BAB II LANDASAN TEORI
A.Sistem Informasi Akuntansi Dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi akuntansi maka perlu di susun suatu sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi di perlukan oleh pihak manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan di luar perusahaan dengan tujuan untuk memperoleh data keuangan. Oleh karena itu data keuangan harus di susun dalam bentuk yang sesuai, sehingga diperlukan suatu sistem yang dapat mengatur jalannya arus dan pengolahan data akuntansi dalam perusahaan. 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi merupakan bagian dari suatu sistem informasi manajemen yang menggunakan terapan tekhnologi baru pada pengolahan transaksi dan penyajian informasi keuangan yang menggunakan computer agar di peroleh kecepatan akses, ketepatan dan ketelitian dalam pengolahan data dan informasi yang dapat di andalkan bagi kepentingan manajemen untuk menunjang pengambilan keputusan dalam perusahaan. a. Pengertian Sistem Sistem menurut Romney & Sternbart (2004,7) adalah sebagai berikut : Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan, sistem hampir selalu terdiri dari beberapa sub sistem kecil yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk dan mendukung bagi sistem yang lebih besar tempat mereka berada.
5
6
Sistem menurut Henry (2000,175) adalah “ Seperangkat peraturan dan prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa tugas tertentu di laksanakan dalam suatu cara yang sudah di tetapkan sebelumnya” Sedangkan menurut Hall (2001,5) definisi sebuah Sistem adalah “ Sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (inter-relation) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)” .
b. Pengertian Sistem Akuntansi Men u ru t Mu l yad i (2001,3) S i stem Ak u n tan si ad alah “ Organisasi formulir, catatan dan laporan yang di koordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan” Masih menurut Mulyadi (2001,3) unsur-unsur dari suatu sistem akuntansi pokok adalah : 1) Formulir, merupakan dokumen yang di gunakan untuk merekam terjadinya transaksi. 2) Jurnal, merupakan catatan akuntansi pertama yang di gunakan untuk mencatat, mengklarifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya. 3) Buku besar, terdiri dari rekening-rekening yang di gunakan untuk meringkas data keuangan yang telah di catat sebelumnya dalam jurnal. 4) Buku Pembantu, terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. 5) Laporan, Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, lapoaran rugi/laba, laporan perubahan laba yang di tahan, dan lain-lain.
7
Menurut Haryono (2001,395) Sistem akuntansi terdiri atas dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan-laporan, dan prosedur-prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasilhasilnya. Operasi suatu sistem akuntansi meliputi tiga tahapan 1) Kita harus mengenal dokumen bukti transaksi yang digunakan perusahaan, baik mengenai banyaknya maupun jumlah rupiahnya, serta data penting lainnya yang berkaitan dengan transaksi perusahaan. 2) Kita harus mengelompokan dan mencatat data yang tercantum dalam dokumen bukti transaksi ke dalam catatan-catatan akuntansi. 3) Kita harus meringkas informasi yang tercantum dalam catatancatatan akuntansi menjadi laporan-laporan untuk manajemen dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Sedangkan menurut Chairul (2000,2) Sistem Akuntansi adalah alat/sarana pengawasan manajemen yang dilaksanakan melalui prosedur tata kerja yang mengacu pada struktur organisasi, dengan perlengkapan media formulir-formulir dan cara pencatatan yang tepat untuk menghasilkan informasi keuangan yang benar yang biasanya diwujudkan dalam bentuk neraca, perhitungan laba rugi dan arus kas, serta laporan manajemen lain.
c. Pengertian Informasi Informasi menurut Hall (2001,4) adalah “ Salah satu sumber daya bisnis, seperti sumber daya bisnis lainnya, bahan mentah, modal dan tenaga kerja informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan hidup organisasi bisnis kontemporer.”
