1
BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan 4.1.1. Analisis Dokumen Dalam prosedur pengajuan pasang baru listrik harus ada dokumendokumen dan alat-alat yang dipergunakan untuk menunjangpelaksanaan kegiatan. Adapun dokumen-dokumen yang ada dalam system pengajuan pasang baru listrik adalah sebagai berikut : 1. Data calon pelanggan yaitu data yang harus diisi oleh calon pelanggan pada saat pendaftaran pasang baru listrik. 2. Fotocopy KTP yaitu kartu identitas calon pelanggan yang dijadikan syarat dalam proses pendaftaran pasang baru. 3. Rekening tetangga yaitu tanda bukti pembayaran listrik yang dimiliki oleh tetangga terdekat sebagai suatu syarat dalam proses pendaftaran pasang baru. 4. SIP (surat izin pemasangan) yaitu surat yang dikeluarkan PP kepada calon pelanggan sebagai tanda bahwa permintaan pasang baru dapat diterima. 5. STP (surat tunggu pemasangan) yaitu surat yang dikeluarkan PP kepada calon pelanggan sebagai tanda bahwa permintaan pasang baru listrik belum dapat di realisasikan atau adanya penundaan. 6. Kartu meteran adalah kartu yang dikeluarka PP kepada calon pelanggan setelah pemasangan listrik dilakukan dan juga sebagai bukti calaon pelanggan tersebut sudah mempunyai jaringan dan sudah menjadi pelanggan PLN. 7. Laporan pemasangan yaitu laporan yang dibuat oleh bagian instalasi sebagai bukti bahwa pemasangan listrik telah selesai, kemudian laporan ini diberikan kebagian PP. 8. Laporan pemasangan yang sudah valid yaitu laporan yang sudah diperiksa oleh bagian PP yang kemudian diserahkan kepada supervisor PP.
2
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan Analisis prosedur memberikan gambaran tentang sistem jaringan dari prosedur yang saat ini sedang berjalan pada PT. PLN (PERSERO) UPJ Cijawura sebagai berikut : 4.1.2.1. Flow Map
3
Calon Pelanggan
Customer Service
Fc .KTP FC Rekening
Fc .KTP Fc .Rekening
Data calon pelanggan
Data calon pelanggan
instalasi
Data jaringan
Cek data jaringan
Supervisor
Membuat SIP
Data jaringan valid
Data jaringan tidak valid Membuat SIP
Membuat STP
3 SIP 2
3
STP
STP
SIP
2 1
1
Membuat laporan pemasangan
SIP Laporan pemasangan Kartu meteran
Membuat SIP
Gambar 4.1 Flow Map prosedur yang sedang berjalan
Laporan pemasangan valid
4
1.1.2.2. Diagram Kontek Diagram kontek merupakan gambaran global dari system informasi yang berupa aliran-aliran dalam maupun luar. Berikut ini adalah diagram kontek Sistem Informasi Pengajuan Pasang Baru Listrik di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten UPJ Cijawura.
Calon pelanggan
Sistem Informasi pasang baru listrik
Data calon pelangan, Fc KTP,Fc rekening Tetangga
lap pemasangan valid
Supervisor pelayanan pelangan
SIP, STP, kartu meteran
Gambar 4.2 Diagram Kontek Prosedur yang Berjalan 4.1.2.3. Data Flow Diagram DFD yang digambarkan merupakan suatu alur yang menjelaskan Sistem Informasi Pengajuan Pasang Baru Listrik dari proses-proses yang saling berkaitan.
Calon pelanggan
Fc KTP,Fc Rek tetangga Data calon pelanggan
1.0 Pengecekan data jaringan
data jaringa tidak valid
2.0 Membuat STP
Data jaringan valid Arsip STP Kartu meteran
Arsip SIP
3.0 Membuat lap pemasangan lap pemasangan valid
Supervisor pelayanan pelangan
Gambar 4.3 Data Flow Diagram yang Sedang Berjalan
5
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan Kendala yang dihadapi dalam proses pengolahan data untuk prosedur pemasangan daya listrik baru di PT. PLN (Persero) UPJ CIJAWURA yaitu, pendaftaran untuk pemasangan daya listrik baru masih dilakukan secara manual yaitu dengan mengisi data secara tertulis pada formulir kertas yang disediakan oleh perusahaan. Yang kemudian datadata yang telah diisi di entry oleh petugas perusahaan. Berikut tabel evaluasi sistem yang sedang berjalan : Tabel 4.1 Kendala evaluasi sistem yang berjalan No
Kendala
Penyelesaian
1
Pendaftaran listrik baru masih
proses pendaftaran pemasangan
dilakukan secara manual, yaitu
daya listrik baru sebaiknya
mengisi data secara tertulis pada
perusahaan mempermudah
formulir kertas yang disediakan
pelanggan dalam melakukan
oleh perusahaan
pendaftaran dengan memasukkan/mengentry data secara langsung tampilan program yang telah disediakan tanpa harus menulis manual di formulir kertas.
