8
BAB II DESKRIPSI PERUSAHAAN
2.1 Latar Belakang Perusahaan Pada tahun 1985 PT. Sinar Inti Telaga membuka sejarah bisnis jasa sewa kendaraan dengan lima unit kendaraan. Sejalan dengan kemajuan bisnisnya, PT. Sinar Inti Telaga bertransformasi menjadi PT. Serasi Autoraya yang kepemilikannya secara penuh berada ditangan Astra International dengan identitas “Toyota Rent A Car” pada tahun 1990. Transformasi jati diri baru TRAC-Astra Rent A Car resmi diluncurkan pada 5 Oktober 2001. PT Serasi Autoraya (dengan brand utama TRAC Astra Rent a Car), adalah perusahaan penyedia jasa solusi transportasi terdepan di Indonesia. Bermula dengan hanya lima unit kendaraan, kini perusahaan tersebut memiliki lebih dari 17.771 kendaraan yang beroperasi di lebih dari 2.800 pelanggan segmen korporat. PT. Serasi Autoraya (Head Office) beralamat di Jalan Mitra Sunter Boulevard, Kav 90/C2, Sunter Jaya, Jakarta Utara. Dengan lebih dari 20 tahun pengalaman di bisnis jasa transportasi, membuat PT Serasi Autoraya (SERA) matang dan menguasai seluk beluknya. Publik mempercayai layanannya dengan menganugerahkan Indonesian Best Brand Award in Car Rental Business, Superbrand Awards, SWA magazine: Word of Mouth Marketing in Car Rental Business, dan Indonesian Service Quality Award.
8
9
Guna mengantisipasi kebutuhan pelanggan yang terus berkembang, SERA senantiasa berinovasi untuk melayani lebih baik lagi. Sertifikasi ISO 9001:2000, menjadi jaminan akan layanan yang lebih baik. Kesadaran akan pentingnya lingkuingan hidup terus menerus ditiupkan pada setiap karyawan lewat komitmen pada Environment Health and Safety Planning Cycle dan Balanced Scorecard yang diterapkan pada sistem manajemen membantu kami untuk terus berupaya menyempurnakan layanan pada pelanggan. PT Serasi Autoraya memiliki beberapa anak perusahaan yang tergabung dalam SERA Holding Group, antara lain: 1. TRAC Astra Rent a Car, bergerak di bidang sewa dan leasing kendaraan roda empat dengan segmen korporat dan individu (keluarga) 2. TRAC Driver Services (PT. Daya Mitra Serasi), bergerak di bidang penyediaan sumber daya driver (berdiri 8 Juli 2003) 3. TRAC Moto Rental (TREMO), bergerak di bidang Rental & Leasing kendaraan roda dua (berdiri 26 Agustus 2004) 4. Mobil88, bergerak di bidang Used Car Business (bergabung dengan SERA pada tahun 2006) 5. IBID (PT Balai Lelang Serasi), bergerak di bidang Used Car Business (berdiri 7 Agustus 2007) 6. TFSI (Toyofuji Serasi Indonesia), bergerak di bidang Motor Vessel Shipping (Berdiri 7 Desember 2005) 7. Orenz Taxi (PT Serasi Transportasi Nusantara), bergerak di bidang jasa transportasi taksi (Berdiri 25 Oktober 2005)
10
8. Harmoni Logistik & SERA Logistik (PT Harmoni Mitra Utama), bergerak di bidang jasa logistik (berdiri 11 November 2008 & Februari 2009)
2.2 Visi Visi PT Serasi Autoraya: “Menjadi rekanan utama dalam solusi transportasi yang terpadu”
2.3
Misi Misi PT Serasi Autoraya: “Memenuhi harapan anda dalam pegelolaan
transportasi”
2.4
Corporate Value A. Senantiasa menjunjung tinggi kualitas Sejalan dengan perkembangan bisnisnya, SERA mengutamakan kualitas di atas segalanya. Dengan didukung oleh ISO 9001-2000, dapat dipastikan bahwa dari segi kualitas SERA memberikan yang terbaik bagi pelanggannya. 1. Selalu berusaha untuk memberikan pelayanan yang memuaskan 2. Selalu melakukan yang benar sejak awal 3. Selalu mematuhi standard operating procedures 4. Selalu menjaga tingkat efisiensi dan efektivitas 5. Selalu berusaha mencapai yang terbaik 6. Selalu berusaha dan melakukan upaya-upaya perbaikan & peningkatan
