BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Profil PT. Parindo Agung Masjaya Cabang Jakarta

64

BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1.

Profil PT. Parindo Agung Masjaya Cabang Jakarta Berdasarkan data-data yang diperoleh dari berbagai informasi, diperoleh

gambaran umum mengenai PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta. 4.1.1.

Sejarah Perusahaan PT. Parindo Agung Masjaya, sebelumnya adalah bernama PT. Partex

Indonusa yang bergerak dibidang Perdagangan Barang Ekspor atau Trading berdiri pada tanggal 6 Oktober 1988, berlokasi di Jakarta Pusat. Perusahaan ini merupakan sebuah perusahaan keluarga yang pendirinya adalah kakak beradik, yaitu Bapak Ashok Kalwani (kakak) dan Bapak Suresh Kalwani (Adik) dan membawahi -/+30 orang karyawan. Kemudian PT. Partex Indonusa berkembang usahanya dan mendirikan perusahaan baru bernama PT. Parindo Agung Masjaya di Gunung Putri Bogor sebagai kantor pusat, yang didirikan tanggal 21 Maret 1995. Jenis usahanya adalah Industri atau pabrik yang bergerak dibidang produksi alas kaki atau sepatu anak-anak sampai dewasa (jenis sepatu olah raga), dengan jumlah karyawan pabrik kurang lebih sebanyak 200 orang, berlokasi di desa Cicadas kecamatan Gunung Putri, kabupaten Bogor. Pada tanggal 7 Januari 2004 PT. Partex Indonusa tutup usaha yang disebabkan oleh krisis moneter sehingga terjadi pengurangan / PHK karyawan dalam jumlah besar.

65

Kemudian PT. Parindo Agung Masjaya yang berlokasi di Bogor membuka kantor cabang di Pasar Baru - Jakarta Pusat, berdiri pada tanggal 03 Maret 2008, yang jenis usahanya sama seperti PT. Partex Indonusa yaitu Perdagangan Barang Ekspor (Trading), sebagai Perusahaan Dagang dan menjadi sebuah Perusahaan Persero (PT), dengan jumlah karyawan 6 orang. Setelah PT. Parindo Agung Masjaya di Bogor membuka cabang di Jakarta, maka terjadi perubahan manajemen yang semula pimpinannya hanya dua orang yaitu Bapak Ashok Kalwani (kakak) dan Bapak Suresh Kalwani (Adik), sekarang menjadi empat orang pimpinan yaitu Bapak Ashok Kalwani, Bapak Suresh Kalwani, Bapak Ram Kalwani dan Bapak Parthiva Kalwani, yang tadinya Bapak Ram Kalwani adalah seorang manajer ekspor di PT. Partex Indonusa dan Bapak Parthiva Kalwani baru saja menyelesaikan study nya di luar negeri. PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta sebagai exporter dan manufacturer's representative (FMCG) Fast Moving Consumer Products and other General Merchandise dengan Pasar utama untuk Middle East, India, Australia, Europe, East dan West Africa dan Latin American markets. PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta adalah satu satunya sole agent Batrai Panasonic di Maputo-Mozambique dan memiliki range produk ekspor yang sangat luas antara lain toothbrush, cosmetic, soap, shampoo, detergent, diswahing liquid, house hold, mosquito coil, paper (writing book, envelope, photocopy paper, continus form), table cloth, cooking oil, margarine, truck, bus,

66

tyre, food and beverage. Semua produk-produk perdagangan ekspor tersebut ditunjang dengan brand yang kuat (terkenal) dan market share yang tinggi di tiaptiap market yang dimasukinya. 4.1.2.

Visi dan Misi Perusahaan Visi merupakan cita-cita atau gambaran tentang kondisi perusahaan yang

diinginkan dimasa yang akan datang, agar perusahaan dapat membangun landasan untuk mempertahankan kesinambungan dan tumbuh meskipun terjadi perubahaan ekonomi maupun politik , sosial dan budaya. Misi merupakan tujuan jangka panjang perusahaan yang menjadi alasan didirikannya perusahaan yang mencakup uraian tentang produk atau jasa yang diusahakan, sasaran yang ditinjau dan upaya untuk meningkatkan kemanfaatan kepada semua pihak yang terkait. Visi Perusahaan : To be a leading Wholesale Distributor of Health and personal care, Household and Baby Care products in worldwide market and Trying to can fulfill customer satisfaction Misi Perusahaan : untuk mencapai Visi perusahaan, kami melakukan perbaikan terus-menerus dalam: - Kualitas Produk

67

- Effisiensi Produksi - Disiplin Waktu - Konsistensi dalam Quality

4.1.3.

Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi merupakan alat manajemen yang dimaksudkan untuk

memudahkan pelaksanaan pekerjaan yang telah dibagi atau dipecah kepada unit atau kelompok. Dengan adanya struktur organisasi, tentu akan memudahkan tugas dan wewenang yang mengajukan hubungan antara satu dengan yang lain dalam fungsi jabatan masing-masing, juga akan membantu terkoordinirnya kesatuan. Struktur Organisasi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta dipimpin oleh empat orang pimpinan. Untuk lebih jelasnya mengenai struktur organisasi tersebut, berikut ini penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab dari setiap jabatan antara lain : 1. Direktur (Owner) (Bapak Ashok Kalwani, Bapak Suresh Kalwani, Bapak Parthiva Kalwani) 2. Pimpinan bagian Pemasaran Ekspor (Bapak Ram Kalwani) 4. Human Resource Departemen (HRD), Humas merangkap sebagai manajer Financial Controller & Accounting (Bapak Ade Sophian) 5. Sekretaris, staf Export dan purchasing (Anne Savitri) 6. Finance & Staff Payroll (Ibu Sugiatry)

68

5. Sekretaris, staf Import, Inventory Staff, Purchasing (Suwarni) 7. Staf Gudang (Bapak Subur) 8. Messanger (Bapak Arma Dharmawan)

4.1.4. Job Descriptions PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta Job description adalah pernyataan-pernyataan tertulis yang meliputi tugastugas, wewenang, tanggungjawab dan hubungan kerja harus dilaksanakan dengan baik dan benar dalam satu organisasi. Berikut ini job description dari masing-masing fungsi yang bertugas di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta : 1. Director Fungsi utama direktur adalah mensinergikan seluruh unit garis depan dan seluruh fungsi dalam mengoptimalkan sumber daya dan kemitraan. Tugas Director adalah menerima laporan dari bagian finance & administrasi untuk mengambil tindakan memeriksa dan mentandatangani bukti pengesahaan, surat kontrak kerja, sebagai upaya untuk melaksanakan pengawasan dan pengendalian. 2. Direktur bagian Pemasaran Ekspor / Marketing Fungsi utamanya mengelola fungsi perencanaan terpadu dan membuat strategi sistem pemasaran supaya dikenal oleh seluruh dunia. Tugas bagian Marketing adalah memasarkan perusahaan dan memperbaiki sistem pemasaran untuk pengembangan perusahaan.

69

3. Sekretaris, staf Export dan Purchasing Tugas sekertaris adalah membuat surat yang diperlukan, membuat jadwal pertemuan dengan customer, mengarsipkan surat-surat masuk, membuat dokumen-dokumen

ekspor,

mengurus

pembayaran

T.T.

(Telegraphic

Transfer) baik dalam negeri maupun luar negeri, mengatur pembelian barang ke supplier untuk keperluan ekspor, mengatur dan menyesuaikan jadwal keberangkatan kapal laut untuk booking space container di dalam kapal laut dan mengatur trucking container Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL). 4. Human Resource Departemen (HRD) dan Fungsi Komunikasi Perusahaan internal dan eksternal, serta merangkap sebagai

Financial Controller &

Accounting manager Financial Controller & Accounting, tugasnya adalah : a. Membentuk, menganalisa dan menginterpretasikan data statistik maupun informasi keuangan, sehingga dapat memberikan penilaian yang independent mengenai rasio atau perbandingan antara hasil operasi (tingkat keuntungan) dan kinerja terhadap anggaran, dan hal-hal lain terkait dengan perpajakan maupun tingkat ke-efektif-an operasional perusahaan. b. Bertanggung jawab secara langsung untuk mengevaluasi kinerja staf maupun bagian Accounting. Kemampuan untuk memberikan pelatihan terhadap

karyawan

adalah

diperlukan,

bertugas

untuk

menjaga

70

keterampilan staf di bagian keuangan dan accounting agar tetap berada di level yang terbaik. c. Menjaga sistem akuntansi dan pencatatan transaksi maupun aset perusahaan. d. Berpartisipasi di dalam menyusun anggaran dan peramalan keuangan dan pengawasan terhadap perencanaan, pelaksanaan prosedur, analisa dan pelaporan selisih. e. Bertanggung jawab terhadap perencanaan perpajakan, sejalan dengan peraturan Dirjen Pajak terkait dengan peraturan pemerintah setempat mengenai penggajian dan pengupahan, serta peraturan lainnya terkait dengan perpajakan. f. Melengkapi laporan internal, beserta perbaikan dan perubahannya agar dapat lebih berguna dan efisien, serta kelengkapan laporan terhadap pihak eksternal perusahaan. g. Memberikan saran kepada pihak manajemen manakala diperlukan penyesuaian terkait dengan perubahan peraturan maupun undang-undang perpajakan. h. Mengawasi proses tutup buku bulanan, termasuk penjadwalannya, menilai semua journal-jurnal pembukuan dan analisa terhadap akun-akun yang ada. i. Mengkoordinasikan pemeriksaan tahunan dan persiapan tutup buku tahunan.

71

j. Meneliti rekening koran dan laporan rekonsiliasinya atas bank yang mengelola keuangan perusahaan, anak, atau cabang perusahaan. k. Mempertahankan pencatatan jadwal penarikan aktiva dari operasional perusahaan. l. Menuntaskan proses pengembalian pajak (restitusi pajak) beserta rekonsiliasinya. 5. Finance & Administration, Tugas nya adalah menyiapkan jurnal sesuai prosedur yang berlaku, menyiapkan neraca perusahaan, membuat analisa keuangan (ratio keuangan), menghitung pajak, melaksanakan rekonsiliasi keuangan untuk semua fungsi yang terkait, memonitor perubahaan asset. Payroll yang tugasnya adalah bertanggung jawab untuk mencatat uang yang keluar yang timbul dari penggajian karyawan serta tempat pengambilan gaji karyawan. 6. Sekretaris, staf Import, Inventory Staff, Purchasing Inventory Staff: Tugas utama melakukan pencatatan semua stock barang tertentu & menjamin persediaan stock selalu tersedia Responsibilities: a. Menginput back office inventory semua keperluan operasional sebelum diserahkan ke merchant-merchant. b. Merupakan penghubung dari sales ke operasional. Purchasing

72

Tugasnya adalah mengatur rencana pembelian persediaan dan pengadaan barang, pembelian peralatan perbekalan berdasarkan kebutuhan. Staf Import : Mengurus dokumen impor, mengurus L/C, mengatur inspection barang di luar negeri, mengatur pembayaran untuk pengurusan impor. 7. Staf Gudang Tugasnya menghitung stok barang digudang, mengatur proses loading barang dalam container. 8. Messanger Tugasnya

mengirim

surat/dokumen-dokumen

penting,

menjalankan

pembayaran antar bank.

Gambar 3 Struktur Organanisasi PT. Parindo Agung Masjaya Kantor Cabang Jakarta KOMISARIS KALWANI SURESH ASSUDAMAL

DIREKTUR KALWANI ASHOK ASSUDAMAL

PIMPINAN CABANG PARTHIVA SURESH KALWANI

MANAGING DIRECTOR EXPORT RAM RAMESH KALWANI

EXPORT DEPT. & PURCHASING (ANNE SAVITRI)

FINANCE, ACCOUNTING DEPT. & PIMPINAN GENERAL AFFAIR (P.G.A.) (BAPAK ADE SOPHIAN)

73

IMPORT DEPT, PURCHASING & INVENTORY (IBU SUWARNI PENGGANTI DARI IBU ARI BUDIYANI)

ACCOUNTING, KAS & BANK, PAYROLL (SUGIATRY)

PENGANTAR SURAT/KURIR URUSAN PERBANKAN (ARMA DHARMAWAN)

BAG. UMUM (STAFF GUDANG, STAFF LAPANGAN BONGKAR MUAT BARANG DALAM CONTAINER) (BAPAK SUBUR)

74

4.2.

Hasil Penelitian Hasil wawancara secara mendalam untuk mendapatkan informasi yang

dibutuhkan dengan menggunakan teknik pengumpulan, yaitu data primer dan data sekunder. Data primer dengan cara mewawancarai secara mendalam kepada empat key informan yang sudah ditentukan dengan pedoman wawancara yang sudah dibuat. Key informan merupakan sumber informasi atau orang dengan latar penelitian yang bisa dimanfaatkan dan memberikan informasi yang berkaitan erat dalam rumusan masalah yang menjadi pembahasan sekaligus fokus dalam penelitian ini, untuk memperkuat hasil penelitian melalui tipe penelitian eksploratif-kualitatif yang dilakukan penulis kepada pemilik perusahaan Bapak Parthiva Kalwani, Direktur Pemasaran Ekspor Bapak Ram Kalwani, Bapak Ade Sophian selaku Manajer HRD, Humas perusahaan, kepala finance controller & accounting manager dan wawancara kepada Ibu Sugiatry selaku finance dan Staf Payroll dengan tempat wawancara dilakukan di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, beralamat di Jalan Kelinci 1 nomor 8 Pasar Baru Timur, Jakarta Pusat 10710. Pertanyaan-pertanyaan yang sifatnya umum di bawah ini sekedar untuk memperoleh gambaran kasar mengenai kondisi suatu perusahaan. Namun, bila dari situ saja sudah terdapat banyak jawaban negatif, maka kiranya sudah waktunya dilakukan review yang lebih sistematis dan mendetail.

