BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian, prinsip dan fungsi Sistem Informasi Akuntansi Untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai pengertian sistem informasi akuntansi perlu diketahui defenisi sistem dan informasi. Menurut Widjaja (2010: 3) mendefenisikan “sistem adalah salah satu penemuan terindah dari insan manusia, dan setiap pengusaha yang baik hendaknya menggunakannya dalam melaksanakan usaha ekonominya.” Menurut Bodnar dan Hopwood (2003 : 1) menyatakan “ informasi adalah data yang berguna dan diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang benar”. Kemudian Hall (2007:7) menyatakan “sistem informasi adalah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai”. Hal yang sama juga dinyatakan Mulyadi (2008: 31) yaitu: “suatu sistem informasi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan dapat didefinisikan secara teknis sebagai satuan komponen yang saling berhubungan yang sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh managemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Menurut Sanyoto Gondodiyoto (2007:122) “sistem informasi akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain untuk merubah data transaksi keuangan atau akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi para pengguna atau pemakainya (user)”.
Universitas Sumatera Utara
Romney dan Steinbart (2004:473) menyatakan bahwa “Sistem Informasi Akuntansi adalah sumber daya manusia dan modal dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk (1) persiapan informasi keuangan dan (2) informasi yang diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi perusahaan”. Berdasarkan beberapa pengertian di atas, bahwa sistem informasi akuntansi itu mempunyai unsur, yaitu: 1. Sumber daya, merupakan media yang menjadikan sebuah data, seperti manusia atau peralatan/mesin. 2. Pemrosesan, merupakan media yang mengolah data dari input menjadi output. Pemrosesanlah yang mengubah data menjadi informasi. 3. Informasi, merupakan hasil akhir dari pemrosesan suatu sistem. Informasi ini berbentuk dalam suatu format yang berisikan keterangan-keterangan yang dibutuhkan manajemen. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi itu adalah sebuah sistem pemrosesan yang menghasilkan keluaran dalam bentuk informasi mengenai akuntansi dengan menggunakan masukan input (data atau transaksi) untuk memenuhi tujuan tertentu pihak manajemen. Dalam pelaksanaannya sistem informasi akuntansi menerima input, disebut sebagai transaksi, yang kemudian dikonversi melalui berbagai proses menjadi output yang akan didistribusikan kepada pemakai informasi. Proses tersebut dijelaskan dalam gambar berikut ini:
Universitas Sumatera Utara
Transaksi keuangan Sistem
Informasi
Informasi Keputusankeputusan Pemakai
Transaksi nonkeuangan
Gambar 2.1 Transaksi yang Diproses oleh Sistem Informasi Sumber: James A. Hall, 2007. Dalam hubungan dengan sistem informasi akuntansi, Hall (2007:9) memberikan pernyataan tentang transaksi yaitu : Transaksi dibagi menjadi dua kelas: transaksi keuangan dan transaksi non keuangan. Transaksi keuangan adalah sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas suatu organisasi, direfleksikan dalam akunakunnya, dan diukur dalam satuan moneter. Transaksi non-keuangan : termasuk dalam semua peristiwa yang diproses oleh sistem informasi organisasi yang tidak memenuhi defenisi sempit dari transaksi keuangan. Jadi dalam sistem informasi akuntansi tidak hanya mengolah data keuangan saja, data non keuangan juga diikutsertakan karena dapat pengambilan keputusan tidak hanya informasi keuangan saja yang diperlukan, informasi non keuangan tentang suatu kondisi dan keadaan juga dapat dipergunakan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Menurut Romney dan Steinbart (2004:12), agar suatu sistem informasi akuntansi berguna sebagai informasi yang berdaya guna harus memperhatikan karakteristik informasi sebagai berikut: 1. Relevan, Informasi itu relevan jika mengurangi ketidakpastian memperbaiki kemampuan pengambil keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasi atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya. 2. Andal Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas di organisasi.