11
B. Senantiasa fokus pada pelayanan pelanggan: Banyak cara yang dilakukan SERA agar senantiasa fokus pada pelayanan pelanggan. Mulai dari penyediaan unit yang sesuai kebutuhan dan request pelanggan, ketersediaan driver yang senantiasa bersikap profesional, atau dengan kata lain pelayanan yang bukan hanya memuaskan, akan tetapi juga menggembirakan pelanggan. 1. Totalitas/kepedulian dalam bekerja dalam memberikan solusi yang tepat guna 2. Kepuasan pelanggan yang bisa dikonotasikan dengan bentuk senyuman pelanggan C. Senantiasa mengutamakan kerjasama: Tanpa kerjasama, SERA tidak akan berkembang sepesat ini. Hampir seluruh lini, baik di kantor pusat maupun di kantor cabang saling bantu-membantu, saling mendukung dalam hal kebaikan. Tidak ada kesulitan yang tidak dapat dipecahkan jika kita bekerjasama untuk memecahkannya. Tidak ada satupun lini yang diistimewakan, semua dianggap sama dan punya peranan masing-masing dalam memajukan SERA. 1. Meyakini bahwa setiap tugas adalah penting bagi keberhasilan bersama dengan menghargai nilai dan kontribusi rekan kerja 2. Mengahargai keberhasilan tim di atas keberhasilan individu 3. Memiliki rasa saling percaya dan menghargai rekan kerja sebagai individu
12
4. Menumbuhkembangkan budaya kerjasama 5. Menghargai partisipasi aktif dan inisiatif dari setiap individu D. Senantiasa menerapkan kepemimpinan yang berkualitas: Selain sikap profesional, kepemimpinan yang berkualitas pun menjadi amat penting dalam memajukan SERA. Cakupan kepemimpinan tersebut tidak hanya ditanamkan pada lingkup seksi, departemen, atau divisi. Akan tetapi juga ditanamkan mulai dari lini terkecil, yaitu individu. 1. Selalu mendorong pengembangan pribadi dan profesionalisme setiap sumber daya manusia 2. Selalu memberikan pengarahan dan bimbingan yang efektif 3. Selalu
mempersiapkan
calon-calon
pemimpin
masa
depan
(kaderisasi) 4. Selalu menjadi teladan 5. Selalu mampu mengantisipasi perubahan 6. Selalu memiliki pemikiran jangka panjang, memberi semangat dan memberdayakan anggota tim E. Senantiasa menjunjung tinggi integritas, etika kerja, dan etika bisnis 1. Berkomitmen untuk bekerja dengan integritas, kejujuran, dan etika 2. Perlakuan yang adil 3. Menghindari benturan kepentingan 4. Melakukan apa yang telah dikatakan
13
2.5
Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Serasi Autoraya
14
2.6
Tanggung Jawab Divisi
2.6.1
Corporate HRD Melakukan proses kepersonaliaan karyawan, mulai dari rekrutmen,
penggajian,
insentif,
tunjangan,
pengembangan
kompetensi
karyawan,
kepengurusan cuti, klaim pengobatan, dan lain-lain.
2.6.2
Corporate General Affair and ESR Melakukan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan operasional di
kantor pusat dan cabang, mulai dari penyediaan kupon makan siang, pembayaran listrik dan air, pemeliharaan gedung, penyuluhan terhadap karyawan/karyawati dan warga sekitar kantor, penyediaan lapangan kerja bagi masayarakat sekitar, monitoring asset yang dimiliki SERA & Group, dan lain-lain.
