BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem dan Prosedur Akuntansi. dipahami terlebih dahulu mengenai pengertian sistem dan prosedur

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1.

Sistem dan Prosedur Akuntansi

2.1.1. Pengertian Sistem dan Prosedur Akuntansi Sebelum kita membahas lebih jauh mengenai sistem akuntansi, perlu dipahami terlebih dahulu mengenai pengertian sistem dan prosedur. Sistem secara umum merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit yang berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan bersama yang sama. Dalam suatu organisasi, unit-unit atau bagian-bagian yang berkaitan secara fungsional adalah suatu kelompok kegiatan administrasi yang berhubungan erat yang merupakan suatu fungsi dari suatu sistem. Ada beberapa definisi mengenai sistem dan prosedur. Berikut ini disajikan definisi mengenai sistem dan prosedur. Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem juga dapat dikatakan sebagai suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2001:2,5). Sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan

yang

dibutuhkan

oleh

manajemen

pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001:3).

8

guna

memudahkan

9

Pendapat lain menyatakan bahwa sistem akuntansi adalah formulirformulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi (Stettler dalam Baridwan, 1998:4). Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang (Mulyadi, 2001:5). Sedangkan pernyataan lain menyebutkan bahwa prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi (Cole dalam Baridwan, 1998:3). Berdasarkan definisi-definisi mengenai sistem dan prosedur di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan dimana prosedur itu sendiri merupakan suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical) yang terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan,

menghitung,

memberi

kode,

mendaftar,

memilih,

10

memindah serta membandingkan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar. 2.1.2. Elemen-elemen Sistem Akuntansi Sistem akuntansi terdiri dari beberapa sub sistem yang saling berkaitan, atau dapat juga terdiri dari prosedur-prosedur yang berhubungan (Baridwan,

1998:5).

Sedangkan

elemen-elemen

sistem

akuntansi

(Gillespie dalam Baridwan, 1998:5) terdiri dari : a. Sistem Akuntansi Utama 1. Klasifikasi rekening, riel dan nominal 2. Buku besar (umum dan pembantu) 3. Jurnal 4. Buku transaksi b. Sistem Penjualan dan Penerimaan Uang 1. Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur 2. Distribusi penjualan 3. Hutang 4. Penerimaan uang dan pengawasan kredit c. Sistem Pembelian dan Pengeluaran Uang 1. Order pembelian dan laporan penerimaan barang 2. Distribusi pembelian dan biaya 3. Hutang (voucher) 4. Prosedur pengeluaran uang d. Sistem pencatatan Waktu dan Penggajian

11

1. Personalia 2. Pencatatan waktu 3. Penggajian 4. Distribusi gaji dan upah e. Sistem Produksi dan Biaya Produksi 1. Order produksi 2. Pengawasan persediaan 3. Akuntansi biaya Berdasarkan uraian tersebut maka dapat dikatakan bahwa elemenelemen sistem akuntansi terdiri dari sistem akuntansi pokok yang meliputi klasifikasi rekening, buku besar, jurnal dan bukti transaksi; sistem penjualan dan penerimaan uang yang meliputi order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur, distribusi penjualan, piutang, penerimaan uang dan pengawasan kredit; sistem pembelian dan pengeluaran uang yang meliputi order pembelian dan laporan penerimaan barang, distribusi pembelian dan biaya, utang dan prosedur pengeluaran uang; sistem pencatatan waktu dan penggajian yang meliputi personalia, pencatatan waktu, penggajian, serta distribusi dan upah; elemen akuntansi yang terakhir adalah sistem produksi dan biaya produksi yang meliputi order produksi dan pengawasan persediaan. 2.1.3. Unsur-unsur Sistem Akuntansi Sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsur, yaitu :

12

2.1.3.1. Klasifikasi Rekening Klasifikasi rekening adalah penggolongan rekening-rekening ini terdiri dari rekening neraca (riel) dan rekening rugi-laba (nominal). Daftar dari rekening-rekening yang digunakan beserta dengan nomor kodenya disebut kerangka rekening (Baridwan, 1998:6) Adapun langkah-langkah dalam penyusunan klasifikasi rekening berdasarkan susunan laporan keuangan (Baridwan, 1998:28-29) adalah sebagai berikut : 1) Rekening-rekening buku besar dibagi dalam dua kelompok, yaitu rekening-rekening neraca dan rekening-rekening rugi-laba (nominal). 2) Rekening-rekening neraca dibagi menjadi kelompok-kelompok yang sifatnya berbeda seperti aktiva, utang dan modal. 3) Masing-masing kelompok seperti nomor dua di atas dibagi lagi menjadi golongan sebagai berikut : Aktiva : Aktiva lancar Investasi jangka panjang Aktiva tetap berwujud Aktiva tetap tidak berwujud Utang : Utang jangka panjang Utang jangka pendek Modal :

13

Modal disetor Modal lain-lain 4) Golongan-golongan yang ada diperinci lagi mungkin dalam bentuk sub golongan atau langsung ke rekeningnya. 5) Rekening rugi-laba dibagi-bagi menjadi kelompok-kelompok yang sejenis, seperti : hasil penjualan, harga pokok penjualan, pendapatan dan biaya di luar usaha. 6) Masing-masing kelompok bisa dibagi lagi menjadi golongan atau bisa langsung ke rekeningnya. 7) Memberikan nomor kode kepada masing-masing rekening dalam klasifikasi. Jadi klasifikasi rekening merupakan penggolongan rekeningrekening yang digunakan dalam sistem akuntansi yang terdiri dari rekening neraca dan rekening rugi-laba. Sedangkan langkah-langkah dalam penyusunan klasifikasi rekening berdasarkaan susunan laporan keuangan adalah dengan membagi rekening buku besar dalam rekening neraca dan rekening rugi-laba; membagi rekening neraca menjadi kelompok-kelompok yang sifatnya berbeda setiap aktiva, utang dan modal. Masing-masing kelompok yang sifatnya berbeda tersebut dibagi lagi menjadi golongan aktiva, utang dan modal; golongan yang ada diperinci lagi mungkin dalam bentuk sub golongan atau langsung ke rekeningnya; rekening rugi-laba dibagi menjadi kelompok yang sejenis; tiap kelompok dibagi lagi menjadi golongan atau langsung ke

14

rekeningnya; yang terakhir adalah memberikan nomor kode pada masing-masing rekening dalam klasifikasi. 2.1.3.2. Kode Rekening Kode

rekening

adalah

suatu

kerangka

(framework)

yang

menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi jarak terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Kode ini memudahkan identifikasi dan pembedaan elemen-elemen yang ada di dalam suatu klasifikasi (Mulyadi, 2001:127). Dalam sistem pengolahan data akuntansi, kode mempunyai beberapa tujuan, yaitu mengidentifikasi data akuntansi secara unik, meringkas data, mengklasifikasi rekening atau data, dan menyampaikan makna tertentu. Dalam

merencanakan

kode,

penyusunan

sistem

perlu

memperhatikan berbagai hal agar kode yang disusun dapat berguna dan dapat membantu memudahkan proses data. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan adalah : 1) Kode yang disusun perlu disesuaikan dengan metode proses data. 2) Setiap kode harus mewakili hanya satu item sehingga tidak membingungkan. 3) Kode yang disusun harus memudahkan pemakai untuk memakainya. 4) Kode yang disusun harus fleksibel dalam arti memungkinkan dilakukan perluasan tanpa perubahan menyeluruh. 5) Setiap kode harus menggunakan jumlah angka atau huruf yang sama.

15

6) Kode yang panjang perlu dipotong-potong (chunking) untuk memudahkan mengingatnya, misalnya kode 6062582549 dapat dibuat 606-258-2549. 7) Dalam kode yang panjang perlu kode yang merupakan check digit, yaitu untuk mengecek kebenaran kode. Kode dapat dibuat dalam berbagai struktur kode yang berbeda. Setiap struktur mempunyai kelebihan dan kelemahan. Oleh karena itu perlu dipilih suatu struktur kode yang sesuai sehingga tujuan pemberian kode dapat tercapai. Menurut Mulyadi (2001:129) ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu : 1) Kode Angka atau Alfabet Urut (numerical-or alphabetic- sequence code) 2) Kode Angka Blok (block numerical code) 3) Kode Angka Kelompok (group numerical code) 4) Kode Angka Desimal (decimal code) 5) Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference) Jadi kode rekening adalah suatu kerangka (framework) yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi jarak terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat yang bertujuan untuk mengidentifikasi data akuntansi secara unik, meringkas data, mengklasifikasi rekening atau data, dan menyampaikan makna tertentu. Sedangkan metode pemberian kode rekening ada 5, yaitu

16

dengan kode angka atau alfabet urut, kode angka blok, kode angka kelompok, kode angka desimal dank ode angka urut didahului dengan huruf. 2.1.3.3. Buku Besar dan Buku Pembantu Buku besar (general ledger) merupakan kumpulan rekeningrekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal (Mulyadi, 2001:121). Buku pembantu (subsidiary ledger) adalah suatu kelompok rekening yang merupakan rincian rekening tertentu dalam buku besar, yang dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan (Mulyadi, 2001:139). Pendapat lain mengatakan bahwa buku besar berisi rekeningrekening neraca dan gugi-laba yang digunakan dalam sistem akuntansi. Buku besar ini merupakan dasar untuk menyusun laporan keuangan, seperti neraca, laporan rugi-laba, dan laporan-laporan lainnya, dan buku pembantu berisi rekening-rekening yang merupakan rincian dari suatu buku besar (Baridwan, 1998:6). Jadi buku besar merupakan kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal dan merupakan dasar untuk menyusun laporan keuangan, seperti neraca, laporan rugi-laba, dan laporan-laporan lainnya sedangkan buku besar pembantu adalah rekening-rekening yang merupakan rincian

17

dari suatu buku besar, yang dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan. 2.1.3.4. Jurnal Yang dimaksud dengan jurnal adalah catatan transaksi pertama kali. Catatan ini dibuat urut tanggal terjadinya transaksi. Biasanya dibuatkan jurnal-jurnal khusus untuk mencatat transaksi-transaksi yang frekuensinya tinggi (Baridwan, 1998:6). Setelah suatu transaksi direkam dalam formulir, pencatatan akuntansi yang pertama kali dilakukan adalah dalam jurnal (Mulyadi, 2001:101). Dibandingkan dengan catatan akuntansi yang lain, pencatatan di dalam jurnal ini biasanya lebih lengkap dan lebih diterima serta menurut tanggal kejadian transaksi. Jurnal merupakan catatan akuntansi permanent yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Ada 2 kategori jurnal, yaitu : 1) Jurnal umum Yaitu jurnal yang memuat serangkaian kolom dalam format yang bersifat umum, sehingga setiap transaksi akuntansi dapat dicari. 2) Jurnal khusus Yaitu jurnal yang menggunakan format khusus yang disesuaikan dengan tipe transaksi yang relatif sering terjadi. Jurnal khusus memungkinkan transaksi-transaksi yang serupa dicatat, ditotal, dan diposkan ke dalam ledger secara efisien.

18

Jadi jurnal adalah catatan transaksi pertama kali yang dibuat urut menurut tanggal terjadinya transaksi. Jurnal dibedakan menjadi dua, yaitu jurnal umum yang memuat serangkaian kolom dalam format yang bersifat umum sehingga setiap transaksi akuntansi dapat dicari dan jurnal khusus yang menggunakan format khusus yang disesuaikan dengan tipe transaksi yang relatif sering terjadi. 2.1.3.5. Bukti Transaksi Bukti transaksi didefinisikan sebagai formulir yang digunakan untuk mencatat (merekam) terjadinya transaksi dan akan dicatat dalam formulir lainnya (Baridwan, 1998:70). Contoh dari bukti transaksi adalah faktur penjualan, bukti kas masuk, faktur pembelian, bukti kas keluar, memo dedit/kredit dan sebagainya. Setiap bukti transaksi akan berisi sejumlah rupiah disamping informasi lainnya. Jadi dari uraian tersebut dinyatakan bahwa bukti transaksi merupakan formulir untuk mencatat terjadinya transaksi yang berisi sejumlah uang disamping informasi lainnya dan kemudian akan dicatat dalam formulir lainnya. 2.1.3.6. Formulir Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi (Mulyadi, 2001:75). Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi. Hamper semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya. Dengan

19

formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dan catatan. Hubungan antara suatu prosedur dari suatu sistem dan proses komunikasi yang menggunakan formulir tidak dapat dipisahkan. Oleh karenanya prosedur dan formulir harus dirancang sebagai suatu kesatuan. Menurut Mulyadi (2001:78) formulir dalam perusahaan bermanfaat untuk : 1)

Menetapkan

tanggung

jawab

timbulnya

transaksi

bisnis

perusahaan. 2)

Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

3)

Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.

4)

Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi yang sama atau ke orang lain. Formulir

yang

digunakan

dalam

suatu

organisasi

dapat

digolongkan menurut sumber dan tujuannya. Menurut sumbernya (Mulyadi, 2001:80), formulir dapat digolongkan menjadi 3, yaitu : 1) Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Formulir ini dibuat dalam perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.

20

2) Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan. Formulir ini dibuat dalam perusahaan dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan. 3) Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan. Formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. Sedangkan menurut tujuan penggunaannya (Mulyadi, 2001:80-81), formulir dapat dibagi menjadi : 1) Formulir yang dapat dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Formulir dalam golongan ini digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain untuk melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta. 2) Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Formulir dalam golongan ini digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan. Alasan pokok penggunaan formulir adalah untuk memudahkan suatu proses dan analisa dari suatu data dengan cara sebagai berikut : 1) Menyusun data 2) Meminimkan waktu pencatatan 3) Memungkinkan control terhadap kegiatan Formulir yang digunakan dalam perusahaan perlu diawasi agar terdapat efisiensi penggunaan formulir. Selain itu dengan pengawasan formulir dapat ditentukan jenis informasi yang dikumpulkan dan cara

21

proses penyimpananya. Menurut Baridwan (1998:68) pengawasan formulir dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut ; 1) Mengawasi penciptaan formulir. Prinsip ini bertujuan untuk mencegah dibuatnya formulir-formulir yang tidak dibutuhkan. 2) Tanggung jawab pengawasan formulir dipusatkan pada satu bagian atau komisi. Prinsip ini bertujuan untuk mencegah tiap unit organisasi membuat formulirnya sendiri-sendiri sehingga akan dapat dihindari adanya duplikasi yang tidak perlu. 3) Pengawasan penggunaan formulir. Prinsip ini bertujuan untuk mencegah adanya formulir yang sudah tidak sesuai dengan kebutuhan. Biasanya agar prinsip pengawasan ini dapat dilakukan dibuat daftar formulir yang digunakan dalam perusahaan. Jadi formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dan formulir dalam perusahaan bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan, merekam data transaksi bisnis perusahaan, mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan dan menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi yang sama atau ke orang lain. Berdasarkan uraian tersebut di atas maka dinyatakan bahwa unsurunsur sistem akuntansi terdiri dari klasifikasi rekening, kode rekening, buku besar dan buku pembantu, jurnal dan formulir.

22

2.2.

Persediaan

2.2.1. Definisi Persediaan Persediaan merupakan salah satu pos yang sangat penting bagi banyak

perusahaan

karena

pos

tersebut

secara

material

dapat

mempengaruhi perhitungan rugi-laba dan neraca. Penjualan persediaan pada harga yang lebih tinggi dari total harga pokok merupakan sumber utama bagi perusahaan. Komponen persediaan di dalam struktur neraca termasuk dalam kategori aktiva lancar. Dari sudut pandang ilmu pembelanjaan (finance) persediaan disebut sebagai unsur modal kerja (Samsul dan Mustofa, 1992:388). Istilah persediaan digunakan untuk menyatakan barang berwujud yang: a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal. b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan. c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Persediaan meliputi barang-barang di atas, baik yang ada dalam perusahaan, dalam perjalanan, maupun yang dititipkan kepada pihak lain (SAK, 2007:14.1).

23

Rumah sakit sebagai suatu unit usaha juga memiliki persediaan, yakni persediaan obat-obatan yang dikelola oleh unit penunjang medis. Semua itu membantu rumah sakit dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan bagi masyarakat. Uraian tersebut menyatakan bahwa persediaan merupakan salah satu pos yang sangat penting bagi banyak perusahaan karena pos tersebut secara material dapat mempengaruhi perhitungan rugi-laba dan neraca serta termasuk dalam kategori aktiva lancar pada struktur neraca. 2.2.2. Metode Pencatatan Persediaan Ada dua macam pencatatan persediaan, yaitu metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) dan metode persediaan fisik (physical inventory method) (Mulyadi, 2001:556). Berdasarkan metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang dipakai/dijual, harus dilakukan dengan perhitungan fisik sisa persediaan yang masih ada di gudang pada akhir periode akuntansi. Jadi metode pencatatan persediaan dibagi menjadi dua, yaitu metode mutasi persediaan dimana setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan dan metode persediaan fisik dimana hanya tambahan persediaan

dari

pembelian

saja yang

dicatat

sedangkan

mutasi

24

berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. 2.2.3. Penghitungan Fisik Persediaan (stock opname) Sistem penghitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan, pertanggungjawaban Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan (Mulyadi, 2001:575). Teknik dari stock opname menurut Samsul dan Mustofa (1992:399) dibagi menjadi dua, yaitu insidentil dan rutin. Insidentil berarti dilakukan secara mendadak, secara tiba-tiba tanpa pemberitahuan lebih dulu kepada gudang sedangkan rutin berarti dilakukan secara periodik tertentu, misalnya per tiga bulan, pertahun. 2.2.3.1. Dokumen Menurut Mulyadi (2001:576) dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas dan membukukan hasil penghitungan fisik persediaan adalah : 1) Kartu Penghitungan Fisik (Inventory Tag). Dokumen ini digunakan untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam penghitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua

25

kali secara independent oleh penghitung (counter) dan pengecek (checker). Kartu penghitungan fisik dibagi menjadi tiga bagian, yang tiap bagian dapat dipisahkan satu dengan lainnya dengan cara menyobeknya pada waktu proses penghitungan fisik persediaan dilakukan. Contoh dari kartu penghitungan fisik dapat dilihat pada gambar 2.1. 2) Daftar Hasil Penghitungan Fisik (Inventory Summary Sheet). Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik. Data yang disalin dari bagian ke-2 kartu penghitungan fisik ke dalam daftar ini adalah : nomor kartu penghitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas dan satuan. Dokumen ini diisi dengan harga pokok per satuan dan harga pokok total tiap jenis persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Contoh dari daftar hasil penghitungan fisik dapat dilihat dari gambar 2.2. 3) Bukti Memorial. Dokumen ini merupakan dokumen sumber yang digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik ke dalam jurnal umum. Data yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti memorial ini adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan.

