BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Sistem Pengendalian Internal Pengendalian internal adalah proses yang dilakukan oleh manajemen yang didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai atas informasi keuangan dan operasional yang andal, kepatuhan terhadap peraturan dan keputusan yang berlaku, operasional yang efisien, pencapaian atas sasaran dan operasional yang telah ditetapkan, perlindungan aset, serta nilai integritas dan etika yang tinggi (Moeller 2009:24). Sedangkan menurut Harrison dan Horngren (2012:233), pengendalian internal merupakan rencana organisasi, sistem dan prosedur yang diimplementasikan oleh manajemen dan dewan direksi, serta dirancang untuk memenuhi tujuan berikut: menjaga aset, mendorong karyawan untuk mengikuti kebijakan perusahaan, mempromosikan efisiensi operasional, meningkatkan cacatan akuntansi yang akurat dan dapat diandalkan serta mematuhi persyaratan hukum. Pengendalian internal memiliki tiga fungsi, yakni Preventive controls merupakan pengendalian yang didesain untuk menghindari masalah yang akan terjadi. Detective controls merupakan sistem yang didesain ketika masalah terjadi. Corrective controls merupakan pengendalian ketika masalah terjadi (romney dan Steinbart, 2009:222). Mulyadi (2002:165) berpendapat bahwa pengendalian intern adalah “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
8
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen”. Berdasarkan pengertian pengendalian intern yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli yang tersebut diatas, dapat dipahami bahwa pengendalian intern adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai unsur yang tidak terbatas pada metode pengendalian yang dianut oleh bagian akuntansi dan keuangan, tetapi meliputi pengendalian anggaran, biaya standar, program pelatihan pegawai dan staf pemeriksa intern.
2.2
Elemen-elemen Pengendalian Intern Unsur-unsur pengendalian intern menurut Mulyadi (2002:175) yaitu: 1) Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian intern merupakan alat untuk menciptakan suasana
pengendalian
mempengaruhi
dalam
kesadaran
suatu
personel
organisasi organisasi
dan
harus
tentang
mampu
pengendalian.
Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan manajemen. Lingkungan pengendalian adalah menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi
kesadaran
pengendalian
orang-orangnya.
Lingkungan
pengendalian merupakan dasar untuk semua unsur pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian mencakup berikut ini: a. Integritas dan nilai etika, b. Komitmen terhadap Kompetensi, c. Partisipasi dewan komisaris dan komite audit, d. filosofi dan gaya operasi
9
manajemen, e. Struktur organisasi, f. Pemberian wewenang dan tanggung jawab, g. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia. 2) Penaksiran Resiko Penaksiran resiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, dan pengelolaan, resiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum. Penaksiran resiko bagi manajemen juga harus mempertimbangkan masalah biaya dan manfaat yang akan dicapai. Resiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut ini: a. perubahan dalam lingkungan operasi, b. Personel baru, c. Sistem informasi yang baru atau diperbaiki, d. Pertumbuhan yang pesat, e. Teknologi baru, f. Lini produk, produk atau aktifitas baru, g. Restrukturisasi korporasi, h. Operasi luar negeri, i. Penerbitan standar akuntansi baru. 3) Informasi dan komunikasi Sistem akuntansi yang mengandung prosedur-prosedur yang harus ditaati oleh personel perusahaan harus mampu memberikan informasi yang akurat kepada pihak yang membutuhkannya terutama bagi manajemen dan dapat menjalin komunikasi antar bagian yang didapat pelaksanaan yang seragam. Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang mencakup sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan transaksi entitas (termasuk peristiwa dan keadaan) dan untuk menyelenggarakan akuntabilitas terhadap aktiva, utang, ekuitas yang bersangkutan. Kualitas informasi yang 10
dihasilkan oleh sistem berdampak kemampuan manajemen untuk mengambil keputusan seharusnya dalam mengelola dan mengendalikan aktivitas entitas dan untuk menyususn laporan keuangan yang andal. Sedangkan komunikasi mencakup pemberian pemahaman atas peran dan tanggung jawab individual berkenaan dengan pengendalian intern atas pelaporan keuangan. Komunikasi meliputi luasnya pemahaman personel tentang bagaimana aktivitas mereka dalam sistem informasi pelaporan keuangan berkaitan dengan pekerjaan orang lain dan cara pelaporan penyimpangan kepada tingkat yang seharusnya dalam entitas. 4) Aktivitas Pengendalian Adalah kebijkan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan sehingga resiko dalam mencapai tujuan dapat diminimalkan. Aktivitas pengendalian adalah kebijaksanaan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk menghadapi resiko dalam mencapai tujuan entitas. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai tujuan dan diterapkan diberbagai tingkat organisasi dan fungsi. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan berikut ini (a) Review terhadap kinerja, (b) Pengolahan informasi, (c) Pengendalian fisik, dan (d) Pemisahan tugas.
