61
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis menjelaskan hasil-hasil Kerja Praktek dan pembahasannya yang dikerjakan penulis selama melaksanakan Kerja Praktek di PT VITAPHARM dan PENMARUSTIKOM Surabaya. Pelaksanaan Kerja Praktek pada bagian HRD - Dakar di PT VITAPHARMdilaksanakan pada tanggal 1 Maret - 30 April 2011dan pada bagian Penerimaan Mahasiswa Baru STIKOM Surabaya pada tanggal 1 Mei - 31 Mei 2011. Pada perusahaan PT VITAPHARM penulis mendapatkan lembar absen dengan menggunakan check clock sehingga dapat dilihat kehadiran penulis di kantor pada tabel berikut ini :
Tabel 4.1 Daftar Kehadiran Kerja Praktek Bulan Maret - April PT VITAPHARM MARET
Tanggal 01-Mar 02-Mar 03-Mar 04-Mar 07-Mar 09-Mar 10-Mar 11-Mar 12-Mar 14-Mar 15-Mar
Jam Kerja Jam Jam datang Pulang 10.00 16.03 07.50 16.02 11.29 16.02 08.09 16.02 07.50 16.02 07.37 16.04 10.51 16.01 07.54 13.53 07.43 13.01 07.49 16.01 11.18 16.03
APRIL
Tanggal 01-Apr 02-Apr 04-Apr 05-Apr 07-Apr 08-Apr 09-Apr 11-Apr 12-Apr 15-Apr 16-Apr
Jam Kerja Jam Jam datang Pulang 07.58 16.03 07.50 12.59 07.53 16.00 07.47 13.05 11.55 16.00 07.44 16.00 07.49 12.59 07.53 15.58 07.52 16.01 07.57 16.03 07.36 13.05
62
16-Mar 17-Mar 18-Mar 21-Mar 22-Mar 24-Mar 25-Mar 26-Mar 28-Mar 29-Mar 30-Mar
07.44 10.35 07.59 07.51 11.38 11.34 08.01 07.29 07.40 11.43 07.48
16.04 16.00 13.59 16.01 16.03 16.01 16.04 13.00 16.00 15.59 12.59
18-Apr 19-Apr 20-Apr 21-Apr 23-Apr 25-Apr 28-Apr 30-Apr
13.30 12.32 08.00 12.07 07.33 07.47 11.21 07.45
16.02 16.03 11.30 16.03 13.04 16.05 16.02 13.01
Jadwal kehadiran pada bagian Penerimaan Mahasiswa Baru dapat dilihat pada tabel berikut ini : Tabel 4.2 Daftar Kehadiran Kerja Praktek Bulan Mei PENMARU Hari/tanggal Senin, 2 Mei 2011 Selasa, 3 Mei 2011 Rabu, 4 Mei 2011 Kamis, 5 Mei 2011 Jumat, 6 Mei 2011 Minggu, 8 Mei 2011 Senin, 9 Mei 2011 Selasa, 10 Mei 2011 Rabu, 11 Mei 2011 Kamis, 12 Mei 2011 Jumat, 13 Mei 2011 Kamis, 19 Mei 2011 Jumat, 20 Mei 2011 Senin, 23 Mei 2011 Selasa, 24 Mei 2011 Kamis, 26 Mei 2011 Jumat, 27 Mei 2011 Senin, 30 Mei 2011 Selasa, 31 Mei 2011
Jam Kerja Jam datang Jam Pulang 07.30 17.00 07.30 16.30 07.30 16.30 11.00 16.30 07.30 17.00 15.00 23.00 13.30 18.00 07.30 16.30 07.30 17.00 07.30 17.00 07.30 16.30 14.00 16.30 07.30 18.00 07.30 17.30 13.30 17.30 09.30 17.00 07.30 16.30 07.30 16.30 07.30 14.30
Jumlah Jam 9,5 9 9 5,5 9,5 8 4,5 9 9,5 9,5 9 2,5 10,5 10 4 7,5 9 9 7
63
Total Jam
151,5
4.1 Pembahasan absensi karyawan, pembagian kupon makan siang dan penyiapan buku berobat. Absensi dan pembagian kupon makan siang. Selama dua bulan melaksanakan Kerja Praktek di bagian Data Karyawan pada HRD PT VITAPHARM, penulis melaksanakan kegiatan dan membantu pekerjaan bagian penata administrasi Data Karyawan seperti melakukan absensi karyawan, membagikan kupon makan, menyediakan buku berobat, menyiapkan permintaan barang, membuat laporan biaya makan siang, serta mengarsip surat/nota pembayaran yang masuk. Pada perusahaan PT. VITAPHARM melakukan absensi langsung setiap pagi diruang Data Karyawan, hal ini bertujuan agar tidak ada kecurangan mengenai kehadiran para pekerja. Selain itu PT.VITAPHARM juga melakukan pembagian kupon makan siang, yang kemudian kupon makan siang akan ditukar di kantin yang telah disediakan. Absensi dilakukan yaitu seluruh kepala bagian datang ke ruang Data Karyawan membawa buku absensi, dan buku permintaan buku berobat yang merupakan permintaan dari para karyawan atau pekarya ( buruh ) sesuai divisi masing-masing kemudian membagikan kupon makan siang sejumlah karyawan dan pekarya yang hadir serta memberikan permintaan buku berobat.
