BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Akuntansi Ada berbagai definisi mengenai sistem Akuntansi, antara lain : Mulyadi (2001:3) mengatakan bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan definisi sistem akuntansi menurut Chairul Marom (2000 : 1) adalah Sistem akuntansi merupakan gabungan dari formulir-formulir, catatan, prosedur-prosedur, alat-alat dan metode yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha, dengan tujuan menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi usahanya atau untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan. Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, alat-alat guna menghasilkan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak manajemen untuk mengembangkan perusahaan dalam melaksanakan aktivitasnya. 2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Beberapa pengertian system informasi akuntansi yang dikemukakan oleh para ahli dengan masing-masing pendapat dan cara, namun hakikatnya mengandung
prinsip yang sama. Definisi system akuntansi yang dikemukakan oleh para ahli ekonomi antara lain : Menurut James A Hall yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2007 : 62), yaitu : “Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi tujuan yang sama”. Sedangkan Sistem Informasi Akuntansi menurut Bodnar (2000 : 1) adalah sebagai berikut : “Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi”. Sistem Informasi Akuntansi menurut Krismiaji (2002 : 4) adalah sebagai berikut :“Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah system yang memproses data dan
transaksi
guna
menghasilkan
informasi
yang
bermanfaat
untuk
merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis”. Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan komponen perusahaan yang menggunakan sumber daya yang ada untuk mengolah data ekonomi menjadi informasi keuangan yang dapat digunakan untuk kepentingan manajemen perusahaan baik untuk pihak internal maupun eksternal. Dalam system informasi akuntansi ini terdiri dari subsistem, menurut James A Hall yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deni Arnos (2007 : 10) terdapat tiga subsistem SIA , yaitu : a. Sistem pemrosesan transaksi yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai dokumen serta pesan untuk para pengguna di seluruh perusahaan.
b. Sistem buku besar/pelaporan keuangan yang menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak, serta berbagai laporan lainnya yang disyaratkan oleh hokum, c. Sistem pelaporan manajemen yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja serta laporan pertanggungjawaban. 3. Fungsi dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Fungsi dari sistem informasi akuntansi dalam sebuah organisasi menurut Mulyadi (2000 :19-20), yaitu : a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang akuntansi yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak eksternal yang brekepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang terjadi. b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat
keputusan
dalam
aktivitas
perencanaan,
pelaksanaan
dan
pengawasan. c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga set-aset organisasi, termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan dapat diandalkan.
Sedangkan tujuan dari sistem informasi akuntansi menurut James A Hall yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2007:21) antara lain : a. untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen. Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan lainnya. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan pertanggungjawabab. b. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan. c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif.
B. Sistem Pengendalian Internal 1. Pengertian Sistem Pengendalian Internal PSAK 12 memberikan pengertian pengendalian adalah wewenang untuk mengatur dan menentukan kebijakan keuangan dan operasi dari suatu kegiatan usaha dengan tujuan untuk mendapat manfaat dari kegiatan tersebut. Menurut Jamses A Hall dalam buku yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2007:181) adalah :
“ Internal control system terdiri atas berbagai kebijakan, parktik, dan prosedur yang diterapkan perusahaan untuk mencapai empat tujuan umum, yaitu : a. Menjaga aktivitas perusahaan b. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi c. Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan d. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen. Commite of Sponsoring Organization of the Treadway Commissuin (COSO) dalam Amin (2005:70)
memberikan pengertian Sistem Pengendalian
Intern sebagai berikut: Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil lain, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : a. Efektivitas dan efesiensi operasi Kendali di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk mendorong penggunaan yang efektif dan efisien atas sumber dayanya, mencakup personil, untuk mengoptimalkan sasaran perusahaan. Bagian penting dari kendali ini adalah informasi yang akurat untuk pengambilan keputusan internal. Berbagai informasi digunakan untuk membuat keputusan bisnis yang kritis. Sebagai contoh, harga untuk membebankan produk sebagian didasarkan atas informasi tentang biaya pembuatan produk itu. Bagian penting lainnya dari efektivitas dan efisiensi adalah melindungi aset dan arsip. Aset fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan atau hancur secara tidak sengaja kecuali jika aset
tersebut dilindungi oleh kendali yang cukup. Hal yang sama berlaku untuk aset non pisik seperti piutang dagang, dokumen penting, catatan akuntansi (buku besar umum dan jurnal). b. Keandalan pelaporan keuangan Melindungi arsip akuntansi akan mempengaruhi keandalan pelaporan keuangan. Manajemen bertanggung jawab atas menyiapkan laporan keuangan untuk investor, kreditur, dan para pemakai lainnya. Manajemen mempunyai tanggung jawab baik hokum dan professional untuk yakin bahwa informasi tersebut disiapkan secara wajar menurut system pelaporan estándar akuntansi keuangan yang berlaku. c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Organisasi diminta untuk mengikuti banyak aturan hukum dan peraturan yang tidak secara langsung berhubungan dengan akuntansi namun mempengaruhi kehidupan perekonomian yang diterapkan dalam suatu negara. Contohnya, aturan hukum tentang kaitannya dengan perlindungan lingkungan dan hak-hak warga Negara atau peraturan ketenagakerjaan dan peraturan pajak pendapatan. Mulyadi (2001:163) menyatakan bahwa sistem pengendalian meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Adapun pengertian dari struktur pengendalian intern yang dibuat oleh The American Institute of Certified Oublic Accountant (AICPA) seperti yang dikutip oleh Wing Wahyu Winarno (2006:114) adalah sebagai berikut :
“Rencana organisasi dan semua ukuran dan metode terkoordinasi yang diterapkan dalam suatu perusahaan untuk melindungi aktiva, menjaga keakurasian dan keterpercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen”. Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) (2001 : 319.2) memberikan pemahaman tentang struktur pengendalian intern sebagai berikut : “Struktur Pengendalian Intern suatu usaha terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberi keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai” Dari beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern adalah suatu alat bantu dalam melaksanakan fungsi pengawasan yang dikoordinasikan dan dioperasikan dalam suatu perusahaan di mana pengendalian intern tersebut memberikan manfaat bagi perusahaan dalam mengamankan harta kekayaan perusahaan, menjamin ketelitian, kebenaran dan keterandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasinya serta mendorong agar semua kebijakan manajemen dapat dipatuhi. 2.
