BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1
Landasan Teori
2.1.1
Pengertian Akuntansi dan Proses Pengolahan Data Akuntansi merupakan alat penyaji informasi yaitu untuk menyajikan
informasi mengenai keadaan suatu perusahaan atau organisasi. Akuntansi sebagai alat informasi mempunyai aktivitas-aktivitas yang terdiri dari pencatatan akuntansi, pengolahan data, penganalisisan data, penyusunan laporan-laporan tertentu, dan pemahaman data untuk pengawasan efisiensi. Definisi akuntansi menurut Haryono Jusup (2003 : 4) dapat dirumuskan dari dua sudut pandang yaitu: 1). Definisi dari sudut pemakai . Dari sudut pemakai, akuntansi didefinisikan sebagai suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi. 2). Definisi dari sudut proses kegiatan. Dari sudut proses kegiatan, akuntansi didefinisikan sebagai proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan, dan penganalisisan data keuangan suatu organisasi. Menurut Sofyan Syafri Harahap (1995 : 1) akuntansi adalah bahasa bisnis yang dapat memberikan informasi tentang kondisi ekonomi suatu bisnis dan hasil usahanya pada suatu periode waktu tertentu. Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountant) yang dikutip olah Sofyan Syafri Harahap,
8
akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan pengikhtisaran dengan tata cara tertentu dan dalam ukuran moneter, transaksi dan kejadian-kejadian yang umumnya bersifat keuangan dan termasuk menafsirkan hasil-hasilnya. Kemudian menurut APB (Accounting Priciple Board) Statement No. 4 kutipan Sofyan Syafri Harahap, akuntansi adalah kegiatan jasa yang berfungsi memberikan informasi kuantitatif, umumnya dalam ukuran uang, tentang suatu badan ekonomi, yang digunakan dalam pengambilan keputusan ekonomi, sebagai dasar pemilihan antara beberapa alternatif. Dapat disimpulkan bahwa akuntansi sebagai suatu proses pengolahan datadata keuangan dapat dilakukan dengan dua macam cara yaitu dengan sistem pengolahan data secara manual dan dengan sistem pengolahan data berbasis komputer. Semua bentuk pengolahan data, baik yang dilaksanakan secara manual maupun secara elektronik, akan selalu terdiri dari kegiatan input, proses, dan output.
2.1.2
Keunggulan dan Kelemahan antara Komputer dengan Manusia Komputer di dalam mengolah data memiliki banyak sekali keunggulan
dibandingkan dengan manusia. Keunggulan-keunggulan tersebut menurut Wilkinson (1994 : 290) antara lain: 1). Komputer mampu memproses data secara efektif dibandingkan dengan manusia. 2). Dalam kondisi-kondisi tertentu komputer mampu memproses transaksi lebih murah daripada manusia.
9
3). Komputer merupakan prosessor yang lebih dapat diandalkan daripada manusia. 4). Komputer dapat menyimpan data lebih baik dan rapi daripada manusia. 5). Secara operasional komputer dapat lebih efisien daripada manusia. 6). Komputer bersama-sama dengan manusia dapat memenuhi kebutuhan para manajer dengan lebih baik daripada hanya manusia saja yang bekerja sepenuhnya. Dilihat dari uraian di atas, komputer memang memiliki banyak keunggulan dibanding manusia. Akan tetapi manusia juga memiliki beberapa keunggulan yang tidak dimiliki oleh komputer yaitu : 1). Fleksibilitas Berhubungan dengan manusia yang mampu melakukan aneka pekerjaan dan secara relatif dapat menyesuaikan diri dengan mudah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain. 2). Inteligensi Manusia dapat menangani masalah yang strukturnya tidak baik karena manusia dapat melihat hubungan antara faktor-faktor yang tidak logis, melihat pola yang berbelit-belit, dan mengembangkan pemecahan yang imajinatif. 3). Kepribadian Manusia mampu untuk berinteraksi secara efektif dengan manusia lainnya.
