10
BAB II DESKRIPSI PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Perusahaan Berdiri sejak tahun 1993 PT. Ideal Formica Purnatata senantiasa mengembangkan kualitas produksinya dari waktu ke waktu menyesuaikan dengan tuntutan konsumen yang semakin kompleks. PT. Ideal Formica Purnatata didukung oleh team work yang handal dan profesional serta berpengalaman dibidangnya masing-masing, dan terus berkembang untuk dapat memenuhi kebutuhan konsumen baik perorangan maupun perusahaan dengan harga yang kompetitif serta service yang menyeluruh. PT. Ideal Formica Purnatata selain memproduksi juga menyediakan jasa konsultasi serta jasa pemasangan untuk memenuhi keinginan konsumen dan menjamin barang terpasang dengan baik dan sempurna. Lokasi workshop pertama kali berada di daerah Sunter, Jakarta Utara yang kemudian pindah lokasi ke daerah Balaraja, Tangerang dan akhirnya lokasi yang terakhir adalah yang saat ini berada di Jl. KH. Hasyim Ashari, Cipondoh, Tangerang. Krisis ekonomi yang terjadi pada tahun 1998 berpengaruh pada jalannya roda perusahaan yaitu dengan merumahkan sebagian karyawan karena kondisi perusahaan sudah tidak stabil, pada saat itu perusahaan tidak mendapatkan order dari customer sehingga tidak ada aktivitas penjualan, hanya menyelesaikan beberapa pesanan yang sedang dalam proses packing dan delivery. Perekonomian berangsur-angsur mulai membaik, dan PT. Ideal Formica mulai membangun
11
kembali usahanya dan mulai merekrut kembali karyawan-karyawan dengan talent unggul yang sempat dirumahkan. 2.2. Lingkup Bidang Usaha PT. Ideal Formica Purnatata adalah perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang furnitur dengan bahan baku atau bahan dasar dari plywood ataupun partikel dengan bahan laminasi berkualitas. Sistem produksi PT. Ideal Formica bukanlah mass product melainkan job by order, yaitu akan memproduksi setelah terima order dari customer atau setelah berhasil memenangkan tender proyek. Proyek-proyek yang dijalankan antara lain seperti office, hotel, apartment, hospital dan residential. PT. Ideal Formica banyak bekerjasama dengan para kontraktor dimana PT. Ideal Formica sebagai subcon yang supply produk-produk interiornya seperti cabinet, credenza, mobile drawer, top table, meeting table, panel, kitchen set, bedroom set dan sebagainya. Kegiatan produksi PT. Ideal Formica antara lain berasal dari purchase order dengan desain yang sudah ada dari kontraktor, selain itu menyediakan jasa desain interior dan mulai merambah pada segmen retail yang didukung oleh tim marketing support yang terdiri dari designer interior, estimator dan drafter, karena selain melayani corporate, PT. Ideal Formica juga menyediakan pelayananan langsung kepada customer untuk proyek residential. Penyediaan bahan baku untuk pembuatan produk, PT. Ideal Formica bekerjasama dengan banyak supplier agar stock bahan baku selalu tersedia tanpa ada hambatan apabila salah satu dari supplier terkendala dalam mengirim atau mensupply barang. Bahan baku utama produk selain plywood dan partikel adalah
12
laminate yaitu bahan lapisan untuk melapisi bagian terluar dari permukaan bahan baku. PT. Ideal Formica adalah salah satu perusahaan furnitur dengan bahan laminasi dengan kualitas terbaik, selain bahan baku dan bahan laminasi, sebagai produk pelengkapnya adalah asesoris yaitu item-item seperti handle, engsel, roda, kunci dan sebagainya yang merupakan pelengkap dari produk furnitur, berikut beberapa proyek yang telah dikerjakan oleh PT. Ideal Formica: Tabel 2.1 Proyek PT. Ideal Formica Purnatata 2010 – 2013 No.
Proyek
Tahun
No.
