SISTEM MANAJEMEN OPERASIONAL PENDAFTARAN PENDUDUK PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL DEPOK

PERSPEKTIF, VOL XIII NO. 1 MARET 2015

SISTEM MANAJEMEN OPERASIONAL PENDAFTARAN PENDUDUK PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL DEPOK Tri Retnasari Program Studi Teknik Informatika STMIK Nusamandiri Jakarta Jl. Kramat Raya No. 25 Jakarta Pusat [email protected]

ABSTRACT As arranged in section 14 sentence 1 Statute I. fonts Number 32 Years 2004 that mandatory business that becomes kewenangan Local Government for Regency / City, cover for example “ demography Service and Civil Registry ” so needful effort renders demography administration order at Depok's City, and needs to be behaved by serious ala in particular by bound up party with ministering process at demography area. With be established UU Number 23 Years 2006 About demography Administration and Number Government regulations 37 Years 2007 about performing regulations, substantially have no more discrimination in demography administration. In is in fact is still a lot of society that haven't known and understands intended legislation regulation. So needs to be performed its socialization hits the importance for demography document continually. Base object that is analysed which is on part on duty Depok's demography and Civil Registry, officer that handle resident registration which is islandic mutation section just 1 person whereas for requisition what do want to do resident move bases reporting on totaled previous moon of all district which is 2.415 profferings. so In colonist registration handle this there are some about problem which shall be noticed. With be designed system a new one utilize information technology is expected gets to help waters down data processing at sectioned demography and waters down task Officer that handle resident registration and penyediaan is reporting to Demography Area head . Keywords: Management system, Demography administration, Information technology. I.

PENDAHULUAN

Dinas kependudukan dan pencatatan sipil sejak awal memiliki visi-misi “Layanan dan kepuasan masyarakat Depok menjadi prioritas”. Sedangkan lokasi kantor beralamat di Jl. Margonda Raya No. 54 Depok, Jawa Barat. Ruang lingkup dari Dinas kependudukan dan pencatatan sipil kota Depok adalah melayani jasa pembuatan kartu tanda penduduk, pembuatan kartu keluarga, pencatatan dan penerbitan biodata penduduk, pembuatan surat keterangan pindah baik warga negara Indonesia dan warga negara asing, pendaftaran pindah datang antar negara, pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan, pencatatan kelahiran, pencatatan lahir mati, pencatatan perkawinan, pencatatan pembatalan perkawinan, perceraian, pencatatan pembatalan perceraian, pencatatan kematian, pencatatan pengangkatan anak, pencatatan pengakuan anak, pencatatan pengesahan anak, pencatatan perubahan nama,

68

pencatatan status pindah kewarganegaraan, pencatatan peristiwa penting lainnya (contoh: perubahan jenis kelamin), pencatatan pembetulan akta pencatatan sipil, pencatatan pembatalan akta pencatatan sipil. Kedudukan dari Dinas kependudukan dan pencatatan sipil merupakan unsur pelaksana pemerintah kota yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas. Tugas dari Dinas kependudukan dan pencatatan sipil adalah melaksanakan kewenangan desentralisasi bidang kependudukan dan pencatatan sipil. Sebagaimana diatur dalam pasal 14 ayat 1 huruf I Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 bahwa urusan wajib yang menjadi kewenangan Pemerintah Daerah untuk Kabupaten/Kota, meliputi antara lain “Pelayanan Kependudukan dan Pencatatan Sipil” sehingga diperlukan upaya mewujudkan tertib administrasi Kependudukan di Kota Depok, dan perlu disikapi secara serius khususnya oleh pihakpihak yang terkait dengan proses pelayanan di bidang kependudukan. Dengan ditetapkannya UU Nomor 23 Tahun 2006 Tentang


Administrasi Kependudukan dan Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang Peraturan pelaksanaan, pada hakekatnya sudah tidak ada lagi diskriminasi dalam administrasi kependudukan. Dalam kenyataannya masih banyak masyarakat yang belum mengetahui dan memahami Peraturan perundang-undangan dimaksud. Sehingga perlu dilaksanakannya sosialisasi mengenai pentingnya dokumen kependudukan secara terus menerus. Berdasarkan objek yang dianalisa yaitu pada bagian Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Depok, petugas yang menangani pendaftaran penduduk yaitu seksi mutasi penduduk hanya 1 orang sedangkan untuk permintaan yang hendak melakukan pindah penduduk berdasarkan data primer yang didapatkan, laporan pada bulan sebelumnya total dari seluruh kecamatan yaitu 2.415 pengajuan. sehingga Dalam penanganan pendaftaran penduduk baru ini terdapat beberapa permasalahan yang harus diperhatikan. II. A.

