BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Tinjauan Pustaka 2.1.1. Pengertian Sistem Akuntansi, Gaji dan Upah 1. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem pada dasarnya sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem di buat untuk menangani sesuatu yang terus menerus terjadi dalam perusahaan. Setiap sistem terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Sedangkan proses sistem menjelaskan kerja setiap unsur sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem. Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak dalam maupun pihak luar perusahaan seperti: kreditur, calon investor, kantor pajak dan lain-lain, maka disusun sistem akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam perusahaan. Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat di proses dengan cara manual atau di proses dengan menggunakan mesin-mesin mulai dari mesin penghitung yang sederhana sampai dengan yang canggih seperti komputer. Agar kita dapat memahami yang di maksud dengan sistem akuntansi, maka penulis akan menguraikan terlebih dahulu satu persatu konsep dari sistem akuntansi.
16 Universitas Sumatera Utara
Menurut Hall (2001:5) sebuah sistem adalah “sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)”. Sebuah sistem terdiri dari beberapa subsistem. Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam sebuah sistem. Contohnya pesawat adalah sebuah sistem yang terdiri dari sistem mesin, sistem rangka, sistem kendali, sistem badan pesawat dan sistemsistem lainnya. Menurut Wilkinson (2000:25) mendefinisikan sistem bahwa: Sistem sebagai suatu kesatuan yang kompleks yang terbentuk dan sering kali dibagi-bagi sesuai dengan rencana bersama atau untuk mencapai tujuan bersama objek-objek yang dipadukan dalam interaksi atau saling tergantung suatu keseluruhan yang bekerja secara teratur. Sedangkan menurut Mulyadi (2001:5) “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”. Pada umumnya sistem ini harus dapat mencapai koordinasi dari prosedur yang saling berhubungan atau kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi dalam pencapaian tujuan dari perusahaan. Suatu sistem mempunyai sifat-sifat yang tertentu, menurut Wilkinson (2000:25), sifat-sifat sistem adalah sebagai berikut: a komponen ( components) b batas sistem ( boundary) c lingkungan luar sistem (environments) d penghubung (interface ) e masukan ( input ) f keluaran ( output ) g pengolah ( process ) h sasaran ( objectives ) atau tujuan ( goal )
17 Universitas Sumatera Utara
Komite Terminology AICPA (the committee on terminology of the American Institute of Certified Public Accountants) dalam Belkaoui (2001:37) mendefinisikan
akuntansi
“adalah
seni,
pencatatan,
penggolongan,
dan
peringkasan transaksi-transaksi kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang dan interpretasi hasil proses tersebut”. Catatan akuntansi dari definisi tersebut nampak terbatas, perspektif yang lebih luas ditawarkan oleh Belkaoui (2001:37) yang menyatakan akuntansi adalah “proses identifikasi, pengukuran, dan komunikasi informasi, ekonomi untuk memungkinkan pembuatan pertimbangan dan keputusan informasi oleh penggunaan informasi”. Menurut Belkaoui (2001:38) “akuntansi telah didefinisikan mengacu pada konsep informasi alternatif”. Akuntansi adalah aktivitas, fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif terutama yang bersifat keuangan tentang entitas ekonomi yang diperkirakan bermanfaat dalam pembuatan keputusan-keputusan ekonomi, dalam membuat pilihan di antara alternatif tindakan yang ada. Menurut Sadeli (2002:2) “Akuntansi adalah proses
mengidentifikasikan,
mengukur
dan
melaporkan informasi ekonomi untuk membuat pertimbangan dan mengambil keputusan yang tepat bagi pemakai informasi tersebut”. Informasi akuntansi sangat dibutuhkan pihak manajemen dari suatu perusahaan untuk mengambil keputusan yang tepat dalam mengelola perusahaan dan pihak manajemen dapat mengambil keputusan dari berbagai alternatif keputusan.