64
Absensi karyawan dilakukan setiap pagi oleh unit dakar. Para kepala unit dan sub unit masing-masing datang membawa absensi dan membawa buku permintaan buku berobat ( jika ada ) serta memberikan laporan lain, seperti permintaan buku cuti, pemberian surat ijin sakit bawahannya dan lain-lain kepada staff dakar. Selanjutnya adalah menulis jumlah buruh yang hadir pada hari itu dalam lembar absensi karyawan untuk mendapatkan kupon makan siang. Kupon makan siang ada 3 jenis yang menunjukkan perbedaan jam makan, hal ini adalah untuk menghindari tertundanya pekerjaan dan penuhnya kantin. Kupon kesatu adalah untuk jam makan pertama yaitu pertama kali jam istirahat pada pukul 11.30 – 12.00, kupon kedua untuk jam makan kedua yaitu pada pukul 12.00-12.30 dan kupon ketiga untuk jam makan ketiga yaitu 12.30-13.00. Jam makan siang tersebut hanya berlaku bagi pekarya (buruh). Untuk karyawan umum ada dua pembagian jam istirahat yaitu pada pukul 11.30 - 12.30 dan pukul 12.00 - 13.00. Penyiapan Buku Berobat Buku berobat digunakan sebagai perujuk dari perusahaan kepada dokter, hal ini adalah untuk mengidentifikasi karyawan PT VITAPHARM dan memudahkan proses pencatatan jumlah pelayanan yang diberikan dokter kepada karyawan.
65
Gambar 4.1Buku Berobat Karyawan Tetap
Pemberian buku berobat dilakukan hanya apabila ada permintaan dari karyawan, setiap karyawan telah mendapatkan dokter pribadi yang setiap kali berobat akan tertuju pada dokter yang sama. Buku berobat kemudian ditulis tanggal, nama pasien, nama dokter dan paraf staff dakar. Nama pasien perlu ditulis untuk menjelaskan berapa anggota pasien dalam satu keluarga yang akan dilayani oleh dokter hal ini adalah untuk pencatatan honor dokter pada akhir bulan. PT VITAPHARM memiliki 2 macam karyawan, karyawan tetap dan karyawan kontrak, untuk karyawan tetap buku berobat berwarna biru dan memiliki NRP (Nomor Registrasi Pegawai) disetiap buku, untuk karyawan kontrak buku berobat berwarna putih dan tidak memiliki NRP.
66
Gambar 4.2Kartu Berobat Karyawan Kontrak
Setelah mengisi buku berobat yang dilakukan berikutnya adalah menulis kembali NRP kedalam buku Rekap Berobat Dokter sesuai tanggal, susunannya yaitu NRP, Nama, Inisial Dokter. Dokter yang bekerja sama denga PT VITAPHARM ada 8 orang, nama dan inisial dokter dapat dilihat dibawah ini : 1. Ariono Djohan : AD 2. Bambang Mediarso : BM 3. Melani : MH 4. Naftali Rahardjo : NR 5. Luiz : LZ 6. Nyilo Purnami : NY 7. Drg. Tirza : TZ 8. Drg. Theodora : TH Kode tersebut yang kemudian ditulis kedalam buku rekap berobat karyawan dapat dilihat pada gambar berikut :
67
Gambar 4.3 Buku Rekap Berobat Dokter
Perbedaan warna buku berobat adalah untuk membedakan letak penempatan buku berobat, karena pada saat masa kontrak habis buku berobat akan dipindahkan ke lemari arsip buku berobat. Dan penulisan kedalam buku Rekap Berobat Dokter juga memiliki ketentuan dengan menggunakan warna tinta yang berbeda, untuk karyawan tetap ditulis dengan tinta berwarna hitam, dan karyawan kontrak dengan tinta berwarna merah seperti pada contoh gambar diatas. Hal ini adalah untuk memudahkan saat pencarian kembali.
4.2 Memasukkan data penggunaan fasilitas kesehatan oleh karyawan ke program milik VITAPHARM yang disebut program SOFCO. PT VITAPHARM memiliki program khusus dimana program tersebut berisi data-Data Karyawan, juga sebagai proses penghitungan penggunaan fasilitas kesehatan seperti dokter, obat-obatan, laboratorium, dan rumah sakit.
68
Setiap dua minggu sekali pihak dokter, apotik atau rumah sakit yang melayani karyawan PT VITAPHARM akan mengirimkan laporan jumlah tagihan yang harus dibayar perusahaan yaitu dengan menggunakan fasilitas dokter, obatobatan, laboratorium dan rumah sakit oleh karyawan. Laporan tersebut yang dimasukkan kedalam program SOFCO untuk disimpan dan dihitung jumlah pembayaran yang harus dilunasi. Memasukkan data penggunaan fasilitas kesehatan seperti obat-obatan, doter, laboratorium, terapi dan optik oleh karyawan kedalam program sofco, sehingga dapat diketahui berapa jumlah penggunaan jasa dokter, pengeluaran untuk obat-obatan dari apotik perusahaan, jasa laboratorium, terapi dan rumah sakit serta biaya periksa mata dan pembelian kacamata oleh karyawan yang nantinya pada saat penggajian karyawan biaya tersebut akan di ganti oleh perusahaan kepada karyawan atau kepada dokter, apotik atau rumah sakit yang bersangkutan. Didalam SOFCO terdapat data-data karyawan seperti data diri, status perkawinan, jumlah anggota keluarga dan informasi penggunaan fasilitas kesehatan. Berikut adalah tahap-tahap memasukkan data penggunaan fasilitas kesehatan oleh karyawan. Tahap pertama dari penginputan adalah membuka menu transaksi, dan memilih transaksi penggantian uang pengobatan, dari menu itu akan muncul tampilan seperti gambar :
69
Gambar 4.4Tampilan awal transaksi penggantian uang pengobatan program SOFCO Setelah itu masukkan kolom “JENIS TUNJANGAN” dengan jenis tunjangan apa yang ingin dimasukkan, seperti apotik atau dokter. Jenis tunjangan akan mengeluarkan pilihan apotik, dokter, rumah sakit atau laboratorium. Pilih menu dokter jika ingin memasukkan data penggunaan fasilitas dokter.
