BAB VII ANALISIS DAN PEMBAHASAN
7.1. Analisis Penelitian Analisis dan pembahasan pada penelitian ini, akan dibahas berdasarkan aspek abstract, aspek soft, aspek hard. Untuk aspek abstract dan aspek soft dibahas menurut perspektif managerial dan perspektif karyawan, berdasarkan hasil kuesioner yang disebarkan kepada pihak perusahaan. Untuk aspek hard dilakukan pembahasan berdasarkan observasi dan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dengan Information System Center pihak perusahaan, dan pengelola knowledge management pihak perusahaan. 7.1.1. Analisis Hasil Abstract Aspect 7.1.1.1. Pihak Managerial Berdasarkan hasil pengukuran yang dilakukan untuk pihak managerial dalam hal pemahaman definisi, tergolong memberikan nilai yang rendah. Selain itu masih terdapat 28,03 % responden pihak managerial yang tidak mengetahui, bahwa knowledge management sudah didefinisikan dengan jelas, dan tidak mengetahui apakah semua orang di perusahaan mempunyai pemahaman yang sama mengenai knowledge management. Selain itu terdapat 47,77 % responden tidak setuju dengan statement tersebut. Untuk definisi mengenai knowledge management berdasarkan observasi di lapangan, sudah didefinisikan dengan jelas oleh
pihak
perusahaan,
(KD:09/PS100/CTG-00/2005),
dan
tertuang
sehingga
dalam
seharusnya
keputusan pihak
direksi
managerial
mengetahui dengan jelas definisi knowledge management untuk lingkup perusahaan, serta pemahaman semua orang tentang knowledge management adalah sama. Kesiapan pihak managerial secara aspek filosofis dan aspek psikologis dapat dikatakan, dengan jumlah responden sebesar 3,18 % yang tidak mengetahui, dan 36,94 % tidak setuju dengan hal tersebut memiliki tingkat kesiapan yang belum baik. Perihal aspek kesiapan secara aspek filosofis dan
237
aspek psikologis menjadi suatu perhatian yang perlu untuk ditindak lanjuti kemudian. Secara visi dan misi mengenai knowledge management responden pihak manajerial cukup banyak yang mengetahuinya, hal ini sangat beralasan untuk diketahui dikarenakan media penyebaran informasi mengenai visi, misi suatu program banyak disosialisasikan dalam media komunikasi internal perusahaan itu sendiri baik informasi yang disebarkan melalui intranet, bulletin, dan lain sebagainya. Meskipun adanya beberapa responden dari pihak manajerial belum mengetahui visi dan misi dari knowledge management pihak perusahaan. Aturan-aturan
dan
koordinasi
dalam
penerapan
knowledge
management, perencanaan visi dan misi penerapan knowledge management merupakan hal yang terintegrasi dengan proses bisnis yang dimiliki oleh perusahaan, untuk responden pihak managerial secara umum pihak responden mengetahuinya dengan baik, dikarenakan hal tersebut dalam aplikasinya tercantum dalam contract management yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan, dan merupakan salah satu key performance indicator bagi pihak manajerial itu sendiri. Namun persentase dari responden pihak managerial yang tidak mengetahuinya dengan baik, menjadi suatu perhatian yang perlu untuk ditindak lanjuti kemudian, dikarenakan tingginya responden yang tidak mengetahui hal tersebut. 42,68% responden dari pihak manajerial yang tidak mengetahui hal tersebut. 7.1.1.2. Pihak Karyawan Berdasarkan hasil pengukuran yang dilakukan untuk pihak karyawan, untuk kategori K-1 memberikan nilai yang lebih tinggi dibandingkan pihak managerial. Jumlah responden pihak karyawan yang tidak mengetahui mengenai definisi, dan tidak mengetahui apakah mereka mempunyai pemahaman yang sama dengan pihak managerial mengenai knowledge management, dan mengetahui strategi implementasi knowledge management sebesar 26,93%. Terdapatnya responden pada pihak karyawan yang tidak mengetahui mengenai kategori K-1, diduga karena masih terdapat pihak managerial yang belum mengetahui mengenai definisi dari knowledge management itu sendiri.
