9
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Analisis dan Perancangan Sistem 2.1.1
Pengertian Sistem Ada berberapa macam definisi mengenai sistem, yaitu: 1.
Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen (Jogiyanto,2003,p34). Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur –prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh sistem akuntansi, sistem ini didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur – prosedur penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian, dan buku besar. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefiniskan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh sistem computer yang didefinisikan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak.
10
2.
McLeod (1996,p13) mengatakan sistem merupakan sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Tanpa memperhatikan asal usulnya, semua sistem memiliki beberapa elemen yang sama. Elemen – elemen tersebut antara lain adalah sebagai berikut (Hall,2001,5) : a. Komponen Ganda Sebuah sistem harus terdiri atas lebih dari satu bagian. b. Keterkaitan (Relatedness) Suatu tujuan bersama menghubungkan semua bagian dalam suatu sistem. Walaupun fungsi setiap bagian bersifat independen satu sama lain, semua bagian mendukung tujuan yang sama. Jika suatu komponen tertentu tidak memberikan kontribusi ke tujuan yang sama maka bagian itu bukan bagian dari sistem tersebut. c. Sistem versus Subsistem Perbedaan antara istilah sistem dan subsistem semata – mata merupakan masalah perspektif. Suatu sistem disebut subsistem ketika ia dilihat dalam kaitannya dengan sistem yang lebih besar dimana ia menjadi bagiaannya, sebaliknya sebuah subsistem disebut sistem ketika ia menjadi pusat perhatian.
11
d. Tujuan Sebuah sistem harus melayani setidaknya satu tujuan, tetapi ia dapat juga melayani beberapa tujuan.
3.
Menurut Pressman (2002,p276), sistem adalah serangkaian atau tatanan elemen – elemen yang diatur untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya melalui pemrosesan informasi.
2.1.2 Analisis Sistem Menurut Mc Graw Hill (2004,p176) menerangkan analisis sistem merupakan sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagian – bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian – bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan mereka. 2.1.3 Perancangan Sistem Menurut Mc Graw Hill (2004,p176) menerangkan perancangan sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang saling melengkapi (dengan analisis sistem) yang merangkai kembali bagian – bagian komponen menjadi sebuah sistem yang lengkap – harapannya, sebuah sistem yang diperbaiki. Hal ini melibatkan penambahan, pengahapusan, dan perubahan bagian – bagian relatif pada sistem aslinya (asalnya).
12
2.2
Teori Internet Service 2.2.1 Pengertian Internet Menurut Turban (2005,p478), internet merupakan rangkaian jaringan dalam jaringan yang menghubungkan computer individual yang dimiliki oleh pemerintah, universitas, group non-profit dan perusahaan. Interkoneksi ini dihubungkan dengan standard protocol yang bebas dan terbuka. Menurut Turban (2005,p40), internet adalah sistem jaringan computer dan jaringan komputer dan jaringan dari banyak jaringan yang meliputi seluruh dunia. Internet bersifat public, kooperatif, dan mandiri yang memfasilitasi akses ke ratusan atau jutaan manusia di seluruh dunia.
2.2.2 Sejarah Internet Internet dimulai pada tahun 1969. Pada waktu itu Departemen Pertahan Amerika Serikat membangun sebuah jaringan komputer melalui proyek yang disebut
APRANET
Adminitration
(Advanced
Network)
yang
Research dimana
Projects
mereka
Administrator
menjelaskan
dan
mendemonstrasikan bagaimana dengan hardaware dan software komputer yang berbasis UNIX dapat melakukan komunikasi dalam jarak yang tidak terhingga melalui saluran telepon. Proyek APRANET merancang bentuk jaringan, kehandalan, seberapa besar informasi dapat dipindahkan, dan akhirnya semua standar yang meraka tentukan menjadi asal mula pembangunan protocol baru yang sekarang dikenal sebagai TCP/IP (Transmission Control Protocol / Internet Protocol).
13
Pada awalanya dibangunnya proyek tersebut adalah untuk keperluan militer. Pada saat itu Departemen Pertahanan Amerika Serikat merancang sistem jaringan komputer yang tersebar dengan menghubungkan computer di daerah – daerah vital untuk mengatasi masalah bila terjadi serangan nuklir untuk menghindari terjadinya informasi terpusat, yang apabila terjadi perang dapat mudah dihancuran. Ditahun tersebut, jaringan itu hanya menghubungkan pada empat komputer yang tersebar di negara – negara bagian California dan Utah di Amerika Serikat pada tahun 1969 mereka membentuk satu jaringan terpadu. Kemudian jaringan ini berkembang begitu cepat dan menghubungkan computer – computer yang berada di universitas, lembaga penelitian pemerintah dan instansi militer yang letaknya di kota yang berbeda. Secara umum APRANET diperkenalkan pada bulan Oktober 1972.Sejak awal, jaringan ini dirancang tetap berfungsi walaupun sebagai jalur rusak akibat perang. Tidak lama kemudian proyek ini berkembang pesat diseluruh daerah, dan semua universitas di negara tersebut ingin bergabung, sehingga membuat APRANET kesulitan untuk mengaturnya. Kemudian untuk solusinya, APRANET dipecah menjadi dua bagian yaitu “MILNET” yang dilakukan untuk keperluan militer dan “APRANET ” baru yang lebih kecil dari keperluan non-militer. Oleh sebab itu masing – masing komputer dapat berhubungan dengan computer lain melalui berbagai macam jalur alternatif.
14
Gabungan kedua jaringan tersebut akhirnya dikenal dengan nama DARPA internet, yang kemudian disederhanakan menjadi internet. Pada tahun 1980-an, National Science foundation membentuk NSFnet, yang menghubungkan setengah lusin super komputer pada kecepatan tertinggi waktu itu.NSFnet akhirnya mengambil ahli dari APRAnet.
a.
File Transfer Protocol (FTP) FTP (File Transfer Protocol) adalah suatu protocol khusus yang memunkinkan untuk mentransfer
file
dari
suatu
computer
ke
komputer lainnya dalam suatu jaringan internet. Dengan FTP, dapat dilakukan transfer file data grafik, data audio, video, spread sheet, dokumen serta file – file dengan format yang bermacam – macam jenisnya. b.
Terminal Emulator (Telnet) Telnet adalah sutu program pengguna internet untuk berinterksi dengan komputer lain yang seakan – akan pengguna – pengguna fasilitas ini bekerja di komputer lain yang telah dihubungkan.
c
Information Browsing (Gopher) Gopher merupakan sarana pertama yang memudahkan pecarian informasi di internet. Gopher memberikan kemudahan untuk menyusun daftar – daftar sehingga mudah untuk mencari informasi yang diinginkan.
