BAB II TINJAUAN PUSTAKA. merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan. Komunikasi akan berjalan dengan lancar, apabila :

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Komunikasi Organisasi 2.1.1 Pengertian Komunikasi Organisasi Komunikasi merupakan salah satu elemen manajemen yang penting dalam suatu organisasi, karena komunikasi menyebarkan fungsi manajemen, yaitu merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan. Komunikasi akan berjalan dengan lancar, apabila : a. Adanya stimulus / rangsangan : aksi untuk melakukan b. Adanya respon / reaksi untuk melakukan komunikasi c. Informasi dapat disampaikan dengan jelas dan mendapat jawaban yang jelas Jadi komunikasi dilakukan dengan tujuan agar pesan atau informasi yang disampaikan oleh komunikator dapat dimengerti, dipahami, diterima dan kemudian dilakukan atau dijalankan oleh komunikan. Untuk itu supaya pesan – pesan tersebut dapat dijalankan, sebaiknya pesan harus disampaikan secara jelas. Jenis – jenis komunikasi menurut proses komunikasi4: a. Komunikasi Langsung, adalah komunikasi yang dilakukan secara face to face (tatap muka). Selain itu juga, komunikasi langsung dapat dilakukan dengan cara melakukannya melalui telepon.

4

Riswandi, Ilmu Komunikasi, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2009, Hal. 152

11

http://digilib.mercubuana.ac.id/

12

b. Komunikasi tidak langsung, adalah komunikasi yang dilakukan biasanya melelui perantara, biasanya pengirim pesan menyampaikan pesannya melalui surat, fax atau media yang lainnya. Organisasi adalah suatu unit social yang dikoordinasikan secara sengaja yang terdiri dari dua orang atau lebih yang didirikan dalam jangka waktu yang lama. Sifat terpenting dalam komunikasi organisasi adalah penciptaan pesan, penafsiran dan penanganan kegiatan anggota organisasi5. Komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang struktur dan fungsi

organisasi,

hubungan

antarmanusia,

komunikasi

dan

proses

pengorganisasian serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertical dan horizontal. Menurut pendapat R. Wayne Pace dan Don F. Faules (2001:31-33)6 “Komunikasi organisasi adalah perilaku pengorganisasian yang terjadi atau bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertransaksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi” Devito (1997:340) menyatakan komunikasi organisasi merupakan pengiriman dan penerimaan pesan baik dalam organisasi di dalam kelompok formal maupun kelompok informal organisasi7. Jadi, Komunikasi organisasi dapat diartikan sebagai komunikasi yang terjadi antara orang – orang yang berada di dalam organisasi itu sendiri, juga diantara orang – orang yang berada di dalam organisasi dengan public luar, dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan. 5

Peppy, Ruliana, Komunikasi Organisasi Teori dan Studi Kasus, Raja Grafinda Persada, Jakarta, 2010, Hal. 4 6 Ibid, Hal. 7 7 Ibid, Hal. 9


13

Elemen – elemen organisasi menyangkut atasan atau pimpinan dan karyawan atau bawahan. Menurut Kartono (1994:33) pemimpin adalah seorang yang memiliki kemampuan memimpin, artinya memiliki kecakapan dan kelebihan khususnya kecakapan dan kelebihan di suatu bidang. Dengan komunikasi kita membentuk saling pengertian menumbuhkan persahabatan, memelihara kasihsayang, menyebarkan pengetahuan, dan melestarikan peradaban. Tetapi dengan komunikasi

kita

juga

dapat

menimbulkan

perpecahan,

menghidupkan

permusuhan, menanamkan kebencian, merintangi kemajuan, dan menghambat pemikiran. Ketidakmengertian (misunderstanding) merupakan sumber disintegrasi dan konflik, karena ketidakmengertian merupakan rangsangan (stimulus) yang membangkitkan prasangka (prejudice). Berbagai aksi demo (unjuk rasa) yang dilakukan karyawan atau pegawai bukan hanya persoalan ketidakpuasan terhadap pendapatan dan reward (ganjaran), tetapi lebih banyak bersumber dari ketidakmengertian mereka terhadap eksistensi organisasinya. 2.1.2 Sifat Aliran Informasi Dalam Organisasi Aliran informasi atau dikenal juga dengan distribusi informasi adalah proses dimana informasi yang tepat disampaikan pada orang yang tepat, pada waktu yang diinginkan. Pendistribusian informasi itu adalah cara-cara untuk memperoleh informasi dan berbagi informasi. Penciptaan, Penyampaian dan interprestasi sebuah pesan pada sebuah organisasi dapat memberikan dampak pada cepat lambatnya informasi tersebut sampai pada tujuannya. Penyebaran aliran pesan pada organisasi ada 2, yaitu :


14

a.

