Bachelorproef
Studiegebied Bachelor Afstudeerrichting Academiejaar Studente
Handelswetenschappen en bedrijfskunde Office management Medical management assistant 2012-2013
Joyce Verbeke
Eventmanagement op maat van de MMA
Interne begeleider Nadia De Schaut
Bachelorproef
Studiegebied Bachelor Afstudeerrichting Academiejaar Studente
Handelswetenschappen en bedrijfskunde Office management Medical management assistant 2012-2013
Joyce Verbeke
Eventmanagement op maat van de MMA
Interne begeleider Nadia De Schaut
Woord vooraf Om mijn bachelorproef te realiseren, wil ik enkele mensen bedanken. Als eersten zijn dit de heer Van den Abeele en mevrouw De Schaut. De heer Van den Abeele gaf tijdens de sessies over de voorbereiding van de bachelorproef voldoende uitleg om me op weg te helpen voor het schrijven van mijn bachelorproef. Mevrouw De Schaut was mijn interne begeleider voor mijn bachelorproef en ik kon altijd op haar rekenen als ik problemen of vragen had. Naast deze twee lectoren, wil ik ook alle andere lectoren van de opleiding Office management bedanken omdat zij er allemaal hebben voor gezorgd dat ik voldoende kennis heb verworven tijdens mijn opleiding zodat ik deze bachelorproef kan realiseren. Vervolgens wil ik de twee medewerkers van het woonzorgcentrum Sint-Camillus bedanken omdat ik door hen de kans kreeg de organisatie van twee events mee te volgen. Bij mevrouw Naudts, zorgcoördinator van Sint-Camillus, leerde ik hoe een vorming voor de werknemers georganiseerd wordt. Bij de heer Mesure, coördinator van het animatieteam, kon ik de organisatie van een animatienamiddag voor de bewoners en hun familieleden meevolgen. Ik wil naast deze twee mensen ook alle andere medewerkers van het woonzorgcentrum Sint-Camillus bedanken omdat ik de events samen met hen mocht bijwonen en omdat ze bereid waren me uitleg te geven over de werking van het woonzorgcentrum en de twee events die ik mocht volgen. Ik bedank ook graag mijn ouders omdat ze mij de kans geven deze opleiding te volgen. Mijn ouders en mijn vriend steunden me niet alleen gedurende mijn opleiding maar ze motiveerden me ook tijdens het schrijven van mijn bachelorproef.
Inleiding In februari begon het zesde en dus laatste semester van de bacheloropleiding Office management met als afstudeerrichting medical management assistant (MMA). In dit semester kreeg ik de opdracht om een bachelorproef te schrijven. Hiervoor koos ik het onderwerp ‘eventmanagement op maat van de MMA’. De reden van mijn keuze voor dit onderwerp is dat ik geïnteresseerd was in de module ‘eventmanagement’ tijdens het vierde semester van mijn opleiding. Daarom stuurde ik een e-mail naar enkele ziekenhuizen met de vraag of de MMA’s de taak hebben om events te organiseren. De meeste reacties hierop waren negatief. Ik vind het spijtig dat zowel ikzelf als mijn medestudenten de theorie van de module ‘eventmanagement’ niet meer zullen hanteren tijdens onze toekomstige job. Mijn doel met deze bachelorproef is om duidelijk te maken dat MMA’s wel in staat zijn om events te organiseren. Door de stappen te volgen die beschreven staan in mijn theoretisch deel, kunnen de MMA’s wel degelijk kleinschalige of zelfs grotere events organiseren binnen het ziekenhuis of een andere zorginstelling. Dit kunnen ze zowel alleen doen als in een klein organisatieteam met andere MMA’s en personeelsleden. Voordat ik mijn bachelorproef begon te schrijven, ging ik op zoek naar enkele interessante boeken waaruit ik informatie kon halen. Ik ging ook op gesprek bij twee medewerkers van woonzorgcentrum Sint-Camillus die zelf instaan voor het organiseren van verschillende events. Aan de hand van de gevonden boeken kon ik mijn theorie uitwerken. Door het meevolgen van de events met mevrouw Naudts en de heer Mesure, de twee medewerkers van Sint-Camillus, bouwde ik mijn praktisch deel op. In mijn praktisch deel beschrijf ik de organisatie van twee events die georganiseerd worden door medewerkers van het woonzorgcentrum. Ik beschreef alle stappen die zij zelf volgen om tot een goed resultaat te komen.
Abstract Mijn bachelorproef wil ik als hulpmiddel voorstellen aan MMA’s die de taak krijgen om events te organiseren. Tijdens mijn theoretisch deel van deze bachelorproef beschrijf ik alle stappen die uitgevoerd moeten worden om tot een geslaagd event te komen. De reden waarom ik voor het onderwerp ‘eventmanagement op maat van de MMA’ gekozen heb, is dat de module ‘eventmanagement’ tijdens mijn opleiding me erg aantrok. Door contact met verschillende ziekenhuizen heb ik ontdekt dat er maar heel weinig MMA’s de taak krijgen om events te organiseren. Met deze bachelorproef wil ik aantonen dat zij daartoe wel in staat zijn. Aan de hand van enkele boeken heb ik het theoretisch deel van mijn bachelorproef opgesteld. Deze theorie staat beschreven in de hoofdstukken een tot en met vijf. In hoofdstuk zes heb ik twee verschillende events uitgewerkt in het kader van het praktisch deel van mijn bachelorproef. Bij elk van deze twee events heb ik een korte feedback neergeschreven aan de hand van de theorie die ik geleerd heb door het schrijven van deze bachelorproef.
Inhoudsopgave Woord vooraf ............................................................................................................... 4 Inleiding ....................................................................................................................... 5 Abstract ....................................................................................................................... 6 Inhoudsopgave ............................................................................................................. 5 1
Eerst fase: concept vastleggen ......................................................................... 8
1.1
Organisatieteam samenstellen ........................................................................ 8
1.2
Aanlooptijd bepalen ........................................................................................ 9
1.3
Briefing ......................................................................................................... 10
1.4
Voorstel formuleren ...................................................................................... 11
1.4.1
Doelstelling ............................................................................................................ 11
1.4.2
Doelgroep .............................................................................................................. 12
1.4.3
Profiel opmaken .................................................................................................... 12
1.4.4
Schatting aantal gasten ......................................................................................... 13
1.4.5
Type event bepalen ............................................................................................... 13
1.4.6
Gastsprekers .......................................................................................................... 14
1.4.7
Budget berekenen ................................................................................................. 14
1.4.8
Concept vastleggen ............................................................................................... 16
1.4.9
Datum .................................................................................................................... 16
1.4.10
Duur ....................................................................................................................... 17
1.4.11
Tijdstip ................................................................................................................... 17
1.4.12
Locatie ................................................................................................................... 18
1.4.13
Materiaal ............................................................................................................... 18
2
Tweede fase: programma invullen ................................................................. 20
2.1
Brainstormen ................................................................................................ 20
2.2
Definitieve datum en duur vastleggen ........................................................... 21
2.3
Locatie bepalen ............................................................................................. 22
2.4
Programma opbouwen .................................................................................. 22
2.5
Gastsprekers ................................................................................................. 24
3
Derde fase: uitwerken van het programma .................................................... 25
3.1
Uitnodiging ................................................................................................... 25
3.2
Drukwerk ...................................................................................................... 27
3.3
Beeldmateriaal ............................................................................................. 28 5
3.4
Inrichting van de locatie ................................................................................ 28
3.5
Catering ........................................................................................................ 29
3.6
Entertainment ............................................................................................... 31
3.7
Techniek........................................................................................................ 32
3.7.1
Geluidsinstallatie en microfoons ........................................................................... 32
3.7.2
Projectieapparatuur .............................................................................................. 32
3.7.3
Podia ...................................................................................................................... 33
3.7.4
Foto- en videoreportage ....................................................................................... 33
3.8
Beveiliging, EHBO en hosts ............................................................................ 34
3.8.1
Beveiliging en bewaking ........................................................................................ 34
3.8.2
EHBO en artsen ..................................................................................................... 34
3.8.3
Hosts en hostessen ................................................................................................ 34
3.9
Vergunningen en verzekeringen .................................................................... 35
3.10
Publiciteit ...................................................................................................... 36
3.10.1
Social media........................................................................................................... 37
3.10.2
Website ................................................................................................................. 38
3.10.3
Pers ........................................................................................................................ 39
4
Fase 4: uitvoering van het event .................................................................... 40
5
Fase 5: evaluatie van het event ..................................................................... 42
6
Praktisch deel: uitwerken van twee events in het woonzorgcentrum SintCamillus ........................................................................................................ 44
6.1
Organisatie van een vorming......................................................................... 45
6.1.1
Organisatieteam samenstellen ............................................................................. 45
6.1.1.1
Algemeen directeur ........................................................................................... 46
6.1.1.2
Zorgcoördinator ................................................................................................ 46
6.1.1.3
Preventieadviseur .............................................................................................. 47
6.1.1.4
Coördinerend en raadgevend arts ..................................................................... 47
6.1.1.5
Stuurgroep ‘vorming, training en opleiding’ ..................................................... 47
6.1.2
Aanlooptijd bepalen .............................................................................................. 48
6.1.3
Briefing .................................................................................................................. 49
6.1.4
Doelgroep, doelstelling en datum bepalen ........................................................... 50
6.1.5
Budget bepalen ..................................................................................................... 50
6.1.6
Keuze van het onderwerp en gastspreker ............................................................ 51
6.1.7
Inhoud bespreken ................................................................................................. 52
6.1.8
Materiaal verzamelen ........................................................................................... 52
6.1.9
Locatie bepalen ..................................................................................................... 53 6
6.1.10
Publiciteit maken ................................................................................................... 53
6.1.11
Inschrijvingen beheren .......................................................................................... 54
6.1.12
Annuleren en verplaatsen van een sessie ............................................................. 54
6.1.13
Voorbereiding op de dag van het event................................................................ 55
6.1.14
Eigenlijke event ..................................................................................................... 56
6.1.15
Evaluatie ................................................................................................................ 57
6.1.16
Mijn feedback op de organisatie van dit event ..................................................... 57
6.2
Organisatie van een animatienamiddag ........................................................ 58
6.2.1
Het Expertisecentrum Val- en fractuurpreventie Vlaanderen .............................. 59
6.2.2
Thema ‘dans je leven lang’ .................................................................................... 60
6.2.3
Activiteiten rond het thema ‘dans je leven lang’ .................................................. 62
6.2.4
Jaarthema ‘talenten’ ............................................................................................. 62
6.2.5
Organisatieteam samenstellen ............................................................................. 64
6.2.6
Briefing .................................................................................................................. 64
6.2.7
Aanlooptijd bepalen .............................................................................................. 66
6.2.8
Budget bepalen ..................................................................................................... 66
6.2.9
Dansnamiddag met dansgroep Quick-Stepke ....................................................... 67
6.2.10
Datum bepalen ...................................................................................................... 67
6.2.11
Doelgroep en doelstelling bepalen ....................................................................... 68
6.2.12
Locatie bepalen ..................................................................................................... 68
6.2.13
Materiaal verzamelen ........................................................................................... 68
6.2.14
Publiciteit maken ................................................................................................... 69
6.2.15
Voorbereiding op de dag van het event................................................................ 69
6.2.16
Eigenlijke event ..................................................................................................... 70
6.2.17
Evaluatie ................................................................................................................ 71
6.2.18
Mijn feedback op de organisatie van dit event ..................................................... 71
Besluit ..................................................................................................................... 73 Referentielijst............................................................................................................. 74 Bijlagen ..................................................................................................................... 75
7
1
Eerst fase: concept vastleggen
De eerste fase van de organisatie van een event is het vastleggen van het concept. Hiervoor moet eerst een team samengesteld worden dat bestaat uit de MMA die verantwoordelijk is voor het event en eventueel verschillende leden die elk hun eigen taak zullen krijgen binnen de organisatie van het event. Wanneer het organisatieteam gevormd is, kunnen ze op zoek gaan naar enkele voorstellen om het event te organiseren. Dit doen ze tijdens een eerste briefing en gaan ze ook op zoek naar de doelstelling en de doelgroep van het event. Als dit gekend is, kan het team het type event bepalen, alsook het budget berekenen en eventuele data en locaties voorstellen.
1.1
Organisatieteam samenstellen
Het organisatieteam kan zowel uit een persoon bestaan, bij kleine events, maar ook uit een grotere groep. Alles hangt af van de omvang van het beoogde event. De MMA die de opdracht kreeg om een event te organiseren, zal zorgen dat zij eventueel hulp kan krijgen van andere personen die kunnen meewerken aan zowel de voorbereiding van het event als eventueel tijdens en na het event. Wanneer de MMA hulp inroept van derden, zal zij ervoor zorgen dat die persoon andere kwaliteiten bezit dan hij- of zijzelf. Alle bijkomende leden van het organisatieteam zullen elk gespecialiseerd zijn in een bepaalde tak van de organisatie en de daarbij horende competenties bezitten. De leden van het team moeten onderling kunnen functioneren en efficiënt samenwerken om zo tot een succesvol event te komen. Het is belangrijk dat het organisatieteam evenwichtig is samengesteld en dit betekent dat er verschillende types personen nodig zijn in het team. Zo is een kartrekker of iemand die de leiding neemt, heel belangrijk in het team. Deze persoon zal voornamelijk de MMA zelf zijn, die de leiding neemt van het event. De teamleider vormt het aanspreekpunt bij problemen, vragen of opmerkingen. 8
Naast de leider zijn er denkers en doeners nodig. Deze personen zijn belangrijk bij het uitvoeren van bepaalde taken en het maken van plannen en strategieën. De rode draad doorheen het event speelt een belangrijke rol en hiervoor is een persoon nodig die dit weet te behouden en aan de alarmbel kan trekken wanneer het fout gaat. Als laatste is een creatieve geest onmisbaar die zorgt dat het event origineel en inventief is. Het is vanzelfsprekend dat een persoon meerdere rollen op zich kan nemen. De MMA zal niet alleen de teamleider zijn, maar zal ook moeten toezien dat de rode draad doorheen het event wordt behouden. Een organisatieteam mag niet te groot of te klein zijn want dit kan voor moeilijkheden zorgen. Het team moet in staat zijn om vlot beslissingen te kunnen nemen. Voordat de leider de start voor de organisatie aangeeft, moeten alle teamleden een taak toegewezen krijgen. Naast deze taak, of meerdere taken, moeten alle teamleden ook hun aanspreekpersoon kennen bij wie ze terecht kunnen bij eventuele vragen en problemen. Meestal is dit de teamleider maar het kan ook een ander teamlid zijn of een externe persoon die op de hoogte is van het event voldoende inzicht heeft in de desbetreffende taak.
1.2
Aanlooptijd bepalen
Afhankelijk van het type event, zal de nodige aanlooptijd variëren. Het is best om dit ruim op voorhand te bepalen zodat er voldoende tijd en ruimte is om het event te organiseren. Er zijn verschillende factoren die de aanlooptijd beïnvloeden zoals de locatie, de artiest of gast(spreker), de grootte van het event … De keuze van de locatie is een belangrijke factor. Wanneer het organisatieteam kiest voor een interne locatie, is het vanzelfsprekend dat ze direct zicht hebben op de beschikbaarheid ervan maar een externe locatie zal geruime tijd op voorhand gereserveerd moeten worden. De beschikbaarheid van sommige locaties hangt ook af van sommige factoren zoals feestdagen, seizoenen, maar dit wordt bij punt 1.4.121 besproken. De keuze van de artiest of gast kan ook de aanlooptijd beïnvloeden. Als het gaat om een populaire artiest of gast(spreker), zal ook deze vroeg moeten geboekt worden. Wanneer 1
1.4.12: Locatie bepalen
9
het team kiest voor een interne gastspreker, bijvoorbeeld een interne arts bij een bijscholing, zal deze gemakkelijker aanspreekbaar zijn om te vragen als hij of zij bereid is om dit te doen. De aanlooptijd zal ook variëren naar gelang de grootte van het event. Wanneer het gaat om een symposium of congres zal een half jaar de minimum geschatte aanlooptijd zijn. Voor een kleiner event zoals een opleiding, workshop of animatie-event, zijn drie, zelfs twee maanden ruim voldoende om alles op tijd klaar te krijgen.
1.3
Briefing
Nadat het team is samengesteld, zullen ze samenkomen voor een eerste overleg tijdens een briefing die ruim voor de voorziene periode van het event plaatsvindt. Tijdens dit moment zullen ze eerst de doelstellingen en de doelgroep bepalen. Daarnaast worden ook de wensen van de opdrachtgever opgesomd, alsook de voorschriften en verschillende probleemstellingen die zich zouden kunnen voordoen. Enkele andere noodzakelijke punten tijdens de eerste briefing zijn de voorstelling van de opdrachtgever en een beschrijving van de dienst. Het is ook nuttig om een beschrijving te geven van voorgaande events, zodat daar rekening mee kan gehouden worden. Het budget wordt tijdens de briefing voor de eerste keer aangehaald want het organisatieteam moet weten over welk budget ze beschikken om het event te organiseren. Bij de uitwerking van het event zullen ze het de kosten ramen en zien hoeveel van het budget naar elke tak van de organisatie gaat. Als laatste wordt de lijst met alle leden en hun toegewezen taak nog eens overlopen zodat ze de kans krijgen om hun eerste vragen te stellen. Zo krijgen de alle leden ook zicht op de taken van de anderen en kunnen ze eventueel meehelpen of indien er problemen zijn, deze helpen oplossen. Het is van essentieel belang dat er onderling voldoende gecommuniceerd wordt om zoveel mogelijk problemen te vermijden.
10
1.4
Voorstel formuleren
Het team is samengesteld en de eerste briefing is achter de rug. Het is nu tijd om een voorstel te formuleren. Hierbij moet het team met enkele punten rekening houden, zoals de doelstelling, de doelgroep, het type event … Daarna gaan ze op zoek naar enkele data en locaties voor het event. Een eerste raming van het budget moet ook gebeuren aan de hand van het geschatte aantal gasten, keuze van eventueel een externe locatie, het type event enzoverder.
