BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum 2.1.1 Pengertian dan Definisi Komunikasi Organisasi Organisasi tidak mungkin beridiri tanpa adanya komunikasi. Apabila tidak ada komunikasi, para pegawai tidak akan dapat mengetahui apa yang dilakukan oleh rekan sekerjanya, pimpinan tidak dapat menerima masukan informasi, dan para penyedia tidak dapat memberikan instruksi, koordinasi kerja tidak mungkin dilakukan, dan organisasi akan runtuh karena ketiadaan komunikasi (Davis & Newstrom, 2000:151). Komunikasi dalam organisasi memiliki peranan yang sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi. Komunikasi organisasi menurut Goldhaber didefinisikan organisasi akan runtuh karena ketiadaan komunikasi (Davis & Newstrom, 2000:151). Oleh karena itu, komunikasi dalam organisasi memiliki peranan yang sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi. Menurut Stoner (Stoner,2006:59), organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama. Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat
diakui
keberadaannya
oleh
masyarakat
disekitarnya,
karena
memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam
9
10 masyarakat
sebagai
anggota-anggotanya
sehingga
menekan
angka
pengangguran. Komunikasi organisasi dapat didefinisikan juga sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan (Pace & Faules, 2010:32). Dalam komunikasi organisasi tindakan yang perlu dipahami didalamnya seperti apa instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh karyawan atau bagaimana cara karyawan menyampaikan keluhan atau saran kepada pimpinan dan kemungkinan tujuan organisasi agar tercapai sesuai hasil yang diharapkan.
2.1.2 Fungsi Komunikasi Organisasi Sendjaja (Sendjaja,2004:136) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut: 1.
Fungsi informatif: Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan)
11 membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya. 2.
Fungsi regulatif: Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat empat hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan
dengan
orang-orang
yang
berada
dalam
tataran
manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. c. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. d. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata.
Pelaksanaan
aktivitas
ini
akan
menumbuhkan
keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi. 3.
Fungsi persuasif: Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang
12 diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya. 4.
Fungsi integratif: Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. (Sendjaja, 2004:136)
2.1.3 Pola Komunikasi Organisasi Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak untuk mencapai tujuannya, pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain bervariasi atau berbeda-beda. Untuk organisasi berskala kecil mungkin pengaturannya tidak terlalu sulit sedangkan untu perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan maka penyampaian informasi kepada mereka merupakan pekerjaan yang cukup rumit. Untuk itu, menentukan suatu pola komunikasi yang tepat dalam suatu organisasi merupakan suatu keharusan. Terdapat dua macam jaringan komunikasi organisasi yaitu: 1). Jaringan Komunikasi Formal, 2). Jaringan Komunikasi Informal (Muhammad, 2009:107). 1. Jaringan Komunikasi Formal Dalam struktur garis, fungsional maupun matriks, nampak berbagai macam posisi atau kedudukan yang masing-masing sesuai batas dan tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan ataupun dari para
13 manajer kepada karyawannya,pola transformasinya dapat berbentuk downward
communication,
upward
communication,
horizontal
communication dan diagonal communication. Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari atasan ke bawahan, dimana umumnya terkait dengan tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam suatu organisasi. Ada lima tujuan pokok dalam jaringan komunikasi formal yaitu: (Muhammad, 2009:107) a. b. c. d. e.
Memberi pengarahan atau instruksi kerja. Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan. Memberi informasi tentang prosedur dan praktik organizational. Memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi yang dapat membantu Organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai
Salah satu kelemahan jaringan komunikasi ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan informasi atau sensor informasi penting sebelum disampaikan kepada para bawahan. Untuk komunikasi dari bawah ke atas menunjukkan partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan akan sangat mebantu pencapaian tujuan organisasi. Sementara untuk mencapai keberhasilan komunikasi ke atas ini, para manajer harus memiliki rasa percaya kepada para bawahannya. Untuk komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan jaringan komunikasi ini adalah untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberi informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Kebanyakan manajer suka melakukan tukar menukar informasi pada departemen berbeda terutama apabila muncul masalah-masalah khusus dalam organisasi perusahaan.
