6
BAB II LANDASAN TEORITIS Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari 3 elemen dasar yaitu: sistem, informasi, dan akuntansi. Beberapa penjelasan mengenai definisi elemen-elemen tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: A. Pengertian Sistem, Informasi, dan Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Sistem menurut Mulyadi (2008:2) adalah sebagai berikut : Sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi.
Sistem menurut Hall (2007:6) adalah sebagai berikut : Sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).
Sistem adalah “kumpulan dari sub-sub sistem, elemen-elemen, prosedurprosedur yang saling berinteraksi, berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu seperti informasi, target, dan tujuan lainnya.” (Cynthia, 2013) Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sebuah kumpulan komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang sama.
7
2. Pengertian Informasi Informasi menurut Hall (2007) adalah sebagai berikut : Salah satu sumber daya bisnis (bahan mentah, modal, tenaga kerja) yang merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan hidup organisasi bisnis kontemporer.
Informasi menurut Krismiaji (2010) adalah sebagai berikut : Cara-cara yang diorganisasikan untuk mengumpulkan, memasukan, mengolah dan menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasikan untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan infomasi untuk mencapai tujuan. Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi pengguna dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan manfaatnya dalam keputusankeputusan yang akan datang. 3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Akuntansi adalah “sistem informasi yang memberikan laporan kepada pihakpihak berkepentingan mengenai kegiatan ekonomi dan kondisi perusahaan” (Warren et al, 2008) Sistem Informasi adalah “sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai” (Hall, 2007) Sistem akuntansi menurut Mulyadi (2008) adalah sebagai berikut : Organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
8
Sistem informasi akuntansi menurut Azhar (2008) adalah sebagai berikut : Kumpulan (integrasi) dari sub sistem/komponen baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan dan bekerjasama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa, sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang menggunakan semua komponen yaitu orang, prosedur, data, software, dan infrastruktur teknologi informasi untuk memproses identifikasi, pencatatan, komunikasi yang dapat menghasilkan informasi akuntansi dan keuangan yang berguna bagi pemakainya. 1. Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi (2008) dapat disimpulkan bahwa, “Sistem informasi akuntansi terdiri dari enam blok, yaitu: 1. Blok Masukan (Input Block), data yang dimasukan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Masukan terdiri dari transaksi, permintaan, pertanyaan, perintah dan pesan; 2. Blok Model (Model Block), terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran; 3. Blok Keluaran (Output Block), produk suatu sistem informasi berupa informasi yang bermutu untuk semua tingkat manajemen dan semua pemakai informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi;
9
4. Blok Teknologi (Technology Block), menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh sistem; 5. Blok Basis Data (Data Base Block), tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi; 6. Blok Pengendalian (Control Block), yang menjaga semua sistem informasi akuntansi dari bencana alam dan ancaman demi kelancaran jalannya sistem informasi akuntansi. 2. Model Umum Sistem Informasi Akuntansi Model umum sistem informasi akuntansi menurut Hall (2007) adalah sebagai berikut: a. Pemakai Akhir (End User) Pemakai akhir dibagi menjadi dua kelompok umum: eksternal dan internal. 1. Pemakai eksternal meliputi para kreditur, para pemegang saham, para investor potensial, agen-agen pembuat peraturan, otoritas pajak, para pemasok, dan pelanggan. 2. Pemakai internal adalah pihak manajemen di setiap tingkat organisasi, juga personel operasi. Berlawanan dengan pemakai eksternal, organisasi memiliki cukup kebebasan dalam memenuhi kebutuhan pemakai internal.