1.4.1 Doelstelling De doelstelling en doelgroep moeten al vanaf het begin richting geven aan de organisatie van het event. Zo kan het organisatieteam zicht krijgen in de aard van het event en het gepaste imago ervan. Vanaf de eerste vergadering moet de opdrachtgever zijn doelstelling duidelijk maken. Enkel op die manier kan het organisatieteam een succesvol event organiseren. Bij de doelstelling moet er nagegaan worden waarom er een event georganiseerd wordt. Een event kan verschillende doelstellingen hebben zoals het personeel bedanken, kennis verbeteren, netwerking, teambuilding … Zo is een workshop of opleiding is een gepast event om te informeren en kennis te verbeteren en een personeelsfeest om het personeel te bedanken en interne relaties te verbeteren. De doelstelling van een event heeft ook de bedoeling om een bepaald resultaat te bekomen. Het gewenste resultaat moet dan ook al vanaf de eerste vergadering besproken worden zodat het organisatieteam zich hierop kan richten. Zo is het resultaat van een opleiding dat de genodigden iets hebben bijgeleerd en dat ze deze kennis kunnen gebruiken tijdens het uitvoeren van hun functie binnen de organisatie waarin zij werken. Het organisatieteam moet zich in de plaats stellen van het beoogde publiek om na te gaan wat het event moet inhouden om de gasten aan te spreken. Op die manier zorgt het team niet enkel voor een geslaagd event maar het zorgt er ook voor dat de gasten zich aangetrokken zullen voelen voor volgende events. Een opleiding hoeft daarom niet altijd saai te zijn, de gepaste omkadering van zo een event zorgt voor een geslaagd resultaat.
11
1.4.2 Doelgroep De doelgroep is afhankelijk van de gekozen doelstelling. Het is essentieel dat het team deze afbakent om zo een profiel van de doelgroep op te maken. Het organisatieteam moet dus eerst op zoek gaan naar zoveel mogelijk karakteristieken van de beoogde doelgroep. Daarna kan een profiel worden opgesteld. Een interne doelgroep van een event in de zorgsector kunnen zowel de personeelsleden van de zorginstelling zijn, als de artsen en andere personeelsleden. Bij een interne doelgroep is het makkelijker om een profiel op te stellen, niet alleen omdat deze personen gekend zijn maar ook omdat het organisatieteam kan nagaan aan welke andere events ze al hebben deelgenomen. Wanneer het gaat om externe gasten, is het belangrijk om deze persoonlijk te benaderen en in te spelen op hun behoeften. Het organisatieteam moet dus duidelijk nagaan wat de externe gast van het event verlangt zodat ze daarop kunnen inspelen. Het is van belang om op voorhand duidelijk te maken of het event enkel bedoeld is voor de beoogde doelgroep of als hun partners en kinderen ook welkom zijn.
1.4.3 Profiel opmaken Het is handig om na het typeren van de doelgroep een profiel op te maken. Op die manier kan het team te weten komen wat de verwachtingen zijn van de doelgroep en wat hen aanspreekt. Dit profiel kan opgesteld worden in sociodemografische kenmerken zoals leeftijd, geslacht, nationaliteit … en in communicatieve kernmerken zoals interesses, gedrag enzoverder. Het team moet ervoor zorgen dat ze de doelgroep niet werkelijk in hokjes onderverdelen maar het moet eerder op zoek gaan naar gemeenschappelijke kenmerken. Een medisch congres is bedoeld voor artsen en professoren, dus het profiel van de doelgroep omvat het opleidingsniveau en het beroep. Een infoavond over zwangerschap zal uiteraard toekomstige mama’s aanspreken want het profiel van deze doelgroep bevat sociodemografische kenmerken als geslacht en gezinssituatie.
12
1.4.4 Schatting aantal gasten Het is van belang om na het bepalen van de doelgroep een schatting te maken van het aantal gasten. Deze schatting is heel belangrijk om het budget op te stellen en te beheren en om een geschikte locatie te vinden. Voor deze schatting is het mogelijk om te kijken naar gelijkaardige voorgaande events of zelf een realistische schatting te maken van de totale potentiële doelgroep. Bij interne events ligt dit natuurlijk makkelijker omdat het team kan nagaan hoeveel personen er binnen het opgestelde profiel passen. Het team moet ook rekening houden met het no-showpercentage. Dit is het percentage van gasten die niet komen opdagen op het event maar die zich daarvoor wel hadden ingeschreven. Dit percentage ligt lager bij interne en betalende events dan bij externe en niet-betalende events. De reden hiervoor is dat het team een goed zicht heeft welke personen al dan niet aanwezig zijn en de gasten minder snel zullen afhaken eens ze betaald hebben. Het team moet ongetwijfeld rekening houden met een geschatte tien procent no-showpercentage.
1.4.5 Type event bepalen Van zodra de doelstelling, doelgroep en het geschatte aantal gasten bepaald is, kan het team het type event met bijhorende sfeer uitkiezen. Hiervoor beslissen ze of het gaat om een formeel of informeel event, feestelijk of plechtig event, uitbundige of sobere sfeer … Bij een personeelsfeest is het vanzelfsprekend dat een lossere sfeer meer aangewezen is dan bij een congres en dat het tijdens een bijscholing formeel informatief moet zijn maar het toch geen te stijve sfeer mag uitstralen. Bij sommige events kunnen ook familieleden worden uitgenodigd. Hierbij moet het organisatieteam rekening houden met de leeftijden, zodat het event bestemd is voor alle aanwezigen. Als de doelstelling van een event animerend is, kan het zowel voor jong als oud interessant zijn maar een vergadering met een informatief doel is niet bestemd voor kinderen.
13
Het team kan ook terugblikken op voorgaande events. Soms is het verstandig om identieke events op dezelfde manier in te kaderen en dezelfde rode draad te hanteren. Niet alleen herhaling kan interessant zijn maar de kracht van verandering kan zorgen dat er nog meer deelnemers naar het event komen. Originaliteit zorgt ervoor dat het event zich kan onderscheiden van de concurrentie. De rode draad van een event kan heel uitgesproken weergegeven worden door deze door te trekken in alle aspecten van het event. Dit is aan te raden bij onder andere een personeelsfeest. Dit feest kan ingekleed worden in een bepaald thema en kan de hele organisatie ervan doorgetrokken worden in dit onderwerp. Dit gaat al vanaf de uitnodiging tot de decoratie van de zaal en zelfs de catering. Soms is het al voldoende om bij kleinere events, zoals een infoavond, enkele subtiele accenten van deze rode draad te leggen zodat het niet te overdreven overkomt.
1.4.6 Gastsprekers Wanneer het type event gekozen is, weet het team of ze al dan niet een gaspreker nodig hebben. Als ze wel opteren voor een gastspreker kunnen ze, afhankelijk van het type event, kiezen voor een interne of externe persoon. Een externe persoon zal natuurlijk wel betaald moeten worden voor zijn of haar tijd en moet dus ook berekend worden in het budget. Het team moet de gastspreker(s) tijdig contacteren en op de hoogte brengen van de verwachtingen.
1.4.7 Budget berekenen Het budget opstellen is een proces dat eigenlijk bij ieder punt van de organisatie van een event moet gebeuren. Met een globale inschatting kan het team best starten en deze aanpassen naar gelang de vordering van de organisatie. Er zijn verschillende manieren om het budget te berekenen en te beheren. De eerste manier is een functionele kostenberekening. Bij deze manier maakt het team een onderverdeling van de kosten zoals locatie, gastsprekers of artiesten, catering … Per hoofdgroep wordt er een tussentotaal gemaakt. Deze kostenberekening is geschikt voor
14
kleine events en heel toepasselijk voor een MMA die verantwoordelijk is voor het organiseren van een intern event. Het voordeel van deze kostenberekening is dat de MMA op die manier een duidelijk overzicht krijgt van de kosten bij iedere hoofdgroep. Aan de hand van de doelstellingen kan de MMA nagaan of ze realistisch omgaat met het budget en of ze een goede verhouding heeft tussen alle hoofdgroepen. Het nadeel van deze functionele kostenberekening is dat er geen duidelijk verband is tussen iedere hoofdgroep en op die manier onvoorziene kosten kunnen opduiken. Als de MMA plots beslist om meer gasten uit te nodigen, dient ze zelf rekening te houden met de grootte van de locatie, meer uitnodigingen … want deze kostenberekening toont daarvoor niet zo een duidelijk overzicht. Naast een functionele kostenberekening kan de MMA ook kiezen voor een overzicht tussen vaste en variabele kosten. Vaste kosten zijn onafhankelijk van onder andere het aantal genodigden, de technische apparatuur … Variabele kosten daarentegen veranderen wel mee met het aantal gasten zoals eventuele catering, uitnodigingen enzoverder. Het team moet wel rekening houden dat een vaste kost, bijvoorbeeld de huur van een externe locatie, kan veranderen in een variabele kost wanneer het aantal gasten te groot is voor de voorziene locatie. Dan moet het team op zoek gaan naar een andere, grotere locatie die dus een nieuwe kost met zich meebrengt. Het voordeel van deze kostenberekening is dat het team snel kan zien of alle kosten in evenwicht zijn maar het is minder makkelijk om de budgetten van kleinere deelactiviteiten af te lezen. Het team kan ongetwijfeld ook kiezen voor de combinatie van deze twee kostenberekeningen. Deze combinatie zal er voor zorgen dat niet alleen de kosten van alle hoofdgroepen duidelijk zichtbaar zijn maar ook alle vaste en variabele kosten. Iedere betaalde of nog onbetaalde factuur moet genoteerd staan, zodat het team op ieder moment weet of ze een negatief of positief saldo hebben. Op die manier kunnen ze snel ingrijpen als het dreigt fout te lopen. Het is van belang dat het team onvoorziene kosten voorziet en dus een deel van het budget hiervoor opzij houdt. Deze post voor onvoorziene kosten is gewoonlijk tien procent van het totale budget. 15
1.4.8 Concept vastleggen Na de eerste ideeën tijdens de eerste briefing en het voorstel, zal het organisatieteam het definitief concept vastleggen in samenspraak met de opdrachtgever. Eerst zal een ruwe schets gemaakt worden. Deze schets kan nog altijd wijzigen maar het is belangrijk dat de rode draad doorheen het event definitief vastgelegd wordt. Alles omtrent het event moet op elkaar afgestemd zijn, dit gaat van uitnodiging tot het eigenlijke event. Een rode draad vormt een belangrijk gegeven maar daar kan het organisatieteam zo ver mee gaan als ze willen. Zo kunnen ze alles binnen een bepaald thema organiseren of het gewoon simpel houden en het onopmerkelijk doortrekken. Als het concept definitief vast ligt, is het best om een actielijst op te maken. Deze lijst bevat alle taken met het verantwoordelijke teamlid, alsook de deadline die gehaald moet worden. De actiepunten die uitgevoerd zijn, worden dan van de lijst geschrapt. Het is ook belangrijk dat alle leden voldoende feedback geven aan de opdrachtgever, teamleider en de andere leden. Dit dient om eventuele afkeuringen en problemen te vermijden bij andere taken.
1.4.9 Datum Bij het vastleggen van de datum is het belangrijk om rekening te houden met de wensen en verwachtingen van de doelgroep. Een grote factor hierbij is de keuze of de partners en/of kinderen al dan niet uitgenodigd zijn. Wanneer dit niet het geval is, lijkt het beter om het event te plannen op een weekdag. Events waarbij de partner is uitgenodigd, lijkt het best door te gaan op een vrijdagavond en wanneer dan ook de kinderen mogen meekomen is het weekend, zeker op zaterdag, geschikt. Het organisatieteam moet ook rekening houden met de geloofsovertuiging van de gasten. Zo is het bij bepaalde godsdiensten niet toegestaan om op een rustdag aan een activiteit deel te nemen. Het team moet ook rekening houden met religieuze feestdagen zoals de Ramadan, de vastenperiode, Chinees nieuwjaar … Als organisator van een intern event is het zeker gebruikelijk om na te gaan of de personeelsleden aan geen andere interne activiteiten deelnemen zoals een bijscholingscursus, een projecten enzoverder. 16
Het team moet ook rekening houden met de seizoenen. Mensen gaan minder snel hun huis verlaten tijdens de winterperiodes omdat sneeuw en ijs voor vervoersproblemen kunnen zorgen. De vaste vakantieperiodes zijn ook niet het geschikte moment om event te organiseren. Zo zullen er al veel mensen reisplannen gemaakt hebben of vinden ze geen oppas voor hun kinderen. Niet alleen de vakantieperiodes maar ook brugdagen en andere feestdagen lijken niet ideaal. Als het organisatieteam van plan is om de kinderen mee uit te nodigen, dienen ze zeker ook rekening te houden met proefwerk- en examenperiodes. Het is ook aan te raden om met lokale en (inter)nationale evenementen rekening te houden die op dezelfde doelgroep gericht zijn. Hiervoor kan het organisatieteam zich altijd inlichten bij verschillende toeristische diensten, sportfederaties …
1.4.10 Duur Het is belangrijk om de duur van het event te koppelen aan de doelgroep ervan. Maak een grondige schatting van de duur voor alle onderdelen van het programma om nadien de totale duur te berekenen. Het team moet ervoor zorgen dat het event niet al te lang duurt want dat zorgt ervoor dat potentiële gasten afhaken. Pauzes zijn ook belangrijk maar deze hoeven niet heel lang te duren. Tijdens een event zijn er enkele vast momenten en deze worden bij punt 2.42 besproken.
1.4.11 Tijdstip Het team kiest niet zomaar een start- en einduur voor het event. Hiervoor houden ze het best rekening met het vervoer en reistijd van de gasten alsook de rijtijden van het openbaar vervoer. Het team voorziet dus best een begin- en eindtijdstip die niet kort aansluiten op spitsperiodes van het verkeer of die niet te laat op de avond eindigen. Het team moet bij de keuze van het tijdstip ook kijken naar de doelgroep. Gewone werknemers zullen het liefst net na hun werkuren naar een event komen. Kaderleden van een organisatie zullen dan eerder ingaan op een avonduitnodiging. 2
2.4: Opbouw programma
17
Het is ook aan te raden dan het team zorgt voor voldoende speling met het start- en eindtijdstip.
1.4.12 Locatie De locatie moet voldoen aan de wensen van de opdrachtgever en perfect kunnen kaderen in het soort event. Soms kan een originele locatie gekozen worden voor bijvoorbeeld belangrijke vergaderingen, maar de locatie moet de sfeer van het event uitademen. Het team moet zorgen dat de locatie groot genoeg is naar gelang het geschatte aantal deelnemers. Als het team en de opdrachtgever opteren voor een externe locatie moeten ze rekening houden met een aantal zaken. Zo kunnen bepaalde locaties meer mogelijkheden bieden in verschillende seizoenen, zoals een locatie aan de kust, de Ardennen … De ligging van een externe locatie moet vlot bereikbaar zijn voor de genodigden. Het is dus niet aangewezen om een locatie te kiezen die ver buiten de omgeving ligt van de gasten. Bij een grote doelgroep moet het team ook zorgen voor een locatie met voldoende parkeergelegenheid. Er moet ook rekening gehouden worden dat er aansluitingspunten voorzien zijn voor eventuele apparaten zoals computers, projectors en projectieschermen. Een ander belangrijk punt is dat de zaal kan opgesteld worden naar de wens van de opdrachtgever. Zo zijn er verschillende opstellingen3 mogelijk die meer of minder ruimte nodig hebben.
1.4.13 Materiaal Als het grootste deel van de voorbereiding klaar is, kan de teamleider een volgende vergadering plannen. Tijdens deze vergadering sommen alle leden het materiaal op die ze nodig hebben tijdens de organisatie en op de dag van het event. Het team zal een checklist opstellen die onderverdeeld is in verschillende categorieën. De verschillende 3
Bijlage 1: Zaalopstellingen – pagina 75
18
categorieën zijn onder andere de benodigdheden voor het inkleden van de locatie, technische materialen, alle zaken betreffende de uitnodigingen en drukwerk, eventuele animatie …
19
2
Tweede fase: programma invullen
Nadat het organisatieteam een concept heeft vastgelegd, met enkele mogelijke data en locaties, kan het programma ingevuld worden. Hiervoor moet het team zeker eerst brainstormen om daarna tot een definitieve datum en locatie te komen, alsook de manier hoe het programma zal opgebouwd worden.
2.1
Brainstormen
Nadat de doelgroep, de doelstelling en het type event bepaald zijn komt het organisatieteam samen om te brainstormen over de invulling van het programma. Een brainstormsessie is een goede techniek om snel en veel nieuwe ideeën te bekomen met het hele team. Alle voorgestelde ideeën worden genoteerd en besproken. Bij een brainstormsessie is het belangrijk dat alle leden van het team de kans krijgen om naar ideeën te zoeken. Geen enkel teamlid mag kritiek geven op het idee van een ander. Alle ideeën zijn welkom en zorgen voor nieuwe invalshoeken en zetten andere leden aan om aaneensluitende ideeën te vinden. Een brainstormsessie heeft als doel om tussen de grote hoeveelheid ideeën toch wel een of meerdere bruikbare ideeën te vinden. Door verschillende ideeën te combineren, ontstaat er hoogstwaarschijnlijk groter en beter idee. Tijdens deze brainstormsessie kan het team gebruik maken van een mindmap. In plaats van alle ideeën zomaar te noteren, wordt het centrale onderwerp in het midden van een wit blad geplaatst. Tijdens het brainstormen kunnen de leden hun ideeën rond het centrale onderwerp plaatsen. Vanuit deze kleinere takjes, ontstaan er associaties met andere ideeën. Aan de hand van lijnen of pijlen worden verschillende ideeën met elkaar geassocieerd. Op deze twee manieren kan het team op zoek gaan naar een definitief idee die ze kunnen gebruiken bij de invulling van het programma. 20
2.2
Definitieve datum en duur vastleggen
Zoals eerder vermeld bij puntjes 1.4.94 en 1.4.105, spelen de datum en de duur van het event een belangrijke rol. Na de brainstormsessie is er een definitief idee ontstaan waarop het organisatieteam zich kan baseren bij het vastleggen van de datum. Hierbij houdt het team dus best rekening met het al dan niet uitnodigen van de partners en/of kinderen en met de geloofsovertuiging van sommige genodigden. Het team moet niet alleen rekening houden met factoren zoals seizoenen, vakantieperiodes, andere evenementen … maar ook met de dagen van de week. Iedere dag heeft zowel zijn eigen invulling en is daarom juist wel of net niet geschikt om een event te organiseren. Een maandag is ongetwijfeld uitgesloten om een intern event te organiseren. De personeelsleden hebben dan net een weekend achter de rug en zullen het niet zien zitten om op maandagavond langer op het werk te blijven. Voor externe gasten, zoals dokters en professoren van andere zorginstellingen, is dit vaak minder een probleem. Een dinsdag en donderdag is het vaak het geschikte moment om een event te organiseren, zowel intern als extern. Vrijdagavond is een ideaal moment om een event te organiseren waarbij de partner ook is uitgenodigd. Een woensdag vormt vaak een probleem bij werknemers met kinderen want die hebben meestal een vrije namiddag om voor hun kinderen te zorgen. Het team moet hier zeker rekening houden met de beoogde doelgroep. Op zaterdag gaan de meeste gezinnen op uitstap of op bezoek bij hun familie en is dus geen geschikt moment om een event te organiseren waarbij de partner en kinderen niet zijn uitgenodigd. Op zondag worden redelijk wat evenementen georganiseerd. Het team moet dus zeker rekening houden met andere evenementen in de buurt. Op die dag houden veel mensen ook een rustdag voor het gezin en het lijkt dus geen goed moment om hierop een intern event te organiseren.
