1
BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1 Kajian yang Relevan Sebelumnya Kajian yang relevan dengan penelitian ini adalah penelitian yang dilakukan oleh Rahayu Titah Ikaning pada tahun 2010, berjudul “Peningkatan Kemampuan Menulis Surat Dinas kelas VIII SMP Negeri 2 Bantur”. Adapun metode yang digunakan yakni metode kartu ilustrasi. Hasil penelitiannya dengan menggunakan metode kartu ilustrasi, kemampuan peserta didik dalam menulis surat dinas meningkat. Penelitian selanjutnya yakni penelitian yang dilakukan oleh Cuk Winarko Hadi Kusuma pada tahun 2012, penelitian berjudul “Analisis Kesalahan Penggunaan EYD pada Surat Dinas Siswa Kelas VIII SMP Negeri 03 Tamanan Bondowoso”. Permasalahan yang dibahas dalam penelitian tersebut dititikberatkan pada kesalahan penulisan huruf kapital dan penggunaan tanda baca dalam surat dinas siswa kelas VIII SMP Negeri 03 Tamanan Bondowoso. Metode yang digunakan yakni metode deskriptif kualitatif. Hasil penelitian ditemukan penggunaan tanda baca yang salah meliputi: (1) tanda titik, (2) tanda koma, dan (3) tanda titik dua. Penggunaan huruf kapital yang salah meliputi: (1) huruf kapital nama khas geografi, (2) huruf kapital di awal kalimat, (3) huruf kapital pada nama badan resmi, atau nama tempat pada kepala surat, (4) huruf kapital pada nama orang, (5) huruf kapital pada nama gelar yang diikuti nama orang. Kesalahan tersebut terjadi karena siswa kurang cermat dalam menempatkan huruf kapital ataupun tanda baca pada saat menulis surat dinas. Selama ini guru mata pelajaran bahasa Indonesia di sekolah tersebut kurang memberikan bimbingan terhadap
2
penggunaan ejaan sehingga dalam menuliskan ejaan, siswa masih banyak salah menempatkannya. Penelitian lainnya oleh Rukiah Musa (2004/2005) yang berjudul “Kemampuan Menulis Surat Dinas pada Peserta Didik Kelas II SMP Negeri
10 Gorontalo.
Permasalahan yang dikaji dititikberatkan pada penggunaan kata dan sistematika surat dinas. Metode yang digunakan dalam penelitian yang dilakukan oleh Rukiah Musa adalah metode deskriptif. Metode deskriptif merupakan suatu metode untuk menggambarkan kemampuan peserta didik. Adapun hasil penelitiannya sebagai berikut. 1) Kemampuan peserta didik kelas II SMP Negeri 10 Gorontalo tahun ajaran 2004/2005 menggunakan kata (diksi) dalam menulis surat dinas rata-rata 13,56 atau 67,82 dan termasuk kategori cukup. 2) Kemampuan peserta didik kelas II SMP Negeri 10 Gorontalo tahun ajaran 2004/2005 menulis surat dinas yang sesuai sistematika rata-rata 50,22 atau 83,70% dan termasuk kategori baik. Berdasarkan ketiga penelitian di atas, dapat disimpulkan bahwa ketiga penelitian tersebut berbeda dengan penelitian penulis. Penelitian ini mengkaji aspek ejaan, pilihan kata (diksi), struktur kalimat, dan sistematika penulisan surat dinas. Perbedaan dengan ketiga penelitian yang telah dilakukan sebelumnya, yakni yang pertama memfokuskan pada peningkatan kemampuan peserta didik menulis surat surat dinas, yang kedua memfokuskan pada analisis kesalahan EYD dalam surat dinas, dan yang ketiga memfokuskan pada kemampuan menulis surat dinas dilihat dari aspek diksi dan
3
sistematika penulisan surat dinas. Selain itu objek atau sekolah yang dijadikan sebagai tempat penelitian penulis pun berbeda pula dengan objek atau sekolah yang dijadikan sebagai tempat penelitian oleh ketiga peneliti tersebut.
