6
BAB II LANDASAN TEORI
A. Pengertian dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Didalam
menjalankan
operasinya,
seorang
pimpinan
perusahaan
memerlukan suatu informasi, terutama mengenai hal informasi keuangan yang berguna daalam hal pengambilan keputusan yang tepat. Dimana keputusan keputusan diambil berdasarkan informasi–informasi yang dapat diandalkan dan sangat penting bagi pendistribusian penggunaan secara efisien sumber sumber ekonomi yang digunakan oleh suatu kegiatan organisasi. Keputusan diambil secara cepat, tepat dan relevan agar dapat sesuai dengan perkembangan usaha dan penyelesaian terhadap masalah. Salah satu informasi yang penting dalam manajemen perusahaan adalah informasi akuntansi. Agar dapat memahami arti lebih detail lagi mengenai sistem informasi akuntansi, berikut akan dijelaskan apa pengertian sistem, informasi dan akuntansi yang mana mengantar kita kepada pengertian sistem informasi itu sendiri. 1. Pengertian Sistem Sistem merupakan sumber daya karena “sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu “ (Bodnar dan Hopwood 2003:1).
7
Sistem menurut Hall (2001:5) adalah sebagai berikut :
Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).
Sistem tidak hanya komputer atau program tetapi merupakan sekelompok unsur karena sistem adalah : Sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama–sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001:2).
Sistem adalah ” Suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi elemen-elemen yang berusaha mencapai tujuan tertentu ” (Narko 2004:1) Sistem dirancang karena suatu tujuan karena sistem adalah “Rangkaian dua atau
lebih
komponen–komponen
yang
saling
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan “
berhubungan,
yang
(Romney dan Syteinbart
2006:2). 2. Pengertian Informasi Informasi adalah sangatlah penting dalam suatu organsasi . Suatu sistem yang kurang mendapat suplai informasi akan menjadi kurang berguna karena masukan dari data- data kurang berfungsi dengan baik. Menurut Bodnar dan Hoopwood (2003:1) informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat .
8
Menurut Krismiaji (2002:15) mendefinisikan sebagai berikut “Informasi adalah data-data yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat”, Informasi merupakan data karena Informasi adalah “ data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan Sutabri ( 2004:18).
3. Pengertian Akuntansi Menurut Winarno (2006:18) definsi Akuntansi adalah: ”Proses mencatat dan mengolah data transaksi dan menyajikan informasi kepada pihak – pihak yang berhak dan berkepentingan ” Menurut Soemarso (2004:3-4) akuntansi adalah: Menyajikan informasi ekonomi ( economic information) satu kesatuan ekonomi ( badan usaha /business enterpice ) kepada pihak–pihak yang berkepentingan . 4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bodnar dan Hopwood (2003:1) Sistem Informasi Akuntansi adalah: Kumpulan sumber daya manusia, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambil keputusan .
Menurut Mulyadi( 2001:3) Sistem Informasi Akuntansi adalah: Sistem Informasi Akuntansi merupakan sub sistem informasi manajemen yang mengelola data keuangan menjadi informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pemakai intern ataupun pemakai ekstern.
9
Chusing ( 2000:17) Sistem Informasi Akuntansi adalah : “ “Kumpulan manusia dan sumber–sumber modal dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari kumpulan dan pengolahan data transaksi.” Menurut Widjajanto ( 2001:4) Sistem Informasi Akuntansi adalah: Sistem Informasi Akuntansi merupakan susunan berbagai dokumen , alat komunikasi, tenaga pelaksana dan berbagai laporan yang disusun untuk mentransfermasikan data keuangan menjadi informasi keuangan, sistem informasi manajemen yang mengelola data keuangan menjadi informasi keuangan. Menurut Nugroho (2001:17) sistem informasi akuntansi adalah: Susunan berbagai formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya dan laporan yang terkondisi secara erat yang dirancang untuk mentransfer masukan data keuangan menjadi informasi yang dibuthkan manajemen. Menurut Krismiaji (2002:4) sistem informasi akuntansi adalah: Sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. 5. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Krismiaji (2002:4) sistem informasi akuntansi adalah: Sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Setiap organisasi harus menyesuaikan sistem informasinya dengan kebutuhan pemakainya. Oleh karena itu, tujuan sistem informasi yang spesifik dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Namun tiga tujuan utama yang umum bagi semua sistem menurut Hall (2001 : 18) adalah sebagai berikut :
10
a. Untuk mendukung fungsi kepengurusan (stewardship) manajemen. Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan pertanggungjawaban. b. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan. c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari.Sistem informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien & efektif.
