BAB I - PENDAHULUAN. yang harus ditempuh oleh mahasiswi program Diploma III jurusan. Lapangan dapat dilakukan di perusahaan swasta atau di instansi

BAB I - PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah salah satu syarat kelulusan yang harus ditempuh oleh mahasiswi program Diploma III jurusan sekretaris, Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco. Praktek Kerja Lapangan dapat dilakukan di perusahaan swasta atau di instansi pemerintahan yang jelas memiliki relevansi atau hubungan dengan studi yang Penulis ambil di Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco, yaitu sekretaris. Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang (DJPU) adalah salah satu instansi Pemerintah yang bertugas untuk mengelola utang negara. Dalam pengelolaan tersebut, DJPU membutuhkan dokumen-dokumen Negara mulai dari persiapan utang, penerbitan dokumen perjanjian utang, hingga dokumen pelunasan utang. Disamping tugas utama tersebut, DJPU juga melaksanakan tugas administrasi perkantoran pada umumnya Harapan dari Penulis dengan mengikuti Praktek Kerja Lapangan tersebut untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai dunia kerja sebelum Penulis memasuki dunia kerja serta ilmu yang didapatkan pada Praktek Kerja Lapangan tersebut dapat diterapkan pada saat bekerja. 1.2. Perumusan Masalah Salah satu tugas sekretaris adalah melaksanakan administrasi perkantoran di tempat kerja. Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen - Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan. Direktorat Jenderal

Pengelolaan Utang mempunyai tugas untuk mengelola utang Negara termasuk mengadministrasikan dokumen utang Negara dengan baik dan benar. Setiap dokumen perjanjian utang seharusnya tersimpan dengan baik dan mudah dicari ketika dibutuhkan. 1.3. Pembatasan Masalah Mengingat dokumen utang negara sangat banyak dan beragam, maka Penulis membatasi diri untuk melakukan pengelolaan arsip dokumen pembayaran utang negara yaitu berupa dokumen surat notifikasi atau sejenisnya beserta dokumen Surat Perintah Membayar. 1.4. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Tujuan dalam mengikuti Praktek Kerja Lapangan ini, agar Penulis dapat mengetahui seputar pekerjaan dalam dunia kerja serta mempersiapkan diri dalam memasuki dunia kerja nantinya. 1.5. Manfaat Praktek Kerja Lapangan Manfaat dalam mengikuti Praktek Kerja Lapangan ini, agar Penulis dapat mempraktekan

pengetahuan

yang

didapatkan

selama

di

kampus,

menghadapi masalah serta mencari solusi atas permasalahan yang ada.

2

BAB II – LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sekretaris Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita. Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum. Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara. Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya. Dalam suatu organisasi atau perusahaan, pimpinan perusahaan pada umumnya dibantu oleh sekretaris. Sekretaris membantu pimpinannya salah satunya melalui kegiatan tata usaha yang telah dijelaskan di atas.

Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan

3

penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan. Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi : 1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat,

menerima

tamu,

memeriksa,

atau

mengingatkan

pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan

banyak

kewajiban

lainnya

yang

berhubungan

guna

meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.

2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.

Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum, syarat

4

untuk

menjadi

melaksanakan

seorang tugas

sekretaris

kesekretarisan

harus dan

mempunyai keahlian

minat

(skill)

untuk

dibidang

kesekretarisan sesuai dengan pengertian atau definisi tentang sekretaris. Sedangkan syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris sebagai berikut : 1. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll. 2. Syarat

pengetahuan

umum,

yaitu

memiliki

pengetahuan

tentang

perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya. 3. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan. 4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan. 5. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan. Berdasarkan perkembangan tugas dan fungsi sekretaris dewasa ini, makna sekretaris dapat mempunyai makna ganda, seperti : 1. Orangnya, yaitu seseorang yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan.

5

2. Jabatannya, yaitu wewenang dengan sekelompok tugas yang merupakan

tanggung

jawab

tertentu,

yakni

tanggung

jawab

kesekretarisan. Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut profesional yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang sekretaris. 2.2. Peran dan Tugas Sekretaris Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut : 1. Peranan sekretaris terhadap atasan : a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab. c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas. d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide. e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan. 2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) : a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place). b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.

6

c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan. d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan. Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga

segala permasalahan

dapat

didiskusikan

dan

dicari cara

penyelesaiannya. Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu :

1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis. 2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan. 3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pmbinaan. 4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.

Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah ”human relations”.

7

Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.

Semua organisasi memerlukan human relation. Sekretaris harus dapat membiasakan diri dalam kehidupan sehari-hari dengan berbagai macam tipe manusia atau dapat bergaul (memiliki keahlian interpersonal yang cakap).

