BAB II URAIAN TEORITIS. dalam laporan keuangan perusahaan agar target perusahaan dapat tercapai sesuai

15

BAB II URAIAN TEORITIS

A. Penelitian Terdahulu Bangun (2006) melakukan penelitian tentang Pengawasan Intern Atas Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PT. Agrinusa Indojaya Medan tahun 2006. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengawasan intern kas bukan hanya salah satu unsur pokok internal perusahaan tetapi juga merupakan pos yang penting dalam laporan keuangan perusahaan agar target perusahaan dapat tercapai sesuai dengan yang direncanakan. Selain itu dengan adanya pengawasan intern kas pada PT. Agrinusa Indojaya Medan dapat menghindari kemungkinan penyalahgunaan kas dalam perusahaan yang dapat dipergunakan untuk hal-hal yang tidak layak dan tidak tepat. Lumbantobing

(2000)

dengan

judul

“Analisis

Perencanaan

dan

Pengendalian Kas pada PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya Cabang Sumbagut Medan”. Hasil penelitian menunjukkan bahwa perencanaan dan pengendalian kas yang dilaksanakan oleh PT. Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya Cabang Sumbagut Medan sudah cukup efektif meskipun masih terdapat kekurangan dimana tidak adanya suatu bentuk anggaran kas yang jelas dan tidak adanya internal audit dalam perusahaan ini serta belum menunjukkan adanya pemisahan tugas dan wewenang sesuai dengan yang diinginkan dalam menciptakan pengendalian intern atas kas. Nababan (2008) melakukan penelitian tentang Analisa Penerimaan dan Pengeluaran Kas dan Kaitannya dengan Pengawasan Intern pada PT. Golden

8 Universitas Sumatera Utara

16

Dragon Medan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa perencanaan terhadap kas yang disusun sebaiknya dapat diperhitungkan benar-benar oleh bagian seksi anggaran untuk setiap departemen dengan belajar atau melihat dari pengalamanpengalaman tahun sebelumnya agar resiko terhadap selisih anggaran dan realisasi yang terlalu besar dapat dihindari khususnya perencanaan dalam kas perusahaan. Bertolak dari uraian di atas penulis tertarik untuk membahas dan memahami masalah-masalah yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran kas tersebut, penulis ingin membandingkan teori dan prakteknya di perusahaan. Untuk itu penulis memilih judul : “Sistem Pengawasan Intern atas Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PT. Perum Jamkrindo Cabang Medan.”

B. Sistem Pengawasan Intern 1. Pengertian Pengawasan Intern (internal control) Pengawasan intern (intern control) merupakan alat yang dapat membantu pimpinan didalam melakukan fungsinya, sehingga internal control mempunyai peranan yang penting didalam perusahaan. Melalui internal control, pemimpin dapat menilai struktur organisasi yang ada dan kegiatan yang dilakukannya yang keseluruhannya

yang

keseluruhannya

bertujuan

untuk

mencegah

dan

menghindarkan dari kesilapan, kecurangan dan penyelewengan. Secara umum, pengawasan intern (intern control) dapat mempunyai arti sempit dan luas. Dalam arti yang sempit, pengawasan intern merupakan pengecekan, penjumlahan, sedangkan dalam arti luas, pengawasan intern tidak hanya meliputi pengecekan tetapi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan.

Universitas Sumatera Utara

17

Menurut Niswonger, Werren, Reave dan Fess (2000: 183) mendefenisikan pengendalian intern sebagai berikut : “pengendalian intern (intern control) merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktivia dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat dan memastikan bahwa perundangundangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya”. Menurut Wilson dan Champbell (2001: 126) ada tiga tujuan pengendalian yang diterapkan pada transaksi-transaksi yaitu : 1. Otorisasi (wewenang) Apakah transaksi telah diotorisasikan oleh pimpinan? Ini dapat diwujudkan dengan suatu cara umum dengan menetapkan kebijakan-kebijakan yang ada hubungannya, menetapkan batasbatas otorisasi kontrak, batas-batas investasi, daftar-daftar harga standar. 2. Pencatatan Transaksi-transaksi harus dicatat dalam perkiraan yang semestinya, pada waktu yang tepat (dengan cutoff yang tepat), disertai uraian yang wajar. Tidak ada transaksi-transaksiyang fiktif yang akan dicatat, dan hal yang salah satu uraian-uraian yang tidak lengkap harus dihindarkan. 3. Perlindungan Harta fisik berwujud tidak boleh berada di bawah pengawasan/penjagaan dari mereka yang bertanggung jawab untuk fungsi pembukuan yang berhubungan dengan itu. Hak masuk terhadap harta harus dibatasi pada individu-individu tertentu yang telah ditugaskan. 4. Rekonsiliasi Rekonsiliasi secara periodik antara harta fisik dengan catatancatatan atau perkiraan-perkiraan buku besar, harus dilakukan yaitu dengan melakukan rekonsiliasi bank. Barang setengah jadi dengan jumlah persediaan menurut perkiraan buku besar. 5. Penilaian Harus dibuat ketentuan agar memberikan kepastian bahwa seluruh harta telah dinilai dengan selayaknya sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang lazim, dan bahwa penyesuaian-penyesuaian (adjustments) dilakukan adalah sah. Menurut Mulyadi (2001: 164), unsur-unsur pokok yang harus ada dalam sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut :


18

1. Sturuktur organisasi memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, laba, pendapatan, dan biaya. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Defenisi pengawasan intern menurut Harahap (2001: 117) yang berbunyi sebagai berikut : Pengawasan intern mencakup struktur organisasi dan struktur metode serta prosedur yang terkoordinir yang diterapkan oleh perusahaan untuk mengamankan hartanya, mengecek ketelitian dan kepercayaan terhadap data akuntansi, mendorong kegiatan agar efesiensi, dan mengajak untuk mentaati kebijakan perusahaan. Dari defenisi di atas dapat diambil kesimpulan bahwa terdapat dua kata penting yaitu : prosedur yang terkoordinir dan kebijakan perusahaan. Kebijakan adalah pedoman yang dibuat oleh manajemen untuk mencapai tujuan organisasi manajemen puncak suatu perusahaan menentukan kebijakan penentuan harga jual suatu produk, pemberian kredit kepada pelanggan dan kebijakan pembukuan daerah pemasaran baru untuk mencapai tujuan pangsa pasar sebesar persentase tertentu. Prosedur adalah langkah-langkah tertentu yang harus diamati dalam pelaksanaan suatu kebijakan pemberian kredit kepada langganan. Lebih lanjut defenisi pengawasan intern menurut Harahap (2001: 119) dibagi menjadi : a. Internal Accounting Control Meliputi struktur organisasi prosedur dan catatan yang berhubungan dengan usaha untuk menjadi keamanan aktiva dan dipercayai catatan keuangan perusahaan, oleh karenanya sistem control ini disusun sehingga memberi keyakinan bahwa : 1. Transaksi dilaksanakan sesuai dengan peraturan dan otorisasi manajemen. 2. Transaksi dicatat untuk dapat memenuhi tujuan :


19

a). Dapat menyusun laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi yang lazim. b). Dapat mengontrol pertanggungjawaban atas aktiva. c). Penjamahan/pemakaian aktiva hanya dibenarkan dengan persetujuan/otorisasi manajemen. d). Catatan mengenai aktiva tadi dapat dibandingkan dengan aktiva itu secara fisik dalam waktu-waktu tertentu. b. Internal Administrative Control Pengawasan intern administratif tidak hanya terbatas pada struktur organisasi, prosedur, pencatatan yang berhubungan dengan proses pengambilan keputusan untuk melakukan transaksi yang diotorisasi manajemen. Otorisasi ini merupakan fungsi manajemen yang langsung menyangkut tanggung jawab untuk mencapai tujuan perusahaan dan hal ini merupakan awal dalam melaksanakan accounting control atas transaksi perusahaan. Istilah pengawasan digunakan untuk menunjukkan kebijakan dan prosedur. Tujuan adalah hasil akhir suatu kegiatan atau hasil yang dicapai. Bagi perusahaan secara keseluruhan bertujuan memberikan jawaban atas pertanyaan karena perusahaan akan berjalan dimasa depan dan bagaimana perusahaan mencapai tujuan? Mulyadi (2001: 163) mendefenisikan sistem pengendalian intern sebagai berikut : Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dari defenisi di atas sistem pengawasan intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Menurut Mulyadi (2001: 163) dari defenisi diatas, tujuan dari pengawasan intern adalah : a. b. c. d.

Menjaga kekayaan organisasi Mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi Mendorong efisiensi, dan Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen


20

Mulyadi (2001: 164) berpendapat bahwa : menurut tujuannya, sistem pengawasan intern tersebut dapat dibagi menjadi dua yaitu : a. Pengawasan intern akuntansi (internal accounting control). Yaitu merupakan bagian dari sistem pengawasan intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengawasan intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. b. Pengawasan intern administratif (internal administratif control). Pengawasan intern administrasi meliputi struktur organisasi metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efesiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Dari defenisi di atas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem pengawasan intern melibatkan keuangan dan non keuangan. Khususnya tujuan keuangan mungkin memperbaiki arus kas. Demikian juga kebijaksanaan atas penilaian produk, pemberian kredit dan pengarahan pegawai. Prosedur menunjukkan langkah-langkah yang akan diikuti dari sebuah kebijakan yang telah ditetapkan sebelum suatu kegiatan khusus dilakukan. Sekarang ini batas-batas pengawasan akan digunakan dalam menentukan asal dari kebijaksanaan dan prosedur. Dari beberapa defenisi yang dikemukakan oleh para ahli di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa : Sistem pengawasan intern tersebut terdiri dari kebijakan dan prosedur yang konsisten yang memberikan arah atau pedoman dan jaminan untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan. 2. Karakteristik Pengawasan Intern. Karakteristik pengawasan intern ini sebetulnya telah didapati pada sistem pengawasan intern, tetapi karena dipandang penting untuk dikemukakan maka penulis akan membahas lebih tersendiri. Hartadi (2002: 14) mengemukakan ada


21

lima sifat (characteristic) sistem pengendalian intern yang dapat dipercaya (reliable), yaitu: a. Kuantitas karyawan sesuai dengan tanggung jawabnya. b. Rencana organisasi yang memberi pemisahan tanggung jawab fungsi secara layak. c. Sistem pemberian wewenang, tujuan dan tanggung teknik, dan pengawasan yang wajar untuk mengadakan pengendalian atas aktiva, hutang, penghasilan dan biaya. d. Pengendalian terhadap penggunaan aktiva dan dokumen serta formulir yang penting. e. Perbandingan catatan-catatan aktiva dan hutang dengan yang senyatanya ada dan mengadakan tindakan koreksi bila ada perbedaan. Berikut akan dijelaskan lima sifat (characteristic) sistem pengendalian intern tersebut secara satu persatu. a. Kualitas karyawan sesuai dengan tanggung jawabnya. Faktor yang paling sulit dan paling penting dalam pengawasan adalah personil/pegawai yang dapat menunjang suatu sistem dapat berjalan baik. Bagi pandangan Akuntan Publik, ia hanya mempunyai penilaian bahwa karyawan akan dikatakan ideal apabila tingkat kualitas yang dimiliki sesuai dengan tanggung

jawabnya.