Universitas Sumatera Utara
3. Lengkap Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya. 4. Tepat waktu Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambil keputusan menggunakan dalam membuat keputusan. 5. Dapat dipahami Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas. 6. Dapat diverifikasi Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama. Dengan demikian pada prinsipnya sistem informasi akuntansi mempunyai peranan penting dalam sebuah organisasi. Sistem informasi akuntansi memberikan bantuan dalam proses pengambilan keputusan. Kesimpulannya bahwa sistem informasi yang baik harus memiliki prinsip-prinsip kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan organisasi. Jadi untuk menjadi sebuah sistem informasi yang baik dan berdaya guna, harus diketahui terlebih dahulu komponen-komponen apa saja yang perlu diperhatikan dalam sistem informasi akuntansi. Romney dan Steinbart (2004 : 3) menyatakan ada lima komponen sistem informasi akuntansi: 1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. 2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitasaktivitas organisasi. 3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi. 4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Universitas Sumatera Utara
Dengan demikian dalam membentuk suatu sistem informasi akuntansi tidak hanya dibutuhkan operator yang menjalankannya, karena pada dasarnya operator yang menjalankan sistem harus berpedoman pada prosedur-prosedur dan didukung oleh infrastruktur teknologi seperti software, komputer, dan peralatan pendukung lainnya. Tanpa itu semua sebuah sistem tidak akan berjalan dengan baik. Sistem informasi akuntansi dirancang dan dilaksanakan pada dasar untuk memberikan informasi kepada pihak manajemen perusahaan. Dari hasil sistem informasi akuntansi ini akan diperoleh mengenai informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dalam mencapai tujuan perusahaan. Romney dan Steinbart (2004:3), menjelaskan tiga fungsi suatu sistem informasi akuntansi, yaitu: 1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitasaktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi. 2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. 3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-aset organisasi, termasuk data organsisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal. Uraian tentang fungsi sistem informasi akuntansi di atas terlihat bahwa sistem informasi akuntansi akan menghasilkan informasi yang berguna bagi manajemen. Informasi merupakan data yang telah tersusun dan telah diproses untuk memberikan arti bagi pihak yang membutuhkannya. Informasi dapat berupa laporan bentuk tercetak maupun dalam bentuk digital atau komputer.
Universitas Sumatera Utara
Selanjutnya Romney dan Steinbart (2004:38) menyatakan “informasi yang disediakan sistem informasi akuntansi terbagi dalam dua kategori, yaitu laporan keuangan dan laporan manajerial”. Laporan keuangan sebenarnya lebih menitik beratkan pada pengguna luar perusahaan dalam pengambil keputusan. Laporan manajerial merupakan laporan di luar laporan keuangan di mana prinsip dan kaitannya masih di dalam konteks akuntansi. Laporan manajerial dapat berupa informasi operasional terinci terutama kinerja organisasi dan laporan atas pelaksanaan anggaran. Fungsi sistem informasi akuntansi yang ketiga adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai. Pengendalian dilakukan agar tujuan sistem informasi akuntansi dapat tercapai. Tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2008:19) adalah: 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan penyediaan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Setidaknya untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan dua model penting, yaitu menyediakan dokumentasi yang memadai atas seluruh aktivitas bisnis, serta memastikan pemisahan tugas yang efektif. Dokumen yang memadai atas semua transaksi bisnis adalah kunci akuntabilitas. Dokumen memungkinkan para manajer menverifikasi bahwa tanggung jawab yang diberikan telah dilakukan dengan benar. Pemisahan tugas yang memadai berkenaan dengan pembagian tanggung jawab ke beberapa pegawai atas bagian-bagian dari sebuah transaksi. Tujuannya adalah
Universitas Sumatera Utara
mencegah seorang pegawai memiliki pengendalian penuh atas seluruh aspek transaksi bisnis.
B. Sistem Akuntansi 1. Pengertian Sistem Akuntansi Informasi keuangan mempunyai peranan penting dalam suatu perusahaan. Informasi ini dibutuhkan oleh berbagai pihak yang berkepentingan baik pihak ekstern maupun pihak intern. Guna memenuhi kebutuhan informasi yang cepat, akurat, dan berdaya guna maka didesain suatu sistem akuntansi. Sistem akuntansi merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen yang mengelola data keuangan menjadi informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pihak intern dan ekstern. Dari pihak intern, sistem akuntansi merupakan sarana bagi pihak manajemen untuk memperoleh informasi keuangan guna mengetahui, mengevaluasi dan mengambil keputusankeputusan dalam menjalankan perusahaan, yang tergantung fungsi yang mereka jalankan dalam perusahaan. Bagi pihak ekstern seperti kreditur, investor, supplier, pemerintah, serikat kerja, memerlukan informasi keuangan dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses secara manual (tanpa mesin-mesin pembantu) dan diproses menggunakan mesin-mesin mulai dari mesin pembukuan yang sederhana sampai menggunakan komputer. Sebelum membahas mengenai sistem akuntansi maka terlebih dahulu akan diberikan pengertian mengenai sistem dan akuntansi. Menurut Nurhendar dalam website http://members.tripod.com/kamii_yogyakarta/SI.htm, “Sistem adalah suatu entity yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan
Universitas Sumatera Utara
tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output”. Definisi di atas bermakna bahwa dalam suatu sistem harus ada tiga tahapan penting yaitu : (1) input berupa masukan, penggerak atau pemberi tenaga di mana sistem tersebut dioperasikan, (2) proses yang mengubah input menjadi output, dan (3) output adalah hasil operasi yang berarti tujuan, sasaran bagi suatu sistem. Menurut Hall (2007:6), “Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”. Pengertian ini mengandung arti bahwa sistem merupakan jaringan prosedur, dimana prosedur merupakan suatu urutan yang melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Secara umum setiap sistem terdiri dari unsur-unsur dimana unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. Menurut Warren, Reeve dan Fess (2005:10), “Akuntansi didefinisikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan”. Menurut Hery (2009:1) “Akuntansi adalah sebuah aktivitas jasa, dimana fungsinya adalah memberikan informasi kuantitatif, terutama informasi mengenai posisi keuangan dan hasil kinerja perusahaan, yang dimaksudkan akan menjadi berguna dalam pengambilan keputusan ekonomi (dalam membuat pilihan diantara berbagai alternatif yang ada).” Agar data tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak manajemen maupun pihak luar, maka data tersebut harus diolah dan diproses dalam suatu sistem yang mengatur arus dan pengelolahan data akuntansi sehingga dihasilkan suatu informasi yang berguna. Jadi informasi yang datanya berhubungan dengan keuangan dinamakan informasi
Universitas Sumatera Utara
akuntansi dan sistem yang memproses data keuangan menjadi informasi akuntansi dinamakan sistem informasi akuntansi dan sistem akuntansi. Setelah diuraikan pengertian dari sistem dan akuntansi maka selanjutnya akan diuraikan pengertian dari sistem akuntansi. Sistem akuntansi merupakan sarana yang dipakai oleh manajemen untuk mendapatkan informasi yang diperlukan untuk mengelola perusahaan dan untuk menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditur dan pihak lain yang berkepentingan. Sarana tersebut berupa peraturan, kebijaksanaan, catatan, prosedur dan hubungan keorganisasian yang didesain untuk mengendalikan kegiatan serta sumber-sumber yang dimiliki perusahaan, selain itu sistem akuntansi juga merupakan jaringan penghubung yang sistematis dalam menyajikan informasi yang berguna dan dapat dipercaya untuk membantu pimpinan dalam pencapaian tujuan organisasi yang telah ditentukan. Menurut Widjaja (2010:16), “Sistem akuntansi adalah bidang khusus yang menangani perencanaan dan penerapan prosedur-prosedur untuk mengumpulkan dan melaporkan data keuangan”. 2.
Unsur-unsur Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2008:3), “unsur pokok dari sistem akuntansi adalah formulir,
catatan (jurnal, buku besar), serta laporan”. a.
Formulir Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini data
yang bersangkutan dengan transaksi yang terjadi dalam organisasi dicatat pertama kalinya diatas secarik kertas. Dalam perusahaan formulir juga bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. Contoh dari
Universitas Sumatera Utara
formulir yaitu faktur penjualan yang berupa secarik kertas yang akan diisi dengan informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga, kuantitas, no urut, nama barang dan kodenya, harga satuan dan tanda tangan wiraniaga. Selain dari faktur penjualan contoh lain dari formulir yaitu bukti kas keluar, dan cek. b.
Catatan (jurnal, buku besar dan buku pembantu) Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama mengenai transaksi-transaksi suatu
perusahaan yang disusun secara lengkap menurut tanggal terjadinya dengan menyertakan nama rekening dan jumlah yang harus debit atau kredit. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir. Pencatatan dapat dilakukan pada jurnal umum maupun jurnal khusus. Jurnal umum menyediakan serangkaian kolom dan format yang digeneralisasikan (disusun dalam bentuk umum) sehingga dapat menampung setiap transaksi, jurnal umum dipakai untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak dapat dicatat dalam jurnal khusus. Jurnal khusus menyediakan format tertentu yang disesuaikan untuk menampung jenis transaksi tertentu yang terjadi berulang-ulang dengan volume yang sangat tinggi, jurnal khusus memungkinkan transaksi yang sejenis dicatat, dijumlahkan dan diposkan ke buku besar secara efisien. Contoh dari jurnal khusus yaitu jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal pembelian. Buku besar (general ledger) dan buku pembantu (subsidiary ledger), buku besar adalah kumpulan rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Jumlah dan susunan rekening yang digunakan dalam perusahaan tergantung pada sifat, operasi dan volume perusahaan. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsurunsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Apabila data keuangan
Universitas Sumatera Utara
yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut maka dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. c.
Laporan keuangan, hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan. Menurut IAI (2008: 1,3.12) menyatakan, “Tujuan laporan keuangan adalah
menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja serta perubahan posisi keuangan perusahaan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dalam pengambilan keputusan ekonomi.
