50
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini dilakukan analisis dan pembahasan terhadap data yang diperoleh dari penelitian, dalam hal ini adalah data dari PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo. Uraian pembahasan adalah sebagai berikut : 4.1
Analisis Sistem Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 200 Cabang Tebet Sahardjo
4.1.1
Flowchart Penerimaan Kas PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo Penerimaan kas pada PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 cabang Tebet Sahardjo meliputi prosedur penerimaan pembayaran dengan tunai, prosedur penerimaan pembayaran dengan Bilyet Giro atau Cek, serta prosedur penerimaan pembayaran dengan transfer. Penerimaan kas disini adalah setiap pembayaran yang masuk baik itu pembayaran untuk kendaraan baru, pembayaran service kendaraan, pembelian suku cadang maupun pembayaran pelayanan purna jual lainnya.
51
PROSEDUR PENERIMAAN PEMBAYARAN DENGAN TUNAI PELANGGAN
KASIR
Mulai
Pembayaran Tunai
Melakukan pembayaran dengan uang tunai - Hitung uang disaksikan pelanggan - Periksa fisik uang dengan alat deteksi uang palsu
Tunai
Informasikan ke Pelanggan
T
!
Sesuai ? Y Pembayaran Jaminan Pembelian?
Posting Pembayaran
Y One Time Customer ?
- Checking Display Customer Line Items - Alokasi jaminan pembelian T (Jika ada pembayaran dengan jaminan pembelian) - Posting Incoming Payment (Pembayaran Pelunasan) Y
T Pembayaran FU?
Checking Display Customer Line Item Dilakukan untuk melihat daftar Jaminan pembelian & piutang pelanggan
Y
T
Posting Customer Down Payment (Pembayaran jaminan pembelian) Posting Customer Down Payment (Pembayaran jaminan pembelian)
Posting Customer Down Payment (Pembayaran jaminan pembelian) Buat dan cetak kuitansi
Cetak Kuitansi
Tanda tangan kuitansi oleh Pejabat yang berwenang Kuitansi
1
Kuitansi
1
Kuitansi 2-3 Tunai
Cetak BTU
Cetak Bukti Terima Uang (Kas/Bank) (BTU) -Periksa dan ttd di BTU -Minta tanda tangan pejabat yang berwenang pada BTU Tunai Kuitansi 2-3 BTU
1-2
Pencetakan Laporan Kas/Bank Harian
Setor ke Bank
52
Keterangan Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran dengan Tunai
Pelanggan : 1. Menyerahkan uang tunai ke kasir 2. Menerima Kuitansi pembayaran dari kasir sesuai dengan yang dibayarkan
Kasir : 1. Menghitung uang tunai yang dibayarkan oleh pelanggan dengan disaksikan langsung oleh pelanggan 2. Memeriksa fisik uang dengan alat deteksi uang palsu dengan disaksikan pelanggan 3. Mengecek pembayaran pelanggan ke sistem untuk memastikan apakah pembayaran yang dilakukan untuk jaminan pembelian atau piutang pelanggan. Mengecek disini untuk mendapatkan nomor pelanggan dengan mencari kesamaan data sesuai nama pelanggan. Apabila pelanggan baru maka perlu dibuatkan nomor pelanggan untuk database perusahaan. 4. Membukukan sesuai dengan apa yang dibayarkan pelanggan 5. Mencetak kuitansi pembayaran dan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang 6. Menyerahkan kuitansi pembayaran kepada pelanggan 7. Mencetak BTU (Bukti Terima Uang) dan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang 8. Mencetak laporan kas/bank harian 9. Menyetorkan ke bank
53 PROSEDUR PENERIMAAN PEMBAYARAN DENGAN BG / CHEQUE PELANGGAN Mulai
A. Pembayaran BG / Cheque
KASIR !
BG / Cheque harus diatasnamakan “PT. Astra International Tbk”
Melakukan pembayaran
- Periksa kebenaran penulisan dan nilai pada BG / Cheque
BG / Cheque
Informasikan ke Pelanggan
T BG / Cheque OK? !
Y
Pembayaran Jaminan Pembelian?
