17
BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH
3.1. Analisa Masalah 3.1.1
Gambaran Umum Koperasi Adiguna Swakarya berdiri pada tanggal 27 Mei 1991.
Dengan susunan kepengurusan untuk tahun 2002 sampai dengan 2005 adalah sebagai berikut : Ketua
: Amirudin, SH
Wk. Ketua
: Drs. Nugi Syamsunugraha
Sekretaris Umum
: Rachmat Firdaus
Sekretaris I
: Syaifulah Ottoluwa
Sekretaris II
: Mudjianto
Bendahara I
: Oerip Sri Pudjiastuti
Bendahara II
: Suparno
18
3.1.2
Struktur Organisasi KETUA Amirudin, SH WK. KETUA Drs. Nugi Syamsunugrah
3.1.3
SEKRETARIS
BENDAHARA
1. Syaifulah Ottoluwa 2. Mudjianto
1. Oerip Sri Pudjiastuti 2. Suparno
Sistem Simpan Pinjam yang sedang berjalan Dana Koperasi terdire dari angsuran pokok, simpanan pokok, dan
simpanan wajib; dengan perincian sebagai berikut : a. Simpanan Pokok Rp. 100.000,b. Simpanan Wajib Rp. 10.000,- / bln c. Angsuran pokok 10 % dari pinjaman (di angsur 10 kali) dan Jasa Pinjaman 2 % dari angsuran pokok. (Besar pinjaman maks. Rp. 2.000.000,-)
19
Prosedur Pinjaman yang sedang berjalan : a. Anggota mengajukan surat permohonan pinjaman pada Ketua. b. Surat Permohonan disahkan atau disetujui oleh Ketua / Wk. Ketua. c. Bendahara Koperasi memproses surat permohonan. d. Bendahara Koperasi mengecek daftar pinjaman dan dana koperasi yang tersedia. e. Bendahara Koperasi melakukan pencairan pinjaman besrta bukti pinjaman (kwitansi) pada anggota. f. Bendahara Koperasi membuat laporan daftar angsuran pinjaman koperasi.
Prosedur Pengembalian Pinjaman yang diusulkan : a. Anggota koperasi membayar simpanan wajib koperasi dan angsuran pokok koperasi setiap bulannya. b. Bendahara koperasi memberikan bukti pengembalian pinjaman (angsuran pinjaman) berupa kwitansi pada anggota. c. Bendahara koperasi melaporkan pada Ketua Koperasi.
20
3.1.4
FOD Pinjaman yang sedang berjalan Anggota
Surat Pinjaman
Ketua
Bendahara
Koperasi
Koperasi
Surat Pinjaman
Surat Pinjaman disahkan
Surat Pinjaman disahkan Cek Daft. Pinj & Dana Kop,penc airan dana & buat bukti pinjaman
Dana Pinjaman
Dana Pinjaman 2
Bukti pinj (kwitansi)
1 Bukti pinj (kwitansi)
Buat Lap.Daft. Angs Pinj Koperasi
2 1 Lap.Daft. Angs Pinj Koperasi
21
3.1.5
FOD Pengembalian yang sedang berjalan Anggota
Bendahara
Ketua
Koperasi
Koperasi
Koperasi
Simp.Kop
Simp.Kop
Simp.Kop Angs.Kop
Angs.Kop
Angs.Kop
Buat bukti pinj koperasi
2 1 Bukti angs.pinj koperasi
3.1.6
1 Bukti angs.pinj koperasi
Kendala yang dihadapi Kendala yang dihadapi oleh Koperasi Adiguna Swakarya adalah
semua permohonan pinjaman yang diajukan oleh anggota koperasi yang dapat terpenuhi sesuai dengan yang diinginkan karena keterbatasan dana koperasi yang ada. Selain itu pengecekan daftar pinjaman dan dana koperasi, pembuatan laporan daftar angsuran pinjaman koperasi serta pengarsipan data anggota koperasi yang masih dilakukan dengan cara manual terkadang mengakibatkan keterlambatan dan kekurangakuratan dalam penyampaian informasi atau laporan.