Masalah

karyawan

kadang-kadang

menimbulkan

permasalahan dalam pengawasan intern. Tingkat perputaran yang tinggi dalam jabatan akuntansi dan pengendalian adalah tidak berpengalaman. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan kualitas karyawan (Hartadi, 2002: 15) yaitu : 1). Penarikan tenaga kerja; dalam penarikan tenaga kerja, manajemen harus mengusahakan seluas mungkin sumber tenaga kerja dalam hal tenaga kerja tidak dapat ditarik dari dalam perusahaan. Makin luas sumber tenaga kerja akan lebih besar kemungkinannya mendapat calon tenaga kerja yang dikehendaki. 2). Pengembangan mutu karyawan; halini menyangkut usaha-usaha meningkatkan pengetahuan karyawan bekerja lebih keras dan


22

baik, berusaha memiliki tingkat moral yang tinggi dan karenanya akan menghasilkan tugas-tugas yang dikerjakan secara efisien. 3). Pengukuran prestasi kerja; yaitu untuk menilai pelaksanaan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab masing-masing karyawan. b. Rencana organisasi yang memberikan pemisahan tanggung jawab fungsi secara layak. Menurut Hartadi (2002: 18) bahwa : Pemisahan tanggung jawab atau sering juga disebut pembagian tugas. Ada tiga jenis tangung jawab fungsi yang dilaksanakan oleh departemen/bagian atau paling tidak orang yang berlainan, antara lain : 1). Otorisasi untuk melaksanakan transaksi. Otorisasi ini menunjukkan orang yang mempunyai otoritas dan tanggung jawab untuk memulai suatu transaksi. 2). Pencatatan transaksi. Tugas ini menunjukkan tugas atau fungsi pencatatan dan akuntansi. Apabila penerapan EDP (Electronic Data Processing) maka suatu pengawasan tambahan perlu diselenggarakan. 3). Menyimpan aktiva. Tugas ini menunjukkan penyimpanan fisik atau pengawasan fisik secara efektif. Tujuan adanya pemisahan di atas adalah tidak ada seorangpun yang harus mengendalikan dua atau tiga tanggung jawab fungsi. Apabila departemen/bagian atau orang yang berbeda melaksanakan suatu transaksi maka terdapat keuntungan, pertama akan sulit berbuat kecurangan kecuali kerja sama (collusion) dan kedua, dengan adanya koordinasi maka akan terselenggaranya suatu transaksi dikerjakan secara efisien dan terhindar dari kesalahan karena adanya saling cek (cross-check).


23

c. Sistem pemberian wewenang, tujuan dan pengawasan Setiap

manajemen

bertanggung

jawab

untuk

menentukan,

melaksanakan dan memelihara serta meningktakan sistem pengendaliannya. Manajemen harus menentukan ukuran untuk mengakui transaksi dalam sistem akuntansinya dan untuk pengawasan persetujuan transaksi. Suatu sistem pemberian wewenang dapat bersifat umum dan dapat didelegasikan ke tingkat manajemen yang lebih rendah. Tujuan dan teknik paling tidak harus memiliki bagan rekening (chart of accounts) dan dengan penjelasan dan instruksi tertulis tentang klasifikasi transaksi. Perusahaan yang lebih besar akan didapat sistem dokumentasi EDP, dokumentasi program komputer, buku pegangan sistem dan prosedur, kerangka pengolahan transaksi dan berbagai formulir lainnya. Akuntan intern (internal auditor) mempunyai tugas untuk menciptakan, menilai dan menjaga sistem dokumentasi di atas. Pengawasan adalah suatu alat

untuk memonitor dan menjaga

pengendalian berjalan baik. Dengan adanya pengawasan maka kesalahankesalahan dapat ditekan atau dikurangi. Pengawasan dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung. Secara langsung pengawasan dilakukan pada saat suatu sistem sedang berjalan. Sedangkan pengawasan tidak langsung dapat dilakukan melalui laporan-laporan yang telah dibuat atau dihasilkan. d. Pengendalian terhadap penggunaan aktiva dan dokumen serta formulir Pengendalian fisik atau aktiva, catatan dan dokumen lainnya harus dibatasi kepada orang-orang tertentu saja (yang diberi wewenang). Aktiva seperti persediaan dan surat berharga harus disimpan secara baik dan


24

dihindarkan dari orang yang tidak berwenang menanganinya. Demikian juga untuk catatan-catatan biaya dan piutang harus dihindarkan dari orang yang mempunyai tanggung jawab pada catatan di atas. Formulir-formulir yang sangat penting untuk pekerjaan akuntansi dan pengawasan harus disimpan secara baik pula. Tujuan fisik mempunyai tujuan menghindari dari kesalahan dan ketidakberesan dari orang-orang yang tidak bertanggung jawab. e. Perbandingan secara periodik Perbandingan adalah suatu alat untuk pengawasan. Manajemen harus mengadakan perbandingan secara periodik dengan bukti yang harus tentang adanya penilaian bahwa transaksi telah dicatat. Akuntansi intern dapat melaksanakan pekerjaan ini. Perbandingan secara periodik dapat meliputi perbandingan

fisik saldo kas, dan Rekonsiliasi Bank, perhitungan fisik

berharga, konfirmasi saldo piutang dan hutang dan teknik-teknik lainnya yang dilakukan untuk menentukan apakah catatan akuntansi sesuai dengan keadaan sebenarnya. 3. Unsur-Unsur Sistem Pengawasan Intern Unsur struktur internal control pada dasarnya adalah bagian-bagian yang dibentuk untuk mencapai tujuan pengwasan intern (intern control) yaitu menjaga kekayaan, menjamin ketelitian keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi serta dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Mulyadi (2001: 70) unsur sistem internal control terdiri dari lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, prosedur pengendalian. 1. Lingkungan pengendalian. Lingkugan pengendalian harus mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan pengelola perusahaan mengenai pentingnya internal control yang harus diterapkan dalam perusahaannya. Dalam