75

1.2.1. Pola Komunikasi Perusahaan Terdahulu sebelum Berganti Nama Menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta Diperusahaan sebelumnya (PT. Partex Indonusa) pola komunikasi yang paling banyak digunakan adalah formal yang dipimpin oleh dua orang pimpinan dengan membawahi -/+ 30 orang karyawan, kemudian tahun 2004 perusahaan tutup usaha, maka PT. Parindo Agung Masjaya yang di Bogor membuka cabang baru di Jakarta, sehingga terjadi perubahan manajemen perusahaan di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, seperti yang penulis tanyakan kepada Bapak Ram Kalwani selaku pimpinan pemasaran ekspor, “dulu komunikasi yang berjalan di perusahaan sebelumnya (PT. Partex Indonusa) sama gak pak dengan yang sekarang di PT. Parindo cabang Jakarta?” lalu beliau menjelaskan: “Dulu komunikasi yang berjalan di PT. Partex Indonusa adalah formal dan informal, komunikasi yang lewat arus formal itu berkaitan dengan arus ekspor, impor dan pajak. Kalau itu arus export, bisa lewat saya (Pak Ram) dan Pak Naresh. Dan kalau bukan arus ekspor atasan (Pak Ashok dan Pak Suresh) bisa non formal/informal atau atasan bisa langsung ke Pak Cuan un sebagai manajer keuangan atau ke Mba Puji sebagai asistennya pak Cuan Un dan Mba Berta sebagai asistennya Pak Ade Sophian. Tapi karyawan dibawah (Pak Cuan un, Mba Puji dan Mba Berta), Pak Ashok dan Pak Suresh tidak turun tangan, batasnya cuma sampai disitu doang, jadi di PT. Partex Indonusa komunikasinya kombinasi formal dan informal. Dulu sewaktu di Partex Indonusa kalau karyawan berbuat salah, tergantung kita dapat intruksinya dari siapa. Contoh Bapak Ade Sophian di kasih perintah/tugas oleh atasan, dan Bapak Ade tidak menjalankannya maka Bapak Ade yang akan dimarahin. Dari atasan serahin pekerjaan ke Pak Ade dulu, tapi kalau Pak Adenya sedang tidak ada dikantor, Pak Suresh bisa langsung memberikan perintah kepada Mba Puji atau Mba Berta, dan bila mbak Puji tidak

76

melaksanakan perkerjaannya maka Pak Suresh bisa marahin langsung mba puji. Dan akan negor ke Pak Ade juga, tolong anak buah nya dikasih tau, dan bawahan itu bisa juga langsung ke atasan, karena Pak Ade kadang ada kadang gak ada di kantor, kalau pak ade lagi gak ada, gimana mau lapor ke Pak Ade dulu, otomatis karyawan terbawah bisa komunikasi langsung ke atasan. Jadi karyawan harus bertanggung jawab kepada orang yang memberikan tugas”1.

Disini Bapak Ram Kalwani menjelaskan kalau dulu pola komunikasi di PT. Partex Indonusa menggunakan kombinasi / mix komunikasi yaitu formal dan informal, tetapi lebih banyak ke formalnya, dan struktur organisasinya sangat terpakai saat itu. Pimpinan dalam memberikan perintah/tugasnya kebanyakan mengikuti aliran komunikasi formal yaitu ke manajer dahulu baru turun ke bawah. Kalau yang berkaitan dengan arus export komunikasinya selalu formal, karena manajer export selalu hadir di kantor, jarang berada dilapangan, tetapi kalau selain export atau yang berkaitan dengan keuangan perusahaan, pajak dan kepegawaian, komunikasinya bisa formal dan informal. Informalnya bila manajer sedang tidak ada dikantor maka pimpinan bisa langsung memberikan perintah/tugasnya sampai kepada karyawan terbawah atau asistennya manajer. Pertanyaan sama pun penulis ajukan kepada Bapak Parthi Kalwani selaku pemilik dan pimpinan cabang PT. Parindo Agung Masjaya, lalu beliau menjelaskan: “Dulu saya belum aktif bekerja di kantor PT. Partex Indonusa, karena saya masih di luar negeri, tapi setau saya komunikasi di PT. Partex

1

Hasil wawancara Bapak Ram Kalwani (Direktur Pemasaran Ekspor), pada tanggal 12 Juli 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

77

Indonusa lebih banyak ke formalnya. Struktur organisasinya lebih banyak terpakai”2.

Bapak Parthiva Kalwani masih bersekolah diluar negeri jadi belum memimpin perusahaan, karena saat itu PT. Partex Indonusa masih dipimpin oleh Bapak Ashok Kalwani (kakak) dan Bapak Suresh Kalwani (adik yang juga ayah dari Bapak Parthiva Kalwani). Bapak Parthiva mempunyai jawaban yang sama dengan Bapak Ram Kalwani yaitu komunikasi yang berjalan di PT. Partex Indonusa lebih banyak menggunakan formalnya. Kemudian penulis mengajukan pertanyaan serupa kepada Ibu Sugiatry (Atry) selaku staf finance dan payroll, beliau menuturkan: “Kalau saya kebanyakan intruksinya dari Mba Berta, peraturan/perintah langsung dari Pak Ashok itu jarang banget, Pak suresh juga jarang. Dulu kalau di PT. Partex Indonusa komunikasinya mix komunikasi (formal dan informal) tapi kebanyakan formalnya. Contoh gambarannya: 1. AK (Pak Ashok Kalwani) dan SK (Pak Suresh Kalwani) posisinya sejajar. 2. Dibawah AK & SK ada Pak Naresh (manajer ekspor), Pak Ram (manajer ekspor), Pak Ade (manajer HRD + bagian Pajak) dan Pak Cuan Un (manajer accounting). Mereka berempat ini (Pak Naresh, Pak Ram, Pak Ade dan Pak Cuan Un) posisinya sejajar. 3. Dibawah Pak Naresh ada Annie sebagai sekretaris bagian ekspor. 4. Dibawah Pak Ram ada Anne sebagai sekretaris bagian ekspor. 5. Dibawah Pak Ade ada Mba Berta sebagai asisten bagian keuangan dan juga pajak. 6. Dibawah Mba Berta ada saya (Sugiatry). 7. Dibawah Pak Cuan Un ada Mba Puji sebagai asisten accounting. 2

Hasil wawancara Bapak Parthiva Kalwani (Pemilik perusahaan), pada tanggal 12 Juli 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

78

Kalau saya kebanyakan tugasnya dari Mba Berta dulu, jadi nyambung gitu loh, ini kalau banyak orangnya, tapi kalau skala perusahaannya kecil gak mungkin kayak gitu. Jadi disaat saya berbuat kesalahan, karyawan yang akan dimarahin/ditegur terlebih dahulu adalah Mba Berta (kepalanya dulu) dan Mba Berta baru menegur bawahannya, ini berarti formal. Tapi kadang-kadang Pak Suresh juga bisa langsung memberikan perintah ke saya tapi itu kalau situasinya diluar job desk saya. Kalau saya rasa di PT. Partex Indonusa struktur organisasinya dipake, karena orangnya kan banyak”3. Kalau di PT. Partex Indonusa karyawan harus melalui Bapak Ade Sophian, seperti karyawan ingin cuti, pinjam uang/cashbon, kursus, ini karena karyawannya banyak. Pokoknya dulu perkerjaan antar karyawan yang selevel sangat berkaitan (arus pekerjaannya bisa mondar mandir, tapi kalau urusan mengenai personal karyawan harus ke Pak Ade Sophian dulu, gak bisa langsung ke atasan tertinggi (AK & SK)”4. Ibu Sugiatry menjelaskan komunikasi yang berjalan di perusahaan terdahulu adalah mix kombinasi formal dan informal, tetapi kebanyakan formalnya, perintah yang diberikan oleh atasan tertinggi kebanyakan melalui manajer dahulu baru turun kebawah. Hal ini karena di perusahaan terdahulu karyawannya masih banyak jadi komunikasinya kebanyakan formal, sedangkan kalau komunikasi informalnya yaitu kalau situasinya bersifat minta tolong atau manajernya tidak masuk kerja.

3

Hasil wawancara Ibu Sugiatry (Staf Finance dan payroll), pada tanggal 19 Desember 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta 4 Hasil wawancara Ibu Sugiatry (Staf Finance dan payroll), pada tanggal 17 Desember 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

79

Tabel 2 Observasi hasil kesimpulan wawancara mendalam pola komunikasi terdahulu (PT. Partex Indonusa) sebelum berubah manajemen perusahaan dan sebelum berganti nama menjadi PT.Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta No. 1 2

3 4

5

Keterangan Pola komunikasi diperusahaan terdahulu lebih banyak formal karena karyawannya masih banyak -/+ 30 karyawan Struktur Organisasi di perusahaan terdahulu lebih banyak terpakai dan hanya di pimpin oleh 2 orang pimpinan saja (Bapak Ashok Kalwani & Bapak Suresh Kalwani) Karyawan lebih sering mendapatkan perintah dari manajer / kepala divisi terlebih dahulu (tidak langsung dari owner perusahaan) Bila terjadi kesalahan, maka yang akan mendapatkan teguran adalah kepala divisinya dahulu, baru kepala divisi akan memberikan teguran ke bawahannya. Pimpinan jarang langsung menggunakan staf dari kepala divisi yang lain, karena pimpinan lebih sering mengikuti garis komunikasi sesuai yang tergambar dalam struktur organisasi, kecuali bila situasinya bersifat urgent/ minta tolong atau manajernya tidak masuk kerja.

1.2.2. Terjadi Perubahan Pola Komunikasi antara Perusahaan dahulu dengan Sekarang Setelah Berganti Nama Menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta Berikut adalah pertanyaan yang peneliti ajukan kepada key informan yang sangat kredible yaitu Bapak Parthiva Kalwani selaku pemilik dan pimpinan cabang dari PT. Parindo Agung Masjaya, “sebenarnya apa yang terjadi pak dengan perusahaan sebelumnya sehingga berubah manajemen dan bergarnti nama perusahaan menjadi PT.Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta?”, lalu beliau menjelaskan :

80

“Sebelumnya masalah yang terjadi bukan karena faktor internal perusahaan tapi dari eksternal perusahaan yang disebabkan krisis moneter atau kurs mata uang asing yang fluktuatif di Indonesia, banyaknya trader, harga dan discount yang competitive, sehingga menyebabkan penjualan ekspor menurun. Krisis moneter ini adalah masalah yang dihadapi oleh semua perusahaan yang ada di Indonesia. bukan hanya di kantor kita saja. Tapi bukan berarti dalam perusahaan sebelumnya sedang ada masalah dalam pola komunikasi, walaupun komunikasi di perusahaan sudah sangat lancar tetapi kalau di pasar luar negeri sedang susah, perusahaan tetap tidak bisa dagang dengan pasar luar negeri. Banyak krisis di eksternal seperti buyer lagi ada masalah sehingga perusahaan jadi gak ada order ekspor, dari Jepang ada masalah karena sekarang pesan barangnya harus jauh dimuka, harus bayar extra, harganya juga sudah naik FOB menjadi CNF, oleh karena itu yang menghandle krisis adalah atasan. Jadi menurut saya krisis yang terjadi diperusahaan tidak ada kaitannya dengan masalah kelancaran pola komunikasi dalam perusahaan”. 5

Pertanyaan yang samapun peneliti berikan kepada Bapak Ram Kalwani selaku pimpinan pemasaran ekspor, “kalau menurut bapak apa yang terjadi dengan perusahaan sebelumnya sehingga berubah manajemen dan bergarnti nama perusahaan menjadi PT.Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta ?”, lalu beliau menjelaskan : “Kita sudah bubarkan PT. Partex Indonusa, karena pengaruh dari krisis moneter, jadi kita ada pengurangan karyawan (PHK karyawan), krisis itu diakibatkan oleh faktor luar perusahaan seperti dollar naik turun, naik turun itu bukan ditangan kita, perusahaan kita baik-baik aja, komunikasi baik, pekerjaan baik, karena krismon jadi kepukul6. Di Parindo tidak ada krisis, krisis parindo cuma penjualan ekspor belum naik/nanjak kayak dulu, itu juga karena faktor luar. Menurut saya komunikasi yang berlangsung diperusahaan ini lancar-lancar saja, karena setiap saya 5

Hasil wawancara Bapak Parthiva Kalwani (Pemilik perusahaan), pada tanggal 12 Juli 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta 6

Hasil wawancara Bapak Ram Kalwani (Direktur Pemasaran Ekspor), pada tanggal 17 Desember 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

81

memberikan tugas atau perintah kepada karyawan, karyawan selalu memberikan laporannya kepada saya termasuk kesulitan atau masalah yang dihadapinya dalam bekerja karena saya sudah memberikan kesempatan untuk bertanya kepada karyawan”7.

Bapak Ade Sophian juga mempunyai inti jawaban yang sama dengan Bapak Parthiva Kalwani dan Bapak Ram Kalwani, berikut adalah penjelasan dari Bapak Ade Sophian: “Masalah yang terjadi diperusahaan ini karena pengaruh krisis global saja atau moneter, dollar yang selalu naik turun sehingga mempengaruhi penjualan dan banyak nya competitor, promosi yang kurang. Kalau soal masalah komunikasi disini tidak ada yang dipermasalahkan, semua lancar-lancar aja. Karena disini perusahaannya bersifat kekeluargaan. Masalah yang terjadi hanya masalah eksternal bukan internal perusahaan”8.

Pertanyaan yang samapun peneliti berikan kepada Ibu Sugiatry (Atry) selaku staf finance dan payroll, sebagai key informan, “kalau menurut Ibu apa yang terjadi dengan perusahaan sebelumnya sehingga berubah manajemen dan berganti nama perusahaan menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta ?”, lalu beliau menjelaskan : “Karena pengaruh krisis moneter, sehingga PT. Partex Indonusa bubar dan akhirnya pindah ke jalan kelinci ini tahun 2008 menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, krisis moneter dipengaruhi karena: 7

Hasil wawancara Bapak Ram Kalwani (Direktur Pemasaran Ekspor), pada tanggal 12 Juli 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta 8 Hasil wawancara Bapak Ade Sophian (HRD, Manajer accounting, Pajak, dan Humas), pada tanggal 26 Juni 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

82

1. Kurs dollar yang selalu naik turun sehingga sangat berpengaruh terhadap merosotnya penjualan ekspor. 2. Persiapan diri yang kurang untuk setiap kemungkinan peristiwa yang terjadi. 3. Strategi promosi kurang berjalan 4. Perusahaan lalai maksudnya suka meng entar-entarkan masalah yang terjadi, tidak cepat-cepat mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan masalahnya9.

