BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian dan Ruang Lingkup Internal Auditing 2.1.1 Pengertian Internal Auditing Didalam sebuah perusahaan sangat diperlukan suatu bagaian atau departemen yang melakukan pemeriksaan khusus untuk menjamin kelangsungan aktivitas operasi perusahaan agar dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah disusun perusahaan tersebut sesuai visi dan misi perusahaan ketika perusahaan tersebut didirikan.semakin maju sebuah perusahaan maka semakin banyak unitunit yang berkembang, jenis usaha yang semakin beragam, saluran distribusi yang semakin meluas dan pastinya dapat meningkatkan laba perusahaan. Dengan semakin luasnya jaringan perusahaan dan semakin meningkatnya aktivitas operasi perusahaan maka semakin rumit persoalan yang dihadapi perusahaan. Oleh sebab itu perusahaan memerlukan system pengawasan seperti orang-orang yang berkompeten dalam bidang akuntansi yang disebut akuntan. Akuntan adalah profesi yamg memberikan jasa kepada masyarakat pemakai jasa terutama dalam bidang pemerikasaan (auditing) dan bantuan dalam bidang akuntansi. Sistem pengawasan dan pemeriksaan ini memerlukan orang yang bertanggung jawab denagn pengawasan perusahaan. Fungsi yang dijalankan tersebut disebut dengan internal auditing sedangkan yang melaksanakan fungsi tersebut disebut internal auditor. Secara umum definisi internal auditing merupakan sebuah penilaian yang sistematis dan aobjektif yang dilakukan internal
auditor terhadap operasi dan control yang berbeda-beda dalam organisasi untuk menentukan apakah : a. Informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan b. Risiko yang dihadapi perusahaan telah didintifikasi dan diminimalisasi c. Peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedir internal yang bisa diterima dan diikuti d. Kriteria operasi yang memuaskan telah dipenuhi e. Sumber daya telah digunakan secara efisien dan ekonomis f. Tujuan organisasi telah dicapai secara efektif Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa audit internal tidak hanya mencakup peranan dan tujuan auditor internal, tetapi juga mengakomodasikan kesempatan dan tanggung jawab. Definisi tersebut juga memadukan persyaratanpersyaratan signifikan yang ada di standard dan menangkap lingkup yang luas dari internal auditor modern yang lebih menekankan pada penambahan nilai dan semua hal yang berkaitan dengan risiko, tata kelola, dan kontrol. Selain dari definisi internal audit kita juga harus mengetahui terlebih dahulu pengertian dari auditing. Menurut Mulyadi mengemukakan auditing sebagai berikut (2002 : 1) Auditing adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuainnya antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan criteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan. Definisi auditing tersebut secara umum memiliki unsure-unsur penting yang diuraikan berikut ini :
Auditing merupakan suatu proses sistematik, yaitu berupa suatu rangkain langkah atau prosedur yang logis dan terorganisasi. Auditing dilaksanakan dengan suatu urutan langkah yang direncanakan, terorganisasi dan bertujuan : 1. Untuk memperoleh dan menguasai bukti secara objektif Proses sistematik tersebut bertujuan untuk memperoleh bukti yang mendasari pernyataan yang dibuat oleh individu dan badan usaha, serta untuk mengevaluasi tanpa memihak atau berprasangka terhadap buktibukti tersebut. 2. Pernyataan mengenai kegiatan dan kejadian ekonomis Yang dimaksud dengan pernyataan kegiatan dan kejadian ekonomis disini adalah
hasil
proses
akuntansi.
Akuntansi
merupakan
proses
pengidentifikasian, pengukuran dan penyampaian informasi ekonomi yng dinyatakan dalam satuan uang. Proses akuntansi ini menghasilkan suatu pernyataan yang disajikan dalam laporan keuangan, yang umumnya terdiri dari empat laporan keuangan yaitu : neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas, dan laporan arus kas. Laporan keuangan dapat pula berupa laporan pusat pertanggungjawaban dalam perusahaan. 3. Menetapkan tingkat kesesuaian Pengumpulan bukti mengenai pernyataan dan evaluasi tehadap hasil pengumpulan bukti tersebut disebabkan untuk menetapkan kesesuain pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan. Tingkat
kesesuaian antara pernyataan dengan kriteria tersebut kemungkinan dapat dikuantifikasikan, kemungkinan pula bersifat kualitatif. 4. Kriteria yang telah ditetapkan Kriteria atau standard yang diperlukan sebagai dasar untuk memiliki pernyataan (yang berupa hasil proses akuntansi) dapat berupa : a. Peraturan yang ditetapkan oleh suatu badan legislative b. Anggaran atau ukuran prestasi lain yang ditetapkan oleh manajemen c. Prinsip akuntamsi berterima umum di Indonesia 5. Penyampaian hasil Penyampaian hasil auditing sering disebut dengan atestasi. Penyampaiaan ini dilakukan secara tertulis dalam bentuk laporan audit. Atestasi dalam bentuk laporan tertulis ini dapat menaikkan atau menurunkan tingkat lepercayaan pemakaian informasi keuangan atas asersi yang diaudit oleh pihak audit. 6. Pemakai yang berkepentingan Dalam dunia bisnis, pemakai yang berkepentingan terhadap laporan audit adalah para pemakai informasi keuangan, seperti : pemegang saham, kreditur, manajemen, calon investor, organisasi bank dan kantor pelayanan pajak. Untuk dapat memahami dan memperjelas pengertian internal auditing, berikut ini dikutip beberapa definisi audit internal. Ikatan
auditor internal
(Institute of Internal Auditors – IIA) dikutip oleh
Messier dkk. (2005:514),
mendefinisikan audit internal sebagai berikut : Audit internal adalah aktivitas independen, keyakinan objektif, dan konsultasi yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan operasi organisasi. Audit internal ini membantu organisasi mencapai tujuannya dengan melakukan pendekatan sistematis dan disiplin untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas manajemen resiko, pengendalian, dan proses tata kelola.