70
Gambar 4.5Kolom Jenis Tunjangan
Setelah memilih jenis tunjangan dokter, program SOFCO akan mengeluarkan pilihan kode dokter, seperti gambar dibawah ini :
Gambar 4.6Kolom Pilihan Kode dokter
71
Pilih salah satu dokter yang telah digunakan jasanya oleh karyawan disesuaikan dengan daftar tagihan dari dokter yang dikirim keperusahaan. Setelah memilih kode dokter, masukkan tanggal transaksi seperti gambar berikut ini :
Gambar 4.7Kolom Tanggal Transaksi
Kemudian pilih menu “TAMBAH” di sebelah bawah seperti gambar berikut ini :
72
Gambar 4.8Menu “TAMBAH” Setelah itu akan program SOFCO akan memberikan menu untuk memasukkan NRP pada kolom “NRP” seperti gambar berikut ini :
Gambar 4.9Kolom NRP
73
Contohnya NRP 0821 akan mengeluarkan nama pemilik NRP pada kolom “KARYAWAN” yaitu Nyonya SUMARSIH
Gambar 4.10Kolom Nama Karyawan
Kemudian masukkan siapa penerima uang pengganti pengobatan dalam menu pilihan “PENERIMA UANG” yaitu diri sendiri, pasangan, atau anak dengan memasukkan angka anak ke berapa. Kolom “JUMLAH PENERIMA” selalu diisi dengan angka 1, dan kolom “JENIS PERAWATAN” dapat dipilih seperti pada gambar dibawah ini :
74
Gambar 4.11Kolom Jenis Perawatan
Jenis perawatan ada 3 yaitu Lab ; pemeriksaan laboratorium, RI ; rawat inap, dan RJ ; Rawat Jalan. Untuk dokter perusahaan selalu menggunakan kode RJ ; rawat jalan. Untuk kolom “HARGA”, kolom “PPH”, dan kolom “TOTAL BIAYA” adalah ketentuang tetap dari program SOFCO untuk honor dokter yang melayani satu pasien yaitu dengan harga Rp 12.187,50 dan besarnya PPH 2.50 sehingga honor dipotong, PPH dari honor yaitu sebesar Rp 312.50. Untuk menyimpan pilih menu “SIMPAN” dan untuk keluar pilih menu “KELUAR” atau “RESET” untuk mengulangi langkah saat terjadi kesalahan penginputan. Kolom tanggal yang disediakan adalah diisi dengan tanggal transaksi sehingga satu tanggal memiliki beberapa transaksi seperti pada gambar berikut ini:
75
Gambar 4.12Tampilan Setelah Penginputan
Pilih menu “TAMBAH” untuk menambah transaksi, “HAPUS” jika ada transaksi yang ingin dihapus, “UBAH” untuk mengubah transaksi, dan “SIMPAN” untuk menyimpan transaksi, atau “KEMBALI” untuk kembali ke menu awal yaitu memilih “JENIS TUNJANGAN”.
4.3 Melayani permintaan obat-obatan dan barang penunjang kerja seperti masker, jas lab, sarung tangan dan lain-lain oleh karyawan PT VITAPHARM. Menyediakan permintaan barang dan obat-obatan pada jam kerja adalah proses memberikan permintaan barang seperti masker, sarung tangan, jas lab, topi dan lain-lain kepada karyawan atau buruh juga permintaan obat-obatan pada jam kerja, jenis obat-obatan yang disediakan di ruang Data Karyawan adalah seperti
76
obat sakit kepala, influensa, keracunan, minyak kayu putih, plester, dan obat-obat ringan lainnya.
Gambar 4.13Bon Permintaan Barang
Untuk mendapatkan barang yang diinginkan karyawan atau buruh harus mengisi lembar Bon Permintaan Barang ( BPD ) dan menyerahkannya ke staff Dakar kemudian staff dakar akan menyediakan permintaan barang sesuai dengan stok yang ada, karena tidak setiap jumlah yang diminta akan diberikan tergantung jumlah stok barang yang ada. Proses mendapatkan barang-barang penunjang kerja dilihat pada tabel proses di bawah ini :
77 Tabel 4.3Proses Permintaan barang dan obat-obatan PROSES KEGIATAN
PENJELASAN
1. Karyawan/ Buruh Mengisi lembar BPD
1. Mengisi lembar BPD yang terdiri dari ; nama barang, satuan, jumlah yang diminta, jumlah yang disediakan, keterangan.
2.Menyerahkan Lembar BPB ke stafff Dakar
2. Setelah mengisi lembar BPD , kemudian diserahkan kepada staff Dakar untuk disiapkan barang/obatobatan yang diminta.
3.Karyawan/buruh Menunggu stafff Dakar menyiapkan barang/obatobatan yang diminta
3. Karyawan/Buruh menunggu staff Dakar menyiapkan barang/obatobatan yang diminta, setelah siap staff Dakar mengisi kolom “yang disediakan” dengan jumlah barang yang stoknya masih ada. 4. Karyawan / Buruh menerima lembar
4.Karyawan/Buruh menerima barang/obatobatan dann menandatangani lembar BPD
BPD dan menerima barang/obatobatan yang diminta dan menandatangani lembar BPD. Kemudian menyerahkan lembar BPD kepada staff Dakar untuk ditanda tangani, kemudian staff Dakar mengambil lembar BPD yang asli, dan mengembalikan copynya kepada karyawan / buruh yang meminta barang.
