BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN. Perencanaan yang ada dalam tahap inisialiasi strategi ini dimulai dengan

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Perencanaan yang ada dalam tahap inisialiasi strategi ini dimulai dengan menentukan tujuan dan sasaran, yaitu membuat dan menghasilkan sebuah perencanaan strategis TI yang dimulai dengan tahap awal melakukan analisa keadaan perusahaan pada saat penulisan dibuat, merumuskan strategi bisnis untuk mencapai sasaran perusahaan dalam jangka waktu 3 tahun mendatang, merumuskan stategi TI yang mendukung strategi bisnis yang ada dan kemudian menuangkannya dalam sebuah perencanaan implementasi TI. Hasil akhir yang diharapkan dari proses ini adalah sebuah perencanaan strategis TI yang mendukung strategi bisnis perusahaan disertai dengan perencanaan implementasi. Pembuatan perencanaan strategis TI ini melibatkan beberapa pihak dalam perusahaan, antara lain: direksi, Departemen Marketing, Departemen Operational, Departemen Keuangan, Departemen HR/GA.

4.1.

Analisis Kondisi PT. ACI

4.1.1.

Profil PT. ACI PT. ACI didirikan pada bulan Juli 1994 dan berkembang pesat

didalam freight forwarding dan industri logistic dengan komitmen PT. ACI untuk memberikan layanan yang terbaik dalam transportasi dengan harga yang bersaing. PT. ACI telah memiliki dua kantor cabang dan agen diseluruh daerah di Indonesia untuk layanan domestik yang ditangani oleh

77

78

lebih dari 100 tenaga yang berpengalaman. Berbagai macam layanan dari ACI Movers adalah (1) Packing; (2) Moving; (3) Freight Forwarding; (4) Trading; (5) Logistic Supply Provider; (6) Tour & Travel (Anak Perusahaan); (7) Security Services (Anak Perusahaan).

4.1.2.

Lokasi Perusahaan PT. ACI mempunyai kantor pusat yang berlokasi di Gedung

Nuansa Commercial Estate Jl. TB. Simatupang kav 17 Blok A 1-3, Jakarta Timur. PT. ACI mempunyai dua kantor cabang yaitu di : o Jl. Babakan Kejaksan, Regol, Bandung o Graha Suhada Blok A no.35, Pedurungan Tengah, Semarang

4.1.3.

Visi dan Misi Perusahaan

Visi : o Menjadi perusahaan nasional yang berkualitas, berintegritas, dan mampu bersaing secara internasional o Meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan agar dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan tanpa mengurangi profesionalisme dan integritas. Misi : o PT. ANGGUN CIPTA INTERNUSA adalah perusahaan logistik nasional yang berkualitas, berintegritas professional, playanan terbaik kepada pelanggan dengan SDM bermutu dan mampu bersaing secara internasional.

79

o PT. ANGGUN CIPTA INTERNUSA menerapkan ISO 9001 : 2008, ISO 14001 : 2004, dan OHSAS 18001 : 2007 secara integritas dengan evaluasi yang berkesinambungan dalam rangka meningkatkan kinerja karyawan untuk meningkatkan mutu pelayanan.

4.1.4.

Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 4.1 Struktur Perusahaan PT. ACI

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab dari Struktur Perusahaan : Pelaksana tugas harus melaksanakan tanggung jawab yang diberikan, menghormati aturan, mengatur kerja sama tugas antar departemen dan, berusaha membuat efisiensi aktifitas kegiatan kerja.

80

•

Direktur Direktur bertanggung jawab atas seluruh tanggung jawab manajemen yang berhubungan dengan pengembangan dan perbaikan Sistem Manejemen Mutu. Tanggung jawab tersebut meliputi : o Mengkomunikasikan kepada seluruh organisasi mengenai pentingnya pemenuhan kebutuhan pelanggan, pemenuhan ketentuan maupun peraturan yang berlaku, serta aspek-aspek hukum yang ada di dalam. o Menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu o Melakukan Tinjauan Manajemen o Memastikan tersedianya Sumber Daya yang diperlukan

•

General Manager Bertanggungjawab atas terlaksananya system mutu, pemeliharaan dan pengembangannya. Memberikan saran-saran konstruktif di bidang system manajemen mutu dengan tujuan perbaikan dan peningkatan baik kepada direksi mauun kepada pelaku system manajemen mutu.

•

Wakil Manajemen Direktur / Pucuk pimpinan menunjuk Wakil Manajemen yaitu Bagian yang bertanggung jawab dan diberi wewenang untuk menjamin pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu. Memastikan prosesproses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan, dan dipelihara. Melaporkan kinerja Sistem Manajemen Mutu dan kebutuhan untuk peningkatan pada Direktur /

81

Top Manajemen. Melakukan sosialisasi atas kebutuhan-kebutuhan pelanggan, kepada seluruh jajaran di PT. ACI. •

Department Sales dan Marketing Department marketing merupakan department yang bertugas mencari prospek klien dan menjalin komunikasi dengan klien, sehingga dapat mengetahui

dan

memenuhi

apa

kebutuhan-kebutuhan

klien.

Department marketing juga akan bekerja sama dengan department lain dalam hal pekerjaan project untuk klien. •

Department Finance dan Accounting Department Fiance dan Accounting adalah department yang mengatur keuangan perusahaan. Segala akitivitas yang berkaitan terhadap pemasukan dan pengeluaran perusahaan termasuk pembayaran pajak di kelola oleh departemen ini. Dimana departemen ini terdiri atas beberapa bagian, yaitu : o Finance o Accounting o Invoicing

•

Departemen Operational Memonitor semua kegiatan operational. Memberikan laporan kepada pelanggan, marketing danpimpinan perihal pekerjaan yang sedang berjalan. Memberikan petunjuk atau arahan kepada coordinator lapangan, supervisor, dan perwakilan mengenai handiling barang.

82

•

Departemen HR/GA Bertanggungjawab dalam hal ketenagakerjaan dan fasilitas karyawan. Melaksanakan investigasi, motivasi, rehabilitasi kepada karyawan yang bermasalah, agar memenuhi syarat menjadi karyawan dengan kinerja yang baik bagi perusahaan.

4.1.5.

Analisa Keragaan Sumber Daya PT. ACI

4.1.5.1. Keragaan Sumber Daya Manusia Saat ini PT. ACI memperkerjakan 100 orang tenaga kerja dengan komposisi sebagai berikut : Tabel 4.1 Keragaan SDM PT. ACI Bagian Back Office Front Office General

Jumlah Orang 37 60 3

Adapun komposisi dan penggolongan tenaga kerja berdasarkan usia dan jenis kelamin dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 4.2 Tenaga Kerja PT. ACI Usia 20 – 25 26 – 30 31 – 35 36 – 40 >40

Laki 3 27 49 5 8

Perempuan 3 5

Jumlah 6 32 49 5 8

83

4.1.5.2. Analisa Pertumbuhan Pelanggan Tabel 4.3 Pertumbuhan Pelanggan PT. ACI Tahun 2009 2010 2011

Jumlah Pelanggan 58 84 102

Pertumbuhan

%

N/A 26 18

N/A 44.82 21.42

4.1.5.3. Analisa Pertumbuhan Penjualan Table 4.4 Pertumbuhan Penjualan PT. ACI Tahun 2009 2010 2011

4.2.

Nilai Transaksi 16.643.677.335 31.924.297.788 38.049.325.819

Pertumbuhan N/A 15.280.620.453 6.124.828.031

% N/A 91.81 19.18

Analisa Kebutuhan Bisnis PT. ACI Dalam menyusun IT strategic planning dibutuhkan suatu analisis dan

evaluasi kebutuhan bisnis yang ada terlebih dahulu untuk menilai dan mengevaluasi sistem yang ada, hal ini dilakukan agar didapat kesimpulan untuk rekomendasi sistem yang diusulkan.

4.2.1.

Analisa Lingkungan Internal Bisnis PT. ACI Analisis

lingkungan

internal

bisnis

dilakukan

untuk

mengidentifikasi sejauh mana perusahaan dapat mengevaluasi hal-hal yang perlu diperbaiki atau dikembangkan bahkan dimanfaatkan untuk dijadikan suatu peluang untuk semakin membangun perusahaan sehingga dapat meningkatkan keuntungan kompetitif perusahaan.

84

4.2.1.1. Analisis SOAR Pada perancangan sistem pengukuran kinerja ini, langkah awal yang dilakukan adalah melakukan analisis Strengths, Opportunities, Aspirations, dan Results dari perusahaan. Analisis ini dilakukan melalui proses wawancara, kuesioner, dan brainstorming dengan beberapa pihak perusahaan. Berikut disajikan hasil analisis SOAR yang telah dilakukan. Tabel 4.5 Strength Perusahaan NO S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7

STRENGTH Perusahaan mempunyai modal yang cukup besar dalam usahanya Perusahaan sudah bersertifikasi ISO, ISO 9001 : 2008, ISO 14001 : 2004, dan OHSAS 18001 : 2007 Mempunyai banyak agen di tiap ibukota Mempunyai banyak pengalaman untuk pengiriman perangkat telekomunikasi Mempunyai dua kantor cabang yaitu Bandung dan Semarang Mempunyai lahan gudang sebesar 3000 m2 PT. ACI punya banyak SDM yang ahli dibidang Expedisi

Tabel 4.6 Opportunities Perusahaan NO O1 O2 O3 O4

OPPORTUNITIES Perusahaan berpeluang memiliki banyak mitra kerja baik Perusahaan berpeluang bisa mengembangkan usaha LSP Perusahaan berpeluang bisa mengembangkan layanan pengiriman internasional Sertifikasi yang dimiliki membantu peluang jaminan managemen mutu perusahaan

85

Tabel 4.7 Aspirations Perusahaan NO A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10

ASPIRATIONS Mampu mensejahterakan karyawan dan staf-stafnya kearah lebih baik lagi Menjadi Expedisi yang melayani pengiriman darat, laut, dan Udara yang masuk jaringan Internasional Memiliki system pelaporan hasil kerja yang lebih jelas dan akurat Memberikan training untuk meningkatkan kemampuan dari karyawan Membuka kantor cabang di berbagai kota lain Mampu mencapai omset 7 milyar per tahun (bahkan lebih) Website perusahaan bisa dikembangkan dan digunakan dengan lebih baik Bisa berkerjasama dengan perusahaan dari Oil dan Gas Bisa menambah armada kendaraan darat lebih banyak. Lahan gudang bisa segera dibangun menjadi gudang dengan standar nasional

Tabel 4.8 Result Perusahaan NO R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 R9 R10 R11 R12 R13 R14

RESULT Melakukan kerjasama dengan pelanggan di luar kota Jakarta Memberikan penawaran kerjasama dengan perusahaanperusahaan Oil dan Gas Melengkapi data persyaratan perusahaan untuk keperluan tender. Meningkatkan skill para karyawan agar mampu menghasilkan kinerja yang berkualitas Meningkatkan kesejahteraan karyawan Meningkatkan jumlah konsumen Meningkatkan kepuasan konsumen Meningkatkan efisiensi biaya Meningkatkan monitoring pengiriman barang dengan system aplikasi Menyelenggarakan komunikasi korporat yang efektif Membangun lahan Gudang Melalukan promosi perusahaan dengan website dan mengikuti kegiatan-kegiatan perusahaan expedisi Menggunakan system aplikasi yang sesuai standar nasional Membuat kontrak kerjasama dengan agen kendaraan

86

Berdasarkan data yang ada serta wawancara yang telah dilakukan dengan pihak dari PT. ACI maka dapat diperoleh beberapa strategi untuk PT. ACI dengan menggunakan matriks SOAR sebagai berikut : Table 4.9 Matrix SOAR PT. ACI Strategi SA Mempromosikan sertifikasi perusahaan kepada pelanggan. (S-2, A-8) Membuka layanan pengiriman internasional (S-1,A-2) Optimalisasi website perusahaan menjadi e-commerce, hubungan dengan agen, dan forum konsumen (S-3, A-7) Pelajari usaha LSP (S-6, A-10)

Strategi OA Membuka layanan pengiriman internasional (A-3,O-2) Mengadakan training skill bagi karyawan (A-4, O-4) Membuat kontrak kerja dengan armada luar kota (A-9,O-1)

Strategi SR Aktifkan Customer Services (S-4,R-7) Membuat aplikasi yang bisa menghubungkan dengan pekerjaan di cabang (S-5,R-13) Memberikan penawaran kerjasama dengan perusahaan-perusahaan Oil dan Gas (S-7, R-2)

Strategi OR, Optimalisasi website (A-7,R-12) Optimalisasi Tracking pengiriman dengan GPS (A3,R-9)

4.2.1.2. Analisis Value Chain Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas bisnis perusahaan menjadi suatu kesimpulan tentang teknologi yang dapat dimanfaatkan dari bisnis proses yang ada. Aktivitas value chain terbagi menjadi dua kelompok aktivitas perusahaan yaitu aktivitas primer dan aktivitas pendukung. Analisis Value chain juga menunjukan hubungan antara aktifitas dan fungsi yang ada pada lingkungan internal organisasi. Setiap aktifitas dalam value chain membutuhkan biaya dan penggunaan

87

aktiva, membebankan biaya operasional serta aktiva yang digunakan untuk setiap aktifitas, Value chain sendiri membuat perhitungan biaya antara aktifitas tersebut. Setiap aktifitas dari value chain harus diubah menjadi kemampuan kompetitif sehingga dapat menjadi keunggulan kompetitif dan dapat menciptakan hal tersebut dapat lebih bernilai, maka diperlukan suatu kemampuan serta integrasi pengetahuan dari setiap individu dalam perusahaan, mengkoordinasikan agar aktifitas value chain dapat lebih efektif dan efisien. Tabel 4.10 Diagram Value Chain PT. ACI

Support Activities

Firm Infrastructure

Product & Technology Development Human Resources Management Procurement

Primary Activities

Inbound Logistic

Operational

Outbound Logistic

agen daerah dan kendaraan 2 kantor cabang 1 kantor pusat 1 gudang Accounting & Finance P&D, IT, update monitoring pengiriman karyawan, Recruitment, Training, gaji, kompensasi & keuntungan management vendor & Evaluasi

Marketing & Sales

Menyiapkan Memberikan kendaraan Pengambian Pendataan penawaran harga dan data barang dari masuknya pada setiap kendaraan lokasi asal barang yang tender dari yang sesuai akan dikirim pelanggan jumlah barang Monitoring Menghubungi Penyimpanan pengiriman pelanggan Barang naik barang di dari mengenai kendaraan warehouse pengambilan pengiriman hingga tiba

Service

Layanan keluhan pelanggan

Penggantian barang rusak / hilang

88

di lokasi Pengiriman barang ke lokasi tujuan pelanggan Mengirim invoice kepada pelanggan

Mengatur jadwal pengiriman

Pengepakan barang

Informasi media melalui website, email dan fax yang dikirm ke pelanggan

Mengadakan training bagi karyawan

Memberikan laporan kepuasan pelanggan

Memberikan asuransi pada barang yang dikirim

Member informasi mengenai target pasar perusahaan

Aktifitas Primer (Utama) : 1. Inbound Logistic Aktivitas ini merupakan tahapan dimana PT. ACI menerima permintaan pengiriman barang dari kantor cabang. Kemudian barang akan diperiksa sesuai dengan dokumen dan dalam kondisi baik dan lengkap. Barang masuk warehouse dengan pendataan barang masuk, kemudian penyimpanan barang di gudang sesuai dengan tipe dan tanggal masuk barang. Kemudian dilakukan penjadwalan pengiriman barang (disesuaikan juga dengan jadwal kapal laut dan udara). 2. Operational Aktivitas ini merupakan kegiatan yang dilakukan ketika pengiriman sedang berjalan. Ketika ada Order Kerja untuk pengiriman via laut atau udara, maka bagian Operational akan memeriksa jadwal perusahaan pelayaran yang sesuai dengan permintaan pelanggan. Setelah jadwal tersedia,

maka

operasional

akan

menghubungi

pelayaran

untuk

89

mengkonfirmasi ketersediaan kapal. Untuk pengiriman via darat, dimulai dari pengepakan barang, menyesuaikan dengan jenis kendaraan yang digunakan, memonitoring dimana posisi barang selama pengiriman karena pelanggan harus dikabari setiap hari. 3. Outbound Logistic Aktivitas ini merupakan tahapan dimana PT. ACI menerima permintaan pengiriman barang dari pelanggan kemudian melakukan pengambilan barang dari lokasi asal dengan membawa Surat jalan dan Berita Acara lengkap. Kemudian aktifitas yang dilakukan hingga barang tiba dilokasi tujuan sesuai data dan menurunkan barang dari kendaraan di lokasi secara lengkap dan baik. Hingga perusahaan mengirimkan invoice ke pelanggan. 4. Marketing & Sales Aktifitas

ini

semua

yang

bertujuan

agar

perusahaan

dapat

meningkatkan penjualan dengan mengikuti tender dari pelanggan, selalu berkomunikasi dengan pelanggan untuk terus bisa berkerjasama dan berpartisipasa dalam pekerjaan pengiriman di pelanggan, memberikan informasi uptade tentang perusahaan media melalui website, email dan fax yang dikirm ke pelanggan, memberikan laporan evaluasi kepuasan pelanggan, dan member informasi mengenai target pasar perusahaan. 5. Services Aktifitas ini yaitu dilakukannya pelayanan untuk keluhan dari pelanggan, dan memberikan solusi untuk perbaikan dari keluhan tersebut. Juga aktifitas seperti penggantian barang yang rusak / hilang selama yang

90

menjadi pertanggungjawaban perusahaan. Memberikan asuransi setiap barang yang dikirim oleh perusahaan. Tidak lupa juga mengadakan training untuk karyawan front office dalam melakukan pelayanan terhadap pelanggan. Aktifitas Pendukung : 1. Infrastruktur Perusahaan : Perusahaan memiliki agen-agen pengiriman dan armada kendaraan yang berada di daerah-daerah Indonesia, dua kantor cabang, satu kantor pusat, satu gudang yang terletak di Cimanggis, juga bagian Accounting & Finance. Kegiatan bagian Accounting dan finance terdiri dari pembayaran pajak dan urusan hukum, pengelolaan keuangan dan administrasi perusahaan. 2. Pengembangan teknologi dan produk : Mencakup semua aktivitas yang melibatkan penyediaan kebutuhan akan teknologi dan produk terbaru yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas seperti permintaan pengiriman, monitoring pengiriman barang, packing serta update monitoring pengiriman. 3. Manajemen sumber daya manusia : Human Resource Management seperti perekrutan karyawan baru, pelatihan, pengembangan sumber daya manusia, penggajian, kompensasi serta benefit.