Definisi ini mengandung pengertian bahwa audit internal merupakan suatu aktivitas yang dilakukan untuk membantu manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka secara efektif dengan memberikan analisis, penilaian, rekomendasi, dan pendapat yang objektif mengenai kegiatan yang diperiksa. Menurut Mulyadi (2002:29), menyatakan bahwa : Internal Auditor adalah auditor yang bekerja dalam perusahaan (perusahan negara maupun perusahaan swasta) yang tugasnya adalah menentukan apakah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen puncak telah dipatuhi, menentukan baik atau tidaknya penjagaan terhadap kekayaan organisasi, menentukan efisiensi dan efektivitas prosedur kegiatan organisasi, serta menentukan keandalan informasi yang dihasilkan oleh berbagai bagian organisasi.
Sawyer (2005 : 10) mendefinisikan lingkup audit modern yang luas dan tak terbatas, yaitu : Audit internal adalah sebuah penilaian yang sistematis dan objektif yang dilakukan auditor internal terhadap operasi dan kontrol yang berbeda-beda dalam organisasi untuk menentukan apakah (1) informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan, (2) resiko yang dihadapi perusahaan telah diidentifikasi dan diminimalisasi, (3) peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur internal yang bisa diterima telah diikuti, (4) kriteria operasi yang memuaskan telah dipenuhi, (5) sumber daya telah digunakan secara efisien dan ekonomis, dan (6) tujuan organisasi telah dicapai secara efektif semua dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan manajemen dan membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggung jawabnya secara efektif.
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa audit internal tidak hanya mencakup peranan dan tujuan internal auditor, tetapi juga mengakomodasikan kesempatan dan tanggung jawab. Definisi-definisi tersebut juga memaparkan ruang lingkup yang luas dari internal auditor modern yang lebih menekankan pada penambahan nilai dan semua hal yang berkaitan dengan risiko, tata kelola, dan kontrol. Dari definisi-definisi yang telah diuraikan di atas, dapat disimpulkan bahwa pengawasan (control) dan pemeriksaan (audit) tersebut tidaklah semata-mata untuk mencari kesalahan seseorang/manajemen saja, tetapi juga mempunyai jangkauan yang lebih luas yaitu dalam bentuk penyampaian jasa yang protektif dan konstruktif. Kesimpulan lain yaitu bahwa audit merupakan kegiatan yang diperlukan secara berkesinambungan walaupun di dalam perusahaan tersebut tidak terdapat penyimpangan-penyimpangan, tetapi tetap diperlukan untuk penyampaian informasi kepada manajemen perusahaan untuk membantu dalam pengambilan keputusan.
2.1.2 Ruang Lingkup Internal Auditing Pada awalnya audit merupakan ruang lingkup dari tugas manajemen suatu perusahaan sejalan dengan hakikat pengawasan itu sendiri yang menjadi fungsi dari setiap tingkat manajemen. Dengan semakin besarnya organisasi suatu perusahaan, yang memiliki banyak cabang dan biasanya perbankan memiliki puluhan cabang, maka kegiatan audit tidak mungkin lagi dirangkap secara fungsional karena akan menghilangkan objektivitas dan independensi dalam
melaksanakan tugasnya. Sehingga diperlukan suatu organisasi berdiri sendiri dan terpisah dari kegiatan operasional, dan tanggung jawabnya juga telah beralih dari dewan direksi kepada dewan komisaris. Bila dilihat ruang lingkup kegiatan suatu perusahaan tersebut sangat luas, mulai dari kegiatan pengambilan keputusan, lalu merealisasikan keputusan tersebut, serta kegiatan membukukan dan melaporkan data keuangan, semua hal tersebut perlu diaudit. Oleh karena itu, ruang lingkup internal auditing diuraikan sebagai berikut : 1. Audit keuangan (financial audit), yaitu pemeriksaan, pengujian, dan penilaian secara independen dan objektif atas kewajaran keseluruhan dari laporan keuangan untuk memberikan proteksi terhadap aset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang diterapkan perusahaan. Dengan demikian pemeriksaaan keuangan dimaksudkan pada pengamanan harta perusahaan dan mengetahui apakah sistem pengawasan intern yang mencakup sistem akuntansi dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan berjalan dengan efektif. 2. Audit operasional (performance audit), yaitu suatu kegiatan penilaian yang sistematis yang dilaksanakan secara objektif dan independen, berorientasi untuk masa yang akan datang atas semua kegiatan perusahaan, dengan tujuan mengadakan perbaikan rencana kerja perusahaan, pencapaian tujuan serta meningkatkan pemanfaatan sumber daya perusahaan secara optimal, maupun pengembangan SDM sebagai bagian dari aset perusahaan.
