BAB IV ANALISA DAN HASIL

BAB IV ANALISA DAN HASIL

4.1 Pengumpulan Data Pengumpulan data dari 3 perusahan kurir dimana tiap bulan dalam periode 6 bulan dan karakteristik perusahaan.

Bulan

Perusahaan Kurir A Maret 177.515 April 162.087 Mei 175.607 Juni 170.120 Juli 175.607 Agustus 174.803 Total 1.035.739

Jumlah Pengiriman Perusahaan Kurir Perusahaan Kurir B C 139.931 125.998 141.739 126.886 140.885 124.527 141.739 126.886 140.885 124.527 138.560 123.497 843.739 752.321

Tabel 4.1.1 Jumlah Data pada Tahun 2008 dalam Periode 6 Bulan Karakteristik Ada IT support Ada Perangkat pendukung IT Pendidikan Kurir Min. SMU Charge Baterai oleh kurir sendiri Mengharuskan menulis waybill pada saat di tempat pengiriman Mengharuskan menulis kode GPS pada saat pengiriman

Perusahaan Kurir A Tidak Tidak Ya Ya Tidak

Perusahaan Kurir B Ya Ya Ya Ya Tidak

Perusahaan Kurir C Ya Ya Ya Ya Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Tabel 4.1.2 Karakteristik Perusahaan

33

34

200000 180000 160000 140000 120000 100000

Perusahaan Kurir A

80000

Perusahaan Kurir B

60000

Perusahaan Kurir C

40000 20000 0 Maret `08 April `08 Mei `08

Juni `08

Juli `08

Agustus `08

Gambar 4.1.1 Jumlah Data pada Tahun 2008 dalam Periode 6 Bulan Perusahaan Kurir Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C

Jumlah Rata - Rata 172623.2 140623.2 125386.8

Tabel 4.1.3 Jumlah Data Rata – Rata pada Tahun 2008 dalam Periode 6 Bulan

35

4.2 Kategori Kesalahan pada SOP Pengumpulan data menggunakan sistem komputerisasi. Berdasarkan data tersebut dapat dikategorikan menjadi 6 kategori kesalahan yaitu : o

Kategori 1 : Pengoperasian alat salah apabila alat GPS tidak merekam seluruh perjalanan dari awal hari pengiriman sampai akhir hari pengiriman.

o

Kategori 2 : Isi informasi waybill tidak sesuai dengan informasi pengiriman yang sebenarnya.

o

Kategori 3 : Pengetikan informasi waybill dalam program waybill tidak sesuai dengan format program waybill sehingga data tetap terhitung tetapi dianggap error.

o

Kategori 4 : Catatan waybill tidak diketik dalam program waybill.

o

Kategori 5 : Rekaman alat GPS tidak sesuai dengan alamat pengiriman.

o

Kategori 6 : Catatan waybill dalam satu hari pengiriman tidak ter-rekam seluruh perjalanannya dengan alat GPS.

Dalam periode 6 bulan telah didapat data kesalahan tiap kategori kesalahan. Kemudian tiap kategori kesalahan tersebut diurutkan dari persentase terbesar ke persentase terkecil. Dengan menggunakan pendekatan pareto (Mengambil 20% dari 6 kategori kesalahan), fokus kategori yang dianalisa adalah dua kategori kesalahan dengan persentase terbesar/dominan. Hasil analisa data sebagai berikut :

36

Periode Maret 2008

Kategori Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Kategori 4 Kategori 5 Kategori 6 Total

Perusahaan Kurir A Q %

Perusahaan Kurir B Q %

Perusahaan Kurir C Q %

4806

4.80%

0

0.00%

628

1.00%

6749

6.70%

1072

3.60%

4517

7.00%

4

0.00%

103

0.30%

23742

36.80%

37291

37.10%

0

0.00%

1869

2.90%

31087

30.90%

9496

31.80%

11934

18.50%

20661 100598

20.50% 100%

19228 29899

64.30% 100%

21883 64573

33.90% 100%

Tabel 4.2.1 Data Kategori Kesalahan Periode Maret 2008 70% 60% 50% 40%

Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B

30%

Perusahaan Kurir C 20% 10% 0% Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Kategori 4 Kategori 5 Kategori 6

Gambar 4.2.1 Diagram Kategori Kesalahan Periode Maret 2008

37

Bulan Maret menunjukan bahwa perusahaan kurir A banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 4 (37,1%) dan kategori 5 (30,9%) . Pada kategori 4 merupakan waybill yang tidak diketik pada program. Banyak waybill yang tidak diketik oleh operator sehingga data perbandingan rekaman alat GPS menjadi tidak ada. Pada kategori 5, GPS merekam bahwa kurir perusahaan tersebut tidak berada pada alamat pengiriman yang sebenarnya. Perusahaan kurir B juga banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 (64,3%) dan kategori 5 (31,8 %). Alat GPS dioperasikan dengan tidak baik, pengisian baterai tidak penuh dan alamat pengiriman tidak cocok dengan alamat waybill. Sedangkan perusahaan kurir C banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 3 (36,8%) dan kategori 6 (33,9%). Perusahaan kurir C banyak melakukan kesalahan pada saat pengetikan format data pada program waybill.