Penyebaran aliran secara serentak Penyebaran aliran secara serentak ini, maksudnya adalah suatu pesan dapat

dengan mudah tersampaikan. Dengan berkembangnya media telekomunikasi, tugas menyebarkan informasi kepada semua anggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi sebagian organisasi8. Penyebaran pesan secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih efektif dan lebih efisien daripada cara lainnya untuk melancarakan aliran informasi dalam suatu organisasi karena hanya dengan sekali penyampain pesan, pesan dapat dibaca dan diketahui oleh banyak orang. Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang, hanya melibatkan sumber pesan dan penerima sebagai tujuan akhir. Misal banyak organisasi yang mengeluarkan terbitan khusus, berbentuk majalah atau selebaran yang diposkan kepada semua anggota organisasi. Bila semua anggota departemen, fakultas, atau bagian-bagian lain menerima suatu imformasi dalam waktu yang bersamaan, proses ini disebut penyebaran pesan secara serentak. Pemilihan teknik penyebaran yang berdasarkan pada waktu (tiba secara serentak) memerlukan pemikiran metode penyebaran yang sedikit berbeda dari yang biasa kita kerjakan. Di pihak lain, suatu pertemuan mungkin merupakan cara untuk menyampaikan informasi kepada setiap anggota organisasi pada saat yang sama tetapi seperti yang dapat anda duga, tidak semua orang dapat hadir karena pertemuan cukup jauh. Memo merupakan media tertulis sedangkan pertemuan adalah bentuk lisan, atau suatu media tatap muka. Salah satu dari kedua metode 8

R. Wyne Pace dan Don F. Faules, Komunikasi Otganisasi : strategi meningkatkan kinerja perusahaan, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2006, Hal 172


15

tersebut atau kedua-duanya mungkin melancarkan penyebaran informasi secara serentak kepada sekelompok anggota organisasi9. Dengan berkembangnya media telekomunikasi, misal dengan menggunakan email atau grup di BBM atau di WhatsApp tugas menyebarkan informasi kepada semua anggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi sebagian organisasi. Dengan berkembangnya sistem kabel dan telepon yang lebih canggih, dirangkaikan dengan video, semua organisasi dapat berhubungan secara visual dan vokal antara satu dengan yang lainnya sambil tetap berada di tempat kerja masing- masing. Penyebaran pesan secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih efektif dan efisien daripada cara lainnya untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu organisasi.

Gambar 2.1.2 Pola Penyaluran Pesan Secara Serentak Sumber: http://muwafikcenter.lecture.ub.ac.id/2014/04/aliran-komunikasi-organisasi// b.

Penyebaran Aliran Secara Beruntun Haney (1962) mengemukakan bahwah „‟penyampaian pesan berurutan

merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi‟‟. 9

Robbin, Stephen P., Teori Organisasi : Struktur, Disain dan Aplikasinya, Jakarta : Arecan, Hal, 27


16

Penyebaran informasi berurutan meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik, jadi pesan disampaikan dari si A kepada si B kepada si C kepada si D kepada si E dalam serangkaian transaksi dua orang; dalam hal ini setiap individu kecuali orang ke satu (sumber pesan), mula-mula menginterpretasikan pesan yang diterimanya, dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut10. Penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola ”siapa berbicara kepada siapa”. Penyebaran tersebut mempunyai suatu pola sebagai salah satu ciri terpentingnya, Bila pesan disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak beraturan, jadi infomasi tersebut tiba ditempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. Individu cenderung menyadari adanya informasi pada waktu yang berlainan. karena adanya perbedaan dalam menyadari informasi tersebut, mungkin timbul masalah dalam koordinasi. Adanya keterlambatan dalam penyebaran informasi akan menyebabkan informasi itu sulit digunakan untuk membuat keputusan karena ada orang yang belum memperoleh informasi. Bila jumlah orang yang harus diberi informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan waktu yang lebih lama lagi untuk menyampaikan informasi kepada mereka.

10

R Wayne, Op.Cit, Hal 173


17

Gambar 2.1.2 Pola Penyaluran Pesan Secara Berurutan Sumber: http://muwafikcenter.lecture.ub.ac.id/2014/04/aliran-komunikasi-organisasi// 2.1.3 Jenis Komunikasi Dalam Organisasi Komunikasi di dalam organisasi, dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung berdasarkan cara penyampaiannya, untuk itu berdasarkan jenis – jenis komunikasinya, dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu11 : a.

Komunikasi formal Komunikasi formal adalah suatu proses komunikasi yang bersifat resmi

dan biasanya dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau sifatnya

instruktif.

Berdasarkan

struktur

organisasi

oleh

pelaku

yang

berkomunikasi sebagai petugas organisasi dengan status masing – masing tujuannya menyampaikan pesan yang terkait dengan kepentingan dinas. Suatu komunikasi dapat juga dikatakan formal ketika komunikasi antara dua orang atau lebih yang ada pada suatu organisasi dilakukan berdasarkan prinsip – prinsip dan struktur organisasi. Komunikasi formal memiliki karakteristik yaitu : a) Informasi mempunyai sanksi resmi, tegas dan jelas. 11

Mulyana, Deddy, Pengantar Ilmu Komunikasi, 2002, Jakarta, Hal 20


18

b) Komunikasi dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu secara resmi. c) Ada prosedur tertentu. d) Objek pembicaraannya tentang masalah organisasi atau masalah proses penyelenggaraan kerja. e) Media yang sering digunakan adalah surat. f) Komunikasi formal datang dari orang yang mempunyai wewenang dan komunikasi ini berlangsung dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Contoh rapat dan konferensi b. Komunikasi informal Komunikasi Informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi, akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi. Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan social persahabatan kelompok informal, penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu, gossip atau rumor. Komunikasi informal akan membuat kejelasan pada komunikasi formal dan mengatasi kelambatan komunikasi formal yang biasanya cenderung kaku dan harus melalui berbagai jalur terlebih dahulu. Komunikasi informal adalah proses komunikasi yang berada diantara yang formal atau resmi dengan tidak resmi atau informal. Komunikasi jenis ini biasanya berupa komunikasi yang berhubungan dengan hubungan pribadi. Komunikasi informal ini timbul karena adanya tujuan : a)