10
Di dalam pengolahan data dan menyajikan suatu informasi, komputer cukup dapat diandalkan. Komputer hampir dapat memenuhi seluruh kriteria untuk dapat dikatakan handal di dalam menyajikan informasi yang bernilai.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Berbasis Komputer Dewasa ini untuk mengolah data digunakan alat elektronik seperti komputer. Menurut Bodnar dan Hopwood (2002 : 71) sistem komputer merupakan kombinasi terpadu dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), komunikasi, sumber daya manusia, sumber daya informasi, dan prosedur-prosedur pemrosesan. Perangkat keras komputer mencakup peralatan fisik yang keseluruhan sering disebut sebagai komputer itu sendiri mencakup unit prosesor pusat, prosesor pendukung, penyimpanan sekunder, peralatan masukan dan peralatan keluaran. Perangkat lunak komputer yang berupa program komputer memuat instruksi-instruksi yang dibutuhkan oleh perangkat keras untuk melengkapi tugas-tugas yang diperlukan. Menurut Jogiyanto (2003 : 134) sistem komputer dasar terdiri dari empat elemen yaitu : 1). Perangkat Keras (hardware) Perangkat
keras
komputer
adalah
peralatan
fisik
komputer
yang
melaksanakan tugas pengolahan data pada sistem komputer. Perangkat keras komputer dapat dikelompokkan menjadi lima komponen utama yaitu. (1)Central Processing Unit (CPU) atau Unit Pemrosesan Sentral CPU merupakan pusat dari komputer yang mempunyai fungsi untuk melakukan kegiatan-kegiatan arithmetic atau logic dan mengawasi
11
kegiatan seluruh sistem pengolahan data elektrolis. Untuk dapat melakukan fungsi ini CPU dibagi menjadi tiga bagian berdasarkan fungsinya yaitu: Main Memory Unit atau Unit Penyimpanan Utama, Arithmatic-Logic Unit atau Unit Aritmatik-logik, Control Unit atau Unit Pengendali (2). Input Equipment Data yang akan diproses dalam komputer harus dimasukkan ke komputer. Pekerjaan memasukkan data dapat menggunakan berbagai macam alat (equipment), alat ini disebut pure input equipment atau sering disebut sebagai input device. Ada beberapa alat yang dapat digunakan untuk memasukkan data ke komputer seperti: Point of Sales Terminal (POS), Automatic Tag Readers, Magnetik Ink Character Recognition (MICR), Terminal (misalnya keyboard pada komputer). (3). Output Equipment Alat keluaran (output equipment) adalah alat yang menerima informasi dari komputer (CPU) dan mengubahnya ke dalam bentuk yang dapat dibaca. Informasi yang dihasilkan dapat berbentuk huruf, angka, gambar, maupun grafik. Output equipment dapat dikelompokkan menjadi : (a). Soft Copy Device Soft copy device ini merupakan alat yang berfungsi untuk menampilkan informasi di layar monitor, sehingga dapat dibaca oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Contohnya adalah visual display terminal.
12
(2). Hard Copy Device Hard copy device merupakan alat yang berfungsi untuk menghasilkan informasi dalam bentuk catatan. Contohnya adalah primer dan plotter. (4). Computer Communication Equipment atau Alat Komunikasi Alat komunikasi dengan komputer merupakan alat yang menghubungkan seseorang langsung dengan CPU atau dengan komputer file yang on-line. Dengan digunakannya alat-alat komunikasi komputer ini, proses memasukkan dan mengeluarkan data ke dan dari komputer dapat dilakukan jarak jauh. Dengan demikian, data akuntansi dapat dimasukkan ke komputer langsung dari tempat dimana data itu terjadi tanpa perlu membawa bukti fisik (dokumen sumber) ke tempat dimana komputer tersebut berada. Begitu pula output informasi yang diinginkan oleh pihakpihak yang berkepentingan dapat dihasilkan tanpa perlu menandatangani komputernya. Contohnya adalah terminal, key-entry devices, dan computer consoles. (5). Secondary Storage atau Kombinasi Input Output (I/O) Kombinasi input output (I/O) atau secondary storage merupakan alat-alat yang digunakan untuk menyimpan data input maupun output dari komputer. Karena terbatasnya kapasitas memory dari CPU dan harganya yang mahal, sedangkan data atau informasi yang harus disimpan jumlahnya banyak, maka digunakanlah secondary storage. Alat-alat tersebut antara lain: Pita Magnetis (Magnetis Tape), Cakram Magnetis
13
(Magnetic Disk), Drum Magnetis (Magnetic Drum), Real Tape, Tape Data. 2). Perangkat Lunak (software) Perangkat lunak atau software merupakan suatu komponen non fisik dan sistem komputer yang memungkinkan komputer tersebut dapat berfungsi. Dalam pengertian sempit software ini berupa program komputer yang memungkinkan komputer tersebut bekerja sesuai dengan kemauan kita. Software dapat digolongkan menjadi. (1) Program Aplikasi Program aplikasi merupakan kumpulan dari instruksi-instruksi untuk menjalankan aktivitas yang diinginkan guna mencegah masalah-masalah tertentu. Program aplikasi dibuat oleh user atau membeli dari perusahaan pembuat software komputer. Contoh dari program aplikasi yaitu Ms Word, Lotus 123, Ms. Excel, dan Visual Fox Pro. (2) Sistem Operasi Sistem operasi adalah software yang mengatur dan mengkoordinasikan interaksi (proses) antar pemakai dan sumber daya (resources) satu dengan lainnya. Sumber daya (resources) tersebut terdiri dari hardware, memory, paket data, dan layanan (service) lainnya. (3) Bahasa Komputer Untuk dapat berkomunikasi dengan komputer, perlu digunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh komputer. Pada dasanya komputer hanya mengetahui bahasa yang disebut bahasa mesin, yaitu bahasa yang
14
menggunakan
kode
binary.
