BAB IV ANALISA DAN HASIL
4.1
DESKRIPSI PERUSAHAAN
4.1.1
Latar Belakang Perusahaan JAMSOSTEK dilandasi filosofi kemandirian dan harga diri untuk mengatasi
resiko sosial ekonomi. Kemandirian berarti tidak tergantung orang lain dalam membiayai perawatan pada waktu sakit, kehidupan dihari tua maupun keluarganya bila meninggal dunia. Harga diri berarti jaminan tersebut diperoleh sebagai hak dan bukan dari belas kasihan orang lain. Agar pembiayaan dan manfaatnya optimal, pelaksanaan program JAMSOSTEK dilakukan secara gotong royong, dimana yang muda membantu yang tua, yang sehat membantu yang sakit dan yang berpenghasilan tinggi membantu yang berpenghasilan rendah. Penyelenggara program jaminan sosial merupakan salah satu tangung jawab dan kewajiban Negara untuk memberikan perlindungan sosial ekonomi kepada masyarakat. Sesuai dengan kondisi kemampuan keuangan Negara Indonesia seperti halnya berbagai Negara berkembang lainnya, mengembangkan program jaminan sosial berdasarkan funded social security, yaitu jaminan sosial yang didanai oleh peserta dan masih terbatas pada masyarakat pekerja di sektor formal. Sejarah terbentuknya PT Jamsostek (Persero) mengalami proses yang panjang, dimulai dari UU No. 33/1947 jo UU No.2/1951 tentang kecelakaan kerja, Peraturan Menteri Perburuhan (PMP) No. 48/1952 jo PMP No.8/1956 tentang pengaturan bantuan
41
42 untuk usaha penyelenggaraan kesehatan buruh, PMP No. 15/1957 tentang pembentukan Yayasan Sosial Buruh, PMP No.5/1964 tentang pembentukan Yayasan Dana Jaminan Sosial (YDJS), diberlakukannya UU No.14/1969 tentang Pokok-pokok Tenaga Kerja, secara kronologis proses lahirnya asuransi sosial tenaga kerja semakin transparan. Setelah mengalami kemajuan dan perkembangan, baik menyangkut landasan hukum, bentuk perlindungan maupun cara penyelenggaraan, pada tahun 1977 diperoleh suatu tonggak sejarah penting dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah (PP) No. 33 tahun 1977 tentang pelaksanaan program asuransi sosial tenaga kerja (ASTEK), yang mewajibkan setiap pemberi kerja/pengusaha swasta dan BUMN untuk mengikuti program ASTEK. Terbit pula PP No.34/1977 tentang pembentukan wadah penyelenggara ASTEK yaitu Perum Astek. Tonggak penting berikutnya adalah lahirnya UU No. 3 tahun 1992 tentang Jaminan
Sosial
Tenaga
Kerja
(JAMSOSTEK).
Dan
melalui
PP
No.36/1995
ditetapkannya PT. Jamsostek sebagai badan penyelenggara Jaminan Sosial Tenaga Kerja. Program Jamsostek memberikan perlindungan dasar untuk memenuhi kebutuhan minimal bagi tenaga kerja dan keluarganya, dengan memberikan kepastian berlangsungnya arus penerimaan penghasilan keluarga sebagai pengganti sebagian atau seluruhnya penghasilan yang hilang, akibat resiko sosial. Selanjutnya pada akhir tahun 2004, Pemerintah juga menerbitkan UU Nomor 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional, yang berhubungan dengan Amandemen UUD 1945 dengan perubahan pada pasal 34 ayat 2, dimana Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) telah mengesahkan Amandemen tersebut, yang kini berbunyi : "Negara mengembangkan sistem jaminan sosial bagi seluruh rakyat dan
43 memberdayakan masyarakat yang lemah dan tidak mampu sesuai dengan martabat kemanusiaan". Manfaat perlindungan tersebut dapat memberikan rasa aman kepada pekerja sehingga dapat lebih berkonsentrasi dalam meningkatan motivasi maupun produktivitas kerja. Kiprah Perseroan yang mengedepankan kepentingan dan hak normatif Tenaga Kerja di Indonesia terus berlanjut. Sampai saat ini, PT Jamsostek (Persero) memberikan perlindungan 4 program, yang mencakup Program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), Jaminan Hari Tua (JHT) dan Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK) bagi seluruh tenaga kerja dan keluarganya. Dengan penyelenggaraan yang makin maju, program Jamsostek tidak hanya bermanfaat kepada pekerja dan pengusaha tetapi juga berperan aktif dalam meningkatkan pertumbuhan perekonomian bagi kesejahteraan masyarakat dan perkembangan masa depan bangsa. 4.1.2
Visi Perusahaan Menjadi lembaga penyelenggara jaminan sosial tenaga kerja yang terpercaya
dengan mengutamakan pelayanan prima dan manfaat optimal bagi seluruh peserta. Mempunyai makna bahwa PT Jamsostek harus dapat memberikan perlindungan yang seluas- luasnya kepada tenaga kerja Indonesia sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku, seiring dengan semakin meningkatnya asprisasi perluasan kepesertaan karena daya tarik pasar terhadap program Jamsostek yang semakin tinggi. Disamping itu, sebagai lembaga pengelola dana publik menekankan pada upaya lebih transparan didalam mengelola dana dimaksud terutama dalam menghadapi kebijakan
44 pemerintah pusat dan daerah terhadap penyelenggaraan program jamsostek, yang dapat dilakukan melalui peningkatan benefit dan/ atau perluasan manfaat program yang ada. 4.1.3
Misi
1. Meningkatkan dan mengembangkan Mutu Pelayanan dan Manfaat kepada peserta berdasarkan Prinsip Profesionalisme. 2. Meningkatkan jumlah kepesertaan program Jaminan Sosial Tenaga Kerja. 3. Meningkatan Budaya Kerja melalui kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) dan penerapan Good Corporate Governance (GCG). 4. Mengelola dana peserta secara oPTimal dengan mengutamakan prinsip kehati- hatian (prudent). 5. Meningkatkan Corporate Values dan Corporate Images. 4.1.4
Nilai-Nilai Perusahaan (Corporate Value)
1. Komitmen dan integritas yang tinggi, dengan tanggug jawab yang besar. 2. Mendahulukan kepuasaan dan kepetingan peserta 3. Kejujuran dan kreativitas 4. Kerjasaama kelompok yang dinamis dan harmonis 5. Perbaikan dan pembelajaran yang terus menerus (Continous Learning and Improvement). 6. Kepercayaan dan saling menghormati 7. Kepemimpinan yang efektif (effective leadership) 8. Sadar biaya (Cost Conciousness). 9. Berbasis kompetensi (Core Competence Based). 4.1.5
Motto Perusahaan : Pelindung Pekerja, Mitra Pengusaha
45 4.1.6
Tujuan Perusahaan Periode RJP 2004-2008
1. Menumbuhkembangkan perusahaan, dari posisi stabilisasi (Stabilization) menuju posisi pertumbuhan (Growth). 2. Meningkatkan posisi program paket dari selective menjadi posisi growth, dengan program JHT sebagai produk andalan. Yang dimaksud produk andala n disini, memperlihatkan bahwa PT Jamsostek mampu mengelola program JHT beserta hasil pengembangannya. 3. Meningkatkan posisi program JPK dari Divest menjadi Selective. 4.1.7
Sasaran Umum Perusahaan Untuk mencapai tujuan perusahaan, maka ditetapkan sasaran atau target
pertumbuhan bisnis perusahaan sbb: 1. Peningkatan kepesertaan untuk sektor formal minimal sebesar 10 juta dan sektor informal minimal 1 juta selama periode RJP. 2. Terwujudnya tertib administrasi data dalam rangka sistem online yang dilakukan melalui tahapan : a. Clean up data yang selesai 50% pada tahun 2004 dan 100% pada tahun 2005 dalam rangka penertiban PSJHT secara cepat dan akurat. b. Sentralisasi database dan pembangunan data warehouse dikantor pusat c. Penerapan sistem online yang interaktif bagi seluruh stakeholder yang dilakukan pada tahun 2006. 3. Terwujudnya kinerja kesehatan perusahaan SEHAT SEKALI, dengan total aset pada akhir periode RJP mencapai minimal RP.65 trilyun.
46 4. Tercapainya tingkat kepuasan peserta minimal 70% (non-JPK), dan 65%(JPK) pada akhir tahun 2008. 4.1.8
Strategi Umum Perusahaan
1. Strategi konsolidasi hingga tahun 2006, dan strategi pertumbuhan pada 2007-2008. strategi lebih difokuskan kepada mengatasi kelemahan yang masih ada untuk menangkap peluang yang ada melalui upaya pembenahan internal. 2. Menigkatkan daya saing produk dan daya tarik pasar, sehingga program paket (JKK,JHT,JKM) berada pada posisi growth, dengan program JHT sebagai produk andalan. 3. Meningkatkan daya saing program JPK, sehingga berada pada posisi selective. 4.1.9
Kebijakan umum perusahaan Untuk mendukung grand strategy perusahaan, ditetapkan kebijakan umum
perusahaan sbb: 1. Mengelola perusahaan sesuai prinsip-prinsip GCG (TARIF) 2. Melakukan intensifikasi dan ekstensifikasi perluasan kepesertaan. 3. Melakukan clean up data untuk menghasilkan data kepesertaan dan jaminan yang berkualitas. 4. Membangun sistem informasi manajemen terpadu dengan memanfaatkan sistem online dan database yang tersentralisasi dikantor pusat. 5. Melakukan pengendalian penempatan dan pengelolaan dana investasi melalui sistem dan prosedur yang baku, dengan berpedoman pada asas prudent. 6. Menyusun proses bisnis yang efektif dan berorientasi pada pelayanan prima
47 7. Mengintegrasikan dan mensinergikan pola karier dan pola diklat dalam rangka menigkatkan produktifitas karyawan yang berorientasi pada pelayanan prima 8. Menyempurnakan strategi komunikasi korporasi guna meningkatkan citra positif perusahaan dimata stakeholder. 4.1.10 Sasaran dan Strategi Direktorat Perencanaan, Pengembangan dan Informasi (Rencana Jangka Panjang PT. Jamsostek Persero 2004-2008) 1. Tercapainya peningkatan fungsi dan peran kelembagaan, organisasi, program, manfaat dan pelayanan. 2. Terwujudnya feed-back information yang oPTimal. 3. Tersedianya keseimbangan beban kerja di kanwil/kacab, dengan jumlah personil, sarana dan prasarana. 4. Tersusunnya formulasi dan rencana bisnis 5. Tersedianya database dan aplikasi terpadu yang mendukung terwujudnya laporan keuangan yang tepat saji, tepat waktu dan transparan. 6. Penyebaran informasi kepada stakeholder. 7. Peningkatan sarana dan prasarana teknologi infromasi 8. Menjadikan PT Jamsostek sebagai pusat informasi jaminan sosial di Indonesia.