Pemuasan kebutuhan manusiawi

b)

Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan

c)

Keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain


19

d)

Sumber informasi hubungan pekerjaan keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tidak

dapat dielakan. Jaringan ini dapat pula digunakan oleh para manajer untuk memonitor para karyawan dalam melakukan tugasnya. Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memerlukan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum. Karakteristik komunikasi informal yaitu: a.

Waktu dan tempat tidak menentu

b.

Tidak ada prosedur yang mengikat

c.

Tidak ada hirarki tertentu

d.

Objek pembicaraannya tidak menentu

e.

Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan

2.1.4 Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi Komunikasi organisasi yang dilakukan oleh semua pihak internal dalam organisasi tersebut, memiliki 4 fungsi, yaitu12: 1.

Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem

pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi 12

Sujak Abi, Kepemimpinan Manager: Eksistensinya dalam perilaku organisasi, Cet. 1, Jakarta : 1990, hal 17-18


20

ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya. 2.

Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang

berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintahperintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan13. 3.

Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan

kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

13

Peppi, Op.Cit, Hal 25


21

4.

Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran

yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata14. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi. 2.1.5 Dimensi Komunikasi Organisasi Dalam struktur yang khas dalam organisasi, terdapat empat Dimensi komunikasi organisasi sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan lancar, keempat dimensi itu adalah15 : 1. Komunikasi Ke Bawah (Downward communication) Komunikasi Ke bawah adalah komunikasi yang berlangsung ketika orangorang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Komunikasi ini melibatkan instruksi, anggaran yang disetujui atau tidak, pernyataan kebijakan, variasi dalam standar prosedur operasi dan mencatat perubahan-perubahan lainnya, pengumuman umum, pertemuan, ekspresi tujuan, sasaran, dan pernyataan misi. Pesan-pesan ini mungkin dapat dikirimkan lewat memo, email, catatan, dan saluran individu ke grup atau dari individu ke individu,

14

Onong, Uchjana Effendy. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Remaja Rosdakarya. Bandung, 2011, Hal 27 15 Ibid, Hal 29


22

atau mereka mungkin saja dapat disampaikan tidak langsung melalui orang lain dalam hirarki. Selama proses pengiriman, pesan asli dapat di edit, ditambah, dikurangi, dijelaskan, atau diubah16. Komunikasi ke bawah membawa informasi yang berhubungan dengan tugas pada seseorang yang melakukan tugas tersebut. Ia juga membawa informasi tentang kebijakan dan prosedur, serta bisa jadi digunakan untuk feedback yang bersifat motivasional pada karyawan. Komunikasi ke bawah terjadi jika manajer mengirimkan pesan kepada satu orang bawahan atau lebih. Komunikasi ke bawah seringkali berbentuk pemberian instruksi atau penjelasan bagaimana seorang atasan menginginkan suatu tugas diselesaikan para atasan mengirimkan informasi mengenai peraturan, kebijakan, dan standar minimum. Para atasan juga memberikan informasi untuk menilai prestasi bawahan atau memotivasi seorang bawahan. Komunikasi ke bawah menetapkan suatu organisasi bisnis. Apabila sebagian besar dalam organisasi dalam bisnis berasal dari puncak (vertikal ke bawah) dan biasanya berupa instruksi, gaya organisasi cenderung otokrasi. Apabila sebagian besar komunikasi ke bawah bersifat mendukung dan memiliki unsur perhatian yang besar terhadap bawahan, rangkaian sifat akan lebih bersifat mendukung17. Komunikasi seperti itu akan mendorong pembentukan kolaborasi antara pimpinan dan pegawai. Lebih jauh lagi, komunikasi akan mendorong rangkaian penuh komunikasi ke atas.

16 17

Miftah, Toha, Manajemen Perilaku Organisasi, Jakarta, PT Radja Gravindo, 2006, Hal 134 Ibid, Hal 135


23

Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah18: a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c)

Penyampaian

informasi

mengenai

peraturan-peraturan

yang

berlaku

(procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level : 1) Metode tulisan 2) Metode lisan 3) Metode tulisan diikuti lisan 4) Metode lisan diikuti tulisan 2. Komunikasi Ke atas (Upward communication) Komunikasi Ke atas adalah komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Arni Muhamad (2004) mengatakan bahwa Upward Communication adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi19. Upward

Communication

adalah

sarana

dimana

karyawan

mengkoordinasikan pesan melalui pola struktur formal dari tugas – tugas dan wewenang kepada atasan. Pola stuktur formal juga bisa dikatakan sebagai 18 19

Miftah, Op.Cit Hal 170 Miftah, Op.Cit, Hal 174


24

komunikasi formal. Wiryanto (2005) menjelaskan bahawa komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktifitas dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi, misalnya: memo, kebijakan, pernyataan dan surat – surat resmi20. Menurut Pace, komunikasi ke atas memiliki fungsi atau nilai21: a.