B.Sistem informasi Akuntansi Penggajian 1. Pengertian penggajian. Pengertian penggajian menurut Mulyadi (2001:373) definsi gaji adalah: Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang biasanya dibayarkan secara tepat perbulan.
Menurut Soemarso (2003:307) mendefinisikan gaji sebagai berikut : Gaji adalah imbalan kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administrative dan pimpinan yang jumlahnya biasanya tepat secara bulanan atau tahunan .
11
Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian & pengupahan menurut Mulyadi (2001:374) adalah : a. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu. b. Jumlah biaya gaji dan upah menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu. c. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu. 2.Dokumen Sumber Sistem Informasi Akuntansi Penggajian. Menurut Hall (2001:321-325) dokumen sistem informasi penggajian terdiri dari : a. Formulir kegiatan personal. Dokumen-dokumen mengidentifikasikan para pegawai yang diotorisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk mencerminkan perubahan dalam tarif pembayaran per jam, pengurangan gaji dan klasifikasi pekerja. b. Kartu pekerja (job ticket) Berisi total jumlah yang dihabiskan oleh setiap pekerja produksi . Dokumen-dokumen ini dikrimkan ke bagian akuntansi biaya ( siklus konversi ) dimana dokumen-dokumen tersebut digunakan untuk mengalokasikan beban tenaga kerja langsung.
12
c. Kartu Waktu (Time card) Berisi total waktu pekerja ditempat kerja. Kartu ini dikirim ke bagian pembayaran gaji untuk menghitung jumlah cek pembayaran. d. Menyiapkan daftar gaji (payroll register). Catatan pembayaran gaji pegawai (Employee payroll) menyiapkan cek pembayaran untuk para pegawai berupa gaji kotor, pengurangan, pembayaran lembur dan pembayaran bersih. e. Pengeluaran kas. Menurut Mulyadi (2001:374-379) dokumen sistem informasi penggajian dan pengupahan terdiri dari : a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen-dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah , penurunan pangkat , pemberhentian sementara,dar pekerjaan (skorsing), pemindahan dan lain sebagainya . Tembusan dokumen– dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji. b. Kartu Jam Hadir . Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
13
c. Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsng kepada setiap jenis produk atau pesanan. d. Daftar gaji dan upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan , dikurangi potongan – potongan berupa pph 21 , utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lainnya. e. Rekap daftar gaji dan daftar upah. Dokumen ini berupa ringkasan gaji dan upah perdepartemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah. f. Surat pernyataan gaji dan upah . Dokumen ini digunakan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat
14
sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. g. Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Dihalam muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, NIK dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. h. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 3.Prosedur sistem Akuntansi penggajian : Prosedur-prosedur yang harus ada dalam suatu kegiatan dalam perusahaan yang berhubungan dengan penggajian Mulyadi (2001:385-386) a. Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan dafar hadir biasa, dimana karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recording machine). Pencatatan waktu hadir diselenggarakan
15
untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyaawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau harus dipotong akibat ketidak hadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur. b. Prosedur pembuatan daftar gaji . Data yang digunakan adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian, penurunan pangkat, daftar gaji sebelumnya dan daftar hadir. Jika penghasilan melebihi penghasilan tidak kena pajak, potongan pph pasal 21 dihitung oleh pembuat daftar gaji atas dasar yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan, potongan pajak penghasilan dicantumkan dalam daftar gaji. c. Prosedur distribusi Gaji. Prosedur ini bertujuan untuk mengendalikan biaya yang dikeluarkan dan perhitungan harga pokok produksi yang digunakan oleh perusahaan. d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. Berdasarkan dokumen pendukung melalui sistem penggajian dan atas cek yang diterima oleh bagian keuangan. Bagian keuangan membuat membuat bukti kas keluar.