48
Gambar 4.1 Sasaran Jangka Panjang PT. Jamsostek
4.1.11 Strategi Bisnis Sesuai dengan Visi dan Misi PT Jamsostek maka kebijakan PT Jamsostek diarahkan dengan mempercepat perbaikan kualitas pelayanan (service excellence) dan Sistem Manajemen Informasi/Teknolo gi Informasi. Tujuannya adalah memberi kepuasan dan kepercayaan bagi peserta program juga mendorong lebih meningkatkan kinerja seperti meningkatan budaya kerja melalui kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) dan penerapan Good Corporate Governance (GCG), meningkatkan Corporate Values dan Corporate Images. Pengembangan core business terus dilakukan dengan penyediaan program-program jaminan secara ekspansif. Diharapkan dengan semakin ekspansif dalam menawarkan program jaminan maka akan meningkat pula corporate value dan corporate images. PT. Jamsostek merasa dengan implementasi sistem online akan lebih baik,
49 mengingat proses penerapannya sangat tergantung pada kebersihan data dan proses bisnis yang baru. Jamsostek Online diterapkan secara bertahap di seluruh kantor wilayah dan kantor cabang, setelah Pilot Project Jamsostek online dikantor wilayah III selesai. Penerimaan iuaran program jamsostek di prognosakan sampai akhir tahun 2006. Target tersebut dapat mendorong tercapainya dana investasi yang pada akhirnya meningkatkan hasil investasi.
4.2
Temuan Studi PT. Jamsotek saat ini sedang menjalankan proyek pengembangan Sistem Online.
Pengembangan Sistem Online dilatarbelakangi dengan kebutuhan bisnis organisasi, dalam arti dapat mengakses data dan informasi secara real-time, terkoneksi antar cabang, tersedianya informasi pelanggan (formal dan informal) yang akurat, transparan dan terpercaya, efektifitas prosedur dan produktifitas kerja, hal- hal ini yang mengharuskan Jamsostek untuk mengembangkan sistem lamanya yang terdesentralisasi menjadi sentralisasi dengan dukungan teknologi informasi.
Untuk mengaplikasikan
Sistem
Online, Jamsostek menggunakan bantuan pengembang baik dari segi manajemen proses bisnis, aplikasi dan infrastruktur yang sekaligus menjadi konsultan dalam proses pengembangan proyek. Setiap proyek diharapkan selesai sesuai scope, budget dan schedule, pada kasus
ini, Jamsostek melampaui batas waktu proyek yang telah
rencanakan (Gambar 4.1). Sistem Online tidak berjalan sesuai dengan yang diharapkan, terbukti dengan pengakuan dari beberapa user baik itu di kantor cabang maupun di kantor pusat yang telah menggunakan Sistem Online sejak bulan Juni 2006. Sekitar 27 kantor cabang di Jabotabek telah menggunakan Sistem Online. Rencana ingin
50 dimplementasikan di seluruh cabang seluruh Indonesia pada 2006, tetapi tidak berhasil. Hanya 27 kantor cabang dibulan juni 2006 (24% dari keseluruhan). Persiapan telah dilakukan pada 2003 dan di 2004 awal dengan mengadakan workshop keseluruh jajaran pusat, kanwil dan cabang ya ng terkumpul diregional. Garis besar pengakuan user di kantor cabang terhadap sistem online, sebagai berikut : •
Sistem Online masih ditemukannya beberapa fungsi aplikasi yang error
•
Proses sistem yang berjalan lambat
•
Laporan transaksi tidak akurat
•
Perubahan design aplikasi software dalam phase operation tanpa sepengetahuan user
Dari segi kantor pusat dalam hal ini anggota proyek mengakui bahwa mereka mengalami kesulitan proses implementasi Sistem Online di beberapa cabang, seperti : •
Kesulitan dari segi pengoperasian aplikasi yang tidak bisa dijalankan dengan infrastuktur yang tersedia.
•
Kendala grounding yang mempengaruhi konektivitas
•
Development aplikasi yang belum selesai sedangkan infrastruktur telah dipasang diseluruh cabang dan kesulitan dalam koneksi Server
•
Kendala migrasi data diakibatkan kurang kesiapan data untuk dicleansing.
•
Kesulitan dalam roll-out untuk menentukan kesiapan dari pemenuhan data dan kesiapan cabang untuk dimigrasikan ke sistem online, hal ini dikarenakan kebiasaaan dan budaya kerja lama. Dengan
berjalannya
waktu
maka
dipaksakanlah
sistem
online
ini
diimplementasikan pada juni 2006 dengan alasan jika ditunda terus-menerus maka sistem
51 online tidak akan terimplementasi. Hal ini menyebabkan Program officer vakum selama hampir setahun. Sehingga penangan hanya dilakukan oleh unit kerja yang terkait dan itu pun sulit terealisasi (susahnya untuk berkumpul). Program officer disini berfungsi untuk menjembatani jika ada suatu perkembangan program baru ke user, antara pusat dan cabang. Pada saat launching Juni 2006 infrastruktur sudah 100% terpasang ( koneksi LAN dan WAN OK! ) meskipun ada kendala grounding yang mempengaruhi konektivitas , aplikasi kurang lebih 86% berhasil, karena mengejar waktu maka sistem dengan kondisi yang ada langsung dioperasikan untuk sekaligus melihat tingkat keberhasilan sistem. Proses testing dengan menggunakan UAT telah dijalankan dan berhasil pada saat itu, Tetapi pada saat diiplementasikan ternyata sistem bermasalah dan tidak sesuai dengan fakta dilapangan.
52
Pengarah (BOD) Konsultan
Penanggung Jawab (BTI)
Bisnis Proses
Ketua
Aplikasi
Sekretaris
Infrastruktur
Tata Laksana
Quality Ass.
Bisnis Proses
Desain
Aplikasi
JHT/JKK/JKM
Database
JPK
Infrastruktur
Akutansi/Keu
ROMD Gambar 4.2. Program Officer
Sosialisasi & Training
Internal/Ekst.
53 4.3
ANALISA MASALAH Dari problem issue yang ada, kami mencoba melakukan analisa permasalahan
dilihat dari kondisi organisasi dan segi system developement life cycle. Bagaimana kondisi SDLC pada proyek Sistem Online ?. 4.3.1. Review SDLC Dengan ditemukannya permasalahan selama proses implement dan Rollout di hampir lebih dari 50% cabang-cabang Jamsostek, maka yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi permasalahan yang timbul, dikumpulkan,
lalu diklasifikasikan dan
dianalisa masalah yang ada dengan review SDLC Jamsostek. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan review SDLC 1. Konsep proyek Tuntutan masyarakat terhadap pelayanan yang cepat dan tepat sudah tidak dapat dielakan lagi sejalan dengan perkembangan pengetahuan masyarakat terhadap perkembangan teknologi. Fenomena ini nampak dalam berbagai aspek terutama institusi lembaga keuangan dimana teknologi sistem informasi dan otomatisasi sudah dijadikan alat persaingan. Otomatisasi bukan suatu pilihan yang dapat dihindari tetapi merupakan suatu kenyataan yang harus dihadapi dan dimanfaatkan secara optimal, karena pada hakekatnya otomatisasi sudah dijadikan standard minimum bagi masyarakat konsumen. Dalam penyelenggaraan program Jamsostek, memperhatikan potensi tenaga kerja yang berkerja mencapai kurang/lebih 28 juta tidak akan mampu lagi dilakukan administrasi secara konvensional, karena disamping tingginya jumlah potensi maupun peserta juga karena program Jamsostek merupakan program jangka panjang sehingga memerlukan pemeliharaan administrasi kepesertaan yang baik.
54 Sistem otomatisasi bagi PT Jamsostek bukan hal yang baru sama sekali, karena sejalan
dengan
perkembangan teknologi PT Jamsostek telah melakukan
penyesuaian-penyesuaian dengan perkembangan teknologi tersebut. Namun karena penyesuaian dilakukan pada bagian-bagian yang dipandang perlu saja pada saat itu, sehingga akhirnya PT Jamsostek menjadi tidak memiliki lagi Sistem dan Prosedur (Sisdur) yang baku. Maka atas hal tersebut di atas, kiranya peninjauan ulang terhadap sisdur pelayanan program Jamsostek adalah kegiatan yang sangat urgen dilakukan guna terciptanya sisdur yang berbasis pada teknologi dan otomatisasi yang pada akhirnya diharapkan mampu untuk mengadministrasikan data dengan baik untuk tercipta pelayanan yang cepat dan tepat. Sistem dan prosedur yang disusun didasari oleh beberapa prinsip yaitu ; otornatisasi, integrasi, arnan dan uniform. Sistem dimulai dengan tanda kepesertaan, penetapan jaminan, rekonsiliasi, hingga pelaporan, tunggakan, denda dan lain- lain sedangkan tenaga manusia hanya pada data entry dan perintah penerbitan output. Setiap aktivitas dalam sistem ini akan saling berhubungan yaitu mulai dari entri data potensi sampai dengan kelompok pembayaran jaminan sehingga hubungan pada histori data atau infomasi akan selalu terpelihara. Hal ini didasari pemikiran bahwa sering kali timbul perbedaan infomasi dan inconsistent data sehingga dapat menyesatkan. Terdapat penanggung jawab yang jelas terhadap setiap kegiatan dan memiliki wewenang tertentu, sehingga akan jelas kapan dan siapa yang melakukan perubahan atau penambahan atau pengurangan data oleh karena itu sistem ini diharapkan akan lebih aman. Disamping itu keseragaman disetiap cabang dalam aplikasi sistem dan prosedur serta software sangat diperlukan karena disamping
55 sebagai corporate identity pada gilirannya nanti akan menghasilkan informasi dengan definisi yang sama sehingga memudahkan dalam menetapkan kebijaksanaan. Guna memudahkan dalam pemahaman sistem dan prosedur pelayanan terpadu program Jamsostek ini maka penyajiannya disusun dengan sistimatis sebagai berikut : •
Lampiran I surat keputusan ini adalah berupa AIur Dokumen Sistem dan Prosedur Pelayanan Terpadu Program Jamsostek yang teridiri dari alur dokumen perluasan kepesertaan, alur dokmnen pembinaan kepesertaan dan alur dokumen pelayanan Jaminan.
