BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Manusia selalu berperan aktif dan dominan dalam setiap kegiatan organisasi, karena manusia menjadi perencana, pelaku, dan penentu terwujudnya tujuan organisasi. Manusia memiliki pikiran, perasaan, status, keinginan, dan latar belakang yang heterogen yang dibawa ke dalam organisasi. Organisasi dijadikan tempat berkumpulnya sejumlah orang yang memiliki struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain dan adanya koordinasi aktivitas dalam organisasi tersebut, salah satu contohnya adalah perusahaan. Perusahaan adalah organisasi terstruktur yang memiliki tujuan sama antar anggotanya. Kesamaan tujuan, pengertian visi misi, pemahaman budaya kerja setiap anggota sangat menentukan keberhasilan sebuah perusahaan. Komunikasi dijadikan jembatan untuk mencapai berbagai kesamaan tersebut. Perusahaan dalam mencapai tujuannya perlu didukung oleh sumber daya yang berkualitas. Sumber daya yang utama dalam perusahaan adalah karyawan. Karyawan adalah salah satu anggota perusahaan yang menentukan keberhasilan tujuan yang ingin dicapai. Sebuah organisasi atau perusahaan harus mampu menciptakan suasana sinkron, di mana pimpinan mampu bekerja sama
1
2
dengan karyawan, mampu mengarahkan tujuan organisasi dan menciptakan hubungan selaras sesama karyawan sehingga karyawan merasakan bahwa tujuan organisasi adalah tujuan bersama. Kesepakatan dan kesepahaman dibangun melalui sesuatu yang bisa dipahami bersama sehingga interaksi berjalan dengan efektif. Karyawan atau pekerja merupakan aset yang cukup penting dalam suatu perusahaan. Kenyataanya karyawan itu sendiri terkait erat dengan status atau kedudukan yang saling berbeda antara satu orang dengan yang lainnya. Hal tersebut dilihat pada tingkat kemampuan, pengalaman, pendidikan, pangkat, gaji, usia, dan lain sebagainya. Interaksi antar karyawan dalam lingkungan perusahaan atau organisasi merupakan hal mutlak yang harus dijalankan demi mencapai kepuasan karyawan mendapatkan informasi tentang perusahaan. Dari interaksi, manusia mendapatkan berbagai informasi yang bermanfaat bagi dirinya dan orang-orang di sekelilingnya. Fungsi public relations adalah menjalankan fungsi manajemen dalam membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara publik internal dan publik eksternal. “Sebelum ada hubungan dengan konsumen, pelanggan, lingkungan, investor, dan pihak lain di luar organisasi, manajemen harus lebih dahulu memperhatikan orang-orang yang bekerja kepada mereka yakni para karyawan”.1
1
Scot M. Cutlip, et al. Effective Public Relations. Jakarta : Kencana Prenada Media Group. 2006. Hal.11.
3
Salah satu bentuk kegiatan dalam public relations yang mengatur hubungan antara perusahaan dan para karyawan disebut employee relations. Employee relations dilakukan antara lain adalah untuk menciptakan bentuk hubungan atau komunikasi yang baik antara pihak manajemen dengan para karyawannya dalam upaya membina kerjasama dan hubungan yang harmonis di antara keduanya. Kegiatan employee relations dimaksudkan untuk menjalin komunikasi antara atasan dan bawahan agar saling memahami dan mengetahui sikap, pendapat, kesulitan, keinginan, harapan, dan perasaan karyawan. Dalam rangka pelaksanaan employee relations, public relations officer terjun ke bawah, bergaul dengan para karyawan untuk menampung keluhan, keinginan, atau apa saja yang mungkin berpengaruh pada pekerjaan. Komunikasi yang berlangsung di dalam organisasi pada hakikatnya untuk menjalin hubungan baik dengan sesama karyawan di antara berbagai subsistem yang disebut komunikasi internal. Organisasi sebagai kerangka menunjukkan adanya pembagian tugas, regulasi tentang kebijakan-kebijakan, dan tujuan yang ditetapkan bersama. Seluruh informasi dan kebijakan-kebijakan harus diketahui semua karyawan agar menjadi satu visi dan misi yang mengarah pada tercapainya tujuan organisasi. Komunikasi dalam organisasi merupakan bentuk interaksi pertukaran pesan dari atasan ke bawahan atau sebaliknya yang termasuk dalam komunikasi vertikal. Komunikasi dari seorang pimpinan ke bawahan (downward communication), dari seorang bawahan ke pimpinan (upward communication), sesama karyawan yang