2.2 Kajian Teori 2.2.1 Hakikat Menulis Menulis merupakan suatu keterampilan berbahasa yang dipergunakan untuk berkomunikasi secara tidak langsung, tidak secara bertatap muka dengan orang lain (Tarigan, 2008:3). Menulis merupakan suatu kegiatan yang produktif dan ekspresif. Dalam kegiatan menulis, penulis haruslah terampil memanfaatkan grafologi, struktur bahasa, dan kosa kata. Keterampilan menulis ini tidak diperoleh secara otomatis, tetapi harus melalui latihan dan praktik yang banyak dan teratur. Scott (dalam Ghazali, 2010: 295) menyarankan agar siswa diajari menulis sejak awal proses belajar. Praktik menulis sangat penting artinya tapi perlu diperhatikan bahwa siswa harus diberi tugas yang bermakna yang memperhitungkan masalah tujuan, isi, aspek-aspek linguistik dan jenis pembacanya. Koreksi atau masukan harus dipandang sebagai satu saja dari sekian banyak aspek dalam pengajaran kemampuan menulis. Dalam kehidupan modern ini, jelas bahwa keterampilan menulis sangat dibutuhkan. Kiranya tidaklah terlalu berlebihan bila dikatakan bahwa keterampilan menulis merupakan suatu ciri dari orang yang terpelajar atau bangsa yang terpelajar. Sehubungan dengan hal ini, ada seorang penulis yang mengatakan bahwa “menulis dipergunakan, melaporkan/ memberitahukan, dan memengaruhi; dan maksud serta
4
tujuan seperti itu hanya dapat dicapai dengan baik oleh orang-orang yang dapat menyusun pikirannya dan mengutarakannya dengan jelas, kejelasan ini bergantung pada pikiran, organisasi, pemakaian kata-kata, dan struktur kalimat, Morsey (dalam Tarigan, 2008:4). Agar maksud dan tujuan penulis tercapai, yaitu agar pembaca memberikan respons yang diinginkan oleh penulis terhadap tulisannya, mau tidak mau dia harus menyajikan tulisan yang baik. Ciri-ciri tulisan yang baik menurut Tarigan (2008:5) adalah tulisan yang mencerminkan kemampuan penulis: (1) mempergunakan nada yang serasi; (2) menyusun bahan-bahan yang tersedia menjadi suatu keseluruhan; (3) menulis dengan jelas dan tidak samar-samar; (4) menulis secara meyakinkan: menarik minat para pembaca terhadap pokok pembicaraan serta mendemonstrasikan suatu pengertian yang masuk akal dan cermat-teliti mengenai hal itu; (5) mengkritik naskah tulisannya yang pertama serta memperbaikinya; (6) kebanggaan penulis dalam naskah atau manuskrip. Terkait dengan menulis, menurut Tarigan (2008:11) ada beberapa kualifikasi yang dituntut yakni sebagai berikut: (1) kualifikasi minimal yaitu mampu menulis dengan
tepat
kalimat-kalimat
ataupun
paragraf-paragraf
seperti
yang
akan
dikembangkan secara lisan bagi situasi-situasi kelas, dan menulis surat yang singkat; (2) kualifikasi baik yaitu mampu menulis “komposisi bebas” yang sederhana dengan kejelasan dan ketepatan dalam kosakata, idiom, dan sintaksis; (3) kualifikasi unggul yaitu mampu menulis beraneka ragam pokok pembicaraan (subjek) dengan idiom yang wajar, ekspresi yang cerah serta mudah dipahami, dan perasaan yang tajam terhadap gaya bahasa yang beraneka ragam dalam bahasa target, Lado (dalam Tarigan, 2008:11).
5
Menulis mempunyai tujuan untuk menyampaikan pesan kepada pembaca (Chaedar dan Suzanna, 2007:111). Bila tidak dibaca, kegiatan menulis itu sia-sia. Mengajar menulis antaralain adalah membangun kesadaran bahwa menulis itu bergantung pada pembaca (reader-depent) dan kualitas respons pembaca menentukan keberhasilan komunikasi tulis. Belajar menulis seperti belajar keterampilan lain seyogianya berangkat dari mudah ke sulit, dari sini ke sana, dari sekarang kenanti. Karena itu apa yang seyogianya pertama dibiasakan ditulis adalah diri sendiri, rumah sendiri, keluarga sendiri, teman sendiri, dan seterusnya.
2.2.2 Pengertian Surat Dinas Surat adalah alat untuk menguraikan isi hati atau maksud terhadap orang lain secara tertulis (Bratawidjaja, 1995:3). Orang lain disini dapat diartikan perorangan atau badan. Surat merupakan urat nadi dari suatu organisasi/ badan. Bila kegiatan surat menyurat berhenti, organisasi/ badan itu berhenti (pasif) pula. Oleh Karena itu surat sangat penting peranannya dalam suatu organisasi atau lembaga manapun. Menurut Arifin (dalam Soetrisno dan Renaldi, 2009:41) surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi.
6
Berdasarkan kedua pengertian tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa surat dinas adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau instansi dan dikirimkan kepada seseorang atau instansi yang bersifat resmi.