Dengan adanya komunikasi ke atas, atasan dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.

b.

Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan

c.

Komunikasi ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan, mengajukan ide – ide dan saran – saran tentang jalannya organisasi.

d.

Komunikasi ke atas membolehkan bahkan mendorong desas – desus muncul dan membiarkan atasan mengetahuinya.

e.

Komunikasi ke atas menjadikan atasan dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi ke bawah.

f.

Komunikasi ke atas dapat membantu karyawan mengatasi masalah – masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas – tugasnya dan organisasi.

20

21

Dale L. Level jr, Komunikasi Organisasi, Jakarta, 2002, Hal- 176 Soehardi, Sigit, Perilaku Organisasi, Yogyakarta, Fakultas Ekonomi, Yogyakarta, 2003, Hal. 97


25

Komunikasi ke atas merupakan sumber informasi yang penting dalam membuat keputusan, karena dengan adanya komunikasi ini komponan dapat mengetahui bagaimana pendapat bawahan mengenai atasan, mengenai pekerjaan mereka, mengenai teman – temannya yang sama bekerja dan mengenai organisasi. Karena pentingnya komunikasi tersebut, maka organisasi itu sendiri perlu memprogramnya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: 1) Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka 2) Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai 3) Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai


26

4) Atasan tidak dapat dihubungi atau tidak peka pada apa yang disampaikan pegawai 3.

Komunikasi Horizontal (Komunikasi Menyamping) Komunikasi Horizontal adalah komunikasi yang berlangsung di antara para

karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Mengambil tempat satu level dalam organisasi22. Sebagai contoh, di dalam tim, diantara kepala departemen dan diantara pengkoordinasi dan peranan penghubung. Terkadang, semakin cepat dan semakin efektif sebuah pesan terkirim secara horizontal daripada upward maupun downward. Horizontal communication yang bagus sering menghalangi persaingan, perilaku teritorial, dan spesialisasi fungsi pekerjaan yang berlebihan, yang dapat semakin mempertegas batas in group/out group, penggunaan jargon ataupun meniadakan kode-kode dan keseganan untuk membagi informasi. Komunikasi lateral atau horizontal terjadi antar rekan kerja. Anggota tim dan departemen harus berkomunikasi untuk memperluas hubungan kerja mereka. Karena jalur otoritas tidak berseberangan, maka komunikasi lateral ini lebih cepat daripada komunikasi ke atas atau ke bawah secara hirarkis. Komunikasi horizontal terjadi antara orang-orang yang pada tingkat yang sama atau orangorang yang pada tingkat yang berhubungan pada divisi yang berbeda dalam suatu organisasi23. Komunikasi horizontal yang efektif dapat membantu orang-orang untuk

mengkoordinasikan

proyek

menyelesaikan

masalah,

memberikan

pemeriksaan informasi, memecahkan konflik-konflik dan membuka jalan bagi 22 23

Soehardi, Op.Cit, Hal 99 Soehardi, Op.Cit, Hal 100


27

terciptanya hubungan-hubungan bisnis.

Seringkali

komunikasi

horizontal

terhalang karena kecemburuan, hambatan spesialisasi teknis, atau lokasi yang terpisah dan terlalu banyak arus informasi yang diterima pegawai untuk memproses data secara tepat. Sebagai contoh, orang-orang pada suatu unit mungkin merasa bahwa mereka bersaing dengan staf produksi untuk semua jenis “rembesan“ bonus, informasi, posisi baru, dan sebagainya dan mungkin berupaya membatasi jumlah informasi yang dibagikan, oleh karena itu manajer yang berwawasan luas akan menciptakan suatu lingkungan yang lebih menghargai suatu

bentuk

kerjasama

daripada

persaingan

jadi.

Mereka

berupaaya

meningkatkan lingkungan komunikasi seluruh organisasi. Pengenalan dan penghargaan terhadap suatu kelompok/tim pegawai adalah satu cara untuk mendorong rasa jiwa kerja sama. Komunikasi horizontal memiliki tujuan tertentu, diantaranya24: a. Mengkoordinasikan tugas – tugas b. Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktivitas – aktivitas c. Memecahkan masalah yang timbul diantara orang – orang yang berada di dalam tingkat yang sama d. Menyelesaikan konflik diantara anggota yang ada didalam bagian organisasi dan juga antara bagian dengan bagian lainnya e. Menjamin pemahaman yang sama f. Mengembangkan dorongan interpersonal Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah:

24

Susanto, Astrid, Komunikasi Dalam Teori dan Praktek, Bandung, 1977, Hal. 107


28

a) Memperbaiki koordinasi tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi informasi d) Upaya pemecahan konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama 4. Komunikasi Lintas Saluran Komunikasi Lintas Saluran adalah tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional25. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang - orang lainnya yang perlu berhubungan di dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas saluran. Komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Kondisi yang harus dipenuhi dalam komunikasi lintas saluran26 : a.

Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta

izin terlebih dahulu dari atasannya langsung. b. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.

