BAB II
LANDASAN TEORI
A.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (1996:1) Sistem Informasi Akuntansi adalah :
Kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.
Sedangkan
menurut
Nugroho
Widjajanto
(2001:4)
Sistem
Informasi Akuntansi adalah :
Susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan.
B.
Pengertian Pengendalian Intern
Di dalam Standar Profesional Akuntan Publik, (2001 : 150.1) menyebutkan bahwa Standar Pekerjaan Lapangan kedua berbunyi:
Pemahaman memadai atas Pengendalian Intern harus diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat, dan lingkup pengujian yang akan dilakukan.
Sedangkan
pengertian pengendalian intern itu sendiri didalam
Standar Profesional Akuntan Publik (2001 : 319.2) mempunyai pengertian sebagai berikut:
Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personal lain entitas yang di
desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yaitu keandalan pelaporan keuangan,
efektivitas dan efisiensi operasi dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Sedangkan
menurut
Narko
(2004
:
59)
pengertian
sistem
pengendalian intern adalah:
Mengacu kepada
pengertian yang dikeluarkan oleh
AICPA
(American Institute Certified Public Accountant) pada tahun 1949 dan sistem pengendalain intern di pandang dari sisi struktur pengendalian intern seperti yang dibahas pada kebanyakan kepustakaan auditing era tahun 1990-an.
Pengertian yang hampir senada diutarakan oleh Mulyadi (2001 : 163)bahwa:
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran - ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Dari
definisi
-
definisi
diatas
secara
tidak
langsung
dapat
disimpulkan tujuan dari pengendalian intern yaitu : 1.
Mengamankan kekayaan perusahaan.
2.
Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3.
Meningkatkan efisiensi.
4.
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Tujuan yang sama diungkapkan oleh Alvin A. Arens dan James K. Loebbecke (1996 : 258) yaitu :
Manajemen
khususnya mempunyai
lima
kepentingan berikut
dalam merancang struktur pengendalian intern yang efektif yaitu :
1.
Keandalan pelaporan keuangan.
2.
Mendorong efisiensi dan efektifitas operasional.
3.
Ketaatan kepada hukum dan peraturan.
4.
Keandalan pelaporan keuangan.
5.
Penekanan pada pengendalian atas golongan transaksi.
Sedangkan menurut Mulyadi (2001
:
179) tujuan pengendalian
intern adalah :
1.
Penggunaan
kekayaan
perusahaan
hanya
melalui
sistem
otorisasi yang telah ditetapkan :
2.
a.
Pembatasan akses langsung terhadap kekayaan.
b.
Pembatasan akses tidak langsung terhadap kekayaan.
Pertanggungjawaban
kekayaan
perusahaan
yang
dicatat
dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada : a.
Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.
b.
Rekonsiliasi
antara
catatan
akuntansi
yang
diselenggarakan. 3.
Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan: a.
Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang.
b.
Pelaksanaan
transaksi
sesuai
dengan
diberikan oleh pejabat yang berwenang.
otorisasi
yang
4.
Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi: a.
Pencatatan semua transaksi yang terjadi.
b. Transaksi yang dicatat adalah benar - benar terjadi. c.
Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar.
d.
Transaksi
dicatat
dalam
periode
akuntansi
yang
seharusnya.
1.
e.
Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya.
f.
Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti.
Struktur Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern dapat dilihat dari sisi struktur pengendalian intern . Dari berbagai literatur yang penulis dapatkan struktur pengendalian intern memiliki tiga unsur pokok yaitu : a.
Lingkungan Pengendalian
b.
Sistem Akuntansi
c.
Prosedur Pengendalian
Penjelasan ketiga unsur tersebut menurut Narko (2004 : 62) adalah:
a.
Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian mempunyai delapan unsur yaitu : 1). Falsafah dan gaya operasi manajemen
Manajemen mempunyai peran yang sangat besar dalam memberikan lingkungan pengendalian yang baik. Apabila
manajemen selalu menekankan arti penting pengendalian
10
misalnya memberikan penghargaan kepada unit organisasi yang berhasil mencapai target, atau memberi tindak lanjut
bagi yang tidak berhasil mencapai target, maka semua karyawan akan terdorong untiik menggunakan anggaran sebagai
alat pengendalian.