Tujuan Sistem Pengendalian Internal Menurut Tata Sutabri (2004 :70) , tujuan pengendalian internal meliputi : a. Otorisasi transaksi dan aktivitas yang memadai b. Pemisahan tugas c. Dokumen dan catatan yang memadai d. Pembatasan akses terhadap aktiva e. Pengecekan independen atas kinerja Romney dan Steinbart (2005:30) mengemukakan bahwa pengendalian yang memadai untuk memastikan tercapai tujuan, yaitu :
a. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar. b. Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi). c. Semua transaksi yang valid dan disahkan telah dicatat. d. semua transaksi dicatat dengan akurat. e. Aset (Kas, Persediaan, dan Data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian. f. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif. Menurut Krismiaji (2002 : 215), tujuan dilakukannya pengendalian internal terhadap sebuah sistem informasi akuntansi adalah untuk mencegah timbulnya kerugian bagi sebuah organisasi yang timbul antara lain karena : a. Penggunaan sumber daya yang tidak efektif dan boros b. Keputusan manajemen yang tidak baik c. Kesalahan yang tidak disengaja dalam pencarian dan pemrosesan data d. Kehilangan atau kerusakan karena kecerobohan karyawan e. Tidak ditaatinya kebijakan manajemen dan peraturan lainnya oleh para karyawan f. Perubahan secara tidak sah terhadap system informasi akuntansi atau komponen-komponennya. Sebuah struktur pengendalian juga dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : a) keandalan laporan keuangan b) mendorong efiisensi dan efektivitas c) ketaatan kepada hokum dan peraturan. 3. Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern
Arens dan Loebbeske (2003 :270) menyatakan bahwa unsur-unsur sistem pengendalian intern meliputi : a.
Lingkungan Pengendalian Tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap manjemen puncak, yang terdiri dari para direksi dan pemilik suatu entitas mengenai pengendalian dalam arti penting.
b.
Penetapan Resiko Manajemen Identifikasi dan analisis oleh manajemen atas resiko yang relevan terhadap penyiapan laporan keuangan agar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.
c.
Sistem Informasi dan Komunikasi Akuntansi Metode
yang
dipakai
dapat
mengidentifikasi,
menggabungkan,
mengklasifikasikan, mencatat dan melaporkan transaksi suatu entitas untuk menjamin akuntabilitas untuk akuntansi yang tekait. d.
Aktivitas Pengendalian Kebijakan dan proses yang ditetapkan manajemen untuk memenuhi tujuannya untuk pelaporan keuangan..
e.
Pemantauan Penilaian efektifitas perancangan struktur pengendalian intern secara periodic dan terus menerus oleh manajemen untuk melihat apakah manajemen telah dilaksanakan dengan semestinya dan telah diperbaiki sesuai dengan keadaan.
Lima komponen pengendalian internal, menurut James A Hall
yang
diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2007 : 186) adalah : a.
Lingkungan
Pengendalian
(control
environment),
menentukan
arah
perusahaan mempengaruhi kesadaran pengendalian pihak manajemen dan karyawan. Berbagai elemen penting dari lingkungan pengendalian adalah : 1) Integritas dan nilai etika manajemen 2) Struktur organisasi 3) Keterlibatan dewan komisaris dan komite audit jika ada 4) Prosedur untuk mendelegasikan tanggung jawab dan otoritas 5) Pengaruh eksternal seperti pemeriksaan oleh badan pemerintah 6) Kebijakan dan praktik perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia. b.
Penilaian Resiko (Risk Assessment) Untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola berbagai resiko yang berkaitan dengan laporan keuangan.
c.
Informasi dan Komunikasi Sistem informasi akuntansi terdiri atas berbagai record dan metode yang digunakan
untuk
melakukan,
mengidentifikasi,
menganalisis,
mengklarifikasi dan mencatat berbagai transaksi perusahaan serta untuk menghitung berbagai aktiva dan kewajibab yang terkait didalamnya. Kualitas suatu informasi yang dihasilkan oleh SIA berdampak pada kemampuan pihak manajemen untuk mengambil tindakan serta membuat keputusan
dalam hubungannya dengan operasional perusahaan, serta membuat laporan keuangan yang andal. d.
Pengawasan Proses yang memungkinkan kualitas desain pengendalian internal serta operasinya berjalan. Hal ini dapat diwujudkan melalui beberapa prosedur terpisah atau melalui aktivitas yang berjalan dalam bentuk penggunaan laporan manajemen yang lengkap.
e.
Aktivitas Pengendalian Adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat
diambil untuk mengatasi resiko yang telah
diidentifikasi. Aktivitas pengendalian dapat dikelompokan, pengendalian computer dan pengendelian fisik. C. Siklus Pendapatan 1. Konsep Dasar Pendapatan Pendapatan adalah peningkatan ekuitas pemilik yang timbul dari penjualan barang dagangan atau jasa kepada pelanggan dan merupakan salah satu hal yang penting dalam perusahaan karena setiap perusahaan akan menggantungkan hidupnya kepada pendapatan untuk dapat tetap bertahan hidup. Perusahaan berdasarkan sifatnya ada dua macam yaitu perusahaan profit motif dan perusahaan non profit motif. Tetapi dalam pelaksanaannya perusahaan tetap membutuhkan pendapatan sebagai alat yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan perusahaan itu sendiri dalam melaksanakan aktivitasnya.