26

Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa sistem penghitungan fisik persediaan membutuhkan beberapa dokumen, yaitu kartu penghitungan fisik untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan, daftar hasil penghitungan fisik untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dan dokumen lain yang digunakan adalah bukti memorial yang digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik ke dalam jurnal umum.

Gambar 2.1 Kartu Penghitungan Fisik (Inventory Tag)

No. 4965 Telah Dihitung

Bagian ke-1

No. 4965 Perhitungan Kedua No. Kode Persediaan : Nama Persediaan

:

Lokasi

:

Jumlah Penghitung :

Bagian ke-2

Satuan Tanggal :

No. 4965 Perhitungan Pertama Jumlah Penghitung :

Satuan Tanggal s:

Bagian ke-3

27

Sumber : Mulyadi (2001:577)

Gambar 2.2 Daftar hasil Perhitungan Fisik (Inventory summary Sheet) Halaman

DAFTAR HASIL PENGHITUNGAN FISIK Periode Penghitungan Fisik Persediaan

Dikalikan oleh :

Disalin dari kartu penghitungan fisik oleh :

Dijumlah oleh :

Diisi harga pokok satuan oleh :

Diperiksa oleh :

No.

No. Kode

KPF

Persediaan

Nama

Kuantitas

Satuan

Harga Pokok

Harga

Satuan

Pokok Total

Sumber : Mulyadi (2001:57)

2.2.3.2. Catatan Akuntansi Menurut Mulyadi (2001:577) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah : 1) Kartu Persediaan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Contoh dari kartu persediaan dapat dilihat pada gambar 2.3. 2) Kartu Gudang. Catatan ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu

28

gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Contoh dari kartu gudang dapat dilihat pada gambar 2.4. 3) Jurnal Umum. Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal adjustment rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut penghitungan fisik. Jadi sistem penghitungan fisik membutuhkan catatan akuntansi berupa kartu persediaan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan, kartu gudang untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan yang ada dalam kartu gudang dan jurnal umum untuk mencatat jurnal adjustment rekening persediaan karena adanya perbedaan saldo pada rekening persediaan dengan saldo menurut penghitungan fisik.

29

Gambar 2.3 Kartu Persediaan

KARTU PERSEDIAAN Nama barang

Kode barang

No. Rekening

Satuan

Titik Pesan Kembali

Pembelian

Gudang

EOQ

No. Lantai

Maximum

Penerimaan

No. Lokasi

Minimum

Sifat Khusus Barang

Pemakaian

Saldo

Jumlah Harga

Harga Saham

Kuantitas

Jml. Harga

Harga Saham

Kuantitas

No.BPBG

Tgl

Jml Harga

Harga Saham

Kuantitas

No. LPB

Tgl

Sisa Pesanan

Jml. Diterima

Jml. Dipesan

No. SOP

Tgl

Sumber : Mulyadi (2001:140)

Gambar 2.4 Kartu Gudang KARTU GUDANG NO. KODE :

GUDANG :

NAMA BARANG :

LOKASI

SPESIFIKASI :

MIN :

DITERIMA TGL

NO.

.

BUKTI

:

KUANTITAS

MAX :

SATUAN :

DIPAKAI TGL.

NO. BUKTI

KUANTITAS

SISA KUANTITAS

KETERANGAN

30

Sumber : Mulyadi (2001:209)

2.2.3.3. Fungsi yang Terkait Fungsi yang dibentuk untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan umumnya bersifat sementara, yang biasanya berbentuk panitia atau komite, yang anggotanya dipilihkan dari karyawan yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi persediaan dan tidak melaksanakan fungsi gudang. Panitia penghitungan fisik persediaan terdiri dari : 1) Pemegang kartu penghitungan fisik. 2) Penghitung. 3) Pengecek. Dengan demikian fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan (Mulyadi, 2001:579) adalah : 1) Panitia Penghitungan Fisik Persediaan. Panitia ini berfungsi untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitungan tersebut kepada Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. 2) Fungsi Akuntansi. Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, fungsi ini bertanggungjawab untuk: (a) mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil penghitungan fisik, (b) mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik, (c) mencantumkan

31

harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik, (d) melakukan adjustment terhadap kartu persediaan berdasar data hasil penghitungan fisik perseediaan, (e) membuat bukti memorial untuk mencatat

adjustment

data

persediaan

dalam

jurnal

umum

berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. 3) Fungsi Gudang. Dalam penghitungan fisik persediaan, fungsi gudang bertanggungjawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Jadi fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah : panitia penghitungan fisik persediaan yang terdiri dari pemegang kartu penghitungan fisik, penghitung dan pengecek; fungsi akuntansi yang mencantumkan harga pokok satuan persediaan, mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan, mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik, melakukan adjustment terhadap kartu persediaan dan membuat bukti memorial; fungsi gudang yang bertanggungjawab melakukan adjustment data kuantitas persediaan dalam kartu gudang. 2.2.3.4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Menurut Mulyadi (2001:580) jaringan prosedur yang membentuk sistem penghitungan fisik persediaan adalah :

32

1) Prosedur Penghitungan Fisik. Dalam prosedur ini tiap jenis persediaan di gudang dihitung oleh penghitung dan pengecek secara independen yang hasilnya dicatat dalam kartu penghitungan fisik. 2) Prosedur

Kompilasi.

Dalam

prosedur

ini

pemegang

kartu

penghitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik ke dalam daftar penghitungan fisik. 3) Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan. Dalam prosedur ini, Bagian Kartu Persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengalikan harga pokok per satuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung. 4) Prosedur Adjustment. Dalam prosedur ini Bagian Kartu Persediaan melakukan adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam prosedur ini pula Bagian Gudang melakukan adjustment terhadap data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu gudang.

33

Jadi sistem penghitungan fisik persediaan terbentuk atas prosedur penghitungan fisik yang menghitung dan mengecek tiap jenis persediaan, prosedur kompilasi, prosedur penentuan harga pokok persediaan dan prosedur adjustment. 2.2.3.5. Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Bagian Pemegang Kartu Penghitungan Fisik membagikan 1 lembar Kartu Penghitungan Fisik (KPF) yang terdiri dari 3 bagian kepada Bagian

Penghitung.

Kemudian

Bagian

Penghitung

melakukan

penghitungan fisik persediaan dan mengisi KPF bagian ke-3 dan menyobek bagian ke-3 tersebut. KPF bagian ke-3 dikirim kembali kepada bagian Pemegang Kartu Penghitungan Fisik, sedangkan KPF bagian ke-1 dan bagian ke-2 dikirim ke bagian Pengecek. Bagian Pengecek melakukan penghitungan fisik persediaan kedua dan mengisi data hasil penghitungan pada KPF bagian ke-2. Kemudian bagian ke-1 digantungkan pada tempat penyimpanan barang gudang sebagai tanda barang telah dihitung sedangkan bagian ke-2 setelah diterima dari bagian produksi dikirim kembali ke Bagian Pemegang Kartu Penghitungan Fisik untuk dibandingkan dengan KPF bagian ke-3. Setelah dibandingkan, jika KPF bagian ke-2 dan bagian ke-3 tidak cocok maka harus dilakukan penghitungan kembali. Tetapi jika KPF bagian ke-2 dan KPF bagian ke-3 cocok, maka Bagian Pemegang Kartu Penghitungan Fisik mencatat KPF bagian ke-2 ke dalam Daftar Hasi

34

Penghitungan Fisik (DHPF) rangkap 2 yang dikirim ke Bagian Kartu Persediaan. Bagian Kartun Persediaan mengisi harga pokok per unit dan menghitung harga pokok total menggunakan prosedur penentuan harga pokok (pricing procedure). Bagian Kartu Persediaan meminta otorisasi atas DHPF dan membuat bukti memorial. Oleh Bagian Kartu Persediaan, Bukti Memorial dikirim ke Bagian Jurnal dan DHPF rangkap 1 melalui prosedur adjustment dicatat di Kartu Persediaan dan disimpan menurut tanggal. Sedangkan DHPF rangkap 2 dikirim ke Bagian Gudang. Bukti Memorial oleh Bagian Jurnal dicatat di Jurnal Umum dan Bukti Memorial disimpan menurut nomor urut. Terakhir, Bagian Gudang mencatat DHPF rangkap 2 ke dalam Kartu Gudang dan menyimpan DHPF rangkap 2 menurut tanggal. Bagan alir dokumen sistem penghitungan fisik ini dapat dilihat pada gambar 2.5.

35

Gambar 2.5a Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Pemegang Kartu Penghitungan Fisik Mulai

Memba gikan KPF kpd penghi tung

Penghitung (Counter)

4

2

KPF Bagian 3

1

KPF Bagian 2

KPF

Melakukan penghitung an fisik persediaan

Membanding kan KPF bag 2 KPF bag 3 KPF

cocok

No

1 Menghi tung kembali

Yes

Mengisi KPF bag 3 dan menyobek KPF bag 3 tsb

KPF bagian 3 Mencatat KPF bag 2 ke dlm DHPF

Prosedur kompilasi

KPF bagian 2 KPF bagian 1

KPF 2

2 DHPF

1

N

36

Digantung pada tempat penyim panan barang 3

Catatan : KPF : Kartu Penghitungan Fisik DHPF : Daftar Hasil Penghitungan Fisik 5

Sumber : Mulyadi (2001:584)

Gambar 2.5b Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan (Lanjutan) Pengecek (Cheker)

Bagian Kartu Persediaan

3

KPF bagian 1 KPF bagian 2

Melakukan penghitung an fisik kedua

Bagian Jurnal

5

Bagian Gudang

6

DHPF

Bukti Memorial

2

DHPF

7

DHPF

1

1 Prosedur penentuan harga pokok (pricing procedure)

Mengisi harga pokok per unit & menghitung harga pokok total

Kartu gudang

Mengisi data hasil penghitung an pd kartu penghitung an fisik bag ke 2

N

Meminta otorisasi atas DHPF

Membuat bukti memorial KPF bagian 1 KPF bagian 2

DHPF DHPF Bukti Memorial

2 1

T

37

Digantungkan pd tempat penyimpanan brg gudang sbg tanda brg telah dihitung prosedur adjustment

Diterima dari bag. produksi 4

6

Kartu persediaan

T

7

Kartu gudang

Selesai

Susmber : Mulyadi (2005:585)

2.3.

Manajemen Logistik Rumah Sakit

2.3.1. Pengertian Logistik Pengertian logistik adalah merupakan suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan barang, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan serta penghapusan material atau alat-alat (Subagya, 1995:6). Logistik merupakan bagian dari instansi yang tugasnya adalah menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasionalnya instansi tersebut dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin (Aditama, 2007:110). Definisi menyatakan bahwa logistik modern adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang-jadi dari para supplier, di antara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan (Bowersox, 2002:13). Kegiatan logistik secara umum mempunyai tiga tujuan. Tujuan operasional adalah agar tersedia barang, serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai. Tujuan keuangan meliputi pengertian bahwa upaya tujuan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang

38

serendah-rendahnya. Sementara itu, tujuan pengamanan bermaksud agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya; serta nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin di dalam sistem akuntansi (Aditama, 2007:111). Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa logistik merupakan bagian dari suatu instansi yang tugasnya menyediakan, menyimpan, memelihara dan mendistribusikan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional instansi tersebut dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan dalam keadaan yang dapat dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan dan dengan total biaya terendah. 2.3.2. Fungsi manajemen Logistik Untuk

melaksanakan

kegiatan

penyediaan,

penyimpanan,

pemeliharaan dan penyaluran bahan-bahan untuk kebutuhan operasional, maka kegiatan logistik tidak dapat mengabaikan fungsi-fungsi dari manajemen logistik. Menurut Aditama (2007:115-116) fungsi-fungsi manajemen logistik merupakan suatu proses yang terdiri dari : a. Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan. Fungsi perencanaan mencakup aktifitas dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik. Penentuan kebutuhan merupakan perincian (detailering) dari fungsi perencanaan bilamana perlu semua faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan harus diperhitungkan.

39

b. Fungsi penganggaran. Fungsi ini merupakan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar,

yakni

skala

mata

uang

dan

jumlah

biaya

dengan

memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya. c. Fungsi pengadaan. Fungsi ini merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan dan penentuan kepada instansi-instansi pelaksana. d. Fungsi

penyimpanan

dan

penyaluran.

Fungsi

ini

merupakan

penerimaan, penyimpanan dan penyaluran perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu untuk kemudian disalurkan lepada instansi-instansi pelaksana. e. Fungsi pemeliharaan. Adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris. f. Fungsi penghapusan. Adalah berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang berlaku. Dengan perkataan lain, fungsi penghapusan adalah usaha untuk menghapus kekayaan (assets) karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun teknis, kelebihan, hilang, susut, dan karena hal-hal lain menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. g. Fungsi pengendalian. Fungsi ini merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk memonitor dan

40

mengamankan keseluruhan pengelola logistik. Dalam fungsi ini di antaranya terdapat kegiatan pengendalian inventarisasi (inventory control) dan expediting yang merupakan unsur-unsur utamanya. Jadi manajemen logistik mempunyai beberapa fungsi yang terdiri dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan kebutuhan, fungsi penganggaran, fungsi pengadaan yang merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional, fungsi penyimpanan dan penyaluran untuk menyimpan perlengkapan dan menyalurkannya pada instansiinstansi pelaksanaan. Fungsi yang lain adalah fungsi pemeliharaan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris dan fungsi penghapusan yang berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang berlaku. Yang terakhir adalah fungsi pengendalian yang meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelola logistik. 2.3.3. Penilaian Mutu Logistik Rumah Sakit Mutu pelayanan logistik diukur dari total biaya yang dikeluarkan dengan prestasi yang dicapai. Pengukuran prestasi adalah menyangkut tersedianya barang, kemampuan dilihat dari waktu pengantaran dan konsistensi, dan mutu dari usaha (Aditama, 2007:119). Jadi kunci bagi prestasi logistik yang efektif adalah mengembangkan usaha yang seimbang antara prestasi pelayanan yang diberikan dengan biaya yang dikeluarkan.

41

Kunci keberhasilan pelayanan logistik dengan kualitas yang baik adalah dengan melakukannya secara terus-menerus dalam berbagai keadaan dan sedapat mungkin mencapai hasil yang diharapkan. Untuk itu diperlukan tenaga yang terampil, sarana dan prasarana yang baik serta sistem monitoring berkala yang memadai. Koordinasi dan pengaturan waktu juga merupakan tugas penting yang harus dilakukan dalam pelayanan logistik. Selain itu ketersediaan bahan logistik selama 24 jam penuh sesuai kebutuhan pelayanan merupakan kebutuhan bagi berbagai rumah sakit besar dewasa ini. Uraian tersebut menyatakan bahwa mutu logistik dapat dinilai dari usaha yang seimbang antara prestasi yang didapat dengan biaya yang dikeluarkan. Sedangkan untuk mencapai prestasi yang baik adalah melalui pelayanan yang baik yang dapat diperoleh dari tenaga yang terampil, sarana dan prasarana yang baik, memonitoring berkala yang memadai, serta koordinasi dan pengaturan waktu yang baik. 2.3.4. Peran Logistik di Rumah Sakit Rumah sakit merupakan kegiatan suatu satuan usaha yang melakukan kegiatan produksi. Kegiatan produksi rumah sakit adalah produksi jasa tersebut, sehingga yang dimaksudkan kegiatan logistik disini menyangkut hanya persediaan bahan barang serta peralatan yang dibutuhkan dalam rangka produksi jasa tersebut. Pada definisi lama dinyatakan bahwa bagian logistik adalah bagian yang menyediakan barang dan jasa dalam jumlah, mutu dan waktu yang

42

tepat dengan harga yang sesuai. Dari segi manajemen modern (Aditama, 2007:116), maka tanggung jawab bagian logistik lebih diperluas, yaitu : a. Menjaga kegiatan yang dapat memasok material dan jasa secara tidak terputus (uninterupted). b. Mengadakan pembelian inventaris secara bersaing (kompetitif). c. Menjadwal investasi barang pada tingkat serendah mungkin. d. Mengembangkan sumber pasokan yang dapat dipercaya dan alternatif pasikan lain. e. Mengembangkan dan menjaga hubungan baik dengan bagian-bagian lain. f. Memantapkan integrasi yang maksimal dengan bagian-bagian lain. g. Melatih dan membina pegawai yang kompeten dan termotivasi dengan baik. Tentu perlu dilakukan inventory control dalam logistik rumah sakit yang bertujuan menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan. Karena itu hasil stock opname harus yang seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan waktu tertentu misalnya, satu bulan atau dua bulan atau kurang dari satu tahun. Secara tegas dapat disampaikan bahwa semua bentuk kegiatan di rumah sakit memerlukan pelayanan logistik. Keberhasilan dan mutu pelayanan di rumah sakit memang bergantung dari banyak faktor, tetapi tidak pelak lagi bahwa peran logistik merupakan salah satu kunci utama di dalamnya.

43

Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa logistik berperan dalam penyediaan barang dan jasa dalam jumlah, mutu dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Selain itu logistik juga bertanggung jawab untuk menjaga kegiatan yang dapat memasok material dan jasa secara tidak terputus, mengadakan pembelian inventaris secara bersaing, menjadwal investasi barang pada tingkat serendah mungkin, mengembangkan

sumber

pasokan

dan

alternatif

pasokan

lain,

mengembangkan dan menjaga hubungan baik dengan bagian lain, memantapkan integrasi yang maksimal dengan bagian lain serta melatih dan membina pegawai yang kompeten dan termotivasi dengan baik.

2.4.

