BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Istilah Komunikasi (dari bahaasa inggris yaitu communication) berasal

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1.

Komunikasi

2.1.1. Pengertian Komunikasi Istilah Komunikasi (dari bahaasa inggris yaitu communication) berasal dari bahassa latin yaitu commucatio dan bersumber dari kata communis yang artinya sama1. Bahkan ahli komunikasi dance dan Larson telah mengumpulkan 126 definisi komunikasi yang berlainan, namun tidak praktis ataupun memungkinkan untuk membahas semua difinisi tersebut.2 Berikut pengertian komunikasi menurut Hovland, Janis & Kelley sebagai,3 “The process by which an individual (the communicator) transmitsstimuli (usually vebal) to modify the behavior of other individuals (the audience)”. Komunikaasi adalah suatu proses melalui mana seseorang komunikator menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya (khalayak). Berdasarkan

pengertian

Hovland,

bahwa

pengertian

komunikasi

ditekankan kepada tujuan utama komunikator dalam melakukan komunikasi adalah untuk mengubah sikap komunikan. Namun bentuk komunikasi yang disampaikan oleh Hovland adalah bentuk komunikasi verbal yakni penggunaan kata-kata sebagai usaha melakukan perubahan sikap orang. Unsur-unsur komunikasi yang dikemukakan oleh Osgood dan Schramm dikaitkan dengan 1

Onong Uchjana Effendy. Komunikasi: Teori dan Praktek. Bandung : PT Remaja Rosdakarya. 2006. Hal 9 2 R. Wayne Pace dan Don F. Faules. Komunikasi Organisasi “Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan”. Editor Deddy Mulyana. 2006 3 Jalaluddin Rakhmat. Psikologi Komunikasi. Edisi Revisi. PT Remaja Rosdakarya. 2007. Hal 145

8 http://digilib.mercubuana.ac.id/

9

penelitian mengenai majalah internal ini dapat dijelaskan sesuai dengan pendapatpendapat ahli komunikasi sebagai berikut: 1. Komunikator Menurut Astrid S Susanto “Komunikator adalah individu atau kelompok yang mengambil prakarsa ataupun sedang mengadakan komunikasi dengan individu atau kelompok (sasaran) yang lain.4 Jadi komunikator adalah sebagai narasumber yang menyampaikan pernyataan tersebut bukan perkataan seseorang, tetapi membawa nama suatu lembaga organisasi, dalam penelitian ini, maka komunikator adalah manajemen PT Kimia Farma, Tbk. 2. Konten atau isi pesan Menurut Onong Uchjana Effendy “isi pernyataan adalah suatu komponen seseorang yang dengan menggunakan

lambang

bahasa

atau

lambang-lambang

lainnya

disampaikan kepada orang lain”.5 Dalam penelitian ini, isi pesan adalah seluruh informasi yang dimuat dalam media internal “GEMA KAEF” yaitu beranda, visi dan misi , info acara atauevent. 3. Menurut Effendy, saluran Komunikasi adalah: “Saluran komunikasi adalah media sarana atau saluran yang dipergunakan oleh komunikator dalam mekansisme penyampaian pesan-pesan kepada khalayaknya”.6

4

Astrid S. Susanto. Komunikasi dalam Teori dan Praktek I. Bina Cipta, Jalara, 1988 hal 20 Onong Uchjana Effendy. Loc.cit Hal 224 6 Onong Uchjana Effendy. Ibid 5

http://digilib.mercubuana.ac.id/

10

Kaitan dengan penelitian ini adalah bahwa saluran komunikasi yaitu media internal “GEMA KAEF” yang diterbitkan secara berkala dua bulan sekali. 4. Menurut Rosady Ruslan , komunikan adalah : “Komunikan adalah objek dari kegiatan komunikasi, yaitu hasil dari kegiatan ini bahwa ide atau pun anjuran dan pikiran komunikator akan diterima oleh komunikan atau sasarannya”.7 Kaitannya dalam penelitian ini adalah karyawan atau staf yang adadiPT Kimia Farma Tbk. 5. Menurut Effendy, efektivitas adalah : ”Komunikasi yang prosesnya mencapai tujuan yang direncanakan sesuai dengan biaya yang dianggarkan, waktu yang ditetapkan dan jumlah personil yang ditentukan”.8 Berdasarkan unsur-unsur komunikasi yang dikemukan oleh Osgood dan Chramm di atas, maka tujuan akhir dari komunikasi adalah pesan yang diharapkan oleh komunikator dapat diterima dangan baik oleh komunikan sebagai penerima pesan. Berbeda dari pendapat ahli komunikasi Hovland dan Osgood dan Schramm, menurut Onong Uchjana Effendy memberikan rumusan mengenai komunikasi yaitu:9

7

Rosady Ruslan. Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi. PT Grafindo Persada Jakarta 1998.Hal 17 8 Onong Uchjana Effendy. Ibid 9 Onong Uchjana Effendy. Opt.Cit