Checking Display Customer Line Item Dilakuakan untuk melihat daftar Jaminan pembelian & piutang pelanggan
T - Checking DisplayCustomer Line Items - Alokasi jaminan pembelian (Jika ada pembayaran Y dengan jaminan pembelian) Request Jaminan Pembelian
Buat dan cetak kuitansi Tanda tangan kuitansi oleh Pejabat yang berwenang
B. Cetak kuitansi
Kuitansi
1
Kuitansi
1
Kuitansi 2-3 BG / Cheque
Pada saat jatuh temo, berdasarkan register BG / Cheque yang jatuh tempo setorkan ke bank
Informasikan ke Pelanggan
Y Ada Tolakan ? T Pastikan pembayaran telah cair di rekening cabang
C. Posting Pembayaran
Posting untuk pembayaran FU? T
Y
Posting Incoming Payment (Pembayaran Pelunasan) ATAU Posting Customer Down Payment (Pembayaran Jaminan Pembelian)
Posting Incoming Payment (Pembayaran Pelunasan ATAU Posting Customer Down Payment (Pembayaran Jaminan Pembelian)
D. Cetak BTU
Cetak Bukti Terima Uang(Kas/Bank) (BTU) -Periksa dan ttd di BTU -Minta ttd pejabat yang berwenang pada BTU
Kuitansi 2-3 BTU
1-2
Pencetakan Laporan Kas/Bank Harian
54
Keterangan Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran dengan BG / Cheque
Pelanggan : 1.
Menyerahkan Bilyet Giro atau Cek ke kasir
2.
Menerima Kuitansi pembayaran dari kasir sesuai dengan yang dibayarkan
Kasir : 1.
Memeriksa Bilyet Giro atau Cek harus di tujukan untuk PT. Astra International Tbk
2.
Memeriksa kebenaran penulisan dan nilai
3.
Mengecek pembayaran pelanggan ke sistem untuk memastikan apakah pembayaran yang dilakukan untuk jaminan pembelian atau piutang pelanggan. Mengecek disini untuk mendapatkan nomor pelanggan dengan mencari kesamaan data sesuai nama pelanggan. Apabila pelanggan baru maka perlu dibuatkan nomor pelanggan untuk database perusahaan.
4.
Membuat Request Jaminan Pembelian sesuai dengan apa yang dibayarkan pelanggan
5.
Mencetak kuitansi pembayaran berdasarkan Request Jaminan Pembelian dan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang
6.
Menyerahkan kuitansi pembayaran kepada pelanggan
7.
Pada saat jatuh tempo menyetorkan Bilyet Giro atau Cek tersebut ke Bank. Apabila ada penolakan sampaikan kepada pelanggan dan meminta kuitansi yang telah diserahkan utuk ditukar kembali dengan BG atau Cek tersebut
8.
Memastikan pembayaran telah cair di rekening bank.
9.
Membukukan sesuai dengan apa yang dibayarkan pelanggan
10. Mencetak BTU (Bukti Terima Uang) dan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang 11. Mencetak laporan kas/bank harian
55 PROSEDUR PENERIMAAN PEMBAYARAN DENGAN TRANSFER PELANGGAN
KASIR
Mulai
A. Pembayaran Transfer
- Melakukan pembayaran via transfer - Informasikan pembayaran - Berikan Bukti Transfer (BT)
BT
2
FAX/COPY
- Periksa Bukti Transfer - Periksa pembayaran telah cair di Rekening cabang BT
Informasikan ke Pelanggan
T
Copy
!
Transfer OK ? Y Pembayaran Jaminan Pembelian?
B. Posting Pembayaran
Y One Time Customer ?
- Checking Display Customer Line Items - Alokasi jaminan pembelian T (Jika ada pembayaran dengan jaminan pembelian) - Posting Incoming Payment (Pembayaran Pelunasan) Y
T Pembayaran FU?