2.6.3
Corporate Procurement Management Melakukan seluruh proses pengadaan barang mulai dari seleksi vendor,
pemilihan produk, kepengurusan dokumen, hingga pengiriman produk yang dibutuhkan ke tangan requester.
2.6.4
Corporate Information System and Technology Melaksanakan fungsi teknis, operasional, strategis, dan pemeliharaan
seluruh sumber daya IS/IT, mulai dari analisa dan perancangan sistem informasi yang sesuai dengan bisnis, pembuatan program-program yang mendukung transaksi data, penentuan besaran investasi teknologi informasi, hingga pemeliharaan IT/IS yang menyeluruh dan berkesinambungan.
15
2.6.5
Corporate Finance, Accounting and Tax Melakukan seluruh proses keuangan dan perpajakan, mulai dari budgeting,
financial monitoring, controlling, hingga proses pembuatan laporan akunting dan penyajiannya ke holding company (PT. Astra International, Tbk) kemudian dilanjutkan dengan pelaporan pajak ke pemerintah (Dirjen Pajak).
2.6.6 Corporate Marketing and Quality Management Menjamin kepuasan pelanggan dengan strategi marketing yang handal, pelayanan pelanggan yang berkualitas prima melalui customer care yang direpresentasikan di setiap cabang leasing, rental, dan Mobil88, dan penyusunan standarisasi proses bisnis yang efektif berdasarkan ISO9001:2000 di seluruh unit bisnis SERA.
2.6.7 Departemen Pendukung Selain keenam divisi yang telah tertulis, ada dua organisasi setingkat departemen yang juga mendukung keunggulan bisnis SERA: 1. Corporate Internal Audit Bertugas melakukan fungsi audit internal SERA & Group dan konsolidasi terhadap kebijakan-kebijakan yang diberlakukan terhadap temuan audit ke pihak direksi dan PT Astra International, Tbk sebagai holding company. 2. Corporate Management & Planning Bertugas membantu jajaran direksi dalam penyajian informasi dan strategi bisnis serta memberikan pertimbangan terhadap ekspansi perusahaan di masa yang akan datang.
16
3. Corporate Legal Bertugas memberikan bantuan hukum dan kepengurusannya, yaitu meliputi pembuatan akta pendirian perusahaan, penyelesaian kasus hukum, dan sebagainya.
2.7
Proses Bisnis Corporate HR Division PT. Serasi Autoraya terbagi menjadi 3
departemen, yaitu Human Capital, Learning Center, dan Personnel & Industrial Relation. Human Capital Department memiliki kewenangan terhadap proses rekrutmen dan organization development. Learning Center Department memiliki kewenangan dalam hal maintaining people development, assesment dan training. Departemen terakhir, yaitu Personnel & Industrial Relation memiliki kewenangan dalam pemeliharaan data karyawan, sejak pertama kali karyawan bergabung hingga proses retirement. Personnel & Industrial Relation beranggotakan lima orang karyawan. Secara umum, tugas-tugas Personnel & IR Department antara lain menangani karyawan baru dan karyawan keluar, mutasi karyawan, penggajian & tunjangan karyawan, asuransi dan kesehatan karyawan, koperasi dan pinjaman karyawan, serta persiapan dan proses pensiun karyawan. Setiap bulan, departemen PIR menerima ratusan dokumen pengajuan tunjangan, claim lembur, claim pengobatan dan asuransi, insentif, penerimaan karyawan baru, termination (pemutusan hubungan kerja karyawan dengan berbagai alasan), pengajuan dan pelunasan pinjaman, dan lain-lain. Pengajuan dilakukan oleh karyawan secara manual dengan mengirimkan PMK (Permohonan
17