Menurut
IAI
(2008: 1,3.07)
menyatakan
bahwa : Laporan keuangan yang
lengkap terdiri dari komponen-komponen berikut ini: 1) 2) 3) 4) 5)
Neraca Laporan laba rugi Laporan perubahan equitas Laporan arus kas Catatan atas laporan keuangan
Selain dari ketiga unsur di atas dari definisi Howard F Stettler juga menyatakan bahwa salah satu unsur dari sistem akuntansi adalah alat-alat. Maksud alat-alat dalam hal ini adalah semua peralatan yang digunakan untuk melakukan pencatatan sehingga dapat dihasilkan informasi, alat-alat ini dapat berupa pensil, pulpen, kertas atau mesin-mesin pembukuan mulai dari yang sederhana sampai yang rumit. C. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada umumnya pendapatan utama perusahaan berasal dari aktivitas penjualan, oleh karena itu penjualan merupakan salah satu aktivitas yang sangat penting dalam perusahaan. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik
Universitas Sumatera Utara
secara tunai maupun secara kredit. Sistem penjualan baik tunai maupun kredit dapat dilakukan secara manual dan komputerisasi. Dan dalam bahasan ini penulis hanya menerangkan sistem penjualan secara manual. 1. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Penjualan tunai oleh perusahaan dilaksanakan dengan mewajibkan pembeli membayar harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli, setelah uang diterima perusahaan lalu barang diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Menurut Mulyadi (2008:463) dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah : a. Faktur penjualan tunai b. Pita registrasi kas (cash register tape) c. Bukti setor bank d. Rekapitulasi harga pokok penjualan Keterangan : a. Faktur penjualan tunai merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. b. Pita register kas merupakan dokumen yang dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. c. Bukti setor bank merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. d. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual
Universitas Sumatera Utara
selama satu periode. Bukti memorial juga merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok yang dijual selama satu periode. Transaksi penjualan tunai dicatat oleh perusahaan dengan menggunakan catatan akuntansi. Menurut Mulyadi (2008:468) catatan akuntansi yang digunakan yaitu : a. b. c. d. e.
Jurnal penjualan Jurnal penerimaan kas Jurnal umum Kartu persediaan Kartu gudang Jurnal penjualan merupakan catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian
akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber. Jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual, kartu persediaan ini diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang, sedangkan kartu gudang adalah catatan yang berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai menurut Mulyadi (2008 : 469) yaitu : a. b. c. d. e. f.
Prosedur order penjualan Prosedur penerimaan kas Prosedur penyerahan barang Prosedur pencatatan penjualan tunai Prosedur penyetoran kas ke bank Prosedur pencatatan penerimaan kas
Universitas Sumatera Utara
g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam pelaksanaan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut : a. Bagian order penjualan Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1)
Menerima order dari pembeli
2)
Mengisi faktur penjualan tunai rangkap 3
b. Bagian kasa (kasir) Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1)
Menerima faktur penjualan tunai lembar ke satu dan menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai tersebut
2)
Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas
3)
Membubuhkan
cap
lunas
diatas
faktur
penjualan
tunai
dan
menempelkan pita register kas pada faktur tersebut. 4)
Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang.
5)
Mengisi bukti setor bank rangkap 3 dan segera menyetorkan kas yang diterima dari hasil penjualan tunai ke bank.
6)
Bukti setor bank rangkap 3 didistribusikan kepada :
Universitas Sumatera Utara
a) Lembar 1 : Diserahkan ke bank bersama dengan kas yang disetor b) Lembar 2 : Diserahkan ke bagian akuntansi (jurnal) c) Lembar 3 : Disimpan sebagai arsip kasir menurut nomor urut c. Bagian Gudang Bagian gudang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1)
Menyimpan barang yang dipesan segera setelah menerima faktur penjualan tunai lembar ke 2 dan menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai.
2)
Mencatat kuantitas dan jenis barang yang akan diserahkan ke bagian pengiriman barang ke dalam kartu gudang
3)
Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang beserta faktur penjualan tunai lembar ke 2.
d. Bagian Pengiriman Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas : 1)
Menerima faktur penjualan tunai lembar ke 2 bersama dengan barang dari bagian gudang dan menerima faktur penjualan lembar ke 1 yang dilampiri pita register kas dari bagian kasir melalui pembeli kemudian membandingkan kedua faktur tersebut untuk menentukan apakah sudah dilakukan pembayaran harga barang.
2)
Faktur penjualan lembar ke 2 dimasukkan ke dalam barang yang dibungkus sebagai slip pembungkus dan diserahkan kepada pembeli.
