BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Komunikasi
2.1.1 Definisi Komunikasi Komunikasi apabila diaplikasikan dengan benar akan mampu mencegah dan memperbaiki hubungan sekaligus menciptakan suasana yang menyenangkan dan menciptakan hubungan yang harmonis baik antar pribadi, antarkelompok, antarbangsa dan sebagainya, membina kesatuan dan persatuan umat manusia seluruh penghuni bumi yang akan menghasilkan image positif. Disinilah terlihat begitu pentingnya komunikasi dalam kehidupan sehari-hari, baik untuk melanjutkan hubungan maupun melepaskan hubungan. Istilah komunikasi dalam bahasa Inggris communication berasal dari kata Latin communicatio , dan bersumber dari kata communis yang artinya sama. Yang artinya komunikasi terjadi apabila terdapat kesamaan makna mengenai suatu pesan yang disampaikan oleh komunikator (pengirim pesan) dan diterima oleh komunikan (penerima pesan)5. Menurut Goyer Komunikasi adalah berbagi pengalaman, dapat diamati sebagai penelitian dimana respon penggerak dan penerima berhubungan secara
5
Onong Uchyana Effendy. 2004. Ilmu, Teori Komunikasi dan Praktek. Bandung : Remaja Rosda Karya. Halaman 30
11
12
sistematis untuk referensi stimulus. Dalam pengertian ini komunikasi memberikan ruang pada individu-individu untuk memahami dan merespon apa yang disampaikan, jika penyampaian dipahami dan dimengerti, maka komunikasi berjalan dengan baik dan sehat. 6 Banyaknya definisi komunikasi melahirkan bahwa begitu berguna dan pentingnya komunikasi dalam interaksi dengan sesama, memiliki prosedur untuk mempengaruhi orang lain. Carl I. Hovland mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses dimana seseorang memindahkan perangsang yang biasanya berupa lambang kata-kata untuk mengubah tingkah laku orang lain.7 Jadi, dengan demikian komunikasi itu adalah persamaan pendapat dan untuk kepentingan itu maka orang harus mempengaruhi orang lain dahulu sebelum orang lain itu berpendapat, bersikap dan bertingkah laku yang sama dengan kita. Komunikasi merupakan penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi akan berhasil jika adanya pengertian serta kedua belah pihak saling memahaminya. Dimana dapat disimpulkan bahwa komunikasi sangat penting sama halnya dengan bernapas. Tanpa komunikasi tidak ada hubungan dan kesepian dalam menjalani aktivitas. Kualitas komunikasi menentukan keharmonisasian hubungan dengan sesama individu.
6
Soleh & Ardianto, Elvinaro. 2007. Dasar-Dasar Public Relations. Bandung : Rosdakarya. Halaman 19
7
A.W. Widjaja. 2000. Ilmu Komunikasi. Jakarta : Utama Grafiti Halaman 26-27.
13
2.1.2 Proses Komunikasi Komunikasi menjadi salah satu hal terpenting dalam proses apapun, maka dalam harmonisasi hubungan ini terbentuk dalam komunikasi antarpribadi dan komunikasi kelompok. Hal ini membutuhkan proses di dalamnya, adapun proses komunikasi menurut Onong terbagi atas dua tahap, yakni secara primer dan secara sekunder. a.
Proses Komunikasi Secara Primer Adalah
proses
penyampaian
pikiran
atau
perasaan
seseorang
kepada orang lain dengan menggunakan lambang sebagai media. Lambang ini umumnya bahasa tetapi dalam situasi komunikasi tertentu
lambang-lambang
yang
digunakan
dapat
berupa
gerak
tubuh, gambar, warna dan sebagainya.
b.
Proses Komunikasi Secara Sekunder Adalah
proses
penyampaian
pesan
oleh
seseorang
kepada
orang lain dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama. Proses ini termasuk sambungan dari proses primer untuk menembus dimensi ruang dan waktu, dalam prosesnya komunikasi sekunder ini akan semakin
efektif
dan
efisien
karena
didukung
oleh
teknologi
14
komunikasi yang semakin canggih, yang ditopang oleh teknologiteknologi lainnya.8 Dalam keseluruhan komunikasi akan memberikan manfaat
yang
mendalam, jika komunikasi berlangsung dengan baik mampu memberi keuntungan dan mampu mencapai tujuan yang baik, jika efektif.
komunikasi
menjadi
Pentingnya komunikasi untuk membina hubungan yang baik, bahwa
kebutuhan utama manusia dan untuk menjadi manusia yang sehat secara rohaniah adalah kebutuhan akan hubungan sosial yang ramah, yang hanya bisa terpenuhi dengan membina hubungan yang baik dengan orang-orang lain. Dari pengertian komunikasi sebagaimana diutarakan di atas, tampak adanya sejumlah komponen atau unsur yang dicakup, yang merupakan persyaratan terjadinya komunikasi. Menurut Onong dalam “bahasa komunikasi” komponen – komponen tersebut adalah sebagai berikut : a.