15
d. Advanced Browsing (WWW, Mosaic) WWW (World Wide Web ) adalah sistem hypermedia pada internet. Dokumen dokumen informasi pada WWW disertai dengan grafik berwarna dan mendukung sistem multimedia dan memiliki link ke informasi
lainnya.
Untuk
memperoleh
dokumen
WWW,
kita
menggunakan aplikasi browse Mosaic, Netscape, Websurfer , dan lainnya.
2.2.3
World Wide Web (WWW) World Wide Web (WWW) atau dikenal dengan sebutan web saja, merupakan
sistem yang menyebabkan pertukaran data di Internet menjadi mudah dan sistem (Ellsworth,1997,p4). Web pada awalnya adalah ruang informasi dalam Internet, dengan menggunakan teknologi hypertext, pemakai dituntun untuk menemukan informasi dengan menggunakan link yang disediakan dalam dokumen web yang disediakan dalan dokumen web yang ditampilkan oleh Web browser. Kini Internet identik dengan web, karena kepopuleran web sebagai standar interface pada layanan – layanan yang ada pada Internet, dari awal sebagai penyedia informasi, hingga kini digunakan untuk komunikasi lewat email sampai chatting, bahkan melakukan transaksi bisnis (commerce).
16
Web server adalah sebuah computer dan perangkat lunak yang menyimpan dan mendistribusikan data ke komputer lainnya (yang meminta informasi) melalui Internet. Web browser adalah suatu perangkat lunak yang dijalankan pada komputer pengguna
(client)
yang
meminta
informasi
dari
server
web
dan
menampilkannya sesuai dengan file data itu sendiri (Ellsworth, 1997, p4). Perangkat lunak ini kini telah dikembangkan dengan menggunakan grafis user interface, sehingga pemakai dapat dengann mudah melakukan point dan click untuk antar dokumen. Web memudahkan pengguna komputer untuk berinterkasi dengan pelaku Internet lainnya dan menelusuri informasi dalam internet. Selain itu, web telah diadopsi oleh perusahaan sebagai bagian dari strategi teknologi informasi, karena berberapa alasan berikut : 1. Akses informasi mudah. 2. Informasi mudah didistribusikan. 3. Bebas platform, informasi dapaty disajikan oleh Web browser pada sistem operasi mana saja karena adanya standar dokumen, sehingga berbagai tipe dapat disajikan.
17
2.3
Teori Khusus yang Berhubungan
2.3.1 HTML (Hyper Text Markup Language) HTML merupakan kepanjangan dari Hyper Text Markup Language adalah suatu bahasa yang digunakan untuk membuat halaman – halaman hypertext (hypertext page) pada internet. Dengan konsep hypertext ini, untuk membaca suatu dokumen anda tidak harus melakukannya secara urut, baris demi baris, atau halaman demi halaman.Tetapi anda tidak dapat dengan mudah melompat dari satu topic ke topic lainnya yang anda sukai, seperti halnya jik anda melakukan pada online Help dari suatu aplikasi Windows. HTML dirancang untuk digunakan tampa tergantung pada suatu platform tertentu (platform independent).
2.3.2 JavaScript JavaScript adalah nama implementasi Netscape Communications Corporation untuk ECMAScript standar, suatu bahasa skrip yang didasarkan pada konsep pemrograman berbasis prototipe. Bahasa ini terutama terkenal karena penggunaannya di situs web (sebagai JavaScript sisi klien) dan juga digunakan untuk menyediakan akses skrip untuk objek yang dibenamkan (embedded) di aplikasi lain.
18
Walaupun memiliki nama serupa, JavaScript hanya sedikit berhubungan dengan bahasa pemrogramanJava, dengan kesamaan utamanya adalah penggunaan sintaks C. Secara semantik, JavaScript memiliki lebih banyak kesamaan dengan bahasa pemrograman Self.
Skrip JavaScript yang dimasukkan di dalam berkas HTML ataupun XHTML harus dimasukkan di antara tag <script>....
2.3.3 CSS (Cascading Style Sheets)
Cascading Style Sheets (CSS) adalah suatu bahasa stylesheet yang digunakan untuk mengatur tampilan suatu dokumen yang ditulis dalam bahasa markup.Penggunaan yang paling umum dari CSS adalah untuk memformat halaman web yang ditulis dengan HTML dan XHTML. Walaupun demikian, bahasanya sendiri dapat dipergunakan untuk semua jenis dokumen XML termasuk SVG dan XUL.Spesifikasi CSS diatur oleh World Wide Web Consortium (W3C).
CSS digunakan oleh penulis maupun pembaca halaman web untuk menentukan warna, jenis huruf, tata letak, dan berbagai aspek tampilan dokumen.CSS digunakan terutama untuk memisahkan antara isi dokumen (yang ditulis dengan HTML atau bahasa markup lainnya) dengan presentasi dokumen (yang ditulis dengan CSS). Pemisahan ini dapat meningkatkan aksesibilitas isi, memberikan lebih banyak keleluasaan dan kontrol terhadap tampilan, dan mengurangi kompleksitas serta pengulangan pada stuktur isi.
19
CSS memungkinkan halaman yang sama untuk ditampilkan dengan cara yang berbeda untuk metode presentasi yang berbeda, seperti melalui layar, cetak, suara (sewaktu dibacakan oleh browser basis – suara atau pembaca layar), dan juga alat pembaca braille. Halaman HTML atau XML yang sama juga dapat ditampilkan secara berbeda, baik dari segi gaya tampilan atau skema warna dengan menggunakan CSS.
2.3.4 PHP Bahasa scripting adalah bahasa yang dapat menambah
fitur
–
fitur
tambahan secara tertulis pada HTML, mengingat terbatasnya kemampuan HTML. Bahasa scripting dibagi menjadi 2 jenis yaitu server-side script dan client – side script. Server – side script adalah script yang diterjemahkan oleh web server. Server – side script merupakan satu set instruksi yang diproses oleh server, dan menghasilkan HTML. HTML yang dihasilkan dikirim sebagai bagian dari tanggapan HTTP ke browser. Browser kemudian menampilkan HTML tersebut. Sedangkan client-side script merupakan script yang diterjemahkan oleh browser. PHP merupakan server-side script yang tergabung dengan HTML yang didukung oleh banyak web server termasuk server HTTP, Apache dan Internet Informaton Server milik Microsoft.PHP merupakan bahasa yang lebih disukai pada bahasa scripting web Linux. Pengembangan PHP telah dipengaruhi sejumlah bahasa pemrograman lain seperti Perl, ‘C’, Java, dan bahkan berberapa cakupan ASP (Active Server Pages).
20
PHP memiliki kelebihan, yaitu : 1.
Ekstensibility, memiliki cakupan yang luas.