Mutasi Karyawan). Seluruh request ini harus di-entry satu per satu ke dalam system dengan benar, karena berpengaruh secara langsung terhadap nilai dari gaji yang akan diterima oleh seorang karyawan. Request yang banyak ini tentunya membutuhkan waktu yang cukup lama untuk dientry satu per satu. Dalam satu bulan, 3 minggu diantaranya digunakan untuk mengentri seluruh request ini. Kegiatan
administrative
yang
sangat
banyak
ini
mengharuskan
Departemen Personnel untuk merombak cara kerjanya. Proses-proses yang masih manual harus diefektifkan dan diotomatisasi. Cara yang dipilih oleh Departemen Personnel adalah dengan mengembangkan system yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan claim secara swalayan. Personnel tinggal meng-approve request yang masuk. Modul pertama yang dikembangkan dalam paket employee self service adalah modul untuk claim pengobatan dan cuti. Untuk mengakses modul ini, karyawan membutuhkan PIN khusus yang unik untuk masing-masing karyawan. Untuk claim pengobatan, karyawan hanya menginputkan jumlah claimnya beserta diagnose dan nama pasien. Setelah menginput, akan tampil nomor claim. Nomor claim ini harus diinformasikan kepada personnel. Pihak personnel akan mencocokkan jumlah yang diclaim oleh karyawan dengan kuitansi yang mereka kirimkan. Untuk klaim yang sah, akan di-approve oleh payrolladministrator. Karyawan bisa memantau apakah klaim mereka telah di-approve atau belum dari status approve yang tampak pada menu claim. Jika claim pengobatan mereka di-reject karena alasan tertentu, maka karyawan akan menerima notifikasi by email.
18
Untuk claim cuti, cara yang dilakukan sama saja dengan claim obat. Namun, pihak yang meng-approve bukan dari pihak Personnel melainkan atasan langsung dari karyawan yang bersangkutan. Pihak personnel tinggal menarik data approve dari atasan tersebut untuk di-record di rekap absensi karyawan yang digunakan untuk menghitung tunjangan transportasi dan tunjangan makan karyawan. Satu kali dalam sebulan akan dilakukan proses running payroll. Proses ini bertujuan untuk mengeksekusi seluruh data yang berhubungan dengan gaji karyawan, mulai dari gaji pokok, tunjangan, lembur, insentif, claim medical, cuti, nomor rekening, masa kerja, pinjaman karyawan, pajak, dan sebagainya agar bisa menjadi data gaji final. Data gaji final ini harus mendapat persetujuan dari finance dan direksi agar bisa ditransfer ke rekening masing-masing karyawan. Setelah running payroll, maka akan ter-generate suatu report gaji untuk karyawan dalam bentuk slip gaji. Pada slip gaji, karyawan dapat melihat jumlah take home pay bulan ini dan item-item yang menghasilkan jumlah akhir tersebut. Departemen PIR wajib memastikan slip gaji ini sampai pada masing-masing karyawan dengan utuh dan benar. Di PT. Serasi Autoraya, tanggal pembayaran gaji dilakukan setiap tanggal 25. Jika tanggal 25 tersebut jatuh pada hari Sabtu atau Minggu, maka pembayaran gaji akan dimajukan ke hari Jumat. Dengan demikian, waktu untuk memproses gaji dan men-delivery slip gaji pun akan lebih singkat. Agar dapat men-delivery slip gaji tepat waktu, maka waktu untuk running payroll maksimal 3 hari sebelum tanggal pembayaran gaji, karena waktu yang dibutuhkan untuk mencetak slip gaji
19