91

4. Pengadaan barang : Berhubungan dengan aktivitas mendapatkan vendor yang mampu mendeliver kebutuhan konsumen sehingga dapat memberikan services yang disukai dipasaran, seperti vendor management dan evaluasi vendor.

Table 4.11 Analisis Area, Fungsi dan Proses Bisnis PT. ACI Area Fungsional Marketing

Operational

Accounting Finance

Fungsi Bisnis Mencari Customer Penawaran Harga Permintaan Order Kerja

&

Monitoring Pengiriman Monitoring Problem Menerima Tanda terima barang Asli Laporan dan Audit Keuangan

Account Payable

Account Receivable

Proses Bisnis Mencari Customer pada daftar perusahaan. Memberikan penawaran harga kepada tender dari pelanggan Membuat Order Kerja Membuat Berita Acara, Membuat Surat Jalan Membuat laporan pengiriman per hari Mencatat history masalah yang terjadi Filing data Tanda terima untuk keperluan Invoicing Melakukan audit keuangan, Memberikan hasil laporan keuangan Membuat Faktur Pajak Membuat bukti pengeluaran uang, Memproses arus kas Memberikan jadwal Pembayaran, Menerima Faktur, Pembelian Memberikan Laporan Hutang Memberikan Invoice Menerima Faktur Penjualan Menerima faktur, uang dan bukti transfer dari

Aplikasi B2b, B2C (Sales) Ms Excel (Sales)

Ms Access (OPS) Ms Excel (Sales) Monitoring (support) Monitoring (support) Ms Access (OPS)

MS Excel (Finance)

MS Access (Finance) MS Excel (Finance) MS Excel (Finance)

MS Access (Finance) MS Excel (Finance) MS excel (Finance)

92

HRD

GA

IT

Pemeliharaan IS/IT

pelanggan Memberikan cuti Persetujuan Ijin reimbursment, absensi,dll Mengurus keperluan internal perusahaan, seperti ATK, purchase request karyawan, dll. Memelihara jaringan internet perusahaan, hardware, software, Mengatasi masalah dalam sistem

Ms Access Absensi MS Excel (Admin)

Adapun gambar bisnis proses PT. ACI adalah sebagai berikut :

Gambar 4.2 Bisnis Proses PT. ACI

Dari bisnis proses diatas, dapat dijelaskan yaitu :

93

1. Marketing dalam mencari pelanggan baru ataupun meng-handle pelanggan lama untuk mendapatkan Order Kerja dengan cara email dan telepon. Tawar menawar harga antara Pelanggan dengan marketing juga dilakukan via email 2. Jika Pelanggan sudah memberikan Approval, maka Order Kerja akan dibuat oleh Marketing dan butuh persetujuan dari Manager Marketing 3. Untuk pelaksanaan pengiriman, Pelanggan akan mengirimkan PO kepada marketing. PO akan digunakan untuk data membuat Order Kerja. 4. Ketika satu Order Kerja dibuat maka akan ada request Supervisor pada HR/GA, request Armada kepada Agen (untuk pengiriman laut udara by email dan telepon) yang keterangan kendaraan akan input di system. 5. Armada kendaraan akan berangkat menuju ke lokasi pengambilan barang dan dikirim sesuai alamat tujuan yang sesuai PO dari Pelanggan. 6. Supervisor akan mengecek barang sesuai packing list yang diberikan Pelanggan apakah barang dalam kondisi sesuai, baik dan lengkap atau tidak. 7. Operasional akan memonitoring supervisor via email dan telepon untuk mengetahui posisi barang. Daily report ini juga harus disampaikan ke Pelanggan. 8. Ketika barang tiba dilokasi, maka surat Delivery Receipt dan Berita Acara akan ditandatangani si penerima barang. Surat-surat ini akan

94

diserahkan kepada Operational untuk update data Order Kerja di system. Kemudian copy dari Surat-surat ini akan diberikan kepada Finance untuk proses pembuatan Invoice. Pembuatan Invoice dan segera

dikirim

kepada

Pelanggan

(hardcopy)

untuk

proses

pembayaran. Jika dilihat dari bisnis proses diatas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Tidak ada nomor Registrasi pengiriman yang diberikan ke Pelanggan, yang ada nomor Order kerja untuk kebutuhan internal. Hal ini sering menjadi kesulitan dan keluhan bagi pelanggan dalam hal update monitoring status pengiriman. Akan lebih baik jika ada nomor registrasi yang diberikan kepada Pelanggan agar mudah dalam pengecekan. 2. Update monitoring juga masih manual, tidak ada report otomatis yang bisa dilihat oleh pelanggan, karena harus via email dan telepon. Untuk meningkatkan tingkat services yang diberikan pelanggan dapat sign in untuk update monitoring barang melalui layanan yang disiapkan di website. 3. System yang digunakan (Ms Access) dalam berintegrasi dari data pada departemen

marketing,

Operational

dan

Keuangan,

masihlah

mengalami kendala dalam reporting dan searching data lama. 4. Customer services yang melakukan penanganan keluhan pelanggan dengan sistem yang masih manual yaitu pencatatan keluhan kedalam

95

nota keluhan, hal ini sangat tidak efektif karena customer service mengecek dengan manual keluhan yang masuk dan sudah solved. 5. Tidak ada integrasi data antara cabang dan head office sehingga data harus dikirim manual perhari via email dalam bentuk Excel sehingga sulit dilakukan untuk pengontrolan sehingga menjadi kurang efisien dalam pengambilan keputusan bisnis. 6. Dalam laporan ke Direktur dan Management masih berupa laporan Ms excel sehingga tidak membantu cepat dalam membuat keputusan.

4.2.1.3. Analisis KPI Hasil dalam aspek Results pada analisa SOAR akan menjadi sasaran strategi yang akan dicapai oleh perusahaan. Sasaran strategi tersebut juga disesuaikan terhadap poin-poin penting dari visi dan misi perusahaan. secara keseluruhan, sasaran strategi yang dimiliki perusahaan adalah sebagai berikut: Table 4.12 Sasaran Strategi Perusahaan Perspektif Financial Customer Internal Business Process

Strategi Meningkatkan pendapatan perusahaan Meningkatkan efisiensi biaya Meningkatkan kepuasan konsumen Meningkatkan jumlah konsumen Melakukan kerjasama dengan pelanggan di luar kota Jakarta Memberikan penawaran kerjasama dengan perusahaan-perusahaan Oil dan Gas Melengkapi data persyaratan perusahaan untuk keperluan tender. Efisiensi Proses Produksi (Jasa) Memiliki system pelaporan hasil kerja yang lebih jelas dan akurat Membuka kantor cabang di berbagai kota

96

Learn and Growth

lain Menjadi Expedisi yang melayani pengiriman darat, laut, dan Udara yang masuk jaringan Internasional Lahan gudang bisa segera dibangun menjadi gudang dengan standar nasional Website perusahaan bisa dikembangkan dan digunakan dengan lebih baik Bisa berkerjasama dengan perusahaan dari Oil dan Gas Bisa menambah armada kendaraan lebih banyak. Menggunakan system aplikasi yang sesuai standar nasional Membuat kontrak kerjasama dengan agen kendaraan Mampu mensejahterakan karyawan dan stafstafnya kearah lebih baik lagi Memberikan training untuk meningkatkan kemampuan dari karyawan Menyelenggarakan komunikasi korporat yang efektif

Key Performance Indicator (KPI) merupakan

tolok ukur

keberhasilan pencapaian setiap sasaran strategi perusahaan. Berikut ini adalah KPI awal perusahaan dari setiap sasaran strategi yang dikelompokkan dalam masing-masing perspektif. Table 4.13 KPI Perusahaan Perspektif Financial

Customer

Strategi KPI Meningkatkan pendapatan Persentase peningkatan perusahaan pendapatan Persentase peningkatan profit Meningkatkan efisiensi Persentase efisiensi biaya biaya Meningkatkan kepuasan Jumlah keluhan konsumen pelanggan Persentase keluhan teratasi Rasio pengiriman tepat waktu

97

Meningkatkan jumlah konsumen

Internal Business Process Melakukan kerjasama dengan pelanggan di luar kota Jakarta Bisa menambah armada kendaraan lebih banyak. Menggunakan system aplikasi yang sesuai standar nasional Efisiensi Proses Produksi (Jasa)

Bisa berkerjasama dengan perusahaan dari Oil dan Gas Melengkapi data persyaratan perusahaan untuk keperluan tender. Membuka kantor cabang di berbagai kota lain Learn and Growth

Mampu mensejahterakan karyawan dan staf-stafnya kearah lebih baik lagi

Meningkatkan kemampuan dari karyawan Menyelenggarakan komunikasi korporat yang efektif

Peningkatan jumlah pelanggan Persentase keberhasilan Penawaran harga Persentase peningkatan kerjasama dengan pelanggan diluar Jakarta Persentase kontrak kerjasama dengan agen armada Hasil survey keadaan pesaing Persentase penghematan Cost Delivery Persentase pengiriman cancel Persentase pengiriman free-charge Persentase pelanggan dengan bidang usaha Oil dan Gas Persentase kelengkapan data dalam Requirement Form dari pelanggan Persentase pekerjaan (order Kerja) tinggi untuk kota tertentu Persentase karyawan penerima jaminan kesehatan Persentase gaji karyawan diatas UMR Persentase karyawan menerima tunjangan pensiun Jumlah Program training Persentase ketidakhadiran peserta pada saat pelatihan Persentase jumlah rapat Perentase ketidakhadiran karyawan dalam rapat

98

4.2.2.

Analisa Lingkungan Eksternal Bisnis PT. ACI

4.2.2.1. Analisa PEST Analisis Politik Ekonomi Sosial Teknologi (PEST) ini merupakan analisa yang digunakan untuk mengidentifikasi faktor-faktor lingkungan eksternal yang mempengaruhi proses bisnis PT. ACI sehingga dapat dijadikan acuan perusahaan untuk mengukur diri sampai sejauh mana PT. ACI dapat mengikuti perkembangan industri logistic di Indonesia. Faktorfaktor tersebut terdiri dari politik, ekonomi, sosial dan teknologi. Berikut adalah hasil analisis PEST pada PT. ACI : 1. Politik Saat ini di Indonesia peristiwa politik dan sosial yang terjadi bisa berdampak buruk pada kegiatan bisnis PT. ACI. Indonesia telah mengalami proses perubahan demokrasi, yang mengakibatkan timbulnya berbagai peristiwa sosial dan politik yang menimbulkan ketidakpastian iklim politik di Indonesia seperti sabotase atau huruhara yang dapar berpengaruh pada kestabilan operasional PT. ACI, oleh karena itu dibutuhkan suatu penerapan Disaster Recovery yang dapat meminimalisir kehilangan data secara total jika terjadi bencana yang disebabkan oleh kerusuhan atau gejolak sosial politik di Indonesia. Pada bulan Mei 2012 kemarin, Pemerintah akan menaikkan harga BBM. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap harga produksi. Jika BBM akan mengalami kenaikan, maka perusahaan harus mengambil

99

tindakan preventif agar pelanggan dapat memahami dan tetap berkerja sama. 2. Ekonomi Secara umum pertumbuhan ekonomi di Indonesia memberikan jaminan untuk para pengusaha asing dalam menjalin kerjasama dengan perusahaan. Tetapi kondisi ekonomi dalam negeri belum stabil, hal ini juga diperparah adanya inflasi global yang mengakibatkan peningktn suku bunga dari pihak Bank. Tekanan inflasi yang berupa peningkatan biaya-biaya pokok seperti air, listrik dan transportasi. Hal ini mengakibatkan meningkatnya biaya operasional perusahaan serta menurunkan tingkat kesejahteraan para karyawan yang akhirnya berdampak pada kinerja perusahaan. Salah satu cara mengatasi hal ini adalah memanfaatkan jaringan internet dalam menyediakan informasi yang terkait dengan perusahaa secara lengkap dan ter-update, dengan tujuan memperkenalkan perusahaan kepada investor local maupun internasional dengan harapan adanya investasi yang berperan serta dalam membangun ekonomi perusahaan. 3. Sosial Bisnis ekspedisi dikejutkan dan ditantang oleh kondisi alam, kebijakan pemerintah dari perubahan lingkungan yang dinamis. Kecenderungan perubahan ini menciptakan tipe pelanggan dan kebutuhan pengiriman barang yang berbeda-beda. Oleh karena itu kecenderungan ini pelanggan lebih banyak menuntut sikap dari PT. ACI terhadap pelayanan kepada pelanggan. Itu sebabnya, perusahaan

100

harus menciptakan strategi konseptual yang jelas untuk menggerakkan kepuasan pelanggan. 4. Teknologi Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat dan beragam fungsi dan manfaat yang ditawarkan, membuat perusahaan harus tanggap dalam memilih teknologi yang tepat dan dapat diandalkan dalam menjalankan fungsi bisnis. Perkembangan teknologi sebenarnya dapat menjadi sebuah peluang bagi perusahaan dalam menerapkan system dan teknologi yang sesuai dalam mendukung kinerja dan proses bisnis perusahaan. Tapi hal ini harus menjadi perhatian yang serius, karena

kurangnya

SDM

dan

modal

yang

cukup

dalam

mengimplementasi teknologi yang dibutuhkan. Salah satu teknologi yang dipergunakan perusahaan adalah jaringan internet, sehingga pelanggan dapat informasi dimanapun dan kapanpun mengenai perusahaan. Indonesia yang memiliki jumlah penduduk yang besar serta pertumbuhan ekonomi yang pesat telah mendorong permintaan yang tinggi akan perangkat telekomunikasi oleh karena itu dibutuhkan teknologi SMS Gateway yang mampu mempromosikan produk secara serempak keseluruh pelanggan PT. ACI di Indonesia dan juga GPS Tracking untuk membantu melacak pengiriman. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi serta lebih tepat sasaran karena langsung pada konsumen PT. ACI.

101

4.2.2.2. Analisa Generic Porter Secara self diagnostic, saat ini kondisi PT. ACI sedang berada di Strategi Keunggulan Biaya (Cost Leadership karena PT. ACI mampu memenuhi persyaratan di dua bidang, yaitu: sumber daya (resources) dan organisasi. Strategi ini hanya dijalankan karena memiliki beberapa keunggulan di bidang sumber daya perusahaan, yaitu: kuat akan modal, trampil pada rekayasa proses (process engineering), pengawasan yang cukup ketat, mudah diproduksi, serta biaya distribusi dan promosi rendah. Sedangkan dari bidang organisasi, PT. ACI diharapkan cukup memiliki: kemampuan mengendalikan biaya dengan ketat, informasi pengendalian yang cukup baik, insentif berdasarkan target (alokasi insentif berbasis hasil). Diharapkan kedepan PT. ACI bisa mempunyai strategi Cost Fokus, sesuai harapannya bisa melayani market yang sudah tersegmentasi (oil dan gas).

4.3.

Analisa Lingkungan SI/TI PT. ACI

4.3.1.