4 5
1.4.9: Datum 1.4.10: Duur
21
Wanneer het team met al deze punten rekening houdt, kan het een definitieve datum uitkiezen
2.3
Locatie bepalen
Nadat het team beslist heeft op welke datum het event doorgaat, kan het een definitieve locatie vastleggen. Een interne locatie is snel gekozen naar gelang de grootte van het event. Een infoavond kan perfect doorgaan in een vergaderzaal maar deze zal dan zeker te klein zijn voor een congres of personeelsfeest. Bij een interne locatie heeft het team ook direct zicht op de beschikbaarheid van de locatie en ze kunnen deze dan ook direct reserveren. Een externe locatie is waarschijnlijk veel aantrekkelijker maar het moet perfect gelegen zijn en de nodige faciliteiten beschikken. De ligging is voor veel gasten een belangrijk gegeven want ze zouden er graag gemakkelijk en snel raken. Een locatie met te weinig parkeergelegenheid, onvoldoende nutsvoorzieningen en dergelijke zullen ook niet aanslaan. Wanneer een van deze twee factoren niet gehaald wordt, is het best om naar een andere locatie uit te kijken. Naast deze twee factoren moet de sfeer van de locatie aansluiten bij het event en eventueel de daarbij horende rode draad.
2.4
Programma opbouwen
Ieder event is opgebouwd in verschillende onderdelen. Het kent dus zeker enkele hoogtepunten, rustige momenten en actieve momenten. Hierbij is het belangrijk dat deze goed en evenwichtig zijn ingedeeld. Na ieder hoogtepunt of moment van aandacht is er een korte pauze nodig die ervoor zorgt dat er voldoende aandacht blijft. Het team moet dus zeker zorgen dat er genoeg variatie te vinden is gedurende het programma. Een hoogtepunt aan het begin van het event met daarna enkel maar rustige momenten zorgt voor een saai event. Het team moet dus zorgen voor enkele actieve momenten zodat het voor de gasten boeiend blijft. De tijd die nodig is om alle gasten te ontvangen bij een klein event is maximum een half uur. In deze periode krijgt de gast tijd om na het binnenkomen zijn of haar jas weg te
22
hangen, een babbeltje te slaan en plaats te nemen. Bij een groot event mag het team een uur rekenen voordat de inleiding van start kan gaan. De inleiding of het voorwoord duurt ongeveer vijf minuten waarna de gastspreker van start kan gaan. De tijd die de gastspreker nodig heeft, mag niet langer duren dan een anderhalf uur. Dit is het maximum want langer dan deze periode zou ervoor zorgen dat de gasten zich vervelen. Na maximaal anderhalf uur moet er zeker twintig minuten pauze voorzien zijn. Na deze pauze kan de gastspreker terug aan het woord krijgen voor maximaal anderhalf uur. Na het slotwoord van maximum vijf minuten, voorziet het team een half uur om de gasten te laten vertrekken tenzij er achteraf nog een receptie of dergelijke voorzien is. Deze bovengenoemde stappen worden vooral genomen bij lezingen, infoavonden, opleidingen … Bij een groter event en een groter aantal gasten moet het team ook rekening houden met de tijd die nodig is om zich naar de locatie te begeven en te parkeren. Wanneer er een vestiaire voorzien is, kan dit ook enkele minuten in beslag nemen vooraleer dat alle gasten hun jas hier hebben afgegeven. Als de gasten uitgenodigd worden voor een aperitief met een hapje, kan het team hiervoor een half uur tot een uur rekenen. Een koffiepauze duurt maximum twintig minuten en bij een lunch mag het team rekenen op ruim anderhalf uur. Een zittend diner duur ongeveer drie uur en een buffet twee en een half uur. Een personeelsfeest met bijhorend aperitief en diner kan zo een vijftal uur duren. Sommige delen van het programma hebben een vaste duur dat het team op voorhand kan berekenen zoals de duur van het voorwoord, de tijd die de spreker nodig heeft, het slotwoord … Het is vanzelfsprekend dat de momenten waarop de gasten dineren kunnen variëren. Hiervoor moet het team dus zorgen dat er geen andere aspecten van het programma in gevaar komen. Daarom kunnen ze inspelen op de duur van de voorziene pauzes. Ze kunnen deze langer of korter maken naar gelang de tijd die ze moeten inhalen of verlengen.
23
2.5
Gastsprekers
Wanneer het organisatieteam koos om gastsprekers uit te nodigen, moeten ze die regelmatig op de hoogte brengen van het programma. De gastspreker moet ook op voorhand weten wat de doelgroep en de doelstelling is van het event zodat hij of zij de tekst kan voorbereiden op het niveau van de doelgroep en doelstelling. De gastsprekers zelf dienen regelmatig hun voorbereiding door te sturen naar het team zodat deze na iedere wijziging kan goedgekeurd worden. Wanneer de tekst niet past bij het niveau van het event, kan deze op tijd worden bijgestuurd. Het team moet de gastspreker(s) op voorhand eens laten komen naar de locatie om de voorbereidde tekst eens te overlopen voor bijvoorbeeld het organisatieteam. Wanneer een laptop en een projector nodig zijn, dienen deze ook eens op voorhand getest te worden om problemen te vermijden.
24
3
Derde fase: uitwerken van het programma
Wanneer de datum, de duur van het event en de locatie zijn vastgelegd en het programma is ingevuld, kan het team het programma beginnen uitwerken. Tijdens deze fase van de organisatie maakt het team het drukwerk in orde en zorgt het voor eventuele catering. De techniek op de locatie wordt ook voorbereid of al klaargezet. Het team moet ook nagaan of eventuele vergunningen en verzekeringen nodig zijn. Publiciteit maken voor het event is tijdens deze fase onmisbaar. Dit kan zowel via interne communicatie als via het internet en eventueel de pers.
3.1
Uitnodiging
Voordat het team de uitnodigingen kan versturen, moeten ze eerst een gastenlijst opstellen. Dit is een moeilijke en tijdrovende taak. Bij interne events kunnen ze via de personeelsdienst de nodige gegevens verzamelen. Bij deze taak moeten ze het profiel van de doelgroep in hun achterhoofd houden. Dit zorgt ervoor dat ze enkel gasten zullen uitnodigen waarvan ze zeker zijn dat die geïnteresseerd zullen zijn in het event. Het is dus nutteloos om mannen uit te nodigen op een event die enkel voor vrouwen bedoeld is, zoals een infoavond rond zwangerschap. Wanneer het team de gasten niet nauwkeurig uitkiest, kan de volledige organisatie en het budget onder druk te komen staan. Bij de uitnodiging is het belangrijk dat deze zo persoonlijk mogelijk gemaakt wordt. Het team moet dus zorgen voor een persoonlijke aanhef en een zo correct mogelijke weergave van de naam. Hier moeten zeker typ- en spellingsfouten vermeden worden want dat is een grote afknapper voor de genodigden. Een uitnodiging dient de gasten te overtuigen om deel te nemen aan het event. Zeker bij een event voor externen is het belangrijk dat de uitnodiging hen verleidt om te komen. Voor externen is het ook belangrijk dat zij kunnen netwerken en dit moet dus zeker vermeld staan op de uitnodiging.
25
Een uitnodiging moet qua stijl, kleur, toon passen bij de doelgroep. Een uitnodiging voor een medisch congres gericht aan artsen heeft best een formeel, sober maar toch aantrekkelijk uiterlijk. Voor een personeelsfeest mag de uitnodiging zeker een felle kleur, speciale form hebben en opgemaakt zijn in een informele stijl. De datum en locatie vormen de belangrijkste gegevens op de uitnodiging. Daarom moeten deze zo zichtbaar mogelijk zijn. De tekst op de uitnodiging is best niet te lang, kort maar krachtig werkt altijd. Op de uitnodiging moet het organisatieteam ervoor zorgen dat ze de genodigden persoonlijk aanspreekt en de nadruk legt op de reden waarom de gast onmisbaar is op het event. Niet enkel de uitnodiging moet aanspreken, zelfs de envelop moet binnen dezelfde stijl kaderen. Het team moet dus zorgen voor enveloppen die horen bij de uitnodiging, die twee vormen een geheel. Op de uitnodiging moeten de vijf W’s duidelijk vermeld staan. Deze W’s staan voor wie, wat, waar, wanneer en waarom. Onder ‘wie’ hoort niet alleen de persoon die uitgenodigd wordt, maar ook diegene die het event organiseert. Bij ‘wat’ staat een korte beschrijving van het programma. De locatie staat beschreven bij ‘waar’, eventueel aangevuld met een klein plannetje en routebeschrijving. Onder de rubriek ‘wanneer’ staat beschreven op welke datum het event doorgaat , welk uur de gasten verwachten worden en eventueel het verwachte sluitingsuur. De reden van het event staat vermeld bij ‘waarom’. Het is belangrijk dat het organisatieteam eraan denkt om een antwoordkaart bij de uitnodiging te steken als dit nodig zou zijn. Hierop staat vermeld tegen wanneer de gasten zich moeten inschrijven en enkele contactgegevens waarop het organisatieteam te bereiken is voor eventuele vragen staan hierop ook genoteerd. Het feit dat de partner en/of kinderen mee uitgenodigd worden of als er al dan niet een dress code gewenst is, moet zeker ook beschreven staan op de uitnodiging. De namen van de gastspreker(s) of artiest(en) moeten ook op de uitnodiging staan, tenzij dit bij een verrassingsact dient geheim te blijven. Een uitnodiging via e-mail is snel en goedkoop. Een e-mail zorgt er ook voor dat de gast onmiddellijk kan antwoorden of hij/ zij aanwezig kan zijn. Het grote nadeel van een e-mail 26
is dat gasten deze ongezien verwijderen tussen alle e-mails met reclame. Het is dus belangrijk dat de uitnodiging onmiddellijk opvalt tussen de andere e-mails en dus niet in de prullenmand terecht komt. Bij een e-mail is het veilig om te werken met een leesbevestiging. Zo kan het organisatieteam een lijst maken van wie zijn e-mail wel of (nog) niet gelezen heeft.
3.2
Drukwerk
Alle drukwerk moet aansluiten bij de rode draad en dus ook bij de opmaak van de uitnodiging. Het is belangrijk dat hetzelfde lettertype, kleuraccent, logo enzoverder altijd terugkomt bij iedere vorm van drukwerk. Dit zorgt niet alleen voor een verzorgd voorkomen van het event maar het is ook een bewijs van professionaliteit. Naast de uitnodiging kan drukwerk gaan om programmaboekjes, toegangskaartjes, menukaarten, informatieboekjes en andere documenten. Drukwerk kan in prijs heel wat verschillen en neemt een grote hap uit het budget. Daarom moet het team veel aandacht besteden aan het drukwerk. Het team kiest best een neutrale hoofdkleur en een bijpassende accentkleur waarin verschillende woorden of details worden geplaatst. Dit is een goede oplossing om het kostenplaatje laag te houden. Te veel kleur kan soms heel duur oplopen. Een grote bestelling bij dezelfde drukker plaatsen is veel gunstiger dan het werk over verschillende drukkers te verdelen. Het organisatieteam moet ook zorgen dat het drukwerk allemaal op dezelfde papiersoort gedrukt wordt. De papiersoort draagt ook bij aan de uitstraling van het event. De envelop moet ook aansluiten bij het uiterlijk van de uitnodiging en opgemaakt zijn in dezelfde papiersoort. Het formaat van het drukwerk vormt ook een belangrijk aspect. Het team moet kiezen voor een praktisch formaat van bijvoorbeeld programma- en informatieboekjes. Die moeten passen in een handtas en mogen dus zeker niet te groot zijn.
27
3.3
Beeldmateriaal
Het is altijd leuk om na het event terug te kijken naar enkele foto’s. Om die reden kan het organisatieteam zelf iemand selecteren of een externe persoon aanstellen om enkele beelden vast te leggen. Hiervoor moet het team ook zorgen dat de prijs, kwaliteit en kwantiteit overeen komen om dit deel van het budget toch laag te houden. Een mooie foto op de uitnodiging, menukaart of op het diascherm is een leuke aanvulling en hiermee kan ook creatief gewerkt worden. Daarom is het belangrijk dat het team ruim op voorhand enkele foto’s selecteert en deze op tijd naar de drukker brengt.
3.4
Inrichting van de locatie
De inrichting van de locatie bepaalt voor een groot deel de sfeer van het event. Een deftige maar toch simpele locatie is vaak al voldoende voor events zoals vergaderingen en infoavonden. Bij een personeelsfeest moet de inrichting toch meer karakter uitstralen die aansluit bij de gewenste sfeer. De decoratie van de locatie moet niet alleen aansluiten bij de gewenste sfeer maar ook bij de doelgroep en doelstelling. Hiermee kan het team dus alle richtingen uitgaan zoals een moderne of iets kitscherige stijl, formeel of informeel, uitbundig of sober … Naast bloemstukjes en ander decoratiemateriaal is het gebruik van licht heel belangrijk. De verkeerde belichting kan de sfeer helemaal bederven. Speciale decorelementen kunnen in de spotlights gezet worden en minder aantrekkelijke plaatsen in de zaal hoeven geen extra licht. Het is belangrijk dat de gasten niet verblind raken door het licht en schaduwvorming kan ook storend overkomen. De gastspreker moet extra uitgelicht worden zodat hij of zij voor iedereen goed zichtbaar is. Het team moet zorgen dat plaatsen zoals de buffettafel, vestiaire en bar goed uitgelicht zijn zodat de gasten snel deze plaatsen terugvinden maar het mag niet te sterk zijn voor de medewerkers die op deze plaatsen werken. Het team moet zorgen dat bepaalde decoratiestukken geaccentueerd worden met de kleur die als huisstijl gekozen werd. Deze kleine details zorgen dat alles harmonieus bij elkaar past en het creëert op deze manier een gezellige sfeer. Niet alleen de bloemstukjes 28
en de kaarsen kunnen in deze kleur geaccentueerd worden maar ook details in de tapijten, wegwijzers, naambadges voor het personeel enzoverder. De zaalopstelling is bij ieder type event verschillend. Vanzelfsprekend kiest het team best voor een zitplaats wanneer er een gastspreker komt die toch een lange tijd het woord zal nemen. Hiervoor zijn verschillende opstellingen6 gebruikelijk zoals een theateropstelling, een U-vorm en een schoolopstelling. Bij feesten kiest het team best voor de receptieopstelling met verschillende statafels, een banketopstelling of een feestopstelling.
3.5
Catering
Voor kleine events is catering niet zo een belangrijk gegeven, behalve dat er voldoende drank moet aanwezig zijn. Bij grote events, waarvoor catering voorzien moet zijn, speelt het dus wel een belangrijke factor en het moet aansluiten bij de doelstelling en doelgroep van het event. Het type catering is afhankelijk van enkele elementen zoals het de culinaire uitstraling die het team wil bekomen, het voorziene budget en het aantal gasten. Het culinaire aspect speelt een belangrijke rol bij de tevredenheid van de gasten want het heeft een directe invloed op de totaalbeleving van het event. Wanneer het ziekenhuis of de zorginstelling werkt met een vaste cateraar, is het aangeraden om ook deze aan te spreken voor de catering van het event. Het voordeel hiervan is dat de huiscateraar de logistieke mogelijkheden maar ook de beperkingen van de locatie kent en de wensen van de organisatie. Het nadeel van een huiscateraar is dat het niveau en de prijzen vaak niet overeenkomt met de wensen en het budget van het animatieteam. Wanneer het team dan toch kiest om een andere cateraar in dienst te nemen, zal het de huiscateraar moeten uitkopen. Om een goede cateraar te vinden, is het belangrijk dat het team op zoek gaat naar een cateraar met een goede reputatie. Zo kunnen ze zelf verschillende events bezoeken die een cateraar in dienst hebben en kunnen ze zelf de gerechten bekijken en proeven. De bediening speelt ook essentiële rol om het volledige plaatje rond het culinaire aspect te doen slagen. Het team kan ook rondvragen bij andere organisaties of zij tevreden zijn van de cateraar die ze in dienst nemen voor hun events maar ze kunnen ook vragen om te 6
Bijlage 1: Zaalopstellingen – pagina 75
29
cateraar te laten proef-koken. Zo krijgen ze een duidelijk zicht op de presentatie van de gerechten en weten ze meteen of het smaakt. Hiervoor zullen ze natuurlijk een klein bedrag moeten betalen maar dit wordt meestal in vermindering gebracht wanneer ze uiteindelijk beslissen om een order te plaatsen bij die cateraar. Als de cateraar nog nooit op de locatie van het event is geweest, is het aan te raden dat het team samen met hem de locatie bezoekt zodat hij kan nagaan of er voldoende keukenfaciliteiten aanwezig zijn. Op die manier ziet de cateraar ook of hij voldoende ruimte heeft om er zijn mobiele keuken en eigen logistiek te plaatsen. Het team bespreekt ook best de zaalopstelling met de cateraar zodat deze zijn personeelsleden kan inlichten over de te volgen routers om zo een vlotte bediening te garanderen. Het team bespreekt best ook het feit of de cateraar zelf zorgt voor het bestek, de borden en het tafellinnen of dat ze deze zelf moeten voorzien. Wanneer de cateraar deze zelf meebrengt, moet het team hem ook inlichten over de gewenste sfeer met kleuraccenten zodat deze materialen passen in het totaal plaatje. Bij catering wordt het vaakst gedacht aan een uitgebreid diner maar het kan ook gaan om een koffietafel met gebak, een broodjeslunch, een hapjesbuffet, een barbecue … Iedere type event kan een andere vorm van catering hanteren die het best past bij de inhoud van het event en de gewenste sfeer. Voor kleine events waar enkel hapjes worden geserveerd, is het best om een lokale traiteur aan te nemen in plaats van een cateraar omdat deze service minder duur zal zijn. Het team moet rekening houden dat er hoogstwaarschijnlijk ook vegetarische gasten zullen zijn, gasten die vanuit geloofsovertuiging bepaalde ingrediënten niet kunnen eten of mensen die vanuit gezondheidsredenen bepaalde voedingsstoffen niet mogen eten. Het team moet er dus ook voor zorgen dat de gasten dit op de een of andere manier kunnen laten weten zodat dit tijdig kan worden doorgegeven aan de cateraar. Voldoende drank voorzien voor de gasten tijdens het event is een ander belangrijk punt bij de catering. Het team voorziet best drie drankjes tijdens het eerste uur van het event, bij een receptie of feest, en voor de volgende uren gemiddeld twee drankjes per gast. Wanneer er koffie geschonken wordt, moet hiervoor anderhalf kopje per persoon voorzien worden. Een glas wijn per gang bij een diner is voldoende maar bij het hoofdgerecht is het best om gemiddeld anderhalf glas te voorzien. Deze gemiddelden kunnen als snel variëren door bijvoorbeeld de weersomstandigheid. Bij warm weer zullen 30
de gasten meer drinken en het moment van de dag kan er ook voor zorgen dat er meer of minder gedronken zal worden. Het team moet de voorraad drank met de cateraar op voorhand goed bespreken alsook het feit of de niet-geconsumeerde drank kan worden teruggegeven of moet uitbetaald worden. Een vlotte bediening is onontbeerlijk bij een groot feest en daarom moet het team zeker zorgen dat de cateraar voldoende personeelsleden voorziet. Bij een diner moet de cateraar zorgen voor een ober per tien gasten zodat deze de gasten snel kan bedienen en de tafels kan afruimen.