Proyek
Tahun
1
Siloam Hospital
2010
32
Apartment & Hotel Mercure Simatupang
2012
2
Kalbe Farma
2010
33
Siloam Hospital – Makassar
2012
3
Metro Dept. Store – Gandaria
2010
34
Siloam Hospital – Manado
2012
4
Heinz ABC
2010
35
Indosiar
2012
5
Coca Cola
2010
36
Manulife
2012
6
Bank Permata
2010
37
Gudang Garam
2012
7
Mane Indonesia
2010
38
Bank UOB
2012
8
Burger King
2010
39
World Bank
2012
9
Dmino’s Pizza
2010
40
Bank Danamon
2012
10
Bank Artos
2010
41
Samuel Securitas
2012
11
Garuda Indonesia
2010
42
Indesso Aroma
2012
12
Allianz Insurance
2011
43
Indesso Niagatama
2012
13
PT. Mane Indonesia
2011
44
Bayan
2012
14
RS. Premiere Bintaro
2011
45
ITM Jakarta
2012
15
Bank Ekonomi
2011
46
Danone
2012
16
Oakwood Apartment
2011
47
Multivision
2012
17
Takai Seiki Indonesia
2011
48
Siloam Hospital - TB. Simatupang
2012
18
Asuransi Astra
2011
49
Hexpharm Jaya
2013
19
PTDexa Medica
2011
50
Allianz Insurance
2013
20
PT. Mead Johnson
2011
51
Metro Ciputra World Surabaya
2013
21
PT. Hexapharm
2011
52
Madhani
2013
22
Manulife
2011
53
Armada Finance
2013
23
First Resources
2011
54
Schroder
2013
24
Commlife
2011
55
Metro Park Solo
2013
25
Volvo
2011
56
Dirjen Pajak
2013
26
Adaro
2011
57
Berau
2013
27
BNI 46
2011
58
Petronas
2013
28
PT. Ultra Sakti
2011
59
Bina Guna Kimia
2013
29
Swiss Bell Hotel - Balikpapan
2011
60
Kapal Api
2013
30
Gedung Mentri Kementrian PU
2011
61
Siloam Hospital – Makassar
2013
31
Metro Dept. Store - Surabaya
2011
62
Siloam Hospital – Manado
2013
Sumber: Data Proyek PT. IFP (2014)
13
2.3. Sumber Daya Total jumlah karyawan PT. Ideal Formica Purnatata saat ini sebanyak 150, yang terdiri staff admin 13 orang, staff marketing support 11 orang, bagian produksi 72 orang, bagian packing 14 orang, delivery 7 orang, bagian pemasangan 23 orang, bagian PPIC 10 orang.
Tabel 2.2 Jumlah Karyawan PT. Ideal Formica Purnatata Karyawan
Jumlah
Tetap Kontrak Harian
93 35 22
Total
150
Sumber: Data Karyawan PT. Ideal Formica (2014)
Kantor dan pabrik PT. Ideal Formica Purnatata berada di Jl. KH. Hasyim Ashari, Cipondoh Tangerang. Divisi Marketing memiliki kantor terpisah, khusus untuk bagian penjualan dan showroom berada di daerah Alam Sutera Tangerang. Alam Sutera adalah salah satu lokasi perumahan yang cukup besar dan maju di daerah Tangerang Selatan dengan lokasi yang sangat strategis berada di dekat akses tol. Lokasi showroom yang berada di wilayah residensial adalah salah bentuk pelayanan PT. Ideal Formica terhadap customer, dimana selain project PT. Ideal Formica juga merambah di pasar retail.
14
15
2.4. Tantangan Bisnis Perusahaan Analisis strategis dilakukan dengan menganalisis lingkungan internal meliputi kekuatan (Strengths) dan kelemahan (Weaknesses), serta lingkungan external yaitu peluang (Opportunities) dan ancaman (Threats) yang dihadapi PT. Ideal Formica. Peluang dan ancaman yang ada dapat diidentifikasi dengan pilihanpilihan yang realistis dalam menentukan strategi bisnis yang sesuai. SWOT sebagai salah satu alat untuk menganalisis dengan menggunakan
External
Strategic Analysis Summary (EFAS) dan Internal Strategic Factor Analysis Summary ( IFAS)
Tabel 2.3. Matrix SWOT PT. Ideal Formica Purnatata IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary)
STRENGTH (S) - Mampu melayani berbagai
customer (office, hotel, hospital, residential).
- Manajemen SDM kurang
produktif
- SDM dengan skill tinggi.
- SDM kurang disiplin.