22
3.2 Pembahasan Masalah 3.2.1
Sistem Simpan Pinjam yang diusulkan Sistem Simpan Pinjam yang diusulkan adalah mengubah cara
pengarsipan data, pengecekan dana koperasi, daftar pinjaman, dan pembuatan laporan daftar angsuran pinjaman koperasi yang bersifat manual menjadi komputerisasi sehingga proses simpan pinjam dan penyampaian informasi atau laporan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.
Prosedur Pinjaman yang diusulkan : a. Anggota mengajukan surat permohonan pinjaman pada Ketua. b. Surat Permohonan disahkan atau disetujui oleh Ketua / Wk. Ketua. c. Bendahara Koperasi memproses surat permohonan. d. Bendahara Koperasi mengecek daftar pinjaman dan dana koperasi yang tersedia, dengan menginput Nomor Anggota dari pegawai tersebut. e. Bendahara Koperasi melakukan pencairan pinjaman beserta bukti pinjaman (kwitansi) yang telah dicetak pada anggota. f. Bendahara Koperasi membuat laporan daftar angsuran pinjaman koperasi yang kemudian diserahkan ke Ketua Koperasi.
23
Prosedur Pengembalian Pinjaman yang diusulkan : a. Anggota koperasi membayar simpanan wajib koperasi dan angsuran pokok koperasi setiap bulannya. b. Bendahara Koperasi memberikan bukti pengembalian pinjaman yang telah dicetak pada anggota koperasi. c. Bendahara Koperasi melaporkan pada Ketua Koperasi.
24
3.2.2
FOD Pinjaman yang diusulkan Anggota
Surat Pinjaman
Ketua
Bendahara
Koperasi
Koperasi
Surat Pinjaman
Surat Pinjaman disahkan
Surat Pinjaman disahkan
Cek Daft. Pinj dan Dana Kop,buat bukti pinjaman
Pencairan Dana Pinjaman
Dana Pinjaman
Dana Pinjaman
2 Bukti Pinj (kwitansi)
2 1 Bukti Pinj (kwitansi)
Buat Lap.Daft Angs. Pinj Koperasi
3 2 Lap.Daft Angs. Pinj Koperasi
2 1 Lap.Daft Angs. Pinj Koperasi
25
3.2.3
FOD Pengembalian Pinjaman yang diusulkan Anggota
Bendahara
Ketua
Koperasi
Koperasi
Koperasi
Simp. Kop Angs. Kop
Simp. Kop
Simp. Kop
Angs. Kop
Angs. Kop
Cetak bukti angs. pinj
2 1 Bikti angs. Pinj koperasi
3.2.4
1 Bukti angs. Pinj koperasi
Diagram Konteks
Srt. Permohonan pinjaman Anggota Koperasi Bukti Pinj (kwitansi) dan Dana pinjaman
Lap.Daft Angs Sistem Simpan Pinjsm
Pinjaman koperasi Ketua Koperasi
26
3.2.5
Diagram Zero Srt permohonan pinj
Anggota Kopeasi
No. Anggota 1 Cek Daft.Pinj Dana Kop
Anggota
Pinjaman
Persetujuan permohonan 2 Pencairan Dana Pinjaman
Angsuran
Simpanan
Dana Pinjaman Bukti Pinjaman (kwitansi) Dan dana pinjaman
Dana Pinjaman
3 Cetak Bukti Pinjaman Bukti Pembayaran
4 Pembayaran Simp&Angs Pinj Pembayaran
Bukti simp & angs Pinj
Data Angsuran Pinjaman 5 Cetak Bukti Angs Pinj
Transaksi Pembayaran
6 Buat lap. Daft Angs Pinj Kop
Ketua Kopeasi
Data Lap Daft Angs Pinj Koperasi
27
3.2.6
Entity Relationship Diagram No Anggota Nama
No Anggota
Alamat
Tgl Simpan
No Telepon
Simp Pokok
Pekerjaa
Simp Wajib
Tgl Masuk
1
1 Bayar
Anggota 1
1
Angsuran
Pinjam 1