adalah kurang lebih 2 hari kerja. Pengiriman slip gaji dilakukan dengan layanan one day service. Walaupun telah melakukan berbagai antisipasi, Departemen PIR seringkali masih mengalami hambatan dalam proses pencetakan dan distribusi slip gaji. Jumlah karyawan yang semakin lama semakin bertambah sehingga waktu untuk mencetak slip gaji semakin lama, masalah teknis pada mesin printer slip gaji, masalah pada perusahaan pengiriman, menjadi beberapa hal yang menyebabkan keterlambatan proses delivery. Selain itu, proses ini juga menjadi semacam ‘momok’ karena terlalu manual, prosesnya terlalu lama (2 hari), namun tetap tidak bisa diserahkan kepada anak PKL atau magang karena data-datanya yang amat confidential. Berdasarkan berbagai alasan tersebut, maka Departemen PIR berpikir untuk meng-online-kan proses delivery slip gaji ini. Dengan demikian, slip gaji tidak perlu dicetak dan dikirimkan satu per satu ke masing-masing cabang, namun karyawan bisa langsung melihat slip gajinya masing-masing dari komputer mereka sendiri dan jika dibutuhkan bisa mencetak slip gaji mereka sendiri. Gagasan ini segera digodok dan diajukan ke Departemen IT. Sebelum ini, telah ada aplikasi modifikasi SAP yang memudahkan karyawan dalam hal pengajuan claim pengobatan, untuk melihat dan mencetak report kehadiran karyawan, pengajuan cuti, dan untuk absensi (karyawan Head Office melakukan absensi dengan mesin finger print sedangkan karyawan cabang melalui SAP). Aplikasi ini kemudian dikembangkan lebih lanjut dan ditambahi menu untuk melihat dan mencetak slip gaji. Untuk mengakses aplikasi ini,
20
karyawan menggunakan PIN yang dimiliki oleh masing-masing karyawan. Agar dapat mengakses menu slip gaji, maka karyawan harus memasukkan key tambahan. Additional key ini merupakan kunci pengaman tingkat dua karena slip gaji bersifat pribadi dan rahasia.
2.8 Gambaran Umum Sistem
Gambar 2.2 Gambaran Umum Sistem HR ESS
Setiap karyawan memiliki sebuah nomor pengenal yang berbeda satu sama lain. Nomor pengenal ini disebut dengan Nomor Registrasi Pegawai (NRP). NRP diberikan oleh departemen Personnel & IR ke karyawan-karyawan baru di hari pertama mereka bergabung. Selain NRP, karyawan juga memiliki 2 buah kode rahasia yang digunakan untuk melakukan transaksi di sistem SERA-ESS, yaitu PIN dan KEY. Sebelum satu per satu dibahas, ada baiknya jika dijelaskan terlebih dahulu apa saja formulir-formulir yang ada di SERA-ESS.
21
ESS (Employee Self Service) adalah salah satu submodul dari SAP HR yang dikembangkan dari kustomisasi internal hasil kerjasama antara divisi Corporate Human Resource dan divisi Corporate Information System & Technology. Dalam submodul SERA-ESS terdapat lima transaksi utama, yaitu Absence, Overtime, Leave, Medical, dan Payslip.
2.8.1
Absence Melalui formulir ini karyawan dapat melakukan absensi clock in dan clock
out, absensi ketidakhadiran, dan pencetakan laporan kehadiran/ketidakhadiran per bulan. Approval absensi clock in dan clock out dilakukan oleh staf personnel, sedangkan approval pengajuan absensi ketidakhadiran dilakukan oleh atasan langsung masing-masing karyawan. Pemberitahuan pengajuannya diperoleh dari email notifikasi yang dikirimkan secara otomatis saat karyawan melakukan pengajuan ketidakhadiran.
Gambar 2.3 Formulir Absence
22
2.8.2
Overtime Melalui formulir ini kayawan dapat mengajukan klaim lembur. Klaim
lembur sebelumnya diajukan dengan dilengkapi tiga buah formulir, yaitu Surat keterangan Lembur (SKL), Surat Perintah Lembur (SPL), dan print out clock in dan clock out di hari lembur. SKL dan SPL ditandatangani atasan masing-masing dan kepala divisi sebagai tanda sudah disetujui. Setelah itu dilakukan input manual oleh staf personnel ke sistem SAP. Pada modul SERA-ESS, ketiga formulir tersebut ditiadakan dan diganti pengajuannya melalui sistem. Approvalnya ada di tangan atasan masing-masing karyawan.