2.
Sejumlah modul disediakan untuk mendukung hal – hal seperti hubungan dengan database, mail, dan XML.
3.
Didukung oleh sejumlah besar ISP (Internet Service Providers), yang berarti aplikasi yang ditulis dalam PHP dapat dengan mudah diletakkan di webuntuk dilihat oleh siapa saja.
2.3.5 MySQL MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal. Kepopulerannya disebabkan bersifat free (anda tidak perlu membayar untuk menggunakannya) pada berbagai platform (kecuali pada windows, yang bersifat software atau anda perlu membayar setelah melakukan evaluasi dan memutuskan digunakan untuk keperluan produksi). Perangkat lunak MySQL sendiri bisa di unduh dari http://www.mysql.org atau http:// www.mysql.com .
MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database Management
System). Itulah sebabnya istilah seperti tabel, baris, dan kolom digunakan pada MySQL. Pada MySQL, sebuah database mengandung satu atau sejumlah tabel. Tabel terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau berberapa kolom. MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem management basis data SQL dan DBMS yang multithread, multiuser, dengan sekitar enam juta instlasi diseluruh dunia. MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah
21
perusahaan komersial Swedia MySQL AB, dimana memegang hak cipta hamper atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan Larson, dan Michael “Monty” Widenius. Untuk memlakukan administrasi dalam basis data MySQL, dapat menggunakan modul yang sudah termasuk yaitu command – line (perintah: mysql dan mysqladmin). Juga dapat diunduh dari situs MySQL yaitu sebuah modul berbasis grafik (GUI) MySQL Administrator dan NySQL Query Browser, dalam pengerjaan ini kami menggunakan SQLyog. Selain itu terdapat juga sebuah perangkat lunak gratis untuk administrasi basis data MySQL berbasis web yang sangat popular yaitu phpMyAdmin.
2.4
Basis data (Database) Sistem basis data merupakan penyimpanan informasi yang terorganisasi secara komputerisasi sehingga memudahkan pemakai dalam pengolahannya dan penggunaanya (Subekti, 1997, p1).Pada saat ini sistem basis data sudah dikembangkan pada mesin – mesin computer kecil sampai computer yang lebih besar seperti mainframe. Tujuan dari hal tersebut secara keseluruhan adalah untuk melakukan perawatan informasi dan me.nyajikannya kapan saja dibutuhkan oleh pengguna.
22
2.5
Entity Relationship Diagram Menurut Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman (2004,p281), ERD ialah model data yang menggunakan berberapa notasi untuk menggambarkan data dalam konteks entitas dan hubungan yang dideskripsikan oleh data tersebut. ERD adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan (dalam DFD). ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. Dengan ERD, model dapat diuji dengan mengabaikan proses yang dilakukan. Ada beberapa catatan mengenai pemodelan data.Sebagian besar ERD disebut sesuai dengan penemunya (misalnya, Chen Martin, Bachman, Merise) atau sesuai standar yang dipublikasikan. “Bahasa” pemodelan data ini pada umumnya mendukung konsep dan konstruksi dasar yang sama. Skripsi ini menggunakan ERD Martin karena penggunanya sudah tersebar luas dan didukung oleh peralatan CASE. Model data ERD mempunyai berberapa konsep dasar, yaitu : 1. Entitas (Entity) Entitas adalah sekelompok orang, tempat, obyek, kejadian atau konsep tentang apa yang kita perlukan untuk men-capture dan menyimpan data. Jika entitas adalah sesuatuyang kita gunakan untuk menyimpan data, maka kita perlu mengidentifikasikan bagian data spesifik yang ingin kita simpan dari setiap contoh entitas tertentu.Bagina data ini dapat disebut atribut.Atribut adalah sifat atau karakteristik deskriptif suatu entitas.
23
2. Atribut (Attribute) Yang dimaksud dengan attribute adalah karakteristik entity. a. Domain Nilai dari tiap atribute didefinisikan kedalam tiga properti yaitu : -
Tipe Data
: propertidari atribut yang mengidentifikasikan tipe data
yang dapat disimpan ke dalam atribute. -
Domain
: properti dari atribut yang mengdefinisikan nilai apa yang
boleh diambil oleh suatu atribute. -
Default Value
: suatu nilai yang akan disimpan apabila nilai tidak
dispesifikkan oleh user.
b. Identifikasi (Identification) Dengan banyaknya instance yang dimiliki oleh suatu entity maka diperlukan suatu key yang unik untuk menidentifikasikan setiap instance berdasarkan data dari atribut. Yang dimaksud dengan key adalah suatu atribut atau sekumpulan atribut yang mengasumsikan nilai yang unik dari setiap bagian entity dan sering kali disebut identifier. Candidate key adalah salah satu key yang memiliki kemungkinan untuk dijadikan primary key. Primary key adalah candidate key yang unik dan mengidentifikasikan sebuah bagian dari entity. Alternate key adalah candidate key yang tidak dijadikan primay key.
24
3. Hubungan (Relationship) Secara konseptual, entitas dan atribut tidak terpisah.Hal yang dinyatakan saling berinterkasi dan mempengaruhi untuk mendukung tujuan bisnis.Relationship / hubungan adalah hubungan bisnis alami yang ada diantara satu atau lebih entitas.Hubungan tersebut dapat menyatakan kejadian yang menghubungkan entitas atau hanya persamaan logika yang ada diantara entitas.Cardinality adalah jumlah minimum dan maksimum dari keberadaan suatu entity yang munkin direlasikan dengan entity lain. Degree adalah sejumlah entity yang berpartisipasi dalam sebuah relationship. Foreign key adalah sebuah primary key yang digunakan oleh entity lain untuk mengidentifikasikan instansi dari sebuah relationship. Berikut ini adalah notasi dari cardinality : a. 1..1
: Satu dan hanya satu. nilai minimum dan maksimum
adalah 1. b. 0..1
: Nilai minimu adalah 0 dan maksimum adalah 1.
c. 1..*
: Nilai minum adalah 1 dan maksimum adalah banyak (>1)
d. 0..*
: Nilai minimum adalah 0 dan maksimum adalah banyak
(>0) e. 5..10 : Nilai minimum adalah 5 dan maksimum adalah 10. f. 0,3,6-8 : 0 atau 3 atau 6,7 atau 8.