Dari jawaban ke empat nara sumber diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa akibat krisis moneter yang melanda Indonesia 1997 menyebabkan berubahnya manajemen dan berganti nama perusahaan yang semula PT. Partex Indonusa menjadi PT.Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta. Krisis moneter ini melumpuhkan kegiatan ekonomi global, sehingga mempengaruhi kurs mata uang asing yang fluktuatif di Indonesia, bursa saham, harga barang dan discount yang competitive, maka persaingan bisnis menjadi berat dan mempengaruhi penurunan penjualan ekspor, perusahaan menjadi terpukul, mempunyai hutang dan berakhir PHK karyawan. Jadi krisis yang terjadi bukan disebabkan oleh internal perusahaan tetapi karena faktor eksternal perusahaan dan perusahaan tidak bisa berbuat apa-apa kalau krisisnya datang dari luar. Walaupun komunikasi di perusahaan sudah berjalan sangat lancar tetapi kalau di pasar luar negeri sedang sulit untuk berdagang, perusahaan tetap tidak bisa berdagang dengan pasar luar negeri. Berdasarkan tujuan penelitian ini peneliti ingin mengetahui bagaimana pola komunikasi formal di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta. 9

Hasil wawancara Ibu Sugiatry (Staf Finance dan payroll), pada tanggal 17 Desember 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

83

Setelah peneliti melihat, mendengar, merasakan, mengamati dan menganalisis permasalahan secara serius, peneliti baru dapat mengetahui apa yang terjadi, mengapa perusahaan bisa berganti manajemen dan berganti nama menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, dan bagaimana proses terjadinya perubahan dan pergantian nama perusahaan itu, lalu peneliti tidak berhenti sampai disini saja. Peneliti ingin menggali lebih dalam lagi, sampai menemukan temuan yang bisa menjawab rumusan masalah dan fokus penelitiannya. Berikut adalah pertanyaan yang peneliti ajukan kepada Bapak Ram Kalwani selaku pimpinan pemasaran ekspor, “apakah terjadi perubahan pola komunikasi pak dari yang semula perusahaannya bernama PT. Partex Indonusa dan sekarang berubah menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta”, berikut jawaban lengkap dari beliau : “Sekarang ini (di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta) kita semua adalah partners (Pak Ram, Pak Parthi, Pak Suresh dan Pak Ashok) yang tadinya sewaktu di PT. Partex Indonusa saya dan Pak Parthi menjadi bawahannya Pak Ashok dan Pak Suresh, tapi sekarang setelah pindah ke Parindo tahun 2008 saya dan Pak Parthi tidak menjadi bawahannya lagi, tapi kita masing-masing punya saham yang sama. Jangan dilihat dari umur, jadi anggap aja saya dan Pak Parthi bos muda, tapi kita semua bos, masing-masing 25% hasil kantor dibagi 4 (empat) dipotong overhead kantor seperti listrik, air, gaji karyawan, bunga bank, telepon dan lain-lain, hasilnya apa yang kita dapat kita bagi 4 (empat) kuenya. Dikantor ini komunikasi informal lebih jalan, karna orangnya cuma sedikit, lagi pula komunikasi formal itu dipakai kalau jenjang struktur organisasinya panjang / banyak karyawannya. Komunikasi informal yaitu komunikasi tatap muka langsung dengan media sekarang yang sudah tersedia, contohnya pakai whatssapp, bbm, sms, email, kenapa informal, karena kita melihat satu sama lain itu setiap hari. Formal itu mungkin bila ada tamu, bila ada sesuatu hal yang penting, pemberian tugas yang

84

penting dan meeting. Pemberian tugas itu tidak ada formal dan informal, tugas adalah tugas, tugas itu diberikan karena dia memang harus kerjain contoh kita suruh pembantu untuk masak, itu bukan tugas formal dan informal kan, kita suruh tukang cuci mobil untuk cuci mobil, itu bukan tugas formal dan informal, itu diberikan karena itu kewajiban dia untuk kerjain tugasnya, karena kantor ini bersifat kekeluargaan, semua komunikasinya terbuka tidak ada yang ditutup tutupi10. Dan komunikasi yang paling banyak dijalankan disini adalah komunikasi atas ke bawah, bawah ke atas dan komunikasi sesama karyawan. Kalau dilihat secara struktur organisasi di sini tidak berlaku, karena kantor kita terlalu informal. Sikon kita sangat luar biasa beda dengan perusahaan lain yang menjalankan. Sedang dulu di PT. Partex Indonusa ada kombinasi formal dan informal, tapi lebih banyak formalnya. Tapi di Parindo ini sangat informal, karena perusahaan kita itu kecil, kecil itu sangat informal. Kalau struktur organisasi Unilever/Sayap Mas mau minta ijin pulang cepet harus ke HRD kan ? harusnya kamu kalau mau pulang cepet harus lewat HRD dong, tapi kamu bilangnya malah langsung ke saya dan Pak Ade malah disingkirkan/diabaikan.”11 Komunikasi formal biasanya pelaksanaan kerjanya sesuai tingkatan kerja. Segala keputusan dimulai dari pimpinan kemudian turun kepada kepala bagian lalu turun lagi kepada karyawan. Dan menurut saya komunikasi yang bagus di Parindo ini adalah komunikasi lisan yang dilakukan secara tatap muka atau komunikasi dua arah.” 12

Pertanyaan yang samapun penulis ajukan kepada Bapak Parthiva Kalwani mengenai “apakah terjadi perubahan pola komunikasi dari yang semula perusahaannya bernama PT. Partex Indonusa lalu berubah menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta”, dan ternyata beliau mempunyai jawaban yang hampir sama dengan Bapak Ram Kalwani yaitu komunikasinya lebih banyak

10

Hasil wawancara Bapak Ram Kalwani (Direktur Pemasaran Ekspor), pada tanggal 21 October 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta 11 Hasil wawancara Bapak Ram Kalwani (Direktur Pemasaran Ekspor), pada tanggal 17 Desember 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta 12 Hasil wawancara Bapak Ram Kalwani (Direktur Pemasaran Ekspor), pada tanggal 12 Juli 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

85

informal / komunikasi tatap muka langsung secara dua arah (face to face), berikut adalah jawaban lengkap dari Bapak Parthiva Kalwani : “Komunikasi yang berlangsung dikantor ini adalah dua arah yaitu komunikasi langsung dari pimpinan ke karyawan dan karyawan ke pimpinan, misalnya dalam pemberian tugas atau perintah lebih efektif bila saya bicara langsung tatap muka (lisan) dengan orangnya agar langsung mendapatkan feedback apakah orang tersebut cepat mengerti apa maksud saya dan cepat menyelesaikan tugasnya, hal ini untuk menghindari missunderstanding atau kesalahpahaman. Dan bentuk komunikasi informal nya yaitu pertemuan yang tidak direncanakan atau yang sifatnya sementara, seperti bertemu dan mengobrol pada saat jam makan siang atau ditempat peristirahatan kantor, dapur, di resepsi pernikahan dan seperti sekarang ini saya sedang diwawancarai untuk skripsi kamu”13.

Berbeda dengan jawaban yang diberikan oleh Bapak Ade Sophian yaitu komunikasi yang paling banyak digunakan di PT. Parindo Agung Masjaya ini adalah formal, berikut adalah jawaban lengkap dari Bapak Ade Sophian: “Pola komunikasi diperusahaan ini ada 2 (dua) yaitu Formal dan informal, artinya kalau rapatkan harus formal, dan kalau wawancara seperti ini kan informal. Komunikasi diperusahaan ini kebanyakan menggunakan komunikasi formal. Formal contohnya: 1. Memberikan pengarahan yang rutin kepada karyawan, dalam keadaan krisis pengawasan terhadap pembiayaan/pengeluaran. 2. Pembentukan inisiatif dan kreatifitas 3. Dalam pemasaran mengoptimalkan konsep persaingan harga atas penjualan. 4. Percakapan yang efektif ditelepon dengan partnership/supplier, contohnya membeli barang, kita 13


86

mencari barang harus mencari supplier dengan harga yang murah dengan waktu yang tepat. Situasi dan kondisi perusahaan lebih banyak bersifat kekeluargaan dan tidak kaku atau santai layaknya sebuah keluarga, peraturan perusahaan yang sudah diberlakukan tidak terlalu ketat, tapi tetap menjaga nilai-nilai formal seperti menghormati dan menghargai satu sama lain dan memprioritaskan output (hasil kerja) yang maksimal, tugas atau perintah yang diberikan pimpinan harus cepat diselesaikan tepat waktu, karena masing-masing karyawan sudah mengerti tugas dan fungsinya masingmasing. Apalagi saya jarang sekali berada di dalam kantor karena pekerjaan saya lebih banyak dilapangan daripada didalam dan lagi pula komunikasi disini kebanyakan langsung-langsung aja, siapapun bisa bicara kepada siapapun, tanpa melibatkan saya. Kecuali untuk hal-hal yang dirasa perlu oleh pimpinan untuk melibatkan saya, seperti mengambil keputusan penting dan konsultasi untuk meminta pendapat saya”14.

Pertanyaan yang samapun penulis ajukan kepada Ibu Sugiatry selaku staf finance dan staf payroll mengenai “apakah terjadi perubahan pola komunikasi dari yang semula perusahaannya bernama PT. Partex Indonusa lalu berubah menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta”, dan ternyata beliau mempunyai jawaban yang hampir sama dengan ke tiga nara sumber di atas, berikut penjelasan dari beliau : “Pola komunikasi di PT. Parindo ini adalah kekeluargaan yang bersifat formal dan informal. Biasanya komunikasi yang ke atas itu memberikan laporan atau hasil pekerjaan yang sudah ditugaskan oleh atasan, komunikasi kebawah yaitu pimpinan memberikan tugas/perintah kepada karyawannya, sedangkan komunikasi antar karyawan yaitu saling berbagi pendapat (sharing), memecahkan masalah yang timbul terhadap pekerjaan.

14

Hasil wawancara Bapak Ade Sophian (HRD, Manajer accounting, Pajak, dan Humas), pada tanggal 26 Juni 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

87

Menurut saya komunikasi yang berlangsung di kantor ini hanya bersifat 2 arah saja yaitu komunikasi atasan kebawahan dan bawahan ke atasan. Dalam menyampaikan pesannya pimpinan kebanyakan memberikan perintah/tugas secara langsung yaitu bertatap muka (tepat sasaran) kepada karyawan yang ingin diberikan tugas, bila pimpinan sedang berada diluar kantor komunikasi yang ada adalah dengan menelepon, sms, bbm (blackberry messanger) dan email langsung kepada karyawan yang ingin diberikan tugas/perintah. Pemberian tugas yang secara langsung ini sangat efektif untuk menghindari kesalahpahaman15. Tapi bila karyawan yang ingin diberikan tugas/perintah sedang tidak ada ditempat/di kantor, maka barulah atasan menitipkan pesan kepada karyawan lainnya untuk disampaikan kepada karyawan yang ingin diberikan tugas sebenarnya. Keuntungan memberikan atau menitip pesan kepada orang lain agar bisa saling mengingatkan bila karyawan yang sudah diberikan tugas sebenarnya lupa. Komunikasi yang berjalan formal disini bersifat kekeluargaan tapi tetap respect terhadap atasan. Karena melihat sifat dan karakter atasan yang berbeda-beda, ada yang sangat tegas, disiplin, teratur, profesional dan ada juga yang bersikap santai (tidak begitu kaku) dan punya selera humor yang tinggi, yang penting pekerjaan cepat beres”16.

Berdasarkan perkembangan penelitian yang peneliti dapatkan dari hasil jawaban wawancara mendalam kepada ke empat key informan di atas dan peneliti berperan sebagai partisipan membership, maka peneliti baru menemukan problem nya ada dimana, bahwa terjadi perubahan pola komunikasi yang semula pola komunikasinya formal di PT. Partex Indonusa lalu berubah menjadi informal di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, yang disebabkan oleh krisis moneter 1997 yang melanda Indonesia sehingga menyebabkan berubahnya manajemen perusahaan dan pergantian nama perusahaan. 15


88

Berikut adalah hasil temuan peneliti dilapangan, kemudian peneliti tarik menjadi kesimpulan, yang temuannya peneliti analisis secara sistematik seperti dibawah ini : Tabel 3 Temuan Penelitian Terjadi Perubahan Pola Komunikasi antara Perusahaan dahulu dengan Sekarang Setelah Berganti Nama Menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta No.

Keterangan

1

Pola komunikasi sekarang (PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta) lebih banyak informal.

2

Perubahan pola komunikasi ini karena ada perubahan manajemen dan pergantian nama perusahaan, yang semula PT. Partex Indonusa pimpinannya hanya dua orang dengan membawahi -/+ 30 karyawan, sekarang setelah berubah menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta pimpinannya menjadi empat orang yang hanya membawahi karyawan enam orang, sehingga berubah pola komunikasi didalamnya dan bisa menyebabkan masalah dalam organisasi karena tidak jelasnya jalur atau arus penyampaian pesannya.

3

Akibat krisis ekonomi moneter yang melanda Indonesia 1997 PT. Partex Indonusa tutup usaha, sehingga menyebabkan berubahnya manajemen perusahaaan dan berganti nama menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

4

Krisis yang terjadi berawal dari krisis moneter (faktor luar perusahaan). sehingga menyebabkan persaingan menjadi berat, perusahaan terpukul, penjualan ekspor menurun dan berakhir PHK karyawan. Karena karyawan berkurang maka pola komunikasi yang dahulu dengan sekarang berbeda, yang semula formal menjadi informal.