•
Lampiran II surat keputusan ini adalah Buku I yang berisikan uraian kegiatan dari alur dokumen perluasan kepesertaan.
•
Lampiran III surat keputusan ini adalah Buku II yang berisikan uraian kegiatan alur dokumen pembinaan kepesertaan.
•
Lampiran IV surat keputusan ini adalah Buku III yang berisikan uraian kegiatan alur dokumen pelayanan Jaminan.
Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Pelayanan Terpadu Program Jamsostek tidak terlepas dari penggunaan teknologi komputer. Oleh karena itu pembangunan aplikasi Sistem Informasi Pelayanan Terpadu (SIPT) yang akan digunakan sudah dilandasi oleh SISDUR Pelayanan Terpadu sebagaimana diuraikan diatas. Namun demikian untuk perbaikan dan penyesuaian dengan perkembangan berbagai masukan dari lapangan sangat diperlukan. Proyek yang akan dilakukan Jamsostek adalah melakukan pengembangan sistem informasi yang desentralisasi menjadi sistem sentralisasi. Ini merupakan proyek besar dan kompleks melihat sistem informasi meliputi banyak subsistem yang harus
56 diintegrasikan dan proses implementasi dan roll-out di begitu banyak cabang (114 cabang). Tidak hanya itu, pemilihan teknologi yang menunjang berjalannya sistem perlu diperhatikan dengan serius, mengingat Jamsostek adalah BUMN, dimana Negara pemilik saham terbesar, ini akan menjadi momok akibat ketidakberhasilan pengembangannya. Untuk itu perlu suatu perancangan proyek yang detail dan jelas, untuk memperhitungan faktor resiko kegagalan proyek.. Deskripsi proyek : Nama Proyek : SIPT Online Tujuan : Otomasisasi, integrasi, aman dan uniform Ukuran : Unit transaksi perusahaan Penerapan : Sistem berbasis web Teknologi : Teknologi web 2. Struktur organisasi proyek Struktur organisasi yang disusun oleh jamsostek yang disebut program officer tidak memperlihatkan role dan responsibility sesuai siklus pengembangan sistem dalam proyek. Tim proyek Jamsostek disusun atas tiga bagian, yaitu tim tata laksana yang berperan dan bertanggungjawab pada saat penentuan bisnis proses, aplikasi, database, infrastruktur dan ROMD, Quality Assurance yang berperan dan bertanggungjawab terhadap kualitas desain, program jaminan Jamsostek dan keuangan, bagian terakhir yang bertanggung jawab dan berperan dalam sosialisasi dan training. Terlihat dengan jelas tim yang disusun jamsostek tidak memperhatikan pengelolaan user dan stakeholders requirements, tim mana yang akan bertanggung jawab untuk memuaskan stakeholder.
57 3. Model SDLC Model SDLC sepertinya yang digunakan Jamsostek adalah model Waterfall. Untuk proyek dengan ukuran yang besar dan kompleks Waterfall tidak cocok diterapkan, karena proyek dengan ukuran besar dan kompleksitas tinggi akan riskan timbul resiko setiap proses SDLC. Penggunaan model Waterfall dalam fase SDLC hanya diperuntukkan untuk proyek TI yang memiliki ruang lingkup dan produk yang kecil, dan tim proyek sudah memahami 100% requirements dan technical tools, arsitektur dan infrastrukturnya. Dan untuk proyek Jamsostek ini sebaiknya digunakan model SDLC Spiral, untuk mengurangi terjadinya resiko dan digabungkan dengan model SDLC yang non-resiko seperti Waterfall. 4. Resiko pengaruh SDLC Penggunaan SDLC yang tepat dan benar akan memberikan suatu arah, perencanaan, kontrol dan monitor pelaksanaan proyek, untuk menghidari over schedule, over budget, and over plan. Masalah inilah yang sedang dihadapi Jamsostek. Faktor penyusunan SDLC sangat penting, mengingat Jamsostek adalah BUMN, memerlukan standar internasional untuk meyakinkan pelanggan dan memberikan pelayanan publik yang baik. 5. Keahlian dan pengalaman tim proyek Dari banyaknya permasalahan yang dihadapi selama proyek berjalan dan lambatnya penanganan yang diberikan jamsostek, terlihat tim proyek tidak berpengalaman dan cukup tidak profesional. 4.3.2. Analisa SDLC Jamsostek Berikut tahapan pembangunan aplikasi sistem online Jamsostek :
58
Project Initiation
Requirement Definition
Analysis Design
Build
Testing
Implement & Roll-out
Production
Integrated Testing QA, QC dan Review Inisiasi proyek, Rencana mutu, Panduan orientasi proyek, Rencana kerja
Standar desain, Desain aplikasi, Desain database, Struktur menu, Desain modul, Rencana pelatihan, Strategi migrasi, Desain modul migrasi, Arsitektur Teknis , Rencana tes, Dokumen hasil tes
fungsi bisnis
Objek Database, Source program aplikasi, Rencana instalasi, Panduan penggunaan dan administrasi, Source program migrasi
Dokumen hasil tes dan berita acara hasil tes
Gambar 4.3 Tahapan Pembangunan Aplikasi Proses implementasi sistem (roll-out dan migrasi data): •
Sosialisasi (cabang, kanwil, dan pusat)
•
Workshop manajemen data
•
Data cleansing I
•
Data cleansing II
•
Evaluasi data cleansing I dan II
•
Pilot project implementasi
•
Evaluasi
•
Sosialisasi simulasi Roll-out dan migrasi data di setiap cabang
•
Evaluasi
Instalasi Server, Hasil pelatihan, Hasil konfigurasi aplikasi, Aplikasi Siap digunakan, Data termigrasi dengan baik, Berita acara hasil migrasi data
59 •
Roll-out dan migrasi data secara bertahap (Cut off aplikasi lama)
4.3.3. Hasil Analisa Masalah Bila permasalahan dikaitkan dengan kondisi Jamsostek, dan disesua ikan dengan proses SDLC menurut ISO 12207 untuk primary process, Primary proses meliputi lima proses inti yang dilakukan selama pengembangan sistem, yaitu Acquisition, Supply, Development, Operation, dan Maintanace. 1. Acquisition process Pada proses ini dilakukan pendefinisian kebutuha n akan sistem atau produk software. Proses ini dilakukan pada tahap awal SDLC. Dalam proyek SIPT Online Jamsostek melakukan proses inisiasi proyek dan pendefinisian requirements, atas dasar kebutuhan dan peluang bisnis organisasi. Karena Jamsostek adalah perusahaan negara (BUMN), kemungkinan besar kebutuhan bisnis dan peluang bisnis di dorong dari kebijakan dan aturan pemerintah, yang menjadi stakeholder yang cukup berpengaruh. Pendefinisian requirementss dilakukan dengan penelitian dan analisa terhadap sistem lama dengan mempertimbangkan faktor prosedur, hambatan, kekurangan, kelebihan dan faktor lain yang menambah informasi dalam pengidentifikasian kebutuhan akan perkembangan sistem, yang meliputi business requirements, organizational, user, security factors, yang dilengkapi dengan risk, cost and benefits analysis. Dilakukanlah analisa balance scoredcard. Setelah itu mulailah dicari solusi yang akan diberikan dengan memperhitungkan teknologi informasi dengan cara penelitian, baik melalui survei, studi banding, analisa case study, dan literatur. Dengan cara ini proyek akan teridentifikasi dari mulai scope,
60 budget dan waktu. Bila proses ini dilakukan dengan benar tidak akan terjadi over scope / over plan, over budget dan over time pada proyek. Setelah inisiasi proses terdokumentasi dengan lengkap, dilanjutkan dengan menentukan strategi proyek, apakah sistem akan dikembangkan sendiri dengan resources yang dimiliki atau menggunakan pengembang, semua didasari dengan kondisi orga nisasi. Setelah itu, menyiapkan request proposal project. Dengan melihat
kondisi
organisasi
Jamsostek
memang
sebaiknya
menggunakan
pengembang untuk membuat sistem baru yang di prototype dengan bisnis proses Jamsostek.
