BAB II LANDASAN TEORITIS
A.
Pengertian Kas
Pada umumnya kas dikenal juga dengan uang tunai yang didalam neraca kas masuk dalam golongan aktiva lancar yang sering mengalami perubahan akibat transaksi keuangan yang melibatkan kas tersebut, kas juga merupakan suatu alat pertukaran yang dapat digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Menurut pengertian akuntansi “Kas adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang, dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat-tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu” (Zaki Baridwan, 2000). Atas pengertian tersebut maka ciri-ciri kas dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Kas merupakan suatu alat pertukaran yang dapat digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. 2. Kas merupakan alat pertukaran yang dapat diterima sebagai pelunasan hutang. 3. Kas merupakan sesuatu yang dapat diterima sebagai setoran oleh bank dengan jumlah sebesar nominalnya.
7
B. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Pada umumnya setiap perusahaan yang dikelola secara publik harus menyediakan laporan keuangan untuk pihak-pihak eksternal yang berkepentingan. Pihak-pihak yang memiliki tanggung jawab hukum atas desain, operasi, kontrol, dan audit dari aplikasi Sistem Informasi Akuntansi yang mempengaruhi laporan keuangan adalah manajemen, para akuntan, dan kantor akuntan publik. Dalam bukunya James A. Hall (2001) berpendapat mengenai Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan
kepada
para
pemakai.
Setiap
organisasi
harus
menyesuaikan sistem informasinya dengan kebutuhan pemakainya, walaupun tujuan sistem informasi yang spesifik dapat berbeda dari satu perusahaan dengan perusahaan lain namun demikian terdapat tiga tujuan utama yang umum bagi semua sistem: 1. Mendukung
fungsi
kepengurusan
manajemen
(management
stewardship). Dalam hal kepengurusan manajemen bertanggung jawab untuk dapat mengatur sumber daya perusahaan secara benar. Sistem Informasi yang ada harus mampu menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pihak eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan pertanggungjawaban.
8
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi menghasilkan informasi yang diperlukan para manajer
guna
membantu
melakukan
tanggung
jawab
dalam
pengambilan keputusan. 3. Mendukung kegiatan operasional perusahaan. Untuk para personel operasional perusahaan, sistem informasi membantu menyediakan informasi yang dapat membantu mereka dalam melakukan tugas dan tanggung jawab secara efisiensi dan efektif. Sedangkan pengertian dari Sistem Informasi Akuntansi itu sendiri adalah “Sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan
informasi
yang
bermanfaat
untuk
merancang,
mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis” (Krismiaji, 2004). Subsistem-subsistem Sistem Informasi Akuntansi memproses transaksi keuangan dan non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. Sistem Informasi Akuntansi terdiri atas tiga subsistem utama yaitu: 1. Sistem Pemrosesan Transaksi Sistem yang mendukung operasi bisnis setiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan-pesan untuk para pemakai seluruh organisasi. 2. Sistem Pelaporan Buku Besar atau Keuangan
9
Sistem yang menghasilkan laporan keuangan tradisonal seperti laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, pengembalian pajak, dan laporanlaporan lainnya yang ditetapkan oleh hukum. 3. Sistem Pelaporan Manajemen Sistem yang menyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan varian, dan laporan pertanggungjawaban. Tujuan
dari
sistem
informasi
akuntansi
adalah
mencatat,
memproses, menyimpan, meringkas, dan mengkomunikasikan informasi atas suatu organisasi. Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari lima komponen yaitu: 1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi 2. Prosedur-prosedur, baik yang manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi 3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi 4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi 5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung, dan peralatan untuk komunikasi jaringan
10
Kelima komponen ini secara bersama-sama memungkinkan suatu sistem informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu: 1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang telah terjadi 2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan 3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.
Dengan adanya pendapat mengenai sistem informasi akuntansi diatas maka dapat diperoleh pengertian tentang sistem penerimaan dan pengeluaran kas.
1. Sistem Penerimaan Kas
Sistem penerimaan kas adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan barang dan
11
jasa ke para pelanggan.