5

Situasi ini diperparah dengan kondisi di dalam perusahaan yaitu adanya kesatuan perintah yang tidak jelas, maka terjadi kebingungan pada karyawan.

89

6

Sekarang ke 4 orang pimpinan di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta menganggap dirinya sebagai kapten yang mengatur sebuah kapal. Ibarat sebuah kapal mempunyai 4 orang kapten, maka pengemudi kapal akan bingung perintah dari kapten manakah yang harus di anut, hal ini sesuai dengan teorinya (Sutarto, 2012 : 192)

7

Walaupun secara komando komunikasinya tidak masalah , tapi sebetulnya terjadi kekacauan dalam struktur organisasinya

8

Karyawan merasa dikejar – kejar waktu yang mepet karena 4 orang pimpinan merasa mempunyai hak untuk menggunakan staf dari setiap kepala divisi yang berbeda dan semua pimpinan boleh menegur, memarahi, memberi perintah langsung kepada semua karyawan sampai ke jenjang paling bawah

9

Sehingga pekerjaan karyawan menjadi serabutan /merangkap (tidak ada yang spesifik), double, overload, bingung, ragu-ragu, tidak jelasnya tanggung jawab dan berakhir menimbulkan kejenuhan / stress tingkat tinggi

10

Walaupun jelas karyawan bertanggung jawab kepada orang yang memberikan pekerjaan, karyawan tetap merasa kesulitan, karena 4 orang pimpinan hanya membawahi 6 orang karyawan

11

Kalau hubungan langsung / hubungan tugas terjadi kadang-kadang memang telah seharusnya, tetapi kalau hubungan langsung seperti itu (informal) dilakukan secara terus menerus, maka akan merusak saluran hubungan resmi yang telah ditentukan sehingga dapat membawa akibat lebih lanjut merusak struktur organisasi yang telah di tetapkan (Sutarto, 2012 : 184). Dan bisa menyebabkan iklim komunikasinya menjadi tidak bagus, kalau iklim komunikasinya tidak bagus maka akan mempengaruhi organisasi secara keseluruhan.

12

Semua kerumitan pola komunikasi di atas disebabkan di PT. Parindo Agung Masjaya pola komunikasi formalnya tidak berjalan dengan baik, sehingga bisa menyebabkan masalah dalam organisasinya dan dapat diperjelas dengan struktur organisasi yang tidak jelas jalur / arus penyampaian pesannya.

90

13

Karena pimpinan lebih banyak menyampaikan pesan / tugas / perintah secara informal, yang penting pekerjaan dikantor ini cepat terselesaikan dengan baik.

14

Walaupun perusahaan merasa tidak ada problem dalam komunikasinya (komunikasi lancar-lancar saja), tetapi sebenarnya ada problem, karena formalnya cuma ada satu orang nahkoda di kapalnya, sehingga posisi / jobdesk karyawan menjadi jelas

15

Atasan tidak mempunyai hak untuk menegur / memarahi langsung karyawannya

16

Formal itu kalau jenjang dalam struktur organisasinya panjang dan karyawannya banyak

17

Informal karena dipengaruhi jumlah jenjang organisasinya yang terlalu pendek dan karyawannya sedikit

18

Tetapi kalau karyawan yang sedikit ini harus mengikuti jalur formal maka pekerjaan karyawan menjadi terhambat dan lambat, karena pimpinan dan manajer terkadang suka mengantri untuk menunggu hasil pekerjaan karyawannya, karena banyaknya pimpinan yang memberikan tugas kepada karyawannya. Selain itu pimpinan juga tidak selalu berada di kantor, terkadang pimpinan sangat sulit untuk dihubungi, terutama disaat pimpinan sedang membutuhkan kecepatan dalam pengiriman dan penerimaan berita / informasinya menjadi lama, berakibat pekerjaan bisa menjadi delay, pending, bahkan cancel

91

Gambar 4 Kerumitan Arah Aliran Komunikasi di PT. Parindo Agung Masjaya Cabang Jakarta, akibat banyaknya komunikasi informal yang digunakan menurut observasi penulis

Direcktor Export (Bapak Ram Kalwani)

Owner Perusahaan (Bapak Parthiva Kalwani)

Owner Perusahaan (Bapak Suresh Kalwani)

Owner Perusahaan import dan shoes manfacturer (Bapak Ashok Kalwani)

HRD, Manager Accounting, General Affair, Humas (Bapak Ade Sophian)

Secretary Export (Anne Savitri)

Pengantar Surat/kurir urusan perbankan (Arma Dharmawan)

Finance & Payroll (Ibu Sugiatry)

Secretary Import (Suwarni)

Staff Gudang/staff lapangan bongkar muat barang dalam container (Bapak Subur)

92

Untuk lebih jelasnya, kerumitan struktur organisasi di atas dapat peneliti jelaskan dalam bagan organisasi sebagai berikut: 1. Kalau melihat struktur organisasi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta seperti yang terlihat pada gambar 3 sebenarnya sudah salah, karena menurut penganalisaan peneliti bentuk susunan struktur organisasinya tidak sesuai dengan kenyataan yang ada seperti yang terlihat pada gambar 4 di atas, yang mana gambar 4 ini, posisi atau status dari ke empat pimpinan sebenarnya adalah sejajar dan seluruh staf posisinya sebenarnya berada dibawah Bapak Ade Sophian sebagai manajer HRD, manajer accounting dan Humas perusahaan. 2. Komunikasi dari atas kebawah, dalam penyampaian pesan / informasi, seluruh pimpinan tidak mengikuti garis komunikasi formal sesuai dengan struktur organisasinya. Komunikasi atas kebawah selalu dua arah face to face, lisan diikuti tulisan. 3. Garis putus-putus berwarna merah artinya pimpinan tertinggi boleh memberikan perintah/tugas langsung sampai kepada karyawan level terbawah untuk menyelesaikan tugasnya yang penting pekerjaan beres dan cepat diselesaikan dengan baik. 4. Garis putus-putus berwarna hijau artinya semua pimpinan bisa menggunakan staf dari kepala divisi yang berbeda untuk diberikan perintah/tugas.

93

5. Walaupun masing-masing staf sudah memiliki kepala divisi sendiri-sendiri tetapi bos lain masih bisa memberikan perintah/tugas kepada karyawan manapun yang di inginkan, maka terjadi kerumitan struktur organisasi seperti yang tergambar dalam gambar 4. 6. Komunikasi dari bawah ke atas, selalu dua arah face to face, lisan diikuti tulisan, bawahan bisa langsung berkomunikasi ke atasan dan karyawan langsung bertanggung jawab kepada orang yang memberikan pekerjaan. Komunikasi secara formal seharusnya mengikuti arah komunikasi formal seperti yang ada di struktur organisasinya, seperti manajer dan karyawan dipanggil dalam pemberian tugas, agar manajer juga tahu pimpinan akan memberikan perintah apa kepada karyawan, seperti dalam panggilan rapat semuanya dipanggil. Pimpinan jangan terlalu sering melangkahi manajer kecuali bersifat urgent, karena nanti posisi manajer punya perasaan tidak enak atau terabaikan. Sesuai dengan teorinya Sutarto (2012: 193), adanya kesatuan perintah tidak menghalangi adanya para kepala yang ada dalam organisasi untuk saling berhubungan atau menggunakan bawahan dari kepala yang lain asal jalan yang ditempuh benar, yaitu kepala yang akan menggunakan tenaga pejabat bawahan dari satuan lain hendaknya melewati kepala satuan yang memiliki tenaga tadi. Dengan cara demikian maka kepala kepala satuan lain itu dipandang lebih penting mungkin dapat saja segera diperintahkan kepada pejabat bawahannya, sebaliknya apabila pejabat bawahannya itu sedang sibuk maka perintah dari kepala satuan

94

lain itu dapat “ditahan” lebih dahulu, nanti bila telah senggang baru diperintahkan. Dengan demikian akan terjadi suatu urutan perintah yang teratur tidak saling bertabrakan satu sama lain. Semua kerumitan pola komunikasi di atas bisa menyebabkan masalah di PT. Parindo Agung Masjaya di karenakan komunikasi formalnya tidak berjalan dengan baik dan kesatuan perintah yang tidak jelas dalam struktur organisasinya, maka menyebabkan kebingungan antar karyawan. Permasalahan tersebut dapat diperjelas dengan design ruang kerja kantornya seperti yang tergambar dibawah ini. Gambar 5 Design/tata letak ruang kerja PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta DDD

D

Ruang kerja karyawan menghadap ruang kerja owner (pemilik perusahaan) sebelah kanan dan ruang pimpinan ekspor sebelah kiri

Ruang kerja owner (pemilik perusahaan) yang menghadap ruang kerja karyawan

Ruang kerja karyawan yang menghadap ruangan pimpinan dan ruang meeting

Ruang kerja karyawan yang berhadapan dengan ruangan kerja pimpinan

95

Ruang kerja owner (pemilik perusahaan) yang saling berhadapan dengan ruang kerja pimpinan pemasaran ekspor dan berhadapan dengan ruang kerja karyawan

Pintu keluar ruang meeting langsung ke ruangan kerja karyawan dan ruang pimpinan

Ruang meeting dan showroom produk-produk ekspor

96

Situasi dan kondisi ruang kerja seperti gambar diatas, sangat cocok kalau menggunakan aliran komunikasi informal, karena scope ruang kerjanya kecil yang hanya memakai sekat kecil sehingga memudahkan semua jalur komunikasi vertikal, horizontal, diagonal dan memudahkan pimpinan untuk memantau langsung hasil kerja karyawannya. Justru kalau perusahaan terlalu mengikuti alur komunikasi formal sesuai dengan struktur organisasinya malah menjadi tidak efektif, karena dalam kerja sehari-harinya memang sangat efektif kalau menggunakan komunikasi informal, seperti masing-masing staf bisa menanyakan hal-hal yang mereka rasa kurang jelas kepada atasan atau kepada manajer, baik dalam jam kerja maupun diluar jam kerja. Ini menunjukkan bahwa dalam bekerja tidak ada tingkatan hirarkie dan setiap anggota tidak merasa dibatasi oleh saluran yang boleh atau tidak boleh digunakan dalam berkomunikasi dengan anggota lain, karena semuanya bisa dikomunikasikan dengan baik (terbuka komunikasinya), dapat menciptakan keadaan yang baik, sebab koordinasi yang baik antar departemen dapat pula menumbuhkan jalinan komunikasi yang baik antar departemen. Sekalipun memiliki banyak kekurangan pada pola komunikasi, hal terpenting yang adalah bagaimana menjalin komunikasi yang baik antar setiap bagian tanpa terlalu memperdulikan pola komunikasi seperti apa yang berjalan.

97

Seluruh karyawan diberikan kesempatan untuk menyumbangkan saran demi kemajuan perusahaan dan adanya kesempatan untuk berhadapan langsung dengan atasan jika menghadapi suatu permasalahaan. 4.2.4. Komunikasi Dari Atas Ke Bawah (Downward Communication) Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke tingkat bawah melalui hierarki organisasi. Bentuk aliran komunikasi dari atas ke bawah berupa prosedur organisasi, instruksi tentang bagaimana melakukan tugas, umpan balik terhadap prestasi bawahan, penjelasan tentang tujuan organisasi dan lain sebagainya. Salah satu kelemahan komunikasi dari atas ke bawah adalah ketidak akuratan informasi karena harus melewati beberapa tingkatan. Pesan yang disampaikan dengan suatu bahasa yang tepat untuk suatu tingkat, tetapi tidak tepat, untuk tingkat paling bawah yang menjadi sasaran dari informasi tersebut17. Komunikasi dari atas ke bawah yang berlangsung di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta dilakukan secara face to face yaitu komunikasi dua arah (tatap muka langsung), seperti yang telah dijelaskan oleh Bapak Parthiva Kalwani mengenai komunikasi dari atas kebawah (Downward Communication), yaitu: “Biasanya komunikasi dari atas ke bawah berupa pemberian tugas. Dalam pemberian tugas, saya biasanya langsung memberikannya kepada karyawan yang bersangkutan tanpa melewati perantara atau tanpa melewati kepala bagian karna seluruh pimpinan dan manajer jarang berkumpul semua dalam satu kantor. Saya sendiri bisa bertindak sebagai HRD juga. Menurut saya perusahaaan tidak terlalu membutuhkan HRD, kita berdua Pak Ram dan Pak Parthi sudah cukup untuk menjadi HRD, 17

Khomsahrial Romli, Komunikasi Organisasi Lengkap, PT. Grasindo, Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta, 2011, hlm. 176-177

98

jadi disini pimpinan perusahaan bisa menjadi HRD juga, anggap aja meja HRD kosong tidak ada orangnya, karena HRD sudah ada untuk mengurusi hal-hal lain diluar kantor. HRD diperlukan kalau karyawannya ratusan/banyak. HRD akan tau kalau ekspor sudah berjalan misalnya sudah ada P.I.B (Pemberitahuan Impor Barang) atau P.E.B. (Pemberitahuan Ekspor Barang), barulah disini HRD akan turun tangan untuk mengurus segala keperluan ekspor impor ke kantor pajak. Jadi jabatan HRD di kantor ini lebih pantas untuk mengurus finance/accounting bukan HRD sebenarnya. Cuma pada saat interview-interview karyawan, barulah perusahaan memakai HRD, karena buat apa perusahaan pakai HRD hanya mengurus 6 staff saja. Karena biasanya yang bayar gaji karyawan di kantor ini bukan HRD tapi bagian administrasi finance (Ibu Sugiatri), seharusnya yang bayar gaji adalah HRD, tapi disini menjadi satu karena perusahaannya kecil”18. Bila saya sedang tidak di kantor biasanya menggunakan sms, bbm (blackberry messanger), email, telepon dan titip pesan kepada karyawan lainnya untuk menyampaikan pesan saya. Perusahaan jarang mengadakan rapat karena selain kartornya kecil karyawannya nya hanya sedikit (cuma 6 orang), perusahaan disini sifatnya kekeluargaan, jadi cukup bicara langsung aja. Setiap hari saya selalu memonitor hasil kerja karyawan dengan cara melihat langsung proses mereka bekerja, mengatur pelaksanaan tugas ke karyawan, memantau langsung dan memberikan pengarahan kepada karyawan kalau ada yang kurang sesuai”19. Bapak Ram Kalwani mempunyai inti jawaban yang sama dengan Bapak Parthiva Kalwani, berikut adalah penjelasan dari Bapak Ram Kalwani: “Biasanya komunikasi dari atasan ke bawahan berupa pemberian tugas kepada karyawan, ngecek sesuatu atau cari tau sesuatu, permintaan informasi, yang medianya berupa text message seperti bbm, whatssapp, sms, email. Di kantor ini, satu orang aja bisa pegang dua atau tiga jobdesk/pekerjaan, yang penting hasil kerja karyawan baik, lancar, tetap berjalan. Kita lebih ke goal oriented/hasil/target ekspor akhir tahun ini dan kita mau liat revenue sekian, lebih fokus kepada target atau 18