Seorang sekretaris supaya dapat mengatasi permasalahan dalam hubungan antar manusia atau menjalin hubungan dengan manusia yang lain dengan baik, ia harus memahami kehendak dasar orang, apa yang mereka perkirakan dan perlukan dari orang-orang di tempat mereka bekerja. Menurut Abraham Maslow, ada kebutuhan yang harus dipenuhi oleh manusia dan kebutuhan ini bersifat hierarki. Artinya, seorang manusia tidak akan memenuhi kebutuhannya yang lain sebelum ia memenuhi kebutuhan yang harus dipenuhinya terlebih dahulu. Menurut Abraham Maslow, kebutuhan manusia dibagi menjadi 5 dan bersifat hierarki, yaitu :

Kebutuhan fisiologis, seperti sandang, pangan, dan papan. Inilah kebutuhan mendasar bagi manusia. 1. Kebutuhan keamanan, kebutuhan untuk bebas dari kekhawatiran akan hal-hal yang akan dialami di masa depan, seperti uang pensiun, keamanan, kehidupan hari tua yang terjamin, dll. 2. Kebutuhan sosial, kebutuhan yang diperoleh dari interaksi sosial, seperti rasa cinta dari orang lain, diterima oleh rekan kerja, dll.

8

3. Kebutuhan akan penghargaan diri, seperti penghormatan dari orang lain, reputasi, status, dll. 4. Kebutuhan aktualisasi diri, kebutuhan akan terpenuhinya keinginan manusia yang sempurna, seperti realisasi potensi diri untuk terus tumbuh dan pengembangan diri. Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya. Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Menerima dikte dari pimpinan. 2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile). 3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 4. Menerima tamu-tamu pimpinan. 5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya. 6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya. 7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan. 8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan. 9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting. 10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.

9

2.3. Pengelolaan Arsip Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya, secara umum arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor selain formulir, surat dan laporan. Sedangkan kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha yang dilakukan oleh setiap badan usaha/instansi pemerintah. Arsip dapat digolongkan ke dalam beberapa kategori berikut : 1. Menurut subyek/isinya : arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, arsip pendidikan 2. Menurut bentuk/wujudnya : surat, pita rekaman, piringan hitam, mikrofilm 3. Menurut nilai/kegunaannya : nilai kegunaan administrasi, hukum, keuangan, kebijaksanaan, pelaksanaan kegiatan, sejarah dan penelitian. 4. Menurut sifat kepentingannya : arsip non essensial, arsip yg diperlukan, arsip penting, arsip vital 5. Menurut Keseringan penggunaannya :arsip aktif, pasif dan abadi. 6. Menurut fungsinya : arsip dinamis dan statis 7. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya : arsip sentral dan unit 8. Menurut keasliannya : arsip asli, tembusan/tindasan, salinan dan berupa petikan. Di Indonesia, pada awalnya pengelolaan arsip dikenal dengan dua sistem, yaitu Sistem Kearsipan Agenda dan Sistem Kearsipan Kartu Kendali. Dinamakan Sistem Kearsipan Agenda karena salah satu alat Bantu utama yang digunakan untuk melaksanakan system tersebut adalah buku agenda. Sedangkan system yang dinamakan Sistem Kartu Kendali karena alat Bantu utama yang dipergunakan untuk mengelola atau melaksanakan kearsipan adalah kartu kendali.

Saat ini system filing telah berkembang menjadi 5 sistem dasar yang dapat digunakan, yaitu: 1. Alfabetis, adalah penyimpanan atau penempatan dokumen diurutkan berdasarkan alphabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang

10

atau nama perusahaan. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus. 2. Numeric, atau system angka, yaitu penyimpanan arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor. Dapat menggunakan nomor surat tetapi dapat juga menggunakan kode yang terdiri dari angka-angka. 3. Subjek, yaitu penyimpanan arsip yang didasarkan pada subjek surat. Jadi arsip-arsip dikelompokkan berdasarkan pada subjek atau perihal surat. 4. Tanggal, yaitu penyimpanan arsip yang diurutkan berdasarkan tanggal surat atau tanggal datangnya surat. Sistem ini juga di kenal dengan istilah sistem kronologis. 5. Geografi/Wilayah, yaitu penyimpanan warkat yang dikelompokkan berdasarkan asal darimana warkat tersebut dikirim.

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya. Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari: 1. Map, berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, stopmap bertali (portapel), map jepitan (snellhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik di rak atau lemari, bukan di filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang menggunakan snelhechter gantung) didalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip. 2. Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti

11

stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi dengan daun penutup, atau mirip snelhechter tetapi tidak dilengkapi jepitan. Biasanya folder menggunakan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan. 3. Guide, adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan/atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam system filing adalah sebanyak pembagian pengelompokkan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subjek utama (main subjek), guide ke dua untuk menempatkan sub-subyek, guide ke tiga untuk yang lebih khusus lagi dst. 4. Sekat, biasanya digunakan untuk memberi batas antara arsip-arsip yang berbeda kategori di dalam 1 filing cabinet. 5. Filing Cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiliki gawang untuk tempat menyangkutkan folder gantung. Filing cabinet terdiri berbagai jenis ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, dsb.