Perusahaan dalam usahanya untuk memperoleh pendapatan ini dapat melalui penjualan produk, menyediakan jasa ataupun kedua-duanya. 2. Pengertian Pendapatan Pendapat yang dikemukakan oleh Ikatan Akuntan Indonesia yaitu bahwa pendapatan adalah peningkatan jumlah aktiva atau penurunan kewajiban suatu badan usaha,yang timbul dari penyerahan barang dagang/jasa atau aktivitas usaha lainnya didalam suatu periode. Ikatan Akuntan Indonesia juga mengemukakan pendapatnya mengenai istilah pendapatan dalam Standar Akuntansi Keuangan No.23 yaitu : “pendapatan adalah penghasilan yang timbul dari aktivitas perusahaan yang biasa dan dikenal dengan sebutan yang berbeda seperti penjualan, penghasilan jasa (fees), bunga, deviden, royalty dan sewa”. Dapat disimpulkan bahwa pendapatan merupakan penghasilan yang timbul dari aktivitas perusahaan berupa penyerahan barang dagangan atau jasa dan aktivitas parusahaan lainnya di dalam suatu periode. 3. Pengakuan Pendapatan Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia, pengakuan pendapatan meliputi : a. Pendapatan diakui pada saat selesainya produksi b. Pendapatan diakui secara proporsional selama tahap produksi c. Pendapatan diakui pada saat pembayaran diterima d. Pendapatan dari penjualan konsinyasi. 4. Pengertian dan Tujuan Siklus Pendapatan Siklus
pendapatan (Sistem Informasi Akuntansi, Hall , 2001 :
58) adalah
rangkaian aktivitas yang melibatkan pemrosesan penjualan kas, penjualan kredit,
dan penerimaan kas yang mengikuti penjualan kredit. Secara singkat subsistem utama dari siklus pendapatan adalah : a. Pemrosesan Pesanan Penjualan Mayoritas penjualan bisnis dilakukan atas dasar kredit dan melibatkan tugastugas seperti penyiapan pesanan pelanggan, pemberian kredit, pengiriman produk kepada pelanggan, penagihan pelanggan, pencatatan transaksi dalam akun-akun yaitu piutang dagang, persediaan,biaya dan penjualan. b. Penerimaan Kas Untuk penjualan kredit, sebagian periode waktu berlalu antara titik penjualan dan penerimaan kas. Pemrosesan penerimaan kas meliputi pengumpulan kas, deposito kas di bank dan pencatatan peristiwa ini dalam akun piutang dagang dan kas. Maka secara singkat dapat disimpulkan bahwa siklus pendapatan merupakan rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Terdiri atas transaksi: a. Penjualan kredit b. Penagihan/penerimaan piutang c. Penyesuaian penjualan (diskon, retur dan rabat penjualana, piutang
dan kerugian
Tujuan umum siklus pendapatan yang terjadi dalam suatu perusahaan adalah memfasilitasi pertukaran barang atau jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimikili oleh konsumen. 5.
Siklus Pendapatan pada Aktivitas Bisnis Terdapat empat dasar siklus pendapatan pada aktivitas bisnis, yaitu : a.
Sales order entry Sales order entry process memerlukan tiga tahapan: 1) Mendapatkan order dari customer 2) Mengecek dan meminta persetujuan untuk kredit customer 3) Mengecek ketersediaan barang
b.
Pengiriman Aktivitas dasar kedua pada siklus pendapatan adalah mencatat order kostumer dan mengirim barang yang diinginkan, terdiri dari dua tahap: 1) Mengambil dan mengemas barang yang dipesan 2) Mengirim barang
c.
Billing and accounts receivable Aktivitas dasar yang ketiga dari siklus pendapatan melibatkan: 1) Membuat daftar tagihan kepada kostumer (customers Billing) 2) Mengupdate piutang usaha (accounts receivable)
d.
Cash collections Aktivitas dasar yang ketiga dari siklus pendapatan melibatkan: 1) Menangani pembayaran kostumer (customer remittances). 2) Memindahkan pembayaran pada bank yang ditunjuk.
Mengenai kegiatan siklus pendapatan ini dapat dilihat pada gambar 2-1. 6. Keputusan Kunci Pada Siklus Pendapatan Tujuan utama dari siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat pada lokasi pasar yang tepat, dilakukan pada waktu yang tepat, untuk harga yang tepat (the right product in the right place at he right time for the right price). Bagaimana perusahaan mencapai tujuan tersebut? Untuk mencapai tujuan utama siklus pendapatan, manajemen harus membuat beberapa keputusan:
a. Bagaimana dapat mengembangkan kustomisasi produk pada masing-masing keinginan kostumer? b. Berapa banyak inventori yang harus disediakan, dan dimana lokasi inventori tersebut diletakkan? c. Bagaimana barang dagangan dapat dikirim kepada kostumer? Apakah perusahaan membentuk armada pengiriman sendiri atau memberikan kepada pihak lain (outsource)? d.
Apakah pemberian kredit kepada kostumer terus dikembangkan?
e. Seberapa banyak batasan kredit diberikan kepada kostumer? f. Macam kredit apa yang perlu ditawarkan kepada kostumer? g. Bagaimana kostomer dapat melakukan proses pembayaran agar bisa meminimasi cash flow? 7. Informasi yang Diperlukan dalam Siklus Pendapatan a. Operational Data
Data operasi dibutuhkan untuk memonitor performansi dan melakukan
tugas
berulang: 1) Merespon permintaan kostumer tentang saldo akun dan status order 2) Menetapkan apakah extend credit diberikan kepada kostumer secara khusus 3) Menentukan ketersediaan inventory 4) Memilih metode untuk pengiriman barang b. Current and Historical Information Current and historical information dibutuhkan agar manajemen mampu membuat keputusan strategik: 1.)
Seting harga untuk produk dan jasa
2.)
Menetapkan kebijakan berkenaan dengan sales returns dan garansi
3.)
Menetapkan syarat-syarat kredit yang diajukan
4.)
Menetapkan kebutuhan peminjaman jangka pedek
5.)
Merencanakan kampanye pemasaran baru
c. Performance Evaluation SIA harus mampu mensuplay informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi performansi dari proses kritis : 1) Waktu respon permintaan kostumer 2) Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim order 3) Presentase penjualan yang dilakukan back orders 4) Customer satisfaction rates and trends
5) Analisis keuntungan (Profitability analyses) terhadap produk, kostomer, area penjualan 6) Volume penjualan terhadap nilai uang dan jumlah kostumer 7) Advertesi dan promosi yang efektif 8) Performansi staf penjualan
Periksa file sejarah kredit Catatan stok
Pesanan pelanggan
Pengiriman barang
Persetujuan penjualan
Pelanggan
Surat jalan
Penerimaan kas dari pelanggan
Dokumen tagihan
Surat jalan
Mutasi data kas/bank
Persiapkan penagihan
File catatan A/R pelanggan
Gambar 2-1 Siklus Pendapatan
D. Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Intern Atas Siklus Pendapatan 1. Penjualan a. Pengertian penjualan Penjualan menurut (PSAK) Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan No. 23 paragraf 6 (2004 :6) adalah : “Arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktifitas normal perusahaan selama satu periode bila arus masuk itu mengakibatkan kenaikan ekuitas yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal”.