16
e. Prosedur Pembayaran Gaji . Melibatkan fungsi pencatat fungsi Akuntansi dan Keuangan. Fungsi Akuntansi mengeluarkan perintah pengeluaran kas kepada Keuangan untuk membuat cek guna pembayaran gaji. Fungsi Keuangan mencairkan cek tersebut ke Bank dan memasukkan uang ke dalam amplop
gaji
masing-masing
karyawan.
Jika
jumlah
karyawan
perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dapat dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji kepada karyawan. Saat ini banyak dilakukan dengan mengkredit rekening gaji karyawan kepada Bank yang ditunjuk perusahaan. 4. Subsistem Sistem Informasi Akutansi Subsistem-subsistem Sistem Informasi Akutansi memproses transaksi keuangan dan non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. Menurut Cushing (2002:23): ”peranan sistem informasi akutansi merupakan organisasi perusahaan modern yang dilayani oleh sistem informasi akutansi, dan merupakan suatu badan atau lembaga yang sangat kompleks organissi seperti beribu-ribu orang dengan tugas-tugas yang bervariasi di pengembangan dan pembuatan suatu produk baru sampai pada manajemen dengan tenaga penjual yang cukup besar.” Subsistem Sistem Informasi Akutansi menurut Hall (2001 :12) terdiri dari tiga susbsistem utama yaitu :
17
a. Sistem Pemrosesan Transaksi-SPT (tansaction processing system) yang mendukung operasi bisnis setiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan-pesan untuk para pemakai seluruh organisasi . Sistem Pemrosesan Transaksi merupakan pusat dari seluruh fungsi sistem informasi dengan : b. Mengkonversi peristiwa ekonomi ke transaksi keuangan. c. Mencatat transaksi keuangan dalam record akutansi ( jurnal dan buku besar). d. Mendistribusikan informasi keuangan yang utama ke personel operasi untuk mendukung kegiatan operasi harian mereka. e. Sistem
Pelaporan
Buku
Besar/Keuangan-SPBB/K
(General
Ledger/Financial Reporting System) yang menghasilkan laporan keuangan tradisional seperti laporan rugi laba, neraca, laporan arus kas, pengembalian pajak, dan laporan-laporan lainnya yang ditetepkan oleh hukum. f. Sistem Pelaporan Manajemen-SPM (Management Reporting System) yang menyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan varian, dan laporan pertanggung jawaban.
18
Menurut Hall (2001 : 56) Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT) mempunyai tiga siklus transaksi yang memproses sebagian kegiatan ekonomi perusahaan yaitu : a. Siklus Pengeluaran Kegiatan Bisnis dimulai dengan akuisisi bahan baku, properti dan tenaga kerja dalam pertukaran kas. Pengeluaran Kas aktual dilakukan pada saat setelah penerimaan barang atau
jasa.
Berhari-hari bahkan berminggu-minggu dapat berlalu diantara kedua peristiwa ini. Jadi, dari perspektif sistem, transaksi ini memiliki dua bagian yaitu komponen fisik (akuisisi barang) dan komponen keuangan (pegeluaran kas ke pemasok). Subsistem utama dari siklus pengeluaran ini terdiri dari : 1) Sistem pembelian/utang dagang. Sistem ini mengakui kebutuhan untuk membeli persediaan fisik (seperti bahan baku mentah) dan melakukan pemesanan dengan pemasok. Ketika barang-barang diterima, sistem pembelian mencatat peristiwa tersebut dengan menambah persediaan dan membentuk akun utang dagang untuk dibayar pada tanggal yang ditetapkan. 2) Sistem pengeluaran kas. Ketika kewajiban dihasilkan dari
sistem
pengeluaran
pembelian mengotorisasi
jatuh
tempo,
pembayaran
sistem tersebut,
mengeluarkan data kepada pemasok, dan mencatat transaksi dengan mengurangi kas dan akun utang dagang.