25

hal ini manajemen harus menetapkan suatu perencanaan yang matang tentang kebijakan dan prosedur yang harus dilaksanakan dalam melaksanakan transaksi. a. Falsafah manajemen dan gaya operasinya. b. Struktur organisasi satuan usaha. c. Berfungsinya dewan komisaris dan komite-komite yang dibentuk. d. Metode pemberian wewenang dan bertanggung jawab. e. Metode pengendalian manajemen dalam memantau dan menindak lanjuti kinerja, termasuk audit intern. f. Kebijakan dan praktek personalia. g. Berbagai faktor intern yang mempengaruhi operasi dan praktek satuan usaha, seperti pemeriksaan yang dilakukan oleh badan legislative dan lembaga pemerintah. 2. Sistem Akuntansi Sistem akuntansi diciptakan untuk mengidentifikasi, merakit, menggolongkan, menganalisis, mencatat dan melaporkan suatu kesatuan usaha serta penyelenggaraan pertanggung jawaban kekayaan dan hutang satu kesatuan usaha tersebut. Sistem akuntansi yang efektif dapat memberikan jaminan yang memadai bahwa : a. Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang sah. b. Menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rinci sehingga memungkinkan pengelompokkan transaksi secara semestinya untuk melaporkan keuangan. c. Mengukur nilai transaksi dengan cara memungkinkan pencatatan nilai keuangan yang layak dalam laporan keuangan. d. Menentukan periode terjadinya transaksi untuk memungkinkan pencatatan transaksi pada periode akuntansi yang semestinya. e. Menyajikan dengan semestinya transaksi dan pengungkapan dalam laporan keuangan. 3. Prosedur pengendalian. Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu suatu usaha akan dicapai. Prosedur pengendalian mempunyai beberapa tujuan yang diterapkan pada berbagai tingkatan beberapa tujuan yang diterapkan pada berbagai tingkatan organisasi dn pemrosesan data. Prosedur pengendalian dapat juga diintegrasikan dalam komponen tertentu lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi. Secara umum prosedur pengendalian dapat dikelompokkan sebagai berikut : a. Otorisasi yang semestinya atas transaksi dan kegiatan. b. Pemisahan fungsi yang dapat melakukan dan sekaligus menutupi kekeliruan atau ketidakberesan dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari.


26

c. Perencanaan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu pencatatan secara semestinya transaksi dan peristiwa. d. Pengamanan yang cukup atas akses dan penggunaan aktiva perusahaan dan catatan, misalnya penetapan fasilitas yang dilindungi dan otorisasi untuk akses terprogram dan arsip data komputer. e. Pengecekan secara independent atas pelaksanaan dan penilaian yang semestinya atas jumlah yang dicatat. Misalnya mengecek atas pekerjaan klerikal, rekonsiliasi, pembandingan aktiva yang ada dengan pertanggungjawaban yang tercatat, pengawasan dengan menggunakan program komputer dan lain-lain. Sistem pengawasan intern merupakan suatu sistem pengendalian yang terdiri dari berbagai unsur yaitu meliputi struktur organisasi, semua metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi dan catatan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen. Menurut Mulyadi dan Puradiredja (2003: 171) memberikan suatu defenisi mengenai sistem pengawasan intern yaitu : Sistem pengawasan intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang tiga golongan tujuan berikut ini : 1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 3. Efektifitas dan efisiensi operasi. Sedangkan menurut Hall (2001: 150) sistem internal kontrol merangkum kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan organisasi untuk mencapai empat tujuan utama, yaitu : 1. Untuk menjaga aktiva perusahaan. 2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi. 3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan. 4. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan manajemen


27

Dari konsep di atas terdapat beberapa asumsi yang mengarah pada sistem pengawasan intern yaitu : a. Tanggung jawab manajemen yang membentuk dan memelihara suatu sistem internal control b. Kepastian yang masuk akal harus memberikan kepastian dimana tempat keempat tujuan internal control diatas dapat dipenuhi c. Metode pemerosesan data harus mencapai tujuan sistem internal control tanpa memperhitungkan metode pemerosesan data yang digunakan namun harus bervariasi sejalan dengan teknologi yang sedang berkembang. d. Keterbatasan didalam sistem internal control memiliki efektivitas yang terbatas dalam hal ini termasuk kemungkinan adanya kesalahan (tidak ada sistem yang sempurna) Hall (2001: 155) membagi unsur sistem pengawasan intern kedalam lima komponen yaitu : a. b. c. d. e.

Lingkungan kontrol Penilaian resiko Informasi dan komunikasi Pengawasan Kegiatan kontrol

Berikut akan dijelaskan kelima komponen sistem pengawasan intern tersebut satu persatu. 1. Lingkungan control Lingkungan control adalah pondasi dari keempat komponen internal control lainnya. Lingkungan ini menerapkan suasana organisasi dan mempengaruhi kesadaran control dari para manajemen dan pegawainya.