4.4 Pembuatan laporan biaya makan siang karyawan setiap hari dan mencatat pengeluarannya dalam buku anggaran. Pembuatan laporan biaya makan siang karyawan setiap hari adalah proses penghitungan biaya makan siang karyawan setiap hari diawali dengan menghitung jumlah kupon yang dikeluarkan dan jumlah kupon yang dikembalikan oleh pihak kantin, besarnya jumlah kupon yang keluar dan kembali harus sama atau kurang, karena jika lebih artinya ada karyawan yang berbuat
78
curang seperti menyimpan kupon atau mengambil makan siang lebih dari satu kali. Kemudian dihitung banyaknya karyawan yang hadir dengan jumlah kupon makan tersebut hasil akhirnya dimasukkan kedalam buku laporan pengeluaran harian, dan dibuat laporan ke bagian keuangan untuk mendapatkan penggantian uang untuk pihak kantin.
Gambar 4.14 LembarPenghitungan Biaya Makan Siang
Laporan makan siang karyawan dibuat setiap hari dan harus dilakukan satu jam sebelum jam pulang kerja, karena untuk memastikan tidak ada lagi yang meminta penambahan kupon makan siang, pembuatan laporan biaya makan siang karyawan memiliki prosedur sendiri yaitu sebagai berikut : 1. Menghitung jumlah keseluruhan karyawan yang hadir didalam absensi harian. 2. Mengisi lembar - lembar penghitungan yaitu lembar yang berisi jumlah karyawan umum, karyawan promosi, TKL, dan TL.
79
Lembar karyawan umum, karyawan promosi, TKL, dan TL dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 4.15 Lembar karyawan umum, karyawan promosi, TKL, dan TL
a. Untuk lembar TKL semua diambil dari lembar absensi kolom karyawan b. Lembar UMUM -
Rumah tangga = Sarana Umum( kolom karyawan )
c. Lembar TL : -
Laborat = PJT + QC + RPP ( kolom karyawan )
-
Gudang = Gudang BB/BP ( kolom karyawan )
-
Pengawas = Kolom jumlah pelaksana keatas ( kolom karyawan )
-
Teknik = Teknik ( kolom karyawan )
d. Lembar PROMOSI : -
Gd Promosi = Gudang Promosi ( kolom karyawan )
-
Kantor Promosi = Kantor baru ( kolom karyawan )
-
Ekspedisi = Gudang Ekspedisi ( kolom karyawan )
80
-
Kantor = dikosongkan dan diisi sesuai dengan jumlah banyaknya kupon yang dikembalikan oleh kantin
3. Menghitung jumlah kupon makan siang yang dikembalikan oleh bagian kantin. Dan menuliskan jumlahnya pada kolom jumlah dalam lembar absensi. 4. Masukkan hasil penghitungan dalam lembar karyawan umum, karyawan promosi, TKL, dan TL kedalam kolom yang terdapat dalam lembar absensi, dan mengisi kolom outsourcing dengan angka 21, karena setiap hari jumlah pekerja outsourcing selalu 21 orang. 5. Apabila jumlah karyawan yang hadir dalam lembar absensi sama dengan jumlah kupon makan siang itu artinya tidak ada kesalahan atau tidak ada karyawan yang melakukan kecurangan dan laporan makan siang dapat dibuat. 6. Jumlah keseluruhan dikurangi dengan jumlah TL, TKL, PROMOSI, dan OUTSOURCING untuk menemukan jumlah UMUM. 7. Menuliskan kedalam buku anggaran untuk mendapatkan no anggarannya. 8. Memasukkan dalam data excel untuk dihitung jumlah pengeluarannya, mengganti no anggaran dan tanggalnya, kemudian dicetak. 9. Meminta tanda tangan dari kepala Sub Unit Dakar. 10. Mengantar laporan dan pengembalian kupon makan ke bagian keuangan untuk dihitung lagi dan sebagai kebutuhan proses pencairan biaya.
4.5 Pengarsipan surat - surat yang masuk pada Unit Dakar ke masing masing ordner.
81
Mengarsip surat-surat yang masuk dan keluar, surat-surat yang diarsip setiap harinya meliputi surat pengantar berobat, surat pengantar pemeriksaan laboratorium, nota pencairan dana makan siang, pencairan berobat, loundry, dan biaya keuangan lain ke dalam ordnernya masing-masing. Proses pengarsipan pada Sub Unit Data Karyawan adalah sebagai berikut :
Gambar 4.16 Lemari Arsip Surat dan Nota Sebelum surat/dokumen dimasukkan kedalam ordnersurat/dokumen tersebut dikelompokkan terlebih dahulu sehingga lebih mudah dimasukkan kedalam ordnernya masing - masing, dan mudah saat pencarian kembali. Surat/dokumen yang akan dikelompokkan yaitu berdasarkan : 1. Jenis surat, apakah surat/dokumen tersebut termasuk nota, surat pencairan atau absensi 2. Tanggal suratnya harus di susun secara kronologis, tanggal yang paling baru diletakkan paling atas.
82
Surat atau dokumen yang diarsip di bagian Data Karyawan adalah sebagai berikut : 1. Copy dari Surat Pengantar Berobat ( SPB ). 2. Copy Surat Pengantar Pemeriksaan Laboratorium ( SPPL ). 3. Copy Nota pencairan bank. 4. Copy Nota loundry. 5. Copy Nota pencucian pita laboratorium. 6. Copy Nota pencairan biaya makan siang atau berobat oleh bagian keuangan. 7. Absensi karyawan tiap bulan.