Tujuan audit operasional : a. Menilai kinerja setiap audit operasional. Penilaian kinerja dilakukan dengan membandingkan kegiatan organisasi dengan (1) tujuan, seperti kebijakan, standar, dan sasaran organisasi yang ditetapkan manajemen, serta dengan (2) kriteria penilaian lain yang sesuai. b. Mengidentifikasi
peluang
perbaikan
tertentu
dengan
mewawancarai individu (dari dalam atau luar organisasi), mengobservasi operasi, menelaah laporan masa lalu atau masa berjalan, mempelajari transaksi, membandingkan dengan standar industri, menggunakan
pertimbangan
profesional
berdasarkan pengalaman atau menggunakan sarana dan cara lain yang sesuai. c . Mengembangkan rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut dan luas rekomendasi akan berkembang secara beragam selama pelaksanaan audit operasional. 3. Audit Manajemen (management audit), yaitu suatu penilaian secara sistematis dan independen berorientasi pada masa depan atas keputusan dan kebijaksanaan yang dilakukan manajemen, dengan tujuan meningkatkan profitabilitas, juga bertujuan untuk meningkatkan kemampuan melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manajemen, pencapaian rencana yang telah ditetapkan serta pencapaian objektivitas sosial dan pengembangan SDM.
2.2 Fungsi dan Tanggung Jawab Internal Auditor 2.2.1 Fungsi Internal Auditor Setelah kita memahami pengertian dari auditing dan internal audit melalui penjelasan di atas, maka dapat disimpukan bahwa internal auditing sangat berperan penting dalam sebuah perusahaan untuk memantau kinerja dan efisiensi perusahaan tersebut apakah sudah berjalan sebagaimana mestinya, dan ruang lingkupnya sangat bervariasi tergantung dari aktivitas audit intern tersebut. Untuk dapat melaksanakan tugasnya, internal auditor didalam organisasi pada umumnya anggotanya memiliki pengetahuan bidang: (1) keuangan; (2) teknologi informasi; (3) bidang yang berkaitan dengan kegiatan pokok (kultur) organisasi; dan (4) untuk organisasi yang besar diperlukan tenaga berlatar belakang hukum. Untuk mencapai tujuannya, internal auditor berkewajiban melaksanakan kegiatan yang merupakan fungsi internal auditor yang merupakan fungsi internal auditor yang meliputi : 1. Menilai kecukupan pengendalian manajemen. 2. Mengevaluasi apakah pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana, dan prosedur yang telah ditetapkan. 3. Menilai apakah kekayaan perusahaan dipertanggung jawabkan dengan baik dari segala kemungkinan resiko kerugian dan dimanfaatkan secara optimal didalam perusahaan. 4. Meyakinkan tingkat kepercayaan akuntansi dan keandalan data lain nya yang digunakan dalam perusahaan. 5. Menilai tingkat pelayanan kepada masyarakat.
6. Menilai dampak social dan dampak lingkungan atas setiap kegiatan perusahaan. Di dalam buku Kosasih (2000 : 277 – 278), fungsi internal auditor digolongkan secara terperinci oleh Holmes dan Overmeyer sebagai berikut : 1. Menentukan baik tidaknya internal control dengan memperhatikan pemisahan fungsi dan apakah prinsip akuntansi telah benar-benar dilaksanakan. 2. Bertanggung jawab dan menentukan apakah pelaksanaanya mentaati peraturan, rencana, kebijakan, dan prosedur yang telah ditetapkan sampai menilai apakah hal tersebut perlu diperbaiki atau tidak. 3. Memverivikasi adanya keutuhan kekayaan (asset) termasuk mencegah dan menemukan penyelewengan. 4. Menilai kehematan, efisiensi, dan efektivitas kegiatan. 5. Melaporkan secara objektif apa yang diketahuinya kepada manajemen disertai rekomendasi perbaikannya.
Fungsi-fungsi diatas dijelaskan sebagai berikut : 1. Dengan mengkaji ulang secara cermat atas bagian organisasi dan uraian fungsi yang menjelaskan pembagian tugas–tugas. Tinjauan ulang ini harus memperlihatkan apakah pengawasan atas setiap orang didalam perusahaan memadai atau tidak dan tidak
boleh
seorangpun
yang
menempati
posisi
yang
bertentangan dengan kebijaksanaan pengawasan internal yang sehat. 2. Mengetahui apakah pelaksanaan telah dilakukan sesuai dengan kontrak yang telah disetujui dan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. 3. Mencocokkan daftar aset perusahaan dengan realita yang ada.
