BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori 2.1.1
Pengertian Sistem dan Prosedur Sistem secara umum merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit yang berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan bersama yang sama. Dalam suatu organisasi, unit-unit atau bagian-bagian yang berkaitan secara fungsional adalah suatu kelompok kegiatan administrasi yang berhubungan erat yang merupakan suatu fungsi dari suatu sistem. Ada beberapa definisi mengenai sistem dan prosedur. Berikut ini disajikan mengenai sistem dan prosedur. Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lain, yang mana saling berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem juga dapat dikatakan sebagai suatu jaringan prosedur
yang dibuat menurut pola
yang terpadu untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2001:2,5). Menurut James A. Hall (2001:5) suatu sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan bersama. Pendapat lain menyatakan bahwa sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan
8
9
yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melakukan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan (W.Gerald Cole dalam Zaki Baridwan, 1991:3). Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, dan disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi (W.Gerald Cole dalam Zaki Baridwan, 1991:3). Sedangkan pendapat lain menyatakan Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, kegiatan ini biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin adanya penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang (Mulyadi, 2001:5). Beberapa pengertian dan prosedur diatas, melibatkan orangorang, sumber daya, konsep-konsep dan prosedur yang mempunyai tujuan
untuk
melaksanakan
fungsi
tertentu
yang
dapat
diidentifikasikan guna mencapai sasaran tertentu berdasarkan transaksi-transaksi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Oleh karena itu suatu sistem perusahaan yang secara keseluruhan didalam suatu perusahaan tidak dapat dipisahkan dengan sistemsistem yang lain di dalam mendukung dan menunjang proses kegiatan operasional. Dari semua sistem-sistem yang ada saling kontrol mengkontrol sehingga dapat menciptakan keharmonisan
10
didalam
melakukan
suatu
pekerjaan
rutin
perusahaan.
Berintegrasikan untuk menciptakan atau menimbulkan suatu situasi atau tujuan dari suatu posisi keseimbangan dimana aktivitasakivitas diantara semua kegiatan membantu pencapaian tujuan yang telah digariskan atau kebijaksanaan perusahaan. Sedangkan prosedur merupakan aturan kerja dari kegiatan yang terlibat dalam sistem itu sendiri, yaitu keseluruhan proses kerjasama dari sekelompok orang dalam melakukan suatu kegiatan yang didasarkan atas dasar pertanggungjawaban dalam mencapai sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Jadi dalam prosedur ini tercipta sistem administrasi (pembukuan) yang meliputi alat-alat untuk mengumpulkan data-data, membuat laporan serta alat untuk pengawasan. Berdasarkan definisi-definisi mengenai sistem dan prosedur diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksankan kegiatan pokok perusahaan dimana prosedur itu sendiri merupakan suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (clerical) yang terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi
kode,
mendaftar,
memilih,
memindah
serta
membandingkan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar. Jadi sistem terdiri dari prosedur yang berantai yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain.
11
2.1.2
Pengertian Sistem Akuntansi Sistem akuntansi merupakan suatu organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan dan dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan manajemen perusahaan (Mulyadi, 2001:3). Definisi akuntansi menurut Haryono Jusup (2001:4) adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi. Dari pengertian tersebut sistem akuntansi
dapat
diartikan
sebagai
suatu
kegiatan
untuk
mengumpulkan, mengorganisir dan mengikhtisarkan tentang berbagai transaksi perusahaan secara efisien yang digunakan untuk membantu manajemen dalam menangani operasi perusahaanya. Unsur pokok sistem akuntansi adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku pembantu dan laporan yang dihasilkan. 2.1.3
Sistem Pengelolaan Obat Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan,
pendistribusian
dan
penggunaan
obat.
Dari
pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-masing tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat.
12
Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggung jawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku. Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan yaitu: 1. Perumusan kebutuhan atau perencanaan 2. Pengadaan 3. Distribusi 4. Penggunaan Sie.Farmakes merupakan unit yang bertugas merencanakan, mengadakan, dan mengelola obat sedangkan Instalasi Farmasi bertugas mendistribusikan obat secara keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan formularium yang telah ditetapkan.