Apabila
program
ditulis
dengan
menggunakan selain bahasa mesin, maka sebelum dipahami oleh komputer bahasa tersebut harus diterjemahkan dulu. 3). Pemakai (brainware) Agar komputer dapat dipergunakan, maka harus ada manusia yang berfungsi untuk mengoperasikan komputer tersebut. Brainware terdiri dari. (1) Sistem Analisis (System Analyst) a). Menganalisis ketentuan-ketentuan informasi b).Mengevaluasi sistem aplikasi yang digunakan dan merencanakan prosedur proses data yang baru atau yang diperbaiki. c).Membuat kerangka sistem aplikasi yang baru dan menyusun spesifikasi untuk mengarahkan para programmer. d). Membuat rencana implementasi dan buku pedoman prosedur (2) Pemrograman Sistem (System Programmer) a). Menyediakan petunjukan teknis yang berhubungan dengan operating system untuk seluruh staff data processing. b). Menyediakan penghubung diantara kebutuhan sistem aplikasi dan ketentuan dari operating system. c). Mengubah, mengetes, dan memelihara semua software non aplikasi yang dibeli dari penjual software. (3) Pemrograman Aplikasi (Programmer) a). Menentukan logika dari program komputer yang diperlukan untuk seluruh sistem yang dirancang oleh system analyst.
15
b). Menyusun logika untuk menjadi program komputer. c). Mengoreksi kesalahan dalam program yang dibuat dan menyiapkan dokumentasi. (4). Operator Komputer Mengoperasikan komputer sesuai dengan prosedur operasi untuk instalasi dan prosedur detail untuk setiap program. (5). Operator Pemasukan Data (Data Entry Operator) Menyiapkan data untuk diproses oleh mesin dengan memasukkannya melalui keyboard ke suatu alat yang akan mencatat data itu dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (kartu, pita, atau disk) atau memasukkannya langsung ke komputer untuk diproses. 4). Local Area Network (LAN) Perkembangan penggunaan komputer dalam suatu jaringan mendorong kebutuhan kerjasama antar sistem komputer PC dan juga dengan sistem komputer yang lebih besar (mini dan mainframe). Hal inilah yang kemudian menyebabkan munculnya Local Area Network (LAN).
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bodnar (2000 : 1) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Akuntansi sebagai suatu alat dalam mengolah data akuntansi dan keuangan memerlukan suatu sistem informasi akuntansi untuk dapat menyampaikan informasi akuntansi kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
16
Menurut
Nugroho Widjajanto (2001 : 4) sistem informasi akuntansi
adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang di desain untuk menginformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan. Sedangkan menurut Jogiyanto H.M. (2001 : 17) mendefinisikan sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang
mengumpulkan,
mengklasifikasikan,
memproses,
menganalisis,
mengkomunikasikan, informasi pengambilan keputusan dengan orientasi yang relavan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan. Dari berbagai definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah bagian dari organisasi yang mengumpulkan serta megolah data transaksi keuangan guna menghasilkan informasi baik bagi pihak luar maupun pihak dalam perusahaan. Abdul Halim (1994:30) mengatakan bahwa untuk menyusun Sistem Informasi Akuntansi diperlukan tahap-tahap pekerjaan, yaitu : 1). Tahap analisis Tahap ini dilakukan untuk memperoleh informasi tentang sistem yang sedang berlaku. Informasi yang dikumpulkan terutama mengenai kelebihan atau kebaikan dan kelemahan sistem yang berlaku. 2). Tahap perencanaan dan pemilihan Yaitu penyusunan sistem informasi baru. Perencanaan sistem ini terutama ditujukan untuk menghilangkan kekurangan atau kelemahan sistem yang sedang berlaku. Tahap ini juga direncanakan dan dilakukan pemilihan komputer yang akan digunakan.
