BAB II LANDASAN TEORI
A. Pengertian Data, Informasi dan Sistem
Untuk memahami Sistem Informasi Akuntansi, penulis terlebih dahulu mengungkapkan pengertian mengenai informasi dan sistem.
1. Pengertian Data Pengertian data menurut Hall (2001:14) yang diterjemahkan oleh Amir : “Data adalah fakta yang dapat atau tidak dapat diproses (disuting, dirangkum, atau diperbaiki) dan tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakainya”. Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2004:11) terjemahan Dewi dan Deny : “Data adalah fakta yang dikumpulkan, simpan, dan proses dengan sistem informasi”. Dari uraian-uraian diatas penulis mengambil kesimpulan bahwa data adalah fakta yang dikumpulkan, disimpan, sudah diproses atau belum diproses yang tidak berpengaruh langsung kepada pemakainya. Data yang diperoleh dari kegiatan perusahaan perlu dikoordinasikan dalam sistem yang tujuannya untuk mempermudah menangani sesuatu yang berulang kali atau secara rutin terjadi.
5
6
2. Pengertian Sistem
Sistem didefinisikan oleh Romney dan Steinbart (2004:2) alih bahasa oleh Dewi dan Deny : “Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”. Menurut Bodnar dan Hopwood (2003:1) diterjemahkan oleh Deddy : “Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu”.
3. Pengertian Informasi
Pengertian
informasi menurut Bodnar dan Hopwood (2003:1)
terjemahan Deddy : “Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”. Informasi menurut Abdul (2001:7) : “Informasi adalah data yang telah diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang, entah itu manajer, staff, ataupun orang lain didalam suatu organisasi atau perusahaan”. Penulis menyimpulkan bahwa untuk menghasilkan informasi maka data harus diolah agar menjadi sesuatu yang dapat dipahami dan berguna bagi pemakainya.
7
Informasi digunakan oleh pemakai internal meliputi manajemen, karyawan, auditor internal. Sedangkan pemakai informasi eksternal meliputi investor, kreditor, kantor pajak, pelanggan, pemasok dan sebagainya. Agar dapat berguna bagi pemakai informasi, maka informasi harus memenuhi karakteristik informasi yang berguna, menurut Romney dan Steinbart (2004:12) terjemahan Dewi dan Deny dikatakan informasi berguna apabila memiliki karakteristik sebagai berikut : 1. Relevan, yaitu mengurangi ketidakpastian, memperbaiki kemampuan pengambilan keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya. 2. Andal, informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas diorganisasi. 3. Lengkap, yaitu tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya. 4. Tepat Waktu, yaitu diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambil keputusan menggunakannya dalam membuat keputusan. 5. Dapat dipahami, yaitu disajikan dalam bentuk yang dapat dipahami dan jelas. 6. Dapat Diverifikasi, yaitu jika dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja sama secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama.
8
B.
Sistem Informasi Akuntansi Sebelumnya Sistem Informasi Akuntansi (SIA) disebut sebagai sistem untuk memproses transaksi, karena perhatian ditujukan pada data transaksi akuntansi sehingga banyak organisasi yang mengembangkan sistem informasi tambahan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan informasi yang tidak terdapat di SIA. Keberadaan beberapa sistem sekaligus menimbulkan banyak masalah, seringkali data yang sama disimpan oleh lebih dari satu sistem. Kebutuhan akan informasi yang saling terkait antara data keuangan dan data non keuangan, mengembangkan peran SIA sebagai sumber utama informasi yang dibutuhkan manajemen. Saat ini peran sistem informasi akuntansi tidak hanya sebagai pengumpul data dari hasil masukkan dan mengelolanya
menjadi
informasi
berupa
laporan
keuangan,
tetapi
mempunyai peran yang lebih penting dalam menyediakan informasi bagi pihak manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya dan pengukuran atau pengendalian. Laporan-laporan dari SIA akan memberikan permasalahan-permasalahan yang terjadi didalam perusahaan untuk menjadi suatu bukti yang berguna untuk menentukan tindakan yang akan diambil. (Romney dan Steinbart 2004:3, 18).
9
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bodnar dan Hopwood (2003:1) terjemahan Deddy : “Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi”. Sedangkan menurut Mulyadi (2001:32) mengemukakan “Sistem Informasi Akuntansi adalah subsistem sistem informasi manajemen yang mengelola data keuangan menjadi informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pemakai intern maupun pemakai ekstern”. 2. Komponen SIA berbasis komputer Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer menurut Romney dan Steinbart (2004:3) alih bahasa Dewi dan Deny terdiri dari lima komponen, yaitu : a. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. b. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. c. Data tentang proses-proses bisnis organisasi. d. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. e. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
10
3. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Fungsi SIA didalam organisasi menurut Romney dan Steinbart (2004:3) sebagai berikut : a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumberdaya, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut agar pihak-pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang terjadi. b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut saat dibutuhkan, akurat dan andal.