Obat
yang
akan
dibeli
atau
diadakan
harus
direncanakan secara rasional agar jenis dan jumlahnya sesuai sehingga
merupakan
produk
atau
bahan
yang
terbaik,
meningkatkan penggunaan yang rasional dengan harga yang terjangkau atau ekonomis. 2.1.4
Pengertian Pengadaan dan Pengadaan Obat Subagya M. Suganda mengemukakan : Pengadaan adalah segala kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan
13
yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. (termasuk didalamnya usaha untuk mempertahankan yang sudah ada dalam batas efisinesi) (Suganda, 1988 : 29). Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi atas pemilihan berbagai alternatif dengan berpedoman pada prinsip-prinsip mana yang paling praktis, hemat, sesuai dengan pembelian,
pinjaman,
penukaran,
pembuatan,
perbaikan.
(Tjokroamidjojo, 1990 : 175). Sedangkan pengadaan obat merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan untuk unit pelayanan kesehatan yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi. 2.1.5
Siklus Pengadaan Obat Pada siklus pengadaan obat tercakup pada keputusankeputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima. Siklus pengadaan obat mencakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat. Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup
14
sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. 2.1.6
Kriteria Obat dan Kriteria Umum Pemilihan Pemasok 1. Kriteria Umum Obat a. Obat termasuk dalam daftar obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD), obat program kesehatan, obat generik yang tercantum dalam Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) yang masih berlaku. b. Obat telah memiliki ijin edar atau Nomor Registrasi dari Departemen Kesehatan RI/Badan POM. c. Batas kadaluarsa obat pada saat diterima oleh panitia penerimaan minimal 24 bulan. d. Khusus untuk vaksin dan preparat biologis ketentuan kadaluarsa diatur tersendiri. e. Obat memiliki Sertifikat Analisa dan uji mutu yang sesuai dengan nomor Batch masing masing produk. f. Obat diproduksi oleh Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) untuk masing-masing jenis sediaan yang dibutuhkan. 2. Persyaratan Pemasok Pemilihan pemasok penting karena dapat mempengaruhi kualitas dan kuantitas obat. Persyaratan pemasok antara lain :
15
a.
Memiliki ijin Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang masih berlaku. Pedagang Besar Farmasi terdiri dari pusat maupun cabang. Ijin pedagang Besar Farmasi pusat dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan sedangkan ijin untuk Pedagang Besar Farmasi cabang dikeluarkan oleh Dinas Kesehatan Provinsi.
b. Pedagang Besar Farmasi (PBF) harus memiliki dukungan
dari
Industri Farmasi
yang memiliki
Sertifikat CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) bagi
masing-masing
jenis
sediaan
obat
yang
dibutuhkan. c. Pedagang Besar Farmasi harus memiliki reputasi yang baik dalam bidang pengadaan obat, misalnya dalam pelaksanaan kerjanya tepat waktu. d. Pemilik
dan
atau
Apoteker/Asisten
Apoteker
penanggungjawab Pedagang Besar Farmasi tidak sedang dalam proses pengadilan atau tindakan yang berkaitan dengan profesi kefarmasian. e. Mampu menjamin kesinambungan ketersediaan obat sesuai dengan masa kontrak.
16
2.1.7
Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan Beberapa prinsip praktek pengadaan obat dan perbekalan kesehatan yang baik dan merupakan standar universal mencakup aspek : 1. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik 2. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium 3. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga. 4. Pengadaan secara kompetitif Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang diizinkan mengikuti. 5. Adanya komitmen pengadaan Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani. 6. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata a. Gunakan
penghitungan
berdasarkan
konsumsi
kebutuhan masa croos check dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan. b. Lakukan penyesuaian terhadap stock over, stock out,
obat expired.
17
c. Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia. 7. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti. a. Kembangkan kepastian pembayaran. b. Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat
menurunkan harga. 8. Prosedur tertulis dan transparan. a. Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18 tahun 2000. b. Umumkan hasil pelelangan kepada publik.
9. Pembagian Fungsi a. Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu. b. Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit
individu dalam aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan
jenis
obat,
pemilihan
suplier
dan
pelelangan. 10. Program Jaminan Mutu Produk a. Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen.