Menurut Mulyadi (2002) , penjualan adalah kegiatan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit. Transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru akan diserahkan oleh perusahaan kepada pemberli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai. Dari kedua pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa penjualan merupakan
suatu
kegiatan aktivitas perusahaan
dalam menyalurkan
barang/jasa kepada pembeli atas barang/jasa yang dihasilkan perusahaan yang akan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan tersebut dan pemenuhan kebutuhan bagi kepentingan pembeli. Penjualan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu tunai dan kredit. Penjualan secara tunai akan menghasilkan atau
menerima kas sedangkan
aktivitas penjualan kredit yaitu apabila order
diterima dari pembeli telah dipenuhi dengan pengiriman barang, dan akibatnmya untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai piutang terhadap pembeli tersebut. Piutang inilah yang diharapkan dapat dicairkan tepat pada waktunya sehingga dapat digunakan sebagai sumber pembiayaan untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan. Adapun dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit adalah : 1)
Surat order pengiriman dan tembusannya
2)
Faktur dan tembusannya
3)
Rekapitulasi harga pokok pejualan
4)
Bukti memorial Catatan akuntansi yang digunakan dalam system penjualan kredit
menurut Hall (2001 : 202 ) adalah sebagai berikut : 1) Pesanan Penjualan 2) Jurnal Penjualan 3) Buku Besar Pembantu Piutang 4) Rekening Kontrol Piutang (buku besar umum) 5) Buku Besar Pembantu Persediaan 6) Pengawasan Persediaan 7) Rekening Penjualan (buku besar umum) Fungsi yang terkait dalam system penjualan kredit menurut Hall (2001:184) adalah : 1) Departemen Penjualan
Departemen
penjualan
menerima
pesanan
pelanggan
yang
mengidentifikasikan tipe dan kuantitas dari barang dagangan yang diminta. Formulir pesanan pelanggan tidak standar berbeda antara perusahaan yang satu dengan lainnya. Dokumen pesanan pelanggan inilah yang merupakan dokumen sumber dalam proses pesanan penjualan. 2) Departemen Kredit Departemen ini melakukan pemeriksaan kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan dan memberikan persetujuan apakah pelanggan dapat diberikan kredit atau tidak dan memastikan bahwa kredit yang diberikan tidak melebihi pagu kredit yang sudah ditentukan perusahaan. 3) Departemen Pergudangan dan Pengiriman Proses selanjutnya adalah memeriksa ketersediaan barang oleh department pergudangan dan membuat surat keluar barang berdasarkan salinan pesanan penjualan yang diterima dari department penjualan. Departemen pergudangan ini yang akan menyesuaikan catatan persediaan. Setelah barang disiapkan maka bagian pengiriman barang melakukan pengiriman barang disertai surat jalan 4) Departemen Penagihan Departemen penagihan mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan, mencocokan data-data yang ada dalam salinan pesanan penjualan apakah telah sesuai dengan surat keluar barang / surat jalan. Dengan melakukan perhitungan harga berdasarkan kuantitas yang dikirim, biaya-biaya pajak dan ongkos angkut, maka departemen ini membuat penagihan ke pelanggan.
5) Departemen Pengawasan Persediaan Departemen pengawasan persediaan menggunakan surat perintah pengeluaran barang sebagai dokumen bukti untuk menyesuaikan buku besar tambahan persediaaan. Pada akhir periode, nilai uang dari total penurunan persediaan dirangkum dalam dokumen jurnal dan dikirimkan ke buku besar umum untuk dilakukan proses posting nilai persediaan terhadap harga pokok penjualan. 6) Departemen Piutang Departemen piutang akan memposting data salinan buku besar pesanan penjualan pada buku besar tambahan piutang. Secara berkala, petugas meringkas saldo setiap rekening dan mengirimkannya ke buku besar umum. 7) Departemen Buku Besar Umum Dengan melakukan penutupan periode pemrosesan , departemen buku besar umum menerima dokumen jurnal dari departemen penagihan dan pengawasan persediaan.
b. Sistem Pengendalian Intern atas penjualan Soemita (1998:177) mengatakan bahwa Sistem penendalian intern atas penjualan meliputi : 1) Semua penjualan baik kontan maupun kredit harus dibukukan dengan tepat dan teliti. 2) Semua pengeluaran barang-barang dari gudang,baik yang dijual maupun keperluan lain harus diperiksa sedemikian rupa sehingga memungkinkan pencurian dapat dikurangi sampai seminimum mungkin.
3) Penerimaan piutang dari para pelanggan perkas,pembebanan piutang kepada para pelanggan dan pengkreditan hasil penjualan harus dibukukan dengan tepat. 4) Retur penjualan harus benar-benar disetujui dan harus dicegah adanya pencurian, kecurangan dan kesalahan. 5) Penanganan penjualan dan penerimaan uang kas harus dipisahkan sedemikian rupa sehingga dapat diperoleh suatu sistem pengecekan intern yang tepat. 6) Pengendalian yang sesuai harus dilakukan terhadap penjualan dengan kredit sehingga ketelitiannya secara teratur dapat dicek dengan membuka perkiraan pengendalian “Piutang-Piutang Dagang”. Dari teori tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern atas penjualan meliputi pencatatan atas transaksi yang tepat dan teliti, otorisasi oleh pihak yang memliki wewenang dalam menangan penjualan baik kontan maupun kredit,pemisahan tanggung jawab antara bagian penjualan dengan bagian penerimaan kas, persetujuan adanya retur penjualan, yang secara keseluruhan
bertujuan
untuk
menghindari
kekeliruan-kekeliruan
dan
penyelewengan-penyelewengan yang terjadi dalam perusahaan./10hh c. Tujuan Sistem Pengendalian Intern Penjualan Alvin A.Arens dan James K.Loebbecke (1993:401) menyatakan bahwa tujuan sistem pengendalian intern atas penjualan meliputi : 1) Penjualan yang dicatat adalah untuk pengiriman aktual kepada pelanggan non fiktif (keabsahan)
2) Transaksi penjualan diotorisasi dengan pantas (otorisasi) 3) Penjualan yang ada telah dicatat (kelengkapan) 4) Penjualan yang dicatat adalah untuk jumlah barang yang dikirim dan ditagih serta dicatat dengan benar (penilaian) 5) Transaksi penjualan diklasifikasikan dengan pantas (klasifikasi) 6) Penjualan dicatat dalam waktu yang sesuai (tepat waktu). 7) Transaksi penjualan dimasukan dengan pantas dalam berkas induk dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan pengikhtisaran). Joseph
W.
Wilkinson dalam Agus maulana (1995:48) tujuan sistem
pengendalian intern atas penjualan meliputi : 1) Membuktikan bahwa seorang pelanggan memang layak kredit. 2) Menyampaikan produk atau jasa pada tanggal yang disepakati. 3) Mengirimkan tagihan atas produk atau jasa yang diberikan secara tepat waktu dan akurat. 4) Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan tunai dengan segera dan akurat. 5) Membukukan penjualan dan penerimaan tunai kepada rekening pelanggan yang bersangkutan dalam buku besar piutang. 6) Mengamankan produk dan uang tunai sampai saat pengiriman atau pengiriman ke bank. 7) Menyiapkan semua dokumen yang di butuhkan serta laporan-laporan manajerial yang berkaitan dengan penjualan produk atau jasa.