3.6
Entertainment
Bij entertainment wordt niet alleen gesproken over een muzikaal optreden of een animatie act maar het kan ook gewoon gaan over achtergrondmuziek met een live pianoof vioolspeler, een kort theaterstuk … Wanneer het een ruime tijd duurt voordat alle gasten hun plaats hebben gevonden in de zaal, kan een kort muziekoptreden of een comedy act de wachtenden animeren tot het eigenlijke event kan beginnen. Kleine workshops of teambuilding activiteiten worden zeker gewaardeerd tijdens personeelsfeesten of bijeenkomsten van mensen met dezelfde of net een totaal andere functie. Niet alleen workshops, achtergrondmuziek en optredens zorgen voor een aangename structuur doorheen het event maar ook een ceremoniemeester die de verschillende delen van het event aankondigt. Op die manier weten de gasten welk deel van het programma afgelopen is en welk deel er zal starten. Animatie voor de gasten zal zeker gewaardeerd worden maar wanneer het organisatieteam gekozen heeft om ook de kinderen mee te laten komen naar het event, moeten ook zij geanimeerd worden. Op die manier hoeve de ouders zich niet te bekommeren over hun kinderen en dat ze zich ten volle kunnen concentreren op het event. Voor kinderen zijn verschillende animerende acts mogelijk zoals een speelhoek met onder andere een springkasteel, circusacrobaten, grimeurs, ballonnenclowns en verschillende workshops. Hiervoor moet het team ook zeker denken aan voldoende begeleiding om de zorg en de veiligheid van de kinderen te garanderen.
31
3.7
Techniek
3.7.1 Geluidsinstallatie en microfoons Wanneer het animatieteam kiest voor een interne locatie, weten ze direct of het voldoende aansluitingspunten biedt voor zowel de geluidsapparatuur als de microfoons. Soms is er op de locatie een vaste geluidsinstallatie voorzien, dus moet het team op voorhand eens testen of deze voldoende werkt. Het team moet ook nagaan of de apparatuur volstaat voor alle delen van het event zoals de optredens met muziekinstrumenten en de sprekers. Het team moet rekening houden met het aantal genodigden en de akoestiek van de locatie om voor een goede geluidsvoorziening te zorgen. Het team neemt best een geluidstechnicus in dienst die eventuele problemen tijdens het event snel kan oplossen. Deze verantwoordelijke staat dan ook in voor het afstemmen van de installatie en een soundcheck op de dag van het event. Als het team een muziekgroep, zanger of andere artiest heeft uitgenodigd, kan het zijn dat deze persoon zelf zal zorgen voor de nodige apparatuur. Het team moet dan ook voldoende tijd voorzien zodat deze apparatuur kan aangesloten en getest worden. Het team kiest best een type microfoon dat aansluit bij het event. Zo zijn er verschillende types die elk hun eigen kenmerken bezitten. Het team vraagt dus best op voorhand aan de sprekers en de artiesten welke microfoon zij wensen. Zo kunnen ze op tijd een vaste of draagbare microfoon voorzien of zelfs een headset. De gekozen microfoons moeten ook op voorhand getest worden en het team moet ook nagaan of het geluid voldoende hoorbaar is op iedere plaats in de zaal.
3.7.2 Projectieapparatuur Het team vraagt best ook aan de sprekers en artiesten of zij projectieapparatuur wensen. Deze apparatuur moet dan ook op voorhand geïnstalleerd en getest worden. Een spreker die te werk gaat met een PowerPointpresentatie zal waarschijnlijk wel een projectiescherm wensen. Eventueel kan het team ook een groot notitieblok op een voet voorzien zodat de spreker enkele korte aantekeningen en kernwoorden kan noteren.
32
3.7.3 Podia Het animatieteam moet uitmaken of een podium al dan niet nodig is. Ze dienen dit best ook te vragen aan de spreker en artiesten. Sommige sprekers of artiesten hebben specifieke wensen betreft de grootte en hoogte van het podium. Een podium is soms vast aanwezig op bepaalde locaties maar meestal zal het team dit zelf moeten (laten) opbouwen. Een podium is een middel om de spreker of de artiest op een hoger niveau te zetten zodat alle gasten hen duidelijk kunnen zien.
3.7.4 Foto- en videoreportage Een foto- en/of videoreportage is niet alleen zeer leuk maar het kan ook nuttig zijn om de gasten een aandenken te bezorgen van het event en zo kunnen ook de niet-aanwezige gasten toch geïnformeerd worden. Het organisatieteam kan ook enkele foto’s bezorgen aan de interne of externe media om deze te laten publiceren in het huiskrantje van de organisatie of een lokale krant, een nieuwsbericht of eventueel een brochure. Op de dag van het event zelf zijn live beelden van het event belangrijk om te zorgen dat iedereen van het publiek de spreker of artiest goed kan zien. Zelfs het publiek dat op de dansvloer staat bij een personeelsfeest kan ook live geprojecteerd worden om de zittende gasten aan te sporen zich de dansvloer te begeven. Een montage van verschillende videobeelden is achteraf een leuke herinnering aan het event. Het team moet op voorhand bespreken met de fotograaf en de cameraman wat de doelstellingen en wensen zijn van de foto’s en de videobeelden. Op die manier zorgt het team ervoor dat de beelden aan hun wensen voldoen. Het team bespreekt ook best de hoeveelheid foto’s en videobeelden die ze wenst en maakt afspraken over de montage van de video en het ontwikkelen van de foto’s. Het is ook handig dat de fotograaf en de cameraman op de hoogte zijn van het programma zodat deze op het juiste moment op de juiste plaats zijn om beelden te maken.
33
3.8
Beveiliging, EHBO en hosts
3.8.1 Beveiliging en bewaking Bij grotere events is het belangrijk dat het team een persoon aanstelt om de veiligheid van de gasten te garanderen en de locatie te bewaken. Deze persoon zorgt er ook voor dat ongewenste personen de locatie niet kunnen betreden. Een persoon die de vestiaire bewaakt mag ook niet ontbreken. Op de parkeerplaats staat best ook een bewaker om eventueel de gasten een parkeerplaats aan te wijzen zodat er weinig chaos ontstaat en de veiligheid op de parking gegarandeerd wordt. De locatie zelf moet ook voldoende brandveilig zijn. Het team moet dus op voorhand nagaan of er voldoende evacuatieplannen en brandblussers aanwezig zijn. Normaal worden alle locaties gekeurd maar het loont de moeite om hier zeker naar te informeren. Het team moet zorgen dat alle personen die een functie hebben binnen de organisatie van het event op de hoogte zijn van het evacuatieplan zodat in geval van brand snel en veilig gehandeld kan worden.
3.8.2 EHBO en artsen Bij kleine events met een kleine groep gasten volstaat het dat het team de telefoonnummers van de dichtstbijzijnde EHBO-posten, artsen en ziekenhuizen noteert zodat ze deze snel kunnen telefoneren in geval van nood. Grotere events kunnen wel wat risico’s met zich meebrengen en het is dus een goed idee om een eigen EHBO-stand in te richten waar gasten zich kunnen begeven wanneer ze zich onwel of flauw voelen. De gasten zullen zich ook een stuk veiliger voelen als ze weten dat er een EHBO-stand aanwezig is op de locatie.
3.8.3 Hosts en hostessen Wanneer het team zelf uit te weinig personen bestaat om het event in goede banen te leiden, is het aan te raden om enkele hosts en hostesses aan te nemen. Deze personen zorgen voor een optimale begeleiding van het event en het oogt ook professioneel naar 34
de gasten toe. Deze hosts en hostessen kunnen ingezet worden voor uiteenlopende taken zoals het onthaal van de gasten, de jassen aannemen bij de vestiaire, allerlei documenten uitdelen enzoverder. Hosts en hostesses aannemen doet het team best heel nauwkeurig omdat deze mensen instaan voor het perfecte verloop van het event en zo dus ook een visitekaartje vormen voor de organisatie. Het team voorziet best ook een uniform voor alle hosts en hostesses met eventueel een kleuraccent dat bij de rode draad past. Het team moet er ook voor zorgen dat deze personen op de hoogte zijn van het hele event en zo de gasten voldoende en goede informatie kunnen meegeven. Ze moeten zeker ook weten wat er van hen verwacht wordt en bij wie ze terecht kunnen in geval van problemen.
3.9
Vergunningen en verzekeringen
Voor het event moet het organisatieteam verschillende vergunningen aanvragen. Als eerste moet het team zorgen dat ze auteursrechten betalen aan SABAM 7 wanneer er achtergrondmuziek wordt gespeeld op het event. Naast deze auteursrechten moet er ook een billijke vergoeding 8 geïnd worden voor de artiesten en de producenten van deze muziek. Als het event een optreden voorziet met muziek, moet het ook nagaan of ze een vergunning voor geluidsoverlast moeten aanvragen want deze beperkt het aantal decibels. Een locatie die gelegen is in de buurt van andere woningen, zal ongetwijfeld controle krijgen als er ’s nachts en op zondag events worden georganiseerd wanneer ze geen vergunning hebben aangevraagd. Het team moet ook nagaan of de locatie van het event een vergunning bezit voor het tappen van dranken en het schenken van sterke drank. Wanneer de locatie deze niet bezit, moet het team een aanvraag indienen bij de gemeente.
7
SABAM: Het is een Belgische vereniging van auteurs, componisten en uitgevers. Het acroniem SABAM staat voor "Société d’Auteurs Belge – Belgische Auteurs Maatschappij". De rol van deze vereniging is het documenteren van de werken van haar auteurs om op die manier de auteursrechten van die leden te beheren. 8
Billijke vergoeding: Het is een vergoeding die moet betaald worden voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten.
35
Wanneer er gewerkt wordt met een cateraar, dient het team ook na te vragen of deze de nodige erkenningen en vergunningen bezit want er zijn strenge regels verbonden aan de bereiding van voedsel. Naast vergunning zal het team ook best enkele verzekeringen moeten aanvragen. Het is best om een verzekering aan te vragen voor burgerlijke aansprakelijkheid. Deze verzekering dekt de schade die het gevolg is van de organisatie van het event. De organisator van het event is ook aansprakelijk voor de handelingen van alle werknemers die zich inzetten tijdens het event. Bij deze verzekering wordt de organisator gedekt bij zowel lichamelijke als materiële schade. Een annuleringsverzekering is aan te raden bij een groot event met een groot budget. Deze verzekering dekt de uitgaven, of een deel ervan, wanneer het event afgelast, uitgesteld of onderbroken wordt. Een verzekering voor het dekken van materiële schade is belangrijk wanneer het organisatieteam grote en belangrijke materialen laat leveren zoals podia en technische apparatuur. De huurder van deze materialen, de organisator dus, verklaart in het huurcontract de goederen in dezelfde staat terug te bezorgen zoals ze geleverd worden. Omdat er altijd wel iets kan fout gaan, kan de dekking voor materiële schade dit risico verzekeren. Een medische kostenverzekering vergoedt de medische kosten die moeten gemaakt worden bij eventuele ongevallen van gasten, personeelsleden en artiesten. Deze verzekering is enkel nuttig bij grote events waarbij de kans op risico’s groot is.
3.10 Publiciteit Een event kan geen succes worden wanneer het team geen publiciteit maakt. Voor een intern event is dit gemakkelijk aan de hand van interne communicatie zoals e-mails, posters en brieven. Voor een groot event is dit minder gebruikelijk en worden de sociale media, het internet en de pers ingeschakeld om een zo groot mogelijk publiek te informeren.
36
3.10.1 Social media Social media is een geschikt middel om het bericht over een event snel te verspreiden en verschillende groepen mensen op de hoogte te brengen van het event. Social media is tegenwoordig een veel gebruikte marketingtool. Voor een bericht via social media moet het organisatieteam een sterke boodschap opstellen die de mensen aantrekt deze verder te verspreiden. Het bericht wordt dan niet alleen op een pagina geplaatst die kan worden gedeeld door de lezers, maar het biedt ook een platform om vragen te stellen en meningen te plaatsen. Organisatoren zetten sociale media in om de mensen te laten kennis maken met het event en op die manier een grote groep mensen uit te nodiging. Deze vorm van uitnodigen kan gebruikt worden voor events die voor iedereen toegankelijk zijn zoals infoavonden en opendeurdagen. Events die uitsluitend voor een bepaalde groep gasten zijn bedoeld, hoeven dus geen publiciteit via de sociale media, tenzij deze verspreid wordt op een pagina waar enkel mensen op uitgenodigd worden die mogen deelnemen aan het event. Dit zijn dan events die bijvoorbeeld enkel bedoeld zijn voor personeelsleden of een kleinere groep personeelsleden, mensen met een bepaalde functie binnen de zorginstelling enzoverder. Het organisatieteam moet op voorhand ook nagaan op welke vorm van social media de gasten het meest zal aanspreken. Is het event bedoeld voor jongeren, is het best om de informatie te verspreiden via Facebook, Netlog en Hyves om de doelgroep te bereiken. Voor een zakelijk publiek is het best om LinkedIn in te zetten om de uitnodiging te verspreiden. LinkedIn is een social media netwerk dat wordt ingezet bij zakelijke events. Via deze social media kan een event aangekondigd worden en LinkedIn-gebruikers kunnen hierop laten weten of ze al dan niet aanwezig zullen zijn. Andere, nog niet geregistreerde mensen, kunnen zien wie er aanwezig zal zijn en dit trekt hen dan ook aan om zich in te schrijven. Zakenmensen leggen graag nieuwe contacten en worden aangetrokken tot een event wanneer ze zien dat andere, interessante gasten aanwezig zullen zijn. Zoals eerder vermeld, is LinkedIn een social media netwerk bij uitstek voor zakenmensen. Facebook daarentegen is meer bedoeld voor communicatie tussen vrienden en kennissen. Via Facebook kan informatie heel snel verspreid worden. Het organisatieteam 37
maakt een nieuwe Facebookgroep aan met de aankondiging van het event en alle Facebook-gebruikers kunnen het bericht over het event delen. Via de deel-knop zet de gebruiker het bericht op zijn prikbord, waardoor alle vrienden van die persoon het bericht ook kunnen zien. Facebook is dus een middel om gratis publiciteit te maken doordat het bericht razendsnel wordt verspreid. Naast een Facebookgroep kan het organisatieteam ook een Facebookpagina aanmaken. Op deze pagina kunnen Facebook-gebruikers berichten plaatsen. Het verschil tussen een groep en een pagina is dat een groep privé kan aangemaakt worden waarop enkel de uitgenodigden de berichten kunnen lezen. Een groep is dus meer aan te raden bij een intern of klein event. Twitter is ook een manier om informatie over het event te verspreiden. Via een account op Twitter kunnen kleine berichtjes worden verstuurd met nieuwe informatie over het event. Tijdens het event zelf kan Twitter ook worden gebruikt, om mensen die niet aanwezig zijn, toch het event te laten beleven. Voor deze kleine berichtjes, of tweets, wordt een hashtag gebruikt waarna de naam van het event komt. Aan de hand van deze hashtag kan iedereen over het event communiceren. Na het event is Twitter een leuk platform om als organisator feedback te krijgen van de gasten en hun meningen te lezen.
3.10.2 Website Voor grote events wordt meestal een eigen website gecreëerd waarop alle informatie te vinden is. Binnen deze eigen website, wordt meestal een registratiepagina aangemaakt zodat de bezoekers van de website zich op een gemakkelijke en efficiënte manier kunnen registreren voor het event. Daarna is het best dat er een automatische bevestigingse-mail wordt verstuurd naar de gast om hem nog eens alle informatie mee te geven. Het is niet alleen voor de gasten een gemakkelijke manier, maar ook voor de organisator. Deze krijgt alle gegevens van de ingeschreven gasten in een database. Voor kleinere events wordt de website van de zorginstelling gebruikt om het bericht te verspreiden. Een ziekenhuis werkt hiervoor meestal met het intranet waarop interne berichten worden geplaatst. Het intranet is dus een heel geschikt middel om uitnodigingen te verspreiden voor personeelsfeesten of andere events voor personeelsleden.