TINJAUAN PUSTAKA

Sistem Informasi Istilah sistem banyak dipergunakan dalam berbagai disiplin ilmu, beberapa ahli mendefinisikan sistem sebagai berikut: 1. Menurut (Kusrini, 2007), sistem adalah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan tugas/fungsi khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu. 2. Menurut Mc. Leod dalam buku (Hanif Al Fatta, 2007), sistem adalah sebagian sekelompok elemen-elemen yang berintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. 3. Menurut Gordon B. Davis dalam buku (Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2005), sistem adalah bagian-bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai saran atau maksud. 4. Menurut Lucas dalam buku (Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2005), sistem adalah suatu komponen atau variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. 5. Menurut (Prof. Dr. Ir. Marimin, Msc, 2005) sistem adalah susunan yang teratur dari pandanga, teori, asas dan sebagainya. Dengan kata lain, sistem adalah suatu kesatuan usaha yang terdiri dari bagianbagian yang berkaitan suatu sama lain yang berusaha mencapai suatu tujuan dalam suatu lingkungan kompleks.

Dilihat dari definisi yang dikemukakan oleh para pakar dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan kumpulan elemen atau komponen yang saling berinteraksi, saling berhubungan dan saling bertergantungan antara satu dengan yang lain secara terpadu untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Menurut menurut Davis dalam buku (Abdul Kadir, 2003) mendefinisikan informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu: 1. Akurat (Accurate) Informasi harus bebas dari kesalahankesalahan dan tidak bias/menyesatkan. 2. Tepat Waktu (Timeslines) Informasi harus up to date, datang pada penerima tidak boleh terlambat. 3. Relevan (Relevance) Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Beberapa definisi tentang pengertian sistem informasi menurut para ahli antara lain, yaitu: 1. Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam buku (Jogiyanto H.M, 2005) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu orgnisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2. Menurut Stair dalam buku (Hanif Al Fatta, 2007) bahwa sistem informasi berbasis komputer dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut: a. Perangkat keras/hardware yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data, memproses data dan keluaran data. b. Perangkat lunak/software yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer. c. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses oleh pengguna sistem infomasi. d. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.

69


e. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, programer, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem. Sistem informasi, dari dua definisi di atas dapat ditarik garis besar sebagai integrasi suatu cara terorganisir (mengumpulkan, memasukkan, dan memroses data), mengendalikan dan menghasilkan informasi dengan berbasis proses manual atau komputer untuk mencapai sasaran dan tujuan organisasi. B. Sistem Informasi Manajemen Menurut (Prof. J. Supranto, M.A, APU, 2005), ilmu manajemen mempunyai peranan dalam hal berikut ini: 1. Pengambilan keputusan berdasarkan tujuan Penerapan ilmu manajemen memerlukan suatu organisasi berorientasikan tujuan (purpose oriented). Setiap kegiatan yang akan dilaksanakan harus direncanakan dan dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi, jangan berdasarkan kebiasaan dengan berpedoman: kita selalu mengerjakan seperti ini. “Pendekatan dasar manajemen harus selalu mengejar pencapaian tujuan jangka panjang dan sekedar mencari tujuan moneter jangka panjang”. 2. Pengambilan keputusan berdasarkan informasi dan analisis Dalam hal ini keputusan yang diambil berdasarkan kompleksitas lingkaran dan dampak yang sangat penting pada kelangsungan hidup suatu organisasi manajemen menjadi sangat penting informasi yang akurat dan tepat waktu harus diolah dan dianalisis agar diramalkan kejadian-kejadian yang akan dating dengan tingkat keakuratan yang sangat tinggi. Ilmu manajemen atau penelitian operasional menurut (Pangestu, 2007) adalah penerapan metode ilmiah dan teknik-teknik analisis kuantitatif terhadap masalah manajemen. Beberapa di antara konsep-konsep pokoknya adalah: 1. Penekanan rancangan sistematis dalam pemecahan persoalan dan penerapan metode ilmiah pada penelitian. 2. Memakai model matematis dan prosedur matematis serta statistis dalam analisis. 3. Bertujuan mencari keputusan optimal atau kebijakan optimal. Ilmu pengetahuan manajemen dalam penyelesaiannya cenderung memakai kriteria ekonomis atau teknik daripada kriteria perilaku, dengan penekanan metode teknis