11

“Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang berkmakna sama bagi kedua pihak” Menurut Onong, bahwa proses komunikasi yang terjadi penyampaian pikiran atau perasaan oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan lambang yang di pahami oleh kedua belah pihak. Lambang-lambang yang dimaksud adalah lambang komunikasi seperti bahasa maupun menggunakan lambang bahasa lain seperti gesture dan bahasa non verbal. 2.1.2. Fungsi Komunikasi Fungsi komunikasi adalah potensi yang dapat digunakan untuk memenuhi tujuan-tujuan tertentu. Fungsi komunikasi tersebut adalah:10 a. Menyampaikan informasi (To Inform) Dengan adanya komunikasi, seseorang dapat mengetahui apa yang dia ketahui kepada orang lain. b. Mendidik (To Educated) Komunikasi dapat menambah wawasan serta pengetahuan kita dalam segala hal. c. Menghibur (To entertaint) Dengan komunikasi, kita dapat memperoleh atau menghibur orang lain. d. Mempengaruhi (To influence) Komunikasi yang dilakukan oleh setiap orang, dapat memberikan suatu bujukan atau pengaruh terhadap orang lain. 10

Hafid Cangar, Pengantar Ilmu Komunikasi. PT Grafindo Persada. Jakarta. 2004. Hal 55


12

Berdasarkan penjelasan di atas, terlihat jelas bahwa komunikasi penting untuk menimbulkan saling pemahaman dan saling pengertian antara elemenelemen dalam suatu organisasi. 2.1.3. Tujuan Komunikasi Komunikasi merupakan kegiatan interaksi diantara sesama manusia dan dalam organisasi merupakan interaksi antara elemen-elemen dalam organisasi tersebut. Adapun tujuan yang ingin di capai melalui proses komunikasi tersebut adalah:11 a. Perubahan sikap (attitude change) b. Perubahan pendapat (opinion change) c. Perubahan perilaku (behavior Change) d. Perubahan social (social change) Proses komunikasi setidaknya menyebabkan empat perubahan di atas yaitu perubahan sikap, pendapat, perilaku, dan sosial. Perubahan yang diharapkan tentunya perubahan yang positif sehingga sinergi dengan tujuan yang hendak dicapai oleh organisasi. Oleh karena itu, PR berusaha secara maksimal untuk melakukan proses komunikasi yang tepat sasaran kepada seluruh publiknya dan dalam penelitian ini adalah public internal perusahaan yaitu karyawan yang berada dilingkungan PT Kimia Farma Tbk.

11

Onong Uchjana Effendy. Komunikasi Teori dan Praktek. PT Remaja Rosdakarya. Bandung. 2005. Hal 224


13

2.2.

Komunikasi Organisasi Menurut Rogers, organisasi merupakan sistem individu yang stabil, yang

berkeja bersama-sama untuk pencapaian tujuan bersama lewat suatu struktur hirarkidan pembagian kerja.12 Hal ini menunjukkan adanya tata cara aturan yang dibuat dan digunakan secara bersama-sama oleh semua individu yang ada didalam organisasi. Struktur dan pembagian kerja yang jelas bagi setiap individu yang ada semata-mata untuk pencapaian tujuan bersama dalam organisasi tersebut. Menurut seorang ahli komunikasi Charlie Redding & George A. Sanborn, komunikasi organisasi adalah sebuah kegiatan pengiriman dan penerimaan informasi dalam konteks organisasi yang kompleks.13 Dalam hal ini komunikasi berperan dalam pembentukan dan penerjemahan diantara individu terhadap berbagai informasi yang ada dalam sebuah organisasi. Sementera pengertian komunikasi sendiri menurut Rosady Ruslan, Organisasi merupakan kerangka kerja dari suatu manajemen adalah sesuatu yang menunjukkan adanya pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas antara pimpinan dan bawahan dalam suatu sistem manajemen modern.14 Dikatakan sebagai sebuah kerangka kerja karena terdiri dari berbagai bagian yang saling bergantung sama lain untuk mencapai tujuan organisasi. Komunikasi oraganisasi mencakup kegiatan komunikasi dalam suatu organisasi dan komunikasi antar organisasi. Sifat komunikasi organisasi adalah 12

Don F. Faules & R. Wayne Pace. Komunikasi Organisasi “Strategi Meningkatkan Kinerja Organisasi. Rosdakarya. Bandung. 2001. Hal 164 13 Ibid Hal 170 14 Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. Jakarta. Rajagrafindo Utama. 2006. Hal 89‐90


14

komunikasi yang berlangsung lebih banyak menggunakan komunikasi formal. Organisasi cenderung lebih formal dan lebih mengutamakan prinsip-prinsip efisien dalam melakukan kegiatan komunikasinya. Komunikasi dalam organisasi juga bisa dilakukan secara langsung maupun tidak langsung. Secara langsung pada umumnya dilakukan dengan cara tatap muka (face to face Communication), sedangkan komunikasi tidak langsung biasanya menggunakan media lain seperti telepon, surat edaran, memo, ataupun papan pengumuman. Uraian arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertical dan horizontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam bukunya Understanding Human Communication yang dikutip oleh Djuarsa sendjaja, mencoba menguraikan masing-masing fungsi kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut:15 a. Downward Communication atau Komunikasi kepada bawahan Komunikaasi ini berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas kebawah ini adalah: a) Pemberian atau penyampaian intruksi kerja (job instruction). b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugs perlu untukdilaksanakan ( job reasonanble)

15

Djuarsa Sendjaja, Teori Komunikasi. Pusat Penerbitan Universitas Terbuka. Jakarta. 2002. Hal 45&46


15

c) Penyampaian

informasi

mengenai

peraturan-peraturan

yang

berlaku(procedures and practices). d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk berkerja lebih baik. b. Upward communications atau komunikasi kepada Atasan Upward communication terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunkasi dari bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudahdilaksanakan. b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun juga yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan. c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjanya. c. Horizontal Communication atau Komunikasi Horizontal Tindakan komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan atau bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi tugas. b) Upaya pemecahan masalah. c) Saling berbagi informaasi. d) Upaya memecahkan konflik. e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.