11
5) Pemantauan Adalah proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian intern yang diterapkan untuk mencapai tujuan dan ditinjau sewaktu-waktu apabila kelayakannya tidak sesuai lagi dengan situasi yang ada. Sistem pemantauan yang efektif dan efisien yang akan menghindari timbulnya piutang tak tertagih.
2.3
Pengertian Pembelian Adapun pengertian pembelian menurut beberapa para ahli, diantaranya sebagai berikut : 1) Soemarso S.R (2009:208) dalam buku akuntansi suatu pengantar, pembelian adalah akun yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam suatu periode. 2) Bodnar dan Hopwood (2006:417) pembelian merupakan sinonim dari pengadaan, yang diartikan sebagai proses bisnis memilih sumber, pemesanan dan memperoleh barang dan jasa. 3) Sedangkan menurut Brown (2001:132) menyatakan bahwa pembelian merupakan pengelolaan masukan kedalam proses produksi organisasi. Dari beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa pembelian merupakan kegiatan yang dilakukan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan usahanya dimulai dari pemilihan sumber sampai memperoleh barang.
12
2.4
Tujuan Pembelian Tujuan utama proses pembelian menurut Manulang (1991:136) adalah menyediakan sumber daya yang diperlukan organisasi perusahaan dengan cara yang efisien dan efektif. Tujuan tersebut dapat dirinci sebagai berikut: 1) Melaksanakan pembelian dari rekanan yang handal. 2) Membeli barang dengan kualitas yang baiksesuai dengan yang diinginkan. 3) Memperoleh barang dengan harga yang pantas 4) Hanya membeli barang yang disetujui dan sesuai dengan tujuan perusahaan. 5) Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia manakala dibutuhkan perusahaan. 6) Hanya menerima barang yang sudah dipesan, dan harus menerima semua barang yang dipesan. 7) Menerapkan pengendalian barang yang sudah disimpan dan diterima secara sehat untuk menghindari berbagai kemungkinan yang merugikan. Galloway
dkk
(2000:305)
mendefinisikan
beberapa
tujuan
dari
diadakannya transaksi pembelian hotel, yaitu 1) Menjaga kontinuitas usaha. 2) Mencegah over investmen dan barang yang rusak atau busuk. 3) Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan. 4) Membuat perencanaan pembelian yang optimal. 5) Mencegah slow moving item. 13
2.5
Tanggung Jawab Bagian Pembelian Adapun tanggung jawab bagian pembelian yang dikemukakan Assauri (1998:162) yaitu: 1) Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana operasi dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga dimana perusahaan akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya. 2) Bertanggung
jawab
atas
usaha-usaha
untuk
dapat
mengikuti
perkembangan bahan-bahan baru yang dapat menguntungkan dalam proses produksi, perkembangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi produk perusahaan, harga serta desainnya. 3) Bertanggung jawab untuk menurunkan investasi atau meningkatkan perputaran bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke pabrik dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi. 4) Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data-data dan perkembangan pasar, perbedaan sumber-sumber penawaran, dan memeriksa
pabrik
supplier
untuk
mengetahui
kapasitas
dan
kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan.