70

dalam memecahkan persoalan. Keberhasilan ilmu pengetahuan manajemen di dalam organisasi yang paling menyolok adalahpada persoalan operasional dan keputusan taktis. Misalnya manajemen sediaan barang (inventory management) telah mendapat perhatian besar, demikian pula penjadualan produksi, penentuan letak pabrik, penjaluran angkutan (transportation routing), dan analisis penanaman modal. Beberapa teknik umum sehubungan dengan ilmu pengetahuan manajemen adalah: 1. Pemrograman linier (linear programming) 2. Pemrograman integer (integer programming) 3. Pemrograman dinamis (dynamic programming) 4. Teori pengantrian (queueing theory) 5. Teori permainan (game theory) 6. Teori keputusan (decision theory) 7. Simulasi (simulation) Ilmu pengetahuan manajemen menurut (Pangestu, 2007) adalah sebuah perkembangan penting dalam sistem informasi manajemen berdasarkan komputer, karena ilmu pengetahuan manajemen telah mengembangkan prosedur-prosedur untuk analisis dan pemecahan berdasarkan komputer dalam banyak jenis persoalan keputusan. Ancangan sistematis dalam pemecahan persoalan, pemakaian model, teknik-teknik ilmu pengetahuan manajemen, dan algoritma pemecahan berdasarkan komputer umumnya digabungkan dalam rancangan SIM. Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Menurut (Pangestu, 2007)SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing). Menurut (Pangestu, 2007) SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem


informasi. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut : 1. Sistem informasi akuntansi (accounting information system), menyediakan informasi dari transaksi keuangan. 2. Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran. 3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system). 4. Sistem informasi personalia (personnel information systems) 5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems) 6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems) 7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems) 8. Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems) 9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems) 10. Sistem informasi teknik (engineering information systems) C. Infrastruktur Teknologi Informasi Menurut (Indrajit, 2012) untuk memudahkan dan memungkinkan komunikasi antar berbagai jenis perangkat keras dan perangkat lunak, International Standards Organization (ISO) mengembangkan standar arsitektur jaringan (network layers) yang terdiri dari 7 (tujuh) tingkat (layer). Model ini dinamakan sebagai OSI Reference Model. Ada dua prinsip utama yang dianut oleh OSI Reference Model ini, yaitu: Open Systems; dan Peer-to-Peer Communications. Prinsip open systems berarti bahwa beberapa sistem berbeda yang berada dalam satu layer yang sama dapat dengan mudah saling berkomunikasi dan tukar menukar data (tanpa harus ada proses konversi), sementara prinsip peer-to-peer communications berarti bahwa data yang “diciptakan” oleh sebuah layer diperuntukkan untuk layer yang sama pada sistem yang berbeda. Walaupun harus melalui layer-layer lainnya dalam proses pengiriman atau penerimaan, data yang ditransmisikan sama sekali tidak dirubah, hanya ditambahkan beberapa data yang diperlukan untuk menjalankan fungsi jaringan pada layer tersebut.