Gambar 2.4 Formulir Overtime 2.8.3 Leave Formulir ini men-display sisa cuti besar dan cuti tahunan yang dimiliki karyawan. Cuti tahunan adalah hak cuti yang secara lazim diberikan perusahaan ke karyawan setiap satu tahun sekali dan berjumlah 12 hari. Sedangkan cuti besar
23
adalah hak cuti yang didapat karyawan setelah menempuh masa bakti lima tahun, jumlahnya adalah 22 hari. (Perjanjian Kerja Bersama PT. Serasi Autoraya 20092011)
Gambar 2.5 Formulir Leave 2.8.4
Medical Melalui formulir ini karyawan dapat mengajukan klaim pengobatan
(berobat jalan). Klaim pengobatan sebelumnya diajukan dengan dilengkapi Surat Vonis Dokter dan Kwitansi Pembayaran Obat. Kedua formulir tersebut di-input manual & di-approve oleh staf personnel ke sistem SAP untuk kemudian diapprove kembali oleh Personnel & IR Department Head. Pada modul SERA-ESS, formulir-formulir tersebut di-maintain dan di-input oleh PIC di masing-masing cabang. Staf personnel dan Personnel & IR Department Head hanya akan melakukan approval terhadap klaim yang sudah disubmit melalui sistem.
24
Gambar 2.6 Formulir Medical 2.8.5
Payslip Dalam modul SERA-ESS, formulir ini sifatnya paling confidential.
Formulir ini berfungsi sebagai media pencetakan gaji karyawan. Setiap karyawan memiliki PIN yang berguna untuk masuk ke SERA-ESS. Tidak seperti formulirformulir lain di SERA-ESS, selain harus meng-input PIN, karyawan juga diminta meng-input KEY saat berada dalam menu formulir ini. Hal ini bertujuan untuk melindungi data gaji karyawan yang bersangkutan karena sifatnya yang amat confidential. Setelah masuk ke path laporan, akan diminta bulan dan tahun pembayaran gajinya. Karyawan yang bersangkutan dapat langsung mencetak payslip-nya sesuai bulan dan tahun yang diinginkan. Opsi lain adalah dengan menyimpan payslip tersebut ke dalam direktori lokal sehingga dapat dicetak kapanpun saat dibutuhkan.
25
Gambar 2.7 Formulir Payslip
2.9
Pembobotan Nilai dan Resiko Korporasi PT. Serasi Autoraya Dalam kerangka kerja Information Economics menggunakan analisa cost
and benefit, dapat dilakukan pembobotan terhadap nilai–nilai perusahaan yang tangible (nyata) maupun intangible (tidak nyata). Pembobotan nilai (value) kemudian disesuaikan berdasarkan banyak faktor seperti pengembalian biaya investasi, kemampuan bersaing perusahaan, tingkat dukungan teknologi dalam perusahaan tersebut, dan lain–lain yang dapat dilihat didalam tabel faktor dan pembototan nilai perusahaan. Selain pembobotan nilai, resiko dan ketidakjelasan juga perlu didapatkan sebagai faktor pengurang kesuksesan proyek sehingga menentukan hasil akhir sebuah investasi implementasi sistem. Faktor nilai dan resiko dipecah lagi kedalam dua domain. Suatu perusahaan yang telah berbasiskan IT, dalam menjalankan bisnisnya tentu
26
memiliki 2 sisi yang menjadi acuan untuk mengembangkan bisnisnya. Dua sisi yang dimaksud disini adalah sisi (domain) bisnis dan sisi (domain) teknologi.
2.10 Faktor Domain Bisnis 2.10.1 Financial Value Return On Investment (ROI) Return On Investment merupakan pengukuran untuk menghitung tingkat pengembalian investasi atau biaya yang dikeluarkan. Penilaian ini dianggap penting oleh PT. Serasi Autoraya dalam menghitung dampak finansial (cost and benefit) dari investasi teknologi informasi. Karena faktor ini dianggap penting maka bobot yang diberikan adalah +4.
