BAB III METHODOLOGI 1.1.
Metode Analisa Proses Bisnis Analisa proses bisnis merupakan salah satu kegiatan inti dan penting dalam
melakukan rekayasa proses bisnis. Tujuan dilakukannya analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis adalah untuk menggali dan memperluas kemampuan
dari
suatu
bisnis,
memperbaiki
performancenya
serta
memungkinkannya untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif yang bertahan lama. 1.1.1.
Definisi
Dalam melakukan analisa proses bisnis PT. Apac Inti Corpora, beberapa definisi atas istilah dan atau kata yang dipakai adalah sebagai berikut: “ as is”
: Proses bisnis perusahaan saat ini .
“ best practice”
: Proses bisnis ideal yang merupakan target yang ingin dicapai Perusahaan dengan melakukan analisa proses bisnis agar proses bisnis berlangsung lebih efisien.
“Controls”
: Instrumen dan kebijakan yang digunakan dalam perusahaan agar fungsi pengendalian operasional dapat dilaksanakan.
“customer”
: Pihak atau bagian dalam perusahaan yang
memberikan data, informasi dan support pada pihak atau bagian
lain dalam sistim informasi perusahaan.
“gap”
: Perbedaan atau jenjang antara proses bisnis “as is” dengan “best practice”.
“input”
: Data yang diproses untuk menghasilkan informasi.
“output”
: Informasi yang diperlukan yang dihasilkan dari hasil proses input.
“quick win”
: Kegiatan yang dapat diperbaiki secara cepat dan langsung oleh bagian yang bersangkutan tanpa memerlukan investasi baik waktu maupun dana yang cukup signifikan.
“ supplier”
: Pihak atau bagian dalam perusahaan yang memberikan data, informasi dan support pada pihak atau bagian lain dalam sistim informasi perusahaan
“value chain”
: Kegiatan dalam proses bisnis yang memberikan dampak yang besar bagi peningkatan nilai tambah perusahaan
1.1.2.
Kerangka Analisa
Formulasi Strategi
Review proses bisnis
Identifikasi Gap "as is" vs "best practice"
Identifikasi & Analisa Value Chain
Identifikasi Peluang untuk Perancangan & Perbaikan
Gambar 3.1. Kerangka Analisa Proses Bisnis Dalam melakukan analisa proses bisnis, tahapan-tahapan yang akan dilakukan adalah didasarkan pada tahapan yang diberikan oleh Whitten dengan diperinci lebih lanjut menjadi sebagai berikut: Tahap I: Formulasi Strategi Perusahaan. Pada tahap pertama ini dilakukan interview terhadap manajemen kunci Perusahaan yaitu manajemen level I dan level II Perusahaan, untuk mendapatkan informasi mengenai: 1. Visi dan tujuan jangka pendek dan jangka panjang Perusahaan 2. Kondisi persaingan dan posisi Perusahaan dalam persaingan
3. Strategi jangka pendek dan jangka panjang Perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut. 4. Cara, metode dan tool yang dipakai untuk dapat menjalankan strategi bisnis tersebut 5. Masalah-masalah atau hambatan-hambatan yang dihadapi Perusahaan yang dapat menghambat terlaksananya strategi bisnis Perusahaan. 6. Apa yang menurut Perusahaan prioritas utama yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah-masalah dan hambatan-hambatan tersebut. 7. Bagaimana manajemen tingkat atas mengkomunikasikan tujuan dan strategi bisnis kepada manajer level dibawahnya. Interview dilakukan terhadap manajemen level I dan II yaitu: 1. Presiden Direktur 2. Managing Direktur 3. Direktur Operasi dan General Manager Pabrik 4. Direktur Keuangan dan Financial Controller 5. Direktur Pemasaran Dari hasil interview diatas diformulasikan strategi bisnis dan strategi teknologi Informasi Perusahaan. Tahap II: Analisa Proses Bisnis Setelah strategi bisnis dan strategi teknologi informasi didefinisikan dengan baik maka dilanjutkan dengan mengadakan identifikasi evaluasi terhadap proses bisnis saat ini. Pada tahap ini, evaluasi dilakukan dengan cara mengadakan interview dan