Layer tertinggi dinamakan sebagai Application Layer, karena berhubungan langsung dengan aplikasi yang dipergunakan oleh user dalam menjalankan fungsi komputernya Pangestu (2007:10). Layer ini merupakan bagian yang paling transparan di mata pengguna internet (user). Fungsi dari layer ini adalah untuk melakukan transfer data (dalam bentuk “application messages”) dari satu tempat ke tempat lainnya. User mengenal beberapa cara untuk melakukan transfer ini, seperti melalui email dan website. Protokolprotokol yang biasa digunakan untuk melakukan proses pada layer ini adalah FTP (File Transfer Protocol), HTTP (Hypertext Transfer Protocol), SNMP (Simple Network Management Protocol), dan DNS (Domain Naming Service). D. Pengertian Aplikasi Aplikasi berasal dari kata application yang artinya penerapan; lamaran; penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah: program siap pakai yang direka untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain dan dapat digunakan oleh sasaran yang dituju (http://repository.usu.ac.id/bitstream/12345678 9/20215/4/Chapter%20II.pdf) III. METODE PENELITIAN Pada penelitian ini, langkah yang dilakukan berdasarkan data primer yang didapatkan. Ruang lingkup data dilakukan pada Dinas kependudukan dan pencatatan sipil Depok. Ruang lingkup waktu penelitian yang dilakukan selama 3 bulan. IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Prosedur sistem pendaftaran penduduk DISDUKCAPIL Depok ditangani oleh Kepala Bidang pendaftaran penduduk yang dilaksanakan oleh seksi mutasi penduduk mulai dari sistem validasi penduduk, permohonan pendaftaran penduduk, proses pengarsipan yang dikelompokkan menjadi beberapa kecamatan, sampai dengan proses rekapitulasi laporan pindah datang tiap bulannya. Untuk lebih memahami prosedur pendaftaran penduduk baru ke kota Depok, berikut ini penjelasannya secara garis besar yang digambarkan dalam 3 proses utama yaitu: 1. Prosedur validasi permohonan penduduk Pemohon yang hendak melakukan pindah penduduk harus datang dengan membawa surat pindah dari daerah asal. Surat pindah

71


tersebut diserahkan kepada petugas yang mengurus administrasi mengenai pendaftaran kependudukan baru yaitu seksi mutasi penduduk. Kemudian petugas akan membuat surat keterangan datang WNI yang akan divalidasi oleh Kepala Bidang Kependudukan dan mengisi biodata penduduk kedalam formulir. Suratketerangan pindah daerah asal (asli) serta surat keterangan datang WNI yang sudah divalidasi oleh Kepala Bidang Kependudukan (asli) di serahkan kembali kepada pemohon, sedangkan fotokopi Surat keterangan pindah daerah asal serta surat keterangan datang WNI yang sudah divalidasi oleh Kepala Bidang Kependudukan di simpan sebagai arsip ke dalam box file.

2. Prosedur pengelompokkan berdasarkan kecamatan Dokumen-dokumen kependudukan baru yang sudah diarsipkan kemudian masingmasing dokumen dikelompokkan berdasarkan kecamatan di Depok. Setelah surat dikelompokkan berdasarkan kecamatan di Depok, surat pindah datang direkap kedalam buku register surat keterangan pindah datang. 3. Prosedur pembuatan laporan Ditiap akhir bulan, dibuat laporan berupa rekapitulasi pindah datang bulanan yang datanya diambil dari buku register surat keterangan pindah datang. Laporan rekapitulasi pindah datang bulanan tersebut kemudian akan diserahkan kepada Kepala Bidang Kependudukan sebagai laporan akhir bulan.

Prosedur Berjalan Pendaftaran Penduduk Kota Depok Pemohon (masyarakat)

Daftar

Petugas seksi mutasi penduduk

Kepala Bidang Kependudukan

Surat Pengantar

surat keterangan datang WNI

Permohonan Penduduk Cek Kelengkapan Permohonan

Surat Pengantar Proses Validasi/ Persetujuan

T

Lengkap

Y Pembuatan Surat Keterangan


surat keterangan datang WNI Validasi

surat keterangan datang WNI Validasi & Surat Pengantar (Asli)


Formulir Biodata Penduduk

Penyimpanan dokumen Selesai

Pengelompokkan Berdasarkan Kecamatan

Buku Register

Pembuatan Laporan

rekapitulasi pindah datang bulanan

Sumber: (Hasil penelitian: 2013) Gambar 4.1 Prosedur Berjalan Pendaftaran Penduduk Kota Depok