4.6 Cara pendaftaran mahasiswa baru dan mahasiswa pindah studi/transfer PENMARUSTIKOM Surabaya memiliki3 jalur pendaftaran mahasiswa baru yaitu jalur prestasi, jalur tanpa tes dan jalur tes. Keterangan: A. Jalur Prestasi Akademik/Olahraga/Kesenian (Japres)dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Berlaku hanya untuk lulusan tahun 2011. 2. Nilai raport SMA/MA/SMK kelas 1 dan 2 adalah 5 poin di atas nilai dari SKM (Standar Ketuntasan Minimal) sekolah untuk mata pelajaran UAN 2011. 3. Khusus Beasiswa bidang Olahraga/Kesenian merupakan Juara I, II, III, paling rendah
tingkat
provinsi,
yang
diakui
oleh
Dinas
Pendidikan
setempat/LIPI/BPPT/Kantor Menristek, pada waktu menjadi siswa SLTA
83
baik perorangan atau beregu dan dengan mendapat rekomendasi dari kepala sekolah. 4. Semua siswa kelas akselerasi. 5. Fotokopi Raport kelas 1 dan 2 (legalisir). 6. Pas foto berwarna ukuran 4x6 dan 3x4 (1 lembar). 7. Fotokopi piagam penghargaan (jika memiliki). 8. Biaya formulir pendaftaraan : Rp. 125.000,-
B. Jalur Tanpa Tes (Jtt), Dengan Ketentuan Sebagai Berikut
:
1. Tidak ada batas tahun kelulusan. 2. Persyaratan nilai akademik : a. Belum lulus : 1. Nilai raport kelas 1 dan 2 sesuai dengan SKM (Standar Ketuntasan Minimal) sekolah untuk mata pelajaran UAN 2011 2. Fotokopi raport kelas 1 dan 2 (legalisir). b. Sudah lulus : Fotokopi raport, ijazah kelulusan/DANEM/SKHUN (legalisir). 3. Pas foto berwarna ukuran 4x6 dan 3x4 (1 lembar). 4. Biaya formulir pendaftaran: Rp. 250.000,-
C. Jalur Tes 1. Tidak ada batas tahun kelulusan. 2. Persyaratan nilai akademik : a. Belum lulus :
84
1. Nilai raport kelas 1 dan 2 sesuai dengan SKM (Standar Ketuntasan Minimal) sekolah untuk mata pelajaran UAN 2011 2. Fotokopi raport kelas 1 dan 2 (legalisir).
b. Sudah lulus : 1. Fotokopi raport, ijazah kelulusan/DANEM/SKHUN (legalisir). 2. Pas foto berwarna ukuran 4x6 dan 3x4 (1 lembar). 3. Biaya formulir pendaftaran: Rp. 250.000,4. Mengikuti tes sesuai periode pendaftaran
85
Formulir pendaftaran Japres, dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 4.17 Formulir Pendaftaran Japres
86
Formulir pendaftaran Jalur Tanpa Test dan Jalur Tes, dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 4.18 Formulir Pendaftaran Jalur Tes dan Jalur Tanpa Tes
87
Pendaftaran mahasiswa baru ada 3 cara yaitu melalui sekolah masingmasing, datang langsung ke counter PENMARU dan melalui internet (pendaftaran online) Keterangan: 1. Sekolah masing-masing, dengan menghubungi guru BK. Berikut ini adalah tabel yang menggambarkan kegiatan PENMARU dalam memberikan tanggung jawab kepada sekolah untuk menjadi salah satu media pendaftaran calon mahasiswa Tabel 4.4KegiatanPENMARU dalam menyediakan pendaftaran lewat sekolah Kegiatan Mengantarkan berkas pendaftaran mahasiswa baru ke sekolah
Konfirmasi
Hasil Memberi penjelasan kepada guru BK atau orang yang diberi tanggung jawab oleh sekolah mengenai pendaftaran mahasiswa baru yang meliputi : 1. Program study 2. Jalur pendaftaran 3. Syarat pendaftaran 4. Rincian biaya study dan biaya formulir. Menyerahkan berkas yang berisi form pendaftaran. brosur Panduan untuk guru BK Pihak sekolah (guru BK) memberikan konfirmasi melalui telepon jika ada siswa yang mendaftar. 2. Pihak PENMARU datang untuk mengambil formulir dan memberikan kuitansi pembelian formulir kepada guru BK.
2. Langsung ke Sekretariat STIKOM Jl. Raya Kedung Baruk No. 98 Surabaya 60298 Telp. (031) 8721731 (hunting), Fax. (031) 8710218
88
Waktu : Senin - Jumat : 08:00 - 16:30 WIB
Kegiatan PENMARU dalam melayani pendaftaran mahasiswa baru melalui counter dilihat pada tabel di bawah ini. Tabel 4.5Kegiatan PENMARU dalam menerima pendaftaran lewat counter KEGIATAN Menerima Tamu
HASIL 1.Mengisi buku tamu. 2.Menyapa dan menanyakan perihal bantuan. 3.Menanyakan maksud kedatangan. 4.Menjelaskan program studi yang ada di STIKOM, biaya, fasilitas, waktu pendaftaran, syarat dan prosedur mahasiswa baru.
Bagi calon mahasiswa baru yang datang langsung ke counter untuk membeli formulir pendaftaran, maka staffPENMARU akan membuatkan kuitansi pembelian formulir yang dibuat dari software oracle. Staff Penerimaan Mahasiswa Baru harus memasukkan NIK, Nama,dan PIN terlebih dahulu baru bisa membukanya. Berikut adalah gambar tampilan software oracle di komputer PENMARU.
