BAB IV IDENTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN SUPPLY CHAIN PADA PT. CIPUTRA SURYA, TBK

54

BAB IV IDENTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN SUPPLY CHAIN PADA PT. CIPUTRA SURYA, TBK

Pada bab ini, akan diuraikan mengenai tahap yang akan dilakukan pada fase pengumpulan data deskripsi perusahaan dan pengolahan yang meliputi penetapan ruang lingkup dan identifikasi sistem evaluasi kinerja supplier.

4.1. Profil Perusahaan Perusahaan pada awalnya didirikan dengan nama PT. Bumi Citrasurya, tanggal 1 Maret 1989. Pada tahun 1990, dalam Anggaran Dasar Perseroan, perseroan ini telah diubah seluruhnya termasuk nama perseroan menjadi PT. Citraland Surya, tanggal 28 Desember 1990. Berdasarkan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa, setuju untuk mengubah kembali nama perseroan menjadi PT. Ciputra Surya. Perseroan yang berkantor pusat di perumahan Kota Mandiri Citra Raya Surabaya, jalan Taman Golf C 2 No. 12A, Surabaya, telah memulai pembangunan proyek Citra Raya Surabaya sejak Juli 1993 . Guna memperlancar usahanya, PT. Ciputra Surya, Tbk. menjalankan proyek-proyeknya

melalui

anak-anak

perusahaannya.

Penggunaan

anak

perusahaan dilakukan berdasarkan beberapa pertimbangan antara lain mengenai keterbatasan kemampuan untuk membangun pada lokasi yang berbeda dalam waktu bersamaan dan untuk lebih mempercepat proses perijinan atau kadangkala suatu proyek dilaksanakan dengan cara patungan dengan pihak lain yang mempunyai persyaratan yang berbeda-beda. Namun demikian pada dasarnya PT. Ciputra Surya, Tbk. bertanggung jawab atas pengelolaan seluruh proyek yang dilaksanakan oleh anak perusahaan. PT. Ciputra Surya, Tbk. memiliki secara langsung mayoritas saham dalam 11 anak perusahaan, dimana kepemilikan secara tidak langsung mayoritas saham

55

adalah 1 anak perusahaan, PT. Galaxy Citraperdana. Yang dimaksud kelompok Ciputra Surya adalah PT.Ciputra Surya, Tbk. beserta 11 anak perusahaan. Berikut ini struktur organisasi PT.Ciputra Surya, Tbk. beserta 11 anak perusahaan.

Sumber : (www. Ciputra.com, 2006)

Gambar 4.1. Struktur Organisasi/ Corporate Structure PT. Ciputra Surya, Tbk.

4.1.1 Kegiatan Utama PT.Ciputra Surya, Tbk. Secara umum, kegiatan utama PT.Ciputra Surya, Tbk. adalah real estate. Real estate adalah suatu kegiatan usaha yang membangun dan mengembangkan lahan, mengelola dan atau menjual bangunan-bangunan perumahan, gedung perkantoran, ruko,

apartemen,

pusat

perbelanjaan

dan

bangunan

lainnya.

Proses

pengembangan/pembangunan lahan diawali dengan kegiatan pembebasan lahan,

56

atau membeli lahan yang sudah siap pakai. Dalam hal pembebasan lahan ijin dari instansi-instansi yang terkait perlu diperoleh terlebih dahulu, kemudian jenis pengembangan dirancang sesuai dengan ijin yang diberikan harus dibangun. Besarnya prasarana yang dibangun disesuaikan dengan kebutuhan dan aturan yang berlaku antara lain: jalan, saluran, air bersih, listrik, telepon, dan lainnya. Sarana sendiri sesuai dengan jenis pengembangannya dapat meliputi sarana ibadah, pendidikan, olahraga dan rekreasi, pusat perbelanjaan, pusat kesehatan dan sebagainya. Tersedianya fasilitas sarana dan prasarana dimaksudkan untuk memberikan pelayanan bagi penghuni. Usaha real estate ini dapat pula berbentuk usaha mengakuisisi dan pengembangan kembali properti yang sudah ada, seperti gedung perkantoran, pusat perbelanjaan, hotel dan lain-lain kemudian menjual atau menyewakannya. PT.Ciputra Surya, Tbk. bergerak di bidang pembangunan perumahan real estate, perkantoran, pertokoan, pusat niaga, lapangan golf dan pusat rekreasi beserta fasilitasnya serta melakukan investasi baik melalui perusahaan sendiri maupun anak perusahaan yang bergerak di bidang yang sama. Sejak tahun 1993, PT.Ciputra Surya, Tbk. telah mengembangkan kawasan permukiman terpadu di Surabaya Barat yang dinamakan Kota Mandiri CitraRaya. Permukiman terpadu ini selain membangun sarana dan prasarana sebagai layaknya suatu perumahan juga akan dilengkapi dengan sejumlah fasilitas-fasilitas seperti sarana pembelanjaan dan rekreasi terpadu serta lapangan golf. Secara garis besar jenis pengembangan yang dilakukan PT.Ciputra Surya, Tbk. saat ini dapat dikelompokkan dalam 2 jenis pengembangan yaitu : a. Perumahan (Real Estate) Kelompok ini melakukan pembelian tanah-tanah yang belum dimatangkan, kemudian mengembangkannya untuk menaikkan nilai jual tanah tersebut antara lain dengan cara membangun prasarana dan sarana pelayanan umum. Penjualan tanah beserta bangunan baik berupa rumah tinggal, rumah toko (ruko) dan rumah kantor (rukan), merupakan penghasilan bagi

57

PT.Ciputra Surya, Tbk., walau pada tahap awalnya membutuhkan investasi yang besar untuk pembelian dan pematangan. b. Properti dan Rekreasi Kelompok ini melakukan pembangunan properti untuk disewakan serta pengembangan kawasan rekreasi. Kegiatan dalam pengembangan ini dapat menghasilkan arus kas jangka panjang, baik dalam bentuk uang sewa (dari pusat niaga-ruko, kios-kios pasar tradisional dan outlet di pusat perbelanjaan) dan uang jasa (dari taman rekreasi dan lapangan golf).

PT. Ciputra Surya, Tbk

Perumahan/Real Estate

Properti dan Rekreasi

Gambar 4.2. Penembangan yang dilakukan PT.Ciputra Surya, Tbk. Sumber : (Data PT. Ciputra surya, Tbk, 2006) Dalam mengembangkan proyek-proyeknya, PT.Ciputra Surya, Tbk. selalu mempertimbangkan faktor teknis, ekonomis serta kontribusi positif yang dapat diberikan pada masyarakat dan lingkungan. Dalam melakukan kegiatan usaha tersebut, PT.Ciputra Surya, Tbk. menetapkan tiga strategi utama bagi pengembangan usahanya yaitu : 1) Memusatkan usahanya terutama pada pembangunan secara terpadu dalam berskala besar pada lokasi-lokasi strategis, terutama pada lokasi-lokasi strategis di Surabaya dan sekitarnya. 2) Mendirikan pusat perbelanjaan dan pusat rekreasi guna memenuhi permintaan masyarakat akan sarana hiburan dan rekreasi yang memadai. 3) Mengembangkan kawasan komersial lain (seperti perkantoran, pusat grosir dan sebagainya) untuk mengantisipasi perkembangan kota Surabaya menjadi kota metropolitan.

58

Dalam menentukan kelayakan usaha pembangunan suatu proyek, PT.Ciputra Surya, Tbk. akan melakukan penelitian yang mendalam atas lokasi yang direncanakan dan daerah-daerah yang ada di sekitarnya serta membuat studi kelayakan usaha yang terperinci atas proyek-proyek tersebut. Studi kelayakan, yang pembuatannya akan melibatkan pula sejumlah perusahaan konsultan internasional, akan memperhitungkan faktor-faktor seperti sasaran pemasaran, proyeksi permintaan, para pesaing dan perkiraan harga jual yang akan diberlakukan. Setelah pembelian tanah tersebut, PT. Ciputra Surya, Tbk. membangun fasilitas prasarana pada setiap proyeknya seperti sistem pembangunan limbah, jalan, lampu penerangan jalan, sambungan listrik, telepon, serta fasilitas umum lainnya. Pengoperasian dan pemeliharaan fasilitas prasarana umum (seperti sistem pembuangan limbah dan jalan) setelah pembangunan selesai akan dialihkan dan diberikan kepada instansi pemerintah yang berwenang. Akan tetapi hal tersebut tidak

menutup

kemungkinan

bagi

PT.

Ciputra

Surya,

Tbk.

untuk

mengoperasikannya sendiri dengan menarik iuran pelayanan bulanan dari para penghuni, sampai pemerintah daerah setempat atau para penghuni sanggup mengambil alih pengoperasian tersebut dari PT. Ciputra Surya, Tbk.. Sedangkan fasilitas prasarana yang dipakai biasanya fasilitas prasarana yang disediakan oleh pemerintah seperti sambungan telepon oleh PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk dan sambungan tenaga listrik oleh PT. Perusahaan Listrik Negara. PT. Ciputra Surya, Tbk. menyerahkan semua pekerjaan konstruksi atas prasarana dan pematangan tanah kepada kontraktor melalui cara tender yaitu mengundang sedikitnya tiga kontraktor untuk setiap tender. Beberapa kontraktor ditunjuk berdasarkan sistem termin, yaitu suatu bentuk pelaksanaan pekerjaan yang memperbolehkan PT. Ciputra Surya, Tbk. untuk membayar kontraktor dalam beberapa tahap sesuai persentase penyelesaian proyek yang bersangkutan. Pada kawasan pemukiman Kota Mandiri CitraRaya Surabaya ini, PT. Ciputra Surya, Tbk. memberikan jasa purna-jual selama tiga bulan setelah penyerahan bangunan bersangkutan kepada pembeli.

