123
BAB VII STRATEGI DAN PROGRAM PENINGKATAN PELAYANAN PENDAFTARAN PENDUDUK DAN PENCATATAN SIPIL DI KABUPATEN BOGOR Pada bab ini akan dibahas mengenai perumusan strategi dan program peningkatan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor. Untuk menentukan alternatif strategi digunakan analisis faktor internal dan eksternal yang selanjutnya dianalisis dengan menggunakan metode analisis SWOT (strenght, weakness, opportunities, threats) dan untuk menentukan prioritas strategi digunakan analisis quantitative strategic planning matrix (QSPM). Faktor internal dan eksternal dimaksud pada kajian ini adalah meliputi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang terdapat pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor beserta Kecamatan dan Desa/Kelurahan sebagai kepanjangan tangan dalam pelayanan pendaftaran penduduk.
7.1
Identifikasi dan Analisis Faktor Internal Setelah dilakukan kajian melalui kuesioner dan wawancara terhadap
berbagai aspek dalam pelaksanaan pelayanan pendaftaran penduduk
dan
pencatatan sipil pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan pada tingkat kecamatan di Kabupaten Bogor diperoleh beberapa faktor internal yang meliputi kekuatan dan kelemahan. 7.1.1 Kekuatan Kekuatan (Strengths) adalah kemampuan yang dimiliki suatu organisasi yang
merupakan
keunggulan
komparatif
sebagai
faktor
pendorong
berkembangnya suatu organisasi. Faktor ini sangat menguntungkan dan sangat mendukung dalam pengembangan organisasi. Adapun yang menjadi kekuatan adalah : 1. Telah diterbitkannya Peraturan Daerah Kabupaten Bogor No. 9 Tahun 2009 tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan.
124
Diterbitkannya Perda tersebut pada tanggal 30 Juli 2009 sebagai payung hukum di tingkat daerah merupakan tindak lanjut penerapan Undang-undang No. 23 Tahun 2006 dan Peraturan Pemerintah No. 37 Tahun 2007 merupakan kekuatan
bagi
Dinas
Kependudukan
dan
Pencatatan
Sipil
dalam
penyelenggaraan tertib administrasi kependudukan di Kabupaten Bogor. 2. Tidak adanya pemungutan biaya/ retribusi (gratis). Dalam pelaksanaan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil tidak di pungut biaya yang biasanya berupa retribusi atau penggantian biaya cetak blangko dokumen kependudukan. Hal ini merupakan kekuatan bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk meningkatkan pelayanannya dalam bidang kependudukan sehingga akan meringankan beban masyarakat yang ingin memiliki dokumen kependudukan. Kebijakan tersebut dijelaskan dalam Peraturan Daerah Kabupaten Bogor No.9 Tahun 2009, pasal 46 dan pasal 47 ayat (6). 3. Keharusan untuk menggunakan teknologi informasi SIAK on line. Membangun jaringan teknologi informasi seiring dengan kemajuan zaman merupakan langkah yang tepat untuk mengefisienkan pelayanan administrasi kependudukan terutama dalam pengelolaan data penduduk. Hal ini dijelaskan dalam Bab VIII, pasal 82 ayat (2) Undang-undang No.23 Tahun 2006. 4. Struktur Kelembagaan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai satu-satunya instansi pelaksana pelayanan administrasi kependudukan. Hal ini merupakan kekuatan internal berupa susunan dan struktur organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang dituangkan dalam Peraturan Daerah Kabupaten Bogor No.11 Tahun 2008 tentang Pembentukan Dinas Daerah. 5. Komitmen yang kuat dari pimpinan untuk mewujudkan visi dan misi Adanya komitmen dan konsistensi dalam hal peningkatan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil adalah merupakan kekuatan internal yang harus dimiliki oleh para pemimpin mulai dari tingkat Kepala Dinas dan para pejabat strukturalnya hingga para pemimpin di tingkat kecamatan, karena suatu sistem akan berjalan terus dengan baik dan semakin
125
meningkat bila adanya komitmen dan sikap yang konsisten dari para pemimpin dengan didukung oleh para pelaksananya di tingkat bawah. 7.1.2 Kelemahan Kelemahan (weaknesses) adalah keterbatasan kemampuan suatu organisasi yang merintangi organisasi untuk berkembang. Faktor-faktor ini harus diatasi oleh organisasi untuk dapat bergerak menuju suatu kondisi yang lebih baik dan berkembang. Adapun yang menjadi kelemahan adalah : 1. Kurangnya koordinasi dengan instansi terkait yang menangani masalah administrasi penduduk. Instansi terkait yang dimaksud seperti Kantor Imigrasi yang mengeluarkan KITTAS/KITTAP, KUA yang mengeluarkan surat nikah bagi orang islam atau Kantor Kepolisian yang mengeluarkan Surat Kendararan Bermotor, menjadi kelemahan internal sehingga menyebabkan tidak terdatanya data penduduk WNA ataupun WNI di Kabupaten Bogor secara lengkap dan akurat. 2. Terbatasnya sumber daya manusia. Keterbatasan sumber daya manusia baik kuantitas maupun kualitasnya, khususnya bagian pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil yang tidak sebanding dengan besarnya jumlah penduduk Kabupaten Bogor yang harus dilayani. Sedangkan rendahnya kemampuan sumber daya manusia dalam hal penggunaan teknologi informasi administrasi kependudukan di tingkat kecamatan, terutama di wilayah bagian barat Kabupaten Bogor merupakan faktor internal berupa kelemahan yang dimiliki oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor. 3. Belum diperbaharuinya Standard Operational Procedure (SOP). SOP yang berlaku saat ini seharusnya sudah disesuaikan dengan Undangundang No. 23 Tahun 2006 dan Peraturan Pemerintah No. 37 Tahun 2007. Hal ini
merupakan kelemahan internal pada Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil, karena SOP terakhir yang dimiliki adalah SOP pada Tahun 2002, sedangkan adanya SOP adalah merupakan salah satu standar yang harus dimiliki oleh suatu instansi yang bergerak dalam bidang pelayanan, terutama pelayanan publik.
126
4. Terbatasnya sarana dan prasarana. Terbatasnya sarana dan prasarana sebagai penunjang dalam pelaksanaan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil berupa terbatasnya blangko KTP dan KK komputer, telepon ataupun faximilie merupakan kelemahan internal dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil serta bagian pelayanan pendaftaran penduduk di tingkat kecamatan. 5. Belum dimilikinya Data Base Kependudukan. Data Base Kependudukan yang valid dan akurat dengan sistem registrasi (Data Base Kependudukan) adalah merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk pelaksanaan SIAK on line , akan tetapi sampai saat ini data base tersebut belum dimiliki oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sehingga SIAK yang berjalan saat ini masih off line. 6. Belum terbentuknya Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD). UPTD adalah merupakan
kepanjangan tangan Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil dalam pelayanan pencatatan sipil pada tingkat kecamatan merupakan kelemahan internal, mengingat luasnya kondisi geografis Kabupaten Bogor seperti yang dijelaskan dalam Undang-undang No. 23 Tahun 2006, pasal 8 ayat (3). Setelah diketahui faktor-faktor strategis internal, selanjutnya dilakukan analisis terhadap faktor-faktor tersebut dengan menggunakan matriks IFE yang dilakukan dengan cara pembobotan, pemberian rating dan skor bobot. Berdasarkan hasil olah data, faktor kekuatan yang mempunyai bobot paling tinggi adalah diterbitkannya Perda Kabupaten Bogor No. 9 Tahun 2009 dengan Skor 0,44 dan bobot paling rendah adalah tidak adanya biaya pelayanan (gratis) dengan skor 0,21. Pada faktor kelemahan, belum dimilikinya Data Base Kependudukan mempunyai bobot paling tinggi dengan skor 0,20 sedangkan bobot yang paling rendah adalah ketersediaan dan kemampuan sumber daya manusia dengan skor 0,10. Hasil olah data faktor-faktor strategis internal dijelaskan dalam matriks IFE yang ditunjukkan pada Tabel 27.