10
b. Sumber Data Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki sistem informasi dari sumber internal dan eksternal. Transaksi keuangan eksternal merupakan sumber data yang umum bagi kebanyakan organisasi. Misalnya penjualan barang-barang dan jasa. Transaksi keuangan internal melibatkan pertukaran dan pergerakan sumber daya dalam organisasi. Misalnya pergerakan bahan mentah ke persediaan dalam proses. c. Pengumpulan Data Merupakan tahap operasional pertama dalam sistem informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data-data peristiwa yang memasuki sistem itu sah (valid), lengkap dan bebas dari kesalahan material. d. Pemrosesan Data Data yang telah dikumpulkan, biasanya perlu diproses untuk menghasilkan informasi. Tugas dalam tahap pemrosesan data bervariasi dari yang sederhana sampai kompleks. e. Manajemen Database Merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan atau non keuangan. Manajemen database memiliki tiga tugas mendasar yaitu penyimpanan, perbaikan (retrieval), dan penghapusan. Tugas penyimpanan menetapkan kunci – kunci untuk record – record yang baru dan menyimpannya dalam lokasi yang benar dalam database. Tugas perbaikan yaitu untuk menempatkan dan menyarikan suatu record yang ada dari database untuk diproses. Setelah pemrosesan selesai, tugas penyimpanan menyimpan kembali data yang sudah
11
diperbaharui itu untuk ditempatkan dalam database. Penghapusan adalah tugas untuk memindahkan secara permanent record yang sudah usang atau berlebih dari database. f. Penghasil Informasi Merupakan
proses
mengumpulkan,
mengatur,
memformat,
dan
menyajikan informasi untuk para pemakai. g. Umpan Balik Suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke sistem sebagai suatu sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal atau eksternal dan digunakan untuk memulai atau mengubah suatu proses. 3. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan dari sistem informasi akuntansi menurut Hall (2007) adalah sebagai berikut: a. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen. Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. Sistem informasi akuntansi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan pertanggung jawaban.
12
b. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi memberikan informasi yang diperlukan kepada para manajer untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan. c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif. B. Pengertian DAD dan Flowchart 1. Definisi Diagram Arus Data (DAD) Diagram Arus Data (DAD) menggunakan simbol-simbol untuk mencerminkan proses, sumber-sumber data, arus data, dan entitas dalam sebuah sistem. DAD digunakan untuk menyajikan sistem pada tingkat-tingkat rincian berbeda, dari yang bersifat umum ke rinci banyak. Rangkaian Simbol Diagram Atas Data:
Simbol
Keterangan
Sumber input atau tujuan output data.
Sumber proses yang didukung oleh data.
13
Suatu alat penyimpanan seperti file transaksi, file induk, atau file referensi. Arah arus data.
2. Definisi Flowchart Flowchart adalah representasi grafikal dari sebuah system yang menjelaskan relasi fisik di antara entitas-entitas kuncinya. Flowchart dapat digunakan untuk menyajikan kegiatan manual, kegiatan pemrosesan komputer, atau keduanya. Sabuah flowchart dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sebuah system manual, termasuk record-record akuntansi, departemen yang terlibat dalam proses, dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam departemen tersebut. Flowchart sistem
memotretkan
aspek-aspek
computer
dalam
sebuah
sistem.
Yang
menggambarkan relasi antara data input (sumber), file-file transaksi, program computer, file-file induk, dan laporan output yang dihasilkan oleh sistem tersebut. Rangkaian Simbol Flowchart: Simbol
Keterangan
Terminal menunjukan sumber atau tujuan dari dokumen dan laporan.
Dokumen sumber atau laporan.
Input atau Output. File untuk dokumen sumber penyimpanan dan laporan.
14
Jalur arus dokumen.
3. Sistem Penggajian Menurut Hall (2007) Sistem Penggajian terdiri dari Sistem Penggajian Manual dan Sistem Penggajian Real Time, yaitu sebagai berikut: a. Flowchart Sistem Penggajian Manual (Gambar 1): 1. Produksi Pegawai produksi menyiapkan dua jenis catatan waktu: kartu pekerjaan dan kartu waktu. 2. Akuntansi Biaya Departemen
akuntansi
biaya
menggunakan
job
ticket
untuk
mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke departemen buku besar umum. 3. Pembayan Gaji Departemen pembayaran gaji ini melakukan kegiatan – kegiatan sebagai berikut: a. Menyiapkan
daftar
gaji
yang
menunjukan
pembayaran
pengurangan, pembayaran lembur, dan pembayaran bersih. b. Memasukkan informasi di atas ke catatan pembayaran gaji pegawai.
kotor,
15
c. Menyiapkan cek pembayaran untuk para pegawai. d. Mengirimkan cek pembayaran ke bagian pengeluaran kas dan satu salinan daftar gaji ke bagian utang dagang. e. Menyiapkan time card, formulir kegiatan personel, dan salinan daftar gaji. 4. Departemen Utang Dagang Departemen ini memeriksa register gaji untuk kebenarannya dan menyiapkan dua salinan voucher pengeluaran kas sejumlah gaji. Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim ke pengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke departemen buku besar umum. 5. Pengeluaran Kas Manajer bagian pengeluaran kas menerima cek-cek pembayaran gaji dan kemudian menandatanganinya, lalu mengirim cek-cek pembayaran aji tersebut ke pusat pembayaran untuk distribusi ke para pegawai. 6. Buku Besar Umum Departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan voucher pengeluaran kas dari utang dagang. Voucher pengeluaran kas menunjukkan total jumlah gaji terutang dan rinciannya ke dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya.