25 26

Arni, Loc.cit Arni, Loc.cit


29

2.1.6 Teori Jaringan Organisasi Stephen W. Littlejohn dan Karen A. Foss menyatakan bagian dari analisis jaringan komunikasi sebagai bagian dari analisis jaringan organisasi. Analisis jaringan organisasi sendiri merupakan bagian dari analisis jaringan sosial (social network analysis) atau merupakan bagian dari teori jaringan sosial (social network theory).

Menurut Stephen W. Littlejohn dan Karen A. Foss, pola – pola

komunikasi akan berkembang seiring waktu dalam suatu organisasi. Salah satu cara untuk melihat susunan organisasi adalah dengan menguji pola – pola interaksi ini untuk melihat siapa yang berkomunikasi dengan siapa27. Anda dapat melihat kelompok-kelompok hubungan komunikasi yang saling terhubung untuk membentuk keseluruhan jaringan organisasi, karena tidak ada seorangpun yang berkomunikasi secara sama dengan semua anggota organisasi. Jaringan (networks) merupakan susunan sosial yang diciptakan oeh komunikasi

antar

individu

dan

kelompok.

Manusia

pada

saat

saling

berkomunikasi, mata rantai tercipta. Mata rantai tersebut merupakan jalur komunikasi dalam suatu organisasi. Beberapa di antaranya ditentukan oleh aturanaturan organisasi (seperti susunan birokrasi yang dinyatakan oleh Weber) dan mendasari jaringan formal (formal network)28. Gagasan struktural dasar dari teori jaringan adalah keterkaitan (connectedness)

yaitu bahwa terdapat jalur

komunikasi yang relative stabil di antara individu – individu anggota organisasi. Gagasan bahwa ada pola komunikasi yang cukup stabil antar individu yang saling 27

Faisal Afiff, R. Paemeleire dan L. Uytterschaut. Seluk Beluk Organisasi Perusahaan Modern, PT Eresco, 1994, Bandung, Hal 35 28 Devito, Joseph A.Teori Komunikasi Antarmanusia. 2011, KARISMA Publishing Group, Tangerang Selatan Hal 67


30

berkomunikasi saling terhubung ke dalam kelompok – kelompok yang selanjutnya saling terhubung ke dalam keseluruhan jaringan. Setiap orang memiliki susunan hubungan yang khusus dengan orang lain dalam organisasi. Hal ini disebut dengan jaringan pribadi (personal networks). Jaringan pribadi Anda adalah hubungan yang Anda miliki dari komunikasi yang Anda jalin dengan orang lain dalam organisasi. Manusia karena cenderung lebih sering berkomunikasi dengan anggota-anggota lain dari organisasi, terbentuklah jaringan kelompok (group networks). Organisasi biasanya terdiri atas kelompok-kelompok yang lebih kecil yang saling terhubung ke dalam kelompok, dan kelompok terhubung ke dalam suatu organisasi yang lebih besar. Jaringan formal pada dasarnya hanya sebagian dari struktur yang terdapat pada organisasi. Selain jaringan formal terdapat jaringan informal yang merupakan saluran komunikasi informal yang terbentuk melalui kontak atau interaksi yang terjadi diantara anggota organisasi setiap harinya, dengan kata lain, hubungan tidak terbentuk hanya melalui tatap muka secara fisik, tetapi juga melalui sarana nonfisik, dengan begitu hubungan atau relationship terbentuk melalui komunikasi antar anggota organisasi secara terus – menerus29. Tujuan Jaringan informal dalam organisasi adalah mempermudah pengontrolan didalam sebuah organisasi dengan menggunakan kontrol dua arah, dengan target apabila terjadinya hal-hal yang menjadikan kendala bisa segera diantisipasi dengan cepat dan tepat. Dalam kondisi normal sehari-hari, orang akan menggunakan jaringan informal komunikasi sesuai dengan alur pekerjaan masing-masing dan untuk

29

Morissan, Teori Komunikasi Organisasi, Ghalia Indonesia, 2009, Bogor, Hal 50


31

membicarakan hal-hal yang rahasia dan sensitif, jaringan kepercayaan yang dipakai, misal pembicaraan tentang makan siang atau komunikasi diluar pekerjaan. Teori ini dapat melihat bagaimana suatu jaringan membentuk suatu pola komunikasi yang bisa mempertahankan solidaritas suatu organisasi ataupun komunitas. Pola – pola komunikasi akan berkembang seiring waktu dalam sebuah organisasi. Salah satu cara untuk melihat susunan organisasi adalah dengan menguji pola – pola interaksi ini untuk melihat siapa yang berkomunikasi dengan siapa pada arus pesan pada komunikasi downward, komunikasi upward dan komunikasi horizontal. Carl Weick menyebutkan bahwa30 : “Pengorganisasian adalah suatu gramatika (aturan, konvensi, praktik organisasi) yang disahkan secara mufakat untuk mengurangi ketidakpastian dengan menggunakan perilaku bijaksana (pengalaman) yang saling bertautan. (pengalaman dilalui bersama dengan orang lain melalui sistem lambang/simbol)” Suatu jaringan dapat dicirikan melalui sejumlah kualitas yang dimilikinya terkait dengan keterhubungan berbagai individu dalam jaringan, yaitu31 : a.