16

Sehubungan dengan penelitian yang dilakukan mengenai kegiatan internal Humas, maka pada kesempatan ini, peneliti membahas mengenai kegiatan internal Humas. Kegiatan internal humas, sama pentingnya dengan kegiatan humas eksternal. Kegiatan dengan sesama karyawan pada suatu organisasi (Staff Relations) atau sesama anggota sebuah organisasi lebih berfokus pada aspekaspek manusiawi, sehingga hal tersebut tidak sepenuhnya sama dengan hubungan industri (Indusrtial Relation). Kegiatan internal Humas dapat berbagai macam jenisnya, seperti menjalin komunikasi dengan baik antar karyawannya, menjaga iklim komunikasi, menerbitkanmedia internal, membuat annual report, dan sebagainya, yang menyangkut kelangsungan kinerja organisasi itu sendiri beserta dengan anggota organisasinya. Dibutuhkan sebuah kreatifitas dan kedisiplinan yang tinggi utuk menjalankan kegiatan humas internal ini, karena seorang humas haruslah dapat menjadi panutan atau icon bagi karyawan maupun pemimpin organisasi dalam membentuk sebuah kinerja maupun komunikasi yang baik dalam sebuah organisasi. 2.3.

Komunikasi Internal Komunikasi Internal didefinisikan oleh Lawrence D. Brennan dalam

Onong Efendy sebagai16: “Interchange of ideas among the administrators and its particular structure (organization) and interchange of ideas horizontally and 16

Onong Uchjana Effendy. Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktek. Remaja Rosdakarya. Bandung. 2011


17

vertically within the firm which gets work done (operation and management).” (Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen)). Komunikasi

Internal

adalah

komunikasi

antara

manajer

dengan

komunikan yang berada di dalam organisasi, yakni para pegawai secara timbal balik. Organisasi sebagai kerangka (framework) menunjukan adanya pembagian tugas antara orang-orang di dalam organisasi itu dan dapat diklasifikasikan sebagi tenaga pimpinan dan tenaga yang dipimpin. Untuk menyelesaikan dan mengawasi pelaksanaan tujuan yang akan dicapai, manajer atau administrator mengadakan peraturan sedemikian rupa sehingga ia tidak perlu berkomunikasi langsung dengan seluruh karyawan. Ia membuat kelompok-kelompok menurut jenis pekerjaannya dan mengangkat seorang sebagai penanggung jawab atas kelompoknya. Dengan demikian pimpinan cukup berkomunikasi dengan para penanggung jawab kelompok. Dan jumlah kelompok serta besarannya kelompok tergantung pada besar kecilnya organisasi.17 Komunikasi internal dibagi menjadi dua dimensi (Komunikasi Vertikal, Komunikasi Horizontal) dan dua jenis (Komunikasi Persona, Komunikasi Kelompok). Namun melihat dari konteks penelitian, peneliti hanya mengkaji satu dimensi komunikasi internal yakni:

17

Ibid


18

1) Komunikasi Vertikal Komunikasi vertikal, yakni komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two-way traffic communication). Dalam komunikasi vertikal, pimpinan

memberikan

instruksi-instruksi,

petunjuk-petunjuk,

informasi-

informasi, penjelasan-penjelasan, dan lain-lain kepada bawahannya. Dalam pada itu, bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dan sebagainya kepada pimpinan.18 Komunikasi dua arah secara timbal balik tersebut dalam organisasi penting sekali karena jika hanya satu saja dari pimpinan kepada bawahan, roda organisasi tidak akan berjalan dengan baik. Pimpinan perlu mengetahui laporan, tanggapan, atau saran para karyawan sehingga suatu keputusan atau kebijakansanaan dapat di ambil dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. komunkasi vertikal dapat dilakukan secara langsung antara pimpinan tertinggi dengan seluruh karyawan, bisa juga bertahap melalui aselon-aselon yang banyaknya bergantung pada besarnya dan kompleksnya organisasi. Akan tetapi, bagaimanapun, komunikasi vertikal yang lancar, terbuka dan saling mengisi merupakan pencerminan sikap kepemimpinan yang demokratis, yakni jenis kepemimpinan yang paling baik di antara jenis-jenis kepemimpinan lainnya. Karena komunikasi menyangkut masalah hubungan manusia dengan manusia, maka suksesnya komunikasi ditentukan oleh frame of reference manusia-manusia yang terlibat 18

Ibid


19

dalam proses komunikasi itu. Pada hakikatnya, tingkah laku manusia merupakan pencerminan dari frame of reference-nya.19 Seorang manajer atau administrator yang baik, dalam arti kata menyadari pentingnya mengembangkan komunikasi dengan bawahan. Pengaruh sikap seorang pemimpin seperti itu akan membuat para karyawan merasa diperlakukan sebagai manusia yang berharga yang berakibat akan menimbulkan kegairahan kerja pada dirinya.20 2) Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf, karyawan sesama karyawan, dan sebagainya. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal, komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal.21 Menurut Cutlip dkk, terdapat berbagai cara dalam komunikasi internal, namun yang terpenting adalah pesan apa yang coba di sampaikan oleh perusahaan. Berikut adalah hal yang terdapat dalam komunikasi internal:22 a. Pernyataan Visi Pernyataan visi (vision statements) memberikan gambaran tentang tujuan organisasi dalam pengertian yang luas. Pernyataan visi merepresentasikan tujuan global yang menjelaskan prioritas umum yang akan dikejar oleh organisasi. Pernyataan visi yang efektif akan menjawab pernyataan dasar berikut ini: “Mengapa organisasi ini ada?” dan “Apa yang akan kita cari?” visi bersama 19