2.6
Tugas Bagian Pembelian Tugas-tugas yang dilakukan bagian pembelian dalam memenuhi tanggung jawab tersebut diatas antara lain:
14
1) Melakukan pembelian bahan-bahan secara bersaing atas dasar nilai yang ditentukan tidak hanya pada harga yang tepat tetapi juga pada waktu yang tepat, serta jumlah dan mutu yang tepat pula. 2) Membantu pemilihan bahan-bahan dengan melakukan penyelidikan. 3) Melaksanakan usaha-usaha pencarian paling sedikit dua sumber suplai. 4) Mempengaruhi tingkat persediaan terendah. 5) Menjaga hubungan baik dengan supplier. 6) Melaksanakan kerja sama dan koordinasi yang efektif dengan fungsifungsi lainnya dalam perusahaan.meneliti keadaan perdagangan pasar 7) Meneliti keadaan perdagangan pasar 8) Membeli seluruh bahan bahan dan perlengkapan yang dibutuhkan tepat waktu sehingga tidak mengganggu rencana produksi dari perusahaan tersebut.
2.7
Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi (2008:52), Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri. Adapun tujuan dari sebuah sistem pembelian yaitu: 1) Untuk memastikan bahwa perusahaan hanya memesan barang yang memang perlu dipesan. 15
2) Untuk memastikan bahwa hanya barang yang dipesan yang diterima perusahaan dan bahwa barang yang diterima telah diterima dalam keadaan baik (tidak yang rusak atau cacat). 3) Untuk memastikan bahwa barang yang sudah dibeli tersimpan aman dalam gudang, sampai tiba saatnya barang tersebut dijual kembali atau dipakai dalam proses produksi. 4) Untuk memastikan bahwa transaksi pembelian dicatat dengan benar dan tepat waktu. 5) Untuk memastikan bahwa kas dikeluarkan untuk membayar utang yang memang legal. Dalam sistem akuntansi pembelian terdapat beberapa resiko yang bisa terjadi dalam penerapannya, yaitu: 1) Keliru memesan barang yang tidak diperlukan atau memesan barang terlalu banyak. 2) Barang yang sudah dipesan ternyata tidak pernah diterima. 3) Adanya persediaan yang sudah kadaluarsa atau out of date. 4) Faktur dari pemasok yang legal tetapi informasi dalam faktur tidak benar. 5) Lalai membayar satu faktur dua kali. 6) Pencurian cek oleh karyawan. 7) Akses terhadap daftar pemasok perusahaan oleh karyawan yang tidak berhak.
16
2.8
Sistem Pengendalian Intern Pembelian Salah satu siklus dalam perusahaan yaitu siklus pembelian. Di dalam siklus pembelian ini terdiri dari aktivitas pembelian barang serta pembayaran barang dan jasa.setiap aktivitas yang terjadi harus melalui prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Demikian juga dalam aktivitas pembelian barang oleh perusahaan. Aktivitas pembelian merupakan salah satu aktivitas yang penting bagi perusahaan sebab menyangkut perolehan persediaan serta pembelian kas. Seperti kita ketahui bahwa persediaan merupakan aktiva lancar bagi perusahaan sehingga diharapkan mampu diubah menjadi kas dalam satu siklus akuntansi. Dalam aktivitas pembelian ini diperlukan cara-cara atau metode guna mencegah terjadinya inefisiensi dalam pembelian. Selain itu, juga harus dipertimbangkan mengenai beberapa hal yang berkaitan dengan aktivitas pembelian. Antara lain berkaitan dengan prosedur pemilihan pemasok, prosedur penawaran harga dari pemasok serta prosedur pembelian kas yang diotorisasi. Aktivitas tersebut termasuk dalam unsur-unsur pengendalian intern pembelian yang dibuat guna mencapai tujuan pokok pengendalian intern. Unsur-unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pembelian adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008:313): 1. Struktur organisasi yang memisahkan anggung jawab fungsional secara tegas. Dalam setiap aktivitas perusahaan harus dipisahkan beberapa fungsi yang terkit dalam aktivitas tersebut. Dengan demikian dalam satu siklus operasi terdiri dari beberapa fungsi pelaksana sehingga tidak terjadi perangkapan fungsi oleh satu pelaksana fungsi saja. Pemisahan fungsi ini terutama 17
mengenai fungsi operasi (pelaksana) dan fungsi penyimpanan dari fungsi akuntansi (Mulyadi, 2008:165). Fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian antara lain (Mulyadi, 2008:300): 1) Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2) Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk mengetahui informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3) Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. 4) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan hutang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatn hutang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatanhutang atau menyelenggarakan kartu hutang sebagai buku pembantu hutang. Fungsi 18
