BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang dan Permasalahan Kegiatan administrasi kependudukan merupakan kegiatan penataan dan
penertiban dalam penerbitan dokumen kependudukan melalui pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.1 Pendaftaran penduduk dilakukan dengan pencatatan biodata penduduk, pencatatan atas pelaporan peristiwa kependudukan dan pendataan penduduk serta penerbitan dokumen kependudukan. Kegiatan administrasi kependudukan diarahkan untuk memenuhi hak asasi setiap orang di bidang administrasi kependudukan tanpa diskriminasi melalui pelayanan publik yang profesional. Untuk itu setiap warga negara diwajibkan memiliki dokumen kependudukan agar mendapat pengakuan dari negara. Salah satu dokumen kependudukan yang wajib dimiliki oleh setiap Warga Negara Indonesia (WNI) ialah akta catatan sipil. Akta catatan sipil adalah catatan resmi yang dibuat mengenai peristiwa yang terjadi dalam keluarga yang didaftarkan pada Kantor Catatan Sipil seperti peristiwa perkawinan, kelahiran, pengakuan/pengesahan anak, perceraian, dan kematian. Akta catatan sipil merupakan catatan resmi yang menentukan akan kebenaran dari suatu permasalahan apabila yang diterbitkan oleh Dinas
1
Undang-Undang Nomor Kependudukan, Pasal 1 Ayat 1.
23
Tahun
2006
tentang
Administrasi
2
Kependudukan dan Pencatatan Sipil mengenai data seseorang terhadap peristiwa penting dalam kependudukan. Semua akta catatan sipil memiliki kekuatan hukum apabila ditanda tangani oleh Pejabat Catatan Sipil. Akta catatan sipil merupakan data dasar yang digunakan untuk penulisan data penduduk dalam berbagai dokumen kependudukan. Akta catatan sipil merupakan arsip yang bersifat unik, karena berbeda dengan arsip pada umumnya. Akta catatan sipil tetap aktif dan akan terus diperlukan
dan
dipergunakan
dalam
penyelenggaraan
administrasi
kependudukan sepanjang masa. Akta catatan sipil memiliki informasi yang sangat penting dan melekat terhadap keberadaan suatu instansi, yang didalamnya terkandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban, serta asset instansi. Jadi, jika arsip tersebut hilang atau rusak, maka tidak dapat tergantikan dan akan menghambat kegiatan operasional serta mengancam keberadaan dan kelangsungan hidup suatu instansi. Akta catatan sipil perlu dikelola dengan baik dan benar karena akta tersebut masih digunakan sampai batas waktu yang tidak ditentukan mulai dari berkas permohonan hingga register yang diterbitkan. Selain itu, akta catatan sipil memiliki nilai administrasi, nilai hukum, dan nilai historis. Pengelolaan akta catatan sipil harus dilakukan dengan penuh tanggung jawab agar nilai yang terkadung dalam akta dapat terjaga secara fisik dan informasinya sehingga informasinya dapat dimanfaatkan untuk kepentingan individu maupun pelayanan publik.
3
Seiring berjalannya waktu, akta catatan sipil yang tercipta akan terus bertambah volumenya. Dengan adanya pertambahan volume akta catatan sipil apabila tidak dilakukan pengelolaan dengan baik dan benar maka akta catatan sipil tersebut tidak akan tersimpan dengan baik. Jika suatu saat akta catatan sipil tersebut diperlukan, maka menyebabkan kesulitan dalam proses penemuan kembali. Oleh karena itu, penulis tertatik untuk mengamati lebih dalam mengenai pengelolaan akta catatan sipil yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten dengan judul “Pengelolaan Akta Catatan Sipil Di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten”. Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1.
Bagaimana pengelolaan akta catatan sipil yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten?
2.
Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengelolaan akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten?
3.
Apa saja kendala yang dihadapi dalam melakukan pengelolaan akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten?
4
B.
