BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pengertian dan Tujuan Sistem Akuntansi. kebutuhan yang penting bagi pihak intern maupun pihak ekstern perusahaan

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian dan Tujuan Sistem Akuntansi. Informasi dari suatu perusahaan, terutama informasi keuangan merupakan kebutuhan yang penting bagi pihak intern maupun pihak ekstern perusahaan. Guna memenuhi kebutuhan informasi yang cepat, akurat, dan berdaya guna, maka didesain suatu sistem akuntansi. Sistem akuntansi merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen yang mengolah data keuangan menjadi informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pihak intern maupun ekstern. Bagi pihak intern, sistem akuntansi merupakan sarana bagi manajemen untuk memperoleh informasi keuangan mengetahui, mengevaluasi dan mengambil keputusankeputusan dalam menjalankan perusahaan. Sedangkan bagi pihak ekstern, seperti kreditur, investor, pemerintah dan suplier, memerlukan informasi keuangan dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Sebelum membahas mengenai sistem akuntansi, maka terlebih dahulu akan dibicarakan pengertian akuntansi itu sendiri. Menurut Warren, Reeve, dan Fees (2005:10) defenisi akuntansi adalah “sebagai sistem informasi yamg menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan”. Menurut Arens dan Loebbecke (1997:3), “Akuntansi adalah proses pencatatan, pengelompokan, dan pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan untuk menyajikan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.

Universitas Sumatera Utara

Agar data keuangan tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak manajemen maupun pihak luar, maka data tersebut harus diolah dan diproses dalam suatu sistem yang mengatur arus dan pengolahan data akuntansi sehingga dihasilkan suatu informasi yang berguna. Berikut ini akan diberikan defenisi sistem dan prosedur menurut W. Gerald Cole (Cecil Gillespie, 1971:2): A system is a network of related procedures developed according to one integreted scheme for performing a major activity of the business. A procedure is a sequence of clerical operations, usually involving several people in one or more departement, established to ensure uniform handling of a recurring transaction of the business. Maksudnya, sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Defenisi diatas mengandung arti bahwa sistem dan prosedur saling berhubungan. Sistem merupakan kumpulan dari prosedur yang saling berkaitan, sedangkan prosedur merupakan urutan pekerjaan untuk menjamin perlakuan yang seragam atas transaksi-transaksi yang berulangkali atau secara rutin terjadi didalam perusahaan. Menurut James A. Hall (2001:5), “sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)”.


Setelah diuraikan pengertian akuntansi, sistem, dan prosedur, maka selanjutnya dikemukakan pengertian sistem akuntansi. Menurut Warren, Reeve, dan Fees (2005:226) menyatakan bahwa “sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan”. Mulyadi (2001:3) memberikan defenisi sistem akuntansi sebagai berikut : “Sistem akutansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Penyusunan sistem akuntansi dilakukan dengan berbagai tujuan. Cecil Gellespie (1971:7) mengemukakan tujuan sistem akuntansi : 1. To improve the information provided by the sistem, in quality, timelines, or structure of the information. 2. To improve the accounting control and internal check, that is, to improve the dependability of accounting information and to provide complete records of accountability for the protection of the assets of the business. 3. To decrease the clerical cost of keeping the records. Dari rumusan diatas dapat diketahui bahwa tujuan sistem akuntansi adalah untuk membantu meningkatkan mutu informasi yang dihasilkan sistem, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. Sistem akuntansi juga untuk meningkatkan pengawasan akuntansi dan internal check guna meningkatkan tingkat kepercayaan terhadap informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan yang lengkap mengenai pertanggungjawaban untuk perlindungan kekayaan perusahaan, dan untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.


Sejalan dengan tujuan diatas, R. N. Anthony dan J. S. Reece (1983:108) mengemukakan bahwa sistem akuntansi yang baik dapat mencapai beberapa tujuan antara lain : 1. To process the information efficiently, that is, at low cost. 2. To obtain reports quickly. 3. To ensure a high degree of accuracy. 4. To minimize the possibility of theft or fraud. Dari rumusan di atas dapat diketahui bahwa tujuan sistem akuntansi antara lain untuk memproses informasi secara efisien pada tingkat harga yang rendah, untuk menghasilkan laporan dengan cepat, untuk menjamin tingkat ketepatan yang tinggi, serta untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya korupsi atau kecurangan.