4. Memastikan
bahwa
sistem
akuntansi
yang
ada
telah
dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkankan perusahaan dan apakah laporan telah disusun dengan benar. 5. Dengan melaporkan secara objektif apa yang telah ditemukan selama
pemeriksaan
dan
memberikan
rekomendasi
perbaikannya kepada manajemen. Fungsi internal auditor yang diuraikan di atas, pada dasarnya adalah mengawasi sistem pengawasan intern dan memberikan saran serta perbaikan apabila terdapat kelemahan dan penyimpangan, baik yang terdapat dalam sistem tersebut, maupun pelaksanaannya di dalam perusahaan. Fungsi internal audit menurut Mulyadi (2002 : 2011) adalah sebagai berikut : a. Fungsi Internal Audit adalah menyelidiki dan menilai pengendalian intern dan efisiensi pelaksanaan fungsi berbagai unit organisasi. Dengan demikian fungsi internal audit merupakan bentuk pengendalian yang fungsinya adalah untuk mengukur dan menilai efektifitas unsure-unsur pengendalian internal yang lain. b. Fungsi internal audit merupakan kegiatan penilaian yang bebas, yang terdapat dalam organisasi, yang dilakukan dengan cara memeriksa akuntansi, keuangan dan kegiatan lain, untuk memberikan jasa bagi manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka. Dengan cara menyajikan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar-komentar penting tehadap kegiatan manajemen, internal auditor menyediakan jasa tersebut. Internal auditor berhubungan dengan semua tahap kegiatan perusahaan, sehingga tidak hanya tebatas pada audit atas catatan akuntansi.
2.2.2 Tanggung Jawab Internal Auditor Seorang internal auditor bertanggungjawab kepada sebuah tim, di dalam perusahaan, yang disebut dengan Audit Comitee. Yang duduk di dalam komite ini adalah para eksekutif (board of directors) yang bertindak selaku pembina dan pengawas yang terdiri dari: direktur utama (CEO), direktur keuangan (CFO), Financial Controller (FC), dan para internal auditor itu sendiri selaku pelaksana. Di antara para anggota komite ini, mereka bekerja secara collective collegial, setiap keputusan yang diambil selalu melalui koordinasi, tidak ada keputusan yang sifatnya otoritas personal. Tanggung jawab internal auditor di dalam perusahaan tergantung pada status dan kedudukannya didalam perusahaan tersebut, dalam pembahasan ini tanggung jawab internal auditor lebih di khususkan kepada kedudukan dan peranan internal auditor untuk meningkatkan kinerja dan efisiensi perusahaan. Tanggung jawab tersebut harus memberikan akses penuh kepada internal auditor tersebut untuk berurusan dengan kekayaan dan karyawan perusahaan yang relevan dengan pokok permasalahan yang dihadapi. Tanggung jawab internal auditor dalam perusahaan haruslah ditetapkan dengan jelas melalui kebijakan manajemen perusahaan. Selain itu tanggung jawab internal auditor dalam perusahaan haruslah ditetapkan dengan jelas dengan kebijakan manajemen. Tanggung jawab internal auditor adalah : a. Memberikan informasi dan nasihat kepada manajemen dan menjalankan tanggung jawab ini dengan cara yang konsisten denagn kode etika Institute of Internal Auditor.
b. Mengkoordinasikan kegiatan dengan orang lain agar mencapai sasaran audit dan sasaran perusahaan. Menurut The Institute of Internal Auditor (IIA) yang dikutip oleh Sanyoto Gondodiyoto (2007:48), audit internal mempunyai peranan besar dalam mendukung kewajiban direksi (top management), antara lain : a) Mewakili (bekerja untuk direksi) dalam mengawasi atau memonitor pekerjaan yang memang tidak mungkin diawasi sendiri oleh pimpinan. b) Mengidentifikasi dan meminimalisir risiko yang dihadapi. c) Melakukan pengecekan atas validitas laporan-laporan untuk direksi d) Menjaga agar pimpinan tidak berbuat kesalahan yang berkaitan dengan hal teknis. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia Kompartemen Akuntan Publik (2001 : 322) tanggung jawab internal auditor adalah :
Untuk menyediakan jasa analisis dan evaluasi, memberikan keyakinan dan rekomendasi, dan informasi lain kepada manajemen entitas dan dewan komisaris, atau pihak lain yang setara wewenang dan tanggung jawabnya tersebut, auditor intern mempertahankan objektivitasnya yang berkaitan dengan aktivitas yang diauditnya.
Tanggung jawab internal auditor menurut Mulyadi (2002 : 2011) adalah : Untuk memantau kinerja pengendalian entitas. Pada waktu auditor berusaha memahami pengendalian intern, ia harus berusaha untuk memahami fungsi audit intern untuk mengidentifikasi aktivitas audit intern yang relevan dengan perencanaan audit. Lingkup prosedur yang diperlukan untuk memahaminya bervariasi, tergantung atas sifat aktivitas audit intern tersebut.
Untuk menjaga obyektifitasnya, sebaiknya internal auditor tidak terlibat secara langsung dalam proses pencatatan dan penyajian data keuangan lainnya serta tidak terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam suatu aktifitas
operasional
yang
dapat
mempengaruhi
obyektifitasnya
jika
dilakukan
pemeriksaan. Ia harus bebas membahas dan menilai kebijaksanaan, rencana, dan prosedur, tetapi tidak berarti dapat mengambil alih tanggung jawab bagian lain yang ditugaskan.