8
d. Pengertian Sistem informasi Sistem Informasi adalah “Sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan,diproses menjadi informasi dan di distribusikan kepada para pemakai” (Hall,2001;4) e. Pengertian Sistem informasi Akuntansi Moscove memberikan definisi tentang sistem informsi akuntansi seperti dikutip oleh Zaki (1993,3) Sebagai berikut: Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasi, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi financial dan pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak di luar perusahaan (seperti kantor pajak, insvestor, dan kreditor) dan pihak intern (terutama manajemen) Sebagaimana dikutip oleh Zaki (1993,4), Cushing mendefinisikan sistem informasi akuntansi sebagai berikut: “Suatu set sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang bertugas untuk menyiapkan informasi keuangan dan juga informasi yang di peroleh dari kegiatan pengumpulan dan pengolahan data transaksi”
2. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Setiap sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tesebut. Unsur bangunan sistem informasi terdiri dari enam
9
blok (di sebut dengan information system building block) yang terdiri dari masukan, model, keluaran, tekhnologi , basis data dan pengendalian. Arsiteklah yang mempunyai tanggung jawab untuk menjadikan blokblok tersebut menjadi bangunan sistem informasi yang menghasilkan informasi bagi para pemakainya disebut dengan analis sistem (system analiyst). Berikut pengertian masing-masing blok bangunan tersebut menurut Mulyadi (2001,12). a. Blok Masukan (Input Block) Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukan data tersebut ke dalam sistem .Masukan terdiri dari transaksi,permintaan,pertanyaan,perintah,dan pesan. b. Blok Model (Model Blok) Blok model terdiri dari logico–mathematical models yang mengolah masukan dan data yang di simpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang di kehendaki atau keluaran, c. Blok Keluaran (Out Blok) Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi yang bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan semua pemakai informasi,baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi. d. Blok Teknologi (Technologi Block) Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi .Teknologi menangkap masukan,menjalankan model,menyimpan dan mengakses data,menghasilkan dan menyampaikan keluaran,serta mengendalikan seluruh sistem.Dalam sistem informasi berbasis komputer ,tekhnologi terdiri dari tiga komponen: computer dan penyimpan data di luar (auxiliary storage),telekomunikasi,dan perangkat lunak (Software). e. Blok Basis Data (Data Base Block) Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang di gunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.
10
f. Blok Pengendalian Semua sitem informasi harus di lindungi dari bencana dan ancaman, seperti bencana alam, api, kecurangan,. Kegagalan sistem kesalahan dan penggelapan, penyadapan, tidak efisien, sabotase, orang-orang yang di bayar untuk melakukan kejahatan.
2. Tujuan Sistem Informasi Akuntasi Menurut Romney dan Sternbart (2004,15). Keenam unsur tersebut secara bersama-sama memungkinkan suatu sistem informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam suatu organisasi : a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang di pengaruhi oleh aktivitas tersebut dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut.agar pihak manajemen , para pegawai , dan pihakpihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal yang terjadi. b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal.
B. Sistem Informasi Akuntansi atas Penjualan Kredit Penjualan merupakan pendapatan perusahaan.Dengan adanya penjualan maka pendapatan perusahaan juaga akan bertambah, mari kita telusuri rangkaian dari aktivitas yang di lakukan secara manual melalui departemen yang di pengaruhi oleh proses penjualan kredit. Bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur penjualan menurut Hall (2001,184)
11
1.
Departemen Penjualan Proses Penjualan di mulai dari departemen penjualan yang menerima
pesanan pelanggan yang mengidentifikasikan tipe dan kuantitas dari barang dagangan yang di minta. Pada tahap ini format surat pemesanan dari pelanggan tidak standard dan mungkin tidak berbentuk dokumen fisik, mungkin berbentuk surat, hubungan telpon atau berasal dari agen penjualan yang datang. Surat pesanan biasanya berupa salinan dari pesanan penjualan pelanggan. Pesanan penjualan mengungkapkan informasi-informasi penting seperti nama dan alamat pelanggan, rekening pelanggan, nama barang yang di jual jumlah dan harga per unit dan informasi keuangan lainnya. Beberapa salinan pesanan penjualan di perlukan untuk persetujuan kredit pelanggan, surat pengambilan barang, dokumen pengeluaran barang, dokumen pengiriman, faktur tagihan dan proses buku besar dan petugas arsip penjualan akan menyimpan satu salinan dokumen tersebut dalam arsip pesanan pelanggan.