38

Periode April 2008





5144

5.70%

6902

24.40%

25838

43.40%

5795

6.40%

1648

5.80%

2894

4.90%

131

0.10%

0

0.00%

1048

1.80%

48357

53.40%

2519

8.90%

6902

11.60%

14980

16.50%

5594

19.80%

7588

12.70%

16157 90564

17.80% 100%

11652 28315

41.20% 100%

15285 59555

25.70% 100%

Tabel 4.2.2 Data Kategori Kesalahan Periode April 2008 60% 50% 40% Perusahaan Kurir A

30%

Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C

20% 10% 0% Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Kategori 4 Kategori 5 Kategori 6

Gambar 4.2.2 Diagram Kategori Kesalahan Periode April 2008

39

Pada bulan April ini terlihat bahwa perusahaan kurir A banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 4 (53,4%) dan kategori 6 (17,8). Perusahaan kurir A melakukan kesalahan yang sama pada bulan Maret 2008. Perusahaan kurir B juga banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 (41,2%) dan kategori 1 (24,4%). Perusahaan kurir B melakukan kesalahan pada pengoperasian alat GPS sehingga alat GPS tidak ada rekaman. Sedangkan perusahaan kurir C banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 1 (43,4%) dan kategori 6 (25,7 %). Perusahaan kurir C ternyata dapat mengurangi kategori 5 (12,7%) pada bulan April ini. Periode Mei 2008





15712

12.30%

0

0.00%

192

0.30%

1619

1.30%

2923

8.30%

4416

8.00%

84

0.10%

0

0.00%

1126

2.00%

99903

78.00%

4134

11.70%

8398

15.30%

4268

3.30%

8430

23.90%

9547

17.40%

6489 128075

5.10% 100%

19845 35332

56.20% 100%

31338 55017

57.00% 100%

Tabel 4.2.3 Data Kategori Kesalahan Periode Mei 2008

40

90% 80% 70% 60% 50%

Perusahaan Kurir A

40%

Perusahaan Kurir B

30%

Perusahaan Kurir C

20% 10% 0% Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Kategori 4 Kategori 5 Kategori 6

Gambar 4.2.3 Diagram Kategori Kesalahan Periode Mei 2008 Pada bulan Mei ini terlihat bahwa perusahaan kurir A banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 4 (78%) dan kategori 1 (12,3 %) .Ternyata perusahaan kurir A melakukan kesalahan yang berbeda pada bulan Mei ini , terlihat kategori 4 dan kategori 1 terbesar. Kategori 4 mempunyai kenaikan yang sangat signifikan, sehingga menghilangkan kesalahan pada kategori 5 dan kategori 6. Waybill tidak diketik

mengakibatkan kesalahan dikedua kategori

tersebut menyusut. Perusahaan kurir B juga banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 (56,2%) dan kategori 5 (23,9 %). Perusahaan kurir B berhasil menghilangkan kesalahan pada kategori 1 pada bulan Mei ini.

41

Sedangkan perusahaan kurir C banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 (57%) dan kategori 5 (17,4%) . Perusahaan kurir C ternyata dapat dilihat dalam 3 bulan tidak menunjukan konsistensi kesalahan. Periode Juni 2008





1485

1.30%

0

0.00%

405

1.00%

2418

2.10%

2586

15.90%

4694

11.20%

0

0.00%

1

0.00%

1192

2.80%

106899

91.10%

3155

19.40%

5069

12.10%

571

0.50%

2695

16.60%

11157

26.50%

5965 117338

5.10% 100%

7810 16247

48.10% 100%

19524 42041

46.40% 100%

Tabel 4.2.4 Data Kategori Kesalahan Periode Juni 2008

42

100% 90% 80% 70% 60% Perusahaan Kurir A

50%

Perusahaan Kurir B

40%

Perusahaan Kurir C

30% 20% 10% 0% Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Kategori 4 Kategori 5 Kategori 6

Gambar 4.2.4 Diagram Kategori Kesalahan Periode Juni 2008 Pada bulan Juni ini terlihat bahwa perusahaan kurir A melakukan kesalahan yang sangat dominan pada kategori 4 (91,1%) dan kategori 6 (5.1%). Setelah mengadakan investigasi diketahui bahwa perusahaan kurir A mengganti sebagian pekerjanya (divisi entry data) sehingga banyak melakukan kesalahan pengoperasian komputer. Kesalahan ini mengakibatkan data hilang sehingga dianggap tidak diketik.. Kurir B mempunyai kinerja sangat baik pada periode Juni ini karena kesalahan terbesar masih hanya terjadi pada kategori 6 (48,1%) dan kategori 4 (19,4%) .Perusahaan kurir B berhasil mengurangi kategori 5 yang terjadi pada bulan lalu.

43

Kurir C pada bulan Juni melakukan kesalahan tebesar pada kategori 6 (46,9%) dan kategori 5 (26,8%) sama seperti bulan lalu hanya dapat mengurangi kategori 4 menjadi 12,2%.

Periode Juli 2008





1723

1.40%

0

0.00%

805

1.20%

3010

2.50%

2040

9.50%

4913

7.50%

1

0.00%

0

0.00%

109

0.20%

105184

87.60%

5399

25.20%

9852

15.00%

2526

2.10%

4543

21.20%

11551

17.60%

7651 120095

6.40% 100%

9408 21390

44.00% 100%

38345 65575

58.50% 100%

Tabel 4.2.5 Data Kategori Kesalahan Periode Juli 2008

44

100% 90% 80% 70% 60% Perusahaan Kurir A

50%

Perusahaan Kurir B

40%

Perusahaan Kurir C

30% 20% 10% 0% Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Kategori 4 Kategori 5 Kategori 6

Gambar 4.2.5 Diagram Kategori Kesalahan Periode Juli 2008 Pada bulan Juli ini terlihat perusahaan kurir A masih banyak melakukan kesalahan pada kategori 4 (87,6%). Perusahaan kurir A masih mengalami kendala teknis dalam divisi entry data. Seperti bulan lalu perusahaan kurir B masih dominan pada kategori 6 (44%) dan kategori 4 (25,2%). Tidak ada perubahan dalam dominasi melakukan kesalahan. Perusahaan kurir C masih sama seperti 2 bulan lalu banyak melakukan kesalahan pada kategori 6 (58,5%) dan kategori 5 (17,6%).