Hasil wawancara Bapak Parthiva Kalwani (Pemilik perusahaan), pada tanggal 12 Juli 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta 19 Hasil wawancara Bapak Parthiva Kalwani (Pemilik perusahaan), pada tanggal 12 Juli 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

99

achievement. Menurut saya yang paling jalan komunikasinya disini adalah komunikasi atas ke bawah, bawah ke atas dan sesama karyawan”20. Berbeda dengan jawaban yang diberikan oleh Bapak Ade Sophian, berikut adalah penjelasan dari beliau: “Komunikasi yang berlangsung di Parindo sesuai dengan prosedur yang ada, maksudnya dalam pelaksanaan kerja akan berjalan sesuai hierarkinya. Jadi segala keputusan atau proses komunikasi yang ada dimulai dari owner perusahaan cabang dan owner perusahaan pusat, karena perusahaan ini adalah perusahaan keluarga dimana keputusan diambil dari keduabelah pihak, tergantung dari permasalahan yang ada, terkadang hanya diambil dari pimpinan cabang saja atau hanya pimpinan pusat saja. Tujuan dilaksanakannya komunikasi formal adalah agar setiap unit kerja terkait menjadi jelas bagaimana prosedur kerja yang akan dan harus dilakukan, atau dapat dibaca secara tertulis pengarahanpengarahan kerja dan dapat dijadikan suatu bukti otentik bila suatu saat muncul masalah”21. “Pemberian tugasnya langsung dikomunikasikan kepada orang yang bersangkutan, karena saya kebanyakan tugas diluar kantor, kebanyakan saya memberikan tugasnya bicara lewat telepon, minta untuk dipersiapkan semua tugasnya, kalau sudah selesai baru saya akan ke kantor untuk mengambil berkas-berkasnya, tapi sebelumnya karyawan harus melapor dulu ke saya bila pekerjaannya sudah selesai dan saya jarang memberikan tugas kepada karyawan pakai sms, bbm, apalagi email”22.

Ibu Sugiatry (Atry) selaku staf finance dan payroll, mempunyai jawaban yang hampir sama dengan Bapak Ram Kalwani dan Bapak 20

Hasil wawancara Bapak Ram Kalwani (Direktur Pemasaran Ekspor), pada tanggal 12 Juli 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta 21 Hasil wawancara Bapak Ade Sophian (HRD, Manajer accounting, Pajak, dan Humas), pada tanggal 26 Juni 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta 22 Hasil wawancara Bapak Ade Sophian (HRD, Manajer accounting, Pajak, dan Humas), pada tanggal 26 Juni 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

100

Parthiva Kalwani mengenai komunikasi dari atas ke bawah (downward communication), berikut penjelasanya dari Ibu Sugiatry: “Komunikasinya kebanyakan disini adalah bicara langsung tatap muka langsung secara dua arah, tanpa perantara, kecuali bila orang tersebut sedang tidak ada di kantor baru lewat telepon, sms, bbm, email”23. Dan bila saya tidak paham dengan instruksi yang diberikan saya selalu bertanya apa maksud dari intruksi tersebut, karena dalam melakukan pekerjaan kita harus memiliki satu pemahaman agar tujuan yang dimaksud dapat tercapai. Pada kenyataannya struktur organisasi di Parindo ini, posisinya Pak Ade berada dibawah Pak Ashok, Pak Suresh, Pak Parthi dan Pak Ram. Dibawah Pak Ade ada Anne, saya, suwarni, Arman dan Pak Ujang. Walaupun secara struktur organisasi posisi Anne berada dibawah Pak Ade, tapi pada kenyatannya Anne adalah staf langsung dibawah Pak Ram, karena Pak Ram kepala dibidang ekspor dan staf bagian ekspor cuma anne aja, jadi Pak Ram bisa langsung memberikan perintah ke Anne yang bagian ekspor, jadi semuanya merangkap sekretaris iya staf ekspor juga iya. Sebenarnya dari semua ini bisa langsung ke mana-mana ini namanya informal, secara struktur memang kita semua karyawan seperti Anne, saya dan Suwarni dibawah Pak Ade, gak mungkin sejajar dengan Pak Ade”24.

Berdasarkan observasi penulis dengan bertindak sebagai partisipan memberhip dan wawancara mendalam kepada ke empat key informan diatas penulis dapat menyimpulkan komunikasi ke bawah di internal perusahaan sudah cukup baik, karena penyampaian instruksinya tidak hanya dilakukan lisan secara dua arah atau face to face, tetapi dikombinasikan antara lisan dan tulisan. Pimpinan beranggapan bahwa dengan komunikasi informal secara dua arah (tatap 23


101

muka langsung), karyawan lebih mudah memahami informasi yang disampaikan tanpa ada miss komunikasi dan komunikator bisa langsung memperoleh umpan balik mengenai konsekuensi dari pesan yang disampaikan, didukung dengan teknologi yang modern melalui handphone, telepon dan email maka informasi dapat diterima dengan cepat dan efisien. Sehingga komunikator dapat mengevaluasi, apakah komunikan memperhatikan, memahami menerima atau menyetujui pesan yang disampaikan. Meskipun demikian, penerimaan atau persetujuan komunikan atas pesan yang disampaikan sangat sulit diukur karena komunikan dapat memilih untuk tidak memperlihatkan apakah pesan-pesan tersebut benar-benar diyakini. Sesuai dengan teori Level (1971) mensurvey penyelia dan meminta mereka untuk menilai keefektifan kombinasi-kombinasi yang berbeda dari metode untuk berbagai jenis situasi komunikasi yang berlainan. Ada empat metode sebagai berikut (1) tulisan saja, (2) lisan saja, (3) tulisan diikuti lisan, dan (4) lisan diikuti tulisan. Metode lisan diikuti tulisan diikuti paling efektif dalam enam dari sepuluh situasi dan tidak pernah dinilai tidak sesuai untuk situasi apapun. Situasi yang memerlukan tindakan segera tetapi kemudian diikuti oleh tindak lanjutnya, yang bersifat umum dan memerlukan pendokumentasian, dan yang meliputi hubungan-hubungan antarpesona yang positif, tampaknya paling baik ditangani oleh metode lisan diikuti tulisan25.

25

R.Wayne Pace Don F. Faules, Dedy Mulyana, Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, PT. Remaja Rosdakarya Offset, Bandung, 2006, cet. ke-6, hlm.186

102

Secara operasional memang komunikasi yang berlangsung lancar-lancar saja, seperti tidak ada kesalahpamahan dalam pemberian tugas karena komunikator langsung mendapatkan feedback atau respon dari komunikan, tetapi bila komunikasi langsung ini berjalan terus menerus bisa membuat struktur organisasnya tidak berfungsi atau tidak terpakai. Apalagi bila dilihat dari banyaknya jalur dengan struktur organisasi seperti yang terlihat di gambar 10, jadi kalau di gambar struktur organisasinya menjadi tidak jelas jalurnya atau arus penyampaian pesannya sehingga terjadi tabrakan, karena semua orang bisa berkuasa disini. Kalau melihat sturuktur organisasi yang sudah ada sekarang ini di PT. Parindo Agung Masjaya, sebenarnya sudah salah, sehingga terjadi jalur komunikasi yang tidak jelas, seharusnya struktur orgnanisasinya perlu diubah dan. struktur organisasi di PT. Parindo Agung Masjaya menurut penganalisaan peneliti tidak sesuai dengan kenyataan yang ada. Walaupun pimpinan sedang sibuk atau tidak dikantor, pimpinan masih memberikan kesempatan kepada bawahannya jika ada hal-hal yang perlu dipertanyakan

atau

kurang

jelas,

pimpinan

masih

mau

mendengarkan

permasalahan yang dihadapi karyawan dan dibicarakan secara kekeluargaan. Di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, semua pimpinan boleh menggunakan seluruh staf dari kepala divisi lain, seperti memberikan perintah atau instrukti pekerjaan langsung, memarahi, menegur bahkan sampai kepada karyawan yang posisi terbawah tanpa mengikuti garis komunikasi formal seperti

103

yang tergambar pada struktur organisasinya. Karena semua orang di PT. Parindo ini pekerjaannya merangkap (tidak ada yang spesifik). Pimpinan juga bisa bertindak sebagai HRD seperti memberikan pengarahan, memantau atau memonitor hasil kerja atau proses kerja karyawan, dikarenakan karyawannya hanya sedikit. Jadi untuk kondisi perusahaan yang berskala kecil, perusahaan sebenarnya belum membutuhkan manajer HRD, manajer HRD diperlukan bila karyawannya ratusan atau banyak. Hal ini dipengaruhi jumlah jenjang organisasi di PT. Parindo Agung Masjaya yang pendek, sesuai dengan teori Sutarto (2012: 183-184) jenjang organisasi yang terlalu panjang akan membawa akibat hambatan. Merupakan hambatan karena perintah, petunjuk, keputusan dari pucuk pimpinan sampainya kepada para karyawan yang berkedudukan paling bawah akan memakan waktu yang lama, demikian pula sebaliknya laporan, pendapat, pertanggungjawaban dari para bawahan sampainya pada pucuk pimpinan akan memakan waktu yang lama pula hingga menyebabkan timbulnya kecendrungan hubungan antara pimpinan puncak dan karyawan terbawah dilakukan secara langsung. Kalau hubungan secara langsung demikian hanya terjadi kadang-kadang atau dalam hubungan tugas tertentu memang telah seharusnya, tetapi kalau hubungan langsung seperti itu dilakukan secara terus menerus maka akan merusak saluran hubungan resmi yang telah ditentukan sehingga dapat merusak struktur organisasi yang telah ditetapkan.

104

Berbicara

mengenai

komunikasi

atas

ke

bawah

(downward

communication) sangat berkaitan dengan keterbukaan informasi atasan kepada bawahan. Apa jadinya jika karyawan mempunyai bos/atasan yang pelit informasi. Sudah pasti anak buah harus mengupayakan, mengatur dan merencanakan strategi/jurus jitu agar atasan mau membagi ilmunya kepada bawahan, karena sudah seharusnya seorang bos itu terbuka dalam memberikan informasinya kepada bawahan. Berikut adalah peryataan yang diberikan Bapak Parthiva Kalwani selaku pemilik PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, mengenai keterbukaan informasi antara atasan kepada bawahan, beliau menjelaskan: “Iya, saya sangat terbuka. Semua kebijakan dan peraturan baru selalu dibicarakan kepada seluruh karyawan tanpa membeda-bedakan tingkatannya. Semuanya tidak ada yang ditutup-tutupi disini. Kecuali untuk hal-hal yang bersifat pribadi seperti karyawan yang ingin cashbon, naik gaji dan lain-lain. Disini masing-masing departemen dapat memberikan pendapat dan keluhannya secara langsung karena perusahaan ini adalah perusahaan keluarga dan bersifat kekeluargaan yaitu memberikan kesempatan kepada karyawan untuk berbicara atau menjelaskan, memberi target yang realistic dan memberikan pengarahan pada manajer dan karyawan, dengan cara memberikan contoh yang baik dan tegas, karena sifat dan gaya kepemimpinan saya “simple, tegas, professional, organized, performance oriented, tidak memperdulikan proses / prosedur tetapi langsung pada hasilnya (results)”26.

Jawaban yang samapun juga dinyatakan oleh Bapak Ram Kalwani selaku pimpinan bagian pemasaran ekspor perusahaan, beliau menerangkan :

26


105

“Iya, sangat terbuka, semua informasi di kantor ini selalu terbuka seperti masalah uang, saldo perusahaan, supplier, kebijakan perusahaan semuanya dibicarakan apa adanya kepada karyawan, tanpa ditutup tutupi, kecuali kepada hal-hal yang bersifat pribadi/intern saya akan memanggil karyawan yang bersangkutan keruangan saya untuk membicarakan halhal yang tidak perlu orang lain mengetahuinya”27. Berbeda dengan jawaban yang telah Bapak Ade Sophian berikan, beliau mejelaskan: “Tidak terlalu terbuka, tergantung permasalahannya”. Untuk urusan pekerjaan, peraturan atau prosedur baru, kebijakan perusahaan kebanyakan informasinya terbuka. Tapi kalau sudah menyangkut urusan masa depan perusahaan, hutang piutang tidak semuanya terbuka”28.