72


Selesai


4.1 Analisa Masalah Dalam penanganan pendaftaran penduduk baru ini juga terdapat beberapa permasalahan yang harus diperhatikan, diantaranya: 1. Petugas yang menangani pendaftaran penduduk yaitu seksi mutasi penduduk hanya 1 orang, sedangkan untuk permintaan yang hendak melakukan pindah penduduk sangat banyak sehingga untuk pengerjaannya kurang efektif dan sering terjadi penumpukkan dokumen. 2. Pemohon yang hendak melakukan pindah penduduk, tidak melengkapi data yang diperlukan untuk melakukan pendaftaran penduduk. 3. Dalam pelaksanaan dan pengolahan data dibagian Kependudukan masih menggunakan sistem yang manual, sehingga banyak terjadi kerangkapan data serta penumpukkan data akibat penggunaan sistem yang kurang memadai. Jika mempertahankan sistem informasi terkini untuk proses pendaftaran penduduk baru ke kota Depok dan proses analisis, ada keuntungan dan kerugiannya diataranya: KEUNTUNGAN 1. Sistem sederhana dan mudah digunakan. 2. Tidak memerlukan biaya yang besar. KERUGIAN 1. Pelayanan kepada masyarakat lambat. 2. Informasi kependudukan sering terlambat. Tidak sesuai dengan rencana perusahaan untuk menggunakan teknologi dalam mengurangi biaya dan peningkatan pelayanan. 4.2 Pemecahan Masalah Berdasarkan uraian diatas bahwa sistem yang sedang berjalan masih memiliki permasalahan, maka penulis mencoba memberikan pemecahan masalah sebagai berikut: 1. Perlu diperiksa kelengkapan isi surat pindah dari daerah asal dari pemohon. Bila kurang lengkap, maka pemohon harus melengkapi isinya dahulu. 2. Dengan sistem yang terkomputerisasi tentu akan memudahkan kerja petugas dibagian Kependudukan, serta dapat menghilangkan tahapan pekerjaan yang tidak efektif dan efisien, selain itu banyak keuntungan yang diperoleh, diantaranya adalah informasi yang tepat waktu, akurat, relevan, penghematan ruang penyimpanan data dan keputusan yang diambil lebih cepat. Maka dari itu perlu dibuat program untuk proses pembuatan laporan agar informasi yang

dibutuhkan dapat sesuai dengan yang diharapkan dan benar-benar dapat dipertanggungjawabkan keakuratan datanya. Rancangan sistem yang diusulkan, diperlukan peraturan yang tegas dan pengawasan yang ketat. Selain itu juga dibutuhkan tambahan petugas dibagian Kependudukan tersebut. Diberikan juga 2 alternatif solusi sistem yang baru, yaitu: 1. Membuat sistem informasi yang terkomputerisasi. 2. Perlu membuat program database agar memudahkan dalam pengolahan data dibagian Kependudukan. Hal tersebut dikarenakan dalam hal pencatatan ini masih menggunakan manual tulis di buku. Dengan dirancangnya sistem yang baru dengan menggunakan teknologi informasi diharapkan dapat membantu mempermudah dalam pengolahan data dibagian Kependudukan serta mempermudah dalam tugas Petugas yang menangani pendaftaran penduduk dan dalam penyediaan laporan kepada Kepala Bidang Kependudukan. Dalam rancangan sistem usulan prosedur pendaftaran penduduk baru ke kota Depok, terdapat beberapa tahapan yang diusulkan lebih efektif dan efisien. Prosedur yang ada dalam sistem usulan ini adalah: 1. Prosedur permohonan penduduk Pemohon yang hendak melakukan pindah penduduk harus datang dengan membawa surat pindah dari daerah asal. Surat pindah tersebut diserahkan kepada petugas yang mengurus administrasi mengenai pendaftaran kependudukan baru yaitu seksi mutasi penduduk. Kemudian petugas akan mendata kedalam file permohonan dan membuat surat keterangan datang WNI yang akan divalidasi oleh Kepala Bidang Kependudukan. Surat keterangan pindah daerah asal (asli) serta surat keterangan datang WNI yang sudah divalidasi oleh Kepala Bidang Kependudukan (asli) di serahkan kembali kepada pemohon, sedangkan fotokopi Surat keterangan pindah daerah asal serta surat keterangan datang WNI yang sudah divalidasi oleh Kepala Bidang Kependudukan di simpan sebagai arsip ke dalam box file. 2. Prosedur pembuatan laporan Ditiap akhir bulan, dibuat laporan berupa rekapitulasi pindah datang bulanan yang datanya diambil dari file permohonan. Laporan rekapitulasi pindah datang bulanan tersebut kemudian akan diserahkan kepada Kepala Bidang Kependudukan sebagai laporan akhir bulan.

