5
BAB II LANDASAN TEORI
Informasi dari suatu perusahaan, terutama informasi keuangan, di butuhkan oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Pihak-pihak di luar perusahaan, seperti kreditur, calon investor, kantor pajak dan lain-lainnya memerlukan informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Disamping itu, pihak intern manajemen juga memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi dan mengambil keputusan.
Untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan, disusun suatu sitem akuntansi. Sistem ini di rencanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam perusahaan. Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat di proses dengan cara manual ataupun di proses dengan menggunakan mesin-mesin mulai dari mesin pembukuan yang sederhana sampai dengan komputer.
2.1 Pengertian Sistem
Asal kata Sistem berasal dari bahasa Latin systema dan bahasa Yunani sustema. Pengertian sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan (Mulyadi; 2001).
6
Atau dapat juga dikatakan bahwa Pengertian Sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
2.2 Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001) sistem akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
2.3 Pengertian Penerimaan kas
Menurut Baridwan (1994) transaksi penerimaan kas adalah transaksi keuangan yang menyebabkan aset perusahaan berupa kas atau setara kas bertambah. Transaksi penerimaan kas dicatat ke sistem komputer pada formulir elektronik penerimaan kas dan dibukukan oleh sistem komputer ke jurnal penerimaan kas sesuai dengan metode yang ditetapkan. Setiap penerimaan kas selain nilai nominal juga harus menunjukan tanggal terjadinya transaksi, tanggal efektif, dokumen referensi, buyer, sumber penerimaan kas, transaksi yang terkait, keterangan ringkas, dan lain-lain. Penambahan kas yang diperoleh dari pendapatan bunga, selisih kurs lainnya dicatat pada jurnal memorial. Pengisian kas kecil adalah penerimaan kas pada rekening kas kecil dan mengurangi rekening kas yang lain sehingga tidak mempengaruhi jumlah aset perusahaan berupa kas. Dengan asumsi tersebut pengisian kas kecil tidak
7
dapat digolongkan sebagai transaksi penerimaan kas sehingga pengisian kas kecil tidak dicatat pada Jurnal penerimaan penerimaan kas.
Dalam banyak kasus catatan penerimaan kas mengutamakan nominalnya sehingga perlu dokumen pendukung seperti: bukti setoran/giro kurang diperhatikan, bahkan Sering penerimaan kas di catat dari rekening koran karena buyer tidak mengirimkan bukti setoran atau pengiriman uang yang dilakukan melalui bank. Hal ini menunjukan kelemahan manajemen keuangan yang harus mendapatkan semua bukti penerimaan uang sehingga dalam melakukan validasi tidak ada yang namanya dugaan berdasarkan perasaan. Kelengkapan dokumen referensi tersebut berguna sekali dalam melakukan validasi sehingga pekerjaan akuntansi dapat dilakukan dengan mudah, yang berakibat akurasi laporan dapat dipercaya. Dengan Sistem akuntansi komputer, laporan dapat di visual setiap saat dan Laporan periodik dapat diterbitkan setiap tanggal 2 setiap bulannya.
Banyak akuntan yang masih mengandalkan rekening koran yang diterbitkan oleh bank, sehingga laporan keuangan hanya dapat diterbitkan setelah rekening koran diterima yaitu di atas tanggal 20. Laporan yang diterbitkan adalah laporan yang tidak banyak gunanya dalam pengelolaan perusahaan selain kewajiban adminstrasi.
Dari kasus yang kami tangani terdapat banyak peluang penyelewengan pada kolektor maupun pemegang kas untuk menggunakan kas untuk keperluan pribadi dan sering tidak terdeteksi karena selalu terjadi penumpukan dalam menangani transaksi.
8
Jurnal transaksi penerimaan kas dibukukan oleh komputer berdasarkan entri yang dicatat melalui formulir elektronik penerimaan kas yang dientri oleh bagian administrasi keuangan. Selanjutnya bagian buku besar memvalidasi setiap transaksi melalui buku jurnal penerimaan kas.
Penerimaan kas dapat berasal dari berbagai macam sumber diantaranya seperti pelunasan piutang, penjualan tunai tetapi ada juga sumber penerimaan yang jarang terjadi seperti penjualan aktiva tetap. penerimaan kas bisa berbagi macam cara seperti lewat pos, pembayaran langsung ke kasir atau pelunasan ke bank. Prosedur penerimaan uang melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada satu bagian saja. Hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal control.
Menurut Baridwan (1994) untuk menghindari adanya tindakan manipulasi terhadap kas maka perlu diterapkan prosedur-prosedur dibawah ini: 1. Harus ditujukan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetorkan ke Bank. 2. Diadakan pemisahan fungsi antaran pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas. 3. Diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan kas selain itu setiap hari harus dibuat laporan kas.
9
2.4 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2001) sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan.
Menurut James (2001) sistem akuntansi penerimaan Kas adalah proses aliran kas yang terjadi di perusahaan adalah terus menerus sepanjang hidup perusahaan yang bersangkutan masih beroperasi. Aliran kas terdiri dari aliran kas masuk dan aliran kas keluar.
Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu kesatuan untuk mengumpulkan, mencatat transaksi yang dapat membantu pimpinan untuk menangani penerimaan perusahaan.
2.5 Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Menurut Mulyadi (2001) penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
10
Berdasarkan sistem pengendalian yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan: 1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check. 2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
2.6 Prosedur Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2001) prosedur penerimaan kas dari pejualan tunai ada tiga macam, yaitu: 1. Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales. 2. Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales). 3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.
1. Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir dan kemudian menerima barang yang dibeli. Dalam over the counter sales ini, perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi (personal check), atau pembayaran langsung dari pembeli dengan credit card, sebelum barang diserahka kepada pembeli.
11
Penerimaan kas dari Over The Counter Sales dilaksanakan melalui prosedur berikut: a. Pembelian memesan barang langsung kepada wiraniaga (sales person) di bagian penjualan. b.
Bagian Kas menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi (personal check), atau kartu kredit.
c. Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli. d. Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. e. Bagian Kas menyetorkan kas yang diterima ke bank. f. Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan. g. Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.
Jika kas yang diterima berupa cek pribadi, bank penjual (bank yang penjual memiliki rekening giro didalamnya) kemudian akan mengurus check clearing tersebut ke bank pembeli (bank yang pembeli memiliki rekening giro di dalamnya). Jika kas yang diterima berupa kartu kredit, bank penjual yang merupakan penerbit kartu kredit langsung menambah saldo rekening giro penjual setelah dikurangi dengan credit card fee (yang berkisar 2,5% sampai dengan 4%). Bank penerbit kartu kredit inilah yang secara priodik melakukan penagihan kepada pemegang kartu kredit.
12
2. Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales) Cash on delivery sales (COD sales) adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan.
COD sales melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini: a. Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos. b. Penjual mengirim barang melaui kantor pos pengirim dengan cara mengirim dengan cara mengisi formulir COD sales di kantor pos. c. Kantor pos pengirim mengirim barang dan formulir COD sales sesuai dengan penjual kepada kantor pos penerima. d. Kantor pos penerima, pada saat diterimanya barang dan formulir COD sales memberitahukan kepada pembeli tentang diterimanya kiriman barang COD sales. e. Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD sales. Kantor pos menerima penyerahan barang kepada pembeli, dengan diterimanya kas dari pembeli. f. Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COD sales telah dilaksanakan. g. Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales telah selesai dilaksanakan, sehingga penjual dapat mengambil kas yang diterima diterima dari pembeli
13
Jika lokasi pembeli berada di kota yang sama dengan lokasi perusahaan, penyerahan barang biasanya dilaksanakan sendiri oleh fungsi pengiriman perusahaan.
3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales Sebenarnya credit card bukan merupakan suatu tipe penjualan namun merupakan salah satu pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi penjual. Credit card dapat dapat merupakan sarana bagi pembeli, baik dalam over the counter sale maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya dilaksanakan melalui jasa pos atau angkutan umum. Dalam over the counter sale, pembeli datang ke perusahaan, melakukan pembayaran ke kasir dengan angkutan umum, pembeli tidak perlu datang ke perusahaan penjual. Pembeli memberikan persetujuan tertulis penggunaan kartu kredit dalam pembayaran harga barang, sehingga memungkinkan perusahaan melakukan penagihan kepada bank atau perusahaan penerbit kartu kredit. Kartu ktedit dapat digolongkan menjadi tiga kelompok: 1. Kartu kredit bank (bank card). 2. Kartu kredit perusahaan (company card). 3. Kartu kredit bepergian dan hiburan (travel and entertaiment card).
2.7 Fungsi yang Terkait
Menurut Baridwan (1994) sistem penerimaan kas dari penjualan tunai melibatkan beberapa fungsi yang terkait, yaitu:
14
1. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke fungsi kas. 2. Fungsi Kas Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab penerima kas dari pembeli. 3. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab menyiapkan barang yang disimpan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi
ini
bertanggung
jawab
untuk
membungkus
barang
dan
menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. 5. Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan Prosedur Penerimaan Kas.
2.8 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Menurut Mulyadi (2001) informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: 1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
15
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. 4. Nama dan alamat pembeli informasi ini diperlukan dalam penjulan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai. 5. Kuantitas produk yang dijual. 6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. 7. Otorisasi pejabat yang berwenang.
2.9 Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001) dokumen yang digunakan dari sistem penerimaan kas penjualan tunai adalah: 1. Faktur penjualan tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam sebagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. 2. Pita Register Kas (cas register tape) Dokumen ini dihasilkan oleh fungi kas dengan cara mengoperasikan mesin register. Pita register ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. 3. Credit Card Sales Slip Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu ktedit dan diserahkan kepada perusahaan disebut merchant yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan yang menjual barang atau jasa, dokumen ini di isi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk
16
menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu ktedit. 4. Bill of lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjulan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum. 5. Faktur penjulan COD Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD 6. Bukti Setor Bank Dibuat oleh fungsi kas sebagai penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran dari piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan di pakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencataan transaksi penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas. 7. Rekapitulasi harga pokok penjualan Dokumen ini digunakan oleh fumgsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok yang dijual.
17
2.10 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Menurut Soemarso (1985) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjulan tunai adalah: 1. Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut. 2. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya penjulan tunai. 3. Jurnal Umum Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. 4. Kartu Persedian Kartu persedian digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persedian ini diselenggarakan
di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan
persedian barang yang disimpan di gudang. 5. Kartu Gudang Catatan ini tidak termasuk catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan digudang. Catatan ini diselenggarakan
18
oleh fungsi gudang untuk mencatat kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.
2.11 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Menurut Soemarso (1985) jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjulan tunai adalah: 1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur penerimaan kas 3. Prosedur penyarahan barang 4. Prosedur pencatatan penjualan tunai 5. Prosedur penyetoran kas ke bank 6. Prosedur pencatatan penerimaan kas 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