127
Tabel 27. Matriks IFE (Internal Factor Evaluation) Peningkatan Pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Kabupaten Bogor
NO
Faktor Strategis Internal
Bobot
Rating
Skor
I 1 2 3 4
Kekuatan (Strength) Perda Kab. Bogor No.9 Tahun 2009 Tidak adanya biaya pelayanan (gratis) Keharusan penggunaan SIAK on line Struktur kelembagaan Disduk Capil
0,11 0,07 0,10 0,09
4 3 4 3
1,72 0,44 0,21 0,40 0,27
5
Komitmen yang kuat dari pimpinan
0,10
4
0,40
II 1 2 3 4 5 6
Kelemahan (Weaknesses) Kurangnya koordinasi dengan instansi terkait Ketersediaan dan kemampuan SDM Belum diperbaharuinya SOP Keterbatasan sarana dan prasarana Belum dimilikinya Data Base Kependudukan Belum dibentuknya UPTD T o t al
2 1 2 2 2 2
0,98 0,18 0,10 0,16 0,18 0,20 0,16
0,09 0,10 0,08 0,09 0,10 0,08 1,00
2,70
Sumber : Data Primer (diolah)
Hasil akhir analisis matriks IFE pada Tabel 27 untuk elemen kekuatan dan kelemahan diketahui akumulatif skor kekuatan sebesar 1,72 sedangkan akumulatif skor kelemahan adalah sebesar 0,98. Hal ini menunjukkan bahwa responden memberikan pandangan yang cukup tinggi pada faktor kekuatan dan respon yang relatif kecil untuk faktor kelemahan. Sedangkan untuk total nilai bobot skor faktor strategis internal sebesar 2,70. Hasil tersebut menunjukkan kegiatan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor pada posisi rata-rata dalam kekuatan internal secara keseluruhannya, maka dapat dikatakan bahwa peningkatan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mampu memanfaatkan kekuatan yang dimiliki dan mampu mengatasi kelemahan yang ada.
128
7.2
Identifikasi dan Analisis Faktor Eksternal
7.2.1 Peluang Peluang merupakan salah satu unsur eksternal yang berpotensi menguntungkan bagi organisasi apabila mampu memanfaatkan peluang tersebut. Adapun yang menjadi peluang adalah : 1. Adanya Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan. Diterbitkannya UU No. 23 Tahun 2006 oleh pemerintah pusat merupakan payung hukum dalam penyelenggaraan administrasi kependudukan di Indonesia. Hal ini terutama dimaksudkan agar terwujud administrasi kependudukan yang tertib dan tidak diskriminatif dalam konteks pelaksanaan prinsip-prinsip good governance. Oleh karena itu aturan-aturan serta kebijakan-kebijakan di tingkat bawahnya yang sudah tidak sesuai lagi harus segera diganti dan disesuaikan dengan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam UU No. 23 Tahun 2006. 2. Meningkatnya kebutuhan masyarakat terhadap dokumen kependudukan. Seiring bertambahnya jumlah penduduk, semakin bertambah pula kebutuhan masyarakat akan dokumen kependudukan. Pertambahan jumlah penduduk tersebut bila tidak diiringi dengan penyelenggaraan administrasi penduduk yang baik, menyebabkan tidak terdata dan tercatatnya penduduk tersebut sebagai Warga Negara Indonesia, sehingga mereka tidak akan mendapatkan hak-haknya sebagai penduduk di Indonesia. Terutama dengan banyaknya program-program yang diturunkan Pemerintah kepada masyarakat langsung yang mempersyaratkan dimilikinya KTP, KK, Akta Kelahiran dan dokumen kependudukan lainnya sebagai bukti identitas diakuinya seseorang sebagai penduduk Indonesia. Hal ini merupakan peluang bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk meningkatkan pelayanan dalam bidang administrasi kependudukan. 3. Peran serta Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai penyedia data penduduk dalam Pemilu.
129
Sejak Tahun 2007, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor telah ditunjuk oleh KPU sebagai instansi penyedia Data DP4 dalam kegiatan Pemilihan Kepala Daerah tingkat Kabupaten, Pemilihan Gubernur di tingkat Provinsi dan Pemilihan Presiden. Karena tidak adanya Data Base Kependudukan yang valid dan akurat, maka data penduduk diperoleh melalui kegiatan Pencocokan dan Penelitian (Coklit) melalui data yang sudah ada dari kegiatan Sensus Daerah Tahun 2006 yang dilakukan oleh Bappeda Kabupaten Bogor. Oleh karena itu, hal ini merupakan peluang bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor dalam mewujudkan data penduduk yang valid dan akurat melalui sistem registrasi. 4. Adanya ketentuan sanksi administratif bagi masyarakat yang tidak memiliki dokumen kependudukan. Suatu kebijakan atau peraturan akan lebih dipatuhi oleh masyarakat apabila disertai dengan adanya sanksi bagi pelanggarnya. Dalam UU No. 23 Tahun 2006 pasal 89 sampai dengan pasal 99 dijelaskan mengenai adanya sanksi berupa sanksi administrastif dan sanksi pidana bagi masyarakat yang tidak segera melaporkan peristiwa kependudukan yang dialaminya ataupun pelanggaran terhadap administrasi kependudukan seperti pemalsuan atau tidak membawa dokumen kependudukan pada saat bepergian. Ketentuan-ketentuan tersebut sampai sekarang belum diterapkan. Hal ini merupakan peluang bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dengan memberikan shock therapy bagi masyarakat yang tidak memiliki dokumen kependudukan untuk segera memilikinya. 7.2.2 Ancaman Ancaman adalah kondisi tidak menguntungkan yang datang dari luar dan akan sangat berpotensi menimbulkan kesulitan atau kerugian bagi suatu organisasi. Adapun yang menjadi ancaman bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor dalam meningkatkan pelayanannya adalah : 1. Luasnya kondisi geografis Kabupaten Bogor. Luas wilayah Kabupaten sebesar 298.838,304 Ha dengan topografi wilayah yang sangat bervariasi, yaitu berupa daerah pegunungan di bagian Selatan,
130