pencatat persediaan bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. 2. Sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Setiap transaksi yang terjadi harus melalui otorisasi dari pihak yang berwenang untuk itu. Salah satu bentuk otorisasi adalah dengan pembubuhan tanda tangan maupunparaf atau dapat juga dengan memasukkan kode otorisasi atas dokumen/catatan transaksi. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. Dengan demikian, diharapkan tidak ada satupun transaksi yang terlewatkan sehingga keamanan akan kekayaan perusahaan terjamin. Dalam melakukan otorisasi dibutuhkan alat pendukung guna mendokumentasikan data atau informasi perusahaan. Salah satunya adalah formulir. Formulir merupakan media yang dignakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi atas dasar terlaksananya transaksi. Dilain pihak formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi (Mulyadi, 2008:166). Dalam sistem pengendalian intern sistem akuntansi pembelian digunakan beberapa dokumen guna mencatat terjadinya transaksi. Mulyadi (2008:303-308) menjelaskan beberapa dokumen yang digunakan dalam aktivitas sistem akuntansi pembelian antara lain: 1) Surat permintaan pembelian Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian 19
barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat. Surat permintaan pembelian dibuat rangkap 2, pertama untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. 2) Surat permintaan penawaran harga Digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3) Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari beberapa tembusan, yaitu: a. Surat order pembelian b. Tembusan pengakuan oleh pemasok c. Tembusan bagi unit peminta barang d. Arsip tanggal penerimaan e. Arsip pemasok f. Tembusan fungsi penerimaan g. Tembusan fungsi akuntansi 4) Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
20
5) Surat perubahan order pembelian Terkadang terjadi perubahan dalam surat order pembelian yang telah diterbitkan. Perubahan ini berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian dan hal lain yang berhubungan dengan desain bisnis. 6) Bukti kas keluar Dibuat oleh fungsi akuntansi yang berfungsi sebagai perintah pembelian kas untuk pembayaran utang kepada pemasok. Setiap aktivitas perusahaan harus terlaksana sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Hal ini akan membantu mengurangi terjadinya tindak kecurangan maupun kesalahan oleh individu dalam suatu organisasi. Selain itu, informasi yang dihasilkan dapat terjamin tingkat ketelitiannya serta keakuratannya sehingga akan sangat bermanfaat dalam pengambilan keputusan serta bagi para pemakai informasi keuangan lainnya. Secara garis besar jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian yaitu sebagai berikut (Mulyadi, 2008:301-303): 1) Prosedur permintaan pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak dimasukkan ke gudang maka fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
21
2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk pemilihan pemasok yang ditunjuk pemasok barang bagi perusahaan. 3) Prosedur order pembelian Fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan. 4) Prosedur penerimaan barang Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. 5) Prosedur pencatatan utang Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang. 6) Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. Sistem otorisasi yang harus dilaksanakan dalam sistem akuntansi pembelian antara lain (Mulyadi, 2008:315-316):
22
1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang untuk barang yang disimpan dalam gudang atau oleh kepala pemakai barang untuk barang yang langsung pakai. 2) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian untuk pejabat yang lebih tinggi 3) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan. 4) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. 5) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yanglengkap. 6) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu. 3. Praktik-praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Praktik-praktik yang sehat antara lain (Mulyadi, 2008: 317-318): 1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak. Formulir yang digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. 2) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. Pemasok dipilih berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang diterima dari berbagai pemasok.