28

2. Penilaian resiko Penilaian resiko harus dilakukan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengatur resiko-resiko yang relevan dengan pelaporan keuangan. 3. Informasi dan komunikasi Sistem informasi akuntansi terdiri atas catatan-catatan dan metode yang digunakan untuk memulai, mengidentifikasi, menganalisis dan mencatat transaksi organisasi serta untuk memperhitungkan aktiva dan kewajiban terkait. Kualitas

informasi yang

dihasilkan akan mempengaruhi kemampuan

manajemen melakukan tindakan dan membuat keputusan yang berkaitan dengan operasi organisasi serta untuk menyiapkan laporan keuangan yang dapat diandalkan. 4. Pengawasan Pengawasan adalah proses dimana kualitas desain control internal dan operasinya dapat dinilai. Hal ini dapat dicapai dengan prosedur yang terpisah atau dengan kegiatan yang berkelanjutan. 5. Kegiatan Control Kegiatan Control adalah kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang benar diambil untuk menghadapi resiko organisasi yang diidentifikasi. Kegiatan-kegiatan control dapat dikelompokkan menjadi dua kategori : control computer dan control fisik.


29

C. Kas 1. Pengertian Kas Istilah kas dalam pengertian sehari-hari dapat disamakan dengan uang kontan atau uang tunai yang dapat dijadikan alat pembayaran yang sah. Dalam arti sebenarnya kas mencakup hal yang lebih luas apabila memenuhi kriteria yaitu : a. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah b. Dapat digunakan setiap saat bila dibutuhkan c. Penggunaannya bersifat bebas d. Digunakan sesuai dengan nilai nominal pada waktu digunakan Kas menjadi begitu penting bagi perorangan, perusahaan bahkan pemerintah yang harus mempertahankan tingkat likuiditas yang memadai untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar aktivitas yang bersangkutan dapat terus berjalan. Pada setiap transaksi usaha, kas secara langsung atau tidak langsung terlibat didalam perusahaan. Penyajian kas dalam neraca lazimnya disajikan pada urutan pertama aktiva karena kas merupakan aktiva yang paling likuid (lancar). Beberapa istilah yang mengidentifikasikan kas yaitu : Menurut Kieso & Weygandt (2002: 402) Kas, harta yang paling likuid adalah media pertukaran baku dan dasar bagi pengukuran akuntansi untuk semua pos lainnya, kas umumnya diklasifikasikan sebagai harta lancar. Agar dapat dilaporkan sebagai kas, pos bersangkutan harus siap tersedia untuk pembayaran kewajiban lancar, dan harus bebas dari setiap ikatan kontraktual yang membatasi penggunaannya dalam pemenuhan hutang.


30

Selanjutnya Harahap (2001: 258) mendefenisikan “Kas adalah uang dan surat berharga lainnya yang dapat diuangkan setiap saat serta surat berharga lainnya yang sangat lancar “. Kas merupakan alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang. Kas terdiri dari uang kertas, uang logam, cek yang belum disetorkan, simpanan dalam bentuk giro atau bilyet, travelle’s checks, cashier’s checks, bank draft dan money order. Dari defenisi tersebut terkandung makna bahwa kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah dan hampir setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. 2. Unsur-unsur Kas Adapun yang termasuk kedalam unsur-unsur kas adalah yaitu : a. Kas di perusahaan (cash on hand). Kas yang ada dalam perusahaan dapat meliputi dana kas kecil (petty cash), dana penukaran (change funds), dan dana lain yang digunakan dan tak segera dibelanjakan secara teratur, serta pos-pos seperti cek-cek pribadi, cek perjalanan, cek kasir, wesel bank, dan pos wesel. Dapat diterimanya sebagai setoran dengan nilai yang tercantum merupakan suatu pengujian yang memuaskan dalam pengklasifikasian pos-pos yang ditemukan dilaci kas sebagai kas, misalnya : 1) Uang tunai : meliputi uang logam dan uang kertas termasuk didalamnya uang tunai yang ada pada pemegang dana kas kecil.


31

2) Cek yang diterima sebagai alat pembayaran dari pihak lain tapi oleh perusahaan belum diuangkan atau disetor sebagai rekening giro di bank. b. Kas di bank (cash in bank). Kas dibank adalah semua saldo rekening koran/rekening giro bank yang dimiliki oleh perusahaan dan dapat digunakan setiap saat sebagai alat pembayaran dengan menggunakan cek. Namun, kita juga harus mengetahui bahwa didalam pengelolaan kas yang baik, setiap pengeluaran dalam jumlah relatif besar harus selalu dilakukan dengan cek dan penerimaan harus segera atau langsung dikirim ke bank. Dan pihak perusahaan setiap bulannya atau setiap dikehendaki akan memperoleh laporan aliran kasnya yang ada di bank. Selain itu ada juga kas yang terikat penggunaannya karena perjanjian yang harus dinyatakan dan dilaporkan secara terpisah. Kas yang terikat dapat dilaporkan sebagi pos lancar atau tidak lancar. Beberapa elemen yang dapat disetarakan dengan kas, yaitu : 1) Pos wesel 2) Bukti kiriman uang 3)

Bank draft

4) Deposito berjangka 5) Money order Sedangkan elemen yang tidak termasuk kedalam kas adalah :


32

a. Dana yang disisihkan untuk tujuan tertentu Didalam perusahaan bisa terdapat yang dibatasi penggunaanya untuk tujuan tertentu, seperti untuk pelunasan hutang jangka pendek, untuk ekspansi atau untuk pembayaran deviden. b. Benda-benda pos Benda-benda pos ini seringkali di dalam praktek dimasukkan sebagai elemen kas. Hal ini tidak benar karena prangko dan materai tidak dapat digunakan sebagai alat pembayaran dan benda-benda pos ini termasuk dalam perlengkapan kantor. c. Cek mundur Cek ini termasuk dalam piutang. d. Cek tidak cukup dana Cek yang diterima oleh perusahaan dari pihak lain dapat merupakan cek tidak cukup bahkan mungkin merupakan cek yang tidak cukup dana, sehingga cek tersebut tidak dapat diuangkan atau disetor kedalam rekening giro bank. e. Deposito luar negeri yang dibatasi penggunaannya adalah termasuk piutang