3)
Faktur penjualan tunai lembar ke 1 yang dilampiri dengan pita register kas diserahkan ke bagian akuntansi (jurnal)
Universitas Sumatera Utara
e. Bagian Akuntansi Bagian akuntansi bertangggung jawab untuk melaksanakan tugas : 1)
Mencatat transaksi penjualan tunai ke dalam jurnal penjualan berdasarkan faktur penjualan tunai lembar ke 1.
2)
Mengirimkan
faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita
register kas ke bagian kartu persediaan. 3)
Menerima bukti setor bank lembar ke 2 dari bagian kasir dan mencatatnya dalam jurnal penerimaan kas.
4)
Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke 2 dalam arsip berdasarkan urutan tanggal setor.
5)
Menerima bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan dari bagian kartu persediaan dan mencatatnya ke dalam jurnal umum. Dan mengarsipkan bukti memorial dengan dilampiri harga pokok penjualan berdasarkan nomor bukti memorial.
f. Bagian Kartu persediaan Bagian Kartu Persediaan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas : 1)
Menerima faktur penjualan tunai lembar ke 1 yang dilampiri pita register kas dari bagian akuntansi.
2)
Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan atas dasar faktur penjualan tunai lembar ke 1.
3)
Faktur penjualan tunai lembar ke 1 yang dilampiri dengan pita register kas diarsipkan menurut nomor urut faktur penjualan tunai.
Universitas Sumatera Utara
4)
Secara periodik membuat rekapitulasi harga pokok penjualan selama periode tertentu berdasarkan harga pokok produk yang dijual dalam kartu persediaan.
5)
Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan pokok produk yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan.
6)
Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri rekapitulasi harga pokok penjualan ke bagian akuntansi.
2. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Penjualan kredit oleh perusahaan dilaksanakan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Dalam setiap penjualan kredit biasanya selalu didahului dengan analisis terhadap kemampuan pembeli dalam melunasi hutangnya, ini bertujuan untuk menghindari tidak tertagihnya piutang. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit Menurut Mulyadi (2008 : 214) yaitu : a. Surat order pengiriman dan tembusannya merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari : 1) Surat order pengiriman 2) Tembusan kredit (credit copy) 3) Surat pengakuan (acknowledgement copy) 4) Surat muat (bill of lading) 5) Slip pembungkus (packing slip) 6) Tembusan gudang (warehouse copy) 7) Arsip pengendalian pengiriman (sales order follow – up copy) b. Faktur penjualan dan tembusannya merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusannya antara lain : 1) Faktur penjualan (customer’s copy) 2) Tembusan piutang (account receivable copy)
Universitas Sumatera Utara
3) Tembusan jurnal penjualan (sales journal copy) 4) Tembusan Analisis (analysis copy) 5) Tembusan Wiraniaga (sales person copy)
c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan d. Bukti Memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem akuntansi penjualan kredit catatan akuntansi yang digunakan antara lain yaitu : a. Jurnal Penjualan adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan. b. Kartu Piutang adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada setiap debiturnya. c. Kartu Persediaan adalah catatan yang dilaksanakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. d. Kartu Gudang adalah catatan yang dilaksanakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang digunakan untuk mencatat harga. e. Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Menurut Mulyadi (2008:211) fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit yaitu: a. b. c. d. e. f.
Fungsi Penjualan Fungsi Kredit Fungsi Gudang Fungsi Pengiriman Fungsi Penagihan Fungsi Akuntansi
Keterangan :
Universitas Sumatera Utara
a.
Fungsi Penjualan, bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat "back order" pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
b. Fungsi Kredit, fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. c. Fungsi Gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman, bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan, juga bertanggung jawab untuk menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi diri yang berwenang. e. Fungsi Penagihan, bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. f. Fungsi Akuntansi, bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, serta membuat laporan penjualan.
Universitas Sumatera Utara
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit menurut Mulyadi (2008:219) antara lain yaitu : a. b. c. d. e. f. g.