38
Een website is niet alleen een perfect middel om iedereen op de hoogte te brengen van het event en zich op die manier te kunnen registreren maar het is ook de ideale manier om achteraf foto’s te delen met de gasten. De mensen die niet aanwezig konden zijn op het event, kunnen aan de hand van de foto’s toch een lichte sfeer opsnuiven en worden op die manier aangesproken om aan een volgend event deel te nemen.
3.10.3 Pers Voor het organisatieteam is het heel leuk dat het event in de pers verschijnt. Persaandacht dat voor het event plaatsvindt, is een belangrijke vorm van publiciteit. Het verhoogt ook de kans dat de genodigden echt zullen aanwezig zijn en dat twijfelende gasten zeker zullen komen. Het trekt ook nieuwe gasten aan die nog totaal niets over het event hebben gehoord. Pers is enkel nuttig voor events waarop externen aanwezig zijn. Voor events die bedoeld zijn voor internen, is pers niet aan te raden. Het deelt vertrouwelijke informatie van de gasten en dat zou hun privacy kunnen schaden.
39
4
Fase 4: uitvoering van het event
Alle voorbereidingen zijn getroffen om een geslaagd event te organiseren. Om op de dag van het event efficiënt te werken, maakt het organisatieteam een draaiboek op met alle stappen die moeten ondernomen worden. Nadat alle deadlines gehaald zijn, wordt er ongeveer twee weken op voorhand een draaiboek opgemaakt. Het draaiboek is een handleiding voor het organisatieteam en alle andere mensen die voor het event een functie bekleden met een chronologische opsomming van alles wat er als voorbereiding gemaakt werd. Naast alle voorbereidingen, biedt het ook een chronologisch overzicht van de taken die op de dag van het event moeten gebeuren. Alle personen die meehelpen aan het event moeten een exemplaar van het draaiboek bezitten. Hier gaat niet het alleen om de leden van het organisatieteam maar ook om de gastsprekers, de mensen van het entertainment, de verantwoordelijken van de catering, de hosts en hostessen enzoverder. Bij het draaiboek mogen er geen enkele vergissingen ontstaan en moet daarom heel duidelijk beschreven worden. In het draaiboek staat bij iedere taak vermeld wie verantwoordelijk is en wie gecontacteerd moet worden bij eventuele problemen. Het draaiboek moet zo opgesteld worden dat geen enkele taak in tijdsnood komt. Daarom moet het organisatieteam zorgen dat iedere taak een half uur voorloopt op het eigenlijke programma om tijdsnood te voorkomen. In het draaiboek staan ook alle nummers genoteerd van alle interne en externe organisatoren en andere contactpersonen. Alle leveranciers en medewerkers van de catering staan ook vermeld in het draaiboek met hun telefoonnummer. Mensen die instaan voor het entertainment en de gastsprekers dienen ook opgenomen te worden in het draaiboek. Als er een EHBO-stand aanwezig is op het event, dienen ook de nummers van deze medewerkers genoteerd staan in het draaiboek, alsook de nummers van de dichtstbijzijnde artsen en het nummer van het ziekenhuis. Daarnaast worden ook de telefoonnummers van de hosts en hostessen, de mensen van de beveiliging enzoverder opgenomen in de contactenlijst van het draaiboek. 40
Nadat het draaiboek nog eens overlopen werd met alle leden van de organisatie en alle andere mensen die een functie bekleden, kan het event van start gaan volgens de chronologische volgorde die in het draaiboek vermeld staat.
41
5
Fase 5: evaluatie van het event
Een grondige evaluatie vormt het laatste, toch heel belangrijk onderdeel van het event. De grootte van het event speelt geen rol, iedere organisatie dient geëvalueerd te worden. Door een evaluatie krijgt het organisatieteam zicht op het succes van het event en de minpunten ervan. De plus- en minpunten vormen een basis voor de organisatie van een volgend event. De evaluatie gaat meestal mondeling aan de hand van een vergadering. Het is aangewezen om van deze vergadering een schriftelijk verslag op te maken zodat deze kan worden gebruikt als basis voor een volgend event en het brengt de afwezigen ook op de hoogte van de besproken punten. Tijdens deze evaluatievergadering worden niet alleen de meningen van alle leden van het organisatieteam beluisterd, maar ze moeten ook vragen naar de meningen van de gasten. Als het organisatieteam naar de meningen van deze gasten vraagt, krijgen deze een gewaardeerd gevoel omdat ook hun mening telt. Om bij een event met interne gasten naar de meningen te peilen, kan een kleine enquête opgesteld worden. De manier van evalueren hangt af van verschillende factoren. Bij een eenmalig event is het belangrijk om de ervaring van de gasten na te gaan en bij herhaaldelijke events gaat het team na bij de gasten welke nieuwe ideeën het kan gebruiken bij volgende events. Bij een formeel event kan het team evaluatiedocumenten gebruiken, alsook bij opleidingen en infomomenten. Hier gaat het team na of het doel van het event bereikt is en wat er eventueel moet aangepast worden om het nog informatiever en interessanter te maken. Een informeel event als een personeelsfeest heeft geen evaluatie naar de inhoud nodig maar eerder naar de sfeer. Een betalend event vraagt natuurlijk wel een uitgebreide mening van de gasten. Hierbij peilt het team naar de mening van de gasten betreft de prijs-kwaliteitsverhouding van het event. Op die manier komt het team te weten of het event voldeed aan de wensen van de gasten. Naast de verschillende factoren die afhangen van de soort evaluatie, zijn er ook verschillende manieren om te evalueren. Een schriftelijke evaluatie is de meeste
42
gebruikte manier. Deze kan zowel op papier of online gebeuren. Bij deze manier van evalueren krijgt het team de meningen zwart op wit en deze zijn dus onveranderbaar. Een mondelinge evaluatie is een andere optie. Hierbij kunnen de gasten tijdens het event nog bevraagd worden naar hun belevingen en meningen en dit is dan een informeel gesprek. Deze informele gesprekken bieden veel meer informatie omdat het gaat om een directe aanpak. De gasten zullen op het moment van het event ook veel meer kunnen vertellen dan achteraf. Na afloop van het event kunnen de gasten ook (telefonisch) geïnterviewd worden waarbij er meer gerichtere vragen zullen worden gesteld dan bij een informeel gesprek. Bij een mondeling gesprek is het aangeraden dat de interviewer enkele notities neemt zodat deze kunnen gebruikt worden bij de vergadering. Wanneer dit niet gebeurt, bestaat de kans dat de interviewer geen goed overzicht behoudt van alle gasten die geïnterviewd werden en wat hun meningen waren. Tijdens de evaluatievergadering, bespreekt het voltallige team niet alleen het eigenlijke event, maar moet ook de voorbereiding geëvalueerd worden. Ieder teamlid en andere medewerkers moeten een evaluatie krijgen en hun mening kunnen geven. Bij dit gesprek gaat het team na hoe de samenwerking verliep tussen alle leden en andere medewerkers zoals de mensen van de catering, de hosts en hostessen … Het is ook belangrijk om te overleggen of de teamleden hun taken efficiënt hebben uitgevoerd en of ze dit voldoende zelfstandig hebben kunnen doen. De planning die vooraf gemaakt werd, moet ook besproken worden. Het team moet uitmaken of de opgestelde planning realistisch genoeg was en wat de knelpunten waren. Ieder onderdeel van het event dient geëvalueerd te worden om eventuele minpunten uit te sluiten bij een volgend event.
43
6
Praktisch deel: uitwerken van twee events in het woonzorgcentrum Sint-Camillus
Woonzorgcentrum Sint-Camillus is gelegen in Wevelgem. De doelstelling van het volledige team is om aan de bewoners een geïndividualiseerd verblijf te bieden met een belangrijk accent op wonen en huiselijkheid. Niet enkel de bewoners maar ook hun familieleden verdienen hier de volle aandacht. Naar de medewerkers toe wenst het bestuur van het woonzorgcentrum een werkomgeving te scheppen die de medewerkers in staat stelt zich professioneel te ontplooien. Via mevrouw De Schaut, mijn interne begeleider voor deze bachelorproef, kreeg ik de tip om de zorgcoördinator van dit woonzorgcentrum te contacteren voor mijn praktisch deel van mijn bachelorproef. Mevrouw Naudts is een van de zorgcoördinatoren van het woonzorgcentrum en stelde me voor om een van haar events mee te volgen. Ze liet me ook de heer Mesure contacteren die de coördinator is van het animatieteam. Bij hem kreeg ik ook de kans om een event op te volgen. In het begin van dit jaar werd de kalender opgemaakt door de stuurgroep ‘vorming, training en opleiding’ (VTO) van woonzorgcentrum Sint-Camillus. De leden van deze stuurgroep hebben alle mogelijke events van een definitieve of eventuele datum voorzien en hebben ze voor ieder event de doelgroep bepaald. Mevrouw Naudts kreeg de leiding over alle interne VTO-activiteiten. Het animatieteam maakt jaarlijks een eigen kalender op met alle activiteiten voor de bewoners, hun kennissen en hun familieleden waarbij eventueel artiesten en andere gasten uitgenodigd worden. Hiervoor draagt de heer Mesure het leiderschap. Ik heb gekozen om twee events uit te kiezen die totaal verschillend zijn van elkaar. Op die manier wil ik te weten komen hoe de organisatie van een event verloopt dat bedoeld is voor de personeelsleden en een event voor de bewoners. Niet alleen de doelgroep is anders maar ook de doelstelling en de manier van aanpak. Een vorming heeft als doel de deelnemers te informeren en een animatienamiddag is natuurlijk bedoeld om te animeren. Deze events heb ik uitgewerkt in dit praktisch deel van mijn bachelorproef in de volgorde zoals die gehanteerd werd door de twee verantwoordelijken. 44
6.1
Organisatie van een vorming
Binnen het woonzorgcentrum Sint-Camillus worden verschillende vormingen georganiseerd. Door mevrouw Naudts kreeg ik de kans om de organisatie van een vorming mee te volgen. Hiervoor ging ik eerst bij haar op gesprek en zo kon ik al veel informatie inwinnen. Mevrouw Naudts legde me de agenda uit van de verschillende vormingen en mocht aan de hand daarvan een vorming uitkiezen die me aansprak. Ik heb de vorming over noodinterventies gekozen die bestaat uit twee luiken, een ervan gaat over brandpreventie en het andere luik over EHBO. Dit sprak me aan omdat het me complex leek om op dezelfde dag twee sprekers uit te nodigen en de groep medewerkers te verdelen over deze twee luiken. Nadat ik mevrouw Naudts vertelde dat deze vorming me interesseerde, legde ze uit hoe de organisatie ervan te werk ging. Hiervoor gebruikt ze altijd de WWWW/H-methode waarbij ze vragen stelt naar wie, wat, waar, wanneer en hoe. Aan de hand van deze techniek maakt ze een schema op en vult ze deze vragen in. Door dit schema heeft ze een duidelijk overzicht van wat er moet gebeuren, door wie en tegen wanneer. Bij de laatste vraag van deze techniek zoekt ze uit hoe de opgesomde taken efficiënte kunnen gebeuren. Deze vragen worden gebruikt bij de drie pijlers voor de organisatie van het event, namelijk de voorbereiding, het eigenlijke event en de evaluatie. Regelmatig peilt mevrouw Naudts naar de stand van de medeverantwoordelijken van het event. Op die manier kan ze haar schema blijven volgen en is ze op de hoogte of de deadlines al dan niet gehaald zijn. Bij wijzigingen in dit schema, stuurt mevrouw Naudts het opnieuw door naar alle verantwoordelijken.
6.1.1 Organisatieteam samenstellen Mevrouw Naudts is de eindverantwoordelijke voor de organisatie van deze vorming. Hiervoor krijgt ze hulp van alle andere leden van het organisatieteam zoals de andere zorgcoördinator, de twee interne sprekers die de vorming zullen geven en enkele andere personeelsleden van Sint-Camillus.
45
De twee sprekers die elk een luik van de vorming zullen behandelen zijn de interne preventieadviseur, de heer Vanwynsberghe, en de coördinerend en raadgevende arts, de heer Josson. Deze twee personen staan jaarlijks in voor het geven van verschillende vormingen rond EHBO en brandpreventie binnen Sint-Camillus. De rechterhand van deze twee personen is de algemeen directeur, mevrouw Laridon. Mevrouw Naudts krijgt ook hulp van de stuurgroep VTO. Deze groep is verantwoordelijk voor voldoende vormingen binnen Sint-Camillus. Zij beslissen uiteindelijk welke onderwerpen aan bod zullen komen. De organisatie van deze vormingen zelf worden dan overgenomen door de zorgcoördinator.
6.1.1.1 Algemeen directeur Mevrouw Laridon is de algemeen directeur van woonzorgcentrum Sint-Camillus en staat dus in voor het behalen van de doelstelling betreffende de missie van het woonzorgcentrum. Mevrouw Laridon moet er dus voor zorgen dat deze maximaal en optimaal gerealiseerd wordt. De algmeen directeur is bij ieder intern overleg aanwezig waardoor ze zorgt voor een optimale communicatie tussen de werknemers en de bewoners. Doordat ze aanwezig is bij ieder overleg, is ze ook instaat om opleidingen te geven aan de werknemers van SintCamillus over onderwerpen die tijdens de vergaderingen beslist werden. Hierdoor is ze de rechterhand van de preventieadviseur en de coördinerend en raadgevende arts. Wanneer deze door omstandigheden hun opleidingen niet kunnen geven, krijgt mevrouw Laridon deze verantwoordelijkheid.
6.1.1.2 Zorgcoördinator Mevrouw Naudts is zorgcoördinator binnen het woonzorgcentrum. Deze functie deelt ze met haar collega, de heer Acke. De doelstelling van hun functie het organiseren, uitbouwen en opvolgend van de directe bewonerszorg en de bijhorende ondersteunende diensten door de werknemers die hiervoor instaan. Dit moeten ze doen binnen de door de directiecomité goedgekeurde beleidslijnen. Op die manier wordt gezorgd dat de doelstelling van het woonzorgcentrum maximaal en optimaal gerealiseerd wordt. In kader 46
van hun functie staan ze in voor de organisatie van verschillende vormingen voor de personeelsleden van Sint-Camillus, omdat alle werknemers binnen het woonzorgcentrum verplicht zijn, door de overheid, om twintig uur vorming te volgen per jaar.
6.1.1.3 Preventieadviseur De preventieadviseur, de heer Vanwynsberghe, is een medewerker van het woonzorgcentrum die verschillende taken draagt. Hij maakt onder andere alle verslagen rond preventie en welzijn op het werk binnen Sint-Camillus op en volgt deze nauwkeurig op. Hij controleert de taken van externen in het kader van keuringen of onderhoudsinterventies. De preventieadviseur heeft ook de taak om interne opleidingen te geven in verband met brandpreventie en de wijzigingen in de preventiewetgeving bij te houden en deze uit te voeren binnen het woonzorgcentrum.
6.1.1.4 Coördinerend en raadgevend arts De coördinerend en raadgevend arts (CRA), de heer Josson, heeft een adviserende bevoegdheid binnen het woonzorgcentrum. Hij is een externe persoon die intern toch een grote verantwoordelijkheid draagt. Hij staat in voor de organisatie van bijscholingsactiviteiten waaraan alle personeelsleden van Sint-Camillus dienen deel te nemen. Hij werd vanzelfsprekend uitgekozen om het luik over EBHO te geven aan de werknemers.
6.1.1.5 Stuurgroep ‘vorming, training en opleiding’ De stuurgroep VTO besteedt aandacht aan de nood aan vormingen voor de personeelsleden. Om de zorgverlening op een zo hoog mogelijk niveau te houden, is het belangrijk dat de werknemers zich voortdurend bijscholen. De opleidingen zijn niet alleen bedoeld om de personeelsleden bij te scholen maar ze dragen ook bij tot hun persoonlijke ontplooiing. De vormingen kunnen bemoedigend werken en geven frisse energie aan de
47
werknemers. Alle opleidingen die deze stuurgroep organiseert, kaderen binnen het beleid van het woonzorgcentrum. De vormingen zijn niet alleen bedoeld voor het verzorgend personeel, maar ook voor alle andere personeelsleden zoals de leden van het animatieteam, de ergotherapeuten, de medewerkers van de sociale dienst en de administratief bedienden. Zo worden er voldoende bijscholingen aangeboden voor alle disciplines binnen het woonzorgcentrum. Voor deze bijscholingen stelt de raad van bestuur jaarlijks de nodige budgetten ter beschikking. Interne vormingsinitiatieven hebben het voordeel dat de personeelsleden onderling hun ervaringen kunnen uitwisselen en dat de nieuwe kennis en informatie vlotter geïntegreerd wordt in het woonzorgcentrum. De vormingen kunnen hiernaast ook zorgen voor een betere samenwerking tussen de collega’s en de onderlinge sfeer verbeteren. Externe opleidingen zorgen ervoor dat de werknemers van verschillende zorgcentra met elkaar in contact komen en ook op deze manier hun ervaringen kunnen uitwisselen. Dit zorgt er dus voor dat niet alleen de vorming verrijkend is voor de werknemers maar ook de contacten met externe collega’s. De stuurgroep komt twee keer per jaar samen om de kalender op te maken en bij te werken. Dit gebeurt altijd aan de hand van het beleidsplan, de evaluatieformulieren van voorgaande vormingen en het ontwikkelingsplan van de werknemers. De groep peilt aan de hand van verschillende manieren naar de behoeftes van de werknemers, namelijk door verschillende vergaderingen en functioneringsgesprekken maar ook door informele gesprekken.
6.1.2 Aanlooptijd bepalen In het begin van dit jaar kwam het volledige stuurgroep samen om alle events van een datum te voorzien. De twee data voor de vorming waarvoor mevrouw Naudts verantwoordelijk is, werden min of meer vastgelegd. Deze zullen eerst nog moeten goedgekeurd worden door de twee sprekers.