Komunikator. Orang yang menyampaikan pesan;
b.
Pesan. Pernyataan yang didukung oleh lambang;
c.
Komunikan. Orang yang menerima pesan;
d.
Media. Sarana atau saluran yang mendukung pesan bila komunikan jauh tempatnya atau banyak jumlahnya;
e.
8
Efek. Dampak sebagai pengaruh dari pesan.
Onong Uchyana Effendi. Op.cit. Hal 11
15
Yang penting dalam komunikasi ialah bagaimana caranya agar suatu pesan yang disampaikan komunikator itu menimbulkan dampak atau efek tertentu pada komunikan. Dampak yang ditimbulkan dapat diklasifikasikan menurut kadarnya, yakni : a. Dampak kognitif adalah yang timbul pada komunikan yang menyebabkan dia menjadi tahu atau meningkat intelektualitasnya. Di sini pesan yang disampaikan komunikator hanyalah berkisar pada upaya mengubah pikiran dari komunikan. b. Dampak afektif lebih tinggi kadarnya daripada dampak kognitif. Di sini tujuan komunikator bukan hanya sekedar supaya komunikan tahu, tetapi tergerak hatinya; menimbulkan perasaan tertentu. c. Dampak behavioral yakni dampak yang timbul pada komunikan dalam bentuk perilaku, tindakan, atau kegiatan.9
2.2
Komunikasi Organisasi Komunikasi
organisasi
merupakan
komunikasi
yang
dilakukan
antarpribadi dalam kelompok formal/organisasi sesuai dengan tuntutan struktur dan tata kerja organisasi. Aktivitas yang berlangsung dapat berupa tatap muka atau
melalui
media,
membutuhkan
umpan
balik
melalui
struktur
organisasi/formal.10
9
Onong Uchyana Effendy. Dinamika Komunikasi. 2008. Bandung : Remaja Rosdakarya. Hal 6-7 Alo Lilweri. Wacana Komunikasi Organisasi. 2004. Bandung : Mandar Maju. Hal 59
10
16
Organisasi merupakan suatu tatanan yang terdiri dari sekelompok orang yang berkomunikasi di dalamnya, oleh sebab itu untuk mengoptimalkan komunikasi tersebut dapat dipastikan harus ada timbal balik/feedback. Melalui berbagai saluran untuk berkomunikasi seperti berkomunikasi secara langsung ataupun dengan menggunakan media tertentu. Menurut Stewart L Tubbs dan Sylvia Moss (1966) mengatakan bahwa beberapa ciri utama komunikasi organisasi adalah faktor-faktor struktural dalam organisasi yang mengharuskan para anggotanya bertindak sesuai dengan peranan yang diharapkan. Misalnya, seorang profesor diharapkan berperilaku tertentu dalam ruang kuliah. Pada acara sosial, dia mungkin sangat berbeda karena aturan tersebut tidak diterapkan dalam dalam keadaan khusus ini.11 Sedangkan
Deddy
Mulyana
(2001)
menawarkan
lingkup
kajian
komunikasi organisasi sebagai berikut : Komunikasi organisasi (organization communication) terjadi dalam suatu jaringan yang lebih besar dari pada komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga komunikasi diadik, komunikasi antar-pribadi dan ada kalanya juga komunikasi publik.12 Zelko dan Dance mempersepsikan Komunikasi Organisasi sebagai : “Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan eksternal. Komunikasi internal dalam organisasi itu sendiri seperti komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi sesama karyawan yang sama tingkatnya. 11
Abdullah Masmuh. Komunikasi Organisasi dalam Perspektif Teori dan Praktek. 2010. Malang : UMM Press. Hal 5 12 Ibid. Hal 6
17
Sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi terhadap lingkungan luarnya, seperti komunikasi dalam penjualan hasil produksi, pembuatan iklan, dan hubungan dengan masyarakat umum.”13
2.2.1 Komunikasi Eksternal Organisasi Komunikasi Eksternal Organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat daripada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang dianggap sangat penting saja. a.
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilakukan
umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti : majalah organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konfrensi pers. b.