18 Universitas Sumatera Utara
Skousen, at all (2001:6) menyatakan “Akuntansi adalah suatu sistem untuk menyediakan informasi keuangan kuantitatif tentang entitas ekonomi yang di gunakan untuk membuat keputusan ekonomi yang sehat”. Secara umum, akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai sistem dan keuangan perusahaan. Di mana pihak-pihak yang berkepentingan menggunakan laporan akuntansi sebagai sumber informasi utama untuk mengambil keputusan. Sistem akuntansi merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen yang mengelolah data keuangan menjadi informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pemakai intern maupun ekstern. Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, menghimpun, menganalisis, 9 mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi suatu satuan usaha dalam menyelenggarakan pertanggungjawaban aktivitas dan kewajiban yang terkait. Menurut Mulyadi (2001:1) mendefenisikan sistem akuntansi adalah “Organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang di butuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Sedangkan menurut Skousen et all (2001:6) mendefinisikan sistem akuntansi sebagai berikut: “Prosedur dan proses yang di gunakan oleh suatu usaha untuk menganalisis transaksi, menangani tugas pembukuan rutin dan struktur informasi, sehingga dapat digunakan untuk menilai kinerja dan kesehatan usaha”. Dari uraian mengenai pengertian sistem akuntansi penulis mencoba menyusun kembali pengertian sistem akuntansi, sistem akuntansi merupakan
19 Universitas Sumatera Utara
salah satu sistem informasi yang digunakan oleh pihak manajemen dalam kegiatan mengelola perusahaan. Untuk mencapai tujuan dari sistem akuntansi dituntut peranan penting dari sistem akuntansi. Peranan sistem akuntansi dalam perusahaan cukup luas, sistem akuntansi merupakan pengumpulan data (bukti transaksi) sampai menghasilkan informasi keuangan. Dengan demikian peranan sistem akuntansi meliputi keseluruhan aktivitas dalam perusahaan untuk mencapai tujuan sistem akuntansi harus melaksanakan peranannya sebagaimana mestinya agar tujuan dapat tercapai. Menurut Mulyadi (2001:19) tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut: a
Untuk menyediakan informasi bagi pengolahan kegiatan usaha.
b
Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan akuntansi sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
c
Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu memperbaiki tingkat keandalan (realibity) informasi akuntansi dan untuk menyediakan
catatan
lengkap
mengenai
pertanggungjawaban
dan
perlindungan kekayaan perusahaan. d
Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Sistem akuntansi yang tumbuh dan berkembang dewasa ini, merupakan
jaringan sistem informasi untuk para pemakaian dengan berbagai tujuan serta berbagai sumber daya. Dalam memproses suatu transaksi diperlukan unsur-unsur,
20 Universitas Sumatera Utara
yang mencakup dokumen sumber, laporan dan keuangan lainnya dengan perkiraan dan etik lainnya, sejak audit perusahaan dan pengendalian serta caracara pengawasan. Suatu sistem akuntansi harus di sesuaikan untuk memenuhi kebutuhan tertentu setiap perusahaan, karena terdapat perbedaan dalam kegiatan usaha jumlah transaksi yang harus diproses dan penggunaan data akuntansi, maka dengan sendirinya sistem akuntansi berbeda disetiap perusahaan. 2.
Pengertian Gaji dan Upah Sering kali gaji dan upah dianggap mempunyai pengertian yang sama,
anggapan ini sering terjadi mungkin di sebabkan karena gaji dan upah yang samasama merupakan balas jasa yang diberikan pada karyawannya, pada kenyataannya diantara kedua istilah ini terdapat perbedaan. Gaji merupakan pendapatan yang jumlahnya dihitung pertahun, perbulan, perminggu, sedangkan upah merupakan pendapatan yang dihitung berdasarkan tarif per jam. Dalam akuntansi, gaji diartikan sebagai jumlah tertentu yang dibayarkan kepada karyawan untuk jasa yang diberikan selama periode tertentu, gaji merupakan hal yang penting karena beberapa alasan, yaitu: a
Para karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan atau ketidakwajaran dalam gaji. Untuk menjaga 1moral karyawan, pemberi kerja harus membayar gaji tepat waktu, dengan jumlah yang akurat.
b
Gaji merupakan hal yang diatur dengan berbagai peraturan pemerintah federal atau negara bagian.