Dari kedua teori tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan dari system pengendalian intern atas penjualan adalah menjamin bahwa aktivitas penjualan yang terjadi dalam perusahaan telah dicatat dengan baik dan transaksi-transaksi penjualan dapat di klasifikasikan dengan mudah sehingga memperkecil terjadinya kesalahan-kesalahan baik disengaja maupun yang tidak disengaja. d. Prosedur Penjualan Kredit Menurut Hall (2001 : 184-193) , prosedur penjualan kredit yaitu : 1) Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang menerima pesanan pelanggan yang mengidentifikasi tipe dan kuantitas dari barang dagangan yang diminta. Pada tahap ini format surat pesanan dari pelanggan tidak standar dan mungkin tidak berbentuk dokumen fisik. Pesanan diterima dapat melalui surat, telepon, faksimili, agen penjualan yang dating. 2) Departemen kredit melakukan transaksi persetujuan yang berhubungan langsung dengan pemerikasaan kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. 3) Departemen penjualan menyerahkan surat perintah pengeluaran barang (Picking Tiket) dan salinan pesanan penjualan ke bagian pergudangan. 4) Sebelum menerima barang dan salinan surat perintah pengeluaran barang, deparemen pengiriman menerima salinan dokumen pengiriman dan surat jalan yang berasal dari Departemen penjualan. Dokumen pengiriman bersama dengan barang dikrim ke pelanggan untuk menggambarkan isi
kiriman tersebut. Surat jalan memberikan departemen penagihan bahwa pesanan pelanggan sudah dipenuhi dan dikirim. 5) Departemen penagihan mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan dan mencocokan, menerjemahkan, dan mendistribusikan informasi ke departemen lain. 6) Departemen
pengawasan
persediaan
menggunakan
surat
perintah
pengeluaran barang sebagai dokumen bukti untuk menyesuaikan buku besar tambahan persediaan. 7) Departemen piutang akan memposting data salinan buku besar pesanan penjualan pada buku besar tambahan piutang. 8) Departemen buku besar umum menerima dokumen jurnal dari departemen penagihan dan pengawasan persediaan dan ringkasan rkening dari departemen piutang. Secara garis besar proses transaksi penjualan tersebut digambarkan pada gambar 2-2 pada halaman lampiran. 2. Piutang a.
Pengertian Piutang Piutang secara umum dianggap sebagai suatu perkiraan yang timbul akibat adanya kegiatan perusahaan dalam hal pemberian kredit. Definisi piutang menurut ahlinya adalah sebagai berikut : “Piutang adalah klaim uang, barang, atau jasa kepada pelanggan atau pihakpihak lainnya”. (Kieso 2002:82)
“Piutang merupakan dana yang terutang oleh pelanggan atas barang atau jasa yang telah dijual, diserahkan kepada mereka secara kredit, maka jumlah piutang seringkali merupakan jumlah mayoritas modal kerja perusahaan” (Bodnar 2000:381) Piutang harus dikelola secara cermat dengan cara melaksanakan administrasi dengan tertib dan perlakuan akuntansi yang layak yang akan bermuara pada suatu laporan yang dapt diandalkan, sehingga diperlukan pengendalian internal terhadap piutang yang bertujuan untuk menghasilkan tagihan segera serta akurat atas transaksi penjualan yang telah dilakukan. Salah satu bentuk pengendalian internal atas piutang dapat dilakukan dengan melakukan pemisahan fungsi antara fungsi penagihan dan pencatatan piutang b.
Prosedur Pencatatan Piutang prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur yang terjadi karena transaksi penjualan kredit, retur penjualan, penerimaan kas dari piutang dan penghapusan piutang. Tidak semua piutang yang ada mempunyai kemungkinan untuk dapat ditagih secara keseluruhan. Makan untuk mengetahui status piutang dan kemungkinan tertagih atau tidaknya piutang tersebut, secara periodic fungsi pencatatan piutang menyajikan informasi piutang setiap debitur kepada manajer keuangan. Daftar umur piutang merupakan laporan yang dihasilkan dari kartu piutang, yang merupakan salah satu bentuk pengendalian piutang. Dokumen – dokumen pokok yang biasanya digunakan sebagai dasar dalam pencatatan ke dalam kartu piutang adalah :
1) Faktur Penjualan 2) Bukti kas masuk 3) Memo kredit 4) Bukti memorial Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencata transaksi menyangkut piutang adalah : 1) Jurnal penjualan 2) Jurnal retur penjualan 3) Jurnal umum 4) Jurnal penerimaan kas 5) Kartu piutang c.
Piutang Tak Tertagih piutang yang diberikan perusahaan kepada konsumen mengandung resiko. Resiko ini bervariasi dari tiap-tiap konsumen tergantung reputasi pembayaran konsumen. Timbulnya piutang tak tertagih apabila piutang diberikan kepada konsumen yang memiliki reputasi pembayaran yang tidak baik yang merupakan suatu kerugian atau beban penjualan kredit. “Beban piutang tak tertagih merupakan beban pada periode berjalan karena adanya piutang dagang yang pada akhirnya tidak tertagih” (Henry Simamora 2002:231).
3. Penerimaan Kas a. Pengertian Kas
“Kas adalah aktiva yang paling likuid, merupakan media pertukaran standard dan dasar pengukuran serta akuntansi untuk semua pos-pos lainnya”. (Kieso,Weigant and Warfield, 2002:380) b.
Fungsi Yang Terkait dengan Kas Menurut Hall (2001:200-201), fungsi yang tekait dengan kas adalah : 1) Departemen Penerimaan tunai/kas 2) Departemen Piutang 3) Departemen Buku Besar 4) Departemen Pengawasan
c.
Catatan Akuntansi Yang Digunakan Menurut Hall (2001:202) dokumen yang digunakan dalam system penerimaan kas dari piutang adalah : 1) Dokumen pembayaran cek 2) Daftar jurnal pembayaran 3) Penerimaan kas 4) Buku besar piutang 5) Rekening control piutang 6) Rekening kas
d.
Dokumen yang digunakan Menurut Mulyadi (2001 : 488) dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah : 1) Surat Pemberitahuan
Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melaui penagih perusahaan atau pos. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang didalam kartu piutang. 2) Daftar Surat Pemberitahuan Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka amplop surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagih. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. 3) Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke
bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor ke bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas. 4) Kwitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran hutang kepada mereka. Kwitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancelled check kepada check issuer, kwitansi juga sebagai tanda penerimaan kas digantikan fungsinyaoleh cancelled check. e.