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak
kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.14
13 14
Arni Muhammad. Komunikasi Organisasi. 2005. PT Bumi Aksara. Hal 66 Khomsahrial Romli. Komunikasi Organisasi Lengkap. 2011. Jakarta : PT. Grasindo. Hal 7
18
2.3
Public Relations
2.3.1 Definisi Public Relations Pada dasarnya tujuan umum dari program kerja dan berbagai aktivitas Public
Relations
adalah
cara
menciptakan
hubungan
harmonis
antara
organisasi/perusahaan yang diwakilinya dengan publiknya atau stakeholder sasaran khalayak yang terkait. Hasil yang diharapkan adalah terciptanya citra positif (good image), kemauan baik (good will), saling menghargai (mutual appreciation), saling timbul pengertian (mutual understanding), toleransi (tolerance) antara kedua belah pihak. Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas PR tersebut dapat diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen yang dikelola secara professional dan dapat dipertanggungjawabkan hasil atau sasarannya. Hal tesebut juga dapat diwujudkan jika adanya pertukaran pendapat, pesan dan informasi yang jelas serta mudah dimengerti oleh kedua belah pihak yang terlibat komunikator dan komunikan di mana pertukaran informasi dilakukan melalui sistem saluran (channel), media massa atau bentuk media non massa lainnya. Semua itu dapat dimanfaatkan sebagai alat (tool) untuk kegiatan atau aktivitas komunikasi dua arah timbal balik (reciprocal two ways traffic communication) sehingga diperoleh pencapaian umpan balik (feed back) yang positif. Perencanaan, pengorganisasian, pengkomunikasian hingga pengevaluasian suatu program kerja PR melalui berbagai aktivitas yang dilaksanakan oleh Public
19
Relations. Aktivitas praktisi PR di lapangan mencakup sebagai konseptor (conceptor), penasihat (counselor), komunikator (communicator) dan penilai (evaluator) yang handal. Oleh karena itu PR harus memiliki kemampuan memecahkan berbagai macam masalah yang dihadapinya dalam organisasi. 2.3.2 Proses Program Kerja Public Relations Scott M. Cutlip & Allen H. Center menyatakan bahwa proses perencanaan program kerja melalui proses empat tahapan atau langkah-langkah pokok yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program keja kehumasan adalah : 1.
Penelitian dan Mendengarkan (Research - Listening). Dalam tahap ini, penelitian yang dilakukan berkaitan dengan opini, sikap dan reaksi dari mereka yang berkepentingan dengan aksi dan kebijaksanaan-kebijaksanaan suatu organisasi. Setelah itu baru dilakukan pengevaluasian fakta-fakta, dan informasi yang masuk untuk menentukan keputusan berikutnya. Pada tahap ini akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi, yaitu “What’s our problem?” (Apa yang menjadi problem kita?).
2.
Perencanaan dan mengambil Keputusan (Planning - Decision) Dalam tahap ini sikap, opini, ide-ide dan reaksi yang berkaitan dengan kebijaksanaan serta penetapan program kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan atau keinginan-keinginan pihak yang berkepentingan mulai diberikan : “Here what we can do?” (apa yang dapat kita kerjakan?).
3.
Mengkomunikasikan dan pelaksanaan (Communication - Action) Dalam
20
tahap ini informasi yang berkenaan dengan langkah-langkah yang akan dilakukan dijelaskan sehingga mampu menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif dapat mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dapat mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi untuk memberikan dukungan sepenuhnya : “Here’s what we did and why?” (Apa yang telah kita lakukan dan mengapa begitu?). 4.
Mengevaluasi
(Evaluation)
Pada
tahapan
ini,
pihak
Public
Relations/Humas mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari programprogram kerja atau aktivitas Humas yang telah dilaksanakan. Termasuk mengevaluasi
keefektivitasan,dari
teknik-teknik
manajemen
dan
komunikasi yang telah dipergunakan.15 Tiap tahapan dari keempat tahapan yang disebutkan di atas saling berkaitan erat satu dengan yang lainnya. Artinya tahapan satu dengan tahapan yang lainnya saling berhubungan erat dan tidak dapat dipisah-pisahkan. Seumpama suatu proses pemintalan benang (wheel spinning) di pabrik mesin tekstil, yaitu jaringan antar perputaran gelondongan benang dengan gelondongan lainnya harus seirama baik dalam hal kecepatan dan maupun ketika menggulung seutas benang, kalau tidak maka benangnya akan putus, berantakan atau kusut. Setiap tahap dari proses kerja PR di atas, sama pentingnya bagi terlaksanannya suatu program PR yang efektif. Sayangnya banyak di antara praktisi PR yang kurang menyadari akan hal tersebut sehingga dalam 15
Cutlip, Scott M, Allen H. Center, & Glen M. Broom. 2009. Effective Public Relations (edisi kesembilan). Jakarta: Prenada Media Group. Halaman:18
21
menentukan dan melaksanakan program mereka seringkali mengabaikan tahaptahap di atas. Tahap yang paling sering diabaikan adalah penelitian, perencanaan dan evaluasi. Sebaliknya, banyak di antara mereka yang terlalu banyak memfokuskan pekerjaanya pada publisitas, yang sebenarnya akan secara otomatis muncul apabila program PR dirancang berdasarkan penelitian, perencanaan dan evaluasi yang serius. Proses kerja PR merupakan satu kesatuan perencanaan yang secara sirkuler terus menerus berlangsung. Melalui observasi yang pernah dilakukan, diketahui
bahwa
proses
analisis-analisis komunikasi interpretasi dari kerja
PR, merupakan proses yang berkesinambungan dalam bentuk spiral dan seringkali tumpang tindih antara satu dengan yang lainnya. Kalau diuraikan dan digambarkan, maka lingkaran dan langkah-langkah kegiatan PR adalah sebagai berikut : 1.