2.2.3 Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Menulis Surat Dinas Dalam menulis surat dinas ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yakni. a. Ruang Lingkup Ejaan Menurut Aleka dan Achmad (2010:259) ejaan adalah keseluruhan peraturan melambangkan bunyi-bunyi ujaran, pemisahan dan penggabungan kata, penulisan kata, huruf, dan tanda baca. Ejaan bahasa Indonesia yang disempurnakan adalah peraturan bahasa Indonesia yang diberlakukan sejak 1972 pada saat Kongres Bahasa Indonesia hingga saat ini. Ketentuan penggunaan ejaan dalam penulisan surat dinas harus diperhatikan. Penggunaan ejaan yang benar sangat membantu pembaca dalam menafsirkan kalimat surat. Terlebih lagi, apabila kalimatnya panjang. Ketentuan mengenai ejaan tidak boleh menyimpang dari kaidah yang berlaku, yaitu harus sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat dinas sesuai dengan EYD yakni. 1) Pemakaian Huruf Kapital dan Huruf Miring (1) Huruf Kapital Huruf kapital atau huruf besar dipakai sebagai: (1) huruf pertama kata pada awal kalimat, (2) huruf pertama petikan langsung, (3) huruf pertama dalam ungkapan yang berhubungan dengan nama Tuhan dan kitab suci, termasuk kata ganti untuk Tuhan, (4)
7
huruf pertama nama gelar kehormatan, keturunan, dan keagamaan yang diikuti nama orang, (5) huruf pertama unsur nama jabatan dan pangkat yang diikuti nama orang atau yang dipakai sebagai pengganti nama orang tertentu, nama instansi, atau nama tempat, (6) huruf pertama unsur-unsur nama orang, (7) huruf pertama nama bangsa, suku bangsa, dan bahasa (8) huruf kapital nama tahun, bulan, hari, hari raya, dan peristiwa sejarah, (9) huruf pertama nama geografi, (10) huruf pertama nama semua unsur nama negara, lembaga pemerintah, dan ketatanegaraan, dan nama dokumen resmi kecuali kata dan, (11) huruf pertama nama setiap unsur bentuk ulang sempurna yang terdapat pada nama badan, lembaga pemerintah dan ketatanegaraan, serta dokumen resmi, (12) huruf pertama semua kata (termasuk semua unsur kata ulang sempurna) di dalam nama buku, majalah, surat kabar, dan judul karangan kecuali kata seperti di, ke, dari, dan, dalam yang, untuk yang tidak terletak pada posisi awal, (13) huruf pertama unsur singkatan nama gelar, pangkat, dan sapaan, (14) huruf pertama kata penunjuk hubungan kekerabatan seperti bapak, ibu, saudara, kakak, adik, dan paman yang dipakai dalam penyapaan dan pengacuan, (15) huruf pertama kata ganti Anda (2) Huruf Miring Huruf miring dipakai untuk: (1) menuliskan nama buku, majalah, dan surat kabar yang dikutip dalam tulisan, (2) menegaskan atau mengkhususkan huruf, bagian kata, atau kelompok kata, (3) menuliskan kata ilmiah atau ungkapan asing yang telah disesuaikan ejaannya.
8
2) Penulisan Kata Depan
Kata depan di, ke, dan dari ditulis terpisah dari kata yang mengikutinya, kecuali dalam gabungan kata yang sudah padu benar, misalnya kepada, kemari, daripada.
3) Pemakaian Tanda Baca Pemakain tanda baca yang perlu diperhatikan dalam menulis surat dinas yakni. (1) Pemakaian Tanda Titik Tanda titik dalam surat dinas dipakai: Untuk mengakhiri kalimat yang bukan pertanyaan atau seruan, di belakang angka atau huruf dalam suatu bagan, ikhtisar, atau daftar, dan untuk memisahkan angka jam, menit, dan detik yang menunjukkan jangka waktu (Waridah, 2009:41). (2) Pemakaian Tanda Koma Tanda koma dalam surat dinas dipakai: a) Di
antara nama orang dan
gelar
akademik
yang mengikutinya
untuk
membedakannya dari singkatan nama diri, keluarga atau marga. Contoh: C. Ratulangi, S.E Ny. Khadijah, M.A. b) Di antara nama dan alamat, bagian-bagian alamat, tempat dan tanggal, dan nama tempat dan wilayah atau negeri yang ditulis berurutan. Contoh: Surat-surat ini harap dialamatkan kepada Dekan Fakultas Kedokteran, Universitas Indonesia, Jalan Raya Salemba 6, Jakarta.
9
Sdr. Abdullah, Jalan Pisang Batu 1, Bogor Surabaya. 10 mei 1960 Kuala Lumpur, Malaysia
c) Untuk menghindari salah baca di belakang keterangan yang terdapat pada awal kalimat. Contoh: Demikianlah surat ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terimaksih. d) Pemakain Tanda Titik Koma Tanda titik koma dapat dipakai untuk memisahkan bagian-bagian kalimat yang sejenis dan setara, dan dapat dipakai sebagai pengganti kata penghubung untuk memisahkan kata yang setara di dalam kalimat majemuk. e) Pemakain Tanda Titik dua Secara rinci, pemakaian tanda titik dua ditentukan sebagai berikut. (1) Tanda titik dua dipakai pada akhir suatu pernyataan lengkap bila diikuti rangkaian atau pemerian. Akan tetapi, apabila rangakaian atau pemerian itu merupakan pelengkap yang mengakhiri pernyataan, tanda titik dua tidak dipakai. Contoh: Keluarga baru itu memerlukan perabot berikut: meja, kursi, lemari pakaian, dan tempat tidur. (2) Tanda titik dua dipakai sesudah kata atau ungkapan yang memerlukan pemerian. Contoh: Hari: selasa Tanggal: 16 Desember 2003