Request proposal project
harus
merepresentasikan acquirer
requirements seperti : •
System requirements
•
Scope statement
•
Instructions for bidders
•
List of software product
•
Terms and conditions
•
Control of subcontracts
•
Technical constraint
Sepertinya hal ini tidak menjadi perhatian Jamsostek, karena terlihat proyek SIPT Online dikontrol oleh pengembang. Jamsostek sebagai acquirer membuat suatu prosedur dalam pemilihan supplier/vendor/konsultant dalam kasus ini disebut pengembang, kriteria vendor yang diiginkan dan kesanggupan dalam pemenuhan requirements. Pemilihan vendor sebaiknya dilakukan secara terbuka tanpa ada pengaruh aspek kepentingan
61 politik, sehingga akan diperoleh vendor yang kompeten dan bertanggung jawab sepenuhnya untuk memberikan solusi terbaik dalam pemenuhan requirements. Acquirer harus selalu memonitor kegiatan supplier dan setiap progress sebaiknya didokumentasikan dan disetujui oleh stakeholder. Aktifitas monitor dilakukan dalam proses joint review, audit, verifikasi dan validasi. Proses monitor ini tidak dilakukan dengan benar oleh Jamsostek, terbukti dokumentasi aplikasi dan arsitektur tidak lengkap dimiliki Jamsostek, dan selain itu Jamsostek tidak melakukan sosialisasi update sistem kepada user, sehingga proses operasi terganggu. 2. Supply process Proses ini dilakukan pengembang untuk memenuhi semua requirements organisasi. Mulai dari tahap inisiasi requirements acquirer dengan keterbatasan regulasi dan kebijakan, response proposal, kontrak, rencana produk atau jasa yang akan diberikan, analisa resiko dari solusi yang diberikan, proses eksekusi, evaluasi dan kontrol. Pada proses inilah tersusun dengan jelas project management plan dan disertai role and responsibility . 3. Development process Proses ini meliputi aktifitas developer untuk menganalisa requirements, design, coding, integration, testing, installation dan accePTance proses. Pada tahap inilah proyek teknologi informasi dikatakan proses milestone yang akan mempengaruhi keberhasilan proyek. Aktifitas yang dilalui pada development process, seperti; process implementation, system requirements analysis, system architectural design, software requirements analysis, software architectural design, software
62 detailed design, software coding and testing, software integration, software qualication testing, software integration, software qualification testing, system integration, system qualification testing, software installation dan software acceptance support. Bila dikaitkan dengan permasalahan yang timbul saat ini adalah aplikasi tidak bisa dijalankan dengan teknolo gi jaringan dan komunikasi data, akses aplikasi lambat dan isu perlu penambahan bandwith. Mengapa hal ini bisa terjadi pada saat operation process ?. Apakah pada saat proses inisiasi tidak dilakukan analisa dan evaluasi sistem dan software requirementss dengan baik ? dan apakah desain arsitektur sistem dan software sudah benar ?. Bila dilihat dari arsitektur SIPT Online, sepertinya Jamsostek menggunakan teknologi yang update baik untuk database dan aplikasi web server, dan untuk membuat design ini sepertinya Jamsostek tidak mempertimbangkan besarnya jumlah data dalam kondisi concurrent dalam artian proses antrian akses database apakah diperhitungkan.
63
Gambar 4.4. Arsitektur Aplikasi
Gambar 4.5 Arsitektur Jaringan Dan Komunikasi
64 4. Operation process Pada proses ini dilakukan proses pengoperasian aplikasi sistem yang telah dirancang. Pada proses ini perlu didukung manajemen proses, infrastruktur proses, proses pelatihan dan improvement process. Aktifitas yang dilakukan pada proses ini meliputi; proses implementasi, operational testing, system operation dan user support. Bila dikaitkan dengan permasalahan dari user yang mengatakan aplikasi sistem ada beberapa yang error bila diakses dan performanya lambat, ini diakibatkan proses operational testing tidak dilakukan dengan benar, seperti : 1. Functionality Test Functionality test dilakukan dengan menggunakan spesifikasi fungsional yang disediakan Jamsostek atas dasar business requirementss, tes ini meliputi : •
Unit Test Testing modules dan programs secara ind ividual, dan pengujian alur kerja sesuai kontek binis proses
•
Integration/Software Test Validasi semua proses subsistem, termasuk customizations dan interfaces, yang selaras dengan fungsi bisnis
•
Regression Testing Retesting bugs in the system which had been identified as fixed, usually starting from Alpha on.
•
User Acceptance Test Validasi functionality unit test, product test dan integritas data
•
Black Box Test
65 Pengujian tanpa memperhatikan alur proses, hanya memasukan input dan memperhatikan outputnya saja •
Test Case Test fungsional melalui kasus secara individu.
•
Usability test Pengujian untuk melifat faktor accessibility, responsiveness, efficiency, comprehensibility, ease of use dan user scenarios.
2. Non-functional Testing Non-functional Testing dilakukan untuk melihat performa sistem berdasarkan requirement dan skenario Jamsostek. •
Volume test Pengujian dalam kondisi concurrent dengan task yang besar
•
Stress test Pengujian respon aplikasi sistem pada saat peak activity conditions
•
Load test Pengujian behaviour aplikasi sistem jika bekerja dalam keadaan yang limit. Selain dari prosedur pegujian, yang perlu diperhatikan adalah user yang
melakukan pengujian. User yang melakukan pengujian harus kompeten dalam operasional sistem. Sehingga sistem bisa di verifikasi dan divalidasi sesuai Jamsostek requirements. Bila Jamsostek melakukan semua prosedur pengujian yang telah disebutkan diatas sebelum operational process, kemungk inan tidak
66 akan terjadi error, low performance dan tidak akuratnya laporan yang dihasilkan sistem pada saat operational process. Setelah dilakukan proses testing, mulailah dilakukan pengoperasian sistem dalam lingkungan yang sebenarnya. Jangan melakukan operational process sebelum sistem dikatakan siap dan harus didukung oleh user representative.
5. Maintanace process Pada proses ini maintainer harus menyiapkan dokumentasi dari aktifitas maintainace,
seperti
melakukan
recovery
system,
identifikasi
masalah
dan
memodifikasinya. Dan setiap modifikasi sebaiknya direview, disosialisasikan dan disetujui oleh user sehingga tidak membingungkan user dalam mengoperasionalkan sistem dan tidak terjadi kesalahan pengoperasian sistem. Proyek TI/SI dikontrol dengan proses yang dinamakan Supporting Life Cycle Process, yaitu ; Documentation process yang dilakukan pada semua tahapan SDLC, dokumen setiap progress tahapan SDLC harus dimilki acquirer dan suplier, sehingga satu sama lain bisa melakukan kontrol scope, time dan cost serta memberikan kepastian akuntabilitas. Configuration management process dilakukan pendokumentasian lebih kearah teknis perkembangan software. Quality assurance process berguna untuk menjamin kua litas produk, proses dan sistem, yang didalamnya meliputi Verification dan Validation process dilakukan pada saat testing user requirementss, joint review process yang lebih kearah memuaskan stakeholders, dan untuk proses pendokumentasian problem resolution. Selain tu dilengkapi dengan Audit process dilakukan oleh auditor independen.
67 Proyek TI/SI tidak akan berhasil tanpa dukungan pengorganisasian ya ng baik dari segi manajemen, infrastruktur, SDM dan improvement. Management process meliputi organizational
alignment
dengan
business
goals,
organizational
management (communication skill), project management (semua aktifitas proyek), quality management (customer satisfaction), risk management dan measurement (collect and analyze data). Infrastruktur proses berguna untuk maintain stabilitas dan reliabilitas infrastruktur, termasuk hardware, software, metode, teknis, tools, standar, dan fasilitas untuk perkembangan, operasional dan maintainace. Untuk proses pengo rganisasian SDM, Jamsostek perlu memperhatikan human resources management, training dan knowledge management . Dan untuk proses improvement dilakukan untuk manage semua hal yang berhubungan dengan proses establishment, assessment dan improvement. Dari aspek ini Jamsostek kurang kompeten untuk melakukannya terbukti proyek diberhentikan sementara, akibat kesulitan proses implementasi sistem, baik dari segi teknis infrastruktur dan human resources. Maka hasil analisa permasalahan sebagai berikut : •
Banyaknya fungsi aplikasi yang error disebabkan proses testing tidak berjalan baik.
•
Proses sistem yang berjalan lambat diakibatkan proses testing dan ana lisis sistem requirements tidak maksimal
•
Training yang dilakukan jamsostek kurang memotivasi user, ini menyebabkan kebiasaan dan budaya kerja yang lama sulit untuk diubah.
•
User UAT yang tidak dedicated sehingga tidak semua masalah dapat teridentifikasi.
68 •
Laporan transaksi yang tidak akurat disebabkan data-data yang tertinggal akibat dari sejak awal migrasi data menggunakan strategi yang salah. Proses migrasi dari manual ke komputerisasi (dbase, aplikasinya cliper) terdapat data tertinggal, kemudian pindah ke oracle (platform dan arsitektur beda) ta hun 1996 ada yang tercecer lagi datanya. Tertinggalnya data karena pemilihan strategi yang salah (aplikasi yang lama masih bisa dioperasionalkan sehingga cabang-cabang kebanyakan masih menggunakan yang lama (faktor kebiasaan) maka tertinggalah data-data di aplik asi yang lama). Sekarang strategi yang digunakan adalah cut and run. Dan jika data-data yang tertinggal belum diselsesaikan oleh cabang yg bermasalah maka tidak dapat dimigrasikan ke sistem online. Telah disiapkan fitur-fitur untuk merekam data-data yang tertinggal. Jika tidak dilakukan maka akan dikenakan sanksi. Selain itu, yang dimigrasi pada waktu itu hanya data bersih saja sehingga ada data-data kotor tertinggal. Terlihat seperti migrasi tidak dilakukan dengan optimal dan pada sistem terdahulu tidak ada sistem recovery dan back up yang baik.
•
Tidak adanya manajemen resiko dalam tahapan SDLC menyebabkan Jamsostek sulit menganalisa dan memperhitungkan faktor kegagalan.
•
Tidak adanya kajian atau research dalam perencanaan teknologi pada tahap inisiasi hingga perancangan sistem.
•
Ketidaksiapan user baik dari segi culture dan skill dengan perubahan sistem dan teknologi, seharusnya menjadi pertimbangan dalam analisa user requirements pada tahap inisiasi.
69 •
Tim Proyek yang tidak dedicated sehingga proyek tidak bisa fokus dan bertanggung jawab penuh atas role dan responsibility.
•
Manajemen proyek yang kurang baik, karena tidak memiliki panduan standar life cycle proses.