4
memiliki jabatan sejajar
(horizontal communication), dan antara jabatan-jabatan
yang tidak menjadi atasan atau bawahan satu dengan yang lainnya. Komunikasi ke bawah merupakan bentuk komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat dalam kelompok yang lebih bawah. Kegunaan komunikasi ini memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan, dan prosedur pada bawahan, menunjuk masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan timbal balik kinerja. Sedangkan komunikasi ke atas merupakan bentuk komunikasi yang mengalir ke tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi untuk memberikan umpan balik berupa laporan-laporan pekerjaan dan mengenai kemajuan ke arah tujuan organisasi. Komunikasi dua arah secara timbal balik tersebut dalam organisasi penting sekali karena jika hanya satu arah saja dari pimpinan ke bawahan, roda organisasi tidak akan berjalan dengan baik. Komunikasi internal sangat penting mengingat semangat kerja karyawan tergantung kepuasan mereka menyampaikan dan menerima pesan dalam perusahaan. Komunikasi atasan-bawahan sering kurang mendapat perhatian dari para pelaku organisasi, hal ini dapat dilihat dari mulai timbulnya hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan, ketidakharmonisan, kesalahpahaman atas proses komunikasi yang terjadi tentunya dapat menimbulkan hubungan / interaksi kerja yang
5
kurang baik di antara para anggota organisasi dan apabila hal ini dibiarkan terus terjadi akan menimbulkan dampak yang kurang baik terhadap gairah kerja, motivasi, konsentrasi kerja dari masing-masing anggota organisasi yang pada akhirnya dapat menjadi salah satu kendala dalam produktivitas organisasi, karena iklim komunikasi mempengaruhi usaha anggota organisasi. Alasan utama mengapa karyawan sampai tidak mendapatkan informasi tentang perusahaannya, karena informasi tersebut tidak mengalir dari manajemen puncak melalui beberapa tingkat perusahaan sampai kepada kebanyakan karyawan. Pesan yang disampaikan mungkin diabaikan karena alasan pesan tersebut tidak dipahami atau tidak diterima oleh para karyawan. Adanya hubungan komunikasi atasan-bawahan yang terbuka, percaya dan efektif dapat menciptakan suatu kondisi yang menyenangkan dalam organisasi yang kemudian berpengaruh terhadap kepercayaan, kepuasan kerja dan kenyamanan karyawan yang pada akhirnya ikut menentukan kinerja dan produktivitas karyawan. Upaya untuk memberikan kepuasan komunikasi melalui kegiatan employee relations ini dilakukan oleh PT Rahayu Arumdhani International Jakarta. PT Rahayu Arumdhani International adalah perusahaan yang bergerak di bidang Food & Beverage, yaitu Haagen-Dazs ice cream. PT Rahayu Arumdhani International adalah perusahaan bertaraf internasional dan satu-satunya perusahaan importir sekaligus distributor Haagen-Dazs ice cream di Indonesia yang beralamat di Wisma Kosgoro,
6
Jalan MH. Thamrin no.53 Jakarta Pusat. Seiring perkembangannya sejak tahun 1995, saat ini PT Rahayu Arumdhani International memiliki banyak karyawan baik yang berada di Jakarta maupun di luar kota seperti Bandung, Bali, Yogyakarta, Medan dan Surabaya. Karyawan PT Rahayu Arumdhani International Jakarta menginginkan transparansi informasi dari manajemen. Banyaknya desas desus dan rumor yang beredar di lingkungan perusahaan tentu membuat karyawan merasa resah karena belum akuratnya informasi tersebut. Kebanyakan desas desus yang beredar telah terbukti kebenarannya. Apabila desas desus yang terjadi negatif, maka hal ini akan membuat karyawan gelisah sehingga dapat menurunkan motivasi kerja karyawan. Kejelasan informasi dan keterbukaan perusahaan haruslah mampu memenuhi kebutuhan informasi yang diinginkan karyawan. Untuk mencapai hal ini maka PT Rahayu Arumdhani International Jakarta melakukan beberapa kegiatan employee relations. Kegiatan employee relations dilakukan oleh PT Rahayu Arumdhani International Jakarta supaya tercipta komunikasi yang efektif sehingga penyampaian pesan dari atasan ke bawahan atau sebaliknya, dapat memenuhi kebutuhan informasi. Berkaitan dengan banyaknya karyawan yang bekerja di lapangan dibanding di kantor pusat, maka penyampaian pesan haruslah tepat sasaran. Kegiatan employee relations ini memberikan ruang bagi seluruh karyawan untuk saling membaur berbagi informasi tentang perusahaan sehingga mencapai saling pengertian dan kepuasan