10
Tempat: Hotel Cendana, Surabaya Acara: Penyegaran Bahasa Indonesia bagi Pejabat Eselon IV
b. Pengertian Diksi Kata merupakan unsur yang paling penting di dalam bahasa (Chaer, 200:86). Tanpa kata mungkin tidak ada bahasa; sebab kata itulah yang merupakan perwujudan bahasa. Setiap kata mengandung konsep makna dan mempunyai peran di dalam pelaksanaan bahasa. Konsep dan peran apa yang dimiliki tergantung dari jenis atau macam kata-kata itu, serta penggunaannya di dalam kalimat. Diksi adalah pilihan kata yang tepat untuk mengungkapkan gagasan sehingga memperoleh efek sesuai yang diharapkan. Pilihan kata pada dasarnya adalah hasil upaya memilih kata tertentu untuk dipakai dalam suatu tuturan bahasa (Finoza, 1996:91) pilihan kata dilakukan apabila ada kata yang hampir sama atau ada kemiripan. Dari kata itu dipilih satu kata yang paling tepat sesuai dengan maksud yang ingin diungkapkan oleh penulis. Pemilihan kata bukanlah sekedar memilih kata mana yang tepat, melainkan juga kata mana yang cocok. Cocok dalam hal ini berarti sesuai dengan apa yang dimaksudkan penulis. Hal ini menghindari salah tafsir pembaca, yang kadang-kadang membawa pembaca untuk menafsirkan tidak sesuai yang diinginkan penulis. Penggunaan kata yang harus diperhatikan dalam menulis surat dinas yakni. 1) Kata yang Baku Kata-kata baku adalah kata-kata yang standar sesuai dengan aturan tata bahasa yang didasarkan atas kajian berbagai ilmu, termasuk ilmu bahasa dan tentunya bisa
11
mengikuti perkembangan zaman. Kebakuan kata sangat ditentukan oleh faktor disiplin ilmu bahasa dari berbagai segi yang nantinya menghasilkan satuan bunyi yang amat berarti, sesuai dengan konsep yang telah disepakati. 2) Kata yang Lazim Kata yang lazim adalah kata-kata yang sudah biasa digunakan dalam berkomunikasi sehari-hari, baik lisan maupun tulis (Pratiwi, 2013:40). Penggunaan kata yang lazim dapat mempermudah pemahaman pembaca surat terhadap informasi yang disampaikan. Kata-kata yang penggunaannya belum lazim hendaknya dihindari karena dapat mengganggu kelancaran berkomunikasi. Di samping itu, kata asing yang belum diserap ke dalam bahasa Indonesia sebaiknya juga dihindari. 3) Kata yang Cermat Kecermatan dalam pemilihan kata menyangkut kemampuan penulis surat memilih sebuah kata yang dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki. Untuk itu, penulis surat harus mampu membedakan secara cermat kata-kata yang bersinonim, mampu mengetahui kata-kata yang bersinonim, mampu mengetahui kata-kata yang bermakna denotatif dan konotatif, serta mampu memahami kata-kata mubazir yang perlu dihindari.
c. Pengertian dan Ciri-Ciri Struktur Kalimat Kalimat adalah satuan bahasa yang berisi suatu “pikiran” atau “amanat” yang lengkap (Chaer, 2000:327). Kalimat dalam surat dinas selain menunjukkan ciri kebakuan, bahasa dalam surat resmi hendaknya menggunakan kalimat efektif. Kalimat
12
efektif merupakan kalimat yang mempunyai efek yang besar pada diri pembaca. Dengan kalimat efektif, pembaca dapat memahami informasi yang disampaikan melalui surat dengan cepat dan mudah. Kalimat efektif itu dapat mengurangi kemungkinan salah tafsir, sebab kalimat efektif hanya mempunyai satu kemungkinan makna. Kalimat yang tidak efektif dapat menyebabkan kesulitan dalam memahami informasi yang disampaikan. Untuk memperoleh kalimat yang baik, semua kalimat yang digunakan dalam surat sebaiknya disusun dengan memperhatikan ciri-ciri kalimat efektif. Secara garis besar, kalimat efektif itu mempunyai ciri (1) lengkap dan bukan fragmentaris, (2) gramatikal, (3) bernalar atau logis, (4) efisien, dan (5) jelas dan tidak taksa (ambiguitas). Di bawah ini disajikan pembahasan kalimat efektif. (1) Kalimat lengkap Kalimat dalam surat hendaknya menggunakan kalimat lengkap dan bukan potongan kalimat (kalimat fragmentaris). Kalimat lengkap adalah kalimat yang dapat mengungkapkan informasi (disebut juga pesan, proposisi, makna) secara utuh. Artinya informasi atau makna kalimat dalam surat itu tidak diungkapkan secara sepotongsepotong. Suatu kalimat dapat dikatakan kalimat lengkap apabila mempunyai kelengkapan struktur. Kelengkapan struktur kalimat ditandai dengan (1) kemampuan kalimat itu untuk berdiri bebas (artinya proposisi kalimat itu bukan merupakan bagian dari kalimat lain), dan (2) setidak-tidaknya mengandung unsur inti (unsur wajib) kalimat. Unsur inti atau unsur wajib kalimat itu meliputi subjek, predikat, dan objek (untuk predikat yang berjenis kata kerja transitif).