Checking Display Customer Line Item Dilakuakan untuk melihat daftar Jaminan pembelian & piutang pelanggan
Y
T
Posting Customer Down Payment (Pembayaran jaminan pembelian) Posting Customer Down Payment (Pembayaran jaminan pembelian)
Posting Customer Down Payment (Pembayaran jaminan pembelian) Buat dan cetak kuitansi
C. Cetak Kuitansi
Tanda tangan kuitansi oleh Pejabat yang berwenang Kuitansi
1
Kuitansi BT
1
Copy
Kuitansi 2-3
D. Cetak BTU
Cetak Bukti Terima Uang (Kas/Bank) (BTU) -Periksa dan ttd di BTU -Minta tanda tangan pejabat yang berwenang pada BTU BT
Copy
Kuitansi 2-3 BTU
1-2
Pencetakan Laporan Kas/Bank
56
Keterangan Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran dengan Transfer
Pelanggan : 1. Melakukan pembayarn via transfer 2. Memberikan Bukti Transfer (BT) 3. Menerima Kuitansi pembayaran dari kasir sesuai dengan yang dibayarkan
Kasir : 1. Memeriksa BT (Bukti Trasfer) 2. Memeriksa apakah pembayaran telah cair di rekening cabang 3. Mengecek pembayaran pelanggan ke sistem untuk memastikan apakah pembayaran yang dilakukan untuk jaminan pembelian atau piutang pelanggan. Mengecek disini untuk mendapatkan nomor pelanggan dengan mencari kesamaan data sesuai nama pelanggan. Apabila pelanggan baru maka perlu dibuatkan nomor pelanggan untuk database perusahaan. 4. Membukukan sesuai dengan apa yang dibayarkan pelanggan 5. Mencetak kuitansi pembayaran dan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang 6. Menyerahkan kuitansi pembayaran kepada pelanggan 7. Mencetak Bukti terima uang dan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang 8. Mencetak laporan kas/bank harian
Berdasarkan flowchart-flowchart di atas mengenai sistem prosedur penerimaan kas, terdapat beberapa kelemahan-kelemahan pada prosedur penerimaan kas yang diterapkan PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo, antara lain : a. Tidak adanya pemisahan fungsi, semua dirangkap oleh kasir
57
b. Tidak terlihatnya fungsi kontrol dalam penerimaan kas dari pengawasan dalam hal ini oleh Administration Head. c. Tidak adanya petugas mencocokkan slip setoran dari bank dan penerimaan kas.
4.1.2
Flowchart Pengeluaran Kas PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo Pengeluaran kas pada PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 cabang Tebet Sahardjo yang diantaranya terdiri dari prosedur penerimaan tagihan, prosedur pencatatan hutang, prosedur pendistribusian dokumen, prosedur persiapan pembayaran serta prosedur pembayaran dengan transfer.
58 PENERIMAAN DOKUMEN TAGIHAN VENDOR
A. Penerimaan Dokumen Tagihan
KASIR CABANG
ADMIN CABANG
Mulai Melakukan penagihan
Faktur Pajak Masukan Dokumen Tagihan
1
Periksa kelengkapan dan kesesuaian Dokumen Tagihan serta Faktur Pajak (Masukan)
1
Lengkap dan sesuai?