4. Subsistem dari SIA Subsistem-subsistem SIA memproses transaksi keuangan dan non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemprosesan transaksi keuangan. Dikemukakan oleh Hall (2001:10) terjemahan Amir, SIA terdiri atas 3 subsistem utama yaitu : a. Sistem Pemprosesan Transaksi – SPT (transaction processing system), yang mendukung operasi bisnis setiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan-pesan untuk para pemakai seluruh organisasi. b. Sistem Pelaporan Buku Besar/Keuangan – SPBB/K (general ledger/financial reporting system), yang menghasilkan laporan keuangan tradisional seperti laporan laba/rugi, neraca, laporan arus kas, pengembalian pajak, dan laporan-laporan lain yang ditetapkan oleh hukum. c. Sistem Pelaporan Manajemen – SPM (management reporting system), yang menyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran dan laporan pertanggung jawaban.
11
5. Urutan Pemprosesan Data SIA berbasis komputer Dalam buku Sistem Informasi Akuntansi oleh Romney dan Steinbart (2004:30) menyebutkan urutan pemprosesan sebagai siklus pemprosesan data (data processing cycle) yang terdiri dari empat langkah yaitu : input data, pemprosesan data, penyimpanan data, dan output informasi. a. Input Data Input data atau pemasukan data adalah proses pengumpulan dan pencatatan fakta yang dalam kaitannya dengan transaksi bisnis organisasi. Cara input data ada 2 macam : 1).Perusahaan mengumpulkan dokumen
sumber yaitu dokumen-
dokumen yang timbul dari aktivitas bisnis, kemudian memindahkan data tersebut ke komputer, misalnya faktur jual, surat jalan dibuat manual kemudian dicatat ulang dikomputer. 2).Ada perusahaan yang aktivitas bisnisnya langsung dicatat oleh komputer melalui tampilan entri data (computer data entry screen), nama entri data biasanya sama dengan dokumen sumber manual yang digantikan. Input data dapat berupa pemindai kode barang (bar code scanner) yang dipakai digudang, ATM yang dipakai dibank. b. Pemprosesan Data Setelah aktivitas bisnis sudah dikumpulkan biasanya melibatkan proses pembaharuan (updating) informasi yang sudah disimpan
12
sebelumnya tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan para pelaku yang terlibat dalam aktivitas tersebut. Proses pembaharuan (updating) ada 2 cara yaitu : 1) Proses Batch Merupakan proses pembaharuan secara periodik atas data yang disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat. Kelemahan proses batch adalah data yang terakhir dan akurat hanya setelah proses pembaharuan secara batch. Oleh sebab itu banyak perusahaan beralih ke proses on-line atau disebut juga realtime untuk sebagian aplikasinya. 2) Proses On-line (Realtime) Merupakan proses pembaharuan secara langsung setelah terjadinya transaksi. Pemprosesan data tersebut lebih akurat karena data dimasukkan saat terjadinya transaksi, dapat menolak data yang tidak lengkap atau salah sehingga kesalahan lebih cepat terdeteksi, informasi yang disimpan terkini hingga dapat meningkatkan kegunaan informasi dalam pengambilan keputusan. c. Penyimpanan Data Penyimpanan data dalam disket, Hard Disk, CD-R (Compact Disk Read Only Memory),CD-RW, Flashdisk dan Server. Server adalah komputer berkapasitas tinggi yang berisi software jaringan untuk menangani komunikasi, penyimpanan, dan kebutuhan berbagai sumber
13
daya dengan komputer lain didalam jaringan. Server juga berisi software aplikasi dan data yang sama untuk semua pemakai. d. Output Informasi Output informasi adalah menghasilkan keluaran (output) berupa informasi yang berguna, output informasi disediakan dalam laporan tercetak/kertas dan bisa dalam bentuk tampilan komputer.
C.
Sistem Informasi Akuntansi atas Siklus Pendapatan Berbasis Komputer Ikatan Akuntan Indonesia (IAI)
memberikan pernyataan mengenai
pendapatan seperti tertuang dalam PSAK No. 23 tahun 2004 : “Pendapatan adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan selama satu periode bila arus masuk itu mengakibatkan kenaikan ekuitas, yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal”. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pendapatan yang dimaksud terdiri dari arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang masuk ke dalam perusahaan, yang tidak memberikan akibat terhadap kenaikan ekuitas harus dikeluarkan dari pendapatan seperti pajak, pertambahan nilai. Pendapatan adalah penghasilan yang timbul dari aktivitas perusahaan yang biasa dan dikenal dengan sebutan yang berbeda seperti penjualan, pendapatan jasa (fee), bunga, deviden, royalty, dan sewa.