238
Responden pihak karyawan untuk aspek filosofis dan psikologis dapat dikatakan sudah siap, baik itu kesadaran mengenai pentingnya pengelolaan aset intelektual, knowledge management dirasakan cocok untuk diterpakan di perusahaan, dan meyakini knowledge management mampu memberikan kontribusi terhadap peningkatan proses bisnis dan meningkatkan daya saing perusahaan. Visi dan misi dari knowledge management untuk responden pihak karyawan, sudah dipahami dan dimengerti dengan baik oleh masing-masing individu perusahaan. 7.1.2. Analisis Hasil Soft Aspect 7.1.2.1. Pihak Managerial Berdasarkan pengukuran terhadap responden pihak managerial, aspek kompetensi dan perilaku knowledge sharing yang menyetujui hal tersebut dijadikan salah satu aspek penilaian kinerja karyawan. Namun persentase dari responden pihak managerial yang tidak mengetahui apakah aspek kompetensi dan perilaku knowledge sharing, masih dirasakan sangat besar yaitu sebesar 42.68%. Dan sekitar 10,83% Responden dari pihak managerial tidak setuju dengan menjadikan kompetensi serta knowledge sharing meruapakan salah satu aspek penilaian kinerja. Kondisi yang terjadi di lingkungan perusahaan selama ini, bahwa knowledge sharing merupakan salah satu klausul yang terdapat di dalam kontrak management sebagai salah satu key performance indicator untuk mengukur tingka kinerja pemegang kontrak manajemen, dimana dalam hal ini adalah pihak managerial. Pihak managerial pada umumnya sangat mendukung para karyawannya untuk melanjutkan studinya yang bertujuan untuk menambah kemampuan bagi pihak karyawan. Bentuk dukungan tersebut dinyatakan juga dengan kesediaan pihak manajerial untuk membiayai kegiatan studi karyawan. Pihak manajerial pada umumnya sangat setuju bahwa knowledge management dapat digunakan sebagai sarana untuk menambah skill
dan
kemampuan dari karyawan. Walaupun terdapat jawaban dari responden pihak managerial yang tidak mengetahui apakah knowledge management dapat menambah skill dan pengalaman dari karyawan, serta terdapatnya responden yang
239
tidak setuju dengan hal tersebut namun persentasenya relatif kecil, sebesar 5,10%. Nilai-nilai perusahaan (Corporate Value) yang dipunyai oleh pihak perusahaan dalam kaitannya dengan knowledge management mendukung untuk implementasi knowledge management. Hal tersebut diindikasikan dengan jumlah responden pihak manajerial yang tidak mengetahui hal tersebut sebesar 6,37% dan jumlah responden pihak manajerial yang tidak setuju sebesar 5,10%. Mendatangkan nara sumber dari lingkungan akademisi maupun dari lingkungan praktisi merupakan hal memberikan nilai yang baik, berdasarkan jawaban dari responden pihak managerial, jumlah responden yang tidak mengetahui akan hal ini sebesar 29,94% dan pihak yang tidak setuju sebesar 15,92% bagi pihak manajerial merupakan nilai yang cukup tinggi, dan perlu untuk mendapatkan perhatian, dikarenakan pihak manajerial, merupakan pihak-pihak pengambil keputusan yang memutuskan dari mana pihak karyawan seharusnya mendapatkan up-date mengenai knowledge yang dimiliki. Kondisi tersebut didukung berdasarkan tabel 5.42 dimungkinkan untuk terjadi, dan sumber lain yang diyakini oleh pihak manajerial untuk mendapatkan knowledge adalah dari pihak-pihak kompetitor, mengikuti seminar, pencarian di literatur dan sumber lain dari internet. Dalam
implementasi
knowledge
management
pihak
manajerial
menyadari, agar knowledge management berjalan dengan baik dibutuhkan tim khusus yang sifatnya dedicated resource, dan dibutuhkan chief knowledge officer (CKO) dalam implementasi knowledge management. Jumlah responden yang tidak setuju dengan hal ini sebesar 5,10% dari jumlah responden, sedangkan pihak responden yang tidak mengetahui mengenai hal ini adalah sebesar 4,46% dari jumlah responden. Pemberian reward, pengakuan, serta alokasi dana untuk reward kepada pihak karyawan yang melakukan improvement di lingkungan kerja serta mempunyai prestasi di bidang knowledge management difasilitasi oleh pihak manajerial. Jumlah responden sebesar 19,11% yang tidak mengetahui hal tersebut serta 10,83% pihak responden dengan hal tersebut, merupakan kondisi yang dapat
240
difasilitasi dengan melihat sejauh mana ekspektasi pihak karyawan terhadap reward, yang seharusnya diberikan oleh pihak manajerial Kesediaan pihak managerial untuk menyediakan waktunya bagi para karyawan untuk bertukar pikiran mengenai masalah-masalah yang dihadapi dalam pekerjaan, serta adanya jaminan bahwa pihak karyawan dapat menghubungi pihak managerial dengan mudah dan cepat. Responden yang tidak mengetahui mengenai hal tersebut sebesar 11,46% serta responden yang menjawab tidak setuju dengan hal tersebut sebesar 22,93% merupakan kondisi yang patut untuk mendapat perhatian lebih lanjut, dari hal tersebut iklim keterbukaan komunikasi masih mengalami beberapa kendala, sedangkan bagi pihak karyawan terdapat kebijakan agar dapat menghubungi pihak direksi dan managerial dengan mudah. Kebijakan
untuk
melakukan
sharing,
mengumpulkan,
dan
mendokumentasikan best practise yang dipunyai oleh pihak perusahaan, dengan rekan kerja memberikan nilai yang cukup baik, jumlah responden yang menjawab tidak tahu sebesar 26,11%