4.2. Usulan Perancangan Sistem Untuk mengetahui dan mempelajari sistem yang ada dalam pengolahan pelayanan Pemasangan Baru Listrik yang ada di PT PLN (PERSERO) Distribusi jawa barat masih belum optimal dimana laporan pelayanan pasang listrik baru sering tidak akurat dan terlambat sehingga memperlambat proses penyelesaian masalah. Adapun prosedur yang diusulkan adalah sebagai berikut:
6
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem Tujuan perancangan sistem adalah : 1. Untuk mengimplementasikan keseluruhan kebutuhan eksplisit dan mengakomodasi semua kebutuhan implisit yang diinginkan. 2. Menjadi panduan yang dapat dibaca, dipahami bagi programmer dan penguji sistem. 3. Memberikan suatu gambaran lengkap mengenai sistem. 4.2.2. Perancangan Prosedure yang Diusulkan Prosedur merupakan urutan kegiatan yang terdiri dari tahapan-tahapan yang menerangkan mengenai proses apa yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan proses tersebut dan bagaimana suatu proses itu dapat dikerjakan. 4.2.2.1. Flow Map Flowmap merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukan apa yang dikerjakan di dalam sistem.bagian alir dokumen disebut juga bagan alir formulir yang merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan. Dari formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Mengenai sumber dan
aliran dokumen dapat
digambarkan dalam flowmap yang diusulkan adalah sebagai berikut:
7
Calon pelanggan Formulir
Loket Pendaftaran
Surveyor
Kabag. Pemasang an
Manajer
Lakukan survei
Formulir
Formulir
T
Y
Input data pelanggan
Formulir persyarat an
setuju
persyarat an
Isi formulir
Data calon pelanggan t Data calon pelanggan
datab ase
Data calon pelanggan Mencetak surat penangguhan Surat penangguhan
Surat penagguhan
Data calon pelanggan tdk disetujui
SPPL yg belum di ACC Mencetak SPPL yg blm di ACC Acc SPPL
SPPL yg sudah di ACC
SPPL yg belum di ACC
SPPL yg sudah di ACC SPPL yg sdh di ACC
SPPL yg belum di ACC SAPL yg belum di ACC
Input pembayaran Mencetak kwitansi
kwitansi
ACC SAPL
kwitansi
Gambar 4.4 Flow Map yang diusulkan
8
Mencetak SAPL
SAPL yg sudah di ACC
SAPL yg belum di ACC
SAPL yg sudah di ACC
Gambar 4.4 Flow Map yang Diusulkan sambungan
4.2.2.2. Diagram Kontek Diagram konteks digunakan untuk menggambrakan sistem pelayanan gangguan pelanggan secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang dihasilkan oleh sistem. Diagram konteks sistem pelayanan gangguan pelanggan adalah sebagai berikut:
Formulir,persyaratan
Calon pelanggan
Formulir,surat pena ngguhan,kwitansi
surat persetujuan PL yang Belum di acc
Kepala bab pemasangan
Sistem informasi pasang baru
Manajer Surat ajuan PL yang belum di acc
Gambar 4.5 Diagram Kontek yang Diusulkan
9
4.2.2.3. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) yang diusulkan adalah representasi grafik dari sebuah
Flow
Diagram
komponen- komponen
sebuah
sistem
komponen–komponen
tersebut,
tersebut.