48
Kort na deze vergadering, noteert mevrouw Naudts dit als agendapunt voor het volgend stafoverleg op 14 januari 2013, om uit te maken wie de twee gastsprekers voor de vorming zullen worden. Dit overleg gebeurt wekelijks tussen de algemeen directeur en de zorgcoördinatoren. Deze vergadering vormt de start van de organisatie voor deze vorming. Als snel werd beslist dat twee interne personen de taak zullen krijgen om de vorming te geven. Deze twee personen zijn de preventieadviseur en de CRA. Uitgerekend bedraagt de aanloop tijd dus twee maanden. Gedurende deze periode moeten alle voorbereiding gebeuren om de vorming tot een goed resultaat te brengen. Binnen deze tijd zullen dus verschillende kleinere overlegmomenten plaatsvinden om alles op tijd te regelen.
6.1.3 Briefing Tijdens het stafoverleg worden niet alleen de sprekers uitgekozen maar overliep mevrouw Naudts het voorlopige plan van aanpak. Het team bestaat tijdens de eerste briefing uit de twee zorgcoördinatoren en de algemeen directeur. Samen met de stuurgroep VTO maken ze later tijdens een ander overlegmoment de lijst op van de werknemers die aanwezig moeten zijn tijdens deze vorming. Ze bespreken dan ook de definitieve aanpak van de vorming en maken ze een ruwe schets om de groep medewerkers te verdelen in verschillende groepen en over twee verschillende data. Ze maken ook een lijst op van verschillende leidinggevende personen die zullen helpen bij de ondersteuning en de begeleiding tijdens de beide vormingen. Tijdens een tweede briefing, een maand later, werden de definitieve data van de vormingen beslist omdat ze deze eerst hadden kunnen voorleggen aan de twee sprekers. Ze bepaalden ook de doelstellingen van beide luiken van de vorming. Eind februari kwamen de organisatoren nog eens samen met de preventieadviseur om de concrete aanpak van zijn luik van de vorming te overleggen. Ze beslisten dat hij eerst de toelichting zal geven van de brandprocedure die geldig is in Sint-Camillus. Daarna zal hij uitleggen hoe er effectief moet gehandeld worden bij brandevacuatie. Op het einde van het theoretische deel van dit luik, zal hij ook enkele technieken voortonen en krijgen de deelnemers de kans deze in te oefenen in kleine groepjes.
49
Op 18 maart werd er een briefing gehouden waarbij de CRA was uitgenodigd. Tijdens deze briefing werd beslist hoe ze zijn luik van de vorming zullen aanpakken. Dit zal hij doen door eerst een stuk theorie te geven waarna de werknemers enkele oefeningen kunnen uitvoeren. De heer Josson stelde voor dat hij een PowerPoint zou maken en deze door te sturen naar mevrouw Naudts.
6.1.4 Doelgroep, doelstelling en datum bepalen De doelgroep van de vorming zijn ongetwijfeld de personeelsleden van Sint-Camillus, omdat iedereen binnen het woonzorgcentrum kan betrokken raken bij noodinterventies. De groep werknemers bestaat uit 120 mensen en is dus te groot om allemaal samen naar de vorming te komen. Er moet ook rekening gehouden worden dat de werknemers in verschillende shiften werken, dus beslissen de organisatoren om de groep te splitsen over twee data. Tijdens een stafoverleg beslisten de algemeen directeur en de twee zorgcoördinatoren de twee data voor de vorming. De eerste sessie zal doorgaan op woensdag 27 maart 2013 om 20.00 uur en de tweede op donderdag 28 maart 2013 om 14.00 uur. Bij iedere sessie zullen er ongeveer 60 deelnemers zijn die dan nog eens worden gehalveerd om deel te nemen aan de twee verschillende luiken van het event. Tijdens dit stafoverleg bespreken ze ook de doelstellingen van de vorming, die ook op de uitnodigingen vermeld wordt. Voor het eerste luik is er een doelstelling opgemaakt, namelijk het correct en efficiënt kunnen handelen bij verslikking, rookbevanging, spatproducten in het oog, verbranden en bij hart- en ademhalingsstilstand. De twee doelstellingen van het tweede luik zijn enerzijds het correct en efficiënt kunnen toepassen van evacuatietechnieken en anderzijds het toepassen van veiligheidshoudingen.
6.1.5 Budget bepalen Jaarlijks maakt het bestuur van Sint-Camillus een budget van 10 000 euro vrij voor de stuurgroep VTO. Met dit budget kunnen ze de vormingen en andere opleidingen
50
organiseren die bedoeld zijn voor de werknemers. Natuurlijk moet ieder voorstel tot een vorming aan het bestuur worden voorgelegd. De sprekers voor de vorming rond noodinterventie werken binnen dienstverband en krijgen voor de vorming geen extra loon omdat het kadert binnen hun functie. Voor het materiaal moet er ook geen extra budget worden voorzien omdat het materiaal binnen het woonzorgcentrum te vinden is. Het drukwerk zoals posters, flyers en andere documenten worden intern gedrukt, dus er wordt geen extra budget uitgegeven aan een drukker. Voor de werknemers die de sessie op woensdag 27 maart volgen, moeten twee overuren betaald worden omdat de sessie doorgaat na de werkuren. Dit vormt dus de enige kost voor deze vorming. Het bestuur van Sint-Camillus krijgt enkel subsidies voor het organiseren van externe opleidingen en dus niet voor opleidingen van het eigen personeel.
6.1.6 Keuze van het onderwerp en gastspreker De overheid zelf kan jaarlijks enkele onderwerpen verplichten, maar de werknemers van het woonzorgcentrum kunnen ook voorstellen indienen. Zo kiezen de werknemers onderwerpen waarmee ze dagelijks te maken krijgen tijdens het uitvoeren van hun job zoals dementieproblemen, omgaan met palliatieve zorg, enzoverder. Tijdens de teamvergaderingen vorig jaar hebben de werknemers en het bestuur beslist om dit jaar zeker een vorming te houden over EHBO en brandpreventie. Het eerste luik van de vorming zal gegeven worden door de coördinerend en raadgevend arts binnen in het WZC Sint-Camillus. De preventieadviseur zal het tweede luik behandelen. Met beide sprekers wordt eerst een aparte brainstormsessie gehouden. Dit gebeurt kort na de vergadering waarbij de jaarkalender wordt opgemaakt. Tijdens deze brainstormsessie worden de wensen van het bestuur van het woonzorgcentrum maar ook van de werknemers besproken. Het bestuur en de sprekers gaan dan op zoek naar
51
belangrijke grote lijnen die in de inhoud moeten voorkomen. Het is ook belangrijk dat de twee sprekers op tijd melden welk materiaal ze nodig hebben tijdens de vorming.
6.1.7 Inhoud bespreken Samen met de preventieadviseur die het luik rond brandpreventie zal behandelen, bespreekt het team de concrete aanpak van deze vorming. Deze vorming zal bestaan uit vijf kleine deeltjes waarbij de groep werknemers verdeeld wordt onder kleine groepjes. Bij elk deeltje hoort een bepaalde opdracht die de subgroep moeten uitvoeren. De reden dat de grote groep in subgroepen wordt verdeeld, is om te zorgen dat de oefeningen vlot verlopen. Elke subgroep krijgt dan een bepaalde opdracht die ze moeten uitvoeren. Nadat die opdracht correct uitgevoerd is, krijgt de subgroep een volgende opdracht. De CRA zal enkele weken voor de vorming de voorbereiding van zijn inhoud doormailen zodat het team deze kan nalezen en goedkeuren. Naast deze voorbereiding zal hij ook zijn definitieve slides doormailen zodat deze kunnen goedgekeurd en tijdig gedrukt worden. Tijdens zijn vorming zal hij de gekozen onderwerpen kort bespreken en daarna toelichten met enkele voorbeelden en oefeningen.
6.1.8 Materiaal verzamelen Nadat de inhoud besproken is, kunnen ze op zoek gaan naar het nodige materiaal. Dit gebeurt ruim op voorhand zodat het materiaal op tijd beschikbaar is. De zorgcoördinator maakt een lijst op met het nodige materiaal en wijst de taak om deze te verzamelen toe aan verschillende personen. Er zijn dus verschillende mensen verantwoordelijk om deze benodigdheden op tijd te verzamelen of te reserveren. De voornaamste materialen zijn een laptop, een projector en schrijfmateriaal om de presentatie te kunnen geven. Deze moeten in beide zalen beschikbaar zijn. De verantwoordelijke voor dit materiaal zal ook op voorhand hand-outs moeten opmaken aan de hand van de PowerPointpresentaties van beide gastsprekers.. Het diensthoofd van het onderhoud wordt aangeduid als verantwoordelijke om beide zalen in te kleden met voldoende stoelen en tafels. Ze zorgt ook dat er op de dag van de 52
vorming genoeg water en glazen klaarstaan in de twee zalen voor zowel de deelnemers als de sprekers. In de Orangerie 9 zal de vorming plaatsvinden over brandpreventie. De heer Vanwynsberghe heeft hiervoor enkele specifieke benodigdheden nodig. Het gaat om een tiental dekens, een rolstoel, een bed, enkele rollators en een extra tafel om een tafeloefening te bespreken met de deelnemers. Voor de vorming over EHBO had de coördinerend en raadgevend arts ook enkele specifieke materialen gevraagd. Voor zijn vorming heeft hij een reanimatiepop nodig, alsook ontsmettingsdoekjes, een rolstoel en een vijftal dekens. Dit luik van de vorming zal doorgaan in het Grand Café10. Deze materialen zijn allemaal te vinden binnen het woonzorgcentrum en dus moet mevrouw Naudts geen externen contacteren om dit in orde te brengen.
6.1.9 Locatie bepalen Voor deze vorming worden dus het Grand Café en de Orangerie gebruikt als locatie. Deze twee zalen zijn groot genoeg om het aantal deelnemers een plaats te geven en ze bieden ook voldoende ruimte om de sprekers de verschillende handelingen te laten uitvoeren. Via het computerprogramma van het woonzorgcentrum kan mevrouw Naudts deze zalen boeken. Zo is het duidelijk voor iedereen dat deze zalen niet meer kunnen gebruikt worden voor andere activiteiten. De bewoners en hun familieleden krijgen aan de hand van een brief de melding dat het Grand Café op de twee data van de vorming niet toegankelijk zal zijn zodat er voldoende tijd is deze klaar te zetten.
6.1.10 Publiciteit maken Om publiciteit te maken wordt de verantwoordelijke van de stuurgroep VTO aangeduid om deze taak op zich te nemen. Hiervoor wordt het standaard poster- en flyermodel
9
Orangerie: dit is de naam van een van de polyvalente vergaderzalen van Sint-Camillus Grand Café: dit is de benaming van de cafetaria van Sint-Camillus
10
53
gebuikt. Op deze uitnodiging 11 staan de datum, locatie en de duur van het event vermeld. De doelgroep en doelstelling staan ook beschreven alsook de spreker en het onderwerp van de vorming. De uitnodigingen worden vier tot zes weken op voorhand verspreid zodat de werknemers op tijd ingelicht worden over het komende event. Ze krijgen dan twee weken om zich in te schrijven zodat mevrouw Naudts de aanwezigheidslijsten kan opmaken.
6.1.11 Inschrijvingen beheren Iedere medewerker moet zich verplicht inschrijven voor een van de sessies. Daarvoor moeten ze hun naam noteren op een aanwezigheidslijst die te vinden is bij mevrouw Naudts. De werknemers moeten zich voor een bepaalde datum, 18 maart 2013, inschrijven waardoor mevrouw Naudts dan de tijd krijgt om aparte lijsten te maken per sessie. Op die manier heeft ze een overzicht van het aantal deelnemers per sessie en kan er rekening gehouden worden om voldoende materiaal te verzamelen. Als de definitieve lijst opgemaakt is, zal mevrouw Naudts deze op de infoborden van de verpleegposten hangen alsook in de gangen van het gebouw zodat werknemers nog eens duidelijk zien wanneer en waar ze worden verwacht. Op de lesdagen zelf zullen deze lijsten nog eens aan de deuren van de twee zalen worden gehangen.
6.1.12 Annuleren en verplaatsen van een sessie Mevrouw Naudts heeft tegen de vooropgestelde datum alle inschrijvingen ontvangen. Er hadden zich veel werknemers ingeschreven op de tweede datum van de vorming en slechts een vierde van de werknemers voor de eerste dag. Door deze grote onevenwichtigheid heeft mevrouw Naudts samen met de andere leden van het organisatieteam en de twee sprekers beslist om de eerste datum te annuleren.
11
Bijlage 2: Uitnodiging vorming ‘noodinterventies’ – pagina 76
54
De reden hiervoor was dat de personeelsleden zich minder inschreven voor de sessie die ’s avonds doorging en dus wel voor de sessie tijdens de namiddag. Omdat de eerste sessie doorging na de werkuren moeten de sprekers overuren ontvangen. Dit is ook een reden waarom mevrouw Naudts heeft beslist deze vorming s’ avonds te annuleren want een te kleine opkomst zou te duur uitkomen. Samen met de twee gastsprekers heeft ze daarna beslist om een andere datum te zoeken waarop de geannuleerde sessie kan doorgaan. De keuze is gevallen op dinsdag 30 april 2013 om 14.00 uur. Ze hebben beslist om terug een namiddag uit te kiezen voor deze sessie omdat de werknemers dan een gelijkaardige keuze hebben. De personeelsleden die zich hadden ingeschreven voor de eerste sessie werden op de hoogte gebracht van deze annulering en kregen de nieuwe datum van deze sessie. De werknemers die zich hadden ingeschreven voor de tweede sessie kregen uiteraard ook nog de kans om zich opnieuw in te schrijven. Omdat het voor iedereen duidelijk zou zijn, stelde mevrouw Naudts een e-mail op die ze naar alle werknemers stuurde, alsook een nieuwe poster die ze opging op in infoborden van de verpleegposten en in de gangen van het gebouw. De coördinerend en raadgevend arts zal op deze nieuwe datum niet zelf kunnen komen om de vorming te geven. Daarom zal mevrouw Laridon, de algemeen directeur, deze vorming voor haar rekening nemen met behulp van de PowerPoint van de heer Josson. Alle mensen die een taak kregen toegewezen werden ook op de hoogte gebracht van de wijziging, alsook de vrijwilligers van het woonzorgcentrum. Op die manier zou er dus geen enkele twijfel meer kunnen gebeuren.
6.1.13 Voorbereiding op de dag van het event Twee tot drie uur voor de start van de vorming worden in beide zalen de stoelen en tafels klaargezet door de heer Vanwynsberghe. Het hoofd van de schoonmaak zorgde voor voldoende glazen en water.
55
Een uur voor aanvang werd ik verwacht bij mevrouw Naudts. Ze legde me nog eens het volledige verloop van de namiddag uit. Ik had op voorhand een voor- en slotwoordje voorbereid en dit kon ik nog even inoefenen. Daarna gingen mevrouw Naudts en ikzelf het nodige materiaal verzamelen en deze in de juiste zalen gaan leggen. In het Grand Café zetten we de rolstoel en legden we de reanimatiepop en enkele dekens klaar voor de oefeningen. Op de andere locatie, de Orangerie, zetten we nog enkele stoelen bij aan tafel en het nodige materiaal op de juiste plaats. De heer Vanwynsberghe was ondertussen bezig met het controleren van de laptops en de projector in beide zalen. Mevrouw Naudts zorgde ook nog voor de twee aanwezigheidslijsten en voldoende evaluatieformulieren. Ze besliste om de hand-outs niet af te drukken maar om notitiepapier en balpennen klaar te leggen in beide zalen. De slides zullen na de vorming aan alle personeelsleden worden doorgemaild.
6.1.14 Eigenlijke event Tegen twee uur waren alle personeelsleden aanwezig en mocht ik me vervoegen bij de groep die eerst deelnam aan de vorming EHBO in het Grand Café. Ik stelde me voor aan mevrouw Laridon en daarna mocht ik mijn voorbereid voorwoordje brengen aan de aanwezigen. Daarna gaf mevrouw Laridon de volledige theorie rond EBHO. Ze behandelde onderwerpen waarin duidelijk werd hoe de werknemers moeten handelen in situaties zoals verslikken, verbranden en rookbevanging. De handelingen die de werknemers dienen uit te voeren bij hart- en ademhalingsstilstand en een product in het oog werden ook nauwkeurig uitgelegd. Na de theorie toonde mevrouw Laridon enkele technieken voor waarna de deelnemers zelf de oefeningen konden uitvoeren. De heer Acke was ook aanwezig bij deze oefeningen om toezicht te houden bij het uitvoeren van de oefeningen. Na een uur was deze sessie voorbij en gingen we in groep naar de sessie bij de heer Vanwynsberghe in de Orangerie. Hij begon met een stuk theorie rond brandpreventie, evacuatietechnieken en veiligheidshouding. Daarna toonde hij enkele oefeningen voor en
56
verdeelde hij de groep in kleinere groepjes. In deze subgroepen konden de deelnemers samen de technieken uitvoeren. Na ongeveer een uur was ook deze sessie afgelopen en kon ik mijn slotwoordje brengen. Wanneer alle personeelsleden uit beide zalen waren, begonnen mevrouw Naudts en ik de Orangerie in orde te maken. De heer Acke zette het Grand Café terug zoals het moest. Nadat alles terug op zijn plaats stond, besproken we samen eens het verloop van de namiddag. Ik vertelde dat ik het zeer interessant vond en bedankte haar dat ik niet alleen de organisatie van het event mocht meevolgen maar ook de vormingsnamiddag zelf.
6.1.15 Evaluatie De evaluatie van het event gebeurt op basis van evaluatieformulieren 12 die aan alle deelnemers worden meegegeven. Ze moeten per sessie een formulier invullen waarop staat wat ze bruikbaar vonden van de sessie voor hen persoonlijk, voor hun team of discipline en voor de organisatie. De evaluatiedocumenten worden verwerkt door de VTO-verantwoordelijke en later besproken op een stafoverleg. Ze maken een document 13op met de opmerkingen en de suggesties die de deelnemers noteerden
6.1.16 Mijn feedback op de organisatie van dit event Nadat ik mijn theorie uitgeschreven heb en de organisatie dit event heb mogen meevolgen, vind ik het nuttig om hierop feedback te geven. De verantwoordelijke van deze vorming is mevrouw Naudts, de zorgcoördinator. Mevrouw Naudts werkt voor alle events waarvan zij verantwoordelijk is met de WWWW/H-methode. Dit staat voor wie, wat, waar, wanneer en hoe. Op die manier stelt ze een schema op met alle taken die moeten gebeuren en de mensen die voor deze taken worden aangesteld. De deadline voor deze taken en de plaats waar deze dient te gebeuren staat ook vermeld op dit schema.