73


Prosedur Usulan Pendaftaran Penduduk Kota Depok Pemohon (masyarakat)

Petugas seksi mutasi penduduk


Daftar

Permohonan Penduduk

Surat Pengantar

Surat Pengantar

Cek Kelengkapan Permohonan

T

Lengkap

Y Penyimpanan Data Permohonan ke File Permohonan



A

Proses Validasi/ Persetujuan

surat keterangan datang WNI Validasi & Surat Pengantar (Asli)


Selesai

Penyimpanan Dokumen


A

Pembuatan Laporan



Selesai

Sumber: (Hasil penelitian: 2014) Gambar 4.2 Prosedur Usulan Pendaftaran Penduduk Kota Depok 4.5 Rancangan Sistem Usulan Tahap 1 : Menyediakan informasi tentang data kependudukan 1. Data konten dapat menjadi informasi apabila tersusun rapih dan mudah dicari serta dibuat dengan metode user friendly. 2. Beberapa data dapat disusun dalam tampilan program yang sederhana, namun beberapa juga akan dibentuk dalam tampilan yang lebih terperinci agar pihak manajemen dapat mengambil keputusan yang baik.

74

Tahap 2 : Membuat keamanan data 1. Untuk menjaga keamanan data-data yang dikelola, maka harus memberikan password pada awal saat menjalankan aplikasi program 2. untuk menghindari masalah-masalah yang timbul seperti hilangnya file yang penting dan lain sebagainya, maka program aplikasi ini harus dibuat back-up data. Infrastruktur dan arsitektur sistem pada penerapan sistem baru yang diusulkan: 1. Arsitektur aplikasi


PUSAT DATA

PENDAFTARAN PENDUDUK

USERS

Analisa

Maintance user

Pendataan penduduk

Portal

Spatial DSS

Admin

Spatial

User

Non Spatial

Spatial Data Warehouse

Disaster Management

Aplikasi

Data Pemohon

Data Cleanning & Integrasi

Exc. Infor. System

Software

Sustainable Development

Aplikasi Map Production

Sumber: (Hasil penelitian: 2014) Gambar 4.3 Arsitektur Aplikasi 2. Infrastruktur layer Tabel 4.1 Infrastruktur layer No

1

2

3

4

User Layer

Keterangan

Aplication layer

Layer ini berfokus kepada penggunaan aplikasi ICT dan tool yang digunakan, berbagi informasi, memproses informasi antara bagian. Layer ini merupakan layer aplikasi pendaftaran penduduk. Back end contohnya adalah pada database. Aplikasiaplikasi yang dibutuhkan akan diletakkanPada layer ini, yang digunakan untuk mendeterminasi aset, proses integrasi dan sistem informasi.

Data layer

Layer ini berbicara tentang integrasi data digital dari berbagai macam data pendaftaran penduduk ke aplikasi dari layanan pemerintah. Hasilnya akan meningkatkan akses terhadap sumber pemerintah, mengurangi biaya, menyediakan organisasi suatu kualitas layanan yang lebih baik. Pemerintah dapat mengakses dan manajemen seluruh data dan informasi dengan menyediakan user sebuah kesempatan untuk mengisi apa informasi yang mereka dibutuhkan dari web tersebut yang akan ditampilkan selanjutnya di aplikasi pelayanan pemerintahan tersebut.

Akses layer

Merupakan layer yang digunakan Pengguna untuk mengakses berbagai layanan pemerintah. Pengguna bias saja karyawan pemerintah dan pemerintah lainnya. Layer akses ini merupakan komponen kritis bagi pendaftaran penduduk. Terdapat channel untuk informasi yang digunakan.