Prosedur Penerimaan kas dari Piutang Menurut Hall (2001:199-201), prosedur penerimaan kas dari piutang adalah : 1) Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan bukti pembayaran. Dokumen ini berisi informasi kunci yang diperlukan untuk keperluan transaksi rekening pelanggan 2) Departemen
penerimaan
tunai/kas
mencocokan
kebenaran
dan
kelengkapan antara cek dengan bukti pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas yang seharusnya dapat diindentifikasi pada proses ini. Setleah dicocokan antara cek dengan bukti pembayaran, kasir mencatat
tunai pada jurnal penerimaan tunai. Semua transaksi penerimaan tunai, termasuk penjualan tunai, penerimaan tunai lainnya dan penerimaan atas rekening tunai dicatat pada jurnal penerimaan tunai. Untuk setiap cek yang diterima dari pelanggan harus dijurnal terpisah pada jurnal penerimaan tuani. 3) Departemen piutang melakukan proses posting bukti pembayran pada rekening pelanggan dibuku besar pembantu piutang. Setelah proses posting, bukti pembayran diarsipkan untuk jejak audit. Pada hari akhir, petugas departemen piutang menringkas rekening buku pembantu piutang dan menyerahkan ringkasannya ke departemen buku besar umum. 4) Secara berkala departemen buku besar menerima jurnal dari departemen penerimaan kas dan ringkasan dari departemen piutang. Petugas melakukan proses posting dari dokumen jurnal ke rekening control piutang dan rekening control kas, mencocokan rekening control piutang dengan ringkasan buku besar pembantu piutang dan arsip dari dokumen jurnal. 5) Secara berkala petugas pengawasan dari depantemen pengawasan mencocokan penerimaan tunai dengan membandingkan dokumendokumen berikut : (1) salinan dari bukti pembayaran, (2) slip setoran bank yang diterima dari bank, (3) dokumen jurnal dari departemen penerimaan tunai dan departemen piutang. Prosedur penerimaan kas/tunai dapat dilihat pada diagram arus data pada gambar 2-4 pada halaman lampiran
f.
Pengendalian Internal Penerimaan Kas Menurut mulyadi (2001 : 455) disebutkan bahwa sumber penerimaan kas dalam perusahaan berasal dari penjualan tunai dan kredit (piutang). Dalam sistem pengendalian penerimaan kas, kas harus disetor ke bank dalam jumlah penuh pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya. Tidak diperkenankan melakukan pengeluaran kas dari yang diterima melalui sumber-sumber tersebut. Dengan demikian, maka catatan penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas dapat direkonsiliasi dengan catatan setoran ke bank yang terdapat dalam rekeningkoran bank. Dengan kata lain, catatan perusahaan dapat dicek ketelitiannya dengan cara membandingkan catatan pada bank.
4. Pengendalian Internal Sistem Informasi Berbasis Komputer Dengan adanya sistem informasi berbasis komputer berarti pengendalian internal terkait dengan teknologi pemrosesan. Resiko – resiko yang mungkin terjadi akan diidentifikasi. Pertimbangan pengendalian untuk sistem berbasis computer menurut James A Hall yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2007 : 265) adalah : a. Otorisasi Transaksi Tugas otorisasi transaksi dalam sistem pemrosesan real time dilakukan secara otomatis. Manajemen dan akuntan harus memberikan perhatian lebih atas kebenaran aturan program computer dan kualitas dari data yang digunakan untuk membuat keputusan b. Pemisahan Tugas
Sejumlah tugas yang biasanya dipisah-pisah dalam sistem manual digabungkan pada sistem berbasis computer. Aplikasi komputer melaksanakan tugas pengendalian persediaan, piutang dagang, penagihan dan buku besar umum. Karena tidak terdapat pemisahan pada area ini, perhatian kita berfokus pada integrasi program komputer yang melaksanakan tugas-tugas tersebut. Akuntan harus mencari jawaban atas pertanyaan-pertanyaan : apakah logika program komputer sudah benar ? apakah semua orang menerima aplikasi tersebut sejak pertama digunakan ? apakah perubahan yang dilakukan pada program mengakibatkan terjadinya kesalahan yang tidak terlihat ?
Pertanyaan-pertanyaan ini
mengingatkan akuntan untuk memisahkan tugas dalam mendesain, menyimpang, dan mengoperasikan program komputer. Pemrograman yang menulis program komputer seharusnya bukan yang bertanggungjawab untuk membuat perubahan atas program tersebut. Keduafungsi ini harus dipisahkan dalam pengoperasian sistem sehari-hari. c. Supervisi Pada sistem POS, dimana persediaan dan kas beresiko, supervisi merupakan hal penting. Pelanggan dapat secara langsung mengakses persediaan pada sistem POS, dan kejahatan pencurian barang merupakan hal yang menjadi perhatian manajemen. Supervise dalam bentuk kamera pengamatan dan penjagaan toko dapat mengurangi resiko tersebut. Teknik ini juga dapat dipakai untuk staf yang menangani penerimaan uang tunai dari pelanggan. Selain itu, gulungan kertas internal mesin kasir juga
merupakan bentuk supervise. Gulungan kertas tersebut berisi semua catatan transaksi penjualan yang sudah diproses oleh mesin kasir. Hanya pengawas staf yang mempunyai akses ke gulungan tersebut, yang digunakan untuk mencatat saldo laci mesin kasir pada saat pergantian staf. d. Pengalihan Akses Dalam sistem yang terkomputerisasi, catatan akuntansi disimpang dalam bentuk digital dan rentan terhadap akses yang tidak mempunyai otorisasi dan tidak terdeteksi. Hal ini dapat menarik orang untuk melakukan penipuan, perusakan oleh karyawan yang kecewa, atau kecelakaan. Resiko tambahan terjadi pada sistem realtime yang sering kali menyimpan catatan akuntansi pada bentuk digital. Tanpa adanya dokumen fisik untuk cadangan, kehancuran file komputer dapat mengakibatkan perusahaan tidak mempunyai catatan akuntansi lagi. Untuk menjaga integritas dari catatan akuntansi perusahaan harus menerapkan pengendalian yang membatasi akses ke file. Selain itu juga resiko dari program komputer yang membuat program pembuat keputusan, manipulasi catatan akuntansi, dan mengizinkan akses ke aktiva. Tanpa adanya pengendalian akses yang baik perusahaan dapat menderita kerugian karena penipuan dan kesalahan. e. Catatan Akuntansi Dokumen-dokumen catatan akuntansi dalam bentuk dokumen sumber, jurnal, buku besar yang merupakan jejak audit, dalam sistem informasi berbasis computer tidak berupa dokumen fisik melainkan tersimpan dalam peralatan penyimpanan magnetis. Sehingga pihak manajemen, akuntan
dan auditor harus memahami prinsip-prinsip operasional dari sistem manajemen data yang digunakan f. Verifikasi Independen Verifikasi independen merupakan pemeriksaan independent terhadap sistem akuntansi yang digunakan untuk mengidentifiksi adanya kesalahan dalam pelaksanaan transaksi. Beberapa contoh verifikasi independent antara lain : 1) rekonsiliasi total batch pada titik-titik waktu tertentu secara periodik selama pemrosesan transaksi 2) perbandingan aktiva fisik dengan catatan akuntansi 3) rekonsiliasi akun-akun buku besar pembantu dengan akun-akun control 4) pemeriksaan laporan – laporan yang merangkum aktivitas bisnis oleh pihak manajemen 5) audit berkala oleh auditor independent internal dan eksternal Pengendalian internal sistem informasi berbasis computer dibagi dalam dua kategori utama , yaitu pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum diterapkan pada serangkaian eksposur yang secara sistematis mengancam integritas semua aplikasi yang diproses dalam lingkungan sistem informasi berbasis computer. Yang termasuk dalam pengendalian umum adalah : a)
control sistem operasi
b)
control manajemen data
c)
control struktur organisasi
d)
control pengembangan sistem
e)
control pengembangan sistem
f)
control pemeliharaan sistem
g)
control pusat computer
h)
control internet dan intranet
i)
control pertukaran data elektronik
j)
control computer personal Sedangkan pengendalian aplikasi diterapkan terhadap pemakaian
seperangkat peralatan software dan hardware yang digunakan. Mengenai sifat eksposur yang mungkin terjadi dan teknik control yang dapat dilakukan atas pengendalian internal sistem berbasis computer ini dapat dirangkum pada table 2-1.