Prosedur order penjualan Prosedur persetujuan kredit Prosedur pengiriman Prosedur penagihan Prosedur pencatatan piutang Prosedur distribusi penjualan Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam pelaksanaan jaringan yang membentuk sistem penjualan kredit melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur adalah sebagai berikut : a. Bagian Order Penjualan Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas : 1) Menerima order dari pelanggan dan membuat surat order pengiriman rangkap 9 dan faktur rangkap 5, dengan distribusi. a) Lembar 1
: Tembusan pengiriman ke bagian gudang agar disiapkan barang yang akan dikirim.
b) Lembar 2, 3, 4, 5 : Untuk bagian pengiriman c) Lembar 6
: Tembusan pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pesannya sudah diterima dan kapan pengiriman akan dilakukan.
d) Lembar 7
: Tembusan kredit ke bagian kredit untuk meminta persetujuan penjualan kredit.
e) Lembar 8, 9 : Arsip bagian order penjualan menurut tanggal
Universitas Sumatera Utara
2) Surat order pengiriman lembar ke 7 yang telah diotorisasi diterima dan diarsipkan menurut abjad. 3) Menerima surat order pengiriman lembar ke 1 dan 2 dan bagian pengiriman setelah barang dikirim dan mencatat tanggal pengiriman dan jumlah yang dikirim dalam surat order pengiriman tersebut. 4) Mengirimkan surat order pengiriman lembar ke 1 dan 2 ke bagian penagihan 5) Mencatat tanggal pengiriman pada surat order lembar ke 9. b. Bagian Kredit Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1) Menerima surat order pengiriman lembar ke 7 dari bagian order penjualan. 2) Memeriksa status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian
kredit kepada pelanggan. 3) Menyerahkan kembali surat order pengiriman lembar ke 7 kepada bagian
order penjualan setelah diotorisasi. c. Bagian Gudang Bagian gudang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas : 1) Menerima surat order pengiriman lembar ke 1 dari bagian order penjualan
dan segera menyiapkan barang-barang sesuai pesanan yang tercantum dalam surat order tersebut. 2) Mencatat kuantitas dan jenis barang yang diserahkan ke dalam kartu
gudang.
Universitas Sumatera Utara
3) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman beserta dengan surat order
pengiriman lembar ke 1. d. Bagian Pengiriman Barang Bagian Pengiriman Barang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas : 1) Menerima surat order pengiriman lembar ke 1 beserta barang dari bagian
gudang. 2) Menerima surat order lembar ke 2, 3, 4 dan 5 dari bagian order penjualan
yang didistribusikan kepada : a) Lembar 1, 2 : Diserahkan kembali ke bagian order penjualan b) Lembar 3
: Diserahkan ke perusahaan angkutan umum beserta barang
c) Lembar 4
:
Arsip bagian pengiriman menurut nomor
d) Lembar 5
:
Tembusan barang yang ditempel pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.
e. Bagian Penagihan Bagian penagihan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas setelah bagian penagihan menerima surat order pengiriman lembar ke 1 dan 2 dari bagian order penjualan sebagai pemberitahuan bahwa pengiriman barang telah dilaksanakan maka bagian ini membuat faktur rangkap 5 dan didistribusikan sebagai berikut : 1) Lembar 1
: Tembusan untuk pelanggan
2) Lembar 2
: Dikirim ke bagian piutang bersama surat order pengiriman lembar ke 1 dan 2
3) Lembar 3
: Dikirim ke bagian kartu persediaan
Universitas Sumatera Utara
4) Lembar 4
: Dikirim ke bagian akuntansi (jurnal)
5) Bagian 5
: Dikirim kepada wiraniaga
f. Bagian Piutang Bagian Piutang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1) Mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit ke dalam kartu
piutang berdasarkan faktur lembar ke 2. 2) Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke 2 bersama surat order pengiriman
lembar ke 1 dan 2 menurut nomor urut faktur. g. Bagian Kartu Persediaan Bagian Kartu Persediaan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1) Menerima faktur penjualan lembar ke 3 dari bagian penagihan. 2) Mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan
berdasarkan faktur lembar ke 3. 3) Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke 3 menurut nomor urut faktur. 4) Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik selama periode
tertentu sesuai dengan data pada kartu persediaan. 5) Membuat bukti memorial berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan
dan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan diserahkan ke bagian akuntansi (jurnal) h. Bagian Akuntansi (Jurnal) Bagian Akuntansi bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
Universitas Sumatera Utara
1) Menerima faktur penjualan lembar ke 4 dari bagian penagihan dan mencatat
transaksi penjualan kredit berdasarkan faktur tersebut ke dalam jurnal penjualan. 2) Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke 4 menurut nomor urutnya. 3) Mencatat bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
penjualan ke dalam jurnal umum. 4) Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri rekapitulasi harga pokok
penjualan berdasarkan nomor urutnya. Dalam transaksi penjualan tidak semuanya penjualan berhasil mendatangkan pendapatan bagi perusahaan, adakalanya pembeli melakukan pengembalian barang yang telah dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian barang ini ditangani perusahaan melalui sistem return penjualan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh bagian penjualan dan diterima oleh bagian penerimaan barang di perusahaan. Pada umumnya informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit adalah : a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. b. Jumlah piutang setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli e. Kuantitas produk yang dijual f. Nama wiraniaga yang dilakukan penjualan g. Otorisasi pejabat yang berwenang.