Pengendalian Intern

2.4.1. Pengertian Pengendalian Intern Menurut Simangunsong (1989:7) pengendalian intern sebagai terjemahan dari internal control mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut : a. Dalam arti sempit Merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian dari data-data administrasi misalnya : memeriksa kebenaran dengan jalan mencocokkan antara penjumlahan mendatar (footing) dengan penjumlahan vertikal (cross footing). b. Dalam arti luas

44

Merupakan suatu sistem yang meliputi cara-cara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan. Dalam hal ini pengendalian intern meliputi : struktur organisasi, formulir-formulir, prosedur, pembukuan, laporan, budget, standar, pemeriksaan intern, dan sebagainya. Sedangkan sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001:163) 2.4.2. Tujuan Pengendalian Intern Menurut Simangunsong (1989:16) tujuan dari pengendalian intern adalah : a. Menentukan

pembagian

tugas/pemisahan

wewenang

melalui

penyusunan struktur organisasi. b. Mencegah adanya penyimpangan/penyelewengan dan pemborosan melalui diterapkannya prosedur, pembukuan, laporan, budget, standar dan pemeriksaan intern. c. Meningkatkan efisiensi melalui adanya spesialisasi yaitu adanya pemberian tugas dan wewenang kepada setiap pegawai sesuai dengan kemampuan dan pengalaman masing-masing. Sedangkan pendapat lain mengatakan bahwa tujuan sistem pengendalian intern adalah menjaga kekayaan organisasi, mengecek

45

ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001:163). Jadi tujuan pengendalian intern adalah menentukan pembagian tugas melalui struktur organisasi, mencegah penyimpangan dan meningkatkan efisiensi melalui spesialisasi sehingga menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. 2.4.3. Prinsip Pengendaliaan Intern Beberapa prinsip untuk memperoleh sistem pengendalian intern yang baik (Simangunsong, 1989:8-9), yaitu : a. Pegawai yang kapabel dan dapat dipercaya. Pemberian tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing pegawai harus berdasarkan (sesuai dengan) kecakapan, pengalaman dan kejujuran. b. Pemisahan wewenang. Dengan maksud pengendalian intern, maka penempatan pegawai disamping bertujuan untuk mempergunakan tenaga pegawai dengan sebaik-baiknya juga harus didasari prinsip adanya pemisahan yang baik meliputi tugas dan wewenang. c. Pengawasan. Hasil pekerjaan masing-masing pegawai harus diawasi dan dinilai oleh atasannya yang bertanggung jawab atas hasil pekerjaan pegawai tersebut. Atasan itu, sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen, harus menilai hasil pekerjaan bawahannya dan jika diperlukan mengadakan tindakan-tindakan koreksi.

46

d. Penetapan tanggung jawab perseorangan. Dalam menetapkan tanggung jawab mengenai suatu tugas harus dapat diikuti pelaksanaan tugastugas itu sampai tingkat yang melaksanakannya dengan maksud untuk menghubungkan hasil pelaksanaan tersebut dengan tanggung jawab masing-masing petugas. e. Pemeriksaan otomatis berdasarkan prosedur-prosedur yang rutin. Prosedur-prosedur hendaknya disusun sedemikian rupa sehingga memungkinkan adanya pencocokan antara pekerjaan petugas yang satu dengan petugas yang lain. f. Pencatatan yang seksama dan segera. Transaksi-transaksi baik transaksi-transaksi ekstern maupun kejadian intern yang mempunyai akibat ekonomis, harus segera dicatat dalam dokumen dasar (formulirformulir) yang sudah disediakan. Pencatatan harus lengkap dan tidak gampang diubah. g. Penjagaan fisik. Jelaslah kiranya bahwa kerugian-kerugian karena kecurangan akan banyak berkurang dengan adanya alat-alat penjagaan secara fisik misalnya : cash register, lemari besi, gudang yang terkunci dan sebagainya. h. Pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tugas rutin. Secara periodik, sistem administrasi harus diteliti kembali oleh suatu institut yang bebas dari pekerjaan rutin dalam perusahaan. Dalam hubungan ini, “institut” tersebut

adalah

Bagian

Pemeriksaan

Intern

(Internal

Audit

47

Department) dari perusahaan itu sendiri atau dapat berupa kantor akuntan ekstern. Jadi pengendalian intern yang baik dapat diperoleh melalui beberapa prinsip yaitu pegawai yang kapabel dan dapat dipercaya, pemisahan wewenang, pengawasan, penetapan tanggung jawab perseorangan, pemeriksaan

otomatis

berdasarkan

prosedur-prosedur

yang

rutin,

pencatatan yang seksama dan segera, penjagaan fisik, dan pemeriksaan dari petugas yang bebas dari tugas rutin. 2.4.4. Unsur-unsur Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001:164) unsur pokok sistem pengendalian intern adalah : a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Sedangkan American Institute of Certified Public Accountant (AICPA) tentang pengendalian intern yang dialih bahasa oleh Prof. Soemardjo Tjitrosidojo (Samsul dan Mustofa, 1992:75) memberikan ciri-

48

ciri suatu sistem pengendalian intern yang memuaskan mencakup hal-hal berikut, yaitu : a. Suatu struktur organisasi yang di dalamnya terdapat pemisahan yang sesuai di antara berbagai tanggung jawab fungsional. b. Suatu sistem pengotorisasian (pemberian wewenang) dan prosedur pencatatan yang memadai, untuk memungkinkan pengendalian akunting yang wajar atas harta utang, pendapatan dan biaya. c. Praktek-praktek yang sehat untuk digunakan (diterapkan) dalam pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing bagian organisasi. d. Derajat mutu para pegawai yang cocok dengan tanggung jawab mereka. Unsur-unsur dari pengendalian intern merupakan bagian-bagian penting dari suatu sistem pengendalian intern dan berlaku untuk perusahaan secara keseluruhan maupun bagian-bagiannya. Adapun unsurunsur pengendalian intern (Simangunsong, 1989:20) meliputi : a. Organisasi perusahaan. Dalam arti statis ialah rangka settiap gabungan yang bergerak ke arah suatu tujuan bersama (rangka dari pada manajemen). Sedangkan dalam arti dinamis ialah segala kegiatan merinci tugas-tugas dan tanggung jawab dalam suatu badan/unit usaha untuk merealisir rencana sebelumnya, mengkoordinasikan dan menentukan hubungan antar tugas-tugas itu, guna mempermudah terlaksananya rencana yang bersangkutan.

49

b. Kebijakan. Ialah petunjuk (pedoman) yang bersifat menyeluruh yang menetapkan batas-batas wadah serta arah tindakan-tindakan pimpinan agar tujuan tercapai. c. Prosedur. Ialah tata cara untuk mengerjakan sesuatu kegiatan yang sifatnya berulang-ulang sejak awal sampai dengan selesai. d. Personalia. Pada prinsipnya suatu pengendalian intern sangat tergantung kepada para pelaksananya. Oleh sebab itu dalam suatu penerimaan pegawai, perlu diingat bahwa maju mundurnya suatu perusahaan sudah ditentukan sejak seleksi awal (penerimaan) pegawai, latihan dan penempatan yang tepat. e. Perencanaan. Ialah menetapkan terlebih dahulu (sebelum kegiatan dilaksanakan) pekerjaan-pekerjaan dan hasil yang akan dicapai. f. Laporan. Merupakan alat (medium) untuk memperoleh keterangan administratif dan kontrol. Jadi unsur pengendalian intern terdiri dari struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberi perlindungan cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya, praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit organisasi serta karyawan yang bermutu. 2.4.5. Sistem Pengendalian Intern Persediaan Pengendalian intern terhadap persediaan dapat mencapai efektifitas yang maksimal dalam sistem apabila diterapkan pencatatan yang cermat

50

dan lengkap serta pengkoordinasian kegiatan pada berbagai tingkat operasi. Menurut Wilson dan Campbell (1996:449) untuk menghindarkan kekurangan dan koreksi persediaan karena kelemahan pengendalian intern, maka dapat diterapkan cara-cara sebagai berikut : a. Memelihara tempat yang aman bagi bahan, semua bahan yang tinggi nilainya harus mendapat perhatian yang khusus. b. Pemindahan bahan dari satu lokasi ke lokasi lainnya harus dilakukan sesuai surat permintaan yang telah disetujui oleh yang berwenang. c. Pemisahan tugas sehingga mereka yang menyelenggarakan catatan pembukuan tidak menangani penerimaan ataupun pengeluaran bahan. d. Mengadakan inventarisasi persediaan secara rotasi dan hasilnya direkonsiliasikan dengan catatan persediaan. e. Mengharuskan auditor intern untuk melakukan penilaian secara mendalam mengenai sistem pengendalian persediaan. f. Menganalisa catatan persediaan untuk menetapkan setiap kelemahan yang mungkin terjadi. g. Mengevaluasi tenaga kerja yang menangani persediaan dan mengecek latar belakang mereka. h. Melakukan survey periodik mengenai keamanan persediaan daan mengeliminasi kesempatan berbuat curang. Jadi pengendalian intern persediaan dapat mencapai efektifitas bila diterapkan pencatatan yang cermat dan lengkap serta pengkoordinasian kegiatan pada berbagai tingkat operasi.

51

2.4.6. Pengendalian Intern Sistem Penghitung Fisik Persediaan Menurut Mulyadi (2001:581) unsur pengendalian intern dalam sistem penghitungan fisik persediaan digolongkan ke dalam tiga kelompok, yaitu : a. Organisasi 1) Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek. 2) Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan, karena karyawan di kedua fungsi inilah yang justru dievaluasi tanggung jawabnya atas persediaan. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1) Daftar hasil penghitungan fisik persediaan ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Fisik Persediaan. 2) Pemindahan bahan dari satu lokasi ke lokasi lainnya haarus dilakukan sesuai surat permintaan yang telah disetujui oleh yang berwenang. 3) Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan. 4) Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan pada informasi (kuantitas maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik.

52

c. Praktek yang Sehat 1) Kartu

penghitungan

fisik

bernomor

urut

tercetak

dan

penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik. 2) Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali secara independen, pertama kali oleh penghitung dan kedua kali oleh pengecek. 3) Kuantitas dan data persediaan yang lain yang tercantum dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dicocokkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik sebelum data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil penghitungan fisik. 4) Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur dan menghitung kuaantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya. Jadi uraian tersebut menyatakan bahwa unsur pokok pengendalian intern yang ada pada penghitungan fisik persediaan adalah adanya panitia penghitungan fisik persediaan yang dibentuk dari karyawan selain dari fungsi akuntansi dan fungsi gudang, sistem otorisasi yang jelas dan prosedur pencatatan yang benar, serta praktek yang sehat melalui penggunaan dokumen dan catatan yang dapat dipertanggungjawabkan dan pelaksanaan penghitungan fisik yang teliti.

2.5.

Kerangka Konseptual

53

Berkaitan dengan rumusan masalah dan tujuan penelitian, RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik khususnya instalasi farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik menjadi fokus lokasi dalam melakukan penelitian ini. Penelitian dimulai dengan meneliti struktur organisasi, sistem akuntansi persediaan obat-obatan, serta formulir dan dokumen yang digunakan. Dengan meneliti struktur organisasi yang ada, diharapkan peneliti dapat mengetahui wewenang dan tanggung jawab serta rincian pekerjaan pada setiap bagian serta adanya pemisahan fungsi yang jelas supaya tidak terjadi perangkapan tugas. Prosedur perencanaan dan penentuan kebutuhan obat-obatan, prosedur pengadaan obat-obatan, prosedur penyimpanan obat-obatan, prosedur pendistribusian obat-obatan, prosedur penghapusan obat-obatan, dan prosedur penghitungan fisik persediaan merupakan isi dari sistem akuntansi persediaan obat-obatan. Serta formulir dan dokumen yang dalam fungsinya menghasilkan informasi tentang otorisasi wewenang serta apakah pemakaian formulir dan dokumen tersebut sudah memenuhi syarat pelaksanaan sistem pengendalian intern. Data-data diperoleh melalui sumber data primer dan sumber data sekunder. Sumber data primer merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber data asli dengan melalui observasi dan wawancara secara langsung. Sedangkan sumber data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak langsung melalui media perantara seperti data dokumentasi.

54

Melalui observasi, wawancara dan dokumentasi, dihasilkan data-data yang berhubungan dengan

rumusan masalah dan tujuan penelitian.

Setelah itu, dilakukan analisis dan triangulasi data sehingga dapat disimpulkan hasil analisis dan triangulasi data. Berdasarkan uraian tersebut, akan terlihat bagaimana sistem dan prosedur akuntansi persediaan obat-obatan di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Dan apakah sistem dan prosedur akuntansi persediaan obat-obatan tersebut sudah sesuai dengan sistem pengendalian intern yang ada di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Skema kerangka konseptual evaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi obat-obatan disajikan dalam gambar 2.6.

55

Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik

Instalasi Farmasi

Struktur Organisasi

Sistem Akuntansi Persediaan Obat-Obatan

Formulir dan Dokumen

Sumber Data

Sumber Data Primer

Observasi

Sumber Data Sekunder

Wawancara

Data-Data

Analisis Data

Triangulasi Data

Dokumentasi

56

Kesimpulan Hasil Analisis dan Triangulasi Data 

Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Obat-Obatan Gambar 2.6 Kerangka Konseptual Evaluasi Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Obat-obatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik

BAB III METODE PENELITIAN

3.1.

Jenis Penelitian Memilih metode yang tepat dalam penelitian, ditentukan oleh maksud dan tujuan penelitian. Berdasarkan tujuan penelitian, metode penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif dengan studi kasus pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Penelitian kualitatif adalah tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergantung pada pengamatan pada manusia dalam kawasannya sendiri dan berhubungan dengan orangorang tersebut dalam bahasannya dan dalam peristilahannya (Kirk dan Miller dalam Moleong, 2002:3). Metode kualitatif ini digunakan karena beberapa pertimbangan, yaitu: (i) menyesuaikan metode kualitatif lebih mudah apabila berhadapan dengan kenyataan ganda, (ii) metode ini menyajikan secara langsung hakikat hubungan antara peneliti dan responden, (iii) metode ini lebih peka dan lebih dapat menyesuaikan diri dengan banyak penajaman pengaruh bersama dan terhadap pola-pola nilai yang dihadapi (Moleong, 2002:5). Sedangkan studi kasus merupakan penelitian dengan karakteristik masalah yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dari subyek yang diteliti, serta interaksinya dengan lingkungan. Tujuan studi kasus adalah melakukan penyelidikan secara mendalam mengenai subyek tertentu untuk 56 

57   

memberikan gambaran yang lengkap mengenai subyek tertentu (Indriantoro dan Supomo, 1999:26).

3.2.

Fokus Penelitian Bertitik tolak dari rumusan masalah dan tujuan penelitian, maka yang menjadi fokus dalam penelitian ini adalah : 1. Struktur organisasi Melalui struktur organisasi dapat diketahui tentang pendelegasian wewenang dan tanggung jawab serta rincian pekerjaan pada setiap bagian serta adanya pemisahan fungsi yang jelas supaya tidak terjadi perangkapan tugas. 2. Sistem akuntansi persediaan obat-obatan yang terdiri atas : a. Prosedur perencanaan dan penentuan kebutuhan obat-obatan. Prosedur ini mencakup aktivitas dalam menentukan jumlah dan jenis obat yang dibutuhkan untuk mengisi gudang perbekalan farmasi dengan mempertimbangkan situasi dan kondisi yang ada. b. Prosedur pengadaan obat-obatan. Prosedur pengadaan ini meliputi aktivitas pembelian obat-obatan yang terdiri dari pemesanan, penerimaan, dan pembayaran obat-obatan. c. Prosedur penyimpanan obat-obatan. Prosedur ini merupakan proses kegiatan

menyimpan

obat-obatan

dengan

memelihara

dan

58   

mempertahankan kondisi teknis dan daya guna obat-obatan dan barang inventaris. d. Prosedur pendistribusian obat-obatan. Prosedur ini mempunyai aktivitas untuk menyalurkan obat-obatan yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu untuk kemudian disalurkan kepada instansiinstansi pelaksana. e. Prosedur penghapusan obat-obatan. Prosedur mempunyai kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang berlaku. f. Prosedur penghitungan fisik persediaan obat-obatan. Prosedur ini meliputi kegiatan stock opname untuk mencocokkan jumlah obat dengan catatan akuntansi yang ada. 3. Formulir atau dokumen Formulir atau dokumen berfungsi sebagai media untuk merekam suatu transaksi dan berperan penting dalam sistem akuntansi. Formulir atau dokumen yang bersangkutan menghasilkan informasi tentang otorisasi wewenang serta apakah pemakaian formulir atau dokumen tersebut sudah memenuhi syarat pelaksanaan sistem pengendalian intern.

3.3.

Lokasi Penelitian dan Situs Penelitian Lokasi penelitian berkaitan dengan tempat yang dipilih sebagai obyek penelitian. Disini penulis menetapkan RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik sebagai lokasi penelitian. Sedangkan situs penelitian berkaitan dengan letak

59   

dimana penelitian dilakukan dari obyek penelitian, dimana penulis menentukan Instalasi Farmasi sebagai situs penelitian. Periode waktu penelitian yang dilakukan oleh peneliti dari tanggal 23 April 2010 sampai dengan tanggal 23 Juli 2010.

3.4.

Sumber Data Sumber data penelitian merupakan faktor penting yang menjadi pertimbangan dalam penentuan metode pengumpulan data, yang terdiri atas sumber data primer dan sumber data sekunder (Indriantoro dan Supomo, 1999:146). Adapun penjelasan dari kedua sumber data tersebut adalah sebagai berikut : 1. Sumber Data Primer Merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber asli (tidak melalui perantara). Data primer secara khusus dikumpulkan oleh peneliti untuk menjawab pertanyaan penelitian. Data primer mampu diolah sesuai dengan kehendak si peneliti dalam kaitannya dengan kebutuhan data untuk analisa, tetapi di sisi lain data primer membutuhkan banyak tenaga, waktu dan biaya dalam pengumpulannya. 2. Sumber Data Sekunder Merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak langsung melalui media perantara (diperoleh dan dicatat oleh pihak lain). Proses pengumpulan data sekunder relatif cepat, tetapi dalam memenuhi

60   

kebutuhan data yang berkaitan dengan kepentingan analisa terkadang masih kurang mencukupi sehingga tidak dapat melakukan analisa secara baik atau kurang reliable. Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan dan laporan historis yang telah tersusun dalam arsip (data dokumenter) yang dipublikasikan dan yang tidak dipublikasikan.

3.5.

Teknik Pengumpulan Data Penulis dalam penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data yang berupa : 1. Wawancara (interview) Merupakan percakapan dengan maksud tertentu yang dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviwee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu (Moleong, 2002:135). Dalam hal ini penulis melakukan wawancara dengan subyek penelitian, yaitu fungsi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, dan fungsi pengendalian persediaan. Wawancara dilakukan dengan membuat pedoman wawancara. Pedoman wawancara adalah berupa pertanyaanpertanyaan yang akan penulis ajukan sesuai dengan fokus penelitian dan perumusan masalah yang diteliti sehingga dapat memudahkan penggalian data.