19
3) Sistem
gaji.
pemakaian
Sistem
tenaga
ini
kerja
mengumpulkan dari
setiap
data
pegawai,
menghitung gaji dan mengeluarkan cek pembayaran kepada pegawai. Secara konseptual, gaji merupakan pembelian
sebuah
sistem
kasus-khusus
dan
pengeluaran kas. Karena kompleksitas akuntansi yang berkaitan
dengan
gaji,
kebanyakan
memiliki
sistem
terpisah
perusahaan
untuk
pemrosesan
pembayaran gaji. 4) Sistem aktiva tetap. Suatu sistem aktiva tetap perusahaan memproses transaksi-transaksi berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan penghentian aktiva tetap. Mereka merupakan item-item yang relatif permanen yang sering kali secara kolektif mecerminkan investasi keuangan terbesar
yang
dilakukan oleh organisai. Contoh dari aktiva tetap adalah
tanah,
gedung,
perabotan,
medin,
dan
kendaraan bermotor. b. Siklus Konversi dibentuk oleh dua subsistem utama yaitu : 1) Sistem
produksi
melibatkan
perencanaan,
penjadwalan, dan kontrol atas produk-produk fisik melalaui proses manufaktur. Dalam hal ini termasuk menetapkan kebutuhan bahan baku mentah, otorisasi
20
kerja yang harus dilakukan dan pelepasan bahan baku ke produksi, serta mengarahkan pergerakan barang dapal proses (WIP) melalui berbagai tahap proses manufaktur. 2) Sistem akuntansi biaya memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi,. Informasi diproduksi dari sistem ini dengan menggunakan penilaian, persediaan, penganggaran, kontrol biaya, pelaporan kinerja, dan keputusan manajemen, seperti keputusan membuat atau membeli. c. Siklus Pendapatan. Perusahaan menjual barang jadinya ke para pelanggan melalui siklus pendapatan, yang melibatkan pemrosesan penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan juga memiliki komponen fisik dan keuangan yang diproses secara terpisah. Subsistem utama dari siklus pendapatan yaitu : 1)
Pemrosesan Pesanan Penjual. Mayoritas penjualan bisnis dilakukan atas dasar kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti penyiapan pesanan penjualan, pemberian
kredit,
pengiriman
produk
(atau
penyerahan jasa) kepada pelanggan, dan pencatatan transaksi akun piutang dagang, persediaan, biaya dan penjualan.
21
2)
Penerimaan Kas. Untuk penjualan kredit, sebagian periode waktu (hari atau minggu) berlalu antara titik penjualan
dan
penerimaan
kas.
Pemrosesan
penerimaan kas meliputi pengumpulan kas, deposito di bank, pencatatan peristiwa-peristiwa ini dalam akaun piutang dagang dan kas.
Sedangkan Siklus Pemrosesan Transaksi menurut Bodnar dan Hopwood (2003: 9) dan menurut Sutabri ( 2004:10) dikelompokan kedalam empat siklus umum dari kegiatan usaha adalah sebagai berikut : a. Siklus pendapatan adalah kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada entitas-entitas lain dan penagihan pembayaran yang berkaitan. b. Siklus Pengeluaran adalah kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. c. Siklus Produksi adalah kejadian-kejadian yang berkaitan degan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa. d. Siklus Keuangan adalah
kejadian-kejadian yang berkaitan dengan
perolehan dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.