hingga daerah dataran rendah di sebelah Utara dan jauhnya jarak tempuh antar desa ke kantor kecamatan, dari kecamatan ke kebupaten merupakan kendala bagi masyarakat dalam mengurusi dokumen kependudukan. 2. Masih adanya anggapan dari masyarakat bahwa akta catatan sipil dan pendaftaran penduduk dibuat pada saat diperlukan saja. Seringkali masyarakat kurang menyadari akan arti pentingnya kepemilikan dokumen kependudukan sebagai identitas diri atau kelengkapan administrasi, mereka akan segera membuat apabila ada keperluan yang mendesak sehingga mereka akan membayar berapapun kepada makelar sesuai yang diminta dengan alasan biaya percepatan atau biaya lainnya. 3. Berakhirnya masa dispensasi persyaratan pembuatan akta kelahiran dengan Penetapan Pengadilan pada akhir tahun 2010. UU No.23 Tahun 2006 mengamanatkan adanya Penetapan Pengadilan bagi pembuatan Akta Kelahiran diatas usia satu tahun. Hal ini pernah diterapkan pada tahun 2008 dan menyebabkan biaya pembuatan Akta Kelahiran menjadi sangat mahal dengan adanya biaya yang harus dikeluarkan ke Pengadilan yang mencapai harga dua ratus ribu rupiah. Kemudian dalam Perda No.9 Tahun 2009 diberikan dispensasi tidak adanya penetapan pengadilan sampai dengan akhir 2010 dengan tujuan masyarakat berlomba-lomba untuk membuat Akta Kelahiran sebelum masa dispensasi berakhir. 4. Masih banyak masyarakat yang tidak memiliki Surat Nikah/Akta Perkawinan sebagai syarat pembuatan Akta Kelahiran. Adanya surat nikah/akta perkawinan merupakan salah satu syarat pembuatan Akta Kelahiran. Sedangkan di wilayah pedesaan atau pelosok desa masih banyak mesyarakat yang menikah secara siri, sehingga tidak memiliki surat nikah untuk melegalkan perkawinan mereka. Hal ini mempersulit mereka untuk membuat Akta Kelahiran bagi anak-anaknya. 5. Mobilitas penduduk yang tinggi dan letak wilayah Kabupaten Bogor sebagai daerah penyangga ibukota. Letak wilayah Kabupaten Bogor yang berbatasan dengan Kabupaten Tangerang, Kabupaten/Kota Bekasi dan Kota Depok di sebelah Utara,
131
menyebabkan Kabupaten Bogor sebagai daerah hinterland, akibatnya banyak penduduk luar Kabupaten Bogor keluar masuk atau pindah datang dengan tanpa mengurusi administrasi kependudukannya. Hal ini jelas mempersulit Pemerintah Kabupaten Bogor dalam melakukan pendataan terhadap penduduknya. 6. Masih banyak masyarakat yang tidak mengetahui dan memahami persyaratan dan prosedur pembuatan dokumen penduduk. Lamanya
pembuatan
dokumen
kependudukan
salah
satunya
adalah
ketidaktahuan masyarakat akan prosedur dan persyaratan pembuatan dokumen kependudukan, sehingga seringkali masyarakat harus bolak-balik untuk melengkapi persyaratan yang kurang atau tidak lengkap. Setelah diketahui faktor-faktor strategis eksternal, selanjutnya dilakukan analisis terhadap faktor-faktor tersebut dengan menggunakan matriks EFE yang dilakukan dengan cara pembobotan, pemberian rating dan skor bobot. Matriks EFE (External Factor Evaluation) menggambarkan apa dan bagaimana faktor eksternal yang terdapat pada sebuah organisasi, sehingga dapat membuat keputusan alternatif strategi solusi agar organisasi dapat berjalan dengan baik. Berdasarkan hasil olah data, faktor peluang yang tertinggi adalah adanya Undangundang No.23 Tahun 2006, tentang Administrasi Kependudukan dengan skor bobot 0,33 dan peluang terendah adalah adanya ketentuan sanksi administratif bagi pelanggar administrasi kependudukan dengan skor bobot 0,27. Pada faktor ancaman, empat faktor mempunyai skor tertinggi yaitu luasnya kondisi geografis Kabupaten Bogor, adanya anggapan bahwa dokumen kependudukan dibuat pada saat dibutuhkan, banyak masyarakat yang tidak memiliki Surat Nikah/Akta Perkawinan dan mobilitas penduduk yang tinggi dengan skor bobot masingmasing 0,20. Sedangkan bobot paling rendah terdapat pada banyaknya masyarakat yang tidak memahami persyaratan dan prosedur dengan skor bobot yaitu 0,10. Hasil olah data faktor-faktor strategis eksternal dijelaskan dalam matriks EFE yang ditunjukkan pada Tabel 28.
132
Tabel 28. Matriks EFE (Eksternal Factor Evaluation) Peningkatan Pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Kabupaten Bogor NO
Faktor Strategis Eksternal
Bobot
Rating
Skor
I
Peluang (Opportunities)
1 2 3 4
Adanya UU No.23 Tahun 2006 Meningkatnya kebutuhan masyarakat terhadap dokumen kependudukan Disduk Capil sebagai penyedia data Pemilu Adanya ketentuan sanksi administratif
II
Ancaman (Threats)
1 2
Luasnya kondisi geografis Kab. Bogor Anggapan bahwa dokumen kependudukan dibuat pada saat dibutuhkan Berakhirnya dispensasi persyaratan Akta Kelahiran dengan Penetapan Pengadilan Banyak masyarakat yang tidak memiliki Surat Nikah/Akta Perkawinan Mobilitas penduduk yang tinggi Banyak masyarakat yang tidak memahami persyaratan dan prosedur
0,10
2
0,20
0,10
2
0,20
0,09
2
0,18
0,10
2
0,20
0,10
2
0,20
0,10
1
0,10
Total
1,00
3 4 5 5
1,20 0,11
3
0,33
0,10
3
0,30
0,10 0,09
3 3
0,30 0,27 1,08
2,28
Sumber : Data Primer (diolah)
Hasil akhir analisis matriks EFE pada Tabel 28 untuk elemen peluang diperoleh nilai kumulatif skor sebesar 1,20 sedangkan nilai akhir bobot skor untuk elemen ancaman sebesar 1,08. Hal ini menunjukkan bahwa responden memberikan respon yang cukup tinggi pada faktor peluang dan respon yang lebih kecil terhadap faktor ancaman. Untuk total nilai bobot skor faktor strategis eksternal sebesar 2,28 . Melihat hasil analisis tersebut, dengan nilai bobot skor untuk elemen peluang lebih besar dari bobot skor elemen ancaman, maka kegiatan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor sangat prospektif sekali karena mampu memanfaatkan peluang sebaik mungkin. Hal ini, menunjukkan bahwa dalam kajian ini kekuatan eksternal ini memiliki posisi yang kuat karena dapat memanfaatkan peluang dan meminimalkan pengaruh negatif dari kekuatan eksternal.