Ibid Opt cit. Hal 124 21 Ibid 22 Cutlip, Scott M. Dkk. Effective Public Relations. Dialihbahasakan oleh Tri Wibowo, B.S. 2009. Kencana. Jakarta. Hal 268 20


20

adalah bagian integral dari kultur sebuah organisasi dan dikomunikasikan melalui hubungan internal. Jika karyawan menganut visi yang sama dan tujuan yang terdefinisikan dengan jelas, maka organisasi itu akan bisa membuat keputusan yang lebih strategis dan efektif ketimbang organisasi yang tak punya visi yang jelas. Pernyataan visi mengungkapkan sasaran strategis dan tujuan masa depan dari sebuah organisasi. b. Pernyataan Misi Pernyataan misi menjawab pertanyaan: “Bagaimana kita berbeda dengan pesaing kita?” pernyataan misi memberikan tujuan, struktur dan strategi organisasi, legitimasi, nilai, partisipasi dan kepemilikan di antara karyawan, kepemimpinan, tanggung jawab kepada komunitas, prioritas etis, dan komitmen kepada publik dan stakeholder. Kendati pernyataan misi dan pernyataan visi sama, pernyataan misi lebih spesifik dan operasional ketimbang pernyataan visi. Pernyataan misi membantu karyawan menentukan prioritas dan tujuan, sehingga semua anggota organisasi berkomitmen untuk mencapai misi yang dinyatakan dalam pernyataan tersebut c. Dokumen Kebijakan Dokumen kebijakan umumnya adalah kode etik atau pernyataan etik. Sebuah kode etik, berdasarkan definisinya, memberikan pedoman mengenai nilai, prioritas, standart, dan kebijakan organisasional sebagaimana dianut oleh manajemen. d. Materi Training


21

Materi training membantu mensosialisasikan karyawan baru ke dalam kultur organisasi. Proses sosialisasi adalah sebuah cara untuk mempelajari nilai, standart dan norma organisasi, serta apa-apa yang diharapkan dalam kaitannya dengan tanggung jawab kerja. Seorang karyawan telah melebur dalam kultur organisasi apabila dia sudah menginternalisasikan nilai-nilai organisasi dan mulai mengidentifikasikan dirinya sebagai bagian dari organisasi. Sosialisasi dan enkulturasi karyawan baru adalah aspek penting dari hubungan internal. 2.3.1. Fungsi Komunikasi Internal Komunikasi internal merupakan sistem komunikasi yang berada di dalam lingkup suatu organisasi atau perusahaan yang mempunyai empat fungsi, yaitu23: 1. Fungsi Informatif Fungsi ini bertujuan agar seluruh anggota dalam organisasi dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Dalam organisasi informasi yang masuk diproses dan disampaikan kepada seluruh anggota organisasi. Dari infromasi tersebut mereka dapat melaksanakan pekerjaan secara pasti. Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. 2. Fungsi Regulatif Fungsi yang berkaitan suatu peraturan serta memuat sanksi-sanksi apabila terjadi pelanggaran dalam organisasi, maka fungsi ini harus

23

S. Djuarsa Sendjaja. Teori Komunikasi. Jakarta: Pusat Penerbitan Universitas Terbuka. 2003. hal 48


22

tegas, lugas serta mudah dimengerti. Ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi ini yaitu Peran Pemimpin dan Pesan. 3. Fungsi Persuasif Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasasan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Idealnya, pimpinan harus dapat mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau

pimpinan

sering

memperlihatkan

kekuasasn

dan

kewenangannya. 4. Fungsi Integratif Merupakan

fungsi

komunikasi

yang

digunakan

untuk

mengintegrasikan semua bagian-bagian organisasi yang ada sehingga tercipta

kerjasama

yang

serasi

di

dalam

organisasi

dengan

menggunakan berbagai unsur sumber daya komunikasi (sumber, pesan, saluran dan lain-lain) ataupun pola pendekatan komunikasinya (formal dan informal). 2.4.

Public Relations

2.4.1. Pengertian Public Relations Public Relations (PR) merupakan pendekatan yang sangat strategis dengan menggunakan konsep-konsep komunikasi. Sebagai ilmu pengetahuan, PR masih relatif baru bagi masyarakat Indonesia. PR sendiri merupakan gabungan berbagai