25
4. Generalisasi (Generalization) Yang dimaksud dengan generalisasi adalah konsep dimana yang umum bagi beberapa entitas dikelompokkan ke dalam entitas mereka masing mas Pelanggan NoPelanggan (PK) NamaPelanggan Alamat
Telah Ditempatkan
HeaderPesanan NoHeaderPesanan (PK) TanggalPesan NoPelanggan (FK) Terjual
Produk NoProduk (PK) NamaProduk HargaPerSatuan
DetailPesanan NoDetailPesanan (PK) NoHeaderPesanan (FK) NoProduk (FK) J l hP
Telah dijual
Gambar 2.1 Model Data Hubungan Entitas 2.6
Normalisasi Normalisasi adalah sebuah teknik untuk menghasilkan sekumpulan relasi dengan properti yang diinginkan guna memberikan data yang dibutuhkan perusahaan.Tujuan
dari
normalisasi
adalah
utnuk
mengidentifikasikan
sekumpulan relasi yang sesuai untuk mendukung kebutuhan data dari suatu
26
perusahaan. Karakteristik dari sekumpulan relasi yang sesuai termasuk sebagai berikut : a. Jumlah minimal dari atribut – atribut yang dibutuhkan untuk mendukung data yang dibuthkan oleh perusahaan. b. Atribut – atribut dengan relasi logika yang dekat ditemukan dalam relasi yang sama. c. Redundansi minimal dengan setiap atribut yang digambarkan hanya sekali denga pengecualian yang sangat penting dari setiap atribut yang membentuk keseluruhan atau sebagian dari foreign keys, dimana dibutuhkan untuk penggabungan relasi yang saling terkait.
2.6.1 Proses Normalisasi Sebuah
tabel
yang
belum
dinormalisasi
disebut
dengan
Unnormalize form (UNF). UNF adalah sebuah tabel yang memiliki satu atau lebih repeating groups.
27
2.6.1.1 Normalisasi Pertama (1st NF) Normalisasi pertama dilakukan untuk menghilangkan sekelompok data yang berulang dalam suatu baris. Sebuah contoh dari tabel ClientRental : clientNo CR76
propertyNo PG4
cName John Kay
pAddress 6 Lawrence St, Glasgow
CR76
PG16
John Kay
5
Novar
Dr,
Glasgow CR56
PG4
Aline Stewart
6 Lawrence St, Glasgow
CR56
PG36
Aline Stewart
2 Manor Rd, Glasgow
CR56
PG16
Aline Stewart
5
Novar
Glasgow
Gambar 2.2 Normalisasi Pertama
Dr,
28
2.6.1.2 Normalisasi Kedua (2nd NF) Normalisasi kedua adalah sebuah relasi yang terdapat pada normalisasi pertama dan setiap atribut non-primary-key adalah secara fungsional penuh bergantung pada primary key. Sebuah contoh yang menggambarkan normalisasi kedua adalah : pada Gambar 2.2 normalisasi kedua adalah kita membuat relasi baru (tabel baru) yang isinya adalah clientNo dan cName, yang kita beri nama tabel Client. clientNo
cName
CR76
John Kay
CR76
John Kay
CR56
Aline Stewart
CR56
Aline Stewart
CR56
Aline Stewart
Gambar 2.3 Normalisasi Kedua
29
2.6.1.3 Normalisasi Ketiga (3rd NF) Normalisasi ketiga (3NF) dilakukan dengan cara melihat apakah atribut non – primary key yang tergantung fungsional terhadap
atribut
Dependency).
non-primary-key
Dengan
cara
yang
lainnya sama,
(Transitive maka
setiap
ketergantungan transitif dipisahkan. Sebagai contoh apabila pada 2NF didapatkan tabel relasi seperti Gambar 2.4 maka dapat dilakukan normalisasi ketiga dengan hasil seperti pada Gambar 2.5
propertyNo PG4
pAddress
rent
6 Lawrence St, 350
ownerNo
cName
CO40
Tina Murphy
Dr, 450
CO93
Tony Shaw
6 Lawrence St, 375
CO93
Tony Shaw
Glasgow PG16
5
Novar
Glasgow PG36
Glasgow
Gambar 2.4 Hasil normalisasi 2NF
30
ownerNo
oName
CO40
Tina Murphy
CO93
Tony Shaw
CO93
Tony Shaw
Gambar 2.5 Hasil normalisasi 3NF
31
2.7
Siklus Pembangunan Sistem Basis Data
Gambar 2.6 Siklus Database Menurut Connolly dan Begg (2005, p284 – 285), ada beberapa aktivitas utama yang berhubungan dengan tingkatan dalam Database System Development Lifecycle.Aktivitas – aktivitas tersebut antara lain :
32
2.7.1 Perencanaan Database Perencanaan Database adalah merencanakan bagaimana tahap – tahap dari lifecycle dapt direalisasikan dengan cara yang paling efisien dan efektif. Perencanaan basis data harus terintegrasi dengan sistem informasi (2005,p285 – 286) 1. Identifikasikan rencana dan tujuan perusahaan dengan menentukan sistem informasi yang diperlukan. 2. Evaluasi sistem informasi yang sekarang digunakan untuk menentukan kelemahan dan kekuatannya. 3. Penilaian
tentang
peluang
IT
yang
mungkin
menghasilkan keuntungan yang kompetitif.
2.7.2 Definisi Sistem Definisi sistem menspesifikasikan jangkauan dan batasan dari aplikasi basis data, penggunaannya, dan lingkungan aplikasi.User view mendefinisikan apa yang diwajibkan dari suatu aplikasi basis data dari perspektif aturan kerja khusus ( seperti: manajer atau supervisor) atau area aplikasi perusahaan (seperti : marketing, personalia atau pergudangan). Aplikasi basis data memiliki satu atau lebih user view.Identifikasi user view membantu memastikan bahwa tidak ada pengguna utama dari suatu basis data yang terlupa ketika pembuatan aplikasi baru yang dibutuhkan.User view juga
33
membantu dalam pengembangan aplikasi basis data yang rumit atau kompleks, yang memungkinkan permintaan – permintaan dipecah ke dalam bagian – bagian yang lebih sederhana.
2.7.3 Pengumpulan Kebutuhan dan Analisis Proses pengumpulan dan analisis informasi mengenai bagian dari organisasi yang mendukung aplikasi basis data dan menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasikan kebutuhan pengguan pada sistem baru. Pada bagian ini dilakukan pengumpulan dan analisis informasi mengenai bagian – bagian dari enterprise yang akan menggunakan atau terkait dengan basis data yang akan dibuat. Untuk itu digunakan teknik yang disebut fact-finding. Terdapat lima teknik fact-finding yang umu digunakan (Connolly dan Begg, 2002,p305) : 1. Mengevaluasi dokumen 2. Wawancara 3. Mengobservasi kegiatan kerja pada perusahaan. 4. Penelitian 5. Kuisioner.