responden yang menjawab tidak setuju sebesar
16,56%. Aturan untuk melakukan sharing terhadap hal-hal baru yang sudah dipelajari selama mengikuti training terutama yang berkenaan langsung dengan suatu project harus diajarkan kepada orang lainyang melakukan tugas dan proyek yang sama mempunyai nilai yang kurang begitu memadai, dengan jumlah responden yang menjawab 11,23% dan responden yang menjawab tidak setuju sebesar 6,95%. Hal tersebut walaupun bernilai kecil tetapi merupakan hal yang perlu diperhatikan untuk terciptanya iklim berbagi pengetahuan. Kondisi di tempat penelitian terdapat beberapa responden yang tidak mengetahui dan tidak setuju, dikarenakan kebijakan tersebut dikeluarkan saat sebelum terjadinya pergantian pihak direksi dan pihak manajemen yang sekarang ini. Situasi untuk menggalakkan pengambilan keputusan dengan melibatkan partisipasi semua orang yang sesuai dengan porsi dan kapasitasnya masingmasing, dan kegiatan knowledge management merupakan tanggung jawab bersama mempunyai respon yang cukup baik dari pihak managerial. Jumlah responden yang menjawab tidak tahu sebesar 6,95% dan jumlah responden yang menjawab tidak tahu sebesar 8,56% perlu untuk diperhatikan, agar dapat
241
ditentukan tindakan-tindakan mengapa situasi tersebut penting dan dibutuhkan oleh pihak perusahaan. Aturan yang spesifik, tanggung jawab yang jelas, rencana pengembangan kebutuhan untuk memenuhi kebutuhan dalam kegiatan knowledge management dan tersedianya alokasi dana untuk pengembangan knowledge management merupakan hal yang sangat membutuhkan perhatian. Hasil jawaban responden kepada pihak manajerial yang menjawab tidak tahu sebesar 33,69% dan responden pihak manajerial yang menjawab tidak setuju sebesar 29,95% berkaitan dengan banyaknya responden yang menjawab tidak tahu dan tidak setuju untuk aspek abstract. Untuk itu memerlukan perhatian khusus bagi pihak manajerial perusahaan. 7.1.2.2. Pihak Karyawan Komitmen pihak karyawan untuk senantiasa melakukan pengembangan secara terus menerus dengan rekan kerjanya, dan kesadaran untuk berbagi keahlian dan kemampuan, serta tidak mengalami kesulitan dalam melakukan persentasi dan mengajarkan keahlian dan kemampuan yang dimiliki, mempunyai nilai yang cukup tinggi. Terdapatnya beberapa responden yang tidak tahu dan tidak setuju jumlahnya 9% dan sebesar 6,86% tidak terlalu signifikan. Perlu perhatian lebih khusus kepada pihak-pihak tersebut. Kemudahan mendapatkan pelatihan yang sesuai dengan bidang kompetensi, dan pelatihan lainnya yang mendukung untuk peningkatan kinerja, serta pelatihan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan komunikasi karyawan, serta kondisi yang memungkinkan untuk membentuk team yang efektif memberikan kondisi dan gambaran yang kurang baik. Responden yang menjawab tidak tahu dan tidak setuju sebesar 44,95% dan sebesar 73,76%. Kemungkinan terdapat kesenjangan informasi yang didapatkan antara karyawan, dan membutuhkan perhatian dan penanganan yang khusus. Pemahaman karyawan mengenai corporate value dan perasaan senang hati untuk bekerja sama dengan rekan kerja lainnya yang membutuhkan informasi, bantuan yang berhubungan dengan pekerjaan memberikan gambaran yang cukup baik. Jumlah responden yang menjawab tidak tahu dan tidak setuju sebesar
242
7,99 % dan 2,54 % berjumlah tidak terlalu signifikan. Perlu diperlakukan tindakan sosialisasi mengenai corporate value. Kegiatan-kegiatan yang ditanyakan pada item pertanyaan K-8 diyakini pihak karyawan dapat digunakan sebagai sarana untuk menunjang pekerjaan. Kegiatan diskusi dijawab responden dengan positif. Hal tersebut merupakan titik awal yang baik dalam mensosialisasikan kegiatan knowledge sharing. Terdapatnya beberapa responden yang masih memberikan tidak mengetahu dan tidak setuju dengan kegiatan-kegiatn yang ditanyakan dapat menunjang pekerjaan. Sosialisasi mengenai knowledge management, sosialisasi mengenai kebutuhan behaviour dalam knowledge management, di lingkungan perusahaan hal yang harus diperhatikan, terdapat 46,34 % responden tidak mengetahui mengenai hal tersebut. Kegiatan
knowledge
sharing
antar
departemen,
dengan
atasan,
memberikan gambaran yang cukup baik, namun masih terdapat 21,06 % responden tidak mengetahui hal tersebut. Kegiatan knowledge sharing agar lebih disosialisasikan lebih gencar. Pengelolaan best practise di perusahaan ini masih tergolong rendah dan perlu mendapat perhatian yang sangat serius. Hal tersebut ditunjukkan sekitar 70,27 % responden tidak mengetahui hal tersebut. Kemudahan dalam mendapatkan bantuan bila menghadapi kendala, kemudahan mendapatkan informasi, kegiatan pendokumentasian, identifikasi customer knowledge, dan lain sebagainya seperti yang ditanyakan pada item K-12 pada perusahaan ini tergolong kurang baik, dan perlu mendapatkan perhatian serius dari pihak perusahaan. Kebiasaan memanfaatkan fasilitas ICT yang terdapat di dalam perusahaan sehingga memudahkan dalam bekerja, lebih menyukai teknologi yang dapat di-customize memberikan nilai yang cukup positif, dah merupakan suatu kondisi yang cukup baik untuk lebih mengoptimalkan fungsi dari Teknologi dalam menunjang kegiatan KM. Fenomena tersebut cukup logis terjadi dikarenakan pihak karyawan dan managerial terbiasa untuk bekerja / atau melakukan delivery dokumen dengan menggunakan fasilitas kemajuan ICT perusahaan