16
Gambar 1 Flowchart Sistem Penggajian Manual
17
Gambar 1 (Lanjutan) Flowchart Sistem Penggajian Manual
18
b. Flowchart Sistem Penggajian Real Time (Gambar 2): 1. Personalia Departemen personalia melakukan perubahan dalam file pegawai secara real-time melalui terminal. Perubahan ini terasuk penambahan pegawai baru, pengurangan pegawai, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan. 2. Akuntansi Biaya Departemen auntansi biaya memasukan data biaya pekerjaan untuk menciptakan file pemakaian tenaga kerja. 3. Pencatatan Waktu Ketka menerima time card yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu, departemen pencatatan waktu membuat file kehadiran saat ini. 4. Pemrosesan Data Yaitu semua sistem yang digunakan dalam proses penggajian, diterima dan dirangkum menjadi file rangkuman distribusi tenaga kerja dan file voucher pengeluaran dan memperbaharui file buku besar.
19
Gambar 2 Flowchart Sistem Penggajian Real Time
20
C. Sistem Akuntansi Penggajian 1. Definisi Gaji Gaji merupakan salah satu unsur penting yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan. Dimana gaji merupakan balas jasa yang dibayarkan secara periodik kepada karyawan menurut tingkat atau jenis pekerjaan yang besarnya ditetapkan berdasarkan kesepakatan karena gaji adalah alat untuk memenuhi berbagai kebutuhan karyawan, sehingga dengan gaji yang diberikan karyawan akan termotivasi untuk bekerja lebih giat. Gaji adalah “pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, dan umunya dibayarkan tetap per bulan” (Mulyadi, 2008). 2. Peran, Fungsi, dan Tujuan yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian Peranan gaji dalam sistem penggajian, dapat ditinjau dari dua pihak, yaitu : a. Aspek pemberi kerja Gaji merupakan unsur pokok dalam menghitung biaya produksi dan komponen dalam menentukan harga pokok yang dapat menentukan kelangsungan hidup perusahaan. Apabila suatu perusahaan memberikan gaji terlalu tinggi maka, akan mengakibatkan harga pokok tinggi pula dan bila gaji yang diberikan terlalu rendah akan mengakibatkan perusahaan kesulitan mencari tenaga kerja. b.Aspek penerima kerja Gaji merupakan penghasilan yang diterima oleh seseorang dan digunakan untuk memenuhi kebutuhannya. Gaji bukanlah merupakan satu-satunya motivasi
21
karyawan dalam berprestasi, tetapi gaji merupakan salah satu motivasi penting yang ikut mendorong karyawan untuk berprestasi, sehingga tinggi rendahnya gaji yang diberikan akan mempengaruhi kinerja dan kesetiaan karyawan. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian Sistem akuntansi penggajian meliputi berbagai fungsi sebagai berikut: a. Fungsi Kepegawaian (personalia) Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan,
memutuskan
penempatan
karyawan
baru,
mutasi
karyawan,
pemberhentian karyawan, dan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan kesejahteraan karyawan. Serta melakukan pengecekan data-data setiap karyawan seperti absensi, data pribadi setiap karyawan, dan catatan gaji karyawan yang nantinya data–data tersebut diberikan kepada bagian penggajian untuk dapat dilakukan penghitungan penggajian setiap karyawan. b. Fungsi Pencatatan Waktu Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian internal yang baik, mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi pembuat daftar gaji. c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.
22
Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti bank keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. d. Fungsi Pencatatan Akuntansi Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan. Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian berada ditangan: a. Bagian Utang Bagian ini memegang fungsi pencatatan utang yang dalam sistem akunansi penggajian bertaggungjawab untuk pemrosesan pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam gaji. Bagian ini menerbitkan bukti bank keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji untuk membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji. b. Bagian Kartu Biaya Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian bertanggungjawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan rekap absensi karyawan. c. Bagian Jurnal Bagian ini memegang fungsi pencatatan jurnal yang bertanggungjawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.