133
7.3
Analisis Faktor Internal - Eksternal Berdasarkan hasil olah data terhadap faktor-faktor strategis internal dan
eksternal, selanjutnya tahapan yang dilakukan adalah mencocokkan faktor-faktor strategis sebuah organisasi dengan cara meringkas faktor-faktor tersebut ke dalam matriks internal–eksternal untuk menentukan strategi umum yang harus dilakukan. Berdasarkan dua tabel sebelumnya (Tabel 27 dan Tabel 28), diketahui bahwa total skor faktor strategis internal sebesar 2,70 , hal ini menunjukkan faktor strategis internal dalam posisi sedang, begitu pula dengan faktor strategis eksternal yang mempunyai skor total 2,28 menunjukkan keberadaanya dalam posisi sedang. Apabila diterapkan pada Matriks Internal – Eksternal, maka nilai ini berada pada posisi sel V yang artinya bahwa strategi yang digunakan adalah menjaga dan mempertahankan (hold and maintain). Artinya dalam meningkatkan pelayanannya, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor sudah cukup baik dengan program yang telah ada dan dituntut untuk melakukan inovasi atau terobosan baru dengan program-program yang lain. Posisi selnya ditunjukkan pada Tabel 29. Tabel 29. Matriks Internal – Eksternal Skor Total IFE Kuat 4,0
Skor Total EFE
Tinggi Sedang
3,0 2,0
Rendah 1,0
Sedang 3,0
Lemah 2,0
1,0
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
134
7.4
Strategi
Peningkatan
Pelayanan
Pendaftaran
Penduduk
dan
Pencatatan Sipil di Kabupaten Bogor Untuk menentukan alternatif strategi peningkatan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor digunakan analisis SWOT. Pada tahap ini digunakan matriks SWOT untuk mencocokkan kekuatan dan kelemahan organisasi dengan peluang dan ancaman yang dihadapinya. Matriks SWOT yang berisi alternatif strategi ditunjukkan pada Tabel 30. Tabel 30. Matriks SWOT IFE (Internal Factor Evaluation)
EFE (Eksternal Factor Evaluation)
PELUANG ( O ) 1. Adanya UU No. 23 Tahun 2006 2. Meningkatnya kebutuhan masya-rakat terhadap dokumen kepen-dudukan 3. Disduk Capil sebagai penyedia data penduduk dalam Pemilu 4. Adanya ketentuan sanksi administratif bagi pelanggar administrasi kependudukan ANCAMAN ( T ) 1. Luasnya geografis Kab. Bogor 2. Anggapan bahwa dokumen penduduk dibuat pada saat dibutuhkan 3. Berakhirnya dispensasi Peneta-pan Pengadilan untuk kelahiran diatas 1 tahun 4. Banyak masyarakat yang tidak memiliki surat nikah 5. Mobilitas penduduk yang tinggi 6. Banyak masyarakat yang tidak memahami persyaratan dan prosedur
KEKUATAN ( S ) 1. Dibentuknya Perda Kab. Bogor No.9 Tahun 2009 2. Tidak adanya biaya pelayanan (gratis) 3. Keharusan penggunaan SIAK on line 4. Struktur kelembagaan Disduk dan Capil 5. Komitmen yang kuat dari pemimpin untuk melaksanakan visi dan misi
KELEMAHAN ( W ) 1. Kurangnya kemampuan Disduk Capil dalam melakukan koordinasi dgn instansi terkait administrasi kependudukan 2. Ketersediaan dan kemampuan SDM yang terbatas. 3. Belum diperbaharuinya SOP. 4. Keterbatasan sarana dan prasarana 5. Belum dimilikinya Data Base Kependudukan 6. Belum dibentuknya UPTD STRATEGI S – O STRATEGI W – O 1. Memaksimalkan keberadaan 1.Meningkatkan kuantitas dan Perda No.9 Tahun 2009 dengan kualitas SDM pelayanan. dukungan UU No.23 Tahun (W2,W6,O2) 2006. (S1,S2,O1,O4) 2.Memperbaharui SOP sesuai UU 2. Penetapan Kepala Daerah No. 23 Th. 2006 (W3,O1,O2) kepada Disduk Capil sebagai 3.Meningkatkan/menambah leading sector penyedia data sarana dan prasarana penunjang kependudukan. pelayanan. (W4,O2) (S3,S4,S5,O1,O3) 4.Membentuk Data Base 3. Peningkatan layanan jaringan Penduduk Kab.Bogor. infor-masi data penduduk. (S1, (W5,O1,O3) S3,O1) 5.Dibentuknya UPTD (W6, O1) STRATEGI S – T STRATEGI W – T 1.Meningkatkan kemampuan para 1.Menyediakan informasi dan pegawai Disduk Capil untuk tempat pengaduan yang dapat melakukan koordinasi dan diakses masyarakat secara kerjasama dengan instansi terkait langsung (on line). administrasi kependudukan. (S2,T2,T5,T6) (W1,W5,T3,T4) 2.Mendekatkan pelayanan secara langsung kepada masyarakat. (W6,T1,T2,T6)
135
Berdasarkan matriks SWOT pada Tabel 30, alternatif strategi yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor adalah : a. Strategi S – O (Strengths – opportunities) Strategi ini dibuat dengan menggunakan kekuatan internal untuk memanfaatkan peluang eksternal. Strategi yang dapat dilaksanakan adalah : (1) Memaksimalkan keberadaan Peraturan Daerah Kabupaten Bogor Nomor 9 Tahun 2009 dengan dukungan Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006. Strategi ini dilakukan dengan menggunakan kekuatan yang dimiliki pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor yaitu telah ditetapkannya Perda Kabupaten Bogor No.9 Tahun 2009 dan tidak adanya biaya dalam pelayanan administrasi penduduk dengan memanfaatkan peluang eksternal yaitu adanya Undang-undang No.23 Tahun 2006. (2) Penetapan Kepala Daerah kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor sebagai leading sector penyedia data kependudukan. Strategi ini dilakukan dengan menggunakan kekuatan berupa keharusan penggunaan SIAK on line, struktur kelembagaan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan adanya komitmen yang kuat dari pemimpin untuk melaksanakan visi dan misi dengan memanfaatkan peluang eksternal yaitu adanya Undang-undang No.23 Tahun 2006 dan dilibatkannya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai penyedia data penduduk pemilih dalam kegiatan Pemilu. (3) Peningkatan layanan jaringan informasi data kependudukan Strategi ini dilakukan dengan menggunakan kekuatan berupa telah ditetapkannya Perda No. 9 Tahun 2009 serta keharusan penggunaan SIAK on line dengan memanfaatkan peluang eksternal yaitu adanya dukungan dari Undang-undang No.23 Tahun 2006.