21 Universitas Sumatera Utara
c
Gaji dan pajak yang terkait dengan gaji mempunyai efek yang signifikan terhadap besar laba bersih pada sebagian besar usaha. Beberapa pengertian mengenai gaji dan upah sebagai berikut, menurut
Hasibuan (2003:118) mendefinisikan gaji dan upah adalah sebagai berikut: Gaji merupakan balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti. Maksudnya, gaji akan tetap dibayarkan walaupun pekerja tersebut tidak masuk kerja. Sedangkan upah adalah balas jasa yang dibayarkan kepada pekerja harian dengan berpedoman atas perjanjian yang disepakati membayarnya. Pada umumnya tarif gaji dan upah ditetapkan berdasarkan kesepakatan bersama antara majikan dengan karyawan, sehingga gaji dan upah yang dibayarkan kepada karyawan merupakan beban tenaga kerja bagi majikan. Menurut Griffin dan Ebert (2003:256) menyatakan bahwa : Upah adalah kompensasi dalam bentuk uang dibayarkan untuk jumlah, waktu yang digunakan untuk bekerja sedangkan gaji merupakan kompensasi dalam bentuk uang sebagai imbalan atas pelaksanaan tanggung jawab suatu pekerjaan. Sedangkan menurut Mulyadi (2001:373) memberikan pendapat
sebagai
berikut: Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer sedangkan Upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang di lakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Dari pengertian yang disebutkan di atas, dapat di ambil kesimpulan bahwa gaji merupakan bentuk batas jasa yang diberikan kepada karyawan secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan yang sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan berdasarkan waktu kerja perhari, per jam atau perunit produksi yang dihasilkan. Sehingga balas jasa
22 Universitas Sumatera Utara
yang di berikan dalam bentuk gaji tetap atau selalu tetap, dan upah dapat berubahubah sesuai dengan kemampuan pekerja. Selain gaji dan upah, pegawai juga terkadang menerima komisi yang merupakan presentasi tertentu dari penjualan yang dilakukannya. Bila pegawai tersebut berprestasi maka perusahaan akan memberikan tambahan pendapatan diluar gaji atau upah pokoknya. Tambahan tersebut dinamakan bonus. Perusahaan sering membayar upah berdasarkan jumlah jam kerja buruh. Bila buruh tersebut bekerja dalam jam yang lebih lama dari yang seharusnya, maka buruh tersebut dinamakan lembur. Upah yang dibayarkan pada jam lembur tersebut lebih tinggi dari tarif jam kerja biasa. 2.1.2. Unsur dan Prosedur Sistem Akuntansi, Gaji dan Upah 1.
Unsur – Unsur Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan kita, pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu jika dipandang dari sudut pandang sistem, yang berusaha menemukan struktur unsur yang membentuk sistem dan mengidentifikasikan proses bekerjanya setiap unsur yang membentuk sistem tersebut. Adapun unsur-unsur tersebut menurut Mulyadi (2001:3) yaitu : a
Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir juga merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan ke dalam catatan.
23 Universitas Sumatera Utara
b
c
d
e
Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan data mencatat lainnya. Seperti telah disebutkan di atas, sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Buku besar Buku besar (general ledger) berdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai unsur-unsur informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan. Buku pembantu Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar . Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umum piutang, daftar utang yang akan di bayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. 2.