17
3). Tahap implementasi Tahap
memasang
sistem
informasi
yang
baru
di
perusahaan.
Tahap ini dilakukan untuk menggantikan sistem informasi yang lama dengan yang baru. 4). Tahap pelaksanaan sistem dan pengawasan Tahap ini adalah dimulainya penggunaan sistem informasi baru untuk mengolah data dan juga perencanaan sistem yang dilakukan untuk pengawasan agar dapat mengikuti pelaksanaan sistem informasi yang baru.
2.1.5 Sistem Electronic Data Processing Menurut Bodnar dan Hopwood (2000 : 4) mengatakan bahwa electronic data processing adalah pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pengolahan data transaksi-transaksi dalam suatu organisasi. Sehubungan dengan perkembangan teknologi komputer, istilah pengolahan data dikenal dan mempunyai arti yang sama dengan EDP. Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 59) EDP adalah pengolahan data dengan menggunakan komputer baik berupa perhitungan secara substansial, termasuk operasi hitung-menghitung dan operasi logika tanpa campur tangan manusia. Jadi EDP dapat diartikan sebagai pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pengolahan data transaksi-transaksi termasuk operasi logika dalam organisasi. Sistem pengolahan data akuntansi secara elektronis pada prinsipnya hampir sama dengan proses secara manual. Perbedaan terjadi hanya pada proses
18
pengolahan data. Proses electronic data processing dapat dibagi menjadi tujuh tahap yaitu : (1) Pengolahan data. Pengumpulan data merupakan kegiatan mengumpulkan dokumen sebagai sumber data yang diperlukan sebagai bahan masukan dalam menghasilkan informasi sesuai dengan yang dikehendaki. Dokumen sumber yang digunakan direkam dalam bentuk formulir. Formulir tersebut dirancang secara hati-hati untuk memudahkan pengklasifikasian data yang akan diolah. Dokumen-dokumen tersebut dapat berupa invoice, kwitansi, voucer dan formulir transaksi lainnya. (2) Pengelompokkan data. Kegiatan pengelompokkan data yaitu dengan memberi arti tertentu atau untuk
memudahkan
pengolahan
data
antara
lain
dengan
cara
pengelompokkan data berdasarkan jumlah-jumlah tertentu atau ciri-ciri tertentu. Kegiatan ini dapat dibagi lagi menjadi batch, ferivikasi dan sorting. Pada kegiatan batch yaitu melakukan pengklasifikasian dokumen sumber yang disesuaikan dengan jenis transaksi, contohnya berdasarkan pengeluaran kas atau penerimaan kas. Sedangkan ferivikasi merupakan kegiatan pemeriksaan validitas apakah data telah diklasifikasikan dengan tepat, benar dan lengkap. Kemudian sorting yaitu dengan menyusun data sesuai dengan kode yang telah ditetapkan, misalnya per tanggal dokumen.
19
(3) Pengeditan data. Kegiatan ini untuk melakukan pemeriksaan kondisi dari dokumen apakah cukup jelas dan bisa dibaca untuk dilakukan pemindahan data ke media penyimpanan. Hal ini dimaksudkan meminimalisasi kesalahan validitas data pada saat data tersebut dimasukkan ke dalam komputer. (4) Perekam data. Data yang telah diedit dipindahkan (direkam) ke dalam media penyimpanan data dengan menggunakan alat perekam data. Pada saat seluruh data transaksi selesai direkam, maka data tersebut akan dibandingkan dengan parameter data yang telah disimpan pada primary storage. Kegiatan ini disebut dengan kegiatan validitas data. Maksudnya adalah untuk menghindari terjadinya kesalahan data pada saat direkam. Hal ini penting diterapkan untuk menghasilkan informasi yang akurat. (5) Pengolahan data. Dengan menggunakan aturan rumus tertentu yang dimengerti oleh komputer.