12

BAB III - PEMBAHASAN 3.1. Gambaran Umum Instansi 1. Sejarah Singkat Instansi Pada tahun 1997 – 1998 telah terjadi krisis keuangan di Indonesia yang menyebabkan Bank

- Bank Nasional berpotensi

mengalami kebangkrutan. Pada tahun tersebut banyak bank yang dinyatakan sebagai Bank Beku Operasi (BBO) dan Bank Take Over (pengambilalihan kepemilikan oleh pemerintah). Bank-bank tersebut perlu di-rekap, yaitu pemerintah menyuntikan dana tambahan ke Bank – Bank Nasional tersebut agar dapat bertahan hidup hingga sekarang ini. Beberapa bank akhirnya melakukan merjer, misalnya Bank Mandiri yang berasal dari Bank (Bank Bumi Daya, Bank Dagang Negara, Bank Exim, Bank Pembangunan Indonesia). Sebagai akibat kebijakan rekapitalisasi perbankan tersebut pemerintah membuat Surat Utang kepada Bank Indonesia. Pada awalnya Surat Utang tersebut berjumlah sekitar Rp. 400 triliun. Hal ini berdampak kepada

jumlah utang

pemerintah bertambah, disamping utang pemerintah yang berasal dari pinjaman Luar Negeri. Dengan demikian utang pemerintah berasal dari dua sumber yaitu utang yang berasal dari pinjaman dan utang yang berasal dari penerbitan surat utang negara. Secara organisasi, dua jenis utang tersebut dikelola oleh dua instansi yang berbeda. Utang yang berasal dari pinjaman, dulu dikelola oleh Direktorat Pengelolaan Pinjaman dan Hibah Luar Negeri, dan utang

13

yang berasal dari penerbitan surat utang negara dikelola oleh Direktorat Pengelolaan Surat Utang Negara. Pengelolaan Surat Utang Negara (SUN) sendiri telah dilakukan sejak tahun 2000 dengan dibentuknya tim Debt Management Unit (DMU) berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan (KMK) nomor 101/KMK.017/2000. Selanjutnya pada tahun 2001, melalui KMK nomor 2/KMK.01/2001, tim DMU berubah menjadi Pusat Manajemen Obligasi Negara (PMON) dan berubah lagi menjadi Direktorat Pengelolaan Surat Utang Negara (DPSUN) berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan nomor 302/KMK.01/2004. Seiring dengan proses reorganisasi di tubuh Departemen Keuangan, pada tahun 2006 organisasi ini berkembang menjadi setingkat eselon 1 berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 466/KMK.01/2006 yang telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan nomor 131/PMK.01/2006 dengan nama Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang (DJPU). Salah satu pertimbangan pembentukan DJPU pada tahun 2006 adalah pemerintah menyadari bahwa pengelolaan utang perlu berada pada satu atap sehingga dibentuklah unit baru setingkat Eselon I bernama Direktorat Jendral Pengelola Utang ( DJPU ) yang berasal dari dua unit Eselon II yakni Direktorat Pengelola Dana Utang Negara dan Direktorat Pengelola Pinjaman dan Hibah Luar Negeri. 2. Visi dan Misi Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang

14

1. Visi Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan Jakarta “Menjadi unit yang profesional dalam mendukung pembiayaan APBN secara efisien dan aman untuk menuju kemandirian keuangan negara”. 2. Misi Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan Jakarta 1) Mewujudkan pengelolaan portofolio utang pemerintah yang efektif,

transparan,

dan

akuntabel

dengan

strategi

yang

mengedepankan peningkatan daya dukung terhadap ketahanan dan kesinambungan fiskal; 2) Mengendalikan pengadaan/penerbitan utang melalui penetapan kapasitas berutang yang mendukung stabilitas fiskal; 3) Mewujudkan kemandirian pembiayaan pembangunan nasional melalui upaya mengedepankan sumber-sumber dalam negeri dan pengembangan pasar keuangan domestik yang efisien dan stabil; 4) Mewujudkan kerjasama internasional dalam rangka memperoleh sumber pembiayaan alternatif, sekaligus mendukung stabilitas pasar keuangan regional.

3. Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang Kementerian Keuangan - Jakarta Di dalam struktur organisasi Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen - Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian

15

Keuangan - Jakarta dikepalai oleh seorang Direktur Jenderal yang membawahi beberapa beberapa eselon II. Direktur Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen itu sendiri membawahi : Sub Direktorat Monitoring dan Evaluasi, Sub Direktorat Administrasi dan Verifikasi, Sub Direktorat Setelmen Transaksi, dan Sub Direktorat Akuntansi dan Pelaporan. Struktur organisasi sebagaimana berikut :

Penulis ditempatkan pada Subdirektorat Setelmen Transaksi – Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen. Subdirektorat Setelmen Transaksi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan data dan informasi perkiraan pembayaran kewajiban, pengesahan dokumen Surat Pengesahan Hibah Barang dan Jasa (SPHBJ), penerbitan Surat Perintah Pembukuan Penarikan Pinjaman dan/atau Hibah (SP4H), rekonsiliasi realisasi pembayaran kewajiban, rekonsiliasi jumlah utang; penyiapan data pelaksanaan dan pembayaran, perhitungan, pemrosesan pembayaran,