18
b. Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test
lab, mekanisme laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat. 11. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya. a. Untuk
menguji
kepatuhan
terhadap
prosedur
pengadaan, kepastian pembayaran dan faktor lain yang berhubungan. b. Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau
eksternal. 12. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan a. Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya setahun sekali. b. Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga
terhadap harga di pasar (market), rencana pengadaan dan realisasi. 2.1.8
Pengertian Sistem Pengendalian Intern Dalam pengertian umum, pengendalian intern adalah tindakan untuk memberikan arah atau pedoman agar kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Mulyadi (2001:163) mendefinisikan sistem pengendalian intern adalah sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan data
19
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Krismiaji
(2005:215)
menjelaskan
bahwa
pengendalian
merupakan proses mempengaruhi atau mengarahkan aktivitas sebuah obyek, organisasi, atau sistem. Sistem pengendalian yang efektif mencegah timbulnya kerugian bagi perusahaan. Sedangkan Slamet Sugiri (2005:3) menjelaskan bahwa pengendalian intern dapat dipandang dari arti yang sempit dan arti yang luas. Pandangan yang sempit menyatakan bahwa pengendalian intern adalah pengecekan, penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (croos
footing)
maupun
penjumlahan
menurun
(footing).
Pandangan yang luas menyatakan bahwa pengendalian intern lebih luas daripada pengecekan, yaitu meliputi semua alat yang digunakan
manajemen
untuk
melakukan
pengendalian
/
pengawasan. Dalam pengendalian intern tidak hanya mencakup kegiatan akuntansi dan keuangan tetapi meluas kesegala aspek kegiatan perusahaan. 2.1.9
Sistem Pengendalian Intern Pengendalian
intern
terhadap
suatu perusahaan
dapat
mencapai efektifitas yang maksimal dalam sistem apabila diterapkan
pencatatan
pengkoordinasian
yang
kegiatan
cermat pada
dan
lengkap
serta
berbagai
tingkat
operasi.
20
Menurut Wilson dan Cambell (1996:449) untuk menghindarkan kekurangan dan pengendalian
koreksi
intern, maka
persediaan
karena
kelemahan
dapat diterapkan cara-cara sebagai
berikut : 1. Memelihara tempat yang aman bagi bahan, semua bahan yang tinggi nilainya harus mendapat perhatian yang khusus. 2. Pemindahan bahan dari suatu lokasi ke lokasi yang lainya harus dilakukan sesuai surat permintaan yang disetujui oleh yang berwewenang. 3. Pemisahan tugas sehingga mereka yang menyelenggarakan catatan pembukuan tidak menangani penerimaan ataupun pengeluaran bahan. 4. Mengadakan
inventarisasi
persediaan secara
rotasi
dan
hasilnya direkonsiliasikan dengan catatan persediaan. 5. Mengharuskan auditor intern untuk melakukan penilaian secara mandalam mengenai sistem pengendalian persediaan. 6. Menganalisa catatan persediaan untuk menetapkan setiap kelemahan yang mungkin terjadi. 7. Mengevaluasi tenaga kerja yang menangani persediaan dan mengecek latar belakang mereka. 8. Melakukan survey periodik mengenai keamanan persediaan dan mengeliminasi kesempatan berbuat curang.
21
Jadi
pengendalian
intern
persediaan
dapat
mencapai
efektifitas bila diterapkan pencatatan yang cermat dan lengkap serta pengkoordinasian kegiatan pada berbagai tingkat operasi. Unsur pokok sistem pengendalian intern Menurut Mulyadi (2001:163) adalah: 1. Struktur organisasi
yang memisahkan tanggung jawab
fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk
untuk
melaksanakan
kegiatan-kegiatan
pokok
perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. b. Suatu
fungsi
tidak
boleh
diberi
tanggung
penuh untuk melaksanakan semua tahap transaksi.
jawab
22
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang
cukup
terhadap
kekayaan,
utang,
pendapatan, dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Cara-cara yang umum dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: a. Penggunaan
formulir
bernomor
urut
tercetak
pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan
yang
oleh yang
berwenang.
Karena
formulir merupakan alat untuk
memberikan
otorisasi
terlaksananya
transaksi,
maka
pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut
tercetak,
akan
dapat
menetapkan
pertanggungjawaban terlaksananya transaksi. b. Pemeriksaan
mendadak.