2.
Departemen Kredit Langkah awal departemen ini adalah melakukan transaksi persetujuan
yang mana berhubungan dengan pemeriksaan kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Hasil persetujuan tersebut mengakibatkan pendistribusian salinan pesanan penjualan yang lainnya keberbagai departemen secara
12
serentak. Salinan kredit akan di tambahkan pada arsip pesanan pelanggan sampai transaksi selesai.
3
Prosedur Pergudangan Departemen penjualan mengesahkan surat perintah pengeluaran barang
dan salinan pesanan penjualan ke bagian pergudangan, kemudian petugas memaraf salinan surat perintah pengeluaran barang untuk mengindikasikan bahwa pesanan sudah di kerjakan dengan benar. Setiap pengeluaran barang akan di buatkan catatan dalam salinan surat perintah pengeluaran barang. Satu salinan dari catatan surat perintah pengeluaran barang akan di sertakan dengan barang yang akan di kirimkan ke bagian pengiriman dan salinan yang lainnya di isi untuk keperluan pencatatan data transaksi gudang. Petugas kemudian menyesuaikan data catatan persediaan untuk menggambarkan penurunan persediaan.
4. Departemen Pengiriman Sebelum menerima barang dan salinan surat perintah pengeluaran barang, departemen pengiriman menerima salinan dokumen pengiriman dan surat jalan yang berasal dari departemen penjualan. Dokumen pengiriman bersama dengan barang dikirim ke pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman tersebut.
13
Dalam
pengiriman
barang
dari
gudang,
petugas
pengiriman
mencocokan barang dengan surat perintah pengeluaran barang, dokumen pengiriman dan surat jalan untuk melakukan verifikasi kebenaran pesanan. Beberapa tugas departemen pengiriman : a. Mencatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang. b. Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah di laksanakan. c. Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan dokumen tagihan bongkar muat barang.
5. Departemen Penagihan Departemen
penagihan
menunggu
pemberitahuan
dari
bagian
pengiriman barang, sebelum dilakukan penagihan surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan. Menggambarkan bahwa barang telah dikirimkan ke pelanggan saat informasi telah di peroleh petugas penagihan, maka departemen tersebut melakukan langkah-langkah sebagai berikut : a. Membandingkan barang dan kuantitas yang tertera pada salinan tagihan dan buku besar dengan informasi yang terdapat pada surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan.
14
b. Jika diperlukan lakukan penyesuaian salinan tagihan dan buku besar untuk menggambarkan transaksi yang sesungguhnya. c. Tambahkan harga satuan barang, pajak dan ongkos angkut pada tagihan buku besar dan salinan arsip. d. Pergunakan syarat-syarat penjualan seperti diskon kuantitas barang dan diskon pembayaran awal. e. Serahkan tagihan ke pelanggan. f. Serahkan dokumen pengiriman ke departemen penjualan untuk membuka dan menutup arsip pelanggan. Jurnal yang berhubungan denga transaksi tesebut, seperti berikut ini : DR Pituang-kontrol
CR
xxxx
Penjualan
xxxx
6. Departemen Pengawasan Persediaan Departemen pengawasan persediaan mengguakan surat perintah pengeluaran barang sebagai dokumen bukti untuk menyesuaikan buku besar tambahan persediaan pada akhir periode, nilai uang dari total penurunan di persediaan. Dirangkum dalam dokumen jurnal dan dikirimkan ke buku besar umum untuk dilakukan proses posting pada rekening-rekening di bawah ini
15
DR Harga pokok penjualan
CR
xxxx
Persediaan-control
xxxxx