136
b. Strategi W – O (Weaknesses – Opportunities ) Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada, dengan cara mengatasi kelemahan - kelemahan yang dimiliki. Strategi yang dapat dilaksanakan adalah : (1) Meningkatkan kuantitas dan kualitas SDM pelayanan. Strategi ini dilakukan untuk mengatasi kelemahan yang ada berupa ketersediaan dan kemampuan sumber daya manusia yang terbatas dan belum dibentuknya Unit Pelayanan Teknis Dinas (UPTD) dengan memanfaatkan peluang eksternal yaitu meningkatnya kebutuhan masyarakat terhadap dokumen kependudukan seiring dengan bertambahnya jumlah penduduk di Kabupaten Bogor. (2) Memperbaharui SOP sesuai UU No. 23 Tahun 2006. Strategi ini dilakukan dengan mengatasi kelemahan yang ada yaitu belum diperbaharuinya SOP yang ada disesuaikan dengan ketentuan yang baru dengan memanfaatkan peluang eksternal yaitu adanya Undang-undang No. 23 Tahun 2006 serta meningkatnya kebutuhan masyarakat terhadap dokumen kependudukan. (3) Meningkatkan/menambah sarana dan prasarana penunjang pelayanan. Strategi ini dilakukan dengan mengatasi kelemahan internal berupa terbatasnya sarana dan prasarana penunjang operasional pelayanan baik pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil maupun pada bagian pelayanan pendaftaran penduduk di tingkat kecamatan dengan memanfaatkan peluang meningkatnya
kebutuhan
masyarakat
akan
kepemilikan
dokumen
kependudukan. (4) Membentuk Data Base Penduduk Kabupaten Bogor. Strategi ini sangat penting untuk dilakukan mengingat kelemahan internal pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yaitu belum dimilikinya data base penduduk Kabupaten Bogor sebagai salah satu syarat berjalannya SIAK on line dengan melihat peluang adanya amanat dari Undang-undang No. 23 Tahun 2006 untuk melaksanakan SIAK on line dan disertakannya Dinas
137
Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk menyediakan data pemilih dalam kegiatan Pemilihan Umum. (5) Membentuk Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Strategi ini dilakukan dengan memanfaatkan peluang yang ada pada Ketentuan Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006 pasal 104 bahwa pembentukan UPTD dilakukan paling lambat lima tahun sejak Undangundang diterbitkan dan mengurangi kelemahan internal belum dibentuknya UPTD untuk pelayanan pencatatan sipil. c. Strategi S – T (Strengths – Threats) Strategi ini menggunakan kekuatan internal untuk menghindari atau mengurangi dampak ancaman eksternal. Pada bagian ini penulis hanya menemukan satu strategi yaitu menyediakan informasi dan tempat pengaduan yang dapat diakses masyarakat secara langsung (on line). Strategi ini dilakukan dengan menggunakan kekuatan internal pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil berupa tidak adanya biaya atau retribusi dalam pelaksanaan pelayanan, serta keharusan untuk menggunakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan secara on line dengan menghindari ancaman dari luar berupa banyaknya anggapan dari masyarakat bahwa dokumen kependudukan dibuat pada saat dibutuhkan, adanya mobilitas atau perpindahan penduduk yang tinggi dan masih banyak masyarakat yang belum mengetahui prosedur dan persyaratan pembuatan dokumen kependudukan. d. Strategi W – T (Weaknesses – Threats ) Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan ditujukan untuk meminimalkan atau mengurangi kelemahan internal yang ada serta menghindari ancaman eksternal. Dalam hal ini beberapa strategi yang dapat dilakukan adalah : (1) Meningkatkan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait administrasi kependudukan. Strategi ini dilakukan untuk mengurangi kelemahan internal berupa kurangnya koordinasi dan kerjasama antara instansi terkait administrasi kependudukan
138
dan belum dimilikinya Data Base Kependudukan secara terpadu dan menghindari ancaman dari luar berupa akan segera berakhirnya dispensasi persyaratan Penetapan Pengadilan bagi pembuatan Akta Kelahiran untuk kelahiran di atas usia satu tahun dan masih banyak penduduk yang tidak memiliki surat nikah atau akta perkawinan yang diperlukan sebagai salah satu syarat pembuatan akta kelahiran. (2) Mendekatkan pelayanan secara langsung kepada masyarakat. Strategi ini dilakukan untuk mengurangi kelemahan internal berupa belum dibentuknya UPTD dan menghindari ancaman dari luar berupa luasnya kondisi
geografis
Kabupaten
Bogor,
adanya
anggapan
dokumen
kependudukan dibuat pada saat dibutuhkan saja dan masih banyaknya masyarakat yang tidak mengetahui prosedur dan persyaratan pembuatan dokumen kependudukan. Ringkasan strategi yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor adalah : (1)
Memaksimalkan keberadaan Perda No.9 Tahun 2009 dengan dukungan UU No.23 Tahun 2006.
(2)
Penetapan Kepala Daerah kepada Disduk Capil sebagai leading sector penyedia data kependudukan.
(3)
Peningkatan layanan jaringan informasi data kependudukan
(4)
Melaksanakan SIAK on line secara terpadu.
(5)
Meningkatkan kuantitas dan kualitas SDM pelayanan.
(6)
Memperbaharui SOP sesuai UU No. 23 Tahun 2006.
(7)
Meningkatkan/menambah sarana dan prasarana penunjang pelayanan.
(8)
Membentuk Data Base Penduduk Kabupaten Bogor.
(9)
Menyediakan informasi dan tempat pengaduan yang dapat diakses masyarakat secara langsung (on line).
(10) Meningkatkan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait administrasi kependudukan. (11) Mendekatkan pelayanan secara langsung kepada masyarakat. (12) Membentuk Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD)
139
7.5
Prioritas Strategi Peningkatan Pelayanan Pendaftaran penduduk dan Pencatatan Sipil di Kabupaten Bogor Untuk menentukan prioritas strategi peningkatan pelayanan pendaftaran
penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor digunakan analisis Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM). Teknik QSPM ini QSPM adalah alat untuk memungkinkan ahli strategi untuk mengevaluasi strategi alternatif secara objektif, berdasarkan pada faktor-faktor kritis untuk sukses ekternal dan internal. Secara konsep QSPM menentukan daya tarik dari berbagai strategi berdasarkan pada sejauh mana faktor-faktor secara kritis eksternal dan internal dimanfaatkan atau diperbaiki. Tabel 31. Hasil Analisis QSPM Perumusan Prioritas Strategi Peningkatan Pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Kabupaten Bogor NO
Alternatif Strategi
Skor
Peringkat
1
Memaksimalkan keberadaan Perda No.9 Tahun 2009 dengan dukungan UU No.23 Tahun 2006.
6,12
1
2
Penetapan Kepala Daerah kepada Disduk Capil sebagai leading sector penyedia data kependudukan.
4,7
8
3
Peningkatan layanan jaringan informasi data kependudukan
6,2
2
4
Meningkatkan kuantitas dan kualitas SDM pelayanan.
4,84
7
5
Memperbaharui SOP sesuai UU No. 23 Tahun 2006.
5,05
4
6
Meningkatkan sarana dan prasarana penunjang pelayanan.
4,65
9
7
Membentuk Data Base Penduduk Kabupaten Bogor.
5,19
3
8
Menyediakan informasi dan tempat pengaduan yang dapat diakses masyarakat secara langsung (on line).
4,89
5
9
Meningkatkan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait administrasi kependudukan.
4,38
10
10
Mendekatkan pelayanan secara langsung kepada masyarakat.
4,88
6
11
Segera membentuk Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD)
4,24
11
Sumber : Data diolah
Analisis QSPM merupakan lanjutan dari analisis SWOT sebagai tahapan pengambilan keputusan untuk perumusan prioritas strategi. Dari rumusan strategi yang diperoleh dari analisis SWOT kemudian dilakukan analisa dengan cara memberikan nilai kemenarikan relatif (Attractive Score = AS) pada masing -
140
masing faktor internal maupun eksternal. Strategi yang mempunyai total nilai kemenarikan relatif (Total Attractive Score = TAS) yang tertinggi adalah merupakan prioritas strategi. Setelah dilakukan perhitungan dan analisis, maka diperoleh hasil analisis QSPM dalam perumusan prioritas strategi peningkatan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor yang ditunjukkan pada Tabel 30. Berdasarkan Tabel 31, diketahui bahwa urutan prioritas strategi peningkatan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor adalah : (1)
Memaksimalkan keberadaan Perda No.9 Tahun 2009 dengan dukungan UU No.23 Tahun 2006.
(2)
Peningkatan layanan jaringan informasi data kependudukan
(3)
Membentuk Data Base Penduduk Kabupaten Bogor.
(4)
Memperbaharui SOP sesuai UU No. 23 Tahun 2006.