•
Tidak menerapkan worst case analysis sehingga dapat memperhitugan keberhasilan proyek.
4.4
PENGEMBANGAN MODEL Dari penggunaan model SDLC yang dipilih Jamsostek, model tahapan proses
yang dilalui Jamsostek untuk siklus pengembangan sistem telah sesuai dengan tahapan standar SDLC. Tetapi bila dikaitkan dengan permasalahan yang timbul selama proyek berjalan, model SDLC yang dipilih Jamsostek tidak sesuai dengan kondisi Jamsostek yang terbilang proyek besar dan kompleks karena harus melibatkan lebih dari 50% pegawai jamsostek yang akan merasakan outcomes dari proyek dan mempengaruhi budaya kerja Jamsostek akibat dari penggunaan sistem baru, user requirements tidak sepenuhnya diketahui Jamsostek, dan Jamsostek sendiri tidak menjalankan standar aktifitas dari proses SDLM dengan benar seperti kurangnya perencanaan yang matang, manajemen kontrol yang baik, tidak adanya analisa resiko pada tahapan proses SDLC. Untuk itu kami mencoba menggunakan model yang mengkombinasikan antara model spiral dengan model waterfall yang akan disesuaikan dengan kondisi Jamsostek dan merujuk pada suatu standar internasional proses life cycle.
Dalam proses life cycle
standar ini, proses dikelompokan menjadi tiga, yaitu : Primary, Supporting dan Organizational.
70 1. Proses Primer (Primary life cycle process) Untuk menggunakan standar internasional terlebih dahulu ditentukan model SDLC yang akan digunakan. Untuk itu pada proses Primary life cycle kami membuat siklus pengembangan sistem bermodel Spiral yang digabung dengan model Waterfall yang disebut SDLC model X, dikarenakan proyek Sistem Online ini kapasitasnya besar, kompleks dan harus diimplementasikan di 114 cabang di Indonesia dengan perhitungan resiko yang besar. Dan keterbatasan resources yang dimiliki Jamsostek menjadi pertimbangan kami dalam memilih model SDLC ini. Pada bentuk spiral ada empat tahapan yang dilalui yaitu: Planning, Risk analysis, Engineering dan Evaluation, dan setiap tahapan tersebut dilakukan aktifitas model waterfall (requirementss, design, implement & unit testing, Integration & system testing dan operation ) yang membentuk siklus. Bila dikaitkan dengan standar internasional proses yang harus dilalui pada SDLM ini seperti; proses acquisition, proses supply, proses development, proses operation dan proses maintenance. 2. Proses pendukung (Supporting life cycle process) Untuk mendukung kesuksesan dari proses primary pada standar siklus perkembangan software dibutuhkan proses supporting, ada 11 proses yang diperhatikan yaitu
; documentation,
configuration
management,
quality
assurance, verification, validation, join review, audit dan problem resolution. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
71
3. Proses Pengorganisasian (Organizational life cycle process) Untuk proses organizational menurut standar internasional terdapat empat proses, yaitu; management, infrastructure, improvement dan human resources. Untuk memaksimalkan kesuksesan suatu proyek TI/SI di Jamsostek diperlukan tahapan proses pengembangan yang berbentuk siklus dengan memperhatikan resiko. Model siklus yang kami gunakan pada kasus Jamsostek lebih menekankan pada komitmen user dan stakeholder. Pada kasus proyek Jamsostek pendefinisian customer sama dengan enduser, sebab yang menggunakan Sistem Online adalah end-user (karyawan Jamsostek) bukan pelanggan Jamsostek, pelanggan Jamsostek hanya mendapat impact untuk pelayanan informasi pelaporan transaksi dari program yang disediakan Jamsostek, sedangkan end user yang menggunakan operasional sistem online untuk daily activities. Model ini lebih banyak memberikan kesempatan partisipasi dan komitmen user untuk memodifikasi requirement dan melakukan checkpoint dalam review progress. Dan komitmen pengembang baik dalam hal infrastruktur, manajemen proses bisnis dan software aplikasi, yang terdokumentasi dalam proses manajemen proyek. Stakeholder disini adalah individu atau grup yang memiliki kertertarikan dalam outcome dari proyek. Pada kasus ini yang menjadi stakeholder dalam proyek ini adalah; pemerintah, pemegang saham, proyek tim dan user. Kadang
72 prioritas requirements yang diajukan stakeholder belum tentu identik dengan user, karena dipengaruhi kepentingan stakeholder. Konsep dasar selain stakeholders satisfaction, yaitu managing trade-offs yang berarti mengatur hubungan antara resourches (people dan money), schedule (time) dan Features (scope). Karakteristik model : 1. Pendekatan tahapan proses dan milestone Pendekatan
ini
digunakan
dalam
proses
perencanaan
dan
monitor
perkembangan proyek. Milestone dapat dikalsifikasikan menjadi dua bentuk, yaitu major milestones dan interim milestones. Major milestone terdapat pada proses transisi dari tahap satu ke tahap berikutnya, dan transisi tanggung jawab antar kewajiban tim proyek. Sedangkan untuk interim milestone menjadi indikator perkembangan dalam proyek.
Major milestone harus
sinkron antara ekspektasi user, stakeholder dan tim proyek. 2. Pendekatan iterative Pendekatan disini lebih kearah strategi untuk me-release produk, dilakukan dengan memberikan versi produk, hal ini untuk memudahkan dalam melihat suatu masalah dengan memberikan solusi yang lebih beragam. Produk disini berarti aplikasi sistem melalui tahap testing. Selain itu perlu diterapkan Living Document, dalam artian setiap phase perkembangan proses memberikan deliverable dokumen untuk digunakan sebagai review dan kontrol. Living document dilakukan perhari dan jangan pernah ditunda-tunda (baseline early).
73 3. Pendekatan integrasi Pendekatan integrasi ini berarti setiap proses pada tahapan siklus perkembangan sistem harus teritegrasi satu sama lain, sehingga sebelum sistem yang diinginkan menghasilkan suatu nilai manfaat, maka tidak akan ada proses deployment. Model SDLC X ini memiliki lima proses dalam mengembangkan sistem, yaitu; envisioning yang diakhiri dengan persetujuan visi/scope, planning yang diakhiri dengan persetujuan rencana proyek, developing selesai jika scope sudah lengkap, stabilizing sukses setelah ada persetujuan release produk dan terakhir proses deploying untuk menyatakan produk berhasil disosialisasikan dan proyek selesai. Tentu saja primary process tidak akan berkerja dengan baik tanpa ada bantuan organizational process dan supporting process.
74
Organizational Process
Primary Process Deployment Complete
Release Readiness Approved
Vision/Scope Approved
Life Cycle Process
Project Plans Approved
Scope Complete
Supporting Process Gambar 4.6 Model X SDLC 4.4.1
Envisioning phase Aktifitas yang dilakukan pada tahap ini adalah : a. Identifikasi dan pemilihan proyek Dalam melakukan pengidentifikasian dan pemilihan potensi proyek, melalui steering committee, top management, user department atau development group. Untuk kasus Jamsostek sebaiknya dilakukan top management dan steering committee, yang kemudian di crosscheck dengan user department dan
75 development group. Kemudian melakukan klasifikasi, prioritas IS proyek dan finalisasi pemilihan proyek. Faktor yang dperhatikan dalam memilih proyek yaitu : •
Kebutuhan organisasi
•
Sistem yang ada dan yang akan dibuat
•
Resources yang dimiliki
•
Kriteria evaluasi (value and cost, strategic alignment, potential benefit, project size, technical risk/dificulty)
•
Kondisi bisnis yang dihadapi
•
Perspektif dari decision makers
Deliverables pada proses ini adalah project schedule b. Inisiasi dan perencanaan proyek Aktifitas yang dilakukan yaitu : 1. Membentuk tim proyek 2. Membangun komunikasi dan relasi dengan end-user 3. Membentuk prosedur manajemen proyek 4. Membangun suatu lingkungan proyek 5. Mendeskripsikan ruang lingkup proyek, alternatif dan feasibility (ekonomis, operasional, teknis, schedule, politis, kebijakan). Economic feasibility meliputi project benefit (tangible dan intangible benefit), project cost (tangible cost, intangible cost dan one-time cost) 6. Mendeskripsikan tugas proyek 7. Estimasi resources dan membuat perencanaan resources
76 8. Membuat communication plan 9. Menentukan standard dan prosedur proyek 10. Identifikasi dan analisa resiko 11. Membuat perencanaan biaya (budgeting) 12. Membuat statement of work (SOW) Deliverable proses ini : Baseline project plan/project charter
(deskripsi sistem, feasibility
assessment dan management issue) dan SOW (deksripsi project yang meliputi goals, objectives dan phase of work). Tolak ukur keberhasilan proyek phase envisioning diawali dengan membentuk tim yang akan menjalankan visi proyek, menentukan visi dan scope proyek yang terintegrasi dengan business objectives serta melakukan identifikasi resiko terhadap peluang yang ada. Pada fase inilah suatu kesepakatan persepsi akan requirementss dibuat, dilakukan dengan membuat high-level view tentang batasan dan goals dari proyek beserta manajemen resiko. Keberhasilan dari tahap ini dilihat dari terpenuhinya semua proses yang ada, persetujuan milestone visi dan ruang lingkup proyek. Aktifitas yang dilakukan pada tahapan : •
Identifikasi kebutuhan stakeholder Mengidentifikasi dan menganalisa kebutuhan stakeholders, dengan cara mengumpulkan informasi dengan melakukan penelitian tentang permasalahan yang sering dihadapi stakeholder.
77
Stakeholder
Peran
Kepentingan
Kebutuhan
Dampak 1.
Manajemen dan karyawan Jamsostek
Pelanggan Jamsostek
2. Direct User sistem
Meningkatkan produktifitas
Efesiensi dan efektifitas sistem
Indirect user sistem
Meningkatkan kepercayaan dalam transaksi di jamsostek
Informasi transaksi lebih akurat, realtime, dan simple prosedur
Turunnya kepercayaan Pada Jamsostek (-) 1.