23

ilmu dan termasuk dalam jajaran ilmu-ilmu sosial seperti halnya ilmu politik, ekonomi, sejarah, psikologi, sosiologi, komunikasi dan lain-lain. Menurut para pakar, hingga saat ini belum terdapat konsep mutlak tentang difinisi PR. Hal ini disebabkan beragamnya definisi PR yang telah dirumuskan oleh pakar maupun profesional PR, perbedaan latar belakang para pakar tersebut, dan adanya indikasi bahwa kegitan PR bersifat dinamis dan fleksibel24. Berikut pengertian PR menurut Cutlip-Center-Broom bahwa Public Relations sebagai,25 “The planned effort to influence through good character and responsibleperformance, based on mutually satisfactory two-way communications”.(usaha terencana untuk mempengaruhi pandangan melalui karakter yangbaik serta tindakan yang bertanggungjawab, didasarkan atas komunikasi duaarah yang saling memuaskan). Pengertian lain menurut The British institute of Public Relations (Frank Jefkins, revisioleh Daniel Yadin adalah.26 “Public Relations practice is deliberate, planned and sustain effort toestablish and maintain mutual understanding between an organization andits publics” (Praktik Public Relations adalah memikirkan, merencanakan dan mencurahkan daya untuk membangun dan menjaga saling pengertian antara organisasi dengan publiknya). Berdasarkan pengertian di atas, terlihat jelas bahwa public relations memiliki peranan yang penting dalam membangun hubungan dan menciptakan saling pengertian antara perusahaan dengan public organisasi yaitu public internal dan public eksternal perusahaan. Pendapat Cutlip dan Frank Jefkins, Public Relations terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan 24

Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. RajaGrafindo Persada. 2003 25 Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Broom. Effective Public Relations, Eight Edition Prentice Hall International, Inc. 2000. Hal 3 26 Frank Jefkins. Public Relations, Edisi Kelima (Alih bahasa oleh Daniel Yadin). Erlangga. 2000


24

dengan siapa aja yang berkepentingan.27 Sedangkan, Pengertian Public Relations oleh The British Institute of Public Reltions adalah “Public Relations activity is management of communications between anorganization and its publics”(aktivitas Public Relations adalah mengelolahkomunikasi antara organisasidengan publiknya). Pengertian lain menurut The British Institute of Public Relations Frank Jefkins, revisi oleh Daniel Yadin adalah.28 “Public Relations practice is deliberate, planned and sustain effort toestablish and maintain mutual understanding between an organization andits publics” (Praktik Public Relations adalah memikirkan, merencanakan danmencurahkan daya untuk membangun dan menjaga saling pengertianantara organisasi dengan publiknya). Tokoh professional dan akademik di bidang kehumaasan telah mengumpulkan hampir 500 definisi mengenai PR antara tahun 1900-an dan 1976. Definisi yang disampaikan mencakup aspek konseptual dan operasional sebagaiberikut:29 Public Relations adalah fungsi manajemen tertentu yang membangun dan menjaga lini komunikasi, pemahaman bersama, penerimaan mutual dan kerjasama antara komunikasi dan publiknya; PR melibatkan manajemen problem atau manajemen issue PR membangun manajemen agar tetap responsive dan mendapatkan informasi terkini tentang opini public; PR mendefinisikan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan publiknya; PR membantu tetap mengikuti perubahan dan memanfaatkan perubahan secara efektif dan PR dalam hal ini adalah sebagai sistem peringatan dini untuk 27

M. Linggar Anggoro. Teori dan Profesi Kehumasan serta Aplikasinya Di Indonesia. Bumi Aksara. 2001 28 Frank Jefkins, Ibid 29 Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Broom. Effective Public Relations, Nineth Edition Prentice Hall International, Inc. 2002. Hal 5


25

mengantisipasi arah perubahan trends dan PR menggunakan riset dan komunikasi yang sehat dan etis sebagai alat utamanya. Dengan demikian, definisi Public Relations (PR) adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan public yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. Public atau khalayak PR terdiri dari public internal dan public Eksternal dan kedua public merupakan hal yang terpenting yang harus diperhatikan oleh Public Relations setiap organisasi atau perusahaan.Dengan penjelasan definisi-definisi yang sudah dijelaskan di atas, maka kedudukan Public Relations dalam organisasi yang sangat penting. 2.4.2. Fungsi Public Relations Konsep

fungsi

Public

Relations

ketika

menjalankan

tugas

dan

operasioanalnya, baik sebagai komunikator dan mediator, maupun negosiator, OnongUchajana menjelaskan sebagai berikut:30 a. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi b. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan public internal daneksternal. c. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dariorganisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini public kepada organisasi. d. Melayani public dan memberikan nasehat kepada pimpinan organisasi demikepentingan umum. 30

Onong Uchjana Effendy. Komunikasi Teori dan Praktek. PT Remaja Rosdakarya. Bandung. 1990. Hal 137


26

e. Operasionalisasi

Public

relations

adalah

bagaimana

membina

hubunganharmonis antara organisasi dengan publiknya 2.4.3. Jenis Media Public Relations Franks Jefkins dalam Ruslan menyebutkan diantaranya terdapat lima model mengenai house jurnal yaitu:31 1. The Sales Bulletin, merupakan bentuk media komunikasi reguler antara manajer penjualan dengan salesman yang berada di lapangan, dan biasanya di terbitkan secara mingguan. 2. The Newsletter, merupakan media informasi atau siaran berita singkat, ditujukan pada pembaca yang sibuk atau tidak memiliki waktu untuk membaca berita terlalu panjang dan rinci. 3. The Magazine, suatu bentuk majalah yang berisikan tulisan feature, artikel, gambar-gambar dan biasanya diterbitkan berkala secara bulanan atau dwibulanan. 4. The Tabloid Newspaper, yaitu media yang mirip dengan surat kabar populer dan berisikan berita-berita pokok, artikel populer yang pendek dan dilengkapi dengan gmbar atau ilustrasi yang menarik pembaca, biasanya diterbitkan secara mingguan, bulanan, dwibulanan. 5. The Wall Newspaper, merupakan bentuk media yang sering digunakan sebagai media komunikasi internal antar karyawan