Bagian-bagian yang terkait dalam sistem
penerimaan kas adalah : a. Bagian Penjualan Bagian penjualan bertugas menerima pesanan atau permintaan atas barang penjualan dari pelanggan. Setelah terjadi kesepakatan transaksi, bagian ini menerima pembayaran berupa kas kemudian membuat nota penjualan. b. Bagian Kasir (Penerimaan Kas) Kasir bertugas menerima kas dari bagian penjualan dan mencatatnya dalam jurnal penerimaan kas. Kas yang diterima nantinya akan disetorkan ke bank dengan terlebih dahulu membuat bukti setor ke bank. Jurnal penerimaan kas yang telah dibuat diserahkan ke bagian buku besar untuk diproses. c. Bagian Buku Besar Bagian ini bertugas menerima rekapitulasi jurnal penerimaan kas dari bagian kasir untuk diposting ke dalam rekening-rekening buku besar. d. Bagian Penanganan Surat Masuk Bagian ini bertugas menerima surat pelunasan piutang dari pelanggan, kemudian mengeluarkan cek dan bukti kas masuk atas surat tersebut. Selain itu bagian ini juga bertugas dalam membuat daftar penerimaan kas selama periode tertentu. e. Bagian Piutang
12
Bagian ini bertugas menerima bukti kas masuk dari bagian kasir kemudian membandingkannya dengan daftar penerimaan kas sebelumnya yang diterima dari bagian penanganan surat masuk. Bagian ini juga bertugas mengarsip dokumen bukti kas masuk dan daftar penerimaan kas. f. Bagian Audit Bertugas dalam melaksanakan perhitungan kas dan melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh bagian kasir.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas adalah sebagai berikut: a. Nota Penjualan Dokumen ini dibuat oleh bagian penjualan sebagai bukti telah terjadi penerimaan kas atas proses penjualan. b. Surat Pelunasan Piutang Dokumen ini dibuat oleh debitur sebagai surat pemberitahuan pembayaran hutang. c. Daftar Penerimaan Kas Dokumen ini dibuat oleh bagian penanganan surat masuk sebagai bukti penerimaan kas atas piutang. d. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh bagian kasir sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
13
e. Cek Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi debitur yang telah melakukan pembayaran hutangnya. Catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk melaksanakan sistem informasi akuntansi penerimaan kas adalah sebagai berikut: a. Buku Jurnal yang mencakup 1) Jurnal Penjualan, yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara kredit. 2) Jurnal Memo Kredit, yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pengembalian barang yang dijual atau pemberian potongan harga. 3) Jurnal Penerimaan Kas, yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas, baik yang berasal dari penjualan tunai maupun pelunasan piutang. b. Rekening Pembantu Piutang dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat piutang kepada setiap pelanggan. c. Rekening buku besar, yaitu: 1) Piutang Dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat bertambahnya piutang karena penjualan kredit, dan berkurangnya piutang dagang karena pelunasan atau adanya retur dan potongan harga.
14
2) Kas,
yaitu
rekening
yang
digunakan
untuk
mencatat
bertambahnya kas karena adanya penjualan tunai atau pelunasan piutang dagang.
2. Sistem Pengeluaran Kas
Sistem Pengeluaran Kas adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait dengan pembayaran barang dan jasa karena adanya aktivitas pembelian dari pemasok (vendor). Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal, perusahaan melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasilkan dari dana tersebut. Namun demikian, jika kewajiban dibayar telat, perusahaan
akan
kehilangan
diskon
pembelian
atau
dapat
mengacaukan kredibilitasnya sendiri. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem pengeluaran kas adalah: a. Bagian Pembelian Bagian pembelian berfungsi untuk melakukan pembelian barangbarang dan jasa yang dibutuhkan perusahan. Setelah terjadi kesepakatan transaksi, bagian ini menerima faktur pembelian dari supplier.
15
b. Bagian Kasir (Pegeluaran Kas) Kasir bertugas mengeluarkan kas untuk membayar pembelian barang-barang dan jasa dengan melakukan transferan melalui bank atau secara tunai. c. Bagian Akuntansi dan Buku Besar Bagian Akuntansi bertanggung jawab mencatat bukti kas keluar ke dalam
jurnal
pengeluaran
kas,
dan
bagian
buku
besar
merekapitulasi jurnal pengeluaran kas tersebut dan memposting ke dalam rekening-rekening buku besar. d. Bagian Penanganan Surat Keluar Bagian ini bertugas mengirimkan atau memberikan surat pelunasan hutang bersama cek atau bukti transfer kepada supplier. Kemudian mengeluarkan bukti kas keluar dari surat tersebut. Disamping itu juga bertanggung jawab dalam membuat daftar pengeluaran kas selama periode tertentu. e. Bagian Hutang Bagian ini bertugas menerima faktur pembelian dari bagian pembelian, bukti kas keluar dari kasir dan membandingkan bukti kas keluar dengan daftar pengeluaran kas sebelumnya diterima dari bagian penanganan surat keluar. Dan bertanggung jawab mengarsip dokumen bukti kas keluar dan daftar pengeluaran kas. f. Bagian Audit
16
Bertanggung jawab dalam memeriksa buku pembantu hutang dengan mencocokkan dengan jurnal pembelian dan pengeluaran kas, melaksanakan perhitungan kas dan melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh bagian kasir. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas adalah sebagai berikut: a. Faktur Pembelian Dokumen ini dibuat oleh supplier sebagai bukti telah terjadi transaksi pembelian barang atau jasa dan penerimaan uang dari pembelian. b. Surat Pelunasan Utang Dokumen ini merupakan pemberitahuan tentang pembayaran yang dikirimkan kepada supplier yang dibayar. c. Daftar Pengeluaran Kas Dokumen ini dibuat oleh bagian penanganan surat keluar sebagai bukti pengeluaran kas atas utang. d. Bukti Transfer Bank Dokumen ini dibuat oleh kasir sebagai bukti pembayaran utang ke supplier melalui bank.