14
Sedangkan pengertian siklus pendapatan dalam hal ini lebih ditekankan dalam bentuk pendapatan hasil penjualan, diuraikan sebagai berikut : 1. Pengertian Siklus Pendapatan Menurut Krismiaji (2005:269) dalam buku Sistem Informasi Akuntansi, didefinisikan : “Siklus Pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi secara berulang dan kegiatan pengolahan informasi, yang berhubungan dengan penyerahan barang dan jasa kepada pelanggan dan penerimaan pembayaran barang dan jasa tersebut”.
Menurut Romney dan Steinbart (2004:5) alih bahasa oleh Dewi dan Deny mendefinisikan : “Siklus Pendapatan adalah rangkaian bisnis dan kegiatan pemprosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut”.
Krismiaji (2005:269) menyebutkan bahwa siklus pendapatan terdiri dari 4 aktivitas yaitu : a.
Penerimaan pesanan barang atau jasa pelanggan dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi pengolahan pesanan.
b.
Pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi pengiriman.
c.
Penagihan kepada pelanggan dicatat dengan sistem aplikasi penagihan.
d.
Penerimaan kas dari pembelian, baik dari penjualan tunai maupun pelunasan piutang dengan sistem aplikasi penerimaan kas.
15
2. Tujuan Utama Siklus Pendapatan Menurut Muhammad (2004:196) tujuan utama, yaitu : a. Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat. b. Menverifikasi kelayakan kredit konsumen. c. Mengirim barang dan memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian. d. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar. e. Mencatat dan mengklasifikasi penerimaan kas secara tepat dan akurat. f. Membukukan penjualan dan penerimaan kas ke dalam akun konsumen dengan tepat. g. Mengamankan barang sampai dilakukan pengiriman kepada konsumen. h. Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran ke bank.
3. SIA Siklus Pendapatan a. Penjualan secara Kredit 1). Fungsi-fungsi organisasi yang terkait didalamnya menurut Mulyadi (2001:211-213) sebagai berikut : a). Fungsi Penjualan Bertanggung jawab untuk menerima pesanan pelanggan, mengedit pesanan pelanggan untuk menambah informasi yang belum lengkap, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, membuat surat order pengiriman (surat jalan).
16
b). Fungsi Kredit Bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Jika penolakan pemberian kredit sering terjadi, maka pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan (pesanan penjualan).
c). Fungsi Gudang Bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
d). Fungsi Pengiriman Bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan dan menjamin tidak adanya barang yang keluar dari perusahaan tanpa adanya otorisasi dari pihak yang berwenang.
e). Fungsi Penagihan Bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. Fungsi penagihan juga melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
f). Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab untuk mencatat piutang dari transaksi penjualan kredit, membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur.
17
2).Dokumen yang diperlukan dalam siklus pendapatan dari penjualan menurut Wilkinson (2000:60) terjemahan Marinus dan para ahli sebagai berikut : a). Pesanan Pelanggan (Customer Order) Biasa berupa surat pesanan pembelian yang disiapkan oleh salesman atau salesgirl. Sedangkan menurut Hall (2001:184) pesanan pelanggan (customer order) merupakan dokumen yang berisi permintaan dari pelanggan berupa tipe dan kuantitas barang dagangan yang diminta (dipesan). Pesanan Pelanggan (customer order) dapat berbentuk surat dengan format surat tidak standar, dan mungkin tidak berbentuk dokumen fisik seperti hubungan telepon atau dari agen penjualan yang datang ke tempat pelanggan. b). Pesanan Penjualan (Sales Order) Formulir ini lebih formal dibandingkan dengan pesanan pelanggan karena memiliki beberapa copy, formulir diberi nomor dan formulir ini memiliki kolom harga. Menurut Hall (2001:187) Pesanan Penjualan merupakan dokumen yang dipergunakan untuk mencatat pesanan pelanggan berdasarkan customer order. Pesanan penjualan berisi informasi seperti nama, alamat pelanggan, rekening pelanggan, nama barang, nomor dan keterangan dari barang yang dijual, jumlah dan harga per unit dan informasi keuangan lainnya seperti pajak, potongan harga, dan ongkos angkut. c). Pemberitahuan Penjualan Biasanya copy dari formulir pesanan penjualan ataupun mungkin juga merupakan formulir terpisah. Menurut Mulyadi (2001:214) pemberitahuan penjualan dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahukan bahwa orderannya telah diterima dan dalam proses pengiriman. d). Daftar/kartu Pengambilan barang (Surat perintah pengeluaran barang) Data produk yang dipesan disusun dalam daftar ini sesuai dengan lokasi rak dalam gudang, sehingga saat pengambilan barang dapat dilakukan secara lebih efisien. Menurut Hall (2001:188) Daftar pengambilan barang atau surat perintah pengeluaran barang disebut juga tiket pengambilan (picking ticket). Dokumen ini mengidentifikasikan lokasi rak gudang dari
18