31

Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. Edisi Revisi 10. Jakarta. PT Grafindo Persada. 2010. Hal 196


27

2.4.4. Khalayak Internal Public Relations Seperti yang sudah dijelaskan, khalayak adalah kelompok atau orangorang yang berkomunikasi dengan suatu organisasi, baik secara internal maupun eksternal. Menurut Cutlip dan center, pengertian dari public internal atau disebut juga hubungan kepegawaian (employee relations) sebagai kelompok orang-orang yang sedang bekerja di suatu organisasi atau perusahaan yang jelas baik secara fungsional, organisasi maupun bidang teknis dan jenis pekerjaan, (tugas) yang dihadapinya. Khalayak internal adalah orang-orang yang berada didalam organisasi atau perusahaan seperti karyawan dan keluarga karyawan. Hubungan dengan khalayak internal penting dilakukan sama halnya dengan khalayak eksternal, karena sukses sebuah organisasi atau perusahaan terlebih dahulu ditentukan dari dalam organisasi tersebut. Efektifitas hubungan masyarakat internal memerlukan beberapa hal yaitu: 1. Sistem manajemen yang sifatnya terbuka (open management) 2. Kesadaran pihak manajemen terhadap nilai dan pentingnya memelihara komunikasi timbal balik dengan para karyawan. 3. Kemampuan manajer humas, yang memiliki keterampilan menejerial sertaberpengalaman atau mendapat dukungan kualitas pada “sumber daya” manusia,

pengetahuan,

media

dan

teknis

komunikasinya

yang

dipergunakan. Hubungan masyarakat internal (internal public relaations) dalam suatu perusahaan, terdiri dari beberapa tingkatan, yaitu.32 32

Rosady Ruslan. Loc.cit


28

1. Hubungan dengan pekerja atau karyawan pada umumnya, beserta keluargakaryawan pada khusunya. 2. Hubungan dengan pihak jajaran pimpinan dalam manajemen perusahaan, baik level korporan atau level sebagai pelaksana 3. Hubungan

dengan

pemilik

perusahaan

atau

pemegang

saham

(stakeholderrelations). 2.5.

Media Internal

2.5.1. Pengertian Media Internal Komunikasi dalam organisasi terjadi dalam bentuk komunikasi lisan dan tertulis. Semua bentuk komunikasi dan media yang digunakan adalah tanggung jawab bagian hubungan internal. Dari beberapa program yang dilakukan oleh publicrelations, pembuatan media komunikasi internal merupakan salah satu bentuk program komunikasi yang umumnya dilakukan. Untuk menjangkau khalayak

tertentudalam

rangka

mencapai

tujuan-tujuan

PR,

adakalanya

penggunaan media massa melalui pers, radio, atau televisi tidak lagi sesuai, apalagi jika khalayak tersebuthanya terdiri dari beberapa kelompok kecil saja. Media komunikasi internal adalah media yang digunakan untuk mengkomunikasikan suatu informasi kepada pendengar atau pembaca baik cetak maupun elektronik.33

33

Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi: Konsepsi dan Aplikasi. Rajagrafindo Persada. Jakarta. Hal 201‐202


29

2.5.2. Tujuan Media Internal Dalam kegiatan komunikasi internal, harus memiliki tujuan yang esensial. Tujuan publikasi media internal secara umum menurut Cutlip dkk, sebagai berikut:34 1. Menjaga karyawan tetap mendapatkan informasi stategi dan tujuan organisasi. 2. Memberikan

informasi

yang

dibutuhkan

karyawan

untuk

menjelaskan tugas mereka dengan baik. 3. Mendorong karyawan untuk memelihara dan memperkuat standart organisasi dan komitmen pada peningkatan kualitas, meningkatkan efisiensi, meningkatkan pelayanan, dan tanggung jawab sosial yang lebih besar. 4. Mengaku prestasi dan kesuksesan karyawan. 5. Menciptakan peluang komunikasi dua arah dengan meminta umpan balik, pertanyaan, dan perhatian karyawan. Melihat dari penjelasan diatas sebuah media internal pada umumnya memiliki tujuan/sasaran untuk terus dapat memberikan informasi kepada karyawan, informasi tersebut mendorong karyawan untuk menjaga dan memperkuat nilai-nilai perusahaan, terdapat juga informasi yang bersifat apresiasif, dan meminta umpan balik sebagai perhatian karyawan. Pada penelitian ini yang menjadi tujuan media internal adalah dalam hal memenuhi kebutuhan informasi karyawan. 34

Cutlip, Scott M. Dkk. Effective Public Relations. Dialihbahasakan oleh Tri Wibowo, B.S. 2009. Kencana. Jakarta. Hal 271


