BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem dan Prosedur Akuntansi. merupakan suatu fungsi dari suatu sistem

11

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1.

Sistem dan Prosedur Akuntansi

2.1.1. Pengertian Sistem dan Prosedur Akuntansi Sebelum kita membahas terlalu jauh tentang sistem akuntansi, perlu dipahami terlebih dahulu mengenai pengertian sistem dan prosedur. Sistem secara umum merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari unit – unit yang berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan bersama yang sama. Dalam suatu organisasi, unit – unit yang berkaitan secara fungsional adalah suatu kegiatan administrasi yang berhubungan erat yang merupakan suatu fungsi dari suatu sistem. Ada beberapa definisi mengenai sistem dan prosedur, berikut ini disajikan definisi mengenai sistem dan prosedur. Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama – sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem juga bisa dikatakan sebagai suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2001:2,5) Sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan yang di koordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh managemen untuk memudahkan pengolahan perusahaan (Mulyadi, 2001:3)

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

12

Prosedur

adalah suatu

urutan kegiatan klerikal,

biasanya

melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih. Yang dibuat untuk menjamin suatu penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang – ulang (Mulyadi, 2001:5). Berdasarkan definisi – definisi mengenai sistem dan prosedur diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan dimana prosedur itu sendiri merupakan suatu urut – urutan pekerjaan yang terdiri dari menulis, manggandakan,

menghitung,

memberi

kode,

mendaftar,

memilih,

memindah serta membandingkan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar.

2.1.2. Elemen – elemen Sistem Akuntansi Sistem akuntansi terdiri dari beberapa sub sistem yang saling berkaitan, atau dapat juga tediri dari prosedur – prosedur yang berhubungan (Baridwan, 1998:5). Sedangkan elemen - elemen sistem akuntansi terdiri dari (Gillespie dalam Baridwan, 1998:5) : 1. Sistem Akuntansi Utama a) Klasifikasi rekening, riel, dan nominal b) Buku besar c) Jurnal


13

d) Buku transaksi

2.Sistem Penjualan dan Penerimaan Uang a) Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur b) Distribusi penjualan c) Hutang d) Penerimaan uang dan pengawasan kredit 3.

Sistem Pembelian dan Pengeluaran Uang a) Order pembelian dan laporan penerimaan barang b) Distribusi pembelian dan biaya c) Hutang d) Prosedur pengeluaran uang

4.

Sistem Pencatatan Waktu dan Penggajian a) Personalia b) Pencatatan waktu c) Penggajian d) Distribusi gaji dan upah

5. Sistem Produksi dan Biaya Produksi a) Order produksi b) Pengawasan persediaan c) Akuntansi biaya


14

2.1.3. Unsur – unsur Sistem Akuntansi Sistem akuntansi terdiri dari berbagai unsur yaitu :

2.1.3.1 Klasifikasi Rekening Klasifikasi rekening adalah penggolongan rekening – rekening ini terdiri dari rekening neraca (riel) dan rekening rugi laba (nominal). Daftar dari rekening – rekening yang digunakan beserta dengan nomor kodenya disebut kerangka rekening (Baridwan, 1998:6) Adapun langkah – langkah dalam penuyusunan klasifikasi rekening berdasarkan susunan laporan keuangan adalah sebagai berikut (Baridwan, 1998:28-29) : 1. Rekening – rekening buku besar dibagi menjadi dua kelompok, yaitu rekening – rekening neraca dan rekening – rekening rugi laba. 2. Rekening – rekening neraca dibagi menjadi kelompok – kelompok yang sifatnya berbeda sepeti aktiva, utang dan modal. 3. Aktiva dibagi menjadi : •

Aktiva lancar

•

Investasi jangka panjang

•

Aktiva berwujud

•

Aktiva tetap tidak berwujud

Utang dibagi menjadi : •

Utang jangka panjang

•

Utang jangka pendek


15

Modal dibagi menjadi : •

Modal disetor

•

Modal lain - lain

4. Golongan – golongan yang ada diperinci lagi mungkin dalam bentuk sub golongan atau langsung ke rekeningnya 5. Rekening rugi laba dibagi – bagi menjadi kelompok – kelompok uang sejenis, seperti : •

Hasil penjualan

•

Harga pokok penjualan

•

Pendapatan

•

Biaya diluar usaha

6. Masing – masing kelompok bisa dibagi lagi menjadi golongan atau langsung ke rekeningnya 7. Memberikan nomor kode kepada masing – masing rekening dalam klasifikasi Jadi klarifikasi rekening merupakan penggolongan rekening – rekening yang digunakan dalam sistem akuntansi yang terdiri dari rekening neraca, dan rekening rugi laba. Sedangkan langkah – langkah dalam penyusunan klarifikasi rekening berdasarkan susunan laporan keuangan adalah dengan membagi rekening buku besar dalam rekening neraca dan rekening rugi laba ; membagi rekening buku besar kedalam rekening neraca menjadi kelompok – kelompok yang sifatnya berbeda setiap aktiva, utang, dan modal. Masing – masing kelompok yang sifatnya


16

berbeda tersebut dibagi lagi menjadi golongan aktiva, utang dan modal; golongan yang ada diperinci lagi mungkin menjadi sub golongan atau langsung ke rekeningnya ; rekening rugi laba dibagi menjadi kelompok yang sejenis ; tiap kelompok dibagi lagi menjadi golongan atau langsung ke rekeningnya ; yang terakhir adalah memberikan kode pada masing – masing rekening dalam klarifikasi.

2.1.3.2. Kode Rekening Kode

rekening

adalah

suatu

kerangka

(framework)

yang

menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi jarak pada klarifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Kode ini memudahkan identifikasi dan pembedaan elemen – elemen dalam suatu klarifikasi (Mulyadi, 2001:127). Dalam sistem pengolahan data akuntansi, kode mempunyai beberapa tujuan yaitu, mengidentifikasi data akuntansi secara unik, meringkas data, mengklarifikasi rekening atau data, dan menyampaikan makna tertentu. Dalam

merencanakan

kode,penyusunan

sistem

perlu

memperhatikan beberapa hal agar kode yang disusun dapat berguna dan dapat membantu memudahkan proses data.


17

Faktor – faktor yang perlu diperhatikan adalah : 1. Kode yang disusun perlu disesuaikan dengan metode proses data. 2. Setiap kode hanya mewakili satu item, sehingga tidak membingungkan. 3. Kode yang disusun harus memudahkan pemakai. 4. Kode yang disusun harus fleksibel ; memungkinkan dilakukan perluasan tanpa perubahan menyeluruh. 5. Setiap kode harus menggunakan jumlah angka atau huruf yang sama. 6. Kode yang panjang perlu dipotong – potong (chunking) untuk memudahkan mengingatnya, misalnya kode 111012240 dapat dibuat 111-012-2240. 7. Dalam kode yang panjang perlu kode yang merupakan check digit, yaitu untuk mengecek kebenaran kode. Kode dapat dibuat dalam berbagai struktur kode yang berbeda. Agar tecapai tujuan pemberian kode perlu dipilih suatu stuktur kode yang sesuai. menurut Mulyadi (2001:129) ada lima metode pemberian kode rekening, yaitu : 1. Kode angka atau alphabet urut 2. Kode angka blok 3. Kode angka kelompok 4. Kode angka desimal


18

5. Kode angka urut didahului nominal Jadi kode rekening adalah suatu kerangka (framework) yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi jarak pada klarifikasi yang sebelumnya telah dibuat yang bertujuan untuk mengidentifikasi data akuntansi secara unik, meringkas data, mengklarifikasi rekening atau data, dan menyampaikan makna tertentu. Sedangkan metode pemberian kode ada lima, yaitu dengan kode angka atau alphabet urut, kode angka blok, kode angka kelompok, kode angka desimal, dan kode angka urut didahului nominal.

2.1.3.3. Buku Besar dan Buku Pembantu Buku besar (general legder) merupakan kumpulan rekening – rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal (Mulyadi, 2001:139) Pendapat lain mengatakan bahwa buku besar berisi rekening – rekening neraca dan rugi laba yang digunakan untuk system akuntansi dan merupakan dasar untuk menyusun laporan keuangan, seperti neraca, laporan rugi laba, dan laporan – laporan lainnya dan buku pembantu berisi rekening – rekening yang merupakan rincian dari suatu buku besar (Baridwan, 1998:6) Jadi buku besar merupakan kumpulan rekening – rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal dan dasar untuk menyusun laporan keuangan, seperti neraca,


19

laporan rugi laba, dan laporan – laporan lainnya sedangkan buku pembantu berisi rekening – rekening yang merupakan rincian dari suatu buku besar. Yang dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan.

2.1.3.4. Jurnal Jurnal adalah catatan transaksi pertama kali, catatan ini dibuat urut tanggal terjadinya transaksi. Biasanya dibuat jurnal – jurnal khusus untuk untuk mencatat transaksi – transaksi yang frekuensinya tinggi (Baridwan, 1998:6) Setalah suatu transaksi direkam dalam sebuah formulir, pencatatan akuntansi yang pertama kali dilakukan adalah dalam jurnal (Mulyadi, 2001:101). Dibandingkan dengan catatan akuntansi yang lain, pencatatan dalam jurnal ini biasanya lebih lengkap dan lebih diterima serta menurut tanggal kejadian transaksi. Jurnal merupakan catatan akuntansi permanent yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Ada dua kategori jurnal, yaitu : 1.

Jurnal Umum Jurnal yang memuat serangkaian kolom dengan format yang bersifat umum, sehingga setiap transaksi akuntansi dapat dicari.


20

2. Jurnal khusus Jurnal yang menggunakan format khusus yang disesuaikan dengan tipe transaksi yang relatif sering terjadi yang memungkinkan transaksi – transaksi yang serupa dicatat, ditotal, dan diposkan kedalam ledger secara efisien. Jadi jurnal adalah catatan transaksi pertama kali, catatan ini dibuat urut tanggal terjadinya transaksi jurnal dibedakan menjadi dua, yaitu jurnal umum memuat serangkaian kolom dengan format yang bersifat umum, sehingga setiap transaksi akuntansi dapat dicari dan jurnal khusus yang menggunakan format khusus yang disesuaikan dengan tipe transaksi yang relatif sering terjadi.

2.1.3.5. Bukti Transaksi Bukti transaksi adalah formulir yang digunakan untuk mencatat (merekam) terjadinya transaksi dan akan dicatat dalam formulir lainnya (Baridwan, 1998:70). Contoh dari bukti transaksi adalah faktur penjualan, bukti kas masuk, faktur pembelian, bukti kas keluar, memo dedit / kredit dan sebagainya. Setiap bukti transaksi akan berisi sejumlah rupiah disamping informasi lainnya. Jadi dari uraian diatas dapat dinyatakan bahwa bukti transaksi merupakan formulir untuk mencatat terjadinya transaksi yang berisi sejumlah uang disamping informasi lainnya dan kemudian akan dicatat dalam formulir lainnya.


21

2.1.3.6. Formulir Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi (Mulyadi, 2001:75). Hampir semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dan catatan. Hubungan suatu prosedur dari suatu sistem dan proses komunikasi yang menggunakan formulir tidak dapat dipasahkan. Oleh karenanya prosedur dan formulir harus dirancang sebagai suatu kesatuan. Menurut Mulyadi (2001:78) manfaat formulir dalam perusahaan antara lain : 1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. 2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan. 3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. 4. Menyampaikan informasi pokok dari sutu orang ke orang lain dalam organisasi yang sama atau ke orang lain. Formulir

yang

digunakan

dalam

suatu

organisasi

dapat

digolongkan menurut sumber dan tujuannya. Menurut sumbernya (Mulyadi, 2001:80), formulir dapat digolongkan menjadi 3, yaitu : 1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Formulir ini dibuat dalam perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.