Universitas Sumatera Utara
D. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Menurut IAI ( 2008 : 319.06), "Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro". Atau kas merupakan alat pembayaran yang siap digunakan sebesar nilai nominalnya untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dapat meliputi uang kertas, uang logam, cek, wesel. Penerimaan kas dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain penerimaan dari piutang, penjualan tunai, ataupun penerimaan kas yang berasal dari penjualan aktiva tetap perusahaan. Pada bagian ini penulis hanya akan menguraikan sistem akuntansi penerimaan kas yang berasal dari penjualan kredit atau piutang, karena sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai telah diuraikan sebelumnya pada pembahasan sistem akuntansi penjualan tunai. Sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang dimulai dari pesanan pelanggan baik melalui telepon atau datang langsung ke perusahaan. Jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang maka untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai piutang kepada pelanggannya. Pada tanggal jatuh tempo piutang perusahaan akan menagih piutang tersebut. Fungsi penagihan akan melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Menurut Mulyadi (2008 : 488) dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang : 1. Surat Pemberitahuan 2. Daftar Surat Pemberitahuan 3. Bukti Setor Bank 4. Kwitansi Keterangan
Universitas Sumatera Utara
1. Surat Pemberitahuan merupakan dokumen yang dibuat oleh debitur untuk memberitahukan maksud pembayaran yang dilakukan, surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek atau uang yang dikirimkan oleh debitur melalui penagihan. 2. Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Penerimaan kas dari piutang yang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. 3. Bukti setor bank merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. 4. Kwitansi merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para kreditur yang telah melakukan pembayaran hutang mereka. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan kredit atau piutang yaitu: 1. Jurnal penerimaan kas 2. Kartu piutang Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang antara lain, yaitu: 1. Fungsi sekretariat 2. Fungsi penagihan 3. Fungsi kas 4. Fungsi akuntansi
Universitas Sumatera Utara
5. Fungsi pemeriksa intern Keterangan : 1. Fungsi sekretariat, dalam sistem penerimaan kas dari piutang fungsi ini bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan dari para debitur perusahaan dan juga membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari debitur. 2. Fungsi penagihan, fungsi ini melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3. Fungsi kas, bertanggung jawab atas penerimaan cek atau uang tunai dari fungsi sekretariat dan menyetorkan segera kas yang diterima dalam jumlah penuh. 4. Fungsi akuntansi, bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas, dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. 5. Fungsi pemeriksa intern, dalam sistem penerimaan kas dari piutang fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan fungsi akuntansi. Dalam pelaksanaan jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari piutang melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan, urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas dari piutang adalah sebagai berikut: 1. Bagian Piutang, bertanggung jawab melaksanakan tugas:
Universitas Sumatera Utara
a. Membuat
Daftar
Piutang
yang
Ditagih
(DPD)
rangkap
3
dan
mendistribusikannya kepada : 1) Lembar 1 : Kepada bagian penagihan 2) Lembar 2 : Kepada bagian kasir (kasa) 3) Lembar 3 : Arsip bagian piutang menurut nomor urut b. Menerima Daftar Surat Pemberitahuan (DSP) lembar ke 2 dan Surat Pemberitahuan (SP) dari bagian penagihan. c. Mencatat mutasi (berkurangnya) piutang ke dalam kartu piutang menurut surat pemberitahuan dan daftar surat pemberitahuan lembar ke 2. d. Mengarsipkan DSP lembar ke 2 dan SP menurut urut nomor. 2. Bagian Penagihan, bertanggung jawab melaksanakan tugas: a) Menerima daftar piutang yang ditagih lembar ke 2 dari bagian piutang b) Melakukan penagihan ke debitur berdasarkan daftar piutang yang ditagih
tersebut. c) Menerima cek atau uang tunai dan surat pemberitahuan dari debitur. d) Membuat daftar surat pemberitahuan rangkap 2 dan mendistribusikannya
kepada : 1) Lembar 1 : Diserahkan ke bagian kasa beserta cek atau uang tunai yang diterima. 2) Lembar 2 : Diserahkan ke bagian piutang beserta surat pemberitahuan. e) Mengarsipkan Daftar Piutang yang Ditagih (DPD) menurut nomor urut.
3. Bagian Kasa (Kasir), bertanggung jawab melaksanakan tugas : a. Menerima Daftar Piutang yang Ditagih (DPD) lembar ke 2 dari bagian piutang.