13
Kalimat fragmentaris merupakan kalimat yang tidak memenuhi persyaratan kelengkapan struktur, sehingga makna atau informasi dalam kalimat itu juga tidak utuh. Kalimat fragmentaris berupa penggalan atau potongan dari sebuah kalimat. Untuk membedakan kalimat lengkap dan kalimat fragmentaris, berikut ini adalah contoh kalimat lengkap dan fragmentaris. KF : Demikian untuk dipergunakan seperlunya. KL : Demikian surat ini kami buat, agar digunakan seperlunya. Kalimat yang dikelompokkan KL pada contoh di atas berarti telah memenuhi kelengkapan struktur. Sebaliknya, kalimat yang dikelompokkan KF tidak memenuhi kelengkapan struktur sebagai sebuah kalimat dalam bahasa Indonesia. Kalimat semacam KF hendaknya dihindari dalam menyusun surat. Kalimat lengkap tidak ditentukan oleh jumlah kata yang membentuk kalimat tersebut. Kalimat lengkap ditentukan oleh “keutuhan makna” yang dikandungnya. (2) Kalimat Gramatikal Kalimat
gramatikal
adalah
kalimat
yang
memenuhi
kaidah-kaidah
ketatabahasaan yang berlaku. Kaidah tata bahasa dapat dilihat dalam buku-buku tata bahasa. Kegramatikalan sebuah kalimat dapat dilihat dari segi struktur sintaksis, bentuk kata, dan ketepatan diksi (pilihan kata). Berdasarkan struktur sintaksis, kalimat dikatakan gramatikal apabila urutan kata-kata yang membentuk kalimat itu tepat dan lazim digunakan oleh masyarakat penuturnya. Contoh: (1) Surat itu saya telah tanda tangani. Kalimat ini merupakan kalimat yang tidak gramatikal, karena urutan kata yang menduduki fungsi predikat tidak sesuai
14
dengan kaidah urutan dalam bahasa Indonesia. Urutan kata yang tepat adalah kata saya pada kalimat di atas dan kata tanda tangani tidak dipisahkan dengan kata telah. Kata saya pada kalimat tersebut merupakan imbuhan yang membentuk kata kerja persona. Kata saya dan tanda-tangani mempunyai hubungan yang erat dan tidak boleh disisipi oleh bentuk yang lain. Seharusnya urutan kalimat di atas (1) diganti dengan kalimat (1a) Surat itu telah saya tanda tangani. (3) Kalimat Bernalar atau Logis Kalimat logis adalah kalimat yang maknanya dapat diterima oleh akal. Logis tidaknya kalimat itu dilihat dari segi maknanya, bukan strukturnya. Kelogisan kalimat didukung oleh ketepatan diksi (pilihan kata) dan bentukan kata yang digunakan. Diksi yang tepat memperjelas informasi yang dikandungnya. Contoh: Kami belum jelas isi surat Saudara. Kalimat di atas termasuk kalimat yang tidak masuk akal. Pilihan kata jelas tidak tepat, sebaiknya diganti dengan kata paham. Kata jelas berdasarkan logika berkaitan dengan pengamatan, misalnya “Suaranya tidak terdengar dengan jelas.” Kelogisan kalimat juga ditentukan oleh pembentukan kata. Contoh: Dengan surat ini kami memberitahukan Bapak mahasiswa angkatan 1988 sedang mengadakan praktek lapangan pada saat ini. Kalimat di atas salah dalam menempatkan objek. Kalimat itu sebaiknya diubah menjadi kalimat seperti berikut. (1) Dengan surat ini kami memberitahu Bapak bahwa mahasiswa angkatan 1988 sedang mengadakan praktik lapangan pada saat ini, atau
15
dengan kalimat (2) Dengan surat ini kami memberitahukan bahwa mahasiswa angkatan 1988 sedang mengadakan praktik lapangan pada saat ini. (4) Kalimat Efisien Kalimat efisien atau hemat adalah kalimat yang padat isi bukan padat kata. Artinya, kalimat itu hanya menggunakan kata dalam jumlah yang sedikit, tetapi dapat menyampaikan informasi secara tepat dan jelas. Pengungkapan informasi dengan menggunakan banyak kata merupakan pemborosan. Hal ini harus dihindari dalam menulis surat. Penggunaan kata yang berlebihan menjadikan kalimat atau bahasa itu berbelit-belit dan sulit dipahami. Kalimat efisien ditandai dengan ketiadaan unsur kalimat yang tidak ada manfaatnya (atau tidak ada unsur mubazir). Contoh: (1) Demi kelancaran pelaksanaan tugas penyampaian surat-surat dinas ke berbagai lembaga terkait serta kepada para dosen luar biasa FKIP, dan demi untuk mobilitas pelaksanaan tugas-tugas yang lain, petugas FKIP sangat memerlukan sarana transportasi. Kalimat di atas masih mengandung unsur yang mubazir atau kata-kata yang tidak mempunyai fungsi gramatikal. Di samping itu, pada kalimat di atas ada beberapa ide yang diulang-ulang. Untuk mendapatkan kalimat yang efisien, pengulangan ide harus dihindari. Kalimat (1) di atas dapat diperbaiki menjadi kalimat (1a) di bawah ini. (1a) Demi kelancaran pelaksanaan tugas, khususnya penyampaian surat dinas ke luar universitas, petugas FKIP sangat memerlukan sarana transportasi.