Shareholder
Pemerintah
Lembaga pengawas independent
Media
2.
Oversee management
Memperoleh interest of owner
Regulator
Melaksanakan amanah rakyat dengan kebijakan privatisasi BUMN secara efektif dan efisien sehingga dapat dipertanggungj awabkan kepada masyarakat
Sebagai badan pengawasan independen dan “watchdog” (kontrol sosial)
Representasi informasi kepada masyarakat
Menjalankan tugas sebagai control sosial
Representasi informasi kepada masyarakat
Menjalankan tugas sebagai control sosial
“Watchdog” (kontrol sosial)
Kepercayaan
1.
2.
Menjaga kinerja Jamsostek Menjaga kepercayaan masyarakat
Penurunan produktivitas karyawan (-) Demotivasi karyawan karena turunnya kepercayaan terhadap manajemen (-)
Restrukturisasi direktur Memperketat pengawasannya terhadap manajemen Jamsostek (+)
Menurunnya kepercayaan Restrukturisasi Rearrange sistem
Membentuk kepercayaan masyarakat
Membentuk kepercayaan masyarakat
Tabel 4.1 Identifikasi Kebutuhan Stakeholder
Skala prioritas
35%
35%
10%
10%
5%
5%
78 •
Membuat project charter Judul Proyek : SIPT Online Waktu Mulai proyek : Nov 2006
Akhir proyek : Nov 2007
Informasi Anggaran : XXXXXX Tujuan Proyek : Mengadministrasikan data dengan baik untuk tercipta pelayanan yang cepat dan tepat dan membuat sistem yang Otornatisasi, Integrasi, Arnan dan Seragam dengan teknologi berbasis web Pendekatan Proyek : 1. Mengembangkan survei untuk menentukan dan melihat kritikal features dari penggunaan teknologi berbasis web 2. Research software untuk memberikan pelayanan security, manage proses input data dan bertanya ke yang lebih ahli. 3. Mengembangkan teknologi webbase dengan mensosialisasikannya dan menampung feedback dari stakeholder. 4. Menentukan cara untuk menghitung cost dan benefit dari pembangunan sistem berbasis web • Membuat sruktur organisasi proyek beserta role dan responsibility perbagian.
Program Management
Role dan responsibility Product masing- masing bagian : Management
Development
Communication
Product Management User Experience
Goals : Kepuasan user
Test Release Management
Gambar.4.7 Model X Tim Projek
79
BOD
Team Leader
Assistant
Product
Development
User Experience
consultant: •Business process •Application •Infrastructure
Test
Release
Program
Gambar 4.8 Bentuk Organisasi Proyek Fungsional dan responsibilities : pemasaran, penentuan nilai bisnis, perencanaan produk Program Management Goals : Memberikan solusi program Fungsional dan responsibilities : manenjemen proyek, arsitektur solusi, proses penjaminan, pelayanan administratif Development Goals : membangun spesifikasi sesuai requirementss
80 Fungsional dan responsibilities : konsultan teknologi, pengimplementasi arsitektur dan design, Pengembang aplikasi dan pengembang infrastruktur Test Goals : Mendapat persetujuan release dan berhasil mengidentifikasi permasalahan pada saat proses pengujian. Fungsional dan responsibilities : test planning, test engineering dan test reporting. User Experience Goals : meningkatkan efektifitas user. Fungsional dan responsibilities : accessibility, technical communication, training, usability, dan user graphic design Release Management Goals : deploy dan pengoperasian sistem berjalan lancar Fungsional dan responsibilities : infrastruktur, support, operasional, dan commercial release management Deliverables pada fase ini, yaitu ; a. Dokumen hasil identifikasi kebutuhan stakeholder b. Dokumen vision/scope atau disebut project charter c. Dokumen perhitungan resiko, d. Dokumen struktur proyek (role dan responsibility). Setiap dokumen yang dihasilkan pada phase ini sebelum masuk ketahap planning dilakukan review oleh user, stakeholder dan tim proyek. Role Manajemen produk
Fokus Menentukan goals, identifikasi kebutuhan user, requirementss, dokumen visi dan ruang lingkup
81 Manajemen program Development
Merancang goals, memberikan konsep solusi, struktur proyek Membuat prototype, memberikan opsi development dan teknologinya, analisa feasibility
User Experience
Memberikan informasi kebutuhan user dan performanya serta implikasinya Menentukan strategi testing, menentukan kriteria testing dan
Testing
maksudnya Manajemen Release
Manajemen operasional dan supportability, menentukan kriteria operational acceptance
Tabel 4.2 Role dan Fokus Tim Proyek Pada phase ini bila dibagi menjadi aspek acquirer dan suplier, proses yang dilalui adalah :
1. Acquisition Pada proses ini dilakukan identifikasi permasalahan, solusi yang menjadi kebutuhan bisnis baik dari segi proses bisnis maupun solusi penerapan teknologi untuk mengembangkan sistem baru sesuai kebutuhan user. Aktifitas yang dilakukan pada proses ini, yaitu : a. Persiapan akuisisi Outcomes keberhasilan aktifitas : •
Konsep akuisisi atau pengembangan sistem jelas sehingga dapat dijadikan tolak ukur
•
Daftar requirements dalam proses akuisisi termasuk desain, standar testing.
82 •
Persiapan analisa resiko dan cost-benefit
•
User
menyetujui
misconceptions
semua
dan
dapat
requirements menjadi
supaya
quality
tidak
control
ada proses
pengembangan sistem •
Menentukan strategi akuisisi dalam artian keputusan penggunaan pengembang atau dilakukan dengan sumber daya internal. Atas dasar analisa kekuatan dan kelemahan Jamsostek.
•
Penentuan kriteria supplier atau konsultan seperti pendekatan kemampuan teknis sekitar 30%, manajerial 30%, harga 20% , dan past performance 20%.
b. Pemilihan Supplier Outcomes keberhasilan aktifitas : •
Terpilihnya supplier yang sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan
•
Penetapan statement of work (SOW) yang berisi deskripsi ruang lingkup kerja, lokasi, periode kerja, deliverables, acceptance criteria dan special requirementss dan tanggung jawab.
c. Monitor Supplier Outcomes keberhasilan aktifitas : •
Terdapat informasi identifikasi setiap progress proses pengembangan sistem oleh supllier regularly
•
Kesepakatan setiap perubahan proses pengembangan sistem antara supplier dengan acquirer dan user.
83 d. Persetujan customer atau user Outcomes keberhasilan aktifitas : •
Kesepakatan deliverable produk dan jasa
•
Kesepakatan produk dan jasa
2. Supply (Pengembang) Aktifitas yang dilakukan yaitu : a. Initiation Pada proses ini jamsostek menunggu konsultan untuk melakukan review terhadap permintaan requirements yang tertera pada proposal dan
prosedur lain yang harus dipenuhi sesuai dengan aturan dan
kebijakan Jamsostek.
b. Preparation of response Pada proses ini, konsultan menyiapkan proposal tanggapan terhadap permintaan. Biasanya dilakukan dengan mempresentasikan tanggapan prosposal pada Jamsostek, dan pastikan Jamsostek telah mmiliki konsep requirementss apa saja yang harus disanggupi konsultan. c. Contract Persetujuan dengan kontrak tertulis antara konsultan dan Jamsostek. Penetapan SOW yang berisi deskripsi ruang lingkup kerja, lokasi, periode
kerja,
deliverables,
acceptance
criteria
dan
special
requirementss dan tanggungjawab memberikan solusi terbaik dengan
84 disertai garansi, aturan hukum tentang ketidakberhasilan memberikan solusi. d. Planning •
Pada prosess ini konsultan me-review kembali requirementss Jamsostek dan mulai menentukan kesanggupan suatu produk yang diinginkan Jamsostek.
•
Penentuan dan pembuatan tahapan dan model Software Life Cycle dari yang sesuai dengan scope, magnitude dan kompleksitas proyek.
•
Penentuan metode Quality Assurance, Quality Control dan Problem Solving.
•
Penentuan document struktur organisasi proyek, autoritas dan tanggung jawab setiap unit dalam organisasi termasuk organisasi eksternal.
•
Dokumen Engineering environment yang berarti mengumpulkan informasi, melakukan penelitian dan pengujian lingkungan dengan melihat kondisi dan karakteristik kantor pusat dan kantor cabang,
•
Dokumen Work breakdown structure dari aktifitas system life cycle, termasuk produk, services dan non-deliveravles item, yang dilengkapi
dengan
perhitungan
budgets,
staffing,
resources, system or software size, dan schedule.
physical
85
Gambar 4.9 WBS Organisir Sesuai Produk •
Dokumen manajemen karakteristik kualitas produk atau service
•
Dokumen manajemen safety, security dan requirementss kritikal lainnya
•
Dokumen quality assurance, verifikasi dan validasi
•
Dokumen joint review
•
Dokumen manajemen resiko
•
Dokumen kesepakatan regulasi, hak kepemilikan, hak penggunaan, garansi dan hak licensing
•
Dokumen security policy; aturan yang harus diketahui dan diakses untuk setiap level organisasi proyek.