Komputer
dapat
melakukan
pengolahan
data
untuk
menghasilkan laporan atau informasi dalam bentuk tertentu sesuai dengan yang diinginkan. Pada dasarnya dikenal dua cara untuk memproses data yaitu : a). Batch Processing Sistem pengolahan data secara batch dilakukan secara periodik atau berkelompok artinya data yang akan diproses dikumpulkan dan disimpan dulu sampai terkumpul dalam jumlah yang cukup banyak
20
atau sampai saat ditentukan secara periodik. Pendekatan ini umumnya digunakan untuk memproses transaksi rutin yang volumenya cukup besar. b). Immediate Processing Sistem pengolahan data secara immediate dan online processing adalah sistem dimana setiap transaksi direkam dan diproses segera setelah terjadi. Artinya, setiap transaksi segera direkam serta dibukukan pada masing-masing file yang terpengaruh oleh transaksi itu. Dengan demikian, setiap file akan selalu menunjukkan status mutakhir. (6) Pendistribusian data. Data yang telah diolah menjadi informasi, misalnya laporan per pelanggan dan neraca, kemudian dibagi kepada pihak yang berkepentingan sesuai dengan yang direncanakan. Informasi yang di distribusikan tersebut dan berupa hasil cetakan pada kertas, disket atau tampilan pada layar monitor komputer. (7) Pemeliharaan data. Setelah diproses data disimpan dan dipelihara. Bukan hanya hasil perekaman saja yang disimpan tetapi juga dokumen sumber aslinya apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi. Media untuk penyimpanan data transaksi dapat dilakukan pada primary storage dan secondary storage. Apabila data sering digunakan kembali, maka disimpan di primary storage, contohnya di harddisk komputer, sebaliknya apabila data
21
transaksi tersebut jarang diperlukan sebaiknya disimpan pada secondary storage, misalnya pada microfilm, pita magnetik. Tujuh tahapan tersebut apabila diringkas sesuai dengan siklus pengolahan data akan menjadi empat tahap kegiatan yaitu : a) Input, termasuk di dalamnya pengumpulan, pengelompokkan, pengeditan, dan perekaman data. b) Proses, kegiatannya adalah pengolahan data. c) Output, melibatkan pendistribusian data. d) Storage, melibatkan pemeliharaan data.
2.1.6 Pengertian dan Ukuran Efektivitas Electronic Data Processing Terdapat beberapa pengertian dari efektivitas, antara lain menurut Zulian Yamit (1998 : 14) efektivitas merupakan suatu ukuran yang memberikan gambaran mengenai seberapa jauh target dapat tercapai baik secara kualitas, maupun waktu, berorientasi pada keluaran (output) yang dihasilkan. Lain lagi menurut Komaruddin yang dikutip oleh Zulian Yamit (1998 : 14) yang menyebutkan bahwa efektivitas adalah keadaan yang menunjukkan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah dietapkan. Pengertian efektivitas menurut T. Hani Handoko (1996 : 7) adalah merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang lebih ditetapkan, menyangkut bagaimana melakukan pekerjaan yang benar. Jadi berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa efektivitas adalah keadaan yang merupakan ukuran tingkat keberhasilan suatu kegiatan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
22
Semakin maksimal hasil yang dapat diraih sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan maka kegiatan itu dikatakan semakin efektif. Efektivitas suatu sistem dilihat dari rancangan elemen sistemnya. Adapun pertimbangan-pertimbangan perancangan untuk elemen sistem yaitu untuk elemen sistem keluaran, pertimbangannya adalah relevansi, variasi laporan, dan ketepatwaktuan, untuk elemen sistem penyimpanan data, pertimbangannya adalah keamanan dan akurasi, untuk elemen sistem pemrosesan data serta elemen sistem masukan data, pertimbangannya adalah akurasi dan waktu. Untuk lebih jelasnya pertimbangan-pertimbangan perancangan untuk elemen sistem dapat dilihat dari tabel berikut ini : Tabel 2.1 Pertimbangan-Pertimbangan Perancangan untuk Elemen Sistem Elemen Sistem
Pertimbangan Perancangan
Keluaran
Relevansi, Variasi laporan, Ketepatwaktuan
Penyimpanan Data (data base)
Keamanan, Akurasi
Pemrosesan Data
Akurasi, Waktu
Masukan Data
Akurasi, Waktu
Sumber : Bodnar dan Hopwood (2000 : 351) Ukuran efektivitas penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer yaitu antara lain: 1). Keamanan Data Pertimbangan ini berhubungan dengan kemampuan sistem untuk mengantisipasi akses data dari orang yang tidak berhak, dan kemampuan
23
sistem untuk melakukan proses back-up untuk mengantisipasi adanya kejadian-kejadian buruk yang tidak terduga seperti kebakaran, bencana alam, gangguan listrik, adanya binatang pengganggu, kesalahan manusia yang tidak disengaja, dan lain-lain. 2). Waktu Pertimbangan ini menunjukkan kecepatan dan ketepatan yang diperlukan sistem untuk mencari suatu data, melakukan input data, menangani berbagai transaksi, melakukan analisis dan proses data, dan lain-lain dalam hubungannya dengan permintaan para pemakai. 3). Ketelitian/Akurasi Pertimbangan ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan dalam menginput data, dalam melakukan perhitungan angka, dalam menangani transaksi, pencarian data, analisis dan proses data, dalam menyajikan data, dan lain-lain. 4). Relevansi Pertimbangan ini menunjukkan kesesuaian dari manfaat produk yang dihasilkan baik itu dalam hal analisis data, pelayanan, pengolahan dan penyimpanan data, penyajian data, dan lain-lain. 5). Variasi laporan Pertimbangan ini menunjukkan kemampuan sistem untuk membuat suatu laporan yang dapat berguna bagi pengguna informasi. Laporan dapat divariasikan dengan modifikasi dan pengembangan perhitungan sesuai dengan yang dibutuhkan.