45

Periode Agustus 2008





4606

4.40%

1550

7.40%

8546

20.40%

4083

3.90%

2824

13.40%

2396

5.70%

0

0.00%

1290

6.10%

1100

2.60%

67938

65.10%

3279

15.60%

4184

10.00%

5558

5.30%

2772

13.20%

3977

9.50%

22205 104390

21.30% 100%

9285 21000

44.20% 100%

21705 41908

51.80% 100%

Tabel 4.2.6 Data Kategori Kesalahan Periode Agustus 2008 70% 60% 50% 40%

Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B

30%

Perusahaan Kurir C 20% 10% 0% Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Kategori 4 Kategori 5 Kategori 6

Gambar 4.2.6 Diagram Kategori Kesalahan Periode Agustus 2008

46

Pada Bulan Agustus ini perusahaan kurir A masih paling dominan pada kategori 4 (65.1%) dan kategori 6 (21,3%) sebagai posisi kedua. Sejalan dengan perbaikan dalam perusahaan kurir A maka kategori 4 dapat dikurangi dan berpindah ke kategori 6. Perusahaan kurir B masih sama dalam dua bulan terakhir yaitu kesalahan terbesar pada kategori 6 (44,2%) dan diikuti kategori 4 (15,6%). Pada perusahaan kurir C dominasi kategori 6 (51,8%) masih berada pada posisi pertama, lalu diikuti oleh kategori 1 (20,4%).

47

4.3 Analisa Data Kurir A


Maret 2008 Q %

April 2008 Q %

Mei 2008 Q %

Juni 2008 Q %

Juli 2008 Q %

Agustus 2008 Q %

Average Q %

4806

5%

5144

6%

15712

12%

1485

1%

1723

1%

4606

4%

5579.3

5.0%

6749

7%

5795

6%

1619

1%

2418

2%

3010

3%

4083

4%

3945.7

3.8%

4

0%

131

0%

84

0%

0

0%

1

0%

0

0%

36.7

0.0%

37291

37%

48357

53%

99903

78%

106899

91%

105184

88%

67938

65%

77595

68.7%

31087

31%

14980

17%

4268

3%

571

0%

2526

2%

5558

5%

9831.7

9.8%

20661 100598

21% 100%

16157 90564

18% 100%

6489 128075

21% 100%

13188 110177

12.7% 100%

5% 100%

5965 117338

5% 100%

7651 120095

6% 100%

22205 104390

Tabel 4.3.1 Kesalahan Perusahaan Kurir A 120000 100000 Kategori 1

80000

Kategori 2 60000

Kategori 3 Kategori 4

40000

Kategori 5

20000

Kategori 6

0 Maret April '08 Mei '08 Juni '08 Juli '08 Agustus '08 '08

Gambar 4.3.1 Diagram Jumlah Kesalahan Perusahaan Kurir A Tabel 4.3.1 menunjukan bahwa perusahaan kurir A melakukan kesalahan terbesar pada kategori 4 dengan rata – rata 77595,3.

48

100% 90% 80% 70%

Categori 6

60%

Categori 5

50%

Categori 4

40%

Categori 3

30% 20%

Categori 2

10%

Categori 1

0% Maret '08 April '08 Mei '08 Juni '08

Juli '08 Agustus '08

Gambar 4.3.2 Diagram Kontribusi Kesalahan Perusahaan Kurir A Menurut pendekatan Pareto, kategori kesalahan yang dianalisa hanya dua kategori yang terbesar persentasenya dari enam kategori kesalahan yang ada. Berikut dua kategori kesalahan yang terbesar pada perusahaan kurir A: No 1 2 3 4 5 6

Kategori Kategori 4 Kategori 6 Kategori 5 Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3

% Jumlah 68.7% 68.7% 12.7% 81.4% 9.8% 91.2% 5.0% 96.2% 3.8% 100.0% 0.0% 100.0%

Tabel 4.3.2 Analisis Pareto Perusahaan Kurir A

49

Analisis Pareto 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Kategori 4

Kategori 6

Kategori 5

Kategori 1

Kategori 2

Kategori 3

Gambar 4.3.3 Diagram Pareto Perusahaan Kurir A Berdasarkan gambar 4.3.3 dapat disimpulkan kategori kesalahan terbesar perusahaan kurir B adalah kategori 4 (69%) dan kategori 6 (13%).

50

Kurir B


Maret 2008 Q %

April 2008 Q %

Mei 2008 Q %

Juni 2008 Q %

Juli 2008 Q %

Agustus 2008 Q %

Average Q %

0

0%

6902

24%

0

0%

0

0%

0

0%

1550

7%

1408.7

5.3%

1072

4%

1648

6%

2923

8%

2586

16%

2040

10%

2824

13%

2182.2

9.4%

103

0%

0

0%

0

0%

1

0%

0

0%

1290

6%

232.3

1.1%

0

0%

2519

9%

4134

12%

3155

19%

5399

25%

3279

16%

3081

13.5%

9496

32%

5594

20%

8430

24%

2695

17%

4543

21%

2772

13%

5588.3

21.1%

19228 29899

64% 100%

11652 28315

41% 100%

19845 35332

56% 100%

7810 16247

48% 100%

9408 21390

44% 100%

9285 21000

44% 100%

12871 25364

49.6% 100%

Tabel 4.3.3 Kesalahan Perusahaan Kurir B 25000 20000 Kategori 1 15000


10000


5000

Kategori 6 0 Maret April '08 Mei '08 Juni '08 Juli '08 Agustus '08 '08

Gambar 4.3.4 Diagram Jumlah Kesalahan Perusahaan Kurir B Tabel 4.3.3 menunjukan perusahaan kurir B melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 dengan rata – rata 12871,3.