(5)
Menyediakan informasi dan tempat pengaduan yang dapat diakses masyarakat secara langsung (on line).
(6)
Mendekatkan pelayanan secara langsung kepada masyarakat.
(7)
Penetapan Kepala Daerah kepada Disduk Capil sebagai leading sector penyedia data kependudukan.
(8)
Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia.
(9)
Meningkatkan sarana dan prasarana penunjang pelayanan.
(10) Meningkatkan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait administrasi kependudukan (11) Segera membentuk Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD)
7.6
Program Peningkatan
Pelayanan Pendaftaran
Penduduk
dan
Pencatatan Sipil di Kabupaten Bogor Strategi yang telah terpilih
pada hasil kajian dilanjutkan dengan
rancangan program yang diharapkan dapat meningkatkan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor. Rancangan program yang akan dilaksanakan mengacu pada visi , misi serta tugas pokok dan fungsi instansi
141
pelaksana pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor, dalam hal ini Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor beserta pihak Kecamatan dan Desa yang melaksanakan asas tugas pembantuan. Visi dan misi memiliki peran penting dalam meloloskan strategi dan rancangan program yang akan dilaksanakan, karena
jika tidak sesuai dengan visi dan
misinya, maka kemungkinan strategi dan rancangan program tidak dapat dilaksanakan. “Terwujudnya Administrasi Kependudukan yang Tertib Tahun 2013” adalah visi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor yang termuat dalam Renstra nya Tahun 2009 – 2013. Visi tersebut mengandung arti bahwa administrasi kependudukan dan pencatatan sipil yang tertib di tahun 2013 dilandaskan pada aturan yang mempunyai kekuatan hukum yang pasti yaitu sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang pelaksanaan Undang-undang-undang
Nomor
23
Tahun
2006
tentang
Administrasi
Kependudukan dan memberikan pelayanan terbaik, bermutu dan berkualitas kepada masyarakat sehingga pelayanan menjadi lebih murah, lebih baik dan lebih cepat sehingga masyarakat menjadi puas. Guna mewujudkan visi, misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten ditetapkan sebagai berikut : (1) Meningkatkan Manajemen Perkantoran (2) Meningkatkan Manajemen Pendaftaran Penduduk (3) Meningkatkan Manajemen Pencatatan Sipil (4) Meningkatkan Manajemen SIAK Selain mengacu kepada visi dan misi, rumusan program yang akan disusun haruslah sesuai dengan kewenangan dan tugas pokok instansi pelaksana program. Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Bogor Nomor 9 Tahun 2009 tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan, pasal 9 – 12 dijelaskan mengenai kewenangan, kewajiban dan tugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor yaitu : a. Kewenangan : 1. Memperoleh keterangan dan data yang benar tentang Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting yang dilaporkan penduduk.
142
2. Memperoleh data mengenai Peristiwa Penting yang dialami penduduk atas dasar putusan atau penetapan pengadilan. 3. Memberikan keterangan atas laporan Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting untuk kepentingan penyelidikan, penyidikan dan pembuktian kepada lembaga peradilan. 4. Mengelola data dan mendayagunakan informasi hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil untuk kepentingan pembangunan. 5. Mendapatkan data hasil pencatatan perkawinan, pembatalan perkawinan, perceraian/talak dan rujuk dari KUA dan Pengadilan Agama. b. Kewajiban : 1. Mendaftarkan Peristiwa Kependudukan dan mencatat Peristiwa Penting. 2. Memberikan pelayanan yang sama dan profesional kepada setiap penduduk atas pelaporan Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting. 3. Penerbitan Dokumen Kependudukan. 4. Mendokumentasian hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. 5. Menjaga kerahasiaan dan keamanan data atas Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting. 6. Melakukan verifikasi dan validasi data dan informasi yang disampaikan oleh penduduk dalam pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. c. Tugas : 1. Melakukan pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. 2. Menyediakan dan menyerahkan blangko Dokumen Kependudukan dan formulir pelayanan untuk pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil sesuai dengan kebutuhan. 3. Meminta laporan pelaksanaan tugas, kewajiban dan kewenangan UPT Dinas yang berkaitan dengan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. 4. Melakukan pembinaan, pembimbingan, dan supervisi pelaksanaan tugas dan kewenangan UPT Dinas, Pejabat Pencatatan Sipil dan Petugas Registrasi.
143
5. Melakukan pembinaan, pembimbingan dan supervisi tugas pembantuan kepada desa. 6. Melakukan pembinaan, pembimbingan dan supervisi pelimpahan sebagian urusan Administrasi Kependudukan kepada Camat dan Lurah. Berdasarkan hasil pembahasan pada sub bab – sub bab sebelumnya terdapat beberapa strategi yang dalam pelaksanaannya dapat mendukung strategi yang lain sehingga strategi-strategi pendukung tersebut dapat digabungkan ke dalam strategi yang paling utama, oleh karena itu maka rancangan program yang paling mungkin dilaksanakan dalam upaya meningkatkan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor adalah : 1. Optimalisasi implementasi Peraturan Daerah Kabupaten Bogor Nomor 9 Tahun 2009 dengan dukungan Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006. Ditetapkannya Perda No.9 Tahun 2009 adalah salah satu keberhasilan Pemerintah Kabupaten Bogor dalam upaya mewujudkan tertib administrasi kependudukan di Kabupaten yang berdasarkan pada UU No. 23 Tahun 2006, sehingga pelaksanaan administrasi kependudukan di Kabupaten Bogor lebih jelas dan terarah karena memiliki kekuatan dan payung hukum yang pasti. Akan tetapi dalam pelaksanaannya belum optimal dan berada dalam masa transisi. Adapun upaya-upaya atau beberapa program yang dapat dilaksanakan adalah : a. Penetapan Petunjuk dan Pelaksana Teknis Penyelenggaraan Administrasi Penduduk oleh Bupati. Kebijakan yang dapat dikeluarkan dari program ini berupa Peraturan Bupati tentang Petunjuk dan Pelaksanaan Teknis dari Perda No. 9 Tahun 2009. Rancangan Perbup dirumuskan dan diajukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil beserta Bagian Organisasi dan Bagian Hukum kepada Bupati, selanjutnya dibahas dan ditetapkan oleh DPRD sesuai mekanisme yang ditetapkan. Petunjuk teknis ini dirancang sedemikian rupa hingga secara prosedur dan persyaratannya tidak memberatkan masyarakat seperti misalnya persyaratan Penetapan Pengadilan bagi Akta Kelahiran dan dengan jangka waktu penyelesaian yang lebih cepat daripada ketentuan yang sudah ada.