16

pencatatan, dan pelaporan transaksi, serta pelaksanaan pengendalian internal atas input dan output terkait dengan penyelesaian pengelolaan transaksi pinjaman, hibah, Surat Utang Negara, dan instrumen pembiayaan syariah. Dalam

melaksanakan

tugas,

Subdirektorat

Setelmen

Transaksi

menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan data dan informasi perkiraan pembayaran kewajiban, pengesahan dokumen Surat Pengesahan Hibah Barang dan Jasa (SPHBJ), penerbitan Surat Perintah Pembukuan Penarikan Pinjaman dan/ atau Hibah (SP4H), rekonsiliasi realisasi pembayaran kewajiban, rekonsiliasi jumlah utang, penyiapan data penarikan dan pembayaran, perhitungan, pemrosesan pembayaran, pencatatan, dan pelaporan transaksi, serta pelaksanaan pengendalian internal atas input dan output terkait dengan penyelesaian pengelolaan transaksi pinjaman dan hibah; b. penyiapan data dan informasi perkiraan pembayaran kewajiban, rekonsiliasi realisasi pembayaran kewajiban, rekonsiliasi jumlah utang, penyiapan data hasil penjualan, pembelian, peminjaman dan pembayaran, perhitungan, pemrosesan pembayaran, pencatatan, dan pelaporan transaksi, serta pelaksanaan pengendalian internal atas input dan output terkait dengan penyelesaian pengelolaan transaksi Surat Utang Negara; c. penyiapan data dan informasi perkiraan pembayaran kewajiban, rekonsiliasi realisasi pembayaran kewajiban, rekonsiliasi jumlah utang,

17

penyiapan data hasil penjualan, pembelian, peminjaman dan pembayaran, perhitungan, pemrosesan pembayaran, pencatatan, dan pelaporan transaksi; serta pelaksanaan pengendalian internal atas input dan output terkait dengan penyelesaian pengelolaan transaksi instrumen pembiayaan syariah, serta tugas lain yang ditetapkan oleh Direktur. Subdirektorat Setelmen Transaksi terdiri atas (a) Seksi Setelmen Transaksi Pinjaman dan Hibah I; (b) Seksi Setelmen Transaksi Pinjaman dan Hibah II; (c) Seksi Setelmen Transaksi Surat Utang Negara; dan (d) Seksi Setelmen Transaksi Instrumen Pembiayaan Syariah. 4. Fasilitas Yang Tersedia Untuk

mendukung

operasional

instansi

sehari-hari,

Direktorat

Evaluasi,Akuntansi dan Setelmen - Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan mempunyai fasilitas-fasilitas pendukung antara lain :  Meja dan kursi kerja  Komputer dan Printer  Mesin Scanner  Filing Cabinet  Mesin Foto copy  Mesin Fax  Peralatan ATK  Telepon

18

 Internet 3.2. Posisi Dan Kegiatan Selama Praktek Kerja Lapangan Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan selama satu bulan di Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen - Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang Kementerian Keuangan - Jakarta, Penulis ditempatkan pada Kasi Setelmen Transaksi

Instrumen

Pembiayaan

Syariah

-Subdirektorat

Setelmen

Transaksi. Subdit tersebut mempunyai tugas melaksanakan penyiapan data dan informasi perkiraan pembayaran kewajiban, pengesahan dokumen Surat Pengesahan Hibah Barang dan Jasa (SPHBJ), penerbitan Surat Perintah Pembukuan Penarikan Pinjaman dan/atau Hibah (SP4H), rekonsiliasi realisasi pembayaran kewajiban, rekonsiliasi jumlah utang; penyiapan data pelaksanaan dan pembayaran, perhitungan, pemrosesan pembayaran, pencatatan, dan pelaporan transaksi, serta pelaksanaan pengendalian internal atas input dan output terkait dengan penyelesaian pengelolaan transaksi pinjaman, hibah, Surat Utang Negara, dan Instrumen Pembiayaan Syariah. Seksi Setelmen Transaksi Instrumen Pembiayaan Syariah mempunyai tugas melakukan pengumpulan data dan informasi perkiraan pembayaran kewajiban, rekonsiliasi realisasi pembayaran kewajiban, rekonsiliasi jumlah utang; penyiapan data hasil penjualan, pembelian, peminjaman, dan pembayaran, perhitungan, pemrosesan pembayaran, pencatatan, dan pelaporan transaksi terkait dengan pengelolaan instrumen pembiayaan syariah, serta tugas lain yang ditetapkan oleh Direktur. Kegiatan Penulis selama Praktek Kerja Lapangan dijelaskan berikut ini.