61   

2. Observasi Merupakan pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan secara langsung terhadap sistem dan prosedur persediaan obat-obatan pada rumah sakit. Peralatan observasi yang digunakan oleh penulis dalam melakukan penelitian antara lain berupa sarung tangan, masker dan panca indra. Secara rinci pengamatan dilakukan terhadap perencanaan dan penentuan

kebutuhan

penyimpanan

akan

persediaan

obat-obatan,

obat-obatan,

pengadaan

obat-obatan,

pendistribusian

obat-obatan,

formulir yang digunakan, serta observasi tentang urusan administrasi dan keuangan di instalasi farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. 3. Dokumentasi Dokumentasi ialah setiap bahan tertulis ataupun film yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan pihak penyidik (Lincoln dan Guba dalam Moleong, 2002:161). Pengumpulan data dilakukan dengan cara melihat atau mengumpulkan laporan-laporan, catatan-catatan, dokumendokumen, dan data pendukung lainnya dari sumber-sumber yang mempunyai data yang berkenaan dengan masalah yang diteliti. Peralatan dokumentasi yang dipakai oleh penulis dalam melakukan penelitian adalah berupa alat-alat tulis, yaitu kertas, pulpen dan penggaris serta tape recorder. Instrumen ini bermanfaat untuk mencatat dan merekam informasi yang diperoleh selama melaksanakan penelitian di lapangan.

62   

3.6.

Analisis Data Analisis data merupakan proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditentukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data (Moleong, 2002:103). Analisis data yang dilakukan oleh penulis adalah : 1. Mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan masalah sistem dan prosedur akuntansi persediaan obat-obatan di RSUD Ibnu Sina kabupaten Gresik. 2. Mempelajari dan menganalisis struktur organisasi yang dipakai di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik sehingga dengan demikian dapat diketahui apakah struktur organisasi yang diterapkan telah mempunyai garis wewenang serta tanggung jawab yang secara jelas dan tegas. 3. Mempelajari dan menganalisis sistem dan prosedur persediaan obatobatan yang diterapkan RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. 4. Mempelajari dan menganalisis formulir, jurnal dan dokumen-dokumen lain yang digunakan dalam sistem dan prosedur persediaan obat. Dengan demikian dapat diketahui apakah formulir-formulir serta dokumendokumen tersebut sudah dapat memenuhi syarat dalam kaitannya dengan sistem dan prosedur yang digunakan.

63   

5. Menganalisis masalah yang berhubungan dengan penerapan sistem dan prosedur persediaan obat dengan teori-teori yang berhubungan dengan penerapan sistem dan prosedur akuntansi persediaan obat dengan teoriteori yang berhubungan dengan penelitian sehingga ditemukan kelemahan yang merupakan masalah yang harus dipecahkan. 6. Mencari pemecahan masalah yang terjadi untuk penyempurnaan sistem dan prosedur persediaan obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik.  

3.7.

Triangulasi Data Triangulasi

adalah

teknik

pemeriksaan

keabsahan

data

yang

memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu. Dalam hal ini, peneliti juga menggunakan metode triangulasi yang diperoleh dengan cara: a. Membandingkan data hasil pengamatan dengan hasil wawancara. b. Membandingkan keadaan dan perspektif seseorang dengan berbagai pendapat dan pandangan orang. c. Membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang berkaitan.

3.8.

Teknik Analisis

64   

Berdasarkan triangulasi data yang ada, data-data yang berhubungan dengan masalah sistem dan prosedur akuntansi di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik tidak hanya dipelajari dan dianalisis saja. Tetapi juga dibandingkan dengan hasil wawancara, keadaan dan perspektif seseorang dengan berbagai pendapat dan pandangan orang. Serta membandingkan hasil wawancara itu sendiri dengan isi suatu dokumen yang berkaitan. Sehingga dapat ditemukan kelemahan yang merupakan masalah yang harus dipecahkan serta dapat mencari pemecahan masalah yang terjadi untuk penyempurnaan sistem dan prosedur persediaan obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik.

3.9.

Instrumen Penelitian Sesuai dengan jenis penelitian kualitatif, maka instrumen penelitian yang digunakan berupa desain studi yang diuraikan dalam Tabel Desain Studi.

 

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1.

Penyajian Data

4.1.1. Sejarah Berdirinya Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik Rumah Sakit Umum Ibnu Sina Kabupaten Gresik adalah rumah sakit milik Pemerintah Kabupaten Dati II Gresik yang pertama kali didirikan di Jl. Dr. Wahidin Sudirohusodo pada tanggal 16 Agustus 1975, dibangun oleh PT. Petro Kimia Gresik dan diresmikan oleh Gubernur Jawa Timur Bapak Moch. Noer. Rumah Sakit Umum Ibnu Sina Kabupaten Gresik adalah rumah sakit milik Pemerintah Kabupaten dati II Gresik yang ditetapkan dalam Peraturan Daerah Kabupaten Gresik No. 10 tahun 1993, juga merupakan rumah sakit rujukan di Daerah Kabupaten Gresik dan sekitarnya. Sesuai dengan Keputusan Presiden No. 38 tahun 1991, Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 92 tahun 1993, Surat Keputusan Menteri Penerangan No. 40 tahun 1992 maka sejak tahun 1995 Rumah Sakit Umum Kabupaten Gresik kembali menjadi Rumah Sakit Umum Swadana, bukan lagi bantuan dari pemerintah daerah dan sejak bulan Juli 2008 berubah nama menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik.

70   

71     

Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik saat ini termasuk dalam rumah sakit tipe B I. Persyaratan untuk rumah sakit tipe B I, yaitu adanya fasilitas dan kemampuan pelayanan medik spesialistik seperti Penyakit Dalam, Anak, Obgyn, Kulit dan Kelamin, THT, Radiologi, Rehab Medis, Cardiologi, PTLG. Kenik, P. Anatomi, Anestesi dan Bedah Umum. Badan Pengelola Rumah Sakit Umum Ibnu Sina Kabupaten Gresik terletak di Jalan Dr. Wahidin Sudirohusodo dan menempati areal tanah seluas 2.900.000 m. Untuk melengkapi sarana, prasarana dan fasilitas, Badan Pengelola Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik mendapatkan bantuan dari APBD Kabupaten Gresik. RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik saat ini memiliki 205 tempat tidur yang terdiri dari 52 TT untuk penyakit dalam, 49 TT untuk penyakit bedah, 44 TT untuk kesehatan anak, 32 TT untuk kebidanan atau kandungan, 18 TT untuk paviliun dan 10 TT untuk ICU. Sedangkan dokter yang dimiliki berjumlah 33 orang dan apoteker yang dimiliki berjumlah 3 orang. 4.1.2. Visi, Misi, Moto dan Kebijakan Mutu Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik 4.1.2.1. Visi Menjadi Rumah Sakit terbaik di Kabupaten Gresik tahun 2010. 4.1.2.2. Misi a. Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan paripurna.

72     

b. Meningkatkan kwalitas tenaga medis dan non medis yang profesional dan berakhkaq mulia. c. Meningkatkan sistem manajemen keuangan, informasi dan pemasaran menuju RSU Mandiri tahun 2010. 4.1.2.3. Moto Moto dari RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik berbunyi : “Kepuasan Pelanggan Prioritas Utama Kami”. 4.1.2.4. Kebijakan Mutu Kami seluruh pegawai berkomitmen untuk melakukan perbaikan secara terus menerus untuk mencapai Visi dan Misi RSUD Kabupaten Gresik, serta kepuasan pelanggan. Langkah yang dilakukan untuk mencapai hal tersebut adalah : a. Memberikan pelayanan klinis dan penunjang secara efektif, aman dan ramah. b. Menyediakan informasi bagi pelanggan yang mudah diakses dan akurat. c. Menyediakan Sumber Daya Manusia yang kompeten dan berjumlah cukup. d. Menjaga kesehatan dan keselamatan kerja. e. Menerapkan sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 secara efektif dan efisien.

73     

4.1.3. Fasilitas Pelayanan Kesehatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik dalam memberikan pelayanan bagi seluruh lapisan masyarakat berpedoman pada landasan kesehatan nasional, yaitu : a. Health Promotion (Promosi Kesehatan) b. Preventive Disease (Pencegahan Penyakit) c. Curative Disease (Pengobatan Penyakit) d. Rehabilitation Medic (Perbaikan Medik) Sedangkan fasilitas pelayanan yang diberikan antara lain : a. Unit rawat tinggal, yang meliputi : 1) Penyakit dalam 2) Penyakit bedah 3) Kesehatan anak 4) Kebidanan/ kandungan 5) Paviliun 6) ICU b. Unit rawat jalan, yang meliputi : 1) Poli penyakit dalam 2) Poli kesehatan anak 3) Poli bedah 4) Poli obgyn

74     

5) Poli neurology 6) Poli THT 7) Poli gigi 8) Poli mata 9) Poli jantung 10) Poli paru 11) Poli fisiotherapy 12) Poli kulit dan kelamin 13) Poli jiwa c. Unit pelayanan darurat medis d. Unit radiologi e. Unit rehabilitasi 4.1.4. Struktur Organisasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik dan Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik Serta Uraian Tugas Masing-masing Jabatan Struktur organisasi mutlak diperlukan oleh semua jenis organisasi untuk menggambarkan pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang masingmasing tingkatan manajemen dalam organisasi. Oleh sebab itu, RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik sebagai sebuah organisasi juga memerlukan pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang yang jelas. Adapun struktur organisasi yang diterapkan oleh RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik adalah organisasi garis dengan aliran wewenang dari atas

75     

ke bawah (top down) dan dengan aliran tanggung jawab dari bawah ke atas (bottom up), dimana seluruh kegiatan dikendalikan oleh seorang pimpinan dan semua karyawan dalam menjalankan tugasnya harus bertanggung jawab pada satu pimpinan, dalam hal ini adalah Kepala Badan Pengelola RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Untuk lebih jelasnya maka akan disajikan struktur organisasi pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik pada gambar 4.1.

76     

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Badan Pengelola RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik DIREKTUR

DEWAN PENGAWAS

RSUD IBNU SINA KABUPATEN GRESIK

Kelompok Jabatan Fungsional 1. Medis 2. Paramedis 3. Non Paramedis

WAKIL DIREKTUR UMUM DAN KEUANGAN

WAKIL DIREKTUR MEDIK

Bidang Pelayanan Medik

Bidang Keperawatan

Bidang Pelayanan Penunjang Medik

Bagian Tata Usaha

Bagian Keuangan

Sub Bidang Rawat Jalan

Sub Bidang Rawat Inap

Sub Bagian Penunjang Medik

Sub Bagian Umum & Perbekalan

Sub Bagian Akuntansi

Sub Bidang Rawat Darurat

Sub Bidang SD & Askep

Sub Bidang Farmasi

Sub Bagian Personalia

- Instalasi Gawat Darurat

- Ruang Rawat Inap

- Instalasi Farmasi

Sub bagian Perbendaharaan & Verifikasi

Bagian Perencanaan Program

Sub Bagian Penyusunan Program & Evaluasi Sub Bagian RM & Infokes

Sub bagian PSDM PDE

- Instalasi Bedah Sentral

- Instalasi Rawat Jalan - Instalasi Rehab Medik

- Instalasi Radiologi

- Instalasi Pemeliharaan Sarana

- Instalasi Gizi - Instalasi Penyehatan - Instalasi Laboratorium

Sumber : Peraturan Daerah Kabupaten Gresik Nomor 2 Tahun 2008

77     

Adapun uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan adalah sebagai berikut : a.

Direktur -

Menyusun rencana program dan kegiatan pelayanan medik, penunjang medik, penunjang non medik, asuhan keperawatan, pelayanan rujukan, pendidikan, penelitian dan pelatihan, administrasi umum dan keuangan

-

Merumuskan

kebijakan

pelayanan

medik,

penunjang medik, penunjang non medik, asuhan keperawatan, pelayanan rujukan, pendidikan, penelitian dan pelatihan, administrasi umum dan keuangan -

Mengkoordinasikan pelayanan medik, penunjang medik, penunjang non medik, asuhan keperawatan, pelayanan rujukan, pendidikan, penelitian dan pelatihan, administrasi umum dan keuangan

-

Melaksanakan koordinasi dan sinkronisasi dengan Dinas Kesehatan, Satuan Kerja Perangkat Daerah lainnya, dan instansi terkait

78     

-

Melaksanakan

pengelolaan

sistem

informasi

pelayanan medik, penunjang medik, penunjang non medik, asuhan keperawatan, pelayanan rujukan, pendidikan, penelitian dan pelatihan, administrasi umum dan keuangan -

Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelayanan medik, penunjang medik, penunjang non medik, asuhan keperawatan, pelayanan rujukan, pendidikan, penelitian dan pelatihan, administrasi umum dan keuangan

-

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan bidang tugasnya.

b.

Wakil Direktur Bidang Medik -

Menyusun rencana program dan kegiatan pelayanan medik, pelayanan keperawatan, pelayanan penunjang medik, kegiatan pemasaran dan pengelolaan sarana pelayanan medik

-

Mengkoordinasikan perumusan kebijakan pelayanan medik, pelayanan keperawatan, pelayanan penunjang medik, kegiatan pemasaran dan pengelolaan sarana pelayanan medik

79     

-

Melaksanakan

koordinasi

dan

sinkronisasi

pelayanan medik, pelayanan keperawatan, pelayanan penunjang medik, kegiatan pemasaran dan pengelolaan sarana pelayanan medik -

Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelayanan medik, pelayanan keperawatan, pelayanan penunjang medik, kegiatan pemasaran dan pengelolaan sarana pelayanan medik

-

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Direktur sesuai dengan bidang tugasnya.

1. Bidang Pelayanan Medik -

Mengkoordinasikan penyusunan program dan kegiatan pelayanan medik

-

Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pelayanan medik

-

Melaksanakan koordinasi rencana kebutuhan sumber daya pelayanan medik

-

Melaksanakan evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan kegiatan pelayanan medik

-

Melaksanakan

pemantauan,

pengawasan

dan

penilaian

pendayagunaan sumber daya pelayanan medik -

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Wakil Direktur Bidang Medik sesuai dengan bidang tugasnya.

80     

a) Sub Bidang Pelayanan Rawat Jalan -

Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pelayanan medik, di Instalasi Rawat Jalan dan Instalasi Rehabilitasi Medik, yang meliputi Poli Umum, Poli Spesialis, Poli Sub Spesialis, Poli Gigi, Poli VIP, Poli Medical Check Up dan Poli Khusus

-

Mengkoordinasikan rencana kebutuhan sumber daya pelayanan medik di Instalasi Rawat Jalan dan Instalasi Rehabilitasi Medik, yang meliputi Poli Umum, Poli Spesialis, Poli Sub Spesialis, Poli Gigi, Poli VIP, Poli Medical Check Up dan Poli Khusus

-

Melaksanakan pengadaan sumber daya pelayanan medik di Instalasi Rawat Jalan dan Instalasi Rehabilitasi Medik, yang meliputi Poli Umum, Poli Spesialis, Poli Sub Spesialis, Poli Gigi, Poli VIP, Poli Medical Check Up dan Poli Khusus sesuai dengan anggaran satuan kerja

-

Melakukan pemantauan dan pengawasan kegiatan pelayanan medik Instalasi Rawat Jalan dan Instalasi Rehabilitasi Medik, yang meliputi Poli Umum, Poli Spesialis, Poli Sub Spesialis, Poli Gigi, Poli VIP, Poli Medical Check Up dan Poli Khusus

-

Melaksanakan tukas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pelayanan Medik sesuai dengan bidang tugasnya.

b) Sub Bidang Pelayanan Rawat Darurat

81     

-

Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pelayanan medik di Instalasi Gawat Darurat, Instalasi Bedah Sentral dan Instalasi Anaestesi dan Reanimasi

-

Mengkoordinasikan rencana kebutuhan sumber daya pelayanan medik di Instalasi Gawat Darurat, Instalasi Bedah Sentral dan Instalasi Anaestesi dan Reanimasi

-

Melaksanakan pengadaan sumber daya pelayanan medik di Instalasi Gawat Darurat, Instalasi Bedah Sentral dan Instalasi Anaestesi dan Reanimasi

-

Melakukan pemantauan dan pengawasan kegiatan pelayanan medik di Instalasi Gawat Darurat, Instalasi Bedah Sentral dan Instalasi Anaestesi dan Reanimasi

-

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pelayanan Medik sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Bidang Pelayanan Keperawatan -

Melaksanakan koordinasi pelaksanaan kegiatan pelayanan rawat inap dan pelayanan asuhan keperawatan

-

Melaksanakan koordinasi rencana kebutuhan seluruh sumber daya pelayanan keperawatan, baik sumber daya tenaga maupun sarana pelayanan keperawatan lainnya di Instalasi Rawat Inap

-

Melaksanakan pemantauan, pengawasan dan penilaian penggunaan sumber daya pelayanan keperawatan di Instalasi Rawat Inap

82     

-

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Wakil Direktur Bidang Medik sesuai dengan bidang tugasnya

a) Sub Bidang Rawat Inap -

Mengkoordinasikan pendayagunaan tenaga keperawatan dan sarana pelayanan keperawatan di Instalasi Rawat Inap (ruangan-ruangan), Instalasi Perawatan Intensif, dan Instalasi lainnya

-

Mengkoordinasikan kegiatan pelayanan asuhan keperawatan di Instalasi Rawat Inap (ruangan-ruangan), Instalasi Perawatan Intensif, dan Instalasi lainnya

-

Merencanakan upaya pengembangan pelayanan keperawatan di Instalasi Rawat Inap (ruangan-ruangan), Instalasi Perawatan Intensif, dan Instalasi lainnya

-

Melaksanakan pengadaan sumber daya pelayanan medik di Instalasi Gawat Darurat, Instalasi Bedah Sentral, dan Instalasi Anaestesi dan Reanimasi

-

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bidang

Pelayanan

Keperawatan

sesuai

dengan

tugasnya. b) Sub Bidang Sumber Daya dan Asuhan Keperawatan

bidang

83     

-

Mengkoordinasikan

rencana

kebutuhan

sumber

daya

keperawatan di Instalasi Rawat Inap (ruangan-ruangan), Instalasi Perawatan Intensif, dan Instalasi lainnya -

Melaksanakan

pengawasan,

pemantauan

dan

penilaian

pelayanan asuhan keperawatan di Instalasi Rawat Inap (ruangan-ruangan), Instalasi Perawatan Intensif, dan Instalasi lainnya -