Analisa Lingkungan Internal SI/TI PT. ACI Dalam menganalisa lingkungan internal SI/TI PT. ACI perlu

dilakukan assessment terhadap SI/TI yang ada dan digunakan oleh PT. ACI sehingga didapat data untuk mendukung pengambilan keputusan untuk membuat suatu strategi lebih lanjut. Selain itu untuk mempermudah identifikasi SI/TI internal pada PT. ACI, yaitu sebagai berikut :

102

4.3.1.1. Keragaan Perangkat Keras Perangkat keras (hardware) perlu dianalisis karena digunakan oleh perusahaan untuk menunjang kegiatan khususnya dalam bidang SI/TI. Adapun spesifikasi penggunaan hardware yang digunakan oleh PT. ACI serta hal lain yang ditemukan adalah sebagai berikut: : 1. Spesifikasi server Server merupakan perangkat yang sangat penting dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan khususnya dalam bidang SI/TI karena server digunakan sebagai sentral penyimpanan database, manajemen user ataupun security penggunaan aplikasi, sehingga hardware yang digunakan harus benar-benar diperhatikan. PT. ACI mempunyai 1 server yaitu Database Server yang berfungsi menyimpan dan memonitor database yang digunakan oleh aplikasi-aplikasi PT. ACI. Adapun spesifikasi perangkat keras yang dipakai server PT. ACI adalah sebagai berikut : Tabel 4.14 Spesifikasi Server PT. ACI Merk Sistem Operasi Motherboard Processor Memory Hardisk Network adaptor

Gear Server Intel E3110 Windows Server 2003 Intel Server board S3200SH Intel Xeon E3110 3GHz 4 GB of RAM Seagate ST31000528AS 1 TB Seagate ST31500341AS 1 TB Hamachi Network Interface Intel® 82566DM-2 Gigabyte Network connection Intel® PRO/1000 MT Network connection

Hasil identifikasi pada server PT. ACI ditemukan jika sering terjadi hang dan akhirnya interkoneksi pada PC user ketika menggunakan aplikasi yang

103

berhubungan dengan database server maupun koneksi yang melambat ketika banyak user yang sedang menggunakan database server, hal ini sangat mengganggu kegiatan operasional perusahaan Oleh karena itu dibutuhkan server yang dapat stabil walaupun dengan konektivitas yang tinggi sehingga dapat menjaga kestabilan operasional bisnis PT. ACI. 2. Spesifikasi Laptop Laptop digunakan untuk karyawan yang sering mobile untuk kepentingan perusahaan yang sebagian besar menggunakan spesifikasi sebagai berikut : Tabel 4.15 Spesifikasi laptop PT. ACI Merk Sistem operasi Motherboard Processor Memory Hardisk

Toshiba Windows XP SP2 Compact Presario V3839TU Core 2 Duo 2.0 GHz with 2 MB L2 Cache 1 GB of RAM 160 GB

Jumlah Laptop yang digunakan dalam menunjang kegiatan bisnis perusahaan adalah 13 (tiga belas) unit, setiap laptop mempunyai berbagai versi sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi. Setelah diidentifikasi lebih lanjut ditemukan bahwa tidak adanya penyesuaian spesifikasi hardware laptop berdasarkan job description maupun posisi jabatan. Hal ini berdampak pada kinerja karyawan yang membutuhkan spesifikasi hardware yang lebih tinggi seperti Admin dari tiap departemen, IT Staff, ataupun level jabatan membutuhkan akses cepat sehingga membutuhkan spesifikasi hardware yang lebih tinggi dari pada user biasa sehingga dapat menganggu kinerja PT. ACI.

104

4.3.1.2. Keragaan Perangkat Lunak Perangkat lunak (software) digunakan untuk menunjang kegiatan khususnya dalam bidang SI/TI. Dalam PT. ACI software yang digunakan dibidang SI/TI terbagi menjadi beberapa jenis yaitu software yang oleh pengguna dan software yang oleh perusahaan. Adapun spesifikasi penggunaan software yang digunakan oleh PT. ACI serta hal lain yang ditemukan adalah sebagai berikut : a. Software Pengguna Setelah dilakukan assesment software yang digunakan oleh user maka diperoleh informasi bahwa : o Setiap user dapat menginstall sendiri software yang mereka mau, sehingga ditemukan software yang tidak mempunyai lisensi, hal ini sangat membahayakan keamanan perusahaan karena berpeluang terjangkit virus serta melanggar UU HAKI tentang pembajakan lisensi software sehingga dapat menurunkan imej perusahaan.

105

o Tidak ada standarisasi software yang boleh dan tidak boleh digunakan oleh user sesuai dengan kebutuhannya masing-masing, hal ini akan menurunkan kinerja user karena menggunakan software yang tidak sesuai dengan pekerjaanya. o Setiap PC maupun laptop mempunyai password administrator yang dipegang oleh masing-masing user, hal ini akan menjadi kendala ketika user tersebut resign atau lupa passwordnya, selain itu hal tersebut

dapat

mempersulit

divisi

IT

untuk

melakukan

pengontrolan secara langsung terhadap computer user jika divisi IT tidak mempunyai password administrator. b. Software Perusahaan Aplikasi perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan guna menunjang kegiatan bisnis adalah sebagai berikut : Table 4.16 Software yang digunakan PT. ACI No. Software 1 Accounting Management System (FMS) 2 Attendance Management System (AMS) 3 Internet Management System (IMS) 4 Office System 5 Company website 6 Management Information System

Vendor Zahir Star2 MikroTik Microsoft Aci Movers Aci Movers

1. Accounting Management System (FMS) Divisi Accounting menggunakan aplikasi Accounting Management System (FMS) dengan menggunakan Accurate versi 3 untuk mengelola akuntansi perusahaan. Pada aplikasi ini dikelola berbagai

106

jenis akuntansi seperti cash flow, neraca, laporan laba rugi sampai laporan keuangan perusahaan. Tabel 4.17 Kebutuhan minimal aplikasi FMS Spesifikasi Hardisk space Memory Processor Operating System

Client

Server 10 GB 100 GB 2 GB DDR2 4 GB DDR3 Dual Core 2.00 GHz Xeon E3110 3.00GHz Windows XP SP2, Windows Server Windows 7 2003

Aplikasi ini sudah digunakan sejak tahun 2010, tetapi belum memberikan laporan yang optimal. 2. Attendance Management System (AMS) Aplikasi ini digunakan oleh divisi HR & GA untuk mengontrol absensi karyawan PT. ACI, hal ini dilakukan untuk perhitungan gaji, lembur dan tunjangan lain-lain yang didapatkan oleh karyawan PT. ACI, selain itu aplikasi ini dapat memonitor kinerja karyawan sehingga dapat memberi rekomendasi kualitas dan loyalitas seorang karyawan. Aplikasi ini digunakan bersama mesin absensi Solution X101-C yang dapat menampung sampai 1500 sidik jari dengan menggunakan koneksi TCP/IP, aplikasi ini mengatur tentang karyawan seperti lembur, jumlah jam kerja, sakit ataupun cuti sehingga kinerja karyawan dapat terkontrol dengan baik. Aplikasi AMS ini sudah bagus dan dapat menampilkan laporan sesuai dengan kebutuhan HR baik untuk kehadiran ataupun lembur karyawan.

107

Gambar 4.3 Aplikasi Attendance Management System (AMS)

3. Internet Management System (IMS) Divisi IT menggunakan Network Magic dari Cisco dan LookLand (freesoft) untuk mengelola koneksi dan otentikasi internet PT. ACI, seperti mengelola kecepatan koneksi, penggunaan DNS, filter website yang dilarang seperti facebook, twitter, kaskus dan lain-lain. hal ini dilakukan untuk menjaga kinerja karyawan PT. ACI agar lebih berkonsentrasi melakukan pekerjaan yang telah ditetapkan. Selain itu aplikasi ini membatasi kecepatan koneksi setiap user agar dapat memprioritaskan kebutuhan user sesuai dengan pekerjaan karyawan PT. ACI. Aplikasi IMS ini sudah stabil dan bagus sehingga dapat digunakan dengan baik untuk mengontrol internet PT. ACI. 4. Office System Untuk mendukung administrasi perusahaan seperti pembuatan surat atau dokumen PT. ACI menggunakan Microsoft Office 2003.

108

Tabel 4.18 Perangkat Lunak PT. ACI NO Nama Perangkat Lunak 1. Windows 2003 server 2. Firewall Server 3. 4. 5. 6. 7. 8.

SQL Server 2005 Microsoft Windows XP Microsoft Windows 7 Microsoft Office 2003 Microsoft Office 2007 Avira Antivirus

Jumlah 1 LINKSIS, PFSENSE 1 1 1 1 1 1

Satuan lisence lisence lisence lisence lisence lisence lisence Freesoft

5. Company website PT. ACI mempunyai website yang bernama www.aci-movers.co.id sebagai media promosi produk PT. ACI, adapun layout website tersebut adalah sebagai berikut :

Gambar 4.4 Website PT. ACI

109

Setelah diidentifikasi tentang website Aci Mover, ternyata belum sepenuhnya jadi secara baik. Fasilitas untuk pengunjung website pun tidak dapat melakukan komunikasi secara langsung dengan customer service dari Aci Mover sehingga pengunjung harus menelepon kekantor pusat untuk berkomunikasi, hal ini menjadi efisien ketika media internet hanya sebagai media promosi satu pihak. 6. Management Information System (MIS) Pada kondisi sekarang semua kegiatan bisnis PT. ACI mulai dari permintaan Order Kerja hingga Invoicing dilakukan dalam aplikasi ini. Namun aplikasi yang berjalan sekarang ini sudah dirasakan menemui kendala untuk beberapa hal yang tidak menunjamg untuk keputusan strategis management. Adapun layout Management Information Sytem adalah sebagai berikut :

Gambar 4.5 Aplikasi MIS Departemen Marketing

110

Gambar 4.6 Permintaan Order Kerja (MIS)

Gambar 4.7 Pembuatan Surat Tugas (MIS)

111

Gambar 4.8 Monitoring Pengiriman (MIS)

4.3.1.3. Keragaan Perangkat Jaringan Jaringan computer hanya terdapat di lingkungan Kantor Pusat PT. ACI. Kantor cabang, Gudang dan agen, masih terhubung secara manual (email). setelah diidentifikasi Arsitektur jaringan PT. ACI adalah sebagai berikut :

112

Gambar 4.9 Perangkat Jaringan PT. ACI

4.3.1.4. Data Centre Data center merupakan tempat penyimpanan server dan perangkat SI/TI yang menjadi core dari berjalannya SI/TI pada PT. ACI, karena ditempat ini database yang sangat penting perusahaan disimpan, jika sampai terjadi kerusakan atau pencurian data maka akan sangat merugikan perusahaan. Oleh karena itu seharusnya data center merupakan tempat yang sangat aman dan terlindungi, seperti faktor keamanan saat memasuki data center maupun suhu ruangan yang cukup untuk menjaga kestabilan operasional server. Setelah dilakukan identifikasi pada data center PT. ACI, saat ini lokasi data center belum mempunyai ruangan sendiri yaitu bertempat di

113

ruangan Operational. Hal ini mengakibatkan kurangnya keamanan data center karena banyak orang yang keluar masuk ruangan tersebut, selain itu suhu ruangan menjadi tidak stabil dan dapat berdampak pada menurunnya kinerja server sehingga dapat mempengaruhi kestabilan pada akses database server yang akan berdampak pada kegiatan operasional perusahaan. Jika hal ini terus dibiarkan maka akan berpeluang pada rusaknya server yang akan menghentikan kegiatan operasional perusahaan.

4.3.1.5. IT Position Analisa IT Position dilakukan untuk mengidentifikasi posisi dan fungsi IT pada suatu perusahaan sehingga dapat dilihat peran IT pada perusahaan tersebut. Menurut IBM Global Services (2004) ada 4 (empat) jenis profil IT dari perspektif perusahaan yaitu commodity, utility, partner dan enabler. Divisi IT pada PT. ACI hanya bersifat sebagai support atau hanya bertindak jika ada masalah SI/TI pada perusahaan. Secara struktur organisasi, divisi IT ada dibawah Departemen HR/GA, hal ini menunjukan IT belum mempunyai peran yang sama pentingnya dengan divisi lain sehingga belum dapat mengajukan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan langsung kepada direksi.

4.3.1.6. IT Inventory Inventaris SI/TI yang ada pada PT. ACI merupakan tanggung jawab IT Suport, oleh karena itu IT Suport harus mempunyai data yang jelas tentang persediaan ini yang berguna untuk mengidentifikasi sejauh

114

mana teknologi dan perangkat yang digunakan, adapun IT inventory yang ada pada pada PT. ACI adalah sebagai berikut : Tabel 4.19 Perangkat Keras PT. ACI No 1.

Nama Perangkat Keras Desktop PC

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Printer Switch Cisco router ADSL Modem GSM Modem LCD Monitor External Hardisk

Jenis • Intel Pentium IV 3.2 Ghz • Monitor LCD, ukuran 15 inch • Memory DDRAM 512 MB • Harddisk 80 GB • DVD ROM 52x • VGA 128 Mb Onboard • Mouse Optical • Keyboard standar Canon, Epson, HP Cisco 2900 Cicso 3600 Idola Lintasarta Telkomsel LG Toshiba, SeaGate

Jumlah

Satuan

15

unit

10 5 2 1 5 4 3

unit unit unit unit unit unit unit

Setelah diidentifikasi tentang perangkat IT yang dimiliki, banyaknya jumlah perangkat IT tidak sesuai dengan pengelolaan dan dukungan dari personil IT, selain itu rata-rata umur dari perangkat tersebut lebih dari 2 tahun yang akan membutuhkan maintenance ekstra dari IT Suport. Hal ini akan mengganggu operasional perusahaan jika terjadi banyak masalah dalam perangkat IT.

4.3.1.7. Analisa IT Balance Scorecard Analisa IT Balance Scorecard digunakan untuk mengevaluasi kinerja dan kontribusi IT kepada bisnis PT. ACI sehingga dapat

115

memberikan pemahaman kepada bisnis mengenai kinerja IT dan dapat mengoptimalkan

SI/TI

yang

ada,

evaluasi

ini

dimulai

dengan

menyelaraskan visi, misi dan strategi perusahaan dengan visi, misi dan strategi IT. Setelah itu disusun masalah-masalah yang teridentifikasi berdasarkan strategi IT yang selanjutnya dikelompokan kedalam 4 (empat) perspektif yang kemudian ditentukan sasaran strategis yang akan dicapai dan dievaluasi berdasarkan keadaan eksisting yang ada diperusahaan.

4.3.1.8. Penyelarasan Visi dan Misi PT. ACI dengan Visi dan Misi IT. Visi dan misi IT harus dapat mendukung visi dan misi perusahaan sehingga perlu adanya penyelarasan antara visi dan misi PT. ACI dengan visi dan misi IT. Visi IT PT. ACI adalah menjadikan IT sebagai penyedia solusi teknologi dan informasi untuk terwujudnya visi dan misi perusahaan. Artinya pemanfaatan SI/TI yang dapat memberikan solusi dan inovasi baru kepada perusahaan dengan tetap memperhatikan visi dan misi perusahaan yang memperhatikan efisiensi dan efektivitas perusahaan yang dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan kualitas serta kinerja PT. ACI. Misi IT PT. ACI yaitu : 1. Mendukung kegiatan operasional perusahaan dengan pemanfaatan IT yang optimal, antara lain dengan pengembangan, implementasi, perawatan dan evaluasi SI/TI yang digunakan oleh PT. ACI 2. Mengusulkan inovasi-inovasi IT untuk memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan.

116

4.3.1.9. Penyelarasan strategi PT. ACI dengan strategi IT Setelah menyelaraskan visi dan misi PT. ACI dengan visi dan misi IT, maka selajutnya adalah menyelaraskan strategi PT. ACI dengan strategi IT, adapun strategi IT PT. ACI adalah sebagai berikut : 1. Analisa, pengembangan serta implementasi aplikasi yang dapat mendukung kegiatan operasional bisnis perusahaan sehingga menjadi efektif dan efisien 2. Standarisasi dalam pemanfaatan SI/TI yang digunakan perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional dan bisnis perusahaan 3. Pemeliharaan IT secara periodik untuk menjaga kestabilan SI/TI yang berjalan.

4.3.1.10.