2.10.2 Strategic Value Strategic value faktor, yaitu : 1. Strategic Match Strategic Match berfokus pada derajat dimana teknologi informasi selaras dengan strategi bisnis. Strategic Match pada PT.Serasi Autoraya terhadap aplikasi Submodul SERA-ESS diberi bobot +3 karena proyek implementasi aplikasi Submodul SERA-ESS ini tidak memiliki hubungan langsung maupun tidak langsung pada pencapaian tujuan strategis perusahaan, tetapi aplikasi Submodul SERA-ESS merupakan prasyarat terhadap sistem lain yang telah mencapai tujuan strategis perusahaan. Selain itu juga aplikasi Submodul SERA-ESS sangat membantu dalam mengatasi masalah human capital management dan laporan.
27
2. Competitive Advantage Competive Advantage adalah nilai lebih yang dimiliki oleh sebuah perusahaan yang dianggap sebagai sebuah keunggulan untuk bersaing dengan pesaing perusahaan tersebut. Pada perusahaan ini. Competitive advantage diberi bobot +2 karena proyek implementasi aplikasi Submodul SERA-ESS ini tidak menciptakan akses data atau pertukaran data seperti di atas, tetapi meningkatkan posisi persaingan dari perusahaan dengan meningkatkan efisiensi operasi di dalam area strategis.
3. Competitive Response Competitive Response adalah tingkat dimana kegagalan sistem dapat mengurangi keunggulan bersaing perusahaan. Hal ini dapat terjadi karena pesaing telah memiliki pelayanan, produk, atau pertukaran data, atau kemampuan yang diperlukan oleh perusahan. Bobot yang diberikan pada competitive response adalah +3 karena jika aplikasi Submodul SERA-ESS ini ditunda, perusahaan tetap mampu memberikan respon terhadap perubahan yang diperlukan tanpa mempengaruhi posisi persaingan perusahaan, walaupun kekurangan sistem yang baru, perusahaan secara substansial tidak kehilangan kemampuannya untuk berubah secara cepat dan efektif dalam lingkungan yang bersaing.
4. Management Information Support Management Information Support adalah tingkat dimana sebuah proyek sistem informasi manajemen menyediakan manajemen informasi pada aktivitas utama perusahaan atau line of business (management information support of core
28
activities (MISCA). Dalam hal ini management information support diberi bobot +5 karena proyek implementasi aplikasi Submodul SERA-ESS ini sangat penting untuk menciptakan MISCA di masa sekarang.
5. Project or Organizational Risk Project or Organizational Risk berfokus pada tingkat dimana sebuah perusahaan mampu membawa perusahaan yang dibutuhkan oleh proyek sistem informasi manajemen. Evaluasi ini memperhatikan pengguna dari area bisnis perusahaan, bukan area teknis perusahaan. Project Organizational or Risk diberi bobot -1 karena perusahaan memiliki rencana domain bisnis yang terformulasi dengan baik untuk mengimplementasikan aplikasi Submodul SERA-ESS yang dibangun, manajemen domain bisnis pada tempatnya, rencana kontingensi tidak diketahui, proses dan prosedur pada tempatnya, adanya pelatihan para pengguna yang terencana, manajemen unggulan tidak diketahui, produknya ditentukan dengan baik, dan kebutuhan pasar diketahui dengan jelas.
2.11 Faktor Domain Teknologi 1. Strategic Information System (IE) Architecture Strategic IS Architecture mengevaluasi tingkat dimana proyek selaras dengan strategi sistem informasi. Keselarasan ini direfleksikan dalam rencana sistem informasi (blueprint). Hasil blueprint dalam prioritas pengembangan sistem diperlukan untuk menyelesaikan rencana tersebut. Strategic IS Architecture diberi bobot +3 karena aplikasi Submodul SERA-ESS adalah bagian integral dari perencanaan strategis sistem informasi perusahaan.
29
2. Definitional Uncertainty Definitional Uncertainty mengkaji derajat dimana sebuah kebutuhan user dan atau spesifikasi sistem telah diketahui serta menilai kompleksitas dari sebuah area TI dan kemungkinan adanya berbagai perubahan pada sistem yang bersifat non rutin. Definitional Uncertainty diberi bobot -2, karena persyaratan jelas, spesifikasinya cukup jelas, area yang ditelaah jelas. Memiliki probabilitas perubahan non rutin yang masuk akal.