22

2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perushaan. Formulir ini dibuat dalam perusahaan dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan. 3. Formulir yang diterima dari luar perusahaan. Formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. Sedangkan menurut

penggunaannya (Mulyadi, 2001:80-81),

formulir dapat dibagi menjadi : 1. Formulir yang dapat dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Digunakan oleh suatu unit rganisasi untuk kepentingan unit organisasi peminta 2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Formulir dalam golongan ini digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan. Alasan pokok penggunaan formulir adalah untuk memudahkan suatu proses dan analisa dari suatu data dengan cara sebagai berikut : 1. Menyusun data 2. Meminimkan waktu pencatatan 3. Memungkinkan control terhadap kegiatan. Formulir yang digunakan dalam perusahaan perlu diawasi agar terdapat efisiensi penggunaan formulir. Selain itu dengan pengawasan formulir data ditentukan jenis informasi yang dikumpulkan dan cara


23

proses penyimpanannya. Menurut Baridwan (1998:68) pengawasan formulir dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut ; 1. Mengawasi penciptaan formulir, untuk mencegah dibuatnya formulir – formulir yang tidak dibutuhkan 2. Tanggung jawab dipusatkan ada suatu bagian atau komisi, untuk mencegah tiap unit organisasi membuat formulirnya sendiri – sendiri, sehingga akan dihindari duplikat – duplikat yang tidak perlu 3. Pengawasan penggunaan formulir. Bertujuan untuk mencegah adanya formulir yang sudah tidak sesuai dengan kebutuhan. Jadi formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dan formulir dalam perusahaan bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis bagi perusahaan, merekam data transaksi bisnis perusahaan, mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan,

menyampaikan

informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi yang sama atau ke orang lain. Berdasarkan uraian tersebut maka dinyatakan bahwa unsur – unsur sistem akuntansi terdiri dari klasifikasi rekening, kode rekening, buku besar dan buku pembantu, jurnal dan formulir.


24

2.2.

Persediaan

2.2.1. Definisi Persediaan Persediaan merupakan salah satu pos yang sangat penting bagi banyak perusahaan Karena pos tersebut sangaat material, dapat mempengaruhi perhitungan rugi laba dan neraca. Penjualan persediaan pada harga yang lebih tinggi dari total harga pokok merupakan sumber utama bagi perusahaan. Komponen persediaan di dalam sruktur neraca termasuk dalam kategori aktiva lancar. Dari sudut pandang ilmu pembelanjaan (finance) persediaan disebut sebagai unsur modal kerja (Samsul dan Mustofa, 1992:388) Istilah persediaan digunakan untuk menyatakan barang berwujud yang : a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan c. Dalam bentuk badan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa Persediaan meliputi barang – barang diatas, baik yang ada dalam perusahaan, dalam perjalanan, maupun yang dititipkan kepada pihak lain (SAK, 2007:14.1). Perusahaan retail seperti PT. Lee Cooper Indonesia sebagai suatu unit usaha yang juga memiliki persediaan, yaitu persediaan barang dagangan yang berupa celana jeans, pakaian, dan aksesoris yang dikelola


25

oleh pihak-pihak manajemen perusahaan untuk memenuhi kebutuhan konsumennya. Uraian tersebut menyatakan bahwa persediaan merupakan salah satu pos yang sangat penting bagi banyak perusahaan karena pos tersebut secara material dapat mempengaruhi perhitungan rugi laba dan neraca serta termasuk dalam kategori aktiva lancar pada sruktur neraca.

2.2.2. Metode Pencatatan Persediaan Ada dua macam pencatatan persediaan, yaitu metode mutasi persediaan (perpectual inventory menthod) dan metode fisik (physical inventory method) (Mulyadi, 2001:556) Berdasarkan metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang masih ada digudang pada akhir periode akuntansi. Jika metode pencatatan persediaan dibagi menjadi dua, yaitu metode mutasi persediaan dimana setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan dan metode persediaan fisik dimana hanya tambahan persediaan dari pembelian saja

yang

dicatat

sedangkan

mutasi

berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat sedangkan


26

mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak diacatat dalam kartu persediaan.

2.2.3. Perhitungan Fisik Persediaan (stock opname) Sistem perhitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang

mengenai pelaksanaan

fungsi penyimpanan dan

pertanggungjawaban Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan persediaan dibagian Kartu Persediaan (Mulyadi, 2001:575). Menurut Samsul dan Mustofa (1992:399) teknik dari stock opname dibagi menjadi dua, yaitu insidensil yang berarti dilakukan secara mendadak, secara tiba – tiba tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada gudang, dan rutin yang berarti dilakukan secara periodik tertentu, misalnya per tiga bulan, pertahun.


27

2.2.3.1. Dokumen Dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas dan hasil perhitungan fisik persediaan (Mulyadi, 2001:576) adalah : 1. Kartu Perhitungan Fisik (Inventory Tag) Dokumen ini digunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan. Dalam perhitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara independent oleh penghitung (counter) dan pengecek (checker). Kartu penghitungan fisik dibagi menjadi tiga bagian, yang tiap bagian data dipisahkan satu dengan yang lainnya dengan cara menyobeknya pada waktu proses penghitungan fisik persediaan dilakukan. Contoh: dari kartu perhitungan fisik dapat dilihat pada gambar 2.1 2. Daftar Hasil Perhitungan Fisik (Inventory Summary Sheet) Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu perhitungan fisik. Data yang disalin dari bagian ke-2 kartu perhitungan fisik kedalam daftar ini adalah : nomor kartu perhitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas dan satuan. Dokumen ini diisi dengan harga pokok per satuan dan harga pokok total tiap jenis persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Contoh : dari kartu perhitungan fisik dapat dilihat pada gambar 2.2


28

3.

Bukti Memorial Dokumen ini merupakan dokumen sumber yang digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari perhitungan fisik ke dalam jurnal umum. Data yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti memorial ini adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan. Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa sistem

perhitungan fisik persediaan membutuhkan beberapa dokumen, yaitu : kartu perhitungan fisik untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan, daftar hasil perhitungan fisik untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu perhitungan fisik

dan dokumen lain yang

digunakan adalah bukti memorial yang digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari perhitungan fisik ke dalam jurnal umum.


29

Gambar 2.1


30


31

2.2.3.2. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem perhitungan fisik persediaan (Mulyadi, 2001:577) adalah : 1. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh bagian kartu persediaan, berdasarkan hasil pehitungan fisik persediaan. Contoh : dari kartu perhitungan fisik dapat dilihat pada gambar 2.3 2. Kartu Gudang Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang, berdasarkan hasil pehitungan fisik persediaan. Contoh : dari kartu perhitungan fisik dapat dilihat pada gambar 2.4 3. Jurnal Umum Jurnal umum digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik.


32

Jadi sistem perhitungan fisik membutuhkan catatan akuntansi berupa kartu persediaan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan, kartu gudang untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu gudang dan jurnal umum untuk mencatat jurnal persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik.


33


34

2.2.3.3. Fungsi yang Terkait Fungsi yang dibentuk untuk melaksanakan perhitungan fisik persediaan umumnya bersifat sementara, yang biasanya berbentuk panitia atau komite, yang anggotanya dipilih dari karyawan yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi persediaan dan tidak melaksanakan fungsi gudang. Panitia perhitungan fisik persediaan terdiri dari : 1. Pemegang kartu perhitungan fisik. 2. Penghitung. 3. Pengecek. Menurut Mulyadi (2001:579) fungsi yang terkait dalam sistem perhitungan fisik persediaan adalah : 1. Panitia Penghitungan Fisik Persediaan Berfungsi

melaksanakan

perhitungan

fisik

persediaan

dan

menyerahkan hasil perhitungan tersebut kepada Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan pada kartu persediaan. 2. Fungsi Persediaan Dalam sistem perhitungan fisik persediaan, fungsi ini bertanggung jawab untuk : a) Mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung kedalam hasil persediaan yang dihitung kedalam daftar hasil perhitungan fisik.


35

b) Mengalihkan kuantitas dan harga pokok persatuan yang tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik. c) Mencantumkan

harga

pokok

total dalam

daftar

hasil

perhitungan fisik. d) Melakukan adjustment terhadap kartu persediaan berdasar data hasil perhitungan fisik persediaan. e) Membuat bukti memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan. 3. Fungsi Gudang Dalam perhitungan fisik persediaan, fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan. Jadi fungsi yang terkait dalam sistem persediaan fisik persediaan adalah panitia perhitungan fisik persediaan terdiri dari pemegang kartu perhitungan fisik, penghitung, dan pengecek; fungsi yang mencantumkan harga pokok satuan persediaan, mengalihkan kuantitas dan harga pokok persatuan, mencantumkan harga pokok

total dalam daftar hasil

perhitungan fisik, melakukan adjustment terhadap kartu persediaan, dan membuat bukti memorial; fungsi gudang yang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan dalam kartu gudang.


36

2.2.3.4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem penghitungan fisik persediaan (Mulyadi, 2001:580) adalah : 1. Prosedur Perhitungan Fisik Dalam prosedur ini tiap jenis persediaan digudang dihitung oleh penghitung dan pengecek secara independent yang hasilnya dicatat dalam kartu penghitungan fisik. 2. Prosedur Kompilasi Dalam prosedur ini pemegang kartu penghitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu perhitungan fisik serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalam bagian ke2 kartu perhitungan fisik kedalam daftar penghitungan fisik. 3. Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan. Dalam prosedur ini, bagian Kartu Persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar perhitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengalihkan harga pokok per satuaan tersebut

dengan

kuantitas

hasil

perhitungan

fisik

mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung.


untuk

37

4. Prosedur Adjustment Dalam prosedur

ini

Bagian

Kartu

Persediaan melakukan

adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan yang tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik persediaan.dalam prosedur ini pula Bagian Gudang melakukan adjustment terhadap kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu gudang. Jadi sistem perhitungan fisik persediaan terbentuk atas prosedur penghitungan fisik yang menghitung dan mengecek tiap jenis persediaan, prosedur kompilasi, prosedur penentuan harga pokok persediaan, dan prosedur adjustment.

2.2.3.5. Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Bagian pemegang kartu penghitungan fisik membagikan 1 lembar kartu Penghitungan Fisik (KPF) yang terdiri dari 3 bagian kepada bagian Penghitungan. Kemudian Bagian Penghitung melakukan penghitungan fisik persediaan dan KPF bagian ke-3 dari dikirim kembali kepada bagian Pemegang Kartu Penghitungan Fisik, sedangkan KPF bagian ke-1 dan bagian ke-2 dikirim kebagian pengecek. Bagian Pengecek melakukan penghitungan fisik persediaan kedua dan mengisi data hasil penghitungan pada KPF bagian ke-2. kemudian bagian ke-1 digantungkan pada temapat penyimpanan barang gudang


38

sebagai tanda barang telah dihitung sedangkan bagian ke-2 setelah diterima dari bagian produksi dikirim kembali ke Bagian Pemegang Kartu Penghitungan Fisik untuk dibandingkan dengan KPF bagian ke-3. Setelah dibandingin, jika KPF bagian ke-2 bagian ke-3 tidak cocok maka harus dilakukan penghitungan kembali. Tetapi jika KPF bagian ke-2 dan KPF bagian ke-3 cocok, maka Bagian Pemegang Kartu Penghitungan Fisik mencatat KPF bagian ke-2 kedalam daftar Hasil Penghitungan Fisik (DHPF) rangkap dua yang dikirim ke Bagian Kartu Persediaan. Bagian Kartu Persediaan mengisi harga pokok total menggunakan prosedur penentuan harga pokok (Pricing Prosedure). Bagian Kartu Persediaan

meminta

otorisasi

atas

DHPF

dan

membuat

bukti

memorial.oleh Bagian Kartu Persediaan, Bukti Memorial dikirim ke Bagian Jurnal dan DHPF rangkap satu melalui prosedur adjustment diacatat di Kartu Persediaan dan disimpan menurut tangga. Sedangkan DHPF rangkap dua dikirim ke Bagian Gudang. Bukti Memorial oleh bagian jurnal diacatat dijurnal umum dan bukti memorial disimpan menurut nomor urut. Terakhir, bagian gudang mencatat DHPF rangkap dua kedalam kartu gudang dan menyimpan DHPF rangkap dua menurut tanggal.