59

4.1.2 Lokasi Perusahaan PT. Ciputra Surya, Tbk mengawali proyeknya pada salah satu bagian kota Surabaya yang berbatasan dengan kota Gresik, tepatnya di daerah Lakarsantri, Surabaya bagian Barat. Dengan luas area sekitar 1,126 hektar, proyek ini menjadi proyek pengembangan wilayah terbesar di Jawa Timur.

Sumber : (www. Ciputra. Com, 2006)

Gambar 4.3. Denah Lokasi PT. Ciputra Surya Tbk 4.1.3 Sumber Daya Manusia Perencanaan, penerimaan, penempatan dan pembinaan sumber daya manusia menjadi satu kegiatan yang berkesinambungan mengingat dinamika dari usaha. Jumlah karyawan PT. Ciputra Surya Tbk, dan anak perusahaan ± 600 orang. PT. Ciputra Surya, Tbk. sampai saat ini belum memiliki serikat pekerja. Namun demikian PT. Ciputra Surya, Tbk. sampai saat ini belum pernah

60

mengalami sengketa perburuhan dan manajemen percaya bahwa hal tersebut disebabkan karena hubungan yang baik antara atasan dan karyawan. PT. Ciputra Surya, Tbk. juga selalu menjaga agar ketentuan pemerintah sebagaimana yang ditetapkan oleh Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia dalam rangka meningkatkan kesejahteraan karyawan dapat dilaksanakan, antara lain tingkat pendapatan pekerja diberikan diatas upah minimum regional. Sejak tahun 1991, PT. Ciputra Surya, Tbk. dan anak perusahaan sudah mengikuti program Jamsostek. PT.Ciputra Surya, Tbk. menyadari pentingnya peranan sumber daya manusia sebagai mitra dalam menjalani kegiatannya untuk mencapai keberhasilan setiap usaha yang dijalankannya. Oleh karena itu PT. Ciputra Surya, Tbk. dengan cermat mengembangkan strategi pengelolaan sumber daya manusia agar dapat meningkatkan produktifitas dan pertumbuhan usaha PT. Ciputra Surya, Tbk. tanpa meninggalkan kompetensi dan kesejahteraan dari karyawan-karyawan. Mengingat pentingnya peranan karyawan dalam kemajuan usahanya, PT. Ciputra Surya, Tbk. menyediakan program-program pelatihan dan pengembangan karyawan. Program pelatihan ini dilakukan dengan jalan On Job Trainning pada proyek yang telah berjalan atau dengan mengikutsertakan karyawan pada program pelatihan di institusi-institusi pendidikan di luar PT. Ciputra Surya, Tbk.. Selama tahun 1996, PT. Ciputra Surya, Tbk. telah mengikutsertakan 71 karyawannya pada program pelatihan antara lain bidang hukum pertanahan dan pemasaran. PT. Ciputra Surya, Tbk. secara aktif telah mengirimkan karyawan-karyawannya untuk peninjauan proyek-proyek real estate dan properti diberbagai negara untuk mengembangkan wawasan dan mengadakan studi perbandingan dengan proyekproyek PT. Ciputra Surya, Tbk.. PT. Ciputra Surya, Tbk. juga aktif mengirimkan karyawan-karyawannya untuk mengikuti seminar-seminar yang berhubungan dengan usaha PT. Ciputra Surya, Tbk., baik di dalam maupun luar negeri.

61

4.2. Visi dan Misi Perusahaan 4.2.1. Visi Mengembangkan usaha bisnis di bidang properti serta bisnis lain yang terkait di Indonesia dan sekitarnya, dengan semangat keutamaan dan inovasi untuk menciptakan kemampuan untuk mempersembahkan sebuah kehidupan yang lebih baik bagi masyarakat dan untuk membawa kesejahteraan dan kemakmuran bagi pihak yang terkait. 4.2.2. Misi Menjadi pemain utama dalam bidang bisnis properti dan industri yang terkait, berusaha menjadi perusahaan yang terbaik, yang paling profesional dan paling menguntungkan, untuk menjadi pilihan pertama bagi para konsumen, investasi yang paling menguntungkan para pemegang saham, sebuah tempat kerja yang menarik dan menantang bagi para pegawai dan untuk mewujudkan sebuah kontribusi yang nyata untuk masyarakat dan bangsa. 4.3. Struktur Organisasi Perusahaan PT. Ciputra Surya, Tbk. memiliki sebuah Dewan Komisaris yang beranggotakan seorang Presiden Komisaris, tiga orang Independen Komisaris, dan seorang Komisaris. Selain itu PT. Ciputra Surya, Tbk. juga memiliki sebuah Dewan Direksi yang beranggotakan seorang Presiden Direktur beserta 7 orang anggota Dewan Direksi yang memiliki fungsi dan tanggung jawab sesuai dengan kebutuhan organisasional dan menunjang operasional PT. Ciputra Surya, Tbk. Berdasarkan keputusan Komisaris Perusahaan pada tanggal 14 Desember 2001, para komisaris telah membentuk dan mengangkat Komite Audit yang terdiri dari tiga orang anggota, yaitu seorang Ketua Komite dan dua orang anggota Komite.

62

Direktur

Manajer

Manajer Pelayanan Konsumen

Manajer Keuangan dan Akuntansi

Manajer Tanah

Manajer Estate

Manajer Sumber Daya Manusia

Manajer Pemasaran

Manajer Contract and Procurement

Manajer Teknik

Gambar 4.5. Bagan Struktur Organisasi PT. Ciputra surya, Tbk. Sumber : (Data PT. Ciputra surya, Tbk, 2006)

Dalam pengelolaan organisasinya, PT. Ciputra Surya, Tbk. memiliki seorang Direktur dan seorang Manajer Umum (General Manager) yang membawahi delapan orang Manajer Departemen yang memiliki fungsi dan tanggung jawab sesuai dengan kebutuhan organisasional dan menunjang operasional PT. Ciputra Surya, Tbk. Bagian-bagian dari organisasi PT. Ciputra Surya, Tbk., yaitu : 1. Direktur Adalah

orang

yang

secara

kolektif

mengawasi

pekerjaan

Manajer

Umum/General Manager serta mengambil sesuatu keputusan untuk perkembangan perusahaan.

63

2. Manajer Umum (General Manager) Adalah manajer yang secara kolektif mengemudikan dan mengawasi serta bertanggungjawab atas jalannya perusahaan. Tugasnya antara lain: a) Manajer Umum bersama para manajer yang diserahi pengurusan perusahaan oleh para pemegang saham, berkewajiban menguasai, mengemudikan dan mengelola perusahaan serta bertindak atas nama pemegang saham untuk mengusahakan keuntungan sebesar-besarnya. b) Melaksanakan secara efektif pembagian kerja antara para manajer. c) Selambat-lambatnya tiga bulan sebelum tahun buku berikutnya dimulai, wajib menyampaikan Rencana Anggaran dan Pendapatan Tahunan kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris. d) Menyampaikan Neraca dan Laporan Rugi Laba tahunan kepada Dewan Komisaris. 3. Manajer Keuangan dan Akuntansi Tugas dari Manajer Keuangan dan Akuntansi adalah : a) Merumuskan dan menyelesaikan rencana kerja dan anggaran belanja dan pendapatan perusahaan. b) Menyiapkan dan menyelesaikan Neraca dan Perhitungan Laba Rugi Tahunan. c) Melaksanakan administrasi keuangan perusahaan. d) Melaksanakan pengusahaan keuangan perusahaan termasuk didalamnya melaksanakan segala usaha pengadaan dana-dana dalam jumlah dan waktu yang dibutuhkan serta mengawasi dan mengendalikan penggunaan dana secara tepat. e) Merumuskan cara-cara dan usaha-usaha untuk terciptanya organisasi perusahaan sebagai sarana yang sejalan dengan rencana pengembangan usaha. Bersama-sama manajer lainnya merumuskan perkiraan kebutuhan tenaga kerja. 4. Manajer Pemasaran Tugas Manajer Pemasaran adalah :

64

a) Mengambil langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang dipandang perlu agar pelaksanaan tugas dan wewenang memimpin Departemen Marketing dapat berjalan lancar. b) Menetapkan perencanaan dan pelaksanaan penelitian serta analisa pasar dan berdasarkan kesimpulan yang berorientasi pada hasil analisa, mengadakan perkiraan pasar bagi produk-produk yang dihasilkan. c) Melaksanakan kegiatan promosi pasar bagi barang-barang yang dihasilkan yang berupa usaha untuk meningkatkan dan memantapkan pangsa pasar yang telah ada, maupun menciptakan pasar/sasaran baru bagi produkproduk perusahaan. d) Merencanakan dan menetapkan target penjualan tahunan, dan atas dasar angka target tersebut, melaksanakan kegiatan mencari lakon pemasaran yang potensial. e) Bersama-sama manajer proyek, menentukan forecast penjualan. f) Menyusun laporan kerja Departemen Marketing yang antara lain berisi tentang

realisasi

penjualan

yang

dicapai

pada

tahun

lalu

dan

membandingkan dengan target pasar yang ditetapkan. 5. Manajer Tanah Tugas Manajer Tanah : a) Menangani masalah-masalah yang berkaitan dengan pembebasan tanah ataupun mengurus sertifikat-sertifikat dan masalah perijinan. 6. Manajer Teknik Tugas Manajer Teknik adalah : a) Mengestimasikan biaya-biaya sesuai dengan schedule kerja proyek dan prestasi kerja serta mengontrol pekerjaan yang dilakukan organisasi proyek. 7. Manajer Pelayanan Konsumen Tugas Manajer Pelayanan Konsumen adalah : a) Membantu konsumen untuk mengadakan pembenahan pada bangunan penambahan fasilitas atau pengembangan desain baru dan lain-lain bilamana diinginkan oleh konsumen.

