Bab IV Hasil Kerja Praktek Dan Analisis 1.1
Hasil Praktek Kerja Sistem Penjualan Kredit di PT Purinusa Ekapersada menggunakan SAP
(System Application Product) dari Jerman. Tujuan dari perusahaan menggunakan sistem SAP yaitu untuk menjamin bahwa order yang diterima dapat dikirim tepat waktu ke pelanggan dan dapat melakukan kontrol di semua produksi.
4.1.1 Fungsi yang terkait Berikut beberapa fungsi yang terkait di PT Purinusa Ekapersada yaitu: 1. Fungsi Penjualan yaitu Bagian Sales & Marketing, bagian ini bertanggung jawab untuk menerima Purchase Order dari pelanggan, membuat Master Card, membuat Sales Order, dan bertanggung jawab jika ada pelanggan yang komplain ke perusahaan. 2. Fungsi Kredit yaitu Bagian Credit Control, bagian ini bertanggung jawab untuk mengecek status kredit dan memberikan otorisasi pemberian kredit untuk pelanggan. 3. Fungsi Gudang yaitu Bagian Logistic, bagian ini bertanggung jawab untuk menyimpan, menyiapkan dan mengecek barang sebelum dikirim ke pelanggan, membuat bukti pengiriman barang. 4. Fungsi Pengiriman Barang yaitu Bagian Pengiriman Barang, bagian ini bertanggung jawab untuk mengirimkan barang sesuai dengan bukti yang diterima dari Bagian Logistic. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari pihak yang berwenang. 5. Fungsi Akuntansi yaitu Bagian Accounting, bagian ini bertanggung jawab untuk membuat Invoice dan Faktur Pajak, untuk mencatat piutang yang
17
18
timbul dari transaksi penjualan kredit, dan membuat laporan penjualan dan laporan penerimaan kas. 6. Fungsi Penagihan yaitu Bagian Finance, bagian ini bertanggung jawab menerima transaksi penerimaan kas, membuat Deposit Slip, membuat Invoice List, membuat Kontra Bon, membuat Laporan Hasil Tagihan dan menyusun Invoice untuk diberikan kepada customer.
4.1.2 Dokumen yang digunakan Berikut ini adalah dokumen yang digunakan oleh PT Purinusa Ekapersada: 1. Master Card (MC) Digunakan untuk membuat design barang yang akan diproduksi oleh perusahaan. Dibuat oleh Bagian Sales & Marketing Sebanyak 1 lembar 2. Sales Confirmation (SC) Digunakan sebagai bukti adanya pesanan penjualan dari pelanggan. Dibuat oleh Bagian Sales & Marketing Sebanyak 1 lembar 3. ZBPD (Bottom Price Detail) Bukti transaksi yang digunakan untuk menentukan harga barang sesuai dengan harga perusahaan. Dibuat oleh Bagian Sales & Marketing Sebanyak 1 lembar
19
4. Manufacturing Order (MO) Digunakan untuk bukti permintaan bahan yang digunakan untuk memproduksi barang yang dipesan oleh pelanggan. Dibuat oleh Bagian PPIC Sebanyak 1 lembar 5. Transfer Slip (TS) Digunakan untuk memberitahukan ke Bagian Logistic bahwa barang yang diproduksi sudah selesai. Dibuat oleh Bagian Production Sebanyak 3 lembar 6. Delivery Note (DN) Digunakan untuk bukti bahwa barang sudah dikirim ke pelanggan. Dibuat oleh Bagian Logistic Sebanyak 5 lembar 7. Invoice Digunakan sebagai bukti transaksi adanya tagihan pelanggan yang harus dibayar. Dibuat oleh Bagian Accounting Sebanyak 1 lembar 8. Faktur Pajak (FP) Digunakan sebagai bukti adanya pemungutan pajak yang dibuat oleh perusahaan kena pajak (PKP) karena penyerahan Barang Kena Pajak (BKJ) atau penyerahan Jasa Kena Pajak (JKP).