- Peralatan mesin produksi
- Kepuasan pelanggan
memadai (buatan Eropa). EFAS (External Strategic Factors Analysis Summary)
WEAKNESS (W)
- Spesialis furniture dengan
kualitas laminasi terbaik. - Memiliki unggulan
pelayanan pemasangan. - Komitmen manajemen dan
staf.
kurang perhatian. - Tata ruang (workshop)
kurang memenuhi syarat - Kurangnya koordinasi
dan kerjasama antar bagian. - Kurangnya strategi
merebut pasar konsumen.
16
OPPORTUNITY (O) - Peluang mendapat
STRATEGI (SO)
STRATEGI (WO)
- Memperluas jejaring.
- Orientasi proses (R & D).
- Membangun komitmen
- Meningkatkan lobby
proyek besar - Peluang bekerjasama
dengan perusahaan besar. - Ada tawaran
kolaborasi dengan perusahaan kompetitor.
maksimal. - Memilih manajer
berkemampuan.
- Kesempatan promosi ada.
- Menjalin kerjasama dengan
- Peluang untuk melebarkan sayap bisnis.
- Melebihi ekspektasi
THREAT (T)
kompetitor
pelanggan
STRATEGI (ST)
dengan banyak perusahaan. - Meningkatkan kolaborasi
dengan perusahaan lain.
- Manpower up-grading &
empowering - Meningkatkan pelayanan
pelanggan melalui perbaikan mutu & pemasaran
STRATEGI (WT)
- Peningkatan bisnis dan persaingan dengan kompetitor.
- Bermitra dengan subcon dan merambah segmen pasar yang lain.
- Restrukturisasi organisasi.
- Harga bahan baku naik.
- Menggunakan produk lokal pengganti dengan kualitas yang memadai.
- Peningkatan manajemen SDM.
- AFTA & ACFA memicu berpotensi masuknya kontraktor luar.
- Mempertahankan dan meningkatkan keunggulan produk.
- Tuntutan pelanggan akan kualitas layanan meningkat - Persaingan harga yang kompetitif
- Meningkatkan kualitas pelayanan kepada customer secara maksimal - Analisa estimasi harga.
Sumber: Divisi Produksi PT. Ideal Formica Purnatata (2014)
- Peningkatan pemasaran.
- Membangun fasilitas sarana prasarana - Meningkatkan kualitas SDM - Meningkatkan koordinasi antar bagian
- Melakukan analisis pasar
17
2.5.
Kegiatan Bisnis Perusahaan
2.5.1. Kegiatan Penjualan Garda depan sebagai ujung tombak perusahaan adalah divisi penjualan atau marketing, proses produksi berjalan setelah bagian marketing berhasil memenangkan suatu proyek atau tender yang kemudian akan menjadi order masuk untuk bagian produksi. Slogan pembeli adalah raja sudah tidak lagi menjadi acuan PT. Ideal Formica dalam melayani para customer, namun lebih kepada customer adalah mitra yang artinya PT. Ideal Formica bekerjasama dengan customer sebagai mitra kerjanya untuk bersama-sama menjalankan kesepakatan kerja untuk keuntungan kedua belah pihak. Divisi penjualan atau dikenal dengan tim marketing mempunyai tim yang solid dengan dukungan marketing support yang terdiri dari interior designer, estimator, drafter dan marketing admin yang secara keseluruhan berada dibawah pimpinan seorang Project Coordinator. Marketing sebagai ujung tombak perusahaan seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya yaitu keberlangsungan proses produksi tergantung pada hasil tender tim marketing dan juga koordinasi serta kerjasama dalam tim marketing yang merupakan kunci utama dalam memenangkan sebuah tender proyek selain faktor eksternal lain yang mempengaruhinya. 2.5.2. Kegiatan Produksi Proses selanjutnya setelah tim marketing berhasil memenangkan tender proyek maka produksi mendapatkan perintah kerja dalam bentuk manufacture order, setelah mendapat purchase order dari customer. Kerjasama antar bagian
18