daftar pertanyaan kepada Manajemen level II atau kepala divisi serta Manajermanajer di masing-masing departemen. Pada tahap ini, fungsi Perusahaan dibagi menjadi 4 kelompok utama berdasarkan fungsinya yaitu: 1. Fungsi Perencanaan 2. Fungsi Penjualan 3. Fungsi Produksi 4. Fungsi Pengadaan Langkah-langkah analisa proses bisnis untuk setiap fungsi yang akan dianalisa adalah sebagai berikut: 1. Review Proses Bisnis Review proses bisnis dilakukan dengan terlebih dahulu mengidentifikasikan hubungan antara fungsi yang sedang dianalisa dengan fungsi yang lain. Langkah ini penting untuk dapat menunjukan interaksi dan peranan suatu fungsi atau kegiatan terhadap fungsi atau kegiatan yang lain. Pada tahap ini juga diidentifikasikan proses penting yang harus ada dalam menjalankan fungsi tersebut. 2. Identifikasi gap antara “as is” dengan “best practice” Pada tahap ini ditetapkan kriteria “best practice” kemudian dilakukan perbandingan antara “best practice” dengan “as is” berdasarkan fakta-fakta temuan. Kriteria “best practice” adalah kriteria yang diberikan oleh Price Waterhouse Cooper Consulting. Kriteria “best practice” merupakan kriteria
yang ditetapkan dari hasil analisa dan penerapan bertahun-tahun yang senantiasa dilakukan modifikasi, perbaikan dan dikembangkan terus menerus sesuai dengan perubahan-perubahan dalam bisnis. Disini juga diidentifikasikan apakah gap yang terjadi merupakan gap yang bersifat “quick win” atau dapat diselesaikan dengan segera dan mudah atau tidak dalam arti untuk menyelesaikan gap tersebut harus memerlukan suatu proses analisa dan pengambilan keputusan yang cukup rumit. 3. Analisa Value Chain Analisa value chain dimulai dengan melakukan analisa terhadap gap yang terjadi antara “best practice” dengan “as is”. Pembandingan antara proses bisnis “as is” dengan proses bisnis “best practice” akan mengidentifikasikan ada atau tidaknya “gap” antara “best practice” dengan “as is”. Gap yang terjadi antara “best practice” dengan “as is” diidentifikasi dalam hal “proses bisnis”
dan
“penggunaan
teknologi
informasi”.
Terhadap
setiap
pembandingan diberikan nilai dengan skala 0, 1, 2, 3, 4, 5 yang menunjukkan hal sebagai berikut: a. Gap dalam hal proses bisnis Gap dalam hal proses bisnis menunjukkan seberapa besar perbedaan antara proses bisnis yang sedang berjalan di perusahaan dibandingkan dengan idealnya atau “best practice”nya. Nilai 0 menunjukkan bahwa proses bisnis perusahaan saat ini sudah ideal dan sesuai dengan best practice.
Nilai 5 menunjukkan bahwa proses bisnis perusahaan saat ini sangat tidak sesuai dengan best practice sehingga diperlukan perbaikan. b. Gap dalam hal penggunaan teknologi informasi Gap dalam hal penggunaan teknologi informasi menunjukkan seberapa baik perusahaan memanfaatkan teknologi informasi dalam melakukan proses bisnisnya. Nilai 0 menunjukkan bahwa perusahaan telah memanfaatkan
teknologi
informasi dalam membantu proses bisnisnya Nilai 5 menunjukkan bahwa perusahaan belum memanfaatkan teknologi informasi dengan baik dalam membantu proses bisnisnya. c. Dampak terhadap bisnis perusahaan Gap yang terjadi antara proses bisnis “as is” dengan “best practice” kemudian dianalisa lebih lanjut seberapa besar dampak proses bisnis ini terhadap bisnis. Suatu proses bisnis mungkin akan mempunyai dampak yang sangat besar terhadap bisnis perusahaan sehingga terhadap proses bisnis ini, perusahaan perlu menangani dengan baik agar berjalan efisien, sebaliknya suatu proses bisnis mungkin mempunyai dampak yang tidak terlalu besar pada bisnis sehingga terhadap proses bisnis ini perusahaan tidak perlu terlalu mencurahkan konsentrasi untuk menanganinya. Dampak proses bisnis ini dilakukan analisa dengan pemberian nilai dengan skala 0, 1, 2, 3, 4 dan 5.