20
Dibuat oleh Bagian Accounting Sebanyak 2 lembar 9. Invoice List Digunakan sebagai bukti untuk merekap jumlah tagihan yang harus dibayar oleh tiap pelanggan. Dibuat oleh Bagian Finance Sebanyak 1 lembar 10. Kontra Bon (KB) Digunakan sebagai bukti bahwa tagihan sudah diterima oleh pelanggan. Dibuat oleh Bagian Finance Sebanyak 1 lembar 11. Deposit Slip (DS) Digunakan sebagai bukti bahwa pelanggan sudah membayar tagihan ke perusahaan. Dibuat oleh Bagian Finance Sebanyak 3 lembar 12. Laporan Kontra Bon Digunakan untuk mencatat tagihan yang akan diberikan ke pelanggan Dibuat oleh Bagian Finance Sebanyak 1 lembar 13. Laporan Hasil Tagihan Digunakan untuk mencatat hasil tagihan dari pelanggan
21
Dibuat oleh Bagian Finance Sebanyak 1 lembar.
4.1.3 Prosedur Penjualan Kredit di PT Purinusa Ekapersada 1.
Pelanggan datang langsung ke PT Purinusa Ekapersada atau mengirimkan PO melalui fax ke Bagian Sales & Marketing. Bagian Sales & Marketing menerima PO dari pelanggan. Kemudian PO diserahkan ke Bagian Credit Control untuk diperiksa status pelanggan, pelanggan baru atau tidak.
2.
Jika pelanggan baru, pelanggan harus mengisi Identitas Pelanggan dan menyerahkan syarat yaitu foto kopi KTP pemohon kredit, foto kopi NPWP dan foto kopi SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan). Kemudian Bagian Credit Control menentukan batas kredit bersama dengan pelanggan (sesuai dengan kemampuan pelanggan). Setelah itu Bagian Credit Control mengisi hari jatuh tempo (day term) dan batas kredit di Identitas Pelanggan. Kemudian dengan menggunakan Identitas Pelanggan dan PO Bagian Credit Control membuka SAP untuk mencatat data pelanggan. Setelah itu, PO dan Identitas Pelanggan diotorisasi dan kemudian PO diserahkan ke Bagian Sales & Marketing untuk dibuatkan MC 1 lembar dengan menggunakan SAP modul sales. Kemudian MC dijadikan dasar untuk membuat ZBPD 1 lembar dengan meggunakan SAP modul sales untuk menentukan harga barang per unit. Setelah itu, PO dan MC diserahkan ke Bagian PPIC.
3.
Jika pelanggan lama, Bagian Credit Control memeriksa kredit pelanggan ke data Piutang, yaitu tentang saldo piutang dan ada atau tidaknya keterlambatan pembayaran. Jika tidak ada keterlambatan, kemudian PO diotorisasi dan diserahkan ke Bagian Sales & Marketing untuk dibuatkan MC 1 lembar dengan menggunakan SAP modul sales. Kemudian MC dijadikan dasar untuk membuat ZBPD 1 lembar dengan meggunakan SAP modul sales untuk menentukan harga barang per unit. Setelah itu, PO dan MC diserahkan ke Bagian PPIC. Jika ada keterlambatan, PO diserahkan kembali ke pelanggan.
22
4.
Bagian PPIC menerima PO dan MC dari Bagian Sales & Marketing. Kemudian Bagian PPIC mengupdate MC dan setelah itu, MC dan PO diserahkan ke Bagian Sales & Marketing.
5.
Dengan berdasarkan MC dan PO, Bagian Sales & Marketing kemudian membuat SC 1 lembar dengan SAP modul Sales. Kemudian SC dan MC diserahkan ke Bagian PPIC.
6.
Berdasarkan SC dan MC Bagian PPIC membuat MO 1 lembar dengan SAP modul production planning, kemudian MO diserahkan ke Bagian Logistic, SC diserahkan ke Bagian Production dan MC diarsip.
7.
Dengan MO Bagian Logistic membuka data persediaan untuk mengecek ketersediaan material di gudang. Jika material tersedia di gudang, Bagian Logistic menyiapkan material sesuai dengan MO. Setelah itu, material dan MO diserahkan ke Bagian Production untuk proses produksi. Sedangkan jika material tidak tersedia digudang, Bagian Logistic membuat permintaan pembelian 1 lembar yang diserahkan ke Bagian Pembelian.
8.