243
Tingkat kepercayaan pihak karyawan kepada perusahaan dapat dikatakan memberikan gambaran yang baik. Sehingga bila terjadi perubahan maka hal tersebut dipandang sebagai suatu kesempatan menuju kepada hal yang lebih baik. Hal ini merupakan suatu kekuatan bagi pihak manajerial untuk melakukan perubahan-perubahan yang bertujuan untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Responden mempunyai perasaan senang dalam berbagi dengan rekan kerja yang lain, dan dengan sukarela untuk menyiapkan dokumen-dokumen sebagai sumbe pengetahuan explicit untuk dibagikan dengan rekan kerja. Hal tersebut merupakan salah satu kekuatan perusahaan dalam menggalakkan budaya sharing. Dengan berbagi keahlian atau kemampuan pihak responden tidak merasa terancam kedudukannya. Masalah job insecurity bukan merupakan masalah yang utama dalam perusahaan. Hal ini didukung dengan perasaan responden untuk senang dalam berbagi dengan rekan kerja. Jaringan komunikasi yang ada dalam perusahaan untuk berbagi pengetahuan dan jaringan komunikasi dengan pihak customer responden memberikan gambaran yang baik yang baik bagi perusahaan Kegiatan dokumentasi, kegiatan berbagi best practise menurut hasil responden menggambarkan kondisi yang belum begitu baik dan diperlukan aturan-aturan yang tegas untuk melakukan hal tersebut. Mekanisme dan prosedur untuk membagikan knowledge dengan rekan kerja yang lain sudah didefinisikan oleh pihak perusahaan, dan dipahami oleh banyak responden. Knowledge management sebagai tanggung jawab bersama, diterima dengan baik oleh pihak karyawan. Dukungan moral dan melakukan tindakan nyata dalam menerapkan knowledge management dilakukan oleh pihak managerial; Terdapatnya dukungan finanasial, komitmen, dan waktu dari pihak manajerial untuk melakukan sharing informasi dalam penerapan knowledge management merupakan salah satu keunggulan tersendiri bagi pihak perusahaan.
244
7.1.3. Analisis Hasil Hard Aspect Analisis aspek hard diperoleh dengan melakukan penilaian kesiapan Telkom untuk melakukan implementasi KM. Penilaian dilakukan dengan melakukan wawancara pihak ISC dan unit KM, berdasarkan alat ukur yang dirancang pada bagian sebelumnya yang digunakan, untuk menangkap informasi ketersediaan teknologi dan pemanfaatannya dalam mendukung program KM. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi langsung mengenai ketersediaan dan kemampuan teknologi yang dimiliki oleh Telkom, secara umum dapat disimpulkan bahwa:
Telkom memiliki kesiapan yang tinggi dalam aspek teknologi dalam menunjang keberhasilan implmentasi KM
Hampir sebagian besar teknologi, khususnya yang berkaitan dengan teknologi komunikasi dan informasi, tersedia dan memadai untuk menunjang implementasi KM
Sekalipun teknologi yang dimiliki banyak yang siap dan tersedia untuk mendukung keberhasilan implementasi KM, tetapi sebagian besar belum didedikasikan kepada KM Program. Berikut ini deskripsi mengenai hasil penilaian berdasarkan tiap-tiap item
pengkuran aspek teknologi di PT. Telkom. Dalam mengkonsolidasikan data dalam jumlah besar telah menggunakan teknologi datawarehouse hanya saja belum didedikasikan sepenuhnya untuk KM Program (T1). Untuk mencapai kondisi ideal tidak terlalu sulit bagi Telkom untuk memanfaatkan sumberdaya teknologi yang mereka miliki untuk mendukung penuh program KM yang akan dijalankan. Hal ini tentu saja terkait dengan ketersediaan knowledge server (T2) untuk mengorganisasi pengetahuan berbasis pada indeks teks dan telah memungkinkan pengguna untuk melakukan pencarian melalui web browser. Berkenaan dengan infrastruktur layanan, Telkom telah memiliki teknologi yang mampu memfasilitasi komunikasi online antar karyawan dan pihak manajerial (T3), baik melalui email ataupun portal (Kampiun), hanya saja penggunaan terbesar adalah masih diperuntukkan untuk pekerjaan, belum sepenuhnya untuk memfasilitasi sharing pengetahuan sebagaimana menjadi tujuan
245
program KM. Demikian halnya dengan teknologi kolaborasi yang dimiliki (T4) dan teknologi yang menyediakan pengelolaan proses-proses pendukung untuk online execution dan control workflow (T5). Untuk penciptaan pengetahuan, secara umum teknologi yang dimiliki Telkom belum ada yang didedikasikan pada program KM. Meskipun demikian, teknologi atau sistem yang dimiliki sudah mampu untuk dikembangkan ke arah penciptaan pengetahuan karena IS Centre terus melakukan pengembangan IT, baik dari sisi perangkat keras hingga memperbaiki Kampiun (KM System) untuk menunjang keberhasilan KM Program (T6, T7 dan T8). Meskipun secara umum masih belum mencapai kondisi ideal untuk didedikasikan pada KM Program, karena program tersebut relatif baru dibuka kembali. Berkenaan dengan kemampuan untuk menunjang sharing pengetahuan, maka secara umum