2.2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi Oleh karena bentuk perusahaan beragam, maka sasaran sistem akuntansi juga beragam, meskipun intinya tetap sama, yaitu menyajikan informasi. Tanpa memandang bentuk perusahaan, suatu sistem akuntansi selalu terbentuk dari : a. Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota (voucher), cek, dan laporan-laporan yang dipergunakan untuk membangun sistem akuntansi dan administrasi perkantoran, termasuk berbagai prosedur yang merupakan dasar pembuatan ayat-ayat akuntansi. b. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu-kartu dan buku-buku dalam pengertian harafiah, maupun dalam bentuk format yang hanya terbaca oleh mesin. Buku-buku ini meliputi jurnal maupun buku besar.


c. Serangkaian laporan atau pernyataan, seperti misalnya neraca saldo, abstraksi buku besar, perhitungan laba rugi, dan neraca. d. Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk operasi pengolahan data elektronik, yang harus dilaksanakan untuk mencatat berbagai informasi akuntansi pada formulir, buku jurnal, buku besar, serta dalam penyusunan laporan dan surat pernyataan. Menurut Mulyadi (2001:3) ada 5 unsur yang terdapat dalam akuntansi yang pokok, yaitu : 1. 2. 3. 4. 5.

Formulir Jurnal Buku Besar Buku Pembantu Laporan

Ad. 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir

ini

peristiwa

yang

terjadi

dalam

organisasi

direkam

(didokumentasikan) diatas secarik kertas. Formulir sering disebut juga dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi kedalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Dalam sistem akuntansi manual, media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data kedalam sistem pengolahan data seperti papan ketik (key board),


optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch sensors, dan cats. Ad. 2. Jurnal Setelah suatu transaksi direkam dalam formulir, pencatatan akuntansi yang pertama kali dilakukan adalah menjurnal. Dibanding dengan catatan akuntansi yang lain, pencatatan dalam jurnal biasanya lebih lengkap dan lebih terinci, serta menurut urutan tanggal kejadian transaksi. Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Dalam sistem akuntansi, jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi satu transaksi pun yang tidak tercatat; catatan yang dilakukan di dalamnya lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain, agar catatan tersebut mudah diusut kembali ke dokumen sumbernya. Perusahaan yang transaksinya masih sedikit hanya memerlukan jurnal umum dengan dua kolom, debit dan kredit. Perusahaan yang besar dan terdapat banyak jenis transaksi di dalamnya memerlukan jurnal khusus disamping jurnal umum. Prinsip dasar yang melandasi pembuatan rancangan jurnal adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2001:104) : 1. Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai. 2. Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi ke dalam penggolongan pokok tertentu, seperti penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, dan pembelian. 3. Penggunaan kolom-kolom khusus dalam jurnal. 4. Nama kolom dan jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 5. Kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka yang akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 6. Jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga pekerjaan menyalin informasi dari dokumen sumbernya dibuat sangat minimum.


7. Adanya dukungan antara dokumen sumber tertentu dengan jurnal sehingga pertanggungjawaban informasi dapat ditentukan. Ad. 3. Buku Besar Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsurunsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Buku besar merupakan tempat untuk menampung informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dengan demikian, susunan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan merupakan dasar untuk menyusun rekening-rekening yang ada dalam buku besar. Selanjutnya rekeningrekening yang ada dalam buku besar digunakan sebagai dasar penggolongan transaksi yang dicatat dalam jurnal. Rekening buku besar ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan. Ad. 4. Buku Pembantu Data keuangan yang digolongkan dalam buku besar memerlukan rincian lebih lanjut yang dibentuk dalam buku pembantu. Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan akuntansi akhir juga karena


setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi. Ad. 5. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (1999:3) : “Tujuan laporan keuangan adalah menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja serta perubahan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dalam pengambilan keputusan ekonomi”. Laporan keuanga dapat berbentuk neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan ekuitas, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Agar informasi dalam laporan keuangan berguna bagi pemakai, laporan keuangan harus mengandung karakteristik kualitatif sebagai berikut : dapat dipahami, relevan, materialitas, keandalan, penyajian jujur, substansi mengungguli bentuk, netralitas, pertimbangan sehat, kelengkapan, dan dapat dibandingkan. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan yang umumnya dihasilkan oleh sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas meliputi laporan keuangan, laporan-laporan yang berkaitan dengan kas, laporan harian, mingguan, dan bulanan, laporan tercetak dan tayangan pada layar monitor komputer. Selain unsur-unsur tersebut, defenisi dari Howard F. Stettler juga menyebutkan alat-alat sebagai unsur sistem akuntansi. Alat-alat adalah alat-alat yang digunakan untuk melakukan pencatatan sehingga dapat dihasilkan laporan.


Alat-alat disini dapat berbentuk mesin-mesin pembukuan, mulai dari yang sederhana sampai dengan yang cukup rumit termasuk komputer.