23
e. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek dan giro, yang selanjutnya akan diproses lewat bank yang suah ditunjuk oleh perusahaan guna pembayaran gaji kepada semua karyawan. Tujuan penggajian yang terkait dalam sistem penggajian, antara lain : a. Ikatan kerja sama Dengan pemberian gaji kepada karyawan, terjalinlah ikatan kerja sama formal antara perusahaan dengan karyawan. Karyawan harus mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik, sedangkan perusahaan wajib membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati kedua belah pihak. b. Kepuasan kerja Dengan balas jasa, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan fisik, status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dari jabatannya. c. Pengadaan efektif Jika program gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan karyawan yang qualified untuk perusahaan akan lebih mudah. d. Motivasi Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, manajer akan mudah memotivasi bawahannya.
24
e. Stabilitas karyawan Dengan program kompensasi atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompentatif maka stabilitas karyawan lebih terjamin karena turnover relatif kecil. f. Disiplin Dengan pemberian balas jasa yang cukup besar maka disiplin karyawan semakin baik. Karyawan akan menyadari serta mentaati peraturan-peraturan yang berlaku. g. Pengaruh serikat buruh Dengan program kompensasi yang baik pengaruh serikat buruh dapat dihindarkan dan karyawan akan berkonsentrasi pada pekerjaannya. h. Pengaruh pemerintah Jika program gaji sesuai dengan undang-undang yang berlaku (seperti batas gaji minimum) maka intervensi pemerintah dapat dihindarkan. 3. Dokumen Pendukung Sistem Penggajian Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian sebagai berikut : a. Dokumen Penghubung Pembayaran Gaji Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian kepegawaian (personalia) berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan dan penurunan pangkat, adjustment gaji, dan mutasi bagian karyawan.
25
b. Finger Scan Digunakan untuk mencatat jam hadir dan jam pulang karyawan, yang nantinya dijadikan dasar perhitungan gaji karyawan. c. Form Lembur Karyawan Dokumen ini digunakan untuk mencatat jam lembur karyawan, yang harus ditandatangani oleh karyawan itu sendiri, kepala divisi setiap karyawan, dan bagian personalia. Dan hanya karyawan yang tercatat dalam form lembur ini yang dapat diproses pembayaran upah lemburnya. d. Form Permohonan Ijin Dokumen ini digunakan sebagai kontrol karyawan yang tidak dapat hadir karena suatu hal seperti ijin datang terlambat, ijin pulang lebih awal, ijin tidak hadir. e. Form Permohonan Cuti Dokumen ini digunakn sebagai kontrol karyawan yang berniat tidak masuk kerja karena suatu hal. f. Form Penilaian Karyawan Dokumen ini digunakan sebagai alat bantu para manager untuk menilai kinerja karyawan yang dibawahinya dan sebagai kontrol bagi staff payroll untuk menghitung jumlah kenaikan gaji pokok. g. Laporan penggajian karyawan Dokumen ini dibuat oleh bagian kepegawaian (personalia) yang kemudian diserahkan kepada bagian penggajian (payroll), untuk diperiksa kebenaran atas
26
penghitungan gaji setiap karyawannya. Dokumen ini dibuat sebagai catatan mengenai rincian gaji karyawan beserta potongan–potongan yang menjadi beban setiap karyawan PT. XYZ. h. Formulir Penggantian Uang Dokumen ini dibuat oleh bagian penggajian (payroll) setelah laporan penggajian karyawan dianggap sudah benar. Sehingga pembayaran gaji kepada karyawan dapat dijalankan. f. Bukti Transfer dari Bank BCA Tanda bukti bahwa Bank BCA telah mentransfer sejumlah dana ke nomor rekening karyawan dengan jumlah yang ditentukan. g. Slip gaji Dokumen ini dibuat oleh bagian penggajian (payroll) yang kemudian diberikan kepada setiap karyawan, sehingga adanya transparansi antara perusahaan dan karyawan dalam pembayaran gaji, dimana karyawan dapat mengetahui rincian gaji yang dibayarkan perusahaan kepada karyawan. 4. Penerapan Sistem Penggajian Menurut Mulyadi (2008) penerapan sistem penggajian di perusahaan terdiri dari 5 tahap, yaitu : a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan.