T
Y
Informasikan Vendor
B. Pembuatan Tanda Terima Dokumen Tagihan (TTDT)
Koreksi Dokumen
Informasi
- Park Dokumen - Cetak Tanda Terima Dokumen Tagihan (TTDT) - Minta tanda tangan vendor - Tanda tangani TTDT (TTDT) - Serahkan TTDT 2 beserta dokumen lampirannya ke Admin Cabang yang berkaitan
C. Penyerahan Dokumen Tagihan ke Admin Cabang
Simpan sementara TTDT, sebagai dasar Pengambilan Pembayaran pada Saat jatuh tempo
TTDT
1
FP Masukan Dokumen Tagihan
TTDT
1
TTDT
1 1
- Terima dan periksa TTDT 2 beserta lampirannya - Paraf TTDT
2
Dokumen Tagihan FP Masukan TTDT
2
TTDT
2
1 1
59
Keterangan Flowchart Prosedur Penerimaan Dokumen Tagihan
Vendor : 1. Melakukan penagihan dengan menyerahkan kelangkapan dokumen termasuk Faktur Pajak Masukan 2. Menerima TTDT (Tanda Terima Dokumen Tagihan) sebagai dasar pengambilan pembayaran pada saat jatuh tempo
Kasir : 1. Memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen tagihan serta Faktur Pajak Masukan 2. Membuat TTDT (Tanda Terima Dokumen Tagihan) untuk yang asli diserahkan ke vendor sementara untuk yang copy di serahkan ke admin cabang yang berkaitan dengan tagihan tersebut
Admin Cabang : (mencakup PGA, Admin Unit, Admin Service & Admin Gudang Bahan)
1. Menerima dokumen beserta TTDT (Tanda Terima Dokumen Tagihan) 2. Menyiapkan dokumen tersebut untuk dibuatkan BPH (Bukti Pencatatan Hutang)
60 PENCATATAN HUTANG ADMIN CABANG A. Periksa Vendor Line Items
ADH*
KASIR
Dokumen Taguhan
FP Masukan
! - Posting Park Document untuk dilakukan oleh pejabat berwenang selain ADH di cabang atau oleh Admin Cabang yang ditunjuk - Penunjukkan otorisasi Posting Park Document harus diinformasikan ke Finance HO - ADH Bertanggung jawab untuk memonitor pengeluaran uang muka
1 !
Dokumen Tagihan
1
- Periksa vendor line items berguna untuk melihat daftar uang muka yang dibayarkan vendor
Kasir Cabang
Periksa VendorYLine Items - Informasikan ADH bahwa ada penyelesaian Uang Muka. - Ambil file BPUM 3 & BKUUM 2 di Kasir
T uang Ada Muka ?
BPUM BKU-UM
FP Masukan
B. Change Park Document
Change Parked Document (Buat Bukti Pencatatan Hutang (BPH) dengan memanggil No. TTDT)
C. Persetujuan Overbudget / Unbudget
Over / Unbudget ?
Dokumen Tagihan
3 2
1 1
Y
Persetujuan Pengeluaran Overbudget / Unbudget
T !
D. Pencetakkan Bukti Pencatatan Hutang (BPH)
Cetak BPH - Periksa dan tanda tangan di kolom pemohon pada BPH. - Minta tanda tangan pejabat yang berwenang pada BPH.
Dokumen Tagihan
1
FP Masukan
E. Posting Park Document
BPUM
Periksa dan tanda tangan di Kolom keuangan pada BPH
1
Post Park Document Ref: No. BPH
3
BKU-UM BPH
- Pengecekkan budget dilakukan di dua tempat yaitu pada saat proses PR untuk pembelian dengan PO atau setelah change parked BPH. - Jika terjadi over / unbudget maka secara otomatis sistem akan memberikan warning. - Lampirkan form-form Persetujaun Pengeluaran Over / Unbudget (FPPOU) yang telah disetujui Pada BPH yang terkena over / unbudget.
2 Dokumen Tagihan
1-3
1
FP Masukan BPUM
1
2 1-3
1
FP Masukan
3
BKU-UM BPH
Dokumen Tagihan
BPUM
3
BKU-UM BPH
1
2 1-3
61
Keterangan Flowchart Prosedur Pencatatan Hutang
Admin Cabang (mencakup PGA, Admin Unit, Admin Service & Admin Gudang Bahan) : 1. Mengecek kelengkapan dokumen tagihan 2. Mengecek vendor item ke sistem untuk memastikan apakah vendor telah menerimauang muka sebelumnya. Jika sudah informasikan ke ADH untuk penyelesaian uang muka dan mengambil file Bukti Pencatatan Uang Muka dan Bukti Keluar Uang Muka ke kasir 3. Membuat Bukti Pencatatan Hutang 4. Jika Overbudget/Unbudget informasikan ke Kasir untuk diproses 5. Memeriksa tanda tangan di kolom pemohon di BPH dan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang untuk diotorisasi 6. Menyerahkan ke kasir setelah semua BPH lengkap dan ditanda tangani
Kasir : 1. Menyerahkan file Bukti Pencatatan Uang Muka dan Bukti Keluar Uang Muka ke Admin Cabang apabila ada vendor yang telah menerima uang muka 2. Membuat persetujuan pengeluaran Overbudget/Unbudget apabila budget telah habis lalu meminta tanda tangan pejabat yang berwenang dan menyerahkan ke bagian finance 3. Menerima Dokumen tagihan berserta kelengkapannya setalh diperiksa dan ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang
ADH : 1.
