ Tujuan : Menurunnya angka kejadian penyakit menular No 1 1 2 3

Kegiatan 2 Pemberantasan penyakit menular

Uraian Risiko 3 Stok vaksin dan insektisida tidak mencukupi kebutuhan Kinerja Tim Gerak Cepat pemberantasan penyakit menular tidak optimal Pelayanan kesehatan Permintaan layanan kesehatan melebihi masyarakat di Puskesmas dan kemampuan Pustu

Skor Kemungkinan 4 2,50

Skor Dampak 5 3,70

Skor Status

3,90

3,00

11,70

3,00

3,00

9,00

4 5 6

Petunjuk Pengisian: Tujuan kolom (1) kolom (2) kolom (3) kolom (4) kolom (5) kolom (6)

diisi untuk masing-masing tujuan yang telah diidentifikasi cukup jelas diisi kegiatan terkait tujuan Uraikan peristiwa yang merupakan risiko sesuai hasil identifikasi Diisi skala kemungkinan berdasarkan perhitungan rata-rata Diisi skala dampak berdasarkan perhitungan rata-rata Diisi hasil perkalian antara skala kemungkinan dengan skala dampak

6 9,25

- 88 -

Lampiran 14a

ALAT BANTU PEMBUATAN BAGAN PETA RISIKO 1

Bagan peta risiko disajikan dalam matriks untuk memudahkan penentuan sifat tindakan atau strategi penanganan risiko dalam Kegiatan Pengendalian

2

Pada saat menyusun bagan ini, perlu dijaga konsistensi penggunaan skala-skala dampak dan kemungkinan terjadinya, sebagaimana telah dilakukan pada tahapan sebelumnya.

3

Selain dapat dibuat menjadi satu bagan besar dalam institusi, pembuatan bagan peta risiko dapat dilakukan terpisah bagi masing-masing penanggung jawab risiko. Contohnya, bagan risiko tingkat institusi, dapat dibuat terpisah dengan bagan risiko tingkat operasional. Bagan risiko di tingkat operasional dapat dibuat terpisah per bidang.

4

Pembuatan bagan peta risiko dapat memanfaatkan program spreadsheet yang ada a Buatkan kolom-kolom yang sesuai untuk menyajikan skor risiko. Skor risiko tersebut merupakan kombinasi antara skor dampak dan skor kemungkinan. Pembuatan kolom perlu mempertimbangkan kemudahan trasir-ulang risiko kepada proses bisnis dan tujuan yang akan terpengaruh oleh risiko tersebut. b Atas skor risiko yang dihasilkan, buatkan bagan peta risikonya. Jika menggunakan Microsoft Excel, dapat menggunakan X Y (scatter) diagram. c Pastikan bahwa bagan peta risiko menampilkan risiko dengan skor tinggi di sisi kwadran kanan-atas untuk memudahkan pembaca bagan peta risiko di kemudian hari.

5

Setelah bagan peta risiko dibuat, perlu dilakukan validasi oleh pimpinan unit/institusi. Validasi ini untuk memastikan bahwa pimpinan instansi sepakat dengan hasil penilaian risiko seperti tertuang dalam peta risiko dan akan digunakan dalam merumuskan kebijakan mitigasi risiko lebih lanjut.

6

Selanjutnya, mintakan pimpinan instansi menentukan besarnya toleransi mereka terhadap risiko, baik terhadap besarnya kemungkinan maupun dampak. Gambarkan toleransi tersebut dalam bentuk garis toleransi terhadap klemungkinan (garis vertikal) maupun terhadap dampak (garis horizontal)

Lampiran 14b

- 89 -

Bagan Peta Risiko Dinas Kesehatan Kabupaten XYZ Peta risiko pada Dinas Kesehatan Kabupaten XYZ sebagaimana telah dieksplorasi dalam FGD yang berlangsung tanggal 12 s.d. 14 Juni 2012 secara keseluruhan adalah sebagai berikut:

Peta Risiko 4,00

2,50; 3,70 3,50

3,00; 3,00

3,90; 3,00

Dampak

3,00

2,50

2,00

1,50

1,00

0,50

0,00 0,00

0,50

1,00

1,50 Kemungkinan

2,00

2,50

3,00

3,50

Peta risiko ini akan digunakan untuk merumuskan kebijakan mengatasi risiko lebih lanjut.

Ibukota XYZ, 15 Juni 2012 Kepala Dinas Kesehatan,

dr. Agatha Christine NIP 19691204 199303 2 001

4,00

FORMULIR RISIKO DAN PENGENDALIANNYA Departemen/Direktorat ................................ Tujuan : NO

RISIKO

1

2

YANG HARUS ADA 3

Lampian 15

- 90 -

PENGENDALIAN YANG SUDAH ADA CELAH URAIAN E/ KE/ TE 4 5 6

YANG MASIH DIBUTUHKAN 7

PEMILIK/ JADWAL PENANGGUNG PELAKSANAAN JAWAB 8 9

Kota,........... K/L, Pemda

...............................