Merencanakan upaya pengembangan tenaga keperawatan di Instalasi Rawat Inap (ruangan-ruangan), Instalasi Perawatan Intensif, dan Instalasi lainnya

-

Melaksanakan pengadaan sumber daya keperawatan sesuai dengan anggaran

-

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bidang

Pelayanan

Keperawatan

sesuai

dengan

bidang

tugasnya. 3. Bidang Pelayanan Penunjang Medik -

Melaksanakan

koordinasi

pelaksanaan

kegiatan

pelayanan

penunjang medik dan farmasi -

Pelaksanaan koordinasi rencana kebutuhan seluruh sumber daya pelayanan penunjang medik dan farmasi

-

Pelaksanaan pemantauan, pengawasan dan penilaian penggunaan sumber daya pelayanan penunjang medik dan farmasi

84     

-

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Wakil Direktur Bidang Medik sesuai dengan bidang tugasnya.

a) Sub Bidang Pelayanan Penunjang Medik -

Mengkoordinasikan

pelaksanaan

kegiatan

penunjang

di

Radiologi,

medik

Instalasi

pelayanan Instalasi

Laboratorium, Instalasi Pemulasaraan Jenazah dan Instalasi Gizi -

Mengkoordinasikan rencana kebutuhan sumber daya pelayanan penunjang

medik

di

Instalasi

Radiologi,

Instalasi

Laboratorium, Instalasi Pemulasaraan Jenazah dan Instalasi Gizi -

Melaksanakan pengadaan sumber daya pelayanan penunjang medik di Instalasi Radiologi, Instalasi Laboratorium, Instalasi Pemulasaraan Jenazah dan Instalasi Gizi

-

Melakukan pemantauan dan pengawasan kegiatan pelayanan penunjang

medik

di

Instalasi

Radiologi,

Instalasi

Laboratorium, Instalasi Pemulasaraan Jenazah dan Instalasi Gizi -

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pelayanan Penunjang Medik sesuai dengan bidang tugasnya.

b) Sub Bidang Pelayanan Farmasi

85     

-

Mengkoordinasikan

pelaksanaan

kegiatan

pelayanan

di

Instalasi Farmasi dan Instalasi Sterilisasi Sentral -

Mengkoordinasikan rencana kebutuhan sumber daya pelayanan penunjang medik di Instalasi Farmasi dan Instalasi Sterilisasi Sentral

-

Melaksanakan pengadaan sumber daya pelayanan penunjang medik di Instalasi Farmasi dan Instalasi Sterilisasi Sentral sesuai dengan anggaran

-

Melaksanakan

pengawasan,

pemantauan

dan

penilaian

pelayanan penunjang medik di Instalasi Farmasi dan Instalasi Sterilisasi Sentral -

Melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan oleh Kepala Bidang Pelayanan Penunjang Medik sesuai dengan bidang tugasnya.

c.

Wakil Direktur Bidang Umum dan Keuangan -

Menyusun

rencana

program

dan

kegiatan

ketatausahaan, keuangan, perencanaan program, penelolaan data elektronik, pengawasan intern, kegiatan pengelolaan sarana umum dan sanitasi lingkungan RSUD -

Melaksanakan koordinasi dan sinkronisasi kegiatan ketatausahaan, keuangan, perencanaan program, penelolaan data

86     

elektronik, pengawasan intern, kegiatan pengelolaan sarana umum dan sanitasi lingkungan RSUD -

Melaksanakan

system

informasi

kegiatan

ketatausahaan, keuangan, perencanaan program, penelolaan data elektronik, pengawasan intern, kegiatan pengelolaan sarana umum dan sanitasi lingkungan RSUD -

Melaksanakan evaluasi dan pelaporan kegiatan ketatausahaan, keuangan, perencanaan program, penelolaan data elektronik, pengawasan intern, kegiatan pengelolaan sarana umum dan sanitasi lingkungan RSUD

-

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Direktur sesuai dengan bidang tugasnya.

1.

Bagian Tata Usaha -

Melaksanakan

kegiatan

ketatausahaan,

kerumahtanggaan dan perbekalan kantor -

Melaksanakan administrasi kepegawaian

-

Melaksanakan

pembinaan,

pengembangan sumber daya manusia

pelatihan

dan

87     

-

Mengkoordinasikan

perumusan

peraturan

perundang-undangan, penelaahan produk hukum dan bantuan hukum -

Menyelenggarakan

publikasi

dan

hubungan

masyarakat -

Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain yang terkait

-

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Wakil Direktur Bidang Umum dan Keuangan sesuai dengan bidang tugasnya.

a)

Sub Bagian Umum dan Perbekalan -

Melaksanakan

pengelolaan

surat-menyurat,

ekspedisi dan tata kearsipan -

Melaksanakan

kegiatan

kerumahtanggaan

dan

perbekalan kantor -

Melaksanakan pengelolaan asset

-

Mengkoordinasikan

pelaksanaan

pemeliharaan

seluruh sumber daya, kebersihan, ketertiban dan keamanan

88     

-

Mengkoordinasikan

pelaksanaan

kegiatan

di

Instalasi Pemeliharaan Sarana dan Instalasi Penyehatan Lingkungan -

Melaksanakan tugas keprotokolan

-

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala bagian tata Usaha sesuai dengan bagian tugasnya.

b)

Sub Bagian Personalia -

Menyusun dan mengelola data kepegawaian

-

Menyiapkan

bahan

dan

memproses

usulan

pengangkatan, kenaikan pangkat, penempatan dalam jabatan, pemberhentian, pemindahan, cuti, bebas tugas, kenaikan gaji berkala, pemberian tanda jasa dan segala sesuatu yang berhubungan dengan pengelolaan kepegawaian -

Menyiapkan bahan dan melakukan upaya dalam meningkatkan disiplin pegawai serta mengurus kesejahteraan dan kedudukan hokum pegawai

-

Memberikan penelaahan dan pertimbangan dari aspek hukum seluruh produk hukum serta bantuan hukum atas masalah hukum yang timbul dalam pelaksanaan tugas

89     

-

Mengumpulkan,

menghimpun,

menganalisa,

menyaring dan mengendalikan informasi dan mengumpulkan bahan-bahan untuk dipublikasikan dan melaksanakan tugastugas kehumasan lainnya -

Melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan oleh Kepala bagian Tata Usaha sesuai dengan bidang tugasnya.

c)

Sub Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia -

Menyiapkan perencanaan dan evaluasi kemampuan seluruh sumber daya manusia

-

Melaksanakan kegiatan pelatihan, pembimbingan, penelitian dan pengembangan seluruh sumber daya manusia

-

Memberikan saran dan pertimbangan atas upaya peningkatan kemampuan dan ketrampilan seluruh sumber daya manusia

-

Mongkoordinir kegiatan pendidikan, pelatihan, praktek kerja dan kepaniteraan klinik yang dilaksanakan

-

Melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha sesuai dengan bidang tugasnya.

2.

Bagian Keuangan

90     

-

Menyusun rencana pendapatan dan pembelanjaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan

-

Melaksanakan penatausahaan seluruh pendapatan dan pengeluaran keuangan sesuai dengan peraturan perundangundangan

-

Melaksanakan penyajian laporan keuangan secara berkala sesuai peraturan perundang-undangan

-

Melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan oleh Wakil Direktur Umum dan Keuangan sesuai dengan bidang tugasnya.

a)

Sub Bagian Akuntansi -

Melaksanakan penatausahaan seluruh pendapatan dan belanja sesuai dengan peraturan perundang-undangan

-

Menyajikan laporan akuntansi keuangan secara periodik sesuai dengan peraturan perundang-undangan

-

Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan secara periodik sesuai dengan peraturan perundang-undangan

-

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Keuangan sesuai dengan bidang tugasnya.

91     

b)

Sub Bagian Perbendaharaan dan Verifikasi -

Melaksanakan pencatatan seluruh pendapatan dan pengeluaran

-

Mengadakan pengendalian realisasi anggaran agar sesuai dengan rencana anggaran

-

Melaksanakan verifikasi setiap transaksi keuangan

-

Menyimpan dan menyetorkan seluruh pendapatan ke institusi penyimpanan dana (bank) sesuai dengan peraturan perundang-undangan

-

Mengelola gaji pegawai dan pemberian hak keuangan pegawai lainnya sesuai dengan peraturan perundangundangan

-

Melaksanakan kegiatan penagihan piutang pada pihak ketiga

-

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Keuangan sesuai dengan bidang tugasnya.

3.

Bagian Perencanaan Program

92     

-

Melaksanakan

koordinasi

dalam

penyusunan

perencanaan dan evaluasi program RSUD -

Melaksanakan penyusunan pelaporan kinerja RSUD

-

Melaksanakan penyelenggaraan Perpustakaan

-

Melaksanakan pengelolaan Rekam Medis

-

Melaksanakan pengelolaan informasi manajemen RSUD

-

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Wakil Direktur Umum dan Keuangan sesuai dengan bidang tugasnya.

a)

Sub Bagian Penyusunan dan Evaluasi Program -

Melakukan koordinasi dalam penyusunan Rencana Strategis Bisnis, Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA), Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan/atau dokumen perencanaan lainnya sesuai dengan peraturan perundangundangan

-

Menyusun Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA), Pedoman Operasionalnya (PO) dan/atau dokumen pelaksanaan kegiatan sesuai dengan peraturan perundang-undangan

93     

-

Melaksanakan

analisis

dan

evaluasi

realisasi

pelaksanaan program secara periodik -

Menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) RSUD dan/atau laporan pelaksanaan kegiatan lainnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan

-

Melaksanakan penyelenggaraan perpustakaan

-

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Perencanaan Program sesuai dengan bidang tugasnya.

b)

Sub Bagian Informasi Pelayanan dan Rekam Medik -

Melaksanakan pengelolaan Rekam Medis

-

Menghimpun, menganalisa dan mengendalikan data-data rekam medik dan data-data lainnya untuk bahan laporan dan informasi, serta memberikan informasi Rekam Medik bagi yang memerlukan

-

Menyusun laporan medik RSUD sesuai dengan peraturan perundang-undangan

-

Memberikan informasi manajemen kepada pihakpihak yang memerlukan

94     

-

Melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan oleh Kepala Bagian Perencanaan Program sesuai dengan bidang tugasnya.

d.

Kelompok Jabatan Funsional Melaksanakan sebagian tugas RSUD sesuai dengan keahlian dan/atau ketrampilan tertentu serta bersifat mandiri.

e.

Dewan Pengawas Terdiri dari unsur Pemerintah Daerah dan tokoh masyarakat yang tugasnya memberikan masukan dan saran-saran kepada Direktur dalam melaksanakan misi Rumah Sakit dengan memperhatikan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Pemerintah Daerah. Untuk mengetahui struktur organisasi dari Instalasi Farmasi RSUD Ibnu

Sina Kabupaten Gresik, maka dapat dilihat pada gambar 4.2 sebagai berikut :

95     

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik

Kepala Instalasi Farmasi

Administrasi dan Keuangan

Gudang Farmasi

Distribusi

Floor Stok

Pengembangan SDM

Pelayanan

Depo Rawat Jalan

Depo Rawat Inap

Depo IGD

Depo OK

Depo Rawat Jalan

Depo Rawat Inap

Sumber : Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik

96     

Adapun uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan adalah sebagai berikut : a. Kepala Instalasi Farmasi -

Bertugas dan bertanggung jawab memimpin semua kegiatan, baik fungsi nonklinik maupun fungsi klinik

-

Mengelola dan mengendalikan semua perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan di RS, menjamin keamanan, kemanfaatan dan mutu yang paling baik

-

Mengkoordinasi kebutuhan, pemantauan pengawasan dan penggunaan fasilitas sumber daya di Instalasi Farmasi

-

Mengkomunikasikan seluruh obat-obatan yang batas waktunya hampir habis (expired date) kepada dokter atau Staf Medis Fungsional (SMF)

-

Melaksanakan pemusnahan obat yang rusak atau kadaluwarsa sesuai dengan prosedur yang berlaku

-

Memimpin, mengawasi dan mengkoordinasikan tugas dari staf Instalasi Farmasi

-

Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan

-

Merencanakan

dan

mengusulkan

kebutuhan

sarana

pelayanan

kefarmasian -

Menyusun mekanisme kerja dengan memperhatikan efektivitas dan efisiensi sumber daya yang ada

-

Melaksanakan pelayanan setiap hari kerja

97     

-

Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Direktur RSUD Kabupaten Gresik

-

Membuat laporan tahunan pelayanan Farmasi

b. Administrasi dan Keuangan -

Membantu Kepala Instalasi dalam hal pembuatan surat-surat

-

Mengarsip semua surat baik yang keluar maupun masuk di Instalasi Farmasi

-

Mengumpulkan semua jenis laporan bulanan

-

Membuat dan mengumpulkan data kegiatan

-

Menjaga ketertiban dan kerapian lingkungan kerjanya

-

Mengelola barang inventaris instalasi farmasi

-

Membuat perencanaan pembayaran rekanan semua faktur yang sudah jatuh tempo

-

Menyeleksi faktur-faktur dari rekanan sesuai faktur yang sudah lengkap persyaratannya

-

Mengerjakan administrasi keuangan terutama pembayaran dan administrasi penerimaan uang

-

Mengelola dan melakukan pembukuan semua keuangan yang keluar masuk melalui instalasi farmasi

-

Menyusun laporan rugi laba untuk mengetahui kondisi keuangan di instalasi farmasi

98     

-

Membuat

perencanaan

keuangan

menyangkut

kemampuan

pengeluaran dan penerimaan c. Gudang Farmasi -

Mengadakan koordinasi dengan Kepala Instalasi Farmasi tentang kebutuhan, pemantauan, pengawasan dan penggunaan fasilitas sumber daya di Gudang Farmasi

-

Membantu dan bekerja sama dengan Ka. Instalasi Farmasi dalam menjalankan tugasnya dalam hal pengadaan perbekalan farmasi

-

Ikut bertanggung jawab atas kelancaran dan keberhasilan pelayanan kefarmasian

-

Mengumpulkan, menyusun, mengelola dan menganalisa data yang berkaitan dengan perjalanan stok perbekalan farmasi

-

Membuat laporan kegiatan bulanan di gudang Farmasi

d. Distribusi -

Bertanggung jawab atas pendistribusian perbekalan farmasi ke depo, poli, atau ruangan

-

Membuat dan melaporkan pendistribusian barang

-

Mengkoordinir penyediaan dan pendistribusian Oksigen dan N2O di RS

e. Floor Stock -

Memeriksa setiap bon permintaan perbekalan farmasi dari instalasi rawat jalan, instalasi rawat inap, IGD, IBS dan penunjang medis

99     

-

Melayani setiap bon perbekalan farmasi dari instalasi rawat jalan, instalasi rawat inap, IGD, IBS setelah menelitinya

-

Mengusahakan kelancaran pelayanan floor stock

-

Membuat dan melaporkan pemakaian perbekalan farmasi (floor stock) setiap bulan ke unit distribusi

-

Membuat dan melaporkan nilai rupiah hasil pendapatan dan pemakaian floor stock setiap bulan dari instalasi rawat jalan, instalasi rawat inap, IGD, IBS dan penunjang medis.

f. Unit Pelayanan -

Mengadakan koordinasi dengan Ka. Instalasi Farmasi menyusun tata laksana pelayanan farmasi rawat jalan, rawat inap, IGD, OK dan penunjang medis.

-

Mengadakan koordinasi dengan Ka. Instalasi Farmasi menyusun tata laksana pelayanan farmasi penderita asuransi dan penderita tidak mampu

-

Bertanggung jawab atas pendistribusian perbekalan farmasi

-

Bertanggung jawab atas kelengkapan ruang narkotik dan pelaporan bulanan obat narkotik dan psikotropik

-

Bertanggung jawab atas semua subsidi obat dan alat habis pakai RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik.

g. Depo Rawat Jalan

100     

-

Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan profesinya sebagai asisten apoteker dalam memberikan pelayanan resep depo luar antara lain memeriksa kelengkapan resep yang diterima; meracik obat-obatan yang diminta di dalam resep dan memberi etiket serta mengemas di dalam wadah; mengoreksi kembali kebenaran obat, menyerahkannya kepada penderita sesuai dengan nama dan nomor urut serta member penjelasan tentang tata cara pemakaian obat sesuai dengan urutan pakai

-

Memasukkan data dan membuat laporan harian keluar masuk perbekalan farmasi

-

Mengatur ruangan pelayanan depo luar dan menyusun perbekalan farmasi sedemikian rupa sehingga mempermudah dalam memberikan pelayanan

-

Membuat laporan piutang karyawan RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik dan pejabat setiap bulan ke kepala administrasi dan keuangan

-

Menjaga ketertiban dan kebersihan ruang kerja.

h. Depo Rawat Inap -

Memeriksa, memberi harga, mengoreksi kembali dan menyetorkan perbekalan farmasi

-

Memasukkan data dan membuat laporan harian keluar masuk perbekalan farmasi

-

Mengatur ruangan pelayanan depo dalam

101     

-

Mengatur ketersediaan perbekalan farmasi di depo dalam

-

Mengevaluasi dan memeriksa kelancaran stock barang dan tanggal kadaluwarsa

-

Menjaga ketertiban dan kebersihan ruang kerja.

i. Depo IGD -

Memeriksa, memberi harga, mengoreksi kembali dan menyetorkan perbekalan farmasi

-

Memasukkan data dan membuat laporan harian keluar masuk perbekalan farmasi

-

Mengatur ruangan pelayanan depo IGD

-

Mengatur ketersediaan perbekalan farmasi di depo IGD

-

Mengevaluasi dan memeriksa kelancaran stock barang dan tanggal kadaluwarsa

-

Menjaga ketertiban dan kebersihan ruang kerja.

j. Depo OK -

Memeriksa, memberi harga, mengoreksi kembali dan menyetorkan perbekalan farmasi

-

Memasukkan data dan membuat laporan harian keluar masuk perbekalan farmasi

-

Mengatur ruangan pelayanan depo OK

102     

-

Mengevaluasi dan memeriksa kelancaran stock barang dan tanggal kadaluwarsa

-

Menjaga ketertiban dan kebersihan ruang kerja.

k. Pengembangan SDM -

Menyusun rencana kebutuhan pelatihan dan bimbingan dan upaya pengembangan sumber daya manusia di Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik

-

Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan tentang kegiatan pelatihan dan bimbingan dalam upaya pengembangan sumber daya manusi di Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik.