D. Sistem Pengawasan Intern Penerimaan Kas Melihat dari sifatnya yang sangat mudah untuk dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan pemiliknya, maka kas mudah digelapkan. Oleh karena itu perlu diadakan pengendalian yang ketat terhadap kas. Disinilah diperlukan suatu sistem pengawasan intern (internal Control) terhadap kas


33

akan memisahkan fungsi-fungsi penyimpanan, pelaksana dan pencatatan. Tanpa adanya pemisahan fungsi diatas, maka akan mudah menggelapkan kas. Menurut Simamora (2000: 211) “Sistem pengendalian kas (cash control system) adalah prosedur yang dianut untuk menjaga dana kas perusahaan”. Sistem ini membentuk pengendalian internal yang memadai terhadap kas. Sistem pengendalian kas yang kuat merupakan esensial karena kas merupakan aset yang dapat dengan mudah ditukar menjadi jenis aktiva lainnya; kas paling mudah disembunyikan dan dipindahkan. Karena karakteristik tersebut, kas merupakan aktiva yang paling rawan terhadap penyalahgunaan. Selain itu karena volume transaksi kas yang besar, bermacam-macam kesalahan dapat terjadi dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi-transaksi kas tersebut. Selanjutnya menurut Baridwan (2002: 87) terdapat beberapa prosedur pengawasan kas yang dapat digunakan yaitu : 1. Prosedur penerimaan uang terdiri dari : a. Harus ditunjuk dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetor ke bank. b. Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas. c. Diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan kas. Selain itu setiap hari harus dibuat laporan kas. 2. Prosedur pengeluaran uang terdiri dari : a. Semua pengeluaran uang yang menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran kecil dibayar dengan kas kecil. b. Dibentuk kas kecil yang diawasi dengan ketat c. Penulisan cek hanya dilakukan apabila didukung buktibukti (dokumen-dokumen) yang lengkap atau dengan kata lain digunakan sistem voucher. d. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat pengeluaran kas.


34

e. Diadakan pemeriksaan intern dengan jangka waktu yang tidak tentu. f. Diharuskan membuat laporan kas harian. Sistem pengawasan yang baik biasanya mensyaratkan agar kas yang diterima, disimpan disetorkan secara langsung oleh pejabat keuangan atau kasir, sementara pencatatan yang berkaitan dengan setoran ke bank dilaksanakan secara langsung oleh bagian akuntansi. Untuk mengurangi kerugian-kerugian yang diakibatkan oleh kesalahan yang disengaja ataupun yang tidak disengaja terhadap harta kekayaan perusahaan, maka diciptakan suatu sistem pengawasan yang disebut pengawasan intern (intern control). Pelaksanaan sistem pengawasan intern kas untuk penerimaan kas harus menghasilkan jaminan semua penerimaannya kas dicatat tepat waktu dan cermat. Uang kas yang dicuri sebelum penerimaannya dicatat lebih sukar dilacak dari pada yang penerimaannya sudah dicatat, lalu dicuri dan catatannya digelapkan. Menurut Holmes dan Burns (2004: 166) memberikan beberapa hal yang berkaitan dalam pengawasan intern penerimaan kas yaitu : 1. Penerimaan kas Melalui Pos Kasir tidak boleh membuka surat-surat yang masuk, karena hal itu akan memberikan peluang untuk menyelewengkan penerimaan uang dan memalsukan pencatatan. Surat-surat tersebut harus dibuka oleh seorang yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan kasir, yang tidak berurusan dengan catatan akuntansi yang formal atau dengan dana kas. 2. Tempat Kliring Kas Pada umumnya semua penerimaan kas harus dikliring melalui satu tempat di suatu organisasi. Jika ada kantor cabang yang menerima pembayaran dari luar, maka uang cek itu dapat disetor secara lokal oleh cabang itu, kemudian melaporkan penyetoran beserta buktibuktinya itu kekantor pusat. 3. Pemisahan Penerimaan dan Pencatatan Kas Jika ada dua orang atau lebih yang melakukan tugas-tugas yang berbeda menyangkut penerimaan kas dan catatan akuntansinya, maka kemungkinan pencurian akan berkurang. Orang yang


35

menerima uang kas tidak boleh berurusan dengan catatan akuntansi baik catatan harian maupun catatan pengendali. 4. Setoran Seutuhnya Kas yang diterima harus disetorkan seutuhnya ke bank dan tepat waktu. Pembayaran harus dilakukan dengan cek atau dari dana khusus yang memang sudah disediakan, dan tidak boleh dari uang penerimaan yang belum disetor ke bank. 5. Intruksi Kepada Pelanggan dan Kepada Bank Faktur penjualan dan laporan kepada pelanggan harus menunjukan dengan jelas atas perintah siapa cek-cek harus dibayar, tak dapat dibayarkan atas perintah “Tunai”, “atas bawa” Bank Deposito harus diinstruksikan secara tertulis pada perseroan harus dengan otorisasi dari dewan komisaris untuk mengaksep cek dan bendabenda kas lainnya. Suatu teknik akuntansi untuk menghindari terjadinya perbuatan curang yang biasanya terjadi karena kelalaian atau persekongkolan dengan melakukan internal chek yaitu suatu teknik akuntansi untuk membuktikan keselamatan data akuntansi melalui perbandingan antara hasil kerja dua orang atau lebih mengenai suatu transaksi yang sama namun tidak mempengaruhi karena mereka bekerja secara bebas satu sama lain. Bentuk kecurangan yang sering terjadi melalui penerimaan kas yaitu : a.

Pencurian uang kas dari hasil penjualan tunai dengan tidak memasukkan penjualan itu kedalam register kas atau pun membuat faktur penjualan.

b. Tidak mencatat penerimaan uang kas dari pelanggan tertentu dan memasukkan uang yang diterima tersebut kedalam sakunya sendiri (lapping). c.