Penyusunan IT Strategy Map

IT Strategy map dibuatkan untuk memetakan persepktif IT Balance Scorecard PT. ACI sehingga membuat suatu peta yang dapat menghasilkan inisiatif-inisiatif yang dapat dijadikan masukan bagi divisi IT untuk dapat mendukung visi dan misi perusahaan serta dapat menciptakan value bagi perusahaan, adapun IT strategy map PT. ACI yaitu :

117

Gaambar 4.10 IIT Strategy Map M PT. AC CI

118

Gambar diatas merupakan IT Strategy Map PT. ACI yang telah dibuat berdasarkan teori yang disesuaikan dengan masukan dari Manager Representatif dari PT. ACI serta visi dan misi PT. ACI sehingga dapat menciptakan value bagi bisnis, adapun penjelasan dari masing-masing perspektif diatas adalah sebagai berikut : 1. Business Contribution Perspektif ini mengevaluasi kinerja IT berdasarkan pandangan dari manajemen yang mengevaluasi secara finansial apakah dengan penerapan IT memberikan kontribusi terhadap perusahaan. Adapun tujuan strategis yang termasuk dalam perspektif finansial adalah sebagai berikut : a. Efisiensi IT yaitu dengan memberikan layanan IT kepada perusahaan dengan biaya yang rendah sehingga dapat meningkatkan efisiensi perusahaan, hal ini dapat diukur dengan persentase biaya maintenance dengan investasi yang dikeluarkan PT. ACI untuk divisi IT, sehingga mendapatkan inisiatif untuk standarisasi perangkat data center dan platform yang digunakan agar dapat dikelola oleh satu vendor sehingga dapat mengurangi biaya maintenance perangkat SI/TI. b. Efektivitas IT yaitu dengan pemanfaatan teknologi yang diberikan akan berpengaruh pada kinerja karyawan sehingga dapat meningkatkan efektivitas perusahaan, hal ini diukur dengan peningkatan persentase kontribusi IT berdasarkan pengguna, sehingga mendapatkan inisiatif IT untuk menerapkan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

119

2. User Orientation Perspektif ini mengevaluasi kinerja IT berdasarkan cara pandang pengguna, hal ini dilihat dari bagaimana kompetensi IT yang memiliki kredibilitas sehingga dapat memberikan kontribusi bagi pengguna SI/TI pada PT. ACI, Adapun tujuan strategis yang termasuk dalam perspektif orientasi pengguna adalah sebagai berikut : a. Kompetensi IT pada PT. ACI adalah sebagai berikut : Memberikan layanan dengan kualitas tinggi serta sesuai dengan kebutuhan pengguna dengan mengukut tingkat kepuasan pengguna SI/TI sehingga mendapatkan inisiatif dengan menerapkan aplikasi yang mudah dan user-friendly untuk pengguna SI/TI. b. Kontribusi IT pada PT. ACI adalah sebagai berikut : Melakukan hal yang tepat pada waktu yang tepat sehingga dapat meningkatkan efektivitas perusahaan. Hal ini dapat diukur dengan meningkatkan waktu respon jika terjadi masalah SI/TI, sehingga mendapatkan inisiatif untuk penyesuaian jumlah personil IT dengan masalah SI/TI yang ada pada PT. ACI. Membantu meraih sukses unit bisnis dengan memberikan solusi TI yang inovatif kepada PT. ACI. Hal ini dapat diukur dengan peningkatan inovasi-inovasi untuk kemudahan operasional bisnis, sehingga didapatkan inisiatif untuk mengevaluasi sistem yang berjalan dengan SI/TI yang berkembang saat ini didunia. 3. Operational Exelence

120

Perspektif ini mengevaluasi kinerja IT berdasarkan proses internal yang harus dilakukan sehingga dapat menjadikan operasioanal perusahaan yang dapat diunggulkan, Adapun tujuan strategis yang termasuk dalam perspektif ini adalah sebagai berikut : a. Mencapai keunggulan operasional berisi semua tujuan untuk proses operasi yang diperlukan untuk mencapai pengiriman yang optimal dan tepat waktu, yang dapat dilakukan dengan hal sebagai berikut : •

Memelihara infrastruktur dengan handal sehingga menjamin kestabilan dan keamanan operasional bisnis. Hal ini diukur dengan peningkatan pemeliharaan dan evaluasi perangkat SI/TI yang ada yaitu dengan menambahkan personil TI dengan pembagian tugas dan tanggung jawab.

b. Menciptakan dan mendukung kegiatan dari tiap unit bisnis, tujuan untuk keselarasan strategis TI perusahaan untuk memahami strategi unit bisnis, untuk secara efektif mendukung pengguna dengan memberikan sesuai jadwal dan untuk meningkatkan produktivitas unit bisnis dalam jangka panjang. Hal tersebut dapat dilakukan dengan hal sebagai berikut : 1. Meningkatkan produktivitas bisnis dengan menyediakan inforasi kebutuhan bisnis, hal ini dapat diukur dengan peningkatan persentase pengunjung website 2. Mengembangkan sistem pendukung yang efektif yang diukur

dengan

peningkatan

jumlah

aplikasi

yang

121

diintegrasikan system gudang, kantor pusat dan kantor cabang sehingga meningkatkan efisiensi bisnis PT. ACI. c. Memberikan dukungan strategis untuk bisnis, tujuan proses untuk memahami aplikasi teknologi baru dan untuk mengusulkan dan memberikan solusi yang memungkinkan untuk memasuki pasar baru, yang dapat dilakukan dengan hal sebagai berikut : 1. Mengusulkan dan menyampaikan aplikasi yang strategis, yang dapat diukur dengan peningkatan jumlah pesaing yang dianalisa berdasarkan SI/T yang digunakan, hal ini mendapatkan inisiatif dengan peningkatan aplikasi yang bersifat strategis. 2. Menganalisa aplikasi dengan teknologi terbaru saat ini, dapat diukur dengan peningkatan evaluasi teknologi baru yang dapat digunakan, sehingga mendapatkan inisiatif untuk peningkatan aplikasi strategis.

4. Future Orientation Perspektif ini mengatur persyaratan yang diperlukan untuk divisi IT yang efektif dan efisien yang merupakan tantangan dan kesempatan baik untuk divisi IT. Hal ini menentukan apakah organisasi TI memiliki bakat yang diperlukan, infrastruktur atau budaya yang dibutuhkan untuk

122

membuat suatu transformasi. Tanpa orang-orang berbakat yang tepat, infrastruktur yang dibutuhkan ataupun iklim yang kondusif maka divisi IT tidak akan dapat mencapai keunggulan operasional yang diperlukan untuk mendorong kepuasan pelanggan untuk memberikan value bagi bisnis. Hal ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Mengembangkan dan mempertahankan karyawan yang memiliki skill kunci bagi perusahaan, hal ini dapat diukur dengan peningkatan kualitas karyawan berdasarkan evaluasi job description sehingga menghasilkan inisiatif IT untuk penerapan knowledge management untuk pengelolaan knowledge karyawan PT. ACI. 2. Menyediakan tools dan teknik IT yang dapat meningkatkan fungsi IT. Hal ini dapat diukur dengan peningkatan waktu training yang diberikan kepada PT. ACI, sehigga mendapatkan inisiatif pemberian training kepada divisi IT. 3. Membantu perkembangan bisnis dan budaya yang berfokus pada pelanggan, hal ini dapat diukur dengan peningkatan kecepatan penyampaian

informasi

kepada

pengambilan keputusan bisnis.

top

level

manajemen

untuk

123

Tabel 4.20 Inisiatif IT Balance Scorecard

Business Contribution

Perspektif

Tujuan Menurunkan biaya perawatan perangkat SI/TI Peningkatan nilai kontribusi IT

Operational Exelence

User Orientation

Memberikan layanan dengan kualitas tinggi Melakukan hal yang tepat pada waktu yang tepat Membantu meraih sukses unit bisnis Menjamin keamanan dan kestabilan operasional bisnis Mengemban gkan sistem pendukung keputusan yang efektif Mengusulkan dan menyampaik an aplikasi yang strategis

Ukuran strategis

2012

Berapa persen penurunan biaya 5% maintenance dibandingkan investasi Persentase peningkatan 80% kontribusi IT menurut pengguna Tingkat kepuasan pengguna SI/TI 75%

Menurunkan waktu respon masalah SI/TI

30 menit

Melakukan inovasi-inovasi 1x untuk kemudahan operasional

Target 2013

2014

10%

20%

85%

90%

80%

90%

20 menit

10 menit

2x

3x

Inisiatif IT Standarisasi perangkat data center dan platform yang digunakan Penerapan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan Penerapan aplikasi yang mudah digunakan dan user-friendly Penyesuaian jumlah personil IT dengan masalah yang ada Mengevaluasi sistem yang berjalan dengan SI/TI yang berkembang saat ini

Peningkatan 4 6 5 Bulan pemeliharaan dan Bulan Bulan sekali evaluasi perangkat sekali sekali SI/TI

Melengkapi tim IT dengan pembagian tugas dan tanggung jawab

Peningkatan Integrasi jumlah 2 aplikasi

3

4

Penerapan Logistic Management

Peningkatan analisa SI/TI 3 pesaing berdasarkan Jumlah pesaing

4

5

Peningkatan aplikasi strategis

124

Future Orientation

Menganalisa aplikasi teknologi baru Mengemban gkan dan mempertahan kan karyawan dengan skill kunci Menyediakan tools atau teknik IT yang dapat meningkatka n fungsi IT Membantu perkembanga n bisnis dan budaya yang berfokus pada pelanggan

6 Evaluasi teknologi 12 8 Bulan Bulan baru yang dapat Bulan sekali sekali sekali digunakan

Peningkatan aplikasi strategis (Referensi untuk aplikasi SMS Gateway dan GPS)

Peningkatan kualitas karyawan 80% berdasarkan evaluasi job desc

90%

Penerapan Knowledge Management

85%

Peningkatan waktu training kepada divisi IT 1 berdasarkan jumlah minggu

2

4

Pemberian training kepada divisi IT

Meningkatkan kecepatan penyampaian 2 informasi untuk Hari pengambilan keputusan

Online

Online

Webbase Aplikasi Visual Logistic

Setelah dianalisa menggunakan IT Balance Scorecard, maka untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas PT. ACI maka didapat inisiatif untuk standarisasi perangkat data center dan platform, penerapan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, user-friendly dan mudah digunakan, selain itu diperlukan penyesuaian personil IT dengan masalah SI/TI yang terjadi, evaluasi SI/TI secara periodik, penerapan update real time status pengiriman, pengaplikasian GPS dan SMS Gateway, knowlege management, serta peningkatan lama training untuk divisi IT.

125

4.3.1.11.

Analisa Strategic Grid Mc Farlan

Analisa Strategic Grid McFarlan digunakan untuk mengetahui peran setiap aplikasi yang digunakan oleh perusahaan yang dipetakan kedalam beberapa kuadran untuk mengindentifikasi aplikasi-aplikasi yang digunakan untuk mendukung perusahaan, kuadran-kuadran tersebut dibagi menjadi 4 (empat) yaitu strategic, high potential, key operational, dan support. Berdasarkan identifikasi aplikasi yang digunakan oleh PT. ACI, maka dapat dipetakan aplikasi-aplikasi tersebut ke dalam strategic Grid McFarlan yaitu sebagai berikut : Tabel 4.21 Tabel Strategi Grid McFarlan High Potential

Strategic

Key Operational

Support

Management Information System

Office System Internet Management System Attendance Management System Accounting Management System Company website

Setelah di petakan aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh PT. ACI ke dalam kuadran-kuadran strategic Grid McFarlan, maka didapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Kuadran Strategic Tidak ada aplikasi pada PT. ACI yang masuk pada kuadran strategic karena belum adanya aplikasi yang memiliki pengaruh kritis bagi keberhasilan perusahaan dimasa depan dengan memberikan keuntungan bersaing perusahaan.

126

2. Kuadran High Potential Customer Service System (CSS) dahulu pernah ada pada PT. ACI, namun terjadi perubahan prosedur hingga akhirnya system ini dihilangkan dan ditangani oleh Departemen Marketing langsung. Sampai saat ini aplikasi ini belum optimal kembali hingga tidak ada aplikasi pada PT. ACI yang masuk pada kuadran High Potential karena belum adanya aplikasi yang menunjang kelangsungan bisnis perusahaan dan jika ada masalah pada aplikasi ini maka akan mengganggu operasional perusahaan. 3. Kuadran Key Operational Aplikasi yang masuk kedalam kuadran key operational yang merupakan

aplikasi

yang

dapat

menunjang

kelangsungan

bisnis

perusahaan dan jika ada masalah pada aplikasi ini maka akan mengganggu operasional

perusahaan.

aplikasi-aplikasi

tersebut

antara

lain

:

Management Information System. Aplikasi ini sangat vital bagi permintaan order dan monitoring pengiriman untuk saat ini, karena karena tanpa aplikasi ini akan sangat sulit mengecek history pengiriman dan biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan. 4. Kuadran Support Terdapat beberapa aplikasi yang masuk ke dalam kuadran support yang merupakan aplikasi yang bersifat pendukung dan tidak memberikan keuntungan kompetitif bagi PT. ACI, yaitu Office System untuk administrasi perusahaan, Internet Management System untuk mengelola koneksi dan otentikasi internet, Attendance Management System GA untuk mengontrol absensi karyawan, Accounting Management System untuk

127

mengelola akuntansi, dan Company website sebagai media promosi produk jasa. Hasil dari pertanyaan McFarlan Strategic Grid, peran teknologi informasi pada PT. ACI saat ini berdasarkan Strategic IT Grid termasuk dalam kategori Support, sistem informasi yang ada dan yang sedang dikembangkan memiliki pengaruh yang kecil dalam kegiatan operasional dan strategis perusahaan. Perencanaan strategi sistem informasi ini diharapkan kelak akan maju selangkah menjadikan peran teknologi informasi pada PT. ACI termasuk dalam kategori High Potential, teknologi informasi yang ada saat ini akan mendukung operasi perusahaan, sedangkan sistem informasi yang akan dikembangkan memiliki dampak strategis bagi perusahaan.

4.3.2.

Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI PT. ACI Dalam tahap identifikasi ini membahas tentang kondisi SI/TI yang

ada diluar lingkungan perusahaan, fungsinya untuk melihat SI/TI yang digunakan oleh perusahaan sejenis atau pesaing dan teknologi yang sedang berkembang saat ini sehingga dapat mengidentifikasi SI/TI yang dapat digunakan oleh PT. ACI untuk meningkatkan kenggulan kompetitif perusahaan yaitu sebagai berikut :

4.3.2.1. Teknologi yang Berkembang Saat Ini

128

Selain teknologi yang digunakan oleh pesaing ada beberapa teknologi yang berkembang saat ini yang bisa digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan, antara lain adalah sebagai berikut: a. Blade Server Blade server merupakan komputer server yang dipecah menjadi desain modular untuk mengoptimalkan ruang fisik dan energi yang digunakan, rack-mount server standar berfungsi untuk minimalisir pemakaian kabel listrik dan kabel jaringan, server blade memiliki banyak komponen yang dihilangkan untuk menghemat ruang, meminimalkan konsumsi daya dan pertimbangan lainnya, tetapi masih memiliki semua komponen fungsional harus dipertimbangkan untuk sebuah komputer server yang handal.

Gambar 4.11 Blade Server

Saat ini PT. ACI data center yang mempunyai kapasitas terbatas. Sebuah server blade dapat dimasukan kedalam suatu rack server, pada suatu rack server dapat dimasukan hingga 60 (enam puluh) server blade, hal ini sangat menghemat tempat data center PT. ACI karena mempunyai data center yang terbatas sehingga dapat meningkatkan efisiensi PT. ACI.

129

Oleh karena itu PT. ACI yang mempunyai banyak aplikasi sangat mungkin membutuhkan server blade untuk menunjang efisiensi penggunaan energi dan data center. b. Global Positioning System (GPS ) Teknologi Global Positioning System atau yang lebih dikenal dengan nama GPS adalah sebuah sistem navigasi-radio yang terbentuk dari gabungan 24 buah satelit-satelit berikut stasiun-stasiun penerimanya. GPS menggunakan "bintang-bintang buatan manusia" ini sebagai titik acuan untuk memperkirakan (menghitung) posisi secara akurat sampai dengan hitungan meter. Manfaat dan kegunaan dari GPS itu sendiri ada banyak, di samping dapat mengetahui posisi sedang berada di daerah mana. GPS juga dapat memberikan informasi mengenai arah atau jalan yang akan dituju. Misalnya saja, kita ingin berpergian ke suatu tempat. Dengan menggunakan GPS yang terhubung ke satelit kita dapat mengetahui alamat yang dituju.

Gambar 4.12 GPS GO5 c. SMS Gateway SMS Gateway merupakan pintu gerbang bagi penyebaran Informasi dengan menggunakan SMS. Perusahaan dapat menyebarkan pesan ke ratusan nomor secara otomatis dan cepat yang langsung terhubung dengan database nomor-nomor ponsel saja tanpa harus mengetik ratusan nomor

130

dan pesan di ponsel karena semua nomor akan diambil secara otomatis dari database tersebut. Selain itu dengan adanya SMS Gateway perusahaan dapat mengustomisasi pesan-pesan yang ingin dikirim. Informasiinformasi mengenai pegiriman, kebijakan-kebijakan baru perusahaan yang pelanggan butuhkan, monitoring pengiriman barang, dll. Dengan menggunakan program tambahan yang dapat dibuat sendiri, pengirim pesan dapat lebih fleksibel dalam mengirim berita karena biasanya pesan yang ingin dikirim berbeda-beda untuk masing-masing penerimanya

Gambar 4.13 SMS Gateway

4.4.