Pemeriksaan
mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
Jika
pemeriksaan pokoknya,
dalam
suatu
mendadak hal
ini
organisasi
terhadap
akan
dilaksanakan
kegiatan-kegiatan
mendorong
karyawan
23
melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. d. Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat
menjaga
melaksanakan
independensi
tugasnya,
pejabat
dalam
sehingga persekongkolan di
antara mereka dapat dihindari. e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut. f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya. g. Pembentukan
unit
organisasi
yang
bertugas
untuk
mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern. Adanya satuan
24
pengawas intern dalam perusahaan akan menjamin efektifitas
unsur-unsur
sehingga
kekayaan
keamanannya
dan
sistem
pengendalian
perusahaan data
akan
akuntansi
intern, terjamin
akan
terjamin
keandalannya. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun
baiknya
struktur
organisasi,
sistem
otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. 2.1.10 Peraturan Presiden Republik Indonesia nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah 2.1.10.1
Para pihak dalam Pengadaan Barang/Jasa
1. Organisasi Pengadaan Barang/Jasa untuk Pengadaan melalui Penyedia Barang/Jasa terdiri atas: a. PA (pembuat anggaran) b. PPK (pejabat pembuat komitmen) c. Pejabat Pengadaan; dan d. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan.
25
2. Organisasi Pengadaan Barang/Jasa untuk Pengadaan melalui Swakelola terdiri atas: a. PA/KPA; b. PPK; dan c. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. 3. PPK dapat dibantu oleh tim pendukung yang diperlukan untuk pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa. 4. Perangkat organisasi ULP ditetapkan sesuai kebutuhan yang paling kurang terdiri atas: a. Kepala; b. Sekretariat; c. Staf pendukung; dan d. Kelompok kerja. 2.1.10.2
Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa 1. PA menyusun Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan kebutuhan pada K/L/D/I masing-masing. 2. Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. Kegiatan dan anggaran Pengadaan Barang/Jasa yang akan dibiayai oleh K/L/D/I sendiri; dan/atau b. Kegiatan dan anggaran Pengadaan Barang/Jasa yang akan dibiayai berdasarkan kerja sama antar
26
K/L/D/I
secara
pembiayaan
bersama
(co-
financing), sepanjang diperlukan. 3. Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut: a. Mengindentifikasi kebutuhan Barang/Jasa yang diperlukan K/L/D/I; b. Menyusun dan menetapkan rencana penganggaran untuk Pengadaan Barang/Jasa c. Menetapkan kebijakan umum tentang: 1) Pemaketan pekerjaan; 2) Cara Pengadaan Barang/Jasa; dan 3) Pengorganisasian Pengadaan Barang/Jasa; d. Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK). 4. KAK sebagaimana dimaksud paling sedikit memuat: a. Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan; b. Waktu pelaksanaan yang diperlukan; c. Spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan; dan d.
Besarnya total perkiraan biaya pekerjaan.
2.2 Hasil Penelitian Terdahulu Edith Irma Amanda (2010) dengan judul “Evaluasi Pelaksanaan Sistem Dan Prosedur Akuntansi Persediaan Obat-obatan (Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik)”. Dari sistem
27
dan prosedur akuntansi persediaan obat-obatan yang berlaku pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik masih ditemukan beberapa kelemahan yang dapat merugikan RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik. Permasalahan yang dihadapi meliputi : a. Permasalahan pada penggambaran struktur organisasi. b. Permasalahan pada penerapan prosedur pengadaan obat-obatan, prosedur penghapusan obat-obatan dan prosedur penghitungan fisik persediaan obat-obatan. c. Permasalahan pada penggunan formulir. Adanya permasalahan dan kelemahan pada struktur organisasi, prosedur-prosedur pada sistem persediaan obat dan formulir yang ada menunjukan bahwa sistem akuntansi persediaan obat-obatan pada RSUD Ibnu Sina Kabupaten Gresik belum berjalan dengan baik dan perlu mendapat perbaikan. Penelitian lainnya oleh Jendrik Piter Alexander Pah (2012) dengan judul “Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Obatobatan pada Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga Surabaya”. Permasalahan yang ditemukan dalam penelitian yang dilakukan Jendrik Piter Alexander Pah hampir sama dengan permasalahan yang dilakukan Edith Irma Amanda yaitu terjadi kelemahan pada struktur organisasi, prosedur-prosedur pada sistem persediaan obat dan formulir yang ada menunjukan bahwa sistem akuntansi persediaan obat-obatan pada Rumah