Prosedur Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Akuntansi gaji dan upah adalah suatu proses pencatatan dan perhitungan data gaji dan upah sampai dengan dihasilkan laporan gaji dan upah. Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya bahwa pengertian akuntansi gaji dan upah sebagai berikut, yaitu keseluruhan teknik prosedur untuk mencatat, mengkalkulasikan, menganalisa, menyimpulkan, dan menyajikan informasi gaji dan upah yang dapat dipercaya dari distribusi dan administrasi. Untuk dapat melaksanakan akuntansi gaji dan upah perusahaan harus memiliki akuntansi gaji dan upah yang memadai sesuai dengan sistem akuntansi. Dengan dimilikinya sistem akuntansi gaji dan upah dapat menghasilkan informasi
24 Universitas Sumatera Utara
yang lebih teliti dan dapat dipercaya. Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah: a
Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi.
b
Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu.
c
Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap perusahaan selama periode tertentu.
d
Rincian biaya unsur gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dalam setiap pusat pertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani
transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan serta pembayaran. Dalam Sistem penggajian, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: a
Prosedur pencatat waktu,
b
Prosedur pembuatan daftar gaji,
c
Prosedur distribusi biaya gaji ,
d
Prosedur pembuatan bukti kas keluar,
e
Prosedur pembayaran gaji. Dalam Sistem pengupahan, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
a
Prosedur pencatatan waktu hadir
b
Prosedur pencatatan waktu kerja,
c
Prosedur pembuatan daftar upah,
d
Prosedur distribusi biaya upah,
25 Universitas Sumatera Utara
e
Prosedur pembuatan bukti kas keluar,
f
Prosedur pembayaran upah. Memastikan adanya catatan yang akurat atas waktu kerja setiap karyawan
adalah langkah pertama dalam perhitungan biaya tenaga kerja pencatatan waktu yang akurat biasanya di capai dengan: a
Kartu absen yang menyediakan bukti yang dapat diandalkan atas kehadiran karyawan di perusahaan dari waktu masuk sampai waktu pulang.
b
Kartu jam kerja atau kartu pesanan untuk memastikan informasi atas jenis dan lama pekerjaan yang dilakukan. Kedua dokumen diawasi, dikendalikan, dan dikumpulkan oleh departemen
pencatat waktu, karena pendapatan karyawan tergantung pada waktu kedua formulir ini dan pencatatan waktu memprosesnya sebagai langkah pertama atas pembayaran final, sehingga pencatat waktu adalah mata rantai yang berharga dalam hubungan yang baik antara tenaga kerja dengan manajemen. Bagi kebanyakan pekerja, pencatat waktu adalah manajemen. Sering kali kinerja pencatat waktu menjadi dasar bagi opini awal pekerja atas perusahaan. Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatat waktu memegang fungsi pencatat waktu yang bertanggung jawab menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Bagian gaji dan upah yang bertanggung jawab menghitung penghasilan tiap karyawan selama pembayaran gaji dan upah. Hasil perhitungan dituangkan dalam
26 Universitas Sumatera Utara
gaji dan upah untuk kemudian diserahkan kepada fungsi pembuat kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah menurut Mulyadi (2002:290) sarana dokumen yang digunakan adalah: a
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen-dokumen ini merupakan surat keputusan berupa surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan atau penurunan pangkat, skorsing, pemindahan, perubahan tarif, upah dan sebagainya. Tembusan dokumendokumen ini digunakan untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. b Kartu jam hadir Merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir setiap karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu. c Kartu jam kerja Dokumen ini dipergunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan yang berdasarkan pesanan. Dokumen ini di isi oleh mandor digunakan sebagai dasar bagi distribusi biaya upah langsung kepada jenis pesanan. d Daftar gaji dan upah Dokumen ini memuat informasi gaji dan upah bruto tiap karyawan, perorangan dan yang berupa Pph 21. e Rekap daftar gaji dan upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen/bagian, yang di buat berdasarkan daftar gaji dan upah dengan menambah suatu kolom untuk distribusi gaji dan upah menurut departemen/bagian. f Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh pembuat fungsi gaji dan upah yang merupakan catatan bagi tiap karyawan. g Amplop gaji dan upah Bagian depan amplop gaji dan upah yang berisi gaji dan upah karyawan, memuat informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi dan jumlah gaji dan upah bersih yang di terima karyawan dalam bulan atau periode tertentu. h Bukti kas Berdasarkan informasi daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan gaji dan upah maka fungsi pencatat utang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji dan upah.