65

8. Manajer Sumber Daya Manusia Tugas Manajer Sumber Daya Manusia adalah : a) Mengadakan program latihan untuk orang yang ikut terlibat dalam pembangunan dan pengoperasian proyek yang memiliki potensi yang baik dengan cara dikirimkan ke lembaga training dan pendidikan di luar perusahaan. b) Menyeleksi dan mengarahkan para karyawan yang akan dipekerjakan dalam proyek yang sesuai dengan keterampilan dari masing-masing karyawan. 9. Manajer Estate Tugas Manajer Estate adalah : a) Melakukan

penyelidikan

kemungkinan

pembangunan

proyek

dan

mengadakan pengaturan untuk penyediaan biaya proyek, pembuatan pra desain, pra rencana, pekerjaan konstruksinya. b) Melakukan pemeliharaan dan pengawasan terhadap proyek yang telah selesai agar tidak cepat mengalami kerusakan-kerusakan tetapi dapat menghasilkan laba, baik itu bangunan ataupun fasilitas-fasilitas yang ada. 10. Manajer Pengadaan dan Kontrak (Contract and Procurement) Tugas Manajer Pengadaan dan Kontrak adalah : a) Mengkoordinir pembelian alat tulis kantor untuk semua departemen. b) Mengkoordinir pengadaan material yang digunakan untuk proyek pembangunan di PT.Ciputra surya, Tbk. c) Menetapkan dan merekrut supplier. d) Memilih dan mengevaluasi kinerja supplier material. e) Menetapkan dokumen/kontrak perjanjian pembelian material untuk jangka waktu tertentu (memorandum of understanding/MOU) dengan pihak supplier material. f) Menetapkan sistem pembelian material yang saling menguntungkan dengan pihak supplier material.

66

Pada penelitian kali ini, akan dilakukan identifikasi terhadap salah satu departemen dari PT.Ciputra Surya, Tbk. yang juga memegang peranan penting pada perusahaan yaitu departemen Pengadaan dan Kontrak. Bahasan mengenai departemen tersebut akan ditulis pada sub-bab berikutnya. 4.4. Penentuan Ruang Lingkup 4.4.1

Ruang lingkup organisasi perusahaan yang diteliti Untuk dapat mengidentifikasi manajemen suatu departemen pada sebuah

perusahaan, terlebih dahulu harus dipahami sistem dan kebijakan dari departemen yang diteliti. Departemen Pengadaan dan Kontrak berada di bawah tanggung jawab Manajer Umum (General Manager) PT.Ciputra Surya, Tbk. Bagian tersebut adalah bagian penting yang mendukung kinerja Departemen Teknik, dimana Departemen Pengadaan dan Kontrak bertanggung jawab terhadap keseluruhan proses pengadaan material dan alat tulis kantor maupun kegiatan operasional dan administrasi lainnya sesuai dengan kebutuhan. 4.4.2. Ruang Lingkup Supply Chain Management (SCM) SCM pada hakekatnya mencakup lingkup pekerjaan dan tanggung jawab yang luas. Supply Chain Management mencakup semua kegiatan yang yang terkait dengan aliran material, informasi, dan uang di sepanjang supply chain. Sistem supply chain yang ada di PT.Ciputra Surya, Tbk. meliputi kegiatan: a) Pengembangan Produk Lingkup pekerjaan ini mencakup kegiatan merancang produk baru, menetapkan perencanaan dan pelaksanaan penelitian serta analisa pasar dan berdasarkan kesimpulan yang berorientasi pada hasil analisa, mengadakan perkiraan pasar bagi produk-produk yang dihasilkan. Departemen yang bertanggung jawab pada lingkup kegiatan ini adalah Departemen Pemasaran. b) Operasi/Produksi Lingkup pekerjaannya melingkupi kegiatan pelaksanaan produksi dan pengendalian kualitas produk. Yang bertanggung jawab atas kegiatan ini adalah Departemen Teknik

67

c) Perencanaan dan Pengendalian Cakupan kegiatannya meliputi peramalan permintaan produk dan perencanaan kapasitas produksi. Yang berwenang dalam kegiatan ini adalah Departemen Teknik. d) Pengadaan Pada kegiatan pengadaan cakupan pekerjaan dan tanggung jawab meliputi kegiatan memilih supplier, mengevaluasi kinerja supplier, melakukan pembelian bahan baku dan komponen, membina dan memelihara hubungan dengan supplier. Yang memegang kewenangan dalam kegiatan ini adalah departemen Pengadaan dan Kontrak. Dalam penelitian ini yang menjadi obyek penelitian adalah kegiatan pengadaan yang merupakan salah satu kegiatan utama pada Supply Chain Management. Pada kegiatan pengadaan di PT.Ciputra Surya, Tbk. terdapat dua jenis sistem pembelian, yaitu: 1. Pembelian JIT (pembelian tepat waktu) Sistem

JIT

dikembangkan

untuk

menghilangkan

ketergantungan pada inventory. Dengan sistem JIT, Departemen Pengadaan dan Kontrak hanya berurusan dengan pemasok tunggal untuk material tertentu. Hal ini berdasarkan pertimbangan untuk memudahkan pengendalian terhadap pemasok itu. Hampir semua material yang pengadaan diatur dengan MoU, sistem pembeliannya menggunakan

sistem

JIT.

Material

yang

pemesanannya

menggunakan sistem JIT antara lain: keramik, sanitair, genteng dan lain-lain. Ciri-ciri sistem pembelian JIT pada proses pengadan material di PT.Ciputra Surya, Tbk adalah: a. Adanya kontrak jangka panjang yang diatur dalam Mou b. Kuantitas penyerahan dapat bervariasi tetapi tetap untuk bentuk kontrak keseluruhan c. Membina hubungan dengan sedikit pemasok (pemasok tunggal) dalam lokasi yang berdekatan

68

d. Penghitungan

dan

inspeksi

kedatangan

material

dikurangi dan mungkin dihilangkan, dalam hal ini tanggung jawab dialihkan ke pemasok e. Pemasok dievaluasi berdasarkan pada kualitas material, performansi penyerahan, dan harga, bukan hanya pada harga semata. f. Tujuan utama negosiasi dan proses kontrak adalah untuk mencapai kualitas matarial malalui kontrak jangka panjang dan harga yang pantas (saling menguntungkan) 2. Pembelian Konsinyasi Dalam sistem pembelian konsinyasi ini, PT.Ciputra Surya, Tbk tidak menanggung resiko finansial atas penyediaan barang yang dibeli. Yang memiliki barang selama belum dipakai oleh PT.Ciputra Surya, Tbk adalah penjual/supplier. Penyimpanan material yang dbeli tersebut ada pada gudang pembeli, namun selama belum dipakai maka yang bertanggung jawab pada kerusakan dan sebagainya adalah supplier. Yang menggunakan sistem pembelian konsinyasi dalam proses pengadaannya adalah material semen dan gypsum. Untuk kedua material tersebut gudang nya terletak pada kawasan PT.Ciputra Surya, Tbk. Ciri-ciri sistem pembelian konsinyasi pada proses pengadan material di PT.Ciputra Surya, Tbk adalah: a. Gudang

material

berada

pada

gudang

pembeli

(PT.Ciputra Surya, Tbk.) b. Tanggung jawab pada material selama belum digunakan merupakan tanggung jawab penjual/supplier Berikut ini sistem supply chain management di PT.Ciputra Surya, Tbk.

69

Supply Chain Management di PT.Ciputra Surya, Tbk

Pengembangan Produk

Operasi/Produksi Perencanaan dan Pengendalian

Pengadaan

Sistem Pengadaan Pembelian Just In Time

Pembelian Konsinyasi

Gambar 4.6. Empat Bagian Utama dalam Perusahaan yang Terkait dengan Sistem Supply Chain Management di PT.Ciputra Surya, Tbk. Sumber : (Penelitian, 2006) 4.4.2.

Struktur Organisasi Departemen Pengadaan dan Kontrak Dalam pengelolaan organisasinya, Departemen Pengadaan dan Kontrak

dibawahi seorang manajer yang memiliki fungsi dan tanggung jawab sesuai dengan kebutuhan organisasional dan menunjang operasional PT.Ciputra Surya, Tbk. Manajer membawahi seorang sekretaris dan beberapa bagian lainnya. Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian Departemen Pengadaan dan Kontrak, yaitu : 1) Manajer Departemen Pengadaan dan Kontrak a. Manager

Departemen

Pengadaan

dan

Kontrak

berkewajiban

menguasai, mengemudikan dan mengelola Departemen Pengadaan dan Kontrak

serta

bertindak

atas

nama

pemegang

saham untuk

mengusahakan keuntungan sebesar-besarnya. b. Melaksanakan pembagian kerja secara efektif antara bagian Pengadaan dan Kontrak 2) Sekretaris

70

a. Melakukan semua kegiatan klerikal (administrasi) dan surat menyurat. 3) Contract and Cost Control a. Membuat dokumen kontrak (Memorandum Of Understanding/MOU) b. Mengatur pelaksanaan tender untuk pemilihan kontraktor c. Mengeluarkan SPK (Surat Perintah Kerja) untuk supplier tertentu. d. Melakukan penagihan terhadap kontraktor yang lalai dalam malakukan pembayaran terhadap supplier e. Menilai kinerja supplier dan kontraktor f. Melakukan pemilihan dan evaluasi terhadap supplier 4) Procurement a. Melakukan pembelian alat tulis kantor untuk semua departemen 5) Quantity Surveyor a.

melakukan negosiasi dan klarifikasi terhadap supplier

6) Data Center a. Membuat program komputer

Manajer Departemen Pengadaan dan Kontrak

sekretaris manajer

Contract and Cost Control

Procurement

Quantity Surveyor

Data center

Gambar 4.7. Bagan Struktur Organisasi Departemen Pengadaan dan Kontrak Sumber : (wawancara, 2006)