7
dalam pemenuhan kebutuhan infomasi. Dalam kegiatan employee relations seluruh karyawan diharapkan mampu memiliki rasa kedekatan satu sama lain. Beberapa kegiatan employee relations yang dilakukan di PT Rahayu Arumdhani International Jakarta adalah employee gathering, pelatihan (training), media internal seperti papan pengumuman, email group, rapat, weekly meeting management, monthly meeting, serta penghargaan kepada karyawan yang ada dalam kegiatan employee gathering. Pertama, employee gathering, yang termasuk dalam kategori program khusus, yaitu program yang sengaja dirancang di luar bidang pekerjaan sehari-hari yang mempunyai tujuan menumbuhkan rasa keakraban bersama di antara sesama karyawan dan pimpinan. Employee gathering dilakukan rutin setiap tahunnya melibatkan semua anggota karyawan di Jakarta. Sedangkan untuk staff yang berada di cabang luar kota juga mengadakan kegiatan employee gathering di wilayah masing-masing, kecuali karyawan di Bandung dan Medan. Bandung dan Medan belum memiliki kantor cabang sendiri, sehingga perwakilan karyawan di daerah tersebut diikutsertakan dalam employee gathering di Jakarta. Kegiatan employee gathering yang dilakukan sejak tahun 1997 ini, sangat membantu kelancaran kegiatan komunikasi yang selama ini banyak dilakukan lewat telepon. Employee gathering menciptakan kedekatan sesama karyawan sehingga saat kembali bekerja akan memunculkan saling pengertian yang mendukung kekompakan karyawan.
8
Kedua, pelatihan (training), termasuk program pendidikan dan pelatihan yang dilaksanakan perusahaan dalam upaya meningkatkan kinerja dan keterampilan (skill) karyawan serta kualitas maupun kuantitas dalam pemberian pelayanan yang prima kepada pelanggan. Pendidikan dan pelatihan juga dilakukan PT Rahayu Arumdhani International ketika memiliki program baru atau karyawan baru, seperti contohnya, karyawan baru sebelum memulai pekerjaannya mendapat pelatihan mengenai produk dan standar prosedur yang harus dijalankan sesuai dengan posisi jabatan. Selain itu, ketika PT Rahayu Arumdhani International memiliki program baru atau kebijakan baru, maka seluruh karyawan mendapat pendidikan mengenai hal baru tersebut, namun kegiatan ini baru dilaksanakan pada tahun 2009. Ketiga, rapat. Rapat yang dilakukan dengan melibatkan para staff tidak dilaksanakan secara rutin. Rapat para staff dengan atasannya lebih sering dilakukan jika memang ada permasalahan yang bersifat darurat atau mendadak karena rapat para staff tidak dijadwalkan secara berkala. Rapat-rapat ini sudah berjalan sejak perusahaan berdiri. Keempat, email group. Pada awal perusahaan berdiri, karyawan PT Rahayu Arumdhani International masih menggunakan email pribadi sebagai sarana komunikasi tentang pekerjaan, karena email group baru dibuat pada tahun 2007. Email group dapat diakses oleh hampir seluruh karyawan PT Rahayu Arumdhani International di Indonesia. Email group digunakan oleh PT Rahayu Arumdhani International sebagai sarana dalam menyampaikan segala infomasi yang berkaitan
9