Keaslian Tugas Akhir Dalam penelitian ini hal-hal yang diutaran oleh peneliti yang sifatnya
mendukung adanya penelitian ini mengacu pada penelitian yang terdahulu, antara lain: Penelitian yang dilakukan oleh Iwan Sefgiyatmoko dengan judul “Manajemen Kearsipan Akta Catatan Sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta” Tahun 2011 dengan tujuan mengetahui pengelolaan akta catatan sipil yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.2
Iwan Sefgiyatmoko tidak menyebutkan
jumlah volume arsip yang dikelola oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Pengelolaan akta catatan sipil yang dilakukan dengan baik dan benar dapat menunjang keefektifan pengelolaan agar informasi yang terkandung dapat dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan. Untuk itu, akta catatan sipil bersifat abadi dan perlu dikelola dengan penuh tanggung jawab sampai batas waktu yang tidak ditentukan. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Iwan Sefgiyatmoko (2011) adalah peneliti sama-sama melakukan analisa mengenai proses pengelolaan akta catatan sipil mulai dari penerimaan berkas hingga penyusutan yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Perbedaannya adalah sistem penyimpanan akta catatan sipil yang dilakukan oleh
Iwan Sefgiyatmoko, “Manajemen Kearsipan Akta Catatan Sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta” LTA Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, UNS, 2011. 2
5
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta masih manual. Sedangkan penyimpanan akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten sudah menggunakan sistem digital, walaupun penyimpanan secara manual juga tetap diterapkan. Penelitian yang dilakukan oleh Sukardi, dkk dengan judul “Pengurusan Naskah Dinas Di Dinas Catatan Sipil Kabupaten Dati II Lamongan Provinsi Dati I Jawa Timur”, Tahun 2000 bertujuan mengetahui proses pegurusan naskah dinas yang dilakukan oleh Dinas Catatan Sipil Kabupaten Dati II Lamongan Provinsi Dati I Jawa Timur.3 Pengurusan naskah dinas yang dimaksud ialah pengurusan surat masuk dan surat keluar. Selain itu, Sukardi dkk juga membahas mengenai prosedur pelayanan dan penerbitan akta. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Sukardi, dkk (2000) adalah peneliti sama-sama melakukan analisa mengenai pengelolaan arsip dan membahas mengenai prosedur penerbitan akta catatan sipil. Perbedaannya adalah penelitian yang dilakukan oleh Sukardi, dkk di Dinas Catatan Sipil Kabupaten Dati II Lamongan lebih fokus pada pengurusan naskah dinas masuk dan keluar, dan pembahasan mengenai pengelolaan akta catatan sipil hanya 20%. Sedangkan yang dilakukan oleh peneliti di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten lebih fokus pada proses pengelolaan akta catatan sipil.
Sukardi, dkk, “Pengurusan Naskah Dinas Di Dinas Catatan Sipil Kabupaten Dati II Lamongan Provinsi Dati I Jawa Timur” LTA DIII Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2000. 3
6
C.
Tujuan Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan dari penelitian ini
adalah untuk: 1.
Mengatahui proses pengelolaan arsip kependudukan yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten.
2.
Mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengelolaan arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten.
3. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam melakukan pengelolaan akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten? D.
Manfaat Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat sebagai
berikut: 1.
Manfaat teoritis a.
Hasil
penelitian
ini
dapat
memberikan
kontribusi
bagi
perkembangan ilmu kearsipan serta sebagai referensi bagi penelitian selanjutnya. b.
Menambah pengetahuan dan wawasan mengenai pengelolaan arsip kependudukan untuk menunjang kegiatan kearsipan.
2.
Manfaat praktis a.
Bagi instansi penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi dan masukan dalam perbaikan penyelenggaraan kearsipan.
7
b.
Bagi pegawai penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan
dan
memberikan
masukan
untuk
menentukan
pengelolaan arsip yang tetap sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan. E.
Sistematika Penulisan Untuk membantu pembaca dalam memahami Laporan Tugas Akhir ini,
penulis membagi Laporan Tugas Akhir ini ke dalam empat bab. Keempat bab tersebut merupakan satu kesatuan tema yang tidak bisa dipisahkan, karena keempatnya akan saling memiliki keterkaitan. Berikut penjelasannya: Bab I merupakan pendahuluan yang di dalamnya berisi 5 subbab yaitu latar belakang dan permasalahan, keaslian Tugas Akhir, Tujuan, manfaat, dan sistematika penulisan Tugas Akhir. Latar belakang dan permasalahan merupakan deskripsi yang mendasari dilaksanakannya praktik kerja lapangan. Selanjutnya dirumuskan permasalahan-permasalahan yang muncul dalam pengelolaan arsip kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten. Keaslian Tugas Akhir memuat mengenai keaslian hasil karya sendiri dan bukan hasil plagiarisme dari orang lain. Selanjutnya yaitu tujuan dan manfaat yang diperoleh, dan yang terakhir adalah sistematika penulisan Tugas Akhir. Bab II berisi mengenai tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Untuk lebih memperdalam pemahaman terhadap tema yang di ambil penulis melakukan penjelasan mengenai kata kunci dengan menggunakan beberapa buku yang relevan dengan tema yang diambil, sehingga data yang diperoleh dapat melengkapi dan mendukung pelaksanaan praktik dan penyusunan Laporan
8
Tugas Akhir. Sedangkan metode pengumpulan data yang dilakukan yaitu dengan observasi-partisipasi, wawancara dan studi pustaka guna melengkapi data yang belum lengkap. Bab III merupakan intisari dari hasil PKL di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten dengan tema Pengelolaan Akta Catatan Sipil. Bab ini terdiri dari 3 subbab yaitu gambaran umum Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten, kondisi akta catatan sipil dan proses pengelolaan arsip yang diterapkan. Gambaran umum instansi menjelaskan tentang profil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten mulai dari visi misi hingga struktur organisasi. Selanjutnya yaitu menjelaskan kondisi akta catatan sipil
dan yang terakhir adalah proses-proses dalam
pengelolaan akta catatan sipil yang dilakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten. Bab IV merupakan bab terakhir dari laporan Tugas Akhir ini yaitu berisi penutup, yang terdiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban dari permasalahan yang dirumuskan pada bagian pendahuluan. Saran adalah pemberian masukan kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Klaten dalam pengelolaan arsip kependudukan agar mengelola arsip tersebut dengan lebih baik.