Mengecek form persetujuan pengeluaran Overbudget/Unbudget
2.
Memeriksa Dokumen tagihan beserta kelengkapannya lalu menandatangani dan menyerahkan ke kasir
62 PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN TAGIHAN ADMIN CABANG
A. Pendistribusian Dokumen
Dokumen Tagihan
- Siapkan copy FP Masukan - Sertakan copy FP Masukan pada Dukumen Tagihan -Serahkan BPH dan Lampirannya ke Kasir untuk proses pembayaran
Dokumen Tagihan
1
FP Masukan Copy BPUM
3
BKU- UM
2
BPH
BPH
1-2
Kasir Cabang
3
FP Masukan
Pajak Pertambahan Nilai Persiapan Closing Masa Pajak Cabang (Pajak Masukan)
Keterangan Flowchart Pendistribusian Dokumen Tagihan Admin Cabang (mencakup PGA, Admin Unit, Admin Service & Admin Gudang Bahan): 1. Menyiapkan dokumen tagihan yang dilengkapi dengan Faktur Pajak masukan beserta copinya 1 rangkap 2. Membuat Bukti Pencatatan Hutang 3. Menyerahkan ke kasir Bukti Pencatatan Hutang beserta lampirannya
63 PERSIAPAN PEMBAYARAN KASIR CABANG
A. Penerimaan TTDT dari Vendor
VENDOR
Dokumen Tagihan
!
Sebelum melakukan Persiapan pembayaran Kas harus periksa Kembali BPH, Dokumen Tagihan, juga BPUM 3 FP Masukan Copy Dan BKUM 2 apabila ada Uang muka BPUM 3 BKU-UM BPH
TTDT
Pembayaran ke Vendor dengan cara Tunai/ Transfer/BG/Cheque bergantung pada policy masing-masing SO, tetapi agar diupayakan pembayaran dengan cara transfer
!
2
1- 2
- Periksa kebenaran BPH dari dokumen tagihan beserta lampirannya. - Ambil TTDT 2 Siapkan pembayaran: - Apabila pembayaran non transfer, siapkan BG/Cheque atau Tunai - Apabila pembayaran transfer, siapkan Bukti Transfer rangkap 3 - Minta tanda tangan pejabat yang berwenang Pada BG/Cheque/Transfer
2
!
Vendor datang untuk Pembayaran dengan Non Transfer
Vendor datang untuk pengambilan pembayarantagihan pada saat jatuh tempo dengan menunjukkan TTDT 1
TTDT Periksa dan cocokan TTDT
T
Sesuai ?
Informasikan vendor Bahwa TTDT tidak sesuai
Y Informasi
B. Posting Outgoing Payment T
Y Register BG/ Cheque ?
C. Register BG / Cheque
T Ada Lot BG/ Cheque ?