barang yang akan dikeluarkan, juga memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk menyerahkan barang yang dimaksud. e). Daftar Pengemasan Barang Disertakan pada barang sewaktu pengemasan. Daftar ini umumnya copy dari surat pesanan penjualan atau daftar pengambilan barang. Menurut Mulyadi (2001:214) daftar pengemasan barang disebut slip pembungkus/slip pengepakan, dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan diperusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya. f). Surat Muat (Bill of Lading) Dokumen ini disiapkan untuk perusahaan kurir yang akan mengangkut produk dan berisi pernyataan bahwa barang tersebut secara legal diangkut, bahwa biaya pengangkutan telah dilunasi atau dapat ditagih dan bahwa alamat yang dituju mempunyai hak untuk menerima barang yang diangkut ditempat tujuan. g). Pemberitahuan Pengiriman/Surat Jalan/Surat Order Pengiriman Berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan pemberitahuan ini disampaikan pada bagian penagihan. Pemberitahuan pengiriman disebut juga surat jalan. Surat jalan tersebut sudah ditandatangani oleh penerimaan barang. Menurut Mulyadi (2001:214) surat jalan disebut juga surat order pengiriman yang dibuat oleh bagian penjualan yang memberi otoritas kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi yang tertera dalam dokumen tersebut. h). Tagihan (faktur) penjualan Berfungsi sebagai masukan penjualan karena formulir ini memuat total transaksi. Demikian juga menurut Mulyadi (2001:258) faktur penjualan dalam pencatatan piutang digunakan sebagai dasar timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Transaksi penjualan dilampiri surat muat (bill of lading) dan surat order pengiriman (surat jalan) sebagai pendukung telah dilaksanakannya penjualan kredit. Hall (2007:230) menyebutkan faktur penjualan (sales invoice) adalah tagihan pelanggan, yang menunjukkan barang dan kuantitas yang dikirim, harga per unit, biaya pengiriman, dan total jumlah tagihan ke pelanggan.
19
3).Proses Siklus Pendapatan. Romney dan Steinbart (2005:7) berpendapat bahwa proses siklus pendapatan dimulai saat entri pesanan penjualan sampai penagihan kas sebagai berikut : a).Entri Pesanan Penjualan. Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari pelanggan ke departemen bagian pesanan penjualan yang bertanggung jawab pada direktur utama pemasaran melakukan proses entri pesanan penjualan. Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap : (1). Mengambil pesanan pelanggan Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara melalui telepon, website atau melalui tenaga penjualan dilapangan. (2). Persetujuan kredit Penjualan secara kredit dapat diproses bila persetujuan kredit disetujui. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik yaitu tidak memiliki saldo yang lewat jatuh tempo, maka diberlakukan otoritas umum untuk bagian pengambilan pesanan menyetujui pesanan penjualan. Hal ini bisa dicapai dengan membuat batas kredit (saldo kredit maksimum yang diizinkan) untuk setiap pelanggan berdasarkan pada catatan kredit pelanggan yang lalu dan kemampuan membayar. Persetujuan kredit yang melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk menverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan menverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang ada tidak melebihi batas kredit yang telah ditetapkan. Dengan berpedoman pada ketentuan diatas, maka pemeriksaan dapat dibuat otomatis selama proses entri pesanan. Apabila pesanan yang diajukan menyebabkan saldo rekening pelanggan melebihi batas, maka bagian kredit memutuskan pesanan tersebut disetujui atau ditolak. Sedangkan persetujuan kredit untuk pelanggan baru menurut Hall (2001:188) dilakukan investigasi keuangan secara lengkap agar dapat menentukan batas kredit. (3). Memeriksa ketersediaan persediaan Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal
20
pengiriman, akurasi proses ini adalah hal penting karena apabila catatan persediaan tidak akurat dan sesuai dengan kondisi terakhir, pelanggan bisa saja kecewa ketika terjadi penundaan pengiriman pesanan. b).Pengiriman Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap : (1).Mengambil dan mengepak pesanan Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana dan jumlah dari setiap produk, untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja bagian gudang mencatat jumlah setiap barang yang diambil, baik dalam kartu pengambilan barang itu sendiri jika menggunakan dokumen kertas, maupun dengan memasukkan data ke dalam sistem jika formulir elektronik yang digunakan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman. (2). Kirim pesanan Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirimkan secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. c).Penagihan dan Piutang Usaha Aktivitas ketiga dalam siklus pendapatan adalah melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihara data piutang usaha. (1). Penagihan Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang dikirimkan adalah hal yang penting. Aktivitas penagihan merupakan aktivitas pemprosesan informasi akuntansi yang mengemaskan ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang
21
mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirim, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan. Dokumen yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan, yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus mengirim pembayaran. (2). Pemeliharaan data piutang usaha Fungsi piutang dagang bertanggung jawab kepada kontroler, melakukan dua tugas dasar : menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.