Sebaiknya bila manajemen
hanya menganggap anggaran hanya sebagai pelengkap saja maka pengendalian melalui anggaran jangan diharapkan. 2). Struktur organisasi
Struktur organisasi memberikan kontribusi bagi lingkungan pengendalian yang baik dalam hal memberikan rerangka (framework)
secara
menyeluruh
bagi
perencanaan,
pelaksanaan, dan pengendalian operasi. Struktur organisasi yang digambarkan dalam bentuk bagan organisasi harus
jelas menggambarkan
garis
hubungan wewenang dan
pelaporan. 3). Dewan komisaris
Suatu perusahaan akan memiliki lingkungan pengendalian yang baik bila mempunyai dewan komisaris yang berfungsi penuh. Sebaliknya bila dewan komisaris tidak berfungsi atau hanya simbul saja maka besar kemungkinan sistem pengendalian tidak berjalan dengan baik.
4), Metode untuk mengkomunikasikan adanya wewenang dan tanggungjawab
11
Pengendalian pada suatu perusahaan akan berjalan baik bila terdapat kejelasan dan kepastian mengenai wewenang dan tanggung jawab. Dalam suatu organisasi sebaiknya terdapat pedoman tertulis mengenai kebijakan-kebijakan, aturan-
aturan main, deskripsi jabatan, dan Iain-lain. 5). Metode pengendalian manajemen
Adalah cara-cara bagi manajemen dalam mengendalikan semua kegiatan perusahaan
yang meliputi perencanaan
perusahaan,
anggaran,
peramalan,
pembartdingan
pelaksanaan dengan rencana, analisis perbedaan, dan tindak lanjutnya.
6).
Auditing intern Auditing
yang
dilakukan
oleh
suatu
bagian
yang
independen dalam perusahaan yang akan berfungsi efektif bila berdiri independen dan bukan merupakan bawahan
unit-unit organisasi yang diaudit, misalnya audit intern bertanggung jawab dan melapor langsung kepada dewan komisaris.
7). Kebijakan kepegawaian
Kebijakan
kepegawaian
harus
mampu
menyediakan
karyawan yang dapat dipercaya dan memiliki kemampuan di bidangnya masing-masing.
12
8). Pengaruh organisasi luar. Pengaruh organisasi luar dapat memberi pengaruh yang
baik
terhadap
lingkungan
pengendalian,
misalnya
perusahaan-perusahaan yang sudah go-public diharuskan mengirim laporan keuangan yang diaudit oleh akuntan
independen, maka akan mendorong terjadinya pengendalian di perusahaan yang bersangkutan.
b.
Sistem Akuntansi Sistem akuntansi yang baik harus dirancang sedemikian rupa sehingga sistem mampu menjamin bahwa :
1). Sudah diidentifikasi semua transaksi yang salah. 2). Transaksi yang terjadi sudah mendapat persetujuan. 3). Transaksi telah dinilai dengan benar. 4). Transaksi telah diklasifikasikan dengan tepat.
5). Transaksi dicatat pada saatnya. c.
Prosedur pengendalian
Yaitu prosedur-prosedur tambahan yang dapat lebih menjamin terdapatnya
sistem
pengendalian
yang
baik.
Beberapa
diantaranya adalah : 1). Pemisahan tugas antara fungsi operasi, penyimpanan, dan akuntansi.
2). Terdapatnya otorisasi pada setiap transaksi dan kegiatan.
3). Adanya bukti-bukti dan catatan-catatan yang memadai.
13
4). Pengawasan fisik atas aktiva dan catatan-catatan. 5). Pengecekan-pengecekan silang secara bebas. 2.
Komponen Pengendalian Intern
Menurut Standar Profesional
Akuntan Publik (2001
:
319.2)
pengendalian terdiri dari 5 (lima) komponen yang saling terkait yaitu :
a.
Lingkungan Pengendalian : Menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian
orang-orangnya.
Lingkungan
pengendalian
merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. b.
Penaksiran Resiko :
Identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang relevan untuk mencapai
tujuannya, membentuk suatu dasar untuk
menentukan bagaimana resiko harus dikelola. c.
Aktivitas Pengendalian:
Kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
d.
Informasi dan Komunikasi:
Pengidentifikasian,
penangkapan
dan pertukaran
informasi
dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang
melaksanakan tanggung jawab mereka.
14
e.
Pemantauan :
Proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. 3.
Unsur - unsur Pokok Pengendalian Intern
Terdapat empat unsur pokok dalam sistem pengendalian intern
menurut
AICPA
(American
Institute
Certified
Public
Accountant) pada tahun 1949 (Narko, 2004 : 59) yaitu : a.