Universitas Sumatera Utara
b. Menerima cek atau uang tunai dan surat pemberitahuan dari bagian penagihan. c. Membandingkan DPD lembar ke 2 dengan cek atau uang tunai dan surat
pemberitahuan apakah sesuai. d. Membuat bukti setor e. Menyetorkan cek atau uang tunai ke bank f.
Menyerahkan bukti setor, Daftar Piutang yang Ditagih (DPD) lembar ke 2 dan daftar surat pemberitahuan lembar ke 2 ke bagian akuntansi (jurnal).
4. Bagian Akuntansi (Jurnal), bertanggung jawab melaksanakan tugas : a. Menerima bukti setor bank, DPD dan DSP dari bagian kasa b. Mencatat penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas
berdasarkan bukti setor, DPD dan DSP. Dengan jurnal : Kas………………………………xxx Piutang Usaha…………………xxx c. Mengarsipkan bukti setor ke bank, DPD, dan DSP menurut nomor urut.
Universitas Sumatera Utara
Catatan Kredit
Pelanggan
Dokumen Pesanan Pelanggan
Rekening Pelanggan
Jurnal Penjualan
2
1
Pengiriman Barang
Informasi Pengiriman Barang
Ringkasan Piutang
Update Catatan Pi
Kredit Cek
Menerima Pesanan Pelanggan
4
6
5
Informasi Pelanggan
Menagih P l
Informasi Persediaan
3
7
Mengambil Barang dari Rak
MemperBaharui Laporan
Posting Buku B Umum
Ringkasan Penjualan
Informasi Pengiriman Menagih Pelanggan
8
Ringkasan Penjualan
Laporan Persediaan
Gambar 2.2 Arus Dokumen Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Sumber: Mulyadi, 2008.
Universitas Sumatera Utara
Reke Kon
E. Sistem Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Defenisi di atas menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer. Menurut IAI (2008 : 319.06), “Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain dalam entitas yang disediakan untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, (c) kepatuhan terhadap hukum yang berlaku”. Menurut Mulyadi (2008 : 164) unsur pokok pengendalian intern adalah : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3. Praktek sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem manual dalam akuntansinya lebih menitikberatkan pengendalian di tangan manusia, yang dicapai dengan pembagian tanggung jawab dalam pelaksanaan transaksi ke beberapa orang atau bagian, dengan adanya pembagian tanggung jawab ini diharapkan tercipta adanya cek silang dan spesialisasi pekerjaan klerikal. 1. Unsur sistem pengendalian intern penjualan Sesuai dengan unsur pokok pengendalian intern yang dijelaskan di atas maka unsur-unsur pengendalian intern penjualan tunai antara lain :
Universitas Sumatera Utara
a. Struktur organisasi 1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. 2) Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi 3) Transaksi penjualan tunai harus dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. 2) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap "lunas" pada faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut. 3) Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. 4) Penyerahan
barang
diotorisasi oleh
fungsi
pengiriman dengan cara
membubuhkan cap "sudah diserahkan" pada faktur penjualan tunai. 5) Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai. c. Praktek yang sehat 1) Faktur
penjualan
tunai
bernomor
urut
tercetak
dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 2) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan atau hari kerja berikutnya. 3) Perhitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksaan intern.
Universitas Sumatera Utara
2. Unsur sistem pengendalian intern penjualan kredit antara lain : a. Struktur organisasi 1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. 2) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit 3) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas 4) Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya satu fungsi saja. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. 2) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman) 3) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap "sudah dikirim" pada copy surat order pengiriman. 4) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. 5) Terjadinya
piutang
diotorisasi
oleh
fungsi
penagihan
dengan
membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.
Universitas Sumatera Utara
6) Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk dan memo kredit). 7) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat c. Praktek yang sehat 1) Surat
order
pengiriman
urut
tercetak
dan
pemakaiannya
dapat
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan 2) Faktur penjualan bernomor urut
cetak dan pemakaiannya dapat
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. 3) Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap
debitur
untuk
menguji
ketelitian
catatan
piutang
yang
diselenggarakan fungsi tersebut. 4) Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. 3. Unsur pengendalian intern penerimaan kas dari penjualan tunai telah dijelaskan dalam unsur pengendalian intern penjualan tunai di atas. 4. Unsur sistem pengendalian intern penerimaan kas dari piutang a. Struktur organisasi 1) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan 2) Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Universitas Sumatera Utara
Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. c. Praktek yang sehat 1) Hasil perhitungan kas direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetorkan penuh ke bank dengan segera 2) Para penagih dan kasir harus diasuransikan 3) Kas dalam perjalanan (baik di tangan kasir maupun di tangan bagian penagih) harus diasuransikan
Universitas Sumatera Utara