Menganalisis
perilaku
umum
dan
hubungan
organisasi
terhadap
perilaku
tiap-tiap
lingkungan. 2.
Menentukan
dan
memahami
secara
benar
kelompok terhadap organisasi. 3.
Menganalisis tingkat opini publik, baik yang intern maupun yang ekstern.
4.
Mengantisipasi
kecenderungan-kecenderungan,
masalah-masalah yang
potensial, kebutuhan-kebutuhan dan kesempatan-kesempatan. 5.
Menentukan formulasi dan merumuskan kebijakan-kebijakan.
6.
Merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau mengubah perilaku kelompok masyarakat sasaran.
22
7.
Menjalankan dan melaksanakan aktivitas-aktivitas sesuai dengan program yang telah direncanakan.
8.
Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan penyesuaian- penyesuaian yang diperlukan16.
Konsekuensi dari proses perencanaan kerja PR seperti di atas adalah tuntutan terhadap kemampuan tinggi dari para praktisi PR dapat berperan ganda dalam menjalankan tugasya. Suatu saat, apabila pimpinan ingin mengetahui secara
pasti
mengena
reaksi
publik
terhadap
salah
satu kebijaksanaan
organisasinya dan PR harus bisa mengemukakan fakta-fakta yang diperlukan. Lain waktu jika menghadiri pertemuan dengan staf bagian pemasaran dan periklananan yang membahas rencana perkenalan produk baru, maka pihak PR harus siap untuk menunjang usaha tersebut. Pada hari yang sama dia mungkin bertindak sebagai komunikator ataupun penerjemah, apabila pada saat itu berhadapan dengan para wartawan yang ingin mendapatkan keterangan tentang program dan kebijaksanaan yang dijalankan oleh organisasi.
2.3.3 Model Public Information Menurut James E. Grunig, bahwa perkembangan Public Relations dalam konsep dan praktik dalam proses komunikasi yaitu terdapat empat model (Four typical ways of conceptual and practicing communication). Salah satunya adalah Model-Public Information. Dalam hal ini PR/Humas bertindak seolah-olah
16
Daniel Yadin. Public Relations. 2004. Jakarta : Erlangga. Halaman: 35-36
23
sebagai “Journalist in resident.” Berupaya membangun kepercayaan organisasi melalui proses komunikasi searah (one way process) dan tidak mementingkan persuasif. Seolah-olah bertindak sebagai wartawan dalam menyebarluaskan publisitas, informasi dan berita ke publik. Disamping itu mampu mengendalikan berita melalui bekerja sama dengan media massa. Unsur kebenaran dan objektivitas pesan (informasi) selalu diperhatikan oleh pihak narasumbernya. 17
Sources
More or Less Objective
Receiver
(Organization)
Truthfull One Way Communication
(Public)
Gambar 2.1 Model-Public Information
2.3.4 Humas Pemerintahan Perbedaan pokok antara fungsi dan tugas humas yang terdapat di instansi pemerintahan dengan non pemerintah (lembaga komersial) adalah tidak adanya unsur komersial walaupun humas pemerintah juga melakukan hal yang sama dalam kegiatan publikasi, promosi, dan periklanan. Humas pemerintah lebih menekankan pada public services atau demi meningkatkan pelayanan umum.18 Pada dasarnya pemerintah adalah sekelompok orang yang diberi suatu kekuasaan legal oleh masyarakat setempat untuk melaksanakan pengaturan atas interaksi yang terjadi dalam pergaulan masyarakat (baik anatara individu dengan 17
Rosady Ruslan. Metode Penelitian Public Relations dan Komunikasi. 2003. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada. Hal 103-104 18 Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi. 2003. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada. Hal.323
24
individu, individu dengan lembaga pemerintah, lembaga pemerintah dengan lembaga pemerintah, lembaga pemerintah dengan pihak swasta, pihak swasta dengan individu) untuk memenuhi kebutuhan dan keperluan hidupnya sehari-hari, sehingga interaksi tersebut dapat berjalan secara harmonis.19 Keberadaan unit humas di sebuah lembaga pemerintahan merupakan keharusan secara fungsional dan operasional dalam upaya menyebarluaskan atau untuk mempublikasikan tentang sesuatu kegiatan atau aktivitas instansi bersangkutan yang ditujukan baik untuk hubungan masyarakat ke dalam, maupun hubungan masyarakat ke luar pada umumnya. Humas dapat merupakan suatu alat atau saluran untuk memperlancar jalannya interaksi dan penyebaran informasi mengenai publikasi pembangunan nasional melalui kerja sama dengan pihak pers, media cetak dan elektronik hingga menggunakan media tradisional. Melalui unit atau program kerja Humas tersebut, pemerintah dapat menyampaikan informasinya atau menjelaskan mengenai kebijaksanaan dan tindakan-tindakan tertentu serta aktivitas dalam melaksanakan tugas-tugas atau kewajiban-kewajiban kepemerintahannya.