19

1. Mengatur kearsipan aktif dan tidak aktif Dokumen-dokumen yang sudah tidak aktif dipisahkan dengan dokumendokumen yang masih aktif, kemudian dokumen-dokumen yang sudah tidak aktif tersebut disimpan ditempat khusus atau bahkan dimusnahkan apabila dokumen tersebut sudah benar-benar tidak diperlukan lagi. Adapun jenis jenis dokumen tersebut adalah Surat Perintah Pembukuan Dan Penarikan Pinjaman Dan Hibah Luar Negeri (SP4), Undangan Rapat, Notice of Payment (NoP), Daftar hadir rapat, bahan-bahan presentasi dan dokumen tidak penting. 2. Mengatur File sesuai dengan Jenis Surat dan Tahun Dokumen/surat-surat Negara yang sudah tidak aktif dipisahkan menurut jenis suratnya lalu diurutkan berdasarkan tahun dokumen/surat. Surat/dokumen tersebut walaupun bukan termasuk dalam arsip aktif dan secara operasional juga tidak dibutuhkan lagi tidak dapat dimusnahkan karena sewaktu – waktu digunakan dalam proses hukum. Adapun jenis jenis dokumen tersebut, SUN (Surat Utang Negara), SULNI (Surat Utang Luar Negeri), BSPUN (Buku Saku Perkembangan Utang Pemerintah), Data Requested kegiatan pengarsipan ini sebenarnya diluar jobdesk Penulis, Penulis hanya membantu Subdit Akuntansi dan Pelaporan. 3. Mencopy dan Scan dokumen - dokumen Penting Dokumen-dokumen yang penting dicopy dan discan lalu disimpan dalam folder yang telah disediakan. Dokumen-dokumen tersebut disimpan dalam format Pdf. Dan untuk dokumen-dokumen yang difotocopy

20

selanjutnya diproses (diinput ke dalam komputer sesuai dengan jenisnya) dan diserahkan kepada pihak yang bersangkutan sesuai dengan disposisi. Adapun proses sebelum melakukan scaning dan mencopy dokumen adalah, surat masuk ataupun surat keluar yang berupa Surat Perintah Pembukuan Dan Penarikan Pinjaman Dan Hibah Luar Negeri (SP4), Notice of Payment (NoP) disampaikan terlebih dahulu kepada Kasubdit lalu dicek dan diberikan disposisi lebih lanjut 4. Menangani Surat Yang Harus Didisposisikan Bila ada surat yang harus didisposisikan kepada Kasi Setelmen Transaksi Pinjaman dan Hibah I atau Pinjaman dan Hibah II maka surat tersebut langsung disampaikan kepada pihak yang sesuai dalam disposisi. Dokumen yang diproses dalam hal ini adalah Surat Perintah Pembukuan Dan Penarikan Pinjaman Dan Hibah Luar Negeri (SP4), Nota Dinas, Surat Perintah Membayar (SPM), dan Surat Undangan Rapat. 5. Menginput dokumen lelang Dokumen-dokumen mengenai lelang hibah barang/jasa diproses dari data yang sudah discan dalam bentuk Pdf untuk diinput dalam excel. Adapun dokumen-dokumen lelang hibah barang/jasa itu adalah lelang dari beberapa lender seperti Bank Mandiri berupa barang. 6. Menghandle surat masuk Surat masuk yang diterima dipilah-pilah antara lain registrasi, Notice of Disbursment (NoD), Notice of Payment (NoP), atau dokumen surat lainnya kemudian dicatat ke Agenda Surat Masuk yang terdapat di

21

program excel. Surat tersebut dicatat nomor surat, document id, tanggal surat, perihal/subject, darimana surat tersebut berasal, alamat tujuan dari surat tersebut . Surat masuk tersebut diberi lembar disposisi, diisi nomor agenda surat, tanggal surat tersebut diterima. Setelah itu surat-surat masuk tersebut dihantarkan ke Kasubdit Setelmen Transaksi untuk diparaf, setelah diparaf dipilah-pilah untuk disampaikan ke masingmasing di lingkungan Setelmen Transaksi. 7. Menginput Surat Keluar Surat keluar seperti nota dinas, surat undangan rapat dan surat perintah pembayaran (SPM) yang dikeluarkan instansi diinput terlebih dahulu oleh Penulis melalui program komputer excel yang telah disediakan, lalu Penulis mengisi tanggal, pengirim, dan perihalnya pada agenda surat dikomputer. Selanjutnya diberi nomor pada

surat sesuai agenda

dikomputer dan diberikan kepada pihak pengirim untuk diperiksa dan ditandatangan. 8. Mengoperasikan Fax Mengirim surat keluar kepada pihak yang dituju dengan menggunakan mesin fax. Jenis surat DoP (Debt Outstanding Position), GoP (Grant Outstanding Position) pada Bank Luar Negeri seperti, Exim bank of China, MAFF Japan, ING Bank Amsterdam, Exim bank Korea, Banque De France dan BNP Paribas London. Adapun cara memfax dimulai dengan menekan nomor 007+ untuk kode keluar negeri dan menekan nomor yang dituju. 9. Membuat Notulensi