4.1.5. Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik 4.1.5.1.

Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Obat merupakan sarana penunjang medis yang paling penting dan kebutuhan obat-obatan yang diperlukan harus diperhatikan dengan baik. Hal ini dikarenakan perputaran obat-obatan yang terjadi dengan cepat dan kebutuhan obat sulit ditentukan secara pasti. Karena itu diperlukan adanya perencanaan dan penentuan kebutuhan obat-obatan yang baik dengan memperhatikan situasi dan kondisi yang ada. Tujuan dari pelaksanaan perencanaan dan penentuan kebutuhan obat-obatan ini adalah terlaksananya kejelasan

dan

kelancaran

sistem

perencanaan

perbekalan

farmasi,

terlaksananya monitoring serta pengendalian obat-obatan. Selain itu juga

103     

untuk menghindari terjadinya kekosongan stok obat di gudang farmasi, sehingga kebutuhan masing-masing depo farmasi dan BMHP di ruangan maupun poli dapat dipenuhi dengan baik. Perencanaan dan penentuan kebutuhan obat-obatan di RSUD kabupaten Gresik merupakan tanggung jawab dari Kepala Instalasi Farmasi yang juga didukung oleh unit gudang. Perencanaan dan penentuan kebutuhan obat-obatan disini tidak dilakukan secara bulanan ataupun tahunan melainkan dilakukan dua kali dalam seminggu. Adapun perencanaan yang telah dilakukan meliputi pengumpulan laporan dari gudang mengenai jumlah dan jenis persediaan obat-obatan yang diperlukan, usulan dari SMF (Staf Medis Fungsional) yang terdiri dari para dokter mengenai obat-obatan yang diperlukan, serta mempertimbangkan dana yang tersedia, situasi dan kondisi yang ada. Hasil rekapitulasi yang masuk ini digunakan sebagai pedoman perencanaan dan penentuan kebutuhan yang akan dilakukan. Perencanaan dan penentuan kebutuhan obat-obatan ini dicatat secara manual oleh Kepala Instalasi Farmasi pada buku perencanaan. 4.1.5.2.

Pengadaan Pengadaan obat-obatan pada instalasi farmasi di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik ini merupakan kegiatan pembelian yang meliputi pemesanan, penerimaan dan pembayaran obat-obatan. Tujuan dari pengadaan obat-obatan ini adalah untuk memenuhi kebutuhan perbekalan

104     

farmasi agar tidak kosong. Pembelian obat-obatan dilakukan secara kredit dengan jangka waktu atau jatuh tempo pembayaran selama satu bulan oleh Kepala Instalasi Farmasi. Pemesanan obat-obatan dilakukan dua kali dalam seminggu, yaitu setiap hari Selasa dan Kamis, akan tetapi hal ini tidak berlaku untuk obat-obatan yang perputarannya lambat. Untuk obat-obatan yang perputarannya lambat biasanya dilakukan satu bulan sekali. Pengadaan obat-obatan ini dilakukan oleh Instalasi Farmasi yang melibatkan Kepala Instalasi Farmasi, Unit Gudang, serta urusan Administrasi dan Keuangan. Pembayaran obat-obatan dilakukan oleh urusan Keuangan dengan persetujuan dari Direktur, hal ini dikarenakan keuangan untuk pengadaan obat-obatan sepenuhnya dipegang dan dikelola oleh Instalasi Farmasi sendiri, yaitu oleh urusan Keuangan. Adapun uraian kegiatan pengadaan obat-obatan diatur dalam prosedur sebagai berikut : 1) Unit Gudang membuat PP (Permintaan Pembelian) yang dicatat pada buku permintaan pembelian untuk diperlihatkan pada Kepala Instalasi Farmasi. 2) Kepala Instalasi Farmasi menyalin PP dari Unit Gudang ke dalam buku catatan Instalasi Farmasi. Kemudian Kepala Instalasi Farmasi membuat SP (Surat Pesanan) rangkap empat, yaitu SP kuning, biru, merah dan putih dan mengarsip sementara SP kuning menurut tanggal.

105     

3) SP biru, merah dan putih diberikan pada rekanan, jika tidak tersedia obat yang dipesan maka rekanan akan segera memberitahukan Kepala Instalasi Farmasi. Kepala Instalasi Farmasi mencari alternatif informasi obat-obatan lain dan melapor kepada Direktur untuk segera melakukan pilihan. 4) Jika harga obat berubah, maka rekanan juga memberitahukan Kepala Instalasi Farmasi yang kemudian melaporkannya kepada Direktur. Apabila Direktur menentukan agar pembelian obat dibatalkan, maka Kepala Instalasi Farmasi akan membuat surat pembatalan rangkap dua. Surat pembatalan rangkap pertama akan diberikan kepada rekanan sedangkan surat pembatalan rangkap kedua disimpan sebagai arsip. 5) Apabila Direktur menentukan untuk meneruskan pembelian obat maka rekanan akan membuat faktur sementara, faktur asli, copy SP putih dan kelengkapan administrasi. Faktur sementara, SP merah dan SP biru diberikan kepada unit gudang bersama dengan barang sedangkan copy SP putih, kelengkapan administrasi dan faktur asli diserahkan pada urusan Administrasi dan SP putih disimpan sebagai arsip oleh rekanan. 6) Obat dari rekanan diterima oleh unit gudang, diperiksa dan dimasukkan ke dalam gudang perbekalan farmasi. Faktur sementara digunakan untuk member harga pada obat dan diarsip oleh unit gudang bersama SP biru sedangkan SP merah diberikan kepada urusan Administrasi.

106     

7) Urusan Administrasi mencocokkan SP merah dengan copy SP putih, kelengkapan administrasi dan faktur asli dari rekanan. Jika cocok maka rekanan akan diberi tanda terima faktur untuk mencairkan tagihan pada saat jatuh tempo. 8) Urusan Administrasi mengarsip SP merah dan copy SP putih kemudian memberikan faktur asli dan kelengkapan administrasi kepada urusan Keuangan. Pada saat jatuh tempo, rekanan dating dengan membawa tanda terima tukar faktur kepada urusan Keuangan. Urusan Keuangan mencocokkan tanda terima tukar faktur dengan faktur asli dan kelengkapan administrasi. Jika cocok maka urusan Keuangan akan membuat BPY (Bukti Pembayaran) rangkap dua. Rangkap pertama diberikan kepada rekanan beserta uang pembayaran, sedangkan rangkap yang kedua diarsip menurut tanggal. Bagan alir dokumen pengadaan obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik dapat dilihat pada gambar 4.3. 4.1.5.3.

Penyimpanan Penyimpanan obat-obatan bertujuan untuk menjamin mutu dan keamanan obat-obatan dan juga mempercepat layanan. Selain itu penyimpanan juga bertujuan untuk menghindari penggunaan obat-obatan yang tidak diinginkan, memudahkan pencarian obat-obatan, serta digunakan untuk pengawasan obat.

107     

Pelaksanaan penyimpanan obat-obatan pada RSUD Kabupaten Gresik dilakukan oleh seluruh staf di Instalasi Farmasi. Untuk menjaga kondisi persediaan obat-obatan, maka penyimpanan dilakukan sesuai standar sebagai berikut :

1. Ruangan penyimpanan harus memenuhi persyaratan kefarmasian : - Bersih - Tidak lembab - Sirkulasi udara baik - Terang - Tidak ada binatang seperti tikus, kecoa, semut - Tidak panas dan pengap 2. Obat tertentu harus disimpan pada suhu 2º - 8º C (lemari es). 3. Obat narkotika harus disimpan terpisah di dalam lemari berkunci, berpintu ganda dan kuncinya disimpan oleh penanggung jawab obat. 4. Obat tanpa kondisi khusus disimpan di rak atau lemari obat. 5. Ruang penyimpanan obat/alkes dikelompokkan berdasarkan sumber anggaran (Reguler atau Floor Stock). 6. Obat disusun berdasarkan jenisnya, selanjutnya menurut abjad. Contohnya : - Obat oral padat : tablet, kapsul. - Obat oral cair/sirup.

108     

- Obat suntik/parenteral. - Obat luar/topikal : salep, krim. - Obat/cairan infus : NaCl 0,9 %, Dextrose 5 %. - Obat Desinfektan : karbol, lisol, betadin. 7. Untuk cairan harus diletakkan di atas palet dan maksimal 8 susun. 8. Obat harus diletakkan sedemikian, rapi, teratur, mudah dicari sehingga obat harus dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Penyimpanan obat-obatan yang ada di bagian gudang perbekalan farmasi ini pada umumnya dilakukan dengan menggunakan sistem FIFO (Firs In Firs Out), yaitu dengan mengeluarkan obat-obatan yang datang terlebih dahulu. Untuk obat-obatan yang sudah enam bulan mendekati tanggal kadaluwarsa ditaruh di rak yang sudah disendirikan. Obat-obatan yang mendekati kadaluwarsa ini secepatnya ditukarkan kepada PBF yang terkait sesuai dengan perjanjian yang ada sebelumnya sedangkan untuk obat-obatan yang tidak dapat ditukarkan akan dikonsultasikan kepada para dokter supaya lebih cepat digunakan. Penyimpanan obat-obatan yang dilakukan di gudang perbekalan farmasi ini menggunakan kartu persediaan atau biasa disebut kartu stelling. Kartu persediaan di sini terdiri dari tiga warna, yaitu : 1) Biru

: untuk obat luar/parenteral (injeksi)

2) Putih

: untuk obat oral (tablet, sirup)

109     

3) Merah muda

: untuk obat-obatan yang berupa narkotik dan psikotropik (OKT).

Kartu persediaan ini dicantumkan atau ditaruh pada masing-masing obat. Dari kartu persediaan ini dapat dipantau jumlah persediaan obatobatan yang keluar masuk gudang perbekalan farmasi. 4.1.5.4.

Pendistribusian Pendistribusian obat-obatan di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik meliputi pendistribusian dari gudang farmasi ke tiap-tiap depo farmasi, ruang rawat inap dan poli-poli. Pendistribusian obat-obatan di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik harus dilakukan melalui prosedur tetap pelayanan distribusi obat yang ada. Tujuannya adalah untuk memenuhi permintaan obat di tiap-tiap depo farmasi, ruang rawat inap dan poli-poli, sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Prosedur pendistribusian dilaksanakan oleh asisten apoteker di gudang farmasi. 1. Prosedur Pendistribusian Obat-obatan dari Gudang Farmasi ke Depo, Ruang Rawat Inap atau Poli a. Menerima Form Permintaan Obat (rangkap 2) dari depo, ruang rawat inap atau poli. b. Menyiapkan barang obat sesuai permintaan : -

Mengambil

obat

dari

rak

penyimpanan

kadaluwarsanya paling dekat. -

Menulis jumlah obat yang diambil di kartu stock.

yang

tanggal

110     

-

Menulis jumlah obat di Form Permintaan Obat.

c. Depo, Poli, atau Ruangan, mengambil obat ke gudang farmasi. d. Petugas gudang dan petugas depo, poli, atau ruangan bersama-sama mencocokkan jumlah barang yang dikirim dengan yang tertulis di Form Permintaan Obat. e. Petugas gudang dan petugas depo, poli, atau ruangan menandatangani Form Permintaan Obat sebagai bukti serah terima barang. f. Lembar 1 Form Permintaan Obat untuk arsip gudang farmasi dan lembar 2 untuk arsip masing-masing depo, poli, atau ruangan. g. Mengarsipkan Form Permintaan Obat. Bagan alir dokumen pendistribusian obat-obatan dari Gudang Farmasi ke Depo, Ruang Rawat Inap atau Poli pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik dapat dilihat pada gambar 4.4. 2. Prosedur Pendistribusian Obat-obatan dari Depo rawat Jalan ke Pasien a. Poli pelayanan memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien kemudian membuat resep dan nomor pengambilan obat. Nomor pengambilan obat berisi nama pasien dan kode poli, sedangkan pada resep juga terdapat data yang tertera pada nomor pengambilan obat. b. Nomor pengambilan obat diberikan kepada pasien sedangkan resep diberikan kepada depo rawat jalan di bagian tempat pengambilan resep.

111     

c. Petugas di bagian tempat pengambilan resep memanggil pasien sesuai dengan nama dan nomor poli untuk dicocokkan dengan nomor pengambilan obat yang dimiliki pasien. Jika cocok, maka petugas akan memberi harga pada resep dan memberikannya kepada pasien. Pasien kemudian akan melakukan pembayaran ke kasir sesuai dengan harga yang tertera pada resep sekaligus menyerahkan resep yang ada. d. Kasir kemudian membuat BPY (Bukti Pembayaran) rangkap tiga. Rangkap yang pertama diberikan kepada pasien, rangkap yang kedua diberikan kepada tempat pengambilan resep untuk diarsip dan rangkap yang ketiga diarsip oleh kasir. Sedangkan resep yang masih ada di kasir diberikan kepada petugas di tempat pengambilan obat. e. Petugas di tempat pengambilan obat meracik obat-obatan sesuai dengan resep kemudian memanggil pasien sesuai dengan nama dan nomor poli dalam resep untuk mencocokkannya dengan nomor obat milik pasien. f. Pasien memberikan nomor pengambilan obat ke tempat pengambilan obat dan petugas di tempat pengambilan obat memberikan obat sesuai dengan resep. Bagan alir dokumen pendistribusian obat-obatan dari Depo Rawat Jalan ke pasien pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik dapat dilihat pada gambar 4.5.

112     

3. Prosedur Pendistribusian Obat-obatan dari Depo Rawat Inap/Depo OK ke Pasien a. Resep untuk pasien dipegang oleh bagian ruangan. Dari bagian ruangan resep tersebut dibawa ke Depo Rawat Inap/Depo OK untuk diberi harga. Setelah itu Depo Rawat Inap/Depo OK membuat rekap biaya obat dan jumlah persediaan obat untuk dicatat dalam catatan biaya obat dan jumlah persediaan. b. Resep yang sudah diberi harga diberikan kembali kepada ruangan bersama dengan obat. Setelah itu dibuat rincian tagihan biaya obat dan biaya rawat inap sedangkan resep tersebut diarsip sesuai tanggal. c. Rincian tagihan tersebut diberikan kepada pasien. Pasien melakukan pembayaran ke kasir dengan memberikan rincian tagihan beserta sejumlah uang sesuai dengan rincian tagihan yang ada. d. Kasir menerima rincian tagihan beserta uang lalu membuat BYP rangkap empat. Rangkap yang pertama diberikan kepada pasien, rangkap kedua diberikan kepada ruangan, rangkap yang ketiga diberikan kepada Depo Rawat Inap/Depo OK, rangkap keempat diarsip oleh kasir berdasarkan tanggal bersama dengan rincian tagihan biaya obat dan rawat inap. Bagan alir dokumen pendistribusian obat-obatan dari Depo Rawat Inap /Depo OK ke pasien pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik dapat dilihat pada gambar 4.6.

113     

4.1.5.5.

Penghapusan Penghapusan merupakan kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang berlaku. Penghapusan obat-obatan dilakukan apabila obat-obatan tersebut sudah melampaui masa berlaku (tanggal kadaluwarsa) atau obat-obatan tersebut rusak. RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik sampai saat ini belum pernah melakukan penghapusan obat-obatan, akan tetapi instalasi farmasi yang berwenagng melakukan penghapusan obat-obatan mempunyai prosedur penghapusan yang berlaku. Jika ditemukan adanya obat-obatan yang melampaui masa berlaku atau rusak, maka obat-obatan tersebut akan dimusnahkan. Pemusnahan obat-obatan dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, ada yang dilarutkan, dibakar, ditanam, dan lain-lain sesuai dengan jenis obat yang bersangkutan. Pemusnahan obat-obatan dilakukan oleh tim penghapusan yang terdiri dari apoteker (dalam hal ini Kepala Instalasi Farmasi) dan asisten apoteker dengan deisaksikan oleh wakil dari dinas kesehatan. Setelah itu dibuatkan berita acara pemusnahan obat-obatan. Sebelumnya apoteker dalam hal ini Kepala Instalasi Farmasi membuat terlebih dahulu usulan obat-obatan yang akan dimusnahkan dengan informasi dari seksi gudang yang kemudian diinformasikan kepada Direktur RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik.

4.1.5.6.

Penghitungan Fisik Persediaan

114     

Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik juga mempunyai prosedur penghitungan fisik persediaan walaupun masih sangat sederhana. Penghitungan fisik persediaan ini dilakukan secara rutin dua kali dalam setahun, yaitu tanggal 31 Desember dan tanggal 30 Juni. Penghitungan fisik dilakukan oleh seluruh staf instalasi farmasi dengan menghitung nilai persediaan obat yang ada di gudang dan di tiap-tiap depo farmasi. Pengerahan seluruh staf instalasi farmasi dilakukan supaya penghitungan yang dilakukan lebih efektif dan efisien. Selain itu saat penghitungan fisik persediaan dilaksanakan, pergerakan obat dari gudang ke masing-masing depo, maupun antar depo harus diminimalisir. Prosedur penghitungan fisik persediaan pada instalasi farmasi RSUD Ibnu Sina kabupaten Gresik adalah sebagai berikut : 1) Bagian Gudang memberikan kartu persediaan kepada penghitung. 2) Penghitung mencocokkan jumlah fisik persediaan dengan kartu persediaan. Apabila tidak cocok maka akan dihitung ulang, tetapi apabila cocok maka penghitung akan memberikan tanda “Check List” pada kartu persediaan yang bersangkutan. 3) Kartu persediaan yang sudah dihitung diberikan kembali kepada Unit Gudang untuk kemudian dicatat hasil penghitungannya pada laporan stock opname. Laporan stock opname dibuat rangkap dua. Rangkap yang pertama diberikan kepada urusan Administrasi dan Keuangan sedangkan rangkap yang kedua disimpan dan diarsip oleh Bagian Gudang.

115     

4) Laporan stock opname diterima oleh urusan Administrasi dan Keuangan kemudian diisi harga pokok per unit dan dihitung harga pokok totalnya. Selain itu laporan stock opname disimpan dan diarsip oleh urusan Administrasi dan Keuangan. Bagan alir dokumen penghitungan fisik persediaan obat-obatan pada Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik dapat dilihat pada gambar 4.7.

116     

117     

118     

119     

120     

121     

122     

4.2.

Analisis dan Interpretasi Data

4.2.1. Analisis Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Obatobatan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik 4.2.1.1.