24
2.1.7
General Accounting System (Gasy) General Accounting System (Gasy) merupakan aplikasi program database
berisi aplikasi sitem informasi terpadu yaitu aplikasi standar untuk BPR, LPD, dan KSP meliputi
Teller, Akuntansi, Tabungan Umum, Tabungan Program,
Deposito Berjangka, Kredit dan utility program yang memungkinkan pemakai dapat mengaplikasi perubahan pelaporan di masa mendatang. Berikut adalah model sistem dari Gasy: Gambar 2.1 Model Sistem dari Program Gasy
TRANSAKSI KEUANGAN Kas dan Non Kas
I N T E R F A C E
PROSES
LAPORAN
Sumber : Juliarsa (2003) dalam Dewa Gde Putra Jayantika 1). Transaksi Keuangan (Kas dan Non Kas) Secara umum, transaksi keuangan dibedakan ke dalam transaksi kas dan non kas. Transaksi kas dan non kas ini dapat ditimbulkan karena mutasi atau aktivitas tabungan umum, tabungan program, kredit, deposito, dan transaksi umum di luar operasional jasa produk yang dimiliki oleh perusahaan.
25
2). Interface Hubungan antara system/prosedur yang dikembangkan dalam aplikasi komputerisasi selalu memperhatikan model pelaporan yang dihasilakan, oleh karena itu modul aplikasi ini membuat interface yang berkaitan dengan: (1) Batasan otorisasi, meliputi transaksi tabungan dan kredit. (2) Klasifikasi nasabah (3) Konfigurasi aplikasi, meliputi identitas user/pemakai, batasan akses, lokasi data, data backup, data server cadangan, dan utility lain yang dapat menunjang jalannya aplikasi. 3). Proses Gasy Software dapat melakukan proses yang dapat menghasilkan laporanlaporan berguna bagi manajemen meliputi proses perhitungan bunga tabungan, kolektibilitas kredit, resiko bank, kesehatan bank, proses input data melalui aplikasi teller, dan proses lain yang berkaitan dengan proses input data. 4). Laporan Gasy Software, menyediakan laporan-laporan standar meliputi transaksi harian baik dalam format detil/rinci maupun ringkasan mutasi, yaitu: (1) Laporan Transaksi Tabungan Umum, Tabungan Program, Deposito, Kredit, dan Akuntansi. (2) Laporan Mutasi dan Saldo Tabungan Umum, Tabungan Program, Deposito, Kredit dan Aktivitas Rekening Akuntansi (Buku Besar)
26
(3) Ringkasan laporan meliputi: Neraca, Laba/Rugi, Rasio Keuangan, Komponen Rasio Kesehatan, Risiko Bank (BPR), dan laporan-laporan wajib untuk Bank Indonesia. Fleksibelitas teknik pembuatan laporan memungkinkan dapat melakukan perubahan-perubahan format sesuai dengan bentuk yang diharapkan oleh user. 5). Menu aplikasi Gasy Software menggunakan item menu untuk memandu user dalam memilih setiap modul/proses yang diperlukas sesuai dengan aktivitas yang dilakukan. Menu aplikasi ini meliputi: (1) Menu User, terdiri dari : a). Login, berfungsi untuk mendaftarkan user/pemakai aplikasi b). Logout, berfungsi untuk keluar dari aplikasi c).Setup nama perusahaan, berfungsi untuk megubah nama, alamat perusahaan d). Setup User berfungsi untuk merekan user/pemakai aplikasi. (2). Menu file terdiri dari: a). Rekening, berfungsi untuk merkam, mengubah dan menghapus file master rekening akuntansi b). Interface, berfungsi untuk merekam, mengubah dan menghapus file interface aplikasi. c). Sandi dan Standar Jurnal, berfungsi untuk merekam, mengubah dan menghapus file sandi transaksi dan standar jurnal transaksi.