30

2.5.3. Fungsi Media Internal Untuk mengelola suatu media internal secara profesioanal dan serius, terdapat beberapa fungsi media internal, yaitu:35 1. Sebagai media hubungan komunikasi internal dan eksternal, yang diedarkan dan diberikan secara gratis dalam upaya mencpaikan pesanpesan, informasi, dan berita. Mengenai aktivitas perusahaan, manfaat produk barang/jasa dan publikasi lainnya yang ditujukan kepada para konsumen, pelanggan distributor, supplier, relasi bisnis, stakeholder dan employee relations. 2. Sebagai ajang komunikasi khusus antar karyawan, misalnya selamat ulang tahun, informasi kelahiran bayi dari keluarga karyawan dan lainnya. 3. Sebagai sarana media untuk “pelatihan dan pendidikan” dalam bidang tulis menulis karyawan serta staf PR. 4. Terdapat nilai tambah bagi department PR untuk menunjakkan dalam upaya menerbitkan media khusus yaiutu in house journal yang bermutu dan terbit secara teratur. 2.5.4. Bentuk Media Internal Beberapa wahana komunikasi internal memiliki berbagai bentuk, antara lain: jurnal internal, video, slide, kaset-kaset rekaman video, kursus-kursus pendidikan tambahan, ucapan-ucapan lisan, seminar dan konferensi, dan eksebisi khusus. Bahkan dengan adanya teknologi komunikasi baru, publikasi cetak masih menjadi media untuk komunikasi internal di kebanyakan organisasi. 35

Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. Rajagrafindo Persada. 2003. Hal 180


31

Media yang biasa dipergunakan perusahaan sebagai saluran atau sarana komunikasi oleh praktisi Public Relations untuk menyampaikan pesan kepada publiknya dan sekaligus mampu meningkatkan citra melalui berbagai jenis media publikasi, antara lain sebagai berikut:36 a. Jurnal Internal Fungsi dari in house journal sebagai media PR atau media internal perusahaan yang telah dibahas sebelumnya yaitu sebagai media komunikasi, informasi, pendidikan, hiburan dan media pengetahuan. Jenis jenis jurnal internal antara lain:37 1. Majalah : jurnal internal denga format majalah dan biasanya berukuran A4. Isinya kebanyakan adalah fitur dan ilustrasi. Jurnal ini bias dicetak dengan menggunakan teknik lithografi dan pothogravure. 2. Koran : meskipun Koran mirip dengan Koran tabloid, tapiisinya terdiri dari berita yang di selipi dengan tulisan fitur dan ilustrasi. Proses percetakannya biasanya lebih canggih yakni secara oofsset-litho. 3. Newsletter : jumlah halamannya biasanya sedikit, yakni 2 hingga 8 halaman, dan biasanya dengan ukuran A4. Sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. 4. Majalah dinding : bentuknya seperti poster kecil yang di tempelkan pada dinding, ini merupakan suatu medium yang biasa diguanakan untuk keperluan internal maupun eksternal.

36 37

Rosady Ruslan. Op.cit Hal 218 Frank Jefkins. Op.cit Hal 147


32

2.6.

Efektifitas Media Internal Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana, dan prasarana dalam

jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankan. Efektivitas menunjukkan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya.38 Dengan kata lain efektifitas adalah hasil yang tercapai sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Efektifitas dalam komunikasi adalah bagaimana komunikator dengan komunikan dapat menimbulkan pengertian yang sama tentang suatu pesan (efek). Sementara menurut A.M Hoeta Soehoet, efektivitas adalah reaksi khusus dari rangkaian khusus, dengan demikian dapat diharapkan atau diduga berhubungan erat antara isi pernyataan media dan khalayak.39 Hal ini merujuk kepada informasi yang diberikan oleh media yang kemudian bagaimana khalayak menangkap isi pesan tersebut. Sedangkan definisi efektifitas secara umum menurut Hardjana adalah sebagai berikut :40 1. Mengerjakan hal hal yang benar, sesuai dengan yang seharusnya diselesaikan dengan rencana dan aturannya. 2. Mencapaikan tingkat di atas pesaing, mampu menjadi terbaik dengan lawan yang lain sebagai yang terbaik. 3. Membawa hasil, apa yang telah dikerjakan mampu memberikan hasil yang bermanfaat 4. Menangani tantangan masa depan, semua yang telah direncanakan dan hasil yang dicapai bermanfaat bagi masa depan 5. Meningkatkan keuntungan atau laba, hasil yang diperoleh memberi keuntungan atau laba 38

Sondang P Pasaribu. Audit Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara. 2001.hal 24 A.M Hoeta Soehoet. Teori Komunikasi. Jakarta : Penelitian Yayasan Kampus Tercinta IISIP. 2000. hal. 26 40 Andre Hardjana. Audit Komunikasi Teori dan Praktek. Jakarta : PT Grasindo. 2000. hal. 24 39