3. Technical Uncertainty Technical
uncertainty menilai
kesiapan
domain
teknologi
untuk
menjalankan sistem dimana penilaian ini meliputi : keahlian yang dibutuhkan, ketergantungan hardware dan ketergantungan software, dan aplikasi software. Technical uncertainty ini dibagi atas 4 penilaian, antara lain : a. Penilaian berdasarkan keterampilan yang dibutuhkan, bobot pada penilaian ini adalah -1 karena keterampilan baru banyak dibutuhkan bagi staff dan manajemen. b. Penilaian berdasarkan ketergantungan perangkat keras, bobot pada penilaian ini adalah 0 (nol) karena perangkat keras digunakan pada aplikasi yang sejenis. c. Penilaian pada ketergantungan piranti lunak (selain piranti lunak aplikasi), bobot pada penilaian ini adalah -2 karena dibutuhkan beberapa interface baru antar piranti lunak dan mungkin membutuhkan pemrograman yang lebih kompleks.
30
d. Penilaian berdasarkan piranti lunak aplikasi, bobot pada penilaian ini adalah -1 karena program tersedia secara komersial dan hanya membutuhkan modifikasi minimal, atau program yang sudah tersedia di dalam perusahaan, hanya saja dibutuhkan modifikasi yang agak banyak, atau piranti lunak akan dibangun di dalam perusahaan dengan kompleksitas yang minimal.
4. IS Infrasctructure Risk IS Infrasctructure Risk menilai seberapa banyak investasi non proyek yang perlu segera dilakukan agar sistem dapat berjalan dengan baik seperti administrasi data (seperti kebutuhan kamus data), komunikasi (seperti adanya bentuk komunikasi yang baru), dan sistem yang tersebar (seperti kebutuhan metode akses data yang baru). Bobot pada penilaian ini adalah -1 karena tidak dibutuhkan perubahan yang cukup besar dalam elemen-elemen komputernya.
2.12 Hasil Pembobotan Nilai dan Resiko Korporat Dari analisa penentuan bobot yang telah dilakukan, menghasilkan ringkasan table bobot dan maksimum skor terhadap masing-masing nilai dan risiko baik pada domain bisnis dan teknologi dapat dilihat pada tabel berikut ini.
31
Tabel 2.1 Hasil Perhitungan Bobot dan Maksimum skor untuk sistem
Domain
Bobot
Maximum
Domain Bisnis ROI
4
20
Strategic Match
3
15
Competitive Advantage
2
10
Management Information Support
5
25
Competitive Response
3
15
-1
-5
Strategic IS Architecture
3
15
Definitional Uncertainty Technical Uncertainty
-2
-10
Keterampilan yang dibutuhkan
-1
-5
0
0
Ketergantungan Piranti Lunak
-2
-10
Piranti Lunak Aplikasi
-1
-5
IS Infrastructure Risk
-1
-5
TOTAL VALUES
20
100
TOTAL RISK AND UNCERTAINTY
-8
-40
Project or Organizational Risak Domain Teknologi
Ketergantungan Perangkat Keras
Dari tabel bobot dan maksimum skor yang ditampilkan, dapat diketahui total nilai korporat yang didapat adalah 20 dan resiko 8. Dengan melakukan metode perhitungan ranking per factor antara 0 – 5, mengartikan bahwa skor maksimum yang bisa didapat adalah 5 kali bobot, sehingga total seluruh faktor nilai berjumlah 100 dan total resiko berjumlah 40.
2.13 Menentukan Nilai Korporat ke dalam Kuadran Nilai korporat dalam kuadran menggambarkan bahwa PT Serasi Autoraya berada pada kuadran B yaitu Strategic, dimana sisi bisnis mempunyai peranan
32
yang kuat dan didukung juga dengan SI/TI yang kuat. Infrastruktur dan tulang punggung sistem berperan besar dalam performa organisasi dan memberikan kontribusi yang penting terhadap Return on Investment.
Gambar 2.8 Kuadaran nilai korporat PT. Serasi Autoraya