Bagian Production menerima SC dari Bagian PPIC dan MO dari Bagian Logistic. Kemudian Bagian Production memproduksi barang sesuai dengan MO. Setelah Barang yang diproses produksi selesai, Bagian Production membuat TS 3 lembar dengan SAP modul production. Setelah itu, TS lembar 1, 2 dan MO diarsip, TS lembar ke 3 bersama dengan barang diserahkan ke Bagian Logistic dan SC diserahkan ke Bagian Accounting.
9.
Bagian Logistic menerima Barang dan TS, kemudian barang disimpan sampai tanggal pengiriman barang yang telah ditentukan. Pada tanggal yang diminta pelanggan barang dikirimkan ke pelanggan, Bagian Logistic menyiapkan dan mengecek barang. Setelah itu, Bagian Logistic membuat DN sebanyak 5 lembar dengan SAP modul inventory. Kemudian DN 5 lembar diserahkan ke Logistic Head untuk diotorisasi sebagai bukti adanya pengeluaran barang. Setelah itu, DN 5 lembar dan barang diserahkan ke Bagian Pengiriman Barang.
23
10. Bagian Pengiriman Barang menerima DN 5 lembar dan barang, kemudian DN 5 lembar dan barang diserahkan ke pelanggan untuk dicek dan ditandatangani. Setelah itu, DN lembar ke-1 diserahkan ke pelanggan, DN lembar ke-2 dan lembar ke-3 disertahkan ke Bagian Accounting, lembar ke4 diserahkan ke Bagian Logistic dan lembar ke-5 diarsip. 11. Bagian Accounting menerima SC dari Bagian Production dan DN lembar ke-2 dan ke-3 dari Bagian Pengiriman Barang. Kemudian SC dan DN dijadikan dasar untuk mencatat adanya transaksi penjualan kredit di Jurnal dan Buku Besar. Setelah itu, SC dan DN lembar ke-2 dan ke-3 dijadikan dasar untuk membuat Invoice sebanyak 1 lembar dan FP sebanyak 2 lembar dengan SAP modul Accounting. Setelah itu, FP lembar ke-1, DN lembar ke2 dan Invoice diberikan ke Bagian Finance, sedangkan FP lembar ke-2, DN lembar ke-3 dan SC diarsip. 12. Bagian Finance menerima Invoice, FP lembar ke-1 dan DN lembar ke-2 dari Bagian Accounting. Kemudian Invoice, FP lembar ke-1 dan DN lembar ke-2 dijadikan dasar untuk membuat Invoice List 1 lembar dan Kontra Bon 2 lembar dengan SAP modul Financial. Setelah itu Invoice, Invoice List dan Kontra Bon diserahkan ke Finance Head untuk dicap dan diotorisasi. Kemudian Invoice, Invoice List dan KB dijadikan satu dengan FP dan DN. Setelah semua dokumen tersusun, dokumen tersebut dijadikan dasar untuk membuat Laporan Kontra Bon setiap empat hari sekali. Setelah itu, semua dokumen dan Laporan Kontra Bon diserahkan ke Collector. 13. Collector menyerahkan semua dokumen penagihan (KB, Invoice List, Invoice, FP, dan DN) tersebut kepada pelanggan. Setelah pelanggan menerima dokumen penagihan, jika pelanggan membayar pada saat itu juga, pelanggan harus menyerahkan tanda terima KB yang sudah ditandatangani dan Bukti Pembayaran. Setelah itu, di Laporan Kontra Bon diberi tanda T (Tertagih). Kemudian KB dan Bukti Pembayaran diserahkan ke Bagian Finance. Jika pelanggan membayar sesuai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran (bukan pada saat menerima dokumen penagihan), pelanggan akan menyerahkan KB yang sudah ditandatangani dan di Laporan Kontra
24