2.3.4.1 Tugas Humas Pemerintah Frida Kusumastuti dalam buku Dasar-Dasar Humas menyatakan tugas pemerintah sangat berat karena masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai publik dengan kepentingan yang kompleks.20 Visi praktisi Humas pemerintah adalah terciptanya sumber daya manusia 19
Dharma Setyawan Salam. Manajemen Pemerintahan Indonesia. 2004. Jakarta : Djambatan. Hal 32 20 Frida Kusumastuti. Dasar-Dasar Humas. 2004. Jakarta : Ghalia Indonesia. Hal 38
25
Humas, terbentuknya sistem manajemen Humas pemerintah dan iklim yang kondusif dan dinamis untuk kelancaran pelaksanaan tugas kehumasan. Misi Praktisi Humas Pemerintah adalah : a.
Membangun citra dan reputasi positif aparatur pemerintah dan aparatur Negara.
b.
Membentuk opini publik.
c.
Menampung dan mengolah pesan dan aspirasi masyarakat.
d.
Mengklasifikasi data dan informasi yang berkembang di masyarakat.
e.
Mensosialisasikan kebijakan dan program kebijakan pemerintah. Menurut John D. Millet dalam bukunya, Management in Public Service
the Quest for Effective Performance, artinya Humas dalam instansi/lembaga kepemerintahan terdapat beberapa hal untuk melaksanakan tugas utamanya yaitu : 1.
Mengamati dan mempelajari tentang hasrat, keinginan-keinginan dan aspirasi yang terdapat dalam masyarakat.
2.
Kegiatan memberikan nasihat atau sumbang saran untuk menanggapi apa sebaiknya dilakukan oleh instansi/lembaga pemerintah seperti yang dikehendaki oleh pihak publiknya.
3.
Kemampuan untuk mengusahakan terjadinya hubungan memuaskan yang diperoleh antara hubungan publik dengan para aparat pemerintah.
4.
Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah diupayakan oleh suatu lembaga/instansi pemerintahan yang bersangkutan. 21 Menurut Dimock dan Koenig (1987), pada umumnya tugas-tugas dari
21
Ibid, hal.324
26
pihak humas instansi pemerintahan yaitu : 1.
Upaya memberikan penerangan atau informasi kepada masyarakat tentang pelayanan masyarakat, kebijaksanaan serta tujuan yang akan dicapai oleh pemerintah dalam melaksanakan program kerja tersebut.
2.
Mampu untuk menanamkan keyakinan dan kepercayaan serta mengajak masyarakat dalam partisipasinya atau ikut serta pelaksanaan program pembangunan di berbagai bidang, sosial, budaya, ekonomi, politik serta menjaga stabilitas dan keamanan nasional.
3.
Kejujuran dalam pelayanan dan pengabdian dari aparatur pemerintah yang bersangkutan perlu dipelihara atau dipertahankan dalam melaksanakan tugas serta kewajiban masing-masing.22
Jadi peran taktis dan strategis kehumasan pemerintah/BUMN tersebut menyangkut beberapa hal : 1.
Tugas secara taktis dalam jangka pendek, humas berupaya memberikan pesan-pesan dan informasi kepada masyarakat umum, dan khalayak tertentu sebagai target sasarannya. Kemampuan untuk melakukan komunikasi timbal balik, dan kemudian memotivasi atau mempengaruhi opini masyarakat dengan usaha untuk “menyamakan persepsi” dengan tujuan dan sasaran instansi/lembaga yang diwakilinya.
2.