89
Gambar 4.19 Maintenance Kuitansi
3. Pendaftaran Online : a. Mengisi Form Pendaftaran Online dengan lengkap dan benar, atau terlebih dulu. b. Membayar Biaya Pendaftaran ke rekening atas nama : Yayasan Putra Bakti : AC. No. 088-303-2753 Cara pendaftaran mahasiswa baru melalui online, dapat dilihat pada tabel dibawah ini. Tabel 4.6Kegiatan PENMARU dalam menerima pendaftaran online KEGIATAN Pendaftaran online
HASIL 1. Pihak PENMARUmembuka website dan melihat list pendaftar 2. Kemudian merekap nama yang sudah melakukan pendaftaran online 3. Menelepon calon mahasiswa baru yang sudah melakukan pendaftaran online tetapi belum registrasi.
90
Contoh tampilan pendaftaran online dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 4.20 Formulir Pendaftaran Online
Setelah
semua
berkas
formulir
pendaftaran
baik
dari
counter,sekolahmaupun pendaftaran online terkumpul dari calon mahasiswa, tahapan selanjutnya yang dilakukan oleh staffPENMARUadalah memanfaatkan oracle untuk mengisikan (entry) data diri tentang calon mahasiswa baru seperti biodata calon mahasiswa baru, pilihan jurusan yang mau diambil oleh calon mahasiswa baru,asal SMA calon mahasiswa baru dan nilai raportnya.
91
Form Calon Mahasiswa Baru dari Oracle dapat dilihat ada gambar di bawah ini.
Gambar 4.21 Form Pendataan Biodata Calon Mahasiswa
Calon mahasiswa yang datang langsung ke counter ataupun kepada guru bimbingan konseling (Guru-BK) untuk memberikan informasi mengenai: a. Jadwal Pendaftaran
Tabel 4.7 Jadwal Pendaftaran PENMARU NO 1 2 3 4 5 6 7
PERIODE Oktober November Desember Januari Februari Maret April
PENDAFTARAN 27 Sep S.D 22 Okt 2010 25 Okt S.D 26 Nov 2010 29 Nov S.D 23 Des 2010 3 Jan S.D 28 Jan 2011 1 Feb S.D 25 Feb 2011 28 Feb S.D 25 Mar 2011 28 Mar S.D 29 Apr 2011
PENGUMUMAN 26-Okt-10 30 Nov 10 04-Jan-11 01-Feb-11 01-Mar-11 29-Mar-11 03-Mei-11
92
8 9 10 11 12 13 14
Mei Jun-01 Jun-02 Jul-01 Jul-02 Agust-01 Agust-02
2 Mei S.D 27 Mei 2011 30 Mei S.D 10 Juni 2011 13 Juni S.D 24 Juni 2011 27 Juni S.D 15 Juli 2011 18 Juli S.D 29 Juli 2011 1 Aug S.D 12 Aug 2011 15 Aug S.D 26 Aug 2011
31-Mei-11 14-Jun-11 28-Jun-11 19-Jul-11 02-Agust-11 16-Agust-11 30-Agust-11
b. Program Studi yang ditawarkan Untuk Program Studi yang ditawarkan di STIKOM Surabaya, meliputi Program Strara Satu (SI), Program Diploma Empat (DIV) dan Program Diploma tiga (DIII). Berikut adalah tabel Program Studi di STIKOM Surabaya.
Tabel 4.8 Program Studi
PROGRAM STUDI Sistem Informasi 8 Semester Sistem Komputer 8 semester Desain Komunikasi Visual 8 Semester Komputerisasi Akuntansi 8 Semester Komputer Multimedia 8 semester Manajemen Informatika 6 semester Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan 6 semester Komputer Grafis dan Cetak 6 semester
GELAR S1 S1 S1 S1 DIV
JURUSAN ASAL SMU Semua Jurusan Semua Jurusan Semua Jurusan Semua Jurusan Semua Jurusan
DIII
Semua Jurusan
DIII DIII
Semua Jurusan Semua Jurusan
c. Daftar Biaya Studi 1. Uang Sumbangan Pengembangan ( USP ) Jalur Prestasi ( Japres ), dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
93 Tabel 4.9 Uang Sumbangan Pengembangan (USP) Jalur Prestasi (Japres) ANGSURAN No
PROGRAM STUDI
I
II
III
IV
V
Registrasi Ulang
Nov-2011
Jan-12
Mar-12
Mei-12
Tunai
1
S1 SISTEM INFORMASI
6.500.000
2.000.000
1.125.000
1.125.000
1.125.000
1.125.000
2
S1 SISTEM KOMPUTER S1 DESAIN KOMUNIKASI VISUAL
6.500.000
2.000.000
1.125.000
1.125.000
1.125.000
1.125.000
3
6.500.000
2.000.000
1.125.000
1.125.000
1.125.000
1.125.000
4
S1 KOMPUTERISASI AKUNTANSI
6.000.000
2.000.000
1.000.000
1.000.000
1.000.000
1.000.000
5
DIV KOMPUTER MULTIMEDIA
6.500.000
2.000.000
1.125.000
1.125.000
1.125.000
1.125.000
4.500.000
2.000.000
625.000
625.000
625.000
625.000
GRATIS
0
0
0
0
0
6.500.000
2.000.000
1.125.000
1.125.000
1.125.000
1.125.000
6 7 8
DIII MANAJEMEN INFORMATIKA DIII KOMPUTERISASI PERKANTORAN DAN KESEKRETARIATAN DII KOMPUTERISASI GRAFIS DAN CETAK
2. Uang Sumbangan Pengembangan ( USP ) Jalur Tanpa Tes ( JTT ) dan Jalur tes ( JT ) dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
Tabel 4.10 Uang Sumbangan Pengembangan (USP) Jalur Tanpa Tes (JTT) dan Jalur Tes ( JT )
Angsuran No 1 2 3 4 5 6
Program Studi SI SISTEM INFORMASI SI SISTEM KOMPUTER SI DESAIN KOMUNIKASI VISUAL SI KOMPUTERISASI AKUNTANSI DIV KOMPUTER MULTIMEDIA DIII MANAJEMEN INFORMATIKA
Tunai
Registrasi Ulang
Nov- 11
Jan-12
Mar-12