39


40


41

2.3.

Management Logistik Perusahaan Retail

2.3.1. Pengertian Logistik Pengertian dari logistik adalah merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan barang, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan serta penghapusan material atau alat – alat (Subagya, 1995:6). Logistik merupakan bagian dari instansi yang tugasnya adalah menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasionalnya instansi tersebut dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin (Aditama, 2007:110). Menurut Aditama (2007:111) Kegiatan logistik secara umum mempunyai tiga tujuan yaitu : a) Operasional adalah agar tersedia barang, serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai b) Keuangan meliputi pengertian bahwa upaya tujuan operasional, dapat terlaksana dengan biaya yang serendah – rendahnya c) Pengamanan adalah bermaksud agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan, tanpa hak, pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya. Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa logistik merupakan bagian dari suatu instansi yang tugasnya menyediakan, menyimpan, memelihara, dan mendistribusikan bahan atau barang yang


42

dibutuhkan untuk kegiatan operasional instansi tersebut dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan dalam keadaan yang dapat dipakai, kelokasi dimana ia dibutuhkan dan dengan total biaya terendah.

2.3.2. Fungsi Managemen Logistik Untuk

melaksanakan

kegiatan

penyediaan,

penyimpanan,

pemeliharaan, dan penyaluran bahan – bahan untuk kegiatan operasioanal, maka kegiatan logistik tidak dapat mengabaikan fungsi – fungsi dari managemen logistik. Fungsi – fungsi manajemen logistik merupakan suatu proses (Aditama, 2007:115-116) yang terdari dari : a) Fungsi perencanaan dan penetuan kebutuhan. Fungsi perencanaan mencakup aktifitas dan menetapkan sasaran – sasaran, pedoman, pengukuran, penyelenggaraan bidang logistik. Penentuan kebutuhan merupakan perincian dari fungsi perencanaan bilamana perlu semua faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan harus diperhitungkan. b) Fungsi penganggaran Merupakan usaha untuk

merumuskan perincian penentuan

kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya.


43

c) Fungsi pengadaan Merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan dan penentuan kepada instansi – instansi pelaksana. d) Fungsi penyimpanan dan penyaluran Merupakan

penerimaan,

penyimpanan

dan

penyaluran

perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi – fungsi terdahulu untuk kemudian disalurkan kepada instansi – instansi pelaksana. e) Fungsi pemeliharaan Usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris. f) Fungsi penghapusan Usaha untuk menghapus kekayaan (assets) karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun teknis, kelebihan, hilang, susut, dan karena hal – hal lain menurut peraturan perundang – undangan yang berlaku. g) Fungsi pengendalian Merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelola logistik. Dalam fungsi ini diantaranya terdapat kegiatan pengendalian inventarisasi (inventory control) dan expediting yang merupakan unsur – unsur utamanya.


44

Jadi managemen logistik mempunyai beberapa fungsi yang terdiri dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, fungsi penganggaran, fungsi pengadaan yang merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasioanal, fungsi penyaluran untuk menyimpan perlengkapan dan menyalurkan pada instansi – instansi pelaksanaan, fungsi pemeliharaan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris, fungsi penghapusan yang berupa kegiatan usaha untuk menghapus kekayaan (assets) karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi dan fungsi pengendalian yang meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelola keseluruhan pengelola logistik.

2.3.3. Penilaian Mutu Logistik Perusahaan Retail Mutu pelayanan logistik diukur dari total biaya yang dikeluarkan dengan prestasi yang dapat dicapai. Pengukuran prestasi adalah menyangkut

tersedianya

barang,

kemampuan

dilihat

dari waktu

pengantaran dan konsistensi, dan mutu dari usaha (Aditama, 2007:119). Jadi kunci bagi prestasi logistik yang efektif adalah mengembangkan usaha yang seimbang antara prestasi pelayanan yang diberikan dengan biaya yang dikeluarkan. Kunci keberhasilan pelayanan logistik dengan kualitas yang baik adalah dengan melakukan secara terus menerus dalam berbagai keadaan dan sedapat mungkin mencapai hasil yang diharapkan. Untuk itu


45

diperlukan tenaga yang terampil, sarana dan prasarana yang baik serta sistem monitoring berkala yang memadai. Koordinasi dan pengaturan waktu juga merupakan tugas yang penting yang harus dilakukan dalam pelayanan logistik. Uraian tersebut menyatakan bahwa mutu logistik dapat dinilai dari usaha

dikeluarkan. Sedangkan untuk mencapai prestasi yang baik

adalah melalui pelayanan yang baik yang dapat diperoleh dari tenaga yang terampil, sarana dan prasarana yang baik serta sistem monitoring berkala yang memadai, serta koordinasi waktu yang baik.

2.3.4. Peran Logistik di Perusahaan Retail Perusahaan retail merupakan perusahaan dagang maka peranan logistik sangat penting dalam persediaan barang dagang untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Tanggung jawab logistik menurut Aditama (2007:116) lebih diperluas lagi yaitu : 1. Menjaga kegiatan yang dapat memasok material dan jasa agat tidak terputus 2. Mengadakan pembelian inventaris secara bersaing 3. Menjadwal investasi barang pada tingkat serendah mungkin 4. Mengembangkan sumber pasokan yang dapat dipercaya dan alternatif pasokan lain


46

5. Mengembangkan dan menjaga hubungan baik dengan bagian – bagian lain 6. Memantapkan integrasi yang maksimal dengan bagian – bagian lain 7. Melatih dan membina pegawai yang kompeten dan termotifasi dengan baik. Perlu dilakukan inventory control dalam logistik perusahaan retail yang bertujuan menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan. Karena itu hasil stock opname harus seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan waktu tertentu misalnya, 3 bulan, 6 bulan atau kurang dari setahun. Secara tegas dapat disampaikan bahwa semua bentuk kegiatan di perusahaan retail memerlukan pelayanan logistik. Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa logistik berperan dalam penyediaan barang dan jasa dalam jumlah, mutu dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Selain itu logistik juga bertanggung jawab untuk menjaga kegiatan-kegiatan yang dapat memasok material dan jasa agat tidak terputus, mengadakan pembelian inventaris secara bersaing, menjadwal investasi barang pada tingkat serendah mungkin, mengembangkan sumber pasokan yang dapat dipercaya dan alternatif pasokan lain, mengembangkan dan menjaga hubungan baik dengan bagian – bagian lain, memantapkan integrasi yang maksimal


47

dengan bagian – bagian lain, melatih dan membina pegawai yang kompeten dan termotifasi dengan baik.

2.4.

Pengendalian Intern

2.4.1. Pengertian Pengendalian Intern Menurut Dasartha V.Rama – Frederick L.Jones (2008:132) pengendalian intern sebagai terjemahan internal control adalah suatu proses yang dipengaruhi dewan direksi entitas, managemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut ; efektifitas dan efisiensi operasi; keandalan peloran kuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Sedangkan menurut Mulyadi (2001:163) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran – ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

2.4.2. Tujuan Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001:163) bahwa tujuan sistem pengendalian intern adalah menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan

data

akuntansi,

mendorong

dipatuhinya kebijakan manajemen.


efisiensi

dan

mendorong

48

Jadi tujuan pengendalian intern adalah menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

2.4.3. Elemen – elemen pengendalian intern Menurut Dasartha V.Rama – Frederick L.Jones (2008:134), laporan Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) mengidentifikasi 5 elemen pengendalian internal yaitu : 1. Lingkungan pengendalian Mengacu pada faktor – faktor umum yang menetapkan sifat organisasi

mempengaruhi

kesadaran

karyawan

terhadap

pengendalian. 2. Penentuan resiko Adalah identifikasi dan analisis resiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal. 3. Aktifitas pengendalian Kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko, aktivitas pngendalian meliputi : a. Penelaahan kerja Aktivitas – aktivitas yang mencakup analisis kinerja


49

b. Pemisahan tugas Mencakup pembebanan tanggung jawab untuk otorisasi, pelaksanaan

transaksi,

dan

pemeliharaan

asset

kepada

karyawan yang berbeda – beda c. Pengendalian aplikasi Diterapkan pada masing – masing aplikasi Sistem Informasi Akuntansi d. Pengendalian umum Pengendalian umum yang berkaitan dengan banyak aplikasi 4. Informasi dan komunikasi Sistem informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur dan record yang dibuat untuk memulai, mencatat, memproses, dan melaporkan kejadian pada proses entitas. Komunikasi meliputi penyediaan pemahaman mengenai peran dan tanggung jawab individu. 5. Pengawasan Managemen harus mengawasi pengendalian

internal untuk

memastikan bahwa pengendalian informasi berfungsi sebagaimana dimaksudkan. Jadi pengendalian intern yang baik adalah mencakup 5 elemen yaitu Lingkungan pengendalian, penentuan resiko, aktivitas pengendalian yang meliputi penelaah kinerja; pemisahan tugas; pengendalian aplikasi;


50

dan pengendalian umum, informasi dan komunikasi, yang terakhir adalah pengawasan.

2.4.4. Unsur – unsur Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001:164) unsur pokok pengendalian intern adalah: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Sedangkan American Institute of Certified Publik Accuntant (AICPA) tentang pengendalian intern yang dialih bahasa oleh Soemarjo Tjitrosidojo (Samsul dan Mustofa,1992:75) memberikan ciri – ciri suatu sistem pengendalian intern yang memuaskan mencakup hal – hal berikut : 1. Suatu organisasi yang didalamnya terdapat pemisahan yang sesuai di antara berbagai tanggung jawab fungsional. 2. Suatu sistem pengotorisasian (pemberian wewenang) dan prosedur pencatatan yang memadai, untuk memungkinkan pengendalian akunting yang wajar atas harga utang, pendapatan dan biaya.


51

3. Praktek – praktek yang sehat untuk digunakan (diterapkan) dalam pelaksanaan tugas dan fungsi masing – masing bagian operasi 4. Derajat mutu para pegawai yang cocok dengan tanggung jawab mereka. Jadi unsur pengendalian intern terdiri dari struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya, Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, karyawan yang bermutu.