Y
D. Pencetakkan Bukti Keluar Uang (BKU)
Berikan TTD yang Sesuai
Posting Outgoing Payment
Cetak bukti keluar uang (BKU) - Periksa kebenaran BKU - Minta ttd ADH di BKU - Minta ttd vendor di kolom penerima pembayaran pada BKU FP Masukan Copy Dokumen Tagihan TTDT
1-2
BPUM
3
BKU-UM BPH
1-2
Buku Transfer BKU Tunai/ BG/Cheque
2
1-3 1-3
1
Buat Lots BG/ Cheque
Pasangkan No. BG/ Cheque dengan No. Dokumen (Informasi BG?Cheque)
1
64
Keterangan Flowchart Prosedur Persiapan Pembayaran
Kasir : 1. Memeriksa kembali kelengkapan dokumen tagihan seperti BPH, BPUM dan BKUM apabila ada uang muka 2. Memeriksa kebenaran pembuatan BPH dari dokumen tagihan beserta lampirannya 3. Menyipkan pembayaran apabila pembayaran non transfer siapkan BG/Cheque atau tunai apabila transfer siapkan Bukti Transfer rangkap 3 4. Meminta tanda tangan pejabat yang berwenang pada BG/Cheque atau Bukti Transfer 5. Mengambil
TTDT
(Tanda
Terima
Dokumen
Tagihan)
untuk
menyesuaikan dengan yang akan dibayar 6. Membukukan sesuai dengan yang akan dilakukan pembayaran 7. Meregister BG/Cheque 8. Mencetak Bukti Keluar Uang 9. Meminta tanda tangan pejabat yang berwenang 10. Meminta tanda tangan vendor di kolom penerimaan pembayaran pada Bukti Keluar Uang
Vendor : 1. Mengambil pembayaran tagihan pada saat jatuh tempo dengan menyerahkan Tanda Terima Dokumen Tagihan
65 PEMBAYARAN TAGIHAN DENGAN TRANSFER ADMIN CABANG
A. Pembayaran Dengan Transfer
Dokumen Tgaihan
- Serahkan Bukti Transfer ke Bank - Copy Bukti Transfer - Kirim dengan fax copy Bukti Transfer ke vendor sebagai bukti bayar
Bukti Transfer Copy
Via Fax
Bukti Transfer Copy
FP Masukan Copy Dok. Tagihan
1
TTDT
1-2
BPUM
3
BKU-UM BPH
2 1-2
Bukti Transfer 2 BKU
1-3
Pencetakan Laporan Kas / Bank Harian
Keterangan Flowchart Pembayaran Tagihan Dengan Transfer Admin Cabang (mencakup PGA, Admin Unit, Admin Service & Admin Gudang Bahan): 1. Menyerahkan Bukti Transfer ke Bank 2. Mengcopy Bukti Transfer 3. Mengirim Bukti Transfer ke vendor sebagai bukti bayar
66
Berdasarkan flow chart yang ditampilkan di atas mengenai sistem prosedur pengeluaran kas, flow chart tersebut terdapat beberapa kelemahan-kelemahan pada prosedur pengeluaran kas yang diterapkan PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo, antara lain : a. Tidak adanya pemisahan fungsi, semua dirangkap oleh kasir b. Fungsi kepala administrasi sebagai kontrol tidak terlihat didalam flow chart pengeluran kas.
4.2
Analisis Pelaksanaan Pengawasan Intern Terhadap Pengelolaan Kas PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 200 Cabang tebet Sahardjo
4.2.1
Pelaksanaan Standar Operasional dan Prosedur Pengawasan Intern Kas yang dijalankan PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo Prosedur-prosedur yang dijalankan oleh Auto 2000 cabang Sahardjo adalah sebuah SOP yang telah diterapkan oleh manajemen PT. Astra Intenational Tbk. a. Standar Operasional dan Prosedur Penerimaan Kas Penerimaan kas pada Auto 2000 Sahardjo berasal dari penjualan kendaraan baru, penjualan suku cadang dan pelayanan jasa service kendaraan. Semua transaksi pembayaran secara tunai maupun transfer yang dananya sudah masuk kedalam rekening perusahaan langsung
67
dibuatkan bukti penerimaan kas masuk dan dibuatkan kuitansi sebagai tanda telah terima pembayaran dari customer. Pembayaran yang dilakukan oleh customer secara tunai akan disetor ke Bank pada hari yang sama. Adapun ketentuan pemberian otorisasi penerimaan kas yaitu adanya stempel received finance, dan tercantum di rekening koran bila ada transfer masuk. 1) Dokumen dan Bukti Pendukung yang digunakan a)
Bukti Terima Uang Kas adalah bukti penerimaan kas yang terdiri dari 2 rangkap yaitu, asli untuk accounting dan copy untuk arsip cabang.
b)
Kuitansi adalah tanda terima pembayaran dari customer yang terdiri dari 3 rangkap yaitu, warna putih untuk customer, warna kuning untuk lampiran bukti kas masuk (accounting), dan warna merah untuk arsip cabang.
c)
Bukti Transfer.
d)
Rekening Koran.
b. Standar Operasional dan Prosedur Pengeluaran Kas Prosedur pengeluaran kas yang dilaksanakan pada Auto 2000 Sahardjo untuk pihak internal maupun eksternal dapat dilakukan bila ada bukti-bukti pengeluaran. Dan cara pembayarannya dapat dengan tunai dan transfer rekening melalui bank yang ditunjuk oleh Auto 2000 cabang Sahardjo.