Fungsi jaringan Suatu organisasi tidak pernah terdiri dari satu jaringan saja, tetapi juga

memiliki banyak jaringan yang saling tumpang tindih. Namun, walaupun sebagian besar jaringan bersifat multifungsi tetapi jaringan pada umumnya lebih berkonsentrasi atau lebih berfokus pada satu fungsi tertentu dibandingkan fungsi

30 31

Morisson, Op.Cit Hal 53 Morissan, Op.Cit Hal 53 – 54


32

lainnya, misal jaringan yang lebih menggunakan pendekatan kekuasaan atau pengaruh, sering kali dinamakan jaringan kewenangan b.

Tingkat Keterhubungan Kualitas lain adalah keterhubungan (connectedness) yaitu rasio antara

hubungan yang sebenarnya dengan kemungkinan hubungan. Jaringan yang memiliki keterhubungan tinggi adalah jaringan yang kuat dan dekat. Jaringan semacam ini dapat memasukkan banyak pengaruh ke dalam hubungan dengan membangun norma – norma bagi pikiran dan perilaku. Seseorang akan merasa lebih terpengaruh dengan rekan – rekannya di kantor dibandingkan dengan tetangga mereka. c.

Sentralitas dan Desentralitas Sentralitas atau derajat keterhubungan antara individu dan kelompok.

Organisasi ini sangat sentralistis memiliki garis hubungan dimulai dari kelompok hingga ke sejumlah hubungan. System terdesentralisasi memiliki keterhubungan lebih besar di antara para anggota secara keseluruhan, dan tidak ada kelompok yang mengontrol hubungan tersebut. Jika anda memiliki kebebasan untuk berhubungan dengan siapa saja, maka anda akan terhubung dengan organisasi secara keseluruhan dan sebaliknya. d.

Derajat pemisahan Jumlah hubungan yang terdapat antara anda dengan orang lain dinamakan

derajat pemisahan (degress of separation).


33

Ketika anggota organisasi berkomunikasi, mereka melaksanakan atau memenuhi berbagai peran dalam hubungannya dengan jaringan yang terdiri atas peran : a.

Jembatan, peran sebagai jembatan ini adalah dimana anggota suatu jaringan organisasi atau kelompok merangkul menjadi anggota jaringan organisasi atau kelompok lainnya

b.

Penghubung, peran sebagai penghubung adalah saat menghubungkan jaringan organisasi atau kelompok, tetapi dia bukan merupakan anggota jaringan organisasi atau kelompok tersebut

c.

Pemisah, peran sebagai pemisah adalah saat ia tidak terhubung atau terkait dengan anggota lainnya.

d.

Pemimpin pendapat, Pemimpin pendapat (opinion leader) adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka. Mereka merupakan orang-orang yang mengikuti persoalan dan dipercayai orang-orang lainnya untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi. Katz dan Lazarsfeld (1955) menggambarkan seorang pemimpin pendapat sebagai “suatu bentuk kepemimpinan yang nyaris tidak kelihatan dan tidak dikenali, pada tingkat orang per orang dalam kontak biasa, akrab maupun kontak sehari-hari”.

2.2 Blackberry Messenger (BBM) Salah satu bentuk dari keberadaan New Media adalah fenomena munculnya Social Network (jejaring social). Disebut dengan jejaring social karena ternyata aktifitas social tidak hanya dapat dilakukan didunia nyata (real) tetapi


34

juga dapat dilakukan di dunia maya (unreal), setiap orang dapat menggunakan jejaring social sebagai media komunikasi, membuat status, berkomentar, berbagi foto dan video saat kita sedang berada dalam lingkungan social, ada banyak jejaring social, salah satunya adalah Blackberry Messenger (BBM)32. Blackberry Messenger (BBM) ini merupakan salah satu fasilitas yang memiliki daya tarik yang cukup tinggi, dengan memudahkan orang untuk saling chatting, mengirim gambar, melakukan percakapan secara kelompok (grup), mengirim pesan suara maupun mengirim lokasi. Sejak tanggal 23 Oktober 2013, layanan BBM ini secara resmi telah dapat digunakan untuk Android dan Apple. Blackberry Messenger (BBM) adalah aplikasi pengirim pesan instan yang disediakan untuk para pengguna perangkat Blackberry33. Layanan BBM ini merupakan salah satu keunggulan dari pengguna Blackberry selain layanan push mail. Applikasi ini dapat menampilkan kontak masing – masing pengguna dengan cara memasukkan PIN (Personal Identification Number) dari pengguna lain. Dimana setiap akun BBM memiliki PIN yang berbeda – beda sebagai ID dari pengguna akun BBM tersebut. Dengan adanya perangkat Blackberry Messenger (BBM) ini dapat memudahkan dalam melakukan komunikasi, karena dimensi Blackberry Messenger (BBM) ini dapat dilakukan cukup ringkas dan mudah untuk dibawa kemana-mana.