dengan pekerjaan, kebijakan baru, ataupun program baru yang dibuat oleh PT Rahayu Arumdhani International. Kelima, papan pengumuman. Papan pengumuman digunakan untuk menyampaikan infomasi terbaru dari perusahaan. Papan pengumuman mendorong karyawan untuk memelihara standar organisasi pada peningkatan kualitas kinerja. PT Rahayu Arumdhani International sudah menggunakan papan pengumuman sejak perusahaan didirikan. Keenam, monthly meeting. Monthly meeting dilakukan rutin sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Pertemuan ini diatur supaya pesan yang ingin disampaikan oleh bawahan ke atasan, atau sebaliknya, bisa dilakukan secara berkala. Weekly meeting tidak dibahas pada penelitian ini karena yang terlibat dalam meeting tersebut adalah para jajaran manager perusahaan, tanpa mengikutsertakan staff. Weekly meeting ini dikhususkan untuk para HOD (Head Of Division) yaitu orang-orang yang berperan sebagai pemimpin divisi dalam manajemen perusahaan. Dalam bidang Food & Beverage khususnya ice cream, tentu Haagen-Dazs memiliki kompetitor. Beberapa kompetitor Haagen-Dazs adalah Ben & Jerry’s dan Baskin Robbins. Kedua produk ini sudah memiliki kalangan konsumennya sendiri. Ben & Jerry’s adalah produk super premium ice cream yang berasal dari Burlington, Vermont. Ben & Jerry’s tidak memiliki outlet-outlet khusus, produk ini ini hanya dijual di beberapa retailer. Pemasaran produk ini masih terbatas karena label
10
halal yang masih diperdebatkan sejak produk ini masuk ke Indonesia hingga sekarang. “These halal flavours can be bought at Ben and Jerry’s ice-cream scoop shops but do buy them in pints (already packed by the Vermont Factory with halal logo). And do note that these ice cream scoops shops are not halal certified so the cones, and all the wafery additions are not advisable to be consumed cos there is no Halal-certifications for that. And some flavours in the branches are not yet halal-certified”2 Pernyataan tersebut berasal dari pihak Ben and Jerry’s : Ice cream Ben and Jerry’s yang bersertifikat halal dapat dibeli di shop Ben and Jerry dalam ukuran pint. Perlu diketahui bahwa beberapa ice cream di shop tidak memiliki sertifikat halal, cones dan semua bahan tambahan tidak dianjurkan untuk dikonsumsi karena belum adanya sertifikat halal. Beberapa rasa pada outlet-outlet juga belum memiliki sertifikat halal. Indonesia adalah negara yang mayoritas penduduknya muslim, sehingga keberadaan label halal sangat dianggap penting oleh masyarakatnya. Selain karena masalah label, Ben & Jerry’s juga masih terhambat masalah pendistribusian produk ke outlet-outlet di Indonesia, sehingga konsumen merasa kesulitan untuk memperoleh produk ini dan banyak yang belum mengetahui merek Ben & Jerry’s. Baskin Robbins adalah produk premium ice cream yang berasal dari California, Amerika. Jumlah store yang dimiliki Baskin Robbins di seluruh Indonesia
2
http://worldhalalquest.com/2010/05/ben-and-jerrys-ice-cream.html diakses pada tanggal 12 Juli 2014 pada jam 23.45 WIB
11
saat ini sekitar 300 store. Berbeda konsep dengan Haagen-Dazs yang memiliki café, Baskin Robbins memiliki outlet yang disebut store. Disebut store karena pada outlet tersebut tidak memiliki tempat duduk untuk menikmati sajian ice cream Baskin Robbins. Sampai saat ini, Baskin Robbins belum memiliki divisi public relations sendiri sama seperti Haagen-Dazs. Baskin Robbins mengandalkan marketing untuk mengenalkan produk ke masyarakat. Kendala besar yang sering dihadapi Baskin Robbins hingga saat ini adalah kesulitan produk Baskin Robbins masuk ke Indonesia karena tersangkut masalah dengan Badan Pengawas Obat & Makanan (BPOM) yang belum selesai. Berikut pernyataan Manager Retail Baskin Robbins, Bapak Usman Ramli : “Produk Baskin Robbins memang susah masuk ke Indonesia, sedang terhambat perijinan BPOM. Dari produk yang kosong di toko-toko retail, menyebabkan penjualan Baskin Robbins menurun drastis”3 Akibat permasalahan ini, produk Baskin Robbins sering mengalami kekosongan di outlet-outlet di Indonesia, sehingga eksistensi Baskin Robbins menurun di kalangan konsumennya. Haagen-Dazs adalah produk super premium ice cream yang diproduksi di Prancis, memiliki 33 café, produknya tersebar lebih dari 1.000 retailer di seluruh Indonesia. Keberadaan Haagen-Dazs ini untuk memberikan pelayanan prima dan pengalaman 3
terbaik
ketika
menikmati
ice
cream
Haagen-Dazs.