12 13
Bijlage 3: Evaluatieformulier – pagina 77 Bijlage 4: Evaluatiedocument ‘noodinterventies’ – pagina 78
57
Ikzelf vind dit een hele goede manier om een klein event te organiseren. Aan de hand van dit schema zijn alle taken duidelijk zichtbaar, alsook de mensen die verantwoordelijk zijn en de deadline van die taak. Bij iedere wijziging stuurt mevrouw Naudts het nieuwe schema door naar alle verantwoordelijken. Nadat iedere taak is vervuld, wordt deze van de lijst geschrapt. Ik heb zelf ondervonden dat deze methode een goed resultaat opgeleverd heeft. Tijdens het event zelf waren er geen enkele problemen en alles door mevrouw Naudts in goede banen geleid. De personeelsleden die deelnamen aan het event werden voldoende op de hoogte gebracht van wat er van hen verwacht werd. De evaluatie van het event verliep heel goed. De deelnemers dienden per luik een evaluatiedocument in te vullen. Hierop konden ze ook opmerkingen en suggesties noteren. Tijdens een stafoverleg worden alle evaluatiedocumenten overlopen en maken hiervan een samenvatting. Deze samenvatting gebruiken ze om eventuele aanpassingen te maken bij volgende vormingen. Bij de organisatie van dit event heb ik dus zeker geen opmerkingen. De techniek van mevrouw Naudts is dus zeker aan te raden bij kleine events. Voor een groter event zou het schema te beperkt zijn en daar dus wel voor problemen kunnen zorgen. Tijdens de vorming zelf zijn er ook geen problemen ontstaan en dit wijst nogmaals op een goede voorbereiding en organisatie. De evaluatie gebeurt heel nauwkeurig en vormt de basis voor volgende vormingen.
6.2
Organisatie van een animatienamiddag
Het woonzorgcentrum Sint-Camillus beschikt over een eigen animatieteam. Dit team heeft als doel activiteiten te organiseren en te promoten als onderdeel van een aangenaam woon- en leefklimaat voor de bewoner. De heer Mesure is coördinator van het animatieteam en ik kreeg door hem de kans om de organisatie van een activiteit mee te volgen. Ik ging bij de heer Mesure op gesprek en hij legde me de jaarkalender voor met alle grote activiteiten die tijdens dit jaar zullen worden georganiseerd. Hij vertelde me ook dat ze het grootste deel van deze activiteiten kaderen in twee thema’s. Het eerste thema is ‘dans je leven lang’ en het is een initiatief 58
van het expertisecentrum Val- en fractuurpreventie Vlaanderen. Het tweede thema is ‘talenten’ en is het intern jaarthema van Sint-Camillus. Ik mocht dus een event kiezen die me aansprak en ik koos voor een animatienamiddag met een dansgroep die georganiseerd wordt voor de bewoners, hun kennissen en hun familieleden. De reden van mijn keuze was dat deze activiteit kadert binnen de twee thema’s, zowel ‘dans je leven lang’ als ‘talenten’. De bedoeling van deze activiteit is dat de dansgroep een optreden komt geven en dat de bewoners daarna zelf de dansvloer kunnen betreden om hun danstalent te tonen. Samen met de heer Mesure overliep ik alle stappen die het animatieteam moest volgens om het event tot een goed resultaat te brengen. De andere leden van het animatieteam kregen ook taken toegewezen en regelmatig vroeg de heer Mesure naar de stand van zaken. Op die manier kreeg hij een goed overzicht van het verloop van de organisatie.
6.2.1 Het Expertisecentrum Val- en fractuurpreventie Vlaanderen Sinds 2009 is er een samenwerking tussen de West-Vlaamse SEL’s 14 en Logo’s 15 om werk te maken van de valpreventie bij ouderen. Ze begonnen met het plan dat iedere persoon die in contact kwam met een 65-plusser, mee kon helpen bij de valpreventie. Hierbij is het van belang dat de senioren regelmatig aangesproken worden, door verschillende mensen, om meer te bewegen. Na dit eerste plan hadden ze het idee om verschillende mensen op te leiden in het kader van valpreventie. Op die manier werden er opleidingen gemaakt die bestemd waren voor verschillende disciplines, dus zowel de artsen, verpleegkundigen, thuisverzorgenden enzoverder. Deze opleidingen werden ook voorgesteld aan verschillende diensten zoals ziekenhuizen, woonzorgcentra enzovoort. De enige voorwaarde van deze opleidingspakketten was dat de organisatie een engagementsverklaring ondertekende, waarin stond dat de organisatie zich engageerde om het personeel op te leiden en valpreventie te integreren in de werking van de organisatie.
14 15
SEL: Samenwerkingsinitiatief in de Eerstelijnsgezondheidszorg Logo: Locoregionaal gezondheidsoverleg en –organisatie
59
Een groot knelpunt hierbij was het tijdsgebrek van de hulpverleners en daarom werd de ‘Week van de Valpreventie’ opgestart. Deze gaat een keer per jaar door, telkens de week na de paasvakantie. Tijdens die week kunnen verschillende organisaties activiteiten organiseren rond het thema valpreventie. De eerste Week van de Valpreventie ging door in 2010 en werd een succes. Het jaar erop namen nog meer organisaties deel aan dit initiatief. Naar aanleiding van deze tweede editie groeide het idee om het initiatief te ‘vervlaamsen’ in 2012. Het werd een nog groter succes dan voorheen door ongeveer 500 organisaties die zich extra hadden ingezet tijdens de Week van de Valpreventie. Nu is de Week van de Valpreventie toe aan een vierde editie en werken ze rond het thema ‘dans je leven lang’. Dit thema moet valpreventie promoten bij nog meer organisaties. Aan de hand van de website 16 van het Expertisecentrum Val- en fractuurpreventie Vlaanderen kunnen de organisaties zich engageren om zelf activiteiten te organiseren of om het aanbod te gebruiken dat verkrijgbaar is op de website.
6.2.2 Thema ‘dans je leven lang’ Dit jaar werkt het woonzorgcentrum Sint-Camillus enkele activiteiten uit rond het thema van de Vlaamse campagne over valpreventie. Dit jaar draait het rond ‘dans je leven lang’. Op die manier wil het woonzorgcentrum zoveel mogelijk bewoners in beweging brengen. Het doel van deze campagne is aan de mensen duidelijk maken dat een dagelijkse portie bewegen heel belangrijk is, en zeker voor ouderen. Het gaat niet enkel om sporten maar ook om het uitvoeren van huishoudelijke taken en kleine oefeningen om het evenwicht, de spierkracht en de uithouding te verbeteren. Op die manier zullen oudere mensen veel minder vallen, het houdt hen gezond en zo kunnen ze langer zelfstandig leven. De Vlaamse campagne koos dit jaar voor een thema rond dansen omdat dit bij iedereen in de smaak valt. Dansen is niet alleen leuk maar het houdt iedereen in beweging en dat is vooral heel belangrijk voor oudere mensen. De campagne spreekt niet alleen de zelfstandig wonende mensen aan maar ook de woonzorgcentra. Daarom heeft het animatieteam van Sint-Camillus zich aangesloten bij dit thema en organiseert het 16
www.valpreventie.be
60
verschillende activiteit rond het thema ‘dansen’. Op die manier krijgen de bewoners voldoende ontspanning maar het zet hen ook in beweging. Het woonzorgcentrum zorgt er dan ook voor dat zoveel mogelijk bewoners meedoen met de activiteiten om hen zo fit en actief te houden. Zo zullen er ook minder valpartijen ontstaan en dit is het doel van het thema over valpreventie. De campagne rond valpreventie heeft op hun eigen site zelf een handleiding opgesteld om een dansfeest tot in de puntjes te regelen. Op de site is ook een aanbod voorzien voor organisaties die zich richten naar thuiswonende ouderen en een aanbod voor woonzorgcentra. Bij het aanbod voor woonzorgcentra gaat een uitleg vooraf waarin staat dat valincidenten een groot probleem zijn. Ze vermelden dat ongeveer de helft van de 65-plussers, wonend in een woonzorgcentrum, minimum een keer per jaar valt en ongeveer een kwart daarvan zelfs meer dan een keer. Ze vermelden ook dat het risico op een valincident toeneemt bij bewoners met cognitieve problemen en dat het naast lichamelijke en psychosociale gevolgen, ook tot ernstige financiële gevolgen kan leiden. Om die reden waren het animatieteam en de kinesisten van Sint-Camillus unaniem dat ze dit jaar zullen werken rond deze actie van de campagne rond valpreventie. Ze zullen hiervoor niet alleen de bewoners aanspreken maar ook hun vrienden en familieleden. Het animatieteam zal ook alle zorgverleners inlichten over de campagne en buiten de animatiedagen zorgen dat de bewoners voldoende bewegen. Het expertisecentrum Val- en fractuurpreventie Vlaanderen moedigt ook iedereen aan om hun ervaringen met heel Vlaanderen te delen. Dit kan zowel via de sociale media maar ook via hun website waarop ze een pagina hebben ontworpen met een engagementsverklaring die alle deelnemende woonzorgcentra kunnen ondertekenen. Op die manier krijgt iedereen zicht op welke organisaties deelnemen aan de actie en het belang van valpreventie benadrukken.
61
6.2.3 Activiteiten rond het thema ‘dans je leven lang’
Het animatieteam zorgt voor een uitgebreid programma rond het thema ‘dans je leven lang’ in het kader van valpreventie. Zo nodigen ze verschillende dansgroepen en individuele dansers uit, zoals de dansgroep Quick-Stepke, een buikdanseres, een optreden doggy dance, de dansgroep van Okra, een balletgroep … Samen met de bewoners wordt er ook een filmpje gemaakt waarin de bewoners zelf de hoofdrol spelen. Ze worden al dansend en bewegend gefilmd, zowel op hun kamer als tijdens de optredens, maar ook in de woonkamers en fitnessruimtes, de lift … Tegen het einde van het jaar zal de coördinator van het animatieteam een compilatie maken van alle beelden die hij gemaakt heeft doorheen het jaar en zal dit filmpje afspelen tijdens een tentoonstelling. Met moderne apparatuur zoals Wii van Nintendo kunnen de bewoners spelenderwijs bewegen op spelletjes zoals ‘Just Dance’ en ‘Sports’ spelen. Hierbij kunnen verschillende bewoners het opnemen tegen elkaar om de aangetoonde bewegingen zo correct mogelijk uit te voeren en hiervoor punten te verdienen. Rond dit thema wordt niet alleen actief gedanst, maar zorgt het animatieteam ook voor twee filmnamiddagen met de films ‘Dirty Dancing’ en ‘Singing in the Rain’.
6.2.4 Jaarthema ‘talenten’ Naast het thema ‘dans je leven lang’, een initiatief van het expertisecentrum Val- en fractuurpreventie Vlaanderen, heeft Sint-Camillus ook een eigen, intern jaarthema. Dit jaar werken ze rond ‘talenten’. Hierbij gaan ze op zoek naar de talenten van de bewoners. Om dit te ontdekken, heeft het animatieteam in het begin van het jaar de bewoners en hun familieleden ondervraagd. Op die manier konden ze nagaan welke talenten de bewoners hadden toen ze jong waren maar ook welke talenten de bewoners tegenwoordig bezitten. Via het huiskrantje van Sint-Camillus, ‘Onder Ons’, verspreidde het animatieteam een oproep aan de bewoners om hun talenten en die van hun familieleden en kennissen door te geven en tijdens een vrijwilligersvergadering ging het animatieteam op zoek naar de talenten van de groep vrijwilligers. Het animatieteam schrijft alles grondig neer en op die 62
manier organiseert het activiteiten waarbij de talenten van zowel de bewoners, hun familieleden en hun kennissen als vrijwilligers tot hun recht komen. Het animatieteam zet de talenten van de bewoners het hele jaar door in de kijker en dit aan de hand van zowel activiteiten als tentoonstellingen met foto’s van de bewoners, films en zelfgemaakte attributen. De activiteiten kunnen voor bewoners individueel georganiseerd worden maar ook in kleine groepjes met bewoners die dezelfde talenten bezitten. Enkele voorbeelden van groepsactiviteiten binnen dit jaarthema zijn sportopdrachten voor de sportieve bewoners, een kaartgroep voor fervente kaarters en kookopdrachten voor het groepje hobbykoks onder de bewoners. Voor de creatievelingen worden verschillende activiteiten georganiseerd zoals een bloemschiknamiddag en een hobbyclub waarin de bewoners verschillende opdrachten kunnen uitvoeren. Een groepje bewoners heeft ook een quizgroep opgestart en organiseert regelmatig een quiznamiddag. Voor de bewoners die een individueel talent bezitten, worden andere activiteiten georganiseerd. Zoals bewoners die goed kunnen breien of kantklossen en zelfs opdrachten om een filmpje te monteren voor bewoners die handig met de computer kunnen werken. Niet alleen de talenten van de bewoners staan centraal in dit jaarthema maar ook de talenten van hun familieleden, hun vrienden, de vrijwilligers van Sint-Camillus en externe personen. Deze personen worden door het animatieteam aangesproken om hun talent aan de bewoners te komen voorstellen. Deze activiteiten zijn bijvoorbeeld een zangles gegeven door een vrijwilliger of familielid van een bewoner, een accordeonist die een optreden komt geven en zelfs kinderen die een initiatie turnen, dansen of zingen komen geven aan de bewoners. Om de talenten van de bewoners aan iedereen te tonen, wordt tijdens de maand november een tentoonstelling georganiseerd. Deze tentoonstelling is het einddoel van het jaarthema en hierbij zullen foto’s, filmpjes, zelfgemaakte attributen worden getoond. Op die manier krijgt iedereen zicht op de talenten van iedereen die dit jaar gewerkt zal hebben rond zijn talent. Op deze tentoonstelling zal ook de pers uitgenodigd worden om de talenten nog eens extra in de kijker te zetten. Doorheen het jaar zal het animatieteam
63
ook een ‘talentenboom’ ontwerpen. Dit is een boom geknutseld in hout waarop foto’s gekleefd worden van iedere bewoner, vrijwilliger, medewerker … met zijn of haar talent.
6.2.5 Organisatieteam samenstellen Het animatieteam bestaat uit de coördinator of de teamleider, twee animatoren, twee ergotherapeuten, een referentiepersoon voor dementie en een logistieke medewerker die extra ondersteuning biedt aan de animatiewerking. De coördinator is de heer Mesure en is meestal de verantwoordelijke voor de activiteiten binnen het woonzorgcentrum. Soms kan het ook gebeuren dat een andere animator de leiding over een event op zich neemt en dit wordt beslist tijdens overlegmomenten van het animatieteam. Wanneer de teamleider niet de verantwoordelijke is voor een event volgt hij wel de uitwerking op en stuurt hij het event bij waar nodig. De coördinator coacht alle andere medewerkers van het animatieteam. Zoals in de inleiding van dit event staat vermeld, is de heer Mesure de leider van het team bij de organisatie van de dansnamiddag. De andere leden van het animatieteam hebben afzonderlijke taken. Regelmatig komt het team samen om na te gaan hoe de organisatie van de animatienamiddag verloopt.
6.2.6 Briefing Binnen het organisatieteam wordt er regelmatig een briefing of vergadering gehouden. In de maand januari kwam het team vijf keer samen om de jaarkalender van 2013 samen te stellen en het jaarthema vast te leggen. De keuze van het jaarthema viel op ‘talenten’ aan de hand van een stemming tussen de teamleden, de andere mogelijke thema’s waren ‘natuur’, ‘humor’ en ‘wellness’. Maandelijks is er een vaste vergadering voor de leden van het animatieteam. Hierin bespreken ze de voorbereiding, uitwerking en evaluatie van de activiteiten rond het intern jaarthema. Bij ieder overleg maken ze een verslag op waarin duidelijk vermeld staat wat er besproken en beslist werd.
64
Als het team hulp nodig heeft van andere werknemers van het woonzorgcentrum, plant de coördinator een extra overlegmoment om deze werknemers op de hoogte te brengen van hun taken. Deze personen kunnen zowel mensen van de technische dienst zijn als het hoofd van de schoonmaak. Er is ook iedere maand een briefing tussen de coördinator van het animatieteam en de algemeen directeur. Tijdens deze briefing overleggen ze samen de werking van het animatieteam en de uitwerking van de activiteiten. Elke tweede dinsdag van de maand is er een vergadering tussen het animatieteam, de algemeen directeur en de zorgcoördinator Greta Naudts om de verschillende aspecten van de animatiewerking te bespreken. Dit noemen ze een TAE-overleg 17. De verschillende activiteiten en uitstappen worden uitgebreid besproken alsook de werking op de verschillende afdelingen van het woonzorgcentrum en de vrijwilligerswerking. Na ieder overleg maken ze een verslag op waarin te zien is welke onderwerpen ze hebben behandeld. Het multidisciplinair overleg is bedoeld om de informatie over de verschillende activiteiten te bespreken met het zorgteam. Dit overleg gebeurt dagelijks tussen de zorgmedewerkers, de kinesisten en het animatieteam. Binnen het woonzorgcentrum wordt er extra aandacht besteed aan valpreventie tijdens de ‘Week van de Valpreventie’ die doorgaat van 22 tot en met 28 april 2013. Hiervoor zat de coördinator van het animatieteam samen met de kinesisten en de referentiepersoon voor dementie. Samen met het animatieteam organiseerden ze een infonamiddag die doorging op vrijdag 19 april 2013 in het Grand Café. Deze infonamiddag is bedoeld voor de bewoners en hun familie om hen op te hoogte te brengen over de campagne rond valpreventie alsook de activiteiten die daar rond zullen worden georganiseerd. Tweemaandelijks is er een samenkomst van het animatieteam en de vrijwilligers van SintCamillus. Deze samenkomst wordt een vrijwilligersvergadering genoemd en hier licht de coördinator de vrijwilligers in over de komende activiteiten in het kader van het thema. Wanneer er vrijwilligers niet aanwezig kunnen zijn tijdens deze vergadering, brengt de heer Mesure ze telefonisch op de hoogte en stuurt hij hen een e-mail of brief met het verslag van de vergadering. 17
TAE-overleg: een overleg tussen het team animatie en de ergotherapeuten
65
Een redactievergadering vindt ook tweemaandelijks plaats waarin de algemeen directeur, het animatieteam en de administratief bediende de opmaak van het huiskrantje bespreken. Alle leden krijgen enkele artikels toegewezen die ze dienen te schrijven. Ze bespreken ook welke artikels door andere medewerkers kunnen worden geschreven. In het huiskrantje worden ook de aankondigingen van de komende events vermeld en maken ze een terugblik op de voorbije events aan de hand van een artikel met bijhorende foto’s.