Tugas strategis (jangka panjang) humas, yakni berperan secara aktif dalam proses pengambil keputusan, memberikan sumbang saran, gagasan dan
22
Ibid, hal 325
27
hingga ide-ide cemerlang serta kreatif dalam mensukseskan program kerja lembaga yang bersangkutan dan hingga pelaksanaan pembangunan nasional. Terakhir bagaimana upaya untuk menciptakan citra atau opini masyarakat yang positif. Supaya dapat menjalankan tugas taktis secara baik, maka tugas strategis perlu dimiliki oleh Humas. Tugas strategis ini penting, mengingat humas mempunyai fungsi sebagai juru bicara dan koordinator lalu lintas informasi dengan masyarakat. Dengan demikian humas akan selalu dapat mengetahui latar belakang daripada suatu kebijakan dan keputusan yang diambil. Terbatasnya wewenang humas, hal ini bertalian erat dengan statusnya dan kedudukan humas dalam struktur organisasi pada masing-masing instansi. Kekurangan humas dalam menjalankan fungsinya, ini dapat dicari sebabnya, di samping terbatasnya wewenang yang diberikan masih belum memadainya letak humas pada struktur pemerintahan dan juga termasuk kualifikasi pejabat humasnya itu sendiri. Melihat tugas-tugas taktis dan strategis daripada humas, oleh karena itu kehadirannya di dalam organisasi/lembaga selayaknya berada langsung di bawah pimpinan atau sekurang-kurangnya mempunyai hubungan kerja langsung dengan pimpinan. Sebaliknya, pejabat humas itu sendiri harus juga mempunyai kemampuan utnuk menguasai segala permasalahan instansinya. Kemampuan yang dimaksud dapat digambarkan antara lain: 1.
Kemampuan mengamati dan menganalisa persoalan.
2.
Kemampuan menarik perhatian.
28
3.
Kemampuan mempengaruhi pendapat umum.
4.
Kemampuan menjalin kerjasama dan saling percaya dan keakraban. 23
2.3.4.2 Fungsi Humas Pemerintah Sebagaimana telah dijelaskan tugas pokok humas adalah bertindak sebagai komunikator, membantu (back up) mencapai tujuan dan sasaran bagi instansi atau lembaga kepemerintahan bersangkutan, membangun hubungan baik dengan berbagai publik dan hingga menciptakan citra serta opini masyarakat yang menguntungkan. Secara garis besarnya humas mempunyai fungsi ganda, yaitu fungsi ke luar berupa memberikan informasi atau pesan-pesan sesuai dengan tujuan dan kebijaksanaan instansi/lembaga kepada masyarakat sebagai khalayak sasaran, sedangkan ke dalam wajib menyerap reaksi, aspirasi, atau opini khalayak tersebut diserasikan demi kepentingan instansi atau tujuan bersama. Fungsi pokok Humas Pemerintahan Indonesia pada dasarnya, antara lain: 1.
Mengamankan kebijaksanaan pemerintah.
2.
Memberikan pelayanan dan menyebarluaskan pesan atau informasi mengenai kebijaksanaan dan hingga program-program kerja secara nasional kepada masyarakat.
3.
Menjadi komunikator dan sekaligus sebgai mediator yang proaktif dalam menjembatani kepentingan instansi pemerintah di satu pihak, dan menampung aspirasi, serta memperhatikan keinginan-keinginan publiknya di lain pihak.
23
A.W. Widjaja. Op.cit. hal 64
29
4.
Berperan serta dalam menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis demi mengamankan stabilitas dan keamanan politik pembangunan nasional, baik jangka pendek maupun jangka panjang. 24 Dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi kehumasan,
sebagai aparat kehumasan pemerintah, maka berbagai kegiatan yang perlu diperhatikan antara lain: 1.
Membina pengertian pada khalayak/publik terhadap kebijaksanaan pimpinan, baik kepada khalayak internal maupun khalayak eksternal. Pembinaan pengertian kepada khalayak termasuk pemberian dan pelayanan informasi.
2.
Menyelenggarakan
dokumentasi
kegiatan-kegiatan
pokok
instansi
pemerintah, terutama yang menyangkut publikasi. 3.
Memonitor dan mengevaluasi tanggapan dan pendapat masyarakat.
4.
Mengumpulkan data dan informasi yang datang dari berbagai sumber.
4.
Bentuk produk humas yang dihasilkan seperti majalah, buletin, press release, poster, folder, pamflet, selebaran, dan lain-lain. 25
2.3.4.3 Tujuan dan Sasaran Humas Pemerintah Tujuan praktisi humas pemerintah adalah terciptanya sumber daya manusia Humas pemerintah yang berkualitas, komunikatif, aspiratif dan terciptanya kemitraan dengan pemangku kepentingan.26 24
Rosady Ruslan. Op.cit. hal 340 A.W. Widjaja. Op.cit. hal 65 26 Panduan Umum Humas Pemerintah. 2008. Jakarta : Departemen Komunikasi dan Informatika RI, Bakohumas Pemerintah. Hal 6 25
30
Sasaran praktisi Humas Pemerintah : a.
Terbentuknya aparatur humas pemerintah yang profesional dan kompeten.
b.
Terbentuknya opini publik yang positif.
c.
Tersosialisasinya kebijakan dan program pemerintah.
d.
Tersedianya pelayanan data dan informasi publik.
e.
Berkembangnya aspirasi dan partisipasi masyarakat dalam pembangunan.
f.