14 2.
Jaringan Komunikasi Informal Dalam jaringan komunikasi informal orang-orang yang ada dalam suatu organisasi dapat berkomunikasi secara leluasa. Namun jenis komunikasi ini karena sifatnya yang umum, informasi yang diperoleh seringkali kurang akurat dan tidak dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya, karena biasanya lebih bersifat pribadi atau bahkan sekadar desas-desus. Di dalam jaringan komunikasi informal ini, tentunya ada berbagai macam informasi yang mengalir. Namun ada dua tipe informasi yang paling utama atau paling sering menjadi pembicaraan utama dalam komunikasi informal dalam suatu organisasi, yakni: gosip dan rumor. Pola jaringan komunikasi informal sangat penting bagi organisasi namun bila proses pelaksanaannya tidak efektif bisa memberikan kerugian seperti dari sisi individual sering membuat frustasi atau menjengkelkan pihak tertentu khususnya tentang keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dimana banyak jalur yang harus dimasuki/ dilewati sebelum langsung ke pengambilan keputusan. Dari sisi perusahaan kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan jaringan (link) dalam jalur komunikasi dapat mengambarkan suatu kemungkinan munculnya kesalahpahaman (Muhammad, 2009:107)
15 2.2 Teori Khusus 2.2.1 Pengertian dan Definisi Public Relations Public relations terus menjadi salah satu bidang yang sangat dinamis dalam kehidupan berorganisasi di seluruh dunia. Salah satu alasannya adalah karena praktisi public relations membutuhkan keterampilan dan kapabilitas yang beragam untuk keberhasilan pekerjaan mereka. Kerja public relations semuanya terkait dengan membangun hubungan yang efektif antara organisasi dengan pihak-pihak yang dianggap penting oleh organisasi tersebut, seperti media, pelanggan, pekerja, investor, pemimpin masyarakat, kelompok aktivis dan badan pemerintahan. Hubungan ini harus saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Untuk menciptakan win-win situation seperti itu, diperlukan proses memberi dan menerima yang banyak didasari oleh saling memahami terhadap kepentingan masing-masing. (Dimas,2011:2) Public relations banyak dipraktekkan di berbagai organisasi dalam rangka menunjang manajemen untuk mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Berhasil atau tidaknya peranan public relations dalam menunjang fungsi-fungsi manajemen perusahaan untuk mencapai tujuan bersama itu adalah tidak terlepas dari kemampuan untuk memanfaatkan unsur-unsur sumber daya yang dimiliki pada sebuah organisasi atau lembaga. Unsur-unsur sumber daya tersebut, yaitu :sumber daya manusia, sumber material atau barang yang dikuasai, alat atau perkakas mesin produksi yang dimiliki, kemampuan keuangan, metode yang dipergunakan dan perluasan atau pemasaran yang hendak dicapai. (Sitepu&Faulina,2011:18)
16 Jefkins (Jefkins,2004:10) mengemukakan bahwa: “PR adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.” Sebagai fungsi manajemen, Public Relations bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan reputasi perusahaan. Sebagai fungsi komunikasi,
Public
Relations
mengembangkan
komunikasi
antara
perusahaan dan public yang dianggap penting untuk menciptakan dan mempertahankan goodwill dan mutual understanding public terhadap tujuan, kebijakan, dan kegiatan perusahaan. Idealnya Public Relations adalah perpaduan dari kedua fungsi tersebut. Public Relations yang efektif merupakan bagian mendasar bagi suatu perusahaan, bukan sekedar alat manajemen yang dapat ditiadakan atau dipindahkan. Menurut Jefkins & Yadin (Aryanti,2011:206), Public Relations didefinisikan sebagai semua bentuk komunikasi yang terencana, antara satu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. Menurut Soo-Yeon dan Bryan H Reber (Soo-Yeon&Bryan,2009:157): “Professional standards of public relations should be viewed in the context of maintaining an organization ‘s longrange stability and harmony with a changing social environment. Bivins noted that public relations “clarification of its ethical obligation to serve the public interest is vital if it is to accomplish its goal and if it is to be accepted as a legitimate profession by society.” He also emphasized the importance of “public interest” in defining professionalism, stating. “although serving the public interest is not necessarily a criterion used to define professionalism, it is the most often cited of the values of professionalism.” Therefore, attaining professionalism in public relations depends largely on acting in a socially responsible manner.” “Standar professional dari seorang public relations harus dilihat dari konteks dalam menjaga stabilitas jangka panjang organisasi dan harmonis dengan lingkungan sosial yang berubah- ubah. Bivins mencatat bahwa public relations “klarifikasi kewajiban etis untuk
17 melayani kepentingan publik sangat penting untuk mencapai tujuan dan jika itu harus diterima sebagai profesi yang sah oleh masyarakat.” Dia juga menekankan pentingnya “keinginan publik” dalam mendefinisikan profesionalisme, ”meskipun melayani kepentingan umum tidak selalu merupakan kriteria yang digunakan untuk mendefinisikan profesionalisme, ini adalah yang paling sering dikutip dari nilai-nilai profesionalisme. Oleh karena itu, mencapai profesionalisme dalam public relatios tergantung pada bertindak dalam secara sosial bertanggung jawab.”