Hasil Analisis Perusahaan Melalui hasil analisa internal dan eksternal strategi bisnis

perusahaan, dapat diketahui perusahaan memiliki potensi yang cukup besar untuk menjawab tantangan masa depan. Seiring perkembangan zaman, strategi bisnis perusahaan juga harus disesuaikan agar perusahaan memiliki keunggulan kompetitif dari para pesaingnya. Untuk menjawab tantangan tersebut, maka diusulkan strategi bisnis perusahaan sebagai berikut :

131

1. Membina hubungan yang baik dengan mitra kerja (Agen) Membina hubungan baik dengan mitra merupakan salah satu kunci dalam menjalankan bisnis. Hali ini juga sesuai dengan Critical Success perusahaan yang mengutamakan kepuasan pelanggan. Perusahaan menyadari bahwa dengan kepuasan pelanggan maka nama baik perusahan akan meningkat. Hal ini tentu sajamengundang para calon pelanggan baru untuk datang ke perusahaan. 2. Analisa Pasar Perusahaan harus pandai dalam menganalisis pasar. Hal ini bertujuan untuk mengethui kekuatan perusahaan di pasar dan kekuatan para pesaingnya. Melalui analisa pasar juga dapat diketahui kebutuhan dari pelanggan serta daya beli pelanggan. Melalui analisa pasar, perusahaandapat melakukan forecasting utnuk masa depan. 3. Memanfaatkan system informasi untuk mengambil keputusan Dengan memanfaatkan system informasi, data dapat diperoleh secara cepat dan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas. Hal ini membantu para pengambil keputusan perusahaan dalam menentukan strategi dan taktik untuk jangka panjang perusahaan. Arus informasi yang cepat juga membuat para top level management untuk berinovasi dengan baik. 4. Memaksimalkan penggunaan website Saat ini, dunia bisnis sudah merambah sampai ke dalam dunia maya. Pembayaran melalui media internet lebih cepat dari pembayaran bisa, pemasaran juga lebih luas, oleh karena itu perusahaan harus

132

memaksimalkan penggunaan website menjadi media e-commerce. Hal ini diusulkan karena kami melihat bahwa trend bisnis kedepan adalah bisnis melalui internet 5. Mengintegrasikan seluruh divisi perusahaan Kelancaran arus informasi adalah tujuan dari pengintegrasian seluruh divisi perusahaan. Lancarnya arus informasi tentu dapat mempercepat proses bisnis perusahaan seperti cepatnya proses pengiriman barang, monitoring pengiriman barang, proses layanan customer, dan lainnya. 6. Meningkatkan kinerja karya karyawan Saat ini penilaian kinerja karyawan adalah melalui absensi dirasa tidak cukup. Penilaian kinerja karywan bisa berdasarkan prestasi kerja karyawan tersebut. Utnuk mendapatkan kinerja karyawan yang baik, perusahaanharus meningkatkan pemanfaatan system informasi yang ada. Pemberian training, sarana dan prasarana, dan tunjangan harus diperhatikan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Berdasarkan permasalahan yang muncul di PT. ACI serta hasil analisa terhadap lingkungan bisnis dan IS/IT pada PT. ACI maka dapat disusun sebuah target bagi IS/IT di PT. ACI yang dapat menjadi solusi bagi permasalahan yang terjadi dan menjadi masukkan kepada PT. ACI akan perencanaan IS/IT di masa mendatang. Beberapa permasalahan yang muncul antara lain : 1. Kegiatan operasional masih ada yang dilakukan secara manual. Kegiatan operasional PT. ACI ada yang masih dilakukan manual sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan dari proses bisnis PT. ACI.

133

Hal ini berpengaruh pada efektivitas dan efisiensi kerja karyawan PT. ACI, kegiatan manual tersebut adalah : a. monitoring status barang, b. penanganan keluhan

pelanggan kegiatan ini dimulai dari

pencatatan keluhan pelanggan semua dokumentasi secara manual menggunakan form keluhan pelanggan. Solusi dari permasalahan tersebut adalah membuat suatu sistem customer service yang didalamnya terdapat fitur-fitur sebagai berikut : a. Pencatatan keluhan pelanggan, yang menampung seluruh keluhan berdasarkan kriteria tertentu seperti : barang hilang, barang rusak, barang tidak sesuai Packing List, dan barang terlambat sampai tujuan. Hal ini akan mempermudah pemisahan keluhan dengan cepat dan mengetahui masalah yang sering terjadi secara global. b. Monitoring barang dengan bantuan aplikasi SMS Gateway, GPS dan secara online, sehingga pelanggan pun dapat mengeceknya sendiri via website 2. Kurangnya integrasi data antara agen dan head office Selain masalah pada manualnya kegiatan operasional, masalah juga ada pada minimnya integrasi data antara kantor cabang dengan head office, hal ini berdampak pada sulitnya mendapatkan data yang valid tentang transaksi order kerja, tentang respon kepuasan pelanggan dan masalah yang sering terjadi pada pekerjaan sehingga sulit untuk melakukan selanjutnya.

analisa

yang

berguna

pada

evaluasi

pengiriman

134

Solusi yang diusulkan dari permasalahan tersebut adalah membuat suatu sistem yang terintegrasi menggunakan teknologi web-base karena internet sudah masuk hingga kota terkecil sekalipun, system yang akan digunakan, cukup sign-in ke website untuk melihat update keterangan dari menu yang ada. 3. Website yang belum optimal Website PT. ACI pada awalnya diharapkan bisa menjadi media promosi bagi perusahaan, namun terkendala ketika website harus di – update secara konten, dan pengerjaan itu tidak selesai sampai saat ini. Tidak adanya personil IT secara khusus yang mengerjakan menjadikan pengerjaan ini masuk menjadi daftar tunggu dari pekerjaan yang dilakukan IT Support. Oleh karena itu solusi dari permasalahan adalah meng-outsource-kan pengerjaan pembuatan website dan menambahkan fungsi pada website menjadi interaktif dua arah antara perusahaan dengan pelanggan sebagai media komunikasi yang dapat menampung saran dan masukan konsumen. Berarti ada opersonil yang ditambahkan jobdesk-nya untuk memonitoring kegiatan website. Fitur yang diusulkan pada website tersebut adalah sebagai berikut : a. Forum komunikasi, yaitu suatu wadah untuk menampung aspirasi dan media komunikasi antara sesama pengguna jasa PT. ACI, sehingga dapat dianalisa kelebihan dan kekurangan servis jasa yang akan berguna untuk pelayanan selanjutnya

135

b. Customer services, yaitu unit pelayanan konsumen secara langsung via messenger seperti yahoo messenger, sehingga konsumen dapat menanyakan

hal

yang

dibutuhkan

secara

langsung

tanpa

mengeluarkan biaya seperti telepon atau sms. Hal ini dapat sangat membantu konsumen dan jika dikelola secara baik maka akan meningkatkan kepercayaan konsumen. c. Penjualan online, dimana tim sales PT. ACI dapat mendeliver kebutuhan konsumen yang hendak meminta jasa PT. ACI untuk pengiriman tanpa harus menghubungi kantor pusat. 4. Tidak adanya pengelolaan pengetahuan karyawan. Pengetahuan merupakan asset perusahaan yang bernilai sangat tinggi, karena tanpa pengetahuan karyawan maka perusahaan sulit untuk menjalankan kegiatan operasionalnya. sehingga dibutuhkan sebuah media yang bisa mengelola pengetahuan yang dimiliki oleh setiap karyawan dengan tujuan jika karyawan tersebut tidak ada maka perusahaan dapat dengan mudah melakukan transfer pengetahuan kepada karyawan lainnya dengan data yang ada pada media tersebut. Pada PT. ACI belum ada media untuk pengetahuan karyawan sehingga perlu dibuat suatu sistem untuk mengelolanya seperti Knowledge Management System yang terintegrasi pada satu database dan diaplikasikan pada seluruh komputer sehingga karyawan dapat dengan mudah memasukan pengetahuan mereka. 5. Perangkat SI/TI yang belum optimal

136

Kegiatan operasional perusahaan yang menggunakan SI/TI harus didukung dengan perangkat SI/TI yang baik sehingga kegiatan bisnis perusahaan tidak mudah terganggu karena dari perangkat SI/TI yang bermasalah, seperti hang atau melambatnya sistem yang berdampak pada menurunnya kinerja operasional. Oleh karena itu dibutuhkan perangkat SI/TI yang berkualitas sehingga mampu menunjang kegiatan perusahaan. Perangkat yang perlu di upgrade adalah server.

4.5.

Usulan IT Strategic Planning IT strategic planning yang diusulkan terdiri dari beberapa

rekomendasi yang terdiri dari beberapa strategi yaitu strategi bisnis SI, strategi manajemen SI/TI dan strategi TI yang merekomendasikan strategistrategi yang diperlukan oleh PT. ACI untuk meningkatkan keunggulan kompetitif berdasarkan analisa yang telah dilakukan sehingga dapat disusun portfolio aplikasi untuk tahun 2012-2014 untuk PT. ACI.

4.5.1.

Strategi Bisnis SI Strategi bisnis SI mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis

akan memanfaatkan SI/TI sehingga dapat mencapai sasaran bisnisnya dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas PT. ACI, berdasarkan hasil analisa lingkungan yang telah diuraikan diatas, maka dapat disusun rekomendasi strategi bisnis SI yang dibutuhkan oleh PT. ACI berdasarkan kebutuhan bisnis PT. ACI adalah sebagai berikut :

137

1. Penyelarasan Dengan Bisnis PT. ACI Berdasarkan visi PT. ACI untuk menjadi perusahaan yang dapat memberi solusi komunikasi yang handal dan berkualitas dengan harga yang terjangkau untuk semua lapisan masyarakat, serta misi yaitu dengan menjadi market leader jasa ekspedisi local di Indonesia, sehingga PT. ACI lebih dikenal dan berkerjasama dengan banyak perusahaan di Indonesia. Untuk mendukung visi dan misi tersebut maka penulis memberikan beberapa inisiatif yang telah dianalisa berdasarkan IT Balance Scorecard, yaitu : a. Melakukan standarisasi perangkat data center, SOP serta platform yang digunakan untuk menurunkan biaya perawatan perangkat SI/TI PT. ACI b. Meningkatkan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis untuk meningkatkan nilai kontribusi IT kepada bisnis c.

Menerapkan aplikasi yang user-friendly dan mudah digunakan agar dapat memberikan layanan IT dengan kualitas yang tinggi

d. Menyesuaikan jumlah personil IT dengan masalah SI/TI yang ada agar dapat meningkatkan pelayanan IT kepada pengguna SI/TI sehingga dapat melakukan hal yang tepat pada waktu yang tepat. e. Mengevaluasi sistem yang berjalan dengan SI/TI yang berkembang secara periodik sehingga dapat membantu meraih meningkatkan kesuksesan unit bisnis dan dapat melakukan inovasi-inovasi untuk kemudahan operasional.

138

f. Melengkapi tim IT dengan pembagian tugas dan tanggung jawab untuk menjamin keamanan dan kestabilan operasional bisnis g. Peningkatan aplikasi strategis sehingga dapat mengusulkan dan menyampaikan

aplikasi-aplikasi

yang

strategis

serta

untuk

menganalisa aplikasi teknologi baru. h. Penerapan Knowledge Management untuk mengembangkan dan mempertahankan karyawan dengan skill kunci sehingga knowledge karyawan dapat dikelola dan dideliver dengan baik i. Pemberian training kepada divisi IT sehingga dapat meningkatkan fungsi IT kepada bisnis j. Penerapan Web-base Aplication untuk dapat membantu perkembangan bisnis yang meningkatkan kecepatan penyampaian informasi untuk pengambilan keputusan bisnis PT. ACI. 2. Penyempurnaan Proses Bisnis Selain penyelarasan IT dengan bisnis, maka direkomendasikan untuk membantu proses bisnis yang ada di PT. ACI, berdasarkan analisa Value chain maka didapatkan inisiatif-inisiatif untuk otomasi proses bisnis sebagai berikut :

139

Gambar 4.14 Usulan Proses Bisnis PT. ACI

1. Dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis untuk mendukung tercapainya visi dan misi perusahaan, maka berdasarkan analisa value chain maka perlu dilakukan Logistic Management (yang kedepannya diharapkan bisa melakukan Supply Chain Management ) dengan memilih database server (MySQL) yang sesuai kebutuhan (yang berkemampuan pengelolaan data cukup besar, kecepatan pengelolaan data, dan kemudahaan pengelolaan data) kemudian layanan database ditingkatkan dengan Web Database untuk komunikasi kantor cabang dengan kantor pusat, dengan menggunakan Apache sebagai Web Server. PHP MyAdmin dan PHP sebagai tools untuk managemen

140

pengelolaannya yang kesemua aplikasi ini bisa didapat dari paket XAMPP. SMS gateway untuk

promosi kepada konsumen, serta

pengaplikasian software GPS (Global Positioning System) untuk tracking pengiriman. 2. Mengimplementasikan sistem komputerisasi yang dapat memenuhi proses bisnis PT. ACI secara keseluruhan sehingga proses bisnis yang

ada

dapat

berjalan

secara

otomatis

sehingga

dapat

meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan 3. Mengimplementasikan Visual Logistic Web-based Aplication untuk membantu mempercepat pengambilan keputusan bisnis dengan menggunakan dukungan sistem berdasarkan data yang ada. Aplikasi ini digunakan agar data dan informasi terintegrasi sehingga laporan disajikan bisa tidak terpisah dan up-to-date. 4. Mengimplementasikan SMS Gateway sebagai media promosi yang efisien dan efektif kepada customer PT. ACI. Dengan tambahan SMS Gateway maka dapat menginformasikan dan mempromosikan secara serempak keseluruh pelanggan PT. ACI, hal ini akan mempercepat informasi yang disampaikan serta tepat sasaran sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas. 5. Mengoptimalkan website perusahaan yaitu www.aci-movers.co.id yang dapat menjadi media komunikasi antara PT. ACI dengan konsumen sehingga dapat menampung saran dan masukan konsumen secara langsung, hal ini dapat meningkatkan imej perusahaan yang

141

memperhatikan keluhan konsumen serta menjadi media efisien dan efektif yang dapat menganalisa kebutuhan pasar. 6. Menggunakan aplikasi GPS untuk membantu kegiatan monitoring pengiriman barang dengan pasti, sehingga bisa menekan kondisi barang terlambat sampai di tujuan. 7. Meningkatkan

kemampuan

perangkat

SI/TI

sehingga

tidak

mengganggu kegiatan operasional PT. ACI seperti upgrade server menjadi IBM BladeCenter HS22 7870 Processor 2Way – 1x Xeon 2.26 GHz yang dapat mempercepat kinerja operasional perusahaan.

Tabel 4.22 Usulan Analisis Area dan Fungsi Bisnis PT. ACI Area Fungsional Fungsi Bisnis Marketing Mencari Customer Penawaran Harga Penerimaan Order Analisa Pasar

Promosi Analisa Pesaing

Operational Monitoring Pengiriman Monitoring Problem Menerima Tanda terima

Proses Bisnis Mencari Customer pada daftar perusahaan. Memberikan penawaran harga kepada tender dari pelanggan Mencatat Order Pelanggan Cetak Consigment Note Menganalisa daya beli masyarakat Menganalisa kebutuhan pelanggan Membat strategi promosi secara periodik Analisa Harga jual Pesaing Analisa stategi bisnis pesaing Membuat Berita Acara, Membuat Surat Jalan Membuat laporan pengiriman per hari Mencatat history masalah yang terjadi Filing data Tanda terima untuk keperluan Invoicing

Aplikasi B2b, B2C (Sales) Ms Excel (Sales)

VLIS

SMS Gateway

VLIS VLIS CS VLIS

142

barang Asli Pengiriman barang

Accounting & Finance

Laporan dan Audit Keuangan

Account Payable

Account Receivable

HRD

Absensi Perekrutan karyawan

Penggajian

Pelatihan karyawan Kebijakan kompensasi GA

IT

Pemeliharaan IS/IT

Menganalisa jalur tempuh Berkoordinasi dengan handling daerah Menunjuk kurir yang bertugas Melakukan audit keuangan, Memberikan hasil laporan keuangan Membuat Faktur Pajak Membuat bukti pengeluaran uang, Memproses arus kas Memberikan jadwal Pembayaran, Menerima Faktur, Pembelian Memberikan Laporan Hutang Memberikan Invoice

GPS

Menerima Faktur Penjualan Menerima faktur, uang dan bukti transfer dari pelanggan Mendata daftar hadir karyawan Menyeleksi karyawan Interview calon karyawan Menetukan penempatan karyawan Membuat kontrak kerja Menetapkan gaji karyawan Melakukan distribusi gaji Membuat laporan gaji Mengadakan pelatihan karyawan Motivasi kerja karyawan Memberi Persetujuan Ijin kan cuti, reimbursment, absensi, dll Mengurus keperluan internal perusahaan, seperti ATK, purchase request karyawan, dll. Memelihara jaringan internet perusahaan, hardware, software,

FMS FMS

FMS

FMS FMS FMS

FMS

AMS

AMS

143

Managemen data

4.5.2.