32 33

www.blackberrysmartphone.com Ibid


35

Fitur yang terdapat pada Blackberry Messenger (BBM) antara lain34 : a. Avatar, merupakan pic atau gambar dari pengguna Blackberry b. Status, merupakan hal yang ingin disampaikan atau dibagikan kepada pengguna Blackberry lainnya yang tersambung dengan kontak c. Broadcast, adalah chat yang dapat disebarluaskan secara langsung ke banyak pengguna Blackberry yang terdapat pada kontak d. Berbagi Lokasi, dengan ini anda dapat membagikan dimana lokasi anda berada secara langsung dengan memanfaatkan feature GPS yang terdapat pada perangkat HP. e. Group, dengan membuat group pada BBM, dapat melakukan percakapan secara kelompok ataupun komunitas yang dimiliki. f. Transfer file, sesama pengguna BBM dapat melakukan transfer data melalui applikasi BBM itu, file yang dapat ditransfer seperti dokumen, music, gambar. 2.2.1 Blackberry Messenger Group (BBM Grup) Dalam Blackberry Messenger (BBM), pengguna juga dapat membuat percakapan grup, mereka dapat melakukan perakapan dengan beberapa orang dengan waktu yang bersamaan. Untuk membuat suatu grup percakapan, pengguna harus mengundang beberapa kontak untuk ikut dalam percakapan dalam grup ini dengan maksimal anggota 30 kontak. Dalam Blackberry Messenger Group (BBM Grup) ini dapat melakukan percakapan maya dan berbagi pembaharuan lokasi, alamat, kalender, foto, daftar dan banyak lagi.

34

Tamburaka, Apriadi, Literasi Media, PT Rajagrafindo Persada, 2013, Hal 79


36

Kegunaan dari Blackberry Messenger Group (BBM Grup) ini adalah mudahnya dalam berbagi informasi atau pesan, mudahnya dalam berbagi gambar – gambar, dapat mengatur dengan siapa saja anggota – anggota pada grup tersebut. Blackberry Messenger Group (BBM Grup) ini sangat dimanfaatkan untuk bisnis dan transaksi online bahkan menjadi media pemasangan iklan. Blackberry Messenger Group (BBM Grup) mudah digunakan untuk bisnis online, karena para anggota Blackberry Messenger Group (BBM Grup) tersebut dapat berkomunikasi secara langsung35. 2.3 Efektivitas kerja Efektivitas adalah taraf tercapainya suatu tujuan tertentu secara maksimal, baik ditinjau dari segi proses, ketepatan waktu sesuai prosedur, kebutuhan dan ketentuan yang ditetapkan dalam organisasi tersebut. Istilah kinerja berasal dari kata Job Performance atau Actual Performance (prestasi kerja atau prestasi sungguhnya yang dicapai seseorang) 36, sedangkan yang dimaksud dengan kinerja adalah kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai

oleh

seseorang

dalam

melaksanakan

tugasnya

sesuai

dengan

tanggungjawab yang diberikan kepadanya. Swanson dan Gradous (1986) menjelaskan bahwa dalam system organisasi, berapapun ukurannya, semua pekerjaan saling berhubungan. kinerja dapat diartikan sebagai bentuk kecil dari tujuan organisasi, karena dengan banyaknya atau seringnya kinerja atau prestasi organisasi meningkat maka tujuan – tujuan organisasi dapat dipenuhi. Prestasi Tamburaka, Op.Cit Hal 32 Herry, Simamora, Manajemen Sumber Daya Manussia, Edisi III, Yogyakarta : STIE YKPN, 2004, Hal 90 35 36


37

kerja itu sendiri dalam hubungannya dengan kinerja telah dinyatakan oleh David Mc. Clelland bahwa ada korelasi positif antara kebutuhan berprestasi dengan prestasi atau kinerja. Pengertian kinerja sering pula dihubungkan dengan kata – kata produktivitas organisasi atau individu dalam kurun waktu yang telah ditentukan37. Jadi, produktivitas suatu system bergantung pada kecermatan dan efisiensi perilaku kerja Efektivitas merupakan salah satu dimensi dari produktivitas, yaitu mengarah kepada pencapaian unjuk kerja yang maksimal, serta mengarah kepada pencapaian target yang berkaitan dengan kualitas, kuantitas dan waktu. Secara sederhana, efektivitas kerja dapat dikatakan sebagai penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang ditetapkan, artinya apakah pelaksanaan suatu pekerjaan dinilai baik atau tidak sangat bergantung pada bilamana tugas diselesaikan dan tidak terutama menjawab pertanyaan bagaimana cara pelaksanaan dan biaya yang dikerluarkan untuk itu. Efektivitas

kerja

pegawai

dalam

memberikan

pelayanan

kepada

masyarakat dapat dicapai apabila organisasi itu juga mampu menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan lingkungan. Dalam hal ini efektivitas harus termasuk juga efisiensinya. Efektivitas kerja karyawan merupakan awal mula dari keberhasilan organisasi karena efektivitas individu akan menghasilkan efektivitas tingkat kelompok. Efektivitas kelompok ini bergerak dalam suatu organisasi yang