34
2.7.4 Desain Database Desain database adalah proses membuat sebuah desain untuk sebuah sistem basis data yang mendukung kegiatan operasional suatu perusahaan (Connolly & Begg, 2002, p279) pada bagian ini dibagi menjadi 3 tahap yaitu konseptual, logical, dan fisikal. 1. Perancangan Konseptual Perancangan konseptual merupakan proses konstruksi suatu informasi yang digunakan dalam sebuah perusahaan. Fase perancangan konseptual dimulai dari pembuatan data model konseptual dari organisasi, yang sepenuhnya bebas mengimplementasikan rincian – rincian seperti mengenal sasaran dari manajemen sistem basis data (DBMS), program – program aplikasi, bahasa pemrograman, platform perangkat keras, persoalan kinerja, atau pertimbangan fisik lainnya. 2. Perancangan Logikal Perancangan basis data logical adalah proses konstruksi suatu informasi
yang
digunakan
dalam
sebuah
perusahaan
berdasarkan pada sebuah model data yang spesifik, tetapi bebas dari fakta – fakta DBMS dan pertimbangan fisik lainnya. Fase perancangan basis data secara logikal memetakan model perancangan konseptual pada sebuah model logikal, yang mana dipengaruhi oleh model data untuk target basis data
35
(Contoh:model relational). Model data logikal adalah sumber informasi bagi fase perancangan fisik denga wahana untuk pembuatan sebuah basis data yang efisien. 3. Perancangan Fisikal Perancangan basis data secara fisik yang merupakan proses pembuatan deskripsi dari implementasi basis data pada media penyimpanan sekunder dan fase ini mendeskripsikan dasar relasi bagi berkas organisasi dan indeks untuk mencapai pengaksesan data yang efisien dan beberapa batasan hubungan yang utuh dan tingkat keamanan.
2.7.5
Pemilihan DBMS Pemilihan DBMS (Database Management System) yaitu pemilihan DBMS yang sesuai untuk aplikasi – aplikasi basis data.Berikut ini adalah langkah – langkah utama dalam pemilihan DBMS (Connolly dan Begg, 2002, p284) :
1. Menggambarkan cakupan tugas berdasarkan kebutuhan perusahaan. 2. Membuat perbandingan mengenai dua atau tiga produk DBMS. 3. Mengevaluasi produk - produk DBMS tersebut. 4. Merekomendasi pemilihan DBMS dan membuat laporan hasil dari evaluasi produk DBMS tersebut.
36
2.7.6
Desain Aplikasi (Connolly dan Begg, 2002, p287), perancangan yaitu merancang natar muka dan program aplikasi yang menggunakan dan memproses basis data. Perancangan basis data dan aplikasi merupakan aktivitas paralel yang meliputi dua aktivitas penting yaitu :
1. Transaction Design : Transaksi adalah satu aksi atau serangkaian aksi yang dilakukan oleh user tunggal atau program aplikasi, yang mengakses atau merubah isi dari basis data. Kegunaan dari desain transaksi adalah untuk menetapkan keterangan karakteristik high-level dari suatu transaksi yang dibutuhkan pada basis data, diantaranya : a. Data yang digunakan oleh transaksi. b. Karakteristik fungsional dari suatu transaksi. c. Output transaksi d. Keuntungan bagi user. e. Tingkat kegunaan yang diharapkan.
Terdapat tiga tipe transaksi yaitu : a. Retrieval Transaction Digunakan
untuk
pemanggilan
(retrieve)
data
ditampilkan di layar atau menghasilkan suatu laporan.
untuk
37
b. Update Transaction Digunakan untuk menambah record baru, menghapus record lama, atau memodifikasi record yang telah ada dalam basis data. c. Mixed Transaction Meliputi pemanggilan dan perubahan data.
2. User Interface Design Beberapa aturan dalam pembuatan antar muka pengguna yaitu: a. Meaningful title, diusahakan pemberian nama suatu form cukup jelas menerangkan kegunaan dari suatu form atau report. b. Comprehensible instructions, penggunaan terminologi yang familiar untuk menyampaikan instruksi ke user
dan jika
informasi
disiapkan
tambahan
diperlukan,
maka
harus
helpscreen. c. Logical grouping and sequence at fields, field yang saling berhubugnan ditempatkan pada form atau report report yang sama. Urutan field harus logis dan konsisten. d. Visually appealing layout of the form/report, tampilan form atau report haruslah menarik dan sesuai dengan hardcopy agar konsisten. e. Familiar field labels, penggunaan labels yang familiar.
38
f. Consistent terminology and abbreviation, terminologi dan singkatan yang digunakan haruslah konsisten. g. Consistent of color h. Visible and boundaries for data-entity fields. Jumlah tempat yang disediakan untuk data-entry harus diketahui oleh pengguna. i. Convinient cursor movement, user dapat dengan mudah menjalankan operasi yang diinginkan dengan menggerakan cursor pada form atau report. j. Error correction for individual characters and entire fields, pengguna dapat dengan mudah menjalankan operasi yang diinginkan dan melakukan perubahan terhadap nilai field. k. Error messages for unacceptable values l. Optional fields marked clearly. m. Explanatory message for fields, ketika user meletakan cursor pada suatu field, maka keterangan mengenai fieldtersebut harus dapat dilihat. n. Completion signal, indikator yang menjelaskan bahwa suatu proses telah selesai dilaksanakan.
39
2.7.7
Prototyping Membangun model kerja dari aplikasi basis data yang memperbolehkan
perancang
atau
pengguna
untuk
memvisualisasikan dan mengevaluasi bagaimana sistem akhirnya akan tampak dan berfungsi. Ada dua cara strategi membuat prototype (Connolly dan Begg, 2002, p261), yaitu : 1. Requirement Prototyping Mengembangkan prototype untuk menentukan kebutuhan suatu aplikasi basis data yang dibutuhkan ketika kebutuhan dirasakan sudah lengkap maka prototype tersebut tidak digunakan lagi. 2. Evolutionary Prototyping Digunakan untuk tujuan sama, perbedaannya adalah bahwa prototype tidaklah dibuang tetapi dikembangkan lebih lanjut sehingga menjadi aplikasi basis data tersebut.
2.7.8
Implementasi Implementasi merupakan perwujudan fisik dari basis data dan desain aplikasi (Connolly dan Begg, 2002, p292). Implementasi basis data dicapai dengan membangun Data Definition Language (DDL) dari DBMS yang telah dipilih atau dengan menggunakan Graphical User Interface (GUI), masing – masing menyediakan
40
fungsi ketika menyembunyikan pertanyaan (statement) DDL yang low-level. Statement DDL digunakan untuk menciptakan struktur basis data dan mengkosongkan file yang terdapat dalam basis data tersebut.User View juga diterapkan pada langkah implementasi.