2.4.5. Sistem Pengendalian Intern Persediaan Pengendalian intern terhadap persediaan dapat mencapai efektifitas yang maksimal dalam sistem apabila diterapkan pencatatan yang cermat dan lengkap serta pengkoordinasian kegiatan kepada berbagai tingakat operasi. Menurut Wilson dan Campbell (1986:449) untuk menghindarkan kekurangan dan koreksi persediaan karena kelemahan pengendalian intern, maka dapat diterapkan cara – cara sebagai berikut : 1. Memelihara tempat yang aman bagi bahan 2. Pemindahan bahan baku dari satu lokasi ke lokasi lainnya harus dilakukan sesuai surat permintaan yang telah disetujui oleh yang berwenang


52

3. Pemisahan tugas sehingga mereka yang menyelenggarakan catatan pembukuan tidak menangani penerimaan ataupun pengeluaran bahan 4. Mengadakan inventarisasi persediaan secara rotasi dan hasilnya direkonsiliasi dengan catatan persediaan 5. Mengharuskan auditor intern untuk melakukan penilaian secara mendalam mengenai sistem pengendalian persediaan 6. Menganalisa

catatan

persediaan

untuk

menetapkan

setiap

kelemahan yang mungkin terjadi 7. Mengevaluasi tenaga kerja yang menangani persediaan dan mengecek latar belakang mereka 8. Melakukan survey periodik mengenai keamanan persediaan dan mengeliminasi kesempatan berbuat curang. Jadi pengendalian intern terhadap persediaan dapat mencapai efektifitas yang maksimal dalam sistem apabila diterapkan pencatatan yang cermat dan lengkap serta pengkoordinasian kegiatan kepada berbagai tingkat operasi.

2.4.6. Pengendalian Intern Sistem Penghitung Fisik Persediaan. Unsur pengendalian intern dalam sistem penghitungan fisik persediaan digolongkan ke dalam tiga kelompok (Mulyadi, 2001:581) yaitu :


53

1. Organisasi a. Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek b. Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi persediaan, karena karyawan di kedua fungsi inilah yang justru dievaluasi tanggung jawabnya atas persediaan. 2. Sistem otorisasi dan Prosedur pencatatan a. Daftar hasil perhitungan fisik persediaan ditangani oleh ketua panitia penghitungan fisik persediaan b. Pemindahan bahan baku dari satu lokasi ke lokasi lainnya harus dilakukan sesuai surat permintaan yang telah disetujui oleh yang berwenang c. Harga

satuan

yang

dicantumkan

dalam

daftar

hasil

penghitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan d. Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan ada informasi (kuantitas maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar perhitungan fisik.


54

3. Praktek yang sehat a. Kartu

perhitungan

fisik

bernomor

urut

tercetak

dan

penggunanya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang penghitungan fisik b. Penghitungan fisik setiap jenis persediaa dilakukan dua kali secara independent, pertama kali oleh penghitung dan kedua kali oleh pengecek c. Kuantitas dan data persediaan yang tercantum dalam bagian ke3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik sebelum data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil penghitungan fisik d. Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur dan manghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya. Jadi uraian tersebut menyatakan bahwa unsur pokok pengendalian pengendalian intern yang ada pada penghitungan fisik persediaan adalah adanya

fungsi persediaan, sistem otorisasi yang jelas dan prosedur

pencatatan yang benar, serta praktek yang sehat melalui penggunaan dokumen dan catatan yang dipertanggungjawabkan dan pelaksanaan penghitungan fisik yang teliti.


55

2.5.

Kerangka Konseptual Berkaitan dengan rumusan masalah dan tujuan penelitian, PT. Lee Cooper Indonesia khususnya cabang distributor Surabaya menjadi fokus lokasi dalam melakukan penelitian ini. Penelitian dimulai dengan meneliti formulir dan dokumen yang digunakan. Dengan meneliti struktur organisasi yang ada, diharapkan peneliti dapat mengetahui wewenang dan tanggung jawab serta rincian pekerjaan pada setiap bagian serta adanya pemisahan fungsi yang jelas supaya tidak terjadi perangkapan tugas. Prosedur perencanaan dan penentuan kebutuhan barang dagang, prosedur pengadaan barang dagang, prosedur penyimpanan barang dagang, prosedur pendistribusian barang dagang, prosedur penghapusan barang dagang dan prosedur penghitungan fisik persediaan merupakan isi dari sistem akuntansi persediaan barang dagang. Serta formulir dan dokumen yang dalam fungsinya menghasilkan informasi tentang otorisasi wewenang serta apakah pemakaian formulir dan dokumen tersebut sudah memenuhi syarat pelaksanaan sistem pengendalian intern. Data – data diperoleh melalui sumber data primer dan sumber data sekunder. Sumber data primer merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber data asli dengan melalui observasi dan wawancara secara langsung. Sedangkan sumber data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara tidak langsung melalui media perantara seperti dokumentasi.


56

Melalui observasi, wawancara dan dokumentasi, dihasilkan data – data yang

berhubungan dengan dirumusan

masalah dan tujuan

penelitian.setelah itu, dilakukan analisis dan triangulasi dan sehingga dapat disimpulkan hasil analisis dan triangulasi data. Berdasarkan uraian diatas, akan terlihat bagaimana sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia. Dan apakah sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagang tersebut sesuai dengan sistem pengendalian intern yang ada di PT. Lee Cooper Indonesia. Skema kerangka konseptual evaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi barang dagang ada pada gambar 2.6.


57

Gambar 2.6 Kerangka Konseptual Evaluasi Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi barang dagang PT. Lee Cooper Indonesia

Cabang distributor Surabaya

Struktur Organisasi

Sistem Akuntansi Barang Dagang

Formulir dan Dokumen

Sumber Data

Sumber Data Primer

Sumber Data Sekunder

Wawancara

Observasi

Dokumentasi

Data - data

Analisis Data

Triangulasi Data

Kesimpulan Hasil Analisi dan Triangulasi Data

BABPersediaan III Sistem dan Prosedur Akuntansi Barang Dagang


58

BAB III METODE PENELITIAN

3.1.

Jenis Penelitian Memilih metode yang tepat dalam penelitian, ditentukan oleh maksud dan tujuan penelitian. Berdasarkan tujuan penelitian, metode penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif dengan studi kasus pada PT. Lee Cooper Indonesia cabang distributor Surabaya. Penelitian kualitatif adalah tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergantung pada pengamatan manusia dalam kawasannya sendiri dan berhubungan dengan orang – orang tersebut dalam bahasannya dan dalam peristilahnya Kirk dan Miler dalam Moleong (2002:3). Metode kualitatif ini digunakan karena beberapa pertimbangan, yaitu : menyesuaikan metode kualitatif lebih mudah apabila berhadapan dengan kenyataan ganda, metode ini menyajikan secara langsung hakikat hubungan antara responden dengan peneliti, metode ini lebih peka dan lebih dapat menyesuaikan diri dengan banyak penajaman pengaruh bersama dan terhadap pola – pola nilai (Moleong, 2002:5). Studi kasus merupakan penelitian dengan karakteristik masalah yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dari subyek yang diteliti, serta interaksinya dengan lingkungan. Tujuan studi kasus adalah melakukan penyisikan secara mendalam mengenai subyek tertentu untuk


59

memberikan gambaran yang lengkap mengenai subyek tertentu (Indrianto dan Supomo, 1999:26)

3.2.

Lokasi Penelitian dan Situs Penelitian Lokasi penelitian berkaitan dengan tempat yang dipilih sebagai obyek penelitian. Disini penulis menetapkan PT. Lee Cooper Indonesia sebagai lokasi penelitian. Sedangkan situs penelitian berkaitan dengan letak dimana penelitian dilakukan dari obyek penelitian, dimana penulis menentukan cabang distributor Surabaya yang beralamat di Jalan Bendul Merisi Selatan 1 No.88a

sebagai situs penelitian. Periode penelitian

dilakukan selama 5 hari pada tanggal 21-25 November 2011.

3.3.

Instrumen Penelitian Sesuai dengan jenis penelitian kualitatif, maka instrument penelitian yang digunakan berupa desain studi yang diuraikan dalam tabel desain studi berikut ini.


60

Desain Studi Tabel : Desain Studi Main Research Question 1 : Bagaimana penerapan sistem dan prosedur akuntansi persediaaan barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia (cabang distributor Surabaya)? Main Research Question 2 : Apakah penerapan pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang pada PT. Lee Cooper Indonesia sudah sesuai dengan tujuan sistem pengendalian intern? No.

Research Question

1.

Bagaimana penerapan sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia (cabang distributor Surabaya)?

List Question

Sumber Data

-Apakah ada sistem dan prosedur tersendiri yang mengatur persediaan merchandise?

-Dokumen di bagian gudang

- Berapa kali perencanaan dan penentuan kebutuhan barang dibutuhkan? -Bagaimana cara menentukan jenis merchandise apa saja yang diminta dari konsumen?

-Para pegawai bagian gudang -Kepala bagian gudang yang digunakan sebagai informan

-Siapa yang mencatat perencanaan nya?


Metode Pelaksanaan

-Analisis dokumen

Praktis

-Analisis dilaksanaka n selama 5 -Wawancara hari masingdan observasi masing selama 2 jam

Justifikasi

-Dari dokumen tersebut diharapkan peneliti bisa mendapatka n gambaran tentang -Wawancara sistem dan dilakukan prosedur selama 1 akuntansi jam berbeda persediaan dengan pada PT.Lee observasi Cooper yang Indonesia? dilakukan selama 2 -Dari hasil jam dengan wawancara metode dan interview observasi diharapkan dapat mengetahui sistem dan prosedur akuntansi persediaan PT.Lee Cooper Ind.

61

-Siapa yang melakukan pengadaan barang? -Kapan diadakan pengadaan barang? -Dalam melakukan pembayaran barang dilakukan secara cash/ kredit? -Kapan jangka waktu /tempo pembayaran? -Siapa yang berperan melakukan pembayaran kepada rekanan? -Sistem apa yang dipakai dalam unit penyimpanan saat keluar masuknya barang? -Bagaimana rpenyimpanan barang yang sudah tidak layak jual (misalnya mengalami robek saat kegiatan


62

penjualan di lapangan)? -Disetiap barang yang disimpan adakah kartu yang berbeda menurut jenis barang? Apa fungsinya? -Apakah ada tim penghapusan tersendiri di Surabaya? -Cara apa yang digunakan dalam memperlakukan barang yang sudah tidak layak jual? -Siapa yang melakukan prosedur penghapusan barang? -Darimana diketahui bahwa barang tersebut harus dihapuskan? -Seperti apa format berita acara yang dibuat setelah melakukan penghapusan barang? Sumber : Moleong (2002:220)


63

No.

Research Question

List Question

Sumber Data

2.

Apakah penerapan sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia (cabang distributor Surabaya) sudah sesuai dengan tujuan sistem pengendal ian intern?

-Apakah wewenang dan tanggung jawab setiap bagian telah dilaksanakan dengan kondisi yang ada?

-Dokumen di bagian gudang

-Apakah pemisahan fungsi pada setiap bagian telah dilaksanakan dengan baik?

-Kepala bagian gudang yang digunakan sebagai informan

-Para pegawai bagian gudang

Metode Pelaksanaan

-Analisis dokumen -Wawancara dan observasi

-Apakah perencanaan dan kebutuhan akan barang di PT.Lee Cooper Ind. Telah sesuai dengan apa yang dibutuhkan? -Apakah dalam penyimpanan barang pada PT.Lee Cooper Ind. telah memenuhi standart yang ada? -Apakah perlakuan untuk barang yang sudah tidak layak jual telah


Praktis

-Analisis dilaksanakan selama 5 hari masingmasing selama 2 jam -Wawancara dilakukan selama 1 jam berbeda dengan observasi yang dilakukan selama 2 jam dengan metode interview

Justifikasi

-Dari dokumen tersebut diharapkan peneliti bisa mendapatka n gambaran tentang sistem dan prosedur akuntansi persediaan pada PT.Lee Cooper Indonesia? -Dari hasil wawancara dan observasi diharapkan dapat mengetahui sistem dan prosedur akuntansi persediaan PT.Lee Cooper Ind.