2.3. Sistem Akuntansi dan Pengendalian Intern Berdasarkan definisi sistem akuntansi dan tujuan penyusunan sistem akuntansi, maka suatu sistem yang efektif selain dapat mengolah data keuangan perusahaan juga harus dapat menjadi kontrol bagi perusahaan. Alat kontrol ini selanjutnya didukung dengan sistem pengendalian yang disebut dengan pengendalian intern. Menurut Romney dan Steinbart dalam bukunya Accounting Information Systems (2003:95), “Internal control is the plan of organization and the methods a business use to safeguard assets, provite accurate and reliable information, promote and improve operational efficiency, and encourage adherence to prescribed managerial polycies”. Maksudnya adalah pengendalian intern adalah suatu rencana organisasi dan metode bisnis yang digunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan dapat diandalkan, mendorong dan memperbaiki efisiensi operasional, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Sedangkan menurut Standar Auditing seksi 319, Pertimbangan atas Pengendalian Intern dalam Audit Laporan Keuangan paragraf 06 (2001:319.2) : Pengendalian intern adalah suatu proses – yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain – yang didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.


Ada lima komponen pengawasan intern yang saling berkaitan menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2001:319.2), yaitu : 1. 2. 3. 4.

Lingkungan pengendalian (control environtment) Penilaian risiko (risk assessment) Informasi dan komunikasi (information and comunication) Pemantauan (monitoring)

Ad. 1. Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari keempat komponen pengendalian intern lainnya. Lingkungan pengendalian menetapkan corak atau suasana suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian para manajemen dan pegawainya. Menurut Mulyadi (1998:175) : Berbagai faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas, antara lain : nilai integritas dan etika, komitmen terhadap kompetensi, dewan komisaris dan komite audit, filosofi dan gaya operasi manajemen, struktur organisasi, pembagian wewenang dan pembebanan tanggungjawab, kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Nilai integritas merupakan tanggung jawab yang dijunjung tinggi oleh pihak manajemen, yaitu suatu kemampuan untuk mewujudkan apa yang dikatakan atau yang telah menjadi komitmennya. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan dan paduan antar kecerdasan,

pelatihan,

dan

pengalaman

yang

dituntut

dalam

pengembangan kompetensi. Untuk menciptakan independensi auditor, perusahaan-perusahaan yang go-public sebaiknya mengalihkan wewenang penunjukan auditor dar tangan manajemen puncak ke tangan dewan komisaris atau komite audit.


Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu entitas harus dilaksanakan. Struktur

organisasi

memberikan

kerangka

untuk

perencanaan,

pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas entitas. Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab merupakan perluasan lebih lanjut dari pengembangan struktur organisasi. Pembagian wewenang yang jelas akan dapat mengalokasikan sumber daya yang dimiliknya serta memudahkan pertanggungjawaban konsumsi sumber daya organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi. Perusahaan juga sangat penting memiliki karyawan yang kompeten dan jujur agar tercipta lingkungan pengendalian yang baik. Maka dari itu, perusahaan perlu memiliki metode atau kebijakan yang baik dalam menerima karyawan, mengembangkan kompetensi mereka, menilai prestasi dan memberikan kompensasi atas prestasi mereka. Ad. 2. Penilaian risiko Penilaian risiko merupakan komponen kedua dari pengendalian intern. Penilaian resiko bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengukur risiko-risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan.


Menurut James A. Hall (2001:156) Risiko dapat muncul atau berubah dari situasi seperti ini : • • •

Perubahan dalam lingkungan operasi yang memaksa tekanan baru atau berubah dari perusahaan. Restrukturisasi organisasi menghasilkan pengurangan dan/atau pengalokasian kembali personel-personel dari operasi bisnis dan pemrosesan transaksi yang diproses. Penerapan prinsip akuntansi yang baru mempengaruhi persiapan pelaporan keuangan.

Ad. 3. Informasi dan komunikasi Informasi dan komunikasi merupakan komponen ketiga dari pengendalian intern. Sistem informasi terdiri atas catatan-catatan dan metode yang digunakan untuk memulai mengidentifikasi, menganalisis, dan mencatat transaksi organisasi serta untuk memperhitungkan aktiva dan kewajiban terkait. Sistem akuntansi yang efektif menurut Mulyadi (1998: 179) adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Sah Telah diotorisasi Telah dicatat Telah dinilai secara wajar Telah digolongkan secara wajar Telah dicatat dalam periode yang seharusnya Telah dimasukkan kedalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar. Setiap transaksi yang dicatat adalah sah (validitas). Pengendalian

intern tidak dapat memberikan transaksi-transaksi yang fiktif yang sebenarnya tidak terjadi didalam jurnal atau catatan akuntansi lainnya. Setiap transaksi diotorisasi dengan tepat (otorisasi). Setiap transaksi diotorisasi dengan tepat oleh yang berkompeten dan berwenang untuk melakukan otorisasi itu. Otorisasi penting untuk mencegah adanya