7. Departemen Buku Besar Dengan melakukan penutupan periode pemrosesan departemen buku besar umum menerima dokumen jurnal dari departemen penagihan dan pengawasan persediaan, dan ringkasan rekening dari departemen piutang. Informasi tersebut mempunyai dua macam kegunaan : a. Buku besar umum menggunakan dokumen jurnal untuk memproses rekening control di bawah ini. DR Piutang- control
xxxx
Harga Pokok Penjualan
xxxx
CR
Perediaan-kontrol
xxxx
Penjualan
xxxx
b. Ringkasan rekening secara independent di sediakan oleh departemen piutang yang akan digunakan untuk memverifikasikan kebenaran dari seluruh proses dengan mencocokan dokumen jurnal dan ringkasan rekening yang di terima dari departemen operasional. Buku besar umum dapat mendeteksi banyak tipe kesalahan. Hall (2001;184)
16
C. Piutang 1. Definisi Piutang Menurut Suwardjono (2002,104) Piutang adalah merupakan Tagihan atau klaim perusahaan untuk menerima kas atau jasa dari pihak lain. Pos ini di golongkan menjadi piutnag usaha dan piutang non usaha. Piutang usaha timbul dalam kaitannya dengan penyerahan barang atau jasa kepada pihak luar yang menjadi operasi utama perusahaan sedangkan piutang non usaha biasanya timbul dari transaksi dengan pihak internal misalnya pegawai. Sedangkan piutang menurut Smith dan Skousen (2002,8) Dalam arti luas, istilah piutang dapat digunakan bagi semua hak atau klaim terhadap pihak lain atau uang, barang atau jasa. Namun untuk tujuan akuntansi istilah ini pada umumnya di terapkan dalam pengertian yang lebih sempit, yaitu berupa klaim yang di harapkan akan di selesaikan melalui penerimaan kas. Menurut Sutrisno (2000,60) “Piutang adalah tagihan perusahaan kepada pihak lain sebagai akibat penjualan secara kredit.”
2. Pengawasan Piutang Dagang Para manajer sebagaimana juga para pemakai eksternal informasi keuangan perlu mengukur seberapa efisien perusahaan menggunakan aktiva operasi, khususnya unsur-unsur modal kerja yang signifikan seperti piutang, persediaan dan utang dagang. Dua hubungan yang paling umum digunakan untuk memonitor piutang adalah :
17
a. Perputaran Piutang Dagang Jumlah piutang biasanya melahirkan hubungan erat dengan volume penjulan kredit, posisi piutang dan waktu penarikan yang tepat mungkin di evaluasi dengan perhitungan perputaran piutang dagang. Tingkat yang di tentukan dengan membagikan penjualan kredit bersih (bukan total penjualan bersih jika penjualan kredit belum di ketahui) dengan piutang dagang perdagangan, perdagangan rata-rata yang beredar selama tahun itu. Dalam mengembangkan jumlah piutang rata-rata saldo bulanan seharusnya di gunakan jika tersedia. b. Jumlah Hari Penjualan dalam Piutang Piutang rata-rata kadang di ungkapkan dalam jumlah hari penjualan, dalam piutang yang menunjukan waktu rata-rata untuk menagih piutang, rata-rata dibagi dengan rata-rata penjualan kredit menghasilkan jumlah hari penjualan dalam rata-rata piutang. Skousen et al.(2001,372).
D. Sistem Pengendalian Intern Suatu
sistem informasi akuntansi yang baik harus mempunyai suatu
pengendalian. Pengendalian intern yang diterapkan pada sistem informasi akuntansi sangat berguna untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan dan dapat digunakan untuk melacak kesalahan-kesalahan yang telah terjadi sehinngga dapat di koreksi. 1. Definisi Sistem Pengendalian Intern Pengendalian intern menurut Chairul (2000,2) memeiliki pengertian secara sempit dan luas. Dalam pengertian sempit merupakan internal check,yaitu melakukan pengujian atas kebenaran perkalian , penjumlahan dan pengurangan angka-angka yang tertera dalam formulir, serta penelitian cara penjurnalan (pencatatan). Dalam pengertian luas, pengendalian intern tidak sekedar menguji kebenaran angka-angka dan pencatatan , tetapi mencakup mekanisme dari seluruh perangkat yang digunakan manajemen untuk melaksanakan fungsi pengawasan.