Mengatasi masalah dalam system Mminimalkan biaya yang dibuat manajemen system Menyediakan peralatan dan perlengkapan yang berhubungan dengan system Menganalisa system yang berjalan dan akan dikembangkan Menganalisis biaya perbaikan system Mengkoordinasikan penggunaan data yang disimpan Pengendalian database

Strategi Manajemen SI/TI Merupakan strategi yang menjamin konsistensi yang diambil oleh

pihak manajemen yang berkaitan dengan system dan teknologi informasi yang akan diimplementasikan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut berupa organisasi yang dapat mendukung system informasi perusahaan, kebijakan investasi perusahaan dan kebijakan yang berkaitan dengan sumber daya manusia yang berkaitan dengan system informasi perusahaan. Berdasarkan hasl analisis strategi dan system berjalan, serta terkait dengan penerapan strategi system dan teknologi informasi yang terintergrasi pada masa mendatang, maka diperlukan suatu area fungsional baru dalam perusahaan, yaitu area SI/TI yang mempunyai unit organsasi sebagai berikut : 1. Pengembangan SI/TI

Dibutuhkan fungsi baru yang mempunyai tugas khusus untuk melakukan

pengembangan

terhadap

website

perusahaan

sehingga

144

perkembangan website akan terus ter-update baik dari segi tampilan dan juga fitur-fiturnya. Hal ini membantu perusahaan untuk meningkatkan nilai bisnis. 2. Pemeliharaan SI/TI

Fungsi ini diharapkan dapat berperan penting dalam pemeriksaan harian kesiapan seluruh system, pemeliharaan jaringan computer di dalam perusahaan, menjaga keamanan database perusahaan, menjaga integritas dari system/aplikasi yang ada di dalam perusahaan serta melakukan perawatan dan perbaikan komponen SI/TI. Fungsi-fungsi yang direkomendasikan ini nantinya akan saling berkolaborasi dengan fungsi lain untuk membangun system dan teknologi informasi yang baik, handal dan sebagai salah satu kunci utama yang dapat memberikan

suatu

keunggulan

bersaing

bagi

perusahaan

dalam

menghadapi persaingan bisnis. Strategi Manajemen SI/TI ini digunakan untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan oleh PT. ACI, selain itu strategi ini mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui perusahaan. 1. Perencanaan dan organisasi (Planning and Organization) Mencakup strategi dan taktik yang menyangkut identifikasi tentang bagaimana TI dapat memberikan kontribusi terbaik dalam pencapaian tujuan bisnis organisasi sehingga terbentuk sebuah organisasi yang baik dengan infrastruktur teknologi yang baik pula. Saat ini divisi IT PT.ACI hanya terdiri dari 1 (satu) orang IT Support yang mengelola dan bertanggung jawab atas seluruh SI/TI yang berjalan di PT. ACI,

145

hal ini bertolak belakang dengan tujuan PT. ACI untuk membuat IT strategic planning yang dapat digunakan oleh PT. ACI untuk mengelola dan menentukan SI/TI yang akan digunakan dalam beberapa tahun mendatang. Berdasarkan analisa yang telah dijelaskan diatas, maka PT. ACI direkomendasikan untuk mempunyai suatu tim IT yang minimal terdiri dari supervisor dan staff.

Gambar 4.15 Usulan Struktur Organisasi PT. ACI

Dengan adanya penambahan personal pada divisi IT dalam perusahaan, maka perencanaan, pengembangan, penerapan dan pemeliharaan teknologi informasi pada PT. ACI akan lebih terkontrol. Hal ini diperlukan karena IT kedepan akan berperan memegang peran penting dalam berjalannya bisnis PT. ACI sehingga dibutuhkan pembagian tugas dan tanggung jawab, IT Staff bertugas untuk pemeliharaan dan pengembangan SI/TI yang ada, sedangkan IT Supervisor bertugas untuk mengontrol, mengelola dan menganalisa

146

SI/TI yang berkembang didunia yang disesuaikan dengan kebutuhan sehingga tercapai peningkatan efisiensi dan efektifitas PT. ACI. Untuk terus meningkatkan kualitas dan kemampuan perusahaan, sebaiknya PT. ACI mmelakukan pelatihan secara rutin terhadap seluruh karyawannya. Pelatihan dapat dilakukan sehubungan dengan penerapan system baru di dalam perusahaan ataupun pelatihan yang berhubungan dengan bisnis pengiriman barang. Jajaran eksekutif perusahaan pun perlu mengikuti pelatihan-pelatihan yang relevan demi meningkatkan kemampuan dan intuisi jajaran eksekutif PT. ACI dalam mengarahkan perusahaan mencapai visi dan misinya. Pelatihan yang diadakan oleh perusahaan akan memberikan banyak dampak positif, yaitu meningkatkan motivasi kerja karyawan yang disebabkan oleh meningkatnya kepercayaan diri karyawan seiring dengan meningkatnya kemampuan dan keahlian yang diperoleh dari pelatihan yang diikutinya.

147

Gambar 4.16 Tahap pengembangan dan Pelatihan SDM PT. ACI

a. Analisis kebutuhan yaitu suatu proses mendiagnosa masalahmasalah yang terjadi pada saat ini dan tantangan masa depan yang akan diantisipasi melalui pelatihan dan pengembangan atau dengan kata lain prinsip pertama yang harus dipenuhi adalah mengetahui apa yang dibutuhkan. Analisis kebutuhan (needs assessment) adalah suatu penentuan kebutuhan pelatihan yang sistematis yang terdiri dari tiga jenis analisis. Analisis-analisis tersebut diperlukan dalam menentukan tujuan pelatihan. Ketiga analisis tersebut adalah analisis organisasional (organisational analysis), analisis pekerjaan (job analysis), dan analisis individual (individual analysis). b. Isi suatu program pelatihan dan pengembangan dirancang berdasarkan

analisis

kebutuhan

dan

tujuan

pelatihan

dan

pengembangan. Tujuan program membentuk pegawai agar memiliki keahlian tertentu atau pemahaman akan pengetahuan tertentu. Namun demikian hal penting yang harus diperhatikan adalah, isi program pelatihan dan pengembangan harus dapat

148

memenuhi kebutuhan organisasi dan individu yang diikutsertakan dalam program tersebut. c. Dalam tataran ideal, suatu program pelatihan dan pengembangan akan lebih efektif jika metode pelatihan yang diterapkan cocok dengan gaya peserta pelatihan dan jenis pekerjaan yang dibutuhkan oleh organisasi. Namun demikian, pembelajaran tidak dapat diobservasi, hanya hasilnya saja yang dapat diukur. d. Program pengembangan sumber daya manusia yang baik akan gagal apabila manajemen tidak mampu meyakinkan peserta akan manfaat program-program tersebut. Peserta harus mempunyai keyakinan

bahwa

program-program

tersebut

akan

mampu

membantu mereka dalam mencapai tujuan-tujuan pribadi dan profesional mereka. Suatu program baru harus dimonitor secara hati-hati, terutama pada saaat program tersebut baru dimulai. Seperti diketahui bahwa pelatihan berkaitan dengan perubahan dimana sebagian pegawai mungkin akan menolak perubahan yang terjadi, sebagaian lain mungkin akan menunggu dan berharap agar program tersebut gagal. Umpan balik dari peserta sangatlah penting dalam tahap ini. Semakin cepat masalah dipecahkan akan semakin besar peluang program tersebut untuk sukses. e. Tahap akhir dalam proses pengembangan sumber daya manusia adalah

mengadakan

evaluasi

atas

program-program

yang

dilaksanakan, mengukur sejauh mana kefektifan program telah dicapai. Tahap ini merupakan tahap yang penting karena akan

149

menunjukkan sejauh manfaat yang didapatkan oleh organisasi melalui program-program tersebut. Oleh karena itu departemen Pengembangan SDM harus mendokumentasikan upaya tersebut dan menunjukkan pada manajemen bahwa usaha tersebut benarbenar merupakan usaha yang memberikan manfaat bagi organisasi. Pada dasarnya, evaluasi atas suatu program pengembangan harus meliputi beberapa aspek aspek, yaitu (1) tanggapan peserta atas program yang dijalankan, (2) sejauh mana peserta telah mempelajari dan menguasai materi yang diberikan, (3) kemampuan peserta dalam mengaplikasikan pengetahuan baru yang telah diperoleh dan (4) apakah tujuan program pengembangan yang dicanangkan telah tercapai. Evaluasi atas materi yang didapat selama mengikuti program pengembangan dengan jalan melakukan pretest – posttest yaitu suatu metode penggunaan test yang sama yang diberikan sebelum dan sesudah program pengambangan. Perbandingan hasil yang diperoleh dapat digunakan sebagai gambaran sejauh maan materi telah dipahami oleh peserta. Cara lain yang dapat dilakukan adalah control group design, yaitu dengan cara menguji kelompok pegawai yang mengikuti program pengembangan dan kelompok pegawai yang tidak mengikuti program pengembangan. Hasil yang didapat dari kedua kelompok dapat dijadikan gambaran sejauh mana materi dapat dipahami. Dengan adanya penambahan beberapa personil dalam Table Usulan Analisis Area, Fungsi dan Proses Bisnis PT. ACI. Pada usulan Fungsi diatas penambahan yang baru ada pada bagian IT yaitu :

150

1. Rencana pengembangan SI/TI Data mengenai rencana yang akan dilakukan staf divisi IT mengenai SI/TI apa saja yang perlu dikembangkan untuk meningkatkan SI/TI perusahaan. 2. Perawatan SI/TI Data mengenai prosedur dalam memelihara kondisi dan kualitas SI/TI perusahaan agar dapat berfungsi dengan baik dalam kurun waktu yang telah ditentukan. 3. Jadwal maintenance SI/TI Data mengenai jadwal-jadwal yang telah ditentukan untuk melakukan pemeliharaan terhadap asset SI/TI yang dimiliki perusahaan. 2. Pengadaan dan implementasi (Acquisition and Implementation) Domain ini menitikberatkan pada proses pemilihan, pengadaaan dan penerapan teknologi informasi yang digunakan serta identifikasi solusi TI dan kemudian diimplevmentasikan dan diintegrasikan dalam proses bisnis untuk mewujudkan strategi TI. Pada PT. ACI direkomendasikan untuk memiliki beberapa vendor untuk pengadaan perangkat SI/TI untuk menganalisa harga dan kualitas perangkat yang akan digunakan. Selain itu dibutuhkan

151

perencanaan yang matang sebelum mengimplementasikan suatu proyek SI/TI agar dapat tepat waktu dan sesuai dengan anggaran. 3. Pengantaran dan dukungan (Delivery and Support) Domain ini berhubungan dengan penyampaian layanan yang diinginkan, yang terdiri dari operasi pada sistem keamanan dan aspek kesinambungan bisnis sampai dengan pengadaan training. Pada PT. ACI direkomendasikan untuk menerapkan on time delivery project yang mengusahakan poyek dideliver tepat waktu sehingga tidak mengganggu project lain. Selain itu meningkatkan skill divisi IT dengan pelatihan atau training untuk meningkatkan layanan dan pengembangan operasional PT. ACI. 4. Pengawasan dan evaluasi (Monitoring and Evaluate) Semua proses TI perlu dinilai secara teratur dan berkala bagaimana kualitas dan kesesuaiannya dengan kebutuhan PT. ACI sehingga dapat jaminan kemandirian yang diperlukan dan dapat memastikan bidangbidang kritis dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

4.5.3.

Strategi TI Strategi TI ini digunakan untuk menganalisa hal-hal yang

mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan SI/TI pada PT. ACI, Berdasarkan analisa yang telah diuraikan diatas, berikut strategi IT yang perlu dilakukan oleh PT. ACI untuk mendukung strategi bisnis :

4.5.3.1. Rekomendasi Hardware

152

Hardware yang dimiliki oleh PT. ACI pada saat ini, hampir seluruhnya telah menggunakan teknologi yang terbaru dan mampu memenuhi kebutuhan PT. ACI dalam melakukan pengembangan IS/IT. Namun berdasarkan assesment pada lingkungan internal IT PT. ACI mengenai hardware yang digunakan oleh PT. ACI serta analisa lingkungan eksternal IT tentang teknologi yang sedang ada saat ini, maka ada beberapa penambahan dan upgrade yang harus dilakukan oleh PT. ACI antara lain : Tabel 4.23 Rekomendasi hardware Jenis Blade Server

Spesifikasi Jumlah Rekomendasi IBM BladeCenter HS22 7870 Processor 2Way – 1x Xeon 2.26 1 Database server GHz SMS TALARIAX Dept. Sales & Gateway 2-way SMS and mendukung hingga 1 MKT 32 GSM modems GPS GO5 Live vehicle data 1 Dept. OPS Checkmate™ 5.5 and MyGeotab™ 5.5 Compatible UPS 6000 VA 1 Server UPS 20000 VA 1 Server Perangkat Rack Server 1 Server pendukung Dept. Switch 16 Port 2 Accounting & Finance

Beberapa usulan perbaikan hardware bagi perusahaan : 1. Jika penggunaan harddisk di dalam perusahaan telah mencapai 70% dari kapasitas yang tersedia, maka sebaiknya perusahaan melakukan up-grade terhadap kapasitas harddisk dari computer-komputer yang digunakan untuk menunjang kelancaran aliran arus data

153

2. Penambahan computer pada divisi baru yang dikembangkan (legal dan IT) untuk menunjang pelaksanaan tugas dari masing-masing divisi baru tersebut 3. Penambahan PC untuk email server 4. Penambahan perangkat keras berbasis GPS (Global Positioning System) untuk memantau setiap armada pengangkut barang (darat) milik perusahaan yang sedang bertugas serta menunjang order tracking 5. Melakukan evaluasi terhadap hardware yang digunakan perusahaan selama ini secara keseluruhan, agar dapat mengidentifikasi kebutuhan dari tiap divisi akan pengembangan hardware.

4.5.3.2. Rekomendasi Software Berdasarkan assesment pada lingkungan internal IT PT. ACI mengenai software yang digunakan oleh PT. ACI, ada beberapa software PT. ACI yang perlu untuk diupgrade atau diperbaharui karena semakin berkembangnya kebutuhan bisnis PT. ACI, dibawah ini adalah rekomendasi software untuk PT. ACI :

Tabel 4.24 Rekomendasi software Jenis

Spesifikasi

Aplikasi

Visual Logistic Web-Based Aplication

Rekomendasi Terintegrasi antara database head office dan cabang melalui web

154

SMS Gateway GPS Tracking Website www.aci-movers.co.id

Software

Knowledge management portal Windows server 2008 Microsoft SQL Server 2008

Baru Baru Penambahan fitur forum, customer services, monitoring pengiriman barang Baru Upgrade Upgrade

4.5.3.3. Rekomendasi Arsitektur Jaringan Berdasarkan analisa lingkungan internal IT mengenai jaringan arsitektur jaringan PT. ACI, maka direkomendasikan arsitektur jaringan untuk PT. ACI sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas PT. ACI yaitu sebagai berikut :

Gambar 4.17 Rekomendasi arsitektur Jaringan PT. ACI

155

Adapun penjelasan dari rekomendasi arsitektur jaringan untuk PT. ACI adalah sebagai berikut : •

Penerapan firewall pada setiap router yang berguna untuk melindungi PC dari serangan ataupun virus dari luar yang dapat berdampak pada pencurian ataupun kehilangan data yang dapat menurunkan efisiensi dan efektivitas PT. ACI

•

Penggunaan web-based application pada kantor pusat dan kantor cabang sehingga data transaksi dapat lebih real-time tetapi tidak membebani bandwith karena transaksi dapat diinput secara offline, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas PT. ACI

•

Database dapat diakses oleh mobile user sehingga meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengambilan keputusan bisnis.

•

Penempatan switch khusus untuk divisi yang mempunyai data krusial perusahaan seperti finance dan accounting sehingga tidak dapat diakses dari komputer internal lain sehingga dapat meningkatkan keamanan data penting perusahaan

4.5.3.4. Rekomendasi Data Center Data center merupakan tempat yang sangat penting bagi perusahaan karena data-data penting perusahaan disimpan didalam data center, berdasarkan assesment pada lingkungan internal IT mengenai data center PT. ACI maka direkomendasikan data center sebagai berikut : •

Data center memiliki ruang tersendiri dan terpisah dari divisi lain, selain itu perlu digunakan keamanan tambahan sehingga dapat

156

meminimalisir resiko pengrusakan data center yang dapat merugikan perusahaan. •

Server pada data center bekerja selama 24 jam sehari sehingga suhu udara pada data center harus diatur sesuai dengan banyaknya server yang digunakan pada data center, yaitu sekitar 220 C (720 F).

•

Perangkat data center harus mampu untuk tetap dingin walaupun sedang dalam beban kerja yang tinggi. Jadi tekniknya adalah dengan mendinginkan perangkat, bukan mendinginkan ruangan data center sehingga dapat lebih efisien dan efektif, karena pendingin ruangan akan menciptakan embun yang dapat membahayakan arus listrik.