d). Penagihan Kas Langkah terakhir dalam aktivitas siklus pendapatan adalah kasir, orang yang melapor pada bendahara menangani pengiriman uang pelanggan dan menyimpan ke bank.
b. Retur Penjualan Kredit Pelanggan dapat melakukan pengembalian barang yang dibeli (retur penjualan) karena barang yang dikirim tidak sesuai pesanan, barang rusak, barang dikirim terlalu lama dan pembeli menolak barang yang telah dikirim. 1).Dokumen yang digunakan dalam Retur Penjualan. Menurut Mulyadi (2001:231-236) dokumen yang digunakan sebagai berikut : a). Memo Kredit Dibuat oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli. Memo kredit digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan.
22
b). Laporan Penerimaan Barang Laporan penerimaan barang dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan diterima dan diperiksanya barang yang diterima dari pembeli. 2).Prosedur dan Fungsi terkait Retur Penjualan Menurut Mulyadi (2001:231-236) fungsi dan prosedur dalam retur penjualan sebagai berikut : a). Fungsi Penjualan membuat Memo Kredit Berdasarkan pemberitahuan retur penjualan dari pembeli, fungsi penjualan membuat memo kredit yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli. Dalam kebijakan retur (pengembalian barang) dibagi dalam 2 yaitu persetujuan umum yang memberi wewenang kepada bagian penjualan untuk mengesahkan retur penjualan tersebut. Yang kedua yaitu persetujuan khusus diberikan untuk nilai pengembalian atau jumlah pengembalian melebihi wewenang bagian penjualan, bagian penjualan akan meminta persetujuan pada bagian kredit (Hall 2001:194-196,202). b).Fungsi Penerimaan Barang membuat Laporan Penerimaan Barang. Fungsi penerimaan
barang menerima
barang dari pembeli
berdasarkan perintah dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi. c).Fungsi Akuntansi mencatat transaksi retur penjualan Fungsi Akuntansi mencatat berkurangnya piutang dan penjualan akibat dari transaksi retur penjualan kedalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dan kedalam buku pembantu piutang. Juga dicatat kurangnya harga pokok penjualan (HPP) dan bertambahnya persediaan kedalam jurnal umum dan buku pembantu persediaan.
23
c. Penerimaan Kas dari Piutang Dagang 1).Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang dagang menurut Mulyadi (2001:487) sebagai berikut : a). Fungsi Sekretariat Bertanggung jawab dalam penerimaan cek, surat pemberitahuan melalui pos dari para pelanggan perusahaan dan bertugas membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para pelanggan. b). Fungsi Penagihan. Jika perusahaan melakukan penagihan secara langsung kepada pelanggan
melalui penagihan
perusahaan,
fungsi penagihan
bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para pelanggan perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. c). Fungsi Kas (Kasir) Bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekterariat jika penerimaan kas dari piutang melalui pos, atau fungsi penagihan jika penerimaan kas dari piutang melalui penagihan perusahaan. Fungsi kasir juga bertanggung jawab untuk segera menyetorkan kas yang diterima ke bank dalam jumlah penuh. d). Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan
kas dan
berkurangnya piutang. e). Fungsi Pemeriksaan Intern Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi pemeriksaan intern bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan fungsi kasir secara periodik dan bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
24
2). Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2001:488-489) adalah : a). Surat Pemberitahuan Pembayaran Dokumen ini dibuat oleh pelanggan untuk memberitahukan maksud pembayaran yang dilakukan. b). Daftar Surat Pemberitahuan / Daftar Pembayaran Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka amplop surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagihan perusahaan maka pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu. c). Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor bank yang sudah ditandatangani dan dicap oleh bank setelah penyetoran ke bank, kemudian diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas. d). Kuitansi Kuitansi merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat perusahaan untuk pelanggan yang telah melakukan pembayaran hutang mereka, biasanya kuitansi ini diberikan setelah pemasok menerima pembayaran. Namun, di Indonesia juga berlaku penyerahan lebih dahulu kuitansi kepada perusahaan yang akan melakukan pembayaran sebelum pemasok benar-benar menerima cek dari perusahaan pembayar. Hal ini dilakukan oleh perusahaan yang melakukan pembayaran untuk memperoleh jaminan diperolehnya bukti tanda terima pembayaran dari pihak yang akan menerima pembayaran (Mulyadi 2001:23).