Mengurangi uang tunai dari penjualan tunai atau penagihan piutang dagang.

d. Menilai potongan harga penjualan selalu besar. e.

Mendebet perkiraan bukan kas pada saat penerimaan uang kas.

f.

Menghapus suatu perkiraan yang baik dengan menganggapnya seolah-olah tidak dapat ditagih.


36

g. Menggelapkan penerimaan uang dari suatu perkiraan yang dulunya benarbenar dianggap tidak dapat ditagih. h. Membuat suatu perkiraan fiktif dipembukuan dan mendebet perkiraan tersebut untuk penjualan kepada seseorang pelanggan sungguhan. i.

Membebankan terlalu rendah seorang pelanggan dalam catatan. Untuk lebih jelasnya pada halaman berikut dapat dilihat flow chart dari

sistem pengawasan intern penerimaan kas.


1

Faktur penjualan

1

Mengisi faktur penjualan

Menerima orde r dari pembeli

Mulai

2

3

2

4

N

B/L

Bagian Order Penjualan

4

3

Kartu Gudang

3

F aktur 3 P enjualan

Menyiap kan barang

Faktur 3 Penjualan

2

Bagian Gudang

B/L

5

2

3

N Bersama barang

4


3

Dise rahkan kepada Pengir im

1

Mem ba ndin gkan FP 1 dan 2



2

Faktur pe njuala n

Bersama barang


1

Bagian Pengiriman

A

Pada saat diterima cek

Jurna l penerimaan kas

2 Bukti se tor bank

FP

6

Selesai

T

2

Bagian Jurnal

Gambar 1 : Bagan Arus Sistem Pengawasan Intern Penerimaan Kas Sumber : Mulyadi (2004:480)

Jurnal Penjualan


5

Bagian Kasa

37


38

E. Sistem Pengawasan Intern Pengeluaran Kas Dalam hal pengeluaran kas, selalu terbuka kesempatan untuk berbuat curang yaitu dengan cara menggunakan dan secara tidak wajar atau tidak benar. Untuk itu pengeluaran kas harus dikelola dengan baik agar dapat terjadinya

penyelewengan

atau

kecurangan

terhadap

kas

dihindari

yang

dapat

mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Adapun beberapa bentuk kecurangan yang sering dilakukan dalam pengeluaran kas adalah sebagai berikut : a. Menyiapkan bukti voucher palsu atau

mengajukan voucher untuk

mendapatkan pembayaran dua kali. b. Chek kitting dilakukan untuk menutupi pemakaian kas perusahaan dengan cara melakukan transfer rekening dari bank satu ke rekening bank yang dananya digelapkan pada saat bank-bank menyiapkan pembuatan rekening koran bank. c. Mencantumkan jumlah total yang tidak benar dalam buku kas. d. Menaikan jumlah cek setelah ditanda tangani e. Mencantumkan potongan harga dengan jumlah yang lebih rendah dari pada yang sebenarnya. f. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh yang berhak. g. Mengubah bentuk atau voucher pengeluaran kas kecil. h. Memalsukan cek dan memusnahkannya pada saat telah diterima dari bank, menggantikannya dengan cek lain yang dibatalkan atau dengan nota pembebanan.


39

Berdasarkan hal diatas maka sebaiknya pengeluaran kas dilakukan menggunakan sistem voucher, kas kecil untuk pembayaran yang jumlahnya relatif kecil, adanya pemisahan tugas dalam penyetujuan pembayaran faktur, pencatatan utang dagang, penyiapan cek dan pengendalian cek. Menurut Arthur W. Holmes dan David C. Burns (2004: 168) masalah yang terkait dalam pengeluaran kas yaitu : a. Kas Kecil Pembayaran kas kecil hendaknya dibatasi hanya untuk jumlahjumlah yang kecil saja. Semua voucher (bukti) kas kecil, baik yang sudah maupun yang belum terpakai harus terkendali. b. Bank Untuk membayar perkiraan komersil, bank harus diberi daftar otorisasi yang dikeluarkan oleh dewan komisaris, dimana tercantum nama orang-orang yang berwenang menandatangani cek dengan contoh tanda tangan mereka. c. Voucher dan bukti lain. Yang menjadi dasar pembuatan cek haruslah voucher yang sudah diotorisasi dan disetujui dengan benar. Apabila sudah dibayar harus dikendalikan sedemikian rupa sehingga tidak mungin disodorkan sekali lagi untuk meminta pembayaran, pengendalian ini akan efektif jika vouchernya distempel. d. Cek Orang yang membayar cek tidak boleh berhubungan dengan penyimpanan atau penyetujuan voucher yang menjadi dasar pembuat cek. Oleh sebab itu suatu sistem pengawasan intern sedapat mungkin harus dapat mencegah atau memperkecil terjadinya penyelewengan atau kecurangan. Waalaupun demikian tidak ada satu jaminan dengan adanya sistem pengawasan intern penyelewengan atau kecurangan dapat dihilangkan sama sekali, sebab kecurangan yang dilakukan dengan persekongkolan umumnya sulit diketahui. Pengawasan atas kas perusahaan sebaiknya harus ada pemisahan antara fungsi pengelolaan kas dan fungsi pencatatan kas. Apabila kedua wewenang dan tanggung jawab ini dipegang oleh orang yang sama, hal ini akan mengakibatkan


40

perusahaan rawan terhadaap penyelewengan, kecurangan serta manipulasi kas atau pemalsuan catatan kas. Teknik pengawasan intern yang umumnya digunakan oleh perusahaan dalam operasional terdiri dari : a. Penetapan tanggung jawab secara khusus dalam pengelolaan penerimaan kas Tanggungjawab untuk menangani penerimaan kas dilimpahkan secara khusus

kepada

penyelewengan

orang

tertentu.

terhadap

kas,

Hal maka

ini dimaksudkan dapat

bila

dipertanyakan

terjadi dan

diidentifikasikan langsung kepada pemegang kas yang bersangkutan, b. Pemisahan pengelolaan dan pencatatan penerimaan kas Sistem pengawasan yang baik biasanya mensyaratkan agar kas yang diterima dapat disimpan dan disetorkan secara langsung oleh pejabat keuangan atau kasir, sementaara pencatatan yang berkaitan dengan setoransetoran ke bank dilaksanakan secarra langsung oleh bagian akuntansi. c.