144
b. Membuat Standar Pelayanan yang baru disesuaikan dengan Undang-undang No.23 Tahun 2006 dan dan Peraturan Pemerintah No. 37 Tahun 2007 Standar pelayanan ini sekurang-kurangnya memuat dasar hukum, persyaratan, sistem, mekanisme dan prosedur, jangka waktu penyelesaian, biaya/tarif dan produk pelayanan. SOP mengenai prosedur, jangka waktu dan biaya gratis sebaiknya ditempel di tempat yang strategis pada bagian-bagian pelayanan KTP/KK dan Akta Kelahiran sehingga masyarakat/konsumen dapat memahami dengan jelas prosedur yang harus dilalui. c. Penetapan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai leading sector pengelola dan penyedia data kependudukan Data demografi sangat diperlukan bagi para penentu kebijakan dalam menyusun kebijakan dan perencanaan pembangunan. Selama ini data demografi di Kabupaten Bogor dikeluarkan oleh berbagai instansi demi kepentingan sektoralnya masing-masing, sehingga data tersebut bervariasi dan menjadi tidak akurat. Data Base Kependudukan dengan sistem registrasi adalah suatu sistem teknologi informasi kependudukan yang dapat dengan mudah diakses dan data tersebut tidak statis karena berkembang terus mengikuti aktifitas penduduk. Oleh karena itu untuk memperkuat kewenangannya dalam mengelola data dan mendayagunakan informasi hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil untuk kepentingan pembangunan (pasal 9 ayat (1) butir d Perda Kab.Bogor No.9 Tahun 2009), maka diperlukan suatu penetapan atau penunjukkan dari Bupati kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai leading sector dalam setiap kegiatan pendataan penduduk. d. Sosialisasi Perda Kab. Bogor No.9 Tahun 2009 tentang Penyelenggaraan Administrasi Penduduk kepada masyarakat luas. Program ini dimaksudkan untuk meningkatkan kesadaran dan pengetahuan masyarakat tentang prosedur dan persyaratan pembuatan dokumen kependudukan dan meningkatkan kesadaran masyarakat tentang pentingnya memiliki dokumen penduduk. Sosialisasi dilakukan secara berkesinambungan berupa kegiatan penyuluhan secara langsung, media elektronik, media massa atau media luar
145
ruang seperti billboard atau leaflet yang ditujukan kepada masyarakat langsung atau secara bertingkat melalui Desa/Kelurahan, RW dan RT. e. Penerapan sanksi administratif bagi masyarakat atau aparatur yang melakukan pelanggaran administrasi kependudukan Program ini bertujuan untuk meningkatkan kepemilikan masyarakat akan dokumen kependudukan. Kegiatan dapat berupa operasi yustisi bagi masyarakat yang tidak memiliki KTP atau KTP ganda dengan diberikan denda sesuai ketentuan di tempat-tempat strategis yang dilanjutkan dengan surat anjuran untuk membuat KTP. Sedangkan sanksi administratif kepada aparatur diberikan apabila melakukan kesalahan terhadap pelayanan administrasi penduduk dengan tujuan meningkatkan pelayanan dan kualitas aparatur pelayanan. 2. Meningkatkan layanan jaringan informasi data kependudukan sampai tingkat Desa/Kelurahan Tujuan dari strategi ini adalah meningkatkan pelayanan pendaftaran penduduk, menyediakan data dan informasi pendaftaran penduduk yang akurat, lengkap, mutakhir dan mudah diakses serta mewujudkan pertukaran data secara sistematik melalui sistem pengenal tunggal dengan tetap menjamin kerahasiaan. Perancangan program antara lain adalah : a. Penyusunan Data Base Penduduk Kabupaten Bogor Belum dimilikinya data base penduduk yang valid dan akurat merupakan salah satu kendala belum terlaksananya SIAK on line, hal ini menyebabkan pelayanan KTP dan KK menjadi lambat karena belum terdatanya masyarakat Kabupaten Bogor secara menyeluruh. Kegiatan yang dapat dilakukan dari program ini berupa pendataan penduduk atau validasi data penduduk yang sudah ada di tingkat kecamatan hingga tingkat RT yang kemudian disusun dalam sistem atau program yang mudah dipahami dan terintegrasi secara on line . b. Pembangunan dan pengoperasian SIAK on line secara terpadu Kegiatan yang dilaksanakan berupa membuka jaringan di setiap kecamatan dan menempatkan operator komputer untuk entri data masyarakat yang melakukan pengurusan KTP dan KK yang kemudian masyarakat dapat langsung menerima KTP dan KK. Jaringan dilakukan dengan membuat Tempat Perekaman
146
Data Kependudukan (TPDK) ditingkat Pemerintah Daerah, Dinas, UPT Dinas, Kecamatan, Desa/Kelurahan untuk melakukan perekaman, pengelolaan dan pemutakhiran data hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. Dengan SIAK on line diharapkan masyarakat akan lebih mudah dan lebih cepat dalam membuat dokumen kependudukan. Karena data penduduk yang dapat di akses secara langsung, maka pendaftaran dapat dilakukan baik di Kecamatan ataupun di Dinas, tanpa harus melalui birokrasi yang terlalu panjang. Seperti ditunjukkan pada gambar 10.
Desa/Kelurahan 4
Kecamatan :
Disduk dan Capil :
Verifikasi,validasi rekam dan cetak dokumen
Verifikasi, validasi Rekam dan Cetak Dokumen
atau
Pemohon
Gambar 10. Tata Cara Pembuatan dan Penerbitan KTP/KK dengan SIAK on line
c. Pemberlakuan NIK secara nasional Sebaiknya NIK yang tercantum pada KTP adalah NIK Nasional, sedangkan untuk saat ini NIK yang tercantum pada KTP masyarakat Kabupaten Bogor adalah NIK lokal. Hal ini menjadikan rancu dan tidak konsistennya dalam pelaksanaan administrasi kependudukan karena dengan pemberlakuan NIK secara nasional merupakan kunci akses dalam melakukan verifikasi dan validasi data jati diri seseorang guna mendukung pelayanan publik di bidang Administrasi Kependudukan di Kabupaten Bogor . 3. Meningkatkan dan menyediakan informasi serta tempat pengaduan yang dapat diakses masyarakat secara langsung (on line). Tujuan dari strategi ini adalah memudahkan masyarakat dalam mendapatkan informasi tentang pembuatan dokumen kependudukan serta menyediakan tempat pengaduan secara on line bagi masyarakat yang merasa tidak
147
puas atas pelayanan yang diberikan. Kegiatan dari program ini dapat berupa menyimpan kotak saran pada bagian pelayanan, membuka layanan SMS center atau membuka web site Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor di internet disertai polling tentang kepuasan atau ketidakpuasan masyarakat. 4. Meningkatkan pelayanan secara langsung kepada masyarakat. Strategi ini dilakukan untuk mengatasi luasnya kondisi geografis wilayah Kabupaten Bogor yang mengakibatkan jauhnya jarak yang harus ditempuh oleh masyarakat menuju tempat pelayanan. Rancangan program yang dapat dilakukan antara lain : a. Pembentukan Unit Pelayanan Teknis Dinas (UPTD) Pembentukan UPTD adalah sesuai ketentuan dalam pasal 8 ayat (3) dan pasal 104 UU No. 23 Tahun 2006 bahwa pelayanan pencatatan sipil di tingkat kecamatan dilakukan oleh UPTD . Dengan adanya UPTD, diharapkan pelayanan tidak terpusat di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Pelayanan akan lebih mudah dijangkau dan prosesnya tidak terlalu lama, karena berkas pengajuan tidak terlalu banyak. b. Pengembangan