25
3). Prosedur Penerimaan Pembayaran Piutang dengan metode langsung menurut Hall (2001:219-221) yaitu : a). Ruang Penerimaan Dokumen Ruang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan dokumen pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran. cek dan salinan dari daftar pembayaran dikirimkan ke departemen penerimaan tunai. Dokumen pembayaran dan salinan daftar pembayaran diteruskan ke departemen piutang.
b). Departemen Penerimaan Tunai Petugas penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran bank. Melalui terminal komputer, petugas membuat catatan jurnal dari total penerimaan tunai. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan satu salinan dari slip setoran bank. Pada akhir, petugas akan menyetorkan uang tersebut ke bank.
c). Departemen Piutang Petugas departemen piutang menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran. Melalui terminal komputer, petugas membuat transaksi penerimaan tunai untuk setiap dokumen pembayaran. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran.
d). Departemen Pemprosesan Data Pada akhir hari, program batch akan melakukan proses pencocokan antara file jurnal dengan file transaksi penerimaan tunai, dan melakukan update pada rekening pembantu piutang dan rekening kontrol buku besar umum (piutang-kontrol dan kas).
26
D. Sistem Pengendalian Internal
atas
Siklus
Pendapatan
Berbasis
Komputer Sistem informasi akuntansi yang dimiliki oleh perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya suatu sistem pengendalian internal sebab sistem pengendalian internal yang lemah akan mengakibatkan kekayaan perusahaan tidak terjamin keamanannya, informasi akuntansi tidak teliti dan tidak handal, dan kebijakan manajemen tidak dapat dipatuhi. Dengan adanya sistem pengendalian internal (SPI) memberikan petunjuk bagi manajemen untuk mencegah dan mengidentifikasi masalah yang ada sehingga dapat menindaklanjuti dan membuat kebijakan-kebijakan yang bermanfaat bagi perusahaan. Pengertian sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2001:163) adalah : “Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”. Menurut Bodnar dan Hopwood (2000:186-195) terjemahan Amir dan Rudi menyebutkan bahwa alat pengendalian pemprosesan transaksi berbasis komputer terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
27
Pengendalian
Umum
dan
pengendalian
aplikasi
sebagai
alat
pengendalian pemprosesan transaksi berbasis komputer sebagai berikut : 1. Pengendalian Umum Pengendalian
umum
memperhatikan
keseluruhan
lingkungan
pemprosesan transaksi, yang mencakup hal-hal berikut ini : a. Pengendalian Organisasi 1).Pemisahan Tugas. Tanggung jawab otoritas, penanganan fisik, dan pencatatan untuk penanganan dan pemprosesan transaksi dilakukan secara terpisah didasarkan pada prinsip-prinsip fungsional organisasi, menurut Mulyadi (2001:166) pemisahan fungsi diantaranya meliputi : a). Dalam sistem penjualan harus ada pemisahan fungsi dan tugas antara yang melakukan kegiatan penjualan, memberi otorisasi untuk melaksanakan kegiatan, mencatat penjualan, pengeluaran barang, dan penerimaan hasil penjualan. Sedangkan dalam penerimaan kas harus ada pemisahan antara bagian akuntansi, penagihan dan penerimaan kas. b). Transaksi penjualan harus dilakukan sesuai fungsi dan tanggung jawab, sehingga tidak ada transaksi yang dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi. Adanya pemisahan tugas agar terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, maka setiap unit melaksanakan tugasnya. 2).Bagian PDE (Pengelola Data Elektronik) hanya menangani pengolahan data dan dalam struktur organisasi bagian PDE harus terdapat pemisahan fungsi personel, antara analisis sistem, pemprogram, operator komputer, librarian, klerk pengendalian Data.
b. Prosedur-prosedur Operasi Umum 1).Definisi Tanggung Jawab Deskripsi tugas-tugas untuk setiap fungsi pekerjaan didalam sistem pemprosesan transaksi harus diindikasikan secara jelas. 2).Pelatihan Personel Karyawan diberikan instruksi yang jelas dan diuji atas pemahaman mereka sebelum diberikan kewajiban baru.