37

Herry, Op.Cit, Hal 91


38

mempunyai suatu tujuan bersama atau bisa dikatakan tingkat efektivitas organisasi. 2.3.1 Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja Untuk terwujudnya efektivitas kerja yang efektif, ada beberapa faktor yang mempengaruhinya. Richard M. Steers mengidentifikasikan 4 faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja yaitu38 : a. Karakteristik organisasi Karakteristik organisasi mempengaruhi efektivitas kerja karena karakteristik organisasi ini menggambarkan struktur yang harus dilalui oleh karyawan dalam melakukan pekerjaan. Struktur organisasi merupakan cara untuk menempatkan manusia sebagai bagian dari pada suatu hubungan yang relative tetap yang akan menentukan pola – pola interaksi dan tingkah laku yang berorientasi pada tugas. b. Karakteristik Lingkungan Karakteristik lingkungan ini secara keseluruhan berada dalam lingkungan organisasi seperti peralatan, perlengkapan, hubungan diantara pegawai dan kondisi kerja. Ciri lingkungan ini selalu mengalami perubahan artinya memiliki sifat ketidakpastian karena selalu terjadi proses dinamisasi. c. Karakteristik Pekerja Karakteristik pekerja inilah yang paling berpengaruh terhadap efektivitas kerja, karena betapapun lengkapnya sarana dan prasarana, betapapun baiknya mekanisme kerja tanpa dukungan kualitas sumber daya yang mengisinya tidak akan ada artinya. Nitisemito, Alex S, Manajemen Personalia, Edisi ketiga, Ghalia Indonesia, Jakarta, 2002, Hal 72 38


39

d. Karakteristik Kebijakan dan Praktek Manajemen Praktek manajemen adalah strategi dan mekanisme kerja yang dirancang dalam mengkondisikan semua hal ada didalam organisasi. Kebijakan dan praktek manajemen ini harus memperhatikan juga unsur manusia sebagai individu yang memiliki perbedaan bukan hanya mementingkan strategi mekanisme kerja saja. Mekanisme kerja ini meliputi penetapan tujuan, strategis, pencarian dan pemanfaatan sumber daya dan menciptakan lingkungan prestasi, proses komunikasi, kepemimpinan dan pengambil keputusan yang bijaksana, adaptasi terhadap perubahan lingkungan dan inovasi organisasi. 2.3.2 Hambatan Proses Komunikasi Ada beberapa hambatan yang mengakibatkan komunikasi tidak berjalan dengan efektif, yaitu39: 1. Hambatan Pada sumber Seorang komunikator adalah seorang pemimpin, manajer, dan organisator, setidaknya pemimpin dalam pengelolaan informasi yang sedang disampaikannya kepada orang lain. Tanpa dikelola dengan baik, sistematis, dan terencana, informasi yang dikemukakannya tidak bisa diterima dengan efektif oleh pihak sasaran. 2. Hambatan pada saluran Hambatan pada saluran terjadi karena adanya ketidakberesan pada saluran komunikasi. Hal ini juga dikatakan sebagai hambatan media karena media berarti alat untuk menyampaikan pesan. Gangguan-gangguan seperti ini disebut noise.

39

Yusuf, Pawit M. 2010, Komunikasi Instruksional. Jakarta. Bumi Aksara, Hal 194-196


40

Signalnya yang buruk karena pengaruh cuaca atau bisa juga karena provider yang digunakan Hambatan-hambatan teknis seperti tersebut biasanya di luar kemapuan komunikator. Tugas komunikator atau dalam hal ini yang penting adalah persiapannya dalam menentukan atau memilih media yang digunakannya. 3. Hambatan pada komunikan atau sasaran Sasaran adalah manusia dengan segala keunikannya, baik, dilihat dari kacamata fisiologi maupun lebih-lebih lagi kacamata psikologi. Yang pertama banyak berkaitan dengan masalah-masalah fisik dengan segala jenis kebutuhan biologisnya seperti kondisi indra, lapar, kurang istirahat, dan haus. Sedangkan yang kedua banyak berhubungan dengan masalah kejiwaan seperti kemampuan dan kecerdasan, minat dan bakat, motivasi dan perhatian, sensasi dan persepsi, ingatan, retensi, dan lupa, kemampuan mentransfer dan berfikir kognitif. 4. Hambatan teknologis dan illiteracy Yang dimaksud dengan hambatan teknologis adalah semua hambatan yang secara sistem terjadi akibat dari unsur human error akibat illiteracy ini sekarang banyak menimpa siapapun yang tidak siap dengan kehadiran teknologi informasi dan komunikasi. 2.4 Komunikasi Organisasi Dan Efektivitas kerja Komunikasi yang terbuka dan efektif dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat dianggap sebagai asset perusahaan yang jujur, langsung dari manajemen dan bekerja dengan manajemen dalam tim yang organisasi. Terciptanya komunikasi yang baik, entah dalam komunikasi langsung maupun tidak langsung dan komunikasi formal maupun informal antara atasan dan


41

bawahan akan mempengaruhi bagaimana kinerja yang akan diberikan kepada perusahaan, karena para karyawan akan merasa dianggap ada oleh perusahaan dengan begitu akan meningkatkan produktivitas kerja. Maka, pemeliharaan hubungan yang terus menerus dan serasi antara manajer dengan karyawan menjadi sangat penting. Pemeliharaan hubungan tersebut adalah menyangkut komunikasi yang efektif dalam organisasi agar dapat tercapai kinerja yang positif dan kondusif di lingkungan internal perusahaan sehingga tercapai kepuasan kerja karyawan40.

40

Yusuf, Op.Cit, Hal 86


BAB II TINJAUAN PUSTAKA. merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan. Komunikasi akan berjalan dengan lancar, apabila :

Recommend Documents