Menyetorkan ke bank setiap hari uang kas yang diterima Penyetoran ke bank setiap hari uang kas yang diteerima selain dapat menghindari bertumpuknya uang kas dalam perusahaan, juga dapat menghindari terjadinya pencurian sehingga perlu dilindungi, penyetoran ke bank setiap hari seluruh uang kas akan membawa akibat diperlukannya prosedur akuntansi bgi peusahaan, yaitu : 1. Rekonsiliasi Bank Laporan rekonsiliasi bank dibuat untuk mengucapkan perbedaan saldo kas dibank dan saldo kas diperusahaan. Laporan rekonsiliasi bank harus disusun oleh seseorang yang tidak melaksanakan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas. Adapun faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya


41

perbedaan antara saldo kas dibank dengan saldo kas diperusahaan adalah sebagai berikut : a. Cek masih beredar (outstanding check) b. Cek tidak cukup dana (not sufficient check) c. Penagihan oleh bank (collection by bank) d. Setoran dalam perjalanan (deposit in transit) e. Biaya-biaya bank (bank service charges) f. Jasa giro (interest income) g. Kesalahan (errors) 2. Dana kas kecil Untuk pengawasan intern kas yang efektif, maka sebaiknya perusahaan dalam melakukan pembayaran harus melalui bank dengan mengeluarkan cek. Namun hal ini akan menimbulkan kesulitan dalam melakukan pembayaran yang jumlahnya relatif kecil. Untuk mengatasi hal ini maka perlu dibuat suatu dana kas kecil di perusahaan. Ada dua metode untuk menggunakan kas kecil, yaitu : a. Metode dana tetap Metode ini melakukan pencatatan pada saat pengisian dana kas kecil, atau tiap pengeluaran tidak perlu dicatat tetapi petugas kas kecil cukup menyimpan dan mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran saja. Lalu pengisian dana kas kecil jumlahnya sebesar pengeluaran yang telah ada dengan pada akhir periode.


42

b. Metode dana berubah-ubah Adalah metode yang mencatat setiap pengeluaran ke dalam perkiraan dana kas kecil sebagai jurnal khusus, sehingga dana kas kecil senantiasa berfluktuasi atau berubah-ubah sesuai dengan transaksi yang terjadi. Kemudian pada saat penutupan buku tidak perlu mengadakan penyesuaian, karena semua pengeluaran telah dicatat langsung dalam perkiraan dana kas kecil. Dilihat dari segi pengawasan intern, imprest fund method lebih baik digunakan dengan alasan sebagai berikut : a. Adanya pemeriksaan atas bukti-bukti pengeluaran kas kecil oleh pejabat yang berwenang sebelum kas kecil itu diisi kembali. Ini berarti bahwa kas kecil paling tidak diperiksa setiap kali kas tersebut diisi kembali. b. Jumlah uang tunai ditambah dengan bukti-bukti kas kecil harus sama dengan jumlah dana kas kecil menurut buku besar. Sifat ini memungkinkan dilakukannya perhitungan kas kecil dengan mudah setiap saat. c. Pemeriksaan oleh internal auditor Pemeriksaan oleh internal auditor secara kontinue dan mendadak merupakan suatu bagian dari sistem pengawasan intern kas. Internal auditor memeriksa pembukuan yang dilakukan dan meneliti kegiatankegiatan pekerjaan yang menangani kas perusahaan.


43

Ada beberapa tujuan dilaksanakan pengawasan intern oleh pihak manajemen perusahaan. Menurut Mulyadi (2002: 68) mengatakan bahwa tujuan pokok diadakan pengawasan intern adalah sebagai berikut :

1) Menjaga kekayaan dan catatan organisasi 2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3) Mendorong efisiesi, dan 4) Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen Untuk lebih jelasnya pada halaman berikut dapat dilihat flow chart dari sistem pengawasan intern pengeluaran kas.


44

Klaim&Subroga i

Kasir Voucher pembayaran

Keypunch dan verifikasi

Bag. Adm & Keu.

Bag. Accounting

Total tumpukan

Vouchervoucher b

Total tumpuk Total tumpuk

Sortir

Pembandingan File induk rekanan yang di-

File pembayaran yang ditangguhkan

Tanggal cut-off

Program Penggabun g

Program pembayara n jatuh Program cek dan ikhtisar

Ikhtisar penerimaan

Rincian voucer pembayara

Perkecualia n

Rincian voucher pembayaran

File akumulas i penangguhan pembayaran

Gambar 3 Sumber

Penyimpangan

Program Edit

Register pembayaran

File pem bayaran yang ditangguhkan

File pembayaran jatuh tem po yang ditangguh kan

Voucher

Buku penerimaan kas

: Bagan Arus Sistem Pengawasan Intern Penerimaan Kas : Perum Jamkrindo Cabang Medan


BAB II URAIAN TEORITIS. dalam laporan keuangan perusahaan agar target perusahaan dapat tercapai sesuai

Recommend Documents