28
3).Keandalan Personal Yang melaksanakan pemprosesan bergantung pada fungsi dalam suatu pola yang konsisten. 4).Kompetesi Personel Karyawan yang diberi tugas memproses atau menyelia sistem pemprosesan transaksi memiliki pengetahuan teknis yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi-fungsi mereka. 5).Rancangan Formulir Formulir-formulir yang terkait dengan siklus pendapatan dibuat secara jelas, dapat dipahami, padat dan dapat memuat seluruh informasi yang diperlukan dengan cara yang mudah dilakukan. 6).Formulir yang dipranomori Nomor-nomor didalam formulir-formulir terpisah dicetak untuk memungkinkan dideteksi kerugian atau kesalahan dan untuk pertanggung jawaban oleh yang berwenang. 7).Dokumentasi Berupa catatan-catatan tertulis untuk tujuan terselenggaranya komunikasi. 8).Prosedur-prosedur operasi komputer Terdapat serangkaian pedoman pengoperasian komputer.
c. Pengendalian Peralatan dan Akses Data 1).Backup dan Pemulihan. Backup terdiri dari peralatan file, dan prosedur-prosedur yang tersedia jika yang aslinya rusak atau tidak dapat digunakan. Pemulihan merupakan kemampuan untuk menciptakan kembali filefile master dengan menggunakan file-file dan transaksi-transaksi terdahulu. 2).Jejak Transaksi. Ketersediaan alat pembaca mekanis atau manual untuk penjejakan status dan isi catatan transaksi terpisah ke belakang atau ke depan dan diantara keluaran, pemprosesan dan sumber. 3).Statistik Sumber Kekeliruan Akumulasi informasi dalam jenis kesalahan dan sumber. Ini digunakan untuk menentukan hakekat hasil yang dibutuhkan untuk mengurangi kesalahan.
29
4).Penanganan Yang Aman Aktiva-aktiva informasi memberikan keamanan terhadap aktiva berwujud seperti kas, surat berharga, dan sejenisnya. 5).Pengendalian Akses Adanya prosedur yang memberi batasan untuk orang-orang tertentu yang mengakses data yang terdapat dalam komputer.
2. Pengendalian Aplikasi Pengendalian
aplikasi
dikhususkan
untuk
aplikasi
individual.
Pengendalian-pengendalian aplikasi dikategorikan menjadi pengendalian masukkan, pemprosesan, dan keluaran. a. Pengendalian Masukkan Pengendalian masukkan dirancang untuk mencegah atau mendeteksi atau mendeteksi kekeliruan dalam tahap masukkan pengolahan data. 1).Otorisasi Pembatasan pengenalan transaksi atau kinerja proses untuk individu tertentu saja. Menurut Hall (2001: 158) otorisasi ada 2 sebagai berikut : a).Otorisasi Umum diberikan oleh personal operasi untuk melaksanakan operasi sehari-hari, aturan-aturan keputusan ditetapkan dimuka dan tidak perlu persetujuan tambahan. b).Otorisasi Spesifik (otorisasi khusus) berkaitan dengan keputusan kasus per kasus yang berkaitan dengan transaksi non rutin. Biasanya otorisasi spesifik tanggung jawab manajemen. 2).Persetujuan Persetujuan transaksi untuk diproses setelah diidentifikasi. 3).Masukkan Terformat Spasi otomatis dan pergeseran format field data selama masukkan data kealat pencatatan.
30
4).Penandaan/Pengesahan Pemberian tanda pada formulir atau dokumen penjualan untuk menyetujui atau tidak menyetujui proses lanjutan. 5).Password Otorisasi untuk memungkinkan akses data atau pemprosesan dengan cara memberikan kode atau sinyal yang hanya diketahui oleh orang yang diberi hak untuk mengotorisasi. 6).Pengecekan Kelengkapan Pengujian bahwa masukkan data telah dibuat dalam field yang tidak dapat diproses dalam tempat kosong. 7).Pengecekan Batas Pengujian untuk menyakinkan bahwa hanya data didalam batas yang telah ditentukan yang akan dimasukkan ke dalam sistem dan diterima oleh sistem.
b. Pengendalian Pemprosesan Pengendalian
pemprosesan
untuk
memberi
jaminan
bahwa
pemprosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan dan tidak ada transaksi yang hilang atau diolah dengan tidak benar ke dalam arus pemprosesan. 1). Standarisasi Prosedur-prosedur yang seragam, terstruktur, dan konsisten telah dikembangkan untuk seluruh pemprosesan data penjualan. 2). Penyajian Saldo Pengujian kesamaan antara nilai-nilai dari dua pos yang ekuivalen dari satu pos dengan total pengendalian. Setiap perbedaan mengindikasikan adanya kesalahan. 3). Pemadanan/Pencocokan. Memadankan (matching) pos-pos dengan pos-pos lain yag diterima dari sumber yang independen untuk mengendalikan pemprosesan transaksi.