Ibu Sugiatry (Atry) mempunyai jawaban yang hampir sama dengan Bapak Ade Sophian bahwa semua informasi yang berhubungan dengan pekerjaan, peraturan atau prosedur baru, kebijakan perusahaan kebanyakan informasinya dibicarakan secara terbuka, berikut adalah penjelasan dari Ibu Sugiatry: “Disini informasi dari pimpinan ke bawahan tidak semuanya terbuka, ada yang ditutup-tutupi, karena biasanya mereka (para pimpinan: Pak Parthi, Pak Ram, dan Pak Ashok) ngomongnya pakai bahasa India campur bahasa Inggris. Selama masih berhubungan dengan pekerjaan informasinya selalu terbuka, kalau udah soal personal/pribadi ataupun rahasia tidak semuanya bos mau terbuka. Maksudnya soal personal disini adalah membahas tentang prilaku karyawan, kelemahan karyawan, kelebihan karyawan, masalah pribadi bos masing-masing, masalah perusahaan dan lain-lain. Tapi kalau untuk urusan pekerjaan, peraturan atau prosedur baru, kebijakan dan hak dasar karyawan selalu dibicarakan 27

Hasil wawancara Bapak Ram Kalwani (Direktur Pemasaran Ekspor), pada tanggal 21 October 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta 28 Hasil wawancara Bapak Ade Sophian (HRD, Manajer accounting, Pajak, dan Humas), pada tanggal 26 Juni 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

106

dengan terbuka.Untuk karyawan juga begitu, gak semua karyawan disini bisa terbuka kepada atasan, hanya orang-orang tertentu saja atau orang yang berani aja yang bisa terbuka. Untuk keluh kesah kebanyakan karyawan tidak selalu terbuka, misalnya kalau ada masalah pribadi maupun pekerjaan”29.

Berdasarkan hasil wawancara mendalam kepada ke empat key informan diatas semuanya mempunyai inti jawaban yang sama, bahwa informasi yang mengalir di PT. Parindo dilakukan secara terbuka dan tidak ada yang ditutuptutupi, seperti masalah uang, saldo perusahaan, supplier, kebijakan perusahaan, peraturan dan prosedur baru perusahaan, semuanya dibicarakan apa adanya kepada seluruh karyawan mulai dari tingkat atas sampai kepada karyawan paling bawah. Untuk hal-hal yang bersifat pribadi/intern, para pimpinan tidak terlalu terbuka seperti membahas tentang perilaku karyawan, masalah perusahaan (masing-masing pimpinan sering mempertanyakan status atau kondisi keuangan perusahaan yang uptodate), karyawan yang ingin pinjam uang, karyawan yang ingin minta kenaikan gaji dan lain-lain, bila perlu pimpinan akan memanggil karyawan yang dipilihnya untuk masuk keruangannya membicarakan hal-hal yang tidak perlu orang lain mengetahuinya. Karena biasanya para pimpinan (Bapak Parthiva Kalwani, Bapak Ashok Kalwani dan Bapak Ram Kalwani) mereka biasanya berbicara bahasa India campur bahasa Inggris bila ada hal-hal yang orang lain tidak perlu mengetahuinya. Karena menurut observasi peneliti bahwa 29


107

keterbukaan informasi diatas hanya berlaku dalam hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan saja seperti pemberian perintah/tugas, bentuk pengarahan dan kebijakan baru perusahaan, tetapi tidak semua permasalahan perusahaan pimpinan bisa terbuka kepada semua karyawannya. Berkaitan dengan permasalahan tersebut, pimpinan masih belum berkomunikasi dengan semua karyawannya untuk membicarakan secara jujur bagaimana kelangsungan hidup perusahaan kedepannya yang bisa membuat kepercayaan karyawan menurun (resah dan tidak nyaman) karena khawatir melihat ketidakmampuan perusahaan menangani masalah yang terjadi. Karena dalam hal ini ketika terjadi sesuatu pada perusahaan, pihak pertama yang harus di informasikan adalah karyawan. Tujuannya bukan hanya agar karyawan mengetahui permasalahan yang terjadi, tetapi juga posisi karyawan untuk menjawab pertanyaan dari teman-teman terutama keluarga mereka. Karyawan seharusnya memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan tentang apa yang terjadi di perusahaan dan bagaimana perusahaan akan mengatasinya. Permasalahan diatas dikarenakan antara pimpinan dengan pimpinan, belum mengadakan gathering secara serius untuk saling membicarakan rencana perusahaan kedepannya seperti langkah-langkah apa yang diperlukan untuk menyelesaikan krisis secara serius/persiapan yang matang untuk mengantisipasi krisis seperti menggunakan perencanaan strategik dan manajemen resiko.

108

4.2.5. Komunikasi Dari Bawah Ke Atas (Upward Communication) Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Jenis komunikasi ini biasanya mencakup: (1) kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan. Artinya, apa yang sedang terjadi di pekerjakan, seberapa jauh pencapaiannya, apa yang masih harus dilakukan, dan masalah lain yang serupa, (2) masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab. (3) berbagi gagasan untuk perubahan dan saran-saran perbaikan, dan (4) perasaan yang berkaitan dengan pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerjaan lainnya, dan masalah lain yang serupa30. Berikut pertanyaan yang penulis ajukan kepada Bapak Parthiva Kalwani mengenai bagaimanakah komunikasi dari bawahan kepada pimpinan (Upward Communication), lalu beliau menjelaskan: “Biasanya sih komunikasi dari bawahan ke atasan berupa laporan hasil kerjanya, kemajuan dan rencana kerjanya dan mereka selalu langsung dalam menyampaikan informasinya kepada saya tanpa menggunakan perantara, karena disini komunikasinya terbuka dan bersifat kekeluargaan”31.

Jawaban yang samapun penulis dapatkan dari Bapak Ram Kalwani, berikut penjelasannya:

30

Abdulah Masmuh, Komunikasi Organisasi: Dalam Perspektif Teori dan Praktek, Universitas Muhamadiyah Malang, Malang, cet ke-2, 2010, hlm. 67-68 31 Hasil wawancara Bapak Parthiva Kalwani (Pemilik perusahaan), pada tanggal 12 Juli 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

109

“Biasanya tentang laporan hasil kerja karyawan, seperti memberitahukan saldo harian perusahaan, cek kurs dollar, urusan pembayaran, ataupun kesulitan pekerjaan yang dihadapi oleh karyawan, terkadang bila karyawan sedang membutuhkan sesuatu seperti cashbon, kenaikan gaji, mereka masih bisa membicarakannya langsung kepada atasannya tanpa melewati perantara seperti karyawan ingin minta kursus computer”32. Bapak Ade Sophian mempunyai inti jawaban yang hampir sama dengan kedua nara sumber di atas, berikut penjelasan dari beliau: “Komunikasi dari bawahan ke atasan biasanya berhubungan dengan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan kepada bawahan seperti laporan pekerjaan. Sebenarnya kita semua atasan-bawahan dan sebaliknya, bagaikan sepasang pakaian, jika baju (atasan) jika celana (bawahan). Mereka bagaikan 2 (dua) sisi mata uang yang saling membutuhkan dalam berbagai aktivitas di dunia kerja. Atasan untuk menyebut orang-orang yang kita hormati dan kita banggakan, sedangkan bawahan untuk menyebut orang-orang yang bekerja untuk atasan”33.

Sedangkan Ibu Sugiatry (Atry) mempunyai jawaban yang sangat panjang, mengenai komunikasi dari bawah ke atas, berikut penjelasan lengkap dari beliau: “Karyawan selalu melaporkan hasil pekerjaannya kepada atasannya. Saya bukan orang yang terlalu terbuka, tergantung dari permasalahannya. Selagi masih bisa saya atasi sendiri saya tidak akan menyampaikannya ke atasan, kalau sudah buntu atau ragu-ragu baru saya akan terbuka atau menyampaikannya ke atasan, karena saya pikir pimpinan tidak begitu tertarik dengan masalah pegawai mengingat masalah yang dihadapi oleh pimpinan sudah banyak dalam mengurus perusahaan, karena sulit buat saya dan sungkan untuk menceritakan 32


110

keluhan dan masalah saya keatasan, nanti yang ada bukannya mengatasi masalah yang ada malah menambah masalah”34. Kesulitan komunikasi dari bawah ke atas, karyawan harus cross check aja pekerjaannya sebelum dikasih ke atasan, disini komunikasinya lancarlancar aja. Gak ada perasaan takut, kalau memang kita gak bisa mengerjakan pekerjaan kita pasti bilang, pimpinan itu kalau kasih perintah kadang-kadang mereka juga gak melepas begitu aja tetapi juga memantau hasil kerja karyawannya terus dibantuin juga, jadinya karyawan gak ditinggalin sendirian untuk mengerjakan pekerjaannya. Komunikasi atas ke bawah dan bawah ke atas tidak ada kesulitan dalam urusan pekerjaan, karena disini sifatnya sangat informal dilihat juga dari segi efektifitas, jadi lebih enak langsung ngomong aja ke orangnya langsung. Komunikasi kemana aja kepakai disini, atas ke bawah, bawah ke atas, komunikasi sejajar, dan kesegala arah. Disini struktur organisasi dalam perusahaan berskala kecil tidak terlalu jalan, terutama dalam kerja sehari-hari, misalnya saya harus mengirim T.T. (Telegraphic Transfer) ke buyer di luar negeri, sedangkan Pak Ade gak bisa dihubungin, saya kan jadi repot, jadi gak bisa kirim T.T. hari itu, itu kalau saya terlalu mengikuti struktur. Pemberitahuan ke Pak Ade itu bisa nanti, gak semua aktivitas dan komunikasi dikantor ini perlu dikasih tau ke Pak Ade, karena pada dasarnya pekerjaan Pak Ade memang lebih banyak diluar, tapi kalau ada hal-hal yang menyangkut karyawan misalnya seperti karyawan ingin cuti, ingin naik gaji, ataupun ingin mengundurkan diri dan lain-lain, itu pasti dikasih tau ke Pak Ade, kalau mengenai kepegawaian itu pasti35.

Berdasarkan observasi peneliti, komunikasi dari bawah ke atas, berlangsung lisan dua arah (face to face) berupa laporan hasil kerja, pertanggung jawaban dan pendapat serta di ikuti tulisan juga berupa text message seperti sms,

34

Hasil wawancara Ibu Sugiatry (Staf Finance dan payroll), pada tanggal 17 Desember 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta 35


111

bbm, email dan telephone tanpa melibatkan karyawan yang kedudukannya lebih tinggi. Komunikasi ke atas tidak pernah mengikuti struktur organisasinya, bawahan bisa langsung mendapatkan informasi dari atasan, karena kalau mengikuti garis komunikasi formal seperti yang ada dalam struktur organisasi malah menjadi lama dan menghambat pekerjaan, karena manajer tidak selalu berada dikantor dan kalau sedang di luar kantor manajer terkadang sulit untuk dihubungi, dengan begitu bawahan bisa langsung berhadapan dengan pimpinan (melompati manajer) untuk mengkomunikasikan permasalahan yang terjadi dan karyawan tidak harus segera memberitahu atau melaporkan peristiwa “lompatan” itu ke manajer, karena karyawan hanya bertanggung jawab kepada orang yang memberikan pekerjaan. Pimpinan juga tidak melepas pekerjaan karyawan begitu saja, tetapi juga memantau hasil kerja karyawan dan membantu mencari permasalahannya ada dimana. Di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta komunikasi ke atas lebih bagus bila dibicarakan langsung kepada atasan, karena penyampaian informasinya bersifat segera/cepat, akurat, tepat dan sesuai sasaran, karyawan juga lebih mudah mehami informasi yang disampaikan oleh atasan dan langsung mendapatkan feedback, fleksibel dalam menyelesaikan masalah yang bersifat segera tanpa harus menunggu lama untuk mengambil keputusan.

112

Misalnya, bagi karyawan yang ingin mengundurkan diri dan tidak ingin meneruskan masa kontrak kerja nya di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, karyawan bisa membicarakan langsung keinginannya kepada pimpinan tertinggi atau kepala divisi tanpa harus melewati manager HRD, karena menurut karyawan orang pertama yang harus diberitahu mengenai pengunduran dirinya adalah bosnya/kepala divisinya, karena segala pekerjaan karyawan langsung berhubungan dengan kepala divisi masing-masing, apalagi karyawan tersebut adalah orang kepercayan atau orang yang diandalkan pimpinan, bila pimpinan mengijinkan maka manajerpun ikut mengijinkan. Semua segala keputusan adalah dimulai dari pimpinan dahulu baru manajer. Dan manajerpun boleh diberitahu boleh tidak, karena walaupun Bapak Ade Sophian berfungsi sebagai manajer HRD, tetapi fungsi dia di kantor kebanyakan berkerja dilapangan untuk mengurusi hal – hal teknis seperti pengurusan keperluan ekspor dan impor yang berhubungan dengan perpajakan, beacukai, pengeluaran container di pelayaran/pelabuhan, pengurusan laporan survey dikantor inspeksi barang. Dalam komunikasi bawahan ke atasan, saat karyawan diberikan tugas oleh atasan tentunya akan ada feedback/respon dari bawahannya, baik itu positive ataupun negative. Berikut adalah pertanyaan yang penulis ajukan kepada Bapak Parthiva Kalwani selaku pemilik dan pimpinan cabang, “ Bagaimanakah tanggapan/respon/feedback bawahan terhadap pemberian tugas/perintah yang diberikan atasan”, lalu beliau menjelaskan:

113

“Feedback nya karyawan positive, manager dan bawahan lebih senang dan lebih mengerti apabila kita berkomunikasi dengan contoh-contoh atau menggunakan visual, body language positif, seperti dengan menjelaskan ke karyawan ekspor begini, P.E.B. (Pemberian Ekspor Barang) itu seperti apa, pajak itu apa (penjelasan berupa gambar)”36.

Jawaban yang serupa pun penulis dapatkan juga dari Bapak Ram Kalwani selaku pimpinan bagian pemasaran ekspor perusahaan, dan beliau menjelaskan: “Saya hanya menambahkan saja, maksudnya Pak Parthi visual disini menurut saya visual dilapangan lebih efektif dari pada 1000 kata, contohnya pada saat ekspor dilapangan, saya selalu menugaskan kepada staf gudang saya untuk terjun langsung melakukan pemuatan barang ke container, disitu dia dapat merasakan dan melihat sendiri kondisi dilapangan saat ekspor seperti apa, seperti situasi pemuatan barang ke dalam container di lapangan tidak ada forkklif (alat angkut barang ke dalam container) untuk mempercepat proses pemuatan barang, karena perusahaan sedang mengejar jadwal kapal pelayaran yang mau tutup (closing time), kemudian perusahaan sedang ditekan oleh pihak EMKL sementara itu bagian dokumen ekspor dikantor menge-push staf gudang di lapangan untuk segera menyelesaikan pemuatan barang karena jadwal kapal mau tutup, whats happening there?” jadi tanggapan/respon karyawan terhadap tugas/wewenang yang saya berikan feedbacknya positive, karyawan selalu memberikan penjelasan bila terjadi masalah/kendala dilapangan atau di kantor”37.