51

100% 90% 80% 70%

Categori 6

60%

Categori 5

50%

Categori 4

40%

Categori 3

30% 20%

Categori 2

10%

Categori 1


Juli '08 Agustus '08

Gambar 4.3.5 Diagram Kontribusi Kesalahan Perusahaan Kurir B Menurut pendekatan Pareto, kategori kesalahan yang dianalisa hanya dua kategori yang terbesar persentasenya dari enam kategori kesalahan yang ada. Berikut dua kategori kesalahan yang terbesar pada perusahaan kurir B: No 1 2 3 4 5 6

Kategori Kategori 6 Kategori 5 Kategori 4 Kategori 2 Kategori 1 Kategori 3

% 49.6% 21.1% 13.5% 9.4% 5.3% 1.1%

Jumlah 49.6% 70.7% 84.2% 93.6% 98.9% 100.0%

Tabel 4.3.4 Analisis Pareto Perusahaan Kurir B

52

Analisis Pareto 120%

100%

80%

60%

40%

20%

0% Kategori 6

Kategori 5

Kategori 4

Kategori 2

Kategori 1

Kategori 3

Gambar 4.3.6 Diagram Pareto Perusahaan Kurir B Berdasarkan gambar 4.3.6 dapat disimpulkan kategori kesalahan terbesar perusahaan kurir B adalah kategori 6 (50%) dan kategori 5 (21%).

53

Kurir C


Maret 2008 Q %

April 2008 Q %

Mei 2008 Q %

Juni 2008 Q %

Juli 2008 Q %

Agustus 2008 Q %

Average Q %

628

1%

12919

28%

192

0%

405

1%

805

1%

8546

20%

3915.8

8.6%

4517

7%

2894

6%

4416

8%

4694

11%

4913

7%

2396

6%

3971.7

7.6%

23742

37%

1048

2%

1126

2%

1192

3%

109

0%

1100

3%

4719.5

7.8%

1869

3%

6902

15%

8398

15%

5069

12%

9852

15%

4184

10%

6045.7

11.7%

11934

18%

7588

16%

9547

17%

11157

27%

11551

18%

3977

9%

9292.3

17.6%

21883 64573

34% 100%

15285 59555

33% 100%

31338 55017

57% 100%

19524 41636

46% 100%

38345 65575

58% 100%

21705 41908

52% 100%

24680 54711

46.7% 100%

Tabel 4.3.5 Kesalahan Perusahaan Kurir C 45000 40000 35000 30000

Kategori 1

25000

Kategori 2

20000

Kategori 3

15000

Kategori 4

10000

Kategori 5

5000

Kategori 6

0 Maret April '08 Mei '08 Juni '08 Juli '08 Agustus '08 '08

Gambar 4.3.7 Diagram Jumlah Kesalahan Perusahaan Kurir C Tabel 4.3.5 menunjukan bahwa perusahaan kurir C banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 dengan rata – rata 24680.

54

100% 90% 80% 70%

Kategori 6

60%

Kategori 5

50%

Kategori 4

40%

Kategori 3

30% 20%

Kategori 2

10%

Kategori 1


Juli '08

Agustus '08

Gambar 4.3.8 Diagram Kontribusi Kesalahan Perusahaan Kurir C Menurut pendekatan Pareto, kategori kesalahan yang dianalisa hanya dua kategori yang terbesar persentasenya dari enam kategori kesalahan yang ada. Berikut dua kategori kesalahan yang terbesar pada perusahaan kurir C: No 1 2 3 4 5 6

Kategori % Jumlah Kategori 6 46.7% 46.7% Kategori 5 17.6% 64.3% Kategori 4 11.7% 76.0% Kategori 1 8.6% 84.6% Kategori 3 7.8% 92.4% Kategori 2 7.6% 100.0%

Tabel 4.3.6 Analisis Pareto Perusahaan Kurir C

55

Analisis Pareto 120%

100%

80%

60%

40%

20%

0% Kategori 6

Kategori 5

Kategori 4

Kategori 1

Kategori 3

Kategori 2

Gambar 4.3.9 Diagram Pareto Perusahaan Kurir C Berdasarkan gambar 4.3.9 dapat disimpulkan kategori kesalahan terbesar perusahaan kurir B adalah kategori 6 (46%), dan kategori 5 (17%). Kesimpulan Data Kategori 6 merupakan kategori kesalahan paling dominan dari ketiga perusahaan kurir, diikuti dengan kategori 5 lalu kategori 4.

56

4.4 Analisa Sebab dan Akibat Hasil kesimpulan analisa data adalah tiga kategori kesalahan harus dianalisa. Kategori tersebut adalah kategori 6, kategori 5 dan kategori 4. Cara analisa pemecahan masalah tersebut menggunakan cause and effect diagram (fish bone diagram). Tiap kategori dianalisa menggunakan empat faktor cause and effect. Empat faktor tersebut adalah : •

Personel : Kesalahan pekerja melaksanakan sistem GPS ini mulai dari pengiriman sampai pengetikan data waybill.

•

Prosedur : Relevansi SOP dalam menggunakan sistem GPS ini.

•

Peralatan : Alat GPS itu sendiri dan segala perlengkapan pendukung serta komputer untuk melakukan pengetikan data waybill.

•

Lingkungan : faktor – faktor pendukung lainnya di sekitar lingkungan saat melaksanakan sistem GPS.

57

4.4.1 Analisa Sebab Kategori 4 Hilang/ terselip

Personel

Prosedur

Tidak ada standar prosedur pengetikan waybill

Waybill tidak diketik Prosedur pengetikan waybill

Tidak teliti Tidak ada IT support

Batas waktu pengetikan waybill

Kategori 4 Data komputer rusak

Listrik padam Tidak ada tempat khusus penyimpanan waybill

Hardware Failure

Peralatan

Lingkungan

Gambar 4.4.1.1 Cause and Effect Diagram Kategori 4 Berdasarkan sebab dan akibat gambar 4.4.1.1, didapatkan besar kontribusi tiap faktor sebagai berikut : Faktor Personel Prosedur Peralatan Lingkungan Total

Jumlah % 135435 29.1% 69629 15.0% 259849 55.8% 659 0.1% 465572 100.0%

Tabel 4.4.1.1 Kontribusi Faktor pada Kategori 4

58

120000 100000 80000 60000

Perusahaan Kurir A

40000

Perusahaan Kurir B

20000

Perusahaan Kurir C

0

Gambar 4.4.1.2 Perbandingan Perusahaan Kurir pada Kategori 4 Kategori 4 ini terbesar pada perusahaan kurir A. Hanya perusahaan kurir A membuat kesalahan paling banyak pada kategori ini. Berikut analisa sebab akibat kategori 4 berdasarkan kontribusi tiap faktor: •

Peralatan (55,8%) o Data komputer rusak Akibat data komputer rusak mempunyai kontribusi paling besar terjadinya kategori 4 (55,8%). Faktor penyebab data komputer rusak adalah kerusakan pada perangkat komputer atau listrik padam pada saat kegiatan pengetikan waybill dilaksanakan.