Siklus pemrosesan transaksi terdiri dari satu atau lebih sistem aplikasi. Suatu sistem aplikasi memproses transaksi-transaksi yang berkaitan secara
22
logis. Siklus pendapatan organisasi biasanya mencakup sistem aplikasi yang meliputi pencatatan (entry) pesanan pelanggan, penagihan, piutang dagang, dan pelaporan penjualan. Siklus pengeluaran biasanya mencakup sistem aplikasi yang meliputi pemilihan dan permohonan pemasok, pembelian, utang dagang, dan penggajian. Siklus produksi mencakup sistem aplkasi yang meliputi pengendalian dan pelaporan produksi, penghitungan harga pokok produk, pengendalian persediaan, dan akutansi harta tetap. Siklus keuangan organisasi mencakup sistem aplikasi yang berkaitan pengendalian dan manajemen kas, manajemen utang, dan administrasi program pensiuna karyawan.
Menurut Romney dan Steinbart (2006 : 29) Siklus transaksi (transaction cycles) dikelompokan menjadi lima, yaitu : a. Siklus pendapatan (revenue) mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk uang tunai. b. Siklus pengeluaran (expenditure) mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai. c. Siklus penggajian sumber daya manusia (payroll) mencakup kegiatan mengontrak dan menggaji karyawan. d. Siklus produksi mrncakup kegiatan mengubah bahan mentah dan buruh menjadi produk jadi. e. Siklus keuangan mencakup kegiatan untu mendapatkan dana daru investor dan kreditor dan membayar mereka kembali.
23
Dari penjelasan diatas, baik menurut Hall, Bodnar dan Hopwood, Sutabri dan Romney dan Steinbart memasukkan proses penggajian ke dalam siklus pengeluaran. C. Pengendalian Internal ( Internal Control ). Pengertian Pengendalian Internal( Internal Control ) Menurut Mulyadi ( 2001:16 ) pengertiannya adalah : Sistem pengendalian internal meliputi organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi , mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakab menajemen. Menurut Krismiaji Zaki Baridwan ( 2002:218) pengertiannya adalah Rencana organsisasi dan metoda yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaati kebijakan manajemen.
Menurut Zaki Baridwan ( 2000:13) pengertiannya adalah Pengecekan Internal (Internal Control) dapat mempunyai arti sempit dan luas. Dalam arti sempit pengendalian intern merupakan pengecekan penjumlahan, dalam arti luas pengenda;ian internal tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan.
Ketiga definisi tersebut dapat disimpulkan tujuan dari pengendalian internal yaitu : 1. Mengamankan. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi. 3. Meningkatkan efisiensi. 4. Mendorong dipenuhinya kebijakan manajemen.
24
D. Struktur pengendalian Internal Gaji atau Upah. Menurut Mulyadi 2001(387-391) unsur unsur pengendalian internal digolongkan sebagai berikut : 1. Organisasi Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji. 2.Sistem Otorisasi a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memilik surat pengangkatan karyawan yang disetujui oleh direksi. b. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan dan keluar harus didasarkan pada surat keputusan direksi. c. Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji yang diotorisasi oleh kepala fungsi personalia. d. Kartu jam hadir harus diotosisasi fungsi pencatat waktu. e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala bagian yang bersangkutan. f. Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi Personalia. g. Bukti kas keluar untuk
pembayaran gaji harus
diotorisasi
kepala
fungsi akuntansi. 3. Prosedur pencatatan a. Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkomendasikan dalam daftar gaji karyawan. b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.
25
4. Praktik yang sehat. a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelumnya, kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. b. Pemasukan kartu jam hadir dimasukkan ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. c. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian penghitungannya oleh fungsi pembuatan kas keluar sebelum dlakukan pembayaran. d. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan. e. Kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuatan gaji.
Departemen yang terkait dengan prosedur penggajian Mulyadi (2001:382-384) adalah : 1. Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab mencari pegawai, menyeleksi , dan memutuskan penempatan pegawai baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan , mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Fungsi ini dibawah departemen Personalia dan Umum.