dalam divisi produksi sangat menentukan hasil kualitas dari produk yang dibuat. Hasil produksi yang berkualitas adalah salah satu komitmen perusahaan terhadap customer agar mereka terpuaskan dengan hasil produk yang berkualitas. Produk berkualitas adalah produk dengan kualitas hasil akhir yang memenuhi syarat atau memenuhi standar yaitu siap pasang tanpa ada cacat produk seperti laminasi yang rata tidak bergelombang, tingkat presisi hasil akhir, kelengkapan asesoris sampai dengan pemasangan di lokasi. Kegiatan produksi terdiri dari beberapa bagian yang saling terkait yaitu: 1) Running Show Running show adalah proses awal produksi yang merupakan proses pemotongan bahan dasar (plywood, partikel atau MDF) menjadi bagian-bagian sesuai dengan gambar kerja yang telah disepakati dengan customer. 2) Assembling Proses selanjutnya setelah pemotongan bahan dasar adalah pelapisan bahan dasar dengan bahan laminated HPL sesuai dengan warna yang diinginkan customer, yang kemudian proses berikutnya adalah assembling yaitu perakitan bagian per bagian menjadi satu kesatuan utuh dan menjadi satu produk jadi seperti cabinet, credenza, mobile drawer, top table, meeting table, panel. 3) Finishing Finishing merupakan proses akhir dari produksi yaitu melengkapi produk dengan asesoris seperti engsel, roda, kunci dan handle, untuk asesoris, PT. Ideal Formica bekerjasama dengan banyak supplier untuk pengadaan berbagai
19
asesoris dari mulai dengan kualitas standar sampai dengan kualitas tinggi sesuai dengan permintaan customer. 4) Kegiatan Packing & Delivery Proses selanjutnya setelah produksi selesai adalah bagian packing dan delivery. Produk yang sudah selesai dan lolos dari quality control berikutnya akan dipacking dan dikirim ke alamat tujuan. 2.5.3. Kegiatan Administrasi Pencatatan semua kegiatan usaha sangat diperlukan bagi kelancaran dan pengelolaan perusahaan yang merupakan bagian dari tugas administrasi. Tugastugas tersebut meliputi catatan data-data transaksi bisnis, keuangan, produksi, persediaan produksi, dan hal-hal lain yang dapat mempengaruhi kelancaran perusahaan. Sistem administrasi dalam perusahaan bertujuan untuk memantau kegiatan-kegiatan administrasi, kegiatan pengorganisasian, menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian perusahaan. Sistem administrasi perusahaan akan memudahkan PT. Ideal Formica untuk menghubungi pihak-pihak lain melalui berbagai media komunikasi baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah maupun supplier, hal ini memudahkan pelayanan kepada konsumen terkait transaksi dengan adanya bukti-bukti kesepakatan penjualan. Resiko kehilangan barang dapat diminimalisir, baik barang masuk, hasil pembelian, maupun barang keluar, kemudian hasil penjualan dapat dibukukan yang terangkum dalam laporan bulanan inventori atau stock opname gudang. Kegiatan administrasi yang rapi akan memudahkan pemilik
20
perusahaan mengikuti perkembangan perusahaannya melalui laporan hasil pencatatan.
Tabel 2.4 Data Kegiatan Admin No.
Data
Materi atau Kegiatan yang Dicatat
1
Perjanjian dagang
Dengan siapa janji itu dibuat, waku, isi janji, dan keterangan lain yang diperlukan.
2
Pemesanan dan pengiriman
Nama dan alamat, jumlah pemesanan atau kiriman, waktu pengiriman, dan keterangan lain yang diperlukan.
3
Pemasaran
Nama customer, sub kontraktor, identitasnya, pemberian komisi, jadwal pengiriman barang.
4
Poses produksi
Semua masalah yang berkaitan dengan kelancaran proses produksi.
5
Inventory
Jenis, jumlah, arus keluar masuk barang, kondisi, dll. Perbekalan disini dapat untuk perkantoran ataupun untuk bahan-bahan proses produksi.
6
SDM
Data dan identitas pegawai, jumlah upah atau gaji, prestasi kerja, dan catatan lainnya.
7
Surat menyurat
Mencatat semua keluar masuk surat dengan mencatat nomor surat, sifat, tanggal surat, tanggal proses surat, isi surat.
8
Gudang
Jenis dan nama barang, jumlah, arus keluar barang, kondisi barang.