Analisis pada Struktur Organisasi Apabila

membandingkan

gambar

struktur

organisasi

dengan

pelaksanaan pendelegasian wewenang yang dilakukan di Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik dan wawancara yang dilakukan peneliti dengan Kepala Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik, maka akan ditemukan beberapa kekurangan dalam struktur organisasi yang ada. 1) Gambar bagian floor stock pada instalasi farmasi dalam struktur organisasi yang ada berada di bawah unit gudang farmasi. Akan tetapi pada pelaksanaannya, seharusnya floor stock berada di bawah Depo Rawat Inap yang ada di bawah unit pelayanan bukan berada di bawah unit gudang farmasi. Hal ini dikarenakan persediaan yang masuk ke floor stock harus melalui Depo Rawat Inap terlebih dahulu. Jika dibandingkan dengan wawancara yang dilakukan, Kepala Instalasi Farmasi menyatakan bahwa setiap wewenang dan tanggung jawab setiap karyawan telah dilakukan dengan baik sesuai fungsinya masing-masing.

123     

Akan tetapi dari analisis yang dilakukan, peneliti merasa bahwa fungsi dari floor stock kurang efektif, karena selain menambah karyawan di bagian floor stock juga belum ada pengawasan yang baik dari Depo Rawat Inap. Selain itu, floor stock mengisi kebutuhan obat-obatan pada poli-poli dan unit pelayanan lain seperti IGD tidak berpedoman pada sesuatu yang pasti. Jadi, poli-poli pelayanan dan unit pelayanan yang ada hanya membuat estimasi kebutuhan obat yang dibutuhkan baru kemudian membuat permintaan pada floor stock. 2) Unit gudang farmasi pada struktur organisasi yang ada membawahi bagian distribusi dan floor stock. Sedangkan pada pelaksanaannya, unit gudang farmasi terdiri atas bagian penerimaan, bagian penyimpanan dan bagian distribusi. Jika dibandingkan dengan kondisi yang ada pada Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik sendiri, peneliti merasa bahwa bagian penerimaan seharusnya disendirikan supaya pengecekan dapat dilakukan lebih teliti dan menghindari terjadinya penyelewengan obat. 3) Pada pelaksanaannya urusan Administrasi dan Keuangan dilakukan oleh dua orang. Satu orang mengurus administrasi dan satu orang lagi mengurus masalah keuangan. Sedangkan pada struktur organisasi dan uraian tugasnya, urusan administrasi dan keuangan ditampilkan menjadi satu karena terletak dalam divisi yang sama. Hal ini akan membingungkan karyawan administrasi dan keuangan karena adanya

124     

ketidakjelasan pembagian wewenang dan tanggung jawab yang harus mereka laksanakan. Dengan melihat adanya beberapa kekurangan pada struktur organisasi Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik, maka peneliti menyimpulkan bahwa sistem pengendalian intern pada Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik dinilai kurang baik. 4.2.1.2.

Analisis

Pelaksanaan

Sistem

dan

Prosedur

Akuntansi

Persediaan ObatObatan di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik 1) Analisis Pelaksanaan Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Pelaksanaan perencanaan dan penentuan kebutuhan di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik sudah cukup baik, hal ini dikarenakan Kepala Instalasi Farmasi yang membuat perencanaan obat-obatan selain mengambil informasi dari gudang instalasi farmasi juga sudah melibatkan SMF (Staf Media Fungsional). Dengan dilibatkannya SMF maka dapat memudahkan perencanaan obat-obatan yang dibutuhkan karena para SMF inilah yang merawat pasien dan merupakan orang yang mempunyai informasi tentang masa epidemik penyakit sehingga dapat diketahui jenis dan jumlah obat yang dibutuhkan. Daari SMF ini juga akan didapatkan saran mengenai jenis obat baru yang akan digunakan sehingga Kepala Instalasi Farmasi dapat merencanakan kebutuhan obat dengan lebih valid.

125     

Perencanaan dan penentuan kebutuhan juga dikatakan cukup baik karena dilakukan dua kali dalam seminggu untuk menghindari penumpukan obat-obatan di gudang perbekalan farmasi. Selain itu terkadang SMF menyarankan produk obat-obatan yang lain sehingga obat-obatan yang ada sebelumnya tidak akan menumpuk cukup lama. Para SMF yang ada selalu memberikan formulir usulan perencanaan obat setiap minggunya, sedangkan informasi dari gudang diberikan setiap dua kali seminggu melalui buku catatan yang dibuat oleh kepala gudang. Jadi, dengan membandingkan pelaksanaan perencanaan dan penentuan kebutuhan, wawancara yang dilakukan dengan sistem dan prosedur yang ada, maka peneliti menarik kesimpulan bahwa perencanaan dan penentuan kebutuhan telah dilaksanakan dengan baik. 2) Analisis Pelaksanaan Pengadaan Pengadaan obat-obatan pada Instalasi Farmasi di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik ini merupakan kegiatan pembelian yang meliputi pemesanan, penerimaan, dan pembayaran obat. Pemesanan obat-obatan dilakukan berdasarkan data informasi mengenai jenis dan jumlah persediaan obat-obatan yang diperlukan dari unit gudang dan para SMF. Akan tetapi Kepala Instalasi Farmasi yang melakukan pemesanan obatobatan juga harus mengerti jenis obat-obatan dengan baik karena ada kalanya obat-obatan yang disarankan oleh SMF lebih mahal dari obat-

126     

obatan merk lain yang mempunyai kegunaan dan mutu yang sama dengan harga yang lebih murah. Sebab jika kurang ahli di bidang obatobatan maka akan dapat merugikan pihak rumah sakit. Menurut sistem yang ada, pembayaran obat-obatan kepada rekanan maupun pengelolaan uang untuk pengadaan obat-obatan sepenuhnya dipegang dan dikelola oleh Instalasi Farmasi, yaitu oleh urusan keuangan. Begitu juga dengan pelaksanaannya dan hasil wawancara yang dipaparkan oleh Kepala Instalasi Farmasi, bahwa Instalasi Farmasi memegang dan mengelola semua masalah keuangan yang ada, yang diatur oleh urusan keuangan Instalasi Farmasi. Tetapi melalui analisis yang dilakukan, peneliti merasa bahwa hal ini dapat memungkinkan terjadinya

penyelewengan

di

Instalasi

Farmasi

yang

dapat

mengakibatkan kerugian pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik walaupun pembayaran kepada rekanan harus mendapat otorisasi dari Direktur. Prosedur pengadaan obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik maupun dalam pelaksanaannya juga masih mempunyai beberapa kekurangan. Pembuatan permintaan pembelian yang hanya dibuat rangkap satu pada buku pencatatan permintaan pembelian dan diperlihatkan kepada Kepala Instalasi Farmasi untuk kemudian dicatat ulang dirasa kurang efektif dan efisien. Selain itu faktur sementara yang dikirim ke gudang dirasa tidak perlu, karena dalam faktur tersebut

127     

tertera daftar harga obat-obatan. Dari sini dapat dilihat adanya perangkapan tugas, karena fungsi gudang yang seharusnya hanya menerima dan menyimpan obat juga merangkap dalam pemberian harga obat-obatan.

Hal

ini

juga

dapat

mengakibatkan

terjadinya

penyelewengan tugas yang dapat merugikan pihak rumah sakit. 3) Analisis Pelaksanaan Penyimpanan Penyimpanan di gudang perbekalan farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten

Gresik

sudah

berjalan

cukup

baik

dan

tempat

penyimpanannya sendiri sudah sesuai dengan standar penyimpanan obat-obatan yang ada. Kartu persediaan yang dicantumkan di tiap-tiap jenis persediaan obat-obatan juga dapat mempermudah pengecekan jenis dan jumlah barang yang keluar masuk. Penyimpanan obat di gudang perbekalan farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik dilakukan sesuai dengan jenisnya baru kemudian sesuai abjad, hal ini dinilai cukup baik karena dapat mempermudah pencarian obat-obatan. Obat-obatan

yang

mendekati

tanggal

kadaluwarsa

sudah

mempunyai prosedur penyimpanan yang cukup baik, hal ini dikarenakan obat-obatan yang sudah mendekati tanggal kadaluwarsa enam bulan sebelumnya disendirikan dalam satu rak khusus untuk secepatnya ditukarkan atau dikonfirmasikan kepada dokter-dokter supaya lebih cepat digunakan. Kartu persediaan juga sudah dibedakan warnanya sesuai dengan jenis obat untuk memudahkan pengecekan obat.

128     

4) Analisis Pelaksanaan Distribusi Distribusi obat-obatan yang dilakukan di Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik sudah cukup baik, karena sudah ada perbedaan prosedur antara pendistribusian dari unit gudang ke depodepo maupun pendistribusian dari depo-depo ke pasien. Pendistribusian dari Depo Rawat Jalan, Depo Rawat Inap dan Depo OK juga sudah dibedakan prosedurnya sesuai dengan kondisi yang ada. Dengan melihat pelaksanaannya, pelaksanaan pendistribusian baik pendistribusian obat-obatan dari Gudang Farmasi ke Depo, Ruang Rawat Inap atau Poli, pendistribusian obat-obatan dari Depo Rawat Jalan ke pasien, maupun pendistribusian obat-obatan dari Depo Rawat Inap /Depo OK ke pasien telah dilaksanakan sesuai dengan sistem dan prosedur pendistribusian dan juga sudah dilaksanakan dengan baik. Karena sistem dan prosedur yang ada telah disesuaikan dengan kondisi yang ada di dalam RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik, sehingga peneliti merasa, tidak ada yang perlu diubah dalam pelaksanaan pendistribusian maupun sistem dan prosedur pendistribusian obat-obatan di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. 5) Analisis Pelaksanaan Penghapusan Obat-obatan di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik akan dimusnahkan apabila telah kadaluwarsa. Walaupun belum pernah melakukan kegiatan pemusnahan obat-obatan sampai saat ini, tetapi

129     

sudah ditetapkan adanya prosedur penghapusan obat-obatan di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Jika ada obat-obatan yang kadaluwarsa, maka

Kepala

Instalasi

Farmasi

akan

membuat

daftar

usulan

penghapusan yang kemudian diinformasikan kepada Direktur RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Kemudian dilakukan pemusnahan obatobatan yang dilakukan oleh apoteker dan asisten apoteker yang disaksikan oleh wakil dari Dinas Kesehatan, baru kemudian dibuat berita acara penghapusan obat-obatan. Berita acara penghapusan obatobatan yang telah dibuat oleh apoteker dalam hal ini Kepala Instalasi Farmasi dicatat ke dalam laporan bulanan persediaan obat-obatan di gudang farmasi. Akan tetapi, baik prosedur maupun pelaksanaan penghapusan obat-obatan ini masih memiliki beberapa kekurangan karena obat-obatan yang dimusnahkan oleh RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik ini merupakan asset milik Negara karena RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik adalah rumah sakit milik pemerintah sehingga diperlukan adanya saksi dari aparat hukum dalam pelaksanaan penghapusan obat. Selain itu, obat-obatan yang kadaluwarsa atau rusak dimusnahkan oleh apoteker dan asisten apoteker yang terdiri dari orang-orang yang ada di Instalasi Farmasi itu sendiri sehingga dapat menyebabkan terjadinya penyelewengan obat-obatan.

130     

Selain itu melalui hasil wawancara yang dilakukan peneliti, Kepala Instalasi Farmasi juga menyatakan bahwa prosedur penghapusan yang ada belum terlalu baik dan seharusnya ada tim khusus yang benar-benar menangani penghapusan obat-obatan yang sudah kadaluwarsa. Jadi, dari analisa yang ada dibandingkan dengan hasil wawancara dengan Kepala Instalasi Farmasi menemui adanya kesamaan pendapat bahwa prosedur maupun pelaksanaan penghapusan obat-obatan yang kadaluwarsa pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik masih memiliki beberapa kekurangan. 6) Analisis Pelaksanaan Penghitungan Fisik Penghitungan fisik persediaan yang dilakukan di Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik masih sederhana dan dilakukan dua kali dalam setahun, yaitu tanggal 31 Desember dan tanggal 30 Juni. Hanya saja, pelaksanaan penghitungan fisik persediaan obat dilakukan oleh semua staf di Instalasi Farmasi dengan alasan agar lebih efisien. Akan tetapi pada pelaksanaannya, hal ini dapat menyebabkan terjadinya penyelewengan persediaan obat, karena bagian yang seharusnya diperiksa dan dievaluasi yaitu bagian gudang dan bagian administrasi ikut melaksanakan perhitungan fisik persediaan dan memeriksa persediaan perbekalan farmasi yang ada. 4.2.1.3.

Analisis Formulir yang Digunakan

131     

1) Terjadi kesalahan dalam penyebutan nama formulir, yaitu kartu persediaan yang ada di bagian gudang seharusnya disebut dengan kartu gudang karena diselenggarakan oleh bagian gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan di gudang beserta mutasinya. Sedangkan kartu persediaan digunakan untuk mencatat mutasi persediaan dan saldo tiap jenis persediaan, baik kuantitas maupun harga pokoknya. 2) Pada formulir kartu persediaan yang seharusnya disebut dengan kartu gudang di bagian gudang tidak dicantumkan tanggal kadaluwarsa sehingga

dapat

menyulitkan

pemantauan

tanggal

kadaluwarsa

pemakaian obat-obatan di gudang perbekalan farmasi. Selain itu kolom persetujuan berupa paraf atau keterangan juga belum dicantumkan. 3) Instalasi Farmasi masih belum mempunyai format formulir berita acara dikarenakan sampai saat ini belum pernah melakukan penghapusan obatobatan. 4.2.2. Pemecahan Masalah 4.2.2.1.

Pemecahan Masalah Struktur Organisasi 1) Struktur floor stock pada gambar struktur organisasi Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik sebaiknya dihapus supaya kinerja karyawan lebih efektif dan karyawan pada posisi ini dipindahkan ke bagian penerimaan obat. Pendistribusian obat-obatan ke poli-poli pelayanan maupun IGD sebaiknya dilakukan oleh bagian gudang saja,

132     

akan tetapi obat-obatan tersebut disendirikan penyimpanannya. Disini tata ruangan dari unit gudang sangat mendukung, karena sebelumnya ruang penyimpanan obat-obatan untuk floor stock terletak satu atap dengan penyimpanan obat-obatan yang lain dan hanya bersebelahan ruang saja. Permintaan obat-obatan dari poli-poli pelayanan dan unit pelayanan lainnya seperti IGD sebaiknya memakai stock minimum untuk memudahkan penentuan jenis dan jumlah persediaan obat-obatan yang diminta. Sedangkan untuk unit Gudang Farmasi perlu dibedakan antara penyimpanan dan bagian pendistribusian untuk memperjelas pembagian tugas dan pendelegasian wewenang dan juga karena tugas keduanya dilakukan oleh orang-orang yang berbeda. Sedangkan bagian penerimaan dipisah dari unit Gudang Farmasi dan diletakkan di bawah urusan Administrasi. Gambar struktur organisasi pada Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik yang disarankan dapat dilihat pada gambar 4.8. 2) Untuk urusan Administrasi dan Keuangan sebaiknya dipisahkan atau dibedakan uraian tugasnya sebagai berikut : Urusan Administrasi : - Membantu Kepala Instalasi dalam hal pembuatan surat-surat - Mengarsip semua surat baik yang keluar maupun masuk di Instalasi Farmasi - Mengumpulkan semua jenis laporan bulanan

133     

- Membuat dan mengumpulkan data kegiatan - Menjaga ketertiban dan kerapian lingkungan kerjanya - Mengelola barang inventaris instalasi farmasi Urusan Keuangan : - Membuat perencanaan pembayaran rekanan semua faktur yang sudah jatuh tempo - Menyeleksi faktur-faktur dari rekanan sesuai faktur yang sudah lengkap persyaratannya - Mengerjakan administrasi keuangan terutama pembayaran dan administrasi penerimaan uang - Mengelola dan melakukan pembukuan semua keuangan yang keluar masuk melalui instalasi farmasi - Menyusun laporan rugi laba untuk mengetahui kondisi keuangan di instalasi farmasi - Membuat

perencanaan

keuangan

menyangkut

kemampuan

pengeluaran dan penerimaan - Menjaga ketertiban dan kerapian lingkungan kerjanya Peneliti

melakukan

pemisahan

tugas

ini

supaya

dalam

pelaksanaannya, karyawan administrasi dan keuangan dapat melakukan tugas dan tanggung jawabnya dengan jelas dan dengan adanya pemisahan tugas ini diharapkan tidak terjadi perangkapan tugas oleh karyawan administrasi dan karyawan keuangan.

134     

4.2.2.2.

Pemecahan

Masalah

Pelaksanaan

Sistem

dan

Prosedur

Akuntansi Persediaan 1) Pemecahan Masalah Pelaksanaan Pengadaan Untuk menghindari pembelian obat-obatan yang harganya lebih mahal dengan fungsi dan mutu yang sama maka bagian pengadaan harus benar-benar ahli dalam bidang obat-obatan. Selain itu dalam melakukan pemesanan, akan lebih baik jika bagian pengadaan dalam hal ini Kepala Instalasi Farmasi tidak boleh asal tunjuk rekanan, akan tetapi sebelumnya mengadakan surat penawaran harga kepada para rekanan untuk menentukan obat-obatan dengan harga yang lebih murah dan menetapkan rekanan yang ditunjuk dengan persetujuan dari Direktur. Pembayaran dalam pengadaan obat-obatan di Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik kepada rekanan dilakukan oleh urusan Keuangan. Akan tetapi seluruh dana untuk pengadaan obatobatan tidak seharusnya dipegang oleh urusan Keuangan. Dana untuk pengadaan obat-obatan sebaiknya dipegang oleh Bagian Keuangan pada Badan Pengelola RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Sedangkan pada Instalasi Farmasi dibuat petty cash atau kas kecil untuk berjaga-jaga apabila dibutuhkan pembelian obat-obatan mendadak. Hal ini dilakukan supaya tidak terjadi penyelewengan dana pada Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Karena jika

135     

terjadi penyelewengan, maka yang dirugikan adalah RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik itu sendiri. Dengan membuat petty cash atau kas kecil pada Instalasi Farmasi, dapat mempermudah pelaksanaan pembelian kebutuhan obat-obatan secara mendadak karena tidak perlu melalui Bagian Keuangan pada Badan Pengelola RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik yang seharusnya memegang dan mengelola seluruh keuangan yang ada di RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Untuk menghindari terjadinya kesalahan pencatatan mengenai informasi obat-obatan yang dibutuhkan oleh Kepala Instalasi Farmasi, maka sebaiknya unit gudang membuat permintaan pembelian tidak pada buku tetapi sebaiknya membuat formulir permintaan persediaan rangkap dua. Rangkap yang pertama disimpan sebagai arsip dan rangkap yang kedua diberikan kepada Kepala Instalasi Farmasi untuk digunakan dalam penentuan dan pemesanan obat-obatan. Sedangkan untuk faktur sementara sebaiknya langsung diberikan ke bagian administrasi, karena unit gudang seharusnya tidak perlu mengetahui harga obat-obatan yang ada. Pemberian harga obat-obatan sebaiknya dilakukan oleh bagian administrasi dan memberikan daftar harga tersebut langsung ke depo-depo yang ada sehingga tidak perlu melewati bagian gudang. Selain itu pemberian faktur sementara kepada urusan administrasi dapat membuat prosedur menjadi lebih efektif dan efisien karena tidak perlu dibuat tanda terima tukar faktur lagi.