26
2. Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian yang baik mensyaratkan
fungsi
pencatat
waktu
hadir
karyawan
tidak
boleh
dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Fungsi ini dibawah Departemen personalia dan umum. 3. Fungsi pembuat Daftar Gaji dan Upah. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan dalam jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Fungsi ini dibawah Departemen Personalia dan Umum. 4. Fungsi Akuntansi. Fungsi Akuntansi bertanggung jawab mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah ( misalnya utang gaji dan utang upah karyawan, utang pajak dan utang dana pensiun). Fungsi Akuntansi ini terdiri dari ; a. Bagian Utang. Bagian utang bertanggung jawab memproses pembayaran gaji dan upah seperti tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gahi dan upah untuk membayarkan gaji dan upah karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut. b. Bagian Kartu Biaya.
27
Bagian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik). Fungsi Akuntansi ini berada dibawah Bagian Akuntansi. 5. Fungsi Keuangan . Fungsi ini bertanggung jawab mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke Bank. Uang tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan yang berhak. Fungsi Keuangan berada dibagian Keuangan atau kasir.
E. Pengertian Efisiensi dan Efekktif. Menurut Krismiaji (2002:178) dalam penyusunan sistem salah satu tahap terpenting adalah : Efisien karena sebuah sistem harus efisien ,Subsistemnya harus dikoordinasi , dan ada dasar yang logis untuk memilih program yang baru. Efisien adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum. Efektif adalah pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan dari serangkaian alternatif atau pilihan cara dan menentukan pilihan dari berberpa pilihan.
28
Keterangan : KJH = Kartu Jam Hadir RDG= Rekap Daftar Gaji SPG=Surat Pernyataan Gaji DG = Daftar Gaji KPK=Kartu Penghasilan Karyawan BKK=Bukti Kas Keluar
Sistem penggajian yang merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai manajer , atau kepada karyawan yang gajinya dibayar bulanan , tidak tergatung dari jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan . Oleh karena itu, dalam sistem penggajian ini tidak diperlukan pencatatan waktu kerja, karena biaya tenaga kerja yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak perlu dibebankan langsung kepada produk. Tanda terima gaji oleh karyawan dibuktikan dengan penandatanganan oleh karyawan atas kartu penghaslan karyawan, sehingga setiap karyawan hanya dapat melihat gajinya masing-masing . Informasi gaji merupakan informasi pribadi , yang bersifat rahasia bagi karyawan lain. Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahap berikut ini : 1. Tahap pertama berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke 1, dicatat oleh bagian utang kewajiban gaji kedalam register bukti kas keluar sebagia berikut :
29
Gaji dan Upah
XX
Bukti Kas Keluar Yang Akan Dibayar
XX
Dalam jurnal tersebut digunakan rekening gaji dan upah sebagai clearing account. 2. Tahap kedua berdasarkan buki memorial , bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam Jurnal Umum sebagai berikut : Biaya Overhead Pabrik sesungguhnya
XX
Biaya Administrasi dan Umum
XX
Biaya pemasaran
XX Gaji dan Upah
XX
Karena gaji karyawan di pabrik tidak berhubungan langsung dengan pesanan tertentu , maka biaya gaji diperlakukan sebagai unsur biaya overhead pabrik, sehingga biaya gaji karyawan pabrik dibebankan kedalam rekening Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya. 3. Tahap Ketiga berdasarkan dokumrn bukti kas keluar yang telah di cap ”lunas” oleh fungsi keuangan . Bagian jurnal mencatat pembayaran gaji kedalam register cek sebagai berikut : Bukti Kas keluar
XX Kas
XX
4. Tahap keempat berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji. Bagian kartu biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku pembantu ( kartu biaya). Kart biaya ini berisi rekening pembantu yang
30
merinci rekening kontrol : Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya, Biaya Administrasi dan Umum dan biaya pemasaran.