pelaksanaan pelayanan langsung (jemput bola) untuk
pencatatan sipil. Pelaksanaan jemput bola yang dilakukan sebaiknya tidak hanya pelayanan pencatatan akta kelahiran saja tetapi untuk semua pelayanan pencatatan sipil dan pendaftaran penduduk. Kegiatan jemput bola ini mendapat respon yang baik dari masyarakat, oleh karena itu sebaiknya frekuensi dan intensitas kegiatan ini lebih ditingkatkan, dari target semula satu kali dalam setahun untuk 40 Kecamatan, menjadi empat kali dalam setahun untuk 40 Kecamatan, terutama untuk masyarakat miskin yang seringkali tidak mendapatkan haknya sebagai penduduk karena rumitnya birokrasi dan tingginya beban transportasi yang harus dikeluarkan. 5. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia pelayanan. Strategi ini bertujuan untuk mengatasi terbatasnya kualitas dan kuantitas sumber daya manusia bagian pelayanan pendaftaran penduduk, khususnya petugas
148
pranata komputer pengelola SIAK di tingkat kecamatan dan desa. Beberapa program dan kegiatan yang dapat dilakukan antara lain : a. Penambahan personil bagian pelayanan pendaftaran penduduk di tingkat kecamatan dan desa yang memiliki kemampuan dibidang komputer. Dengan jumlah penduduk yang cukup banyak untuk tiap-tiap kecamatan, personil yang dibutuhkan sebaiknya lebih dari lima orang, karena rata-rata jumlah personil bagian pelayanan KTP/KK di Kecamatan hanya berjumlah dua sampai tiga orang. b. Pendidikan dan pelatihan bagi operator komputer SIAK di tingkat Kecamatan dan Desa secara intens dan berkesinambungan. c. Pengangkatan
petugas operator SIAK sebagai jabatan fungsional yang
ditunjuk oleh Surat Keputusan Bupati dengan diberikan tunjangan. Hal ini dilakukan karena seringkali terjadi petugas operator di tingkat Kecamatan setelah diberikan pendidikan dan pelatihan kemudian mereka mengalami mutasi atau roling, sehingga petugas operator yang baru, harus belajar lagi dari awal, hal ini jelas menghambat sistem yang sedang berjalan. 6. Meningkatkan sarana dan prasarana penunjang pelayanan. Peningkatan sarana dan prasarana yang paling utama adalah peningkatan anggaran untuk kegiatan pelayanan administrasi penduduk baik untuk sarana dan prasarana penunjang maupun untuk operasional pelayanan, terutama di tingkat kecamatan dan Desa/Kelurahan karena dengan adanya ketentuan gratis, mengakibatkan kecamatan dan desa/kelurahan sulit untuk mendapatkan insentif dari pelayanan yang diberikan, karena pemberian insentif sangat penting untuk memotivasi pegawai dalam memberikan pelayanan yang baik kepada masyarakat. Peningkatan sarana dan prasarana yang menunjang dalam kegiatan pelayanan administrasi kependudukan yaitu ketersediaan blangko KTP dan KK, sarana komunikasi yaitu telepon atau faximili dan perangkat komputer di tingkat kecamatan dan desa. Pelaksanaan program dapat dimulai dengan mendata kondisi sarana dan prasarana pendukung yang sudah ada apakah dalam keadaan rusak, apakah bisa diperbaiki atau bahkan harus diganti. Untuk penyediaan blangko
149
sebaiknya dilakukan berdasarkan data proyeksi penduduk wajib KTP/KK pada tahun berikutnya. Dalam hal kenyamanan bagi konsumen, pada pelayanan akta catatan sipil agar dibuatkan ruang tunggu konsumen yang lebih luas selayaknya ruang tunggu dengan kursi-kursi dan meja yang nyaman digunakan oleh konsumen untuk mengisi formulir pendaftaran. 7. Meningkatkan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait administrasi kependudukan Peningkatan koordinasi terutama dilakukan terhadap instansi-instansi yang berkaitan dengan administrasi kependudukan seperti Kantor Imigrasi, KUA, Pengadilan Agama, Pengadilan Negeri, serta Kecamatan dan Desa/Kelurahan sebagai lembaga yang langsung berhadapan dalam melayani masyarakat. Koordinasi yang dilakukan
menyangkut keharusan instansi-instansi tersebut
untuk memberikan data hasil pencatatan peristiwa kependudukan kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil demi terwujudnya Data Base Kependudukan sebagai dasar terselenggaranya SIAK on line . Era otonomi daerah telah menuntut Pemerintah Daerah kabupaten Bogor untuk memberikan pelayanan yang optimal dalam pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil, hal ini merupakan sebuah tantangan dari tugas dan fungsi yang harus dipenuhi oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil beserta para pelaksanan teknisnya di tingkat bawah. Diberlakukannya Peraturan di tingkat pusat, dalam hal ini Undang-Undang No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan dalam implementasinya harus disesuaikan dengan kondisi wilayah, sosial, ekonomi dan budaya tiap-tiap daerah. Untuk itu diperlukan prioritas strategi dan perancangan program yang tepat dalam
pelaksanaan
pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor. Ringkasan strategi dan program peningkatan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor disajikan pada Tabel 32.
Tabel 32. Strategi dan Program Peningkatan Pelayanan Pendaftaran Pendud dan Pencatatan Sipil di Kabupaten Bogor No
1 1
2
3
4
Strategi
2 Optimalisasi implementasi Perda No. 9 Tahun 2009 dengan dukungan UU No. 23 Tahun 2006.
Meningkatkan layanan jaringan informasi data kependudukan sampai tingkat Desa/ Kelurahan Meningkatkan dan menyediakan informasi serta tempat pengaduan yang dapat diakses masyarakat secara langsung (on line). Meningkatkan pelayanan secara langsung kepada
Program
3 a. Penetapan Petunjuk dan Pelaksana Teknis Penyelenggaraan Administrasi Penduduk oleh Bupati. b. Membuat SOP yang baru disesuaikan dengan UU No. 23 Th. 2006 dan dan PP No. 37 Th. 2007. c. Penetapan Disduk Capil oleh Bupati sebagai leading sector pengelola dan penyedia data kependudukan. d. Sosialisasi Perda No. Th.2009 kepada masyarakat luas. e. Penerapan sangsi administrastif/denda a. Penyusunan Data Base Penduduk Kabupaten Bogor b. Pembangunan dan pengoperasian SIAK on line secara terpadu c. Pemberlakuan NIK secara nasional
W Pelak
Tahun 20
Tahun 20
Tahun 20
Tahun 20
Tahun 20 Tahun 20 Tahun 20 Tahun 20
a. Kotak Saran b. Layanan SMS Center c. Membuka Web Site Disduk Capil di internet dan Polling kepuasan/ketidakpuasan konsumen.
Tahun 20 Tahun 20 Tahun 20
a. Pembentukan Unit Pelayanan Teknis Dinas (UPTD) b. Pengembangan pelayanan langsung (jemput bola) untuk pencatatan
Tahun 20 Tahun 20
1 6
7
2 Meningkatkan sarana dan prasarana penunjang pelayanan
Meningkatkan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait administrasi kependudukan
3 a. Peningkatan anggaran untuk operasional pelayanan b. Pengadaan blangko KTP/KK berdasarkan pendataan/proyeksi wajib KTP/KK. c. Pengadaan jaringan komunikasi d. Pengadaan perangkat komputer khususnya pelayanan KTP/KK di Kecamatan dan Desa e. Perbaikan ruang tunggu konsumen dengan fasilitas yang nyaman. Peningkatan kemampuan aparatur untuk melakukan koordinasi dan kerjasama dengan instansi terkait administrasi kependudukan
Tahun 20 Tahun 20
Tahun 20
Tahun 20
Tahun 20
Tahun 20