Hasil wawancara dengan Usman Ramli, Manager Retail Baskin Robbins, 10 Juli 2014
Seiring
12
perkembangannya, Haagen-Dazs terus melakukan perluasan wilayah pemasarannya. Dari perbandingan para kompetitornya, peneliti tertarik meneliti PT Rahayu Arumdhani International (Haagen-Dazs). Alasan peneliti melakukan penelitian di PT Rahayu Arumdhani International Jakarta karena PT Rahayu Arumdhani International Jakarta merupakan perusahaan bertaraf internasional yang cukup besar, memiliki ratusan karyawan di seluruh Indonesia. Sampai saat ini PT Rahayu Arumdhani International belum memiliki divisi public relations sendiri. Employee gathering, pendidikan dan pelatihan, serta penggunaan media internal adalah bentuk kegiatan employee relations yang semestinya dilakukan oleh public relations tetapi kegiatan employee relations tersebut dilakukan oleh divisi Personal & General Affairs. Tentu bukan hal yang mudah bagi divisi Personal & General Affairs menyelenggarakan kegiatan employee relations di PT Rahayu Arumdhani International karena divisi tersebut memiliki banyak pekerjaan yang lebih spesifik pada kekaryawanan atau pekerjaan Human Resource Departement. Penelitian ini dilakukan pada PT Rahayu Arumdhani International Jakarta, karena kegiatan employee relations berpusat di kantor pusat di Jakarta. Beberapa kegiatan employee relations juga dilakukan di kantor cabang, namun hanya sebagian saja, tidak keseluruhan kegiatan employee relations dilakukan di kantor cabang. Penelitian ini berlangsung selama enam bulan. Periode penelitian ini dilakukan mulai dari bulan November 2013 sampai Mei 2014, karena pada bulan
13
Oktober 2013 telah berlangsung kegiatan employee gathering di PT Rahayu Arumdhani International Jakarta. Peneliti ingin melihat apakah setelah employee gathering dilaksanakan, karyawan mendapatkan informasi yang diinginkan dari perusahaan, selanjutnya dilakukan penelitian terhadap kegiatan employee relations lainnya. Oleh karena itu, peneliti ingin meneliti bagaimana kepuasan komunikasi internal melalui kegiatan employee relations di PT Rahayu Arumdhani International Jakarta mengingat kegiatan employee relations dilakukan oleh divisi Personal & General Affairs. Penelitian ini untuk mengetahui apakah kegiatan tersebut sudah maksimal memberikan kepuasan komunikasi bagi karyawan. Pada intinya apabila komunikasi internal sudah dilakukan dengan baik, maka hal ini akan meningkatkan motivasi dan semangat kerja karyawan yang berdampak pada peningkatan produktivitas perusahaan. Hasil kerja yang baik akan membuat citra perusahaan semakin baik pula di mata konsumen.
1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan fenomena yang ada, peneliti menemukan suatu permasalahan yang dapat dirumuskan menjadi objek penelitian kemudian menjawab pertanyaan “Bagaimana Kepuasan Komunikasi Internal Melalui Kegiatan Employee Relations di PT Rahayu Arumdhani International Jakarta?”
14
1.3
Tujuan Penelitian Tujuan
utama
dari
penelitian
ini
adalah
untuk
mengetahui
dan
menggambarkan kepuasan komunikasi internal melalui kegiatan employee relations di PT Rahayu Arumdhani International Jakarta.
1.4
Kegunaan Penelitian
1.4.1 Kegunaan Akademis Penelitian ini diharapkan dapat memberikan pengembangan ilmu humas di bidang komunikasi organisasi khususnya mengenai kepuasan komunikasi anggota organisasi. Selain itu sebagai pebendaharaan kepustakaan bagi Fakultas Komunikasi Jurusan Public Relations, dan masukan bagi rekan-rekan mahasiswa yang akan melakukan penelitian serupa seperti : penelitian kepuasan komunikasi internal melalui kegiatan employee relations di suatu perusahaan.
1.4.2 Kegunaan Praktis Penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi PT Rahayu Arumdhani International tentang komunikasi organisasi. Humas diharapkan mampu beradaptasi dengan cepat terhadap kepuasan komunikasi karyawan serta mampu mengelola komunikasi dari atasan kepada karyawan ataupun sebaliknya. Selain itu, para pimpinan harus mengutamakan kepuasan karyawan dalam memperoleh segala informasi yang berkaitan dengan pekerjaan maupun perusahaan,
15
sehingga perusahaan mampu menjadi lebih baik dan bermanfaat bagi publik serta dapat mempengaruhi kesuksesan dan kemajuan PT Rahayu Arumdhani International Jakarta.
16