2.3 Kedudukan Internal Auditor Kedudukan internal auditor menggambarkan bagian-bagian mana saja yang dapat menjadi objek pemeriksaannya atau dengan kata lain menunjukkan apa saja wewenang internal auditor. Dengan cara ini, tanggung jawab secara bertahap dapat dilaksanakan dan diikuti dengan baik dan benar.Kedudukan internal auditor hendaknya menjamin kebebasan relatif sehingga ia dapat melaksanakan penilaianpenilaian yang tidak memihak dan tanpa prasangka. Untuk menjamin keadaan ini, maka langkah-langkah yang ditempuh yaitu : a. Manajemen dan dewan komisaris harus memberikan dukungan penuh kepada internal auditor. b. Kepala internal auditor harus bertanggung jawab kepada pejabat yang mempunyai wewenang yang cukup tinggi untuk menjamin jangkauan audit yang luas serta tindak lanjut yang sebaik-baiknya atas rekomendasi-rekomendasi sebagaimana dilaporkan dalam pelaporan pemeriksaan. c. Fungsi-fungsi, wewenang, bagian internal auditor haruslah ditulis dengan jelas pada sebuah dokumen formal, dan sebaiknya disetujui dewan komisaris.
d. Pimpinan bagian audit internal harus mempunyai jalur hubungan langsung
dengan
dewan
komisaris,
yang
berguna
untuk
menyampaikan laporan secara berkala dan membicarakan hal-hal yang dianggap penting bagi perusahaan. Internal auditor haruslah ditempatkan di posisi yang tidak bertanggung jawab langsung kepada pimpinan unit operasional perusahaan, tetapi bertanggung jawab langsung kepada manajemen perusahaan. Dengan demikian internal auditor dapat melakukan tugas, dan tanggung jawabnya dengan baik serta dapat menjamin independensinya. Penempatan bagian auditor internal serta job description secara jelas akan membawa pengaruh positif dalam proses komunikasi antara internal auditor dengan pihak manajemen, demikian juga penempatan yang tidak terarah akan menghambat jalannya arus pelaporan dari internal auditor kepada pihak manajemen. MenurutSukrisno (2004:243) ada empat alternatif kedudukan internal auditor dalam struktur organisasi yaitu : a) Bagian internal audit berada di bawah direktur keuangan (sejajar dengan bagian akuntansi dan keuangan), b) Bagian internal audit merupakan staf direktur utama, c) Bagian internal audit merupakan staf dari dewan komisaris, d) Bagian internal audit dipimpim oleh seorang internal audit director
Keempat alternatif tersebut dapat dilihat dalam gambar berikut ini : Ad. a Internal audit di bawah direktur keuangan RUPS
Dewan Komisaris
Direktur Utama
Direktur Keuangan
Bagian Akuntansi
Bagian Keuangan
Bagian Internal Audit
Gambar 2.1 Internal audit dibawah direktur keuangan ( Sumber : Agoes Sukrisno, 2004. Auditing ) Gambar diatas memperlihatkan bahwa bagian internal audit berkedudukan sejajar dengan bagian keuangan dan bagian akuntansi. Bagian internal audit sepenuhnya bertanggung jawab kepada direktur keuangan. Kelemahan dari kedudukan ini adalah bahwa ruang lingkup pemeriksaan internal auditor menjadi lebih sempit hanya ditekankan pada pengendalian atas bagian keuangan saja. Jika dikaitkan dengan independensi, maka tingkat kebebasan internal auditor terbatas dan sempit. Keuntungan posisi ini adalah laporan internal auditor dapat segera dipelajari dan ditanggapi.
Ad. b Internal audit merupakan staf direktur utama bertanggung jawab langsung kepada direktur utama. RUPS
Dewan Komisaris
Direktur Utama - - - - - - - - - - - - - - - - - - Bagian Internal Audit Direktur Keuangan
Bagian Akuntansi
Bagian Keuangan
Bagian Anggaran
Gambar 2.2 Internal audit merupakan staf direktur utama ( Sumber : Agoes Sukrisno, 2004. Auditing ) Gambar diatas memperlihatkan bahwa kedudukan internal audit merupakan staf direktur utama. Dalam hal ini internal auditor mempunyai tingkat independensi yang tinggi, karena internal auditor dapat melakukan pemeriksaan ke seluruh bagian, kecuali pimpinan perusahaan atau direktur utama. Kelemahan fungsi internal auditor pada struktur ini, bahwa direktur utama mempunyai tugas yang banyak, sehingga direktur utama tidak dapat mempelajari hasil internal audit secara mendalam, sehingga tindakan perbaikan yang diperoleh tidak dapat diambil dengan segera.
Ad. c Internal audit merupakan staf dewan komisaris
RUPS
Dewan Komisaris ---------------
Bagian Internal Audit
Direktur Utama
Direktur Keuangan
Bagian Akuntansi
Bagian Keuangan
Bagian Anggaran
Gambar 2.3 Internal audit merupakan staf dewan komisaris ( Sumber : Agoes Sukrisno, 2004. Auditing ) Gambar diatas memperlihatkan bahwa bagian internal auditor berfungsi sebagai dewan komisaris, dan posisinya berada diatas direktur utama. Kedudukan ini memberikan tingkat independensiyang tinggi sekali karena internal auditor dapat memeriksa seluruh aspek organisasi. Kelemahannya bahwa dewan komisaris, tidak setiap saat bisa ditemui, juga mungkin kurang menguasai masalah operasi sehari-hari sehingga tidak dengan cepat dapat mengambil tindakan atau menanggapi saran-saran yang diajukan oleh internal auditor untuk pencegahan dan perbaikan.