17
e. Cek Dokumen ini merupakan bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian hutang yang ditujukan ke kasir untuk melakukan pembayaran utang kepada supplier.
Catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk melaksanakan sistem informasi akuntansi penerimaan kas adalah sebagai berikut: a. Buku Jurnal yang mencakup 1) Jurnal Pembelian, yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian. 2) Jurnal Pengeluaran Kas, yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas, baik yang berasal dari pembelian tunai maupun pelunasan utang. 3) Buku Pembantu Hutang, yaitu merupakan catatan hutang yang terperinci untuk setiap kreditur. 4) Rekening buku besar, yaitu: a) Utang Dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat bertambahnya utang karena pembelian kredit, dan berkurangnya utang dagang karena pelunasan atau adanya retur dan potongan harga. b) Kas, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat berkurangnya kas karena adanya pembelian tunai atau pelunasan utang dagang.
18
C. Pengertian Sistem dan Prosedur
Perusahaan merancang sistem dalam rangka menangani berbagai kegiatan uasahanya yang berulang kali atau secara rutin terjadi. Pendapat mengenai sistem diantaranya adalah: “ Sistem adalah rangkaian dari dua atau
lebih
komponen-komponen
yang
saling
berhubungan
yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan” (Marsahall dan Paul 2006). Sistem menurut James A. Hall (2001) adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. Prosedur adalah suatu urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.
D. Hubungan dan Keterikatan antara Sistem dan Prosedur
Sistem dan prosedur tidak dapat dipisahkan karena kedua unsur ini saling mendukung, dimana tidak akan berjalan suatu sistem tanpa ditunjang dengan prosedur-prosedur yang efektif serta efisien demikian sebaliknya. Prosedur itu sendiri ada karena dibuatnya suatu sistem yang merupakan tatanan kerja dalam suatu organisasi atau perusahaan. Prosedur yang ada pada perusahaan sebaiknya dibuat ringkas, jelas, efektif, dan seefisien mungkin namun tetap memperhatikan sistem atau tatanan yang ada dan telah disepakati oleh perusahaan.
19
E. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas
1. Prosedur Penerimaan Kas
a. Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit
Bagian penanganan surat masuk menerima Surat Pelunasan Piutang dari pelanggan, kemudian mengeluarkan Cek dan Bukti Kas Masuk dari Surat Pelunasan Piutang. Selanjutnya bagian ini memeriksa secara detail dan dilanjutkan dengan pengesahan Cek. Setiap hari bagian penanganan surat masuk akan membuat daftar penerimaan kas sebanyak tiga lembar dan didistribusikan ke kasir bersama bukti kas masuk, ke bagian piutang, dan ke bagian audit. Kemudian
dilanjutkan
bagian
kasir,
bagian
ini
mencatat
penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan dokumen dari bagian penanganan surat masuk. Bagian kasir juga membuat Bukti Setor Bank dan secara periodik bagian kasir menyerahkan jurnal penerimaan kas ke bagian buku besar untuk diproses. Bagian piutang setelah menerima daftar penerimaan kas akan dibandingkan dengan bukti kas masuk yang diperoleh dari kasir untuk dibandingkan. Setelah sesuai dilanjutkan memposting pelunasan piutang tersebut ke rekening buku pembantu piutang yang bersangkutan.