27
b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah suratsurat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan dan penurunan pangkat, pemberhentian karyawan, dafta gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. c. Prosedur Distribusi Biaya Gaji Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribsikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan penhitungan harga pokok produk. d. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar Dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar ini, seluruh biaya pembayaran gaji dicatat dalam bukti kas keluar ini sebagai bukti bahwa gaji dalam proses pembayaran kepada karyawan. e. Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perinta pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank.
28
D. Sistem Pengendalian Internal 1. Definisi Sistem Pengendalian Internal Pengendalian Internal adalah “proses yang dirancang agar manajemen mendapatkan keyakinan yang memadai bahwa perusahaan mencapai tujuan dan sasarannya.” (Arens et al, 2011:316) Sistem Pengendalian Internal menurut Mulyadi (2008)) adalah sebagai berikut: Struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Definisi pengendalian internal itu sendiri dalam arti luas yaitu suatu sistem yang meliputi
semua
cara-cara
yang
digunakan
oleh
pimpinan
perusahaan
untuk mengawasi atau mengendalikan perusahaan. Oleh karena itu sistem pengendalian internal sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan untuk mencegah dan menjaga hal-hal yang tidak diinginkan seperti kesalahan – kesalahan ataupun kecurangan – kecurangan, dan dapat digunakan pula untuk mengawasi serta melakukan tindakan koreksi jika terjadi hal-hal tersebut. Definisi tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai. Semakin luasnya lingkup suatu perusahaan, akan menimbulkan kesulitan bagi manajemen untuk dapat mengendalikan secara langsung setiap tahapan aktivitas perusahaan. Oleh karena itu dibutuhkan suatu alat yang disebut sistem pengendalian internal, yang dapat mengendalikan berbagai aktivitas transaksi yang terjadi dalam perusahaan dan untuk memberikan keyakinan bahwa tujuan usaha akan dicapai, maka struktur pengendalian internal secara terus menerus memerlukan supervise dari manajemen untuk
29
menentukan apakah pelaksanaannya sesuai dengan perubahan kondisi yang melingkupinya. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian internal merupakan suatu kerangka yang terdiri dari berbagai kebijakan, prosedur dan tindakan pengendalian serta pengamanan yang bersifat internal bagi perusahaan yang bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek, ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen untuk tujuan dan sasaran yang penting bagi perusahaan untuk dapat dicapai. 2. Tujuan Sistem Pengendalian Internal a. Menjaga kekayaan organisasi, b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, c. Mendorong efisiensi, dan d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 3. Unsur – Unsur Pengendalian Internal Dalam Sistem Penggajian Untuk menciptakan sistem pengendalian internal yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain: a. Struktur
organisasi
yang
memisahkan
tanggungjawab
fungsional
secara tegas. b. Sistem
wewenang
perlindungan dan biaya.
yang
dan cukup
prosedur terhadap
pencatatan kekayaan,
yang utang,
memberikan pendapatan
30
c. Praktik
yang
sehat
dalam
melaksanakan
tugas
dan
fungsi
setiap
unit organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Sistem
pengendalian
mempunyai keadaan
persyaratan
internal yang
masing-masing
pengendalian
internal
memadai
berbeda-beda,
perusahaan.
yang
yang
bersifat
bagi
tergantung
dari
Dalam
arti,
tidak
universal
yang
dapat
perusahaan sifat ada dipakai
serta sistem oleh
seluruh perusahaan. 4. Komponen Pengendalian Internal a. Lingkungan Pengendalian Terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang menggambarkan keseluruhan sikap manajemen, direksi, dan pemilik dari suatu entitas atas pengendalian internal dan pentingnya pengendalian internal tersebut terhadap sistem penggajian. b. Penilaian Risiko Merupakan identifikasi dan analisis manajemen terhadap risiko-risiko yang relevan terhadap penyusunan data penggajian. c. Aktivitas Pengendalian. Merupakan kebijakan dan prosedur, selain yang telah dimasukkan dalam keempat komponen lainnya, yang membantu untuk meyakinkan bahwa tindakantindakan yang penting telah dilakukan untuk mengatasi risiko-risiko dalam mencapai tujuan organisasi.