71

4.4.3. Deskripsi Sistem Manajemen Pengadaan dan Kontrak Untuk keperluan proyek pembangunan perumahan di suatu kawasan, Departemen Pengadaan dan Kontrak akan menghubungi produsen atau supplier yang menjadi rekanan atau telah terikat kontrak (Memorandum Of Understanding) dengan PT.Ciputra Surya, Tbk. Departemen Pengadaan dan Kontrak akan meminta bahan/material yang dibutuhkan untuk pembangunan suatu kawasan perumahan lengkap dengan spesifikasi dan jumlah kebutuhan. Departemen Pengadaan dan Kontrak akan mengajukan syarat-syarat kepada produsen atau supplier yang dihubungi tersebut. Syarat-syarat tersebut antara lain mutu barang yang terjaga dan jaminan harga yang stabil. Sebaliknya, pihak supplier juga mengajukan berbagai persyaratan, misalnya harga yang ditawarkan hanya mengikat selama dollar dalam kisaran tertentu dan harga bahan bakar minyak (BBM) tidak mengalami kenaikan. Jika harga dan syarat-syarat yang diajukan supplier telah disetujui PT.Ciputra Surya, Tbk. begitu pula sebaliknya maka, pembuatan kontrak pembelian material atau Memorandum Of Understanding segera dilaksanakan. Sistem pemesanan material langsung dilakukan oleh kontraktor yang telah memenangkan tender proyek pembangunan perumahan kepada supplier yang ditunjuk PT.Ciputra Surya, Tbk. dengan menggunakan Purchase Order (PO). Jumlah material yang dipesan kepada supplier telah ditentukan sebelumnya oleh PT.Ciputra Surya, Tbk. sesuai dengan kebutuhan proyek pembangunan perumahan pada suatu kawasan. Selanjutnya material tersebut dikirim supplier sampai lokasi proyek dan akan diterima oleh kontraktor setelah melewati proses inspeksi yang dibantu oleh pengawas dari PT.Ciputra Surya, Tbk.. Jika barang sesuai dengan pesanan baik secara kuantitas maupun kualitas, maka barang akan diterima dan disimpan dalam gudang milik kontraktor pada tempatnya masingmasing. Jika kontraktor tidak membeli material dari supplier yang ditunjuk PT.Ciputra Surya, Tbk. maka supplier harus memberikan informasi kepada Departemen Pengadaan dan Kontrak dan kemudian Departemen Pengadaan dan Kontrak akan memberikan teguran kepada kontraktor yang bersangkutan.

72

Penagihan pembayaran dilakukan supplier kepada kontraktor dengan melengkapi dokumen penagihan sebagai berikut: faktur penjualan, faktur pajak, surat jalan asli, copy Puchase Order. Apabila kontraktor terlambat atau lalai melakukan pembayaran maka supplier mengubah dokumen penagihannya kepada PT.Ciputra Surya, Tbk. dan Departemen Pengadaan dan Kontrak akan memotongkan biaya tersebut dari tagihan kontraktor kepada PT.Ciputra Surya, Tbk.

Proyek pembangunan perumahan

Penentuan spesifikasi material

Manajemen menghubungi supplier (pabrik/distibutor)

Pengajuan syarat-syarat dari PT.Ciputra Surya, Tbk.

Pengajuan harga dan syarat dari supplier

Harga dan syarat diterima oleh PT.Ciputra Surya, Tbk.

Proses Penyusunan MOU

Gambar 4.8. Deskripsi Sistem Pengadaan Material Sumber : (wawancara, 2006)

73

4.5. Identifikasi Sistem Manajemen Pengadaan Perusahaan Tahapan

ini

merupakan

tahapan

yang

paling

penting

dalam

mengidentifikasi sistem manajemen pengadaan material di PT. Ciputra Surya, Tbk. Dalam tahapan ini akan diketahui pihak yang terlibat dalam pemilihan supplier sampai proses pengadaan material. Penyajian data tersebut dibuat bentuk Cross Fuctional Diagram. Pengidentifikasian secara komperehensif menggunakan proses yang terstruktur dan sistematis sangat diperlukan pada tahap ini. Karena ditakutkan bila terdapat bagian yang penting/urgent yang belum teridentifikasi maka proses pengidentifikasian akan mengalami ketidaksesuaian. Oleh karena itu proses identifikasi harus memasukkan semua proses yang terkait dengan sistem pengadaan, yang terkontrol oleh perusahaan maupun tidak. Metode yang dipergunakan dalam mengidentifikasi sistem pengadaan di PT. Ciputra Surya, Tbk. adalah : a) Wawancara dengan pihak yang kompeten Wawancara dilakukan terhadap pihak yang bertanggung jawab terhadap manajemen Departemen Pengadaan dan Kontrak, yaitu bagian Contract and Cost Control. Dari wawancara ini dapat diketahui gambaran sistem manajemen

Pengadaan dan Kontrak di PT. Ciputra Surya, Tbk,

termasuk didalamnya adalah evaluasi kinerja supplier. b) Telaah dokumen Departemen Pengadaan dan Kontrak Dokumen Departemen Pengadaan dan Kontrak berisi report / laporan evaluasi kinerja supplier, flow chart aktivitas departemen serta data lain yang terkait dengan manajemen Pengadaan dan Kontrak. Data yang ada kita telaah dan kaji, sehingga kita bisa melakukan analisa. c) Melakukan analisa sistem yang diamati Dari hasil wawancara serta telaah dokumen kita dapat menggambarkan sistem manajemen Pengadaan dan Kontrak di PT. Ciputra Surya, Tbk,. Gambaran sistem disajikan dalam bentukCross functional Diagram. Dari Cross Functional Diagram ini kita dapat mengidentifikasi sistem manajemen Departemen Pengadaan dan Kontrak di PT. Ciputra Surya, Tbk.

74 Perencanaan

Pengadaan / Procurement

Pelaksanaan

Pembayaran

PT. Ciputra Surya, Tbk /Owner

(Dept. Pengadaan dan Kontrak)

Penentuan spesifikasi material / bahan baku

Menentukan Kontraktor dan menghubungi supplier

Pengajuan syarat dari Owner

Owner menerima syarat dari supplier

Pembuatan MOU

Melakukan pengawasan terhadap pembayaran material

Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pembelian

Supplier / nominated Supplier

Supplier mengajukan syarat kepada Owner

Memenuhi permintaan material dari kontraktor

Kontraktor Melakukan pemesanan material sesuai spesifikasi

Gambar 4.9. Cross Functional Diagram di PT. Ciputra Surya, Tbk.

Material diterima

Melakukan pembayar an kepada supplier

75

Berikut adalah penjelasan dari Cross Functional Diagram Sistem Manajemen Pengadaan material di PT. Ciputra Surya, Tbk. 1. Pemilihan Supplier Memilih

supplier

merupakan

kegiatan

yang

strategis

bagi

manajemen pengadaan material, terutama bila supplier tersebut akan memasok item yang kritis dan atau akan digunakan dalam jangka panjang sebagai supplier yang penting. Salah satu bagian dari Departemen Teknik yang berwenang untuk memberikan masukan untuk menentukan supplier mana yang akan terpilih adalah divisi Arsitektur. Divisi Arsitektur adalah bagian yang menentukan spesifikasi material yang akan dipakai. Berdasarkan spesifikasi material inilah supplier yang mengajukan penawaran pada PT. Ciputra Surya, Tbk. melalui Departemen Kontrak dan Pengadaan dievaluasi dan dipilih. Dalam pemilihan supplier, Departemen Kontrak dan Pengadaan mendata supplier yang mengajukan penawaran kepada PT. Ciputra Surya, Tbk. dan supplier tersebut memenuhi spesifikasi. Bila dibutuhkan maka Departemen Kontrak dan Pengadaan akan mencari supplier yang memenuhi spesifikasi, misalnya dari iklan, brosur dan lain-lain. Penentuan supplier yang terpilih sepenuhnya menjadi kewenangan Departemen Kontrak dan Pengadaan. Bagi supplier material non MoU, pemilihannya diserahkan kepada kontraktor dan supplier tersebut tidak terikat kontrak dan perjanjian dengan PT. Ciputra Surya, Tbk. 2. Perencanaan Ketika ada rencana pembangunan suatu komplek perumahan di kawasan PT. Ciputra Surya, Tbk., maka bagian arsitektur akan menentukan spesifikasi material di kawasan yang direncanakan tersebut. Departemen Kontrak dan Pengadaan akan mengajukan data supplier yang menjadi rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk. kepada bagian arsitektur. Bagian arsitektur akan menentukan spesifikasi material dari supplier mana yang akan digunakan.

76

3. Pengadaan / Procurement Setelah spesifikasi ditentukan maka Departemen Kontrak dan Pengadaan akan menawarkan proyek pengadaan materialnya kepada supplier yang telah terpilih dan telah menjadi rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk. Supplier yang dihubungi akan mengajukan persyaratannya kepada PT. Ciputra Surya, Tbk. misalnya harga yang ditawarkan hanya mengikat selama dollar dalam kisaran tertentu dan harga bahan bakar minyak (BBM) tidak mengalami kenaikan dan PT. Ciputra Surya, Tbk juga akan mengajukan syarat kepada supplier yang bersangkutan, syarat-syarat tersebut antara lain mutu barang yang terjaga dan jaminan harga yang stabil. Jika harga dan syarat-syarat yang diajukan supplier telah disetujui PT.Ciputra Surya, Tbk. begitu pula sebaliknya maka, pembuatan kontrak pembelian material atau Memorandum Of Understanding segera dilaksanakan. 4. Pelaksanaan Sistem pemesanan material langsung dilakukan oleh kontraktor yang telah memenangkan tender proyek pembangunan perumahan kepada supplier yang ditunjuk PT.Ciputra Surya, Tbk. dengan menggunakan Purchase Order (PO). Jumlah material yang dipesan kepada supplier telah ditentukan sebelumnya oleh PT.Ciputra Surya, Tbk. sesuai dengan kebutuhan proyek pembangunan perumahan pada suatu kawasan. Selanjutnya material tersebut dikirim supplier sampai lokasi proyek dan akan diterima oleh kontraktor. Jika kontraktor tidak membeli material dari supplier yang ditunjuk PT.Ciputra Surya, Tbk. maka supplier harus memberikan informasi kepada Departemen Kontrak dan Pengadaan dan kemudian Departemen Kontrak dan Pengadaan akan memberikan teguran kepada kontraktor yang bersangkutan.