20
Bagian buku besar secara periodik akan menerima jurnal penerimaan kas dari kasir dan melakukan posting dari jurnal tersebut ke rekening-rekening buku besar yang bersangkutan. Selanjutnya bagian audit atas dasar tembusan daftar penerimaan kas yang diterima dari bagian penanganan surat masuk, bagian ini memeriksa nomor urut dokumen. Setiap akhir bulan bagian audit akan menerima laporan bank beserta tembusan bukti setor bank dari bank, kemudian membandingkan daftar penerimaan kas dan bukti setor bank setelah itu membuat rekonsiliasi. Selanjutnya mengarsip dokumen tersebut.
b. Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Prosedur penjualan tunai dimulai dari bagian penjualan. Bagian ini menerima permintaan penjualan dari konsumen. Setelah terjadi kesepakatan transaksi, bagian ini menerima kas kemudian membuat nota penjualan sebanyak dua lembar diserahkan ke pelanggan dan bagian audit. Uang pembayaran penjualan diserahkan ke kasir. Kasir menerima kas dari bagian penjualan kemudian mencatatnya di jurnal penerimaan kas. Selanjutnya kasir membuat bukti setor bank dan menyerahkan uang ke bank. Secara periodik kasir menyerahkan jurnal penerimaan kas ke bagian buku besar untuk diproses. Dalam bagian buku besar kemudian melakukan proses
21
posting dari jurnal tersebut. Bagian audit atas dasar tembusan Nota Penjualan memeriksa dokumen dilanjutkan membuat rekonsiliasi atas laporan bank.
2. Prosedur Pengeluaran Kas
Bagian hutang menerima faktur pembelian yang sudah diperiksa beserta dokumen-dokumen pendukungnya dari bagian pembelian. Faktur dan dokumen pendukung diperiksa oleh bagian hutang, kemudian dicatat dalam jurnal pembelian dan buku pembantu hutang. Faktur dan dokumen pendukung diberi tanda disimpan menunggu tanggal jatuh tempo. Pada tanggal jatuh tempo, bagian hutang mengambil faktur pembelian beserta dokumen pendukungnya, menulis cek sebesar jumlah yang akan dibayar dan membuat bukti kas keluar, kemudian menyerahkannya ke bagian kasir untuk mengeluarkan sejumlah uang untuk pembayaran ke supplier. Bagian kasir menandatangani cek sesudah memeriksa faktur pembelian beserta dokumen-dokumen pendukungnya dan mengecap faktur pembelian “Lunas”, dan menyerahkan cek tersebut ke bagian penanganan surat keluar bersamaan dengan surat pelunasan hutang untuk diserahkan ke supplier. Bagian kasir juga menyerahkan bukti kas keluar ke bagian akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan bagian buku besar merekapitulasi jurnal pengeluaran kas tersebut dan memposting ke dalam rekening-rekening buku besar. Faktur pembelian dengan
22
dokumen pendukung dan bukti-bukti kas keluar dikembalikan ke bagian hutang. Bagian hutang mencatat bukti kas keluar ke dalam buku pembantu hutang sebelah debit.
F. Pengendalian Internal
Dengan adanya penerapan sistem dalam suatu perusahaan maka diperlukan suatu pengendalian internal. Pengertian dari pengendalian internal menurut Marshall dan Paul (2006) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Pengendalian internal dapat melindungi aktiva dari pencurian, penggelapan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu pelanggaran paling serius terhadap pengendalian internal adalah penggelapan oleh karyawan. Manajemen bertanggung jawab untuk merancang dan menerapkan lima unsur pengendalian internal untuk mencapai tujuan pengendalian internal, lima komponen model pengendalian internal Committee of Sponsoring Organizations (COSO), yaitu:
23
1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut ini: a. Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika b. Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi c. Struktur organisasional d. Badan audit dewan komisaris e. Metode untuk memberikan otorisasi dan tanggung jawab f. Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia g. Pengaruh-pengaruh eksternal 2. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian yang merupakan kebijakan dan prosedur yang harus dibuat dan dilaksanakan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen untuk mengatasi risiko pencapaian tujuan organisasi secara efektif dapat dijalankan. Prosedurprosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini: a. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai b. Pemisahan tugas c. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai d. Penjagaan asset dan catatan yang memadai e. Pemeriksaan independen atas kinerja
24
3. Penilaian Risiko Semua organisasi menghadapi risiko. Akuntan memainkan peran yang penting dalam membantu manajemen mengontrol bisnis dengan mendesain sistem pengendalian yang efektif, dan mengevaluasi sistem yang ada untuk memastikan bahwa sistem tersebut berjalan dengan efektif. Setelah risiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisa untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari risiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakantindakan yang akan meminimumkannya. 4. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi merupakan unsur penting dari pengendalian internal yang memungkinkan orang-orang dalam organisasi untuk mendapat
dan
bertukar
informasi
yang
dibutuhkan
untuk
melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasinya. 5. Pengawasan Pengawasan
terhadap
sistem
pengendalian
internal
akan
mengidentifikasi di mana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut.