16
(5) Kalimat Jelas Maknanya (Tidak Taksa) Tujuan menyusun kalimat dalam surat adalah untuk menyampaikan informasi, gagasan, kemauan, ide, perintah dan sebagainya kepada orang lain. Tujuan itu dapat tercapai bila makna kalimat itu dapat dipahami dengan mudah oleh para pembaca (atau pendengar). Kalimat yang maknanya mudah dipahami dengan tepat sesuai dengan yang dimaksud penulisnya itulah yang dinamakan kalimat jelas. Sebaliknya, kalimat yang mempunyai kemungkinan banyak tafsir dinamakan kalimat taksa atau mengandung makna ganda. Kalimat ini mempunyai beberapa kemungkinan tafsiran. Kalimat yang taksa dalam menulis surat harus dihindari, sebab dapat menimbulkan salah pengertian. Contoh: (1) Bersama ini disampaikan dengan hormat 1 bendel berkas surat pengantar mahasiswa Fakultas Saudara yang berkunjung/ study literatur ke Perpusataan lain sebagai tembusan. Kalimat di atas mempunyai banyak penafsiran. Pertama, siapa yang berkunjung ke perpustakaan lain? Apakah yang berfungsi sebagai tembusan? Jawaban pertanyaan ini lebih dari satu buah. Hal ini berarti kalimat tersebut mengandung makna ganda. Kalimat itu dapat diperbaiki sebagai berikut. (1a) Bersama ini kami sampaikan dengan hormat satu berkas surat pengantar mahasiswa Fakultas Ekonomi yang berkunjung/studi pustaka keperpusataan lain. Surat itu sebagai tembusan.
17
d. Sistematika Penulisan Surat Dinas Adapun sistematika surat dinas terdiri dari: 1) Kop Surat Kop surat atau lazim pula dinamakan kepala surat merupakan identitas lengkap suatu lembaga, organisasi, perusahaan, atau instansi pengirim surat. Identitas ini meliputi nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, nomor fax, tromol pos/PO BOX, alamat kantor cabang, nama bank, dan logo atau lambang organisasi/ instansi/perusahaan. Singkatnya kop surat, berfungsi sebagai informasi tentang identitas lengkap pihak si pengirim. 2) Tanggal Surat Menurut Nugroho (1996:26) tanggal surat adalah bagian yang penting untuk dicantumkan baik bagi pengirim maupun penerima dengan tujuan mengetahui secara pasti kapan surat itu dilayangkan. Dalam tanggal lazim dicantumkan, yakni: Kota pengiriman, tanggal, bulan, dan tahun. Penulisan bulan jangan disingkat menjadi: Jun‟, Jul, ags, sept, okt, akan tetapi harus ditulis lengkap seperti: Gorontalo, 25 Februari 2013. Selain itu menurut Nurjamal, dkk (2011:134) tanggal surat atau titimangsa merupakan petunjuk kapan surat itu dibuat, bukan petunjuk kapan surat itu dikirimkan. Tanggal surat haruslah ditulis lengkap dan benar, tidak boleh disingkat. Tuliskanlah tanggal, bulan, tahun, tanpa nama kota lagi.
18
Contoh: Benar
11 Juli 2008
17 Agustus 1997
3
November
1987 Bukan
11-7-2008
7-08-1997
3 Nov „87
Tiga fungsi utama tanggal surat adalah petunjuk kapan surat itu dibuat, untuk memudahkan pengarsipan surat, dan untuk memudahkan atau sebagai petunjuk bagi si penerima surat, apabila akan membalas surat itu. 3) Nomor Surat Menurut Nurjamal, dkk (2011:134) nomor surat merupakan petunjuk nomor urut surat yang dikeluarkan oleh suatu organisasi, instansi, atau perusahaan. Nomor surat secara umum memiliki fungsi yang sama dengan fungsi tanggal surat, yaitu sebagai petunjuk nomor urut surat yang dikeluarkan, memudahkan pengarsipan, dan pemudah-petunjuk bagi si penerima apabila akan membalas surat tersebut. Misalnya, Benar
Nomor: 034/SK/Koperasi/XII/2008 Nomor: DM.02.04/4.3/0759/2009
Bukan
Nomor: Istimewa No.