68
1)
Dalam proses permintaan pengeluaran kas pada Auto 2000 Sahardjo terdapat 3 cara, yaitu: a)
Bukti Pencatatan Hutang (BPH) Staff administrasi terlebih dahulu membuat dokumen bukti pencatatan hutang berdasarkan bon, kuitansi atau bukti-bukti pembayaran lainnya lalu diotorisasi oleh kepala administrasi secara manual dan sistem, lalu BPH tersebut diberikan ke kasir untuk diproses pengeluaran uang dan kasir langsung membuatkan bukti keluar uang bank (BKUB).
b)
Bukti Pencatatan Uang Muka (BPUM) Staff administrasi membuat bukti pencatatan uang muka (BPUM) secara sistem sesuai dengan permintaan pemohon. Waktu penyelesaian BPUM ini paling lambat 7 hari dan harus langsung dibuatkan BPH. Bukti pencatatan uang muka ini tetap harus di otorisasi terlebih dahulu oleh kepala administrasi.
c)
Bon Sementara (BS) Sama hal yang dengan BPUM, bedanya waktu penyelesaian bon sementara hanya 2 hari dan tercatat dalam manual, setelah itu harus ada bukti-bukti pembayaran agar langsung dibuatkan BPH.
69
2)
Dokumen dan Bukti Pendukung yang digunakan a)
Bukti Keluar Uang Bank adalah bukti pengeluaran kas yang terdiri dari 2 rangkap yaitu, asli untuk accounting dan copy untuk arsip cabang.
3)
b)
Kuitansi-kuitansi pembayaran
c)
Bukti Pencatatan Hutang
d)
Bon Sementara.
Praktek yang sehat Cara yang ditempuh perusahaan untuk menciptakan praktek yang sehat dalam prosedur pengeluaran kas adalah sebagai berikut : a) Harus ada bukti kuitansi b) Harus ada sign oleh kepala administrasi c) Setiap pengeluaran kas tidak dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang d) Setiap pagi hari dilakukan stock opname kas oleh team independen (staff administrasi selain kasir).
4.2.2
Pengawasan Intern Kas terhadap Prosedur Penerimaan Kas dan Prosedur Pengeluaran Kas PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo a. Pengawasan Intern Kas yang dijalankan Auto 2000 Sahardjo 1) Penyimpanan uang di bank
70
Dengan
adanya
penyimpanan
uang
di
bank
maka
pengawasan terhadap uang dan pengeluaran uang yang dilakukan oleh Auto 2000 Sahardjo telah memadai karena ada jaminan bahwa penerimaan
uang
akan
masuk
rekening
perusahaan
dan
pengeluaran uang langsung ditransfer ke rekening pihak yang berkepentingan. 2) Rekonsiliasi Bank Pembuatan rekonsiliasi bank Auto 2000 Sahardjo masih kurang benar. Dikarenakan dalam pembuatan rekonsiliasi bank pada Auto 2000 Sahardjo dilakukan oleh staff kasir. Kasir merupakan staff yang melakukan penyimpanan uang, pencatatan kas dan cek. Hal ini membuktikan bahwa dalam pembuatan rekonsiliasi bank pada Auto 2000 Sahardjo tidak sesuai dengan ketentuan yang menyatakan bahwa pembuatan rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan oleh pegawai yang tidak berkepentingan langsung terhadap kas. Tujuannya adalah agar penyusunan rekonsiliasi dapat dipergunakan untuk mengecek catatan kas dan bank. 3) Pemeriksaan Kas Pengawasan intern kas lain yang dilakukan oleh Auto 2000 Sahardjo adalah mengadakan pemeriksaan kas (cash Opname) setiap pagi hari. Pemeriksaan perhitungan kas pada Auto 2000 Sahardjo telah sesuai dengan prinsip-prinsip pengawasan intern
71
yang baik yang mengharuskan pemeriksaan kas dilakukan oleh team independen. Pemeriksaan perhitungan kas bertujuan untuk memperoleh kesesuaian antara saldo menurut buku besar dengan jumlah uang yang ada. b.