27 Universitas Sumatera Utara
Menurut Mulyadi (2001:389) menyatakan bahwa catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah yaitu: 1. Jurnal Umum Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam sistem departemen dalam perusahaan. 2. Kartu harga pokok produk Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. 3. Kartu biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah dalam bukti memorial. 4. Kartu penghasilan karyawan Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan pph pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
2.1.3. Fungsi – Fungsi Prosedur Sistem Akuntansi, Gaji dan Upah Sistem penggajian dan pengupahan pada perusahaan manufaktur melibatkan fungsi personalia, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi personalia bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, menghentikan karyawan, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja. Ada berbagai fungsi yang tertarik dalam siklus jasa personel, menurut Mulyadi (2001:382) yang akan diuraikan sebagai berikut :
28 Universitas Sumatera Utara
1. Fungsi kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat Surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan. 2. Fungsi pencatat waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah 3. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi bahan setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. 4. Fungsi akuntansi Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). 5. Fungsi keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai karyawan yang bekerja sebagai karyawan pelaksana, atau kepada karyawan yang jasanya dibayar menurut jam satu hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan. Karena karyawan yang upahnya didasarkan kepada jam atau hari kerja di perusahaan ada yang merupakan tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan produk yang dihasilkan, maka dalam sistem akuntansi pengupahan ini diperlukan pencatatan waktu kerja untuk membebankan upah tenaga kerja langsung kepada produk. Menurut Mulyadi (2001:392) bagan alir sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
29 Universitas Sumatera Utara
Gambar II.1 Bagan alir sistem akuntansi penggajian Bagian Pencatat Waktu
Bagian Gaji dan Upah
Mulai
8
1
Mencatat jam Hadir Karyawan
KJH
Kartu Penghasilan Karyawan
2
Daftar Hadir 1 Karyawan DG 2 Bukti Kas 3 Keluar
Kartu Jam Hadir Membuat Daftar Gaji N Membuat Daftar Hadir Membuat Rekap Gaji KJH
2
Daftar Hadir Karyawan
SPG
A
T 2
RDG
1 2
Daftar Gaji
1 Keterangan: KJH : Kartu Jam Hadir RDG : Rekap Daftar Gaji SPG : Surat Pernyataan Gaji DG : Daftar Gaji
1
Kartu Penghasilan Karyawan
2 Sumber: Mulyadi (2001 :392 )
30 Universitas Sumatera Utara
bagian utang 7
2
RDG
KPK DG
SPG
1
Buku kas 1 Keluar
2 RDG
2
1
2
KPK
Daftar gaji
SPG 2 RDG Membua t bukti kas
1
7
2 DG
1 3
Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar
2 Buku kas 1 Keluar
4
Keterangan : KPK: Kartu Penghasilan Karyawan Register bukti kas keluar
Sistem akuntansi penggajian (lanjutan)
31 Universitas Sumatera Utara
4
6 KPK
KPK SPG
SPG RDG
DG
1 3
Bukti kas 1 keluar
RDG
2 DG
2
1 3
Bukti kas 1 keluar
Mengisi cek memintakan tanda tangan atas cek
Menguangka n cek ke bank & memasukkan uang
7
Membayarkan gaji kepada karyawan & meminta tanda tangan atas kartu penghasilan k
8 Dimasukkan kedalam amplop gaji bersama denagan pemasukan uang gaji
Membubuhk an cap lunas pada bukti & dokumen pendukungny
6 Sistem akuntansi penggajian (lanjutan)
32 Universitas Sumatera Utara
Gambar II.2 Bagan alir sistem akuntansi pengupahan
Mulai
Mulai
1 Mencat at jam hadir