Jawaban yang sangat pendek, penulis dapatkan dari Bapak Ade Sophian selaku manajer HRD, manajer accounting merangkap perpajakan dan Humas perusahaan, beliau menuturkan: 36

Hasil wawancara Bapak Parthiva Kalwani (Pemilik perusahaan), pada tanggal 12 Juli 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta 37 Hasil wawancara Bapak Ram Kalwani (Direktur Pemasaran Ekspor), pada tanggal 12 Juli 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

114

“Tanggapan / responnya biasa-biasa aja, tidak ada komentar dari karyawan, karena saya juga jarang sekali dikantor”38.

Penjelasan lebih lengkap penulis dapatkan dari Ibu Sugiatry (Atry) selaku staf finance dan payroll, beliau menuturkan: “Tergantung ya, gak setiap tugas itu gampang dikerjainnya, kadangkadang ada tugas yang sulit maksudnya diluar porsi saya, sekarang ini tugas yang diberikan atasan biasa-biasa aja selama pekerjaan itu masih bisa saya kerjain. Tapi dulu sewaktu saya masih pegang urusan kantor pusat yang dibogor, masalah waktunya ribet. Pada saat yang bersamaan misalnya jam perbankan itu kan cuma sedikit, misalnya LLG waktunya cuma sampai jam 1 (satu) siang sedangkan pekerjaan yang dikantor cabang tidak kepegang akhirnya saya jadi kena omelan bos. Tapi setelah ada Ari (staf baru untuk pegang kantor pusat yang di Bogor) semuanya berjalan dengan bagus. Apalagi dulu Pak Ashok kasih tugasnya suka dadakan, hari ini dikasih tugas hari ini juga dicancel, seringnya begitu, kadang-kadang itu bikin ribet, karena suka tidak pasti, kalau ada planningnya kan enak, yang gak enak itu kalau tugas dadakan, atau kalau udah mau jam 3 sore bank mau tutup baru deh ada tugas dadakan. Bila pekerjaan saya sedang overload, pusing, suntuk dan jenuh dengan segudang pekerjaan, saya paling hanya mengeluh saja tapi tetap menyelesaikan pekerjaannya, sebenarnya karyawan itu butuh refreshing dengan jalan-jalan bersama rekan-rekan sekantor untuk menghilangkan penat dan kejenuhan tiap harinya. Tapi rencana tinggal rencana saja”39.

Berdasarkan jawaban dari Bapak Parthiva Kalwani, Bapak Ram Kalwani dan Bapak Ade Sophian, semuanya memiliki jawabannya yang sama yaitu respon karyawan saat diberikan tugas adalah positive, karena dengan memberikan tugas 38

Hasil wawancara Bapak Ade Sophian (HRD, Manajer accounting, Pajak, dan Humas), pada tanggal 26 Juni 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta 39 Hasil wawancara Ibu Sugiatry (Staf Finance dan payroll), pada tanggal 17 Desember 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

115

dapat dijadikan suatu pembelajaran atau pengalaman bagus buat karyawan, seperti memberikan tugas secara visual untuk mengetahui situasi dan kondisi physic saat di dalam kantor maupun dilapangan itu seperti apa, sekaligus dapat memprakteknya langsung. Karena pemberian tugas secara visual dilapangan lebih efektif dari komunikasi lisan atau tertulis saja Tetapi tidak dengan respon yang diberikan oleh Ibu Sugiatry, tergantung dari setiap tugas yang diberikan atasan. Karena di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta jumlah karyawannya hanya sedikit, satu orang karyawan bisa menghandle banyak pekerjaan yang biasanya kalau diperusahaan lain satu jobdescription hanya di handle oleh satu orang karawan. Sehingga banyaknya tugas malah membuat karyawan menjadi kesulitan dalam menghandle pekerjaannya sendirian apalagi kalau sedang diuber-uber waktu yang mepet, tingkat kesetresannya menjadi tinggi, sehingga pekerjaan lainnya jadi tidak terpegang dan mendapat teguran oleh atasan. Menghadapi pekerjaan yang rutin dan banyak ini bisa membuat tingkat kejenuhan, kesetresan dan berkurangnya semangat kerja karyawan. Sehingga dibutuhkannya penyegaran/refreshing. Tidak ada kesulitan dalam komunikasi ke atas di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, tidak sesuai dengan teorinya Sharma (1979) dalam Pace dan Faules (2006: 191-192), karena di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta komunikasi dari bawah ke atas dapat dilakukan dengan baik, face to face, tanpa batasan komunikasi dan langsung mendapatkan tanggapan / feedback.

116

Komunikasi ke atas ini informasinya berupa laporan hasil kerja atau kesulitan yang dihadapi oleh karyawan. Tetapi sayangnya tidak semua karyawan berani menyampaikan masalah atau keinginan pribadinya kepada atasan, karena karyawan merasa kalau membicarakan masalah diluar pekerjaan pimpinan tidak akan memperhatikan masalahnya dan tidak memberi tanggapan terhadap masalah pegawai. Karyawan cukup melihat banyaknya masalah yang dihadapi pimpinan dalam mengurus perusahaan, sehingga membuat karyawan berpikir nanti yang ada akan menambah masalah. Bagaimana pimpinan bisa mengetahui permasalah yang sedang dihadapi karyawan kalau karyawannya sendiri tidak mau terbuka dengan atasannya.

117

4.2.5. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal merupakan aliran komunikasi kepada orang-orang yang memiliki hierarki yang sama dalam suatu organisasi, misalnya komunikasi yang terjadi antara manajer bagian pemasaran dengan manajer bagian produksi atau antara karyawan bagian produksi dengan karyawan bagian keuangan. 40 Pesan yang

mengalir

biasanya

berhubungan

dengan

tugas-tugas

atau

tujuan

kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi.41 Berikut adalah pertanyaan yang penulis ajukan kepada Bapak Parthiva Kalwani

selaku

mengkomunikasikan

pemilik

dan

pelaksanaan

pimpinan kerja

yang

cabang, berlangsung

“ Bagaimanakah antar

sesama

karyawan“, lalu beliau menjelaskan? “Pada dasarnya isi pesan yang disampaikan oleh rekan sejawat sama aja mengenai pekerjaan, tapi isi pesannya biasanya berisi mengkoordinasi kerja dan saling menginformasikan issue atau tugas pekerjaan yang sedang berkembang”42.

Jawaban yang sama juga disampaikan oleh Bapak Ram Kalwani selaku pimpinan marketing export :

40

Khomsahrial Romli, Komunikasi Organisasi Lengkap, PT. Grasindo, Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta, 2011, hlm.177 41 Arni Munammad, Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2011, cet ke-12, hlm. 121 42 Hasil wawancara Bapak Parthiva Kalwani (Pemilik perusahaan), pada tanggal 12 Juli 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

118

“Kalau komunikasi dengan rekan yang berada dalam garis yang sama biasanya untuk melakukan koordinasi pekerjaan, seperti membahas rencana kerja atau evaluasi pekerjaan selain itu juga dapat saling bertukar informasi mengenai masalah yang timbul, sesama karyawan saling bercanda atau ngobrol, sebagian besar dari waktu kerja karyawan berinteraksi dengan temannya”43.

Begitupun jawaban yang diberikan oleh Bapak Ade Sophian selaku manajer HRD mempunyai jawaban yang serupa dengan kedua key informan di atas, mengenai komunikasi antar karyawan : “Komunikasi antar karyawan paling sering terjadi dalam interaksi pribadi, selama waktu jam istirahat, obrolan di telepon, memo, dan catatan, kegiatan sosial, memecahkan masalah yang timbul di antara orang-orang yang berada dalam tingkat yang sama, bergosip atau ngerumpi, bercanda gak jelas”44.

Pernyataan serupa juga disampaikan juga kepada Ibu Sugiatry (Atry) selaku staf finance dan payroll, beliau menuturkan: “Bentuk komunikasi sesama karyawan yang paling umum disini yaitu interaksi pribadi selama waktu jam istirahat makan siang baik di kantor maupun diluar kantor, obrolan santai ditelepon, kegiatan sosial after office hour seperti jalan-jalan sambil mencari tempat makan yang enak dan nonton film di bioskop bersama teman-teman kantor untuk melepas kejenuhan, penat dan masalah di kantor, yang tujuanya untuk berbagi masalah atau curhat, memecahkan masalah yang ada, memperoleh

43


119

pemahaman bersama, berunding dan menumbuhkan dukungan antar pribadi”45.

Berdasarkan hasil wawancara mendalam yang peneliti lakukan kepada empat key informan, dapat ditarik kesimpulannya bahwa komunikasi yang terjadi di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, tidak hanya dari atas ke bawah (downward), bawah ke atas (upward), tetapi juga komunikasi horizontal. Dengan adanya pola aliran komunikasi vertikal dan horizontal diharapkan tidak adanya lagi hambatan dalam mengkomunikasikan kegiatan kerja sehari-hari. Komunikasi horizontal lebih bagus daripada alur komunikasi yang lain karena komunikasi horizontal yang ada di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta sudah terjalin seperti kekeluargaan jadi saat staff memerlukan bantuan masalah pekerjaan, maka staff lain bersedia membantu pekerjaan staff yang kesulitan menghadapi tugasnya. Para staff juga saling back up pekerjaan apabila salah satu staff harus meninggalkan pekerjaan disaat jam bekerja. Walaupun ada miss komunikasi diantara mereka yang menimbulkan perbedaan pendapat mereka bisa menanganinya secara demokratis. Komunikasi horizontal di PT. Parindo Agung Masjaya berbentuk mengkoordinasi penugasan kerja antar sesama karyawan seperti bertukar informasi, membahas rencana kerja, evaluasi pekerjaan, obrolan santai, bergosip, atau ngerumpi, bercanda dan kegiatan social after office hour untuk melepas 45


120

kejenuhan, penat dan memecahkan masalah urusan pekerjaan maupun pribadi dan saling menumbuhkan dukungan antar pribadi. Kedekatan emosional komunikasi antar sesama karyawan sangat berpengaruh, semakin dekat hubungan antara sesama karyawan maka akan semakin tinggi tingkat kedekatan atau keakrabannya dalam perbincangan mereka. Dari seluruh penelitian diatas peneliti menarik kesimpulan kelebihan dari komunikasi informal ini, yaitu bisa menciptakan komunikasi yang jauh lebih dekat / intentens / informal / bisa mendekatkan semua orang didalamnya yaitu antara karyawan dengan pimpinan dan sebaliknya, karyawan yang selevel (horizontal) dan diagonal. Walaupun komunikasi yang digunakan kebanyakan informal, hal itu bukanlah hambatan, ternyata karyawan tetap rajin dalam mengerjakan tugasnya karena menurut karyawan itu sudah merupakan tanggung jawabnya yang harus segera diselesaikan tepat pada waktunya, karyawan menganggap pekerjaan itu sebagai rasa kepemilikan/tanggung jawab yang besar.

121

Tabel 4 Observasi aliran komunikasi downward (atas ke bawah), upward (bawah ke atas) dan horizontal (komunikasi antar karyawan yang selevel) Downward Upward Horizontal

No. 1

Informal, dua arah secara tatap muka (face to face), tanpa melewati kepala divisi lain/karyawan yang posisinya lebih tinggi.

Informal, dua arah secara tatap muka (face to face), tanpa melewati kepala divisi lain/karyawan yang posisinya lebih tinggi.

Informal, dua arah secara tatap muka (face to face)

2

Lisan diikuti tulisan

Lisan diikuti tulisan.

Lisan

Level 1971 dalam Pace & Faules (2006: 186)

Level 1971 dalam Pace & Faules (2006: 186)

Downward berupa:

Upward berupa :

3

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Pengarahan Disiplin Prosedur Nasehat Tujuan Pertanyaan Kritikan Kebijaksanaan umum

1. 2.

3. 4.

Laporan hasil kerja Pertanggung jawaban karyawan atas pekerjaannya Pendapat Pertanyaan

Horizontal berupa : 1. Mengkoordinasi kerja 2. Menginformasika n tugas yang sedang berkembang 3. Membahas rencana kerja 4. Mengevaluasi kerja 5. Saling bertukar informasi tentang masalah yang timbul 6. Bergosip 7. Bercanda 8. Mengobrol santai 9. Jalan-jalan 10. Curhat

122

11. Berunding 12. Saling mendukung 4

5

1.