64

dilakukan dengan baik? -Apakah metode perhitungan fisik persediaan yang telah dilakukan sesuai dengan sistem dan prosedur yang ada dapat diterapkan secara efektif dan efisien? -Apakah menurut anda formulirformulir yang digunakan telah memenuhi standart formulir yang baik? -Apakah urusan administrasi dan keuangan di bagian gudang PT. Lee Cooper Ind. telah terlaksana dengan baik? Sumber : Moleong (2002:220)


65

3.4.

Sumber Data Sumber data penelitian merupakan faktor penting yang menjadi pertimbangan dalam penentuan metode pengumpulan data, yang terdiri atas (Indrianto dan Supomo,1999:146) adalah : 1. Sumber Data Primer Merupakan sumber data yang diperoleh secara langsung dari sumber asli (tidak melalui perantara). Data primer secara khusus dikumpulkan oleh peneliti untuk menjawab pertanyaan penelitian. Dalam penelitian pada PT. Lee Cooper Indonesia, penulis mencari informasi dengan mewawancarai Bapak Ruslan Bambeng selaku Regional Manager dan Ibu Munarsih selaku Kepala Gudang sub-divisi Surabaya. Data primer yang didapat mampu diolah sesuai dengan kehendak si peneliti dalam kaitannya dengan kebutuhan data untuk analisa, tetapi di sisi lain data primer membutuhkan banyak tenaga, waktu dan biaya. 2. Sumber Data Sekunder Merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara tidak langsung melalui media perantara (diperoleh dan dicatat oleh pihak lain). Proses pengumpulan data sekunder relatif cepat, tetapi dalam memenuhi kebutuhan data yang berkepentingan dengan kepentingan analisa terkadang masih kurang mencukupi sehingga tidak dapat melakukan analisa secara baik. Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan, dan laporan historis yang telah tersusun dalam arsip (data documenter) yang dipublikasikan dan yang tidak diplublikasikan


66

3.5.

Teknik Pengumpulan Data Penulis

dalam

penelitian

ini

menggunakan

teknik

pengumpulandata yang berupa : 1. Wawancara (interview) Merupakan percakapan dengan maksud tertentu yang dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviwee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu (Moleong, 2002:135). Dalam hal ini penulis melakukan wawancara dengan subyek penelitian, yaitu fungsi perencanan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, dan fungsi pengendalian persediaan.wawancara dilakukan dengan membuat pedoman wawancara. Pedoman wawancara adalah berupa pertanyaan – pertanyaan yang akan penulis ajukan sesuai dengan fokus penelitian dan perumusan masalah yang diteliti sehingga dapat memudahkan penggalian data. 2. Observasi Merupakan

pengumpulan

data

dengan

cara

mengadakan

pengamatan secara langsung terhadap sistem dan prosedur pengendalian barang dagangan di cabang distributor Surabaya.

Secara rinci

pengamatan dilakukan terhadap perencanaan dan penentuan kebutuhan akan barang, pengadaan barang dagang, penyimpanan persediaan barang dagang, pendistribusian barang dagang, formulir yang digunakan, serta observasi tentang urusan administrasi dan keuangan di cabang distributor Surabaya.


67

3. Dokumentasi Dokumentasi adalah setiap bahan tertulis ataupun film yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan pihak penyidik (Lincoln dan Guba dalam Moleong, 2002:161). Pengumpulan data dilakukan dengan cara melihat atau mengumpulkan laporan – laporan, catatan – catatan, dokumen – dokumen, dan data pendukung lainnya dari sumber – sumber yang mempunyai data yang berkenaan dengan masalah yang diteliti. Peralatan dokumentasi yang dipakai oleh penulis adalah berupa alat – alat tulis, serta tape recorder. Instrument ini bermanfaat untuk mencatat dan merekam informasi yang diperoleh selama melaksanakan penelitian dilapangan.

3.6.

Analisis Data Analisis

data

merupakan

proses

mengorganisasikan

dan

mengurutkan data kedalam pola, kategori dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditentukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data (Moleong, 2002:103) Sebelum menganalisis data, penulis melakukan dua proses kegiatan (Djam’an dan Aan, 2010:91) : a. Masuk Lapangan Agar proses perolehan data berjalan baik, maka penulis terlebih dahulu menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan baik, yaitu persiapan secara

fisik,

psikologis

dan

mental.

Secara

fisik

penulis

mempersiapkan diri dari mulai kelengkapan administratif maupun


68

semua persoalan yang berhubungan dengan setting dan subyek penelitian serta mencari relasi awal. Secara psikologis maupun mental penulis mempersiapkan diri untuk masuk lapangan dengan menata sikap agar tidak bertentangan dengan aturan lapangan.

Dalam

memasuki lokasi penelitian, penulis menempuh pendekatan formal dan informal serta menjalin hubungan dengan informan. b. Berada dilapangan Ketika berada dilokasi penelitian, penulis melakukan hubungan pribadi dan membangun kepercayaan pada informan, baik perorangan maupun kelompok. Untuk dapat sukses berada dalam lapangan serta memperoleh akurasi dan komprehensivitas data penelitian, selain penulis

memahami

teknik

penelitian,

penulis

juga

memliki

kamampuan beradaptasi dengan lingkungan yang dilandasi oleh sikap dan perilakunya yang baik dan menyenangkan. Analisis data yang dilakukan oleh penulis adalah : 1. Mengumpulkan data – data yang berhubungan dengan masalah sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagangan di kantor cabang distributor Surabaya 2. Mempelajari dan menganalisis struktur organisasi yang diterapkan oleh PT. Lee Cooper Indonesia sehingga

demikian

dapat

diketahui

struktur

organisasi

yang

diterapkan


apakah telah

69

mempunyai garis wewenang serta tanggung jawab yang jelas dan tegas 3. Mempelajari prosedur

dan

menganalisis

persediaan

barang

sistem dagang

dan yang

diterapkan PT. Lee Cooper Indonesia 4. Mempelajari dan manganalisis formulir, jurnal dan dokumen – dokumen lain yang digunakan dalam sistem dan prosedur persediaan barang. Dengan demikian dapat diketahui apakah formulir – formulir serta dokumen – dokumen tersebut sudah dapat memenuhi syarat dalam kaitannya dengan sistem dan prosedur yang digunakan 5. Menganalisis masalah yang berhubungan dengan penerapan sistem dan prosedur barang dengan teori – teori yang berhubungan dengan penerapan sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dengan teori – teori yang berhubungan dengan penelitian sehingga ditemukannya kelemahan yang merupakan masalah yang harus dipecahkan 6. Mencari pemecahan masalah yang terjadi untuk penyempurnaan sistem dan prosedur persediaan barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia


70

khususnya

pada

kantor

cabang

distributor

Surabaya.

3.7.

Triangulasi Data Menurut

Moleong

(2002:178)

Triangulasi

adalah

teknik

pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu. Dalam hal ini, peneliti juga menggunakan metode triangulasi yang diperoleh dengan cara: 1. Membandingkan data hasil pengamatan dengan hasil wawancara 2. Membandingkan seseorang

dengan

keadaan berbagai

dan

prespektif

pendapat

dan

pandangan orang 3. Membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang berkaitan.

3.8.

Teknik Analisis Berdasarkan triangulasi data yang ada, data – data yang berhubungan dengan masalah sistem dan prosedur akuntansi di PT.Lee Cooper Indonesia tidak hanya dipelajari dan dianalisis saja. Tetapi juga dibandingkan dengan hasil wawancara, keadaan dan prespektif seseorang dengan berbagai pendapat dan pandangan orang. Serta membandingkan


71

hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang berkaitan yang diterapkan pada PT. Lee Cooper Indonesia. Teknik yang digunakan untuk menganalisis data dalam penelitian ini adalah analisa deskritif kualitatif. Analisa data menurut Patton adalah proses mengatur urutan data, mengorganisasikannya ke dalam suatu pola kategori dan satuan uraian dasar. Sementara itu Bogdan dan Taylor mendefinisikan analisa data sebagai proses yang merinci usaha formal untuk menentukan tema dan merumuskan tema dan ide seperti yang disarankan oleh data dan sebagai usaha untuk memberikan bantuan kepada tema dan ide tersebut (Moleong, 2002:103) Berdasarkan data-data yang diperoleh selanjutnya dalam penelitian ini dilakukan analisa data secara kualitatif, artinya data-data yang diperoleh akan dilakukan pemaparan atau interpretasi secara mendalam. Data-data yang ada akan dianalisa sedetail mungkin sehingga diharapkan dapat

diperoleh

kesimpulan

yang

memadai

mengenai

Evaluasi

Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Barang Dagangan Perusahaan Retail PT. Lee Cooper Indonesia. Menurut Miles dan Huberman (1992:15) proses analisa data pada penelitian kualitatif terdiri dari tiga alur, yaitu : 1. Reduksi Data Reduksi data adalah proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakkan, dan transformasi data kasar yang muncul dari catatan-catatan tertulis di lapangan yaitu suatu analisis


72

yang menajamkan, menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu dan mengorganisasi data dengan cara yang sedemikian rupa sehingga kesimpulan finalnya dapat ditarik dan diverifikasikan. Jadi dalam tahap ini adalah pengumpulan data dan informasi yang diperlukan mengenai sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia yaitu dengan melakukan survei secara langsung ke PT. Lee Cooper Indonesia kantor cabang distributor Surabaya. Penulis melakukan wawancara, observasi dan dokumentasi dengan informan terkait. 2.

Penyajian Data Penyajian data merupakan sekumpulan informasi tersusun yang memberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Jadi setelah penulis melakukan reduksi data maka data – data yang berhubungan dengan masalah sistem dan prosedur akuntansi di PT. Lee Cooper Indonesia dibandingkan dengan hasil wawancara, keadaan dan prespektif seseorang dengan berbagai pendapat dan pandangan orang. Serta membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang berkaitan, sehingga data bisa lebih akurat.

3.

Menarik Kesimpulan atau Verifikasi Dari penyajian data tersebut penulis bisa melihat lagi apakah kelemahan tersebut signifikan, sehingga penulis data mengambil atau menarik kesimpulan dengan memberikan penilaian tentang sistem dan


73

prosedur akuntansi persediaan barang dagang, yaitu apakah penerapan sistem dan prosedur akuntansi barang dagangan pada PT. Lee Cooper Indonesia telah memadai serta apakah penerapan pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagangan pada PT. Lee Cooper Indonesia sudah sesuai dengan sistem pengendalian intern. Serta memberikan rekomendasi bagi perusahaan sebagai bahan pertimbangan untuk perbaikan. Ketiga tahap ini jalin - menjalin pada saat sebelum, selama dan sesudah pengumpulan data dalam bentuk yang sejajar serta merupakan proses siklus dan interaktif.


74

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1.