Rusaknya

data

tersebut

membuat

hasil

pengetikan waybill menjadi hilang. Adanya batas waktu

59

laporan pengiriman membuat masalah ini penting karena tidak ada waktu untuk melakukan pengetikan ulang. Solusi permasalahan listrik padam adalah penggunaan UPS (Uninterruptible Power Supply) sebagai alat sumber listrik sementara. Bila sumber listrik sedang padam maka UPS membuat kompter akan tetap hidup untuk sementara waktu. Waktu ini cukup untuk menonaktifkan komputer secara normal. Solusi permasalahan kerusakan pada perangkat komputer adalah penggunaan perangkat bakup data. Perangkat bakup data dapat membuat duplikasi data pada sistem yang berbeda. Bila sistem utama mengalami kerusakan maka masih ada sistem penyimpanan data cadangan sebagai duplikasi data utama. •

Personel (29.1%) o Waybill tidak diketik Penyebab waybill tidak diketik adalah fisik waybill hilang atau petugas pengetikan waybill tidak teliti. Hilangnya fisik waybill bisa terjadi pada kurir perusahaan atau petugas pengetikan waybill. Solusi dari permasalahan ini adalah menggunakan sistem kode waybill. Sistem kode waybill adalah pemberi kode pada sejumlah waybill. Misal satu kode berisi 100 waybill, dengan

60

demikian setiap kali pengetikan satu kode harus berjumlah 500 waybill. Bila tidak sejumlah 100 waybill maka ada waybill yang kurang. Sistem seperti ini diterapkan oleh perusahaan kurir B & perusahaan kurir C. o Tidak ada IT support IT support adalah orang yang bertanggung jawab akan kinerja dari komputer untuk kelancaran pemasukan data. Bila terjadi masalah aplikasi atau komputer untuk pengetikan waybill maka masalah tersebut tidak dapat langsung diperbaiki. Masalah ini diatasi dengan cara perusahaan kurir memanggil pihak vendor aplikasi atau komputer untuk melakukan perbaikan. Pihak vendor

membutuhkan

waktu

untuk

sampai

ke

lokasi

perusahaan kurir. Pihak vendor juga tidak siaga pada waktu malam hari atau hari libur sedangkan pengiriman tetap dilakukan pada malam hari atau hari libur (batas waktu pengetikan adalah dua hari setelah pengiriman dokumen dilakukan). Solusi dari permasalahan ini adalah mempekerjakan IT support yang handal. Bila ada permasalahan komputer maka masalah tersebut dapat dibenarkan dengan cepat oleh IT support. •

Prosedur (15.0%) o Batas waktu pengetikan waybill

61

Batas pemasukan data memang sangat ketat yaitu dua hari setelah pengiriman dokumen dilakukan. Akibatnya masih ada waybill yang belum sempat diketikan. Solusi dari permasalahan ini dengan penambahan jam pekerja pengetikan waybill atau menambah jumlah komputer untuk pengetikan waybill. o Prosedur pengetikan waybill Prosedur pengetikan waybill dibuat oleh tiap perusahaan kurir. Pada perusahaan kurir A ternyata tidak mempunyai SOP untuk pengetikan waybill. Solusi pembuatan prosedur tambahan untuk mengatur pengetikan data ini. •

Lingkungan (0,1%) o Tidak ada tempat penyimpanan khusus waybill Tidak ada tempat penyimpanan khusus waybill mengakibatkan waybill hilang atau terselip di tempat lain sehingga waybill yang hilang tersebut tidak diketik. Melihat dari kontribusi faktor lingkungan yang sangat kecil yaitu 0,1%, faktor ini dapat diabaikan.

Dapat disimpulkan SOP sistem GPS harus ditambahkan requirement untuk menjalankan sistem ini dengan baik. Requirement sistem GPS: 1. Penggunaan UPS untuk setiap komputer pengetikan waybill.

62

2. Peralatan untuk Bakup data. 3. Adanya personel IT support dalam divisi pengetikan waybill untuk memastikan kelancaran komputer pengetikan waybill (software & hardware). Tambahan SOP untuk operator pengetikan data untuk mengurangi waybill yang tidak terketik:

Gambar 4.4.1.3 Perbaikan SOP Kategori 4

63

4.4.2 Analisa Sebab Kategori 6 Personel

Prosedur Tanggal

Posisi GPS salah

Pengisian baterai

Kode GPS

Tidak ada penjelasan indikator baterai

Penulisan informasi waybill tidak sesuai

Tidak ada penjelasan indikator GPS

Kurang detail‐nya SOP

Alat GPS tidak merekam

Kategori 6 Charger baterai

Tidak ada tempat khusus untuk charge baterai

Tidak ada indikator penuh

Peralatan

Lingkungan

Gambar 4.4.2.1 Cause and Effect Diagram Kategori 6 Berdasarkan sebab dan akibat gambar 4.4.2.1, didapatkan besar kontribusi tiap faktor sebagai berikut : Faktor Jumlah % Personel 148080 48.6% Prosedur 79128 26.0% Peralatan 65274 21.4% Lingkungan 11954 3.9% Total 304436 100.0% Tabel 4.4.2.1 Kontribusi Faktor pada Kategori 6