Struktur
organisasi
yang
memisahkan
tanggung
jawab
fungsional yang jelas. Dalam sistem pengendalian intern yang baik, dalam suatu
organisasi
hendaknya
diadakan
pemisahan
antara
fungsi
otorisasi, operasi, penyimpanan aktiva, dan pencatatan formal
(akuntansi). Misalkan penerimaan kas pada sebuah perusahaan yang berhak mengotorisasi adalah kepala bagian keuangan, fungsi
operasi
dalam
hal
ini
dilaksanakan
oleh
kasir,
penyimpanan kas dilakukan oleh bank, dan pencatatan formal oleh bagian akuntansi. b.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap harta, utang, pendapatan, dan biaya. Yang dimaksud dengan prosedur pencatatan dalam hal ini adalah
sistem
dan
prosedur
akuntansi
yang
tepat
untuk
organisasi yang bersangkutan. Dengan adanya sistem akuntansi
15
yang tepat maka pertanggungjawaban harta dan kewajiban perusahaan dapat dipelihara dengan benar. Harta yang tidak
diadministrasikan dengan baik dapat berakibat hilangnya harta yang bersangkutan. Misalkan piutang yang tidak dibukukan
dengan baik kepada siapa harus ditagih, tentunya menyulitkan upaya penagihannya. Utang yang tidak dibukukan dengan baik juga dapat menimbulkan kerugian.
c.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fiingsi tiap bagian organisasi.
Dengan adanya praktik yang sehat maka keamanan harta dan utang perusahaan dapat lebih terjamin. Contoh praktik yang
sehat yaitu adanya formulir bernomor unit tercetak, audit
mendadak, rotasi jabatan, pemanfaatan jasa asuransi, wajib cuti sementara, dan pencocokan jumlah-jumlah fisik persediaan dengan catatan.
d.
Karyawan yang jujur yang mampu melaksanakan tugasnya. Sumber daya manusia atau karyawan memegang posisi kunci dalam sistem pengendalian intern. Untuk melaksanakan sistem pengendalian intern dibutuhkan karyawan yang dapat dipercaya dan memilki kemampuan tinggi dalam melaksanakan tugasnya
masing-masing. Tanpa adanya karyawan yang jujur maka
meskipun unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain sangat baik dapat saja terjadi kolusi. Padahal syarat berjalannya
16
sistem pengendalian intern adalah adanya asumsi bahwa tidak
ada kolusi. Di sisi lain dibutuhkan karyawan yang memiliki kemampuan
tinggi
di
bidangnya
masing-masing
agar
pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik. 4.
Keterbatasan Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2002:181) keterbatasan pengendalian intern antara lain disebabkan oleh : 1.
Kesalahan dalam pertimbangan Seringkali, manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam
melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau tekanan lain. 2.
Gangguan
Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat
terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau
kelelahan.
Perubahan
yang
bersifat
sementara
atau
permanen dalam personel atau dalam sistem dan prosedur dapat pula mengakibatkan gangguan.
3.
Kolusi Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan kolusi (collusion). Kolusi dapat mengakibatkan
bobolnya pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi
kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang dirancang.
4.
Pengabaian oleh manajemen
Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan
pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau
kepatuhan
semu.
Contohnya
adalah
manajemen
melaporkan laba yang lebih tinggi dari jumlah sebenamya untuk mendapatkan bonus lebih tinggi bagi dirinya atau untuk
menutupi ketidakpatuhannya terhadap peraturan perundangan yang berlaku.
5.
Biaya lawan manfaat
Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan,
manajemen hams memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian intern.
18
C.
Sistem lnformasi Akuntansi Gaji dan Upah Menurut Mulyadi (2001 : 385) siklus atas gaji dan upah terdiri dari
dua sistem informasi akuntansi sebagai berikut: a.
Sistem informasi
akuntansi penggajian yang terdiri
dari jaringan
prosedur berikut ini:
b.
1).
Prosedur pencatatan waktu hadir
2).
Prosedur pembuatan daftar gaji
3).
Prosedur distribusi biaya gaji
4).
Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5).
Prosedur pembayaran gaji
Sistem informasi akuntansi pengupahan yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1.
1).
Prosedur pencatatan waktu hadir
2).
Prosedur pencatatan waktu kerja
3).
Prosedur pembuatan daftar upah
4).
Prosedur distribusi biaya upah
5).
Prosedur pembuatan bukti kas keluar
6).
Prosedur pembayaran upah
Pengertian Gaji dan Upah
Selain pengertian gaji dan upah, ada istilah lain yang ada hubungannya dengan gaji dan upah yang sering dianggap sama
19
artinya, padahal istilah-istilah tersebut dapat dibedakan misalnya kompensasi, gaji, dan upah.