G. Pengendalian
Intern
Dalam
Pengelolaan
Penerimaan
dan
Pengeluaran Kas
Karena sifatnya yang sangat mudah untuk dipindahtangankan dan tidak dapat dibuktikan pemiliknya, maka kas mudah digelapkan. Oleh
25
karena itu perlu diadakan pengawasan yang ketat terhadap kas. Pada umumnya suatu sistem pengendalian intern terhadap kas akan memisahkan fungsi-fungsi penyimpanan, pelaksanaan, dan pencatatan. Tanpa adanya pemisahan fungsi tersebut, akan mudah menggelapkan uang kas. Sebagai dasar yang dapat digunakan untuk pedoman dalam mengadakan pengendalian terhadap kas adalah sebagai berikut: 1. Penerimaan Kas a. Harus ditunjukkan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetor ke bank. b. Diadakan pemisahan fungsi antara pengurus kas dengan fungsi pencatatan kas. c. Diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan. Selaian itu setiap hari harus dibuat laporan kas. 2. Pengeluaran Kas a. Semua pengeluaran yang menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran kecil dibayar dari kas kecil. b. Dibentuk kas kecil yang diawasi dengan ketat. c. Penulisan cek hanya dilakukan apabila didukung bukti-bukti (dokumen-dokumen) yang lengkap. d. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat pengeluaran kas.
26
e. Diadakan pemeriksaan intern dengan jangka waktu yang tidak tentu. f. Diharuskan membuat laporan kas harian
Dengan diterapkannya prinsip-prinsip pengendalian intern tersebut bahwa dalam pengelolaan kas yang baik perlu adanya pemisahaan dana, yang mana setiap pengeluaran-pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif kecil perlu dibentuk dana kas kecil, dan setiap pengeluaran dalam jumlah yang relatif besar harus dilakukan dengan menggunakan cek, sedangkan untuk penerimaan kas harus segera disetor ke bank sehingga pihak manajemen hanya membutuhkan laporan bank secara periodik guna mengontrol dan mengawasi pengelolaan kas perusahaan dengan adanya rekonsiliasi antara saldo kas dengan saldo menurut laporan bank. 1. Pembentukan Kas Kecil Dana kas adalah uang kas tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Pembayaran dengan uang tunai dapat dilakukan jika dalam perusahaan dibentuk dana kas kecil. Dalam kaitannya dengan dana kas kecil, perusahaan akan melalui lima tahap berikut: a. Saat pembentukan dana kas kecil b. Saat penggunaan dana kas kecil c. Saat pengisian kembali dana kas kecil d. Saat ada penambahan atau pengurangan terhadap dana kas kecil
27
e. Penyesuaian akhir periode
Dalam penerapan pembentukan kas kecil ada dua metode yang dapat digunakan yaitu: 1. Sistem Imprest Sistem pembentukan dana kas kecil dimana untuk jangka waktu tertentu jumlah atau saldonya tetap, sehingga pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan tidak boleh melebihi dari dana yang telah disediakan. 2. Metode Fluktuasi Sistem pembentukan dana kas kecil dimana jumlah atau saldonya tidak tetap tetapi dikeluarkan menurut kebutuhan, sehingga setiap saat harus dilakukan pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran yang terjadi. Perbedaan dari kedua sistem tersebut terletak pada proses pencatatan dari keempat tahap yang ada dalam pembentukan dana kas kecil.
2. Rekonsiliasi Laporan Bank Apabila setiap penerimaan uang disetor ke bank dan setiap pengeluaran uang (kecuali yang jumlahnya relatif kecil) menggunakan cek maka rekening kas akan dapat dibandingkan dengan laporan bank. Rekonsiliasi laporan bank berguna untuk mengecek ketelitian pencatatan dalam rekening kas dan catatan bank, dan juga untuk mengetahui penerimaan dan pengeluaran-pengeluaran yang sudah terjadi di bank tetapi belum dicatat oleh perusahaan.
28
Dalam pengelolaan kas tersebut harus berpedoman dengan anggaran kas yang telah ditetapkan perusahaan, yang mana anggaran kas memberikan perkiraan tepat kas masuk (perkiraan penagihan dari penjualan) dan kas keluar (utang yang belum dibayar), adalah hal yang penting. Anggaran ini dapat memperingatkan organisasi atas kekurangan kas jangka pendek di masa mendatang, hingga memungkinkan organisasi tersebut membuat rencana ke depan untuk mendapatkan pinjaman jangka pendek dengan suku bunga yang paling bagus. Sebaliknya, organisasi yang mengetahui adanya kelebihan kas di masa mendatang dapat mengambil berbagai langkah untuk menginvestasikan
kelebihan
dana
tersebut
agar
mendapatkan
pengembalian yang terbaik.
29