136     

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan oleh peneliti, maka disarankan adanya perbaikan pada jaringan prosedur yang diuraikan sebagai berikut : a) Unit Gudang membuat formulir PP (Permintaan Pembelian) rangkap dua. Rangkap yang pertama diberikan kepada Kepala Instalasi Farmasi sedangkan rangkap yang kedua disimpan sebagai arsip menurut nomor formulir. b) Kepala Instalasi Farmasi menerima PP dari unit Gudang kemudian mencatatnya ke dalam buku instalasi farmasi bersama dengan informasi obat-obatan dari SMF untuk menentukan jenis dan jumlah obat yang akan dipesan. Kemudian Kepala Instalasi Farmasi membuat SP (Surat Pesanan) rangkap empat, yaitu SP kuning, biru, merah dan putih dan mengarsip sementara SP kuning menurut tanggal. c) SP biru, merah dan putih diberikan pada rekanan, jika tidak tersedia obat yang dipesan maka rekanan akan segera memberitahukan Kepala Instalasi Farmasi. Kepala Instalasi Farmasi mencari alternatif informasi obat-obatan lain dan melapor kepada Direktur untuk segera melakukan pilihan. d) Jika harga obat berubah, maka rekanan juga memberitahukan Kepala Instalasi Farmasi yang kemudian melaporkannya kepada Direktur. Apabila Direktur menentukan agar pembelian obat dibatalkan, maka

137     

Kepala Instalasi Farmasi akan membuat surat pembatalan rangkap dua. Surat pembatalan rangkap pertama akan diberikan kepada rekanan sedangkan surat pembatalan rangkap kedua disimpan sebagai arsip. e) Apabila Direktur menentukan untuk meneruskan pembelian obat maka rekanan akan membuat faktur sementara, faktur asli, copy SP putih dan kelengkapan administrasi. SP merah dan SP biru diberikan kepada bagian penerimaan bersama dengan barang sedangkan copy SP putih, kelengkapan administrasi, copy faktur sementara dan faktur sementara diserahkan pada urusan Administrasi dan SP putih disimpan sebagai arsip oleh rekanan. f) Obat dari rekanan diterima bagian penerimaan, diperiksa, dicocokkan dengan SP dari rekanan kemudian dibuat Laporan Penerimaan Obat rangkap dua, yaitu untuk arsip Kepala Instalasi Farmasi dan arsip bagian penerimaan. Setelah itu SP biru dan merah serta obat diserahkan ke unit Gudang untuk dicek ulang baru disimpan bersama dengan SP biru dan merah. Kemudian SP biru diarsip oleh unit Gudang dan SP merah diberikan kepada urusan Administrasi. g) Urusan Administrasi menerima copy SP putih, kelengkapan administrasi, copy faktur sementara dan faktur sementara kemudian mencocokkan SP merah dengan copy SP putih, kelengkapan administrasi, copy faktur sementara dan faktur sementara dari

138     

rekanan. SP merah dan copy SP putih diarsip oleh urusan Administrasi, sedangkan copy faktur sementara digunakan untuk memberi harga obat-obatan baru kemudian diarsip. Sedangkan faktur sementara dan kelengkapan administrasi diberikan kepada urusan Keuangan dan diarsip sementara. h) Pada saat jatuh tempo, rekanan membawa faktur asli kepada urusan Keuangan. Urusan Keuangan mencocokkan faktur asli dengan faktur sementara dan kelengkapan administrasi. Jika cocok maka akan dibuat BPY (Bukti Pembayaran) rangkap dua dan dilakukan tukar faktur dengan rekanan. BPY rangkap pertama diberikan kepada rekanan beserta uang pembayaran, sedangkan rangkap yang kedua diarsip menurut tanggal bersama dengan faktur asli. Bagan alir dokumen pengadaan obat-obatan yang disarankan untuk perbaikan dapat dilihat pada gambar 4.9. 2) Pemecahan Masalah Pelaksanaan Penghapusan Berdasarkan analisis yang dilakukan oleh peneliti dengan membandingkan

prosedur

penghapusan

yang

ada,

pelaksanaan

penghapusan dan hasil wawancara, maka hendaknya dibentuk panitia penghapusan obat-obatan gabungan oleh pihak rumah sakit dan bukan dari pihak Instalasi Farmasi. Panitia penghapusan obat-obatan gabungan ini sebaiknya diketuai oleh Direktur dan anggotanya terdiri dari karyawan yang ditunjuk oleh Direktur RSUD Ibnu Sina Kabupaten

139     

Gresik yang tidak masuk dalam unit Instalasi Farmasi, pihak dari Dinas Kesehatan dan apoteker serta asisten apoteker di Instalasi Farmasi. Akan tetapi apoteker dan asisten apoteker hanya bertugas untuk memilah obatobatan yang sudah kadaluwarsa atau rusak dan menyaksikan pelaksanaan penghapusan obat-obatan tersebut. Ditunjuknya Direktur RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik sebagai ketua panitia penghapusan dikarenakan karena Direktur memiliki otorisasi dalam mengatur jalannya rumah sakit. Penghapusan obatobatan yang telah kadaluwarsa merupakan masalah yang tidak bisa dianggap remeh. Karena dengan kondisi yang ada di luar saat ini, memungkinkan

adanya

penyalahgunaan

obat-obatan

yang

telah

kadaluwarsa dengan menjual kembali obat-obatan tersebut. Sehingga campur tangan Direktur RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik pada pelaksanaan penghapusan obat-obatan oleh peneliti dianggap memiliki wewenang dan tanggung jawab yang tinggi dalam menghadapi masalah kesehatan baik di dalam rumah sakit maupun di luar rumah sakit. Pada saat penghapusan obat-obatan ini, selain disaksikan oleh Dinas Kesehatan juga disaksikan oleh aparat hukum atau pihak dari kepolisian karena obat-obatan ini merupakan asset milik Negara. Sedangkan berita acara yang dibuat sebaiknya diotorisasi oleh ketua panitia penghapusan obat, sekretaris penghapusan obat, apoteker dan diketahui oleh pihak dari Dinas Kesehatan dan pihak kepolisian.

140     

3) Pemecahan Masalah Pelaksanaan Penghitungan Fisik Penerapan penghitungan fisik persediaan obat-obatan yang dilakukan dengan cermat dan lengkap serta pengkoordinasian kegiatan oleh

karyawan

yang

terkait

dapat

memaksimalkan

efektivitas

pengendalian intern pada rumah sakit yang bersangkutan. Berdasarkan analisis yang dilakukan oleh peneliti, maka RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik hendaknya membentuk tim penghitungan fisik persediaan sementara, yang terdiri dari pemegang kartu penghitungan fisik, penghitung (Counter) dan pengecek (Checker) sehingga tidak perlu melibatkan semua bagian dalam instalasi farmasi khususnya unit Gudang dan urusan Administrasi dan Keuangan. Tim atau panitia yang dibentuk dapat diketuai oleh Kepala Instalasi Farmasi dan dapat dianggotai oleh karyawan yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi persediaan dan tidak melaksanakan fungsi

gudang.

Prosedur

penghitungan

fisik

persediaan

yang

dilaksanakan saat ini masih sangat sederhana dan dapat menyebabkan terjadinya penyelewengan persediaan obat, hal ini dikarenakan selain pelaksanaannya dilakukan oleh seluruh staf di Instalasi Farmasi juga dikarenakan prosedur penghitungan fisik persediaan dalam hal pencocokan jumlah fisik persediaan hanya dilakukan oleh bagian penghitung saja. Oleh karena itu peneliti memberikan saran berupa prosedur penghitungan fisik persediaan, dengan membuat Kartu

141     

Penghitungan Fisik (KPF) yang terdiri dari 3 bagian yang dapat memudahkan penghitungan dan pencocokan jumlah fisik persediaan dan juga menghindari terjadinya penyelewengan persediaan obat akibat pencocokan yang hanya dilakukan oleh bagian penghitung saja. Prosedur penghitungan fisik persediaan yang disarankan oleh peneliti dapat dilihat sebagai berikut : a) Prosedur Penghitungan Fisik. Dalam prosedur ini pemegang kartu penghitungan fisik membagikan kartu kepada penghitung dan penghitung melakukan penghitungan fisik persediaan kemudian mengisi Kartu Penghitungan Fisik (KPF) bagian 3 dan menyobek KPF bagian 3 tersebut. KPF bagian 1 dan 2 diserahkan kepada pengecek untuk melakukan penghitungan fisik kedua lalu mengisi data hasil penghitungan pada kartu penghitungan fisik bagian ke-2 sedangkan KPF bagian ke-1 digantung pada tempat penyimpanan barang sebagai tanda telah dihitung. b) Prosedur

Kompilasi.

Dalam

prosedur

ini

pemegang

kartu

penghitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik ke dalam Daftar Hasil Penghitungan Fisik (DHPF) kemudian menyerahkannya ke urusan Administrasi dan Keuangan.

142     

c) Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan. Dalam prosedur ini urusan Administrasi dan Keuangan meminta DHPF kemudian mengisi harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengalikan harga pokok per satuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung. Setelah itu urusan Administrasi dan Keuangan meminta otorisasi kepada Kepala Instalasi Farmasi dan membuat bukti memorial untuk kemudian digunakan dalam membuat jurnal umum. d) Prosedur Adjustment. Dalam prosedur ini urusan Administrasi dan Keuangan melakukan adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam prosedur ini pula Bagian Gudang melakukan adjustment terhadap data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu gudang. Bagan alir dokumen sistem penghitungan fisik persediaan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik yang disarankan dapat dilihat pada gambar 4.10. 4.2.2.3.

Pemecahan Masalah Penggunaan Formulir

143     

1) Nama formulir hendaknya diganti dari kartu persediaan menjadi kartu gudang. Hal ini dikarenakan fungsi dari kartu ini sendiri adalah untuk mencatat persediaan obat-obatan yang ada di bagian gudang, sehingga tidak ada formulir yang tertukar antara formulir persediaan yang digunakan di gudang dengan formulir persediaan yang digunakan untuk mencatat mutasi persediaan dan saldo tiap jenis persediaan, baik kuantitas maupun harga pokoknya. 2) Kartu persediaan yang sudah diganti menjadi kartu gudang sebaiknya dilengkapi juga dengan kolom tanggal kadaluwarsa dan kolom keterangan sehingga dapat memudahkan pemantauan obat-obatan yang sudah mendekati tanggal kadaluwarsa. Formulir kartu persediaan menjadi kartu gudang yang disarankan dapat dilihat pada gambar 4.11. 3) Formulir berita acara penghapusan obat-obatan saat ini belum dipunyai oleh Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik, tetapi berdasarkan analisis yang dilakukan oleh peneliti, maka peneliti menyarankan format formulir berita acara penghapusan obat-obatan yang dapat dilihat pada gambar 4.12.

144     

Gambar 4.8 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina kabupaten Gresik yang Disarankan

Kepala Instalasi Farmasi

Administrasi dan Keuangan

Bagian Penerimaan

Gudang

Bagian Penyimpanan

Bagian Pendistribusian

Pelayanan

Depo Rawat Jalan

Pengembangan SDM

Depo Rawat Inap

145     

Sumber : Data Diolah

Depo IGD

Depo OK

Depo Rawat Jalan

Depo Rawat Inap

146     

147     

148     

149     

Gambar 4.11 Formulir Kartu Gudang yang Disarankan

INSTALASI FARMASI RSUD

KABUPATEN GRESIK JL. Dr. Wahidin Sudirohusodo Telp. 3951239-Pes:144

Kartu Gudang Nama Obat : Tgl.

Dari/Ke

D

C

Sisa

Exp. Date

Ket/Paraf

150     

Gambar 4.12 Formulir Berita Acara Penghapusan Obat-obatan yang Disarankan

INSTALASI FARMASI RSUD

KABUPATEN GRESIK JL. Dr. Wahidin Sudirohusodo Telp. 3951239-Pes:144

BERITA ACARA PENGHAPUSAN OBAT-OBATAN No : Tanggal : No. Nama Obat

Satuan

Mengesahkan : Ka. Panitia penghapusan Obat

Jumlah

Merk/Type

Apoteker

Keadaan

Keterangan

Sekretaris Panitia Penghapusan

151     

Mengetahui : Dinas Kesehatan Kab. Gresik

Dinas Kepolisian

BAB V PENUTUP

5.1. Kesimpulan Berdasarkan penyajian dan interpretasi data yang telah dianalisis oleh peneliti, maka didapatkan beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik adalah rumah sakit milik Pemerintah Kabupaten Dati II Gresik yang terletak di Jalan Dr. Wahidin Sudirohusodo Gresik dan merupakan rumah sakit milik Pemerintah Kabupaten dati II Gresik yang ditetapkan dalam Peraturan Daerah Kabupaten Gresik No. 10 tahun 1993. Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik saat ini termasuk dalam rumah sakit tipe B I. 2. Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik saat ini sudah mempunyai sistem dan prosedur akuntansi persediaan obat-obatan yang berlaku. 3. Dari sistem dan prosedur akuntansi persediaan obat-obatan yang berlaku pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik tersebut masih ditemukan beberapa kekurangan atau kelemahan yang dapat merugikan RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Permasalahan yang dihadapi meliputi : a. Permasalahan pada penggambaran struktur organisasi.

149   

150   

b. Permasalahan pada penerapan prosedur pengadaan obat-obatan, prosedur penghapusan obat-obatan dan prosedur penghitungan fisik persediaan obat-obatan. c. Permasalahan pada penggunaan formulir. 4. Adanya permasalahan dan kelemahan pada struktur organisasi, prosedurprosedur pada sistem persediaan obat dan formulir-formulir yang ada menunjukkan bahwa sistem akuntansi persediaan obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik belum berjalan dengan baik dan perlu mendapat perbaikan.

5.2. Saran Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka peneliti memberikan saran pada beberapa hal. Adapun perbaikan yang disarankan adalah sebagai berikut : 1. Gambar struktur organisasi Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik diperbaiki dengan menghapus posisi floor stock dan karyawan di bagian floor stock dipindah di bagian penerimaan. Pendistribusian obatobatan ke poli-poli pelayanan maupun IGD sebaiknya dilakukan oleh bagian gudang. Permintaan obat-obatan dari poli-poli pelayanan lainnya seperti IGD sebaiknya memakai stock minimum. Unit Gudang Farmasi dibedakan antara bagian penyimpanan dan pendistribusian serta bagian penerimaan dipisah dan diletakkan di bawah urusan Administrasi dan Keuangan.

151   

2. Untuk menghindari pembelian obat-obatan yang lebih mahal dengan fungsi dan mutu yang sama maka bagian pengadaan harus benar-benar ahli dalam bidang obat-obatan. Seluruh dana untuk pengadaan obat-obatan seharusnya dipegang oleh Bagian Keuangan pada Badan Pengelola RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Sedangkan pada Instalasi Farmasi dibuat petty cash atau kas kecil. Sebaiknya unit gudang membuat permintaan pembelian tidak pada buku tetapi sebaiknya membuat formulir permintaan persediaan rangkap dua. Sedangkan untuk faktur sementara sebaiknya langsung diberikan ke bagian administrasi. 3. Sebaiknya dibentuk panitia penghapusan obat-obatan gabungan oleh pihak rumah sakit dan bukan dari pihak Instalasi Farmasi yang diketuai oleh Direktur RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik dan anggotanya dapat terdiri dari karyawan yang ditunjuk oleh Direktur RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik yang tidak masuk dalam Unit Instalasi Farmasi, pihak dari Dinas Kesehatan dan apoteker serta asisten apoteker di Instalasi Farmasi. Pada saat penghapusan obat-obatan ini selain disaksikan oleh Dinas Kesehatan juga disaksikan oleh aparat hukum atau pihak dari kepolisian. 4. Hendaknya dibentuk tim penghitungan fisik persediaan sementara, yang terdiri dari pemegang kartu penghitungan fisik, penghitung (Counter) dan pengecek (Checker).

152   

5. Pada penggunaan formulir dapat dilakukan beberapa perbaikan, yaitu : a. Nama formulir sebaiknya diganti dari kartu persediaan menjadi kartu gudang kemudian dilengkapi dengan kolom tanggal kadaluwarsa dan kolom keterangan. b. Dibuat formulir berita acara penghapusan obat-obatan.

DAFTAR PUSTAKA

Aditama, Y.T. 2007. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi 2. Cetakan 3. Jakarta: Universitas Indonesia. Adikoesoemo, Suparto. 1997. Manajemen Rumah Sakit. Cetakan 3. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi 5. Cetakan 7. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta. Bowersox, J.D. 2002. Manajemen Logistik I, Terjemahan oleh: Drs. A. Hasymi Ali. Jakarta: Bumi Aksara. IAI. 2007. PSAK Per 1 April 2007. Jakarta: Salemba Empat. Indriantoro, Nur dan Bambang Supomo. 1999. Metodologi Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi dan Manajemen. Edisi 1. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta. Moleong, L. 2002. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi 3. Cetakan 3. Yogyakarta: Salemba Empat. Samsul, M. dan Mustofa. 1992. Sistem Akuntansi: Pendekatan Manajerial. Edisi 2. Yogyakarta: Liberty. Simangunsong, M.P. 1989. Pokok-Pokok Pengendalian Interen. Edisi 1. Cetakan 1. Jakarta: Karya Utama. Subagya, H. 1995. Manajemen Logistik. Cetakan 5. Jakarta: PT. Toko Gunung Agung. Wilson, James D. dan John B. Campbell. 1986. Controllership: Tugas Akuntan Manajemen. Edisi 3. Jakarta: Erlangga.

155