Ad. d internal audit dipimpin oleh seorang internal audit director
Internal Audit Director Excecutive Secretary
Supervisor of Computer Auditing
Quality Assurance Supervisor
Supervisor of Auditing
Audit Secretary Senior EDP Auditor
Computer Audit Specialist
Senior Auditor
Lead Auditor
EDP Auditor
Staf Auditor Gambar 2.4 Internal audit dipimpin oleh seorang internal audit director ( Sumber : Agoes Sukrisno, 2004. Auditing ) Gambar diatas
memperlihatkan
bahwa kedudukan
bagian
internal
auditdipimpin oleh internal audit director. Direktur internal audit mengarahkan personil dan aktivitas-aktivitas departemen audit intern dan mempunyai tanggung jawab terhadap program dan pelatihan staf audit. Direktur audit intern mempunyai akses yang bebas terhadap ketua dewan komisaris. Tanggung jawab direktur audit intern adalah menyiapkan rencana tahunan untuk pemeriksaan semua unit perusahaan dan menyajikan program tersebut untuk persetujuan. Auditing supervisor membantu direktur audit intern dalam mengembangkan audit program
tahunan dan membantu dalam mengkoordinasi usaha audit dengan akuntan publik agar memberikan cakupan audit yang sesuai tanpa duplikasi usaha. Senior auditor menerima audit program dan instruksi untuk area audit yang ditugaskan dari auditing supervisor. Auditor senior mempunyai staf auditor dalam pekerjaan lapangan audit. Staf auditor melaksanakan tugas audit pada suatu lokasi audit. Kedudukan ini, kelemahannya adalah ketika direktur audit internal tidak dapat mengelola departemen audit intern dengan baik, sehingga pekerjaan audit tidak dapat memenuhi tujuan umum dan tanggung jawab yang telah disetujui manajemen, sumber daya dari departemen audit intern tidak digunakan secara efisien dan efektif. Jika dilihat dari segi independensi yang cukup luas, maka kedudukan yang terbaik adalah dengan menempatkan internal auditor langsung di bawah dewan komisaris dan menerima perintah dari padanya. Hal ini karena internal auditor dapat melakukan audit ke seluruh bagian yang ada di dalam perusahaan tanpa terlebih dahulu memperoleh izin dari pimpinan objek yang diaudit. Namun dalam menentukan kedudukan internal auditor tidak hanya mempertimbangkan independensinya saja, tetapi perlu juga diperhatikan efektivitas hasil laporan yang cepat untuk ditangani dan ditanggapi. Dalam hal ini kedudukan internal auditor sebaiknya sejajar
dengan bagian akuntansi dan
keuangan. Dalam melaksanakan fungsi internal audit, objektivitas mutlak diperlukan. Dalam hal ini, objektivitas internal auditor harus dipengaruhi oleh ketentuan dan rekomendasi auditor atas standar pengawasan yang akan ditetapkan dalam
pengembangan sistem dan prosedur yang ditetapkan dan direview. Untuk menjaga objektivitas, sebaiknya auditor internal tidak terlibat secara langsung dalam proses pencatatan dan penyajian data keuangan lainnya serta tidak terlibat secara langsung langsung maupun tidak dalam suatu aktivitas operasional. Internal auditor juga terlepas dari tekanan-tekanan dari pihak objek pemeriksaan, oleh karenanya independensi yang tinggi sangat diperlukan untuk mendukung objektivitas dalam pemeriksaan. Berdasarkan penjelasan di atas, penempatan internal auditor yang paling ideal yaitu langsung menerima perintah penugasan dari pimpinan tertinggi yaitu direktur utama, namun hasil laporan pemeriksaan terlebih dahulu diserahkan kepada direktur keuangan untuk dianalisa dan hasil pengamatannya diserahkan kepada direktur utama untuk diambil langkah-langkah selanjutnya.
2.4 Program Audit Internal Auditor Program audit merupakan perencanaan prosedur dan teknik pemeriksaan yang ditulis secara sistematis untuk mencapai tujuan perusahaan secara efisien dan efektif. Selain berfungsi sebagai alat perencanaan, program audit juga bermanfaat untuk mengatur pembagian kerja masing-masing bagian, yaitu : a. Menetapkan tujuan audit dan ruang lingkup pekerjaan. b. Memperoleh informasi latar belakang tentang aktivitas yang akan diaudit. c. Menentukan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan audit.
d. Berkomunikasi dengan pihak yang perlu mengetahui audit tersebut. e. Melakukan sesuai situasi, survei untuk mengenal aktivitas, risiko
dan
pengendalian
yang
akan
diaudit,
untuk
mengidentifikasi bidang-bidang yang mendapat penekanan audit, serta untuk meminta komentar dan saran auditee. f. Menulis program audit. g. Menentukan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil-hasil audit akan dikomunikasikan. h. Mendapatkan persetujuan atas rencana kerja audit. Secara ringkas, program audit tersebut digunakan untuk memperoleh informasi, kemudian menguji informasi tersebut dan mencari pembenaran akan informasi tersebut. Setelah itu memonitor jalannya pemeriksaan, kemudian menelaah pekerjaan yang telah dilakukan, mencatat temuan-temuan pemeriksaan dan menindaklanjuti hasil pemeriksaan. Hasil pemeriksaan tersebut dilaporkan dalam bentuk laporan kertas kerja pemeriksaan untuk kemudian ditindaklanjuti.