27
d). Indeks, berfungsi untuk membuat, memelihara dan mengurut file-file database yang digunakan aplikasi ini. e). Backup-Restore,berfungsi untuk membuat cadangan file ke media backup yang ada baik CD, Harddisk, disket dan Flashdisk. f). Setup Prosedur, berfungsi untuk menampung kreatifitas user dalam mengembangkan prosedur sesuai dengan bahasa pemrograman yang digunakan. g). Master Nasabah, berfungsi untuk menambah, mengubah, dan menghapus register nasabah bank, khusus tabungan umum dan tabungan program. h). Database Utility (DBU), berfungsi untuk membuka file database yang digunakan sehingga dapat dilakukan modifikasi record sesuai dengan isian yang benar. Proses ini sebaiknya digunakan apabila prosedur yang tersedia tidak dapat mengatasi masalah yang terjadi. (3). Menu Transaksi, terdiri dari: a). Kas, berfungsi untuk merekam dan membatalkan transaksi khusus kas b). Non Kas, berfungsi untuk merakam dan membatalkan transaksi khusus non kas. c). Bunga Tabungan Umum, berfungsi untuk menghitung bunga tabungan program setiap hari atau setiap akhir bulan dan menjurnal otomatis ke rekening akuntansi yang sesuai.
28
d). Bunga Deposito, berfungsi untuk menghitung anggaran bunga deposito setiap periode dan membuat slip anggaran pembayaran bunga atau laporan lainnya yang diperlukan. e). Penyesuaian, berfungsi untuk mengkoreksi transaksi akuntansi (jurnal kas fan non kas) yang telah ditutup, atau dapat juga berfungsi untuk merekam transaksi kas dan non kas secara tidak kronologis. f). Validasi, berfungsi untuk menampilkan dan memasukkan kode user yang melakukan otorisasi/validasi transaksi tabungan, dan perubahan anggaran bunga kredit. (4). Menu Laporan terdiri dari: a).
Transaksi, berfungsi untuk menampilkan pilihan laporan transaksi.
b).
Performance,
berfungsi
untuk
menampilkan
pilihan
laporan
performance. c). Buku Besar, berfungsi untuk menampilkan aktivitas rekening akuntansi satu periode (satu tahun), periode harian dan periode bulanan, yang berfungsi untuk melakukan pengecekan terhadap mutasi setiap rekening akuntansi. d)
Laporan Bank Indonesia, berfungsi untuk membuat laporan Bank Indonesia meliputi Lap Bulanan, Penjaminan, Tingkat Kesehatan, dan laporan-laporan lainnya.
(5). Menu akhiri, terdiri dari: a). Akhir Hari, berfungsi untuk menutup transaksi per tanggal/harian dan meng-update master file dan file-file historis yang berhubungan.
29
b). Akhir Bulan, berfungsi untuk membuat file laporan bulanan, memindahkan saldo ke awal bulan berikutnya dan menghitung anggaran bunga deposito. c). Akhir Tahun, berfungsi untuk memindahkan saldo rekening akuntansi periode berjalan ke periode berikutnya dan menutup rekening nominal ke iktisar laba-rugi. (6). Menu Utility, terdiri dari: a). Help, berfungsi untuk menampilkan layar bantuan aplikasi ini. b). Kalkulator, berfungsi untuk menampilkan kalkulator c). Atur Layar Tampilan, berfungsi untuk mengatur form-form isian yang ditampilkan. d). Toolbar, berfungsi untuk menampilkan toolbar standar e). Kalender, berfungsi untuk menampilkan kalender disertai dengan informasi mengenai wewaran. f). Run Prosedur, berfungsi untuk menjalankan prosedur yang telah dibuat 2.1.8
Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengendalian internal menurut Mulyadi (2001 : 163) meliputi struktur
organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Manusia merupakan elemen yang penting dalam proses pengendalian intern. Manusia tidak sempurna mereka bisa saja melakukan kesalahan. Sebuah proses pengendalian internal merupakan proses seseorang mengecek pkerjaan orang lain. Tugas
30
manajemen adalah untuk memastikan efisiensi operasi, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Tujuan pengendalian internal harus relevan dengan tujuan individu yang akan menjalankan system pengendalian. System harus dirancang sedemikian rupa sehingga setiapa karyawan yakinbahwa pengendalian dibangun sebagai alat untuk mengamankan operasi organisasi. Bodnar dan Hoopwoods (2003:146) menyatakan dalam kaitannya dengan penerapan sistem informasi akuntansi pengendalian pemrosesan transaksi merupakan satu prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses pengendaalian internal di implementasikan dalam satu sistem aplikasi tertentu di setiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian
umum
dan
pengendalian
aplikasi.