Mei-12
Juli-12
7.500.000
2.000.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
7.500.000
2.000.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
7.500.000
2.000.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
7.000.000
2.000.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
7.500.000
2.000.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
1,100,000
5.500.000
2.000.000
700.000
700.000
700.000
700.000
700.000
94
7
DIII KOMPUTERISASI PERKANTORAN DAN KESEKRETARIATAN
8
DIII KOMPUTER GRAFIS DAN CETAK
GRATIS
0
0
0
0
0
0
7.500.000
2.000.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
1.100.000
1,100,000
3. Uang Penyelenggaraan Pendidikan ( USPP ), dapat dilihat pada tabel di bawah ini. Tabel 4.11 Uang Penyelenggaraan Pendidikan (USPP)
No
1
Tunai (belum disc 5%)
Program Studi
Angsuran Agust-11
Sep-11
Okt-11
Nov- 11
Des-11
Jan-12
SI SISTEM INFORMASI
8.200.000
1.500.000
1.500.000
1.100.000
1.500.000
1.500.000
1.100.000
SI SISTEM KOMPUTER
7.200.000
1.350.000
1.350.000
900.000
1.350.000
1.350.000
900.000
3
SI DESAIN KOMUNIKASI VISUAL
8.200.000
1.500.000
1.500.000
1.100.000
1.500.000
1.500.000
1.100.000
4
SI KOMPUTERISASI AKUNTANSI DIV KOMPUTER MULTIMEDIA
6.600.000
1.250.000
1.250.000
800.000
1.250.000
1.250.000
800.000
8.000.000
1.450.000
1.450.000
1.100.000
1.450.000
1.450.000
1.100.000
2
5 6
DIII MANAJEMEN INFORMATIKA
6.200.000
1.200.000
1.200.000
700.000
1.200.000
1.200.000
700.000
7
DIII KOMPUTERISASI PERKANTORAN DAN KESEKRETARIATAN
5.500.000
1.000.000
1.000.000
750.000
1.000.000
1.000.000
750.000
DIII KOMPUTER GRAFIS DAN CETAK
8.200.000
1.500.000
1.500.000
1.100.000
1.500.000
1.500.000
1.100.000
8
4. Ketentuan Biaya Studi a. Keuangan yang dibayarkan saat Registrasi Ulang atau daftar ulang, sejumlah: USP angsuran 1 = Rp. 2.000.000,Kemahasiswaan = Rp.
950.000,-
Jumlah = Rp 2.950.000,-
95
b. Khusus pendaftaran melalui Jalur Prestasi (Japres) : Uang yang telah dibayarkan dapat diambil kembali, apabila calon mahasiswa yang bersangkutan diterima Perguruan Tinggi Negeri melalui jalur penerimaan nasional reguler untuk jenjang S1(SNMPTN). Dipotong biaya administrasi sebesar 20% dari SPP Per-semester untuk masing-masing Program Studi yang bersangkutan. Dengan menunjukkan Kartu Tanda Peserta SNMPTN asli dan fotokopinya, guntingan koran pengumuman SNMPTN adil dan bukti registrasi STIKOM SURABAYA. c. Khusus pendaftaran melalui Jalur Tanda Tes (JTT) : Uang YANG TELAH DIBAYARKAN DAPAT DIAMBIL KEMBALI dengan alasan apapun. d. Bagi mahasiswa yang dinyatakan diterima tetapi setelah ujian akhir SMA/SMK dinyatakan TIDAK LULUS sehingga tidak memiliki IJASAH dan SKHUN, maka uang yang sudah dibayarkan pada saat registrasi akan dikembalikan PENUH kecuali uang pembelian formulir pendaftaran. e. Kecuali Program studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekertariatan USP untuk lulusan baru ( 2011 ) Gratis sehingga pada saat daftar ulang ( Registrasi ) yang dibayarkan adalah : Biaya kemahasiswaan
= Rp 950.000
Biaya Seragam
= Rp 350.000
Total
= Rp 1.300.000
+
dan Program studi DIII Komputer Grafis dan Cetak untuk lulusan baru ( 2011 ) mendapat potongan SP sebesar 50 %.
96
D. Mahasiswa pindah study/transfer Mahasiswa pindah study ada 2 yaitu : a.
Dari prodi satu ke prodi yang lain ( STIKOM )
Dari prodi satu ke prodi lain ( STIKOM ) yaitu proses pindah program studi dari prodi A ke prodi B, hal ini dapat dilakukan oleh mahasiswa aktif STIKOM atau mahasiswa STIKOM yang ingin lanjut studi setelah wisuda. Kebutuhan yang harus dilengkapi. 1. Membeli formulir pendaftaran dan mengisinya. 2. Menyerahkan transkip nilai terakhir bagi mahasiswa pindah study. 3. Menyerahkan Ijazah bagi mahasiswa yang sudah lulus dan ingin lanjut study.
b. Dari universitas lain ke STIKOM Kebutuhan yang harus dilengkapi adalah 1. Membeli formulir pendaftaran dan mengisinya. 2. Menyerahkan Surat Pemberitahuan/Balasan permohonan Lanjut/Pindah Studi. 3. Menyerahkan 2(dua) lembar fotocopy STTB SLTA (legalisir). 4. Menyerahkan 2(dua) lembar fotocopy Ijasah dan Transkrip Negara (legalisir) bagi mahasiswa Lanjut Studi. 5. Menyerahkan silabus mata kuliah dari kampus sebelumnya untuk di di hitung jumlah sisa SKS yang harus ditempuh di STIKOM. Silabus yang dimaksud adalah pedoman kurikulum yang berisi nama mata kuliah, jumlah sks, tujuan pembelajaran, materi, prasyarat, kepustakaan.