Fungsi program audit dapat digambarkan sebagai berikut :
-
-
Rencana Langkahlangkah yang logis untuk pelaksanaan
-
Memperoleh Informasi Menguji Informasi Mencari Pembenaran
Pelaporan dan Opini Pemeriksaan
Laporan Hasil Kerja Pemeriksaan dan Kertas Kerja Pemeriksaan
Program Audit
Gambar 2.5 Fungsi Program Audit Terdapat 2 ( dua ) tipe Program Audit yaitu : 1. Suatu rencana
yang
ditetapkan terlebih dahulu untuk
melakukan audit. 2. Suatu kerangka berupa produk-produk yang dibutuhkan terlebih dahulu yang berisi ruang lingkup, sifat, dan tujuan audit, baru kemudian melakukan audit.
2.5 Proses Audit Operasional Proses audit adalah kegiatan atau langkah-langkah yang dilakukan oleh auditor, mulai dari rencana audit, pelaksanaan, sampai pada penerbitan laporan pemeriksaan. Langkah-langkah tersebut berisi arahan-arahan pemeriksaan dan
evaluasi informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan-tujuan audit dalam ruang lingkup penugasan audit. Sebelum membahas proses audit operasional, terlebih dahulu diuraikan proses audit secara umum yang meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut : Mengumpulkan bukti dan informasi yang kompeten dan relevan. 1. Memeriksa dan mengevaluasi semua bukti dan informasi untuk mendapatkan temuan dan rekomendasi audit. 2. Menetapkan metode pengujian dan teknik pengambilan sampel yang dapat dipakai dan dikembangkan sesuai dengan keadaan, diantaranya pengujian atas pengendalian dan pengujian substantif atas saldo-saldo seperti validasi atas rekening simpanan dan kredit. 3. Supervisi atas proses pengumpulan bukti dan informasi serta pengujian yang telah dilakukan. 4. Mendokumentasikan Kertas Kerja Audit (KKA). Kertas Kerja Audit (KKA) merupakan keseluruhan catatan aktivitas audit. Tujuan dari KKA antara lain : membantu auditor dalam melaksanakan tugas, membantu dalam pembuatan pelaporan audit, mendukung opini auditor, menjamin kesinambungan audit, danmemungkinkan dilakukan review atas pekerjaan yang telah dilakukan. 5. Membahas hasil audit atau temuan dengan audit.
Sedangkan proses Audit Operasional terdiri dari lima tahap yaitu : 1) Pengenalan – Pada tahap ini, auditor terlebih dahulu menelaah latar belakang informasi, tujuan, struktur organisasi, dan pengendalian kegiatan atau fungsi yang sedang diaudit, serta menentukan hubungannya dengan entitas secara keseluruhan. Selain itu, auditor harus memahami secara jelas tujuan dan ruang lingkup penugasan serta sifat pelaporan yang akan diterbitkan. Auditor juga harus menentukan apakah individu atau entitas yang meminta audit tersebut memiliki otoritas untuk memberi penugasan. 2) Survei –
Pada
tahap
ini,
auditor
harus
berusaha
untuk
mengidentifikasi permasalahan dan hal-hal penting yang menjadi kunci keberhasilan kegiatan atau fungsi yang sedang diaudit. 3) Pengembangan Program – Pada awalnya, auditor menyusun program pekerjaan, berdasarkan tujuan audit, yang merinci pengujian dan analisis yang harus dilaksanakan atas bidang-bidang yang dianggap penting dari hasil survei pendahuluan. Selain itu, auditor juga menjadwalkan kegiatan kerja, menugaskan personel yang sesuai, menentukan keterlibatan personel lainnya dalam penugasan, serta menelaah Kertas Kerja Audit (KKA). 4) Pelaksanaan Audit – Auditor melaksanakan prosedur audit yang telah ditentukan dalam program audit untuk mengumpulkan buktibukti,
melakukan
analisis,
mengembangkan rekomendasi.
menarik
kesimpulan,
dan
5) Pelaporan – Laporan audit operasional pada umumnya mengandung 2 unsur utama, yaitu : tujuan penugasan, ruang lingkup, dan pendekatan, serta temuan-temuan khusus dan rekomendasi. Laporan ini sering kali juga mencantumkan ikhtisar eksekutif yang menyoroti intisari dan kesimpulan dari rincian tersebut.
2.6 Laporan Internal Auditor Setelah melalui berbagai proses audit, maka tahap terakhir yang harus dilakukan adalah membuat dan menyusun suatu bentuk laporan tertulis yang merupakan hasil akhir dari pelaksanaan audit internal tersebut. Laporan hasil audit internal yang dibuat oleh internal auditor tersebut merupakan bagian terpenting untuk menyampaikan pertanggungjawaban hasil kerja kepada manajemen yaitu sebagai media informasi untuk menilai sebaik apa tugas-tugas yang dibebankan kepada keseluruhan elemen perusahaan dapat dilaksanakan. Adapun isi dari laporan internal auditor menurut Boyton dkk (2003:494), yaitu : a. Suatu laporan tertulis yang ditandatangani harus dikeluarkan setelah pemeriksaan audit selesai. Laporan intern itu bisa dalam bentuk tertulis atau lisan dan dapat disampaikan secara formal ataupun informal. b. Internal auditor harus membahas kesimpulan dan rekomendasi pada tingkatan manajemen yang tepat sebelum mengeluarkan laporan tertulis yang final. c. Laporan haruslah objektif, jelas, ringkas, konstruktif, dan tepat waktu. d. Laporan harus menyatakan tujuan, ruang lingkup, dan hasil audit, dan bila tepat laporan itu juga harus berisi suatu pernyataan pendapat auditor. e. Laporan dapat mencakup rekomendasi untuk perbaikan yang potensial dan mengakui kinerja serta tindakan korektif yang memuaskan.
f. Pandangan audit tentang kesimpulan dan rekomendasi audit dapat disertakan dalamlaporan audit. g. Direktur internal audit atau designee harus mereview dan menyetujui laporan audit final sebelum diterbitkan serta harus memutuskan kepada siapa laporan itu akan dibagikan.