64

45000 40000 35000 30000 25000 20000

Perusahaan Kurir A

15000

Perusahaan Kurir B

10000

Perusahaan Kurir C

5000 0

Gambar 4.4.2.2 Perbandingan Perusahaan Kurir pada Kategori 6 Kategori 6 ini terbesar pada perusahaan kurir A, perusahaan kurir B dan perusahaan kurir C kesalahan paling banyak pada tiap perusahaan kurir terdapat pada kategori ini. Berikut analisa sebab akibat dari kategori 6 : •

Personel (48,5%) Faktor personel harus mendapat perhatian khusus karena faktor ini memberikan kontribusi terbesar penyebab kategori 6 ini. o Alat GPS tidak merekam Ada dua penyebab alat GPS tidak merekam. Penyebab pertama adalah baterai habis atau menyala sebentar. Akibatnya alat GPS tidak merekam perjalanan kurir perusahaan pada hari tersebut. Penyebab kedua adalah penggunaan alat GPS tidak

65

benar. Posisi alat GPS pada sisi “this side up” tidak menghadap ke langit.

Gambar 4.4.2.3 Alat GPS dengan Tas GPS Solusi dari permasalahan ini adalah diadakan rapat evaluasi. Rapat evaluasi ini menjelaskan sebab dan akibat alat GPS tidak merekam. Kurir perusahaan wajib mematuhi SOP yang ada, terutama pada penggantian baterai dan penggunaan alat GPS. Akibat tidak menjalankan SOP adalah pengiriman dianggap tidak valid. o Penulisan informasi waybill tidak sesuai Ada dua sebab dari penulisan informasi waybill tidak sesuai pada kategori 6 ini. Penyebab pertama adalah penulisan waktu. Banyak kurir perusahaan yang mengakui penulisan waybill dilakukan setelah selesai pengiriman dokumen. Penulisan waybill tidak dilakukan pada saat serah terima dokumen ke

66

penerima pengiriman dokumen. Hal ini mengakibatkan informasi waybill ditulis tidak akurat waktu pengiriman dokumennya. Penyebab kedua adalah kode GPS tidak dituliskan pada sebagian besar waybill. Kode GPS tersebut hanya diisi pada waybill pertama saja. Pengisian tersebut terjadi pada saat kurir perusahaan menerima waybill. Hal ini menyebabkan dua kasus. Kasus pertama adalah bila ada pergantian kurir perusahaan yang mengirim dan kurir tersebut tidak mengganti kode GPS maka kode GPS menjadi salah. Kasus kedua adalah bila waybill tidak ada kode GPS terselip maka kode GPS tidak diketahui. Akibat dari berbedanya kode GPS pada waybill adalah rekaman alat GPS menjadi tidak cocok dengan waybill sehingga pengiriman dokumen dianggap tidak valid. Solusi dari permasalahan ini adalah diadakan rapat evaluasi. Rapat evaluasi ini menjelaskan sebab dan akibat kesalahan penulisan informasi waybill. Kurir perusahaan wajib mematuhi SOP yang ada, terutama pada pengisian informasi waybill. Akibat tidak menjalankan SOP adalah pengiriman dianggap tidak valid. •

Prosedur (26,0%) o Kurang detailnya SOP

67

SOP yang ada kurang menjelaskan tentang keadaan indikator yang terdapat pada alat GPS ini, sehingga banyak kurir perusahaan yang tidak mengerti maksud indikator alat GPS.

Gambar 4.4.2.4 Alat GPS Solusi pemasalahan ini memberikan prosedur tambahan penjelasan indikator lampu alat GPS pada SOP. Penjelasan indikator alat GPS sebagai berikut:

Indikator baterai menyala hijau berarti baterai dalam keadaan penuh

indikator baterai menyala merah berarti baterai susah mulai lemah.

indikator device menyala berarti signal GPS masih dalam tahap pencarian

68

indikator device menyala berkedip – kedip berarti alat GPS sudah mendapat signal GPS.

•

Peralatan (21,4%) o Charger Baterai Charger baterai yang dipakai tidak mempunyai indikator penuhnya baterai. Para kurir perusahaan menjadi bingung apakah baterai sudah terisi penuh atau belum. Solusi untuk permasalahan ini dengan menambahkan informasi pada SOP bahwa baterai akan terisi penuh dalam 12 jam pengisian.

•

Lingkungan (3,9%) o Tidak ada tempat khusus untuk charge baterai Dengan tidak adanya tempat khusus untuk charge baterai membuat kurir saling bergantian dalam men-charge baterai dan bertumpuk penempatannya. Faktor ini dapat diabaikan karena penyebab paling kecil hanya sebesar 3,9%.

Kesimpulan dari analisa sebab dan akibat kategori 6 adalah perlu diadakan rapat evaluasi untuk penjelasan kembali kepada kurir perusahaan agar lebih mengerti sebab dan akibat tidak mematuhi SOP yang ada. Adanya penambahan SOP untuk kurir perusahaan agar mengerti keterangan indikator lampu pada alat GPS dan baterai terisi penuh :

69


70

4.4.3 Analisa Sebab Kategori 5

Kode GPS

Personel

Prosedur Tidak ada penjelasan indikator baterai

Posisi GPS salah

Pengisian baterai

Alat GPS tidak merekam

Tidak ada penjelasan indikator GPS

Penulisan informasi waybill tidak sesuai Kurang detail‐nya SOP

Pengiriman tidak sesuai

Kategori 5

Charger baterai

Alamat jalan yang tidak jelas

Tidak ada indikator penuh

Peralatan

Lingkungan

Gambar 4.4.3.1 Cause and Effect Diagram Kategori 5 Berdasarkan sebab dan akibat gambar 4.4.3.1, didapatkan besar kontribusi tiap faktor sebagai berikut : Faktor Jumlah % Personel 58990 39.8% Prosedur 55754 37.6% Peralatan 29351 19.8% Lingkungan 4179 2.8% Total 148274 100.0% Tabel 4.4.3.1 Kontribusi Faktor pada Kategori 5