2.7.9
Konversi Data dan Loading (Connolly dan Begg, 2002, p293), pemindahan data yang ada ke dalam basis data yang baru dan mengubah aplikasi yang sedang berjalan agar dapat digunakan dalam basis data yang baru.
2.7.10 Testing (Connolly dan Begg, 2005, p305), suatu proses melaksanakan program aplikasi database dengan tujuan mencari kesalahan dan divalidasi untuk kebutuhan spesifikasi oleh pengguna. Jika data riil diharapkan
untuk
digunakan,
maka
adalah
penting
untuk
mempunyai backup.Setelah pengujian diselesaikan, maka sistem aplikasi dan basis data ini telah siap untuk digunakan.
41
2.7.11 Pemeliharaan Operasional Menurut Connolly dan Begg (2005,p306), tahap pemeliharaan (maintenance), yang melibatkan aktivitas berikut : 1. Monitoring Performance dari sistem. Jika performance jatuh di bawah suatu tingkatkan yang bisa diterima, penyetelan atau reorganisasi basis data mungkin diperlukan. 2. Maintaining dan meningkatkan mutu aplikasi basis data (ketika diperlukan). Kebutuhan baru disatukan dalam aplikasi basis data dengan mengikuti langkah – langkah sebelumnya yang teradapat dalam lifecycle.
2.8
Data Flow Diagram (DFD) Menurut Jeffrey L.Whitten (2004, p326-327), data flow diagram adalah sebuah model proses yang digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem. Dalam DFD terdapat 3 simbol dan sebuah penghubung : 1. Proses
Proses
Persegi panjang bersudut (bentuk Gane dan Sarson) atau lingkaran (bentuk DeMarco dan Yourdon) menyatakan proses atau bagaimana tugas dikerjakan.
42
2.
Agen Eksternal
Persegi empat menyatakan agen eksternal batasan sistem tersebut. 3. Persegi panjang dengan salah satu ujung terbuka menyatakan penyimpanan data (data store), terkadang disebut file atau database. 4. Panah menunjukkan aliran data input dan output dari proses tersebut.
2.9
Rekayasa Perangkat Lunak Menurut Pressman (2001, p6), yang dimaksud perangkat lunak adalah : 1. Instruksi (program komputer) yang apabila dieksekusi akan menghasilkan fungsi dan hasil yang di inginkan. 2. Struktur data yang memungkinkan sebuah program untuk memanipulasi sebuah informasi. 3. Dokumen yang mendeskripsikan operasi dan kegunaan program. Dengan kata lain, yang dimaksud dengan perangkat lunak adalah kombinasi dari program komputer dan struktur data, yang disertai dengan dokumentasi yang menyediakan metode logika dan prosedur yang di inginkan. Sedangkan yang dimaksud dengan rekayasa perangkat lunak, menurut Pressman (2001, p20), adalah aplikasi dan pembelajaran dari pendekatan
43
terhadap pengembangan, pengoprasian, dan pemeliharaan perangkat lunak, yang sistematik, berdisiplin, dan dapat diukur. Dengan kata lain yang dimaksud dengan rekayasa perangkat lunak adalah penerapan teknik terhadap perangkat lunak. Menurut Pressman (2001, p20), rekayasa perangkat lunak dari beberapa tahapan yaitu proses (process), metode (methode), dan peralatan (tools).Dasar yang mendukung perangkat lunak adalah fokus pada kualitas. Tahapan proses dapat mendefinisikan sebuah framework dari seuah kegiatan penting uang harus dilakukan untuk menghasilkan teknologi rekayasa perangkat lunak yang efektif. Metode rekayasa perangkat lunak menyediakan teknik atau cara untuk membangun sebuah perangkat lunak. Peralatan rekayasa perangkat lunak menyediakan otomatisasi atau senu otomatisasi yang mendukung proses dan metode.
2.9.1
Karakteristik Perangkat Lunak Menurut Pressman (2001,p6), perangkat lunak memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut : a. Perangkat lunak dikembangkan atau dirancang, bukan diproduksi seperti pada pengertian klasik. Meskipun terdapat kemiripan antara pengembangan perangkat lunak dan perangkat keras, namun pada dasarnya kedua hal tersebut adalah berbeda. Keduanya memerlukan desain yang baik atau mencapai
44
kualitas tinggi, namun produksi perangkat keras dapat menemukan masalah dalam kualitas, sedangkan dalam pengembangan perangkat lunak, hal tersebut tidak terjadi (jika terjadi maka mudah diperbaiki) b. Perangkat lunak tidak habis dipakai. Pada perangkat keras rusak, terdapat spare part yang dapat menggantikannya.Sedangkan
pada
perangkat
lunak,
tahap
pemeliharaan tidak semudah perangkat keras karena tidak memiliki spare part apapun. Saat perangkat lunak menemukan kegagalan, berarti terjadi kesalahan pada desain atau proses. c. Kebanyakan perangkat lunak dibuat berdasarkan pesanan walaupun industri mengarah pada perakitan berbasiskan komponen. Suatu komponen perangkat lunak harus dirancang dan mampu diterapkan pada berbafai jenis program.Dengan demikian, komponen perangkat
lunak
tersebut
dapat
digunakan
berulangkali
dan
dimanipulasi, sehingga memungkinkan untuk menghasilkan suatu perangkat lunak yang berbeda.
45
2.9.2 System Development Life Cycle (SDLC) Menurut Turban, Rainer, dan Potter (2001, p477-486), yang dimaksud dengan SDLC adalah kerangka tersetruktur yang terdiri dari beberapa proses yang berurutan yag diperlukan untuk membangun suatu sistem informasi. Pendekatan waterfall digunakan untuk menggambarkan SDLC. Tahap – tahap SDLC adalah sebagai berikut : 1. Investigasi Sistem (System Investigasiton). Feasibility study atau pembelanjaran terhadap segala kemungkinan yang dapat terjadi adalah tahap terpenting dalam tahap system investigation. Dengan feasibility study yang bener maka suatu perusahaan dapat terhindar dari kesalahan yang dapat meningkatkan pengeluaran. Fisibility study menentukan kemungkinan adanya keuntungan dari proyek pengembangan sistem yang diajukan dan menilai proyek tersebut secara teknik, biaya, dan sifat. 2. Analisis Sistem (System Analysis). System Analysis adalah analisis terhadap masalah bisnis yang akan diselesaikan dengan sistem informasi oleh perusahaan. Tahap ini mendefinisikan masalah bisnis, mengidentifikasikan penyebab, menspesifikasikan
solusi,
serta
mengidentifikasi
informasi
–
informasi yang diperlukan.Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk menggabungkan
informasi
mengenai
sistem
yang
ada
dan
46
menentukan kebutuhan dari sitem yang baru. Beberapa hal yang dihasilkan dari tahap analisis adalah : a. Kekuatan dan kelemahan dari sistem yang telah ada. b. Fungsi – fungsi yang diperlukan oleh sisem baru untuk menyelesaikan permasalahan. c. Kebutuhan informasi mengenai pengguna untuk sistem yang baru.