•
Dokumen tracking dan reporting
•
Dokumen tentang pelatihan user.
e. Execution and control
86 •
Pada proses ini konsultan atau supplier melakukan pengontrolan kualitas produk atau services yang diberikan dengan memonitor performa teknis, biaya dan schedule dan laporan status proyek, selain itu juga
memonitor identifikasi masalah, merekamnya,
menganalisa dan memberi solusi. •
Konsultan harus berperan sebagai verifikator dan validator dan penguji independen, sesuai dengan kontrak yang telah disepakati.
f. Review and evaluation Kesanggupan konsultan untuk melakukan verifikasi, validasi dan memberikan quality assurance yang disepakati user dan stakeholder. g. Delivery and completion Kesanggupan konsultan untuk memenuhi kebutuhan dan memberi solusi terbaik kepada Jamsostek. 4.4.2
Tahap Perencanaan (Planning phase) Setelah dokumen dari fase envisioning lengkap, dan dilanjutkan ketahap
berikutnya yaitu phase planning yang disertai identifikasi resiko pada setiap perencanaan. Dalam Selama fase ini proyek tim menyiapkan spesifikasi proses perancangan dan rencana kerja, estimasi biaya, dan schedule untuk deliverables yang bervariasi. Pada tahap ini dilakukan perumusan user requirements, business requirements, operational requirementss, dan system requirementss. Sambil menentukan solusi perancangan sistem, dilakukan proses traceability antara requirementss dan features. Traceability bertujuan untuk melakukan cek kebenaran dan kesesuaian antara design dengan goals organisasi. Proses
perancangan
memberikan
cara
sistematis
untuk
proyek
tim
dalam
87 mengaktualisasikan konsep yang abstrak ke detail teknis. Dalam proses perancangan terdapat tiga level, yaitu : perancangan konsep, perancangan logical dan perancangan fisik. Jenis perancangan yang dib uat, yaitu; perancangan sistem dan prosedur bisnis, perancangan aplikasi software, perancangan infrastruktur, perancangan database, rencana operasional, rencana pengujian, rencana implementasi, dan rencana pelatihan. Aktifitas pada proses ini, yaitu : a) Perolehan Requirements Pada proses ini dilakukan dengan kesepakatan jamsostek dan konsultan untuk analisa requirements, dengan mekanisme membangun konunikasi dengan pelanggan dan user. Perolehan requirements dapat dilakukan dengan berbagai cara, seperti : •
Sampling dari dokumentasi, formulir dan database
•
Penelitian dan site visit
•
Observasi di lingkungan kerja
•
Kuesioner
•
Wawancara
•
Prototype sistem lama
•
Group meeting
Setelah data terkumpul, dilakukan pendokumentasian daftar requirements, lalu dianalisa dan diformalisasikan. Berikut bentuk laporan pendefinisian requirements :
88
Laporan Pendefinisian Requirements 1. Pendahuluan Tujuan Latarbelakang Ruang lingkup Definisi, Akronim, dan Singkatan 2. Deskripsi Umum Proyek 2.1 Objektifitas sistem 3. Requirement dan Batasan Requirement Fungsional Requirement Non- fungsional 4. Kesimpulan 4.1 Outstanding Issue Gambar 4.10 Draft Laporan Pendefinisian Requirement
Setelah
dilakukan
formalisasi,
lalu
requirements divalidasi
keakuratannya,
kelengkapannya, konsistensi, dan kesesuaiannya dengan standar. Dan tahap terakhir adalah me-manage requirements. Pada tahap ini requirements yang diperoleh diseuaikan dengan kebijkan, prosedur, dan proses yang ada untuk memenuhi requirements. Pada kasus Jamsostek, sebaiknya penggunaan metode perolehan requirement sebaiknya di mix. Untuk perolehan requirements dari end user yang berjumlah besaar dilakukan sampling dan memberikan kuesioner. Kemudian Data hasil sampling disesuaikan dengan user dilevel atasnya dan stakeholder yang lain dengan melakukan wawancara dan group meeting. b) Analisa requirementss Sistem
89
Gambar 4.11 Proses Analisa Requirements Sistem Pada proses ini dilakukan penentuan requirements fungsional sesuai dengan fungsi pada bisnis proses dan non- fungsional yang mendeskripsikan feature, batasan, dan atribut yang dibutuhkan fungsional requirements. Requirements Fungsional : 1. Proses perluasan kepesertaan •
Pengumpulan data potensi
•
Pendaftaran kepesertaan
•
Penetapan iuran pertama
•
Penerbitan tanda bukti kepesertaan
2. Proses pembinaan kepesertaan
90 •
Mutasi kepesertaan
•
Pemrosesan pembayaran iuran lanjutan
•
Amalgamasi
•
Penerbitan ulang KPJ dan KPK
•
Tindak lanjut PDS
3. Pelayanan jaminan •
Memberikan pelayanan jaminan JHT
•
Memberikan pelayanan jaminan JKK
•
Memberikan pelayanan jaminan JKM
•
Memberikan pelayanan jaminan JPK
Requirements non- fungsional : Tipe requirements
Penjelasan
Penilaian performa sistem
Informasi
Economy
Kontrol dan security
Efisiensi
•
Sistem Respone time
•
Deliverable sistem
Informasi tentang content, keakurasian, format dan timeline. Berkaitan dengan pengurangan biaya dan meningkatkan beneficial Berkaiatan dengan proses pengontrolan dan security seperti: privacy, data backup, data recovery dsb. Kemampuan sistem yang efisien, sepert; tidak ada duplikasi langkap pada sistem Requirements pelayanan aga sistem dabat lebih fleksibel,
Pelayanan
reliable dan expandable, seperti : informasi pengguna sistem, keahlian pengguna sistem, model pelatihan, dsb Tabel 4.3 Tipe Requirements Non-Fungsional
91
c) Perancangan arsitektur sistem Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam perancangan sistem yaitu: •
Rancangan arsitektur sistem mengidentifikasikan semua elemen sistem dan memenuhi requirements baik fungsional maupun non-fungsional. Arsitektur sistem meliputi; database, application dan interface.
•
Elemen tersebut mencerminkan semua requirements
•
Ditentukannya interface internal (software aplikasi) dan eksternal (aplikasi database dan mode jaringan serta teknologinya)
•
Verifikasi antara requirements sistem, arsitektur sistem dan requirement user.
•
Terjaminnya konsistensi dan racebility antara requirements sistem dengan requirements dasar user
•
Pastikan requirements sistem sudah dikomunikasikan dengan seluruh bagian proyek tim.
92
Gambar 4.12. Arsitektur Sistem Berbasis Web
d) Perancangan Database Dalam perancangan database perlu dikattikan dengan teknologi database yang digunakan dalam menunjang aplikasi dan software yang digunakan, termasuk database engine, database utilities, database CASE tools untuk analisa dan design, database management.
e) Analisa requirementss software Karena pada proses ini bertujuan untuk menghasilkan software yang sesuai dengan requirements maka beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
93 •
Kesesuaian software aplikasi dengan elemen sistem dan interface yang digunakan sistem.
•
Perlunya pengujian software requirements
•
Pengkajian pengaruh dari requirements software terhadap kondisi lapangan
•
Terjaminnya konsistensi dan tracebility antara requirements sistem dengan software requirements
•
Melakukan prioritas dalam implementasi software requirementss
•
Setiap perkembangan Software requirements harus disetujui sesuai dengan kebutuhan
•
Setiap perubahan software requirements harus dilakukan evaluasi biaya, schedule dan dampak teknis.
•
Software requirementss harus di sosialisasikan ke seluruh bagian tim proyek
f) Perancangan software Hal-hal yang diperhatikan : •
Rancangan arsitektur software dikembangkan sesuai dengan software requirements
•
Menentukan internal dan eksternal interface yang sesuai dengan elemen software
•
Membuat rancangan hingga detail agar dapat diuji per unit
•
Terjaminnya konsistensi dan tracebility antara software requirements dengan software design
g) Pembuatan Software (Code and Unit Test) Dalam proses pembuatan software hal yang perlu diperhatikan, sebagai berikut :
94 •
Verifkasi kriteria semua unit software apakah sesuai dengan requirements
•
Terjaminnya konsistensi dan tracebility antara requirements dengan design
h) Integrasi software; Tujuan dari proses integrasi software adalah untuk mengkombinasikan unit software, membuat item-item software yang terintegrasi, konsistensi dengan rancangan software, mendemostrasikan requirements fungsional dan non-fungsional software apakah sudah memenuhi platform operasional. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam integrasi sistem, yaitu : •
Membuat strategi untuk mengintegrasikan unit software menurut prioritas pada requirements software
•
Penyusunan kriteria untuk verifikasi requirements software sudah terdapat pada elemen software termasuk interface dengan elemen sistem.
•
Software yang telah diintegrasikan diverifikasi menggunakan kriteria yang telah disusun
•
Setiap ada perubahan software harus dilakukan integrasi sistem ulang
•
Terjaminnya konsistensi dan tracebility antara software design dengan software items yang telah diintegrasi
•
Lakukan verifikasi kembali software items, jika terjadi perubahan dalam software unit
i) Pengujian software Hal yang diperlukan untuk melakukan pengujian software , yaitu : •
Kriteria untuk mengintegrasikan unit software telah disusun dan disesuaikan dengan software requirements
95 •
Software yang telah diintegrasikan diverifikasi menggunakan kriteria yang telah disusun
•
Hasil pengujian didokumentasikan
•
Setiap ada perubahan unit software harus dilakukan pengujian ulang integrasi software
Bila disesuaikan dengan proyek Jamsostek, pengujian software yang dilakukan : Beberapa tes yang harus dilakukan : 1. Functionality Test FunctionalityTtest meliputi : •
Unit Test Testing modules dan programs secara individual, dan pengujian alur kerja sesuai kontek binis proses
•
Integration Test Validasi semua proses sub sistem, termasuk customizations dan interfaces, yang selaras dengan fungsi bisnis
•
Regression Testing Retesting bugs in the system which had been identified as fixed, usually starting from Alpha on.
•
User Acceptance Test Validasi functionality unit test, product test dan integritas data
•
Black Box Test Pengujian tanpa memperhatikan alur proses, hanya memasukan input dan memperhatikan outputnya saja
96 •
Test Case Test fungsional melalui kasus secara individu.
•
Usability Test Pengujian untuk melifat faktor accessibility, responsiveness, efficiency, comprehensibility, ease of use dan user scenarios.
2. Non-functional testing Non-fungsional tes meliputi : •
Volume test Pengujian dalam kondisi concurrent dengan task yang besar
•
Stress test Pengujian respon aplikasi sistem pada saat peak activity conditions
•
Load test Pengujian behaviour aplikasi sistem jika bekerja dalam keadaan yang limit.
j) Integrasi sistem Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam integrasi sistem, yaitu : •
Membuat strategi untuk mengintegrasikan sistem menurut prioritas pada requirements sistem
•
Penyusunan kriteria untuk verifikasi requirements sistem sudah terdapat pada elemen sistem termasuk interface dengan elemen sistem.