Dalam 1. Dalam 1. Sudah terjalin pemberian tugas melaporkan hasil seperti pimpinan tidak pekerjaan kekeluargaan pernah mengikuti karyawan tidak garis komunikasi pernah 2. Staf saling seperti yang ada mengikuti garis backup pekerjaan pada struktur komunikasi untuk seperti yang ada mengantisipasi 2. Menurut pada struktur bila salah satu pimpinan, organisasinya. staf karyawan akan meninggalkan lebih mengerti 2. Bawahan bisa pekerjaan disaat apabila pimpinan mendapat jam kerja berkomunikasi informasi dari dengan contohatasan langsung contoh atau menggunakan 3. Karyawan lebih visual, body senang language (verbal berkomunikasi dan non verbal). langsung kepada atasan 1. Semua pimpinan boleh menggunakan seluruh staff dari kepala divisi yang berbeda 2. Memarahi, mengatur, memberi perintah langsung sampai kepada karyawan level terbawah

6

Semua pimpinan sering melompati manajer, koodinator

Semua karyawan bisa memegang banyak jobdesk/pekerjaan (merangkap tidak ada yang spesifik), yang penting pekekerjaan cepat terselesaikan dengan cepat dan lancar

Walaupun menimbulkan perbedaan pendapat, karyawan bisa menangani secara demokratis

Tidak ada batasan komunikasi atau kesulitan dalam komunikasi ke

Tidak ada batasan komunikasi dalam komunikasi antar karyawan

123

ditengah seperti karyawan yang lebih tinggi posisi kerjanya dalam pemberian tugasnya

atasan,karena semua komunikasinya bersifat kekeluargaan dan terbuka. Tidak sesuai dengan teorinya Sharma 1979 dalam Pace & Faules (2006: 191192)

7

1. Pimpinan bertindak juga sebagai HRD.

1. Banyaknya tugas 1. Komunikasi yang diberikan horizontal sangat seluruh sering digunakan pimpinan, 2. Untuk perusahaan membuat 2. Komunikasi kecil, jabatan karyawan stress horizontal lebih HRD tidak terlalu tingkat tinggi, bagus daripada dibutuhkan, jenuh, bosan, alur komunikasi karena karyawan bingung mana yang lain hanya sedikit, yang harus HRD dibutuhkan didahulukan bila karyawannya banyak 2. Pekerjaan tidak bisa terpegang 3. Manajer HRD di semua PT. Parindo Agung Masjaya 3. Semangat dan cabang Jakarta motivasi lebih banyak karyawan mengurus menurun, butuh finance/accountin penyegaran dan g, keperluan refreshing ekspor dan impor yang bersifat 4. Karyawan tidak teknis di lapangan harus melaporkan peristiwa lompatan ke manajer atau karyawan yang

124

posisinya lebih tinggi 5. Bila terjadi kesalahan pada karyawan, pimpinan bisa memarahi atau menegur langsung karyawannya 8

Seluruh pimpinan masih bisa berkomunikasi lewat media elektronik (sms,bbm, whatsapp email, telephone) walau tidak dikantor

9

Perusahaan jarang menggunakan rapat, karena karyawannya hanya 6 orang, jadi semua bisa dikomunikasi langsung dan kantor sangat bersifat kekeluargaan

10

Pimpinan selalu terbuka dalam pemberian informasinnya, seperti kebijakan umum perusahaan, peraturan, prosedur baru, status keuangan perusahaan

125

11

Bila hubungan langsung ini terus menerus akan merusak saluran hubungan resmi yang telah ditentukan & merusak struktur organisasi yang telah ditetapkan, sesuai dengan teori Sutarto (2012: 183184)

12

Atasan lebih mudah mengontrol bawahan karena kesatuan tempat atau jarak antar karyawan saling berdekatan, maka jumlah karyawan yang dapat di pimpin langsung oleh atasan dapat berjumlah banyak. Bisa dilihat dari design ruang kerja kantor di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta (gambar 5)

13

Semua kerumitan komunikasi atas kebawah akibat banyaknya komunikasi informal yang digunakan, karena dipengaruhi jumlah jenjang organisasi yang sangat pendek

126

Berdasarkan observasi di atas, penulis menyimpulkan bahwa tidak ada kerugian dalam komunikasi dua arah face to face, karena komunikator dapat memperoleh umpan balik mengenai konsekuensi dari pesan yang disampaikan. Komunikator dapat mengevaluasi, apakah komunikan memperhatikan, memahami menerima atau menyetujui pesan yang disampaikan. Meskipun demikian, penerimaan atau persetujuan komunikan atas pesan yang disampaikan sangat sulit diukur karena komunikan dapat memilih untuk tidak memperlihatkan apakah pesan-pesan tersebut benar-benar diyakini. Mengingat di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta karyawannya hanya sedikit, maka komunikasi informal dua arah face to face memang sangat efektif. Komunikasi informal di PT. Parindo Agung Masjaya sudah sangat jalan, karena pola komunikasi informal lebih sering digunakan untuk menyelesaikan masalah daripada komunikasi formal. Komunikasi informal sangat fleksibel untuk menyelesaikan masalah-masalah yang bersifat segera tanpa harus menunggu terlalu lama untuk mengambil keputusan dan seluruh karyawan lebih senang menyampaikan informasi dengan cara informal melalui telepon, sms, blackberry messanger, whatssapp, fax maupun lewat e-mail. Justru kalau perusahaan terlalu

mengikuti prosedur/alur komunikasi formal sesuai dengan struktur organisasinya malah menjadi tidak efektif, karena dalam kerja sehari-harinya memang sangat jalan kalau menggunakan komunikasi informal.

127

4.3.

Pembahasan Berdasarkan hasil observasi yang peneliti lakukan sebagai partisipan

membership, peneliti mengeksplor secara mendalam dengan melakukan wawancara mendalam secara informal kepada empat orang key informan dengan menggunakan alat perekam (handphone), memutar ulang dan mencatatnya agar bisa dibaca berulang-ulang untuk mendapatkan gambaran umum hasil wawancara. Penelitian ini berkembang setelah peneliti masuk ke dalam objek penelitian sehingga memudahkan peneliti untuk mengamati secara langsung kondisi-kondisi internal perusahaan dan berusaha menemukan problemnya ada dimana sesudah riset, dengan menganalisis sumber data secara serius dan terus menerus maka teori dan hasil akhir bermunculan dengan jelas, yang temuannya perlu ditunjukkan dengan foto-foto, struktur organisasi dan rekaman dari key informan. Setelah peneliti selesai melakukan riset, temuannya yaitu terjadi perubahan pola komunikasi formal menjadi informal. Perubahan pola komunikasi akibat krisis moneter yang menyebabkan berubahnya manajemen perusahaan dan pergantian nama perusahaan yang semula komunikasinya formal di PT. Partex Indonusa sekarang berubah menjadi informal di PT. Parindo Agung Masjaya. Walaupun krisis yang terjadi berawal dari krisis moneter (faktor eksternal perusahaan) yang menyebabkan persaingan menjadi berat, perusahaan menjadi

128

terpukul dan berakhir PHK karyawan, sehingga jumlah karyawan menjadi berkurang maka pola komunikasi dulu dengan sekarang menjadi berbeda. Kondisi luar perusahan ini diperparah dengan kondisi dalam perusahaan yaitu kesatuan perintah yang tidak jelas maka terjadi kebingungan antar karyawan, karena adanya kerumitan pola komunikasi yang bisa menjadikan masalah dalam organisasi sehingga tidak jelasnya jalur atau arus penyampaian pesan dalam struktur organisasinya. Dulu sewaktu di PT. Partex Indonusa hanya mempunyai dua orang pimpinan saja dengan jumlah karyawan +/- 30 orang sekarang setelah berubah menjadi PT. Parindo Agung Masjaya pimpinannya menjadi empat orang dengan membawahi enam orang karyawan saja. Sekarang semua pimpinan menganggap dirinya sebagai kapten yang mengatur sebuah kapal. Ibarat sebuah kapal mempunyai empat orang kapten, pengemudi kapal akan bingung, perintah dari kapten manakah yang harus di anut (Sutarto, 2012: 192) sehingga terjadi kesatuan perintah yang tidak jelas. Perubahan pola komunikasi formal menjadi informal membuat karyawan tidak bisa membedakan mana tugas yang resmi dan mana tugas yang hanya minta tolong karena setiap pimpinan memberikan perintah dengan cara yang berbeda. Walaupun secara komando komunikasinya tidak masalah, tapi sebetulnya terjadi kekacauan dalam struktur organisasinya. Sehingga karyawan mempunyai beban pekerjaan yang berlebih, satu orang karyawan bisa menghandle banyak

129

pekerjaan. Pekerjaan karyawan menjadi double dan overload dan tidak jelasnya tanggung jawab. Walaupun jelas karyawan bertanggung jawab kepada orang yang memberikan pekerjaan, karyawan tetap kesulitan, karena empat orang pimpinan hanya membawahi enam orang karyawan saja, sehingga karyawan merasa di kejar-kejar waktu yang mepet karna semua pimpinan merasa mempunyai hak dan boleh menggunakan setiap staf dari kepala divisi yang berbeda, boleh menegur/memarahi langsung sampai karyawan level terbawah, sehingga menimbulkan bosan, jenuh, stress tingkat tinggi, sakit, tidak ada motivasi dan tidak ada semangat kerja pada karyawan. Bila komunikasi informal ini berjalan terus menerus bisa menyebabkan struktur organisasinya menjadi tidak sehat, tidak jalan atau terabaikan, karena di PT. Parindo Agung Masjaya aliran komunikasi formalnya tidak jalan. Komunikasi secara formal seharusnya mengikuti struktur oganisasi misalnya manajer dan karyawan dipanggil dalam pemberian tugas, jadi manajer juga tau pimpinan akan memberikan perintah apa kepada karyawan seperti dalam panggilan rapat semuanya dipanggil, dan pimpinan jangan terlalu sering melangkahi manajer kecuali urgent, karena nanti posisi manajer punya perasaan terabaikan. Atau sesuai dengan teori Sutarto (2012: 191-194) kepala yang akan menggunakan tenaga bawahan dari divisi lain hendaknya melewati kepala divisi yang memiliki tenaga tadi. Dengan cara demikian maka kepala dari tenaga yang

130

akan dipakai tadi dapat mengatur. Bila perintah dari kepala divisi lain itu dipandang lebih penting mungkin saja segera diperintahkah kepada bawahannya, sebaliknya apabila bawahannya itu sedang sibuk maka perintah dari kepala divisi lain itu dapat “ditahan” lebih dahulu, nanti bila telah senggang baru diperintahkan. Dengan demikian terjadi suatu urutan perintah yang teratur tidak saling bertabrakan satu sama lain, yang bila dilanggar maka semua orang bisa berkuasa disini yang kalau digambar struktur organisasinya menjadi tidak jelas jalurnya dan terjadi tabrakan dalam aliran komunikasinya. Aliran komunikasi informal yang terjalin di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta sudah berjalan sangat baik dikarenakan : 1. Penyampaian informasinya bersifat segera / cepat, akurat, tepat dan sesuai sasaran. 2. Membawa banyak informasi 3. Dipengaruhi jenjang organisasi yang pendek dan di pengaruhi design ruang kerja kantor yang sangat cocok untuk aliran komunikasi informal yang memudahkan semua jalur vertikal, horizontal dan diagonal, lihat gambar 5 4. Fleksible untuk menyelesaikan masalah yang bersifat segera 5. Face to face bisa menghindari miss communication 6. Lebih cepat memahami informasi yang disampaikan dan langsung mendapat feedback / tanggapan 7. Pekerjaan lebih cepat diselesaikan dengan baik karena menggunakan kombinasi metode lisan diikuti tulisan agar pesan lebih mudah di ingat dan

131

tidak mengalami beban informasi, sesuai dengan teori Level (1971) dalam R. Wayne Pace & Faules (2006 : 186).

Komunikasi ke bawah (Downward Communication) sudah sangat bagus dan dilakukan dua arah secara tatap muka langsung (face to face). Pimpinan lebih mudah memberikan instruksi pekerjaan, pengarahan dan memantau langsung proses kerja karyawan, didukung dengan teknologi yang modern seperti handphone, telephone dan e-mail, maka informasi dapat diterima dengan cepat dan efisien. Komunikasi ke atas (Upward Communication) yang dilakukan oleh bawahan ke pimpinan sudah sangat bagus karena dilakukan secara face to face atau melalui

telepon, email, sehingga informasi yang diterima lebih cepat, akurat dan lebih tepat sasaran. Tidak ada kesulitan dalam komunikasi ke atas di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, seperti yang diungkapkan oleh Sharma (1979) dalam Pace dan Faules (2006: 191-192). Seluruh karyawan lebih senang melaporkan informasi ke pimpinan dengan cara bertatap muka secara langsung tanpa

perantara dan tanpa batasan komunikasi sehingga komunikasi yang karyawan sampaikan langsung mendapat tanggapan atau umpan baliknya dari pimpinan mengenai informasi yang karyawan sampaikan.

Seluruh pimpinan masih mau mendengarkan, mempertimbangkan dan selalu siap membantu segala kesulitan/masalah yang dihadapi oleh karyawannya, baik masalah pribadi maupun masalah pekerjaan. Walaupun pimpinan sibuk tetapi pimpinan masih mau mendengarkan keinginan dan kesulitan yang dihadapi karyawannya.

132

Sayangnya tidak semua karyawan berani menyampaikan masalah atau keinginan

pribadinya

kepada

atasan,

karena

karyawan

merasa

kalau

membicarakan masalah diluar pekerjaan pimpinan tidak akan memperhatikan masalahnya dan tidak memberi tanggapan terhadap masalah pegawai. Karyawan cukup melihat banyaknya masalah yang dihadapi pimpinan dalam mengurus perusahaan, sehingga membuat karyawan berpikir nanti yang ada akan menambah masalah. Komunikasi horizontal sudah lebih bagus dari aliran komunikasi lainnya karena sudah terjalin seperti kekeluargaan atau menunjukkan ke akraban, staf saling backup pekerjaan bila salah satu staf meninggalkan pekerjaan di saat jam kerja. Walaupun ada perbedaan pendapat antar karyawan tetapi tetap bisa di selesaikan secara demokratis dan cukup mudah terjadi dalam situasi formal dan informal. Tidak seperti dalam teorinya Abdullah Masmuh (2010: 22) yang menurut teorinya kerugian komunikasi dua arah ini adalah lambat, memakan banyak waktu, dan ada kemungkinan kurang effisien karena dapat memberikan kepuasan yang berlebihan kepada penerima pesan yang mempunyai kesempatan untuk memahami pesan yang dikirimkan sepenuhnya. Dan perlu kiranya diingat bahwa tidak setiap orang menyukai berinteraksi. Oleh karena itu dalam situasi forum tatap muka langsung mereka tidak menyatakan pendapatnya. Akibatnya seringkali timbul masalah-masalah yang tidak relevan dan pendapat atau komentar yang tidak berkaitan dan menyimpang dari masalah pokoknya. Namun, dalam situasi

133

dimana suatu keputusan akan dilaksanakan, komunikasi dua arah dipandang sangat bermanfaat46.

46

Abdullah Masmuh, Komunikasi Organisasi: Dalam Perspektif Teori dan Praktek, Universitas Muhamadiyah Malang, Malang,2010, cet ke-2, hlm. 22

BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Profil PT. Parindo Agung Masjaya Cabang Jakarta

Recommend Documents