transaksi curang yang mengakibatkan pemborosan atau perusakan terhadap aktiva perusahaan. Setiap transaksi yang terjadi dicatat (kelengkapan). Setiap transaksi yang terjadi dicatat, dengan prosedur yang dimiliki oleh perusahaan memberikan pengawasan untuk mencegah penghilangan setiap transaksi dari catatan. Setiap transaksi dinilai dengan tepat (penilain). Pengawasan intern yang memadai selalu disertai prosedur untuk menghindari kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan setiap transaksi pada berbagai langkah proses pencatatan. Setiap transaksi diklasifikasikan dengan tepat (klasifikasi). Klasifikasi perkiraan yang tepat sesuai dengan bagan perkiraan yang dimiliki oleh perusahaan harus ditetapkan didalam jurnal jika laporan keuangan hendak dinyatakan dengan tepat. Klasifikasi ini juga mencakup berbagai kategori seperti divisi dan hasil produk. Setiap transaksi dicatat pada waktu yang tepat (ketepatan waktu). Pencatatan setian transaksi baik sebelum atau sesudah saat terjadinya, selalu menimbulkan kemungkinan adanya kelalaian untuk mencatatnya atau dicatat dengan jumlah yang tidak benar. Jika keterlambatan pencatatan terjadi pada akhir periode, maka laporan keuangan akan mengandung kesalahan. Setiap transaksi dimasukkan dengan tepat kedalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan ikhtisar). Dalam

beberapa

keadaan,

masing-masing

transaksi

diikhtisarkan


(dirangkum menjadi satu) dan dijumlahkan sebelum dicatat kedalam jurnal yang bersangkutan. Lalu jurnal itu diposting ke dalam buku besar, dan buku besar tersebut diikhtisarkan lagi dan digunakan untuk menyusun laporan keuangan. Selain metode yang digunakan untuk memasukkan setiap transaksi, pengawasan yang memadai selalu dibutuhkan untuk memastikan bahwa pengiktisaran tersebut adalah benar. Ad. 4. Aktivitas pengendalian Menurut Romney dan Mashall (2003:236) “aktivitas pengendalian, yang merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dicapai”. Dikatakan dalam buku juga (2003:236), secara umum prosedur-prosedur pengendalian termasuk satu dari lima kategori berikut ini : 1. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai. 2. Pemisahan tugas. 3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai. 4. Penjagaan aset dan catatan yang memadai. 5. Pemeriksaan independen atau kinerja. Didalam organisasi atau perusahaan, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Otorisasi transaksi dapat bersifat umum dan dapat bersifat khusus. Otorisasi umum adalah otorisasi yang diberikan oleh pihak manajemen kepada pegawai untuk menangani transaksi rutin tanpa persetujuan khusus. Sedangkan otorisasi khusus adalah otorisasi yang diberikan oleh pihak manajemen untuk beberapa transaksi tertentu yang terjadi karena keadaan khusus.


Pemisahan tugas merupakan aktivitas pengendalian yang paling penting. Pemisahan tugas mempunyai tujuan pokok yaitu untuk mencegah dan untuk dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan

tugas yang dibebankan kepada

seseorang. Desain dan penggunaan catatan yang memadai membantu untuk memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap atas seluruh data transaksi yang berkaitan dalam membuat rancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai. Menurut Arens dan Loebbecke (1997:266) dokumen dan catatan sebaiknya : 1. Berseri dan prenumbered. 2. Disiapkan pada transaksi terjadi, atau segera sesudahnya. 3. Cukup sederhana untuk menjamin bahwa dokumen dan catatan dapat dimengerti dengan jelas. 4. Dirancang sedapat mungkin untuk multiguna, sehingga meminimalkan bentuk dokumen dan catatan yang berbeda-beda. 5. Dirancang dalam bentuk mendorong penyajian yang benar. Penjagaan aset bukan saja aset yang berbentuk kas ataupun fisik, tetapi pada masa sekarang ini salah satu aset terpenting perusahaan adalah informasi. Oleh sebab itu, harus diambil langkah-langkah untuk menjaga aset berupa informasi maupun fisik. Pemeriksaan internal untuk memastikan bahwa seluruh transaksi diproses secara akurat. Pemeriksaan ini harus independen, karena pemeriksaan umumnya akan lebig efektif apabila dilaksanakan oleh orang lain yang tidak bertanggung jawab atas jalannya operasi perusahaan.


Ad. 5. Pemantauan Pemantauan adalah proses penetapan kualitas kinerja pengawasan intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan desain dan operasi pengawasan tepat waktu dan tindakan yang dilakukan. Dalam banyak entitas, auditor intern atau personel yang melaksanakan

fungsi

semacam itu,

membantu

untuk

melakukan

pemantauan atas aktivitas entitas melalui evaluasi secara terpisah. Mereka secara teratur memberikan informasi tentang berfungsinya pengawasan intern, memfokuskan sebagian besar perhatian mereka pada evaluasi terhadap

desain

dan

operasi

pengawasan

intern.