teknologi tersebut telah dimiliki Telkom, khususnya berkaitan denga kolaborasi antar pengguna sistem saat ini (T10), kecuali sistem yang berkaitan dengan analisis jaringan sosial (T9) yang memang belum dimiliki. Untuk memfaisilitasi agar pengetahuan dapat di-reuse, teknologi atau sistem yang mendukung, seperti content management (T11) telah didedikasikan untuk KM, hanya belum digunakan dengan pertimbangan kesiapan pengguna untuk berpartisipasi aktif dalam progam-program KM. Demikian pula teknologi yang berkenaan dengan concept mapping (T12), meski belum didedikasikan untuk program KM. Portal Telkom mempunyai fasilitas untuk yang memungkinkan user untuk mengkonfigurasi antarmuka yang sesuai dengan kebutuhannya (T13 dan melakukan trace aktivitas pengguna (T14), hanya saja belum didedikasikan pada program KM karena secara nyata bahwa Kampiun (KM System) sedang dalam pengembangan dan peningkatan kemampuan dalam menunjang program-program KM. Sedangkan yang berkaitan teknologi filtering kolaborasi (T15) memang belum tersedia. Pemanfaatan internet melalui Portal dan Kampiun (Telkom KM System) telah mencapai kondisi ideal, dimana user mudah menggunakan semua fasilitas di dalamnya khususnya dalam memperoleh informasi (T16), dan telah memiliki tampilan grafis (T17) yang user-friendly meskipun belum sepenuhnya
246
didedikasikan untuk program KM, sebagaimana telah disebutkan sebelumnya bahwa saat ini Kampiun sedang dalam pengembangan. Untuk teknologi yang memfasiliasi visualisasi dokumen-dokumen dalam taksonomi belum tersedia (T18). Dan terakhir, bahwa meskipun teknologi agen belum didedikasikan untuk program KM, tetapi sudah dimiliki, bahkan rencananya teknologi agen dikembangkan untuk menunjang fungsi search pada Kampiun (T19). 7.2. Rekomendasi Metodologi Implementasi Setelah melakukan analisis secara keseluruhan baik dari aspek soft, hard dan abstrak diidentifiksi bahwa PT. Telkom seharusnya memilih metoda implementasi yang ditekankan pada aspek abstrak, kemudian aspek soft dan yang terakhir adalah aspek hard. Justifikasi ini diambil berdasarkan pertimbangan hasil pengukuran kesiapan PT. Telkom untuk mengimplementasikan inisiatif KM, yang lebih tinggi pada aspek teknologi (hard) dibandingkan dengan aspek abstrak dan soft-nya.
Untuk karyawan: abstrak lebih rendah dibandingkan aspek soft-nya.
Untuk manajerial: abstrak lebih rendah dibandingkan aspek soft-nya.
Sehingga dapat dijustifikasi bahwa, urutan metoda implementasi adalah abstrak – soft – hard. Hal ini tentunya bertentangan dengan kebijakan PT. Telkom ketika pertama kali berupaya untuk mengimplementasikan KM, dimana pada saat itu Telkom fokus pada aspek hard. Dalam pelaksanaannya, inisiatif KM yang terlalu tekno-sentris membuat Telkom agak mengabaikan aspek lainnya, yang dalam penelitian ini disebut dengan asepek abstrak dan soft, yang pada akhirnya mengakibatkan kurang berhasilnya implementasi KM di PT. Telkom. Oleh karena itu, berdasarkan pengukuran, maka pemilihan metoda implementasi KM untuk PT. Telkom sebaiknya ditekankan pada aspek abstrak dengan melakukan benchmark beberapa metode implementasi yang telah diklasifikasi ke dalam aspek abstrak. Dalam kasus ini, sebaiknya menggunakan PT. Telkom menggunakan metoda implementasi dari Wielinga et al (University of Amsterdam)
247
7.3.
Rekomendasi Keadaan Yang Harusnya Dicapai
7.3.1. Usulan Terhadap Managerial ¤ Pihak managerial harus menyadari bahwa pengelolaan aset intelektual perusahaan merupakan hal yang penting dalam strategi perusahaan. ¤ Pihak managerial meyakini bahwa terdapat korelasi yang kuat antara knowledege management dengan pengembangan proses bisnis. ¤ Melakukan evaluasi kepada level manajerial untuk mengetahui sejauh mana level manajerial melakukan pengaturan terhadap aset intelektual yang dipunyai oleh perusahaan. ¤ Pihak
manajerial
menyadari
bahwa
untuk
implementasi
knowledge
management dalam perusahaan membutuhkan suatu tim yang dibentuk dengan otorisasi tertentu untuk mengembangkan knowledge dan core competencies yang dipunyai perusahaan. ¤ Pihak manajerial memahami cara meraih potensi keuntungan yang dimiliki perusahaan melalui pengelolaan asset knowledge yang dipunyai, serta mengembangkan strategi untuk memasarkan dan menjualnya. ¤ Pihak manajerial menggunakan proses pembelajaran untuk mendukung dan meningkatkan core competencies yang dipunyai, serta mampu untuk menciptakan core competencies yang baru bagi perusahaan ¤ Pihak manajerial mampu menyediakan knowledge yang dibutuhkan untuk menciptakan competitive advantage ¤ Pihak manajerial mampu untuk mengidentifikasi saat competitive advantage telah berubah dan secara langsung menciptakan core competencies yang baru. ¤ Pihak manajerial menggunakan promosi, peningkatan gaji, bonus, dan bentuk lainnya sebagai bentuk pengakuan/penghargaan agar tiap orang mau untuk berbagi knowledge. ¤ Pihak manajerial melakukan berbagai macam pendekatan untuk mencapai tujuan dari knowledge management yang telah dibuat, dan mempromosikan hal tersebut, sehingga orang-orang berusaha untuk mengembangkan knowledge dasar perusahaan tersebut.