Sumber : Data HRD PT. IFP (2014)
Sistem penyelenggaraan administrasi di PT. Ideal Formica dicatat secara terus menerus dan periodik, dalam sistem pencatatan kontinu, semua pencatatan inventori milik perusahaan dicatat secara terus menerus. Sistem pencatatan secara periodik hanya pada setiap adanya transaksi penjualan,
dibuat jurnal untuk
21
mengurangi perkiraan atau rekening perkiraan pembelian. Perhitungan secara fisik dilakukan pada waktu-waktu tertentu, maka sistem administrasinya disebut sistem periodik, dalam rangka menunjang transaksi jual beli diperlukan seperangkat administrasi untuk mencatat kejadian-kejadian dalam aktifitas setiap harinya. Unsur-unsur yang terlibat dalam administrasi perusahaan selain material dan metode adalah SDM sebagai unsur utama dalam setiap kegiatan perusahaan seperti kegiatan penjualan, pembelian, pengawasan, penggajian, promosi, administrasi, dan lain sebagainya. Kualitas setiap SDM yang terlibat dalam setiap kegiatan akan menentukan keberhasilan kegiatan tersebut. Kegiatan yang dilakukan secara profesional akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan, efektif dan efisien, serta memberikan kontribusi untuk kemajuan perusahaan. Perusahaan harus selalu memelihara dan meningkatkan kompetensi manusia yang terlibat dalam kegiatan perusahaan
agar mereka
senantiasa termotivasi
dalam
menjalankan pekerjaan sehari-hari, karena hal itu merupakan aset utama bagi perusahaan. 2.5.4. Kegiatan Keuangan Sistem keuangan yang baik membutuhkan sistem administrasi keuangan yang baik pula, dengan diterapkannya administrasi yang baik maka akan menghasilkan informasi atas kegiatan usaha yang telah dilakukan oleh perusahaan serta memperlancar proses-proses antar bagian, departemen dan divisi dalam menjalankan pekerjaannya. Pengelolaan keuangan dalam perusahaan merupakan kunci utama kegiatan operasional perusahaan dan tidak akan terlepas dari kegiatan yang berhubungan dengan kas. Pemakaian dana bila tidak terkontrol akan
22
berakibat kas kosong, kas perusahaan yang kosong menyebabkan terganggunya semua kegiatan operasional perusahaan. Manajemen atas arus keluar-masuknya dana perusahaan yang terkontrol akan menunjukkan kredibilitas perusahaan yang baik. Kondisi kas yang buruk bilamana terjadi, menuntut manajemen untuk segera membenahi keuangan perusahaan, usaha mengatasi situasi tersebut akan mengarah kepada pengawasan arus kas, dengan penataan yang baik atas manajemen arus kas. Titik berat pengaturan aliran kas adalah masalah bagaimana kita dapat mengatur dengan baik pemasukan dan pengeluaran uang, dalam kegiatan sehari-hari di PT. Ideal Formica, bagian keuangan bertugas memantau keluar masuknya uang. Manajemen atau pengelolaan kas yang efektif sangat diperlukan agar arus kas masuk dan arus kas keluar dapat seimbang. PT. Ideal Formica Purnatata sebagai Perusahaan Perseorangan (sole proprietorship) adalah bentuk perusahaan atau bisnis yang dimiliki oleh satu orang dan beroperasi untuk mendapatkan laba. Modal perusahaan perseorangan berasal dari sumberdaya pribadi dan pinjaman dari pihak lain. Manajemen keuangan PT. Ideal Formica tidak bisa terlepas dari laporan keuangan yang merupakan hasil akhir dari proses akuntansi yang meliputi dua laporan utama yaitu neraca dan laporan rugi laba. Laporan keuangan perusahaan disusun untuk menyediakan
informasi
keuangan
perusahaan
kepada
pihak-pihak
yang
berkepentingan sebagai bahan pertimbangan didalam mengambil keputusan, pihak-pihak yang berkepentingan tersebut antara lain manajemen, pemilik, kreditor, investor, dan pemerintah. Neraca sebagai laporan yang menunjukkan
23
posisi keuangan perusahaan, laporan Rugi-Laba perusahaan sebagai laporan yang menunjukkan hasil kegiatan perusahaan dalam jangka waktu tertentu, dalam laporan ini PT. Ideal Formica mengggunakannya sebagai indikator keberhasilan perusahaan dalam menjalankan usahanya selama satu periode tertentu.