71

35000 30000 25000 20000 Perusahaan Kurir A

15000

Perusahaan Kurir B

10000

Perusahaan Kurir C

5000 0

Gambar 4.4.3.2 Perbandingan Perusahaan Kurir pada Kategori 5 Kategori 5 ini terbesar pada perusahaan kurir B dan perusahaan kurir C. Berikut analisa sebab akibat dari kategori 5 : •

Personel (39,8%) Faktor personel harus mendapat perhatian khusus karena faktor ini memberikan kontribusi terbesar penyebab kategori 5 ini. o Alat GPS tidak merekam Ada dua penyebab alat GPS tidak merekam. Penyebab pertama adalah baterai habis atau menyala sebentar. Akibatnya alat GPS tidak merekam perjalanan kurir perusahaan pada hari tersebut. Penyebab kedua adalah penggunaan alat GPS tidak benar. Posisi alat GPS pada sisi “this side up” tidak menghadap ke langit.

72

Gambar 4.4.3.3 Alat GPS dengan Tas GPS Solusi dari permasalahan ini adalah diadakan rapat evaluasi. Rapat evaluasi ini menjelaskan sebab dan akibat alat GPS tidak merekam. Kurir perusahaan wajib mematuhi SOP yang ada, terutama pada penggantian baterai dan penggunaan alat GPS. Akibat tidak menjalankan SOP adalah pengiriman dianggap tidak valid. o Penulisan informasi waybill tidak sesuai Penyebab informasi waybill tidak sesuai pada kategori 5 adalah kode GPS tidak dituliskan pada sebagian besar waybill. Kode GPS tersebut hanya diisi pada waybill pertama saja. Pengisian tersebut terjadi pada saat kurir perusahaan menerima waybill. Hal ini menyebabkan dua kasus. Kasus pertama adalah bila ada pergantian kurir perusahaan yang mengirim dan kurir tersebut tidak mengganti kode GPS maka kode GPS menjadi salah.

73

Kasus kedua adalah bila waybill tidak ada kode GPS terselip maka kode GPS tidak diketahui. Akibat dari berbedanya kode GPS pada waybill adalah rekaman alat GPS menjadi tidak cocok dengan waybill sehingga pengiriman dokumen dianggap tidak valid. Solusi dari permasalahan ini adalah diadakan rapat evaluasi. Rapat evaluasi ini menjelaskan sebab dan akibat kesalahan penulisan informasi waybill. Kurir perusahaan wajib mematuhi SOP yang ada, terutama pada pengisian informasi waybill. Akibat tidak menjalankan SOP adalah pengiriman dianggap tidak valid. o Pengiriman tidak sesuai Penyebab pengiriman tidak sesuai adalah kurir perusahaan tidak sampai ke alamat yang dituju oleh waybill. Dengan kata lain kurir perusahaan tidak mengirim dokumen tersebut. •

Prosedur (37,6%) o Kurang detailnya SOP SOP yang ada kurang menjelaskan tentang keadaan indikator yang terdapat pada alat GPS ini, sehingga banyak kurir perusahaan yang tidak mengerti maksud indikator alat GPS.

74

Gambar 4.4.3.4 Alat GPS Solusi pemasalahan ini memberikan prosedur tambahan penjelasan indikator lampu alat GPS pada SOP. Penjelasan indikator alat GPS sebagai berikut:

Indikator baterai menyala hijau berarti baterai dalam keadaan penuh

indikator baterai menyala merah berarti baterai susah mulai lemah.

indikator device menyala berarti signal GPS masih dalam tahap pencarian

indikator device menyala berkedip – kedip berarti alat GPS sudah mendapat signal GPS.

•

Peralatan (19,8%) o Charger Baterai

75

Charger baterai yang dipakai tidak mempunyai indikator penuhnya baterai. Para kurir perusahaan menjadi bingung apakah baterai sudah terisi penuh atau belum. Solusi untuk permasalahan ini dengan menambahkan informasi pada SOP bahwa baterai akan terisi penuh dalam 12 jam pengisian. •

Lingkungan (2,8%) o Alamat jalan yang tidak jelas Alamat pengiriman tidak jelas membuat kurir perusahaan bingung. Pada akhirnya kurir perusahaan kemungkinan salah melakukan pengiriman dokumen. Solusi masalah ini dengan menanyakan kebenaran alamat pengiriman kepada orang dari alamat yang dituju, setelah itu membetulkan alamat database pelanggan. Tetapi kontribusi persentase hanya 2,8% faktor ini dapat diabaikan.

Kesimpulan dari analisa sebab dan akibat kategori 56 adalah perlu diadakan rapat evaluasi untuk penjelasan kembali kepada kurir perusahaan agar lebih mengerti sebab dan akibat tidak mematuhi SOP yang ada. Adanya penambahan SOP untuk kurir agar mengerti keterangan indikator lampu pada alat GPS dan pengisian baterai :

76


4.5 Solusi untuk Perbaikan SOP Kesalahan kategori 4 hanya terjadi pada perusahaan kurir A sehingga solusi untuk kategori 4 ini ada pada perusahaan kurir B dan perusahaan kurir C. Hal yang berbeda terjadi pada kategori 6, kategori ini terjadi pada semua perusahaan kurir membuat kategori ini penting untuk diatasi. Kategori 5 ternyata mempunyai solusi yang mirip dengan kategori 6 karena kedua kategori ini mempunyai kesalahan paling besar pada faktor personel. Kategori 5 tidak dapat mengambil

77

solusi dari perusahaan kurir A karena perusahaan kurir A melakukan kesalahan pada kategori 4. Bila karakteristik perusahaan kurir A dikaitkan dengan kategori 4 maka dapat disimpulkan hanya perusahaan kurir A yang tidak mempunyai IT support dan perangkat pendukung IT. Kesalahan pada kategori pada diselesaikan maka akan berpindah kesalahannya pada kategori 6 dan kategori 5. Hal ini dapat dilihat dari karakteristik perusahaan yang menjadi sama dengan perusahaan kurir C dan perusahaan kurir B (kecuali dalam hal outsourcing) bila IT support dan perangkat pendukung IT sudah ada. Perusahaan kurir B dan perusahaan kurir C melakukan kesalahan pada kategori 6 dan kategori 5. Solusi dari analisa penyebab terjadinya kategori 4 adalah perlu ada pada sistem GPS. Requirements telah dipenuhi oleh perusahaan kurir B dan perusahaan kurir C tetapi tidak pada perusahaan kurir A. berikut requirements sistem GPS : •

Perangkat pendukung IT : o UPS o Perangkat bakup data

•

IT support.