22

Dalam beberapa kesempatan Penulis diikutsertakan dalam kegiatan rapat. Dalam membuat notulen, ada beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain tempat, waktu rapat, peserta rapat, topik, dan kronoligis jalannya rapat. Isi risalah rapat minimal berisikan pembukaan, hasil pembahasan, dan kesimpulan yang dibacakan oleh si pemimpin rapat tersebut (contoh notulen terlampir). Sebelum rapat dimulai, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan antara lain kesiapan ruang rapat, LCD, komputer, Meja, Kursi dan layout dari ruang rapat itu sendiri oval shape. Jika tersedia snack, maka petugas yang

mempersiapkan

rapat

memberikan

snack,

petugas

yang

mempersiapkan rapat memberikan snack pada tempat duduk masingmasing peserta. Pada awal rapat, pemimpin rapat membuka rapat tersebut dengan menyampaikan tema dan tujuan dari rapat tersebut lalu pemimpin rapat mempersilahkan pelaksana yang ditunjuk menjelaskan materi rapat / presetnasi. Kepada peserta rapat diberikan waktu untuk memberikan pendapat. Pada akhir rapat, pemimpin rapat membacakan kesimupulan rapat. Saat mengikuti rapat Penulis mencatat hal-hal penting apa saja yang dibahas dalam rapat tersebut. Setelah notulen dibuat lalu diberikan kepada seksi yang bersangkutan untuk dicek perlu dilakukan revisi atau tidak. Adapun hal – hal yang dibahas dalam rapat tersebut adalah, masalah Mekanisme Setelmen Transaksi Surat Utang Negara (SUN). 10. Kajian Sistem File di Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen

23

Pada saat Penulis melakukan survey diLapangan ditemukan bahwa arsip pada Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen kurang baik disebabkan beberapa faktor a. Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen baru saja pindah ke gedung baru oleh karena itu arsip yang ada belum tersusun dengan baik pada tempatnya. b. Tempat yang dijadikan untuk peletakan arsip belum siap untuk digunakan. Adapun arsip yang tidak diletakan pada ruang penyimpan arsip dan juga kurang memenuhi syarat pengarsipan yang baik dan benar. Maka dengan itu Penulis merapikan arsip di beberapa unit yang ada di Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen, contohnya Subdit AkLap (Akuntansi dan Pelaporan), ST (Setelmen Transaksi) dan AV (Administrasi dan Verifikasi). Arsip – arsip tersebut diurutkan sesuai dengan perihal dan tahun dari dokumen. Adapun saran untuk arsip – arsip yang diletakan diruang arsip terlampir pada laporan. 3.3. Hambatan Dan Penyelesaian Selama Praktek Kerja Lapangan Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan Penulis tidak menemukan hambatan-hambatan yang berarti. Hanya saja Penulis merasa sedikit asing dalam menggunakan alat-alat elektronik kantor, karena selama perkuliahan di kampus kurang memperkenalkan dan mengopersikan alat-alat elektronik kantor yang semakin lama semakin berkembang. 1. Hambatan Intern

24

Penulis sering sekali mendapatkan hambatan dalam mengirim surat melalui mesin fax otomatis ke luar Negeri, Penulis sering mendapatkan respon dari mesin fax surat yang dikirim pending dan error misalnya dengan message Comm.Error. Penyelesaian : Melaporkan kejadian tersebut kepada Pihak yang menugaskan Penulis, kemudian Pihak yang menugaskan meminta untuk mengulang pengiriman. Sebagian dapat berhasil, sebagian pending. Hal ini lebih disebabkan adanya perbedaan zona waktu kerja antara Jakarta dengan waktu negara yang dituju. 2. Hambatan Ekstern Penulis mendapatkan hambatan pada saat gangguan Server yang mengakibatkan seluruh staff tidak dapat melakukan pekerjaannya masing-masing antara lain, tidak dapat menginput data surat masuk dan keluar, tidak membuka file. Penyelesaian : Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen Teknologi

Informasi

untuk

25

mengatasi

menghubungi Bagian gangguan

server.

BAB IV - PENUTUP

4.1. Kesimpulan Berdasarkan pada Praktek Kerja Lapangan yang telah dilakukan selama satu bulan penuh di Instansi, maka Penulis dapat menarik kesimpulan yang merupakan gambaran umum mengenai keseluruhan laporan yaitu : 1. Yang didapatkan oleh Penulis selama PKL / selama kerja 1 bulan ialah : Selama Praktek Kerja Lapangan di Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen -Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan - Jakarta, Penulis mendapatkan banyak pengetahuan dan wawasan berupa teori maupun praktek. Penulis menjadi tahu bagaimana ruang lingkup pekerjaan intansi pemerintahan sesungguhnya. Penulis juga banyak tahu mengenai cara memfax dokumen ke luar negeri, membuat notulen rapat format pemerintahan, menginput surat masuk, surat keluar, menomori nota dinas. Selama PKL Penulis juga semakin akrab mengenal satu sama lain tiap-tiap karyawan. 2. Inti umum tugas-tugas Penulis di perusahaan a. Dalam dunia kerja yang sesungguhnya keuletan, dan ketepatan waktu dalam menyelesaikan tugas sangat dibutuhkan. b. Memberi nomor pada Surat Keluar seperti nota dinas (ND). c. Menginput data – data pada form Agenda Surat Masuk.