Menurut Sriramesh (Sriramesh,2009:168): “Public relations is the strategic communication that different types of organizations use for establishing and maintaining symbiotic relationships with relevant publics many of whom are increasingly becoming culturally diverse.” “Public relations adalah komunikasi strategis yang digunakan berbagai jenis organisasi untuk membangun dan memelihara hubungan simbiotik dengan publik relevan dimana banyak dari mereka yang semakin menjadi budaya beragam.” Definisi diatas dapat dilihat bahwa seorang public relations dalam perusahaan atau organisasi memiliki peran yang sangat penting dan menjadi tombak perusahaan atau organisasi dalam penyampaian komunikasi atau menjalin hubungan. Definisi public relations menurut Dr. Rex F. Harlow (Sitepu & Faulina,2011:44) adalah : “Public Relations adalah fungsi manajemen yang khas yang membantu pembentukan dan pemeliharaan garis komunikasi dua arah, saling pengertian, penerimaan, dan kerja sama antara organisasi dan masyarakatnya yang melibatkan dalam manajemen problem atau masalah, membantu manajemen untuk selalu mendapatkan informasi dan merespon pendapat umum, mendefinisikan dan menekankan tanggung jawab manajemen dalam melayani kepentingan masyarakat, membantu manajemen mengikuti dan memanfaatkan perubahan dengan efektif, berfungsi sebagai sistem peringatan awal untuk membantu antisipasi kecenderungan, dan menggunakan riset serta komunikasi yang masuk akal dan etis sebagai sarana utamanya.” Makna Public Relations tergantung bagaimana kita menafsirkannya. Public Relations adalah suatu bentuk komunikasi yang berlaku untuk semua
18 jenis organisasi, baik itu yang bersifat komersial maupun non-komersial, di sektor publik (pemerintah) maupun privat (pihak swasta). Terdapat begitu banyak definisi PR. Namun pada intinya, PR senantiasa berkenaan dengan kegiatan penciptaan pemahaman melalui pengetahuan, dan melalui kegiatankegiatan tersebut diharapkan akan muncul perubahan yang berdampak positif.