23
Dengan demikian, pengadaan barang yang lebih tinggi dari harga yang normal dapat dihindari. 3) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. Dalam pelaksanaan fungsi ini berlaku bahwa fungsi penerimaan hanya melakukan pemeriksaan dan penghitungan barang yang diterima dari pemasok jika sebelumnya telah menerima tembusan surat order pembelian yang telah diotorisasi. 4) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. 5) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses unuk dibayar. Bukti kas keluar hanya dibuat oleh fungsi akuntansi setelah fungsi ini melakukan pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam faktur dari pemasok. 6) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. 7) Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. 8) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi pembelian kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok. Bukti 24
kas keluar merupakan dokumen yang digunakan untuk memberikan otorisasi fungsi keuangan untuk mengisi cek dan mengirimkannya ke pemasok.
2.9
Flowchart Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung. Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart, urutan proses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan proses maka dapat dilakukan lebih mudah. Setelah flowchart selesai disusun, selanjutnya pemrogram (programmer) menerjemahkan ke bentuk program dengan bahasa pemrograman. Flowchart disusun dengan simbol-simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat bantumenggambarkan proses didalam program. Simbol-simbol yang dipakai antara lain: Flow Direction Symbol Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan simbol yang lain. Simbol ini disebut juga connecting line. Terminator Symbol Yaitu simbol untuk permulaan (start) atau akhir (stop) dari suatu kegiatan.
25
Connector Symbol Yaitu simbol untuk keluar masuk atau penyambungan proses pada lembar / halaman yang sama. Conector Symbol Yaitu simbol untuk keluar masuk atau penyambungan proses pada lembar / halaman yang berbeda. Processing Symbol Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer. Simbol Manual Operation Simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh komputer. Simbol Decision Simbol pemilihan proses berdasarkan kondisi yang ada. Simbol Input-Output Simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya. Simbol Manual Input Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line keyboard. Simbol Preparation Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage. Simbol Predefine Proses Simbol untuk pelaksanaan suatu bagian (sub-program) / procedure. Simbol Display Simbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer, dan sebagainya.
26
Simbol Disk and On-line Storage Simbol yang menyatakan input yang berasal dari disk atau disimpan ke disk.
Dalam pembuatan flowchart tidak ada rumus atau patokan yang bersifat mutlak. Karena flowchart merupakan gambaran hasil pemikiran dalam menganalisa suatu masalah dengan komputer. Sehingga flowchart yang dihasilkan dapat bervariasi antara satu pemrogram dengan pemogram lainya. Namun secara garis besar, setiap pengolahan selalu terdiri dari tiga bagian utama, yaitu: 1) Input berupa bahan mentah 2) Proses pengolahan 3) Output berupa bahan jadi Untuk pengolahan data dengan komputer, dapat dirangkum urutan dasar untuk pemecahan suatu masalah, yaitu: 1) START: berisi instruksi untuk persiapan peralatan yang diperlukan sebelum menangani pemecahan masalah. 2) READ: berisi instruksi untuk membaca data dari suatu peralatan input. 3) PROCESS: berisi kegiatan yang berkaitan dengan pemecahan persoalan sesuai dengan data yang dibaca. 4) WRITE: berisi instruksi untuk merekam hasil kegiatan ke peralatan output. 5) END: mengakhiri kegiatan pengolahan.
27
Gambar 2.1 Flowchart dari Kegiatan Dasar START
READ
PROCESS
WRITE
END Dari gambar flowchart diatas terlihat bahwa suatu flowchart harus terdapat proses persiapan dan proses akhir. Dan yang menjadi topik dalam pembahasan ini adalah tahap proses. Karena kegiatan ini banyak mengandung variasi sesuai dengan kompleksitas masalah yang akan dipecahkan. Walaupun tidak ada kaidah-kaidah yang baku dalam penyususnan flowchart, namun ada beberapa anjuran yaitu: 1) Hindari proses pengulangan yang tidak perlu dan logika yang berbelit sehingga jalannya proses menjadi singkat. 2) Penggambaran flowchart yang simetris dengan arah yang jelas. 3) Sebuah flowchart diawali dari satu titik START dan diakhiri dengan END.
28
29