31
d. Informasi dan Komunikasi. Bertujuan untuk memulai, mencatat, memproses dan melaporkan transaksi-transaksi yang terjadi dalam proses penggajian. e. Pengawasan. Berkaitan dengan penilaian yang berjalan atau penilaian berkala atas kualitas pengendalian internal oleh manajemen untuk menentukan bahwa pengendalian dijalankan sesuai dengan tujuan dan modifikasi jika diperlukan jika terjadi perubahan kondisi. 5. Keterbatasan Dalam Pengendalian Internal Penting untuk dipahami bahwa, Sistem Pengendalian Internal yang efektif tidak memberikan jaminan absolut akan tercapainya tujuan perusahaan. Secara sederhananya dapat dikatakan bahwa sistem pengendalian yang handal tidak bisa mengubah manajer yang buruk menjadi bagus. Akan tetapi Sistem Pengendalian Internal yang handal dan efektif dapat memberikan informasi yang tepat bagi manajer maupun dewan direksi yang bagus untuk mengambil keputusan maupun kebijakan yang tepat untuk pencapaian tujuan perusahaan yang lebih efektif pula. Sistem pengendalian internal yang efektif bukan merupakan jaminan akan kesuksesan bahkan kelangsungan hidup perusahaan sekalipun. Sistem pengendalian internal berfungsi sebagai pengatur sumber daya yang telah ada untuk dapat difungsikan secara maksimal guna memperoleh pengembalian (gains) yang maksimal pula dengan pendekatan perancangan yang menggunakan Asas Cost-Benefit. Suatu sistem handal macam apapun selalu memiliki celah kelemahan. Sistem pengendalian internal pun bisa dimanfaatkan oleh personil tertentu untuk kepentingan pribadinya
32
dengan mengeksploitasi kelemahannya. Berikut ini adalah keterbatasan bawaan yang melekat dalam pengendalian internal: a. Pertimbangan manusia dalam pengambilan keputusan dapat salah. b. Pengendalian intern dapat rusak karena kekeliruan dan kesalahan. c. Pengendalian tidak efektif karena adanya kolusi. d. Manajemen mengesampingkan pengendalian internal. e. Biaya pengendalian intern entitas tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan. 6. Pengendalian Internal Sistem Pembayaran Gaji Sistem Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian yaitu sebagai berikut : a. Aspek Organisasi 1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pengeluaran kas. 2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. b. Aspek Sistem Otorisasi. 1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan
pengangkatan
sebagai
karyawan
perusahaan yang ditandatangani oleh direksi. 2. Setiap pangkat,
perubahan perubahan
gaji tarif
gaji
karyawan dan
didasarkan pada surat keputusan direksi.
upah,
karena tambahan
perubahan keluarga
harus
33
3. Setiap
potongan
penghasilan
atas
karyawan
gaji
harus
karyawan
didasarkan
selain
surat
dari
potongan
pajak
gaji
dan
upah yang diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian. 4. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. 5. Perintah
lembur
harus
diotorisasi
oleh
kepala
departemen
karyawan yang bersangkutan. 6. Daftar
gaji
harus
diotorisasi
oleh
kepala
fungsi
kepegawaian. 7. Bukti
bank
keluar
untuk
pembayaran
gaji
dan
upah
harus
diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi. c. Aspek Prosedur Pencatatan 1. Perubahan
dalam
kartu
penghasilan
karyawan
direkonsiliasi
dengan daftar gaji dan upah karyawan. 2. Tarif
gaji
yang
dicantumkan
dalam
kartu
kerja
diverifikasi
dengan
kartu
jam
ketelitiannyan oleh fungsi akuntansi. d. Aspek Praktik Yang Sehat 1. Kartu sebelum
jam
hadir
kartu
harus
yang
dibandingkan
terakhir
ini
dipakai
sebagai
dasar
mesin
pencatat
kerja
distribusi
biaya tenaga kerja langsung. 2. Pemasukan
kartu
jam
hadir
ke
harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
dalam
waktu
34
3. Pembuatan ketelitian
daftar
gaji
perhitungannya
harus oleh
diverifikasi
fungsi
pembuat
kebenaran bukti
bank
dan keluar
sebelum dilakukan pembayaran. 4. Penghitungan
pajak
penghasilan
karyawan
direkonsiliasi
kartu penghasilan karyawan. 5. Kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.
dengan