2.2.2 Peran dan Fungsi Public Relations Secara umum peran Public Relations adalah menjalankan fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan baik dan bermanfaat antara organisasi dengan public yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut (Cutlip, 2009:88) Peranan public relations yang luas menyangkut hubungan dengan berbagai pihak dan tidak hanya sekedar berbentuk relations dalam arti sempit, karena personal relations mempunyai peranan yang cukup besar dalam melakukan kampanye public relations. Bagaimana meningkatkan kesadaran, pengertian dan pemahaman tentang aktivitas perusahaan atau lembaga, termasuk membentuk sikap yang menyenangkan (favorable), iktikad baik (good will), toleransi (tolenrace), saling pengertian (mutual understand), saling mempercayai (mutual confidence), saling menghargai (mutualappreciation), dan pada akhirnya akan menciptakan citra baik (good image) (Soemirat & Ardianto, 2010:28) Adapun peran Public Relations menurut Dozier & Broom (Ruslan,2010:55) antara lain : 1. Pakar yang berpengaruh ( Expert Prescriber ) Seorang praktisi Public Relations yang berpengalaman dan
19 memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya. Peran pakar perumus ini menarik perhatian praktisi karena menjalani peran ini akan membuat orang dilihat sebagai pihak yang punya otoritas ketika ada sesuatu hal yang harus dibereskan atau pihak yang punya otoritas didalam menentukan bagaimana cara mengerjakan sesuatu. Artinya public relations memainkan peran utama dalam membantu keputusan manajemen organisasi dan apa yang harus di lakukan oleh pihak perusahaan demi meningkatkan kinerja karyawan. 2. Fasilitator Komunikasi (Communication Fasilitator) Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal mendengar apa yang diinginnkan dan diharapkan oleh publiknya. Sebagai komunikator yang baik harus memandang bahwa bidang Public Relations sangatlah luas, dan menyangkut hubungan dengan berbagai pihak. Peran fasilitator bertindak sebagai
penjaga
komunikasi
dua
arah
dan
menfasilitasi
percakapan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan menjaga agar saluran komunikasi tetap terbuka. 3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah ( Problem Solving Process Fasilitator) Peranan praktisi Public Relations dalam pemecahan masalah, berkolaborasi dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah..Hal ini dimaksudkan untuk membantu
20 pimpinan organisasi baik sebagai penasihat (adviser) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional. Manajer ini memainkan peran penting dalam menganalisis situasi problem, karena mereka adalah pihak yang paling tahu dan paling dekat dengan kebijakan, produk, prosedur, dan tindakan organisasi. 4. Teknisi Komunikasi ( Communication Technician ) Peranan teknisi komunikasi ini menjadikan praktisi Public Relations sebagai journalist in recident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan of communication in organization. Pada intinya para praktisi PR ini memberikan pelayanan secara teknis atau sebagai “jurnalis di dalam rumah sendiri”. Manajemen memutuskan apa yang harus dilakukan dan mengontrol teknisi komunikasi yang telah di beri kewenangan. Menurut Bernay dalam (Ruslan,2010:11) terdapat 3 jenis fungsi PR, antara yakni: 1. Memberikan penerangan kepada masyarakat 2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung 3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan / lembaga sesuai dengan sikap perbuatan masyarakat atau sebaliknya.
Berdasarkan ciri khas kegiatan Public Relations, pakar PR internasional, Cutlip & Centrevanf Canfield (Sitepu & Faulina,2011:40) merumuskan fungsi PR sebagai berikut:
21 1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga / organisasi). 2. Membina hubungan yang harmonus antara organisasi dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran. 3. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, presepsi dan tanggapan masyarakat terhadap organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya. 4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi tercapainya tujuan dan manfaat bersama. 5. Menciptakan komunikasi dua arah dan timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta person dari organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak. Kegiatan public relations harus benar-benar dicurahkan untuk kepentingan umum, harus mampu menciptakan, membina serta memelihara hubungan kedalam dan keluar. Public relations adalah perantara antara pimpinan organisasi atau perusahaan dengan publik. Untuk menjalankan tugasnya sebagai perantara, maka public relations harus memiliki moral dan tingkah laku yang baik agar ia dapat memperoleh kredibilitas. Dalam pelaksanaannya public relations banyak melakukan banyak komunikasi, baik komunikasi langsung secara personal contact, maupun komunikasi melalui media massa. Sedangkan fungsi public relations menurut Effendy (Ruslan,2010:32) adalah: 1. 2. 3.
4. 5.
Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. Membina hubungan harmonis antara organisi dengan publik internal dan publik eksternal. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada organisasi. Melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi dengan kepentingan umum. Operasional dan organisasi public relations adalah bagaimana membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya, untuk mencegah terjadi rintangan psikologis, baik yang ditimbulkan dari pihak organisasi maupun dari pihak publiknya.