18
Sedangkan menurut Institute of Certified Public Accountants (AICPA) yang dikutip oleh Chairul (2000,2) mendefinisikan sebagai berikut : Pengendalian intern meliputi struktur organisasi,semua cara dan alatalat yang dikoordinasi dan dipergunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan menjaga agar kebijakan yang di tetapkan dapat dilaksanakan
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001,166) Sistem pengendalian intern mempunyai 4 tujuan utama,yaitu : a. Untuk menjaga kekayaan organisasi Dengan adanya sistem pengendalian intern yang baik maka harta kekayaan perusahaan baik yang termasuk dalam aktiva lancar maupun aktiva tetap dapat diawasi untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan seperti pencurian,penyalahgunaan sengaja. b. Untuk mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi Dalam membuat suatu keputusan harus di dukung dengan data yang akurat agar dalam pengambilan keputusan tidak terdapat kesalahan, Dalam hal ini data akuntansi yang di sajikan untuk pengambilan keputusan harus tepat dan benar.
19
c. Untuk mendorong efisiensi Dengan adanya pengendalian intern yang baik, maka akan dapat menghindari pemborosan di segala bidang,baik dalam pemakaian material,upah dan overhead. d. Untuk mendorong di patuhinya kebijakan manajemen Sistem pengendalian intern memberikan jaminan yang layak bahwa semuanya dapat dilaksanakan oleh para pegawai perusahaan. Meskipun tidak dapat meniadakan semua kemungkinan terjadinya kesalahan atau penyelewengan, tapi dengan pengendalian intern akan memungkinkan diketahuinya kesalahan atau penyelewengan sehingga dapat dia atasi dengan cepat.
Berdasarkan tujuannya menurut Chairul (2000,3) , pengendalian intern mencakup : a. Pengendalian Akuntansi (Accounting Control ) Pengendalian Akuntansi terdiri dari struktur organisasi dan metode-metode atau prosedur yang berhubungan langsung dengan pengamanan
aktiva
keuangan.Pengendalian
dan
ketelitian
akuntansi
biasanya
pencatatan mencakup
transaksi pengawasan
mengenai otorisasi, dengan melakukan pemisahan fungsi dalam organisasi secara
tegas,
atas
fungsi
pelaksana
(operational),
(custodian), dan penyelenggara catatan (recording).
Penyimpanan
20
b. Pengendalian administrasi (administrative control) Berkaitan dengan efisiensi operasi dan kepatuhan pada kebijakan manajemen dan biasanya tidak secara langsung berhubungan dengan pencatatan financial.
3. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern Menurut Chairul (2000,4) Sistem pengendalian intern berfungsi dengan baik, yaitu dalam menjaga keamanan harta perusahaan, ketelitian dan kebenaran informasi keuangan, meningkatkan efisiensi dan mematuhi kebijakan perusahaan, jika empat unsur ini berikut ini terpenuhi. a. Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat. Penyusunan struktur organisasi sesuai dengan jenis dan ukuran skala perusahaan. Dasar pertimbangan pokok dalam menyusun struktur organisasi
adalah
fleksibel.
Artinya,
memungkinkan
untuk
pengembangan tanpa mengubah pola dasar. b. Pemberian wewenang yang pas dan prosedur pembukuan yang baik, yang menunjang pengawasan akuntansi terhadap aktiva, kewajiban, pendapatan dan beban usaha. Sistem wewenang dan prosedur pembukuan merupakan alat bagi manajemen untuk melaksanakan pengawasan terhadap operasi dan pencatatan atas transaksi yang terjadi. Pengawasan terhadap operasi dilakukan melalui prosedur otorisasi yang diatur terlebih dahulu.