248
¤ Pihak manajerial menggalakkan dan memfasilitasi program knowledge sharing ¤ Pihak manajerial menyediakan waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk tercapainya tujuan dari proses pembelajaran ¤ Pihak manajerial memfasilitasi dan mendukung penggunaan mentor (tenaga pengajar)
dan
penasihat
(konsultan)
untuk
membantu
karyawan
mengembangkan kemampuannya yang berfokus pada inisiatif untuk selalu belajar 7.3.2. Usulan Terhadap Pihak Karyawan ¤ Pihak karyawan secara sukarela untuk menolong rekan kerjanya, walaupun mereka dalam bagian yang berbeda. ¤ Para karyawan melakukan kegiatan rutin sharing mengenai knowledge dan teknologi yang dikuasai. ¤ Para karyawan berpartisipasi dalam tim yang sifatnya cross functional, serta mengetahui perubahan pangsa pasar yang terjadi serta melakukan perubahan dalam menyikapi hal tersebut. ¤ Para pekerja berbagi mengenai cara yang umum digunakan untuk menangani dan menyelesaikan suatu masalah, dan informasi tersebut didistribusikan di dalam perusahaan. ¤ Pihak karyawan memahami kekuatan dari daya saing perusahaan. ¤ Karyawan sangat terbuka dalam menerima ide baru serta menggalakkan kegiatan yang sifatnya learning by doing ¤ Karyawan mempunyai tanggung jawab pribadi untuk proses pembelajarannya. ¤ Para karyawan sering mencari dan meminta informasi dan ide dari luar departemennya dan sering kali dari luar perusahaan ¤ Karyawan digalakkan untuk menganalisis informasi yang ada secara mandiri dan menentukan langkah-langkah penyelesaiannya ¤ Karyawan dapat memutuskan apa yang mereka butuhkan dan apa yang harus mereka ketahui dan bagaimana, serta kapan mereka harus belajar dan harus memenuhi hal tersebut.
249
7.3.3. Usulan Yang Berkenaan dengan Customer Orientation ¤ Para karyawan diberikan imbalan untuk keberhasilannya dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh konsumen dan berbagi pada pihak karyawan lainnya dalam menangani dan menyelesaikan masalah tesebut ¤ Konsumen mempunyai kesempatan untuk mengunjungi organisasi pada suatu waktu untuk mendiskusikan mengenai ide dan tuntutan bisnis perusahaan. ¤ Para karyawan memahami bagaimana customer value creation berdampak pada hasil financial ¤ Customer value creation diakui sebagai tujuan utama dari knowledge management ¤ Mekanisme mengenai Customer Relationship yang dipunyai ditujukan untuk menjaga loyalitas konsumen, dan meningkatkan pertumbuhan konsumen ¤ Melakukan kerja sama dengan pihak konsumen untuk membangun dan menyeleksi produk baru yang akan diberikan oleh pihak perusahaan. ¤ Suplier perusahaan dilibatkan untuk berpartisipasi dalam program knowledge management, dan sebagai bahan evaluasi berdasarkan pada kontribusi dalam program knowledge management yang diterapkan. ¤ Informasi mengenai konsumen dibagikan kepada perusahaan, dan menjamin bahwa sudut pandang konsumen (customer perspective) terdapat didalam semua produk dan layanan yang disediakan ¤ Infomasi mengenai data penjualan, profil konsumen, ide dari konsumen, dan kepuasan konsumen secara cepat diperkenalkan kedalam knowledge capture system, dan seterusnya memungkinkan secara cepat beradaptasi ke dalam produk dan layanan yang disediakan untuk merespon perubahan pasar ¤ Semua orang baik dari senior manajer sampai kepada personel pendukung, menyediakan waktunya untuk mengunjungi dan mendengarkan keluahan dari konsumen.