28
Sakit Hewan Universitas Airlangga Surabaya belum berjalan dengan baik dan perlu mendapat perbaikan. Penelitian yang lainnya dari I Gede Handri Hermanto (2011) dengan judul “Analisis metode pencatatan dan penilaian atas persediaan pada Giri Mart UPN “Veteran” Jawa Timur”. Berdasarkan pembahasan mengenai analisis metode pencatatan dan penelian persediaan pada Giri Mart UPN “Veteran” Jawa Timur sehingga dapat diambil kesimpulan : 1. Giri Mart UPN “Veteran” Jawa Timur dalam pencatatan dan persediaan secara fisik atau periodik dan penilaian persediaan dengan menggunakan metode FIFO dikarenakan persediaan barang yang ada di Giri Mart UPN “Veteran” Jawa Timur merupakan barang-barang yang mudah kadarluarsa. Sehingga menggunakan metode ini dalam penilaian persediaan barang dagang. 2. Giri Mart UPN “Veteran” Jawa Timur belum efektif dalam menyajikan catatan atas laporan persediaan, ini terbukti dari temuantemuan yang telah didapatkan dari hasil wawancara dan data-data yang telah diberikan seperti : Pencatatan laporan posisi persediaan yang masih dicatat secara global atau dikelompokan secara umum serta kurang lengkapnya penjelasan atau rincian tentang produkproduk yang telah masuk didalamnya sehingga terjadi kurangnya informasi mengenai posisi persediaan awal dan posisi persediaan akhir untuk setiap item barang yang ada di Giri Mart UPN “Veteran” Jawa Timur.
29
3. Posisi persediaan atau penempatan barang dagang yang ada di dalam Giri Mart UPN “Veteran” Jawa Timur masih kurang baik, karena produk makanan penempatannya bersebelahan dengan produk pembasmi serangga dan pengharum ruangan dan produk minuman yang ditempatkan diantara produk bayi dan pengharum pakaian, kapur barus, sabun cuci piring dan alat pembersih porselen itu dirasa kurang baik karena akan mempengaruhi bau dan rasa makanan dan minuman. 2.3 Kerangka Pemikiran Teoritis Berkaitan dengan rumusan masalah dan tujuan penelitian, Dinas Kesehatan Kabupaten Jepara khususnya instalasi farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Jepara menjadi fokus lokasi dalam penelitian ini. Penelitian ini di mulai dengan meneliti struktur organisasi, sistem akuntansi pengadaan obat-obatan, serta formulir dan dokumen yang digunakan. Dengan meneliti struktur organisasi yang ada diharapkan peneliti dapat mengetahui wewenang dan tanggung jawab serta rincian pekerjaan pada setiap bagian serta adanya pemisahan fungsi yang jelas supaya tidak terjadinya perangkapan tugas dalam satu fungsi. Prosedur perencanaan dan penentuan kebutuhan obat-obatan dan prosedur pengadaan obat-obatan merupakan isi dari sistem pengadaan obat-obatan. Serta formulir dan dokumen yang dalam fungsinya menghasilkan informasi tentang otorisasi wewenang serta apakah pemakaian formulir dan dokumen tersebut sudah memenuhi syarat pelaksanaan sistem pengendalian intern. Data-data di peroleh melalui
30
sumber data primer dan sumber data sekunder. Sumber data primer merupakan sumber data penelitian yang di peroleh secara langsung dari sumber data asli dengan melalui observasi dan wawancara secara langsung. Sedangkan sumber data sekunder merupakan data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak langsung melalui media perantara seperti data dokumentasi. Melalui observasi, wawancara dan dokumentasi, dapat dihasilkan datadata yang berhubungan dengan rumusan masalah dan tujuan penelitian yang akan diteliti. Setelah itu di lakukan analisis dan triangulasi data sehingga dapat di simpulkan hasil analisis dan triangulasi data. Berdasarkan uraian tersebut, akan terlihat bagaimana sistem dan prosedur pengadaan obat-obatan pada Dinas kesehatan Kabupaten Jepara. Dan apakah sistem dan prosedur pengadaan obat-obatan tersebut sudah sesuai dengan sistem pengendalian intern yang ada pada Dinas Kesehatan Kabupaten Jepara.
31
Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran Teoritis Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Pengadaan Obat-obatan
Dinas Kesehatan Kabupaten Jepara Instalasi Farmasi
Sistem Pengadaan Obat-obatan Data-data
Analisis Data
Triangulasi Data
Kesimpulan Hasil Analisis
Sistem dan Prosedur Pengadaan Obat-obatan