: 20/ 2008
4) Lampiran Surat Lampiran surat, bila ada, merupakan kelengkapan yang disertakan bersama surat yang dikirimkan. Fungsinya petunjuk bahwa ada sesuatu yang disampaikan bersama dan merupakan satu kesatuan dengan surat itu. Misalnya,
19
Benar
Lampiran: Satu berkas formulir riwayat hidup Lampiran: 70 eksemplar soal Lampiran: Daftar harga buku tahun 2008
Bukan
Lamp.:-,- atau lampiran :-0-
Catatan: kalau memang tidak ada sesuatu yang dilampirkan bersama surat itu, maka sebaiknya kata lampiran itu tidak perlu dituliskan. 5) Perihal Surat Menurut Nurjamal, dkk (2011:135) perihal atau hal atau biasa juga disebut pokok surat harus dinyatakan secara eksplisit-jelas, misalnya dalam kalimat tunggallengkap. Fungsinya untuk memudahkan si penerima surat dengan cepat mengetahui persoalan yang dibicarakan dalam surat itu. Benar
Perihal: Rapat Evaluasi Wisuda 2008 Hal
: Permohonan Kesediaan Mengajar
Perihal: Rapat Umum Pemegang Saham Bukan
Perihal: UNDANGAN Perihal: Undangan Rapat Perihal: Surat Udangan
Catatan: undangan dan undangan rapat itu banyak jenisnya. Undangan apa? Rapat apa? Seharusnya dituliskan eksplisit, jelas! Keeksplisitan perihal/pokok surat ini akan memudahkan si penerima mengetahui secara cepat-tepat permasalahan yang disampaikan dalam surat itu, termasuk menentukan cara tercepat menyikapinya. Benar
Nomor : 117/ P/ STP/ II/ 2008 10 Februari 2008 Lampiran: Formulir Islan Riwayat Hidup Perihal
: Kesediaan Menjadi Narasumber Seminar Bahasa
20
Bandung, 10 Feb‟ 08
Bukan No.
:
Lamp. : Perihal: Undangan
6) Alamat Tujuan Alamat tujuan adalah petunjuk kepada siapa surat itu ditujukan. Fungsinya untuk mempercepat penyampaian surat kepada yang berhak menerimanya. Misalnya, Benar
Yth. Drs. Denny Mustofa Manajer Hotel Enhaii Jln. Dr. Setiabudhi 186, Bandung 40141 Yth. Dr Upiek Haeryah Sadkar, M.Sc. Ketua Sekolah Tinggi Pariwisata Jalan Dr. Setiabudhi 186 Bandung 40141
Bukan
Kepada Yth.: Bapak Dr. Eki Baihaki, M.Si., Dosen Ilmu Komunikasi, Fisip UNLA. Jl. Karapitan 234. BANDUNG 40324
Menurut Nugroho (1996:29) alamat surat adalah suatu bagian fital yang akan menjamin surat tersebut akan sampai ke tujuan manakala dikirimkan melalui jasa pengantara apapun. Sebelum dikirimkan surat terlebih dahulu harus diberi amplop (sampul) lebih dahulu. Pada amplop biasanya dituliskan alamat surat secara lengkap. Dengan demikian, ada dua macam alamat surat yang dikenal dengan istilah alamat luar dan
21
alamat dalam. Alamat luar adalah alamat yang ditulis diamplop, sedangkan alamat dalam ialah alamat yang ditulis di dalam surat. Alamat surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. Alamat surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. Hal-hal yang perlu diperthatikan pada penulisan alamat surat sebagai berikut. (1) Alamat surat tidak perlu diawali kata kepada. Tanpa kepada, surat yang dimaksud sudah cukup jelas, yaitu alamat yang ditujukan kepada orang yang dikirimi surat. (2) Untuk menyatakan ungkapan yang terhormat pada awal nama orang/jabatan penerima surat, cukup ditulis Yth. (diawali huruf kapital dan disertai tanda titik sebagai akhir singkatan). (3) Sebelum mencantumkan nama orang dituju, biasanya penulis surat menyatakan kata sapaan ibu, bapak, atau saudara. Jika nama orang dituju didahului gelar akademik/ pangkat/jabatan (misalnya Drs, Ir, Kapten, dan Direktur), sapaan ibu, bapak, atau saudara tidak digunakan. Contoh. Yth. Rektor UNESA Yth. Bapak Adi Suarno, M.Hum. 7) Salam Pembuka Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat-menyurat, misalnya, Dengan Hormat, Assalamualaikum Wr.Wb., Salam Sejawat. Berfungsi sebagai tanda hormat, sebelum pembicaraan dalam surat dimulai. Namun demikian, pada praktiknya tidak
22
semua surat, terutama surat dinas yang berasal dari atasan kepada bawahan, menggunakan salam pembuka secara konsisten. Contoh, Benar
Dengan Hormat, Assalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh,
Bukan
Dengan Hormat As. Wr. Wbr.