250
7.3.4. Usulan Terhadap Proses Pengukuran ¤ Pihak perusahaan mempunyai cara untuk menghubungkan antara knowledge management dengan hasil financial perusahaan. ¤ Pihak perusahaan mengembangkan secara spesifik indikator-indikator untuk mengatur knowledge yang ada. ¤ Pihak perusahaan menghitung tingkat pengembalian dari investasi yang dikeluarkan untuk knowledge management dengan menghitung biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan informasi. ¤ Seperangkat alat ukur dibuat berdasarkan perubahan dari waktu ke waktu berdasarkan prioritas pada knowledge management. ¤ Sistem pengukuran yang ada memasukkan pengukuran asset yang sifatnya intangible (modal intelektual) ¤ Pihak
perusahaan
mengalokasikan
sumber
daya
untuk
mengukur
meningkatkan knowledge management ¤ Pelanggan dan karyawan disurvei secara berkala untuk mengidentifikasi knowledge gap 7.3.5. Usulan Terhadap Kemampuan dan Penggunaan Teknologi ¤ Teknologi yang tersedia menghubungkan semua karyawan yang terdapat di dalam perusahaan antara satu dengan yang lainnya, serta terhubung dengan pihak-pihak luar yang relevan ¤ Teknologi dipandang sebagai upaya untuk meningkatkan kolaborasi diantara anggota perusahaan ¤ Teknologi tersedia untuk semua anggota perusahaan dan semuanya di berikan pelatihan untuk menggunakannya ¤ Sistem yang ada terhubung dengan sumber knowledge dari luar seperti institusi pendidikan, jaringan komersial, dan internet ¤ Teknologi yang ada dibuat sebagai tempat penyimpanan pengetahuan bagi perusahaan dan dapat diakses oleh semua anggota perusahaan ¤ Mekanisme Knowledge capture system yang telah ada, memungkinkan individu-individu untuk belajar dari pengalaman yang lain dan menganalisis secara mandiri apa yang telah mereka pelajari
251
¤ Menggunakan knowledge repository secara terintegrasi dengan sitem dan proses
yang
telah
ada,
yang
memungkinkan
tiap
individu
untuk
meminimalkan waktu yang terbuang untuk mencari kembali knowledge yang dibutuhkan, sehingga memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan inovasi ¤ Software yang digunakan didesain untuk mengenali informasi yang sifatnya penting dan membagikannya kepada seluruh anggota perusahaan ¤ Semua anggoata perusahaan memberikan kontribusi kepada isi dari knowledge capture system ¤ Informasi yang di peroleh berdasarkan functional lines, memberikan karyawan sebuah informasi kedalam aktifitas mereka. ¤ Teknologi yang ada menjadikan perusahaan menjadi semakin lebih dekat dengan konsumen ¤ Teknologi komunikasi memungkinkan pihak perusahaan berkomunikasi secara langsung antara konsumen dengan bagian penaganan masalah untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi ¤ Teknologi didesain untuk membantu karyawan bekerja lebih efisien dan membuat keputusan secara lebih baik ¤ Sistem yang ada siftanya fleksibel dan berevolusi berdasarkan bagaimana orang-orang di perusahaan tersebut untuk mendapatkan mengakuisisi, membagikan, dan menggunakan informasi ¤ Teknologi yang ada mendukung terciptanya kolaborasi secara cepat antar karyawan ¤ Perusahaan secara kontiniu melakukan upgrade dan penggantian baik untuk software maupun hardware ¤ Prioritas diberikan kepada teknologi yang memberikan pelayanan untuk menjembatani informasi (e-mail, workflow tracking system, video conference) ¤ Sistem informasi yang ada sifatnya real-time, terintegrasi dan smart ¤ Pihak perusahaan menyediakan waktu untuk karyawannya dalam mempelajari teknologi baru ¤ Teknologi
memungkinkan
konsumen
untuk
berpartisipasi
dalam
pengembangan produk dan contoh produk sebelum konsumen membelinya
252
¤ Pihak perusahaan sangat berkomitmen dalam pengembangan sumber daya manusia yang menguasai teknologi informasi ¤ Knowledge yang dimiliki, teknologi yang sudah ada, diperlakukan dan dipandang sebagai sumber keuntungan yang potensial. 7.3.6. Usulan Terhadap Aktivitas Yang Berhubungan dengan HRD ¤ Pihak perusahaan memonitor nilai dari sumber daya manusianya dengan menghitung peningkatan keuntungan yang diberikan ketika karyawan melakukan modifikasi kepada produk dan jasa layanan yang ada ¤ Tiap individu yang direkrut, dievaluasi, dan diberikan imbalan berdasarkan atas kontribusinya terhadap pengembangan knowledge perusahaan ¤ Perencanaan sumber daya manusia, dan sudah termasuk di dalamnya menyangkut perencanaan yang sifatnya gabungan antara proses pembelajaran dengan karyawan, serta menyediakan sarana untuk mencapai tujuan tersebut. 7.3.7. Usulan Untuk Mendukung Kegiatan Knowledge Sharing ¤ Menyadari bahwa informasi yang terlalu banyak dan tidak teratur akan sangat tidak berguna bagi pihak perusahaan ¤ Mempunyai metode pendekatan untuk mendapatkan dan berbagi knowledge mengenai konsumen, core competence, dan pengalaman sehingga dapat diadopsi dengan cepat. ¤ Situasi atau kondisi keterbukaan dan kejujuran mulai pada lingkungan perusahaan. ¤ Pertemuan yang sifatnya informal, terbuka bagi semua karyawan dan diadakan secara rutin, dalam hal ini status maupun jabatan tidak penting dan semua orang mempunyai kapasitas yang sama. ¤ Permasalahan atau kesalahan secara terbuka dapat didiskusikan dan penyelesaiannya dipikirkan bersama. ¤ Lingkungan fisik perusahaan menunjang dan memfasilitasi untuk transfer knowledge. ¤ Eksperimen dan tidak takut mengambil resiko dalam memutuskan sesuatu digalakkan dalam lingkungan perusahaan
253
¤ Organisasi mentolerir terhadap paham yang berbeda terhadap suatu knowledge ¤ Kesalahan yang terjadi tidak diberikan hukuman, melainkan dipandang sebagai suatu kesempatan dalam belajar ¤ Terdapat sistem jaringan komunikasi dalam perusahaan antara atasan dan bawahan, supplier dan konsumen ¤ Informasi yang disediakan cocok untuk digunakan dalam pengambilan keputusan sehingga memberikan kontribusi terhadap pengambilan keputusan ¤ Informasi yang dimasukkan secara cepat dan otomatis dianalisis dengan cara yang tepat ¤ Tersedianya pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan, sesuai dengan waktu dan tempat ketika karyawan membutuhkannya 7.3.8. Usulan Terhadap Produk Knowledge Perusahaan ¤ Pihak perusahaan mengaplikasikan knowledge yang dipunyai ke dalam produk atau servis dalam rangka menciptakan smart produk yang unggul di pasaran. ¤ Organisasi tidak hanya menjual produk dan layanan yang sifatnya tradisional, tetapi juga mempunyai knowledge yang berkaitan dengan konsumen sehingga konsumen dapat menggunakan produk dan memanfaatkan jasa layanan yang ada sehingga dapat meningkatkan proses bisnis yang ada. ¤ Secara rutin menyimak atau mengikuti perkembangan dari produk kompetitor dan jasa layanan yang diberikannya 7.3.9. Usulan Terhadap Kegiatan Untuk Menunjang Inovasi ¤ Fleksibilitas dan keinginan untuk berinovasi digalakkan dalam proses pembelajaran dalam perusahaan. ¤ Perusahaan menyediakan waktu, sumber daya, dan dukungan dalam menghasilkan ide-ide baru ¤ Proses pembelajaran disadari sebagai hal yang sangat penting untuk menghasilkan produk dan layanan untuk pasar yang akan datang. ¤ Persaingan yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi dijadikan sebagai suatu proses untuk mempercepat lahirnya ide-ide baru. ¤ Keberhasilan dalam suatu inovasi mendapatkan pengakuan yang positif.