Kompensasi adalah semua pendapatan yang berbentuk uang, barang langsung atau tidak langsung yang diterima
karyawan sebagai imbalan atas jasa yang diberikan kepada perusahaan. (Malayu S P. Hasibuan, 2003 : 118)
Pengertian Gaji menurut Malayu SP. Hasibuan (2003 :
118)
adalah:
Balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti.
Upah menurut Malayu SP. Hasibuan (2003:118) didefinisikan : Sebagai balas jasa yang dibayarkan kepada pekerja harian
dengan
berpedoman
atas
perjanjian
yang
disepakati
membayarnya. Sedangkan upah insentif adalah tambahan balas jasa yang diberikan kepada karyawan tertentu yang prestasinya diatas prestasi standar.
Pengertian upah menurut Edwin B. Flippo adalah :
Balas jasa yang adil dan layak diberikan kepada para pekerja atas jasa-jasanya dalam mencapai tujuan organisasi. (Malayu SP. Hasibuan 2003 : 119)
Sedangkan menurut Andrew F. Sikula upah adalah : Sesuatu yang diberikan sebagai imbalan jasa atau balas
jasa; akan tetapi lebih khusus, upah adalah uang yang dibayarkan untuk penggunaan sesuatu. Pengertian upah
biasanya dihubungkan dengan proses pembayaran kepada karyawan jam-jaman). (Malayu SP. Hasibuan 2003 : 119)
20
Pengertian yang hampir sama dikemukakan oleh Mulyadi (2001 : 373) bahwa gaji dan upah adalah :
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang
jabatan
merupakan
manajer,
pembayaran
sedangkan atas
upah
penyerahan
umumnya jasa
yang
dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh).
Umumnya
gaji
dibayarkan
secara
tetap
per
bulan,
sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
2.
Tujuan Penggajian dan Pengupahan Menurut Mulyadi (2001 : 374) tujuan dari kegiatan penggajian dan
pengupahan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen yaitu :
a.
Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu.
b.
Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
c.
Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu
d.
Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan
dan
setiap
periode akuntansi tertentu.
pusat
pertanggungjawaban
selama
21
3.
Dokumen dan Catatan
Menurut Mulyadi (2001 : 374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah : a.
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
b.
Kartujam hadir
c.
Kartujam kerja
d.
Daftar gaji dan daftar upah
e.
Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
f.
Surat pernyataan gaji dan upah
g.
Amplop gaji dan upah
h.
Bukti kas keluar
1). Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian
berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan
dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat,
pemberhentian
sementara
dari
pekerjaan
(skorsing),
pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan
ke
fungsi
pembuat
daftar gaji
dan
upah
untuk
kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. 2). Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam
22
hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3). Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini
diisi oleh mandor pabrik dan
diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk
distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.
4). Daftar Gaji dan Daftar Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap
karyawan,
dikurangi
potongan
-
potongan
berupa
Pajak
Penghasilan Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan koperasi.
5). Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam
perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah
dibuat
untuk
membebankan
upah
langsung
dalam
hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
23
6). Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam
kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen
ini
dibuat
sebagai
catatan
bagi
setiap
karyawan
mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. 7). Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop
gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. 8). Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
4.
Fungsi dan Organisasi
Menurut Mulyadi (2001
: 382) berbagai macam fungsi yang
terdapat dalam siklus penggajian dan pengupahan adalah :
24
a.
Fungsi Kepegawaian
b.
Fungsi Pencatat Waktu
c.
Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
d.
Fungsi Akuntansi
e.
Fungsi Keuangan
Uraian fungsi-fungsi diatas dalam suatu organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut: 1). Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.
Dalam struktur organisasi fungsi kepegawaian berada di
tangan Bagian Kepegawaian, di bawah Departemen Personalia dan Umum. 2). Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi
ini
bertanggungjawab
untuk menyelenggarakan
catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem
pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
25
Dalam struktur organisasi fungsi pencatat waktu berada di
tangan Bagian Pencatat Waktu, di bawah Departemen Personalia dan Umum
3). Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan
berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Dalam struktur organisasi fungsi pembuat daftar gaji dan upah berada di
tangan Bagian
Gaji
dan Upah, di
bawah
Departemen Personalia dan Umum 4). Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun)
Dalam struktur organisasi fungsi akuntansi yang menangani
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada di tangan
26
Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya dan Bagian Jurnal dengan uraian sebagai berikut: a).