26

d. Mengcopy data atau dokumen yang akan diberikan ke Seksi Setelemen Transaksi. e. Menghadiri rapat serta membuat notulensi rapat tersebut. f. Membantu Subdit Akuntansi dan Pelaporan untuk mengarsip dokumen dan surat. 4.2. Saran 1. Untuk Instansi Saran Penulis untuk Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan - Jakarta adalah : a. Sistem filing arsip agar lebih diperbaiki dan teratur berdasarakan kronologisnya, geografis, instansi, numerik. b. Surat – surat yang sekiranya tidak begitu penting harap dimusnahkan. c. Saat jam pulang kerja disarankan agar setiap ruangan dibersihkan tidak hanya sampah yang dibersihkan. d. Diharapkan untuk setiap ruangan diberikan AC. e. Lift diharapakan untuk diperbaiki pintunya. 2. Untuk Kampus Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco Saran Penulis untuk Kampus Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco adalah sebagai berikut : a. Disarankan adanya peningkatan fasilitas di kampus terutama mengenai jaringan komputerisasi (Internet) agar lebih baik lagi karena fasilitas

27

tersebut merupakan fasilitas penunjang yang cukup penting khususnya untuk mata kuliah komputer. b. Fasilitas kamar mandi disarankan agar diperbesar ruangannya, lebih bersih lagi dan harum. Apalagi hand shoap dikamar mandi seringkali tidak diisi. c. Loker harap dipasang CCTV karena sering terjadi kejadian kehilangan barang – barang di loker dan tidak ada pihak yang mau bertanggung jawab pada hal tersebut. d. Disarankan untuk sistem pengajaran bagi dosen tidak hanya memberikan tugas-tugas saja pada saat mengajar tetapi memberikan teori ataupun praktek. e. Keadaan ruang kelas agar diperbaiki warna cat temboknya yang sudah tua dan mengelupas. f. Diharapkan kampus mengadakan kegiatan – kegiatan atau acara yang tidak membosankan karena hanya ingin mengejar Satuan Kredit Partisipasi (SKP) saja, seperti mengadakan acara musik atau pameran yang mengundang mahasiswa dari Universitas lain untuk menjalin persahabatan dan mempromosikan Asekma Don Bosco. 3. Untuk Adik-Adik Mahasiswi Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco Saran kami untuk adik-adik mahasiswi Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco adalah sebagai berikut : a. Disarankan agar adik-adik mahasiswi mencari tempat Praktek Kerja Lapangan tiga bulan sebelum melakukan Praktek Kerja Lapangan.

28

b. Diharapkan untuk adik-adik dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan melakukan perjalanannya dengan baik agar selalu dapat menjaga nama baik Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco. c. Disarankan untuk tidak malu bertanya apabila menemukan kesulitan dalam mengoperasikan alat-alat kantor. d. Diharapkan untuk terus membina hubungan baik dengan karyawan perusahaan walaupun sudah selesai melaksanakan Kegiatan Praktek Kerja Lapangan.

29

DAFTAR PUSTAKA

___________.

2011.

Pengelola

Surat

Utang

Negara

. _________. 2012. Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang. <www.dmo.or.id>. Kementerian Keuangan. 2011. Pedoman Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang. Jakarta: Kementerian

Keuangan Kementerian Keuangan. 2007. Standard Operating Procedure. Jakarta : Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang Ignatius Wursanto. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi Offset

30

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I.

Data Pribadi Nama Lengkap

: Esra Lestari

Nama Panggilan

: Echa

Tempat, Tanggal Lahir

: Jakarta, 19-02-1991

Usia

: 21th

Jenis Kelamin

: Perempuan

Agama

: Kristen Protestan

Alamat Rumah

: Jl. Sawo TMII Pintu II Rt 09/Rw 04 No.13 Jakarta Timur

II.

III.

IV.

Status

: Belum Menikah

Kewarganegaraan

: Indonesia

Pendidikan SMPN 246

2003-2006

SMAN 113

2006-2009

Asekma Don Bosco

2009-2012

PENGALAMA KERJA 1. SPG Wings Food

2011

2. SPG Gramedia

2011

3. Pustakawati WKRI

2010-2011

PENGALAMAN ORGANISASI 1. Sekretaris kelas 3.1

2011

2. Panitia Natal Asekma Don Bosco

2009

31

V.

SEMINAR 1. Grooming and Appearance, Asekma Don Bosco

2009

2. Workshop Komputer, Asekma Don Bosco

2010

3. Table Manner, Asekma Don Bosco

2011

4. Memasuki Dunia Kerja, Asekma Don Bosco

2012

5. Enterpreneurship,Asekma Don Bosco

2012

6. How to be an Extraordinary Woman

2012

Beauty Class by Oriflame

32

2012

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PENGELOLAAN UTANG DIREKTORAT EVALUASI, AKUNTANSI DAN SETELMEN GEDUNG FRANS SEDA LANTAI 7, JALAN DR. WAHIDIN RAYA NO. 1 JAKARTA 10710 Telepon : 021-3449230 Psw. 5650, 021-3864778, Facsimile 021-3864783, 021-3843712

LAMPIRAN: NOTULENSI RAPAT 1.

Latar belakang

:

2.

Tujuan

:

3.