77

5. Inspeksi Material Jika material telah dikirimkan supplier maka material akan melewati proses inspeksi yang dibantu oleh pengawas dari PT.Ciputra Surya, Tbk.. Jika barang sesuai dengan pesanan baik secara kuantitas maupun kualitas, maka barang akan diterima dan disimpan dalam gudang milik kontraktor pada tempatnya masing-masing. Aliran/proses distribusi material dapat dilihat pada Lampiran H. 6. Pembayaran Penagihan pembayaran dilakukan supplier kepada kontraktor dengan melengkapi dokumen penagihan sebagai berikut: faktur penjualan, faktur pajak, surat jalan asli, copy Puchase Order. Apabila kontraktor terlambat atau lalai

melakukan

pembayaran

maka

supplier

mengubah

dokumen

penagihannya kepada PT.Ciputra Surya, Tbk. kemudian Departemen Kontrak dan Pengadaan akan memotongkan biaya tersebut dari tagihan kontraktor kepada PT.Ciputra Surya, Tbk. 7. Evaluasi Supplier Evaluasi supplier di PT.Ciputra Surya, Tbk. dilakukan secara periodik setiap 6 bulan sekali dan hasilnya disampaikan kepada supplier tersebut sehingga mereka dapat melakukan usaha perbaikan terhadap kinerja secara terus menerus. Kriteria penilaian kinerja supplier ditentukan oleh Departemen Kontrak dan Pengadaan. Yang melakukan penilaian kinerja supplier adalah para kontraktor yang menjadi rekanan PT.Ciputra Surya, Tbk.. Penilaian dilakukan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan oleh Departemen Kontrak dan Pengadaan. Hasil penilaian tersebut kemudian dianalisa oleh Departemen Kontrak dan Pengadaan. Kemudian supplier akan menerima report/laporan dari kinerja mereka. Jika supplier mengetahui kinerja mereka sedang diukur, supplier akan memunculkan kinerja mereka secara optimal dibanding bila mereka tidak sadar jika kinerja mereka diukur. Dengan berkembangnya kinerja supplier maka akan meningkatkan kinerja perusahaan.

78

4.6. Identifikasi Tanggapan Manajemen terhadap Permasalahan Setelah sistem Pengadaan dan Kontrak dideskripsikan, maka selanjutnya dilakukan identifikasi untuk mencari permasalahan-permasalahan apa yang dapat terjadi di masa yang akan datang, yang mengganggu pencapaian tujuan departemen atau sistem yang sudah ada. Tabel 4.1. Tanggapan Manajemen terhadap Permasalahan No. 1.

Permasalahan

Tanggapan Manajemen

Terdapat kontraktor yang

Segera memberikan teguran kepada kontraktor

tidak melakukan pemesanan

yang bersangkutan

kepada supplier yang ditunjuk oleh Departemen Pengadaan dan Kontrak 2.

Apabila terdapat supplier

Memberikan peringatan atau teguran kepada

yang terlambat melakukan

supplier

penyerahan material kepada

penyerahan material tersebut merupakan kondite

kontraktor

supplier yang akan menjadi bahan evaluasi

yang

bersangkutan.

Keterlambatan

perpanjangan MOU selanjutnya. 3.

Apabila ada keterlambatan

Memberikan teguran atau peringatan kepada

pembayaran oleh kontraktor

kontraktor. Jika keterlambatan melampaui batas

kepada supplier

waktu

tertentu,

maka

manajemen

akan

memotongkan langsung biaya tersebut dari tagihan kontraktor kepada manajemen atau mengubah Dokumen Penagihan kepada pihak manajemen memotongkan

dan

manajemen

biaya

tersebut

akan dari

akan tagihan

kontraktor kepada manajemen disertai denda. 4.

Jika jumlah barang/produk


yang dipesan kontraktor

kontraktor

kepada supplier tidak sesuai dengan ketentuan dan kesepakatan dengan pihak

79

manajemen 5.

Kualitas barang atau material


yang datang tidak sesuai

supplier dan supplier wajib mengganti barang

dengan penawaran awal yang

atau material yang sesuai dengan penawaran

diajukan supplier

awal. Sebagai konsekuensinya, kemungkinan yang bersangkutan tidak lagi menjadi rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk. untuk periode berikutnya.

Sumber : (Wawancara, 2006)

4.7. Sistem Pemilihan dan Evaluasi Supplier 4.7.1. Sistem Pemilihan Supplier Memilih supplier merupakan kegiatan strategis, terutama apabila supplier tersebut akan memasok item yang kritis dan atau akan digunakan dalam jangka panjang sebagai supplier penting. Manajemen PT. Ciputra Surya, Tbk. memutuskan menggunakan supplier material tunggal yang terletak pada lokasi geografis yang berdekatan dengan PT.Ciputra Surya, Tbk. Hal ini bertujuan untuk memudahkan kunjungan kepada supplier dan memberikan bantuan teknis kepada kontraktor bila terjadi keluhan terhadap produk, serta menciptakan pemahaman yang lebih baik dan cepat terhadap kebutuhan kualitas material yang dibutuhkan kontraktor. Keuntungan lain dari pemilihan supplier tunggal adalah PT. Ciputra Surya, Tbk bisa memperoleh potongan harga yang lebih banyak karena membeli dalam jumlah besar. Dengan supplier tunggal bisa diperoleh kualitas barang yang seragam dan dapat mempermudah pengendalian supplier. 4.7.2. Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier Dalam penelitian ini tidak akan dibedakan antara jenis produk lokal dan ekspor karena pada dasarnya kedua jenis ini adalah sama karena dapat disuplai oleh supplier sama pula. Material diklasifikasikan berdasarkan jenis produk dan karakteristik spesifikasi jenis produk. Pengklasifikasian ini bertujuan untuk memudahkan perusahaa dalam menyuplai material dengan memfokuskan pada beberapa supplier untuk tiap jenis material, namun masing-masing supplier

80

merupakan supplier tunggal untuk tiap material dengan karakteristik spesifikasi jenis produk. Start

Persiapan Seleksi

Profil Supplier

Pelaksanaan Seleksi N Nilai Y Daftar Supplier yang Disetujui

Persiapan Evaluasi

Pelaksanaan Evaluasi

N

Nilai Y

Ditolak

Daftar Supplier Terpilih Stop Sumber : (wawancara, 2006) Gambar 4.10. Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier

81

4.7.3. Jenis-Jenis Supplier yang Ada di PT. Ciputra Surya, Tbk Secara garis besar, di PT. Ciputra Surya, Tbk terdapat dua sumber pembelian, yaitu sumber pembelian utama atau sumber primer yang merupakan pembuat barang dan sumber sekunder yang merupakan para perantara seperti distributor, perwakilan pabrik, pengencer, dan broker. a) Sumber Primer PT. Ciputra Surya, Tbk menggunakan sumber primer/pembuat barang berjenis manufaktur ukuran sedang yang cukup banyak terdapat di pasaran. Dengan supplier yang merupakan sumber utama, PT. Ciputra Surya, Tbk akan memperoleh beberapa keuntungan, misalnya harga cukup kompetitif pada tingkat resiko tertentu dan mendapatkan kesempatan untuk berhubungan erat dalam jangka waktu yang panjang. Namun juga ada kerugian dari penggunaan supplier jenis ini yaitu terdapat beberapa masalah kultural yang harus diatasi. Sesungguhnya PT. Ciputra Surya, Tbk menginginkan semua material dipasok dari semua sumber utama karena harganya akan lebih murah, tapi kebanyakan perusahaan/produsen tidak menginginkan pembelian dalam skala kecil. Jalan keluar dari masalah ini adalah menjalin kerjasama dengan supplier sekunder. b) Sumber Sekunder Terdapat dua jenis sumber sekunder yang ada di PT. Ciputra Surya, Tbk yaitu distributor dan perwakilan pabrik. Distributor bertugas untuk membeli dan menjual kembali barang tersebut kepada PT. Ciputra Surya, Tbk, sedangkan perwakilan pabrik memiliki kewenangan untuk menerima pesanan atas nama pabrik. 4.7.3. Keputusan pembuatan gudang atau pabrik di dalam kawasan PT. Ciputra Surya, Tbk PT. Ciputra Surya, Tbk lebih menekankan pada hubungan dengan pemasok lokal yang melakukan pengiriman dalam jumlah kecil pada basis lebih sering dengan koordinasi yang lebih erat. Pada pelaksanaannya,

82

terdapat satu sumber primer yang merupakan perwakilan pabrik/produsen yang memutuskan untuk membangun gudang di kawasan PT. Ciputra Surya, Tbk. Pihak supplier mengambil keputusan ini karena material yang disuplai merupakan material yang utama dalam proyek pembangunan perumahan. Dengan membangun gudang di kawasan PT. Ciputra Surya, Tbk, supplier dapat menghemat ongkos transportasi karena supplier tidak perlu berulangkali mengantarkan material setiap kali ada pesanan dari kontraktor. Supplier hanya perlu mengantarkan material jika stok di gudang supplier telah habis. Dengan pembangunan gudang di kawasan PT. Ciputra Surya, Tbk, pihak PT. Ciputra Surya, Tbk juga akan mendapatkan berbagai keuntungan, misalnya adanya potongan harga untuk harga satuan material, mempermudah proses pengadaan material jika sewaktu-waktu ada pesanan mendadak dari kontraktor adanya dan tanggung jawab penuh dari supplier terhadap kualitas material yang ada di gudang supplier. Hal ini dikarenakan tanggung jawab terhadap kualitas material baru akan berpindah jika material telah sampai ke tangan kontraktor. Hal ini juga yang mendasari sumber primer selaku pembuat barang untuk membuat pabrik di dalam kawasan PT. Ciputra Surya, Tbk. Tabel 4.2. Daftar Supplier yang Terikat MOU dengan PT.Ciputra Surya, Tbk. No.