Mereka

mengkomunikasikan informasikan tentang kekuatan dan kelemahan serta rekomendasi untuk memperbaiki pengawasan intern. Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dan komunikasi dari pihak luar. Customer secara tersirat menguatkan data penagihan dengan pembayaran faktur mereka atau pengajuan keluhan tentang

pembebanan

yang

diterimanya.

Manajemen

dapat

mempertimbangkan komunikasi yang berkaitan dengan pengawasan intern dari auditor ekstern dalam pelaksanaan pemantauan.

2.4. Sistem Akuntansi Penjualan Sumber pendapatan utama perusahaan berasal dari penjualan. Jadi penjualan merupakan salah satu hal yang penting dalam kegiatan operasi perusahaan.


W.W. Cooper dan Yuri Ijiri (2004:216) mendefinisikan penjualan sebagai berikut : “sale a business transaction involving delivery of commodity, an item of merchandise of property a right, or a service, in exchange for cash, a promise to pay, or money equivalent, or for any combination of these items”. Berdasarkan definisi tersebut penjualan merupakan sebuah transaksi bisnis yang berkaitan dengan pengiriman komoditi, barang dagangan atau jasa, dalam pertukaran dengan kas, janji membayar, atau yang setara dengan kas, atau beberapa kombinasi dari hal-hal tersebut. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit. 2.4.1. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Penjualan tunai oleh perusahaan dilaksanakan dengan mewajibkan pembeli membayar harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima perusahaan, lalu barang diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai dicatat oleh perusahaan. Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah :


1. Faktur penjualan tunai. Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. 2. Pita register kas. Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. 3. Bukti setor bank, dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. 4. Rekapitulasi harga pokok penjualan. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode tertentu. 5. Bukti memorial, yaitu dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual selama satu periode tertentu. Transaksi penjualan tunai dicatat oleh perusahaan dengan menggunakan catatan akuntansi berikut : 1. Jurnal penjualan, digunakan untuk mencatat dan meringkas data penjualan. 2. Jurnal penerimaan kas, yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai. 3. Jurnal umum, digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. 4. Kartu persediaan. Kartu ini diselenggarakan

di fungsi akuntansi dan

digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. 5. Kartu gudang. Catatan ini diselenggarakan fungsi gudang untuk mencatat mutasi dari persediaan barang yang disimpan digudang dan tidak termasuk catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang.


Menurut Mulyadi (2001:469) jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Prosedur order penjualan. Prosedur penerimaan kas. Prosedur penyerahan barang. Prosedur pencatatan penjualan tunai. Prosedur penyetoran kas ke bank. Prosedur pencatatan penerimaan kas. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan.

Ad. 1. Prosedur order penjualan. Bagian order penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan agar fungsi gudang dan fungsi pengiriman dapat menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli. Ad. 2. Prosedur penerimaan kas. Fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman. Ad. 3. Prosedur penyerahan barang. Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. Ad. 4. Prosedur pencatatan penjualan tunai. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.


Disamping itu, fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan. Ad. 5. Prosedur penyetoran kas ke bank. Pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini, fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh. Ad. 6. Prosedur pencatatan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas. Ad. 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum. Bagan arus dari prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut : a. Bagian Order Penjualan : 1. Menerima order dari pembeli. 2. Mengisi faktur penjualan tunai 3 lembar. 3. Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut : Lembar ke-1

: diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayara ke bagian kasir.


Lembar ke-2

: dikirim ke bagian gudang.

Lembar ke-3

: diarsip bagian order penjualan menurut nomor urut fatur tersebut.

a. Bagian Kasir : 1. Menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan melalui pembeli. 2. Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai. 3. Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas. 4. Membubuhkan cap lunas diatas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut. 5. Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas kepada pembeli untuk kepentingan bagian pengambilan barang ke bagian pengiriman barang. 6. Mengisi bukti setor bank 3 lembar pada akhir dari kerja. 7. Menyetorkan kas yang diterima dari hasil penjualan tunai ke bank. 8. Mendistribusikan bukti setor bank sebagai berikut : Lembar Ke-1

: Untuk bank yang diserahkan bersama kas yang disetor.

Lembar ke-2

: diserahkan ke bagian jurnal, buku besar dan laporan.

Lembar ke-3

: disimpan sebagai arsip.

b. Bagian Gudang : 1. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2.


2. Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai. 3. Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke bagian pengiriman barang ke dalam kartu gudang. 4. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang bersama dengan faktur penjualan tunai lembar ke-2. c. Bagian Pengiriman Barang : 1. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama dengan barang dari bagian gudang. 2. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dilampiri dengan pita register kas dari bagian kasir melalui pembeli. 3. Membandingkan faktur penjualan tunai lembar ke-1 dengan faktur penjualan tunai lembar ke-2 dan memeriksa pita register kas untuk menentukan harga barang yang telah dibeli. 4. Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut : Lembar ke-1

: diserahkan ke bagian pembeli bersamaan dengan penyerahan barang.