Waktu dan Tempat

:

Rapat dilaksanakan pada hari Senin, 16 Juli 2012 di ruang rapat Dit.EAS, Gedung Frans Seda Lt.7, Jakarta.

4.

Peserta

:

Rapat dipimpin oleh Kasubdit Setelmen dan Transaksi Dit EAS dan dihadiri oleh, Mahasiswi PKL, Perwakilan dari Setelmen dan Transaksi, AKLAP, AV dan Monev

5.

Agenda Rapat

:

Pembahasan Evaluasi Kerja Mahasiswi PKL di Dit.EAS

6.

Detil Notulensi Kesepakatan Rapat :

1. Perkembangan Mengenai Keberadaan Mahasiswi PKL 2. Monitoring Evaluasi Kerja Mahasiswi PKL Evaluasi terhadapat mahasiswi yang sedang menjalankan Praktek Kerja Lapangan. Evaluasi form penilaian (penetapan waktu).

Dari hasil diskusi serta pembahasan rapat, dihasilkan beberapa kesepakatan, yaitu

7.

a. Sistem Filing akan diterapkan dan dibenahi sehingga pengaturan dokumen dapat lebih teratur. b. Mahasiswi PKL akan lebih dimanfaatkan sehingga ilmu yang didapat bisa diterapkan. c. Form penilaian sudah bisa diisi pada minggu ke-3 d. Setiap mahasiswi wajib menyerahkan laporan PKL untuk pihak kampus dan Dit.EAS Kesimpulan dan Tindak Lanjut Rapat berjalan sesuai dengan agenda yang ditetapkan, hasil rapat telah disepakati bersama dan dijadikan pedoman dalam hal Evaluasi Kerja Mahasiswi PKL Dit.EAS Jakarta, 16 Juli 2012

Mengetahui,

Notulen Rapat

Muller Sagala

Esra Lestari

NIP 195705081980031001

S.2009.2989

33

LAMPIRAN: PENGAMATAN ARSIP DJPU – DIT.EAS 1. Pokok Permasalahan Sistem kearsipan yang belum teratur, mengakibatkan sulitnya menemukan sebuah data, Sehingga terjadinya penumpukan dokumen-dokumen, karena dengan penumpukan dokumen mangakibatkan data yang diperlukan tidak dapat dicari dengan cepat. Pokok permasalahan adalah jika diperlukan suatu dokumen misalnya dokumen Notice of Payment untuk tahun bulan Januari 2012 maka sulit untuk mencari karena masih berada dalam kardus. Dokumen – dokumen tersebut juga berasal dari beberapa Negara sehingga untuk mencari pasti membutuhkn waktu yang sangat lama. Kardus – kardus tersebut banyak dan bertumpuk – tumpuk, sehingga sulit untuk dijangkau.

2. Hasil Pengamatan Pada hari senin 23 juli 2012 kami berkesempatan mengunjungi arsip DJPU di lantai basement dengan hasil pengamatan : a. Belum adanya cara pengaturan pengarsipan dari dokumen-dokumen yang ada. b. Tempat penyusunan arsip belum siap untuk digunakan. c. Dokumen masih berada dalam kardus yang bertumpuk - tumpuk

Penyebabnya : Sulitnya menemukan data yang diperlukan ialah karena Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang baru saja berpindah gedung ke gedung yang baru, yaitu ke gedung Frans Seda. Di gedung lama, berkas-berkas Negara belum tertata rapi dengan menggunakn rak dan roll-o-pack Di gedung baru, semua arsip ditempat di basement Gedung Frans Seda untuk semua arsip yaitu arsip Sesditjen Pengelolaan Utang, Direktorat Pinjaman dan

34

Hibah, Direktorat Surat Utang Negara, Direktorat Pembiayaan Syariah, Direktorat Strategi dan Portofolio Utang, dan Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen. Dokumen-dokumen tersebut masih dalam kardus dan belum ditata rapi.

3. Analisis permasalahan Arsip DJPU – DIT EAS Permasalahan : a. Berdasarkan kondisi/pengamatan diatas, permasalahan yang mungkin antara lain: 1) Sulit mencari dokumen 2) Potensi kebakaran 3) Potensi banjir 4) Debu (karna tidak dibersihkan, bayak binatang yang mengkibatkan dokumen rusak) Khusus untuk dokumen Pinjaman atau Loan dan Dokumen-dokumen masih tertumpuk di dalam kardus berdasarkan Negara dimana Negara tersebut memiliki beberapa lender, dan semua arsip untuk semua eselon II berada dalam satu ruangan. 4. Solusi a. Dokumen nota dinas dipisahkan dari dokumen yang memiliki jangka retensi satu tahun. b. Didalam roll opack berisikan dokumen berdasarkan Negara sebagai nama induk dari dokumen yang didlamya diberi Sub.bab sesuai judul surat, kemudian disusun berurut sesuai nomor ID. c. Nota dinas dipisahkan berdasarkan subjectnya, kemudian dipisahkan berdasarkan bulan. d. Jika bisa, arsip menggunakan system komputerisasi agar mudah dalam pencarian. e. Arsip disimpan dengan menggunakan system Tahun-Negara - bulan.

35