Nilai 0 berarti proses bisnis tersebut hampir tidak mempunyai dampak pada proses bisnis Nilai 5 berarti proses bisnis tersebut mempunyai dampak yang besar pada proses bisnis. d. Perhitungan nilai value chain total Nilai value chain total diperoleh dengan mengalikan antara nilai “gap” dengan nilai “dampak”. Nilai total akan berada diantara nilai 0 dengan nilai 25. Nilai 0 adalah nilai terbaik yang berarti proses bisnis yang ada telah berjalan baik dan tidak perlu dilakukan perancangan ulang Nilai 25 berarti proses bisnis tersebut mempunyai gap yang besar dan mempunyai dampak yang besar pada proses bisnis sehingga perlu dilakukan perancangan ulang. Untuk proses bisnis yang nilai value chain totalnya besar diatas nilai 10 akan dilakukan perancangan ulang proses bisnis atau perbaikan proses bisnis. Nilai total yang diperoleh dari hasil evaluasi dapat diplotkan dalam suatu diagram empat kuadran untuk melihat letak posisi nilai-nilai tersebut. Kuadran
I:
Gap Tinggi – Dampak Bisnis Rendah
Kuadran II :
Gap Tinggi – Dampak Bisnis Tinggi
Kuadran III :
Gap Rendah – Dampak Bisnis Tinggi
Kuadran IV :
Gap Rendah – Dampak Bisnis Rendah
4. Identifikasi peluang untuk perancangan dan perbaikan proses bisnis Tahap berikutnya adalah merangkum hasil-hasil analisa yang telah dilakukan kemudian
mengidentifikasikan
peluang-peluang
untuk
melakukan
perancangan dan perbaikan proses bisnis. 1.1.3.
Alasan PT. Apac Inti Corpora Melakukan Analisa Proses Bisnis
Fokus utama pada pelanggan merupakan factor kritis dan fokus utama yang melandasi dilakukannya analisa proses bisnis, untuk itu PT. Apac Inti Corpora melakukan Analisa proses bisnis dengan tujuan: 1. Untuk memperkuat posisi Perusahaan dalam persaingan. 2. Sebagai dasar atau langkah awal untuk melakukan rekayasa ulang proses bisnis dalam rangka pengembangan sistim informasi. 3.1.3. Karakteristik Analisa Proses Bisnis PT Apac Inti Corpora Karakteristik Analisa proses bisnis yang akan dilakukan oleh PT. Apac Inti Corpora adalah: 1. Analisa proses bisnis skala besar meliputi setiap fungsi dalam Perusahaan yaitu fungsi perencanaan, fungsi penjualan, fungsi produksi, fungsi pengadaan, fungsi keuangan, fungsi pengembangan sumber daya manusia dan fungsi teknologi informasi. 2. Analisa proses bisnis yang bersifat strategis. Sebagaimana tujuan dari analisa ini adalah untuk mengidentifikasikan kelemahan dan area-area proses bisnis yang berpeluang untuk dilakukan perbaikan untuk meningkatkan atau
memperkuat keunggulan kompetitifnya, maka studi ini akan difokuskan pada analisa proses bisnis strategis.
3.2. Metode Penelitian 1.2.1. Responden Pada studi ini, yang menjadi responden adalah sebagai berikut: 1. Seluruh direksi PT Apac Inti Corpora terdiri dari Presiden Direktur, Direktur Keuangan, Direktur Pemasaran dan Direktur Produksi. 2. Division Head atau disebut juga Vice President terdiri dari division head untuk Pemasaran , division head Produksi, division head Pengadaan. 3. Departemen Head atau disebut juga manager terdiri dari manager pemasaran, manajer Produksi dan manajer pengadaan 1.2.2. Metode Pengumpulan Data Pada studi ini, cara pengumpulan data yang dilakukan adalah: 1. Review terhadap dokumen-dokumen atau reading material yang ada pada Perusahaan. 2. Questionaire dengan memberikan
daftar pertanyaan yang bersifat open
answer pada level manajer dan secara bebas dijawab oleh objek. 3. Interview dilakukan terhadap semua objek penelitian untuk mendapatkan informasi dari berbagai pihak dalam Perusahaan dan melakukan cross checking. 1.2.3. Metode Penilaian