254
¤ Mendorong lahirnya teknik-teknik untuk kreatif, dalam menghasilkan solusisolusi dari suatu masalah ¤ Perusahaan mengetahui bagaimana untuk melindungi secara sah Hak atas kekayaan intelektual yang dipunyai oleh perusahaan ¤ Kisah keberhasilan termasuk di dalamnya tool-tool baru yang dilakukan dengan pendekatan yang baru yang dilakukan untuk menyelesaikan masalah tesebut, dikomunikasikan ke semua anggota perusahaan ¤ Penemuan yang sifatnya inovasi dan solusi pemecahan masalah secara berkesinambungan diupayakan keberadaannya 7.3.10. Usulan Terhadap Best Practise Perusahaan ¤ Pihak perusahaan mempunyai proses yang sifatnya formal untuk proses transfer best practis, termasuk di dalamnya pendokumentasian dan cara mempelajarinya ¤ Pihak perusahaan mendapatkan sumber yang banyak untuk mendapatkan informasi mengenai best practise yang berasal dari karyawan, pelanggan, supplier, perpustakaan, aliansi, kerja sama, industri sejenis dan proses unggulan ¤ Pihak perusahaan melakukan benchmark secara regular dengan pihak luar maupun pihak internal perusahaan untuk mencari best practise 7.3.11. Usulan Terhadap Kegiatan Transfer Knowledge ¤ Pengetahuan yang dipunyai dibuat eksplisit, sehingga hal tersebut akan lebih mudah untuk diakses, dimengerti dan diterapkan ¤ Tacit knowledge di transfer dan didistribusikan di dalam perusahaan ¤ Pihak
perusahaan
mempunyai
sistem
untuk
mengidentifikasi
dan
menunjukkan tacit knowledge dari tiap karyawan. 7.3.12. Usulan Terhadap Nilai Daya Saing Perusahaan ¤ Direktori kompetensi memuat isi mengenai daftar keahlian karyawan, knowledge, tempat, serta bagaimana mendapatkannya. ¤ Organisasi/perusahaan unggul di lingkungan industri yang sejenis dalam hal pencarian informasi, konsumen, supplier dan kompetitor.
255
7.3.13. Usulan Terhadap Kegiatan Kerja Sama ¤ Kriteria untuk bekerja sama dengan perusahaan lain telah dibuat, dan dimengerti dengan baik oleh perusahaan ¤ Mempunyai program jangka panjang untuk mengembangkan kerja sama dengan pihak akademisi dan praktisi. Hal tersebut dilakukan untuk menjamin bahwa knowledge yang dipunyai oleh perusahaan tetap up to date. 7.3.14. Usulan Terhadap Penanganan Masalah ¤ Data base mengenai penyebab dan penyelesaian masalah diupdate secara reguler ¤ Lingkungan organisasi mengembangkan suatu mekanisme untuk saling berapresiasi, termasuk di dalamnya pihak manajerial, sehingga bila terjadi perubahan keputusan dapat dilakukan tanpa merasa malu. 7.3.15. Usulan Terhadap Mekanisme Pendukung ¤ Pihak perusahaan membuat dan melakukan update knowledge yang sudah ada, dan menunjukkan dimana informasi tersebut ditempatkan dan bagaimana mendapatkannya ¤ Pihak perusahaan mempunyai kode etik untuk aktifitas memperoleh knowledge, dan termasuk didalamnya bagaimana mempelajarinya dari kompetitor ¤ Semua anggota dari perusahaan terlibat secara langsung dalam mencari ide-ide baik di tempat tradisional maupun di tempat yang non-tradisional sifatnya ¤ Benchmarking dan internal analysis digunakan untuk mengidentifikasi kesempatan atau peluang untuk melakukan pengembangan dalam kegiatan knowledge management ¤ Pihak organisasi / perusahan belajar bagaimana menangani proyek seharusnya secara team dengan melibatkan pihak pihak lain (Cross functional) ¤ Struktur organisasi perusahaan yang lebih flat akan lebih memudahkan aliran informasi di dalam perusahaan tersebut untuk didistribusikan. ¤ Laporan rutin perusahaan kepada para pemegang saham menyertakan di dalamnya penilaian mengenai bagaimana knowledge capital mempunyai kontribusi kepada bottom line performance
256