6.2.7 Aanlooptijd bepalen In januari kwam het animatieteam voor het eerst samen om voor bijna alle activiteiten een gepaste datum te zoeken. Aan de hand van deze data bepaalde het animatieteam de nodige aanlooptijd. Deze tijd is afhankelijk van de grootte van de activiteit. Sommige activiteiten kregen in het begin van het jaar nog geen definitieve datum maar worden later in andere vergaderingen besproken. Deze activiteiten zijn kleiner van omvang en vragen dus niet veel voorbereiding. Een lange aanlooptijd is hiervoor dus niet nodig en het animatie kan dus op enkele weken voor het eigenlijke event starten met de organisatie ervan. Voor de dansnamiddag is er geen grote aanlooptijd nodig omdat het animatieteam enkel de dansgroep moet contacteren en een contract dient te ondertekenen met de daarin vermelde wensen van de groep. Dit gebeurde allemaal twee maanden voor de datum van het event.
6.2.8 Budget bepalen Binnen het woonzorgcentrum is er een budget voorzien om de activiteiten te organiseren van het animatieteam. Aan de hand van dit bedrag kan het animatieteam een artiest of gast uitzoeken die financieel haalbaar is. Daarnaast krijgt het team tweemaal per jaar voor bepaalde activiteiten subsidies van de overheid. Deze activiteiten dienen aan bepaalde voorwaarden te voldoen en de keuzelijst
66
met artiesten is te vinden op een website18. Wanneer het team dan een contract aangaat met een gekozen artiest, moet de subsidieaanvraag minstens twee maanden voor het event ingediend worden. Na het event betaalt de zorginstelling, hier dus woonzorgcentrum Sint-Camillus, het bedrag uit aan de artiest. Daarna moeten de publicatiebewijzen, een verslag en de factuur met betalingsbewijs bezorgd worden aan de artiest. Nadat deze bewijsstukken gecontroleerd worden, krijgt het organisatieteam het geld die ze betaalden terug, tot maximum 200 euro.
6.2.9 Dansnamiddag met dansgroep Quick-Stepke Het animatieteam stelde in het begin van het jaar voor om de dansgroep Quick-Stepke uit te nodigen op een animatienamiddag. De dansgroep had al eerder opgetreden in het woonzorgcentrum en de bewoners en het animatieteam waren heel positief over deze groep. Deze dansnamiddag past ook perfect binnen de twee thema’s. De dansgroep is aangepast aan een ouder publiek en ze bieden een gevarieerd programma. De heer Mesure heeft daarom zo snel mogelijk de dansgroep gecontacteerd met de vraag of zij bereid waren om voor een tweede keer op te treden voor de bewoners van SintCamillus. Via een e-mail stelde hij enkele data voor waarop zij zouden kunnen langskomen. Daarop volgde een positief antwoord en zo kreeg de heer Mesure ook onmiddellijk een contract aangeboden met enkele voorwaarden die de dansgroep had opgesteld. De heer Mesure stuurde het ingevulde en ondertekende contract terug op via e-mail.
6.2.10 Datum bepalen In de e-mails die de heer Mesure stuurde naar de dansgroep, werd een datum vastgelegd. De animatienamiddag met dansgroep Quick-Stepke zal dus doorgaan op 11 april 2013 om 15 uur. Ze stelden ook voor om hun optreden in twee helften te doen, dit omdat ze zich na de eerste helft wat kunnen verfrissen en iets kunnen drinken. Iedere helft zal drie kwartier duren en de pauze ongeveer een twintigtal minuten.
18
http://www.aanbodpodium.be/
67
6.2.11 Doelgroep en doelstelling bepalen De doelgroep voor deze animatienamiddag zijn ongetwijfeld de bewoners, hun familieleden en hun kennissen. Animatieactiviteiten hebben het doel om een zinvolle dagbesteding aan de bewoners te bieden en zo creëert woonzorgcentrum Sint-Camillus voor hen een leuk verblijf. De activiteiten zorgen er ook voor dat ze zich thuis voelen en dat ze zich daarin verbonden en gewaardeerd voelen. Het doel van de animatienamiddag met de dansgroep Quick-Stepke is ontspanning en amusement bieden aan de bewoners. In het kader van het thema rond valpreventie biedt het ook beweging waarbij de bewoners hun mobiliteit en evenwicht behouden en verbeteren. Door het groepsgebeuren worden de sociale contacten met andere bewoners gestimuleerd.
6.2.12 Locatie bepalen Het animatieteam heeft de keuze uit twee grote zalen binnen het woonzorgcentrum. Deze zijn de Orangerie en het Grand Café. Al snel koos het animatieteam het Grand Café als locatie voor de animatienamiddag met de dansgroep. Deze locatie is groot genoeg om iedere bewoner een plaats te bieden en het voldoet aan de wensen van de dansgroep. Deze wensen zijn een grote ruimte om te kunnen dansen en een plaats om zich om omkleden. Binnen deze locatie zijn alle technische voorzieningen aanwezig om de geluidsinstallatie van de dansgroep aan te sluiten. Wanneer de stoelen en de tafels in een rechthoek worden geplaatst, is er voldoende ruimte om binnenin de dansvloer te voorzien. In het Grand Café is ook een bar voorzien waar drank en versnaperingen te verkrijgen zijn voor de aanwezigen.
6.2.13 Materiaal verzamelen Het animatieteam moet geen materiaal voorzien voor deze animatienamiddag. De dansgroep zal zelf de geluidsinstallatie meebrengen en verder hebben ze niets nodig, behalve een kleedruimte en enkele drankjes tijdens de pauze. Alleen moet het 68
animatieteam zorgen dat er voldoende stoelen en tafels aanwezig zijn in het Grand Café voor de bewoners.
6.2.14 Publiciteit maken Publiciteit voor het event wordt op twee verschillende manieren gemaakt. Naar de bewoners en hun familieleden toe gebeurt de publiciteit via affiches en het huiskrantje ‘Onder Ons’. Maandelijks voorziet het animatieteam ook een activiteitenkalender met de duidelijke vermelding van het soort activiteit, de locatie, datum en uur. Aan de familieleden maken de werknemers van het woonzorgcentrum nog eens extra publiciteit over de komende events tijdens de gebruikersraad. Het animatieteam brengt de vrijwilligers van het woonzorgcentrum op de hoogte aan de hand van een vrijwilligersvergadering. Deze vergadering vindt tweemaandelijks plaats en tijdens deze vergadering krijgen de vrijwilligers ook uitleg over wat er van hen verwacht wordt tijdens het event. De vrijwilligers helpen bijvoorbeeld om de bewoners van hun kamer naar de locatie van de activiteit te brengen. Het animatieteam contacteert de vrijwilligers enkele dagen voor het event nogmaals via telefoon of e-mail als dit nodig geacht wordt.
6.2.15 Voorbereiding op de dag van het event Op de dag van het event werd eerst de locatie, het Grand Café, klaargezet naar de wensen van de dansgroep. Ze zetten voldoende stoelen klaar en brachten alle werknemers nogmaals op de hoogte van deze animatienamiddag. De vrijwilligers die een handje kwamen helpen werden onthaald en kregen te horen wat er precies van hen verwacht werd. Rond twee uur werd ik verwacht bij de heer Mesure. Hij vertelde me nog eens heel duidelijk wat er allemaal moest gebeuren aan de hand van een stappenplan en konden daarna aan de slag. Hij stelde me ook voor dat ik enkele foto’s zou nemen van de dansactiviteit, zowel van de dansgroep als de bewoners.
69
Eerst gingen we de leden van de dansgroep gaan begroeten en we bedankten hen voor hun komst. We overliepen samen nog eens hun wensen en zorgden dat alles klaarstond. Een half uur voor de start van het dansoptreden, gingen we naar de zorgmedewerkers en de vrijwilligers die meehielpen om de bewoners naar het Grand Café te brengen. De heer Mesure legde hen uit hoe ze best te werk gingen om iedereen efficiënt en op tijd naar de locatie te brengen. De bewoners in een rolstoel die begeleid werden door een zorgmedewerker of een vrijwilliger, werden eerst naar het Grand Café gebracht. Daarna mochten de bewoners die zelfstandig naar beneden konden, vertrekken naar de locatie onder begeleiding van enkele zorgmedewerkers.
6.2.16 Eigenlijke event Bij de start van het optreden, hadden alle bewoners een plaats gekregen in het Grand Café waarna de heer Mesure de dansgroep aankondigde. Hij vermeldde dat ze twee maal drie kwartier zouden optreden met daartussen een pauze van twintig minuten. Daarna gaf de muziekbegeleider van de dansgroep de start van het optreden. De heer Mesure filmde het optreden en ik nam enkele foto’s om in het huiskrantje te publiceren. Na de eerste helft van het optreden, werden drankjes gebracht naar de leden van het de dansgroep. Ze kregen ook de kans om zich even op te frissen om daarna terug van start te gaan. De tweede helft van het optreden begon en nadat deze beëindigd werd, bedankte de heer Mesure de dansgroep Quick-Stepte voor het optreden. Daarna kregen de bewoners zelf de kans om de dansvloer te betreden. Enkele leden van de dansgroep namen het initiatief om de wat verlegen bewoners aan het dansen te brengen. Daarna boden we de dansgroep nog enkele drankjes aan en ze vertelden hun bevindingen over de namiddag. Ze waren heel enthousiast omdat ze voor een tweede maal mochten optreden in Sint-Camillus. Enkele leden vermeldden ook dat ze het waardeerden dat de bewoners na het optreden zelf konden dansen. De heer Mesure gaf nog een korte uitleg over het thema ‘dans je leven lang’ en bedankte de leden nog een keer voor hun enthousiasme.
70
De bewoners van Sint-Camillus werden na het optreden naar hun kamers gebracht. Zelf polste ik bij enkele bewoners naar hun tevredenheid. Ik kreeg iedere keer te horen dat ze het heel fijn vonden en dat het thema rond dansen hen aansprak. Zo te horen zullen de volgende dansactiviteiten terug in de smaak vallen.
6.2.17 Evaluatie De evaluatie van deze animatienamiddag gebeurt onderling tussen de werknemers en de bewoners. Er werd regelmatig gevraagd wat de opinies van de bewoners waren, alsook die van de familieleden en hun kennissen. Niet alleen de bewoners werden ondervraagd maar ook de werknemers van het woonzorgcentrum konden hun bevindingen vertellen. Iedereen was heel enthousiast en er werden enkel positieve reacties rondverteld. Tijdens de driemaandelijkse gebruikersraad zal de dansnamiddag ook nog eens worden geëvalueerd.
6.2.18 Mijn feedback op de organisatie van dit event Dit was een relatief klein event en had dus geen complexe organisatiemethode nodig. De heer Mesure contacteerde de verantwoordelijke van de dansgroep en op die manier kwamen ze samen tot een akkoord. De heer Mesure kreeg een contract opgestuurd met enkele wensen van de dansgroep en dit moest hij ondertekend terugsturen. Deze handeling was de hoofdzaad voor de organisatie van deze animatienamiddag. De bijkomende zaken waarmee het animatieteam diende rekening te houden waren de wensen van de dansgroep die ze op de dag van het event moesten vervullen. Het feit om alle bewoners op tijd naar de locatie te brengen had een goede voorbereiding nodig. Dit werd op voorhand besproken met het volledige team zorgverleners. Op die manier konden alle bewoners efficiënt en op tijd naar het Grand Café gebracht worden. Ikzelf heb geen enkele opmerking bij de organisatie van deze activiteit omdat het niet complex in elkaar zat. Daarom konden er weinig problemen opduiken. Ik kan hierdoor dus 71
ook geen suggesties en tips geven aan het animatieteam voor volgende events omdat ik niet weet hoe de organisatie van een grotere activiteit verloopt. De heer Mesure vertelde me wel dat enkele andere activiteiten die het team organiseert wel een grotere voorbereiding nodig hebben.
72
Besluit Voordat ik aan deze bachelorproef begon, had ik enkel kennis over eventmanagement door de module ‘eventmanagement’ tijdens mijn opleiding. Doordat deze me toen aantrok, besloot ik om hierop verder te werken. Omdat de theorie omzetten in de praktijk belangrijk is, vond ik het interessant om minimum een event uit te werken in een zorginstelling. Met deze bachelorproef wil ik aantonen dat MMA’s in staat zijn om events te organiseren binnen de zorginstelling waarin zij werken. Aan de hand van mijn theoretisch deel van deze bachelorproef, volgde ik de organisatie van twee events in het woonzorgcentrum Sint-Camillus. Ik beschreef deze stappen chronologisch in mijn praktisch deel van mijn bachelorproef. Niet alle stappen vanuit de theorie werden genomen omdat deze op een of andere manier niet relevant waren voor het event. De twee verantwoordelijken werken dan ook op een andere manier maar dit wil zeker niet zeggen dat de ene methode efficiënter is dan de andere. Nadat ik mijn bachelorproef heb uitgewerkt, ben ik er zeker van overtuigd dat MMA’s in staan zijn om zowel kleine als middelgrote events te organiseren in zorginstellingen. Mijn praktisch deel van deze bachelorproef bewijst dit ook. De twee organisatoren van deze events bekleden dan wel niet de functie van MMA maar wel een gelijkaardige. Ieder event vraagt wel naar een eigen methode om deze te organiseren maar de stappen die ik beschreven heb ik mijn theorie zijn voor alle events van toepassing.
73
Referentielijst Niet digitale bronnen Damiaens, E. (2007). Evenementen organiseren. Antwerpen – Appeldoorn: Garant. Oplinus, W. (z.j.). Eventmanagement (cursus). Hogeschool West-Vlaanderen Kortrijk, Office management. Pollefliet, L. (2012). Schrijven: van verslag tot eindwerk – do’s & don’ts. Gent: Academia Press. Van der Straeten, K. (2010). Events. Tielt: Lannoo.
Dititale bronnen Encyclo. ( z.j.). http://www.encyclo.nl/. Geraadpleegd op 10, 13 en 29 april 2013, 3, 11, 16 en 25 mei 2013. Groene boekje. (z.j.). http://woordenlijst.org/. Geraadpleegd op 8 en 26 april 2013, 7, 16 en 27 mei 2013. Week van de Valpreventie 2013. (2013). http://www.valpreventie.be/WvdV/WvdV2013.aspx. Geraadpleegd op 15 april 2013.
74
Bijlagen Bijlage 1: Zaalopstellingen
75
Bijlage 2: Uitnodiging vorming ‘noodinterventies’
UITNODIGING VORMING “NOODINTERVENTIES”
Datum en uur
27/03/2013 van 20u – 22u OF 28/03/2013 van 14u – 16u
Plaats
Spreker + kwalificaties
Grand Café en Orangerie (polyvalente zaal)
- Dr. Josson: CRA (Coördinerend en Raadgevend Arts) - Kurt Vanwynsberghe: PA (preventieadviseur)
Doelgroep
Doelstellingen
Alle medewerkers binnen wzc Sint-Camillus
1. De medewerkers handelen correct en efficiënt bij verslikken, rookbevanging, spat product in de ogen en bij verbranden. 2. Reanimatietechnieken en een veiligheidshouding worden ingeoefend door de medewerkers zodat deze efficiënt kan worden toegepast in de praktijk. 3. Bij brandevacuatie passen de medewerkers correcte en efficiënte evacuatietechnieken toe.
76
Bijlage 3: Evaluatieformulier
77
Bijlage 4: Evaluatiedocument ‘noodinterventies’ EVALUATIE NOODINTERVENTIES EHBO Over het algemeen stonden de medewerkers positief t.o.v. de bijscholing EHBO. -
De meesten hebben het ervaren als een goede opfrissing. De tips die werden aangereikt zijn zeker en vast bruikbaar. Het is bruikbaar op het werkveld maar ook in de privé sfeer. Het is belangrijk hoe je de technieken toepast, maar evenzeer dat het snel en accuraat moet gebeuren. Een pluspunt was volgens de medewerkers dat er ruimte was om zelf te oefenen. Men vond het ook goed dat deze vorming voor alle disciplines bestemd was (schoonmaak, keuken en technische dienst) want ook daar kunnen zich problemen voordoen. Vooral ook de animatie want bij een uitstap is niet altijd een verpleegkundige mee.
Enig negatief puntje: PowerPoint was wat te beknopt. Bestaat er geen pop waarbij een lichtje brandt wanneer je het goed doet? Toelichting hoe bepaalde wonden bij voorkeur verzorgd worden bvb brandwonden. Voorstel: deze bijscholing jaarlijks herhalen om telkens de methodieken te kunnen inoefenen. EVALUATIE NOODINTERVENTIES BRAND Het is belangrijk dat iedereen het intern noodplan kent en hoe er gehandeld moet worden in geval van brand want er hangen mensenlevens van af. -
Door deze bijscholing zouden alle medewerkers op de hoogte moeten zijn hoe de procedure in elkaar zit. Het is een geruststelling dat je zeker per twee moet/moogt blijven en je een richtlijn hebt hoe je moet reageren = vooral rustig blijven en niet de held willen uithangen. Vooraf afspreken wie wat doet, zorgt ervoor dat efficiënter gehandeld kan worden. Goed waren ook de oefeningen veiligheidshouding, iemand uit bed tillen. Jammer dat niet iedereen kon oefenen door tijdsgebrek.
Voorstellen:
Oefeningen met brandweerlui ter plaatse. Regelmatig herhalen. Naar afdeling gaan om nog eens concreet te tonen: hoe blussen, gebruik van brandslang en brandhaspel.
78