Salam pembuka adalah salam sebelum masuk ke inti surat atau pendahuluan. Selain itu salam pembuka juga merupakan tanda hormat sebelum memulai pembicaraan. Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri, di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat resmi ialah dengan hormat atau Assalamualaikum Warahmatullahi Wabbarakatuh. 8) Isi Surat Isi surat merupakan paparan informasi atau pesan utama yang disampaikan kepada pihak yang disurati. Isi surat lazim dikelompokkan menjadi tiga alinea utama, yaitu alinea pembuka, alinea inti-isi surat, dan alinea penutup surat. Alinea pembuka surat lazim dibedakan menjadi dua jenis, yaitu alinea pembuka langsung, maksudnya bahwa pada alinea pertama, si penulis surat langsung menyatakan maksudnya. Sedangkan dengan alinea pembuka tidak langsung, artinya bahwa si penulis surat, pada alinea pertama belum menyatakan maksud, tetapi menyebut sesuatupengarah yang ada hubungannya dengan maksud si penulis. Maksud si penulis, baru dinyatakan pada alinea berikutnya. Alinea atau paragraf isi-inti surat terdiri dari: paparan maksud, penjelasan maksud, dan penegas atau penguat maksud. Sedangkan alinea/paragraf penutup surat,
23
biasanya berupa harapan penulis kepada si penerima surat dan ucapan terima kasih, serta bila perlu, dan untuk surat tertentu bisa disampaikan pernyataan permohonan maaf atau pernyataan penghargaan. Terlepas dari panjang atau pendeknya namun secara tegas dikatakan isi sebuah surat harus mampu untuk menjelaskan maksud surat tersebut secara baik. Isi surat sebaiknya tidak perlu bertele-tele apalagi bila itu termasuk dalam surat tugas. Isi surat yang lebih dikenal dengan tubuh surat berisi pesan. Isi surat merupakan bagian yang sangat penting. Tercapai tidaknya penulis dalam mengkomunikasikan pesan tergantung pada kejelasan bagian ini. Secara garis besar, isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup. Paragraf pembuka merupakan pengantar isi surat untuk menarik perhatian penerima surat terhadap isi surat yang sesungguhnya. Paragraf isi merupakan gagasan inti yang hendak disampaikan penulis surat. Paragraf penutup merupakan bagian yang berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat tersebut. Paragraf tersebut dapat berisi simpulan, harapan, atau ucapan terimakasih. 9) Salam Penutup Salam penutup merupakan tanda atau ungkapan rasa hormat si penulis surat, sekaligus pemberitahuan bahwa dalam pembicaraan dalam surat sudah selesai. Salam penutup yang digunakan harus serasi dengan salam pembuka. Misalnya, kalau salam pembuka menggunakan Assalamualaikum Wr. Wb., maka salam penutupnya tentu bukan hormat saya atau hormat kami, melainkan harus Wassalamualaikum Wr. Wb. Demikian pula kalau salam pembukanya dengan hormat, maka salam penutupnya bukan
24
Wasalam atau Wassalamualaikum Wr. Wb., melainkan Hormat saya, Hormat kami, dengan catatan bahwa adakalanya dalam surat-surat kedinasan tertentu salam pembuka dan salam penutup itu tidak selamanya digunakan. 10) Penanggungjawab Surat Penanggungjawab surat yang dimaksud adalah keterangan penegas siapa yang bertanggung jawab atas surat itu, maka dicantumkanlah keterangan minimal tanda tangan dan nama jelas. Untuk surat kedinasan, penanggungjawab itu lengkap dan terdiri dari nama jabatan, tanda tangan, nama jelas-lengkap, NIP pejabat/orang yang menandatangani surat itu, serta cap atau stempel penanda keresmian dan kedinasan. Penanggungjawab surat bisa terdiri dari satu orang, dua orang, atau tiga orang penanda tangan surat, bergantung pada jenis-sifat pertanggungjawaban suratnya. Surat dinas umumnya ditandatangani oleh pejabat. Sedangkan surat-surat kepanitiaan suatu kegiatan, lazimnya ditandatangani oleh dua orang atau lebih. Misalnya, sekretaris, ketua panitia, dan pejabat setingkat di atasnya sebagai pihak yang mengetahui atau menyetujui isi surat itu. Contoh penanggungjawab surat satu orang pejabat penanda tangan. Hormat kami, Manajer Personalia
Hormat kami, Cap/Stempel
Kabag Adum
Tanda tangan
Tanda Tangan
Delyra Velayati, S.Kom.
R. Wisnu Rahtomo, M.M.
Nama penanggungjawab dicantumkan di bawah tanda tangan. Adapun penulisan nama terang penanggungjawab surat yakni.
25
(1) Nama terang harus ditulis lengkap. (2) Huruf pertama harus ditulis dengan huruf kapital. (3) Nama terang tidak perlu diapit oleh tanda kurung atau tanda baca apapun. (4) Nama terang tidak perlu digaris bawahi. (5) Nama terang tidak diakhiri dengan tanda baca apapun. Sebuah surat biasanya memuat tanda tangan atau stempel asli untuk menunjukkan keabsahan surat itu. Tanda tangan saja bisa dibubuhkan untuk surat atau memo yang bersifat pribadi namun apabila itu menyangkut dinas maka harus dengan stempel. Tanda tangan hendaknya jelas dan tidak terlalu kecil serta ditorehkan dengan mantap sehingga penerimanya akan yakin bahwa itu asli. Tanda tangan yang tarikannya meragukan serta nampak lain cirinya bisa dikategorikan palsu. Maka bila tanda tangan orang harus berkosentrasi dan hendaknya dilakukan di tempat yang rata. 11) Tembusan Surat Tembusan surat biasa digunakan, terutama dalam surat-surat kedinasan. Berfungsi sebagai petunjuk, ada pihak lain yang terkait, yang harus mengetahui isi surat secara lengkap.