22 2.2.3 Internal Public Relations Prasyarat penting dalam membangun hubungan dan komunikasi yang baik dengan karyawan adalah bagaimana seorang public relations dapat membantu manajemen dalam membentuk iklim organisasi yang positif. Untuk ini public relations dapat melakukan: 1. Memberikan masukan atau saran dan pertimbangan bagi keputusan – keputusan organisasi 2. PR berperan sebagai konsultan komunikasi internal organisasi 3. Membuat kebijakan komunikasi perusahaan 4. Membantu manajemen dalam merancang dan mengimplementasikan program – program pembaharuan. (Sitepu & Faulina,2011:28) Menurut
Effendy
(Effendy,2009:45)
kegiatan
internal
Public
Relations merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi atau perusahaan. Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya. Melalui kegiatan Internal Public Relations diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi atau perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik. Dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar. Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan : 1. Employee Relations (hubungan dengan para pekerja/para karyawan) 2. Stockholder Relations (hubungan dengan para pemegang saham) 3. Labour Relations (hubungan dengan pada buruh) 4. Manager Relations (hubungan dengan para manajer) (Effendy, 2009:47) Tujuan dari internal Public Relations bisa terealisasikan jika pimpinan memperhatikan kepentingan-kepentingan karyawan dengan mengadakan
23 komunikasi teratur dan tepat guna dalam perusahaan, mempertinggi kecakapan dan pengetahuan SDM perusahaan, memberikan hiburan dan kesempatan bersantai bagi pegawai, meningkatkan kebersihan, ketertiban, serta keindahan perusahaan dan lingkungannya, mengintegrasikan keluarga pegawai ke dalam kehidupan perusahaan, memelihara kesejahteraan pegawai atas usaha sendiri. Dalam hal ini tugas seorang Public Relations bertujuan untuk menyelenggarakan komunikasi yang persuasive dan informative yang dapat dilaksanakan dengan secara: 1. Tertulis yaitu menggunakan surat-surat, majalah, bulletin, brosur 2. Lisan, yaitu dengan mengadakan briefing, rapat-rapat, diskusi, ceramah 3. Conselling, yaitu dengan menyediakan beberapa anggota staf yang telah mendapatkan latihan atau pendidikan untuk memberikan nasehat-nasehat kepada karyawan, turut memecahkan masalahmasalah pribadi mereka atau mendiskusikannya bersama-sama (Effendy,2003:58)
2.2.4 Employee Relations Employee relations (hubungan dengan karyawan) atau disebut public internal atau juga hubungan dengan masyarakat internal adalah sekelompok orang – organ yang sedang bekerja di suatu perusahaan yang jelas baik secara fungsional organisasi ataupun teknis dan jenis pekerjaan atua tugas yang dihadapinya. (Ruslan, 2010:44) Ekeftifitas hubungan internal tersebut akan memerlukan suatu kombinasi antara lain: 1. Sistem manajemen yang sifatnya terbuka (open management) 2. Kesadaran pihak manajemen terhadap nilai dan pentingnya memelihara komunikasi timbal balik dengan para karyawannya.
24 3. Kemampuan manajer humas yang meiliki keterampila manajerial serta berpengalaman atau mendapatkan dukungan kualitas sumber daya manusianya, pengetahuan, media dan teknis komunikasi yang dipergunakan (Ruslan,2010:48) Kegiatan employee relations dalam suatu perusahaan atau organisasi dapat dilaksanakan dalam bentuk: (Ruslan, 2010:52) 1. Program Pendidikan dan Pelatihan Program pendidikan dan pelatihan yang dilaksanakan oleh perusahaan yakni dalam upaya meningkatkan kinerja dan keterampilan (skill) karyawan dan kualitas mamupun kuantitas pemberian jasa pelayanan dan sebagainya. 2. Program Motivasi Kerja Berprestasi Program ini diharapkan dapat mempertemukan antara motivasi dan prestasi serta disiplin karyawan untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. 3. Program Penghargaan Upaya perusahaan untuk memberikan suatu penghargaan kepada para karyawan, baik yang berprestasi kerja maupun cukup lama masa
pengabdiannya.