Laporan internal audit dapat berupa laporan lisan dan laporan tertulis. Dalam data tertulis, laporan disampaikan secara lengkap dan menyeluruh (comprehensive). Sementara laporan lisan dapat berupa pemaparan atas halhal yang dianggap perlu ditonjolkan dan cenderung informasi yang disampaikan tidak menyeluruh. Adapun tujuan dari laporan audit, sebagai berikut : 1. Sebagai kesimpulan dari hasil pemeriksaan 2. Menyajikan temuan-temuan dari hasil pemeriksaan yang dilakukan 3. Sebagai dasar untuk mengambil keputusan manajemen dalam penyelesaiannya terhadap penyimpangan yang terjadi Untuk mencapai tujuan-tujuan di atas, maka laporan audit harus memenuhi unsur-unsur sebagai berikut : 1. Objektif (Objective) – Laporan yang disusun harus mengungkapkan fakta berdasarkan data yang dapat diuji kebenarannya. 2. Jelas (Clear) – Laporan dibuat dengan bahasa yang jelas dan lengkap agar dipahami para pembacanya. 3. Ringkas – Struktur laporan yang baik adalah melaporkan dengan ringkas pelaksanaan operasional, pengendalian, dan hasil kerja. Laporan harus terhindar dari hal-hal yang tidak relevan dan tidak material seperti gagasan, temuan kalimat, dan sebagainya yang tidak
menunjang tema pokok laporan, namun tetap menjaga kualitas informasi. 4. Membangun (Construktive)– Laporan yang bersifat konstruktif adalah laporan yang sedapat mungkin memaparkan rekomendasi tindakan perbaikan yang dapat dilakukan untuk mengupayakan peningkatan operasional perusahaan. 5. Tepat Waktu (Right Time) – Laporan audit hanya bermanfaat dengan maksimal bila laporan tersebut disajikan saat dibutuhkan. Sehingga auditor harus menyajikan laporan audit tepat waktu.
Sebelum laporan hasil audit disampaikan kepada pengguna laporan, maka dilakukan peninjauan kembali (review) terhadap laporan tersebut. Hal tersebut
dilakukan
untuk
lebih
memastikan
kebenarannya
dan
kelengkapannya. Laporan audit akan efektif bila terdapat pelaksanaan tindak lanjut, agar proses audit yang berjalan benar-benar bermanfaat bagi perusahaan. Oleh karena itu, bagian internal audit bertugas untuk memantau pelaksanaan tindak lanjut, menganalisis kecukupan tindak lanjut, disertai identifikasi hambatan pelaksanaannya, dan memberikan laporan atas tindak lanjut tersebut. Menurut Sawyer (2005:36) Kode Etik dan Standar Praktik Profesional Audit Internal dari Ikatan Auditor Internal (Institute of Internal AuditorsIIA), mekanisme penyampaian laporan hasil audit, temuan, opini, atau informasi yang diperoleh selama audit digambarkan sebagai berikut :
Pelaporan ke Pelaporan ke Pelaporan ke tingkat komite audit dewan direksi manajemen yang berwenang Gambar 2.6 Mekanisme penyampaian hasil audit Menurut Sawyer (2005:81), beberapa prinsip untuk menetapkan sistem pelaporan (reporting) internal yang efektif adalah sebagai berikut : 1. Laporan harus dibuat sesuai tanggung jawab yang diberikan. 2. Individu-individu atau unit-unit harus diminta melaporkan hal-hal yang menjadi tanggung jawabnya. 3. Biaya mengakumulasi data dan menyiapkan laporan harus dibandingkan dengan manfaat yang akan didapat. 4. Laporan harus sesederhana mungkin, dan konsisten dengan sifat subjek yang menjadi masalah. Laporan harus berisi informasi yang melayani kebutuhan pengguna. Klasifikasi dan terminologi umum harus digunakan sebanyak mungkin untuk menghindari kebingungan. 5. Sedapat mungkin laporan kinerja memperhatikan perbandingan dengan standar biaya kualitas dan kuantitas yang ditetapkan. Biaya-biaya yang bisa dikendalikan harus dipisahkan. 6. Jika kinerja tidak bisa dilaporkan secara kuantitatif, laporan yang dirancang untuk menekankan pengecualian atau hal-hal lain yang membutuhkan perhatian manajemen. 7. Agar bisa bermanfaat maksimal, laporan haruslah tepat waktu. Laporan yang tepat waktu yang sebagian didasarkan pada estimasi bisa jadi lebih berguna dibandingkan laporan yang lebih tepat tetapi terlambat. 8. Penerimaan laporan harus ditanyakan secara periodik untuk mengetahui apakah mereka masih membutuhkan laporan yang diterima atau apakah ada yang bisa diperbaiki dari laporan tersebut.