5. Internal Control Questionaire (ICQ) Internal control questionnaire merupakan serangkaian pertanyaan tentang pengendalian dalam setiap area audit yang digunakan sebagai alat untuk memberi petunjuk kepada auditor aspek-aspek dari pengendalian intern yang tidak memadai. Mulyadi (2002:200) mengatakan bahwa standard internal control questionnaire (Kuesioner Pengendalian Intern Baku) merupakan cara yang banyak dipakai oleh auditor dalam mendokumentasikan informasi pengendalian intern kliennya. Internal Control Questionare memiliki kebaikan dan kelemahan,
Mulyadi (2002:200) mengatakan kebaikan penggunaan kuesioner pengendalian intern baku ini adalah dapat memberikan pedoman bagi auditor dalam mengajukan pertanyaan mengenai informasi pengendalian intern yang berlaku dalam berbagai jenis perusahaan. Di lain pihak, kelemahan penggunaan kuesioner pengendalian intern baku adalah : a. Kemungkinan menimbulkan kecenderungan bagi penanya untuk menyalin data jawaban yang pernah diperoleh tahun sebelumnya. b. Seringkali kuesioner pengendalian intern baku yang hanya merupakan cara untuk mengumpulkan data, dianggap sebagai hasil akhir, sehingga penanya seringkali tidak memahami kenyataan yang ada di balik jawaban ya dan tidak yang tercantum di dalamnya.
E. Hubungan Sistem Pengendalian Intern atas Penjualan dengan Pengamanan Pendapatan Suatu perusahaan yang masih sederhana, pihak menejemen dapat mengawasi kegitan perusahaan secara langsung. Tetapi dalam perusaaan yang berkembang dan besar maka pihak manajemen tidak dapat mengawasi kegiatan perusahaan secara langsung karena semakin banyak yang perlu diawasi dan semakin luas masalah yang dihadapi sehingga dalam perusahaan tersebut semakin diperlukan suatu alat bantu yang dapat membantu pihak manajemen dalam menjalankan fungsi pengawasannya. Dengan semakin berkembangnya suatu perusahaan maka pihak manajemen akan melakukan perubahan-perubahan baik dalam kebijakan-kebijakan,
struktur organisasinya , sistem yang digunakan oleh perusahaan secara keseluruhan maupun perubahan-perubahan yang lain. Hal ini dilakukan agar pelaksanaan aktivitas dalam perusahaan dapat lancar dan dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Tujuan perusahaan dapat dicapai melalui salah satu aktivitasnya yaitu dengan melakukan penjualan yang merupakan salah satu tugas utama perusahaan. Penjualan ini dapat dikatakan sebagai ujung tombak perusahaan dalam aktivitasnya karena dalam usahanya utuk menghasilkan profit maka perusahaan harus melakukan aktivitas penjualan dengan menjual produk yang dihasilkannya. Dalam aktivitas penjualan produk tersebut dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan penjualan tunai maupun dengan penjualan kredit. Masing-masing penjualan tersebut, yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit berbeda perlakuannya karena dalam penjualan kredit, setelah prosedur tambahan yaitu prosedur penagihan atas piutang tersebut. Dalam aktivitas penjualan baik tunai maupun kredit perlu adanya pengawasan atas aktivitas tersebut, pengawasan tersebut dapat dilakukan melalui alat yang disebut dengan prosedur. Agar pengawasan atas aktivitas penjualan baik tunai maupun kredit tersebut memadai maka diperlukan juga prosedur atas penjualan yang memadai pula. Prosedur yang dilaksanakan perusahaan akan membantu pihak manajemen dalam melaksanakan pengendalan dan pengawasan atas aktivitas penjualan kredit, harus memiliki prosedur pencatatan yang memadai dan pemisahan fungsi yang jelas dari masing-masing bagian sehingga penagihan dapat dilakukan dengan baik. Penjualan baik tunai dan kredit merupakan pendapatan yang diperoleh perusahaan, oleh karena itu diperlukan pengamanan dan pemeliharaan atas
pendapatan perusahaan tersebut. Pengamanan dan pemeliharaan atas pendapatan dapat dilakukan oleh pihak manajemen secara langsung apabila perusahaan tersebut masih relatif kecil sedangkan apabila perusahaan tersebut besar maka pihak manajemen dalam melakukan pengawasan akan semakin terbatas. Untuk itu pihak manajemen memerlukan suatu alat bantu yang disebut sebagai pengendalian intern agar dapat mengamankan aktivitas dalam hal penjualan baik tunai maupun kredit. Oleh karena itu pihak manajemen harus mampu untuk menciptakan pengendalian intern diseluruh kegiata perusahaan, khususnya dalam penjualan baik tunai maupun kredit. Dalam aktivitas penjualan, alat ini sangat diperlukan oleh perusahaan untuk memperkecil kemungkinan-kemungkinan yang mengakibatkan kerugian bagi pihak perusahaan iu sendiri. Seperti adanya kelalaian karyawan dalam melakukan penjumlahan, tidak tercatatnya suatu transaksi, perhitungan cut off yang salah, piutang yang tidak tertagih dan lain sebagainya ,karena hal itu akan mengurangi pendapatan yang diterima oleh perusahaan. Dalam perusahaan, pendapatan digunakan untuk mengukur keberhasilan suatu perusahaan dalam melaksanakan aktivitasnya sehingga diperlukan pengamanan yang memadai atas pendapatan yang diperoleh perusahaan. Untuk itu pihak manajemen harus mengupayakan suatu alat pengendaalian intern agar pengamanan atas pendapatan yang dihasilkan dapat dilakukan secara memadai. Sistem pengendalian intern ini biasanya meliputi pemisahan fungsi dan tanggung jawab dalam struktur organisasinya, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang jelek, praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dalam perusahaan, karyawan yang memiliki kualitas sesuai dengan tanggung jawab. Hal ini sangat
diperlukan dalam perusahaan dengan maksud agar dapat menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansinya, mendorong efisiensi dalam operasinya serta mendorong setiap pihak untuk memauji kebijakakebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Karena pendapatan ini yang akan menjadi modal perusahaan dalam mengembangkan usaha dan melaksanakan aktivitas, serta menjadi tolok ukur bagi perusahaan dalam menilai keberhasilannya. Untuk itu perusahaan perlu untuk menciptakan
pengendalian
intern
yang
memadai,
yang
diharapkan
dapat
mengamankan pendapatan dari hasil penjualan baik tunai maupun kredit. Dengan kata lain pengendalian intern atas penjualan yang memadai akan berdampak pada semakin baiknya pengamanan terhadap pendapatan perusahaan.