3. Desain Sistem (System Design). Tahap ini menjelaskan bagaimana suatu sistem akan bekerja. Yang dihasilkan oleh desain sistem adalah sebagai berikut : a. Output, Input, dan User Interface dari sistem. b. Perangkat keras, perangkat lunak, database,telekomunikasi, personel, dan prosedur. c. Penjelasan bagaimana komponen terintegrasi.
4. Pemrograman (Programming). Tahap ini mencakup penerjemahan spesifikasi desain kedalam bahasa komputer.
47
5. Pengujian (Testing). Tahap ini dipergunakan untuk memriksa apakah pemrograman komputer telah menghasilkan hasil yang diinginkan dan diharapkan atas situasi tertentu.Testing didesain untuk mendeteksi adanya kesalahan didalam coding.
6. Penerapan (Implementation) Implementasi adalah proses perubahan dari penggunaan sistem lama ke sistem yang baru. Ada empat strategi yang dapat digunakan oleh suatu perusahaan dalam menghadapi perubahan, yaitu : a. Parallel conversion: Perusahaan akan menerapkan kedua sistem, yang lama dan yang baru, secara simultan dalam periode waktu tertentu. b. Direct conversion :
Sistem yang baru akan langsung di
terapkan dan yang lama akan langsung didisfungsikan. c. Pilot conversion :
Sistem yang baru akan dipergunakan dalam
satu bagian dari organisasi. Apabila sistem baru tersebut berhasil maka akan digunakan pada bagian lain dari organisasi. d. Phased conversion : Sistem akan digunakan secara bertahap, perkomponen tau modul. Satu persatu modul akan dicoba dan dinilai, bila satu modul berhasil maka modul lain akan digunakan sampai seluruh sistem berhasil dengan baik.
48
7. Pengopreasian dan Pemeliharaan (Operation and Maintanance). Setelah tahap konversi berhasil maka sistem baru akan dioperasikan dalam suatu periode waktu. Ada beberapa tahap dalam maintenance atau pemeliharaan, yaitu : a. Debugging the program : Proses yang berlangsung selama sistem berjalan. b. Terus memperbaiki sistem untuk mengakomodasi perubahan dalam situasi bisnis. c. Menambah fungsi atau feature baru didalam sistem.
2.10 Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) 2.10.1 Definisi Interaksi Manusia dan Komputer IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana seorang manusia berinteraksi dengan komputer atau pengaruh komputer dalam pengembangan untuk berinteraksi dengan manusia (Shneiderman 1998, p10). Dalam merancang suatu sistem yang interaktif, diperlukan perancangan model yang memliki sifat user friendly agar dapat berinteraksi dengan baik. Menurut Shneiderman (1998, p15) ada lima kriteria yang harus dipenuhi yaitu :
49
1. Waktu belajar Beberapa lama waktu yang diperlukan bagi pengguna untuk dapat mempelajari
serta
bagaimana
menggunakan
perintah
yang
berhubungan dengan tugas. 2. Kecepatan dalam menyajikan informasi Berapa lama waktu yang diperlukan sampai tugas di selesaikan. 3. Tingkat kesalahan Berapa banyak dan apa jenis dari kesalahan yang dibuat pengguna sewaktu melaksanakan tugas. 4. Daya ingat Seberapa baik pengguna memelihara pengetahuan masalah setelah satu jam, satu hari, satu minggu. 5. Kepuasan subjektif Seberapa banyak pengguna menyukai aspek sistem yang berbeda. 2.10.2Antarmuka Pengguna Antarmuka pengguna merupakan bagian dari sistem komputer yang memungkinkan manusia berinteraksi dengan komputer. Menurut Pressman (1992, p457) antarmuka pengguna adalah bagian dari program yang mengadakan interaksi dengan pengguna.
50
Semua yang ditampilkan di layar dibaca dalam dokumentasi atau manipulasi dengan keyboard atau mouse adalah bagian dari user interface. Sebagian besar program komputer yang dibuat oleh manusia memiliki user interface sebagai penghubung antara pengguna program dengan program aplikasinya. Para pengembang program aplikasi harus memperhatikan dengan baik perancangan user interface aplikasinya. Menurut Shneiderman (1998, p74) ada delapan aturan emas dalam perancangan antarmuka pengguna (user interface) antara lain : a. Berusaha untuk konsisten Semua urutan aksi harus konsisten dalam situasi yang sama, seperti pemakain istilah, warna, tampilan dan jenis huruf yang sama. b. Memungkinkan pengguna menggunakan shortcut Terkadang pengguna menginginkan agar jumlah interaksi yang dilakukan
dikurangi
untuk
meningkatkan
keperaktisannya.
Penggunaan shortcut dapat dilakukan untuk mengatasi hal tersebut dan miningkatkan kecepatan tampilan. c. Memberikan umpan balik yang informatif Memberikan respon yang sesuai dengan aksi yang dilakukan pengguna, sehingga dapat membantu pengguna untuk mengerti sistem yang telah dibuat dalam suatu aplikasi.
51
d. Merancang dialog yang memberikan keadaan akhir Urutan aksi harus diatur menjadi bagian awal, tengah, dan akhir.Hal ini dilakukan agar pengguna mengetahui bahwa sekelompok tindakan telah dilakukan sehingga memberikan kepuasan pada pengguna dan memberikan kesiapan untuk melakukan tindakan selanjutnya. e. Memberikan pencegahan kesalahan dan penanganan kesalahan secara sederhana. Sistem harus dirancang sedemikian rupa agar tidak membuat kesalahan yang serius. Jika terjadi kesalahan, sistem harus mendeteksi dan menawarkan mekanisme penanganan yang sederhana dan mudah dimengerti. f. Memungkinkan memberikan aksi yang mudah Aksi harus bisa dibalik untuk mengurangi kegelisahan dari pengguna jika dia menjelajah ke bagian yang tidak dikenal.Aksi harus bisa dibalik.Hal ini dapat mengurangi kegelisahan pengguna, karena kesalahan yang dilakukan oleh pengguna dapat diperbaiki. g. Mendukung pusat kendali internal Pengguna harus merasa menguasai sistem dan sistem bekerja sesuai dengan keinginannya. Kesulitan memperoleh informasi yang penting atau informasi yang diinginkan akan memberikan ketidakpuasan bagi pengguna.
52
h. Mengurangi beban ingatan jangka pendek Manusia memiliki ingatan yang terbatas oleh karena itu aplikasi harus dibuat sedemikian rupa agar pengguna tidak terlalu banyak menyimpan memori.