Simpanan
No Anggota Tgl Angsur Angsuran ke
Pinjaman
Angsuran pokok No Anggota Jasa Pinjaman Tgl Pinjam Sisa Pinjaman Jml Pinjaman Keteranga
28
3.2.7
Normalisasi
UNF
INF
2NF / 3NF
No. Anggota
No. Anggota
No. Anggota
Tgl. Masuk
Tgl. Masuk
Tgl. Masuk
Nama
Nama
Nama
Alamat
Alamat
Alamat
No. Tlp
No. Tlp
No. Tlp Pekerjaan
Tgl. Pinjam
Tgl. Pinjam
No. Anggota
Jml. Pinjam
Jml. Pinjam
Tgl. Pinjam
Keperluan
Keperluan
Jml. Pinjam
Tgl. Simpan
Tgl. Simpan
Keterangan
Simp. Pokok
Simp. Pokok
No. Anggota
Simp. Wajib
Simp. Wajib
Tgl. Simpan
Tgl. Angsur
Tgl. Angsur
Simp. Pokok
Angsuran Ke
Angsuran Ke
Simp. Wajib
Angs. Pokok
Angs. Pokok
No. Anggota
Jasa Pinjaman
Jasa pinjaman
Tgl. Angsur
Sisa Pinjaman
Sisa Pinjaman
Angsuran Ke Angs. Pokok Jasa Pinjaman Sisa pinjaman
29
3.2.8 Struktur File Database Struktur file adalah penjelasan tentang data rinci, yang mengangkat tentang No, Nama, Field, File Index, Type Dan Lebar. 1. Nama file
: Anggota.mdb
File Index
: No.Anggota.ndx
Primary Key
: No.Anggota
Secondary key
:-
Panjang Record
: 85 byte
No
Nama Field
Type
1. 2. 3. 4. 5.
No.Anggota Tgl.Masuk Nama Alamat No.Telepon
Char Date Char Char Char
2. Nama file
Lebar
Keterangan
3 10 20 40 12
No.Anggota Tgl.Masuk Anggota Nama Anggota Alamat Anggota Telepon Anggota
: Pinjaman.mdb
File Index
: No.Anggota.ndx
Primary Key
: No.Anggota
Secondary key
:-
Panjang Record
: 36 byte
No
Nama Field
Type
Lebar
Keterangan
1. 2. 3. 4.
N.A Tgl Pinjaman Jml.Pinjam Keterangan
Char Date Num Char
3 10 8 15
No.Anggota Tgl.Pinjam Jumlah Pinjaman Keperluan Pinjam
30
3. Nama file
: Simpanan.mdb
File Index
: No.Anggota.ndx
Primary Key
: No.Anggota
Secondary key
:-
Panjang Record
: 29 byte
No
Nama Field
Type
Lebar
Keterangan
1. 2. 3. 4.
N.A Tgl Simpanan Simpanan Pokok Simpanan Wajib
Char Date Num Num
3 10 8 8
No.Anggota Tgl.Simpan Simpanan Pokok Simpanan Wajib
4. Nama file
: Angsuran.mdb
File Index
: No.Anggota.ndx
Primary Key
: No.Anggota
Secondary key
:-
Panjang Record
: 39 byte
No
Nama Field
Type
Lebar
Keterangan
1. 2. 3. 4. 5. 6.
N.A Tgl Angsur Angsuran ke Angsuran Pokok Jasa Pinjaman Sisa Pinjaman
Char Date Num Num Num Num
3 10 2 8 8 8
No.Anggota Tgl.Angsuran Angsuran Ke Angsuran Pokok Jasa Pinjaman Sisa Pinjaman
31
3.2.9 Rancangan Input c. Menu Utama Input Cetak Bukti Pinjaman (kuitansi pinjaman) Bukti Pembayaran Angsuran (kuitansi angsuran) Daftar Pinjaman Logo Koperasi d. Input Data Anggota` No.Anggota
Tgl.Masuk
Nama Alamat
No.Telepon Simpan
Batal
Hapus
e. Input Data Pinjaman No.Anggota
Tgl Pinjam
Nama Jumlah pinjaman
Dana
Keterangan
Simpan
Batal
Hapus
Cetak
32
3.2.10 Rancangan Output a. Cetak Daftar Pinjaman Tanggal No.Anggota
Nama
Cetak
Tgl.Pinjam
Jumlah.Pinjaman
Batal
b. Laporan Koperasi Tanggal Nama
Cetak
Jml.Pinj
Angsuran Pokok
Batal
Ke
Jasa.Pinj
Sisa.Pinj
Simp.Pokok
Simp.Wajib
33