Dalam
hal
ini,
penghargaan
akan
menimbulkan loyalitas terhadap perusahaan 4. Program Acara Khusus Merupakan program khusus yang sengaja dirancang di luar bidang pekerjaan sehari – hari, misalnya dengan berpiknik bersama yang dihadiri oleh pimpinan dan semua karyawannya dengan maksud untuk menumbuhkan rasa keakraban diantara sesama karyawan
25 dan pimpinan. 5. Program Media Komunikasi Internal Membentuk program media komunikasi internal melalui bulletin, news release, dan majalah perusahaan yang berisikan pesan, informasi dan berita yang berkaitan dengan kegiatan antar karyawan atau perusahaan dengan pimpinan (Ruslan, 2010:52) Melalui
kegiatan
employee
relations
diharapkan
akan
menimbulkan hasil yang positif, yaitu karyawan akan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pihak pimpinan perusahaan, sehingga dapat menciptakan rasa memiliki, motivasi, kreativitas yang tinggi dan ingin mencapai
prestasi
semaksimal
mungkin.
Disamping
itu
akan
mengurangi timbulnya dampak negative terhadap manajemen suatu perusahaan seperti akan timbulnya rasa kejenuhan, kebosanan, bagi para pekerjanya yang nantinya akan berakibat pada rendahnya motivasi, loyalitas dan produktivitas karyawan kepada perusahaan.
2.2.5 Media Internal Public Relations Sarana alat bantu komunikasi sangatlah penting. Namun pada umumnya, setiap organisasi hanya menggunakan sebagian kecil dari sekian banyak metode yang ada. Tentu saja yang harus dipilih adalah yang paling sesuai dengan kebudayaan setiap organisasi, jumlah dan strata personel, serta lokasi tempat kerja. Maka di dalam penggunaan penyebaran informasi pun pihak manajemen harus benar – benar mengetahui mana yang lebih baik dan sesuai dengan kondisi ruang lingkup budaya oraganisasi kerja tersebut.
26 Bentuk komunikasi yang dapat di lakukan oleh para public relations officer menurut Broom, Cutlip & Center (Cutlip,2009:67) adalah terdapat dua hal yaitu: 1.
Informing Employees Using Nonmediated Commmunication Pada umumnya komunikasi organisasi kedalam itu dapat berupa komunikasi verbal. Namun kebanyakan dari karyawan lebih
memilih
untuk
berkomunikasi
secara
langsung
dibandingkan melalui e-mail, telepon, atau bentuk yang lainnya. Misalnya di dalam pesan nonverbal yang dapat dilakukan yaitu dengan: a. The Grapevine Grapevine atau yang disebut dengan selentingan/sindiran. Komunikasi ini salah satu bentuk komunikasi formal non kontrol media tetapi komunikasi kekuatan mulut ke mulut ini yang seringkali sebagai penyebaran informasi yang paling cepat di lakukan dibandingkan dengan yang lainnya. Karena melalui komunikasi berbicara ini praktisi PR
akan mengurangi
kesenjangan
informasi yang
ditinggalkan oleh program komunikasi internal yang tidak memadai. b. Meetings & Teleconferences Meeting (Rapat) yang membawa orang- orang untuk berkumpul melalui sebuah kesempatan untuk berbicara maupun mendengarkan, di dalam sebuah metode dua jalur komunikasi. Rapat yang di adakan secara rutin ini yang
27 akan membawa sebuah organisasi kedalam sebuah jalur komunikasi yang tidak menghabiskan banyak biaya, karena meeting dapat dengan langsung melihat respon yang di berikan oleh karyawan tersebut kepada pimpinan atau pun kepada sesama rekan kerja di dalam menangani sebuah permasalahan yang ada di dalam sebuah proyek. 2. Informing Employees Using Mediated Communication Media komunikasi yang sering karyawan dengar mulai dari koran sampai dengan bentuk media komunikasi yang digunakan sebagai intrenet dan e-mail. Hal tersebut dapat dilihat dari: Employee publications, Personal Calls, Published Speeches, White Boards, and Intranets (Hotlines, E-mail, & New Media). Employee Publications sangat diperlukan meskipun komunikasi baru publikasi teknologi cetak tetap menjadi media utama untuk komunikasi internal di kebanyakan organisasi. Tujuan dari publikasi karyawan adalah termasuk: a. b. c.
d. e.