2.11
Teori Sumber Daya Manusia
2.11.1 Sumber Daya Manusia Peran departemen SDM sudah bertumbuh pesat sekarang ini.Para pemimpin SDM harus menjadi pertama dan terakhir dalam menangani perubahan dan perusahaan. Apakah itu untuk membuka kantor cabang baru, menangani merger, beradaptasi terhadap perubahan mendadak, atau menumbuhkan motivasi pekerja. Departemen SDM harus melihat, menangani, dan mengkomunikasikan perubahan tersebut. Misi da ri departemen SDM adalah untuk memaksimalkan pengembalian investasi dari setiap investasi pekerja. Dari sudut pandang ini, manajemen SDM adalah merupakan prioritas paling utama untuk semua operasi yang berpusat pada pekerja manusia. Dalam dekade terakhir, perusahaan besar telah mencapai produktivitas besar dengan menggunakan solusi SDM yang baik. Sekarang ini, perangkat lunak (software) akan mengubah proses SDM menjadi terotomatisasi.
53
Tabel 2.1 Tabel Keuntungan Sistem Terotomatisasi HAL
KEUNTUNGAN
Penggantian Staff
Biaya untuk mengganti staff yang buruk dengan staff yang baik sangatlah besar, adakalanya mencapai 100% gaji pertahun. Oleh karena itu system HRD harus mampu membantu merekrut staff dan merekrut staff yang baik dan dalam saat yang bersamaan juga harus mampu membantu anda mengenali staff yang buruk.
Operasional
Manajemen SDM yang efektif dapat mengurangu proses administrasi sampai dengan 70%. Ini memberikan manager SDM
waktu
lebih
banyak
untuk
mengurus masalah lain dan mengurangi biaya administrasi. Integrasi
Departemen
SDM
membantu
meningkatkan produksi dengan cara memilih pekerja yang lebih baik, dengan keahlian yang tepat, pada saat
54
yang tepat dan dengan harga yang tepat pula. Satu – satunya cara hal ini dapat dilakukan adalah dengan memahami kepentingan bisnis perusahaan. Sistem SDM dapat melakukan hal ini hanya apabila ia dapat membagi data dengan system – system lain pada perusahaan, terutama yang mengendalikan bisnis perusahaan.
Sebuah
sistem
yang
terisolasi tidak akan berguna sama sekali untuk perusahaan. Sumber : Creative Software PTE Ltd (www.creasoft.com.sg)
Penyimpanan semua informasi yang berkaitan dengan perusahaan secara elektronik akan menghapus kebutuhan akan ruang besar untuk menyimpan kertas – kertas ruang data. Perangkat lunak SDM akan dapat mengurangi waktu proses dan waktu administrasi, juga memberikan kesempatan bagi pegawai untuk mengakses data sendiri sehingga mereka dapat memperbarui dan melihat kembali data mereka tanpa harus berhubungan langsung dengan staff SDM sehingga mengurangi pekerjaan staff SDM.
55
2.11.2 Perencanaan Sumber Daya Manusia Menurut Randall dan Susan (1997,p227), rekrutmen antara lain meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang – orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada. Bagian dari rekrutmen: a. Menentukan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan dalam hal jenis pekerjaan dan levelnya dalam perusahaan. b. Terus berupaya mendapatkan informasi mengenai perkembangan kondisi pasar tenaga kerja. c. Menyusun bahan – bahan rekrutmen yang sistematis dan terpadu yang berhubungan dengan kegiatan sumber daya manusia lain d. Mendapatkan calon karyawan yang yang berbobot atau memenuhi syarat e. Mencatat jumlah dan kualitas pelamar dari berbagai sumber dan masing – masing metode rekrutmennya. f. Melakukan tindak lanjut terhadap para calon karyawan baik yang diterima maupun yang ditolak guna mengevaluasi efektif tidaknya rekrutmen yang dilakukan. Semua kegiatan ini harus dilakukan sesuai konteks hokum yang berlaku. Tujuan umum rekrutmen adalah menyediakan suatu pool calon karyawan yang memenuhi syarat bagi perusahaan. Sedangkan tujuan spesifiknya adalah :
56
-
Agar konsisten dengan strategi, wawasan dan nilai perusahaan.
-
Untuk menentukan kebutuhan rekrutmen perusahaan di masa sekarang dan masa datang berkaitan dengan perubahan besar dalam perusahaan, perencanaan SDM, pekerjaan desain dan analisa jabatan.
-
Untuk meningkatkan pool calon karyawan yang memenuhi syarat seefisien mugkin.
-
Untuk mendukung inisiatif perusahaan dalam megelola tenaga kerja yang beragam
-
Untuk membantu meningkatkan keberhasilan proses seleksi dengan mengurangi calon karyawan yang sudah jelas tidak memenuhi syarat atau yang terlalu tinggi kualifikasinya.
-
Untuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama kerja.
-
Untuk mengkoordinasikan upaya rekrutmen dengan program seleksi dan pelatihan.
-
Untuk mengevaluasi efektif tidaknya berbagai teknik dan lokasi rekrutmen bagi semua jenis pelamar kerja.
-
Untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan terhadap program – program tindakan alternatif dan pertimbangan hokum dan sosial lain menurut komposisi tenaga kerja.
57
2.11.3 Absensi Menurut Jean dan Mary (1985,p14), banyak perusahaan khawatir melihat angka absen yang tinggi. Dalam hal ini harus diadakan catatan sederhana, berapa catatan perorangan.Ini akan menunjukkan luasnya persoalan, alasan – alasannya (misalnya sakit tanpa keterangan), pengaruhnya pada bagian atau pada kategori karyawan(misalnya golongan wanita yang sudah menikah). Menurut Bennet (1983,p104) masalah yang cukup merugikan perusahaan adalah kemangkiran bail yang sah (dengan alasan) maupun yang tidak sah(tanpa alasan atau dengan alasan yang dibuat-buat seperti tetangga meninggal dunia, izin dokter yang dipaksakan, dan sebagainya). Dalam tulisan ini seluruh jenis kemangkiran akan dianggap sebagai satau kesatuan masalah.Angka kemangkiran dapat diperoleh dengan menggunakan rumus : A.K = Jumlah Kemangkiran per bulan / (Jumlah hari hadir + jumlah hari mangkir) Angka kemangkiran yang tinggi perlu diteliti sebab – musababnya.Kebanyakan kemangkiran disebabkan perasaan yang jenuh.Karyawan yang bersangkutan merasa bahwa kehidupannya setiap hari dipenuhi denga tugas dan tanggung jawab yang semakin berat sehingga kemangkiran tidak dapat dielakkan lagi.