Supplier

Spesifikasi

Jenis Supplier

Keramik 1.

Grahamitra Gita Lestarindo

Asia Tile (distributor)

Sekunder

2.

Satya Langgeng Sentosa

Keramik Roman

Sekunder

3.

Adyabuana Persada

Keramik Milan

Sekunder

Sanitair dan Pipa 1.

Halmar

Bathtub-Halmar

Primer

2.

CV. Mekar Jaya Abadi

Sanitair AMSTAAD (distributor)

Sekunder

3.

CV. Makmur Jaya

Sanitair SCALA (distributor)

Sekunder

4.

Surya Pertiwi

Sanitair TOTO

Sekunder

5.

Panca Wira Dharma

Septic Tank, Bak Mandi

Sekunder

83

6.

CV. Aria Dasaka Putra

Wavin PVC (distributor)

Sekunder

Cat 1.

Mowilek

Cat Dinding dan Cat Kayu

Primer

2.

Propan Raya


Primer

3.

ICI


Primer

Distributor Besi

Sekunder

Besi 1.

Kencana Mulia Steel Genteng

1.

CV. Cahaya Purnama

Genteng Cahaya Purnama

Primer

2.

Jawa Beton

Genteng Jawa Beton

Primer

3.

Satya Djaya Raya Trading Coy

Genteng Kanmuri

Primer

4.

UD. Cahaya Harapan

M-Class (distributor)

Sekunder

Plafond 1.

UD. Jaya Abadi

Jayaboard Gypsum (distributor)

Primer

2.

PT. Wings Surya

Elephant Gypsum

Primer

Kunci Pintu dan Accessories

Sekunder

Semen Gresik (distributor)

Sekunder

Accessories 1.

Nico Nusa Trade Semen

1.

Janti Sarana Material Beton

Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak) 4.8. Sistem Perjanjian Kontrak Pembelian Material / Memorandum Of Understanding (MOU) 4.8.1. Jenis Kontrak Perjanjian Pembelian Perjanjian pembelian yang dilakukan oleh Departemen Kontrak dan Pengadaan merupakan kontrak pembelian jangka panjang. Jangka waktu kontrak yang disetujui oleh masing-masing supplier beragam. Ada supplier yang mengajukan kontrak untuk 3 bulan atau 6 bulan perjanjian atau bahkan lebih. Yang menjadi pertimbangan perbedaan jangka waktu tersebut adalah adanya fluktuasi atau naik turunnya mata uang serta harga BBM yang seringkali mengalami peningkatan. Dalam kontrak perjanjian pembelian material tidak

84

disebutkan jumlah total dari nilai pembelian, namun hanya disebutkan harga satuan material. Harga satuan yang digunakan adalah kontrak dengan harga tetap (fixed price contract), dimana harga yang diperjanjikan tidak berubah. 4.8.2. Deskripsi Sistem Perjanjian Pembelian Material Sistem pembelian yang digunakan oleh manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. adalah sistem pembelian Just In Time (JIT) atau sistem pembelian Tepat Waktu. Sistem pembelian Just In Time adalah suatu sistem pembelian dimana material yang dipesan diantarkan sesaat sebelum proses pelaksanaan pekerjaan dimulai. Dengan sistem ini diharapkan tidak ada material yang tertumpuk di lapangan sehingga mutu material tetap terjaga dan kualitas produk yang dihasilkan juga akan terjaga, selain itu kontraktor juga tidak perlu mengeluarkan biaya untuk inventory/persediaan. Dalam sistem pembelian ini kontraktor tidak perlu melakukan inspeksi terhadap material yang dikirimkan, karena supplier bertanggung jawab penuh terhadap kualitas material sehingga inspeksi penerimaan

dapat

dikurangi

dan

mungkin

dapat

dihilangkan.

Dalam

pelaksanaannya di lapangan pengawas dari PT.Ciputra Surya, Tbk. tetap melakukan inspeksi material yang dikirim supplier. Inspeksi dilakukan bukan terhadap kualitas dan kuantitas material, namun hanya pada kesesuaian material yang ada dengan spesifikasi yang disyaratkan PT.Ciputra Surya, Tbk. kepada kontraktor. Selain sistem JIT, PT. Ciputra Surya, Tbk. juga menggunakan sistem pembelian atas dasar konsinyasi. Kebijakan pembelian ini menyebabkan perusahaan tidak perlu menyimpan barang dalam persediaan, sehingga tidak perlu terkena biaya penyimpanan. Dalam sistem pembelian ini, pembeli tidak menanggung resiko finansial atas penyediaan barang yang dibeli. Yang bertanggung jawab terhadap barang selama belum dipakai oleh pembeli adalah penjual, namun barang disimpan di gudang pembeli. Hal ini menguntungkan kedua belah pihak. Bagi pembeli, tidak ada resiko penambahan biaya untuk persediaan. Bagi penjual, hal ini merupakan penghematan untuk biaya transportasi

85

karena penjual tidak perlu terlalu jauh untuk memenuhi permintaan pembelian. Berikut ini daftar supplier berdasarkan jenis sistem pembeliannya. Tabel 4.3. Daftar Supplier Berdasarkan Sistem Pembeliannya No.

Supplier

Spesifikasi

Sistem Pembelian

Keramik 1.



JIT

2.


Keramik Roman

JIT


Halmar

Bathtub-Halmar

JIT

2.



JIT

3.

CV. Makmur Jaya


JIT

4.

Surya Pertiwi

Sanitair TOTO

JIT

5.

Panca Wira Dharma


JIT

6.



JIT

Cat 1.

Mowilek


JIT

2.

Propan Raya


JIT

Distributor Besi

JIT

Besi 1.


1.

Jawa Beton

Genteng Jawa Beton

JIT

2.


Genteng Kanmuri

JIT

3.

UD. Cahaya Harapan


JIT

Plafond 1.

UD. Jaya Abadi


Konsinyasi

2.

PT. Wings Surya

Elephant Gypsum

JIT


JIT

Accessories 1.

Nico Nusa Trade Semen

1.



Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak)

Konsinyasi

86

Jangka waktu kontrak perjanjian pembelian yang disusun berkisar antara 3 bulan sampai 1 tahun. Jika kontrak telah habis maka kontrak ini dapat diperbaharui lagi atau tidak, sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Kesepakatan pembelian menggunakan sistem Blanket Purchase Order dimana dalam perjanjian, pembelian ditetapkan dalam volume besar namun pengiriman diatur secara bertahap sesuai dengan permintaan kontraktor. Kontraktor juga menetapkan kesepakatan dengan supplier pada tingkat kuantitas material berapa akan diserahkan termasuk waktu pemasokan. Kesepakatan jangka panjang ini akan menjamin komitmen dari supplier untuk menerapkan sistem Just In Time dan supplier akan memberikan diskon atau potongan harga terhadap pembelian dalam volume besar tersebut. Selain potongan harga, supplier juga memberikan pelayanan pengiriman material sampai ke lokasi proyek. Hal ini berarti penghematan bagi kontraktor, karena tidak ada penambahan biaya transportasi. 4.8.3. Deskripsi Sistem Penyusunan Kontrak Perjanjian Pembelian Material Dalam proses pelaksanaan pembelian material, kewenangan manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. hanyalah sebagai pihak yang melakukan evaluasi dan pemilihan supplier serta sebagai pihak yang menyusun kontrak perjanjian jual beli dengan supplier material. Mengenai jumlah dan waktu penyerahan menjadi kewenangan kontraktor sedangkan manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. hanya sebagai pengontrol pelaksanaan proses pembelian. Pada proses penyusunan kontrak perjanjian pembelian kedua belah pihak, yaitu manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. dan supplier material, masing-masing pihak mengajukan persyaratan saat proses negosiasi berlangsung. Hal ini bertujuan untuk mencapai kualitas material yang diinginkan melalui kontrak jangka panjang dan dengan harga yang pantas (saling menguntungkan). Penandatanganan kontrak dilakukan oleh kedua belah pihak dengan disertai saksi dari kedua belah pihak pula. Surat perjanjian ini memiliki kekuatan di mata hukum karena disertakan materai dalam proses pengesahannya.