Tabel 2-1 Eksposur Sistem Informasi Berbasis Komputer dan Kontrol
Wilayah Resiko
Sifat Eksposur
Teknik Kontrol
1. Sistem Operasi
Ancaman bersifat aksidental dan disengaja, termasuk usaha untuk mengakses data secara illegal, melanggar privasi pemakai atau melakukan tindakan jahat
Kontrol khusus untuk akses, control kata sandi, control virus, control jejak audit dan control toleransi kesalahan.
2. Manajemen Data
Pendukung data yang tidak memadai dan akses yang tidak diotorisasi oleh personal yang memiliki otoritas maupun tidak
Kontrol Pendukung : prosedur pendukung file akses langsung dan pendukung database dan prosedur pemulihan Kontrol Akses : Subskema, kata sandi, peraturan otorisasi, prosedur yang ditentukan pemakai, enkripsi, perangkat biometric dan control inferensi
3. Struktur Organisasi
Pemprograman dan operator yang melakukan fungsi-fungsi yang saling bertentangan dapat melakukan kecurangan dalam pemrograman. Standar dokumentasi mungkin tidak memadai untuk mendukung audit. File-file data dalam perpustakaan kaset rentan terhadap kehilangan,penghancuran dan akses illegal
Fungsi-fungsi pemprograman, operasi computer, perpustakaan kaset dan administrator database harus dikelola secara terpisah
4. Pengembangan Sistem
Pengembangan proyek yang tidak deodorizes menghasilkan aplikasi yang keliru terhadap sumber daya keuangan. Proyek-proyek yang diprioritaskan dengan tidak benar akan menghasilkan penetapan alokasi sumber
Otorisasi sistem, aktivitas yang dispesifikasi oleh pemakai, aktivitas design teknis, partisipasi audit internal, pengujian program dan pengujian pemakai serta prosedur penerimaan
daya yang tidak efisien. Sistem yang baru diimplementasikan berisi kesalahan-kesalahan material, kecurangan atau gagal memenuhi kebutuhan pemakai. Dokumentasi sistem yang kualitasnya buruk merintangi aktivitas audit dan pemeliharaan
5. Pemeliharaan Sistem
Perubahan yang tidak diotorisasi dapat menghasilkan kesalahan program, kecurangan dan informasi yang keliru disajikan dalam laporan keuangan dan kepada pemakai, kegagalan sistem dan kekacauan yang parah dalam kegiatan operasi
Otorisasi program pemeliharaan, keterlibatan pemakai, spesifikasi teknik, pengujian program, dokumentasi dan control perangkat lunak untuk perpusatakaan program sumber
6. Pusat Komputer
Kerugian dan pencurian peralatan fisik dan kekacauan sistem yang disebabkan oleh kegagalan perangkat lunak, kegagalan perangkat keras, daya yang sudah usang dan bencana fisik
Konstruksi fisik, akses terbatas ke fasilitas computer, pendingin ruangan, pasokan daya listrik cadangan serta rencana pemulihan dari bencana.
7. Internet dan Intranet
Kerugian, penghancuran dan korupsi data kerana kegagalan peralatan dan t indakan subversive dari dalam organisasi dan melalui internet
Peralatan pengendalian kegagalan : pemeriksaan paritas, pemeriksaan echo dan backup. Subevrsif pengendalian ancaman : control akses, enkripsi pesan, tanda tangan digital, sertifikat digital dan firewell Pengendalian pesan : penomoran berurutan, kode otentikasi, catatan transaksi, pengelompokan permintaan tanggapan.
8. Pertukaran data elektronik (EDI)
Pemrosesan yang tidak sah, tidak memiliki otoritas dan transaksi illegal. Akses illegal oleh mitra dagang ke database. Tidak adanya dokumen
Kontrol otorisasi dan validasi, control akses dan control jejak audit yang diimplementasikan pada berbagai titik dalam sistem mitra perdagangan dan pada VAN.
sumber sehingga mengacaukan jejak audit tradisional yang menghambat kemampuan auditor untuk memverifikasi kelengkapan dan akurasi transaksi
9. Komputer personal
Kerugian keuangan karena kesalahan program dan tindakan penipuan karena pemisahan fungsi-fungsi yang tidak memadai. Penghancuran dan korupsi data karena akses yang tidak terkontrol ke file dan kegagalan perangkat keras. Backup data dan fitur-fitur pemulihan yang tidak memadai
Kontrol organisasi, control akses, control backu, control pemilihan sistem dan kuisisi, kunci disket, enkripsi , kata sandi dengan banyak tingkatan.
Sumber : Sistem Infromasi Akuntansi , Salemba Empat , James A.Hall, jilid 2