Prosedur Penerimaan Kas Auto 2000 Sahardjo merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan automotif, karena itu seperti pada perusahaanperusahaan penjualan yang lain, penerimaan kas pada Auto 2000 Sahardjo telah diuraikan sebelumnya berasal dari tiga sumber, yaitu penerimaan dari penjulan kendaraan baru, penerimaan dari penjualan suku
cadang
dan
penerimaan
dari
pelayanan
service.
Prosedur penerimaan kas yang telah dijalankan pada Auto 2000 Sahardjo telah sesuai dengan teori yang belaku umum. Pengawasan intern yang baik mengharuskan setiap penerimaan kas dari pembayaran penjualan tersebut harus disetor seluruhnya ke bank. Dengan demikian catatan penerimaan kas dapat direkonsiliasi dengan setoran ke bank yang tercantum dalam rekening koran, sehingga terdapat pemisahan fungsi antara yang menerima dan mencatat kas tersebut. c.
Prosedur Pengeluaran Kas Prosedur pengeluaran kas yang dilaksanakan pada Auto 2000 Sahardjo untuk pihak internal maupun eksternal dapat dilakukan bila ada bukti-bukti pengeluaran. Dan cara pembayarannya dapat dengan
72
tunai maupun transfer rekening melalui bank yang ditunjuk oleh Auto 2000 Sahardjo. Dokumen dan bukti-bukti serta aturan yang telah diterapkan oleh Auto 2000 Sahardjo telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
4.3 Peranan Pengawasan Intern Terhadap Pengelolaan Kas PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo Setelah melakukan penelitian penulis berpendapat bahwa pengawasan intern (internal control) pada PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo telah berjalan dengan baik, karena pengawasan intern yang dijalankan telah memenuhi unsur-unsur pengawasan intern yaitu : 1. Lingkungan Pengawasan Pada umumnya lingkungan pengawasan yang ada di PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo telah memadai, hal ini tercermin dari pelaksanaan unsur-unsur lingkungan pengawasan. PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo telah mempunyai struktur organisasi yang mengatur dengan jelas garis komando di dalam perusahaan, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yaitu setiap bagian di dalam perusahaan telah mengetahui dengan jelas tugas dan tanggung jawab masing-masing, dan adanya kebijakan perusahaan seperti
73
pemberian bonus bagi karyawan yang berprestasi, pemberian tunjangantunjangan dan adanya pemberian cuti secara berkala. 2. Penilaian Resiko Resiko yang mungkin timbul telah diidentifiaksi, dianalisis, dan dikelola dengan baik oleh PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo sehingga dapat mempermudah pelaksanaan pengawasan intern dan mengurangi penyimpangan. Hal ini tercermin dari adanya pelatihan terhadap karyawan yang dapat berupa pendidikan keahlian dan pendidikan lainnya yang dapat meningkatkan keahlian karyawan serta adanya masa training bagi karyawan baru selama tiga bulan. 3. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi pada PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo telah berjalan dengan baik, hal ini terlihat dari penyusunan dan penyampaian informasi serta komunikasi antara bagian-bagian yang terkait, sehingga membantu manajemen dalam pelaksanaan pengawasan intern. 4. Aktivitas Pengawasan Aktivitas pengawasan pada PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo telah memadai, tercermin dari pelaksanaan unsur-unsur aktivitas pengawasan dengan baik oleh bagian yang ada.
74
5. Pemantauan Pemantauan pada PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo telah berjalan cukup baik, hal ini terlihat dari adanya tindakan evaluasi dan tindakan koreksi jika terdapat kelemahan, sehingga akan semakin menyempurnakan pengawasan intern yang ada.