Bon diberi tanda BT (Belum Tertagih). Kemudian KB dan Laporan Kontra Bon diarsip sampai tanggal jatuh tempo pembayaran. 14. Bagian Finance menerima uang, KB dan Bukti Pembayaran kemudian dijadikan dasar untuk mencatat adanya transaksi penerimaan kas di Jurnal dan Buku Besar. Setelah itu, Bagian Finance membuat DS 3 lembar, lembar ke-1 bersama dengan uang diserahkan ke Bagian Kasir, lembar ke-2 untuk Bagian Accounting. DS lembar ke-3, Bukti Pembayaran dan KB dijadikan dasar untuk membuat Laporan Hasil Tagihan. Kemudian Laporan Hasil Tagihan diberikan ke Finance Head. 15. Bagian Kasir menerima uang dan DS lembar ke-1 dari Bagian Finance. Kemudian Bagian Kasir mengecek uang dengan DS sudah sesuai atau belum. Jika sudah sesuai, Bagian kasir membuka Jadwal Penyerahan Kas untuk mengecek tanggal berapa uang tersebut akan disimpan ke Bank. Jika hari ini adalah tanggal penyerahan kas, maka uang langsung diserahkan ke Bank dan jika hari ini bukan tanggal penyerahan kas, maka uang disimpan di Brangkas sampai tanggal penyerahan yang sudah ditentukan. Untuk uang dan DS yang belum sesuai diserahkan ke Bagian Finance untuk konfirmasi ke pelanggan. 16. Finance Head menerima Laporan Hasil Tagihan dari Bagian Finance. Kemudian Finance Head mengecek Laporan Hasil Tagihan untuk mengetahui pelanggan yang belum melunasi tagihannya. Setelah itu, Finance Head menelepon ke pelanggan untuk mengkonfirmasi bahwa tagihannya harus segera dilunasi. 17. Bagian Accounting menerima DS dari Bagian Finance. Kemudian DS dijadikan dasar untuk mencatat adanya transaksi penerimaan kas ke jurnal dan buku besar dan setelah itu DS diarsip.
4.1.4 Flowchart Penjualan Kredit di PT Purinusa Ekapersada Flowchart Penjualan Kredit di PT Purinusa Ekapersada dapat dilihat mulai lampiran 2.
25
1.2 Analisis 1.2.1 Kelebihan 1. Organisasi a Fungsi penjualan dilaksanakan oleh Bagian Sales & Marketing, sedangkan fungsi kredit dilaksanankan oleh Bagian Credit Control. Sehingga dapat mencegah kecurangan dalam pemberian kredit ke pelanggan. b Fungsi akuntansi dilaksanakan oleh Bagian Accounting terpisah dari fungsi penjualan yang dilaksanakan oleh Bagian Sales & Marketing dan fungsi kredit yang dilaksanakan oleh Bagian Credit Control. Ketiga fungsi tersebut terpisah, sehingga tidak akan terjadi kesalahan dalam pencatatan piutang pelanggan. c Fungsi akuntansi dilaksanakan oleh Bagian Accounting, sedangkan fungsi penagihan dilaksanakan oleh Bagian Finance. Hal ini dapat mencegah adanya kecurangan dalam pencatatan kas. d Setiap kegiatan penjualan kredit melibatkan lebih dari satu bagian, sehingga setiap bagian dapat mengecek ketelitian dan keakuratan data. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan a Delivery Note (DN) dibuat oleh Bagian Logistic dan ditandatangani oleh Logistic
Head
dan
pelanggan,
sehingga
tidak
akan
terjadi
penyalahgunaan dokumen. b Setiap pengeluaran barang harus sesuai dengan Transfer Slip (TS). Hal ini dapat mencegah adanya pengeluaran barang yang tidak semestinya. c Laporan Kontra Bon dibuat berdasarkan KB, Invoice List, Invoice, FP, dan DN. Hal ini dapat mencegah kesalahan dalam mencatat tagihan yang akan diberikan ke pelanggan.
26
3. Praktik yang sehat a Dokumen yang digunakan bernomor urut tercetak, sehingga tidak akan terjadi penggandaan dokumen.
1.2.2 Kelemahan 1. Pada saat pelanggan membayar, Bagian Finance menerima uang, Bukti Pembayaran dan Kontra Bon dari Collector sedangkan Laporan Kontra Bon
disimpan
oleh
Collector.
Hal
ini
memungkinkan
adanya
penyalahgunaan dokumen. 2. Bagian Credit Control dalam menentukan batas kredit pelanggan sesuai dengan kemampuan pelanggan. Hal ini dapat memungkinkan pelanggan dalam menentukan batas kredit tidak sesuai dengan kemampuan pelanggan untuk membayar piutangnya, sehingga menyebabkan piutang pelanggan tidak tertagih.