31
c. Pengendalian Keluaran Pengendalian keluaran untuk memeriksa bahwa masukkan dan pemprosesan menghasilkan keluaran yang sah dan keluaran tersebut didistribusikan dengan tepat. 1).Rekonsiliasi Identifikasi dan analisis perbedaan diantara nilai yang dicakup dalam dua file yang identik atau diantara file rinci dan total pengendalian. 2).Penyajian Umur (Aging) Identifikasi dari pos-pos yang tidak diproses atau ditahan dalam file sesuai dengan tanggal, biasanya tanggal transaksi. 3).Suspense Berkas Berkas yang memuat pos-pos yang tidak diproses atau diproses sebagian, menunggu tindakan selanjutnya. 4).Audit Periodik Verifikasi periodik atas file atau pemprosesan untuk mendeteksi masalah-masalah pengendalian.
Selain memperhatikan pengendalian umum dan pengendalian aplikasi, manajemen perlu mengetahui eksposur-eksposur dalam siklus pendapatan, sehingga dapat menyediakan sistem pengendalian. Eksposur adalah suatu kelemahan/situasi terbuka tanpa perlindungan yang dapat menyebabkan kerugian keuangan atau kerusakan-kerusakan dari peristiwa yang tidak diinginkan. Romney dan Steinbart (2004:31) menyebut eksposur sebagai ancaman. (Tabel 2.1 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan).
32
Tabel 2.1 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan
No Proses/Aktivitas 1. Entri pesanan penjualan
Ancaman
Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
a. Pesanan Pemeriksaan edit entri data pelanggan yang berupa : tidak lengkap atau 1. Pemeriksaan kelengkapan tidak akurat. masukkan data. 2. Pencarian otomatis data referensi seperti alamat pelanggan. 3. Uji kewajaran dengan membandingkan jumlah yang dipesan dengan kode barang dan catatan penjualan terdahulu. b. Penjualan secara kredit pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk.
c. Legitimasi pesanan. d.Habisnya persediaan.
1. Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan. Staf administrasi bagian entri pesanan penjualan harus diberi akses baca saja ke informasi batas kredit tiap pelanggan. 2. Catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan. Agar prosedur diatas dapat berjalan, maka persetujuan kredit harus disetujui sebelum pelepasan barang dari persediaan. Tanda tangan diatas dokumen kertas atau tanda tangan digital. 1. Pastikan bahwa catatan jumlah persediaan untuk penjualan adalah akurat. 2. Perhitungan fisik persediaan secara periodik/pada waktu tertentu. 3. Kinerja Pemasok.
33
No. Proses/Aktivitas
2. 2. Pengiriman barang
3. Penagihan dan Piutang dagang
Ancaman
Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
a. Kesalahan 1. Rekonsiliasi pesanan penjualan pengiriman dengan kartu pengambilan dan berupa; barang slip pengepakan. dagangan yang 2. Pemindai kode garis. salah, jumlah 3. Pengendalian aplikasi entri data. yang salah, alamat yang salah. b. Pencurian persediaan.
1. Batasi akses fisik ke persediaan. 2. Dokumentasi semua transfer internal persediaan. 3. Perhitungan fisik persediaan secara periodik dan rekonsiliasi perhitungan persediaan dengan jumlah yang dicatat.
a. Kegagalan untuk menagih pelanggan.
1. Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. 2. Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman. 3. Rekonsiliasi faktur secara periodik. 4. Rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan.
b. Kesalahan dalam penagihan.
1. Pengendalian edit entri data. 2. Daftar Harga.
c. Kesalahan dalam 1. Rekonsiliasi buku pembantu memasukkan data piutang usaha dengan buku besar. ketika memperbaharui 2. Laporan bulanan ke pelanggan. piutang dagang.
34
No. Proses/Aktivitas
Ancaman
Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan
4. Penagihan kas
Pencurian kas
1. Pemisahan tugas untuk : Bagian pemegang kas/cek dan memasukkan data kiriman ke rekening pelanggan dipisahkan untuk menghindari jenis penggelapan khusus yang disebut gali lubang tutup lubang (lapping). 2. Minimalis penanganan kas. 3. Konfirmasi pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan. 4. Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan bagian yang tidak terlibat dalam pemprosesan kas.
5. Masalah-masalah pengendalian umum
Kehilangan data
1. Prosedur cadangan data. 2. Pengendalian akses.
Sumber : Sistem Informasi Akuntansi oleh Marshall B Romney dan Paul Steinbart terjemahan Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2004:31).