Lembar ke-2

: diserahkan ke bagian jurnal, buku besar, dan laporan dilampiri pita register.

d. Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan : 1. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri pita register kas dari bagian pengiriman barang. 2. Mencatat faktur penjualan tunai dalam penjualan.


3. Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri dengan pita register kas ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya. 4. Menerima bukti setoran bank lembar ke-2 dari bagian kasir. 5. Mencatat bukti setor bank lembar ke-2 ke dalam jurnal penerimaan kas. 6. Mengarsipkan bukti

setor bank lembar ke-2 dalam arsip

berdasarkan urutan tanggal setor. 7. Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan dari bagian kartu persediaan dan kartu biaya. 8. Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum. 9. Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok berdasarkan nomor bukti memorial. f. Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya. 1. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian jurnal, buku besar, dan laporan. 2. Mencatat kuantitas dan hargo pokok produk yang dijual dalam kartu persediaan atas dasar data kuantitas dan jenis produk yang dijual dalam faktur penjualan tuna. 3. Mengarsipkan faktur penjualan tunai yang diilampiri dengan pita register kas menurut nomor urut faktur penjualan tunai. 4. Secara periodik membuat rekapitulasi harga pokok penjualan selama periode tertentu berdasarkan atas harga pokok produk yang dijual dalam kartu persediaan.


5. Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan. 6. Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke bagian jurnal, buku besar, dan laporan. 2.4.2. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kresit yang pertama kepada seoarang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi penjualan kredit.. Dokumen yang diperlukan dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1. Surat order pengiriman dan tembusannya, yaitu dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Tembusan dari surat order pengiriman ini adalah sebagai berikut: a. Surat order pengiriman b. Tembusan kredit (Credit Copy) c. Surat pengakuan (Acknowledgement Copy) d. Surat muat (Bill of loading) e. Slip pembungkus (Packing Slip) f. Tembusan gudang ( Warehouse Copy) g. Arsip pengawasan pengiriman (Sales Order Follow upCopy)


2. Faktur penjualan,yaitu dokunen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Tembusan dari faktur ini adalah sebagai berikut: a. Faktur penjualan (Customer’s Copy) b. Tembusan piutang (Account Receivable Copy) c. Tembusan jurnal penjualan (Sales Journal Copy) d. Tembusan analisis (Analysis Copy) e. Tembusan pramuniaga (Sales Person Copy) Catatan yang digunakan dalam sistem penjualan kredit yaitu: 1. Jurnal penjualan, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit. 2. Kartu piutang, merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. 3. Kartu persediaan, merupakan buku pembantu yang berisi rincian setiap mutasi jenis persediaan. 4. Kartu gudang, digunakan untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 5. Jurnal umuum, untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Dalam pelaksanaan penjualan kredit tersebut terdapat jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit yang melibatkan beberapa unit atau bagian-bagian dalam organisasi. Adapun urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian dalam prosedur penjualan kredit tersebut adalah sebagai berikut: a. Bagian Order Penjualan 1. Menerima surat order dari pelanggan.


2. Mengirim

surat

order

pengiriman

sebanyak

9

lembar

dan

mendistribusikan tembusannya. 3. Menerima otorisasi kredit dari bagiam kredit. 4. Menyimpan surat order dari langganan dan surat order pengiriman ke dalam pengawasan pengiriman. 5. Menyimpan surat order pengiriman dari bagian pengiriman setelah barang dikirim. 6. Mencatat tanggal pengiriman dan jumlah barang yang dikirim dalam surat order pengiriman. 7. Mengirimkan surat order pengiriman ke bagian penagihan. b. Bagian Kredit: 1. Menerima surat order pengiriman dari bagian order pennjualan. 2. Memeriksa status kredit langganan. 3. Memberi otorisasi penjualan kredit kepada tembusan kredit. 4. Menyerahkan kembali surat order pengiriman tersebut ke bagian order penjualan. c. Bagian Gudang: 1. Menerima surat order pengiriman dari order penjualan. 2. Mennyiapkan jenis dan kuantitas barang sesuai dengan yang tercantum dalam surat order pengiriman. 3. mencatat surat order pengiriman ke dalam kartu gudang. 4. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman bersamaan dengan surat pengiriman.


d. Bagian Pengiriman Barang: 1. Menerima surat order pengiriman untuk arsip bagian pengiriman slip pembungkus. 2. Menerima surat pengiriman dari bagian gudang bersamaan dengan barang. 3. Membungkus barang dan menempelkan surat order pengiriman sebagai slip pembungkus 4. Menyerahkan barang kepada angkutan disertai dengan surat muat. 5. Meminta tanda tangan penerimaan barang kepada surat muat pengiriman dari angkutan. 6. Mendistribusikan surat order pengiriman. e. Bagian Penagihan: 1. Menerima surat order pengiriman dari bagian pengiriman via bagian order penjualan. 2. Membuat faktur penjualan 5 (lima) lembar dan mendistribusikannya. f. Bagian Piutang: 1. Menerima faktur penjualan dan surat order pengiriman dari bagian penagihan. 2. Mencatat faktur penjualan ke dalam kartu penjualan. 3. Mempersiapkan faktur penjualan dan surat order pengiriman menurut nomor urut faktur. g. Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya: 1. Menerima faktur penjualan dari bagian penagihan. 2. Mencatat faktur penjualan dalan kartu persediaan.