Dengan Adanya solusi ini maka diharapkan dapat menghilangkan masalah mengenai data rusak sampai kelancaran pemasukan data. Solusi untuk kategori 6 dan kategori 5 adalah perubahan SOP. Bila karakteristik perusahaan dikaitkan dengan kategori 6 dan kategori 5 maka dapat disimpulkan karakteristik perusahaan kurir yang tidak mengharuskan menulis

78

waybill pada saat pengiriman (informasi waybill salah), tidak mengharuskan menulis kode GPS pada saat pengiriman (informasi waybill salah) dan charge baterai oleh kurir sendiri (tidak ada penjelasan charge baterai sudah penuh atau tidak) merupakan penyebab terjadinya kategori 6 dan kategori 5. Karakteristik perusahaan lainnya dapat tidak dianggap karena tidak terkait dengan kesalahan yang terjadi. Rapat evaluasi ini menjelaskan sebab dan akibat kesalahan isi informasi waybill. Kurir perusahaan wajib mematuhi SOP yang ada sehingga pengiriman dianggap valid. SOP yang penting dilaksanakan adalah sebagai berikut : •

Penulisan informasi waktu pada waybill pada saat serah terima dokumen.

•

Penulisan informasi kode GPS pada waybill pada saat serah terima dokumen dan sesuai dengan kode GPS (alat GPS) yang dibawa.

•

Baterai harus terisi penuh.

•

Penggunaan GPS harus benar dengan sisi “this side up” menghadap ke langit.

•

Pengiriman dilakukan sesuai dengan alamat waybill. Sedangkan dari SOP perlu ditambahkan beberapa prosedur. Prosedur

tersebut bersifat timbal balik sehingga kesalahan dapat mencapai 0%.

79

KURIR

OPERATOR

Pengecekan jumlah waybill dan pengelompokan per x waybill dengan memberikan kode unik

Charge baterai sampai 12 jam

Pasang Baterai ke Alat GPS Masukan informasi waybill pada program yang disediakan pada hari yang sama dengan pengantaran per kode kelompok

tidak

Cek indikator Battery berwarna hijau? ya

Cek jumlah pemasukan data bila berpindah kode kelompok

Cari kekurangan waybill

tidak

ya

Cek indikator device berkedip kedip?

Jumlah sesuai

Bawa Alat GPS pada pengantaran, dengan “posisi this up” menghadap ke langit

Lakukan Pengiriman sesuai dengan alamat pada waybill

Tulis kode GPS, tanggal dan jam saat pengiriman diserahkan pada waybill tidak

Pengiriman selesai pada hari ini?

ya Kumpulkan Waybill

Gambar 4.5.1 Skema SOP Baru

tidak

80

Gambar 4.5.1 merupakan SOP baru hasil analisa dari permasalahan yang

terjadi. SOP baru ini bermulai pada kurir yang harus menngisi baterainya sampai 12 jam lalu pasang ke alat GPS. Periksa indikator alat GPS sampai indikator battery menyala hijau bila indikator battery tidak menyala hijau maka charge kembali baterai. Periksa indikator device menyala berkedip bila indikator device tidak menyala berkedip maka tunggu sampai indikator ini menyala berkedip pada tempat terbuka. Setelah itu pastikan saat membawa alat GPS, posisi “this side up” menghadap ke langit. Kurir perusahaan melakukan pengiriman dokumen seperti biasa. Waybill ditulis dengan informasi yang akurat dengan menuliskan kode GPS, tanggal dan jam pada saat serah terima dokumen. Bila pengiriman selesai maka waybill dikumpulkan dan diberikan ke petugas pengetikan waybill. Baterai kembali diisi selama 12 jam untuk pengiriman hari selanjutnya. Setelah itu merupakan pekerjaan petugas pengetikan waybill. Pertama waybill diberikan kode dalam jumlah tertentu (jumlah terntu ini x). Tiap kode mempunyai jumlah yang konstan dan berbeda satu dengan yang lainnya. Pengetikan informasi waybill dilakukan dengan baik. Tiap kali satu kode selesai diketik, lakukan pengecekan jumlah yang diketik dengan jumlah satu kode tersebut. Bila tidak sama maka waybill harus dicari yang belum terketik. Demikian SOP baru ini dibuat agar dapat memperbaiki beberapa kesalahan yang terjadi. Dengan melihat kriteria kesalahan tiap kategori, dapat disimpulkan kategori 1, kategori 2, kategori 5 dan kategori 6 mempunyai kesamaan. Kategori 1 mempunyai kesamaan pada kategori 6 dan kategori 5 dalam penggunaan alat GPS harus benar. Kategori 2 mempunyai kesamaan pada kategori 6 dan kategori 5

81

dalam penulisan waybill harus akurat. Bila masalah kategori 6 dan kategori 5 menjadi 0% maka otomatis kategori 1 dan kategori 2 menjadi 0%. Sedangkan kategori 3 dan kategori 4 mempunyai kesamaan. Kategori 3 mempunyai kesamaan pada kategori 4 dalam masalah pengetikan waybill. Bila masalah kategori 4 menjadi 0% maka otomatis kategori 3 menjadi 0%.

BAB IV ANALISA DAN HASIL

Recommend Documents