97
6. Menyerahkan Pas foto berwarna terbaru (menggunakan pakaian rapi, tidak boleh memakai kaos oblong) 1 lembar ukuran 3 x 4, dan 1 lbr ukuran 4 x 6.
4.7 Proses registrasi dan follow up calon mahasiswa baru Proses registrasi mahasiswa baru adalah suatu prosedur bagi calon mahasiswa agar tercatat secara resmi sebagai mahasiswa STIKOM Surabaya. Mahasiswa baru yang telah melakukan registrasi akan mendapat Bukti Registrasi yang memuat Nomor Induk Mahasiswa (NIM). Proses registrasi mahasiswa baru dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
Tabel 4.12 Proses registrasi mahasiswa baru KEGIATAN Mengumumkan daftar calon mahasiswa yang di terima di STIKOM Surabaya Mengirimkan berkas untuk keperluan registrasi kepada calon mahasiswa baru.
Melayani proses registrasi
HASIL Pihak PENMARU memberitahukan pengumuman melalui: 1. Website dengan mengakses penmaru.stikom.edu 2. Sekolah dengan melalui Guru Bimbingan Konseling. 3. Menelpon calon mahasiswa yang diterima di STIKOM Surabaya. Pihak PENMARU menyiapkan berkas untuk keperluan registrasi, membuat label alamat calon mahasiswa baru pada amplop coklat besar, kemudian mengirimkan berkas untuk keperluan registrasi melalui: 1. Menitipkan ke Guru Bimbingan Konseling di sekolah. 2. Mengirimkan langsung ke alamat calon mahasiswa baru, biasanya untuk calon mahasiswa baru yang berada diluar daerah Surabaya. 3. Pihak PENMARU memperbolehkan jika ada calon mahasiswa yang ingin langsung datang untuk mengambil berkas untuk keperluan registrasi tersebut. Dalam melayani proses registrasi Pihak PENMARU 1. Mengecek kelengkapan berkas registrasi. 2. Mengecek kelengkapan persyaratan registrasi. 3. Meminta bukti pembayaran keuangan untuk Sumbangan Pembangunan (SP) angsuran 1 & Uang Kemahasiswaan sebesar Rp. 2.950.000,a. Transfer: meminta bukti transfer. b. Tunai: membuatkan kuitansi pembayaran
98
Mengantar ke bagian AAK
4. Mengukur ukuran almamater dan muts calon mahasiswa baru Diproses untuk mendapatkan bukti registrasi yang memuat Nomor Induk Mahasiswa (NIM).
Untuk berkas keperluan registrasi dapat dilihat pada gambar-gambar di bawah ini:
Gambar 4.22 Bukti Registrasi Mahasiswa Baru
99
Gambar 4.23 Form Biodata
100
Gambar 4.24 Form Riwayat Pendidikan
101
Gambar 4.25 Form Pernyataan
102
\
Gambar 4.26 Form Bidang Minat
103
Follow up calon mahasiswa baru Yang dimaksud dengan Follow Up calon mahasiswa baru adalah proses untuk mengingatkan kepada mereka agar segera melakukan registrasi setelah melakukan pendaftran ke STIKOM. Follow up calon mahasiswa baru ini dapat dilakukan melalui via SMS, email, dan telepon agar dari pihak calon mahasiswa baru dapat menyelesaikan registrasi secepatnya dan sesuai jadwal registrasi yang telah ditentukan oleh PENMARU. Kegiatan Follow up mahasiswa baru dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Tabel 4.13follow up calon mahasiswa baru KEGIATAN
HASIL
Melakukan konfirmasi kepada calon mahasiswa baru yang belum melakukan registrasi dan yang sudah registrasi.
1. Calon mahasiswa baru yang belum registrasi disebabkan oleh beberapa alasan, misalnya salah satunya adalah membatalkan kuliah di STIKOM. 2. Calon mahasiswa baru yang sudah registrasi diinfokan mengenai promo dari PENMARU “Special Offer” yaitu liburan ke Bali dan potongan SP (Sumbangan Pembangunan) sebesar Rp 1.000.000, jika dari satu sekolah ada 5 orang registrasi pertama kali di STIKOM.
Mengirim/menerima email dan Pihak PENMARU menerima bukti pembayaran pendaftaran atau berupa slip dari fax Bank, menerima nilai raport atau formulir isian untuk registrasi.
4.8 Strategi pemasaran PENMARU STIKOM Surabaya Untuk menarik perhatian masyarakat khususnya calon mahasiswa baru STIKOM menggunakan beberapa strategi pemasaran seperti :
104
1. Membuat program GRATIS Uang Sumbangan Pengembangan ( USP ) bagi pendaftar
di
program
studi
DIII
Komputerisasi
Perkantoran
dan
Kesekertariatan untuk lulusan tahun ajaran 2011. 2. Potongan Uang Sumbangan Pengembangan ( USP ) sebesar 50 % bagi pendaftar di program studi DIII Komputer Grafis dan Cetak. 3. Liburan ke Bali GRATIS akomodasi dan transportasi bagi 5 orang calon mahasiswa yang registrasi pertama dari sekolah yang sama. 4. Berbagai promo cashback seperti pada brosur dan kartu nama yang dibagikan kepada siswa-siswi di sekolah menengah atas dan saat pelaksanaan Seleksi Masuk Nasional Perguruan Tinggi Negeri ( SMNPTN ).