Penyajian Data

4.1.1. Sejarah Singkat Berdirinya Lee Cooper dan PT. Lee Cooper Indonesia Bermula di East End London 1908, Lee Cooper merupakan merek denim otentik yang pertama di Eropa. Bisnis ini didirikan oleh Morris Cooper dan sahabatnya Louis Maister. Gagasan pertama dari bisnis mereka adalah membuat baju kerja (workwear) yang akan mereka ekspor dari East End London ke Afrika Selatan, dimana mereka yakin akan ada permintaan besar dari sana. Pada saat Perang Dunia I tahun 1914, Morris dan Louis juga membuat seragam tentara dengan mempekerjakan 600 orang. Pada masa ini adalah waktu yang sangat sulit namun bisnis tetap berjalan dengan baik. Mereka merupakan salah satu pemasok terbesar seragam militer karena kualitas pakaian yang diproduksi sanagat bagus. Namun, dengan alasan pribadi, Louis memutuskan untuk meninggalkan bisnis mereka dan akhirnya Morris menamai bisnisnya dengan nama Morris Ltd. yang mengkhususkan dalam membuat celana panjang dan jaket denim. Hingga pada tahun 1939 saat Perang Dunia II dimulai, Morris membagi bisnisnya menjadi dua yaitu pembuat pakaian kerja (workwear) dan pembuat seragam militer.


75

Ketika Morris Cooper meninggal dalam kecelakaan mobil, bisnis dilanjutkan oleh putranya Harold. Harold Cooper merubah nama bisnis ayahnya dengan memasukan nama istrinya menjadi Lee Cooper. Bisnis berjalan semakin pesat dan Lee Cooper mulai dikenal dunia sebagai brand denim Inggris yang mengusung tema Rock ’N Roll yang mendedikasikan diri sebagai brand fashion yang berjiwa muda. Keberadaan Lee Cooper di Indonesia dimulai pada tahun 1989 dengan memberikan lisensi kepada PT. KAB (Kushendy Asri Busana). Awalnya, PT. KAB merupakan perusahaan manufaktur yang diberi wewenang untuk desain, market, manufaktur, distribusi atas nama Lee Cooper di Indonesia. Selama 17 tahun Lee Cooper dikembangkan melalui lisensi di Indonesia. Namun pada tahun 2006, Lee Cooper Group lebih tertarik untuk mengembangkan sendiri mereknya dan menawarkan kepada PT. KAB yang saat itu menjadi pemegang lisensi Lee Cooper di Indonesia, untuk menjual perusahaannya ke Lee Cooper Group. Hal tersebut disambut baik oleh PT. KAB dan sejak saat itu PT. KAB menjadi bagian dari perusahaan Lee Cooper Group dan namanya dirubah menjadi PT. Lee Cooper Indonesia. Dengan ini PT. Lee Cooper Indonesia 100% merupakan subsidiary dari perusahaan Lee Cooper Internasional. Hingga saat ini, gerai resmi Lee Cooper di Indonesia berjumlah 98 gerai yang tersebar di kota-kota besar di Indonesia seperti : Medan, Jakarta, Bandung, Semarang, Jogjakarta, Surabaya, Bali, Lombok,


76

Makasar, dan Manado. Di Surabaya sendiri terdapat 9 gerai resmi yang terletak di pusat-pusat perbelanjaan terkemuka di Surabaya. Setiap gerai resmi tersebut mendapat suplai merchandise atau stok barang dagang dari kantor distribusi yang berada di Jalan Bendul Merisi Selatan 1 No.88a Surabaya. Gerai-gerai Lee Cooper tersebut adalah sebagai berikut : 1. Kode Gerai : BT3, Tunjungan Plaza Surabaya 2. Kode Gerai : MTJ, Matahari Departement Store Tunjungan Plaza Surabaya 3. Kode Gerai : STP, SOGO Tunjungan Plaza Surabaya 4. Kode Gerai : MPS, Matahari Departement Store Plaza Surabaya 5. Kode Gerai : GPS, Grand Palace Departement Store Grand City Surabaya 6. Kode Gerai : CGS, Centro Galaxy Mall Surabaya 7. Kode Gerai : SGS, SOGO Galaxy Mall Surabaya 8. Kode Gerai : BPW, Pakuwon Mall Surabaya 9. Kode Gerai : MPW, Matahari Departement Store Pakuwon Mall Surabaya Kantor distribusi tersebut dipimpin oleh seorang Manager Regional yang langsung membawahi 2 orang Manager Distrik, seorang HRD yang merangkap sebagai finance, seorang Kepala Gudang yang merangkap sebagai administrasi untuk gudang, 3 orang staf gudang, 9 orang Outlet Supervisor atau Kepala Toko (gerai) dan 30 Sales Assistant.


77

4.1.2. Visi, Misi, Core Value dan Fungsi PT. Lee Cooper Indonesia 4.1.2.1. Visi •

Kami ingin merk dan produk kami adalah merk dan produk yang paling diinginkan

•

Kami ingin perusahaan kami menjadi perusahaan yang paling diinginkan untuk bekerjasama

•

Kami ingin perusahaan kami menjadi tempat bekerja yang paling diinginkan

•

Kami ingin perusahaan kami menjadi investasi yang paling ingin dimiliki

4.1.2.2. Misi Milikilah dan kembangkanlah diri menjadi pemimpin yang terbaik, capailah hasil sebagai tim pemenang, dan berikanlah yang terbaik untuk semua pihak yang terkait. 4.1.2.3. Core Value •

Haus pembelajaran

•

Inovasi

•

Merangkul keanekaragaman

•

Berjiwa muda

•

Kebersamaan

•

Memiliki

4.1.2.4. Fungsi a. Membeli dan menyimpan barang atau merchandise


78

b. Memindahkan hak milik barang atau merchandise tersebut kepada konsumen terakhir c. Memberikan informasi mengenai sifat dasar, pemakaian, perawatan barang atau merchandise tersebut (product knowledge) d. Memberikan pelayanan yang terbaik terhadap konsumen dengan mengandalkan personel yang berkualitas dan kuantitas personel yang memadai e. Sebagai penentu eksistensi barang dari manufaktur di pasar konsumsi

4.1.3. Fasilitas Pelayanan pada PT. Lee Cooper Indonesia Fasilitas pelayanan yang diberikan antara lain : a. Produk atau merchandise yang berkualitas, beragam pilihan (jenis, warna, ukuran) serta ketersediaan item tersebut b. Personel yang ramah, sopan, sigap dan memiliki pengetahuan tentang barang (product knowledge) c. Dekorasi interior yang menarik dan memberikan rasa nyaman kepada konsumen (store ambience/ atmosfer) d. Promosi yang dilaksanakan secara teratur seperti melakukan promosi hadiah, memberikan diskon, event khusus, program kupon, serta undian berhadiah e. Member Card Lee Cooper yang bisa dimiliki oleh konsumen regular dengan syarat pembelanjaan senilai tertentu. Dengan memiliki


79

Member Card Lee Cooper ini, konsumen akan mendapatkan diskon 10% pada setiap pembelian produk harga normal (tidak diskon)

4.1.4. Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Barang Dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia 4.1.4.1 Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Barang dagang (merchandise) yang disediakan oleh Lee Cooper merupakan salah satu kebutuhan pokok manusia yaitu berupa sandang (pakaian/baju). Kebutuhan akan barang dagang perlu diperhatikan dengan baik. Hal ini dikarenakan perputaran akan kebutuhan pakaian terjadi dengan cepat mengikuti kebutuhan konsumen serta trend atau fashion masa kini. Oleh karena itu, diperlukan adanya perencanaan dan penentuan kebutuhan barang dagang yang baik dengan memperhatikan situasi dan kondisi yang ada. Tujuan dari pelaksanaan perencanaan dan penentuan kebutuhan barang dagang ini adalah terlaksananya kejelasan dan kelancaran

sistem

perencanaan

perbekalan

masing-masing

gerai,

terlaksananya monitoring serta pengendalian barang dagang. Selain itu juga untuk menghindari ke kosongan stok barang di gudang distribusi, sehingga kebutuhan masing-masing gerai dapat dipenuhi dengan baik. Perencanaan

dan

penentuan

kebutuhan

barang

dagang

(merchandise) di masing-masing gerai PT. Lee Cooper Indonesia merupakan tanggung jawab dari Merchandiser yang berada di kantor pusat


80

di Jakarta. Perencanaan dan penentuan kebutuhan barang dagang dilakukan satu kali dalam seminggu. Perencanaan yang telah dilakukan meliputi pengumpulan laporan dari bagian gudang distribusi cabang Surabaya mengenai data jumlah dan jenis persediaan barang yang tersisa di gudang. Gudang distribusi cabang Surabaya disebut sebagai Gudang Sub Distribution Center (Sub-DC). Dengan melihat data yang didapat dari Gudang Sub-DC Surabaya, Merchandiser menentukan pengadaan barang yang akan disalurkan ke Gudang Sub-DC Surabaya untuk kemudian disalurkan kembali oleh bagian Gudang Sub-DC

Surabaya ke masing-masing gerai yang

membutuhkan stok barang. Pengadaan barang juga diadakan ketika brand memiliki produk baru (New Arrival) yang launching setiap dua tahun sekali (dua season) yaitu Authum-Winter dan Spring-Summer. Produk baru ini diadakan langsung oleh Merchandiser Jakarta dari Lee Cooper Internasional yang berpusat di London, Inggris. Perencanaan dan penentuan kebutuhan barang dagang ini dilakukan secara langsung oleh Merchandiser pusat dengan melihat data persediaan barang yang dicacat secara sistem oleh Kepala Gudang Sub-DC Surabaya yang dilaporkan langsung via internet ke Gudang Pusat yang ada di Jakarta. Jadi, peran Gudang Sub-DC Surabaya hanya sebatas menerima barang dagang dari Gudang Pusat Jakarta, bertanggung jawab atas penyimpanan barang dagang di Gudang Sub-DC Surabaya, menyalurkan barang dagang ke semua gerai yang terdapat di Surabaya baik yang berasal dari Gudang


81

Sub-DC maupun penyaluran barang dagang antar gerai serta menerima kembali barang yang telah diretur dari gerai untuk selanjutnya disimpan ke dalam Gudang Sub-DC Surabaya. 4.1.4.2 Pengadaan Pengadaan barang dagang di setiap gerai Lee Cooper ini meliputi pemesanan yang dilakukan secara langsung oleh Merchandiser pusat, penerimaan dan pengeluaran barang yang dilaksanakan oleh Gudang SubDC Surabaya. Tujuan dari pengadaan barang dagang ini adalah untuk memenuhi kebutuhan perbekalan setiap gerai agar tidak kosong. Dengan perbekalan yang mencukupi, dapat dipastikan kegiatan penjualan dapat berjalan semaksimal mungkin tanpa harus mengalami ”gagal jual” karena tidak tersedianya barang. Karena pengadaan barang langsung dilaksanakan oleh pusat, dalam hal ini adalah Merchandiser, maka pembayaran barang dagang kepada rekanan juga secara langsung dilaksanakan oleh Bagian Keuangan (finance) di kantor pusat Jakarta. 4.1.4.3. Penghitungan Fisik Persediaan Kantor distribusi cabang Surabaya PT. Lee Cooper Indonesia juga mempunyai prosedur penghitungan fisik persediaan. Penghitungan fisik persediaan ini dilakukan secara rutin 1 bulan sekali yaitu pada akhir bulan dan dilaporkan ke kantor pusat pada awal bulan berikutnya. Jumlah stok yang tersisa diakhir bulan akan menjadi stok awal bulan baru.