4.5.3.5. Rekomendasi Knowledge Management Menurut Probst (2000), knowledge atau pengetahuan adalah keseluruhan dari pengertian dan kemampuan yang digunakan oleh individu dengan tujuan tertentu untuk memecahkan masalah, yang meliputi teori dan praktek, aturan sehari-hari dan perintah untuk melakukan suatu tindakan. Menurut Turban (2003), knowledge berisi informasi yang telah diorganisasikan dan diproses untuk member pengertian, pengalaman, pembelajaran lebih lanjut dan keahlian sebagaimana ini digunakan untuk masalah atau proses bisnis tertentu. Knowledge itu sendiri terbagi 3 tipe, yakni Tacit knowledge, Explicit knowledge dan Potential knowledge.

157

1. Tacit knowledge terdiri dari model mental, pandangan dan pekerjaan yang agak sulit untuk dideskripsikan dan dibagikan. Ini dapat juga berupa pengalaman dan keahlian dari orang-orang yang belum terdokumentasi dan merupakan pengetahuan yang berkembang dalam interaksi dengan orang lain. 2. Explicit knowledge merupakan ilmu pengetahuan yang formal, sistematis dan mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi. Ini merupakan pengetahuan yang terdapat pada buku, referensi dan lainnya. Pengetahuan berkembang dengan adanya informasi dan perlunya penataan informasi atau pengaturan dari informasi yang ada. 3. Potential knowledge merupakan ilmu pengetahuan yang digunakan untuk menganalisis data dan mentranformasikan ata mengubah data menjadi pengetahuan. Pengetahuan berkembang dari hasil analisis terhadap data yang ada.

Gambar 4.18 Knowledge Siklus

158

1. Proses eksternalisasi (externalization), yaitu mengubah tacit knowledge yang dimiliki menjadi explicit knowledge. Bisa dengan menuliskan knowhow dan pengalaman yang didapatkan dalam bentuk tulisan artikel atau bahkan buku apabila perlu. Dan tulisan-tulisan tersebut akan sangat bermanfaat bagi orang lain yang sedang memerlukannya. 2. Proses kombinasi (combination), yaitu memanfaatkan explicit knowledge yang ada untuk diimplementasikan menjadi explicit knowledge lain. Proses ini sangat berguna untuk meningkatkan skill dan produktifitas diri sendiri. Pengguna bisa menghubungkan dan mengkombinasikan explicit knowledge yang ada menjadi explicit knowledge baru yang lebih bermanfaat. 3. Proses internalisasi (internalization), yakni mengubah explicit knowledge sebagai inspirasi datangnya tacit knowledge. Bahasa lainnya adalah learning by doing. Dengan referensi dari manual dan buku yang ada, pengguna bisa mulai bekerja, dan menemukan pengalaman baru, pemahaman baru dan know-how baru yang mungkin tidak didapatkan dari buku tersebut. 4. Proses sosialisasi (socialization), yakni mengubah tacit knowledge ke tacit knowledge lain. Pengguna bisa memanfaatkan keberadaannya pada suatu pekerjaan

untuk

belajar

dari

orang

lain,

yang

mungkin

lebih

berpengalaman. Proses ini membuat pengetahuan terasah dan juga penting untuk peningkatan diri sendiri. Yang tentu saja ini nanti akan berputar pada proses pertama yaitu eksternalisasi. Semakin sukses pengguna

159

menjalani proses perolehan tacit knowledge baru, semakin banyak explicit knowledge yang berhasil diproduksi pada proses eksternalisasi. Proses inti dari usulan knowledge management PT. ACI

Gambar 4.19 Aktifitas Knowledge Mangement PT. ACI 1. Innovation : diharapkan semua pihak (escort, staff, managemen, director, agen dan pelanggan bisa mempunyai dan berbagi mengenai inovasi yang dimiliki. 2. Knowledge Transfer : Adanya transfer pengetahuan secara langsung, baik verbal maupun tulisan 3. Knowledge Sharing Sebagian besar pengetahuan harus dibagikan bisa melalui email, ataupun berbicara langsung ketika rapat regular tiap divisi 4. Rewards :

160

Sistem Reward bisa diberlakukan melihat dari performa kerja dan kontribusi individu. Pengukuran performa dilakukan oleh Managemen dan Director. 5. Customer Knowledge Managemen Perusahaan bisa membuat aplikasi sederhana untuk Customer Relationship Management untuk memenuhi kebutuhan perusahaan seperti transaksi sehari-hari, data customer, data staff (user), dan data Customer Feedback.

USER (Escort, Staff, Managemen)

APPLICATION (PORTAL) Microsoft SharePoint 2007

Messaging / Groupware / Intranet

Database-database Pengetahuan (DB Server, Web Server, App Server) 

Gambar 4.20 Arsitektur Knowledge Managemen PT. ACI

161

Aristektur Knowledge Management PT. ACI terdiri dari beberapa layer seperti pada gambar diatas dengan penjelasan : •

Layer pertama adalah user yang dalam hal ini adalah knowledge worker yaitu pegawai dan stakeholder.

•

Layer kedua adalah user interface berupa browser internet ataupun aplikasi lainnya.

•

Layer ketiga adalah communication/transport layer yang dalam hal ini berupa groupware dan intranet.

•

Layer terakhir adalah kumpulan database-database pengetahuan KMS. Kumpulan Database pengetahuan sangat penting dalam suatu KMS untuk menyimpan sumber pengetahuan yang berupa database dokumen, database diskusi, sistem file yang menyimpan file fisik, atau email. Teknik penyimpanan pengetahuan menggunakan sistem index dimana proses indexing dilakukan deserver. Index – index tersebut bertujuan untuk memudahkan dan mempercepat proses pencarian informasi/pengetahuan.

162

LAPISAN

KOMPONEN USER

INTERFACE LAYER

User, Staff, Managemen Interface Webbased

ACCESS AND AUTHENTIFICATION LAYER

MySQL Database Engine

COLLABORATIVE INTELIGENT AND FILTERING LAYER

SQL Database Search

APPLICATION LAYER

TRANSPORT LAYER

MIDDLEWARE AND LEGACY INTEGRATION LAYER

REPOSITORIES

Microsoft SharePoint 2007

TCP/IP

Tidak ada

WebServer Folder; MySQL Database

Gambar 4.21 Usulan Perancangan Knowledge Managemen PT. ACI

Untuk membangun repository ilmiah dan teknologi diperlukan beberapa faktor penunjang yang meliputi : •

•

Perangkat Keras •

Server (untuk penyimpanan repository, load balancing, backup)

•

PC ( untuk develop system, konversi input)

•

High speed scaner

Perangkat Lunak

163

• •

Perangkat Jaringan •

•

software repository, digitizing, cataloging, backup, load balancing

Switching, cabling, rack system, UPS, electric asoseri

Data •

Client detail, detail barang, catalog/data sheet, foto, deta, detail lokasi, detail kendaraan, detail escort, detail laporan-laporan dari tiap divisi, dll

•

Referensi •

•

buku penunjang untuk develop software dan system

Sumber daya manusia •

tenaga ahli, tenaga pendukug, pelaksana dari sisi perusahaan

Gambar 4.22 Usulan Knowledge Managemen Basis Data

164

Tabel 4.25 Usulan Tam mpilan Know wledge Manaagement PT.. ACI Area Fungsionall Marketing

Operationall

Fungsi Bisniis

Prosses Bisnis

Mencari Customer

Mencari Cuustomer pada daftar perussahaan.

Penawaran Harga

Memberikann penawaran harga kepadda tender dari pelanggan

Permintaan Order Kerja

Type File

Judul

Tanggal

Size (kb)

 H Hadi.suseno@aci‐ movers.co.id 

 04/03/2011

 305 

 Penaawaran.doc 

 A Agus.lubis@aci‐ movers.co.id 

 20/06/2011

 147 

doc   OK.d

ism miyati@aci‐ movers.co.id

12/05/2011 

63 

 Beritta_acara.doc 

zaainur@aci‐ movers.co.id

12/05/2011 

 75 

 Lapo oran_shippin g.xls

Deedi.damhudi@aci‐‐ movers.co.id

12/05/2011 

 179 

 Kejad dian_tdk_se suai.d doc 

pu urwanto@aci‐ movers.co.id

19/05/2011 

 289 

 TTB_ _blm_kemba li.xls

pu urwanto@aci‐ movers.co.id

07/06/2011 

 1589 

 07/06/2011  07/06/2011

739 

Perkeenalan.xls

Membuat Order O Kerja

Membuat Berita B Acara, Membuat Suurat Jalan

Accounting g & Finance

Monitoring Pengiriman

Membuat laaporan pengiriman per hari

Monitoring Problem

Mencatat hiistory masalah yang terjadii

Menerima Tanda terima barang Asli Laporan dan Audit Keuang gan

Filing data Tanda T terima untuk keperrluan Invoicing

 

 

 

 

 

Melakukan audit keuangan, m_FIN.doc   Form Memberikann hasil laporan keuangan

Account Payable

Peengirim

Membuat Faktur Pajak

.JPG

Membuat bu ukti pengeluaran uang, Mempproses arus kas

.JPG

Memberikann jadwal Pembayaran n Menerima Faktur, F Pembelian

oran_fin.xls   Lapo m_ faktur_paj Form ak.jpgg  m_arus_kas_  Form tgl.jpg   Paym ment‐ sched dule.xls   Faktu ur_pembelia n.xls

Memberikann Laporan Hutang

 D Dini.ariyanti@aci‐ movers.co.id  Diini.ariyanti@aci‐ movers.co.id

 266  Diini.ariyanti@aci‐ movers.co.id Diini.ariyanti@aci‐ movers.co.id

07/06/2011  1077  07/06/2011  60 

Su ugeng.riyadi@aci‐ movers.co.id ugeng.riyadi@aci‐ Su movers.co.id  

 14/06/2011  14/06/2011

 33  ugeng.riyadi@aci‐ Su movers.co.id

 14/06/2011

ugeng.riyadi@aci‐ Su movers.co.id

 14/06/2011

ugeng.riyadi@aci‐ Su movers.co.id

 14/06/2011

 Hutaang_aci.xls  Account Receivable

Memberikann Invoice

 38 

m_invoice.xls   Form Menerima Faktur F Penjualan  Faktu ur_penjuala n.xls Menerima faktur, f uang dan bukti transfe fer dari pelanggan HRD

Ketenagakerjaaan

 43 

214 

 76   14/06/2011

 No_tterima_fakt ur.xlss 

 Sugeng.riyadi@aci‐‐ movers.co.id 

_karyawan.d  Cuti_ oc 

 saantoso@aci‐ movers.co.id  saantoso@aci‐ movers.co.id

 80 

Memberikann cuti

Persetujuan Ijin _karyawan.d  Izin_ oc 

21/06/2011 

 27 

21/06/2011 

 29 

21/06/2011 

 48 

saantoso@aci‐ movers.co.id

reimbursmeent, absensi,dll  Abseensi.doc 

165

GA

IT

Mengurus keperluan internal perusahaan, seperti ATK, purchase request karyawan, dll. Pemeliharaan IS/IT

Memelihara jaringan internet perusahaan, hardware, software, Mengatasi masalah dalam sistem

[email protected]  Pembelian_bara ng.doc 

28/06/2011 

 36 

Jadwal_ mainten ance.doc 

 arfan@aci‐ movers.co.id 

 05.07/2011 

 866 

 System_down.d oc 

 arfan@aci‐ movers.co.id 

  05.07/2011 

 568 

4.5.3.6. IT Road map IT Roadmap digunakan untuk memberikan target implementasi SI/TI untuk divisi IT sehingga dapat dievaluasi pencapaiannya. IT Roadmap ini disusun berdasarkan jangka waktu tertentu seperti jangka pendek, jangka menengah ataupun jangka panjang, hal ini bertujuan agar mempermudah perusahaan untuk mengukur SI/TI yang diterapkan dan kinerja perusahaan dalam mengimplemtasikan SI/TI dalam mendukung tujuan perusahaan. Adapun IT Roadmap yang diusulkan untuk PT. ACI adalah sebagai berikut : 1. IT Roadmap pada Tahun 2012 dimulai dengan perencanaan system dan perangkat penunjang data center sehingga siap untuk melakukan penerapan sistem aplikasi lain. Selanjutnya penerapan aplikasi Visual Logistic Web-based Application untuk head office dan 2 kantor cabang serta 1 gudang yang dikonsolidasikan dan diintegrasikan menjadi kedalam satu database dengan penerapan web sebagai media komunikasi dengan database server (MySQL) menggunakan Apache sebagai Web Server. PHP MyAdmin dan PHP sebagai tools untuk managemen pengelolaannya yang kesemua aplikasi ini bisa didapat dari paket XAMPP. SMS gateway untuk promosi kepada konsumen,

166

serta pengaplikasian software GPS (Global Positioning System) untuk tracking pengiriman. Selain itu dilakukan instalasi server baru dan perangkat SI/TI lain untuk mendukung stabilitas database dan untuk persiapan integrasi seluruh data departemen, pemeliharaan dan standarisasi penggunaan hardware dan software yang digunakan oleh pengguna untuk menekan biaya perawatan, pada akhir tahun 2012 direncanakan ada evaluasi pencapaian IT strategic planning untuk tahun 2012 sehingga dapat diidentifikasi pencapaian target untuk tahun 2012. 2. IT Roadmap PT. ACI tahun 2013 dimulai dengan rekomendasi peningkatan bandwith untuk head office dari 4Mb/s menjadi 8Mb/s agar dapat menjaga kestabilan jaringan internet perusahaan di head office karena peningkatan pemakaian internet di head office serta penerapan Disaster Recovery untuk pencegahan terjadi masalah akibat bencana. Kemudian diisi dengan konsolidasi dan integrasi data antara kantor pusat, kantor cabang dan gudang menggunakan aplikasi web. Pada akhir 2013 direncanakan untuk pemeliharaan menyeluruh perangkat IT serta evaluasi pencapaian IT strategic planning tahun 2012-2013 sehingga dapat diidentifikasi pencapaian target untuk tahun tersebut, selain itu dilakukan instalasi SMS Gateway SendQuick untuk penerapan SMS Gateway. 3. IT Roadmap PT. ACI tahun 2014 melanjutkan penerapan SMS Gateway, mencoba perencanaan aplikasi GPS serta dilakukan evaluasi untuk penyesuaian jumlah personil divisi IT dibandingkan dengan

167

masalah dan fungsi SI/TI yang ada. Setelah itu dilakukan penerapan Knowledge Management untuk mengelola knowledge karyawan PT. ACI agar dapat dideliver kepada perusahaan, selain itu dilakukan optimalisasi

fitur-fitur

website

perusahaan

sehingga

dapat

meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan. Diakhir tahun 2014 dilakukan pemeliharaan menyeluruh SI/TI untuk menjaga stabilitas SI/TI serta evaluasi IT strategic planning tahun 2012-2014 untuk mengidentifikasi pencapaian target serta untuk bahan masukan dalam penyusunan ITSP berikutnya yaitu untuk tahun 2015-2017.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

168

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

169

4.5.4.

Aplikasi Portfolio 2012-2014 Berdasarkan analisa yang dilakukan pada lingkungan internal dan

eksternal lingkungan bisnis dan lingkungan internal dan eksternal IS/IT PT. ACI dan telah dipetakan menjadi suatu strategi bisnis SI, strategi manajemen IS/IT dan strategi IT pada PT. ACI, maka disusun portfolio aplikasi untuk tahun 2012-2014 untuk PT. ACI berdasarkan pada analisa Portfolio McFarlan yaitu sebagai berikut : Tabel 4.27 Usulan Aplikasi Portfolio PT. ACI tahun 2012-2014 Strategic Aplikasi Sms Gateway VLIS

High Potential Aplikasi GPS Knowledge Management portal Office System Internet Management System Attendance Management System Accounting Management System

Website www.aci-movers.co.id

Key Operational

Berdasarkan

Support

analisa

diatas,

maka

untuk

dapat

mengimplementasikan strategi bisnis SI dan strategi IT tersebut, Adapun justifikasi penulis dalam menentukan rekomendasi SI/TI yang akan digunakan adalah sebagai berikut : 1. Server Adapun batas minimal rekomendasi server yang dibutuhkan oleh IT PT. ACI adalah sebagai berikut: Tabel 4.28 Rekomendasi server Spesifikasi Tipe Processor

Ket IBM X3850-M2 7233-4LA Xeon Quad core E7440 (2x 2.4 GHz 16MB

170

Harddrive Memory Powersupply

L3 Cache 90w) 2x 73GB 4x 2GB 2x1440W

Penentuan spesifikasi server tersebut ditentukan berdasarkan kebutuhan SI/TI tentang banyaknya aplikasi yang ada pada PT. ACI yang membutuhkan server untuk mengelola database dan user yang menggunakan aplikasi-aplikasi perusahaan tersebut.