Mempertahankan karyawan mengenai informasi strategi dan tujuan organisasi Menyediakan karyawan informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan tugas - tugas mereka dengan baik Mendorong karyawan untuk mempertahankan dan meningkatkan standar organisasi dan komitmen untuk peningkatan kualitas Mengakui prestasi karyawan dan keberhasilan Menciptakan kesempatan untuk komunikasi dua arah untuk menghasilkan umpan balik karyawan, pertanyaan, dan kekhawatiran.
28 2.2.6 Motivasi Kerja Karyawan Atmosoeprapto (Saepulloh, 2004:16) mengatakan, bahwa motivasi merupakan kebutuhan, keinginan, dorongan, atau rangsangan dalam diri pribadi untuk mencapai suatu tujuan, secara sadar (conscious) ataupun setengah sadar (subconscious). Motivasi dapat menumbuhkan “sense of belonging” yang pada akhirnya dapat meningkatkan partisipasi dan komunikasi serta menumbuhkan empathy (kemampuan menempatkan diri pada posisi orang lain). Davies (Agustiar,2012:32) mengemukakan bahwa motivasi merupakan kekuatan yang tersembunyi di dalam diri seseorang yang mendorong untuk melakukan suatu tindakan dengan cara tertentu. Sedangkan Wayne berpendapat, “motivation is a force that result from an individual’s desire to statisfy there needs.” Yang artinya adalah motivasi adalah kekuatan yang dihasilkan seseorang untuk memuaskan kebutuhan. Sejalan juga dengan Stoner (Saepulloh,2004:17) menyatakan bahwa motivasilah yang menyebabkan, menyalurkan dan menunjang seseorang berprilaku tertentu. Agar setiap karyawan berperilaku sesuai dengan yang diharapkan organisasi maka ada tiga halpenting yang harus diperhatikan untuk memotivasi karyawan yaitu peran, perlakuan, dan penghargaan. Menurut Liang Gie (Martoyo,2002:22), motivasi kerja adalah suautu dorongan yang menjadi pangkal seseorang melakukan sesuatu atau bekerja. Jadi, motivasi kerja adalah kemauan kerja suatu karyawan yang timbulnya karena adanya dorongan dari dalam pribadi karyawan yang bersangkutan sebagai hasil integrasi keseluruhan daripada kebutuhan pribadi, pengaruh lingkungan fisik dan pengaruh lingkungan sosial dimana kekuatannya tergantung pada prosespengintegrasian tersebut.
29 Herzberg (Pace&Faules,2010:122) mengemukakan bahwa motivasi dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal. 1. Faktor internal motivasi kerja meliputi : a. Keberhasilan b. Pengakuan c. Tanggung jawab d. Peluang untuk meraih prestasi 2. Faktor eksternal motivasi kerja meliputi : a. Hubungan atasan bawahan b. Hubungan antar karyawan c. Kondisi kerja d. Kebijakan perusahaan e. Aspirasi Karyawan f. Gaji Berdasarkan uraian diatas, motivasi kerja karyawan dipengaruhi oleh beberapa faktor yang mencakup faktor internal dan eksternal. Faktor internal dapat ditingkatkan dengan memberikan reward atau hadiah kepada karyawan yang berhasil tersebut sehingga ia merasa bangga dengan pekerjaannya. Sedangkan faktor eksternal dapat ditingkatkan dengan cara menangani faktor lingkungan yang mempunyai hubungan dengan motivasi kerja seperti mendalami employee relations yang menjadi tugas dari internal public relations.
30 2.3 Kerangka Berpikir
KOMUNIKASI ORGANISASI Sumber : Pace & Faules, 2010:32
- Internal Public Relations Sumber: Sitepu&Faulina,2011:28 PUBLIC RELATIONS
- Employee Relations
Sumber: Ruslan,2010:55
Sumber: Ruslan, 2010:52 - Media Internal Public Reltions Sumber: Cutlip,2009:67
MOTIVASI KERJA KARYAWAN Sumber: Pace&Faules,2010:122
Gambar 2.3 Kerangka Berpikir