KET. 10

Petunjuk Pengisian Tujuan Kolom 2 Kolom3 Kolom 4 Kolom 5 angka 1:

- 91 -

Diisi untuk masing-masing tujuan yang telah diidentifikasi Diisi Risiko dan Prioritas Risiko yang dihadapi instansi pemerintah Diiisi Pengendalian yang harus ada atas Risiko dan Prioritas Risiko Diiisi Pengendalian yang sudah ada Diisi dengan angka sbb: Tepat waktu – yaitu pengendalian mampu mengenali masalah sesegera mungkin untuk membatasi paparan yang mahal

angka 2:

angka 3: angka 4: angka 5: angka 6: angka 7: Kolom 6 angka 1: angka 2: angka 3: angka 4: angka 5: angka 6:

Kolom 7 Kolom 8 Kolom 9

Seimbang – yaitu pengendalian mampu meyakinkan secara wajar ketercapaian hasil yang diinginkan dengan biaya serendah-rendahnya dan sedikit mungkin akibat sampingan yang tidak diinginkan Akuntabel – pengendalian mampu membantu menunjukkan tanggung jawab terhadap penugasan yang dibebankan Diletakkan benar – pengendalian ditempatkan pada posisi yang memungkinkan dapat bekerja/berjalan dengan efekti/berhasil guna (idealnya ex-ante dari pada ex-post ) Alat mencapai hasil – pengendalian mampu membantu (tidak boleh menghalangi) pencapaian tujuan atau menjadi alat bagi pengendalian itu sendiri Membahas sebab dan/ atau dampak – pengendalian mampu mengenali sebab kegagalan, misalnya kesalahan proses sering disebabkan kurangnya pelatihan, dan/atau dampak Tidak semua Diisi dengan angka sbb: Pengendalian sudah ada namun tidak sesuai dengan peraturan di atasnya Pengendalian sudah ada namun belum memiliki/dijabarkan ke dalam prosedur baku Pengendalian sudah ada dan telah memiliki/dijabarkan ke dalam prosedur baku namun prosedur baku belum sesuai dengan peraturan yang berlaku Pengendalian belum ada sama sekali maka perlu dibuat/disusun Pengendalian terkait Pengendalian sudah ada, telah memiliki/dijabarkan ke dalam prosedur baku, namun belum dilaksanakan Pengendalian sudah ada, telah memiliki/dijabarkan ke dalam prosedur baku dan sudah dilaksanakan namun belum ada prosedur palaporan/ monitoringnya maka dibuat sistem pelaporan dan pemantauannya Diisi dengan kolom 3 yang tidak ada dikolom 4 dan 5, dan atau Kolom 4 dengan isian angka 7, dan atau Kolom 6 dengan isian angka 1 sd 6 Diisi dengan nama Penanggung jawab untuk pengendalian Diisi dengan rencana waktu pelaksanaan perbaikan pengendalian

Lampian 15

Lampiran 16

- 92 -

FORMULIR INFORMASI DAN KOMUNIKASI Departemen/Direktorat ................................

NO

Nama Informasi

Bentuk/ Sarana Komunikasi

Ditujukan kepada

Waktu

1

2

3

4

5

Petunjuk Pengisian

(1) Diisi dengan : informasi pengendalian yang ingin disampaikan (2) Diisi dengan : bentuk atau sarana komunikasi yang akan digunakan untuk penyampaian informasi, seperti laporan /Surat/Rapat/lainnya (3) Diisi dengan: Kepala Satuan Kerja, Kabag /Kabid, kelompok pegawai (nama unit kerja), baik internal maupun eksternal (4) Diisi dengan: saat tertentu, periodik mingguan/ bulanan/tahunan.

FORMULIR MONITORING PERBAIKAN PENGENDALIAN Departemen/Direktorat ................................

No

Uraian Pengendalian

Metode pemantauan yang ada

(1)

(2)

(3)

Lampiran 17

- 93 -

Metode pemantauan yang akan digunakan Tim Atasan Khusus APIP (4) (5) (6)

Pihak/pejabat yang bertanggung Jawab (7)

LINGKUNGAN PENGENDALIAN 1 2 dst KEGIATAN PENGENDALIAN 1 2 dst INFOKOM 1 2 dst

Petunjuk Pengisian: kolom (2) kolom (3) kolom (4) kolom (5) kolom (6) kolom (7) kolom (8) kolom (9)

Diisi sesuai pengendalian yang mengalami penyempurnaan Cukup jelas Cukup jelas Cukup jelas Cukup jelas Pihak/pejabat yang bertanggung jawab melakukan pemantauan Cukup jelas Tindakan yang diperlukan apabila diperlukan penyempurnaan lebih lanjut

Waktu dan frekuensi pemantauan (8)

Tindakan korektif yang diperlukan (9)

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

Recommend Documents