Meningkatnya kepercayaan masyarakat kepada pemerintah.27
2.4
Pelayanan Informasi Publik
2.4.1 Pelayanan Publik Pelayanan adalah setiap kegiatan atau manfaat yang ditawarkan suatu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Pelayanan pada dasarnya adalah cara melayani, membantu, menyikapi, mengurus, menyelesaikan keperluan kebutuhan seseorang atau sekelompok orang. Dan kegiatan pelayanan pada dasarnya menyangkut pemenuhan suatu hak. Seperti yang dilaksanakan pada instansi pemerintah baik dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan perundangundangan. Seperti yang dikemukakan oleh Agung Kurniawan: “Pelayanan publik adalah pemberian pelayanan (melayani) keperluan orang lain atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan” 28
27
Ibid. Hal 7
31
Jadi pelayanan yang diberikan oleh pemerintah haruslah mendahulukan kepentingan masyarakat dengan waktu yang singkat, mudah, serta memberikan rasa puas bagi masyarakat yang menikmati layanan itu. Pendapat lain seperti yang dijelaskan Kotler dalam Sampara Lukman (2003): “Pelayanan adalah setiap kegiatan yang menguntungkan dalam suatu kumpulan atau kesatuan, dan menawarkan kepuasan meskipun hasilnya tidak terikat pada suatu produk secara fisik” 29
Pelayanan publik atau pelayanan umum dapat didefinisikan sebagai segala bentuk jasa pelayanan, baik dalam bentuk barang publik maupun jasa publik yang pada prinsipnya menjadi tanggung jawab dan dilaksanakan oleh Instansi Pemerintah baik itu di Pusat maupun Daerah, dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan. Kewajiban Pemerintah adalah memberikan pelayanan publik yang menjadi setiap hak warga negara ataupun memberikan pelayanan kepada warganegara yang memenuhi kewajibannya terhadap negara. Kewajiban Pemerintah, maupun hak setiap warga negara pada umumnya disebutkan dalam konstitusi suatu negara. Adapun layanan yang umum dilakukan oleh organisasi pemerintah maupun swasta pada dasarnya berbeda-beda. Moenir menyatakan bahwa bentuk pelayanan umum dibagi menjadi tiga jenis :
28 29
Poltak Lijan Sinambela dkk. Reformasi Pelayanan Publik. 2010. Jakarta : PT. Bumi Aksara Sampara, Lukman, Sutopo. Pelayanan Prima. 2003. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara RI
32
1.
Layanan dengan lisan Layanan dengan lisan dilakukan oleh pegawai pada bidang hubungan masyarakat atau Humas, bidang layanan informasi dan bidang-bidang lain yang tugasnya memberikan penjelasan atau keterangan kepada siapapun yang memerlukan. Agar layanan lisan berhasil sesuai dengan yang diharapkan, ada syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pelaku layanan : a. Memahami benar masalah-masalah yang termasuk dalam bidang tugasnya. b. Mampu memberikan penjelasan apa yang perlu dengan lancar, singkat, tetapi jelas sehingga memuaskan pihak yang ingin memperoleh kejelasan mengenai sesuatu hal. c. Bertingkah laku sopan dan ramah tamah. d. Mempergunakan waktu dengan maksimal untuk kepuasan pelayanan. e. Memiliki kedisiplinan dan tidak melalaikan tugas.
2.
Layanan melalui tulisan Layanan melalui tulisan merupakan bentuk layanan yang paling menonjol dalam pelaksanaan tugas, tidak hanya dari segi jumlah tetapi juga dari segi peranannya. Pada dasarnya layanan melalui tulisan cukup efisien terutama bagi layanan jarak jauh karena faktor biaya. Layanan tulisan terbagi atas dua bagian yaitu : pertama, layanan berupa petunjuk, informasi, dan yang sejenisnya ditujukan pada orang-orang yang berkepentingan agar memudahkan mereka dalam berurusan dengan instansi. Kedua, layanan
33
berupa berkas tertulis atas permohonan, laporan, keluhan, pemberian dan pemberitahuan.
3.