3. Mengarsipkan faktur penjualan menurut nomor urut faktur. 4. Membuat rekapitu;asi harga pokok penjualan secara periodik selama periode tertentu berdasarkan data harga pokok produk yang dijual dalam kartu persediaan. 5. Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan. 6. Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke bagian jurnal, buku besar, dan laporan. h. Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan: 1. Menerima faktur penjualan dari bagian penagihan. 2. Mencatat faktur penjualan ke dalam jurnal penjualan. 3. Mengarsipkan faktur penjualan menurut nomornya. 4. Menerima bukti memorial dengan rekapitulasi harga pokok penjualan dari bagian kartu persediaan dan kartu biaya. 5. Mencatat bpukti memorial ke dalam jurnal umum. 6. Mengarsipkan bukti memorial berdasarkan nomor urutnya. Dalam transaksipenjualan, tidak semua penjualan berhasil mendatangkan pendapatan bagi perusahaan. Adakalanya pembeli mengembalikan barang yang telah dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian barang oleh pembeli ini ditangani perusahaan melalui sistem retur penjualan. Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh bagian order penjualan dan diterima oleh bagian penerimaan barang di


perusahaan. Dalam transaksi retur penjualan ini digunakan dua dokumen penting, yaitu: 1. Memo kredit, merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut ke dalam kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan. 2. Laporan penerimaan barang, merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit dan dikeluarkan oleh bagian penerimaan barang.

2.5. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Penerimaan kas dapat berasal dari berbagai sumber. Ada sumber-sumber yang sering terjadi seperti penerimaan piutang, penjualan tunai, tetapi ada juga sumber penagihan yang jarang terjadi seperti penjualan aktiva tetap. Selain sumber-sumber tersebut, penerimaan uang bisa juga berasal dari pinjaman, baik dari bank maupun dari wesel. Setoran modal baru juga merupakan sumber penerimaan kas. Pada bagian ini penulis hannya akan menguraikan sistem penerimaan kas dari piutang, karena sistem penerimaan kas dari penjualan tunai telah diuraikan sebelumnya. Organisasi untuk penerimaan kas harus disusun sedemikian rupa, sehingga dapat dipisahkan antara pengelolaan dan pengawasan fisik dengan pencatatannya. Pada dasarnya semua penerimaan kas harus diterima oleh kasir (kecuali yang langsung ke bank) dan setiap hari kasir harus menyetor uang yang diterima ke bank. Semua bukti penerimaan harus diserahkan ke bagian akuntansi untuk dicatat dalam jurnal penerimaan kas. Dengan demikian, ada pemisahaan fungsi, yaitu kasir mengelola fisiknya dan bagian akuntansi mengelola bukti penerimaannya.


Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas (Mulyadi, 2001:488) adalah: 1. Surat pemberitahuan (remittance advice). Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. 2. Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. 3. Bukti setoran bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari penagihan piutang ke bank. 4. Kuitansi. Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan, yaitu: 1. Bagian piutang. Bagian piutang membuat daftar piutang yang ditagih rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut: Lembar ke-1

: daftar piutang yang sudah saatnya ditagih diberikan kepada bagian penagihan.

Lembar ke-2

: diserahkan ke bagian kasa.

Lembar ke-3

: arsip bagian piutang urut nomor.

Daftar surat pemberitahuan dilampiri dengan surat pemberitahuan diserahkan oleh bagian penagihan kepada bagian piutang. Bagian piutang membandingkan hasil penagihan yang dilaporkan dalam daftar surat pemberitahuan dengan daftar piutang yang ditagih. Dengan cara ini kegiatan bagian penagihan dicek oleh bagian piutang. Selain untuk keperluan internal cek ddi atas, bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan

posting ke


dalam kartu piutang. Daftar surat pemberitahuan dilampiri dengan surat pemberitahuan lalu diarsip urut nomor. 2. Bagian Penagihan. Bagian penagihan melakukan penagihan piutang ke debitur berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh bagian piutang atas dasar kartu piutang atau arsip faktur yang belum dibayar. Hasil penagihan dari debitur berupa uang/cek yang disertai dengan surat pemberitahuan dari debitur bahwa ia telah melunasi utangnya. Hasil penagihan ini dilaporkan oleh bagian penagihan melalui daftar surat pemberitahuan rangkap 2, yaitu Lembar ke-1 : beserta cek diserahkan ke bagian kasa. Lembar ke-2 : dilampiri dengan surat pemberitahuan diserahkan ke bagian piutang. Daftar piutang yang ditagih lembar ke-1 lalu diarsipkan sesuai dengan nomor urut. 3. Bagian kasa. Bagian kasa menerima hasil penagihan dari bagian penagihan berupa uang/cek dan laporan hasil penagihan berupa daftar surat pemberitahuan, lalu membandingkannya dengan daftar piutang yang ditagih yang diterima dari bagian piutang. Bagian kasa membuat bukti setoran dan kemudian menyetorkan uang ke bank. Buktin setoran bank bersama dftar surat pemberitahuan lembar ke-1 dan daftar piutang yang ditagih lembar ke-2 dikirim ke bagian jurnal.


4. Bagian jurnal. Bagian jurnal mencatat penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan ini di dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank. Bukti setor bank, daftar surat pemberitahuan lembar ke-1, dan daftar piutang yang ditagih lembar ke-2 ini lalu diarsipkan sesuai dengan nomor urut oleh bagian jurnal.

2.6. Aktivitas Pengendalian atas Penjualan dan Penerimaan Kas Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan

keyakinan

bahwa

petunjuk

yang

dibuat

oleh

manajemen

dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi resiko dalam pencapaian tujuan perusahaan. Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit atas laporan keuangan dapat digolongkan ke dalam bebberapa kelompok. Salah satu cara penggolongan menurut Mulyadi (2001:180) adalah: a. Pengawasan pengolahan informasi 1. Pengawasan umum 2. Pengawasan aplikasi a. otorisasi memadai b. perancang dan penggunaan dokumen dan catatan memadai c. pengecekan secara independen b. Pemisahan fungsi yang memadai c. Pengawasan fisik atas kekayaan dan catatan d. Review atas kinerja


a. Pengawasan pengolahan informasi Banyak perusahaan sekarang menggunakan komputer untuk pengolahan informasi umumnya dan terutama informasi akuntansinya. Pengawasan pengolahan informasi dibagi dua: 1. Pengawasan umum Unsur pengawasan umum meliputi: organisasi pusat pengolahan data, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data. 2. Pengawasan aplikasi Pengawasan

aplikasi

dirancang

untuk

memenuhi

persyaratan

pengawasan khusus setiap aplikasi. Pengawasan aplikasi terhadap pengolahan transaksi tertentu dikelompokkan menjadi: a) Prosedur otorisasi yang memadai Di dalam perusahaan, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisiasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh sebab itu, di dalam perusahaan harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. b) Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang cukup Formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi di dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam di dalam formulir dicatat di dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Dalam perancangan dokumen


dan catatan, unsur pengawasan intern yang harus dipertimbangkan adalah: 1) Perancangan dokumen bernomor urut tercetak. 2) Pencatatan transaksi harus dilakukan

pada saat transaksi

terjadi atau segera setelah transaksi terjadi. 3) Perancangan dokumen dan catatan harus cukup sederhana untuk menjamin kemudahan dalam pemahaman dokumen dan catatan tersebut. 4) Dokumen dirancang untuk memenuhi berbagai keperluan sekaligus. 5) Perancangan dokumen dan catatan memndorong pengisian data yang benar. c) Pengecekan secara independen Pengecekan secara independen mencakup verifikasi terhadap (1) pekerjaan yang dilaksanakan sebelumnya oleh individu atau departemen lain atau (2) penilaian semestinya terhadap jumlah yang dicatat. Kunci penting yang diperlukan dalam pelaksanaan verifikasi tersebut. b. Pemisahan fungsi yang memadai Struktur organisasi merupakan kerangkapembagian tugas kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tugas di dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: 1) pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi akuntansi.


2) Pemisahan fungsi otorisasi transaksi dari fungsi penyimpanan aktiva yang bersangkutan. 3) Pemisahan fungsi otorisasi dan fungsi akuntansi. Tujuan pokok pemisahan fungsi ini adalah untuk mencegah dan untuk dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. c. Pengawasan fisik atas kekayaan dan catatan Cara yang terbaik perlindungan kekayaan dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik. d. Review atas kinerja Mencakup review dan analisis yang diilakukan oleh manajemen atas: 1. Laporan yang meringkas rincian jumlah yang tercantum dalam akun buku pembantu, seperti Draft Umaur Piutang Usaha, laporan penjualan menurut daerah pemasaran, wiraniaga, produk, dan customer. 2. Kinerja sesungguhnya dibandingkan dengan jumlah menurut anggaran, prakiraan, atau jumlah tahun yang lalu. 3. Hubungan antara serangkaian data, seperti data keuangan dengan data non keuangan.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pengertian dan Tujuan Sistem Akuntansi. kebutuhan yang penting bagi pihak intern maupun pihak ekstern perusahaan

Recommend Documents