Pengendalian
umum
memengaruhi semua proses transaksi. Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk setiap aplikasi tertentu. 1). Pengendalian
umum
mempertimbangkan
seluruh
lingkungan
pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencakup perencanaan organisasi
pemrosesan
data,
prosedur
operasi
secara
umum,
karakteristik pengendalian peralatan, pengendalian akses data dan peralatan. 2). Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian spesifik untuk satu aplikasi tertentu. Pengendalian aplikasi dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, serta pengendalian output, pengelompokan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.
31
2.2
Penelitian Sebelumnya Penelitian terhadap sistem informasi akuntansi dengan pengolahan data
elektronik telah dilakukan sebelumnya, diantaranya oleh Made Rismarini, 2004 dan Dewa Gde Putra Jayantika,2008. Made Rismarini (2004) dengan judul “Penilaian Efektivitas Penerapan Electronic Data Processing Pada Sistem Akuntansi Penjualan PT. Halus Ciptanadi”. Adapun kesimpulan dari penelitian ini adalah penerapan Electronic Data Processing pada sistem penjualan PT. Halus Cipntanadi dinilai telah efektif dengan nilai sebesar 85%. Adapun perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya. Pada penelitian sebelumnya yang diteliti hanya efektifitas penerapan Electronic Data Processing pada sistem penjualan saja, tetapi pada penelitian ini yang diteliti adalah bagaimana implementasi dari sistem informasi akuntansi berbasis komputer yang menggunakan program General Accounting System (Gasy). Penelitian yang dilakukan sebelumnya mengambil tempat pada PT. Halus Ciptanadi yaitu perusahaan yang bergerak di bidang distributor produk food dan non food, sedangkan penelitian ini dilakukan pada perusahaan perbankan. Persamaan penelitian ini dengan penelitian dengan penelitian sebelumnya adalah sama-sama melakukan penilaian terhadap penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer sebagai pengolah data akuntansi. Dewa Gde Putra Jayantika (2008) dengan judul “Penilaian Efektivitas Implementasi Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Sebagai Pengolah Data Akuntansi Pada Bank Perkreditan Rakyat Yang Menggunakan Program General Accounting System (Gasy) di Kabupaten Gianyar dan Badung” adapun
32
kesimpulan dari penelitian ini adalah jika dinilai dari keamanan data, waktu (kecepatan dan ketepatan), ketelitian atau keakuratan data, relevansi dan kenyamanan fisik implementasi program Gasy sudah efektif, namun demikian jika dinilai secara keseluruhan variabel implementasi program Gasy cukup efektif. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah pada penelitian sebelumnya mengambil lokasi di Bank Perkreditan Rakyat di Kabupaten Gianyar dan Badung, sedangkan penelitian ini dilakukan pada Lembaga Perkreditan Desa yang terdapat di Kota Madya Denpasar. Persamaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah sama-sama melakukan penelitian terhadap implementasi sistem informasi akuntansi berbasis komputer sebagai pengolah data akuntansi.
33
Tabel 2.2 Hasil Penelitian Sebelumnya No. (1) 1
Peneliti Variabel Teknik Analisis Hasil Penelitian (2) (3) (4) (5) Made Rismarini Keamanan analisis data Penerapan Electronic (2004) Data, Waktu kuantitatif Data Processing pada
(kecepatan dan ketepatan), Ketelitian atau Keakuratan Data, Variasi Laporan/Out Put, Relevansi 2
sistem penjualan PT. Halus Cipntanadi dinilai telah efektif dengan nilai sebesar 85%.
Dewa Gde Keamanan analisis data Jika dinilai dari Putra Jayantika Data, Waktu kuantitatif keamanan data, waktu (2008) (kecepatan dan (kecepatan dan ketepatan), ketepatan), ketelitian Ketelitian atau atau keakuratan data, Keakuratan relevansi dan Data, Variasi kenyamanan fisik Laporan/Out implementasi program Put, Relevansi, Gasy sudah efektif, Kenyamanan namun jika dinilai Fisik. secara keseluruhan variabel implementasi program Gasy cukup efektif.
34