21
Prosedur-prosedur ini mencakup seluruh kegiatan yang ada dalam suatu badan usaha. c. Terselanggara praktik sehat dalam melaksanakan fungsi masingmasing. Di dalam melaksanakan fungsi masing-masing,setia pelaksana harus bertindak
independen
sesuai
dengan
prosedur
dan
tingkat
kewenangan.Praktik sehat ini berlaku pada setiap jenjang pelaksanaan kerja, yang akan langsung di cek oleh pelaksana berikutnya. d. Pegawai dengan tingkat kecakapan memedai sesuai dengan tanggung jawabnya. Sistem akuntansi yang disusun akan dilaksanakan oleh para pegawai. Pegawai yang cakap tidak harus berpendidikan tinggi, tetapi cukup mampu melaksanakan fungsi dan tanggung jawab masing-masing.
E. Sistem Pengendalian Intern atas Penjualan Kredit Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, unsur
pokok pengendalian intern yang terdiri dari
organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat dirinci lebih lanjut di bawah ini. Menurut Mulyadi (2001,221) 1. Organisasi Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penjualan kredit, unsur pokok sistem pengendalian intern di jabarkan sebagai berikut.
22
a. Fungsi Penjualan harus Terpisah dari Fungsi Kredit. Pemisahan
kedua
fungsi
dimaksudkan
untuk
menciptakan
pengecekan intern terhadap transaksi penjualan kredit.Dalam transaksi penjualan, fungsi penjualan mempunyai kecenderungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya, yang sering kali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi tersebut. Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat pelunasan piutang yang di lakukan oleh pembeli tersebut di masa lalu. Dengan di pisahnya fungsi penjualan dari fungsi kredit,resiko tidak tertagihnya piutang dapat dikurangi. b. Fungsi Akuntansi harus terpisah dari Fungsi Penjualan dan Fungsi Kredit. Salah satu unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam sistem penjualan kredit, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan piutang harus di pisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi penjualan dan dari fungsi kredit yang mengecek kemampuan pembeli dalam melunasi kewajibannya.Dengan dipisahkannya tiga fungsi pokok tersebut, catatan piutang dapat di jamin ketelitian dan keandalannya serta
23
kekayaan perusahaan (piutang) dapat di jamin keamanannya (piutang dapat ditagih) c. Fungsi Akuntansi Harus Terpisah dari Fungsi Kas Seperti telah disebutkan di atas berdasar, berdasar unsur pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok lain : fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Fungsi akuntansi yang bertanggungjawab atas pencatatan piutang berada di tangan bagian piutang dan fungsi kas yang bertanggung jawab atas penerimaan kas yang berasal dari pelunasan piutang berada di bagian kasa. Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang dikenal dengan julukan lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas dari piutang berada di tangan satu karyawan. d. Transaksi Harus Dilaksanakan oleh Lebih dari Satu Orang atau Lebih dari Satu Fungsi. Setiap transaksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi. Dengan penggunaan unsur pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi
24
selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain. Oleh karena itu dalam sistem penjualan kredit harus dirancang unsur pengendalian intern berikut ini: “ Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman , fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.”