33

6. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya, sumber daya yang dipakai telah optimal digunakan sampai tingakat maksimum Sementara dalam konteks penelitian ini, efektifitas majalah internal dapat di ukur dengan melakukan evaluasi terhadap media internal tersebut. Evaluasi merupakan salah satu fungsi manajemen yang menurut Steele adalah proses penilaian secara sistematis tentang nilai, tujuan, efektifitas atau ketepatan sesuatu berdasarkan kriteria dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.41 Sehingga dibutuhkan kriteria khusus agar dapat mengukur efektivitas media internal. Kriteria ini dibuat sebagai pembanding antara apa yang dituju oleh sistem dengan yang sebenarnya terjadi. Efektifitas Media Internal menurut Andre Hardjana dalam bukunya “Audit Komunikasi” dapat diukur berdasarkan:42 1. Penerima/pemakai : penerima pesan vs penerima yang dituju. Artinya, penerima pesan merupakan objek yang diharapkan untuk membina pesan tersebut. 2. Isi : yang diterima/tersalur vs yang dimaksutkan Artinya, isi pesan yang diterima memang sesuai denga yang dimaksutkan oleh pengirim pesan. 3. Ketepan waktu : sesuai jadwal vs menyimpang jadwal Artinya, pesan yang dimaksutkan sampai kepada penerima pesan tepat pada waktunya. 4. Media : saluran yang dimaksut vs saluran yang digunakan Artinya, media yang digunakan untuk menyampaikan pesan sesuai dengan kebutuhan dan diharapkan oleh pengirim dan penerima pesan. 5. Format : struktur yang diterima vs yang dikirim Artinya, terdapat kesesuaian format antara yang dimaksutkan oleh pengirim dengan penerima 6. Sumber : orang yang melakukan vs bertanggungjawab Artinya, ada kejelasan sumber yang dapat di pertanggungjawabkan sehingga pesan yang disampaikan akurat. Sehingga dapat disimpulkan Efektivitas Media Internal adalah komunikasi penyampaian pesan/informasi melalui media yang telah dipilih dan mampu 41

Yosal Irianatara. Community Relations: Konsep dan Aplikasinya. Simbioda Rekatama Media. Bandung. 2004. Hal 147 42 Andre Hardjana , op.cit


34

mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan pesan diterima oleh khalayak sesuai dengan tujuan sehingga pesan pun berhasil tersampaikan dan menimbulkan sebuah komunikasi yang efektif. Media Internal dapat dikatakan efektif apabila mampu mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam penelitian ini, efektifitas yang di maksud adalah bagaimana media internal “GEMA KAEF” dapat memenuhi kebutuhan informasi karyawan PT Kimia Farma Tbk. 2.7.

Kebutuhan Informasi Definisi kebutuhan menurut Maslow, seperti dikutip oleh Wayne Pace

dalam bukunya yang berjudul Komunikasi organisasi “sesuatu yang penting, tidakterhindarkan, harus dipenuhi oleh setiap individu”.43 Sedangkan definisi informasi menurut Gordon B. Davis, Informasi adalah datayang telah dioalah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputussan-keputusan yang akan datang.44 Penulis lainnya, Burchn dan Starter mendefinisikan informasi adalah kumpulan data yang telah diolah untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.45 Jadi sumber informasi adalah data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu, kesatuan nyata (fact and entity) berupa objek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. 43

Wayne Pace. Komunikasi Organisasi. Rosdakarya. Bandung. 1993. Hal 120 Gordon B. Davis. Manajemen Information System: Conceptual Foundation, Structure, and Development. Auckland. McGraw‐hill International Book Company. 1974. Hal 32 45 Bruch dan Starter. Information System: Theory and Practice. California. Hamilton Publishing Company. 1974. Hal 23 44


35

Untuk memperoleh informasi yang berguna, tindakan yang pertama adalah mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi informasi. Dari data-data tersebut informasi yang didapatkan lebih terarah dan penting karena telah dilalui berbagai tahap dalam pengolahannya diantaranya yaitu pengumpulan data, data apa yang terkumpul dan menemukan informasi yang diperlukan. 2.8.

Karyawan Karyawan adalah mereka yang bekerja pada suatu badan usaha atau

perusahaan baik milik swasta maupun pemerintah, dengan jangka waktu cukup lama yang diberikan imbalan kerja berupa gaji, yang diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang diberikan baik secara harian, mingguan ataupun bulanan.46 Sedangkan definisi Karyawan menurut Malayu Hasibuan yaitu karyawan merupakan kekayaan utama perusahaan, karena tanpa keikutsertaan mereka, aktivitas perusahaan tidak akan berjalan. Pegawai berperan aktif dalam menetapkan rencana, sistem, proses, dan tujuan yang ingin dicapai. Dalam hubungan dengan perusahaan, Malayu Hasibuan berpendapat pegawai adalah penjual jasa, baik pikiran maupun tenaga dan mendapat kompensasi dari perusahaan yang besarnya telah ditetapkan terlebih dahulu.47 Karyawan dalam suatu perusahaan meliputi semua orang yang bekerja pada suatu organisasi, diantaranya pimpinan (pihak manajemen) dan para

46 47

Harsono, Perencanaan Kepegawaian, Bandung: Fokus Media, 2010. Hal: 4 Malayu Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia, PT. Gunung Agung, Jakarta 2000, Hal: 12


36

eksekutif, petugas gudang, staf administrasi umum, staf pelayanan dan penjualan, staf transportasi, dan sebagainya. Karyawan

merupakan

sumber

daya

yang

penting

bagi

sebuah

organisasi.Tanpa karyawan, organisasi tidak bisa beroperasi secara optimal untuk mencapai tujuan organisasi. Hal ini dikarenakan operasional penunjang dengan teknologi canggih sekalipun tidak akan bisa menghasilkan sebuah produk atau jasa jika tidak ada yang menjalankannya, yaitu karyawan. Setiap karyawan memiliki job desk dan tanggung jawab masing-masing yang ada pada dirinya, maka dari itu seorang pemimpin seharusnya memberikan penghargaan terhadap mereka yang telah berjasa terhadap organisasi.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Istilah Komunikasi (dari bahaasa inggris yaitu communication) berasal

Recommend Documents