sistem
Data
asal,
yang
diusulkan menggambarkan
aliran data. Aliran data tujuan
diantara
dan penyimpanan dari data
10
1.0 Cek isi formulir
Formulir pendaptaran Calon pelanggan Yg sudah diisi
data calon pelanggan
F. Data calon pelanggan
Data calon pelanggan
Kepala bag pemasangan
F. Data pelanggan data calon pelanggan
2.0 Input data pelanggan
surat persetujuan
data pelanggan
yg belum di Acc 4.0 Mencetak surat persetujuan pemasangan yg belum di acc
data pelanggan 3.0 Mencetak surat penagguhan
surat penagguhan
surat persetujuan pemasangan yg blm di acc
5.0 Acc surat persetujuan pemasangan listrik
surat persetujuan pemasangan listrik yg sudah di acc surat persetujuan yg sudah di acc
6.0 Input pembayara n
F. Pembayaran Data calon F.SPPL yg belum diACC
pelanggan
pembayaran
kwitansi
7.0 Mencetak kwitansi
8.0 Acc surat surat ajuan PL yg belum ajuan di acc pemasanga n listrik
Manajer
surat ajuan PL yg sudah di acc
Gambar 4.6 Data Flow Diagram yang Diusulkan
11
4.2.2.4. Kamus Data Kamus data berasal dari diagram hubungan entity dan dokumen- dokumen sumber input dari pelaksanan proses pelayanan pasang baru listrik. Kamus data ini dapat digunakan untuk membuat suatu program aplikasi.
Kamus data yang
dipakai untuk membantu jalannya program adalah sebagai berikut : 1. Nama alir data
: Formulir
Alias
:-
Aliran data
: Calon Pelanggan-Proses 1.
Item Struktur data No Calon Pelanggan, Nama, No KTP, Alamat, Telpon 2. Nama alir data
: Data Calon Pelanggan
Alias
:-
Aliran data
: Proses1-F Calon Pelanggan, F Calon
Pelanggan- Proses 2, Proses 2-F Planggan. F Calon Pelanggan-Proses 8. Item Struktur data No Calon Pelanggan, Nama, Alamat, Telpon 3. Nama alir data Alias Aliran data 4. Nama alir data
: Data Pelanggang : : F Pelanggan- Proses 3,F Pelanggan-Proses : Surat Penangguhan
Alias
:-
Aliran data
: Proses 3-Calon Anggota
Item Struktur data No Pelanggan, Nama, Alamat, Tempat Pemasangan Listrik. 5. Nama alir data : Surat Persetujuan Pemasangan Listrik, Belum DiAcc.
12
Alias
:-
Aliran data
: Proses 4-Kep Bagian Pemasangan, Kep Bagian Pemasangan-Proses 5.
Item Struktur data Nama, Alamat, Tarif/Daya Lama, Data Gardu Tiang. 6. Nama alir data : Surat Persetujuan Pemasangan Listrik, Yang Di Acc. Alias Aliran data
:: Proses 5-Calon Pelanggan, Calon Pelanggan-Proses 6, Proses 6-F Pembayaran.
Item Struktur data Nomor, Lampiran, Perihal. 7. Nama alir data Alias Aliran data
: Surat Ajuan Pemasangan Listrik, Belum Di Acc :: Proses 8-Manager, Manager-Proses 9.
Item Struktur data No Pelanggan, Nama, Nomor Prihal. 8. Nama alir data Alias Aliran data
: Surat Ajuan Pemasangan Listrik, Yang Di Acc :: Proses 9-Kep Bagian Pemasangan.
Item Struktur data No Pelanggan, Nama, Nomor, Lampiran, Prihal.
13
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan Berdasarkan sistem informasi pasang baru listrik yang sedang berjalan di PT. PLN (Persero) UPJ Cijawura, penulis dapat mengambil kesimpulan, yaitu perlunya penyajian sistem informasi pasang baru listrik dalam satu program aplikasi. Dengan adanya sistem informasi pasang baru listrik
ini dapat
menyelesaikan masalah-masalah pelayanan kepada para calon pelanggan PT. PLN (Persero) UPJ Cijawura, antara lain : 1. Prosedur Pelayanan pasang baru listrik dapat lebih efisien dan efektif 2. Pelayanan pasang baru listrik dapat lebih cepat diproses, tepat dan akurat. 3. Sistem informasi dapat mempermudah calon pelanggan untuk mengajukan pasang baru listrik.
14
5.2. Saran Saran yang akan penulis kemukakan adalah : 1.
Rancanangan sistem informasi yang ada agar dikembangkan lagi kedepannya.
2.
Untuk
mengefektifkan
pelayanan
menggunakan aplikasi online.
pasang
baru
listrik
agar