87

4.9. Key Performance Indicator (KPI) Dalam pelaksanaan operasional perusahaan, manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. mempunyai suatu alat ukur dalam menilai performansi dari masing-masing departemen terhadap performansi perusahaan yang dituangkan dalam Key Performance Indicator (KPI) Corporate. Berikut adalah KPI Corporate yang menjadi alat ukur kinerja dari Departemen Pengadaan dan Kontrak. Tabel 4.4. KPI Corporate Departemen Pengadaan dan Pergudangan DESKRIPSI AKTIVITAS 1. Diskon/potongan harga dari supplier

KPI

TARGET

Pengurangan terhadap

Harga yang ditawarkan

total nilai kontrak yang

supplier kurang dari

diberikan kontraktor

harga yang ada di pasaran

2. Pengiriman material tepat waktu dan Kuantitasnya.

Proyek pembangunan

Tidak tejadi

perumahan dapat selesai

keterlambatan terhadap

pada waktu yang

kedatangan material

ditetapkan Owner

dan kesalahan jumlah material yang dikirimkan

3. Kualitas material yang dikirimkan

Terjaganya mutu produk

Tidak ada material

supplier sesuai dengan penawaran

(real estate) yang

dengan kualitas yang

awal supplier

dihasilkan

tidak sesuai dengan penawaran awal

4. Terjadi kekurangan/pesanan

Tidak terjadi

Respon/tanggapan

material yang mendadak dari

keterlambatan terhadap

supplier terhadap

kontraktor

jadwal proyek

keluhan dari kontraktor

5. Pengiriman stok material dengan penjadwalan yang sistematis

Terjaganya kualitas

Tidak terjadi

produk yang dihasilkan

penumpukan material yang berlebihan di lapangan

Sumber : (wawancara, 2006) Selain penilaian dari manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk, pihak-pihak yang terkait dengan performansi Departemen Pengadaan dan Kontrak yaitu

88

supplier dan kontraktor juga menilai kinerja dari masing-masing bagian yang terkait dengan Departemen Pengadaan dan Kontrak. Penilaian tersebut dituangkan dalam suatu daftar penilaian kinerja. Sebagai kontrol, maka supplier dan kontraktor juga memberikan penilaian terhadap kinerja manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. Manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. melalui Manajer Pengadaan dan Kontrak juga memberikan penilaian terhadap kinerja masing-masing karyawan Departemen Pengadaan dan Kontrak. Penilaian terhadap kinerja tersebut dilakukan dengan sistem Balance Score Card. Hasil dari penilaian tersebut hanya diketahui oleh manajer departemen serta pihak manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. Berikut adalah daftar penilaian yang diberikan kepada kontraktor dan supplier yang menjadi alat ukur kinerja dari masing-masing bagian yang terkait dengan performansi Departemen Pengadaan dan Kontrak. Tabel 4.5. Kriteria Penilaian Kontraktor terhadap Kinerja Supplier Deskripsi item yang dievaluasi

Baik

Cukup

Kurang

Harga Pelayanan (respon terhadap komplain) Ketersediaan barang Kemudahan pemesanan barang Informasi produk Supervisi lapangan Garansi Cara pembayaran Mutu produk MOU perlu dilanjutkan (Y/T) Kerjasama secara umum

Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak, 2006) Tabel 4.6. Kriteria Penilaian Supplier terhadap Kinerja Kontraktor Deskripsi item yang dievaluasi Ketepatan pembayaran

Baik

Cukup

Kurang

89

Jangka waktu antara order dan pengiriman Penerimaan barang di lapangan Aplikasi terhadap cara pemakaian Respon terhadap informasi produk Respon terhadap komplain Komitmen Kontraktor terhadap pengambilan barang Kerjasama secara umum

Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak, 2006) Tabel 4.7. Kriteria Penilaian Kontraktor/Supplier terhadap Kinerja Manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. Deskripsi item yang dievaluasi

Baik

Cukup

Kurang

Harga Informasi tentang MOU Respon terhadap komplain Sosialisasi MOU Proses dan hasil negosiasi Kerjasama secara umum

Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak, 2006) Setelah masing-masing pihak yang terkait mengisi tabel penilaian terhadap pihak yang bersangkutan, maka pihak manajemen PT. Ciputra Surya, Tbk. akan menyampaikan hasil penilaian tersebut kepada pihak yang dinilai. Hasil penilaian tersebut digunakan untuk menilai dan meningkatkan kinerja bagian yang bersangkutan. Hasil tersebut juga digunakan pihak manajemen PT. Ciputra Surya, Tbk. untuk mengambil keputusan tentang perpanjangan atau bahkan pemutusan kontrak dengan pihak supplier. 4.10. Identifikasi Sistem Evaluasi Kinerja Supplier di PT. Ciputra Surya, Tbk. 4.10.1. Umum Evaluasi kinerja supplier dilakukan untuk mengetahui performa supplier dari waktu ke waktu. Selain itu penilaian kinerja ini penting dilakukan sebagai

90

bahan evaluasi yang nantinya bisa digunakan untuk meningkatkan kinerja supplier atau sebagai pertimbangan perlu tidaknya mencari supplier alternatif. Penilaian yang dilakukan merupakan penilaian yang cukup sederhana yang berfungsi untuk mengetahui skala kinerja tiap supplier (Cukup-Baik dan CukupKurang). Yang melakukan penilaian untuk supplier adalah para kontraktor. Setiap 6 bulan, setiap supplier dinilai berdasarkan faktor kinerja yang sudah disiapkan oleh Departemen Kontrak dan pengadaan material. Penilaian yang diberikan hanyalah penilaian yang sifatnya kualitatif (Baik, Cukup, Kurang). Pada penilaian kinerja supplier di PT. Ciputra Surya, Tbk, semua kriteria penilaian yang ada dianggap memiliki bobot yang sama. 4.10.2. Identifikasi Kriteria Evaluasi Kinerja Supplier Material Penentuan atribut/kriteria evaluasi kinerja supplier material di PT. Ciputra Surya, Tbk adalah menjadi tanggung jawab dan kewenangan Departemen Pengadaan dan Kontrak. Terdapat 9 item kriteria evaluasi kinerja yang dijadikan acuan untuk menentukan performa kerja supplier material di PT. Ciputra Surya, Tbk. Dalam kuisioner evaluasi kinerja supplier terdapat dua item pertanyaan yang bukan merupakan item kriteria evaluasi kinerja supplier. Item tersebut menanyakan apakah MoU perlu diteruskan dan bagaimana kerjasama secara keseluruhan. Kedua item tersebut merupakan item yang sifatnya untuk mendukung 9 item kriteria evaluasi supplier. Bila seorang supplier mengisi item kuisioner –apakah MoU perlu dilanjutkan- dengan jawaban –tidak-, sedangkan kontraktor tersebut mengisi 9 item kriteria evaluasi kinerja supplier dengan jawaban yang cukup baik(mengenai kinerja supplier yang bersangkutan ), maka hal ini perlu dipertanyakan kembali. Kemungkinan yang terjadi adalah adanya permasalahan yang sifatnya personal antara kontraktor dengan supplier tersebut. Menanggapi permasalahan tersebut, Departemen Pengadaan dan Kontrak tidak dengan serta merta memutuskan jalinan kerjasama dengan supplier tersebut, melainkan menjembatani antara kedua belah pihak agar dapat menemukan solusi dari permasalahan tersebut. Namun jika semua atau hampir seluruh kontraktor menilai buruk performa kerja seorang supplier dan tidak menginginkan

91

diteruskannya MoU, Departemen Pengadaan dan Kontrak akan mengundang supplier yang bersangkutan dan mengecek apakah kejadian tersebut memang benar. Jika benar, maka akan diambil keputusan untuk memutuskan kontrak kerjasama dengan supplier yang bersangkutan. Berikut ini 9 item kriteria evaluasi kinerja supplier serta 2 item kriteria pendukung pengambilan keputusan. Tabel 4.8. Kuisioner Evaluasi Kinerja Supplier Deskripsi item yang dievaluasi Harga

Penilaian

Pelayanan (respon terhadap komplain) Ketersediaan barang Kemudahan pemesanan barang Informasi produk Supervisi lapangan Garansi Cara pembayaran Mutu produk MOU perlu dilanjutkan (Y/T) Kerjasama secara umum

Sumber : (Data Departemen Contract and Procurement, 2006) Keterangan: kolom penilaian diisi dengan jawaban Baik (jika kinerja supplier baik), Cukup (jika kinerja supplier cukup) dan Kurang (jika kinerja supplier kurang) 4.10.3. Identifikasi Supplier yang Dievaluasi PT. Ciputra Surya, Tbk. sebagai perusahaan yang bergerak dibidang real estate mempunyai beberapa supplier yang memasok kebutuhan material. Namun supplier yang menjadi rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk. adalah jenis supplier tunggal, yaitu hanya ada satu supplier untuk memasok satu spesifikasi jenis material. Material yang dipasok oleh supplier yang menjalin hubungan kerjasama dengan PT. Ciputra Surya, Tbk. hanyalah material yang sering dipakai oleh kontraktor dan material tersebut memiliki harga yang cenderung fluktuatif, sehingga pihak perusahaan merasa penting untuk menjalin kerjasama dengan

92

supplier untuk menjaga kestabilan harga serta menjamin mutu material. Untuk mengetahui kinerja supplier tersebut pihak perusahaan merasa perlu untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier. Namun tidak semua supplier yang dinilai kinerjanya. Untuk supplier yang sifatnya discontinue (dikontrak hanya untuk waktu tertentu) dan memiliki SPK (Surat Perintah Kerja), maka tidak dilakukan penilaian Berikut ini daftar supplier yang ada di PT. Ciputra Surya, Tbk. Tabel 4.9. Daftar supplier yang Menjadi Rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk. No.

Supplier

Spesifikasi

Jenis Supplier

Keramik 1.



Continue

2.


Keramik Roman

Continue


Halmar

Bathtub-Halmar

Continue

2.



Continue

3.

CV. Makmur Jaya


Discontinue

4.

Surya Pertiwi

Sanitair TOTO

Continue

5.

Panca Wira Dharma


Continue

6.



Continue

Cat 1.

Mowilek


Continue

2.

Propan Raya


Continue

Distributor Besi

Continue

Besi 1.


1.

Jawa Beton

Genteng Jawa Beton

Continue

2.


Genteng Kanmuri

Continue

3.

UD. Cahaya Harapan


Continue

Plafond 1.

UD. Jaya Abadi


Continue

2.

PT. Wings Surya

Elephant Gypsum

Continue

93

Accessories 1.

Nico Nusa Trade


Continue


Continue

Semen 1.


Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak)

4.10.4. Identifikasi Pemberi Nilai untuk Evaluasi Kinerja Supplier Dalam proses penilaian kinerja supplier, pihak yang paling berperan dalam memberi penilaian adalah kontraktor yang menjadi rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk. Penilaian tersebut dilakukan berdasarkan pada kinerja atau performa supplier ketika memasok material kepada kontraktor. Sistem evaluasi kinerja supplier ini menguntungkan bagi kontraktor, karena dengan penilaian ini supplier akan menjaga atau meningkatkan performa kerja mereka, sehingga akan membantu kerja kontraktor karena akan mengeliminirpermasalahan pada pengadaan material. 4.10.5. Sistem Evaluasi Supplier PT. Ciputra Surya, Tbk. Evaluasi masing-masing supplier dilakukan setiap 6 bulan sekali oleh Departemen Pengadaan dan Kontrak. Evaluasi supplier ini bertujuan untuk memperoleh rekanan yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan perusahan. Evaluasi ini menjadi wewenang dan tanggung jawab Departemen Pengadaan dan Kontrak, sehingga sistem pengadaan material/procurement dapat terjaga dan mampu memenuhi target. Urutan pelaksanaan evaluasi supplier adalah : 1. Memberikan kuisioner kepada para kontraktor. Dalam kuisioner ini terdapat kriteria penilaian yang harus diisi oleh para kontraktor. Kemudian kriteria tersebut diisi dengan skala penilaian kualitatif (Baik, Cukup, Kurang) sesuai dengan kenyataan di lapangan

94

Tabel 4.10. Kuisioner Evaluasi Kinerja Supplier Deskripsi item yang dievaluasi Harga

Baik

Cukup

Kurang

Pelayanan (respon terhadap komplain) Ketersediaan barang Kemudahan pemesanan barang Informasi produk Supervisi lapangan Garansi Cara pembayaran Mutu produk MOU perlu dilanjutkan (Y/T) Kerjasama secara umum

Sumber : (Data Departemen Contract and Procurement, 2006) Oleh Departemen Pengadaan dan Kontrak, data yang diperoleh dari para kontraktor kemudian dijadikan acuan untuk proses evaluasi kinerja. Berikut contoh hasil evaluasi terhadap salah satu supplieryang dilakukan oleh 12 kontraktor: Tabel 4.11. Contoh Hasil Evaluasi Kinerja Supplier Harga

Pelayanan (respon terhadap komplin)

Ketersediaan barang

SKOR ( B )

2

20%

SKOR ( C )

5

50%

SKOR ( K )

3

30%

KOSONG

2 12

100%

SKOR ( B )

1

10%

SKOR ( C )

7

70%

SKOR ( K )

2

20%

KOSONG

2 12

100%

SKOR ( B )

2

20%

SKOR ( C )

6

60%

SKOR ( K )

2

20%

70%

45%

55%

80%

45%

55%

80%

50%

50%

95

KOSONG

Kemudahan pemesanan barang

Informasi produk

Supervisi lapangan

Garansi

Cara pembayaran

Mutu produk

2 12

100%

SKOR ( B )

4

40%

SKOR ( C )

4

40%

SKOR ( K )

2

20%

KOSONG

2 12

100%

SKOR ( B )

2

22%

SKOR ( C )

5

56%

SKOR ( K )

2

22%

KOSONG

3 12

100%

SKOR ( B )

0

0%

SKOR ( C )

2

22%

SKOR ( K )

7

78%

KOSONG

3 12

100%

SKOR ( B )

1

17%

SKOR ( C )

5

83%

SKOR ( K )

0

0%

KOSONG

6 12

100%

SKOR ( B )

5

50%

SKOR ( C )

4

40%

SKOR ( K )

1

10%

KOSONG

2 12

100%

SKOR ( B )

5

56%

SKOR ( C )

4

44%

SKOR ( K )

0

0%

KOSONG

3 12

100%

80%

60%

40%

78%

50%

50%

22%

11%

89%

100%

58%

42%

90%

70%

30%

100%

78%

22%

96

MOU perlu dilanjutkan (Y/T)

Kerjasama secara umum

SKOR ( Y )

10

SKOR ( T )

0

KOSONG

2

100% 100% 100% 0%

12

100%

SKOR ( B )

6

60%

SKOR ( C )

4

40%

SKOR ( K )

0

0%

KOSONG

2 12

0%

100%

80%

20%

100%

Sumber : (Data Departemen Contract and Procurement, 2006) 2. Menganalisa hasil kuisioner yang telah diisi oleh kontraktor. Dari hasil analisa ini akan diketahui kinerja supplier untuk satu periode. Berdasarkan hasil analisa ini maka pihak perusahaan akan memutuskan apakah kerjasama dengan supplier yang bersangkutan akan tetap dilanjutkan untuk periode berikutnya atau sebaliknya. Tabel 4.12. Contoh Hasil Kuisioner MoU Kontraktor Terhadap Salah Satu Supplier No.

Item Kuisioner

Tabulasi Nilai

Skala Nilai

Total

K

C

B

C-K C-B

1 Harga

30%

50%

20%

55% 45%

100%

2 Pelayanan

20%

70%

10%

55% 45%

100%

3 Ketersediaan barang

20%

60%

20%

50% 50%

100%

4 Kemudahan pemesanan barang 20%

40%

40%

40% 60%

100%

5 Informasi produk

22%

56%

22%

50% 50%

100%

6 Supervisi lapangan

78%

22%

0%

89% 11%

100%

7 Garansi

0%

83%

17%

42% 58%

100%

8 Cara pembayaran

10%

40%

50%

30% 70%

100%

Kontraktor terhadap supplier

97

9 Mutu produk

0%

44%

T

Y

10 MOU perlu dilanjutkan (Y/T)

0%

100%

11 Kerjasama secara umum

0%

40%

56%

22% 78%

100%

60%

20% 80%

100%

Sumber : (Data Departemen Contract and Procurement, 2006)

Skala penilaian yang digunakan dalam analisa adalah :

K

C

B

Dengan cara penilaian analisa adalah sebagai berikut :

CK = Kurang 

CB = Baik 

Cukup 2

Cukup 2

4.10.6. Identifikasi Sistem Evaluasi Kinerja Supplier Berdasarkan Literatur Sistem evaluasi kinerja supplier PT. Ciputra Surya, Tbk memiliki persamaan pada sistem monitor dan evaluasi yang digunakan oleh National Association of Purchasing Management (NAPM). Sistem penilaian kinerja PT. Ciputra Surya, Tbk sesuai dengan sistem perencanaan evaluasi pemasok (NAPM) kategori Categorial Plan. Pada sistem penilaian categorial plan, beberapa petugas dari berbagai bagian perusahaan pembeli membuat catatan evaluasi secara informal. Pada setiap pertemuan bulanan atau dua bulanan, setiap pemasok besar dinilai berdasarkan faktor kinerja yang sudah disiapkan. Setiap faktor tersebut ditimbang secukupnya secara relatif, dan setiap pemasok besar dinilai secara keseluruhan, yang biasanya dikategorikan dalam tiga golongan besar, yaitu:

98

1. Preffered 2. Neutral 3. Unsatisfactory Pada sistem penilaian kinerja di PT. Ciputra Surya, Tbk, sesuai dengan penilaian categorial plan, maka kontraktor yang merupakan bagian dari perusahaan pembeli melakukan pencatatan evaluasi secara periodik. Periode evaluasi yang dilakukan PT. Ciputra Surya, Tbk adalah setiap 6 bulan sekali. Dalam sistem penilaian categorial plan setiap item kriteria evaluasi supplier dianggap memiliki bobot yang sama, sehingga tidak ada skala prioritas item kriteria. 4.11. Analisa Sistem Evaluasi Kinerja Supplier PT. Ciputra Surya, Tbk

Sistem evaluasi kinerja supplier di PT. Ciputra Surya, Tbk memiliki memiliki beberapa kekurangan. Kekurangan tersebut disebabkan karena beberapa hal, yaitu:

a. Tidak adanya bobot untuk masing-masing kriteria penilaian. Dengan tidak adanya bobot untuk kriteria penilaian maka tidak ada prioritas atau tingkat kepentingan yang membedakan tiap item penilaian. Karena tidak ada pembedaan tingkat kepentingan antar item, maka tidak dapat diketahui dengan pasti item mana yang harus dianggap penting. Padahal di PT. Ciputra Surya, Tbk, berdasarkan penelitian ada pembedaan bobot antara kriteria yang satu dan yang lainnya. b. Tidak adanya skala penilaian yang bersifat kuantitatif. Skala penilaian yang dilakukan bukan penilaian secara kuantitatif (angka), namun secara kualitatif (Baik, Cukup, Kurang). Penilaian kualitatif adalah penilaian yang menggunakan deskripsi non kuantitatif. Walaupun penilaian ini berguna dan diperlukan, tetapi mengandung kelemahankelemahan sebagai berikut : 1. Seringkali terlalu subjektif ; 2. Tergantung dari kondisi penilai (latar belakang, suasana batin, persepsi, pendidikan, pengalaman, dan sebagainya);

99

3. Tidak konsisten dari waktu ke waktu; 4. Kurang objektif; 5. terbatas kemampuannya, untuk mendukung keputusan manajemen. Seharusnya, penilaian kualitatif perlu dilengkapi dengan penilaian kuantitatif. c. Sulit untuk mengetahui kinerja total supplier Penilaian kinerja total dari semua hasil penilaian para kontraktor setelah dianalisa oleh Departemen Pengadaan dan Kontrak, disajikan dalam bentuk rentang penilaian (Cukup-Baik dan Cukup-Kurang). Penilaian ini memiliki kelemahan, yaitu tidak dapat mengetahui kinerja supplier secara pasti. Hal ini terjadi karena kinerja supplier hanya berada dalam rentang tertentu.

BAB IV IDENTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN SUPPLY CHAIN PADA PT. CIPUTRA SURYA, TBK

Recommend Documents