Infrastruktur layer

Membangun sebuah komunitas informasi, memerlukan layer untuk mengefisienkan insfrastruktur teknologi yang dibutuhkan terhadap organisasi sektor publik. Elektronik komunikasi antara organsisasi atau didalam organisasi akan mengalami tidak efisien dan akan mahal bila tidak diimbangi dengan infrastruktur yang efektif dan standar yang disetujui bersama termasuk didalamnya aturan dalam system komunikasi yang ada. Oleh karena itu layer ini berfokus kepada teknologi yang ditempatkan pada layanan pendaftaran penduduk yang ditawarkan yang merupakan efekif dan efisien ke publik.

75


3.

Arsitektur sistem keamanan Tabel 4.2 Arsitektur Sistem Keamanan No

Aplikasi


Petugas Seksi Penduduk

Other User

1

Data pemohon

RM

RM

R

2

Maintance user

RWM

-

-

3

Pendataan penduduk

-

RWM

-

4

Laporan

R

RWM

-

5

Back-Up data

-

RW

-

6

Restore data

-

RW

-

Sumber: (Hasil penelitian: 2014) W= Write (akses diperbolehkan untuk menambahkan data) M= Manipulation (akses diperbolehkan secara keseluruhan terhadap data)

Keterangan: R = Read (akses diperbolehkan untuk dibaca) 4.

Arsitektur sistem login Login

User ID dan Password benar

User ID Password User ID dan Password benar Autentikasi

Menu Utama

Sumber: (Hasil penelitian: 2013) Gambar 4.4 Arsitektur Sistem Login V.

KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan mengenai masalah pendaftaran penduduk baru pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Depok, diperoleh kesimpulan sebagai berikut: 1. Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil Depok masih menggunakan sistem manual, walaupun menggunakan microsoft office excel namun data yang tersimpan masih berupa arsip sehingga banyak terjadi kerangkapan data serta penumpukkan data akibat penggunaan sistem yang kurang memadai.

76

2. Petugas yang menangani pendaftaran penduduk yaitu seksi mutasi penduduk hanya 1 orang, sedangkan untuk permintaan yang hendak melakukan pindah penduduk sangat banyak sehingga untuk pengerjaannya kurang efektif dan sering terjadi penumpukkan dokumen. 3. Mengganti sistem yang lama menjadi sistem yang baru dengan memanfaatkan teknologi informasi. 4. Memudahkan dalam pengolahan data dengan menggunakan program database dibagian Kependudukan dan dapat


mengurangi biaya dan peningkatan pelayanan masyarakat. 5. Penggunaan sistem informasi yang cepat, akurat dengan dukungan teknologi yang maksimal diharapkan mampu mengurangi kendala-kendala yang timbul di dalam pekerjaan.

Marimin. 2005. Teknik dan Aplikasi Pengambilan Keputusan Kriteria Majemuk. PT. Grasindo. Jakarta. Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Edisi ke 2. PT. Andi Offset. Yogyakarta.

DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing & Organisasi Modern. Penerbit Andi Offset. Yogyakarta. Buku Pedoman Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Depok Perda No.20 Tahun 2011. Indrajit, Richardius Eko. Memahami Infrastruktur Jaringan Internet. http://dosen.narotama.ac.id/wp-content/ (tanggal unduh 5 Febuari 2015) Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Informasi. Penerbit Andi Yogyakarta

Pangestu, Danu Wira. 2007. Teori Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM). Ilmu Komputer.com Supranto, J. 2005. Edisi Revisi. Teknik Pengambilan Keputusan. PT. Asdi Mahasatya. Jakarta. http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789 /20215/4/Chapter%20II.pdf (tanggal unduh 5 Febuari 2015)

Sistem Offset.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan Dan Pengelolaan Basis Data. Penerbit Andi Offset. Yogyakarta. Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Penerbit Graha Ilmu. Yogyakarta.

77

SISTEM MANAJEMEN OPERASIONAL PENDAFTARAN PENDUDUK PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL DEPOK

Recommend Documents