82

Penghitungan fisik dilakukan oleh seluruh staf gudang distribusi dengan menghitung nilai persediaan barang dagang yang ada di gudang. Pengerahan seluruh staf gudang dilakukan supaya penghitungan yang dilakukan lebih efektif dan efisien. Selain itu juga saat penghitungan fisik persediaan dilaksanakan, pergerakan barang dagang dari gudang ke masing – masing gerai, maupun antar gerai harus diminimalisir. Prosedur penghitungan fisik persediaan pada kantor distribusi cabang Surabaya PT. Lee Cooper Indonesia adalah sebagai berikut : 1. Kepala Gudang mencetak posisi stok dari sistem 2. Penghitung mencocokan jumlah fisik persediaan dengan stok di sistem yang telah dicetak. Apabila tidak cocok maka akan dihitung ulang, tetapi apabila cocok maka penghitung akan memberikan tanda ”check list” pada kartu persediaan yang berada disetiap rak gudang dan pada stok sistem yang dicetak. 3. Data dari stok sistem cetak yang sudah dihitung selanjutnya dimasukan dalam hasil penghitungan pada laporan stock opname. Laporan stock opname disimpan dalam sistem dan selanjutnya dilaporkan via email kepada Merchandiser dan Bagian Keuangan (finance) pusat di Jakarta. 4. Laporan stock opname diterima oleh Merchandiser untuk selanjutnya diolah kembali sebagai patokan atas pengadaan barang dagang untuk bulan baru. Laporan stock opname yang diterima Bagian Keuangan kemudian diisi harga pokok per unit dan dihitung kembali harga pokok totalnya pada stok yang terbaru.


83

4.2.

Analisis dan Interpretasi Data

4.2.1. Analisis Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Barang Dagang pada Kantor Distribusi Cabang Surabaya PT. Lee Cooper Indonesia 4.2.1.1.Analisis pada Struktur Organisasi Apabila

dibandingkan

gambar

struktur

organisasi

dengan

pelaksanaan pendelegasian wewenang yang dilakukan di Kantor Distribusi Cabang Surabaya PT. Lee Cooper Indonesia dan wawancara yang dilakukan peneliti dengan Kepala Gudang Sub-DC Surabaya PT. Lee Cooper Indonesia, maka akan ditemukan beberapa kekurangan dalam strukur organisasi yang ada 1. Bagian Finance dan HRD seharusnya diberikan kepada dua orang yang berbeda, namun dalam pelaksanaannya posisi tersebut diberikan pada satu orang saja. Hal ini kurang efektif dalam operasional dan juga pertanggung jawabannya. 2. Bagian Gudang Sub-DC Surabaya memiliki Kepala Gudang yang merangkap untuk Bagian Administrasi. Jika dibandingkan dengan kondisi yang ada pada Gudang Sub-DC Surabaya sendiri, peneliti merasa bahwa Bagian Administrasi seharusnya disendirikan supaya pengecekan dapat dilakukan lebih teliti dan menghindari terjadinya penyelewengan barang dagang.


84

Dengan melihat adanya beberapa kekurangan pada struktur organisasi pada perusahaan ini, maka peneliti menyimpulkan bahwa sistem pengendalian intern pada Kantor Distribusi Cabang Surabaya PT. Lee Cooper Indonesia dinilai kurang baik. 4.2.1.2.Analisis Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Barang Dagang di PT. Lee Cooper Indonesia Cabang Distribusi Surabaya 1. Analisis Pelaksanaan Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Peneliti merasa untuk pelaksanaan perencanaan dan penentuan kebutuhan di PT. Lee Cooper Indonesia dinilai kurang baik, hal ini dikarenakan perencanaan dan penentuan kebutuhan dilaksanakan langsung oleh pusat yaitu Merchandiser hanya berdasarkan sisa stok yang tersedia yang kemudian akan dipenuhi lagi tanpa meminta pendapat maupun permintaan dari Bagian Penjualan yaitu dari Regional dan Distrik Manager. Menurut peneliti Bagian Penjualan seharusnya memiliki peran dalam perencanaan dan penentuan kebutuhan karena mereka yang mengetahui secara langsung kondisi di lapangan. Barang dagang yang banyak diminati konsumen baik model, warna, bahan dan ukuran seharusnya juga menjadi patokan dalam perencanaan dan kebutuhan barang. Data tersebutlah yang bisa perusahaan dapatkan dari staf penjualan lapangan yaitu Sales Assistant. Apabila perusahaan menyediakan barang dagang yang lebih diminati oleh konsumen dengan stok yang cukup maka penumpukan barang di gudang akan dapat dikurangi.


85

Perencanaan dan penentuan kebutuhan dikatakan cukup baik karena dilakukan satu kali dalam seminggu untuk menghindari penumpukan barang dagang di Gudang Sub-DC dan terus terpenuhinya stok barang untuk semua gerai yang ada. Jadi dengan membandingkan pelaksanaan perencanaan dan penentuan kebutuhan, wawancara yang dilakukan dengan sistem dan prosedur yang ada, maka peneliti menarik kesimpulan bahwa perencanaan dan penentuan kebutuhan barang dagang di PT. Lee Cooper Indonesia masih belum sepenuhnya dilaksanakan dengan baik. 2. Analisis Pelaksanaan Pengadaan Pengadaan barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia ini merupakan kegiatan pembelian yang meliputi pemesanan, penerimaan, dan pembayaran barang dagang. Pemesanan barang dagang dilaksanakan langsung oleh Merchandiser pusat berdasarkan data stok yang tersisa di Gudang Sub-DC. Karena pemesanan dilaksanakan secara langsung oleh kantor pusat di Jakarta, maka untuk penerimaan barang dagang untuk pertama kali dilaksanakan oleh Bagian Gudang Pusat. Selanjutnya, gudang pusat menyalurkan kepada

masing-masing

Gudang

Sub-DC diseluruh

Indonesia. Oleh Gudang Sub-DC selanjutnya barang dagang disalurkan kepada masing-masing gerai. Pada setiap serah terima atas barang dagang, disertai dengan surat jalan dan packing list yang dibuat oleh gudang pusat.


86

Saat serah terima barang dagang dilaksanakan, penerima dan yang menyerahkan barang dagang menghitung dan meneliti jumlah dan kesesuaian barang berdasarkan packing list. Apabila fisik barang sudah sesuai dengan packing list maka masing-masing menandatangani surat jalan dan packing list sebagai tanda bukti serah terima barang. Surat jalan dan packing list dibuat rangkap tiga. Warna putih untuk dikembalikan ke gudang pusat, warna merah untuk yang menyerahkan barang dan warna kuning untuk penerima barang. Melalui analisis yang dilakukan, peneliti merasa bahwa prosedur serah terima barang dagang yang

dilaksanakan

cukup

baik

dan

dapat

mencegah

adanya

penyelewengan yang terjadi. Dalam pengadaan barang dagang pembayaran dilaksanakan oleh Bagian Keuangan di kantor pusat Jakarta. Hal ini dikarenakan Kantor Distribusi Surabaya hanya bertanggung jawab atas penyimpanan dan penyaluran barang dagang saja. Prosedur pelaksanaan pengadaan barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia dinilai peneliti cukup baik dan sangat efektif untuk menghindari penyelewengan yang dapat dilakukan. 3. Analisis Pelaksanaan Penyimpanan Penyimpanan di gudang persediaan barang dagang sudah berjalan cukup baik dan tempat penyimpanan sendiri sudah sesuai dengan standart penyimpanan barang dagang yang ada. Kartu persediaan yang dicantumkan di tiap – tiap rak gudang juga dapat mempermudah


87

pengecekan jenis dan jumlah barang yang keluar dan masuk. Penyimpanan barang dagang digudang dibedakan berdasarkan ukuran barang terlebih dahulu kemudian barang yang memiliki nomor item yang sama dikumpulkan dan dimasukan dalam satu rak, hal ini dinilai cukup baik karena dapat mempermudah pencarian barang dagang. 4. Analisis Pelaksanaan Distribusi Distribusi barang dagang yang dilakukan PT. Lee Cooper Indonesia sudah cukup baik, karena sudah ada perbedaan prosedur antara pendistribusian dari gudang pusat ke gudang Sub-DC maupun pendistribusian

dari gudang

Sub-DC

ke

masing-masing

gerai.

Pendistribusian yang dilakukan sudah efektif dan efisien sehingga dapat mempermudah jalur barang dagang. Dengan melihat pelaksanaannya, peneliti merasa tidak ada yang perlu diubah dalam pelaksanaan pendistribusian barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia. 5. Analisis Pelaksanaan Penghapusan Barang dagang yang mengalami cacat produksi pada saat kegiatan serah terima barang akan langsung dikirim kembali oleh gudang Sub-DC Surabaya ke gudang pusat. Begitu juga dengan barang dagang yang mengalami kerusakan pada saat kegiatan penjualan, staf penjualan mengembalikan barang dagang ke gudang Sub-DC dengan melampirkan formulir keterangan atas barang cacat tersebut. Isi dari formulir antara lain nomor item barang, ukuran dan jumlah barang, serta deskripsi


88

tentang kerusakan yang terjadi. Selanjutnya, oleh pihak gudang Sub-DC Surabaya barang cacat tersebut akan dikirim ke gudang pusat. Oleh gudang pusat data mengenai barang cacat dilaporkan kepada Merchandiser. Pelaksanaan penghapusan barang tidak dilakukan oleh Kantor Distribusi Cabang Surabaya PT. Lee Cooper Indonesia. Untuk penanganan barang cacat, pihak Merchandiser yang menentukan apakah barang cacat tersebut akan dihapuskan atau tidak. 6. Analisis Pelaksanaan Penghitungan Fisik Penghitungan fisik persediaan yang dilakukan di gudang Sub-DC Surabaya masih sederhana dan dilakukan pada setiap satu bulan sekali pada akhir bulan. Hanya saja, pelaksanaan penghitungan fisik persediaan dagang dilakukan oleh semua staf Gudang Sub-DC memang efektif namun pada pelaksanaannya, hal ini dapat menyebabkan terjadinya penyelewengan barang dagang. Dalam pelaksanaan penghitungan barang dagang yang seharusnya diperiksa dan dievaluasi adalah bagian gudang dan bagian administrasi seharusnya ikut melakukan penghitungan fisik persediaan dan memeriksa persediaan barang dagang yang ada. Dalam pelaksanaannya, Kepala Gudang merangkap sebagai administrasi untuk gudang. Hal ini menyebabkan tidak adanya pengendalian intern yang kuat dan peluang penyelewengan terhadap barang dagang menjadi besar. Dalam penghitungan fisik persediaan barang dagang Regional Manager tidak mengambil peran yang seharusnya. Bagian Gudang tidak


89

melaksanakan pertanggungjawaban atas laporan stok opname kepada Regional Manager mengingat bahwa Regional Manager merupakan pihak yang bertanggung jawab penuh terhadap seluruh kegiatan operasional pada PT. Lee Cooper Indonesia di Surabaya. Dengan melihat pelaksanaan di lapangan peneliti merasa bahwa kegiatan penghitungan fisik barang dagang belum dilakukan dengan benar. 4.2.1.3.Analisis Formulir yang Digunakan Terjadinya kesalahan penyebutan nama formulir, yaitu kartu persediaan yang ada di bagian Gudang seharusnya disebut kartu Gudang karena diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan digudang beserta mutasinya. Sedangkan kartu digunakan untuk mencatat mutasi persediaan dan saldo tiap jenis persediaan, baik kuantitas maupun harga pokoknya.

4.2.2. Pemecahan Masalah 4.2.2.1. Pemecahan Masalah Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan 1. Pemecahan Masalah Pengadaan Pada Kantor Distribusi Cabang Surabaya selama ini pengadaan barang dagang ditentukan pihak Merchandiser hanya berdasarkan sisa stok di Gudang Sub-DC Surabaya saja. Seharusnya, pihak Merchandiser juga mengambil data tentang barang dagang yang dibutuhkan oleh


90

konsumen melalui bagian penjualan. Dalam hal ini, Merchandiser mengikutsertakan Regional Manager beserta para Distrik Manager dalam penentuan pengadaan barang dagang. Regional Manager dan Distrik Manager merupakan pihak yang bertanggung jawab terhadap penjualan perusahaan, untuk mendukung penjualan para Manager harus mengetahui dan pintar dalam penentuan kebutuhan pasar. Pengadaan barang dagang dapat ditentukan dengan mendata keinginan serta kebutuhuan konsumen. Dalam hal ini, Manager bisa menggerakan para staf penjualan yang langsung terjun di lapangan penjualan yaitu Sales Assistan untuk mendata permintaan barang yang banyak diminati oleh konsumen.