Layanan bentuk perbuatan Layanan perbuatan sering terkombinasi dengan layanan lisan, hal ini disebabkan karena hubungan lisan paling banyak dilakukan dalam hubungan pelayanan secara umum, namun fokusnya pada perbuatan itu sendiri yang ditunggu oleh orang berkepentingan. Jadi tujuan utama orang yang berkepentingan adalah mendapatkan pelayanan dalam bentuk perbuatan atau hasil perbuatan, bukan sekedar penjelasan dan kesanggupan secara lisan. Di sini pun faktor kecepatan dalam pelayanan (pengerjaan) menjadi dambaan setiap orang, disertai dengan kualitas hasil yang memadai.30
2.4.2 Informasi dan Informasi Publik Secara umum informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang. Dalam Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik Nomor 14 Tahun 2008 yang dimaksud dengan informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, 30
Moenir. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. 2002. Jakarta : Bumi Aksara. Hal 190
34
maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca, yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun non elektronik. Sedangkan informasi publik adalah informasi sebagaimana dimaksud di atas yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu Badan Publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan Badan Publik lainnya yang sesuai dengan UU KIP, serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. Sedangkan pelayanan informasi adalah penyampaian berbagai informasi kepada sasaran layanan agar individu dapat mengolah dan memanfaatkan informasi tersebut demi kepentingan hidup dan perkembangannya. Tujuan pelayanan informasi secara umum adalah agar terkuasainya informasi tertentu, sedangkan secara khusus terkait dengan fungsi pemahaman (paham terhdap informasi yang diberikan) dan memanfaatkan informasi dalam penyelesaian masalahnya.
2.5
Pengetahuan Pengunjung DPR-RI
2.5.1 Pengertian Pengetahuan Pengetahuan memiliki arti sesuatu, segala apa yang diketahui (kepandaian) dan segala apa yang diketahui berkenaan dengan sesuatu hal.
35
Pengetahuan pada hakekatnya merupakan segenap apa yang kita ketahui tentang objek termasuk ke dalamnya ilmu pengetahuan yang merupakan khasanah kekayaan mental yang secara langsung dan tidak langsung turut memperkaya kehidupan kita. Saat ini pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat menentukan, karena hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan-perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat. Soerjono Soekanto mendefinisikan pengetahuan sebagai sebuah kesan di dalam pikiran manusia sebagai hasil penggunaan panca inderanya.
Pengetahuan
(knowledge)
tersusun
secara
sistematis
dengan
menggunakan kekuatan pemikiran, yang selalu dapat diperiksa dan ditelaah (dikontrol) oleh setiap orang lain yang ingin mengetahuinya. Pengetahuan seseorang juga dapat mempengaruhi sikap seseorang yang pada akhirnya akan mempengaruhi perilaku dan tindakan seseorang terhadap suatu objek. Pengetahuan meliputi semua yang diketahui oleh seseorang tentang objek tertentu dan pengetahuan mencakup knowledge maupun science, seni dan teknologi yang bukan hanya mengetahui tetapi juga mengetahui yang benar. Menurut Rogers terdapat tiga tahapan pengetahuan (knowledge) : 1.
Pengetahuan Kesadaran (Awareness-Knowledge) Pengetahuan akan keberadaan suatu objek. Pengetahuan jenis ini akan memotivasi individu untuk belajar lebih banyak tentang objek dan kemudian akan mengadopsinya. Pada tahap ini objek mencoba diperkenalkan pada publik tetapi tidak ada informasi yang pasti tentang
36
objek tersebut. Karena kurangnya informasi tersebut maka publik tidak merasa memerlukan objek tersebut. Rogers menyatakan bahwa untuk menyampaikan keberadaan objek akan lebih efektif disampaikan melalui media massa seperti radio, televisi, koran atau majalah. Sehingga publik akan lebih cepat mengetahui akan keberadaan suatu objek. 2.
Pengetahuan Teknis (How-to-Knowledge) Pengetahuan tentang bagaimana cara menggunakan suatu objek dengan benar. Rogers memandang pengetahuan jenis ini sangat penting dalam proses keputusan inovasi. Untuk lebih meningkatkan peluang pemakaian sebuah objek maka individu harus memiliki pengetahuan ini dengan memadai berkenaan dengan penggunaan objek ini.
3.
Pengetahuan Prinsip (Principles-Knowledge) Pengetahuan tentang prinsip-prinsip keberfungsian yang mendasari bagaimana dan mengapa suatu objek dapat bekerja. Contoh dalam hal ini adalah ide tentang teori kuman yang mendasari penggunaan vaksinasi, kakus untuk sanitasi perkampungan dan kampanye kesehatan. 31
2.5.2 Pengunjung DPR RI Secara etimologis atau arti kata pengunjung adalah individu atau sekelompok orang yang berkunjung atau melakukan kunjungan ke suatu tempat atau sumber dengan tujuan tertentu.
31
Everett M. Rogers. Diffusion of Innovations. 1995. New York : The Free Press. Hal 165-166
37
Dalam hal ini, pengunjung DPR RI adalah seluruh masyarakat dari berbagai lapisan dan tingkat pendidikan (Siswa SD, SMP, SMA, Mahasiswa) yang sengaja datang ke DPR untuk melakukan kunjungan studi. Pengunjung juga bisa mengatasnamakan organisasi atau perhimpunan. Pengunjung yang ingin melakukan kunjungan studi ke DPR RI harus melakukan prosedur permohonan kunjungan sesuai dengan peraturan yaitu mengirim surat permohonan kunjungan dan telah menerima surat balasan konfirmasi.