Bagian Utang
Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam
sistem
akuntansi
penggajian
dan
pengupahan
bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian
ini
menerbitkan
bukti
kas
keluar yang
memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti
yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut. b).
Bagian Kartu Biaya Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang
dalam
sistem
akuntansi
penggajian
dan
pengupahan
bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam
kartu
harga
pokok
produk
dan
kartu
biaya
berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik) c).
Bagian Jumal Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jumal umum
27
5). Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke
bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop
gaji
dan
upah
setiap
karyawan,
untuk
selanjutnya
dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam struktur organisasi fungsi keuangan ini berada di tangan Bagian Kasir. 5.
Sistem Pengendalian Intern dalam Pembayaran Gaji/Upah
Dalam
melakukan
pengawasan
terhadap
pembayaran
gaji/upah menurut Narko (2004 : 156) ada 3 (tiga) hal yang harus diperhatikan oleh manajemen yaitu :
a.
Organisasi 1).
Pisahkan rungsi pencatat waktu hadir/waktu kerja, dengan fungsi pembuat daftar gaji.
2).
Pisahkan pembuat daftar gaji dan pembayar gaji
3).
Pisahkan pembuat daftar gaji, pembayar gaji dan petugas akuntansi.
b.
Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1).
Daftar gaji harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
2).
Voucher untuk gaji harus diotorisasi pejabat berwenang
3).
Transaksi penggajian akan dicatat bila didukung bukti yang lengkap dan benar
28
4).
Pengangkatan,
perubahan
penempatan
gaji,
dan
dalam
penghentian
golongan
gaji,
pegawai
harus
diotorisasi pejabat yang berwenang. c.
Praktik yang Sehat 1).
Pelaksanaan
absensi
pegawai,
baik
secara
manual
maupun dengan mesin absensi, harus diawasi petugas yang
cukup
berwibawa,
untuk
menghindari
penyelewengan dalam mengisi daftar absen. 2).
Pegawai yang telah keluar harus segera dicoret dari daftar
Sedangkan
menurut
Alvin.
A.
Arens
dan James
K.
Lobbecke (1999 : 540) maka untuk memenuhi tujuan pengendalian intern dalam pembayaran gaji dan upah, harus dikaitkan dengan
pengendalian intern kunci yaitu : a.
Pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang
secara aktual dilakukan oleh pegawai non fiktif (keabsahan). Pengendalian intern kunci : 1).
Kartu absen disetujui oleh pengawas
2).
Mesin absen digunakan untuk mencatat waktu kerja
3).
Berkas kepegawaian yang cukup
4).
Otorisasi kerja
29
5).
Pemisahan
tugas
antara
kepegawaian,
pengelolaan
waktu, dan pembayaran gaji.
b.
6).
Hanya pegawai yang dicatat dalam komputer yang sah
7).
Otorisasi pengeluaran cek
Transaksi penggajian yang ada telah dicatat (kelengkapan) Pengendalian intern kunci: 1).
Cek
gaji
adalah
prenumbered
dan
dapat
dipertanggungj awabkan.
2). c.
Penyiapan rekonsiliasi bank yang independen.
Transaksi penggajian yang dicatat adalah jumlah waktu kerja aktual dan tingkat upah semestinya, dan pemotongan dihitung dengan semestinya
Pengendalian intern kunci : 1).
Verifikasi intern atas perhitungan dan jumlah.
2).
Batch
total
dibandingkan
dengan
laporan
ikhtisar
komputer.
3).
Otorisasi tingkat upah, gaji, atau komisi.
4).
Pemotongan termasuk jumlah asuransi dan simpanan kepegawaian.
d.
Transaksi
penggajian
diklasifikasikan
(klasifikasi)
Pengendalian intern kunci: 1).
Bagan akun yang memadai
dengan
memadai
30
2). e.
Verifikasi intern atas klasifikasi
Transaksi penggajian dicatat pada waktu yang tepat (tepat waktu)
Pengendalian intern kunci: 1).
Prosedur
yang
memerlukan
pencatatan
transaksi
sesegera mungkin setelah gajt dibayarkan. 2). f.
Verifikasi intern.
Transaksi
penggajian
dimasukkan
dalam
berkas
induk
penggajian dengan semestinya; dan diikhtisarkan dengan semestinya (posting dan pengikhtisaran) Pengendalian intern kunci: 1).
Verifikasi intern atas isi berkas induk gaji
Perbandingan berkas induk penggajian dengan total buku besar penggajian