Data

tersebut

dapat

digunakan

Manager

sebagai

pertimbangan pengadaan barang dagang. Barang dagang yang terlalu banyak diadakan dan tidak sesuai dengan kebutuhan serta permintaan dari

konsumen

akan

lambat

terjual

sehingga

mengakibatkan

penumpukan di gudang Sub-DC Surabaya. Hal ini tidak hanya berdampak pada laju penjualan namun juga resiko dari kerusakan barang dagang yang terlalu lama disimpan. Saran peneliti terhadap perbaikan jaringan prosedur terhadap pelaksanaan perencanaan barang dagang diuraikan sebagai berikut : 1. Pihak Merchandiser merancang formulir baru untuk bagian penjualan tentang saran pengadaan barang dagang 2. Formulir tersebut untuk mencatat barang dagang apa saja yang diminati oleh konsumen namun tidak tersedia di gerai penjualan.


91

3. Bagian penjualan mendata barang berdasarkan nomor barang, deskripsi barang, ukuran barang, dan jumlah barang yang diminta. Bagian penjualan juga mencantumkan periode laporan saat pembuatan dan nama gerai masing-masing agar tidak terjadi kekeliruan dalam pendistribusian barang dagang 4. Data formulir dilaporkan kepada Regional dan Distrik Manager untuk dilaporkan lebih lanjut kepada Merchandiser 5. Data formulir dilaporkan setiap satu minggu sekali sesuai dengan jadwal pelaksanaan perencanaan pengadaan barang dagang oleh Merchandiser yaitu pada hari Senin 6. Data yang diterima dari bagian penjualan diolah kembali oleh Merchandiser untuk selanjutnya dipakai sebagai pedoman dalam pengadaan barang dagang. 2.

Pemecahan Masalah Pelaksanaan Penghitungan Fisik Persediaan Penerapan penghitungan fisik persediaan barang dagang yang dilakukan dengan cermat dan lengkap serta pengkordinasian kegiatan oleh karyawan intern yang terkait dapat memaksimalkan efektifitas

pengendalian

intern

pada

gudang

Sub-DC

yang

bersangkutan. Berdasarkan analisis yang dilakukan oleh peneliti, maka PT. Lee Cooper Indonesia hendaknya membentuk tim penghitungan fisik, penghitung (Counter) dan pengecek (Checker) sehingga tidak perlu melibatkan semua bagian dalam Gudang SubDC khususnya Kepala Gudang.


92

Tim atau panitia yang dibentuk dapat diketuai oleh salah satu Distrik Manager dan dapat dianggotai oleh karyawan yang tidak menyelenggarakan melaksanakan

catatan

fungsi

akuntansi

gudang.

persediaan

Prosedur

dan

tidak

penghitungan

fisik

persediaan yang dilaksanakan saat ini masih sederhana dan dapat menyebabkan penyelewengan persediaan barang dagang, hal ini dikarenakan selain pelaksanaannya dilakukan oleh seluruh staf di bagian gudang Sub-DC juga dikarenakan prosedur penghitungan fisik persediaan dalam hal pencocokan jumlah fisik persediaan hanya dilakukan oleh bagian penghitungan saja. Oleh karena itu peneliti memberikan saran berupa prosedur penghitungan fisik persediaan, dengan membuat kartu penghitungan fisik (KPF) yang terdiri dari tiga bagian yang dapat memudahkan penghitungan dan pencocokan jumlah

fisik

persediaan

dan

juga

menghindari

terjadinya

penyelewengan persediaan barang dagang akibat pencocokan yang hanya dilakukan oleh bagian penghitung saja. Prosedur penghitungan fisik persediaan yang disarankan oleh peneliti dapat dilihat sebagai berikut : a. Prosedur Penghitungan Fisik Dalam prosedur ini dalam prosedur ini pemegang kartu penghitungan fisik membagikan kartu pada penghitung dan penghitung melakukan penghitungan fisik persediaan kemudian mengisi Kartu Penghitungan Fisik (KPF) bagian 3 dan menyobek


93

KF bagian 3 tersebut. KPF 1 dan 2 diserahkan kepada pengecek untuk melakukan penghitungan fisik kedua lalu mengisi data hasil penghitungan pada kartu penghitungan fisik bagian ke-2 sedangkan KPF bagian ke-1 digantung pada tempat penyimpanan barang sebagai tanda telah dihitung. b. Prosedur kompilasi Dalam prosedur ini pemegang kartu penghitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik ke dalam Daftar Hasil Penghitungan Fisik (DHPF) kemudian menyerahkannya ke urusan Administrasi dan Keuangan. c. Prosedur penentuan Harga Pokok Persediaan Dalam urusan ini Administrasi dan Keuangan meminta DHPF kemudian mengisi harga pokok persatuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengalihkan harga pokok persatuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung. Selain itu urusan Administrasi dan Keuangan meminta otorisasi kepada Manager Regional dan


94

membuat bukti memorial untuk kemudian digunakan membuat jurnal umum

d. Prosedur adjustment Dalam prosedur ini urusan Administrasi dan Keuangan melakukan adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik yang tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik pesediaan. Dalam prosedur ini pula Bagian Gudang melakukan adjustment terhadap data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu gudang.

4.2.2.2. Pemecahan Masalah Penggunaan Formulir 1. Nama formulir hendaknya diganti dari kartu persediaan menjadi kartu gudang. Hal ini dikarenakan fungsi dari kartu ini sendiri adalah untuk mencatat persediaan barang dagang yang ada dibagian gudang, sehingga tidak ada formulir yang tertukar antara formulir persediaan yang digunakan digudang dengan formulir persediaan yang digunakan untuk mencatat mutasi persediaan dan saldo tiap jenis persediaan, baik kuantitas mapun harga pokoknya. Formulir seharusnya diberi kolom penanggalan dan kolom keterangan nama pelaku mutasi barang sehingga dapat diketahui tanggal keluar masuk


95

barang dan yang melakukan mutasi barang. Hal ini untuk mempermudah pengecekan apabila terjadi kekeliruan dalam alur keluar masuk barang dan kepada siapa hal tersebut dapat dimintai pertanggungjawaban.


108

BAB V PENUTUP 5.1.

Kesimpulan Berdasarkan penyajian dan interpretasi data yang telah dianalisis oleh peneliti, maka akan didapatkan beberapa kesimpulan sebagai berikut : a. PT. Lee Cooper Indonesia adalah perusahaan retail di Indonesia yang merupakan subsidiary dari Lee Cooper Internasional yang bermula di East End London, Inggris pada tahun 1908 dan merupakan merek denim pertama di Eropa. PT. Lee Cooper Indonesia memiliki cabang distribusi di Surabaya yang terletak jalan Bendul Merisi Selatan I no.88a. Lee Cooper pertama kali memasuki Indonesia pada tahun 1989 dengan memberikan lisensi kepada PT. Kushendry Adi Busana. b. PT. Lee Cooper Indonesia cabang distribusi Surabaya saat ini sudah mempunyai sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagang yang berlaku. c. Dari sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagang yang berlaku pada PT. Lee Cooper cabang distribusi Surabaya tersebut masih ditemukan beberapa kekurangan atau kelemahan yang dapat merugikan PT. Lee Cooper Indonesia. Permasalahan yang dihadapi meliputi :


109

a. Permasalahan pada penggambaran struktur organisasi b.

Permasalahan pada penerapan prosedur pengadaan barang dagang dan prosedur penghitungan fisik persediaan.

c. Permasalahan pada penggunaan formulir d. Adanya permasalahan dan kelemahan pada struktur organisasi, prosedur – prosedur pada sistem persediaan barang dagang dan formulir – formulir yang ada menunjukkan bahwa sistem akuntansi persediaan barang dagang pada PT. Lee Cooper Indonesia cabang distribusi Surabaya belum berjalan dengan baik dan perlu sedikit mendapat perbaikan. 5.2.

Saran Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka peneliti memberikan saran pada beberapa hal. Adapun perbaikan yang disarankan adalah sebagai berikut : 1. Untuk memaksimalkan pelaksanaan perencanaan dan pengadaan barang dagang, bagian penjualan yaitu Regional dan Distrik Manager juga dimintai saran dan data tentang jenis dan jumlah barang dagang yang akan diadakan sesuai dengan keinginan dan kebutuhan konsumen. Karena dalam hal ini para Manager pada Bagian Penjualan adalah yang bertanggung jawab atas besarnya penjualan.


110

2. Hendaknya dibentuk Tim penghitungan fisik persediaan sementara yang terdiri pemegang kartu penghitungan fisik, penghitung (Counter) dan pengecek (Checker). Bagian Gudang tidak hanya melaporkan hasil stok opname kepada Merchandiser tetapi juga kepada Regional Manager selaku pimpinan Regional yang bertanggung jawab sepenuhnya terhadap operasional perusahaan khususnya di Surabaya.

3. Pada penggunaan formulir dapat dilakukan beberapa perbaikan, yaitu : a. Nama formulir sebaiknya diganti dari kartu persediaan menjadi kartu gudang b. Formulir dilengkapai dengan kolom tanggal dan kolom nama pelaku mutasi barang dagang.


DAFTAR PUSTAKA

Anonim, 2009. Bentuk dan Jenis Perusahaan. http://sharingbahankuliah.blogspot.com/2009/05/bentuk-dan-jenisperusahaan.html, 25 November 2011. Anonim,2009. Pengertian Retail http://ilmuretail.com/index2.php#, 25 November 2011. Anonim, 2010. Pedoman Penyusunan Usulan Penelitian dan Skripsi Program Studi Akuntansi. Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”. Jatim. Surabaya. Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi 5. Cetakan 7. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta. Bowersox, J.D. 2002. Manajemen Logistik I, Terjemahan oleh: Drs. A. Hasymi Ali. Jakarta: Bumi Aksara. IAI. 2007. PSAK Per 1 April 2007. Jakarta: Salemba Empat. Indriantoro, Nur dan Bambang Supomo. 1999. Metodologi Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi dan Manajemen. Edisi 1. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta. Miles, Mathew J dan A. Michael Huberman. 1992. Analisis Data Kualitatif Sumber tentang Metode Baru. Jakarta: UI Press Jakarta. Moleong, L. 2002. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi 3. Cetakan 3. Yogyakarta: Salemba Empat. Rama, Dasaratha V dan Frederick L. Jones. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9. Jakarta: Salemba Empat. Samsul, M. dan Mustofa. 1992. Sistem Akuntansi: Pendekatan Manajerial. Edisi 2. Yogyakarta: Liberty. Satori, Djam’an dan Aan Komariah. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif. Edisi 2. Bandung: Alfabeta.


Subagya, H. 1995. Manajemen Logistik. Cetakan 5. Jakarta: PT. Toko Gunung Agung. Wilson, James D. dan John B. Campbell. 1986. Controllership: Tugas Akuntan Manajemen. Edisi 3. Jakarta: Erlangga.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem dan Prosedur Akuntansi. merupakan suatu fungsi dari suatu sistem

Recommend Documents