Mencata t jam kerja
Kartu jam hadir
KP KJK
KJH
Kartu jam kerja
9
2
Daftar jam kerja karyawan
Daftar hadir karyawan
Daftar upah 2 Bukti kas 3 keluar
Membu at daftar jam k j
Membu at daftar hadir
Membandingka n daftar hadir dan daftar jam kerja karyawan
KJK Daftar jam kerja karyawan
KJH Kartu jam karyawan
Membu at daftar upah
Membuat rekap daftar upah dan surat pernyataan upah
1
SPU
1
T
1 2
RDG
A
1
2
Keterangan
Daftar upah
Sumber: Mulyadi (2001:392)
Kartu penghasila n karyawan
RDG : Rekap Daftar Gaji SPU : Surat Pernyataan Upah KPK : Kartu Penghasilan Karyawan
3
33 Universitas Sumatera Utara
3
6
7 4
KPK
KPK SPU
RDU
1
2 RDU 1
DU
2
KPK
1
SPU
Bukti kas 1 Keluar
1
SPU RDU
2
2 2
2 RDU
1 Daftar gaji
2 2
Daftar upah 1
RDU
1
Daftar upah1
3
3 Membua t buku kas
10
KPK SP
1 2
RDU
Mencatat nomor cek pada register bukti kas
1
2 DU
1 3
2 Bukti kas 1 Keluar
5
Register bukti kas keluar
4
Bukti kas keluar
Bukti kas keluar
1
1
Mengisi cek & meminta tanda tangan atas cek
Menguangkan cek ke bank & memasukkan uang ke amplop upah
8
Membayar upah kpd. Karyawan & meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan
7
Dimasukkan kedalam amplop gaji bersama dengan pemasukan uang upah
Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya
6 Sistem akuntansi pengupahan (lanjutan)
34 Universitas Sumatera Utara
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dimulai dari bagian pencatatan waktu. Bagian pencatatan waktu membuat daftar hadir karyawan kemudian dikirimkan kebagian keuangan (bagian gaji dan upah). Bagian ini membuat daftar gaji karyawan yang dicatat ke kartu penghasilan karyawan. Bagian keuangan kemudian membuat bukti kas yang akan dikeluarkan untuk membayar gaji dan upah karyawan. Bukti kas keluar ini lalu dikirimkan kebagian akuntansi (bagian utang). Bagian akuntansi akan mencatat bukti kas keluar yang telah dikeluarkan ke dalam buku besar dan bagian akuntansi ini juga mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar. Setelah bagian utang mencatat dan membuat bukti kas keluar atas gaji dan upah, maka bagian keuangan membayarkan gaji dan upah karyawan yang dimasukkan ke dalam amplop gaji. Dalam membayar gaji dan upah, bagian keuangan meminta tanda tangan atas 30 kartu penghasilan karyawan serta membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya. 2.2. Kerangka Konseptual PT.
Gemilang
Indah
Sentosa
merupakan
perusahaan
jasa
yang
mempekerjakan karyawan dalam jumlah yang besar tersebar hampir di seluruh bagian Sumatera. Semua hal yang berkaitan dengan penggajian dilakukan oleh fungsi-fungsi yang terkait dengan menggunakan sistem informasi baik dari karyawan atau komputerisasi dalam pemrosesannya, ditandai dengan data-data yang digunakan yang pada akhirnya membentuk suatu sistem informasi akuntansi penggajian karyawan pada perusahaan. Pada sistem informasi akuntansi penggajian karyawan inilah akan dilakukan analysis untuk menilai apakah sistem
35 Universitas Sumatera Utara
informasi akuntansi penggajian yang diterapkan telah mampu dijalankan perusahaan secara efektif dan efisien. Berdasarkan uraian ini, maka kerangka konseptual atau kerangka berpikir pada penelitian ini dapat digambarkan sebagai berikut: Gambar II.3 Kerangka Konseptual PT. Gemilang Indah Sentosa
SISTEM INFOMASI AKUNTANSI
Dokumen yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan Fungsi yang terkait Prosedur yang membentuk sistem
PENGGAJIAN
Perekrutan karyawan Perhitungan gaji karyawan Pembayaran gaji karyawan Pencatatan gaji karyawan
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. GEMILANG INDAH SENTOSA
36 Universitas Sumatera Utara