2. Aplikasi SMS Gateway Aplikasi SMS Gateway ini direkomendasikan karena mampu mengintegrasikan antara teknologi ponsel dengan komputer (PC) sehingga dapat mempromosikan secara serempak keseluruh dealer dan konsumen PT. ACI, hal ini akan mempercepat informasi yang disampaikan serta tepat sasaran .

Gambar 4.23 Usulan Alur proses SMS Gateway

Aplikasi SMS Gateway ini membutuhkan seorang admin yang bertugas untuk mengelola data customer yang digunakan sebagai

171

database untuk membuat SMS (Short Message Service) yang kemudian dibroadcast kesetiap customer dan dealer yang ada didatabase

tersebut,

untuk

mengimplemntasikan

aplikasi

ini

dibutuhkan tambahan hardware seperti komputer sebagai SMS center dan SMS gateway sebagai penghubung antar aplikasi tersebut dengan provider yang ada. Teknologi SMS Gateway yang diusulkan adalah dalam bentuk box appliance SendQuick yang mempunyai platform Windows, selain itu aplikasi ini dapat menunjang integrasi ke Windows Domain (Active Directory) serta dapat melakukan koneksi melalui Internet Explorer (IE) maupun menggunakan database SQL Server.

3. Knowledge Management Portal Knowledge management portal digunakan sebagai media untuk berbagi informasi tentang pengetahuan internal perusahaan yang dimiliki oleh karyawan, hal ini dilakukan untuk mempermudah pencarian data maupun ilmu pengetahuan yang dibutuhkan oleh perusahaan. oleh karena itu knowledge management sangat penting untuk memfasilitasi dalam menuangkan ilmu pengetahuan yang berbentuk portal serta menyimpannya dalam database. Knowledge management portal yang diusulkan adalah Microsoft SharePoint 2007 karena Microsoft SharePoint 2007 mempunyai keunggulan untuk melakukan collect, manage dan juga bekerja dengan berbagai macam informasi dari berbagai macam type seperti Microsoft Word document,

172

PDF file, XPS file, maupun gambar. Selain itu Microsoft SharePoint 2007 dapat digunakan untuk membuat beberapa tipe aplikasi seperti Contact list, calendar, database product, perencanaan project maupun berita.

Gambar 4.24 Usulan Knowledge Management Portal

4. Website Website

PT.

ACI

yaitu

www.aci-movers.co.id

membutuhkan

penambahan fitur forum, customer support, register imei dan penerapan e-commerce, hal ini dilakukan dalam upaya pendekatan diri dengan konsumen sehingga mendukung visi misi perusahaan

4.5.5.

Alur Aplikasi Keseluruhan (Grand Design) Grand design aplikasi yang diusulkan dibuat untuk melihat secara

global bagaimana setiap aplikasi terhubung dengan aplikasi lainnya, sehingga dapat dianalisa fungsi dan tujuan dari setiap aplikasi, hal ini akan mempermudah proses implementasi dan perubahan bisnis proses yang perlu dilakukan untuk menerapkan aplikasi tersebut. Adapun grand design aplikasi yang diusulkan untuk PT. ACI adalah sebagai berikut :

173

Gambar 4.25 Usulan Grand Design Aplikasi PT. ACI Kantor Pusat

Gambar 4.26 Usulan Grand Design Aplikasi PT. ACI Kantor Cabang

174

Gambar 4.27 Usulan Grand Design Aplikasi PT. ACI Gudang

Grand design aplikasi diatas merupakan gambaran umum aplikasiaplikasi yang diajukan sehingga dapat terlihat jelas bagaimana semua aplikasi terintegrasi dengan memanfaatkan pengembangan SI/TI yang terpadu sehingga dapat menyediakan data akurat yang membantu manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis.

4.5.6.

Rencana Implementasi Rencana implementasi dibuat untuk mendapatkan jadwal yang

jelas tentang target implementasi yang harus diselesaikan, target-target implementasi perlu dibuat dengan baik sehingga mudah dievaluasi untuk pencapaian target implementasi berikutnya, target-target implementasi

175

untuk IT Strategic Planning PT. ACI tahun 2012-2014 adalah sebagai berikut :

4.5.6.1.

Target Implementasi Aplikasi Target implementasi aplikasi dibuat untuk melihat rencana

implementasi pada aplikasi yang akan diterapkan pada tahun 2012-2014, berdasarkan tingkat prioritas aplikasi yang tertinggi sampai terendah adalah sebagai berikut: 1. Aplikasi Data Center (Visual Logistic Web-base Aplication) 2. Knowledge Management (KM) 3. SMS Gateway 4. Website 5. GPS Berdasarkan urutan prioritas aplikasi diatas, maka disusun suatu perencanaan implementasi aplikasi yaitu sebagai berikut : 1. Pada kuartal pertama hingga quartal keempat tahun 2013 aplikasi Visual Logistic Web-base dilanjutkan pada kantor cabang dan gudang,

kemudian

proyek

dilanjutkan

dengan

perencanaan

Knowledge Management (KM) pada kuartal pertama dan kedua tahun 2013 2. Aplikasi SMS gateway direncanakan akan berjalan pada kuartal keempat tahun 2013 sampai kuartal pertama tahun 2014, dan penerapannya

sepanjang

tahun

2014.

Begitu

juga

dengan

pengaplikasian KM (Knowledge Management) dilakukan sepanjang tahun 2014. Pada kuartal ketiga sampai kuartal keempat tahun 2014

176

website Aci Movers akan dikembangkan menjadi forum, customer support, dan penerapan system tracking pengiriman system GPS.

4.5.6.2. Target Implementasi Teknologi Target implementasi perangkat teknologi dibuat untuk melihat bagaimana perencanaan dan teknologi yang ingin dicapai pada tahun 2012-2014, hal ini akan mempermudah perhitungan investasi yang harus dikeluarkan pada setiap tahun sehingga dapat dipersiapkan dan direncanakan jauh sebelum implementasi penerapan teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung strategi PT. ACI, adapun daftar perencanaan implementasi rekomendasi perangkat teknologi yang akan digunakan adalah sebagai berikut : 1. Pada tahun 2012 akan dilakukan pembuatan database untuk aplikasi Visual Logistic yang berbasis web maka semua sudah terkondisi memiliki perangkat teknologi seperti server, data center, personal computer dan akses internet tetapi bandwith internetnya masih 512Mb/s. 2. Pada tahun 2013, direkomendasikan untuk mengupgrade bandwith menjadi 1Mb/s sedangkan untuk head office bandwith harus diupgrade dari 4Mb/s menjadi 8Mb/s karena terus bertambahnya karyawan dan aplikasi-aplikasi yang membutuhkan koneksi internet. Aplikasi Visual Logistic yang berbasis web akan dikembangkan ke kantor cabang dan Gudang, dilakukan persiapan perencanaan untuk Knowledge management dan perencanaan SMS Gateway, maka

177

dibutuhkan notebook untuk mendukung aplikasi-aplikasi tersebut dari luar kantor. 3. Pada tahun 2014, aplikasi KM, penerapan SMS Gateway dan upgrade fitur-fitur website akan mulai diimplementasikan. Maka dibutukan perangkat teknologi untuk mendukung aplikasi-aplikasi tersebut seperti SMS Gateway Sendquick. Juga memulai perencanaan untk aplikasi system GPS. Adapun daftar perencanaan implementasi rekomendasi teknologi adalah sebagai berikut: Tabel 4.29 Perencanaan Implementasi Teknologi

4.5.6.3.

Target Implementasi Inisiatif IT Pembuatan target inisiatif IT dilakukan untuk menentukan kapan

inisiatif IT tersebut ingin dicapai sehingga dapat mengevaluasi pencapaian

inisiatif

tersebut,

adapun

target

pencapaian

inisiatif

berdasarkan IT Balance Scorecard pada PT. ACI adalah sebagai berikut :

178

Tabel 4.30 Target Inisiatif IT PT. ACI

I Operational Exelence

User Orientation

Business Contribution

Perspe ktif

Tujuan

Menurunkan biaya perawatan perangkat SI/TI

Peningkatan nilai kontribusi IT

Ukuran strategis Berapa persen penurunan biaya maintenance dibandingkan investasi Persentase peningkatan kontribusi IT menurut pengguna

2012

5%

80%

Target 2013

10%

85%

2014

Inisiatif IT

20%

Standarisasi perangkat data center dan platform yang digunakan

90%

Penerapan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan Penerapan aplikasi yang mudah digunakan dan user-friendly Penyesuaian jumlah personil IT dengan masalah yang ada Mengevaluasi sistem yang berjalan dengan SI/TI yang berkembang saat ini Melengkapi tim IT dengan pembagian tugas dan tanggung jawab Penerapan GPS dan SMS Gateway

Memberikan layanan dengan kualitas tinggi

Tingkat kepuasan pengguna SI/TI

75%

80%

90%

Melakukan hal yang tepat pada waktu yang tepat

Menurunkan waktu respon masalah SI/TI

10 menit

8 menit

5 menit

Membantu meraih sukses unit bisnis

Melakukan inovasi-inovasi untuk kemudahan operasional

1x

2x

3x

Menjamin keamanan dan kestabilan operasional bisnis

Peningkatan pemeliharaan dan evaluasi perangkat SI/TI

5 Bulan sekali

4 Bulan sekali

3 Bulan sekali

50%

65%

80%

50%

60%

70%

Penerapan Google Analytics

4

Penerapan Visual Logistic Information System

Menjaga kualitas pelayanan IT Meningkatkan produktivitas unit bisnis Mengembangkan sistem pendukung keputusan yang efektif

Real-time update status pengiriman Peningkatan persentase Pengunjung website Peningkatan Integrasi jumlah aplikasi

2

3

179

Mengusulkan dan menyampaikan aplikasi yang strategis

Future Orientation

Menganalisa aplikasi teknologi baru Mengembangkan dan mempertahankan karyawan dengan skill kunci Menyediakan tools atau teknik IT yang dapat meningkatkan fungsi IT Membantu perkembangan bisnis dan budaya yang berfokus pada pelanggan

Peningkatan analisa SI.TI pesaing berdasarkan Jumlah pesaing Evaluasi teknologi baru yang dapat digunakan Peningkatan kualitas karyawan berdasarkan evaluasi job desc Peningkatan waktu training kepada divisi IT berdasarkan jumlah minggu Meningkatkan kecepatan penyampaian informasi untuk pengambilan keputusan

3

4

5

Peningkatan aplikasi strategis

6 Bulan sekali

5 Bulan sekali

4 Bulan sekali

Peningkatan aplikasi strategis

80%

85%

90%

Penerapan Knowledge Management

1

2

4

Pemberian training kepada divisi IT

1 Hari

Online

Online

Web-based Aplication

Inisiatif IT merupakan hal-hal yang dapat dilakukan divisi IT untuk mendukung efisiensi dan efektivitas PT. ACI yaitu sebagai berikut : 1. Pemeliharan perangkat SI/TI Pemeliharaan secara menyeluruh perangkat SI/TI yang digunakan oleh PT. ACI yang bertujuan untuk menjaga kestabilan SI/TI yang berjalan pada PT. ACI, pemeliharaan ini dilakukan dalam beberapa bulan sekali, peningkatan pemeliharaan ini akan semakin sering dilakukan karena semakin banyaknya perangkat SI/TI yang digunakan oleh PT. ACI. 2. Standarisasi platform dan infrastruktur

180

Standarisasi ini dilakukan untuk mempermudah pengembangan sistem dan mempermudah pemeliharaan infrastruktur yang ada sehingga dapat lebih meningkatkan efisiensi serta efektivitas perusahaan. Standarisasi ini diukur dari seberapa persen platform dan infrastruktur yand sudah terstandarisasi pada PT. ACI. 3. Real-time update status pengiriman merupakan penyampaian informasi kepada pelanggan secara cepat dan akurat sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Penerapan ini diukur berdasarkan kepuasan pelanggan untuk mengetahui status barang ketika pengiriman. 4. Pengembangan aplikasi strategis Dibutuhkan analisa dan pengembangan tentang aplikasi strategis yang dibutuhkan oleh perusahaan sehingga dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan, hal ini diukur dengan mengidentifikasi berapa persen pengembangan aplikasi strategis yang dibutuhkan serta sudah digunakan oleh PT. ACI. 5. Standarisasi keamanan data center Standarisasi ini dibutuhkan untuk meningkatkan keamanan data perusahaan karena data center sangat vital untuk PT. ACI, hal ini dapat meminimalisir terjadinya kebocoran atau kerusakan data sehingga dapat mengakibatkan kerugian bagi PT. ACI serta menurunkan efisiensi dan efektivitas PT. ACI, standarisasi ini dilakukan dengan menilai seberapa persen PT. ACI sudah mengikuti standarisasi keamanan data center.

181

6. Peningkatan waktu respon divisi IT Permasalahan SI/TI yang terjadi di PT. ACI harus perlu segera direspon dan ditanggapi secepat mungkin oleh divisi IT karena hal ini menyangkut kegiatan operasional PT. ACI, oleh karena itu perlu dilakukan prioritas respon berdasarkan tipe masalah yang terjadi serta kecepatan waktu respon masalah divisi IT, hal ini diukur dengan seberapa lama suatu masalah SI/TI direspon yang kemudian dilakukan action untuk pemecahan masalah yang terjadi. 7. Pemberian pelatihan kepada divisi IT Divisi IT PT. ACI harus kompeten dalam mendukung efisiensi dan efektivitas PT. ACI sehingga dibutuhkan personal yang profesional dan up to date terhadap perkembangan teknologi saat ini, oleh karena

itu

perlunya

pelatihan

kepada

divisi

IT

untuk

pengembangan ilmu pengetahuan serta peningkatan skill teknologi. Hal ini dapat diukur dari seberapa sering divisi IT diberikan pelatihan dalam setahun.

186

Perubahan sistem yang awalnya bersifat manual, maka karyawan PT. ACI mungkin akan mengalami kesulitan dalam implementasi aplikasi tersebut. •

Karyawan tidak ingin menggunakan aplikasi yang baru. Karyawan sudah merasa nyaman dengan sistem manual sehingga tidak ingin menggunakan aplikasi yang baru karena khawatir sistem yang baru akan menyulitkan mereka.

•

Adanya kesalahan dalam proses implementasi Mungkin akan ada beberapa kesalahan yang akan muncul yang dapat menyebabkan proses perubahan sistem menjadi terkendala.

•

Munculnya pihak yang menolak perubahan sistem Mungkin ada pihak yang keberatan dengan perubahan sistem karena sudah merasa nyaman dan merasa diuntungkan dengan kondisi sistem sebelumnya sehingga menolak perubahan sistem yang baru.

4.6.2.

Change Management Strategy Berdasarkan analisa masalah perubahan sistem yang mungkin

terjadi maka dirancang suatu manajemen perubahan, yang berisi tahapan tahapan yang akan diterapkan untuk mengatasi masalah-masalah yang mungkin terjadi tersebut. •

Team Building User harus dilibatkan dalam pelaksanaan proyek menjadi sebagai bagian dari tim proyek, sehingga timbul user awareness and ownership.

187

Pembentukan strategi team building ini dapat mengurangi resistansi dalam pelaksanaan proyek •

Stakeholder Analysis Perlu adanya identifikasi seluruh pihak yang berkepentingan dalam proyek perubahan sistem ini, baik yang terlibat langsung maupun yang berpeluang untuk tidak menyetujui adanya perubahan tersebut. Dengan identifikasi lebih awal, maka dapat dilakukan pendekatan lebih dini terhadap pihak pihak tersebut sehingga memberi keyakinan yang dapat mengurangi resistansi yang disebabkan implementasi perubahan.

•

Communication Management Hal ini dapat dilakukan dengan bersosialisasi dan berkomunikasi langsung kepada karyawan PT. ACI dengan menjelaskan tujuan perubahan, sehingga dapat mengatasi permasalahan yang mungkin muncul serta sebagai strategi dalam menghadapi persaingan bisnis. Hal ini dapat dilakukan saat meeting atau dengan mengadakan gathering karyawan sehingga komunikasi dapat lebih efektif.

•

End User Training Event Management Dibutuhkannya

suatu

program

pelatihan

yang

berkala

untuk

mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh user. Program ini diberikan untuk seluruh karyawan sesuai dengan bidang operasional masing-masing sehingga aplikasi dan teknologi yang diusulkan dapat digunakan dengan cepat dan baik. •

Business Process Development

188

Perlu dilakukan suatu perbaikan pemetaan proses bisnis secara berkesinambungan

yang

disesuaikan

dengan

perubahan

dan

penyederhanaan sehingga memudahkan implementasi sistem baru, seperti sistem antri dalam penanganan keluhan pelanggan pada departemen Marketing dan Opreational. •

Pendampingan dan Support Pendampingan dan support sangat dibutuhkan selama masa perubahan sistem tersebut karena untuk mempercepat rekomendasi solusi jika terjadi kesalahan dalam pengimplementasikan perubahan tersebut sehingga dapat menjadi masukan untuk pengembangan dan sistem dapat kembali berjalan sesuai rencana.