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu . Tidak ada satu pun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki wewenang untuk itu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan oleh yang memiliki wewenang untuk itu pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Dengan demikian karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang di catat terjamin ketelitian dan keandalannya. a. Penerimaan Order dari Pembeli Diotorisasi oleh Fungsi Penjualan dengan Menggunakan Formulir Surat Order Pengiriman
25
Transaksi penjualan dimulai dengan diterimanya order dari pembeli. Sebagai awal kegiatan penjualan, fungsi penjualan mengisi formulir surat order pengiriman untuk memungkinkan berbagai pihak melaksanakan pemenuhan order yang diterima dari pembeli. Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda tangan otorisasi dari fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman.Dengan demikian fungsi penjualan ini bertanggung jawab atas perintah pengiriman yang di tujukan kepada fungsi pengiriman dalam pemenuhan order yang di terimanya dari pembeli. b. Persetujuan Pemberian Kredit Diberikan oleh Fungsi Kredit dengan Membubuhkan Tanda Tangan pada Credit Copy Seperti telah disebutkan di atas, untuk mengurangi risiko tidak tertagihnya piutang, transaksi penjualan kredit harus mendapatkan otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikirimkan kepada pembeli. Otorisasi ini berupa tanda tangan kepala bagian kredit dalam dokumen credit copy, yang merupakan tembusan surat order pengiriman. c. Pengiriman Barang kepada Pelanggan Diotorisasi oleh Fungsi Pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “Sudah Dikirim” pada copy surat order pengiriman Sebagai bukti telah dilaksanakannya pengiriman barang. Dokumen ini selanjutnya dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan
26
sebagai bukti telah dilaksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yang di terbitkan oleh fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera melaksanakan pengiriman faktur penjualan sebagai dokumen penagihan piutang. d. Penetapan harga jual ,syarat penjualan, syarat pengangkutan barang , dan potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan Dengan telah dibubuhkannya tanda tangan otorisasi oleh fungsi penagihan pada faktur penjualan berarti bahwa : 1) Fungsi
penagihan
telah
memeriksa
kelengkapan
bukti
pendukung (copy surat order pengiriman yang ditandatangani oleh
fungsi
pengiriman
dan
copy
surat
muat
yang
ditandatangani oleh perusahaan angkutan umum). 2) Fungsi penagihan telah mencatumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga satuan yang tercantum dalam surat keputusan direktur pemasaran. 3) Fungsi penagihan telah mendasarkan pencatuman informasi kuantitas barang yang dikirim dalam faktur penjualan berdasarkan kuantitas barang yang tercantum dalam copy surat pengiriman barang dan surat muat (bill of lading).
27
f. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap Dalam sistem penjualan kredit, pencatan mutasi piutang harus didasarkan pada dokumen sumber dan dokumen pendukung berikut ini: “Pencatatan terjadinya piutang didasarkan atas faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.” g. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu Setelah karywan tersebut mengmutakhirkan (up date) catatan akuntansi berdasarkan dokumen sumber, ia harus membubuhkan tanda tangan dan tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah dilakukannya pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal tersebut. Dengan cara ini maka tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan kepada karyawan tertentu, sehinnga tidak ada satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntansi yang tidak dipertanggungjawabkan. Pencatatan ke dalam kartu piutang diotorisasi oleh fungsi pencatat piutang dengan cara membubuhkan tanda tangan dan tanggal pencatatan ke dalam dokumen sumber (faktur penjualan). Pencatatan ke dalam jurnal penjualan diotorisasi oleh bagian jurnal dengan cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan).
28
3. Praktek yang Sehat a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. Oleh karena itu, dalam sistem penjualan, formulir pokok surat order pengiriman dan faktur penjualan harus bernomor urut tercetak dan penggunaannya
dipertanggungjawabkan
oleh
fungsi
yang
bersangkutan. b. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (Account Receivable Statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang di selenggarakan oleh fungsi tersebut Untuk mengecek ketelitian catatan piutang perusahaan, secara periodik fungsi akuntansi diharuskan membuat pernyataan piutang dan mengirimkannya kepada debitur yang bersangkutan . Dengan cara ini data yang dicatat dalam kartu piutang dicek ketelitiannya oleh debitur yang bersangkutan, sehingga pengiriman secara periodik pernyataan piutang ini akan menjamin ketelitian data akuntansi yang dicatat perusahaan. c. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening control piutang dalam buku besar
29
Dalam pencatatan piutang, dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang adalah faktur penjualan. Data dari dokumen sumber ini dicatat melauli dua jalur: 1) Dicatat ke dalam jurnal dan kemudian diringkas ke dalam rekening kontrol piutang dalam buku besar. 2) Dicatat dalam kartu piutang sebagai rincian rekening control piutang yang tercantum dalam buku besar. Dengan demikian untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat di rekening control piutang dalam buku besar, praktek yang sehat mengharuskan secara periodik di adakan rekonsiliasi antara buku pembantu piutang dengan rekening control piutang dalam buku besar.