•
Sistem yang telah diintegrasikan diverifikasi menggunakan kriteria yang telah disusun
97 •
Setiap ada perubahan sistem atau software harus dilakukan integrasi sistem ulang
•
Terjaminnya konsistensi dan tracebility antara system design dengan elemen sistem yang telah diintegrasi
•
Sistem yang telah diintegrasikan dilakukan penyesuaian dengan system design dan dilakukan validasi deliverable sistem.
k) Pengujian sistem •
Kriteria untuk mengintegrasikan sistem telah disusun dan disesuaikan dengan system requirements
•
Sistem yang telah diintegrasikan diverifikasi menggunakan kriteria yang telah disusun
•
Hasil pengujian didokumentasikan
•
Setiap ada perubahan sistem atau software harus dilakukan pengujian ulang integrasi sistem
•
Prosedur pengujian sama dengan yang dilakukan pada pengujian software
l) Instalasi software Pada proses perancangan strategi untuk melakukan instalasi software supaya dapat digunakan di setiap PC user dicabang manapun. Dengan kondisi sistem berbasis web, lebih memudahkan proses instalasi cukup di application server saya. Tetapi tim proyek harus melakukan rollout ke semua cabang untuk memastikan kondisi keberhasilan proses instalasi apakah dapat di remote dari client di cabang. Perencanaan manajemen resiko dilakukan dengan melakukan identifikasi melalui beberapa pertanyaan berikut :
98 •
Asumsi dan batasan timbulnya resiko
•
Pengimplementasian manajemen resiko
•
Langkah setiap prosesnya
•
Aktifitas, role, responsibilities, dan deliverables dari setiap langkah proses
•
Keahlian yang dibutuhkan untuk menanggulangi resiko
•
Penggunaan metode penanggulangan resiko
•
Perhitungan pengaruh resiko terhadap organisasi
•
Prioritized resiko
•
Resource yang digunakan dalam manajemen resiko
Deliverables fase planning : •
Spesifikasi fungsional sistem
•
Rencana manajemen resiko dan risk statement form
•
Master Project plan
•
Master Project schedule
99 Tim pada fa se planning : Role Manjemen produk
Fokus Perancangan konsep, analisa kebutuhan bisnis, rencana komunikasi
Manajemen program
Perancangan konsep dan logik, spesifikasi fungsional sistem, Master Project plan, Master Project schedule dan budget
Development
User Experience
Evaluasi teknologi, logical dan physical design, perencanaan dan schedule pengembangan, estimasi pengembangan User requirementss, user documentation, training,kasus lapangan, requirements lokal Evaluasi design, pengujian requirementss, pengujian
Testing
plan/schedule
Manajemen Release
Evaluasi design, kebutuhan operasional, plan/schedule deploy Tabel 4.4 Phase Planning
4.4.3
Tahap Pengembangan (Developing phase) Pada fase ini sering disebut juga proses operasional. Tahapan proses developing yang dilakukan dimulai dengan hasil persetujuan design sistem melangkah ke proses sistem construction yang meliputi pembuatan program, database, network dan proses yang meliputi melakukan tes data serta setup networking selama pengembangan sistem dengan dukungan penuh dari user. 1. Proses Construction Tujuan dari proses ini adalah untuk membuat dan menguji sistem yang fungsional terhadap requirements bisnis dan rancangan requirements dan untuk mengimplementasikan sistem baru dari sistem yang lama. Proses ini diawali dengan setup jaringan, jika jaringan telah siap dilakukan pendokumentasian detail status jaringan dan disimpan di fast repository, dan
100 berlanjut pada pembuatan dan perancangan database. Setelah design dan skema database dibuat, juga disimpan di fast repository. Begitu pula dengan proses pembuatan program dan instalasi software yang membentuk siklus.
Business & Technical Community
Design Specification New Database
Installed Network Build & Test Network Functional System
Network Design Requirement
Write & Test New Program
Network Detail
Program Doc.
Database Structure Build & Test Database Sample data
Database Schema
Fast Repository Technical Design
Revised Database Schema& Test Data Details
Production Database
Integration Requirements & Program Documentation Modified S/W Specs& New Integration Requiremenets
Install & Test New Software Packages
Software Package & Documentation
Technology Industry New Program & Reusable Software Component
Software Package Software Library
Reusable Software Component
Gambar 4.13 Diagram Proses Construction
101 2. Proses implementation Sistem baru biasanya hasil koreksi dari sistem lama, untuk itu akan terjadi proses transisi, apalagi bila sistem yang baru cukup jauh berbeda dengan sistem lama. Perlu dilakukan proses transisi yang hati- hati dan perlahan- lahan. Pada proses inilah dilakukan perubahan dari produk sistem menjadi operasional.
Business & Technical Community
S/W Package, Custom Build Program, and any existing Programs
Operation System
Conduct System Test
User Training & Documentation
Train System User
Appropriate Documentation
Convert To New System Required Modification To Programs
Conversion Plan
System Test Data
Software Library
Succesful System Test
Design Specification Fast Repository Conversion Plan Database Shcema Restructured Existing Data Install Database
New Database Database Structured
Gambar 4.14 Diagram Proses Implementation
Prepare Conversion Plan
102 Deliverables tahap ini: •
Source code dan executables
•
Instalation scriPTs dan Configuration setting for deploying
•
Frozen functional specification
•
Performance support elements
•
Test specifications dan functionality test Tim pada fase developing : Role
Manjemen produk Manajemen program
Development
User Experience
Testing
Fokus Ekspektasi user Manajemen spesifikasi fungsional, updating plan, project tracking Code development, infrastructure development, configuration documentation, unit test Training, update training plan, usability testing, graphic design evaluating Functional testing, identifikasi permasalahan, documentation testing, update test plan
Manajemen Release
Rollout checklist, update rollout dan pilot plans, preparation checklist
Tabel 4.5 Fase Developing 4.4.4
Stabilizing phase Pada fase ini akan dilakukan proses system support dan system operation. System support adalah proses dimana technical support memdampingi atau membantu user untuk mengoperasikan sistem baru dan maintanance jika terdapat error yang harus diperbaiki. Sedangkan system operation adalah sistem yang digunakan
103 sehari- hari dalam operasional (sistem baru). Didalam proses system support sudah meliputi program maintanance, untuk memberikan solusi terhadap software bugs Pada fase inilah mulai dilakukan version released bila terjadi ketidak sesuaian produk dengan apa yang diharapkan. Deliverables : •
Golden release
•
Catatan release
•
Performance support elements
•
Hasil testing dan peralatan tes
•
Source code
•
Dokumen proyek
•
Milestone review
•
Persiapan instalasi, pelatihan dan deploy
104
Problem Business Community
Meta data & Data
System Development
Improved Business Solution
Software Knowlegde Application Software Enterprise Repository
Program Library
System Knowledge
System Support Update Business Solution
Business Data
Application Software
Data Access & Update
Program to be Execute
Update Operational System
System Operation
Feedback Problem User Community
Problem
Feedback Technical Support
Business Solution
User Community
Gambar 4.15 Diagram Stabilizing Phase
Aktifitas sistem support diawali dengan temuan bug atau operational problem oleh business comunity (owner dan user) kemudian dilakukan tahap program maintenance dan menjadi knowledge masuk ke enterprise repository. Dan selanjutnya akan dibaca oleh technical support. Bila bug terjadi maka akan dilakukan system recovery. Dan untuk penangan new requirements
dari
technical support akan dilakukan restructured dalam system enhancement dan dilakukan perbaikan program oleh technology community. Program maintanace dilakukan selama proses operasional berlangsung.
105
System Failure
Business Community
Bug
Program Maintenance
System Recovery
Corrected Programs
Business Data
System Knowledge Program Library Enterprise Repository
System Knowledge
Restored Data
Restored Programs
Revised Restructered Program
Restructured Database
System Knowledge New Business Requirement Operational Problem
Technical Support
Business Community
System Enhancment
Design Flow Requirement
Operational Solution New Business Problem
Gambar 4.16 Diagram System Support
Technical Community
New Technology Directive
106
Bug Business Community
Corrective Instruction
“As is” Program
Unsusbstantiated Bug Copy of Program with Substantial Bug
Validate the Problem
System Knowledge
Bug Fix Requirement
Benchmark Program Test Data Set & Benchmark
Enterprise Repository
Program Library
Corrected Version Of Program
Problem Fix
Copy Of Problem Program
System Knowledge
Study & debug the Program
Candidate Release
Test Databas e Test Data Outcomes
Test the Program
Failed Candidate New Version of The Production Program
Gambar 4.17 Diagram System Maintenance
107 Tim pada fase stabilizing : Role
Fokus
Manjemen produk
Komunikasi dalam eksekusi, mejalankan produk
Manajemen program
Project tracking, identifikasi bugs
Development
Bug resolution, mengoPTimalisasikan pengkodean
User Experience
Pelatihan materi dan review kestabilan sistem Functional testing, identifikasi permasalahan, documentation
Testing
testing, update test plan Manajemen Release
Pilot setup
Tabel 4.6 Fase Stabilizing 4.4.5
Deploying phase Phase inilah fase dimana sistem dikatakan telah berhasil untuk dioperasikan sesuai requirements stakeholders. Deliverables : •
Prosedur dan proses
•
Knowledge base, laporan dan logbooks
•
Dokumentasi semua versi produk
•
Laporan close-out proyek
•
Versi final dokumentasi produk
•
Data kepuasan user
•
Pendefinisian langkah selanjutnya
108 Tim pada Fase Deploying : Role
Fokus
Manjemen produk
Feedback dari user, penilaian dan sign-off
Manajemen program
Manajemen proses stabilizing, Solution
Development
Bug resolution, mengoPTimalisasikan pengkodean
User Experience
Pelatihan
Testing
Performance testing
Manajemen Release
Approval dan deploymeny management
Tabel 4.7 Fase Deploying
